Antologia Afi

Lic. En Informática. VI Semestre Admón. Función Informática

Instituto Tecnológico del Valle de Oaxaca

Licenciatura en Informática

CURSO:

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMÁTICA.

Guía/Antología

2007

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Introducción 1. La informática y la organización

El estudiante conocerá la importancia de la función informática y la relacionará con la visión estratégica de las organizaciones

2. Organización Y Dirección De Los Centros En Informática Conocerá la estructura organizacional, funciones, responsabilidades y controles administrativos de los centros de informática.

3. Plantación De Centros De Informática Comprenderá los objetivos e importancia de la planeación en los centros de informática y aplicará las herramientas y técnicas para realizar estudios de factibilidad de los requerimientos del área informática 4. Condiciones Físicas

Conocerá y aplicará los estándares de los elementos, tanto físicos como lógicos, a considerar en la instalación de una sala informática y comprenderá la importancia de implementar medidas de seguridad. 5. Normatividad De La Función Informática

Identificará y aplicará los diversos tipos de estándares propios a un centro de informática.

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Presentación La materia de “Administración de la Función Informática” (AFI), se imparte en el Sexto

semestre de la Licenciatura en Informática del Instituto Tecnológico del Valle de Oaxaca.

La cual tiene como objetivo Conocer los principales criterios para la organización y

administración de la tecnología informática en las organizaciones.

Aportación de la asignatura al perfil del egresado

Administra sistemas de información, instalaciones físicas y recursos humanos.

Elabora estudios de factibilidad técnica y económica para la selección de equipo de

cómputo.

Se comunica con profesionales de otras disciplinas para conocer problemas de

información, entenderlos y trasladar la visión estratégica de la organización en

función tecnológica.

Administra el recurso humano informático, asignando equilibradamente los

compromisos de trabajo para optimizar el recurso de tiempo.

Se capacita en la administración de la función informática para realizar funciones

de auditoria y asesoría informática.

Participa en la administración de los procesos organizacionales considerando los

recursos disponibles en el área de su competencia.

APRENDIZAJES REQUERIDOS

Conocimiento de:

Proceso administrativo.

Administración de personal.

Técnicos sobre organización de computadoras e instalación de equipos.

Leyes que rigen la función informática.

Técnicas para evaluación de proyectos de inversión.

Proceso de desarrollo y administración de sistemas de información.

Estándares de calidad.

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Introducción La tecnología de la computación electrónica ha modificado de manera importante la forma de trabajar de toda la humanidad. La dependencia que tenemos en la actualidad de las computadoras es evidente. Sin embargo, los sucesos han ocurrido con tal rapidez que se requiere de un análisis formal para comprobar la magnitud de esa dependencia. Una manera drástica, pero muy objetiva de ilustrarla, sería imaginar lo que podría suceder si de un momento a otro se desconectaran todas las computadoras en el mundo. Los efectos serían más graves que los causados por una guerra. De inmediato, quedaríamos sin transportes ni comunicaciones, los bancos cerrarían y no habría dinero disponible, las transacciones comerciales quedarían prácticamente anuladas, la mayoría de las empresas dejarían de prestar sus servicios y muchas otras detendrían su producción, grandes redes de suministros de energía eléctricas quedarían desactivadas, los suministros de agua dejarían de operar, millones de personas quedarían inactivas, etcétera. Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera. En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el lic. En informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

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1. La informática y la organización Contenido 1.1 Importancia de la función informática.

1.2 Importancia de la administración de la función informática.

1.3 La función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las

organizaciones.

1.4 Tendencias de las tecnologías de información.

1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informático.

1.6 Ubicación en las diferentes estructuras organizacionales.

Objetivo:

El estudiante conocerá la importancia de la función informática y la

relacionará con la visión estratégica de las organizaciones

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1.1 importancia de la función Informática IInnffoorrmmááttiiccaa El término informática se forma como contracción de las palabras Información automática, pudiéndose definir la informática, de una forma general, como tratamiento automático y racional de la información. Su objetivo es procesar una información de ENTRADA para obtener un resultado FINAL. No existe una sola concepción acerca de que es informática; etimológicamente, la palabra informática, deriva del francés informatique. Este neologismo proviene de la conjunción de information (Información), y automatique (automática). Su creación fue estimulada por la intención de dar una alternativa tecnocrática y menos mecanisista al concepto “proceso de datos”. En 1966, la Academia Francesa reconoció este nuevo concepto y lo definió del modo siguiente: “Ciencia del tratamiento sistemático y eficaz, realizado especialmente mediante máquinas automáticas, de la información contemplada como vehículo del saber humano y de la comunicación en los ámbitos técnico, económico y social”. “Hacia principios de los 70 ya eran claras las limitaciones de esta definición, sobre todo por el hincapié en el uso de las máquinas. El principal esfuerzo por redefinir el concepto de informática lo realizo en esa época el IBI (Oficina Intergubernamental de Informática, en aquel tiempo órgano asociado a la UNESCO). Este organismo, a través de los comités expertos convocados para ello, formula en 1975 la definición: Aplicación racional, sistemática de la información para el desarrollo económico, social y político. El IBI también dio en esa época una descripción del concepto de informática, que aunque no constituye una definición formal resulta muy descriptiva. Ciencia de los sistemas inteligentes de información. En algunas ocasiones se han empleado como sinónimos los conceptos de proceso electrónico, computadora e informática. El concepto de informática es más amplio, ya que se considera el total del sistema y el manejo de información, la cual puede usar los equipos electrónicos como una de sus herramientas. También es común confundir el concepto de datos con el de informática. La información es una serie de datos clasificados y ordenados con un objetivo común. El dato se refiere únicamente a un símbolo, signo o una serie de letras o números, sin un objetivo que de un significado a esa serie de símbolos, signos, letras o números.

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La informática se desarrolla basándose en normas, procedimientos y técnicas definidas por institutos establecidos en el ámbito nacional e internacional. La informática hoy en día se puede decir que es el campo que se encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas de la tecnología de información orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la información de las organizaciones fluya (entidades internas y externas de los negocios) de manera oportuna, veraz y confiable; además es el proceso metodológico que se desarrolla de manera permanente en las organizaciones para el análisis, evaluación selección, implantación y actualización de los recursos humanos (conocimientos, habilidades, normas, etc.), tecnológicos (hardware, Software, etc.), materiales (escritorios, edificios, accesorios, etc.), y financieros (inversiones) encaminados al manejo de la información, buscando que no se pierdan los propósitos de calidad, confiabilidad, oportunidad, integridad y veracidad, entre otros propósitos. HHIISSTTOORRIIAA DDEE LLOOSS CCEENNTTRROOSS DDEE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA Ubicación tradicional del área de informática dentro de la organización

Unidad usuaria

Unidad usuaria Unidad usuaria Area de informática centralizada

Depar-

Depar-

Depar-

Depar-

Depar-

Depar-

Dirección General de la empresa

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1.2. Importancia de la Administración de la Función Informática

AAnntteecceeddeenntteess yy eevvoolluucciióónn CCoommeettiiddoo DDee LLaa AAddmmiinniissttrraacciióónn Esencialmente, la función de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para asegurar que las organizaciones logren sus propósitos. DDeeffiinniicciióónn DDee AAddmmiinniissttrraacciióónn Existen diversas definiciones del significado del término administración, más trataremos de encontrar un significado para nosotros, por tal la administración se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros recursos. EEll PPrroocceessoo AAddmmiinniissttrraattiivvoo A continuación se describen las cuatro funciones administrativas básicas o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeación, la organización, la influencia y el control. La planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar. La Organización es la asignación de las tareas desarrolladas en la planeación a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta función crea mecanismos para poner los planes en acción. La dirección o desempeño, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas. La dirección apropiada, tal como se usa en esta definición, es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas. El control es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide el desempeño reciente dentro de la organización, comparando el desempeño actual con los estándares preestablecidos de desempeño y a partir de esta comparación, determina si la organización debe ser modificada para satisfacer los estándares preestablecidos. El control es un proceso continuo. Los principios generales de la administración sugeridos por Fayol en 1916 son todavía considerados por una gran mayoría de los administradores un aspecto de vital importancia para el éxito de las organizaciones modernas. 1 División del trabajo. Fayol considera la especialización del trabajo como una mejor

forma de usar los recursos humanos de la organización.

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2 Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho para dar órdenes y el

poder para obtener obediencia. 3 Disciplina. Una organización exitosa requiere del esfuerzo común de los trabajadores.

Sin embargo, las sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo común.

4 Unidad de mando. Los obreros deben recibir órdenes de un solo jefe. 5 Unidad de dirección. La totalidad de la organización debe desplazarse hacia un

objetivo común, en una dirección común. 6 Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses

de una sola persona no deben tener prioridad sobre los intereses de la organización. 7 Remuneración. Muchas variables tales como el costo de la vida, la oferta de personal

calificado, las condiciones generales de los negocios y el éxito del negocio deberán influir para determinar el salario del trabajador.

8 Centralización. Fayol definió la centralización como el descenso en importancia de la

función de un subordinado. la descentralización consiste en aumentar la importancia. 9 Cadena escalar. La estructura jerárquica es una relación de autoridad. Cada

administrador desde el supervisor de primera línea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de autoridad y el supervisor de primera línea posee la parte más pequeña de autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan éxito.

10 Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinación en un

mínimo, todos los materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma área de trabajo.

11 Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual. 12 Estabilidad en la permanencia del personal. La retención del personal productivo

deberá ser prioritario para el administrador. 13 Iniciativa. La administración deberá emprender los pasos necesarios para fomentar la

iniciativa del trabajador. 14 Espíritu de grupo. La administración debe fomentar la armonía y los buenos

sentimientos entre los empleados.

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1.3 Función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las organizaciones IImmppoorrttaanncciiaa YY JJuussttiiffiiccaacciióónn Directa o indirectamente, usted interactúa en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automáticos de los bancos, en la compra de un boleto de avión, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de cómputo, así como de la información generada por estos medios. A las empresas que poseen los centros de computo más modernos les preocupa constantemente el control y la seguridad de dicha información, por medio de procedimientos ágiles que incluyan la confiabilidad y la restricción en el uso de la misma. (ciber’s y estacionamientos)

Sistemas De Información En Las Organizaciones Y Su Ciclo Competitivo Hoy en día las organizaciones requieren de sistemas ya sean manuales o automatizados que les proporcionen rapidez en el acceso de la información, es por eso que hoy mas que nunca dependen de un sistema que involucre herramientas que proporcionen velocidad, eficacia, estabilidad en el manejo de grandes volúmenes de información para lograr una toma de decisiones oportunas. Estas nuevas demandas obligan a las organizaciones pequeñas, medianas o grandes a contar con equipos y sistemas de información.

Sistemas De Información El objetivo de un sistema de información es proveer una herramienta que permita estandarizar tareas y procesos dentro de las organizaciones, para permitir a los ejecutivos tomas de decisiones centradas principalmente a sus recursos humanos. Además es importante que cuenten con seguridad en el momento que se deben tomar decisiones. Existen dentro la organización tres niveles que se pueden esquematizar así:

Estratégico

Táctico

Operacional

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Esta pirámide tiene como objetivo mostrar como las organizaciones deben contar con una base de información estándar suficiente y efectiva que conlleve a la oportunidad, confiabilidad y calidad deseada en la misma; además de controlar las operaciones a través de herramientas administrativas que permitan la fluidez en el manejo de los recursos ya sean humanos, económicos o materiales, definiendo un ambiente integrado que brinde disponibilidad inmediata de la información en cualquier parte del proceso. Los beneficios serán:

• Un alto grado de control en los procesos interno • Un flujo dinámico en el manejo de los recursos de las empresas • Sistemas de información con la misma filosofía en cada proceso de las diferentes

empresas del grupo. Sistemas Estratégico El objetivo es generar un esquema de información confiable, oportuno y resumido que permita evaluar las áreas operativas con relación a sus metas, que coadyuven a la obtención de los objetivos de las organizaciones; así como tener los elementos suficientes, para corregir a tiempo las desviaciones que se detecten en el proceso normal de las actividades de las empresas del grupo. Los beneficios que se deben obtener son: • Obtener información grafica sobre tendencias, proyecciones por periodos largos de

tiempo que permitan tomar decisiones estratégicas a la alta gerencia. • Monitoreo de información que permite ver el cumplimiento de objetivos. • Identificar desviaciones. Sistemas Tácticos En este nivel se manejan sistemas de información a la medida de las empresas permiten evaluar políticas internas y flujo de información, así como aplicar las técnicas administrativas más adecuadas. Los beneficios esperados serán: • Obtención de información concentrada sobre las operaciones que se realizan dentro de

la organización. • Monitoreo de las tareas diarias de la organización • Apoyo para que las jefaturas o mandos medios puedan tomar decisiones tácticas dentro

la organización. Sistema Operacional En este nivel se requiere de conocer a detalle los movimientos diarios dentro de la operación del sistema. Los beneficios esperados serán: • Obtención de información detallada sobre los procedimientos y tareas diarias.

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• Monitoreo sobre las tareas diarias para que el nivel operativo pueda modificar o corregir la operación diaria

1.4 Tendencias en Tecnología de Información

Hay que entender que desde la invención del teléfono, hasta la era del fax, pasaron casi 80 años, mientras que de la del fax a la de Internet pasaron solo 15 y que desde entonces hasta ahora, las tecnologías basadas comunicaciones alámbricas e inalámbricas e Internet, se desarrollaron a una velocidad tal que se llegó a acuñar el concepto del año web, el cual dura 3 meses, imprimiéndole al mercado y a los negocios una dinámica muy especial.

El futuro ambiente tecnológico (que ya comenzó), deberá considerar la adopción de modelos de negocio centrados en la web, que utilizan herramientas y estándares de Internet, y garantizan la omnipresencia de los servicios y la información (cualquier momento - cualquier lugar), organizándose en forma federalizada y con una arquitectura de tres niveles claramente separados: la interface al usuario, la lógica de negocios y la gerencia transaccional de las bases de datos.

El ciclo de vida de la tecnología y la estrategia de adquisición e implantación se convierten en factores críticos de la adopción racional y efectiva de tecnología Esto se refleja en conceptos tales como el Costo Total de Propiedad, como criterio orientador de las decisiones de compra, y el Ciclo de Implantación de Tecnología, el cual debe considerar al año Web como valor de referencia. Esto último es singularmente importante para la administración pública, dado que el tiempo requerido para llevar adelante una adquisición de bienes tecnológicos es tan largos que se corre el riesgo de que al momento de recibirlos ya sean considerados obsoletos.

Las TIC se conciben como el universo de dos conjuntos, representados por las tradicionales Tecnologías de la Comunicación (TC) - constituidas principalmente por la radio, la televisión y la telefonía convencional - y por las Tecnologías de la Información (TI) caracterizadas por la digitalización de las tecnologías de registros de contenidos (informática, de las comunicaciones, telemática y de las interfases).

Dentro de esta definición general se encontrarían los siguientes temas principales:

• Sistemas de (tele)comunicación • Informática • Herramientas ofimáticas que contribuyen a la comunicación

Las TIC agrupan un conjunto de sistemas necesarios para administrar la información, y especialmente los ordenadores y programas necesarios para convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. Los primeros pasos hacia una Sociedad de la

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Información se remontan a la invención del telégrafo eléctrico, pasando posteriormente por el teléfono fijo, la radiotelefonía y, por último, la televisión. Internet, la telecomunicación móvil y el GPS pueden considerarse como nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

La revolución tecnológica que vive en la humanidad actualmente es debida en buena parte a los avances significativos en las tecnologías de la información y la comunicación. Los grandes cambios que caracterizan esencialmente esta nueva sociedad son: la generalización del uso de las tecnologías, las redes de comunicación, el rápido desenvolvimiento tecnológico y científico y la globalización de la información

1.4.1. Tendencias de hardware, software datos y comunicaciones

Hitachi Data Systems ha identificado 14 tendencias que muy probablemente van a caracterizar este año y van a comenzar a cambiar la forma en la que las personas trabajarán y se comunicarán

1. Aumenta la presión por ajustar TI y Negocios: Los costes en TI se están incrementando por la creciente demanda de los datos y la información. Los Directores Técnicos tienen una mayor presión para justificar las inversiones en TI con el fin de dar valor al negocio. Un ejemplo de valor de negocio sería un retorno rápido de la inversión que se traduciría en un mayor ingreso o incremento en los beneficios.

2. Continuidad del Negocio: Los CEOs temen la pérdida de datos, de tiempo y de beneficios ante un siniestro. Asegurar todos los archivos de backup y salvaguarda la caja fuerte en lugares separados es de suma importancia y esto se verá reflejado en 2007 cuando las empresas desarrollen cada vez más planes de continuidad de negocio en sus oficinas.

3. Incertidumbre económica: Las compañías en todo el mundo continuarán haciendo frente a la incertidumbre económica en 2007. Los presupuestos se mantendrán íntegramente, por lo que las organizaciones deberán superar este obstáculo para no delimitar su crecimiento. Los responsables del negocio han tenido en cuenta todas las eventualidades, por lo que se aseguraron de tener la capacidad de que su organización crezca el próximo año.

4. Aumento de las normativas: El número de las regulaciones que las compañías deben cumplir se han multiplicado, por lo que se ha incrementado exponencialmente la cantidad de datos que necesitan almacenar. Las organizaciones pueden considerar esto como un problema, pero deben tomarlo como una oportunidad para gestionar sus activos más importantes.

5. Fusiones y Adquisiciones: La tendencia de las fusiones y adquisiciones entre compañías de determinados sectores del mercado continuará en 2007. Esto genera una contrariedad para los Directores Técnicos a la hora de integrar las diferentes infraestructuras TI. Usar un

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solo proveedor que ofrezca una gestión común de los dispositivos heterogéneos de almacenamiento es una buena opción. También solucionará el problema de las diferentes aplicaciones TI en el departamento técnico que puede ser un puente para una integración eficiente y fácil.

6. La consolidación de la pequeña y mediana empresa: Cuando una compañía tiene múltiples dispositivos de almacenamiento para la gestión del Almacenamiento Directo de Archivos (DAS) resulta difícil la administración del mismo. La solución es una Red de Almacenamiento (SAN) o una Red de Almacenamiento de Archivos (NAS), donde el servidor puede ser integrado en cualquier dispositivo de almacenamiento. Una red, un lenguaje y un procedimiento de backup. Esta es la base de la consolidación y probablemente la tendencia a seguir hacia la consolidación en la pequeña empresa.

7. El medio ambiente y el reciclaje desempeñarán un papel cada vez más relevante en los proyectos y diseños de los presupuestos de los Directores Técnicos: El cambio climático va a seguir siendo la piedra en el zapato, por lo que los departamentos de TI necesitarán demostrar al mercado, los inversionistas, los clientes y a la industria en general que están haciendo lo máximo posible por reducir el consumo de energía a la vez que optimizan la gestión de los archivos de misión crítica de la compañía. El reciclaje del hardware se convertirá también en otro importante asunto.

8. La Gestión del Ciclo de Vida de la información (ILM) se convertirá en un concepto reiterativo: La idea de que la información pierde valor cuanta más antigua sea ha sido una leyenda urbana durante muchos años en todo el mundo, pero ahora es el corazón del concepto ILM en la industria del almacenamiento. En un entorno donde una parte importante de la información de una compañía puede responder a las preguntas de los CEOs, así como al cumplimiento de las normativas, significa que estos interrogantes tienen su respuesta en los datos que tienen varios años, por lo que será más simple buscar la información en un sistema de almacenamiento. Los Directores Técnicos necesitarán asegurar los datos para acceder a ellos fácil y rápidamente sin importar lo antiguos que sean.

9. TI Dinámico: La consultora IDC acuñó la frase más bits que otros no entregan para describir ILM.

10. La Virtualización sube de nivel: Cuando las necesidades del almacenamiento sean más complejas, los Directores Técnicos deberán certificar que sus organizaciones puedan resolver estos requisitos a un bajo coste. Esto revela la capacidad de optimizar las redes de almacenamiento existente con la virtualización, una tecnología que continuará siendo una preocupación para un número cada vez mayor de departamentos TI en 2007.

11. Los departamentos TI verán cada vez más el valor de la tecnología de duplicación: Cuando los presupuestos en TI se vienen abajo debido a la inversión en otras áreas de negocio, cualquier reducción de costes será esencial. Con el fin de reducir dramáticamente la utilización de archivos de backup y, por lo tanto, los costes del almacenamiento, la duplicación se convertirá en una prioridad para un número mayor de compañías.

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12. Aumentan los hosts de seguridad: En cualquier empresa, los empleados utilizan múltiples aplicaciones. Por lo tanto, es responsabilidad de los Directores Técnicos garantizar el mejor uso de esas aplicaciones con sistemas de seguridad fiables pero de fácil manejo. El incremento de las estrictas reglas gubernamentales en la seguridad de datos, y las multas por su gestión incorrecta, ha llevado a un perfecto equilibrio entre seguridad y derecho de utilización, una combinación que estará en un lugar destacado de la lista de prioridades de las empresas en 2007.

13. El almacenamiento IP se convertirá en una popular aplicación del Almacenamiento de Archivos en Red: Cuando las necesidades del almacenamiento sean más complejas en las pequeñas y medianas empresas, así como en las grandes compañías, aumentará la demanda de los métodos de simplificación de la gestión de datos. Con el envío de bloques de almacenamiento sobre red IP, los Directores Técnicos podrán maximizar los recursos existentes y ampliar su cobertura geográfica, desarrollando una arquitectura más eficiente.

14. Web 2.0 traerá una explosión de datos: El próximo año las compañías demandarán más Web 2.0. A medida que el coste de las soluciones de almacenamiento continúa en descenso, las compañías competirán en el mercado ofreciendo soluciones gratis como incentivo. Esto llevará a un boom de la información on-line, incrementando la creciente popularidad de los hosting y los servicios de e-mail donde todos los datos del usuario se almacenan on-line en lugar del PC. Esto llevará al auge del Web 2.0, por lo que las compañías deberán tener una estrategia eficaz de almacenamiento para asegurar la información.

(http://sociedaddelainformacion.wordpress.com/2007/01/23/principales-tendencias-para-el-ano-2007/)

Llegaremos en 2009 a una Administración abierta 24 horas, 365 días al año. Publicado por Martín Pérez el 11 de febrero de 2007.

En declaraciones de Jordi Sevilla: “Llegaremos en 2009 a una Administración abierta 24 horas, 365 días al año”. Reproduzco parte de sus opiniones, que desprenden el optimismo que a veces nos falta, en el día a día, sobre los progresos de la Sociedad de la Información en España.

Todas las Administraciones deberán ofrecer por vía electrónica, en un plazo que termina en 2009, la totalidad de los trámites y procedimientos que han de cumplimentar sus usuarios. Llegaremos, así, a una Administración abierta 24 horas, 365 días al año, en la que la interconexión entre las Administraciones eliminará aquellos obstáculos y molestias que han marcado, tradicionalmente, las relaciones entre los ciudadanos y la Administración Pública en España. “Lo público , la Administración, se sitúa en una posición de liderazgo respecto al desarrollo de la Sociedad de la Información en España, y ofrece garantías de que este desarrollo realice asegurando la cohesión social y territorial de nuestro país”.

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Esta red consiste en una infraestructura de acceso a los servicios de la Administración (a través de Oficinas Integrales, de un número telefónico único o de un portal de Internet) en la que los ciudadanos realizar gestiones de cualquier Administración Pública”.

“Se trata de una iniciativa que pone en práctica el modelo cooperativo que propugnamos, de forma que no sea el ciudadano quien se preocupe de averiguar a qué entidad corresponde cada trámite, sino que seamos las Administraciones las que nos pongamos de acuerdo para ofrecer nuestros servicios de forma unificada e integral”.

1.4.2 Calidad en las Tecnologías de la Información 1. Las "3C" son clientes, competencia y cambio. La reingeniería de procesos (BPR) defiende el rediseño radical de los procesos, frente a la simple reestructuración practicada siguiendo los métodos tradicionales. En cuanto a la calidad, se define como conjunto de características o cualidades distintivas de un producto o servicio que logran satisfacer necesidades y expectativas, tanto implícitas como explícitas, de los clientes. Ambas técnicas comparten dos características comunes: visión de las actividades de la compañía como una serie de procesos que interaccionan entre sí, y orientación al cliente. 2. Gestión de calidad ISO 9000 garantiza al cliente que las empresas que fabrican y comercializan el producto. o servicio en cuestión realizan su actividad conforme a dicha normativa (véanse el Premio Nacional Malcolm Baldrige a la Calidad, Premio Europeo a la Calidad – del European Foundation for Quality Management – o el Australian Quality Award, el Premio Deming de Japón y el International Quality Award). La gestión de la calidad es asunto de todos y en ella se distinguen 8 dimensiones: 1. rendimiento 2. características 3. fiabilidad 4. conformidad 5. durabilidad 6. utilidad 7. estética 8. calidad percibida La gestión de la calidad

Planificación – 3 etapas: - Determinar quiénes son los clientes y cuáles sus necesidades - Diseñar el producto, conforme a las necesidades de los clientes - Llevar a cabo los procesos adecuados para lograr las características de producto fijadas

en el punto anterior

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Control de la calidad – Evaluación de las desviaciones en calidad - Tomar medidas necesarias para corregir dichas desviaciones

Mejora de la calidad – Establecer una infraestructura capaz de asegurar mejoras de

calidad sistemáticas

Elaborar proyectos de mejora - Designar equipo de personas responsable de la implementación de los proyectos de

mejora la gestión o administración de la Calidad Total es un enfoque de la admón. EEll PPrroocceessoo DDee IImmpplleemmeennttaacciióónn Diez factores: - Liderazgo/compromiso de la dirección 1. Adopción de la filosofía 2. Implicación de los clientes (externos/internos) 3. Implicación de los proveedores 4. Organización abierta y flexible 5. Formación/entrenamiento 6. Delegación de poder (empowement) 7. Benchmarking ( = intento de superar a los competidores, tomando como referencia a los líderes del sector) 8. Mejora de procesos 9. Mentalidad "cero defectos" 10. Kaizen es un término japonés que supone la mejora incremental discontinuada del modo estándar de realizar el trabajo. El coste de solucionar problemas es siempre muy superior al de hacer las cosas correctamente a la 1ª (coste de las no conformidades). La mejora continua de calidad y la productividad debe producirse en 3 áreas: a). Excelencia operacional b). Excelencia técnica c). Excelencia de cara al cliente (escuchar la voz del cliente) Proceso de integración de la Calidad: - Establecimiento de unos estándares de calidad enfocados al cliente - Relacionar calidad y beneficios - Potenciación de los empleados - Comunicar y compartir los beneficios de la calidad Calidad Y Ética La calidad no sólo se beneficia sino que depende de los valores éticos que rigen las actuaciones de la compañía. Hacer lo que es correcto y mejor para todos los involucrados es la forma más eficiente de conducir una compañía

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1.4.3 Reingeniería de la información HOY EN EL MUNDO HAY 3 BILLONES DE PERSONAS CONECTADAS AL INTERNET, Y 23 BILLONES DE COMPUTADORES, EXISTEN 1.6 BILLONES DE CELULARES Y 500 BILLONES DE PAGINAS EN EL INTERNET. La reingeniería no consiste en una simple reestructuración, sino en un cambio radical en la estructura de los procesos, entendidos éstos como una secuencia de actividades que crean valor para el clientes Esto es posible de 3 formas distintas: rediseño de las etapas del proceso, cambio de la secuencia lógica y temporal, o cambio de otras características del proceso, siendo para ello básico el respaldo de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones. Es necesario un profundo estudio de los clientes, sus necesidades, gustos y preferencias, así como de sus posibilidades económicas. Las "3C" son: CLIENTES – La oferta aumenta y se diversifica a un ritmo más acelerado que la demanda COMPETENCIA – Antes las empresas nacionales se repartían el mercado local pero la presión competitiva se hace más intensa CAMBIO – Acortamiento en el ciclo de vida de los productos En definitiva, las empresas se enfrentan a: - falta de flexibilidad de la estructura competitiva - falta de responsabilidad (dispersa a lo largo del proceso productivo) - falta de atención al cliente - excesiva burocracia dentro de la organización - altos costes generales con 5 herramientas: procesos, equipos de trabajo, tiempo,

tecnología y liderazgo.

La Reingeniería De Procesos

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

A). Definición De La Reingeniería De Procesos

Características comunes: - orientación al proceso - orientación al cliente - definición de procesos de negocio (ordenación específica de actividades, con entradas y salidas) - asunción de responsabilidad de los procesos por parte de la alta dirección - visión global de los procesos. B). Instrumentos Y Técnicas

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El objetivo fundamental de todo programa de Reingeniería es la mejora radical de procesos. Sus técnicas incluyen: - Visualización de procesos - Investigación operativa - Tecnología de la Información - Gestión del cambio - Benchmarking - Ingeniería Industrial - Enfoque al cliente c). PRINCIPIOS DE REINGENIERÍA Los principios clave en los que se basa la reingeniería son 12: - apoyo de la gerencia de primer nivel - la estrategia empresarial debe guiar y conducir los programas de reingeniería - el objetivo último es crear valor para el cliente - hay que concentrarse en los procesos, no en las funciones - son necesarios equipos de trabajo responsables - retroalimentación - flexibilidad a la hora de llevar a cabo el plan = planes de actuación modificables - no se puede desarrollar el mismo programa para distintos negocios - correctos sistemas (con el tiempo) de medición del grado de cumplimiento de los objetivos - preocupación por la dimensión humana del cambio - proceso continuo - la comunicación es esencial D). CARACTERÍSTICAS Características comunes en todo proceso de Reingeniería de Procesos: - Unificación de tareas - Participación de los trabajadores en la toma de decisiones - Cambio del orden secuencial por el natural en los procesos - Realización de diferentes versiones de un mismo producto (clientización) - Reducción de las comprobaciones y controles (se flexibiliza la estructura organizativa) - El responsable de proceso es el único punto de contacto - Operaciones híbridas centralizadas/des centralizadas E). METODOLOGÍAS DE LA REINGENIERÍA DE PROCESOS Un programa de reingeniería normalmente consta de 10 pasos, agrupados en 3 etapas: - Identificación de objetivos y resultados (no tareas) esperados - Análisis del proceso tal y como se desarrolla en la actualidad - Redescubrimiento y redefinición de reglas - Consideración de posibles alternativas en la realización del trabajo - Observación del proceso a través de los ojos del cliente - Discusión de ideas y sugerencias recibidas - Integración de las mismas y objetivos de la unidad en un marco más amplio - Rediseño del proceso dentro del contexto de una nueva misión y de las Tecnologías de la

Información con que cuenta la organización Prueba de Hipótesis:

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- Búsqueda de posibles defectos mediante la ejecución de diferentes pruebas - Revisión del nuevo proceso resultante de la reingeniería por parte del responsable de la unidad. Los factores claves del éxito son: visión, compromiso y dedicación, liderazgo, comunicación y la aportación de las tecnologías de la información. El coste de solucionar problemas es siempre muy superior al de hacer las cosas correctamente a la 1ª (coste de las no conformidades). La mejora continua de calidad y la productividad debe producirse en 3 áreas: - Excelencia operacional - Excelencia técnica - Excelencia de cara al cliente (escuchar la voz del cliente) Proceso de integración de la Calidad: - Establecimiento de unos estándares de calidad enfocados al cliente - Relacionar calidad y beneficios - Potenciación de los empleados - Comunicar y compartir los beneficios de la calidad Por lo anterior se aspira a promover la incorporación, utilización y desarrollo de nuevas tecnologías informáticas y de comunicaciones (TIC) y optimizar el uso de las existentes, teniendo en cuenta que para lo antes señalado es necesario contar con un Departamento de Informática que se encargue de ello. CONSIDERANDO: Que las áreas de Informática tendrá por objetivos alcanzar con los recursos disponibles, los más altos estándares posibles en materia de vanguardia tecnológica y maximizar los beneficios derivados del uso de las tecnologías informáticas y de comunicaciones (TIC), para desarrollar su función y alcanzar sus objetivos asistirá y asesorará a todos los niveles en el uso de las tecnologías informáticas y de comunicaciones (TIC), propondrá planes y programas conforme a necesidades que detecte o le sean comunicadas, que una vez aprobados los desarrollará y realizará las demás acciones operativas que sean necesarias.

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1.5 Responsabilidades del director informática Principios de diseño de la organización.

Los principios organizativos diseñan la estructura bajo tres perspectivas.

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1. En vertical, atendiendo a la idea de autoridad en la organización y en consecuencia al

desarrollo de la línea jerárquica. 2. En horizontal, es la respuesta a la mayor o menor aplicación en la organización de la

división del trabajo y de la especialización funcional. 3. Pretende equilibrar los desarrollos verticales y horizontales de la estructura,

coexionando al grupo humano. Para evitar las “distancias” físicas y psíquicas de los anteriores diseños, cuestión que se puede lograr con una adecuada motivación (ver figura) y por tanto, participación de las personas que componen la organización.

Principio de diseño en vertical. Los básicos son dos. * Autoridad, poder legítimo que da derecho a mandar, o a actuar sobre un grupo de personas. * Jerarquía, creación de diferentes niveles ordenados donde se desarrolla el principio de autoridad y permite la responsabilidad y el control del trabajo. Otros principios del diseño en vertical pueden ser. - La unidad de dirección o unidad de mando.

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- La delegación de funciones. - La descentralización.

Principios de diseño en horizontal. Los básicos son dos. - División del trabajo, es la división de las tareas en que se puede descomponer una

actividad entre los miembros que la integran, con el fin de reducir esfuerzos y mejorar, la cantidad y la calidad.

- Especialización, asignación permanente a cada persona de una tarea específica, de forma que se haga en una sola función. De esta forma se logra mayor destreza en el trabajo individual, un ahorro de tiempo y una creación de nuevos puestos de trabajo.

Algunos otros principios. - La departamentalización, que es la agrupación de las tareas y grupos especializados en

tareas. - La divisionalización, agrupación de tareas y grupos especializados en divisiones o

unidades autónomas responsables. - La coordinación, ordenación armónica de las actividades de la estructura organizativa

entre las unidades de un mismo nivel jerárquico. - La normalización, reglas o normas universales o procesos programados de aplicación

general para aquellas tareas repetitivas. Principios del diseño del equilibrio. Los básicos son dos. - Motivación, es la actitud personal que se refiere a los impulsos, deseos, necesidades y

aspiraciones que justifican determinados esfuerzos o actuaciones. La motivación es el impulso y esfuerzo para satisfacer una meta.

- Participación, es el grado de compromiso en las tareas y en las decisiones que se tienen que desarrollar en la organización.

Otros principios no básicos. - Información, es el flujo de datos hacia los miembros de la organización. - Dirección de objetivos, la orientación de las personas hacia los objetivos o metas de

forma que conozcan lo que tienen realizar en un determinado período de tiempo, realización que servirá para valorar su actuación, influyendo en la remuneración y en la promoción.

- El trabajo en grupo, es la forma de organizar y de motivar a las personas para desarrollar las tareas y elaborar las decisiones a través de la actuación en grupo o el trabajo en equipo.

El Especialista en Gerencia Informática estará capacitado para: 1. Administrar grupos de profesionales para desarrollo de software con énfasis en

planeación y cumplimiento de requerimientos del cliente y el manejo del recurso humano.

2. Optimizar procesos de desarrollo de software, asegurando altos niveles de madurez, trazabilidad y repetibilidad de los procesos.

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3. Diseñar redes de comunicación informática entre empresa-empresa, empresa-clientes, empresa-distribuidores y empresa-proveedores.

4. Asesorar procesos de modernización tecnológica y de implementación de sistemas de información gerencial: estratégicos, comerciales, productivos y operativos.

5. Negociar, vender, comprar o subcontratar tecnologías de la información. 6. Crear negocios relacionados con el mundo de la informática.

Prepararse en gerencia informática

Porque de la Gerencia Informática depende en gran medida la supervivencia y el crecimiento de las empresas.

Porque uno de los motores mas fuertes de la globalización es sin lugar a dudas la Informática.

Por nuestro enfoque hacia el desarrollo de competencias gerenciales en Administracion de Proyectos de Informática y de desarrollo de software.

Porque los procesos de desarrollo informático y de software demandan altos niveles de calidad, madurez y trazabilidad para ser competitivos en un entorno de negocios global.

Porque nuestra misión es satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes. 1.6 Ubicación en las diferentes estructuras organizacionales A). Gerencia Informática (Emprendedores) Enfocada en administración de proyectos de software y en modelos de madurez de la calidad

Emprendedores Educados Entusiastas E Exitosos

Estimuladores Exportadores B). Burocracia Organizacional La burocracia se presenta como una empresa u organización en donde el papeleo se multiplica y crece, impidiendo soluciones rápidas o eficientes. El término se emplea para designar de los funcionarios a los reglamentos y rutinas, se produce ineficiencia en la organización. El concepto de burocracia: es la organización eficiente por excelencia. Para lograr esa eficiencia, la burocracia necesita describir anticipadamente y con detalles la manera que deberán hacerse las cosas. La burocracia tiene las siguientes características:

carácter legal de las normas y reglamentos;

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carácter formal de las comunicaciones; carácter racional y división del trabajo; impersonalidad en las relaciones; jerarquía de autoridad; rutinas y procedimientos estandarizados; competencia técnica y meritocrática; especialización de la administración, independientemente de los propietarios; profesionalización de los participantes; Completa previsión del funcionamiento. Carácter legal de las normas y reglamentos

LLaa bbuurrooccrraacciiaa mmaaqquuiinnaall..

- Principal mecanismo de coordinación: Normalización de procesos de trabajo. - Parte fundamental de la organización: Tecnoestructura.

Si observamos una oficina de correos, una empresa siderúrgica, unas líneas aéreas, una fábrica de automóviles, vemos que todos estas organizaciones presentan una serie de características estructurales comunes, sobretodo su trabajo de operaciones es rutinario, sencillo y repetitivo, por consiguiente, los procesos de trabajo están altamente normalizados, dado que la burocracia maquinal depende principalmente de la normalización de los procesos de trabajo para su coordinación, la tecnoestructura que comprende a los analistas encargados de dicha normalización, es la parte central de la estructura, todo ello indica que la burocracia maquinal, es una estructura obsesionada por el control, la mentalidad del control prevalece en todos sus niveles. Los directivos del ápice estratégico, se preocupan ante todo por la minuciosa puesta a punto de la maquinaria burocrática, está continuamente a la búsqueda de formas más eficientes para producir, lo que nos lleva a la conclusión de que, en la burocracia maquinal permanece gran parte del poder en manos de los directivos del ápice estratégico, o sea, se trata de un tipo de estructura bastante centralizado, cuya característica solamente la supera la estructura simple. Organización burocrática divisional.

- Principal mecanismo de coordinación: Normalización de outputs o resultados. - Parte fundamental de la organización: Línea media.

La forma divisional es más que una organización integrada una serie de entidades semiautónomas acopladas mediante una estructura administrativa. Pero estas entidades

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acopladas que en el caso de la burocracia profesional son individuos o profesionales del núcleo de operaciones. En la forma divisional son unidades de la línea media, que se denominan por lo general divisiones, la administración que las reúne se denomina sede central. La forma divisional se trata de una estructura completa superpuesta en otras, es decir, que cada división dispone de una estructura propia. La forma divisional reúne a la agrupación a base del mercado para las unidades de la parte superior de la línea media. Se crean divisiones según los mercados a los que se atiende y cada división se ocupa de sus propias actividades de compras, ingeniería, fabricación y márketing. La dispersión de las funciones operativas minimiza la interdependencia entre divisiones de modo que, cada una de ellas puede funcionar como entidad semiautónoma, sin necesidad de coordinarse con las demás. - La burocracia profesional. - Principal mecanismo de coordinación: Normalización de habilidades.

- Parte fundamental de la organización: Núcleo de operaciones.

Las organizaciones pueden ser burocráticas, sin estar centralizadas, su trabajo de operaciones suele ser estable dando pie a un comportamiento normalizado pero es también complejo por lo que debe ser controlado directamente por los operarios que lo realizan. En este caso, la organización recurre a único mecanismo de coordinación que permite la normalización a la vez que la descentralización, la normalización de las habilidades. Surge así, la configuración estructural denominada burocracia estructural, frecuente en universidades, hospitales, centros escolares, empresas de producción artesanal, etc. Todos cuentan con las habilidades y los conocimientos de los profesionales operativos para funcionar. En su estructura básica cuenta con el trabajo del núcleo de operaciones. La coordinación, se realiza mediante la normalización de las habilidades. Se contrata especialistas debidamente preparados y adoctrinados (profesionales), para su núcleo de operaciones, confiriéndoles a continuación un control considerable sobre su propio trabajo. El control sobre su propio trabajo implica que el profesional trabaja con relativa independencia de sus colegas. La preparación y el adoctrinamiento constituyen un asunto complicado, en la burocracia profesional. La preparación inicial se recibe, durante varios años, en una universidad o en una institución especializada. En la mayoría de los casos solo representa una primera etapa, va seguida de un largo período de preparación práctica, como el que atraviesan los internos en los hospitales.

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No obstante, los dos tipos de burocracia vistos hasta ahora, difieren enormemente en la fuente de su normalización. La burocracia maquinal, genera sus propias normas, la tecnoestructura, diseña las normas de trabajo de los operarios, que imponen luego los directivos de línea media, mientras, que las normas de la burocracia profesional, surgen fuera de su propia estructura. Estas, son normas universales asegurándose de que se imparten las mismas en las universidades y que son utilizadas por todas las burocracias del sector. La burocracia maquinal, recurre a la autoridad de naturaleza jerárquica, mientras que la burocracia profesional, hace hincapié en la autoridad de naturaleza profesional. C). Adhocracia organizacional La adhocracía. Vivimos cada vez más globalizados, más competitivizados, donde la velocidad de los cambios científicos y tecnológicos es vertiginosa y repercuten en todo el planeta, donde la velocidad de respuesta para seguir vigentes debe ser cada vez mayor. En este contexto convulsionado viven inmersas las organizaciones; y necesitan romper constantemente con esquemas establecidos (innovar) para esquivar las trampas de un esquema burocrático y permitir que anteriores estructuras organizativas se reformen y den nacimiento a nuevas unidades con otros conocimientos y destrezas, lo cual implica, por supuesto, nuevas formas de comportamiento mucho más flexibles, con modalidades de trabajo en equipo, haciendo hincapié en los sistemas de planeamiento y control.

Adhocracia (neologismo) es un Término utilizado por Alvin Toffler en oposición a la burocracia. La burocracia se maneja con rutinas; la adhocracia acorta y simplifica los procesos adaptándose a cada situación particular. ADHOCRACIA es una estructura caracterizada por su escasa complejidad, formalismo y centralismo

El término es una derivación de ad hoc, que quiere decir "para un fin determinado".

Uno de lo puntos interesantes de este esquema descrito es la desformalización de la unidad de mando, ya que como la información y decisión fluyen informalmente, muchas veces se sobrepasa la cadena de autoridad para promover la innovación. Esto es así porque lo primero que se propone este sistema es promover la innovación.

Inicios de la adhocracia. La Ciencia Administrativa en los últimos años ha desarrollado y proporcionado nuevos tópicos gracias a las aportaciones de sus actuales pensadores, investigadores de esta ciencia, legando un nuevo conocimiento a los identificados con la Administración y la gerencia, a fin de que el ejercicio profesional de los resultados esperados, invitando a generar nuevos conocimientos, paradigmas de la administración que permitan manejar eficientemente lo que los escenarios económicos del presente demandan.

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- Principal mecanismo de coordinación: Adaptación mutua.

- Parte fundamental de la organización: Staff de apoyo Ninguna configuración estructural vista hasta ahora es capaz de realizar una innovación sofisticada. La estructura simple puede sin duda innovar, pero solo de una forma relativamente sencilla. Tanto la burocracia maquinal como la profesional son estructuras de rendimiento no de solución de problemas diseñadas para perfeccionar programas normativos y no para inventar otros nuevos. La forma divisional tampoco es realmente innovadora, el interés por el control mediante la normalización de outputs no estimula la innovación. La innovación sofisticada precisa la quinta configuración estructural capaz de combinar expertos, provenientes de distintos campos para formar equipos de proyectos “ad hoc”. Innovar significa romper con las pautas establecidas. De todas las configuraciones estructurales la adhocracia es la que menos respeta los principios clásicos de gestión y especialmente la unidad de mando. La adhocracia tiene que contratar y conferir poder a expertos, profesionales cuyos conocimientos y habilidades han sido desarrollados a fondo en programas de preparación, los cuales tienen que reunir sus fuerzas en equipos multidisciplinares y cada uno de ellos se forma alrededor de un proyecto de innovación determinado. La adhocrácia es la única estructura posible para los que creen en una mayor democracia con menos burocracia.

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2. Organización Y Dirección De Los Centros En Informatica Contenido 2.1 Estructura organizacional.

2.1.1 Funciones del personal.

2.1.2 Delimitación de responsabilidades del personal de las diferentes

áreas.

2.2 Controles Administrativos.

2.2.1 Elaboración y aplicación de procedimientos de trabajo.

2.2.2 Formación y contratación de personal técnico.

2.2.3 Compromisos de trabajo.

2.3 Asignación equilibrada de las órdenes de trabajo.

Objetivo Conocerá la estructura organizacional, funciones, responsabilidades y controles administrativos de los centros de informática.

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2.1 Estructura Organizacional UUbbiiccaacciióónn DDee LLooss CCeennttrrooss ddee ccoommppuuttoo EEnn LLaass EEmmpprreessaass

Aproximadamente entre cinco y seis años atrás, el área de informática se había formado con los siguientes departamentos.

Operación

de

computadoras

Captura

De

datos

Análisis,

diseño y programación

Responsable del área de informática

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El flujo de actividades se comportaba como sigue:

Requerimientos del usuario

Análisis, diseño y programación

Utilización

Resultados

Producción

Acuerdos de recepción de datos y horarios de servicio

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EESSTTRRUUCCTTUURRAASS OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNAALLEESS DDEE LLOOSS CCEENNTTRROOSS DDEE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA Con la aparición de los sistemas on line la organización del área informática adquirió la siguiente estructura:

Analisis y Diseño de sistemas

Unidad de programación

Unidad de operación Soporte técnico

Software local

Software en linea

Computadora

Red On line

Captura de datos

Sistemas Batch

Sistemas on line

Sistemas Batch

Sistemas on line

Gerencia del área de informática

FFUUNNCCIIOONNEESS DDEE LLOOSS CCEENNTTRROOSS DDEE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA El área de informática es un área de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las áreas de la organización. Por tanto debe hacerse conciencia de lo siguiente: El 10% de la productividad del personal del área de informática debe ver hacia dentro. El 90% restante debe proyectarse hacia fuera. La aseveración anterior obedece a que el trabajo del profesional en informática es muy apasionante, y por tratarse de una tecnología novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de que sus actividades se circunscriben al ambiente interno del área de informática, sin darse cuenta que el beneficio de su trabajo producirá fuera de dicha área. La eficiencia en el área de informática, en cuanto a la calidad y oportunidad de la información que genera, representa un poderoso eslabón, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa o institución, conforma el esquema de la información-usuario-servicio.

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.Delimitación De Responsabilidades De Los Diversos Órganos De Un Centro De Informática.

Gerencia De

Desarrollo de

sistemas

Gerencia De

Desarrollo técnico

Gerencia De

Consultoría Técnica

A usuarios

Gerencia De

Servicios De cómputo

Dirección

De Informática

1. Gerencia De Desarrollo De Sistemas Puesto: Gerencia De Desarrollo De Sistemas Descripción Es responsable de automatizar los requerimientos de información de aquellas unidades usuarias que por el alcance de sus operaciones dentro de la empresa, volúmenes de datos y requerimientos específicos de servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de informática, o el aprovechamiento del banco de datos centralizado en la computadora principal Desarrollo de funciones De planeación: a) En conjunto con el usuario y e coordinación con la gerencia de consultoría técnica a

usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y políticas que regirán cada sistema. b) En conjunto con el director de informática y los directivos de las unidades usuarias,

analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas con anterioridad, a fin de lograr su autorización.

c) Participa en la planeación para que los requerimientos de hardware y software que estarán involucrados en el desarrollo de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas en que serán utilizados. Esto lo hace en coordinación con la gerencia de desarrollo técnico.

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d) Establece, junto con el usuario, el plan estratégico para el inicio y desarrollo de los sistemas por diseñar

e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su dirección, establece los equilibrios necesarios en función de los requerimientos de cada sistema.

f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y disponibilidad de su personal. g) Asigna proyectos para los coordinadores de sistemas, en función de la importancia del

servicio de cada sistema. De administración: a) Participa en el desarrollo de metodología de trabajo ex profeso, para su área de acción. b) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos, y regula las

deficiencias detectadas. c) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en

práctica d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con la calidad

suficiente, y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control e) Establece mecanismos de medición que le permitan detectar a tiempo desviaciones en

los calendarios de compromisos, para establecer correctivos oportunos. f) Evalúa periódicamente el nivel técnico de su personal, y analiza si es congruente con la

magnitud de los proyectos en cartera, o en su defecto, la tendencia de éstos, para establecer los requerimientos de capacitación necesarios, haciendo las solicitudes correspondientes a la gerencia de desarrollo técnico.

g) Lleva registro sistemático de fallas en sistemas puestos en producción, y las analiza para determinar las causas y acciones a emprender.

h) Evalúa en forma periódica el desempeño de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotación de personal

i) Periódicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados que éstos reciben, satisfacen los requerimientos de información, tanto en oportunidad como en calidad.

j) Informa de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatización.

Técnicas: Participa en seminarios técnicos que le permitan conocer la evolución de los recursos de cómputo para que los diseños se apeguen a los métodos modernos.

Puesto: Coordinador De Sistemas Descripción Es responsable de cubrir los requerimientos de información de un módulo especifico dentro del ámbito de la compañía. Desarrollo de funciones De planeación: a) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, analiza los objetivos, alcances

normas y políticas que regirán al sistema, a fin de establecer las bases para el diseño.

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b) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, verifica la disponibilidad de recursos técnicos y humanos, para estructurar un plan maestro de actividades que garanticen la correcta consecución del mismo.

c) En conjunto con los usuarios, establece las responsabilidades mutuas para el desarrollo de cada sistema.

d) Lleva a cabo la asignación del sistema para el líder de proyecto correspondiente. e) En conjunto con el líder del proyecto, analiza el plan maestro y establece fechas de

compromiso. De administración: a) Vigila que las actividades establecidas en el plan maestro sean cubiertas cabalmente. b) En conjunto con el líder de proyecto correspondiente, inicia las visitas a usuarios

directivos a fin de empezar con platicas de detalle para el inicio del diseño del sistema. c) Verifica que el desarrollo de todo el sistema se apegue a la metodología detallada

establecida para tal fin. d) Administra el control de actividades y calendarios de los lideres de proyecto, para

vislumbrar desviaciones y detectar causas y opciones de solución. e) Lleva informes de avances para mantener informado al gerente de desarrollo de

sistemas f) Coordina juntas con los usuarios directivos, para precisar los resultados de cada sistema g) Lleva a cabo prestaciones de avance hacia los usuarios directivos, para lograr

congruencia de actividades durante el desarrollo del sistema. h) Supervisa y autoriza el control de cambios a los sistemas bajo su responsabilidad. Técnicas: Participa en seminarios técnicos que le permitan conocer la evolución de los recursos de cómputo, para que los diseños se apeguen a los métodos modernos.

Puesto: Lider De Proyectos Descripción Es responsable del diseño, programación y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo. Desarrollo de funciones De planeación: a) Realiza visitas y entrevistas a nivel de usuarios operativos, para elaborar el diseño

conceptual de cada sistema b) Establece el plan detallado de actividades para todo el sistema, en conjunto con los

analistas programadores c) En conjunto con los usuarios operativos, analiza la utilidad práctica de los resultados

para obtener de cada sistema. d) Descompone en módulos cada sistema, y establece prioridades de desarrollo acordadas

con el usuario. e) Asigna cada módulo al analista-programador correspondiente.

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f) En conjunto con los usuarios, establece el plan de implantación de cada sistema por liberar.

De administración: a) Administra los calendarios de detalle, de manera que no existan retrasos. b) Verifica que el desarrollo de cada sistema se apegue a los estándares de documentación

establecidos c) Verifica que las pruebas de módulos e integrales cubran todas las condiciones

determinadas para el proceso de los datos de cada sistema. d) Vigila que la calidad del diseño y programación se sujete a los estándares técnicos

establecidos. e) Lleva a cabo presentaciones al usuario sobre ejemplos de los resultados obtenidos en las

pruebas. f) En conjunto con el usuario, administra la puesta en marcha de los módulos de cada

sistema g) Vigila que el mantenimiento de los sistemas se lleve a cabo por medio de un control

efectivo de cambios. Técnicas: a) Desarrolla el diseño conceptual de cada sistema b) Participa en cursos específicos sobre las facilidades técnicas del equipo de computo,

para que sus diseños consideren las facilidades que tiene disponibles. c) Se mantiene informado sobre paquetes de software que existen en el mercado, para

abreviar el diseño de algunos sistemas. d) Participa en seminarios de actualización que le permitan conocer la evolución de los

recursos de cómputo para que los diseños y la programación sean más efectivos y confiables.

Puesto: Analista Descripción Es responsable de resguardar, controlar, depurar y actualizar la documentación correspondiente a cada sistema. Desarrollo de funciones De planeación: No realiza funciones de planeación. De administración:

a) Centraliza la documentación integral de cada sistema b) Actualiza la documentación con los cambios que le reportan c) Depura la documentación obsoleta, bajo autorización del gerente de desarrollo

de sistemas.

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Técnicas: No realiza funciones técnicas

Puesto: Programador Descripción Es responsable del diseño detallado y de la programación de los módulos de un sistema asignados a él. Desarrollo de funciones De planeación: a) Realiza investigaciones y entrevistas a nivel usuario operativo, para desarrollar el

diseño detallado de los módulos del sistema asignados a él. b) Elabora el calendario de actividades detallado para el diseño y programación de los

módulos asignados a él. De administración: a) Administra su tiempo en función de las actividades por cubrir a fin de cumplir con las

fechas de compromiso. b) Coordina las pruebas con el usuario de los módulos por liberar. Técnicas: a) Desarrolla el diseño detallado de los módulos del sistema asignados a él. b) Desarrolla la definición de cada programa resultante del diseño detallado. c) Documenta el diseño detallado con base en los estándares establecidos. d) Lleva a cabo la programación y prueba de cada programa resultante del diseño

detallado y lo documenta. e) Capacita la prueba integral de cada módulo asignado a él, y la valida. f) Capacita técnicamente a los usuarios en la implantación de los módulos del sistema

asignados a él. g) Participa en cursos específicos sobre las facilidades técnicas del equipo de cómputo

para que sus diseños y programación consideren las facilidades que tiene disponibles. h) Participa en seminarios de actualización que le permitan mejorar sus diseños y

programación. i) Imparte cursos específicos de acción, a analistas y programadores de nuevo ingreso a la

instalación. j) Realiza el mantenimiento necesario para los módulos responsabilidad de él a fin de que

los resultados de los mismos siempre sean satisfactorios para las necesidades cambiantes de los usuarios.

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2. Gerencia De Consultoría Técnica A Usuarios Descripción Es responsable de asesorar a las unidades usuarias para determinar el tipo y el nivel de tecnología que satisfaga sus requerimientos de información, y encaminadas hacia la opción apropiada. Esta área es la que integra al usuario a los servicios de cómputo. Desarrollo de funciones De planeación: a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos específicos de información

solicitados. b) Determina si los requerimientos de información pueden ser satisfechos por el desarrollo

de algún sistema procesable en el equipo de cómputo central, y participa en la delegación del proyecto hacia la gerencia de desarrollo de sistemas.

c) Determina si los requerimientos de información del usuario deberán ser satisfechos por equipo y software autónomo al computador central.

d) En conjunto con el director de automatización y con los directivos de las unidades usuarias determina las posibilidades de alcance para logra la autorización.

e) Participa en la planeación para que los requerimientos de hardware y software que estarán involucrados en el proyecto, se encuentren disponibles en las fechas planeada. Esto lo hace en coordinación con la gerencia de desarrollo técnico.

f) Establece en conjunto con el usuario, el plan estratégico para el inicio y desarrollo del proyecto.

g) Analiza las cargas de trabajo del personal que esta bajo su dirección, y establece los equilibrios necesarios en función de la magnitud de cada proyecto.

h) Formaliza compromisos en apego a la capacidad y disponibilidad de su personal. i) Asigna los proyectos al personal a su cargo. De administración: a) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo dirigidas a su área de acción. b) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos, regula las deficiencias

detectadas. c) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en

práctica. d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con calidad

suficiente y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control e) Establece mecanismos de medición que le permiten detectar a tiempo desviaciones en

los calendarios de compromisos, a fin de establecer correctivos oportunos. f) Evalúa periódicamente el nivel técnico de su personal, y analiza si es congruente con la

magnitud del proyecto en cartera, o en su defecto, la tendencia de estos, para establecer los requerimientos de capacitación necesarios, y hace las solicitudes pertinentes a la gerencia de desarrollo técnico.

g) Lleva registro sistemático de las fallas de los sistemas detectadas por los usuarios, y analiza para determinar cuales son las causas y las acciones por emprender.

h) Evalúa en forma periódica el desempeño de su personal, y establece planes de incentivos para evitar rotación de personal

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i) Periódicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados de éstos obtienen, satisfacen los requerimientos de información predefinidos.

j) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatización.

Técnicas: Participa en seminarios técnicos de actualización, para conocer nuevos equipos y paquetes disponibles que ofrezcan a los usuarios más ventajas operativas y de información.

Puesto: Consultor De Métodos Y Procedimientos Descripción Es responsable de asesorar técnicamente a los usuarios para sistematizar sus requerimientos de información, ya sea optimizando los procedimientos de trabajo o por medio de equipos de cómputo para oficina. Desarrollo de funciones De planeación: a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos específicos de información para

evaluar la utilidad que éstos representan, tanto en calidad como en oportunidad. b) En conjunto con el usuario, analiza los volúmenes de datos por procesar, para

vislumbrar si se requiere la mecanización de éstos y el tipo de equipo necesario, ya que puede ser sólo la instrumentación de procedimientos administrativos y equipo especial de oficina lo requerido para satisfacer las necesidades de información.

c) En caso de que la solución sea un computador de oficina, participa en coordinación con el usuario para elaborar un plan de actividades conjuntas.

De administración: En conjunto con el usuario, administra el plan de actividades para cumplir con las fechas de compromiso. Técnicas: a) Asesora técnicamente al usuario para la elaboración del manual de métodos y

procedimientos, cuando se trate del desarrollo de un sistema administrativo. b) Asesora técnicamente al usuario en la implantación de un sistema administrativo. c) Asesora técnicamente al usuario para la elaboración del manual de requerimientos de

automatización. Esto es para cuando se use un computador para oficina. d) Presenta el manual de procedimientos de automatización al gerente de consultoría

técnica, para tramitar la adquisición de software y hardware a través de la gerencia de desarrollo técnico.

e) Si es necesario desarrollar un sistema por la falta de un paquete de software que satisfaga los requerimientos de información, o porque resulte más costeable, dará la asesoría al usuario para el desarrollo del análisis y diseño del sistema y su documentación.

f) Participa en seminarios técnicos de actualización para conocer nuevos productos de hardware y software que existen en el mercado.

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Puesto: Consultor Técnico Descripción Es responsable de la puesta en marcha del hardware y el software para los usuarios con sistemas automatizados autónomos al computador central. Desarrollo de funciones De planeación: Elabora el plan de trabajo para la instalación de hardware y software requeridos De administración: a) Lleva registro de fallas en los paquetes de software contratados e instalados en los

computadores propios de los usuarios, así como de las correcciones. b) Lleva registro de los paquetes instalados en las computadoras propios de los usuarios y

proveedores de éstos. Técnicas: a) Coordina la instalación de hardware y software en la fase de puesta en marcha b) Verifica que funcionen correctamente. c) Coordina la capacitación técnica para la autosuficiencia de los propios usuarios d) Asesora al usuario en la contratación de su propio personal técnico e) Asesora al personal técnico propio del usuario cuando se trate del desarrollo y

programación de un sistema automatizado. f) Realiza visitas de auditoria técnica cuando los sistemas ya están en producción.

Asesora al personal técnico propio del usuario cuando detecta deficiencias en la utilización del equipo de computo.

g) Evalúa la autosuficiencia técnica del personal propio del usuario y emite dictamen y sugerencias.

h) Imparte seminarios de informática a usuarios nuevos.

3. Gerencia De Servicios De Computo Descripción Es responsable de mantener en forma permanente la disponibilidad de hardware y software en condiciones para permitir la operatividad de las unidades usuarias que reciben el servicio, además de cubrir a tiempo los calendarios de producción de los sistemas liberados. Desarrollo de funciones De planeación: a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas, estructura los planes de servicio

requeridos por las unidades usuarias. b) En conjunto con la gerencia de desarrollo técnico, establece los planes de instalación,

puesta en marcha y mantenimiento del hardware y software requeridos por los sistemas.

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c) Desarrolla los planos físicos considerando dimensiones locales, ubicación estratégica de equipo, seguridad de las instalaciones, configuraciones optimas de equipo e instalaciones físicas de acondicionamiento ambiental.

d) Lleva la planeación de las cargas de trabajo, de manera que se pueda vislumbrar a tiempo la posible saturación en cualquiera de los servicios de cómputo responsabilidad de él.

De administración: a) Establece las medidas de control y seguridad de acceso a las distintas áreas

restringidas. b) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo dirigidas a su área de acción. c) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo establecidos y regula las

deficiencias detectadas. d) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos sean respetados y puestos en

práctica. e) Establece mecanismos de medición que le permitan detectar con tiempo desviaciones

en los calendarios de servicio y establecer medidas correctivas. f) Lleva el control de facturación para los servicios de mantenimiento de hardware,

software e instalaciones diversas, canaliza las facturas para su autorización cuando los servicios son satisfactorios a plenitud.

g) Vigila que el mantenimiento del hardware, software e instalaciones diversas reúnan los rasgos de calidad que le permitan dar un servicio continuo.

h) Lleva registro sistemático de fallas de hardware, software y sistemas de producción, y emprende las acciones necesarias para su corrección.

i) Evalúa periódicamente el nivel técnico y administrativo de su personal y analiza si es congruente con el nivel de la tecnología operada bajo su responsabilidad, asimismo establece los requerimientos de capacitación necesarios y los solicita a la gerencia de desarrollo técnico.

j) Evalúa en forma periódica el desempeño de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotación de personal.

k) Periódicamente coordina juntas con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de desarrollo técnico para evaluar si los niveles de servicio cubren las necesidades de información de las distintas unidades usuarias, o en su defecto, estructurar acciones conjuntas.

Técnicas: Participa en seminarios técnicos de actualización que le permitan coordinar la explotación más efectiva de los recursos de hardware y software disponibles.

Puesto: Jefe Del Centro De Procesamiento De Datos Descripción Es responsable de vigilar el mantenimiento sistemático del equipo de cómputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios establecidos.

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Puesto: Supervisor De Turno De Operación Descripción Es responsable de la operación del centro de computo y de cubrir los requerimientos específicos de servicio del turno al cual esta asignado.

Puesto: Operador De La Red De Teleproceso Descripción Es responsable de mantener en línea los servicios de la red en función de los horarios establecidos para cada tipo de servicio.

Puesto: Operador De Computadora Descripción: Es responsable de mantener activos los servicios del computador central.

Puesto: Ingenieria Y Seguridad De Instalaciones De Equipo Descripción: Es la responsable de coordinar la instalación, y cambios físicos de equipo de cómputo, líneas de comunicación y terminales. garantizando que reúnan los requerimientos confiables de seguridad para evitar accidentes o fallas constantes Desarrollo de Actividades: a) Participa en la planeación física de instalación o cambio de equipo. b) Elabora el plan detallado para la instalación, puesta en marcha, y cambio de equipo de

cómputo, incluyendo la red de servicios en línea. De administración: a) Lleva la administración de equipo instalado en relación con las conexiones físicas,

tanto local como remoto. b) Mantiene el inventario actualizado de equipo instalado y localidades de ubicación c) Mantiene identificado cada dispositivo para conocer su interrelación conjunta. Técnicas: a) Coordina la instalación y cambios planteados de equipo, además supervisa los niveles

de seguridad. b) Supervisa que las instalaciones eléctricas estén conectadas en ubicaciones no riesgosas

y con las normas de calidad confiables. c) Supervisa que el equipo contra incendios sea el adecuado y esté ubicado en lugares

estratégicos, además de que reciba el mantenimiento adecuado. d) Atiende reportes para corregir fallas mínimas de equipo e instalaciones. e) Coordina la instalación de terminales nuevas. f) Coordina la reparación de terminales dañadas.

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Puesto: Auxiliar De Instalaciones. Descripción: Es responsable de cumplir con los planes de instalación de cómputo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del área de instalaciones. Técnicas: a) Periódicamente realiza recorridos de observación para verificar que las instalaciones de

equipo de cómputo, aire acondicionado, energía eléctrica, equipo de seguridad, equipo de comunicaciones, líneas y terminales se encuentren en estado satisfactorio.

b) Realiza un diagnóstico por cada recorrido y determina las acciones.

Puesto: Jefe De Operación De Sistemas. Descripción: Es el responsable de cubrir los calendarios de producción de los sistemas liberados. Funciones: a) Elabora el plan de producción donde establece las cuotas de captura de datos

diariamente. b) Elabora el plan de distribución de resultados donde establece diariamente los horarios

de entrega y destinatarios. c) Lleva registro de la entrega de resultados de cada usuario.

Puesto: Supervisor De Captura De Datos. Descripción: Es el responsable de cubrir las cuotas de captura de datos, de acuerdo con la planeación establecida por el jefe de operación de sistemas. Funciones: a) Elabora un plan diariamente de asignación de trabajo de captura para garantizar su

consecución. b) Supervisa la calidad de asentamiento de datos en los documentos fuente, y levanta

reportes en aquellos que le originan retrasos o errores de captura. c) Administra las cargas de trabajo hacia el personal de captura y lleva registro de la

productividad individual para lograr un mejor aprovechamiento.

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Puesto: Capturista De Datos. Descripción: Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor.

Puesto: Supervisor De Control De Procesos. Descripción: Es responsable de la operación de los sistemas de producción, de acuerdo con la planeación establecida por el jefe de operación de sistemas.

Puesto: Operador De Sistemas Descripción Es responsable de operar cada sistema de acuerdo con la matriz de control.

Puesto: Supervisor De La Mesa De Control. Descripción Es responsable del control de calidad, registro histórico de procesos y de la preparación y distribución de resultados a las distintas áreas usuarias.

Puesto: Control De Calidad De Resultados Descripción Es responsable de verificar que los resultados de los procesos reúnan los niveles de calidad, orden, presentación y veracidad.

Puesto: Preparación Y Distribucion De Resultados Descripción Es responsable de que los usuarios reciban en tiempo los resultados de cada sistema en operación.

Puesto: Jefe De Soporte Tecnico Descripción Es responsable de la instalación, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas.

Puesto: Programador De Sistemas Para El Soporte Tecnico E Instalación De Software En Linea. Descripción Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del software especifico de soporte a los sistemas del servicio en línea.

Puesto: Programador De Sistemas Para El Soporte Tecnico E Instalacion De Software Local Descripción

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Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de servicio local.

Puesto: Programador De Sistemas Para El Soporte E Instalacion De Software De Bases De Datos Descripción Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del software para servicio del manejo de las bases de datos.

4. Gerencia De Desarrollo Tecnico

Puesto: Gerencia De Desarrollo Tecnico Descripción Es responsable de mantener a la instalación en un ambiente tecnológico actualizado que satisfaga los requerimientos de información de la compañía a corto, mediano y largo plazo. Desarrollo de funciones De planeación: a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de consultoría

técnica. Determina la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir los requerimientos de información de las unidades usuarias.

b) Establece el plan maestro para investigación de mercado con miras a adquirir el hardware y software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información planteados.

c) Determina el plan de negociación con los diferentes proveedores d) En conjunto con el director de automatización. Determina el plan presupuestal, la

adquisición de bóvedas o cajas de seguridad de datos de la compañía. e) En conjunto con el director de automatización, determina el plan presupuestal para los

planes de capacitación y contratación de asesores externos. De administración: a) Lleva control y registro de los gastos presupuéstales y conceptos de los mismos. b) Realiza estudios periódicos del costo-beneficio de las inversiones c) Lleva registro del hardware y software contratado, en uso y descontinuado para

vislumbrar la inversión global y las amortizaciones logradas. d) Lleva a cabo las negociaciones de adquisición de hardware y software. e) Supervisa que el hardware y software contratados estén disponibles según lo planeado f) Administra el pago de las rentas de hardware y software en función de las condiciones

de adquisición. g) Lleva registro del record de fallas y problemas ocasionados por hardware y software

para negociar con los proveedores sustituciones necesarias, o en su defecto, indemnizaciones económicas por interrupción de servicio.

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h) Coordina los recursos de proveedores para lograr adquisiciones de hardware y software más ventajoso en servicio y precio.

i) Supervisa que el desarrollo tecnológico de la compañía se apegue a una estandarización de hardware y software.

j) Administra la asignación de trabajos para el personal a su cargo. k) Prepara informes de compromisos adquiridos, avances, logros presupuéstales,

requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatización. Técnicas: Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software nuevo en el mercado por considerarlo de importancia para la compañía.

Puesto: Administración Y Seguridad De Archivos Y Bases De Datos Descripción Es responsable de mantener la integridad y el resguardo de los archivos críticos de la compañía. Desarrollo de funciones De planeación: a) Elabora el plan detallado para determinar el nivel de resguardo que le corresponde a

cada archivo. b) Elabora el plan de depuración y caducidad de archivos obsoletos. c) Participa en la planeación de la administración de las bases de datos. De administración: a) Lleva el control de resguardo de archivos locales en bóveda fuera de sitio. b) Establece las políticas de seguridad, acceso a los lugares donde se encuentran

resguardados los archivos locales fuera de sitio. c) Lleva control de respaldo de archivos locales y en bóveda fuera de sitio. d) Lleva registro de los movimientos de afectación de las bases de datos y verifica la

integridad. e) Lleva registro de utilización de espacio en disco y uso de volúmenes de cinta para

evitar saturaciones que pudieran retrasar procesos en producción. f) Establece los estándares de identificación externa e interna para volúmenes de disco y

cintas magnéticas. g) En caso de perdida o destrucción de archivos críticos, supervisa su correcta

recuperación y coordina a las distintas áreas para asegurar la validez de los datos. Técnicas: Participa en seminarios técnicos de actualización para conocer herramientas de software que garanticen mayor seguridad a los datos y evalúa su adquisición.

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Puesto: Desarrollo De Métodos De Trabajo, Auditoría Técnica Y Seguimiento De Fallas Y Problemas. Descripción Es responsable de que las actividades de todas las áreas de la dirección de automatización estén reguladas por métodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad. Desarrollo de funciones De planeación: Elabora los planes de auditoria para evaluar el desarrollo de actividades por área, y se asegura de que los métodos de trabajo se respeten y sean funcionales.

Puesto: Evaluacion De Hardware Y Software Y Medición De Niveles De Servicio. Descripción Es responsable de la adquisición de hardware y software requerido por la instalación cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnología y volúmenes de datos por procesar

Puesto: Planeación Y Control De Capacitación Tecnica. Descripción Es el responsable de estructurar los planes de capacitación en función de las necesidades requeridas por cada área, para mantener un nivel de conocimientos congruentes con la tecnología adquirida por la instalación

2.2 Controles Administrativos Controles Administrativos En el área informática deben existir políticas, estándares y procedimientos que sean la base de la plantación, el control y la evaluación Políticas.

Se deben desarrollar políticas de la alta gerencia hacia el departamento de sistemas de información.

Verificar que las políticas hayan sido comunicadas a todo el personal. Entrevistar al personal para verificar si comprende las políticas de la organización. Revisar que las políticas estén vigentes.

Estándares

Se deben definir, coordinar y comunicar al personal involucrado los estándares que regulan la adquisición de los recursos de los sistemas de información; el diseño, el desarrollo y la modificación del software; y la operación de la función de los sistemas de información.

Evaluar la adecuación de los estándares aprobados y documentar cualquier anomalía.

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Procedimientos

Se deben establecer, coordinar y comunicar a los involucrados los procedimientos que describen el método y las responsabilidades de funcionamiento entre los departamentos de sistemas de información.

Entender como se desarrollan, aprueban, distribuyen y actualizan los procedimientos. Evaluar la adecuación de las instrucciones que cubren las actividades de los sistemas de

información y otras relaciones contenidas en los procedimientos. Selección de personal

Las prácticas de reclutamiento y promoción del personal deben basarse en criterios objetivos y considerar la educación, la experiencia y los riegos de trabajo pertinentes para los requerimientos del puesto y del grado de responsabilidad.

Se deberá determinar la adecuación del proceso de selección del personal. Cuidar que las políticas de filtración sean adecuadas tanto en las relaciones del empleado como

en los sistemas de información. Procedimiento para el seguimiento del personal

El personal de sistemas de información debe estar sujeto a un aseguramiento o afianzamiento antes de ser contratado.

Revisar la documentación de políticas de reclutamiento de personal para verificar que se hayan cubierto los procedimientos de aseguramiento.

Confirmar que los procedimientos de investigación para aseguramiento seguidos por la organización sean coherentes con las leyes vigentes sobre el derecho a la privacidad.

Procedimiento para terminación de la relación laboral

Los procedimientos para la terminación de la relación laboral del personal de sistemas de información deben proteger los recursos de computo y los archivos de datos.

Cerciorarse de que al personal que ha sido separado de la empresa, se le pague lo debido en términos legales.

Verificar que los empleados separados reintegren todos los documentos proporcionados por la organización.

Vigilar que los dispositivos de acceso a las terminales (claves) sean cambiadas después de la separación del personal.

Capacitación del personal

Se debe orientar a los empleados, al ser contratados, con capacitación continua que ayude a mantener y mejorar su conocimiento técnico, sus destrezas y habilidades.

Se deberán evaluar las medidas para la orientación y capacitación de empleados. Revisar los cronogramas de capacitación, las descripciones de cursos, los métodos, y las

técnicas de capacitación. Evaluar la adecuación del personal y actualidad.

Capacitación del control de sistemas de información

Los programas de capacitación se deben utilizar para formar y actualizar conocimientos, habilidades y destrezas en tecnologías de la información y en requisitos de control.

Verificar si se da prioridad a los programas de capacitación que subrayan el desarrollo de nuevas habilidades.

Evaluar la efectividad de los programas de capacitación en tecnologías de información y requisitos de control

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División de responsabilidades La división de responsabilidades permite lograr la revisión de balances sobre la calidad del

trabajo. Hay que reforzar la división del trabajo mediante restricciones firmes, tanto físicas como de

procedimientos. Las medidas mínimas de seguridad reducirán la flexibilidad en el trabajo, pero mediante un

buen diseño no se afectara la eficiencia. El grado de división entre las diferentes funciones depende del nivel de seguridad que la

instalación requiera Sistemas de control interno

Son las comprobaciones de evidencia que prueban que re realiza la recolección de datos de forma completa y precisa y que se trabaja de acuerdo con las divisiones de responsabilidades y de jerarquía.

Los auditores revisan estos sistemas de control interno para verificar el cumplimiento de los procedimientos.

Asignación de responsabilidades en cuanto a la seguridad

La seguridad es al área clave de resultados o de acción. A medida que desciende la jerarquía las responsabilidades son progresivamente mas operativas

y detalladas. Se debe definir una política de seguridad en cada uno de los niveles jerárquicos. Se debe contar con planes contra desastres, así como medidas de seguridad en cada

procedimiento que se realice. Sustitución del personal clave

Un elemento esencial para la seguridad en computación consiste en garantizar que todo el personal clave tenga una sustitución adecuada.

Se necesita restringir en form cuidadosa la definición del personal clave. La sustitución del personal clave es primordial y los presupuestos deben incluir fondos para

ello, sobre todo en aplicaciones de alto riesgo.

2.2 Asignación Equilibrada de las Órdenes de trabajo Asignación equilibrada de las órdenes de trabajo La saturación de trabajos en el área informática se da básicamente por tres razones, a saber: cuando existen grupos de especialización, mientras unos están saturados, otros están inactivos, cuando se adquieren con frecuencia trabajos urgentes; y por ultimo cuando no hay control efectivo en la planeación y asignación de trabajos Sugerencias de solución. 1. Es conveniente destacar que una buena documentación es la herramienta basica que hace

operable cualquier sistema, aun por personas ajenas a su desarrollo. no es conveniente asignar un área completa para su desarrollo y posterior mantenimiento, porque es así como se produce la falta de equilibrio en las cargas de trabajo. Cuando los sistemas se desarrollan en base a un metodología eficiente, difícilmente fallan en su operación, cuando se cuente con todos antecedentes documentos, es factible que cualquier analista o programador experimentado logre el cambio sin mayores complicaciones.

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2. incurrir en el error de hacer trabajos al vapor, no documentados, con riegos y mucho menos en un ambiente de descontento general del personal que origine renuncias frecuentes o en masa.

3. la falta de control efectivo en la asignación de trabajos se da fundamentalmente por falta de

metodologías que hagan posible la ejecución de trabajos eficientes y que, de acuerdo con cada una de las fases de metodología, permitan medir el grado de avance de cada proyecto, asi como la capacidad real de producción.

4. al lograrse una asignación nivelada de cargas de trabajo, es labor de todo jefe evitar que exista

personal ocioso, el cual no tenga asignado algo de provecho.

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3. PLANEACION DE CENTROS DE INFORMATICA Contenido 3.1 Aplicación de los niveles de planeación.

3.2 Evaluación financiera.

3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).

3.4 Planes operativos anuales (POA).

3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos. Objetivo

Comprenderá los objetivos e importancia de la planeación en los centros de

informática y aplicará las herramientas y técnicas para realizar estudios de

factibilidad de los requerimientos del área informática

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3. Planeación de centros de informática IInnttrroodduucccciióónn El propósito de la planeación organizacional es alcanzar los objetivos del usuario y del centro de cómputo a través del control administrativo dentro de una organización debidamente estructurada. Características organizacionales 1.- Objetivos {metas definidas} 2.- Especialización {actividades por área, para evitar duplicidad de funciones y costos} 3.- Coordinación 4.- Autoridad {delegar el poder para la toma de decisiones} 5.- Responsabilidad {asignación de responsabilidades para el logro de los objetivos} 1.- Objetivos:

Medibles: permite que el personal sepa con exactitud lo que se espera de el y al administrador le facilita la evaluación y el control.

Factibles: No deben ser inalcanzables ya que ocasionan frustración. No-Contradictorios: Metas conflictivas generan confusión y por lo tanto baja productividad

s metas organizacionales. Relevantes: Deben ser similares a la Claros: que se puedan comprender

lasificación de los Objetivos C a) Orientados al usuario

idad) *Obtener resultados cuando se requiere (oportunObtener resultados como se requiere (calidad) *

b) Orientados al Centro de Computo

isponibles (eficiencia) * Obtener la máxima productividad con los recursos d * Protección en los recursos económicos (seguridad)

* Minimizar costos manteniendo la calidad (costos) * Mantener al personal motivado (satisfacer al personal)

Misión del Centro de Cómputo:

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Proporcionar servicios de procesamiento de datos con el máximo de calidad al mínimo costo. Máximo de Calidad = Tiempo de respuesta Disponibilidad Fallas, mantenimiento, respaldos, cuellos de botella Continuidad de uso Que el servicio sea por turno Mínimo costo = Competitividad

Manteniendo la calidad Optimización y coordinación en

El uso de los recursos

Servicios del Centro de Cómputo:

Proceso de Datos

Respaldo de Información

Recuperación de Información

Telecomunicación

Soporte técnico

Selección de Equipo

Selección de Software

Plan integral de desarrollo informático (planes a largo, mediano y corto plazo) Introducción, La función de la planeación es parte integral del sistema administrativo (información-decisión), lo que implica fijar objetivos organizacionales y señalar los medio para lograrlos. La planeación suministra una estructura para la toma de decisiones.

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El Ciclo De Control Administrativo

Planeación.- Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción.

Objetivo de un Centro de Cómputo.

La computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de operaciones, investigación de procesos, enseñanza, etc. establece las bases para determinar el objetivo de un centro de computo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, biblioteca, etc.

Operación: Estándares y Procedimientos

Flujo de Trabajo Programa de Producción Control de Problemas Control de Cambios Centros de Control

Planeación: Financiera Personal

Capacidad de Computo Facilidades de HW y SW (Selección)

Acciones de Optimización Cuando las cosas si salen como esperamos. Acciones Correctivas: Cuando las cosas no salen como esperamos.

Evaluación: Rendimiento Computacional del Centro de Computo

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Los diversos servicios que puede prestar un centro de computo, pueden dividirse en departamentos a áreas específicas de trabajo.

3.1 Niveles de Planeación. La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro de Cómputo; como tal considera los siguientes niveles:

• Planeación Estratégica. • Planeación Táctica. • Planeación Operativa • Planeación de Recursos. • Planeación Operativa. • Planeación de Personal. • Planeación de Instalaciones Físicas.

En realidad estos niveles responden a las siguientes interrogantes básicas, ¿Que?, ¿Quien?, ¿Donde?, ¿Cuando? ¿Como? y ¿Porqué?.

• Planeación Estratégica. Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del Centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.

La planeación estratégica desarrolla planes integrales a largo plazo, con el propósito de realizar una misión global. (de largo alcance) La planeación táctica desarrolla planes a corto plazo, que se emplean en el nivel operativo y se implantan a través de tácticas detalladas. (a mediano plazo) La planeación operativa son los planes que especifican la manera en que se van a lograr los objetivos a corto plazo. La diferencia con la estratégica y la táctica es el tiempo. (a corto plazo) Ej. Planes mensuales. Entre ellos en el nivel de coordinación, la dirección se encuentra involucrada en el paso de estrategias y tácticas, desarrollando políticas y procedimientos y coordinando la actividad de planeación. El propósito de la planeación organizacional es alcanzar los objetivos del usuario y del centro de cómputo a través del control administrativo dentro de una organización debidamente estructurada.

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Estructura de planeación estratégica

Plan estratégico (de largo alcance)

• Planeación de Recursos. Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del Centro de Cómputo. ¿Cuanto dinero se va a ocupar?.

La planeación de recursos en para un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:

o Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.

o Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.

Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.

• Planeación Operativa. ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.

La planeación operativa de un centro de cómputo consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información.

• Planeación de Personal. ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?, ¿Cuales serán sus funciones?, ¿Que cantidad de personal será necesaria?, etc.

Plan táctico (a mediano plazo)

Plan operativo (a corto plazo) PL

ANEA

CIÓN

EST

RATÉ

GICA

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• Planeación de Instalaciones Físicas. ¿En donde estará ubicado en Centro de Cómputo?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿en donde se colocará el centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o la macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.

La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:

Local físico. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.

Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.

Iluminación. El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.

Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.

Seguridad física del local. Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.

Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).

3.2 Evaluación Financiera El propósito de la planeación financiera es asegurar que el centro de cómputo cuente con los recursos económicos necesarios para su operación, cumpliendo con los objetivos de servicio a precios competitivos. Para lograr esto se deben realizar tres tipos de actividades económicas:

• Presupuestos. • Tarifas • Análisis financiero

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Presupuestos: Planeación de gastos del centro de cómputo considerando que cada partida presupuestada debe justificarse a través de un análisis costo/beneficio.

Presupuestos. Es Una Herramienta De Planeación Que Permite Al Administrador Expresar Sus Planes En Forma Cuantitativa. Beneficios: Mejor control de actividades

Oportunidad de implantar mejoras Oportunidad de eliminar ineficiencias

Elaboración de un presupuesto tradicional

Extrapolación de gastos anteriores (aumentar o quitar una cantidad fija $) Agregar efectos inflacionarios (aumento en la cantidad del presupuesto) Agregar costos de nuevos proyectos

Desventajas de un presupuesto tradicional

Aceptación de los gastos anteriores como necesarios sin considerar que pudieran ser excesivos o mal aplicados

Relaciona el status del administrador con el tamaño del presupuesto Se crea un círculo vicioso cuando el administrador presenta un presupuesto inflado,

esperando de antemano un recorte y teniendo que gastar cualquier exceso aprobado. No asegura un entendimiento adecuado a las necesidades operacionales.

Presupuesto Base Cero Cada administrador comienza con cero dineros presupuestados y tiene la responsabilidad de justificar cada una de sus solicitudes de recursos económicos. Estas justificaciones se hacen por medio de los llamados paquetes de decisión, que es un documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración puede: a) Evaluarlo y jerarquizarlo con relación a otros paquetes que compiten por los mismos recursos. b) Aprobarlo o desaprobarlo Existen dos tipos de paquetes de decisión: 1.- Los paquetes de exclusión mutua Se escoge la mejor alternativa y se descartan otros paquetes. 2.- Los paquetes de incremento Establecer el nivel mínimo de acciones e identificar los niveles de mayor costo. Formulación de paquetes de decisión 1.- Identificar las operaciones cotidianas

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2.- Identificar las tendencias respecto a niveles de actividad, facturación, aumento de salarios, etc.

3.- Formar paquetes de decisión tradicionales 4.- Formar los paquetes de incremento tomando como base los paquetes tradicionales 5.- Formar los paquetes de decisión respecto a las nuevas actividades 6.- Jerarquizar los paquetes por orden de mayor a menor beneficio para la empresa.

Campo donde aplica el presupuesto base cero Aplica mejor a áreas de mantenimiento o de servicio que en actividades de manufactura, ya que el nivel de estas ultimas esta determinado por su volumen de ventas y no por el análisis de costo / beneficio que es el factor fundamental del presupuesto base cero.

Tarifas: Conjunto de actividades encaminadas a la recuperación de costos, generación de utilidades, uso racional de los recursos y regulación de la demanda.

Objetivos:

Recuperación de costo / generación de utilidad Que el centro de cómputo recupere sus costos de operación y genere las utilidades esperadas a través del cargo por el uso de los servicios que proporciona a sus usuarios.

Promover el uso racional de los recursos Fomentar a los usuarios el hábito de relacionar los costos de procesamiento con los beneficios obtenidos y de esta manera prevenir el desperdicio de recursos.

Regulación de la demanda A través de descuentos y aumentos estimular o desalentar el consumo de ciertos recursos Recursos que deben considerarse

Relacionados con el tiempo Relacionados con el volumen Servicios de soporte Recursos indirectos

Procedimiento de determinación de tarifas

Estimar los costos del centro de computo por un periodo de tiempo Determinar el porcentaje de costos directos Prorratear costos totales Convertir a costos unitarios Ajustar costos unitarios respecto al consumo

Análisis Financiero: Vigilancia de las tendencias y los indicadores financieros para asegurar la competitividad del centro de computo.

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La observación continua de ciertos indicadores financieros ayuda al administrador a localizar las áreas de oportunidad para aumentar la competitividad del centro de cómputo. Algunos de estos indicadores son:

• Costo del centro de cómputo • Costo total de la compañía • Costo del personal • Costo del HW y SW • Costo de comunicaciones

Evaluación financiera. Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y tecnológicos entre otros. Es un documento por escrito formado por una serie de estudios que permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones que lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y dará ganancias. Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo. Comprende desde la intención o pensamiento de ejecutar algo hasta el término o puesta en operación normal. Responde a una decisión sobre uso de recursos con algún o algunos de los objetivos, de incrementar, mantener o mejorar la producción de bienes o la prestación de servicios.

Un Proyecto Esta Formado Por Cuatro Estudios Principales.

PROYECTO

ESTUDIO DE

MERCADO

ESTUDIO

TECNICO

ESTUDIO DE

ORGANIZACIÓN

ESTUDIO

FINANCIERO

El Estudio Del Mercado:

El objetivo aquí es estimar las ventas. Lo primero es definir el producto o servicio: ¿Qué es?, ¿Para que sirve?, ¿Cuál es su "unidad": piezas, litros, kilos, etc.?, después se debe ver cual es la demanda de este producto, a quien lo compra y cuanto se compra en la ciudad, o en le área donde esta el "mercado". Una vez determinada, se debe estudiar la OFERTA, es decir, la competencia ¿De donde obtiene el mercado ese producto ahora?, ¿Cuántas tiendas o talleres hay?, ¿Se importa de otros lugares?, se debe hacer una estimación de cuanto se oferta. De la oferta y demanda, definirá cuanto será lo que se oferte, y a que precio, este será el presupuesto de ventas. Un presupuesto es una proyección a futuro.

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El Estudio Técnico:

El objetivo de aquí es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define:

o Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. o Donde obtener los materiales o materia prima. o Que maquinas y procesos usar. o Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.

En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto, que se necesita para producir y vender. Estos serán los presupuestos de inversión y de gastos.

El Estudio Financiero.

Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos.

Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversión.

Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al último estudio.

El Estudio De Organización.

Este estudio consiste en definir como se hará la empresa, o que cambios hay que hacer si la empresa ya esta formada.

o Que régimen fiscal es le mas conveniente. o Que pasos se necesitan para dar de alta el proyecto. o Como organizaras la empresa cuando el proyecto este en operación.

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Tipos De Proyecto.

Proyecto De Inversión Privado.

Es realizado por un empresario particular para satisfacer sus objetivos. Los beneficios que la espera del proyecto, son los resultados del valor de la venta de los productos (bienes o servicios), que generara el proyecto.

Proyecto De Inversión Pública O Social.

Busca cumplir con objetivos sociales a través de metas gubernamentales o alternativas, empleadas por programas de apoyo. Los terminas evolutivos estarán referidos al termino de las metas bajo criterios de tiempo o alcances poblacionales.

Ciclo De Vida De Los Proyectos.

Preinversión.

Es la fase preliminar para la ejecución de un proyecto que permite, mediante elaboración de estudios, demostrar las bondades técnicas, económicas-financieras, institucionales y sociales de este, en caso de llevarse a cabo. En la etapa de preparación y evaluación de un proyecto, o etapa de análisis de preinversión, se deben realizar estudios de mercado, técnicos, económicos y financieros. Conviene abordarlos sucesivamente en orden, determinado por la cantidad y la calidad de la información disponible, por la profundidad del análisis realizado, y por el grado de confianza de los estudios mencionados.

Fases En La Etapa De Preinversion.

La selección de los mejores proyectos de inversión, es decir, los de mayor bondad relativa y hacia los cuales debe destinarse preferentemente los recursos disponibles constituyen un proceso por fases.

Se entiende así las siguientes:

1. Generación y análisis de la idea del proyecto. 2. Estudio de el nivel de perfil. 3. Estudio de prefactibilidad. 4. Estudio de factibilidad.

De esta manera por sucesivas aproximaciones, se define el problema por resolver. En cada fase de estudios se requiere profundidad creciente, de modo de adquirir certidumbre respecto de la conveniencia del proyecto.

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Otra ventaja del estudio por fases es la de permitir que al estudio mismo, se destine un mínimo de recursos. Esto es así porque, si una etapa se llega a la conclusión de que el proyecto no es viable técnica y económicamente, carece de sentido continuar con las siguientes. Por lo tanto se evitan gastos innecesarios-

Estudio De La Prefáctibilidad.

En esta fase se examinan en detalles las alternativas consideradas más convenientes, las que fueron determinadas en general en la fase anterior. Para la elaboración del informe de prefáctibilidad del proyecto deben analizarse en detalle los aspectos identificados en la fase de perfil, especialmente los que inciden en la factibilidad y rentabilidad de las posibles alternativas. Entre estos aspectos sobresalen:

a. El mercado. b. La tecnología. c. El tamaño y la localización. d. Las condiciones de orden institucional y legal.

Conviene plantear primero el análisis en términos puramente técnica, para después seguir con los económicos. Ambos analizas permiten calificar las alternativas u opciones de proyectos y como consecuencia de ello, elegir la que resulte mas conveniente con relación a las condiciones existentes.

Estudio De Factibilidad

Esta ultima fase de aproximaciones sucesivas iniciadas en la preinversión, se bordan los mismos puntos de la prefactibilidad. Además de profundizar el análisis el estudio de las variables que inciden en el proyecto, se minimiza la variación esperada de sus costos y beneficios. Para ello es primordial la participación de especialistas, además de disponer de información confiable.

Sobre la base de las recomendaciones hechas en el informe de prefactibilidad, y que han sido incluidas en los términos e referencia para el estudio de factibilidad, se deben definir aspectos técnicos del proyecto, tales como localización, tamaño, tecnología, calendario de ejecución y fecha de puesta en marcha. El estudio de factibilidad debe orientarse hacia el examen detallado y preciso de la alternativa que se ha considerado viable en la etapa anterior. Además, debe afinar todos aquellos aspectos y variables que puedan mejorar el proyecto, de acuerdo con sus objetivos, sean sociables o de rentabilidad. Una vez que el proyecto ha sido caracterizado y definido deben ser optimizados. Por optimización se entiende la inclusión de todos los aspectos relacionados con la obra física, el programa de desembolsos de inversión, la organización por crear, puesta en marcha y operación del proyecto. El analizas de la organización por crear para la implementación del

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proyecto debe considerar el tamaño de la obra física, la capacidad empresarial y financiera del inversionista, el nivel técnico y administrativo que su operación requiere las fuentes y los plazos para el financiamiento. Con la etapa de factibilidad finaliza el proceso de aproximaciones sucesivas en la formulación y preparación de proyectos, proceso en el cual tiene importancia significativa la secuencia de afinamiento y análisis de la información. El informe de factibilidad es la culminación de la formulación de un proyecto, y constituye la base de la decisión respecto de su ejecución. Sirve a quienes promueven el proyecto, a las instituciones financieras, a los responsables de la implementación económica global, regional y sectorial.

3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo) Se debe contar con un plan integral de desarrollo informático a mediano plazo ante la cambiante tecnología informática y a que las innovaciones están al día es preciso actualizarnos en la medida de las posibilidades de la empresa y considerando que se cualquier mejora que se haga en este rubro es considerada como una inversión que generara excelentes dividendos a la organización, y generara una baja en los costos de operación reduciendo el número de horas-hombre utilizadas para realizar tareas cotidianas y rutinarias las cuales pueden ser automatizadas, mediante la utilización de un sistema diseñado ex profeso para este fin. A manera de estudio a continuación presento el plan integral de desarrollo informático, del INEGI a mediano plazo en el área del sector público, que considero yo es el área más desprotegida en este sentido, ya que necesita sobremanera un impulso tecnológico sin precedentes en toda la historia moderna de nuestro país:

Sector Público El sector público puede mejorar significativamente su funcionamiento y su productividad si utiliza adecuadamente la informática para realizar de manera más eficiente sus tareas administrativas, para enriquecer la toma de decisiones, y para mejorar la calidad y la cobertura de los servicios públicos. Adicionalmente, a través de la informatización de los servicios que presta, el sector público puede convertirse en un detonador para el uso de estas tecnologías en los sectores privado y social. Por lo tanto, en el Programa se propone alentar el aprovechamiento adecuado de la informática en el sector público.

Diagnóstico En México, el sector público ha tenido un papel muy importante en el proceso de informatización. Fue uno de los primeros sectores que introdujeron la computación en el país y, desde entonces, ha representado una porción importante de la demanda de bienes y servicios informáticos; alrededor de 30% del total del mercado en los años recientes.

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Del total del gasto informático de la Administración Pública, al sector central corresponde el 28%, al para estatal 57% y a los gobiernos estatales y municipales 15%. La reducida participación de los estados y municipios en el gasto en informática se traduce en un serio rezago que limita su eficiencia y sus capacidades administrativas y de dotación de servicios. La heterogeneidad de la inversión en informática se refleja en diferencias relevantes en cuanto a la infraestructura y al uso de la tecnología. Mientras algunas dependencias y entidades son comparables a las más avanzadas del mundo, en cuanto al uso de las tecnologías de la información, otras no han aprovechado sus beneficios. En el sector público, en general, existe un fuerte desequilibrio entre las inversiones en equipamiento, que utilizan gran parte del uso de recursos, y las correspondientes a programas para computadora, comunicaciones y capacitación. Adicionalmente, la falta de una planeación adecuada ha propiciado ineficiencias para aprovechar la infraestructura existente, y una atención insuficiente a incorporar la tecnología para mejorar sus funciones sustantivas, como atención al público y prestación de servicios. Para apoyar la planeación del desarrollo informático se han creado comités institucionales, como es el caso en las secretarías de Gobernación, Hacienda y Crédito Público, Desarrollo Social, Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural, Comunicaciones y Transportes, Educación Pública, Salud, Trabajo y Previsión Social, Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca; y en el Departamento del Distrito Federal. En la quinta parte de los gobiernos estatales existen comités. Aún falta mucho por hacer en términos de fortalecer los mecanismos institucionales internos para asegurar un adecuado aprovechamiento y planeación de recursos informáticos. En cuanto a la estrategia tecnológica, a partir de 1991 se ha presentado una tendencia hacia el uso de tecnologías abiertas y distribuidas, redes locales y paquetería estandarizada, lo cual ha favorecido, entre otros aspectos, cambios en las organizaciones y la descentralización de actividades. Sin embargo, aún hay muchas áreas que utilizan tecnologías obsoletas o inadecuadas para atender las necesidades actuales. El desarrollo de bases de datos institucionales con disponibilidad pública es muy incipiente. Para 1995, de un total de 215 bases de datos comunicadas por 31 instituciones, sólo 11 brindan acceso al público. De igual manera, se requiere aprovechar mejor la infraestructura de telecomunicaciones para la conexión entre dependencias y para la prestación de servicios telemáticos públicos. Adicionalmente, existen algunos factores normativos, funcionales y de hábito que han limitado el buen desarrollo de la informática. Estos factores se reflejan en la fluctuación de las inversiones, condiciones laborales que dificultan contar con buenos especialistas informáticos, los problemas para ejercer ciertas partidas presupuestales y la falta de una cultura informática general. Recientemente, como resultado de los trabajos del Comité de Autoridades de Informática de la Administración Pública, se han realizado algunas modificaciones del clasificador por

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objeto del gasto que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en septiembre de 1995, que permiten una adecuada identificación de los bienes y servicios informáticos. Asimismo, se ha promovido la cultura informática entre los servidores públicos, mediante una creciente actividad de capacitación. En esta última, desde 1994, se imparte la Especialización de Alta Dirección en Informática Gubernamental, coordinada por el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y el Instituto Nacional de Administración Pública. Sin embargo, son muchos los retos que aún se tienen en todos éstos y otros aspectos que inciden en el aprovechamiento de la informática.

Objetivos Dado lo anterior, un objetivo fundamental del Programa de Desarrollo Informático es fomentar el uso de la informática en el sector público, para mejorar su organización y administración, y para aumentar la eficiencia, calidad y cobertura de los servicios públicos en el marco de la modernización de la Administración Pública. Asimismo, para atender las necesidades locales en el contexto del nuevo federalismo y del fortalecimiento de los estados y los municipios.

Estrategias • Enfocar los esfuerzos y recursos a proyectos informáticos dirigidos a incrementar la

eficiencia de las instituciones, a orientar los trámites y servicios administrativos para que satisfagan las necesidades de la población, y a mejorar los servicios públicos directamente relacionados con el bienestar social y el mejoramiento de la calidad de vida.

• Promover que el sector público se convierta en detonador del desarrollo informático

en otros sectores, a través de la automatización de sus servicios y de la introducción de innovaciones tecnológicas y nuevas aplicaciones.

• Asegurar la adecuada planeación y coordinación del desarrollo informático del

sector público en el marco de los programas y proyectos prioritarios de cada institución, considerando la definición de estrategias tecnológicas de largo plazo, la realización de los proyectos de mediano plazo y los ajustes de corto plazo que permitan aprovechar la aparición de nuevas tecnologías.

• Mejorar la calidad de los especialistas en informática de las instituciones públicas, y

elevar la cultura informática de los servidores públicos para garantizar la asimilación de esta tecnología.

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Líneas De Acción Con objeto de atender las estrategias definidas para aprovechar la informática en el sector público se proponen acciones en 10 líneas fundamentales: administración interna; trámites y servicios administrativos; intercambio de información; información pública; servicios públicos para atender demandas sociales prioritarias; planeación; estructuras administrativas; adquisiciones; políticas y estándares y, por último, profesionalización de los servidores públicos. Estas líneas fueron definidas -entre otros- conjuntamente con los servidores públicos responsables de las áreas de informática de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal. Será fundamental para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal poner en marcha estas acciones. Asimismo, se coordinarán acciones con los gobiernos estatales y municipales y con los Poderes Legislativo y Judicial en apoyo de los proyectos que estimen convenientes.

Administración Interna • Optimizar o desarrollar sistemas informáticos para mejorar la eficiencia de las tareas

administrativas al interior de cada dependencia del sector público. La definición de éstos debe realizarse dentro del Programa de Modernización de la Administración Pública y de los programas institucionales de desarrollo administrativo, analizando previamente las posibilidades de mejora de procesos.

TTrráámmiitteess YY SSeerrvviicciiooss AAddmmiinniissttrraattiivvooss • Optimizar o desarrollar sistemas informáticos para mejorar la calidad de los servicios

administrativos de atención al público. Los sistemas deben definirse en función de proyectos globales de rediseño de procesos, creación de servicios integrados y análisis del costo-beneficio.

• Realizar los estudios necesarios para establecer normas y estándares que faciliten la aplicación de las tecnologías de la información en los servicios telemáticos.

• Realizar proyectos piloto de aplicaciones para prestación de servicios telemáticos públicos, que permitan extender su implantación a toda la Administración Pública.

Intercambio De Información • Fomentar el desarrollo de sistemas interinstitucionales para agilizar trámites en

procesos que incluyen el intercambio de información entre varias dependencias. • Promover el desarrollo de bases de datos y sistemas de intercambio de información que

faciliten y fortalezcan las relaciones y la coordinación entre las diversas instancias federales, estatales y municipales.

Información Pública • Crear una infraestructura de información que beneficie a las instituciones públicas, al

sector privado y a la sociedad, mediante el desarrollo de bases de datos sobre temas específicos que incluyan información nacional, regional, sectorial e institucional.

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• Impulsar la amplia disponibilidad de la información catastral a través de medios digitales.

• Establecer criterios que permitan promover y articular los esfuerzos del Gobierno para poner a disposición de la ciudadanía información pública en redes de datos nacionales e internacionales.

Servicios Públicos De Atención A Demandas Sociales Prioritarias • Aprovechar dentro del sistema educativo las nuevas formas de enseñanza y

capacitación que brinda la informática. • Usar la informática para mejorar los servicios de salud y seguridad social,

aprovechando su potencial en favor tanto de la atención a los usuarios como de la gestión administrativa.

• Desarrollar sistemas de información que apoyen a los organismos responsables de la

seguridad pública en la coordinación policial y en la prevención e investigación del delito, así como para mejorar los procesos de procuración de justicia.

• En la instrumentación de los programas sectoriales, institucionales, regionales y

especiales del Plan Nacional de Desarrollo, identificar proyectos informáticos en las áreas donde las tecnologías de la información tengan mayor potencial para alcanzar las metas previstas.

• En los proyectos informáticos nacionales y regionales, previstos en la instrumentación

de este Programa, incorporar los temas que se consideren prioritarios por sus repercusiones para elevar el bienestar social.

Planeación • Realizar una adecuada planeación informática en el marco de los programas y proyectos

prioritarios de cada dependencia o entidad del Gobierno Federal, de acuerdo con los lineamientos que se establezcan para elaborar los programas institucionales de desarrollo informático. Los lineamientos establecerán, entre otros aspectos, la obligatoriedad de un proceso de planeación de mediano plazo, con revisiones anuales, así como los mecanismos de seguimiento, control, evaluación y ajuste.

• Considerar las previsiones presupuestales que permitan asegurar el financiamiento

programado para proyectos tecnológicos de equipamiento y de desarrollo de sistemas de información a mediano plazo.

• Promover, entre los gobiernos estatales y municipales, la formulación de lineamientos

para elaborar sus respectivos programas de desarrollo informático, procurando que éstos sean consistentes con los proyectos informáticos regionales.

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• Considerar, en los proyectos tecnológicos, el asesoramiento académico y la vinculación con centros de investigación que posibiliten desarrollos innovadores y eficientes para atender las necesidades del sector público.

Estructuras Administrativas • Instituir áreas coordinadoras del desarrollo informático a nivel institucional para las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y promover su creación a nivel estatal o municipal.

• Las funciones básicas de estas áreas serán la coordinación instrumentación y

seguimiento de los programas institucionales, estatales o municipales de desarrollo informático, así como la definición de políticas, normas y estándares, además de las funciones específicas que se definan en cada caso de acuerdo con su propio contexto.

• Consolidar el funcionamiento de los comités informáticos que han sido creados en

algunas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y constituirlos donde no existen. Estos comités deberán propiciar la participación de las autoridades responsables de la planeación institucional, a fin de garantizar que la planeación informática se realice en función de los objetivos de la institución.

Asimismo, promover la consolidación de los comités existentes en los gobiernos estatales y municipales, y su creación donde no se han constituido. Los comités de informática deberán tener como funciones básicas la planeación, evaluación y ajuste de los programas institucionales, estatales o municipales de desarrollo informático, además de las funciones específicas que se definan en cada caso de acuerdo con su propio contexto.

Adquisiciones • Asegurar que la normatividad de adquisición de bienes y contratación de servicios

informáticos atienda a criterios de simplificación y transparencia de los procesos.

Políticas Y Estándares • Formular, en cada una de las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, las políticas y estándares que se requieran respecto a programas para computadora, intercambio de información, uso de equipo, desarrollo de sistemas, certificación, seguridad, auditoria y mantenimiento. Asimismo, impulsar su definición en los gobiernos estatales y municipales.

• Determinar las políticas, estándares y medidas de seguridad para la operación de

sistemas de información que permitan el intercambio electrónico de documentos entre distintas instituciones gubernamentales.

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• Definir las políticas y estándares para el desarrollo y operación de bases de datos de interés público, así como las normas y lineamientos que garanticen la protección y seguridad de la información.

Profesionalización De Los Servidores Públicos • Instrumentar proyectos que permitan continuar con la capacitación de los servidores

públicos asegurando, en particular, que los niveles de decisión cuenten con una adecuada cultura informática.

• Fortalecer las actividades de actualización del personal informático que permitan

fomentar la incorporación adecuada de nuevas tecnologías.

• Asegurar la identificación y la categorización apropiadas del personal informático en las instituciones públicas, de manera que permitan su profesionalización y el establecimiento de esquemas de servicio de carrera.

3.4 Plan Operativo Anual Se debe contar con planes operativos anuales con el fin de contar con un marco de referencia para medir la operatividad de los centros en informática, así como lograr una estructuración firme y duradera de dichos centros, coadyuvando al desarrollo conjunto de la empresa. A continuación presento un caso de estudio como son los planes operativos anuales del INEGI como referencia: • El intercambio de información entre dependencias podrá realizarse por medio de redes. • Los trámites de las empresas privadas con las dependencias de la Administración

Pública Federal, como los correspondientes a su registro y los relativos a compras gubernamentales, podrán realizarse por medio de redes desde una terminal, un teléfono digital o una computadora personal.

• Diversos trámites que realizan los ciudadanos con dependencias y entidades de la

Administración Pública, podrán satisfacerse por medio de redes desde una terminal, un teléfono digital o una computadora personal.

• Más amplia información estadística de la Administración Pública Federal, Estatal y

Municipal estará disponible vía red o en medio magnético u óptico. • Diversos servicios de educación se podrán proporcionar utilizando las tecnologías de la

información.

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• Los servicios de seguridad pública y procuración de justiciase apoyarán en la moderna tecnología informática.

• Los servicios de salud y seguridad social se apoyarán en las tecnologías de la

información.

3.5 Estudios Técnicos para la Adquisición de bienes y servicios informáticos IInnttrroodduucccciióónn.. Es el conjunto de actividades orientadas a conseguir un balance permanente entre la carga de trabajo y los recursos de cómputo, de una manera eficiente en cuanto a costo y calidad de los servicios. Se deben de tomar en cuanta:

El usuario: El cual contribuye directamente con la carga de trabajo y con el cual se deben considerar los objetivos de servicio.

El departamento: El cual proporciona las predicciones de servicio y la carga de trabajo.

Personal: Son los que proporcionan mayor información. Y el numero de personas varia a la diversidad de aplicaciones, al tamaño de la instalación, a la etapa de madures y al ritmo de crecimiento del centro de cómputo, etc.

Herramientas de medición: Reportes de desempeño globales o detallados

Adquisición De Bienes Y Servicios Las Fases del Procedimiento de Adquisición: a) Consideraciones generales

• Prestigio e imagen (equipo y proveedores) • Preferencias no justificadas • Costos ocultos • Pronostico de futuras necesidades • Subjetividad de la evaluación (apoyada en datos reales)

b) Solicitud de propuestas (por escrito) • Fecha para entrevista con proveedores • Incluir mantenimiento, capacitación, asesoría, etc. • Requisitos de soporte

c) Evaluación de propuestas • Validar los argumentos del proveedor

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• Análisis de propuestas • Financiamiento de la adquisición • Renta • Compra • Renta con opción a compra

e) Negociación del contrato • Responsabilidades • Preparación para la instalación • Capacitación del personal • Mantenimiento • Modificaciones y terminaciones del contrato

Planeación Personal Adquisición de software y hardware. Selección de Software. Software: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones. Los criterios para seleccionar software Varía de acuerdo al nivel:

Básico. Sistema Operativo (Seleccionar por Standard Mundial). Soporte: Base de datos (Seleccionar por Standard Mundial).

Proveedor: Las características que debe tener el proveedor de informática son:

• Reconocido prestigio mundial y nacional. • Soporte técnico en instalación. • Ayuda en problemas. • Personal especializado. • Tiempo de atención. • Comunicación rápida. • Servicios de capacitación: cursos, material, expositor, costos. • Cartera de clientes de software iguales al adquirido. • Documentación: Facilidad de uso.

Costos: Se considerará lo siguiente:

• Condición de pago. • Local. • Inclusión de entrenamiento. • Costos de mantenimiento.

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Selección de Hardware. Los criterios para seleccionar hardware son: Equipos:

• La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.

• Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), • horizontal (con otros equipos). • Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial. • Tiempo de garantía. • Tecnología de "punta" (Alta).

Proveedor: Debe tener las siguientes características:

• Reconocido prestigio local. • Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos. • Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida. • Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos. • Tiempo de entrega oportuno.

Precios: Se debe considerar lo siguiente:

• Condiciones de pago. • Detallado por componentes de la configuración. • Descuentos por volumen. • Costo de mantenimiento.

Adquisición. Software El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos:

• Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.

• Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.

• Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de nomina, sistema de Contabilidad, sistemas de Inventarios, etc.

• Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.

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Hardware La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias. Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y modems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión. Consideraciones generales para la Adquisición de Software y Hardware. Para realizar cualquier adquisición de Software o Hardware, se deberán considerar los siguientes puntos: • Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario

al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad especifica. Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las

políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.

• Evaluación de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el

propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.

• Financiamiento. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones

bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.

• Negociación de Contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de

operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.

Permisos y Licencias. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.

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El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas: • Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el

departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".

• Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o

sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.

• El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado,

basándose en el número de serie que contiene cada uno. • Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software

utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.

• Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al

departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.

• El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área

usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.

• Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y

almacenados por el departamento de sistemas. • El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en

caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado. • Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así

como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.

• La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada

por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".

• Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de

sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.

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• Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.

• El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva

versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.

Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones: • Realizar copias o reproducciones de las obras. • Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor. • Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor

mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.

• Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor. • Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.

Outsourcing

Introducción. Definición de Outsourcing. Las cinco razones para adoptar Outsourcing Las cinco razones estratégicas mas importantes Sistemas Outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres

Costos de comprar: • Costo del departamento de compras • Costos de distribución • Costos de almacenamiento.

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• Costos de contabilizacion y pagos • Costo financiero

Ventajas: Beneficios Adquiridos : Entrevista Conclusión.

Introducción El Outsourcing es un tema de actualidad en el que el objetivo principal de la empresa es la reducción de gastos directos, basados en la subcontratación de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes como algunas razones para adoptar el Outsourcing así como también las razones estratégicas más importantes. Se hizo un estudio basado en sistemas de Outsourcing de suministros de quipos de oficina, muebles y enseres. Destacándose las ventajas obtenidas, beneficios adquiridos. Finalmente se incluye una entrevista con una administradora en la cual se hace una serie de preguntas directas sobre los beneficios, alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin dejar por un lado los riegos que ello conlleva. En fin es un tema sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa. Outsourcing Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio. El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas. Las Cinco Razones Para Adoptar Outsourcing 1. Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing

Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %. 2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que

incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía.

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3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.

4. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

5. El Outsourcing es aplicable a diferentes áreas de la organización, como por ejemplo,

personal, compras, mercadeo etc. Las Cinco Razones Estratégicas Más Importantes 1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales

más ampliamente. 2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus

especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.

3. Acelerar los beneficios de reingeniería. 4. Compartir riesgos. 5. Destinar recursos para otros propósitos. Sistemas Outsourcing De Suministros De Equipos De Oficina, Muebles Y Enseres. Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994 determinó una serie de situaciones como las siguientes. El costo de comprar en las empresas fluctúa entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por los siguientes costos. 1. Costos del departamento de compras: El proceso de elaboración de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, elección de proveedores. 2. Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional. 3. Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del área asignada, el personal que labora en el almacén y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercancía.

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4. Costo de contabilización y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores. 5. Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario. Ventajas: • Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos. • Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes. • Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. • Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de

organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos. • Suministrar al sitio que el cliente le indique. • Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto

de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee.

• Alianzas estratégicas. • Reducción de espacio. Beneficios Adquiridos: • Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendrá un

inventario, para realizar suministros de más de 6000 referencias para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las marcas más preferidas en el mercado.

• Reducción de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar

entre estos se tienen los siguientes: Costo de Almacenamiento, costo de distribución, de contabilización y pagos, así como el costo financiero.

Articulo entrevista a una administradora Que Es Outsourcing ? Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotros, y asi conseguir una mayor efectividad que

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nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión. Que Busca Un Servicio De Outsourcing ? Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica y física, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo. Como Es El Sistema De Contratacion De Outsourcing ? La subcontratación tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos específicos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos que son las delegación de la administración de actividades que tienden a firmarse por periodos entre 3 y 10 años; no se orientan solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a ser una asociación donde se comparte el riego y utilidades. Que Logra La Compañía Contratante Con El Outsourcing ? La compañía contratante logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías con su contratista. Cuales Son Los Alcances De Outsourcing ? Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los elementos anteriores. Cuales Son Los Servicios De Outsourcing ?

Infraestructura computacional.

Operación de telecomunicaciones.

Diseño.

Implantación y administración de redes.

Administración y atención de contingencias de centros de computo. Administración de datos y bases de datos.

Recursos humanos.

• Aplicaciones. • consultoría.

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Porque Utilizar Outsourcing Informático? Actualización tecnológica: La empresa prestataria del servicio asumirá los costos y continuos cambios tecnológicos. Soporte: La empresa prestataria del servicio se encargará de contar con personal especialista y calificado en el área de sistemas. La empresa usuario de servicio: Se dedicará a especializar sus actividades de negocio. Que Beneficios Tiene Outsourcing ? La empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológicos, manejo de proyecto, implantación, administración y operación de la infraestructura. Poseer lo mejor de la tecnología sin enganchar y entrenar personal de la organización para manejarla. Disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas. A través de soluciones de Outsourcing se logra la contratación de servicios con idéntica funcionalidad y disminución de costos. Aplicar el talento y los recursos de la organización a las áreas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. Que Riesgos Presenta El Outsourcing ? • No negociar el contrato adecuado. • Elección del contratista. • Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista. • Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. • Incrementa en el costo de la negociación y monitoreo del contrato. • Inexistente control sobre el personal del contratista. Conclusión Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno de los objetivos mas buscados por todas las empresas es la mayor eficiencia al menor costo, sin dejar por un lado los estándares de calidad y servicio al cliente. También podemos concluir que debido a los diferentes posibilidades de Outsourcing de servicios o productos, las empresas deben elegir la que mas se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades.

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4. Condiciones Físicas Contenido 4.1 Selección del área general.

4.2 Selección del lugar específico.

4.3 Preparación de espacios.

4.3.1 Análisis de riesgos.

4.3.2 Condiciones de construcción.

4.3.3 Instalación eléctrica y clima artificial.

4.3.4 Seguridad lógica y física.

4.3.5 Aspectos principales para la seguridad.

4.4. Ergonomía aplicada a los procesos informáticos.

Objetivo.

Conocerá y aplicará los estándares de los elementos, tanto físicos como lógicos, a considerar en la instalación de una sala informática y comprenderá la importancia de implementar medidas de seguridad.

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Instalación De Salas Informáticas a. Selección del área General Condiciones constructivas Preparación física Esta guía de preparación física, básicamente esta enfocada para empresas medianas con Microprocesadores en su centro de cómputo, aunque la información del contenido es estandarizada con las normas, requerimientos y sugerencias tanto para Macro computadoras. Como primer punto tenemos la designación del edificio, área y espacio lo cual es de suma importancia para evitar peligros por razones naturales, vecinos altamente contaminantes, facilidades de servicios públicos etc. Otro factor considerado es la energía eléctrica y tierra física, fundamental para el buen funcionamiento de los equipos la polarización de los contactos, acondicionar la corriente para evitar que la variación de voltaje degrade los componentes electrónicos o se quemen los equipos por picos de alto voltaje, la protección en la continuidad de la operación con el uso de la fuente interrumpida de energía, etc. Así como el personal requiere de un agradable clima ambiental para trabajar adecuadamente, los equipos de Computo, comunicaciones, unidades magnetices y además periféricos requieren de Aire acondicionado y Humedad controlada y constante para sus optimas condiciones de funcionamiento. La iluminación y acústica son factores que provee una mayor eficiencia y una operación confortable en el centro de cómputo. Algunas de las ventajas de construir Piso Falso en el centro de computo son: La facilidad de distribuir el aire acondicionado como cámara plena para enfriamiento de los equipos, ocultar los ductos y cableado de instalación eléctrica, distribuir el cableado de señal de datos y telefonía, así como facilidad para cambios de distribución de los equipos y mantenimiento de los mismos. En un centro de cómputo donde existe gran variedad de cable necesarios para el funcionamiento y comunicación de los procesadores con sus equipos periféricos, se requiere de los ductos y cableado de señal de acuerdo a sus necesidades actuales y futuras, por lo que en esta guía se muestran algunas características, tipos y clasificación de los mismos. La Seguridad del centro de cómputo tiene como objetivo establecer las medidas necesarias para asegurar la integridad de la información y el personal que labora, así como la continuidad de la operación de los equipos.

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b. . Selección del lugar específico Edificio, Área y Espacio

Edificio Es trascendental la ubicación del edificio y su construcción misma para la operación eficiente del centro de cómputo y como primer medida, debe considerarse si se trata de un edificio nuevo de construir o uno ya existente a adecuarse, para ello se mencionan los siguientes puntos: Realizar un estudio de la zona a fin de evitar estar expuestos al peligro por sismos, contaminación, incendio, explosión, inundación, radiaciones, interferencia de radar, vandalismo, disturbios sociales, así como riesgos provocados por las industrias cercanas y todo lo que puede ocasionar problemas con el equipo de procesamiento de datos. Seleccionar la parte más segura dentro del edificio para el centro de cómputo y contar con facilidades de energía eléctrica, acometidas telefónicas, aire acondicionado etc. Cuando el acceso al centro de computo deba efectuarse a través de otros departamentos, será necesario prever el paso de las maquinas a través de diferentes puertas, ventanas, pasillos, montacargas, etc., Se debe definir claramente las rutas de acceso del personal para la carga de documentos, respaldos en unidades magnéticas, elaboración de reportes, etc. La construcción del piso debe soportar el peso de los equipos que serán instalados. La puerta de acceso al centro de computo debe tener 95cm. de ancho mínimo y abrir hacia fuera. Se deben de usar materiales de construcción no combustible y resistente al fuego. Recubrir las paredes con pintura lavable, con el objeto de que no se desprenda polvo y sea fácil su limpieza. Construir el mínimo de ventanas exteriores (o ninguna) a fin de evitar interferencias.

Area Y Espacio Se recomienda que el área del centro de cómputo existan separadores de aluminio y cristal o cuartos independientes para la instalación de todo el equipo y debemos considerar lo siguiente: La configuración definitiva del sistema a instalar: el procesado, impresoras, estaciones de trabajo, módems, multiplexores y además periféricos.

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Para hacer una distribución adecuada se deberá poseer un plano del local elegido en escala 1:50 sobre el que se ubicaran las plantillas de los equipos cuidando sus áreas de servicio y pruebas (espacio adicional al área del equipo para su mantenimiento). Es necesario plantear la secuencia de conexión de los equipos para los direccionamientos de los mismos. Se recomienda la ubicación de la consola del sistema como máximo a 6 metros de distancia del rack del procesador y que sea visible el panel de control del mismo. Por el polvo que desprenden las impresoras y el ruido que hacen al imprimir, se deben instalar en un cuarto independiente junto con una estación de trabajo a un metro de distancia de la impresora del sistema par facilitar el suministro de los deportes. Se debe tener en cuenta el espacio a ocupar del equipo adicional como son: Comunicaciones, módems, teléfonos, nobreak, un archivero mínimo, cintas de respaldo, una mesa de trabajo, mueble para manuales y papelería, además del espacio para futuro crecimiento.

4.3. Preparación de espacios II.. IInnssttaallaacciioonneess EEllééccttrriiccaass YY CClliimmaa AArrttiiffiicciiaall 1.- Energía Eléctrica y tierra Física

Instalación Eléctrica La instalación eléctrica es un factor fundamental para la operación y seguridad de los equipos en el que se debe completar el consumo total de corriente, el calibre de los cables, la distribución efectiva de contactos, el balanceo de las cargas eléctricas y una buena tierra física. Una mala instalación provocaría fallas frecuentes, cortos circuitos y hasta que se quemen los equipos. La instalación eléctrica para el área de sistemas debe ser un circuito exclusivo tomado de la subestación o cometida de la C. F. E. usando cables de un solo tramo, sin amarres o conexiones intermedias. Para él calculo de línea se debe tomar un factor de seguridad de 100% en el calibre de los conductores para una caída máxima de voltaje de 2%. Se debe construir una tierra física exclusiva para esta área, la cual se conecte a través de un cable con cubierta aislante al centro de carga del área de cómputo.

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Construcción De La Tierra Física Sé deberá elegir un jardín o lugar en donde exista humedad, en caso contrario es necesario colocar un ducto que aflore a la superficie para poder humedecer el fondo. En el fondo se debe colocar una capa de 40 cm. De carbón mineral sobre la cual descansara una varilla, Encima del carbón se deberá agregar una capa de sal mineral Y otra de padecería de aluminio y cobre Cubriéndose después con tierra hasta superficie. El tablero principal para el equipo del computador se debe proveer trifásico y con doble bus de tierra, (5 hilos), uno par el neutro eléctrico y otro para proveer tierra física a las maquinas. Como una medida de seguridad deberá instalarse en un lugar próximo a la puerta un control para cortar la energía a todo el equipo de cómputo en cualquier situación de emergencia (EMERGENCY POWER OFF). El espacio próximo al control de interruptores debe permanecer libre de obstáculos para su fácil operación. Se deberá tener tantos circuitos como maquinas estén indicadas que deben llevar conectivo, esto es: la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos, cintas comunicaciones, pantallas, etc., la protección de estos circuitos debe ser interruptor termo magnético. Se deben tener circuitos extras para cubrir ampliaciones con las características de los circuitos trifásicos y monofásicos. Todos los conductores electrónicos hacia el centro de carga de la sala deben instalarse bajo tubería metálica rígida y de diámetro adecuado, debidamente conectadas a tierra. Los circuitos de la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos, cintas, comunicaciones, se debe rematar con conectores tipo industrial a prueba de agua y explosión. Al efectuarse los cálculos de la instalación eléctrica al tablero del equipo, los conductores, reguladores de tensión, interruptores termomagnéticos, etc., se deben calcular teniendo en cuenta la corriente de arranque de cada maquina, la cual generalmente es superior a la nominal. Dicha corriente de arranque debe ser manejada sin inconvenientes, por todos los elementos constructivos de la instalación.

Línea Eléctrica Independiente Para Servicios El uso de herramientas eléctricas para la limpieza o cualquier otro trabajo (aspiradora, taladro, pulidora, etc.) dentro del área de computo o en sus proximidades, implica las necesidades de que estas sean utilizadas conectándolas en una línea eléctrica que no sea utilizada por las maquinas componentes del sistema, par evitar las perturbaciones electromagnéticas que pudieran producir, las cuales afectan el trabajo que realiza el computador.

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Placa Contra Descargas Electronicas En construcciones nueva de los locales para centros de computo, es necesario provee una placa de aluminio de 1 metro cuadrado, ahogada en concreto, debajo del piso falso y frente del tablero principal de distribución electrónico a las diferentes maquinas del sistema. Estas placas deberán unirse electrónicamente al tablero de distribución eléctrico, de modo que forme una capacidad contra el plano de tierra de piso falso. La línea de conexión entre la placa contra DESCARGAS con el tablero de distribución, no debe exceder del 1.5 metro de largo.

Regulador De Voltaje Es indispensable la instalación de un regulador de voltaje para asegurar que no existan variaciones mayores al +- 10% sobre el valor nominal especificado, que de alta confiabilidad, protección total de la carga y rechace el ruido eléctrico proveniente de la línea comercial contaminada por motores, hornos, etc., este deberá soportar la corriente de arranque con baja caída de tensión y estar calculado para necesidades del sistema y la ampliación futura que se estime necesaria. La regulación debe ser rápida efectuando la corrección para cualquier variación de voltaje o de carga entre 1 y 6 ciclos. Se requiere instalar un arrancador electromagnético con estación de botones, para proteger los equipos que no estén soportados por el UPS, el cual abastezca eléctricamente como mínimo al equipo procesador, la impresora del sistema y la consola del sistema. El uso de una fuente interrumpida de energía evita fallas en los sistemas de computo entregando una tensión. De amplitud y frecuencia controlada. Sin picos ni ciclos faltantes. En fase y redundante con la línea externa, independiente del comportamiento de la red comercial. El USP en condiciones normales de energía comercial funciona como un regulador de voltaje, y en una baja o corte de energía, entra la carga de las baterías de modo sincronizado que le es transparente al funcionamiento de los equipos. Una vez restablecida la energía, las baterías se recargan automáticamente. 2.- Estática Una de las fallas más difíciles de detectar en los equipos es ocasionada por la electricidad estática producida por la fricción entre dos materiales diferentes y la consiguiente descarga de este potencial. Los materiales que son más propensos a producir estática son aquellos que están hechos de resina, plásticos, fibras sintéticas. El simple hecho de arrastrar una silla

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sobre el piso nos ocasionara que tanto la silla como la porción del piso sobre el que se arrastro queden cargados de electricidad estática. Si aquella silla o esta persona son aproximadas a una mesa metálica conectadas a tierra como los equipos de cómputo, ocasionara que se produzca una descarga que puede ser o no sensible a una persona, pero si será sensible a los equipos de cómputo. Para reducir el tamaño al mínimo la estática, se recomienda las siguientes medidas: Conectar a tierra física tanto el piso falso como todos los equipos existentes. El cable para la tierra física deberá ser recubierto y del mismo calibre que el de las fases y el neutro. La humedad relativa deberá estar entre 45%+-5% para que las cargas estáticas sean menos frecuentes. Se recomienda usar cera antiestética en el piso. Si existieran sillas con ruedas, se recomienda que estas sean metálicas. 3.- Iluminación Es muy importante contar con buena iluminación en toda el área, que facilite la operación de los equipos y para el mantenimiento de los mismos. Si es posible, se deben instalar todas las estaciones de trabajo alineadas en paralelo, de tal forma que las lámparas en el techo queden directas a los costados de las pantallas. Para evitar la fatiga de la vista es necesario instalar lámparas fluorescentes blancas compatibles con la luz del día y pintar la oficina con colores tenues y el techo blanco para activar la reflexión. Debe evitarse que lleguen los rayos directos del sol, para observar con claridad las distintas luces y señales de la consola y tableros indicadores de los equipos. El nivel de iluminación corresponde a 40 watts por metro cuadrado de superficie de salón, usando lámparas fluorescentes. 4.- Acústica El total del nivel de ruido en el centro de computo, es acumulado por todos los ruidos del salón es afectado por los arranques físicos de los motores de los equipos y los movimientos en la operación. Para proveer una mayor eficiencia y una operación confortable, se recomienda aplicar material acústico en paredes y techos del salón, como con texturas basándose en tirol o recubrimientos de paredes.

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5.- Piso Falso El piso falso da la facilidad de distribuir el aire acondicionado de una manera más eficiente para el enfriamiento de los equipos, ocultar el cableado de instalación eléctrica y distribuir el cableado de señal a las necesidades requeridas así como sus cambios de posición y mantenimientos. Se pueden mencionar algunas de las ventajas al usar el piso falso: Permite un espacio entre el piso real y el piso falso, que se pueden usar como cámara plena para el aire acondicionado, facilita la distribución y salida del mismo donde se requiere. Proveer una superficie uniforme y plana que cubra todos los cables de señal de interconexión, cajas, cables y elementos de alimentación de energía eléctrica, líneas telefónicas y de comunicaciones, etc. Permite cambios de distribución de los equipos o aplicaciones de los mismos con el mínimo de tiempo y costo. Es construido por paneles antiestéticos por una densa barrera termoacústica, envuelto con lámina electrogalvanizada, proporcionando solidez para un soporte de cargas optimo resistente a la humedad y al fuego. La base guarda uniformidad estructural para soportar cargas distribuidas en un área mínima de 40 cm. cuadrados. Los pisos falsos metálicos, presentan la facilidad de ser conectados a tierra en diferentes puntos, lo cual ayuda a descargar la estática que se produce en las superficies. El piso falso debe ser de módulos intercambiables de 61*61cm. Y pueden ser construidos de acero, aluminio, hierro, etc. en el caso de los pisos de madera, la parte inferior de las losas deberá quedar cubierta por lámina metálica, de tal forma que al descansar sobre los pedestales la placa haga contacto físico y forme un plano de tierra elevado, que facilite la descarga electrostática. Esto implica que los pedestales deberán ser conectados a tierra, lo cual se comprobara previamente a la instalación de sistema. Si el espacio entre el piso real y el piso falso se usa como cámara plana, es necesario que tanto el firme del piso como las paredes que limitan la cámara no desprendan polvo en absoluto y sean tratadas, deberá estar sellada lo mas herméticamente posible, para evitar fugas de aire o para evitar que el polvo y basura. Es necesario un escalón o rampa de acceso al centro de cómputo para igualar los niveles de piso, por seguridad el escalón o rampa deberá ser del mismo material del piso falso y estar recubierta con hule estriado perpendicular a la dirección de circulación o acceso. 6.- Ductos Y Cableado De Señal En un centro de cómputo donde existe gran variedad de cables necesarios para el funcionamiento y comunicación de los procesadores con sus equipos periféricos, tanto por seguridad como por cuidar los acabados en la decoración interior, los Ductos son un factor de gran importancia para ocultar los cables de señal.

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Aún contando con piso falso en el centro de cómputo, se deben distribuir los cables a través de canaletas o Ductos especiales para cables, los cuales reducen los costos de instalación dando una apariencia ordenada y facilidad para el mantenimiento. El sistema modular de cableado de comunicación permite conducir cables para voz, datos, vídeo, fibra óptica y electricidad en canales independientes y cuenta con toda la gama de conectivos. Nunca deberá conducir señal y electricidad por la misma tubería o ducto.

Cable Coaxial El tipo de cable para la conducción de señal más común es el coaxial o twinaxial, aunque ha sido rápidamente desplazado por el par trenzado (Twisted Pair) sobre todo en los edificios nuevos o nuevos sistemas de cableados. El cable coaxial provee un alto rango de inmunidad a las interferencias electromagnéticas y de radiofrecuencia, lo cual es de suma importancia en lugares contaminados o zonas con interferencias, también alcanza distancias más grandes para la transmisión de señal en comparación con el par trenzado (Twisted Pair).

Cable Par Trenzado (Twisted Pair) Hoy en día el sistema de cableado estructurado ha dado las facilidades de convertir un departamento, área o edificio en inteligente, donde cada oficina cuente con los servicios de señal que necesite utilizando el cableado de par trenzado (Twisted Pair). Este cableado estructurado consiste en un sistema de distribuidores donde en uno le llegan las señales de voz, datos o vídeo de los equipos o procesadores y en el otro distribuidor es la concentración de todos los cables que llegan de las oficinas y en este se realiza el patcheo de la señal o servicios requeridos. IIII.. SSeegguurriiddaadd LLóóggiiccaa YY FFííssiiccaa

Seguridad La seguridad es factor de suma importancia al plantear la instalación física de un centro de cómputo. Esta consideración se refleja en la elección de las normas a considerar para la ubicación del procesador, materiales utilizados para su construcción, equipo de detectores y protección contra incendios, sistema de aire acondicionado, instalación eléctrica, sistema de control de acceso y el entrenamiento al personal y operaciones.

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Situación Del Área Del Procesador. a). El área de los procesadores no debe situarse encima. Debajo o adyacente áreas donde se procesen, fabriquen o almacenen materiales inflamables, explosivos, gases tóxicos, etc. b). No debe existir material combustible en el techo, paredes o piso y debe ser resistente al fuego (mínimo una hora). c). Todas las canalizaciones, Ductos y materiales aislantes, deben ser no combustibles y que desprendan polvo.

Almacenamiento De Informacion. a). Cualquier información almacenada en centro de proceso, como listados, disquetes, cintas, etc., debe estar guardados en gavetas metálicas o resistentes al fuego. b). La cintoteca deberá estar construida con un rango de resistencia al fuego de por lo menos dos horas y debe ser utilizada solo para este fin. c). Se deberá contar con un lugar seguro e independiente del centro de proceso para custodiar los dispositivos magnéticos de respaldo, ya sea en bóvedas o en cajas fuertes, de preferencia en otro edificio.

Equipos Contra Incendios. a). La mejor prevención contra incendios consiste en emplear materiales no combustibles o en su defecto, tratarlos con pinturas, impregnaciones u otros que impidan o retarden su inflamación. b). Debe instalarse un sistema de detección de humo e incendio distribuido por toda el área, tanto debajo del piso falso, o en las salidas de aire acondicionado, en el falso plafón como las visibles en el techo. Este sistema de detección debe activar una alarma, la que avisara al personal para efectuarse el plan de contingencia ya establecido. c). Deben emplearse suficientes extintores portátiles de bióxido de carbono. Este es el agente recomendado para el equipo eléctrico (fuego clase “C”). La ubicación de los extinguidores debe estar marcada en el techo y ser accesible a las personas que trabajan en el área. Además, deben poder ser retirados con facilidad en caso de necesidad. d). Es aconsejable colocar una boca de agua con manguera a una distancia efectiva del centro de proceso, como agente extintor secundario para escritores, sillas, muebles, etc. es (fuego clase “A”).

Luces De Emergencia. Se recomienda uso de luces de emergencia alimentadas del UPS (Uninterruptible Power Supply) o con baterías, que automáticamente se encienden ante una falla de energía eléctrica comercial.

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Seguridad Del Personal.

a). El centro de computo debe estar construido y amueblado de manera que no se presenten lugares de peligro para el personal, como son: puertas enteras de vidrio sin indicadores en el mismo, lamparas de vidrio sin una protección adecuada, etc. b). Las salidas deben estar claramente marcadas y los pasillos del salón que los conducen, deben permanecer sin obstrucciones. c). Las áreas de servicios recomendadas para todos los sistemas y equipos auxiliares deben ser siempre respetadas. d). Controles de acceso varía según las distintas horas del día. Es importante asegurar que los controles durante la noche sea tan estrictos como durante el día. Los controles durante los descansos y cambios de turno son de especial importancia. e). Vigilar el acceso de terceras personas como pueden ser ingenieros de aire acondicionado y de computación, los visitantes y el personal de limpieza, estos deben ser identificados plenamente y controlados y vigilados en sus actividades durante el acceso.

Seguridad Contra Inundaciones. a). Si el centro de cómputo en la planta baja o en el sótano, es importante que se considere y elimine cualquier posibilidad de inundación. b). Eleve 20cm. Su piso normal y verifique que el área y sus alrededores haya buen sistema de drenaje y que este funcione adecuadamente.

Seguridad Para El Acceso Al Centro De Cómputo a). El centro de computo debe tener una sola entrada para controlar el acceso a la instalación. Las puertas adicionales para salida de emergencia solo podrán ser abiertas desde adentro y deberán estar siempre cerradas. b). Dependiendo de factores tales como el edificio en donde esta instalado el centro de computo albergue otras funciones, es primordial el hecho de evitar el libre acceso a áreas restringidas. La identificación de las personas deberá ser total, antes de permitirles el paso hacia áreas mas criticas. c). Excepto para el personal de servicio, no se debe permitir que cualquier visitante tenga acceso al centro de cómputo o sus alrededores. Si esto es requerido o necesario, dicho visitante deberá ser acompañado por el personal responsable autorizado o de vigilancia durante su permanencia en el área. d). El acceso puede ser mejor controlado por medio de cerraduras electromagnéticas operadas a control remoto, previa identificación a la persona. Existen cerraduras eléctricas que se pueden abrir con tarjetas magnéticas programables o tableros de control con

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password (clave de acceso), cuya clave puede ser cambiada periódicamente y es posible registrar automáticamente las entradas, intentos de violación e inferior cuando se esta haciendo mal uso de una clave confidencial. e). También existen dispositivos de monitoreo basado en cámaras de T.V. En circuito cerrado, de modo que una persona de vigilancia pueda estar checando simultáneamente todas aquellas áreas que son de fácil acceso desde el exterior del edificio y poder notificar oportunamente al vigilante más cercano sobre lo que considera sospechoso y que es necesario interceptar. f). La vigilancia personal es de los mejores medios de seguridad por lo que el personal deberá ser instruido para que vigile a cualquier persona que no conozca y que se encuentre dentro de la instalación y que en adicción sepa que no esta autorizada para permanecer ahí. Cuando menos una persona de cada turno deberá ser designada como responsables de la seguridad interna.

Mantenimiento Preventivo Es muy importante saber las condiciones de operación de los equipos y prevenir riesgos y efectos de problemas que puedan afectar la operación de los mismos, por lo que se recomienda que periódicamente se elaboren los calendarios y se realice el mantenimiento preventivo oportunamente. Se recomienda contar con una póliza de mantenimiento de servicio de algún proveedor o con personal altamente capacitado para la realización del mantenimiento preventivo. a). Se deberá revisar las especificaciones en el manual de operación de cada equipo. b). Para los procesadores de datos sé deberán checar: los errores del disco duro, cambiar los filtros de aire o en su defecto lavarlos, revisar la configuración del rack, limpiar las cabezas lectoras de las unidades de cintas diskette y cartucho, revisar cables flojos, remover y aspirar el polvo que pueda tener, revisar puertas abiertas etc. c). Para las impresoras y demás periféricos revisar las bandas, engranes rodillos, tractores, motores, etc., se deberán cambiar partes muy gastadas. d). Para el piso falso y plafones, se deberán mantener aspirados y limpios sobre todo si se usan como cámara plena de aire acondicionado para que no suelte polvo para los equipos. e). El aire acondicionado por sus condiciones de uso que es exclusivo para el centro de computo y su funcionamiento es de las 24:00 hrs. del día todo el año, se requieren de un mantenimiento preventivo del compresor filtros de aire de la manejadora, etc. f). Los detectores de humo e incendio probarlos para que activen el sistema de alarmas y estén en condiciones de operación para cuando se requiera. g). La instalación eléctrica, UPS´s y reguladores checar que proporcionen los voltajes correctos, cables flojos o de falso contacto, interruptores, etc.

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4.4. Ergonomía Aplicada A Los Procesos Informáticos

Introducción A La Ergonomía La ergonomía es el estudio del rendimiento y el bienestar humano con relación al trabajo, el equipamiento, las herramientas y el entorno. La ergonomía determina cómo afecta a las personas la interacción con computadoras, la utilización de métodos de trabajo específicos y el trabajo en diversos ambientes. Personalizar su entorno de manera que sea cómodo para su situación de trabajo aumenta su bienestar físico y mental. Aplicar principios ergonómicos adecuados ayudará a que su oficina sea más cómoda. Además de mejorar la disposición de su área de trabajo, es importante tener en cuenta su forma de vida. Una alimentación sana, el ejercicio y el descanso le ayudarán a mejorar su salud y comodidad.

Información Importante Acerca De La Ergonomía Hay estudios que sugieren que los movimientos repetitivos realizados durante períodos prolongados, unidos a un entorno de trabajo inadecuado y hábitos de trabajo incorrectos pueden estar relacionados con cierto tipo de molestias o daños físicos.

Organizar Su Espacio De Trabajo Organice su área de trabajo de forma que sea tranquila y cómoda, con buena iluminación y muebles adecuados a la forma y tamaño de su cuerpo. Sugerencias • Situar el espacio de trabajo lejos de áreas con mucho tráfico. • Evitar los lugares ruidosos. • Mantener el área que se encuentra bajo su escritorio sin cables ni otros elementos para

que se pueda sentar cómodamente sin torcerse. • No colocar el monitor delante de una ventana; en vez de esto, sitúelo en ángulo recto

con la ventana y utilizar persianas para reducir el brillo.

Organizar Su Escritorio Y Estanterías Organizar el espacio del escritorio y las estanterías cercanas de forma que trabaje con la máxima comodidad.

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Sugerencias Dividir el escritorio en tres zonas. Zona Situación Uso

1 Principal Entre el codo y la mano Elementos más utilizados 2 Secundaria Al alcance de la mano Elementos que se usen a menudo 3 Referencia Más allá del alcance de la mano Otros materiales Disponga los materiales de referencia de forma que estén al alcance de la mano Coloque los libros y otros materiales en las estanterías entre la altura del hombro y la rodilla. Evite tener que estirar los brazos y torcerse cuando tome objetos de los estantes.

Ajustar El Monitor De Su Pc Para Mayor Comodidad Utilice la iluminación adecuada y ajuste correctamente la pantalla de su PC y el material de trabajo de forma que le ayude a reducir el cansancio ocular y la fatiga. Sugerencias • Sitúe el monitor al nivel de sus ojos; un poco más abajo si utiliza lentes bifocales. • Coloque la pantalla a una distancia de 45 a 75 cm de sus ojos. • Disponga sus notas junto a la pantalla a la altura del monitor. • Incline el monitor hacia abajo para evitar el reflejo de las luces del techo. Mantenga

limpia la pantalla.

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• Utilice colores de pantalla natural y de alto contraste.

Utilizar Cómodamente Los Dispositivos De Entrada Puede lograr una mayor comodidad mientras utiliza el teclado, Mouse (ratón) u otro dispositivo de entrada de datos de varias formas. Sugerencias Utilice métodos abreviados Aprender todo lo que se pueda acerca de sus programas de software para ayudar a reducir las pulsaciones de teclado y ser más eficaz al usar su PC. Utilizar un Mouse u otro dispositivo de entrada de datos puede proporcionar un descanso necesario del uso del teclado. Utilizar una ligera presión Presionar las teclas y sostenga el dispositivo de entrada de datos con suavidad. Evitar estirar los brazos innecesariamente Mantener el Mouse u otro dispositivo de entrada de datos cerca del teclado para minimizar el movimiento del hombro. Si se utiliza el Mouse u otro dispositivo distinto del teclado, colóquelo delante de usted con el teclado ligeramente a un lado. Utilizar un soporte para muñecas cuando no esté escribiendo Intentar descansar las palmas de las manos y muñecas sólo cuando no esté utilizando el teclado, pero no las deje descansar en el borde de la mesa. Si su teclado tiene un soporte para palmas integrado, como sucede con Microsoft Natural Keyboard, mueva el teclado hacia delante lo suficiente para que las palmas puedan descansar en ese soporte.

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Su Pc Y El Cansancio Corporal

Algunas personas que utilizan equipos informáticos experimentan molestias como dolor de espalda, rigidez de cuello y hombros, sensibilidad en las manos o cansancio en las piernas. Gran parte de estas molestias pueden evitarse, ya que estos síntomas se producen a menudo por forzar al cuerpo más allá de sus límites naturales. Sugerencias Cambiar la postura Cambiar la postura reduce la fatiga muscular. Disponga de un buen apoyo en la espalda y conservar las muñecas rectas. Evitar las posturas extrañas o torcidas, así como estirar los brazos con frecuencia. Utilizar una presión suave cuando escriba o utilice el mouse (ratón). Utilizar soportes para los pies y las piernas Asegurarse de que sus pies tengan un buen soporte, ya sea en el suelo o en un apoyo. Quizá necesite un apoyo si se eleva su silla para mantener sus muñecas en una posición recta. No dejar que el borde de la silla presione la parte posterior de sus rodillas. Alternar las tareas Realizar una variedad de tareas a lo largo del día, alternando varios tipos. Con ello le dará al cuerpo la oportunidad de recuperarse a la vez que continúa siendo productivo. Hacer pausas regulares a lo largo del día Para reducir la fatiga, tomar descansos cortos (de 30 segundos a dos minutos) entre tareas a lo largo del día. Durante los descansos, realizar ejercicios sencillos y respire profundamente para ayudar a su cuerpo a eliminar los efectos del cansancio. Posición de la espalda y los hombros Tanto si trabaja de pie como sentado, intentar reducir al mínimo las posturas extrañas, los ejercicios forzados y los movimientos que puedan producir incomodidad. Sugerencias Cuando esté de pie Asegúrese de cambiar la postura con frecuencia. Sitúese sobre una alfombrilla anti-fatiga para reducir el cansancio. Cuando se trabaje sentado La silla debe sostener la parte inferior de su espalda. Ajuste la altura de la silla de manera que el respaldo esté en contacto con la parte más curva de su espalda (utilizar un cojín si fuera necesario.) Ajuste los brazos de la silla (si los hubiera) de manera que no tenga que elevar los hombros ni encogerse en la silla para usarlos cómodamente. Utilizar un soporte para los pies, si fuera necesario, para reducir el cansancio en las piernas.

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Posición de las manos, las muñecas y los brazos Mantener sus manos, muñecas y brazos en una posición neutra mientras trabaja para lograr más comodidad. Sugerencias Asegurarse de que la parte superior de sus brazos descanse naturalmente a ambos lados, de manera que los hombros no estén encogidos. Eleve su silla o baje la mesa según sea necesario. Colocar las manos por encima del teclado, formando con los codos ángulos de 90 grados. Extender las manos en línea recta desde el antebrazo, manteniendo rectas las muñecas. Doblar ligeramente los dedos.

Ejercicios Corporales

Durante las pausas, pruebe los ejercicios siguientes que le ayudarán a sentirse descansado. No realice ningún ejercicio que le haga sentir incómodo o le produzca tensión. Sugerencias Respiración profunda Alivia la tensión muscular. Masaje en las manos y en los dedos Reduce los calambres o la rigidez y calienta las manos. Estiramientos Haga ejercicio con toda la parte superior de su cuerpo. Junte sus manos detrás de la cabeza y estire hacia atrás sus codos con suavidad, respirando profundamente a medida que se estira hacia atrás.

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Encogimiento de hombros Reduce la tensión o rigidez de la parte superior de la espalda y los hombros. Eleve suavemente los hombros hacia sus orejas y después relájelos hacia abajo. Rotación de los pies Mejora la circulación de las piernas y los pies. Mientras permanece sentado, gire cada tobillo tres veces hacia la derecha y después hacia la izquierda.

Iluminación Y Fatiga Ocular Al igual que otras partes del cuerpo, los ojos necesitan relajarse de vez en cuando. Sugerencias Iluminación Cuando trabaje con su PC, el nivel de luz debe ser más bajo que cuando trabaja con papel. Si trabaja con los dos, elija una iluminación de ambiente relativamente tenue más una lámpara de lectura ajustable que puede utilizar para trabajar con el papel. Brillo Coloque en ángulo la lámpara de lectura lejos de sus ojos y del monitor de forma que no pueda ver la luz directamente y que no se refleje en la pantalla del monitor. Reflejos Retire todo el material reflectante, como pisapapeles de cristal y marcos de fotografías, de las cercanías de su monitor para evitar reflejos que le distraigan. Además, trate de inclinar hacia abajo su monitor o cambie de posición su escritorio para eliminar los reflejos. Ejercicios oculares Haga pausas breves (de 30 segundos a dos minutos) pero frecuentes cuando esté trabajando con su PC para que descansen sus ojos. Esta pausa proporciona a sus ojos la oportunidad de recuperarse de la fatiga y le ayuda a sentirse descansado.

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5. Normatividad De La Función Informática

Contenido.

5.1 Estándares para el manejo de datos e información.

5.2 Estándares de análisis, diseño e implementación de sistemas.

5.3 Estándares de operación de sistemas.

5.4 Estándares sobre los procedimientos de entrada de datos, procesamiento

de información y emisión de resultados.

5.5 Estándares en el sistema de teleinformática.

5.6 Estándares de documentación.

5.7 Estándares de mantenimiento.

Objetivo.

Identificará y aplicará los diversos tipos de estándares propios a un centro de informática.

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5. Normatividad de la función informática 55..11 EEssttáánnddaarreess PPaarraa EEll MMaanneejjoo DDee AArrcchhiivvooss

Problema.- Gran parte de los centros de cómputo tienen problemas con el control de los archivos de datos que se resguardan.

Existen varios factores por los que una instalación pierde el control en cuanto a cantidad, contenido, tipo e importancia de los archivos de datos que mantiene en resguardo. Esto se antoja inconcebible en un centro de cómputo, cuya función es precisamente esa. Así, los desajustes más severos que enfrentan tales instalaciones son:

a) Procesos erróneos al encontrar que se manejaron archivos equivocados. b) Perdidas elevadas en tiempo maquina y de operación. c) Resultados incorrectos encontrados hasta que el usuario los detecta. d) Perdidas cuantiosas en impresión con datos erróneos tanto en formas pre-

impresas como papel stock. e) Saturación de paquetes de discos y cintas con archivos obsoletos f) Consulta errónea y actualización de archivos maestros afectados con archivos

inválidos. g) Severas dificultades al tratar de restaurar archivos maestros mal actualizados. h) Extravíos frecuentes de datos valiosos e históricos i) Destrucción de archivos útiles. j) Necesidad de trabajos urgentes a deshoras y fines de semanas con objeto de

reestructurar archivos mal actualizados o perdidos. k) Demoras frecuentes en la entrega de resultados. l) Confusión para identificar a que áreas o sistemas corresponden los archivos

resguardados. m) Sistemas descontinuados al perder archivos medulares de difícil recuperación. n) Alto grado de posibilidad de alteraciones fraudulentas en los archivos. o) Poca confidencialidad de archivos con datos restringidos.

Este problema atañe directamente a los jefes que permiten que el centro de cómputo se les desintegre en las manos.

Sugerencias De Solución

a) El primer factor que se debe establecer para abordar el problema de la falta de control

de los archivos de datos, es clasificar el tipo de datos con los que opera la instalación, y establecer un esquema por orden de importancia. Esto podría ser como sigue: • Archivos de producción. • Archivos para prueba de sistemas integrales. • Archivos del sistema operativo en operación. • Archivos del sistema operativo en prueba. • Archivos para desarrollo de nuevos sistemas.


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b) Una vez clarificado el tipo de archivos y su importancia, se establecerá una

identificación muy precisa para determinar los niveles de respaldo para aquellos archivos vitales, históricos o de difícil recuperación. • Resguardo local. • Resguardo fuera de sitio.

Los archivos con resguardo fuera de sitio serán aquellos que por su importancia en la historia de la instalación sean vitales en casos de perdidas o danos de los archivos locales para restablecer cualquier accidente y que se puedan reponer rápidamente. Estos archivos deberán estar en una bóveda contra accidentes, fuera y distante del centro de cómputo donde se mantengan los respaldos necesarios como protección contra cualquier desastre. En esta bóveda deberán resguardarse básicamente archivos maestros, archivos históricos y archivos de difícil recuperación.

Esto deberá ser un aspecto respetado por todo centro de cómputo, no importa si es grande o pequeño, pues ninguna instalación esta exenta de actos de- terrorismo, accidentes o robos. Son posibilidades latentes que tienen que ser cubiertas. Véase como seguro de vida, donde no se sabe cuando puede ocurrir un accidente, ni cómo, pero llegara; es entonces cuando habrá que estar preparado. Además, el costo de prevenir los danos a los archivos es raquítico si lo comparamos con los beneficios que esto significa.

La identificación individual de cada archivo es el punto débil si no se planea en forma eficiente; es decir, la consistencia, seguridad y asignación de una nomenclatura moderada pero segura, por si sola debe contestar las siguientes preguntas:

• ¿Que archivo es? • ¿A quien corresponde? • ¿Que tipo de archivo es? • ¿En dónde se encuentra dicho archivo?

Desarrollar un análisis y elaborar el diseño de un sistema no es tarea sencilla, requiere de mucho tiempo de estudio y dedicación. Representa una gran dosis de investigación y otro tanto de planeación. Implica bastante creatividad por ambos lados, el usuario y el analista. Obliga a una labor fuerte de análisis de necesidades de información y, por lo tanto, a un alto grado de conocimiento del medio para el cual se hará el diseño. A continuación presentare los estándares para la elaboración de un sistema. 55..22.. EEssttáánnddaarreess DDee DDiisseeññoo

Elaboración Del Análisis Y Desarrollo Del Diseño El disparador normal que origina el desarrollo de un sistema surge como una solicitud que hace el usuario al área de informática. En dicha solicitud destaca lo siguiente: • Los objetivos. el usuario debe definirlos


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• Las políticas. Los usuarios del sistema deberán establecerlas ya que éstas normarán los criterios más importantes dentro de la filosofía del sistema.

Propuesta para mejorar el sistema.- Durante la investigación y recorrido de la información recopilada el analista de sistema debe percatarse de las fallas del sistema vigente, para proponer mejorar el sistema en los siguientes aspectos: • Información fuente. • Pasos innecesarios o duplicados. • Funciones clave. • Procedimientos críticos. • Utilización correcta de resultados. • Objetivos, políticas y requerimientos actuales. • Recursos humanos y materiales necesarios. • Costos.

Propuesta de factibilidad de automatización.- Después de haber efectuado la investigación y recorrido de la información, el analista deberá evaluar el sistema y determinar si es conveniente su automatización efectuando un esbozo general de la posible solución en caso de ser viable. Podría presentarse el caso de que el sistema empleado en ese momento pudiera ser automatizado sin obtener muchas ventajas, pero ser más costoso; esta situación debe ser expuesta por el analista, dentro del documento.

Diseño Del Sistema

Durante el diseño del sistema, el trabajo del analista consiste en elaborar una o más opciones de automatización del sistema que va a cumplir con los requerimientos de información de la unidad usuaria.

En la formulación de opciones de un sistema propuesto se debe considerar muy importante la investigación realizada, así como su evaluación ya que depende de la comprensión y del conocimiento de los procedimientos y problemas del sistema vigente para formular la opción del sistema propuesto para su aprobación.

Cuando se diseña un sistema de procesamiento de datos, se debe considerar sobre todo el perfeccionamiento de las operaciones y la reducción de los costos, así como la oportunidad y calidad de los resultados. Algunos de estos objetivos son los siguientes:

• Estandarización de procedimientos de las unidades. • Eliminación de funciones innecesarias. • Eliminación de reportes, registros y formas innecesarios. • Eliminación de datos superfluos. • Establecimiento de los controles necesarios y simplificación de los excesivos.


• Eliminación de duplicación de funciones. • Eliminación de duplicación de objetivos. • Eliminación de duplicación de operaciones.

1. Estructura Del Sistema

Objetivos y políticas del sistema: Objetivo general. Objetivos particulares. Políticas del sistema.

Resultados por obtener Operaciones por realizar, manuales, semi-manuales y electrónicas. Fuentes del sistema Usuarios Recursos Proveedores de recursos Componentes del sistema operacionales, apoyo y regulación

2. Diagramación

Diagrama general del sistema. Diagrama de captación de información. Diagrama operativo del usuario. Diagrama de procesamiento electrónico. Tablas de información y de decisiones.

3. Evaluación del diseño

Sensibilidad Restricciones Adaptabilidad. Colapso. Puntos de control. Disponibilidad de recursos. Posibilidades de implantación.

4. Evaluación del sistema Estructura Del Sistema El inicio del diseño de un sistema es el desarrollo de la estructura del mismo; se debe considerar como estructura de un sistema el agrupamiento ordenado de todos los elementos componentes de este, los cuales son los siguientes:

Objetivos y políticas del sistema. Con base en la investigación realizada, y en la evaluación de la misma, donde se determino el objetivo general y los objetivos particulares de cada fase, se deberán agrupar en orden de importancia todos y cada uno de ellos, así como las

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políticas y normas que lo regirán. Estos objetivos y políticas serán la base para el diseño del sistema:

Objetivo general. Por ser lo primordial, marcara la pauta de todo el sistema.

Objetivos particulares. Son aquellos que cubren un fin específico dentro de todo el sistema, y el conjunto de ellos debe lograr el objetivo general.

Políticas. Son aquellas que reglamentarán el sistema; asimismo, marcaran sus límites, alcances y correlaciones con otros sistemas.

Resultados por obtener. Van en función de los objetivos del sistema, los cuales ya fueron determinados por las autoridades usuarias del sistema; además, deben estar documentados.

Operaciones por realizar. En el diseño del sistema es importante considerar todas las operaciones que se tengan que realizar, ya que son parte importante en el mismo. Las operaciones que intervienen en un sistema, básicamente son:

• Manuales. • Semi-manuales. • Electrónicas.

Estas operaciones deben estar bien definidas, indicando quien o quienes las tienen que efectuar.

Fuentes del sistema. Es indispensable saber donde se originan las fuentes del sistema (estas ya debieron ser detectadas en las investigaciones), para considerarlas en el nuevo diseño y determinar como y donde se origina la información que, una vez procesada, emane los resultados deseados. Usuarios.- El conocimiento del ambiente de los usuarios del sistema por diseñar es importante porque en un momento dado se deberá establecer contacto con ellos, pues serán los usuarios quienes utilicen los resultados.

Recursos.- Estos deberán ser conocidos y tomados en cuenta para el diseño del sistema por automatizar. Aquí se consideran recursos humanos, materiales y económicos. Proveedores de los recursos.- Deberán ser conocerse cuáles son 1os departamentos que proporcionan los recursos, para responsabilizar a cada uno de ellos a la hora de integrar los mismos.

Componentes del sistema.- Como ya se indicó anteriormente éstos son los que integran la estructura de un sistema; los cuales pueden ser los siguientes: • Operaciones: procedimientos, entradas y salidas. • Apoyos: servicios, recursos y técnicos.

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• Regulaciones, ya sean internas: objetivos, políticas, criterios, puntos de control y decisiones; o externas: cambios legales, relaciones con otras empresas, convenios con el gobierno, cambios de moneda, inflación, etcétera.

Diagramación La diagramación es una herramienta esencial para diseñar un sistema, ya que con ella se especifican gráficamente las actividades por realizar dentro del centro de cómputo, así como la secuencia de las mismas y quien las debe ejecutar. Por tanto, una vez estructurado el sistema, la diagramación es el planteamiento de cómo se va a desarrollar éste. Debido a los flujos de datos que usualmente intervienen en los sistemas manejados en este medio, se ha generalizado el uso de los siguientes diagramas:

Diagrama general del sistema. En este diagrama se indica el flujo de la información, donde se separan en cada columna los procesos por desarrollar correspondientes a cada departamento que interviene en el sistema. En cada proceso se describe de manera breve la actividad por desarrollar, indicando gráficamente que información entra y como sale del proceso.

Diagrama de captación de información. Aquí se indican los pasos para la captación de información a medios procesables, señalando las fuentes así como los destinatarios de la información transcrita y los puntos de control específicos de cada procedimiento.

Diagrama operativo del usuario. Existen dos tipos de usuarios: el que únicamente utiliza los resultados del sistema y el que, además, ajusta la información.

Diagrama de procesamiento electrónico. Este tipo de diagrama es un grupo de símbolos preestablecidos que representan las operaciones en el centro de computación. Estos símbolos se conectan por medio de flechas que indican la secuencia de las operaciones. El diagrama es el plan maestro de los procesos en el computador; en él se muestran las entradas, las salidas y los procesos que se llevan a cabo para producir las diferentes salidas. Es una representación gráfica del flujo de los datos a través de todo el proceso electrónico, deben considerarse los siguientes aspectos:

Configuración del equipo. Este deberá tomarse en cuenta a fin de utilizarlo adecuadamente e y optimizar cada uno de los pasos del sistema dentro del computador. Las características por considerar son las siguientes: • Capacidad de memoria (relacionada con el nivel de multiprogramación). • Sistema operativo (relacionado con las facilidades técnicas). • Periféricos (relacionado con la capacidad de almacenamiento de datos).

Organización de archivos. En este aspecto, el analista debe hacer una investigación y evaluación para determinar la organización de archivos adecuada al sistema, dependiendo de las características del mismo; existen las siguientes organizaciones de archivos. • Secuencial. • Indexada. • Directa.

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• Relativa. • Particionada. • Tablas de memoria. • Bases de datos.

Correlación con otros sistemas. El analista debe tener conocimientos las funciones de otros sistemas, para: • Utilizar archivos ya creados. • No duplicar resultados. • Proporcionar información a otros sistemas.

Compatibilidad con otros equipos. Esto esta orientado básicamente al soporte en otros equipos para la operación continua del sistema cuando ocurran descomposturas o siniestros en el equipo de computo propio. Programas de utilidad. El analista deberá conocer los programas de utilidad existentes en el centro de procesamiento, a fin de utilizarlos y evitar redundancia de programas, los más comunes son: • Sort. • Merge. • Selector. • Impresor. • Rutinas especiales de uso común.

Lenguajes.- Es obligación del analista estandarizar los lenguajes de programación para el desarrollo del sistema, así como certificar la habilidad del personal de programación para el manejo de los mismos.

Tablas.- Es conveniente, si es posible, aprovechar el uso de tablas en el sistema; básicamente existen dos tipos de tablas: de decisión y de información.

Tablas de decisión.- Es un elemento gráfico en forma de matriz, que va a determinar la acción por real i zar en función de un determinado problema, dependiendo de la condición presentada. Tablas de información. Es también una matriz, pero a diferencia de las anteriores, aquí se consulta información en vez de tomar una acción.

Evaluación Del Diseño

Al terminar el diseño del sistema, y antes de presentarlo a consideración de los funcionarios que lo vayan a aprobar, el analista debe evaluar su propio diseño utilizando pruebas de escritorio; una vez realizadas estas, presentarlo al grupo de analistas designado para el conocimiento y critica constructiva del mismo, para que a su vez, con estas observaciones determine los siguientes puntos de evaluación:

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Sensibilidad.- Se caracteriza por detectar fácilmente las variaciones no comprendidas en el sistema.

Restricciones.- Se refiere básicamente a las limitaciones del sistema, en cuanto a sus objetivos y políticas definidas para el.

Adaptabilidad.- Es la orientación que se le debe dar al sistema, para operarlo en distintas instalaciones del usuario (en caso de existir). Desde luego, esto depende de los objetivos propios de la institución y del sistema.

Colapso.- Se refiere a determinar el punto o parte del sistema en donde no pueda soportar mas variaciones de operación, apoyo o regulación; esto origina que se desvirtúe el sistema.

Puntos de control. Básicamente deberán existir puntos de control en las interfaces de la operación del sistema, con lo cual se deben determinar cuales son esos puntos de control y cuáles son las correcciones a las variaciones detectadas por medio de ellos.

Disponibilidad.- De recursos. Aquí se debe tomar en cuenta que recurso es posible utilizar para el desarrollo del sistema, y que disponibilidad existe para contar con ellos en el momento adecuado.

Posibilidades de implantación.- Esencialmente este punto esta orientado a determinar las posibles opciones de implantación, las cuales dependen primordialmente de tres elementos: tiempo, recursos y costos.

Presentación Del Sistema

Una vez diseñado y evaluado el sistema, se debe presentar a consideración de los funcionarios correspondientes para su aprobación o ajuste. La forma de presentación del sistema depende de los recursos con que se cuente para ella, los más utilizados son los siguientes:

• 'I'ransparencias y películas. • Flip chart (hojas grandes, un caballete). • Material para proyectar cuerpos opacos. • Material para proyectar cuerpos transparentes. • Material adherible para franelógrafos. • Figuras imantadas para pizarrones o superficies. • Cartulinas o cartones ilustrados. • Carpeta de presentación (hojas cambiables, de tamaño más pequeño a las utilizadas en

el caballete). • Presentación por medio de pc.

De no contar con los recursos descritos, se puede auxiliar de un pizarrón, utilizando de preferencia gises de colores.

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Es muy importante contar con una documentación que respalde esta presentación, la cual debe contener lo siguiente

Introducción.- Se deberá explicar, en forma breve: • Razones por las que se decidió efectuar el estudio de factibilidad de diseño e

implantación del nuevo sistema, y quien lo solicitó. • Indicar el objetivo general del nuevo sistema. • Descripción general de las opciones de implantación.

Objetivos del sistema.- Se deben describir en forma breve los objetivos, tanto generales como específicos, del sistema, los cuales debieron ser fijados por los altos funcionarios.

Diagrama de flujo de la información del sistema.- Deberá ser una representación gráfica con la que cualquier persona de cierto nivel comprenda el flujo de la información; es recomendable utilizar dibujos y/o esquemas ilustrativos.

Ventajas operativas, administrativas e informativas. Se deben describir brevemente las ventajas más importantes del sistema, tanto las operativas como las administrativas. Estas ventajas deberán estar en relación con el sistema actual; o bien, si los dos sistemas se asemejan en algunas ventajas, indicar en forma concisa las diferencias, si es que las hay.

Información por procesar.- Indica las distintas fuentes de información y su contenido, lo cual muestra a los funcionarios el tipo de información con que se cuenta para la obtención de los resultados.

Resultados por obtener.- Se indica cada uno de los resultados más importantes que se van a obtener con el sistema. Se debe especificar la utilidad de cada uno; algunos serán autoexplicativos.

Proyecciones a futuro.- Se indicara en forma concisa lo que el sistema, después de implantado, puede absorber o crecer, lo cual depende de las necesidades que se presenten a futuro.

Conclusiones.- Se deberá indicar la importancia que representa para el usuario el buen funcionamiento del sistema por implantar y las consideraciones necesarias para el logro de ello, como apoyo, vigilancia, manejo adecuado, etcétera.

Elementos necesarios para la implantación del sistema.- Se deberán indicar en cada una de las opciones presentadas los recursos humanos y materiales necesarios para la implantación del sistema, tanto en procedimientos manuales como electrónicos.

Diagrama general del sistema.- Es la presentación gráfica de cada una de las fases del sistema, en forma general, donde se especifican y deslindan las responsabilidades y actividades de cada uno de los departamentos que deberán intervenir en el sistema.

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Descripción del diagrama.- Se describirán cada una de las fases por realizar, que tipo de información entra, donde se obtuvo y que resultados produce esta fase. Se deberá empezar con la acción por realizar más importante.

Tiempo probable de implantación.- Se debe considerar el tiempo probable de implantación, representado por un calendario de trabajo, donde se señalen las actividades, la duración y las fechas de cada una, así corno los responsables de su desarrollo.

Anexos.- Se deberán integrar en esta documentación las formas utilizables para la captación de información, documentos fuente y ejemplos de cada uno de los resultados por obtener.

Además de la documentación, se deben considerar los siguientes aspectos, para el desarrollo de la presentación:

Preparación:

Fijar objetivos.- Clarificar el alcance de la presentación. Organización.- Deberá organizarse el material de apoyo para la presentación, así

como la secuencia del mismo. Simplicidad.- Se deberá simplificar lo más posible. Definición.- Elabora que utilizar la terminología adecuada con los participantes y, en

su caso, definir los términos técnicos utilizables. Analogías.- Entre más abstracto sea el contenido, más analogías se necesitan. Conocimiento.- El conocimiento total del sistema es indispensable para su

presentación, ya que ello dará confianza al analista y podrá responder a las preguntas que se le planteen.

Análisis Y Diseño

Presentación.- Esta depende de la habilidad del expositor. Se consideran los siguientes aspectos:

• Autoridad.- Los participantes deberán tener en cuenta que el expositor cuenta con

autoridad frente a ellos, respaldado por su competencia, sinceridad e integridad y sobre todo por el conocimiento del sistema.

• Contacto visual.- Se debe ver a los participantes, esto dará una idea al expositor de como adaptarse a las necesidades de ellos.

• Voz.- Esta deberá ser adecuada, se debe poner énfasis y hacer las pausas que destaquen ciertos puntos de la presentación.

• Escritura.- Se deberá escribir con letra grande y espaciada, así como suprimir lo innecesario.

• Movimientos.- Estos deberán estar bien calculados, procurando no distraer la atención de los participantes. Bien empleados, pueden ayudar a subrayar lo que se esta explicando.

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• Participación.- Durante la presentación, procurar que los participantes intervengan en la misma; para esto, hay que considerar los siguientes elementos:

• Humorismo.- Relaja a la gente y ayuda a producir una atmósfera agradable, donde los participantes se sienten libres para exteriorizar ideas y formular preguntas.

• Contestar.- El expositor debe evitar contestar mucho o con brusquedad. Debe dialogar con todos los participantes, cuidando de no convertir la presentación en una platica generalizada.

Implantación Del Sistema

En esta parte se hará referencia únicamente al sistema electrónico, ya que el sistema aprobado puede ser de otro tipo, en cuyo caso, la labor del analista termina en las opciones que expuso.

Una vez aprobado el sistema propuesto, se deberá diseñar con detalle cada paso, tomando en consideración las observaciones que se hayan hechos al sistema durante sus presentaciones. Otros aspectos por considerar son: la preparación de los elementos humanos que intervendrán en cada una de las actividades que requiere el proyecto, los recursos con los que se decidió implantar el sistema, así como las características del equipo, para aprovecharlo mejor. La implantación es la fase don de se pone en práctica el concepto teórico de un sistema, es la más objetiva del desarrollo; es la culminación de actividades como planeación, análisis, diseño y programación del nuevo sistema. Es la parte en la que el analista debe demostrar su habilidad y conocimientos para lograr el máximo aprovechamiento y efectividad de todos los recursos humanos y materiales, mediante una coordinación precisa y cuidadosa.

Lo anterior requiere del conocimiento completo del sistema, pero esto no quiere decir que él lo tenga que hacer todo, sino que mediante bases de planeación y estructura organizacional debe delegar en otras personas ciertas funciones de detalle.

Entre las funciones de la implantación por realizar están las siguientes

Uso De La Diagramación Como ya se dijo, habrá que considerar las observaciones que se hayan hecho al sistema durante las presentaciones, y esto deberá reflejarse en los diagramas utilizables en tal sistema.

Diagrama General Este diagrama especificara en forma muy general el recorrido de la información, indicando las áreas internas y dependencias externas que intervendrán en el sistema.

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Diagrama Particular De Procedimientos Manuales Este diagrama es el desglose especifico de las actividades por realizar correspondientes a cada área usuaria, primordialmente en lo que se refiere a captación de información (codificación y realimentación de información) y uso de cada uno de los resultados por obtener en el sistema. Por otro lado, el diagrama también comprende las actividades de conversión de información fuente a medio procesable.

Diagrama De Procesamiento Electrónico Es la representación gráfica del flujo y proceso de la información en un computador para obtener los resultados previstos en el sistema. La conformación de este procesamiento dependerá por un lado del tipo y configuración del equipo de computo y, por el otro, de la calidad del personal con que se cuenta en programación. Por último, se debe considerar la no saturación del equipo con un solo proceso.

Definición De Programas El momento en que se debe iniciar la programación es determinante. Al llegar a este punto, el diseñador ha invertido meses de tiempo y esfuerzo en la investigación y diseño; sin embargo, durante el diseño cualquier cambio, cualquier factor descuidado previamente, por lo general no causa retrasos o riesgos; normalmente todo lo que se requiere para rectificar el caso, es adicionar una nota de algún registro, cambiar una anotación en el diagrama de proceso, o dar de baja una línea del esquema. No obstante, en el momento de empezar la programación, cambia el panorama. El analista es el responsable de cuidar que los programas desarrollados estén de acuerdo con las especificaciones de los procesos diseñados.

Es importante saber que es fácil hacer cambios en el sistema antes de programarlo, pero una vez hecho esto, cualquier cambio se dificulta; esto significa que el sistema propuesto debe estar correcto y completo antes de pasar las (definiciones a la fase de programación). Por lo tanto, la definición de los programas del sistema deberá hacerse una vez que se tenga en forma detallada el diagrama de procesamiento electrónico, y que el analista este totalmente seguro de los objetivos del sistema, así como de lo que va a hacer cada uno de los programas que intervienen en el mismo.

Para llevar a cabo las definiciones de cada uno de los programas, es conveniente que el analista se apegue a los siguientes puntos:

Elementos Para La Definición Del Un Programa

Identificación.- Estará formada por los siguientes datos: • Nombre del sistema y subsistema. • Nombre del analista. • Clave del programa. • Fecha.

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Objetivos.- Contendrá una explicación concisa de los resultados que se obtendrán en dicho programa y la relación, si la hay, con otros programas.

Entradas.- Aquí se proporciona la información genérica con las características de los archivos de entrada, tales como: • Nombre externo del archivo. • Posiciones por registro. • Factor de bloque o registros por bloque. • Dispositivo. O dispositivos. • Posición por la que esta clasificado (si esta clasificado). • Organización. • Llaves de acceso. • Método de acceso. • Tipo de etiquetas. • Nombre interno y número de volumen de dispositivo.

En caso de existir una clasificación previa, la cual se utilizara en el proceso, deberá especificarse la llave de clasificación y los niveles de la misma, referidos al nombre o nombres de los campos, así como las posiciones relativas dentro del registro de datos. Invariablemente se anexara un formato correspondiente a cada uno de los archivos de entrada, en donde se detallaran las posiciones que ocupa cada campo, así como el tipo de caracteres que contiene cada uno.

Si el programa utiliza lectura de parámetros, deberá precisarse.- En esta sección de entradas deberá anexarse por separado el formato de los parámetros, así como las especificaciones, claras y precisas, donde se explique el uso de todos y cada uno de los parámetros. Cuando el programa requiera armar una tabla, es necesario proporcionar el numero de elementos que la constituirán, así como el formato de los mismos, mencionando la necesidad de por que se definió.

Salidas.- Su contenido es similar a lo expuesto en el párrafo de entradas, salvo para resultados por impresora, en cuyo caso deberá anotarse la clave de la "forma de papel" que se utilizara, numero de tantos, si la impresión es a sextos u octavos, y parámetros de control de saltos de impresión. En lo que respecta a formatos de registro, lo especificado para archivos de salida.

Proceso. Esta parte de la definición de un programa es la que normalmente presenta una mayor dificultad para su realización y entendimiento; esto se debe principalmente al hecho de pretender decir como se quiere hacer, y por consiguiente no se atiende lo que se desea que el programa haga. La descripción del proceso debe ser lo más simple posible, atendiendo con precisión los resultados que se desean. Esta descripción atenderá lo siguiente:

Procesos de conversión y depuración. En este tipo de procesos es frecuente que solo se depuren los campos considerados como información básica, descuidando el resto de la

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información. Por consiguiente, se sugiere que este tipo de programas haga una depuración más exhaustiva de todos y cada uno de los campos que integran un registro de información. Con esto se evita que en programas subsiguientes, ya sean de la propia aplicación o de otra conexa, haya la necesidad de depurar información. De igual forma, es conveniente que no se rechace un registro a la primera inconsistencia detectada, sino que la depuración debe continuar hasta agotar ese registro, marcando todas y cada una de las inconsistencias detectadas. Esto evita correcciones parciales y, por consiguiente, la realimentación de la misma información más de una vez.

Especificación de campos por procesar. Cuando se haga referencia a los campos sujetos al proceso, deberán corresponder, tanto la descripción del campo como las posiciones que ocupa dentro del registro, a las especificaciones en el formato de registro.

Es frecuente el error de no correspondencia entre nombres y posiciones por fallas de trascripción mecanográfica, por esto es recomendable que el analista cuide esos detalles.

Procesos de da tos clasificados. Cuando la información se presenta clasificada, con el propósito de producir uno o más cortes, o bien acumulaciones de información que corresponden a la misma llave de clasificación, es importante que se den los criterios para que, al verificar la secuencia, el programa tenga la opción de tratamiento en caso de inconsistencia. Esta puede ser fuera de secuencia, registros duplicados o especificación de que el archivo no esta clasificado.

Debe insistirse en que para procesos de corte y/o acumulación por llave de clasificación siempre deberá verificarse la secuencia y, en consecuencia, también se especificara el orden de clasificación de la información; lo mismo procede para cruces de archivos clasificados que pretenden complementar información y/o actualización. Cruces de archivos para actualización y/o complementos de información. Aparte de lo expuesto en el párrafo relativo a información clasificada en este tipo de procesos, es de gran importancia dar los criterios para cuando la información no encuentra correspondencia en uno o mas de los archivos objeto del proceso. Nunca se debe presuponer que toda la información encuentra correspondiente; o que un archivo se termina primero que otro, o bien que el programador tiene los antecedentes para dar un tratamiento adecuado a esta información, ya que solo producirá resultados inadecuados. Por lo anterior, el analista deberá dar siempre, por escrito, los criterios para el tratamiento de estos casos. Rutinas de cálculo. Para toda rutina de cálculo, el analista debe proveer, dentro de la definición, las fórmulas matemáticas mediante las cuales se llega al resultado deseado. Lo anterior es mas claro y preciso que pretender describir en forma literaria dichas formulas.

Se debe prestar atención a los campos numéricos con los cuales se van a hacer las operaciones, sobre todo con aquellos que podrían ser negativos, esto ultimo con frecuencia pasa inadvertido en las definiciones. Cuando los campos numéricos por procesar no se hayan depurado previamente, es indispensable hacerlo saber en la definición del programa, para lograr resultados oportunos y adecuados con dicho programa.

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Condiciones de excepción. Todas las condiciones previsibles de excepción que sean del conocimiento del analista se deben poner en la definición. Ejemplo: si un programa procesa registros tipo 1, 2 y 3, deberá preverse que hacer cuando un registro no sea ni 1, ni 2, ni 3. Programas con dos o más opciones. En estos casos deberá poner atención en no hacer confusa la definición, procurando dejar independiente cada opción y dando marcada preferencia a la manera en que el programa optara por alguna de sus opciones; en otras palabras, deberá especificarse el método de selección de la opción. Las opciones serán dadas por parámetros de control.

Se deberá adicionar todo comentario útil que sirva para aclarar conceptos o dar una idea del tipo de información que se ha de procesar; servirá de gran ayuda, tanto para el programador como para los analistas que tengan que realizar trabajos futuros de mantenimiento con dichos programas. Cifras de control. Esta parte de la definición requiere mucha atención por parte del analista; se debe cuidar especialmente que las cifras de control cubran su principal objetivo: controlar los resultados del programa. Esta valiosa herramienta por lo general no se usa en forma adecuada, resultando a veces muy problemático o imposible cuadrar dichas cifras de control. Otra gran dificultad que presentan en su mayoría las cifras de control es que no se proporcionan criterios que permitan establecer la relación entre las mismas; por tal motivo, en muchas ocasiones solo la persona que definió el programa sabe en que forma se verifican esos resultados, lo cual en un centro de procesamiento no es recomendable. Por lo anterior, se sugiere:

• Realizar un estudio detallado de las cifras de control del programa para que sean

contabilizados todos los registros del proceso. • Proporcionar el número de posiciones de que constara cada cifra de control, ya que es el

analista quien conoce los volúmenes por procesar, evitando con ello el sobrepeso de los contadores correspondientes.

• Anteponer una letra o combinación de letra y numero a la leyenda correspondiente a cada una de dichas cifras; así será mas fácil establecer por medio de una formula la relación entre ellas.

Sugerencias Acerca De La Elaboración De Programas

Para que el programador realice una prueba eficiente del programa es indispensable que el analista provea a aquel de criterios para elaborar datos prueba, de modo que cubran todas las condiciones que debe prever el programador, como casos de excepción, exclusión, fuera de secuencia, inconsistencia, etc.; Ya que cuando se deja a criterio del programador normalmente probara condiciones simples o la rutina principal del programa. Debe entenderse que lo que se pide son criterios para elaborar la prueba, los cuales, para una

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mayor eficiencia, será necesario proporcionarlos por escrito; con ello, el analista estará en condiciones para certificar el buen funcionamiento de dicho programa.

Existen analistas cuyo conocimiento de la aplicación a su cargo les permite concluir la solución de un problema mediante la definición de un solo programa que cubre múltiples opciones y de uso simultáneo de varios dispositivos periféricos, donde se logra obtener los resultados requeridos. Sin embargo, el problema surge cuando:

• se va a actualizar dicho programa. • Quien lo realizó ya no trabaja en la institución.

Además, complica la operación de la computadora, cuando bloquea equipo periférico para otros procesos. Por tanto, si se toma en cuenta el sistema operativo y el equipo disponible, así como la futura depuración y mantenimiento de los actuales sistemas, se sugiere que mejor se busque la posibilidad de producir dos o más programas, que serán más fáciles de realizar, actualizar y mantener, y que también darán una mayor oportunidad de que los analistas que en el futuro atiendan dichas aplicaciones, adquieran en un menor tiempo el conocimiento de los programas correspondientes, tanto en su lógica como en el tipo de resultados que arrojan.

Con el propósito de estandarizar la terminología, se debe entender por: Modificación. Todo cambio que en mayor o menor grado afecta la definición original de un programa cuando este aun se encuentra en fase de elaboración o prueba.

Actualización. Los cambios a un programa que ya ha estado en producción.

Para estos casos, lo más importante es que la actualización o modificación se presente siempre por escrito, con fecha, y forme parte de la definición original por medio de hojas anexas, las cuales, para mayor claridad, deberán hacer mención a la pagina y/o párrafo que afectan de la mencionada definición original, o bien, de modificaciones o actualizaciones previas. Lo importante es que haya antecedente.

Es importante que el analista exponga una platica sobre los objetivos del sistema a los programadores que intervinieron, pues tiene gran trascendencia para la persona conocer cuales son las áreas de afectación con el trabajo por ellos realizado. Lo anterior obedece al principio establecido en las relaciones de trabajo, que dice: "todo empleado debe conocer la importancia y alcances de su trabajo en forma integral." Además de lo anterior, cabe mencionar la importancia de los siguientes puntos:

Relación entre programadores y analistas.- Una vez estudiada la definición por el programador, deberá establecerse una plática o serie de pláticas con el analista. Esto es para que el programador certifique que la definición del programa ha sido entendida para que se disipen las dudas que tenga. Si estas pláticas no se hacen oportunamente retrasaran la entrega del programa.

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Revisión y aprobación de los programas en función del tiempo.- Una vez que el área de programación entregue los programas al analista, es recomendable que se efectúe la revisión de todos los productos lo más pronto posible. Y que no espere a que se efectúen las pruebas de volumen correspondiente, para que el programa sea aprobado o rechazado, ya que en la demora al revisar el programa trae como resultado que el programador que lo hizo, ya no trabaje. Trabajos urgentes. En este tipo de trabajos no deberán pasarse por alto las definiciones por escrito de los programas, ya que la experiencia nos dice que cuando no existen definiciones, ocurren malas interpretaciones y, como consecuencia; no se obtienen los resultados deseados. Acceso a los programas fuente. Este acceso solo deberá efectuarlo el personal del área de programación, y ocasionalmente el personal de análisis. Elaboración de programas. La elaboración de los programas la llevara a cabo el personal del área de programación, a medida que las definiciones les sean entregadas por el analista. Esos programas deberán reunir los requisitos establecidos; si no es así, deberán regresarlos de inmediato al analista, indicando las condiciones que no cumplen. Revisión y aprobación de los programas. Esta etapa es una de las más importantes y de ello debe hacer conciencia el analista de sistemas, ya que de una buena revisión de los resultados de los programas depende en gran parte el éxito de un sistema, porque ello evita modificaciones o actualizaciones de los programas en la fase de operación del sistema por razones de falla de programas o resultados erróneos.

La revisión de los programas, aunque es muy tediosa y aburrida, debe ser muy cuidadosa y tienen que verificarse todas las condiciones posibles, las cuales se deben plantear en los criterios de datos de prueba. El analista nunca deberá confiarse en que el programador haya probado tal o cual condición; deberá comprobarlo el mismo. Una buena revisión de los programas de un sistema se refleja en el manejo del mismo, es decir, durante dicha operación no existen modificaciones o actualizaciones de los programas; si existieran, serian por excepción y con plena justificación.

Pruebas de programas con información real. Para hacer este tipo de pruebas es recomendable que además de las pruebas de los programas con datos prueba, durante su elaboración se hagan otras, pero con información real. Esto se hace para depurar la programación que va a intervenir en el sistema. En este tipo de pruebas es recomendable que los datos que se seleccionen contengan la mayor variabilidad de condiciones posible, a fin de probar a toda capacidad cada programa, y que los programas donde se detecte alguna anomalía sean modificados de inmediato; además, se debe actualizar la documentación correspondiente. Si se efectúan este tipo de pruebas en forma adecuada, los problemas que se presenten serán mínimos. Pruebas del sistema. Al terminar la programación, el analista tiene ya un grupo de programas definido por él, todos los cuales se ajustan, unos a otros, para formar un sistema funcional. Es probable que debido a la carencia de comunicación, aun cuando se le definió

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al programador lo que se esperaba que hicieran los programas, estos no estén de acuerdo con las necesidades del sistema; asimismo, la programación individual de dicho programa los puede hacer inconsistentes unos con otros, y en consecuencia, estos, como un todo, no trabajen como un sistema completo.

Debe asegurarse que los programas probados por separado no contengan estas deficiencias y, por tanto, constituyan un sistema de proceso aceptable. Esto se obtiene con la prueba del sistema, en donde la secuencia de los procesos debe engranar perfectamente. La preparación de datos es responsabilidad del analista; debe probar todas las opciones posibles para el sistema desde cualquier ángulo, para así detectar los errores que haya cometido el o los programadores.

La prueba del sistema es un procedimiento cíclico, en el cual l os errores detectados requieren de modificaciones a la programación, y una vez corregidos los programas problema, se procesa nuevamente el sistema para detectar cualquier error que no hubiera surgido antes. Si el sistema es muy grande (mas de 100 programas), es conveniente que la prueba se realice por partes o subsistemas. Una vez eliminados los errores de cada uno de ellos, se podrá probar el sistema completo.

Las entradas y salidas en cada uno de los programas deben ser revisadas cuidadosamente, poniendo mayor atención al primero y ultimo registros de cada archivo, ya que es ahí donde existen mas errores. La documentación del sistema debe ser actualizada con todos los cambios que se hayan hecho durante estas pruebas. Las pruebas del sistema pueden ser piloto o en paralelo.

Pruebas piloto. Este tipo de prueba es el que se hace cuando no existe ningún sistema anterior contra el cual se comparen los nuevos resultados. Pruebas en paralelo. Este tipo de pruebas se utiliza cuando anteriormente existía algún sistema con el cual se comparaban los resultados de uno nuevo. Estas pruebas, como su nombre lo indica, consisten en correr simultáneamente el antiguo y el nuevo sistema. El objeto del trabajo en paralelo de los dos sistemas es comprobar si el nuevo funciona con los mismos resultados que el anterior. En este tipo de pruebas deben participar todos los elementos que normalmente intervendrán cuando funcione el sistema en forma real.

Por lo general, para estas pruebas es inevitable un aumento temporal de personal, ya que se revisaran los resultados de dos sistemas en vez de uno; por ello, el diseñador debe advertirlo así al usuario. Tanto en la prueba piloto como en paralelo, es la ocasión para que se defina la fuerza del trabajo manual que servirá en el sistema, así como para detectar errores, corregirlos y reiniciar los procedimientos que se probaran en su totalidad; y revisar las estimaciones de tiempos del sistema hechas originalmente, pero a un nivel más realista.

Revisión y evaluación del sistema.- Una vez que se ha terminado con la prueba del sistema, el analista y el usuario deberán hacer una revisión y evaluación general de tal sistema en la cual consideren todos los procedimientos que intervengan en él, y comprobar si los

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resultados que se obtuvieron cumplen realmente con los objetivos establecidos en un principio, ya que en esta etapa se determinara en que momento se libera el nuevo sistema.

Calendario de implantación. Es inevitable que cualquier sistema trabaje bajo un calendario de actividades elaborado de antemano, en el cual se indiquen las actividades de cada uno de los elementos que intervendrán en dicho sistema, así como las fechas en las que deberán desarrollarse tales actividades. El analista del sistema debe elaborar este calendario y tomar en cuenta las necesidades del usuario, otros departamentos que intervengan y las cargas de trabajo en el computador. Una vez determinado el calendario, es importante que lo aprueben todos los departamentos que intervendrán en las actividades. Cuando el calendario este aprobado, deberá enviarse una copia a cada uno de los participantes en el sistema, para que las actividades que les correspondan se efectúen en los tiempos señalados.

55..33 EEssttaannddaarreess DDee DDooccuummeennttaacciióónn Documentación Del Sistema

La documentación adecuada y completa de un sistema que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier sistema de información; sin embargo, con frecuencia es la parte a la cual se dedica menor tiempo y atención.

Toda persona dedicada a sistemas que haya recibido una solicitud para mantener o modificar un sistema, del cual no se tenga ninguna documentación y en donde la persona que lo diseñó ya no trabaje en la institución entenderá el problema que representa un sistema en tal situación.

Muchas veces intentar retroceder y documentar un sistema, después que ha estado en operación durante algún tiempo, es más costoso que hacerlo desde la primera vez, aun si se considera que el procedimiento de documentación original sea, de por sí, de alto costo. Este costo materialmente esta determinado en mayor grado por el tiempo que el personal de sistemas dedique a la documentación, por lo que el propósito de este instructivo es establecer las normas de documentación por escrito, lo cual reporta las siguientes ventajas: • Estandarización de la documentación. • Facilitación del desarrollo de la misma. • Ahorro de tiempo.

Una vez que estas normas han quedado establecidas, es importante que se realice el esfuerzo necesario para ponerlas en práctica, puesto que, bajo estas bases, una buena documentación traerá consigo las siguientes ventajas:

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• Es una magnífica herramienta didáctica para nuevos miembros de la organización de sistemas, así como para nuevos usuarios del mismo.

• Es requisito básico para quien tenga la responsabilidad de su mantenimiento y/o

modificación. • Ayuda a los analistas de sistemas que trabajan en áreas relativas, evitando traslapes y

redundancias, y facilita la integración a los diferentes sistemas. • Asegura que el sistema se opere en forma correcta con el mínimo de errores. • Se utilizan mas eficientemente los recursos de que se dispone.

Si se considera que por una u otra causa los sistemas deben cambiar, ya sea por una variación en las necesidades de información, una optimización de los sistemas, un cambio de objetivos o normas, etc., Será necesario que la documentación sea actualizada por cada modificación, ya sea de diseño o de programación.

Si no se tiene actualizada, esta documentación pronto será obsoleta, y una documentación así es peligrosa en extremo, tanto en lo referente a los errores que puedan producir en la operación del propio sistema, como por lo que respecta a los problemas que puedan resultar cuando se requieran modificaciones y los cambios previos no hayan sido documentados.

Otro aspecto importante es el nombre del sistema, el cual deberá ser único para cada sistema existente; dicho nombre deberá conservarse invariablemente en todos los documentos referentes a ese sistema, ya que será con ese nombre con el que se identificaran todos los procesos relacionados con él.

Carpeta Administrativa Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice.- Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Resumen administrativo (introducción). Es una condensación de todos los demás puntos que se detallan en esa carpeta y cuyo propósito es permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de los objetivos del sistema. Para elaborar este resumen no se establecen normas rígidas que limiten la capacidad de expresión de quien lo realice, excepto la recomendación anterior de ser lo más breve posible.

Planteamiento. Esta sección tiene como finalidad dejar registrados los antecedentes que sirvieron como punto de partida para el desarrollo del análisis del sistema emprendido. Por esto se deben mencionar los siguientes puntos: • Unidad usuaria que requirió el sistema. • Personas y/o los puestos ocupados por estas en el momento de requerirse el sistema.

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• Los términos y/o medios bajo los cuales se hizo el planteamiento del sistema (acuerdos, disposiciones legales, memoranda, etcétera).

• Condiciones y criterios especificados que normaron el desarrollo del sistema. • Fechas correspondientes a los puntos anteriores.

Objetivos y políticas.- Se dejarán establecidos los objetivos y políticas que debe cubrir el sistema en forma clara y precisa para evitar errores de interpretación. Para lograr lo anterior, se sugiere transcribir, o bien, anexar los documentos en los cuales los interesados fijaron dichos objetivos y políticas.

En virtud de que durante la realización de la investigación por parte del análisis del sistema pudieron surgir objetivos secundarios, se mencionan en esta misma sección.

Considerar qué tanto los objetivos primarios como los secundarios fueron aprobados como tales por los interesados. Debe quedar perfectamente aclarada su prioridad; es decir, objetivos a corto plazo o inmediatos, y objetivos a largo plazo o mediatos, ya sean secundarios o primarios.

Entradas al sistema (información por captar). En este punto debe especificarse los documentos fuente que inician las operaciones del sistema, así como la información detallada de los conceptos que serán los datos de captación por el sistema. Es recomendable que se anexe una copia de todos los documentos.

Lo anterior es conveniente ya que, en ocasiones, al efectuarse el análisis del sistema, los documentos originales presentan ciertas deficiencias para captar los datos por procesar, por lo cual es necesario el diseño de nuevas formas para ese propósito; cuando esto suceda, con mayor razón deberá atenderse la recomendación de anexar dichos documentos con las anotaciones correspondientes.

Además, deberán mencionarse todos los datos que en forma secundaria o lateral originan una entrada importante al sistema; como ejemplo están los catálogos de marcas, de artículos, etcétera.

Salidas del sistema (resultados por obtener). Como se habrá observado en el párrafo anterior de entradas al sistema, só1o se hizo mención de los datos de captación por el mismo, así como los datos laterales que pudieran significar una entrada. Ahora bien, siguiendo este criterio, en esta sección solamente se describen los resultados de mayor importancia obtenidos a través de todo el proceso.

Cuando sea posible, se anexaran los documentos que contengan los resultados, por ejemplo: listas, formas preimpresas, etc., O bien, los diseños. Sobre dichos resultados, por ejemplo formato de un registro en cinta, diseños de impresión, etcétera.

Cuando se considere de gran importancia el destino de algunos resultados, deberán registrarse los departamentos a los que serán distribuidos, y la utilización que harán de cada uno.

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Diagrama general de flujo del sistema. En esta carpeta aparecerá un diagrama que muestre en forma condensada el flujo de la información y de las operaciones que se realizan con esa información.

Explicación genérica de las fases del sistema. Esta sección se encuentra relacionada directamente con la anterior; lo que ahí se muestra gráficamente, ahora se describe en forma genérica, explicando los procesos que se lleven a cabo en cada área o departamento, sin profundizar en detalles técnicos o específicos.

Se deberán res altar en forma preponderante las fases del proceso en las cuales se obtengan resultados de importancia, así como aquellas que requieran una supervisión especial.

Requerimientos. Esta sección se presenta en virtud de que deben quedar establecidos los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para llevar a cabo la operación del sistema.

Dentro de los recursos humanos, deberán tomarse en cuenta todos los tipos de trabajos ordinarios o especializados que se requieran, y con base en ello tomar los elementos con que se cuenta o, de ser necesario, pensar en el reclutamiento de personal especializado si el trabajo lo requiere.

Si el personal con que se cuenta debe capacitarse para los fines que se persiguen, se planteara en esta sección el tipo de capacitación que habrá que dar a los elementos a quienes se les proporcionara, así como el tiempo que ello implique; en lo que se refiere a los recursos materiales, quedaran establecidos en esta sección los requerimientos indispensables para que se pueda poner en marcha el sistema, mencionando los dispositivos, archivos y papelería, etc., Poniendo énfasis en los elementos materiales que no existan aun y que sean de vital importancia para llevar a cabo las funciones del sistema.

Estimación del tiempo probable de implantación. Es necesario que exista una fecha probable de implantación, cuya base será la terminación de cada etapa considerada dentro del desarrollo del sistema, tales como análisis, programación, elaboración de formas especiales, capacitación de personal, etcétera.

Un punto importante que debe ser considerado dentro de esta sección, es el periodo de congelación, atendiendo a las aprobaciones por parte de los distintos funcionarios a quienes están en la realización del sistema.

En todo caso, la fecha estimada que se plantea aquí será seguramente una fecha tentativa que pueda ser modificada por consideraciones especiales que se presentaran en el desarrollo del sistema.

Consideraciones generales del nuevo sistema. En caso de haber existido un sistema anterior que cubriera las necesidades que se pretenden satisfacer con el nuevo sistema, quedara señaladas las ventajas y principales diferencias del nuevo sistema respecto de su

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antecesor, tales como ahorro de tiempo, disminución de costo, seguridad, flexibilidad, confiabilidad, proyección, etcétera.

Carpeta Del Usuario. Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Diagrama general del sistema. En la carpeta deberá aparecer un diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente a la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la carpeta mencionada anteriormente, de preferencia deben ser iguales. Diagrama particular de la unidad usuaria. El diagrama representa gráficamente todos los pasos que se efectúan dentro de la unidad usuaria a quien esta dirigida esta carpeta.

La simbología utilizada será la misma que la usada en el diseño del sistema, pero se especificaran en forma clara las operaciones a que se refieren estos símbolos.

Deberán precisarse los archivos de entrada y de salida, los resultados obtenidos, comprobaciones, procesos manuales, etcétera.

Explicación de las fases del diagrama particular. En esta sección se expondrán en forma especifica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular del usuario.

Aquí deben analizarse cada una de las fases de que consta el trabajo, además de señalar el proceso principal que se realiza, entrada de la información, obtención de un resultado parcial, envío de información a otra unidad o departamento determinado, etc. Para ello debe seguirse el mismo orden que aparece en el diagrama particular de la unidad usuaria.

Instructivo de procedimientos. En cada carpeta de usuario existirá un instructivo de procedimientos que permita establecer los lineamientos generales, con base en los cuales se desarrollara el trabajo por parte del usuario.

Dicho instructivo deberá contener las normas referentes a pasos como:

Codificación. Cuando sea necesario efectuar una codificación, aquí se darán los criterios acerca de como se desea llevar a cabo. Ello implica conocer el documento fuente y la hoja donde se vaciara. En caso de ser necesario, también se darán las claves y normas

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conducentes al logro de los fines que se pretenden con la codificación. De ser posible, se anexaran el documento fuente, o una copia del mismo, y una hoja de vaciado.

Facturación. Cuando el proceso implica el manejo de documentos que pudieran extraviarse, deberá existir una o varias facturas que amparen el envío, manejo, recepción, etc., De dichos documentos. En esta sección se establecerán los tipos de facturas que se definan, los documentos que son amparados en esta fase, así como la fecha. Se anexaran copias de las facturas.

Envío. Debido a que el usuario va a producir resultados que deberán trasmitirse a otras unidades o departamentos, es necesario conocer a donde se enviaran los resultados obtenidos por ese usuario, volumen estimado, periodicidad con que ello se efectúe y forma de envío.

Confirmación de listas. A veces será necesario verificar las listas obtenidas en algún otro departamento, contra los documentos fuente. El usuario encargado de esta actividad deberá tener una guía para comparar ambos documentos. La forma en que dicha comparación se lleve a cabo, así como los campos esenciales de verificación, quedarán establecidos en este párrafo.

Condiciones anormales. Todas las condiciones anormales no previstas en los párrafos mencionados, deberán quedar aclaradas aquí. Entre otras podrían ser: proceso por seguir en caso de encontrar errores, consultas a otros departamentos en caso necesario, etcétera.

Solicitudes de modificaciones y trabajos especiales. Cuando se analiza el sistema propuesto, es posible que no se detecten situaciones especiales que afecten su diseño.

Al detectar estas situaciones, es posible que se origine una solicitud de modificaciones al sistema en donde se señalen los procesos que se desea modificar, las causas por las que se han planteado y las posibilidades de llevarse a cabo, así como las ventajas y desventajas que las modificaciones implican.

En caso de que durante el diseño del sistema se detecte la posibilidad de obtener algún resultado no establecido con anterioridad, se especificará en esta sección el tipo de trabajo que se desea, la fase en la cual puede obtenerse, y todas las demás observaciones relacionadas con ese trabajo especial, por ejemplo: que al vaciarse a una hoja de codificación los datos de un documento fuente, se pueda obtener un catalogo de productos especiales, etcétera.

En ambos casos, ya sea que se trate de una modificación o de un trabajo especial, deberán llevar la fecha en que se haya planteado.

Caducidad de documentos fuente y destino final. En ocasiones, ambas tienen por ley un periodo de retención y un destino especifico; en esta sección debe quedar claramente designado el espacio de tiempo con que se cuenta para manejar los documentos fuente y el lugar al que habrán de destinarse.

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Carpeta Para Captación De Datos Esta carpeta contendrá lo siguiente:


Diagrama general de flujo del sistema. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestra en forma condensada el flujo de la información y de las operaciones que se realizan en este sistema. Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente de la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama, son las mismas que se aplican en la elaboración de la carpeta mencionada, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama particular a detalle. El diagrama particular a detalle será la representación de todos los pasos que sigue la información dentro del departamento de captura de datos.

La simbología que se utilizara será la misma que la usada en el diseño del sistema.

En este diagrama aparecerán todas las operaciones que se efectúen con o sobre la información, tales como: recepciones, comprobaciones y revisiones, procesos manuales, perforación, verificación, uso de dispositivos especiales como: pantallas de vídeo, key-tape, (cinta de llaves), así como producción de listas de prueba, envíos, etcétera.

Explicación de las fases del diagrama particular. En esta sección se explican en forma específica y detallada las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular de detalle.

Siguiendo el orden que aparece en el diagrama anterior, se procederá a explicar en forma detallada cada una de las operaciones que se efectúen, poniendo énfasis en la obtención de resultados parciales como: listas de prueba, archivos de paso en cinta o disco, envío de listas, recepción de formas especiales para vaciamiento de información, etcétera.

Además, deberá darse una explicación clara y precisa sobre las cifras de control que se hayan establecido para cada fase del proceso.

Fuente de los datos por captar. En esta sección aparecerán las fuentes de donde proceden los datos que se van a captar, tales como el departamento en que se origina la información y el destino de es la para su proceso.

Al mencionar el origen de la información, este variara según la situación particular de un sistema, podría ser el cliente, una oficina de cobranza, un departamento de contabilidad, etcétera.

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Medios utilizados para la captación. Aquí deben mencionarse todos los medios con los cuales se ayuden para captar la información, tales como: formas especiales, solicitudes, avisos, hojas de vaciados, listas de prueba, declaraciones, etcétera.

En caso de que la captación de datos se efectúe mediante dispositivos especiales, será necesario incluir aquí los instructivos correspondientes a dichos dispositivos, así como también establecer los tipos de dispositivos, características, funciones, etcétera.

Formatos donde aparecen los datos. En virtud de que los datos serán procesados posteriormente, deben conocerse y establecerse los formatos en los cuales aparezcan los datos, tanto al captarse como después de ser procesados.

Deberán anexarse los formatos donde se encuentra la información y, de ser posible una copia de los documentos en que aparezcan (facturas, cheques, etc.). Dichos formatos deben indicar la naturaleza de los datos y los nombres con que se designan, así como las posiciones en que se encuentran, longitud, etcétera.

Cuando la información aparezca en tarjetas perforadas o en cualquier dispositivo magnético, se anexaran formatos especiales para marcar el arreglo de los datos.

Transformaciones de la información, previas a su procesamiento electrónico. En esta sección quedaran asentadas todas las transformaciones que la información haya sufrido con anterioridad a su procesamiento electrónico.

Una vez que se ha captado la información, esta puede entrar a diferentes procesos antes de su transformación electrónica; dichos procesos deberán mencionarse aquí, haciendo resaltar aquellas actividades u operaciones que den como resultado una transformación de la información. Un ejemplo podría ser una sumarización de información, o una clarificación de datos.

Instructivo de situaciones anormales. Existirá un instructivo de situaciones anormales que permita prever el curso de las actividades en caso de detectarse situaciones anormales.

Este instructivo marcara cuando una operación se encuentra fuera de los estándares preestablecidos, y la acción que debe emprenderse en cada caso.

Las entregas al centro de computo. En esta sección deberá existir un calendario que establezca los horarios y la periodicidad de las entregas al área de operación, la recepción por parte del centro de cómputo, el envío de facturas, la forma de verificar las cifras de control, tanto de la entrada de información como de salida, la duración del proceso 5t las fechas probables de entrega de resultados; se deben mencionar también los conductos por los cuales se hagan las entregas al centro de computo.

Caducidad de los datos fuente. Debido a los grandes volúmenes de in formación con que se trabaja, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuente y el fin a que han de destinarse, ya sea para su destrucción, devolución o conservación en un archivo determinado.

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Si se destina a un archivo determinado, ello implica llenar una forma que indique el volumen, fecha de entrega, fecha de caducidad y destino final al cumplirse el lapso en que han de ser archivados.

Carpeta De Programación Esta carpeta contendrá lo siguiente:


Diagrama general. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente a la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la carpeta administrativa, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama de flujo del proceso electrónico. En este diagrama se presentaran gráficamente todos los pasos que se siguen en el área de operación en forma de tallada y específica, desde la entrada de información hasta la obtención de resultados finales.

Para ello es necesario que aparezcan en dicho diagrama todas las operaciones y dispositivos requeridos, donde se identifiquen todas ellas por el uso de la simbología utilizada en el área de sistemas, se marcara cada una de las fases (conversión, copiado de archivos, impresión de listas, etc.) Por una leyenda que así lo explique, además, dentro del símbolo utilizado para el proceso, ira la clave del programa correspondiente.

También aparecerá en forma clara y precisa el nombre de los archivos que entran al proceso, y deberá ponerse una leyenda que, de ser necesario, aclare la situación especial de un archivo, como podría ser el tipo de acceso que tendrá.

Descripción general de las fases. En vista de que, por lo general, una fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo, y será suficiente con mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y, si fuera necesario, algunas características esenciales de ese programa.

Por cada programa con que cuenta el sistema se incluirá la siguiente documentación:

Indice. Enunciado de cada sección.

Definición del programa. Esta sección deberá llevar el nombre o clave del programa, fecha y el sistema al que pertenece, estableciendo por escrito los objetivos inmediatos del programa, los dispositivos en donde se encuentran contenidos los archivos de entrada,

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etiquetas, posiciones por registro, factor de bloque y clasificación, y también los dispositivos donde se desea contener los archivos de salida, etiquetas y posiciones en el registro.

También contendrá la explicación del proceso para obtener los resultados deseados en forma detallada, sobre todo en los casos en que se desea un proceso estrictamente señalado (calculo del impuesto a determinados causantes, reporte de clientes morosos, etc.) Y las cifras de control que se desea obtener.

Diseño de formatos de registro e impresión. Como complemento necesario de la definición, existen los formatos de registro e impresión. Como los registros pueden estar contenidos en cinta magnética o en cualquier otro medio, aquí se mencionara el archivo de que se trata, así como el dispositivo que lo contiene, utilizando los siguientes elementos, tanto para modo de entrada como de salida.

A) registros múltiples. En caso de existir dos o más tipos de registro para el programa, se

recomienda usar el formato múltiple; podrá usar el diagrama (layout) de campos, o bien, dibujarlo.

En cualquier caso deberá contener la clave del programa (que servirá para su identificación), así como también la clave del sistema al que pertenece.

Se marcaran y escribirán con claridad todos y cada uno de los campos.

En caso de que contenga claves, se deberá anotar una tabla que explique el significado de las mismas, esto deberá quedar en la misma hoja en que se hizo el formato.

B) formato de registro. Esta forma se usara para diseño de registros, tanto en cinta

magnética como en dispositivos de acceso directo y se debe emplear como a continuación se indica:

• Clave de programa. La correspondiente. • Dispositivo de almacenamiento. Se pondrá el nombre genérico del dispositivo, por

ejemplo: cinta magnética, disco, etcétera. • Salida. Se marcara si se trata de un archivo de salida. Cuando el mismo formato

corresponde tanto a entrada como a salida, se marcara en ambos casos. • Fecha. Día. Mes y año de cuando se entrega el instructivo, o cuando el analista

diseñó el formato. • Notas. Se anotaran las características generales del archivo, como son: nombre,

etiquetas, número de posiciones por registro, factor de bloque, organización, llave de acceso, etc., Así como las que consideren pertinentes.

C) impresión. Se empleara el diseño mas adecuado de acuerdo con las necesidades de la impresión, pero procurando anotar las posiciones que ocupan los distintos conceptos por imprimir dentro de las 132 posiciones disponibles, para lo cual se recomienda usar el diagrama de impresión.

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En el formato de impresión se anotan: • Los títulos deseados. • El formato de la fecha. • Los campos deseados por sacar a impresión. • La separación entre una línea y la siguiente. • Impresión de signos especiales. • Posiciones de los campos por imprimir. • Pie de pagina, etcétera.

D) Descripción de campos. Para todos los formatos de registro, es recomendable usar la

estructura de renglones,

Lista de la última compilación. Para tener un respaldo del programa que se encuentra en diskette (o en cualquier otro medio), deberá contarse con una lista que se haya obtenido inmediatamente después de la ultima compilación del programa, y el cual se identifique con la clave del programa, clave del sistema y fecha en que se obtuvo.

Cláusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deberá contarse con una lista de las cláusulas de control para que el programa pueda ser utilizado en cualquier momento. Aun cuando no se cuente con las cláusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas en forma inmediata.

Lo anterior es necesario en vista de que los programas se encuentran catalogados; a fin de ejecutarlos debe existir un juego de cláusulas para iniciar el programa y otro juego para su reinicio.

El reflejo de esos juegos de cláusulas serán las propias listas de las cláusulas de control.

Cifras de control. En esta sección se establecen por escrito todas aquellas cifras necesarias para conocer la actividad de un programa.

Serán tantas como sea necesario, con una longitud variable que será determinada por los volúmenes estimados con los que trabajara el programa.

En esta sección quedaran escritos los conceptos para interpretar las cifras de control, así como las formulas que permitan verificar dichas cifras para hacer una evaluación y saber si los resultados obtenidos en ellas son correctos.

Una copia de la prueba final del programa servirá para anexarla al instructivo de operación al cual nos referimos mas adelante.

Listas de datos prueba. Esta sección esta formada por las listas de los datos prueba que se hayan utilizado para la prueba del programa, ya que servirán como referencia en caso de que desearan verificarse con posterioridad los resultados obtenidos en las pruebas.

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Resultados de la última prueba del programa. Los resultados a que se refiere esta sección, son las listas de impresión obtenidas durante la ultima prueba, verificando que los resultados que aquí se muestran coincidan en longitud, posiciones, espaciados, etc., Con lo especificado en el formato de impresión, al igual que el formato de la fecha, el pie de pagina, los títulos, etcétera.

En caso de que no se obtengan los resultados impresos, lo único que se verificara serán las cifras de control (formato, leyenda, etc.), Con excepción de aquellos casos en los que se haya especificado que no se obtendrán cifras de control.

Todos los documentos inherentes al programa y que no se hayan incluido en los párrafos anteriores, se agregaran como anexos al final del resultado de la ultima prueba, marcándose también con la clave del programa, la fecha y una leyenda que identifique cada anexo.

Carpeta De Operación Esta carpeta contendrá lo siguiente:


Diagrama general. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestra, en forma condensada, el flujo general de la información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente de la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la carpeta ya mencionada, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama de flujo del proceso electrónico. En este diagrama se presentaran gráficamente todos los pasos que se siguen en el centro de computo, en forma detallada y especifica, desde la entrada de la información hasta obtener los resultados finales.

Para ello es necesario que en dicho diagrama aparezcan todas las operaciones y dispositivos requeridos, los cuales deben identificarse con la simbología utilizada en dicho centro; se marcara cada una de las fases (conversión, copia de archivos, impresión de listas, etc.) Con una leyenda que así lo explique, además, dentro del símbolo utilizado para cada proceso deberá ir la clave del programa con que lleve a cabo este proceso.

También aparecerá en forma clara y precisa el nombre de los archivos que entran y salen en el proceso; y en cada caso se pondrá una leyenda que de ser necesario aclare la situación especial de un archivo.

Descripción general de las fases. En vista de que, en general, una fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte determinada, no es necesario explicar

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en forma detallada todas las fases que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo; bastara con mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y si fuera necesario, algunas características esenciales de ese programa.

Caducidad de archivos. En este punto el analista deberá especificar la caducidad de los archivos que maneje el sistema, y tomar en consideración los respaldos necesarios.

Asimismo habrá un instructivo de operación por cada programa existente en el sistema, con lo siguiente:

Diagrama general de entradas-salidas. En la primera hoja del instructivo pueden existir tantos diagramas como opciones tenga el programa correspondiente. Se llena de la siguiente manera:

• Nombre o clave del programa. Se anotara el nombre o clave que el analista asigno al

programa, este debe ser el mismo que aparezca en la tapa de la carpeta del instructivo individual del programa.

• Sistema. Nombre del sistema.

• Analista programador. Iniciales de los nombres y apellidos paternos, tanto del analista

como del programador. • Fecha. Día. Mes y año en que se elabora el instructivo.

• Entradas/salidas. Se conectaran a la unidad central, por medio de líneas, los

dispositivos por utilizar, y se llenaran las especificaciones correspondientes a los archivos particulares. En el caso de la impresora, se anotara a su lado la forma, medida y tantos por utilizar, así como la especificación de control de salto.

• Observaciones. Se anotaran condiciones especiales de arranque, lo que hace el

programa, así como la opción de que se trate cuando existan mas de una o, en su caso, cuando lo que se pretenda anotar sea extenso, se anexara una sección de aclaraciones especiales, donde se anote la existencia de dicha sección.

Mensajes. Si el programa, como caso excepcional, requiere enviar mensajes por consola, se anexara una forma de mensajes, que debe llenarse de la siguiente manera:

• Clave del programa. La que corresponda. • Fecha. Día. Mes y ano de la elaboración del instructivo. • Hoja. Número progresivo que le corresponde dentro del instructivo. • Mensaje. Texto del mismo, o bien su identificación cuando así se use. (esto será por

cada mensaje que envíe el programa).

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• Causa. Lo que origina en el proceso que sea enviado el mensaje, se puede usar la

palabra autoexplicativo cuando sea así el mensaje y se haya escrito en esta forma. • Acción. Lo que debe hacer el operador cuando se presente esta condición; es posible

que también el mensaje sea autoexplicativo a este respecto. Cláusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deberá contarse con una lista de las cláusulas de jcl para que el programa se pueda utilizar en cualquier momento; así, cuando no se cuente con estas cláusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas inmediatamente.

Lo anterior es necesario porque los programas se encuentran catalogados, y a fin de ejecutarlos debe existir un juego de cláusulas para iniciar el programa y otro juego para su reinicio, si el programa contiene la rutina de checkpoint (punto de control). El reflejo de esos juegos de cláusulas serán las propias listas de las cláusulas de control.

Aclaraciones particulares de cada programa. La finalidad de esta sección es dejar por escrito y a manera de instrucciones para operación todas las condiciones que, por su naturaleza, se consideren como especiales dentro de un programa particular y que, por lo mismo, deberán atenderse en forma preponderante.

Para ello, en el diagrama general de entradas-salidas se hará la anotación que indique la existencia de la sección de aclaraciones. Resulta ocioso, pero oportuno, insistir en que no todo programa va a requerir esta sección, ya que las "condiciones especiales" que se mencionan son a nivel operacional y no de lógica interna.

Cifras de control. En esta sección se establecerán por escrito todas las cifras necesarias para conocer la actividad de un programa, teniendo una longitud variable que se determinara por los volúmenes estimados de datos con los que trabajara el programa. En esta sección quedaran escritos los conceptos para interpretar las cifras de control que aquí aparezcan, así como las formulas que permitan verificarlas para hacer una evaluación y saber si los resultados obtenidos en estas cifras son correctos. Se podrá usar una copia exacta de lo que ya exista en la carpeta de programación. Diseños de impresión. En esta carpeta de operación debe existir un formato de resultados en el cual se mostrarán: • Títulos deseados. • Subtítulos. • Formato de la fecha. • Campos deseados para sacar la impresión. • Espacio entre una línea y la siguiente. • Impresión de signos especiales. • Posiciones de los campos de impresión. • Pie de pagina, etcétera.

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En el caso particular de forma preimpresa deberá anexarse un ejemplar que muestre el diseño ya impreso, que facilite el centrado de la misma; no hay que olvidar las especificaciones de control de salto.

Los resultados impresos obtenidos por el programa deberán ajustarse a los especificados en el formato de impresión.

Formatos de registro. En esta carpeta deberán existir los formatos de registro de entradas y salidas que utilice el programa.

Distribución de resultados. Para hacer mas fluido el proceso que se realice en determinado sistema, es necesario conocer de antemano los lugares hacia donde se van a canalizar los resultados obtenidos, estos son:

• Bodega. • Archivo. • Cintoteca. • Usuarios.

Por escrito, quedara la cantidad y lugares hacia los cuales se hará la distribución de los resultados que se hayan obtenido.

Todo cambio en el sistema deberá ser reflejado en su respectiva documentación para tenerla actualizada.

Las carpetas referidas anteriormente son las requeridas para lograr una buena documentación del sistema en cuestión. Sin embargo, deberá considerarse como un tipo de documentación importante para la instrucción del personal que maneja el sistema; por lo tanto, el siguiente punto deberá ser necesario.

Instrucción Sobre Manejo Del Sistema

Debido a que el analista es quien tiene un conocimiento pleno del sistema, es la persona mas adecuada para impartir la instrucción que sea necesaria para el manejo del sistema. Esta instrucción debe darse a todas las personas que intervengan en el manejo del mismo, para que sepan manejar la información que a cada uno le corresponde, y para hacerles sentir la importancia de sus actividades y el objetivo que se persigue con el sistema, así como las repercusiones que puede tener un mal manejo de la información.

Ahora bien, como los instructivos facilitan el entrenamiento y la capacitación del personal, es también labor del analista elaborarlos.

La elaboración de manuales facilita el entrenamiento y la capacitación del personal. A continuación se mencionan otros tipos de instructivos.

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Instructivos De Codificación Y Manejo De Archivos

Este instructivo indica cuáles datos deben captarse, de que documentos fuente, en que orden, el lugar del cual deben tomarse, bajo que condiciones, etc.; Debe contener como mínimo:

• Introducción. • Generalidades. • Documento fuente. • Datos por captar y condiciones (ejemplos). • Elaboración de cifras de control. • Cuotas por cubrir. • Calendario de entrega.

Instructivo De Realimentación Y De Información

Debido a que la información presenta diferentes condiciones de error y al volumen de los mismos, el analista debe estudiar con cuidado cual será el método para eliminar o corregir las inconsistencias que se presenten. Este método debe ser económico y practico, además de cumplir con todas las condiciones posibles para la realimentación de correcciones.

Los rechazos o señalamientos de inconsistencias se hacen por lotes facturas, documentos o campo. La corrección y realimentación, por tanto, pueden hacerse en la misma forma.

Es el instructivo que para este fin se elabore, el que indicara los medios mas apropiados. Este instructivo deberá contener como mínimo:

• Introducción. • Generalidades. • Causas del rechazo. • Formas de corrección. • Cuotas por cubrir. • Calendario de entrega.

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Operación Del Sistema La operación de un sistema es la parte que, dependiendo de la consistencia del

sistema y de su documentación, será la que integralmente arrojara los resultados producto del mismo. Este manejo será regulado por los siguientes elementos:

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Calendario De Recepción De Información Y Entrega De Resultados

Debido a que es necesario prever las cargas de captación de datos y responsabilizar al usuario de la entrega oportuna de su información, se debe elaborar un calendario de recepción de información y de entrega de resultados, porque también el centro de computo esta obligado a entregar resultados en forma oportuna para lograr la continuidad en el trabajo de los usuarios.

El calendario deberá contener lo siguiente:

• Departamentos que intervienen en el sistema. • Actividades por realizar en cada departamento. • Duración de la actividad (tiempo estimado y tiempo real). • Observaciones.

El calendario acordado se debe respetar; de lo contrario, los departamentos que intervienen en el sistema se verían afectados en la planificación de su trabajo.

El calendario acordado debe darse a conocer a los distintos departamentos, y cada uno de ellos debe aprobarlo por escrito.

Existen algunos resultados estimados por el sistema o algunos resultados especiales no considerados dentro de este, que no podrán sujetarse al ciclo de un calendario por ser emitidos en forma exclusiva a petición del usuario. Estos resultados se manejaran por órdenes de proceso y las fechas de entrega de resultados se acordaran después de recibir la solicitud del trabajo, previa aprobación de esta.

Caducidad Y Respaldo De Información

Al tomar en cuenta los grandes volúmenes de información que se manejan, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de la información y el destino, ya sea para destrucción o archivarlo. Existen dos tipos de caducidad:

Caducidad de información documental. Esta caducidad queda sujeta a la reglamentación de la unidad usuaria respectiva, que en la mayoría de los casos es la depositaria y responsable de dichos documentos.

En los casos de excepción, el usuario respectivo, así como el analista responsable, determinaran en conjunto la fecha de caducidad de la información documental, esta es normalmente cada tres actualizaciones del archivo afectado.

Caducidad de información magnética. La caducidad de información contenida en dispositivos magnéticos se determinara cada tres actualizaciones del archivo base, ya que sirven como respaldo de este en caso de ser necesario repetir algún proceso. Estos tipos de archivo contenidos en dispositivos magnéticos pueden ser

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• Archivos base. Son los generados por el propio sistema y que servirán para obtener

datos estadísticos o resultados del mismo. La caducidad de cada archivo variara de acuerdo con las actualizaciones del mismo. Usualmente es cada tres actualizaciones, ya que sirve de respaldo al archivo actualizado. Algunos archivos base llegan a convertirse, al cierre de determinado ejercicio, en archivos de consulta, por lo que se les dará caducidad histórica.

• Archivos de paso. Son aquellos archivos que, como su nombre lo indica, solo intervienen en alguna fase de un proceso. La caducidad de estos archivos por lo general será inmediata una vez validado el proceso mediante las cifras de control correspondientes. Este tipo de archivos normalmente se generan de programas de utilidad (sort, merge, selector, etc.).

• Archivos de movimientos. Son aquellos archivos que afectan de alguna manera a los archivos base o de consulta. La caducidad de estos archivos será cada tres actualizaciones, ya que sirven de respaldo a los archivos actualizados.

Regulación De La Operación Del Sistema

Para lograr que un sistema funcione con alto grado de confiabilidad, es necesario, además del buen diseño del sistema, tener una regulación operacional del mismo; es decir, ejercer una constante vigilancia sobre los resultados que se obtienen, utilizando para ello los siguientes elementos:

Cifras de control. Las cifras de control deben dar la garantía a un analista de los buenos resultados obtenidos en un proceso; además, deben ser precisas, claras y 1ógicas, para llegar a una validación rápida y confiable.

Tiempos de proceso. Es necesario considerar los tiempos de proceso dentro de un sistema, porque los procesos que no justifican un consumo de tiempo considerable se disparan en este, y es indispensable revisar el programa afectado y buscar su optimización.

Si esta política se aplica a un sistema en su conjunto, se reducirán los tiempos de proceso, y en consecuencia, las horas-maquina ocupadas por un sistema. Puntos de control. Un sistema debe tener puntos de control estrictos, dado el manejo de que es objeto la información por procesar. Estos puntos de control son la facturación de documentos por captar, y posteriormente de los registros capturados, para verificar estas cifras contra las de control obtenidas electrónicamente y cualquier control que verifique la validez de los procesos.

Oportunidad de resultados. Los resultados obtenidos por un sistema se deben entregar en forma oportuna y veraz; si no es así, serán inútiles para el usuario.

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Mantenimiento De La Biblioteca De Documentación De Sistemas

Cuando se diseña un sistema, debe hacerse considerando que debe ser permanente en una institución, no así las personas; por lo que es necesario crear una biblioteca de sistemas en la cual existirán tantas documentaciones de sistemas, como sistemas existan.

Todo sistema es viable de optimizarse o modificarse, por lo que es necesario actualizar su documentación; cuando así sea, podrían afectarse las siguientes carpetas:

• Carpeta administrativa. • Carpeta del usuario. • Carpeta de captación de datos. • Carpeta de programación. • Carpeta de operación.

Dentro de la biblioteca, cada sistema debe estar integrado por las carpetas mencionadas; así mismo, es recomendable agrupar sistemas por áreas de servicios similares, para mayor facilidad de consulta.

Variaciones De Operación (Permitidas por el sistema)

Cuando un sistema ya ha sido implantado, es posible que surja la necesidad de variar la operación sin que afecte al sistema en sí. Estas variaciones podrán ser:

• Numero de copias impresas. • Destino de resultados. • Distribución de resultados. • Parámetros de control. • Modificaciones de encabezados.

Distribución De Resultados

La distribución de resultados se hará de acuerdo con las necesidades del usuario, y podrá ser:

Directamente al usuario. Aunque la entrega de resultados se haga por medio de una oficina de servicios, los resultados son enviados directamente al usuario, siendo este el que les del destino final.

Por medio de la oficina de servicios. En este tipo de entrega se decide previamente el destino de los resultados obtenidos por un sistema. Es decir que la oficina de servicios se

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encargara de distribuir los resultados obtenidos por un sistema de acuerdo con lo establecido en este.

Por correo. Este tipo de entrega puede variar en su procedimiento; es decir, se le pueden enviar los resultados bajo responsabilidad de la oficina de correos según lo crea conveniente, o bien, el centro de computo se puede encargar de rotular los envíos y hacerlos llegar a su destinatario por embarque particular. 55..55 EEssttaannddaarreess DDee MMaanntteenniimmiieennttoo

Una vez implantado un sistema, es necesario darle mantenimiento para cerciorarse de su buen funcionamiento y adaptación a las necesidades del momento, ya sea del sistema electrónico o de recursos técnicos. A un sistema se le debe dar mantenimiento básicamente por actualizaciones del sistema o por racionalización del mismo.

Actualizaciones

Un sistema se puede actualizar por:

Nuevos resultados. Los nuevos resultados dentro de un sistema pueden afectarlo, desde los procedimientos manuales, el proceso electrónico del mismo, los recursos humanos o solo algunos de estos, y es necesario actualizar el sistema según se requiera.

Modificación a resultados existentes. Como en el punto anterior, un sistema se puede ver afectado en cualquiera de sus puntos; por lo tanto, será necesario actualizar el sistema, incluso por disposiciones legales.

Variaciones de procesos y/o de recursos. Las variaciones de procesos pueden ser.

• Entradas. Las variaciones en las entradas de un sistema pueden estar relacionadas con el

cambio del documento fuente y/o con los recursos de captación, generándose una variación en el sistema; por lo que es necesario actualizarlo.

• Salidas. Las variaciones en las salidas de un sistema pueden estar relacionadas con l as variaciones de entrada y/o con las variaciones de operación. Es decir, si la creación de un nuevo resultado, o la modificación a otro ya existente, afectan las entradas de un sistema, lógicamente afectaran las salidas del mismo, y en consecuencia su operación, por lo que es necesario actualizar el sistema.

• Operación. Las variaciones de operación son producto de las variaciones de entradas

y/o salidas de un sistema, o bien por fallas de proceso; por lo que es necesario actualizarlo. Habrá variaciones de operación en donde no será necesaria la actualización del sistema, únicamente se hará un ajuste en la fase afectada.

Los recursos variables de un sistema pueden ser:

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• Humanos. En la implantación de un sistema se deben indicar los recursos humanos

necesarios para el manejo del mismo. La variación de este recurso puede repercutir en el buen funcionamiento del sistema; por lo cual será necesario realizar los ajustes correspondientes para que estas variaciones no interfieran en su funcionamiento.

• Materiales. Los recursos materiales de que dispone un sistema están estrechamente

ligados con los recursos materiales de que disponen las unidades usuarias que intervienen en él. Al cambiar el tipo de los recursos materiales de las unidades? Un sistema podrá variar a fin de adaptar el sistema a estos nuevos recursos, sin que esto afecte los objetivos originales.

Documentación. Las variaciones que sufra un sistema por actualización, lógicamente repercutirán en la documentación del sistema, ya que esta servirá de consulta para cualquier persona relacionada con el mismo.

Las actualizaciones de documentación del sistema deberán efectuarse a la mayor brevedad después de ocurrida la variación, de lo contrario llega un momento en que la documentación no corresponde a la realidad o se olvida la modificación.

Regionalización. Al actualizar un sistema se debe investigar si esta actualización es aplicable al sistema implantado en las regiones. El concepto de regionalización es común en empresas gubernamentales, bancos y, en general, en empresas que implantan los sistemas centrales en las demás regiones del interior del país en donde también dan servicio.

Racionalización. Todo sistema debe estar sujeto a una racionalización, es decir, a una organización sistemática del trabajo para obtener un mayor rendimiento, este objetivo se lograra mediante la evaluación periódica del sistema. La evaluación periódica es una investigación profunda del sistema cuya finalidad es determinar las necesidades actuales del usuario y si el sistema cubre las mismas. Esta investigación se debe efectuar como si se tratara de un sistema nuevo, y se consideraran los siguientes puntos: Objetivos actuales. Estos se determinaran en forma conjunta con el usuario, según sus necesidades.

Políticas actuales. Las políticas establecidas para un sistema pueden variar por diferentes motivos, entre otros, pueden ser: nuevos resultados, nuevos objetivos, recursos materiales, etc.; Estos factores harán necesario determinar nuevas políticas para manejar el sistema. Entradas. Se investigaran los procedimientos manuales y de captación, para determinar si aun son funcionales o deben modificarse o cambiarse en su totalidad.

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Salidas. En este aspecto básicamente se investigara la funcionalidad de los resultados que se obtienen en el sistema. Esto se logra con una determinación del objetivo, donde se busca un resultado y la utilización real de este.

Utilización de resultados. Si al hacer la investigación de la funcionalidad de un resultado obtenido por un sistema, se determina que no ha sido utilizado en forma adecuada, es necesario hacer notar al usuario esta deficiencia en el manejo del sistema, indicándole la mejor manera de utilizar el resultado.

Operación del sistema. Este estudio esta dirigido al manejo del sistema; la evaluación de este punto determinara los ajustes que se deban hacer.

Rediseño o actualización del sistema evaluado. De la evaluación de los puntos detallados anteriormente, se de terminara lo siguiente:

- El sistema cubre las necesidades para las que se creo, y no es necesario hacerle ningún ajuste.

- El sistema cubre las necesidades para las que fue creado, pero es necesario hacer algún ajuste en algún(os) punto(s) evaluado(s), sin llegar a rediseñar el sistema. Si este es el caso, se deben seguir los pasos descritos en el punto de actualizaciones a un sistema.

- Ya no cubre las necesidades para las que se creo, y por este motivo es necesario rediseñar el sistema. Si es así, se deben seguir los pasos descritos en esta metodología en lo referente al diseño de un sistema.

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Documents

Antologia Afi