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InstitutoPolitcnicoNacional
LAS9s:ORGANIZACIN,ORDENYLIMPIEZAEN
TUEMPRESA.
UnidadPolitcnicaparaelDesarrolloylaCompetitividadEmpresarial
Enero2007
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
2
ElInstitutoPolitcnicoNacionaleslainstitucineducativalaica,gratuitadeestado,
rectora de la educacin tecnolgica pblica en Mxico, lder en la generacin,
aplicacin, difusin y transferencia del conocimiento cientfico y tecnolgico,
creadaparacontribuiraldesarrolloeconmico,socialypolticodelanacin.Para
lograrlo, su comunidad forma integralmente profesionales en los niveles medio
superior,superiorypostgrado,realizainvestigacinyextiendea lasociedadsus
resultados,concalidad,responsabilidad,tica,toleranciaycompromisosocial.
El Instituto Politcnico Nacional cuenta con un modelo integral de vinculacin,
basadoenprogramasacadmicosydeinvestigacin,queimpulsaneldesarrollo
deemprendedoresyempresas,conaltocontenidosocialyderesponsabilidadcon
elentorno.
Como parte de este modelo, el Instituto Politcnico Nacional crea la Unidad
PolitcnicaparaelDesarrolloy laCompetitividadEmpresarial (UPDCE)que
es la plataforma institucional para facilitar la articulacin de las capacidades
institucionalesyalinearlasalasnecesidadesdelasempresas,especialmentede
lasMicroPequeasyMedianasEmpresas(MIPyMES),impulsandosucrecimiento
y desarrollo. Su funcin es promover la infraestructura y la experiencia en el
desarrolloeinnovacintecnolgica,generadosporelInstitutoPolitcnicoNacional
a efecto de promover la innovacin y competitividad en las MIPyMES,
garantizando la calidad oportuna de los servicios prestados a los sectores
productivos.
EstedocumentoespartedeunaseriedeGuasEmpresarialesrealizadaspor la
UPDCEconelpropsitodeayudarenel incrementode lacompetitividadde las
Micro,PequeasyMedianasEmpresas.
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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Paramayorinformacincontctenosen:
UnidadPolitcnicaparaelDesarrolloylaCompetitividadEmpresarial
M. en C. Jos de Jess Hernndez Garca
Av.WilfredoMassieuS/NUnidadProfesionalAdolfoLpezMateos
Col.Zacatenco,C.P.07738MxicoD.F.
Tel:(55)57296000Ext.57018 y 57029SitioWeb:www.udpce.ipn.mx
CorreosElectrnicos:[email protected]
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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NDICEDECONTENIDO
Pgina
Introduccin.. 5
1. Conceptos.. 6
SeiriOrganizacin. 7
SeitonOrden.. 9
SeisoLimpieza... 10
SeiketsuControlVisual. 11
ShitsukeDisciplinayhbito... 12
ShikariConstancia. 13
ShitsukokuCompromiso... 14
SeishooCoordinacin... 15
SeidoEstandarizacin 16
2.Aplicacindelas9s.. 17
2.1Resolucindeunproblema... 17
3. Implantacindelas9senlaempresa 18
3.1Accionesparalaimplantacin..... 18
3.2PrincipalesResistenciasdelosSubordinados... 18
4. Consecuenciasdenollevaracabolas9s. 19
5. Entrenamientoalosdirectivos 20
6. Conclusiones.. 22
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
5
INTRODUCCION
Lametodologadelas9sesunsistemaquecontienelas5syposteriormente
seagregaron4sparaunamejorefectividadenelpersonal,deesta forma las
fases quedan completas, las 9 s estn evocadas a entender, implantar y
mantener un sistema de orden y limpieza en la empresa, al aplicarlas tenemos
retribuciones como una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad,
seguridadymedioambientedetodalaempresa.Conlaimplementacindelas9
ssepuedenobtenerlossiguientesresultados:
Unamayorsatisfaccindelosclientesy/otrabajadores.
Menosaccidentes.
Menosprdidasdetiempoparabuscarherramientasopapeles.
Unamayorcalidaddelproductooservicioofrecido.
Disminucindelosdesperdiciosgenerados.
Unamayorsatisfaccindenuestrosclientes.
Lasherramientasutilizadasenlas9s sonlassiguientes:
DiagramadeCausaEfecto.
Listasdeverificacin.
Entrevistas.
Instruccionesdetrabajo.
Grficos(HistogramasdeBarras).
Fotografasdelantesydespus.
Grficasderadar.
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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9s
1. CONCEPTOS
Las9sdebensunombrealaprimera letrade lapalabradeorigenjaponsel
significado de cada una de ellas ser detalladamente analizado, as como el
procedimiento para llevarlas a cabo adems de las ventajas que conlleva
realizarlas.
SEIRI ORGANIZACIN
Conlas
Cosas
SEITON ORDEN
SEISO LIMPIEZA
SEIKETSU CONTROLVISUAL
Conuno
mismo
SHITSUKE DISCIPLINAYHABITO
SHIKARI CONSTANCIA
SHITSUKOKU COMPROMISO
SEISHOO COORDINACION Enla
empresaSEIDO ESTANDARIZACION
Figura1.Las9s
3sdelaprimerafase
4sdelaimplementacinporlotantosegundafase
2sdelatercerafase
5s
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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1.1 SEIRIORGANIZACIN
Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo
necesarioyeliminandoloinnecesario.
Procedimiento
Laformadeorganizarestbasadaenunasreglasfcilesdeaplicar,delascuales
serepresentalaformadeutilizarlosbienesyservicios.
Lasreglassonlassiguientes:
1.Identifiquelanaturalezadecadaelemento:
Sielelementoestdeterioradoy tiene
utilidad:
Reprelo.
Siestobsoletoytienealgnelemento
quelosustituya:
Elimnelo.
Si est obsoleto pero cumple su
funcin:
Mantngaloenlasmejorescondiciones
paraunperfectofuncionamiento.
Siesunelementopeligroso: Identifquelo como tal para evitar
posiblesaccidentes.
Siestenbuenestado: Analicesuutilidadyrecolocacin.
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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2.Identifiqueelgradodeutilidaddecadaelemento:
Silousaentodomomento: Tngaloamanoen laoficina,sobre la
mesadetrabajoocercadelamaquina.Siloutilizatodoslosdas:
Siloutilizatodaslassemanas:
Siloutilizaunavezalmes: Colquelocercadelpuestodetrabajo.
Silousacadatresmeses: Tngalo en el almacn perfectamente
localizadoSilousaespordicamente:
Sirealmentenolonecesita: Retrelo.
Ventajas:
Lasventajasdeconsiderarlospuntosanterioresson:
1. Seobtieneunespacioadicional.
2. Seeliminaelexcesodeherramientasyloselementosobsoletos.
3. Sefacilitaelusodecomponentesatiempo.
4. Seevitaelalmacenamientoexcesivoylosmovimientosdepersonal
innecesarios.
5. Seeliminaelexcesodetiempoenlosinventarios.
6. Seeliminaeldespilfarro.
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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1.2 SEITONORDEN
El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que
cualquierelementoestlocalizableentodomomento.
Elordensellevaacabomediantelaidentificacindeunelemento,herramientau
objetoatravsdeuncdigo,nmeroalgocaractersticodetal formaquesea
fcildelocalizar.
Procedimiento
1. Determinesitiosdeubicacinparacadaelemento.
2. Sealecadalugarparaquetodoslosempleadosconozcanlafinalidaddel
mismo.
3. Asigneunaclavedeidentificacinparacadaelemento.
4. Definalaformadeguardarcadaelemento,teniendoencuentaqueseafcil
deidentificardondeest,depoderusar, devolveracolocarensusitioy
fcildereponer.
Ventajas
1. Sereduceeltiempodebsqueda,utilizacinydevolucindemateriales.
2. Sereduceelnmerodeerroreshumanos.
3. Seevitaninterrupcionesdelproceso.
4. Sereducenlostiemposdecambio.
5. Seocupamenosespacio.
6. Sereducenlosproductosenstock.
7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen
accidentes.
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1.3 SEISOLIMPIEZA
Mantenerpermanentementecondicionesadecuadasdeaseoehigiene,locualno
slo es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los
empleados.
Procedimiento
1. Limpieeltalleryequipodespusdesuuso.
2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al
equipodelimpiezageneral:maquinas,etc.
3. Limpielasherramientasdespusdesuusoycompruebesufuncionalidad.
4. Identifiquecualquierdesordenosituacinanormal,suscausasyestablezca
lasaccionesoportunasparasueliminacin.
5. Elaboreunprogramadelimpiezacontareasespecficasparacadalugarde
trabajo.
Ventajas
1. en llega a desempear una funcin a un puesto de trabajo, lo
encuentra:
Limpioytodoenperfectoestadodeuso.
Elequipoensuscondicionesbsicasdefuncionamiento.
2. Ellconocimientodelosoperariosdesusmquinasyequiposmejora
daada.
3. Aumentaelsentimientodeorgullo,lasatisfaccinylaseguridaden
eltrabajo.
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1.4 SEIKETSUCONTROLVISUAL
Es una forma emprica de distinguir una situacin normal de una anormal, con
normasvisualesparatodosyestablecemecanismosdeactuacinparareconducir
elproblema.
Procedimiento
1. Conocerloselementosacontrolar.
2. Establecerladiferenciaentrelanormalidadyanormalidad.
3. CrearmecanismosquepermitanelControlVisual.
4. Encasodeanormalidadindicarlasaccionescorrectoras.
Ventajas
1. Es ms fcil que las personas respeten las reglas estipuladas, si las
situaciones anmalas y otros problemas que pudieran permanecer
escondidosenlaempresa,sehacenvisiblesyobviosparatodos.
1.5 HITSUKEDISCIPLINAYHBITO
Cada empleado debe mantener como hbito la puesta en prctica de los
procedimientoscorrectos.Seacualsealasituacinsedebetenerencuentaque
paracadacasodebeexistirunprocedimiento.
Procedimiento
1. Establezcaprocedimientosdeoperacin.
2. Preparematerialesdidcticos.
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3. Ensee,fundamentalmente,consuejemplo.
4. Utilicelatcnica:aprenderhaciendo.
5. Facilitelascondicionesparaponerenprcticaloaprendido.
6. Utiliceloserrorescomofuentedeinformacinparaeducar.
Ventajas
1. Se concientiza a los trabajadores hacia la organizacin, el orden y la
limpieza.
2. Se crea el hbito a travs de la formacin continua y la ejecucin
disciplinadadelasnormasyprocedimientosestablecidos.
1.6 SHIKARICONSTANCIA
Voluntadparahacer las cosasypermanecer enellas sin cambiosdeactitud, lo
que constituye una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las
metaspropuestas.
Procedimiento
1. Planifiqueycontrolepermanentementesustrabajos.
2. Hagadelalimpieza,elordenylapuntualidadunaconstanteensuvida.
Ventajas
1. Sedisminuye lacantidadde tiempoperdido,si lavoluntadparahacer las
cosasseacompaademotivacindelosbeneficiosdelameta.
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1.7SHITSUKOKUCOMPROMISO
Es la adhesin firme a los propsitos que se han hecho es una adhesin que
nacedelconvencimientoquesetraduceenelentusiasmodaadaporeltrabajo
arealizar.Uncompromisoquedebepermearatodoslosnivelesdelaempresay
quedebeutilizarelejemplocomolamejorformacin.
Procedimiento
1. Sedebe llevar a cabocondisciplina aplicadade losdirigenteshacia sus
subordinados.
2. Las polticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el
empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su
trabajo.
Ventajas
1. Elproyectosellevaracaboeneltiempoestimadosinprdidas.
1.8SEISHOOCOORDINACIN
Una forma de trabajar en comn, al mismo ritmo que los dems y caminando
haciaunosmismosobjetivos.Estamaneradetrabajarsloselogracontiempoy
dedicacin.
Procedimiento
1. Mantener buena comunicacin de los avances como las demoras en
tiempo.
2. Realizarmayornfasisenlaetapa menosdesarrollada.
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Ventajas
1. Selograunavanceprogresivoyrpidodeproyectocompleto.
1.9SEIDOESTANDARIZACIN
Permiteregularynormalizaraquelloscambiosqueseconsiderenbenficospara
laempresayserealizaatravsdenormas,reglamentosoprocedimientos.stos
sealan cmo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un
ambienteadecuadodetrabajo.
Procedimiento
1. Se llevar a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de
inventarios, reportes que servirn como base para las emergencias,
mantenimientooregeneracindeunaampliacindelaindustria.
Ventajas
1. Cualquiertrabajadorseadelreaono,podrrealizareltrabajosin
problemasconelmanual.
2. Sepodrcontrarrestarmuchomejorunpercanceconladocumentacin.
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2. APLICACINDELAS9S
Parapoder implementar lametodologade las9sesnecesariocumplirconlo
siguiente:
1. Resolucindeunproblema.
2. Procesodeimplantacin9s.
RESOLUCINDEUNPROBLEMA
Laejecucinde las9 sdebeseraplicado respectivamente aunproblema, de
igualformasedebetenerlacapacidadparaidentificarlo,estoseconsigueconel
siguienteprocedimiento:
a) Identificarproblemasrelacionadosconlas9s.
b) Priorizarlosproblemas.
c) Determinarlascausasqueoriginanlosproblemas.
d) Definirindicadores.
e) Listarlasaccionesdemejorasacordadas.
f) Asignarresponsablesdelasaccionesdemejora.
g) Establecerplazosdeejecucindelasmejoras.
Unavezidentificadoslosproblemassedebetomarlaaccindelaimplantacinde
las9sconelsiguienteorden:
1. Compromisodeladireccin.
2. Elegirelreadeiniciodeimplantacindelas9s.
3. Informardelprocesopersonaldeotrasreas.
4. Definirlosproblemasaresolver.
5. Establecerlosequiposdemejora.
6. Formaralosequiposenmetodologa9s.
7. Crearunregistrodelasdiferentesaccionesemprendidas.
8. Seguimientodelproblema.
9. Visualizarmejoras.
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IMPLANTACINDELAS9sENLAEMPRESA
Lafuncionalidaddedichasmetodologassellevaacabocondedicacinatravs
delcompromisoseriodeladireccincontodalaempresa,siempreconsiderando
dosreglasbsicas:
Empezarporunomismo
Educarconelejemplo
ACCIONESPARALAIMPLANTACIN
Laelaboracindeunplandetrabajoesfundamentalparaestablecerendondese
aplicarn las metodologas ya mencionadas, por lo tanto el lder del proyecto
deberasignarasugrupodetrabajo,lastareasoactividadestomandoencuenta
quealolargodeldesarrollodelproyectodebeasumirunpapelpara:
1. Liderarelprograma9s
2. Manteneruncompromisoactivo.
3. Promoverlaparticipacindetodoslosimplicados.
4. Darseguimientoalprograma.
2.2.2PRINCIPALESRESISTENCIASALOSSUBORDINADOS
Ademsdelpersonalinvolucradoenelprograma,puedehaberotraspersonasde
la organizacin que en un momento dado seran un factor para dinamizar u
obstaculizarelritmodelproyecto.
La gerencia debe asegurarse que estas personas estn informadas desde el
principioyquetenganclaramentedefinidosloscriteriosdeprioridad.
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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3. CONSECUENCIASDENOLLEVARACABOLAS9s
Desorden Mstiempo
Mscosto
PROBLEMAS
Suciedad
Averas
Paradas
Retrabados
Riesgos
Bajaelrendimiento
PROBLEMAS
Descoordinacin
Repeticindetrabajos
Espaciosvacos
Esperas
Prdidadetiempo
PROBLEMAS
Malestarpersonal
Desasosiego
Enfados
Desmotivacin
PROBLEMAS
Enesta tablasemuestran losefectosdealgunos factoresqueaparecenporno
llevar a cabo las 9s y como se ven reflejados dentro de la organizacin
disminuyendo el rendimiento, efectividad y por tanto productividad, adems de
aumentarloscostosporcuestionesinnecesarias.
Causa ResultadoEfecto
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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4. ENTRENAMIENTOALOSDIRECTIVOS
Todas las personas debern estar enteradas de la ejecucin del programa de
estaformaelplandetrabajoestarcoordinadodesdeunprincipioyelpersonalde
la empresa estar comprometido con el proyecto, por talmotivo se debe hacer
hincapienlosbeneficiosquedacondaseobtienenaconsecuenciadeutilizar
lametodologa.
Debemos tener en cuenta que las mejoras se reflejarn en costos que
gradualmente disminuyen enmejores tiempos de respuesta de produccin, sin
prdidasexcesivas.Todoestosoloconlamovilizacinadecuadadelamanode
obra.
La resistenciaa la implantacindedichoprogramase reflejacon frecuenciapor
partedelpersonalydebesermanejadodeformainmediataresaltandosiemprelas
mejoras,manteniendounabuenacomunicacinconelgrupodetrabajosedana
conocerloslogrosalcanzados,ascomolasreasmsresistentesenlaempresa.
La forma adecuada de vencer a estos grupos esmezclarlos con personas que
estnconvencidasdelaimportanciadelplanyqueloestnllevandoacabo.
Podemospermitirquecadaempleadodelimitesuvisindeejecucindelplan,con
loquecadaunopodrimplementardeunaformamseficazlametodologa.
Lacreacindegruposdetrabajoesindispensableparallevaracabojuntasenlas
cualesse recopilara y revisar la informacinacercadeproblemasencontrados
dentro de la organizacin y que estn relacionados con las tres primeras s,
catalogndolospornombreeincluyendotodalainformacinrecopilada.
Establezcacontodaestainformacinundiagramadecausaefecto,analicecon
unindicadorpara jerarquizarlosproblemasunavezidentificados,realiceplanes
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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deaccinparalosdemayorgravedadyasigneresponsablesengruposdetrabajo
paralaejecucindelosmismos.
Para poder lograr que las metas alcanzadas se mantengan, pueden crearse
procedimientos o manuales de trabajo (carteles, indicadores, secuencia de
limpiezayalmacenamientodeherramientas).
Esmuy importante que se conserve el clima ya creado con losnuevos hbitos
aprendidos.Estoselogramediantelaprcticadeauditoriasenunprincipiopuede
llevarse a cabo por el mismo departamento o rea, posteriormente se realizan
evaluacionescruzadasaefectodetenerresultadosmsreales.
Larepresentacingrficapuedeser llevadaacabopormediodeunagrficade
radarpromediandolosindicadoresacadas.
IndicadoresdePromedioparalas9"s"
SeishooCoordinacion,
10%
ShitsukokuCompromiso,
11%
ShikariConstancia,
10%
ShitsukeDisciplimayHbito,10%
SeiketsuControlVisual,
11%
SeisoLimpieza,11%
SeitonOrden,12%
SeiriOrganizacin,
15%
SeidoEstandarizaci
n10%
En la grfica se puede ver el porcentaje asignado a cada etapa de las 9s en
relacinaloasignadosegnelplandetrabajoqueseimplemente.
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5. CONCLUSIONES
Laefectividaddelas9s,esdeptimorendimiento,laimplementacindetodas
las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia,
conslotenerladisposicindetodoslosinvolucrados.
Losbeneficiosde la implantacinde las9ssepodrnnotarenlosnivelesde
productividad y calidad que se alcanzan dentro de la empresa. Y su
mantenimiento residir en la disciplina y constancia que se tenga en la
organizacinparalamejoracontinuadelasactividades.
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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6.REFERENCIAS
EduardoGuadalupeMacasMartnez.Lacalidaddesdeadentro:9s
29deoctubre,2003.
http://www.ilustrados.com/publicaciones/Epyzuzplzznlprzxej.php
Ricardo Monge. 9 aspectos clave para un ambiente de calidad en el
trabajo. 21 de junio, 2006.
http:www.mailxmail.com/curso/empresa/9clavescalidad
MauricioLeonLefcovichLas5sPlus
18deenero,2004
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefco..htm
.
http://infotep.gov.do/pdf_prog_form/guia_de_cinco_s.pdf
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa
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6. APOYOSQUEOFRECELAUPDCE
El Instituto Politcnico Nacional a travs de la Unidad Politcnica para el
DesarrolloylaCompetitividadEmpresarial(UPDCE)buscacumplirconelobjetivo
demantenerlacoherenciadelamisininstitucionalatravsdemecanismosque:
Enfaticenlosprocesosdeformacindeempresariosyempresas.
FortalezcanlaparticipacinentrelasempresasylacomunidaddelInstituto.
Apoyenlacompetitividadinternacional
Generen redes de colaboracin para la prestacin de servicios y el
desarrollo de proyectos de innovacin, investigacin y desarrollo
tecnolgico.
Unade lasestrategiasde laUPDCEparaalcanzar losobjetivosanterioresesa
travsdeestedocumento,que formapartede laseriedeGuasEmpresariales,
que tienen como misin convertirse en una herramienta que contribuya al
desarrolloylacompetitividaddesuempresa.
Para asistencia y capacitacin contamos con especialistas calificados en las
diferentes Unidades Acadmicas del Instituto, que dominan los temas que se
abordanenlasguas.
Adicionalmente,laUPDCEproporcionaapoyosparaeldesarrollode:
Planeacinestratgica.
Planesdenegocio.
Investigacionesdemercadonacionalydeexportacin.
Obtencindefuentesdefinanciamiento.
Formacindeempresasdebasetecnolgica.
Proyectos de investigacin, innovacin y desarrollo tecnolgico de
productos,procesos,materialesyservicios.
Diagnsticoempresarialparadeterminacindefortalezasydebilidades.
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Pruebasdelaboratorio.
Capacitacinen formade cursos, seminariosy talleresde acuerdoa sus
necesidadesespecficas.
Desarrollodeproveedoresycadenasproductivas
La UPDCE es la puerta por la cual se brinda libre acceso al enorme acervo
tecnolgicoyhumanodel InstitutoPolitcnicoNacionalponindoloadisposicin
de lacomunidadempresarialenlabsquedadesolucionesalosproblemasque
seenfrentanentodoslosmbitosdeoperacindesuempresa(verfigura1).
Prim
arias
LogsticadeEntrada
OperacionesLogsticade
SalidaVentas
MarketingServicio
Empresa
yCientficoAdquisiciones
RecursosHumanosDireccinyAdministracin
Apo
yo
DesarrolloTecnolgico
CentrosdeInvestigacinCientficaytecnolgica
CentrosdeEducacinContinua
CentrosdeOrientacinTecnolgica
UnidadesAcadmicas
ValorAgregado
IPN
Actividad
esde
laE
mpr
esa
Figura1.ParticipacindelaUPDCE