Aplicatii Informatice de Birou

8/2/2019 Aplicatii Informatice de Birou

1/214

Lector. univ. drd.

Cornelia MAXIM

APLICAII INFORMATICE DE BIROUExcelPowerPointOffice Binder

Publisher

- Bucureti 2003 -


2/214

CUPRINS

Introducere

1. Excel i instrumentele sale de lucru

1.1. Elementele de baz / 71.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel / 71.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel / 71.1.3. Deschiderea unui registru de calcul existent, efectuarea unor modificri i salvarea

acestuia / 101.1.4. Deschiderea mai multor registre de calcul / 121.1.5. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 131.1.6. Salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau discheta / 131.1.7. Salvarea unei registru de calcul existent sub alt nume, n alt format i n alt loc / 141.1.8. Salvarea unei registru de calcul n format web / 141.1.9. nchiderea registrului de calcul tabelar / 151.1.10. Folosirea funciei Help / 151.1.11. nchiderea aplicaiei Excel / 161.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 161.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 16

1.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 171.2.3. Modificarea afirii barelor de instrumente / 171.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei Excel / 191.3. Operaii de baz / 201.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul / 201.3.2. Selectarea datelor / 241.3.3. Copiere, mutare, tergere / 271.3.4. Cutare i nlocuire / 311.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul / 321.3.6. Sortarea datelor / 351.4. Formule i funcii / 361.4.1. Formule aritmetice i logice / 361.4.2. Lucrul cu funcii / 431.5. Formatarea unei foi de calcul / 461.5.1. Formatarea Celulelor / 461.5.2. Formatarea textului unei celule / 501.5.3. Formatarea celulelor-grupuri de celule / 511.5.4. Verificarea scrierii / 551.5.5. Setarea documentului / 571.6. Tiprirea foilor de calcul / 601.6.1. Tiprirea foilor de calcul simple / 60


3/214

1.7. Obiecte, grafice i diagrame / 631.7.1. Importul de obiecte / 631.7.2.Grafice i diagrame / 661.8. Glosar de termeni / 75

1.9. Teste evaluare cunotine / 79

2. PowerPoint i instrumentele sale de lucru

2.1. Elementele de baz / 822.1.1. Caracteristicile unei prezentri PowerPoint / 822.1.2. Deschiderea aplicaiei PowerPoint / 862.1.3. Deschiderea unei prezentri existente, efectuarea unor modificri i salvarea

Acesteia / 872.1.4. Deschiderea mai multor prezentri / 902.1.5. Salvarea unei prezentri existente, pe harddisk sau dischet / 912.1.6. Salvarea unei prezentri existente sub alt nume, n alt format i n alt loc / 912.1.7. Salvarea unei prezentri n format web / 922.1.8. nchiderea documentului de prezentare / 932.1.9. Folosirea funciei Help / 932.1.10. nchiderea aplicaiei PowerPoint / 952.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 952.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afiare) a unei prezentri / 952.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 972.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 982.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint / 100

2.3. Crearea unei prezentri / 1012.3.1. Crearea unei noi prezentri / 1012.3.2. Adugarea (inserarea) textului ntr-un diapozitiv (folie / 1052.3.3. Adugarea textului n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate

diapozitivele / 1072.3.4. Numerotarea automat a diapozitivelor / 1072.3.5. Introducerea datei calendaristice i a timpului n diapozitive / 1082.3.6. Alegereaunui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 1092.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n prezentri / 1112.3.8. Introducerea unui obiect WordArt n prezentri / 1132.3.9. Introducerea casetelor de text n prezentri / 114

2.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 1152.4. Editarea unei prezentri / 1152.4.1. Copierea, mutarea i tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau

ntre mai multe prezentri active / 1152.4.2. Copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau

ntre mai multe prezentri active / 1192.4.3. Adugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 1222.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) ntr-o prezentare / 1232.5.Formatarea unei prezentri / 1252.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 125

2.5.2. Modificarea casetelor de text n prezentri / 1312.5.3. Modificarea imaginilor n prezentri / 133


4/214

2.6. Obiecte, grafice i diagrame / 1362.6.1. Desenarea obiectelor / 1362.6.3. Diagrame organizaionale (organigrame) / 1392.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 142

2.7. Tiprirea unei prezentrii / 1452.7.1. Pregtirea diapozitivelor pentru tiprire / 1452.7.2. Tiprirea efectiv a unei prezentri / 146

2.8. Pregtirea vizionrii unei prezentri / 1482.8.1. Efecte de Slide-show / 148

2.9. Vizionarea unei prezentri / 1502.9.1. Derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive / 150

2.10. Expunerea unei prezentri n Internet/Intranet / 1522.11. Glosar de termeni / 1552.12. Teste evaluare cunotine / 159

3. Office Binder-Organizarea documentelor Office3.1. Caracteristicile i crearea unei colecii de obiecte / 1623.1.1. Caracteristici generale / 1623.1.2. Includerea unui document ntr-un biblioraft / 1633.1.3. Includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft / 165

3.2. Editarea unei colecii de documente Office / 1653.2.1. Editarea seciunilor dintr-un biblioraft / 1653.2.2. Editarea n fereastra programului surs / 1693.3. Tiprirea unei colecii de documente Office / 1703.3.1. Tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului / 170

3.3.2. Tiprirea unui biblioraft / 171

4. Microsoft Publisher-Aplicaie pentru realizarea publicaiilor de birou4.1. Elemente de baz / 1724.1.1. Caracteristici generale ale aplicaiei Publisher 2000 / 1724.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaiei Publisher 2000 / 1734.1.3. Deschiderea aplicaiei Publisher / 174

4.2. Crearea unei publicaii / 1754.2.1. Crearea unui pliant / 1804.3. Editarea unei publicaii / 1854.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 185

4.3.2. nelegerea cadrelor / 1874.3.3. Introducerea textului / 1944.3.4. Modificarea aspectului unei publicaii / 1974.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 202

4.4. Tiprirea publicaiei / 2044.4.1. Configurarea imprimantei / 2054.4.2. Alegerea opiunilor pentru tiprire / 2064.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tiprire / 208

4.5. Glosar de termeni / 2104.6. Teste evaluare cunotine / 212

5. Bibliografie / 214


5/214

5

INTRODUCERE

n urm cu ani informatica prea o religie exotic, practicat n nite temple misterioasei ndeprtate, numite centre de calcul, n care clipeau sute de luminie i se ntmplau o

mulime de lucruri care depeau puterea de nelegere a profanilor. Apoi, ncet-ncet, relaiilepublic-calculator au devenit mai pmnteti, chiar fireti, ajungnd ca astzi, calculatoarele sfie implicate nu numai n tiin, proiectare, economie, administraie sau afaceri, ci n nsiviaa noastr cea de toate zilele, asemenea telefonului sau televizorului. Ceea ce era deneconceput n urm cu cteva decenii, privind procesarea, stocarea, transferul i prelucrareaunor volume uriae de informaii i cunotine, a devenit realitate incontestabil, o caracteristicfundamental a societii informaionale de astzi i a societii cunoaterii de mine.

Alfabetizarea digital impus ca o necesitate a societii informaionale, reprezintstandardul modern al alfabetizrii de mas. Tehnologiile informaiei i comunicaiilor auschimbat rapid mentaliti i gndiri, au dezvoltat abiliti i atitudini, au revoluionat activitii domenii profesionale.

n acest context, elaborarea i prezentarea documentelor, n format tipribil sau nu, acunoscut evoluii impresionante, atingnd standarde de performan pentru proceseledecizionale ale oricrei activiti umane. Tehnologia informaiei a pus la dispoziia tuturorcategoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaii i instrumente informatice deosebit deeficiente pentru elaborarea n format tipribil sau electronic a celor mai diverse i complexedocumente. A utiliza calculatorul, fr a stpni performant facilitile aplicaiilor, ainstrumentelor informatice pentru generarea i prezentarea n format tipribil i/sau electronic a

documentelor, constituie un dezavantaj competitiv, imposibil de schimbat n lumea de astzi.Cu att mai mult, acest dezavantaj ar influena viitorii profesioniti n comunicare i relaii

publice, absolveni ai educaiei universitare i postuniversitare din Facultatea de Comunicare iRelaii Publice David Ogilvy din SNSPA.

Drept urmare, lucrarea prezent, apare ca un suport practic de nsuire eficient afacilitilor oferite de anumite aplicaii informatice dedicate generrii i prezentrii dedocumente. Lucrarea intitulat sugestiv Aplicaii informatice de birou, se adreseaz att

studenilor iniiai n utilizarea calculatorului, ct i celor mai diverse categorii de utilizatori ai

informaiilor stocate pe suport electronic, cu scopul de a-i perfeciona abilitile de exploatareeficient a celor patru aplicaii informatice abordate: Excel, PowerPoint, Office Binder,Publisher.

Structura lucrrii cuprinde patru capitole, cte unul dedicat fiecrei aplicaii informaticemenionate. Fiecare capitol prezint principalele instrumente i faciliti ale aplicaieiinformatice abordate, ntr-o succesiune logic i accesibil oricrui utilizator interesat. Lasfritul fiecrui capitol se afl un glosar de termeni i un set de teste pentru verificareacunotinelor i deprinderilor practice n utilizarea aplicaiei informatice respective.


6/214

6

De asemenea, lucrarea prezint o proporie just ntre elementele teoretice i celepractice, oferind contextul i suportul metodologic eficient al unei pregtiri individuale cuminimum de asisten din partea specialistului.

Bibliografia recomandat conine titluri de referin n domeniul abordat i garanteazvaloarea tiinific a demersului preponderent practic al lucrrii, care constituie un adevrat

ghidpentru generarea i prezentarea documentelor n format tipribil i/sau electronic.

Mulumesc tuturor celor care mi-au oferit sugestii de abordare a lucrrii, precum i celorcare mi le vor oferi pentru dezvoltarea ei ulterioar.


7/214

7

1. EXCEL I INSTRUMENTELE SALE DE LUCRU

1.1.ELEMENTE DE BAZ1.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel

Aplicaia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet), care manipuleaz i proceseaz datenumerice organizate matricial n linii i coloane. Prin urmare, Excel ofer utilizatoruluiurmtoarele faciliti:

Efectuarea de calcule utiliznd formule i funcii; Gestionarea unui spaiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu utilizri bidimensionale

i tridimensionale. Utilizatorul i poate organiza lucrul genernd aplicaii complexecare s nglobeze informaii suficiente din punct de vedere cantitativ;

Formatarea spaiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul), manipularea acestuia(copiere, mutare, tergere), vizualizarea (partajarea n ferestre, previzualizarea nainteatipririi) ipartajarea acestuia;

Portabilitatea informaiilor coninute n foile de calcul i implicit n celule, ceea ceconduce la schimbul de date ntre aplicaii de acelai tip, sau de tipuri diferite;

Ofer posibilitatea reprezentrii grafice a datelor numerice coninute n foile de calcul,demonstrnd faptul c diagramele sunt mai relevante i mai uor de interpretat dect

prezentarea tabelar a datelor. Ofer faciliti de sortare, grupare i gsire a informaiilorconinute n tabele tip

registru (baze de date sau liste).

1.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel

Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti:a) Din meniul Start Programs Microsoft Excel

1.

b) Se acioneaz dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran.


8/214

8

n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaiei Excel. Aceasta conine treizone funcionale:

A) Panoul de comand

B) Zona de lucru

C) Bara de stare

A) Panoul de comand se afl situat n partea superioar a ferestrei Excel, deasupra zoneide lucru. El este compus din: bara de titlu, bara de meniu, mai multe bare deinstrumente i bara de formule (Formula bar).

Bara de titlu, conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele

fiierului generic Excel (Book1). n extremitatea stng conine butonul sistem iar npartea dreapt conine butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare , maximizare

, restaurare i de nchidere .

Bara de meniu, permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunztoareopiunilor meniului. n extremitatea stng conine butonul sistem de control al registrului

de calcul (fiierului) , iar n partea dreapt conine cele trei butoane de manipulare aferestrei fiierului activ.

Barele de instrumente Standard i Formatting sunt afiate implicit. Ele conin butoane decomand, care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comandsunt autodocumentate. Cnd se plaseaz cursorul de mouse pe un buton, apare numeleacestuia afiat ntr-o caset de text. Cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, serealizeaz operaia corespunztoare (vezi Copy).


9/214

9

Bara de formule (Formula bar),permite introducerea i editarea datelor i formulelor. Bara

de formule conine urmtoarele elemente: adresa celulei curente n care

se introduc sau se editeaz datele la un moment dat, butonul de anulare (Cancel) , butonul

de confirmare (Enter) , butonul de editare formule (Edit Formula) i zona de editare

a datelor sau formulelor (zona de culoare alb).

B) Zona de lucru, reprezint suprafaa deinut de o foaie de calcul ce este ncadrat pe de oparte de echerul ce delimiteaz rndurile i coloanele, iar pe de alt parte de barele dedefilare (orizontal i vertical) n foaia de calcul. Coloanele sunt identificate prin litere, dela A la IV (max. 256 coloane), iar rndurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536.

n partea de jos a zonei de lucru, se afl zona de afiare a foilor de calcul, care precizeaznumele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3etc.).

Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia de calculeste practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256 coloane i 65536 dernduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula. Celula Excel este principalaunitate de memorare a datelor. Celula curent este celula activ n care se afl poziionatcursorul de mouse la un moment dat Ea este afiat pe ecran printr-un dreptunghi cu

marginile ngroate. O celul poate fi referit printr-o adres de celul (referin de celul).Referina de celul este o combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr(reprezentnd rndul).

Bara de instrumente Standard

Bara de instrumente Formattin


10/214

10

De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4).

Un fiier creat n Excel poart numele de registru de calcul (WorkBook) i este salvat cuextensia .XLS. Fiierul Excel poate conine pn la 256 foi de calcul, identificate prin nume(etichete). Numrul implicit de foi de calcul afiat la deschiderea unui registru de calcul este3. Acest numr poate fi setat de utilizator (vezi paragraful 4.1.2.4.).

C) Bara de stare se afl situat la limita inferioar a ferestrei Excel. Ea conine indicatori de

stare care precizeaz modul curent de lucru i starea n care se afl aplicaia Excel la unmoment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt:READY- Excel ateapt o intrare ntr-o celul sau o comand.EDIT - Coninutul unei celule este corectat.PREVIEW Se execut o operaie de previzualizare naintea imprimrii.NUM A fost acionat tasta Num Lock.CAPS A fost acionat tasta Caps Lock.ERROR Excelsemnaleaz o eroare.

1.1.3. Deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, efectuarea unor

modificri i salvarea acesteia.

Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintreurmtoarele variante:

1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Open, sau seacioneaz simultan tastele Ctrl+O.

Celula

Celulacurent


11/214

11

Se poate aciona i clic cu mouse-ul pe butonul corespunztor , prezent pe bara deinstrumente Standard.

Pe ecran va fi afiat fereastra de dialog corespunztoare, n care se va specifica locaia

(calea) ce conine fiierul (registrul) care va fi deschis. Pentru deschiderea efectiv afiierului, se va proceda astfel: Se selecteaz fiierul dorit i se acioneaz dublu clic pe numele lui

sau Se selecteaz fiierul dorit i se acioneaz clic pe butonul Open prezent n colul

dreapta jos al ferestrei de dialog.

2. Cnd se activeaz opiunea File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosiriiultimele fiiere accesate. Acionnd clic pe numele fiierului dorit, se efectueazdeschiderea acestuia.

Fiierul

selectat

ButonulOpen


12/214

12

3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit.

4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi dublu clic penumele fiierului.

1.1.4.Deschiderea mai multor registre de calcul

Se pot deschide simultan mai multe registre de calcul, folosind una din metodele precizate maisus. Pe ecran ele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (bara de jos) sau n

opiune Windowprezent n bara de meniu.


13/214

13

1.1.5. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia

Un registru de calcul (workbook) este un fiier proiectat pentru stocarea i organizarea unor foide calcul (worksheet), n care sunt pstrate efectiv datele i se efectueaz calcule.Pentru crearea unui registru de calcul, se poate alege una dintre urmtoarele variante:

1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda New, sau seacioneaz simultan tastele Ctrl+N.

2. Se poate aciona clic cu mouse-ul pe butonul corespunztorprezent pe bara de instrumente Standard.

3. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia (directorul) n care va fisalvat registrul de calcul i apoi clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul afiat, sealege comanda New Excel Worksheet.

1.1.6. Salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau discheta

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i dinmeniul afiat se alege comanda Save As... Pe ecran va fi afiat fereastra Save As n care se vatransmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv.

Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul

Locaia n care va fi salvatregistrul de calcul


14/214

14

1.1.7. Salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt formati n alt loc

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i sealege comanda Save As...Se va afia pe ecran fereastra Save As corespunztoare n care se vor transmite: calea unde va fi

salvat registrul de calcul, noul nume i tipul dorit.

1.1.8.Salvarea unui registru de calcul n format web

Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut subdenumirea de HTML (Hypertext Markup Language).Pentru realizarea acestei operaii, se alege una dintre urmtoarele variante:

1. Se activeaz opiunea Fileprezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... nfereastra Save As corespunztoare (vezi imaginea de mai sus), se va alege tipul Webpage (*.htm; *.html).

sau2. Se activeaz opiunea Fileprezent n bara de meniu i se alege comanda

Save as Web Page...

Calea unde va fi salvatregistrul de calcul

Noul nume Tipul registrului de calcul


15/214

15

1.1.9. nchiderea registrului de calcul tabelar

Pentru nchiderea unui registru de calcul, fr nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea Fileprezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda

Close sau

Se acioneaz clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei deaplicaie.

1.1.10. Folosirea funciei Help

Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu esteprezent n ecran, el se va activa din opiunea Help sau din butonul corespunztor prezent n barade instrumente Standard. n ambele situaii, pe ecran va aprea un asistent sub forma uneiimagini animate.

Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ.n cmpul Type your question here, se formuleaz ntrebarea (vezi Functions), apoi se cautacionnd butonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se potciti indicaiile precizate.

Comanda Close Butonul Close


16/214

16

Asistentulse mai poate activa i acionnd tasta cheie funcional F1.

Pentru nchiderea asistentului, se va aciona clic butonul dreapta mouse pe imagine i se vaalege comanda Hide.

1.1.11. nchiderea aplicaiei Excel

Pentru nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea Fileprezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege

comanda Exit

sau

Se acioneaz clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestreiExcel.

1.2. PERSONALIZAREA /MODIFICAREA SETRILOR DE BAZ1.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat, sealege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options, i se va selecta butonulView. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de exemplu: afiarea barei de

formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc. Opiunile implicite sunt precedate de ocaset de validare care conine o bif. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validarecorespunztoare unei opiuni, aceasta se anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentruanularea afirii n ecran a barei de formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care o

precede.


17/214

17

1.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran

Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a foilor de calcul pe ecran, se poate alege unadintre urmtoarele variante:

1. Se activeaz opiunea View din bara de meniu i se alege comanda Zoom Se vadeschide caseta de comand Zoom, din care se va alege dimensiunea dorit (vezi 75%).

2. Se activeaz butonul Zoom prezentn bara de instrumente Standard.

1.2.3. Modificarea afirii barelor de instrumente

Afiarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente.Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alegecomanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate

barele active sunt marcate cu o bif.

S-a anulat barade formule


18/214

18

Pentru afiarea/anularea anumitor bare de instrumente, se acioneaz clic cu mouse-ul pe numeleacestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece semicoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.

Personalizarea /modificarea barelor de instrumente

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alegecomanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente i seactiveaz comanda Customize...

Pe ecran se va afia caseta de dialog Customize. Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonulToolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales, de exemplu,

bara de instrumente Standard.

Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Commands i va fi afiat lista cu instrumentele delucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit (vezi Cut) care se vatrage apoi cu mouse-ul n/din bara de instrumente.

BaraFormatting


19/214

19

1.2.4. Modificarea numrului de foi de calcul din registrul curent

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat, se

alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options.Se activeaz butonul General i apoi la opiunea Sheets in new workbook (Foi ntr-unregistru de calcul nou) se precizeaz numrul foilor de calcul (de exemplu 4).

Se nchide registrul de calcul curent prin comenzile File, Close. Se deschide un registru decalcul nou prin comenzile File, New.Acesta va conine 4 foi de calcul.

Din lista cu instrumente de lucru, se alege Cut


20/214

20

1.3. OPERAII DE BAZ

1.3.1. Introducerea datelorn foaia de calcul

1.3.1.1. Introducerea valorilor numerice ntr-o celul

Valorile numerice sunt combinaii de cifre de la 0 la 9 i caractere specifice + (adunare)- (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracie) E (exponent). O valoarenumeric poate fi un numr ntreg (230), un numr zecimal (340.75), o fracie ntreag (3/4) sauun numr n notaie tiinific (3.08E+10)

Pentru introducerea valorilor numerice ntr-o celul, se procedeaz astfel: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz numrul dorit. Numrul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de

formule (Formula bar)i n celula curent.

Se acioneaz tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent nbara de formule.

Valorile numerice se vor alinia n mod implicit n partea dreapt a celulei.

Dac se dorete eliminarea numrului afiat n bara de formule, se acioneaz clic cu mouse-ulpe butonul Cancel , sau se acioneat tasta BackSpace.Dac numrul nu ncape n celul, Excel redimensioneaz n mod automat celula respectiv, sauva folosi notaia tiinific, afind mai puine zecimale. n situaia n care Excel afieaz ntr-ocelul numrul cu notaia tiinific sau plaseaz un ir de diez (######), trebuie redimensionatmanual limea coloanei respective (vezi subcap. 1.3.5.2.-Modificarea limii coloanei inlimii rndului).

Se introducenumrul 3400 n

celula de adres C3

Bara de formule Butonul Enter

Butonul Cancel


21/214

21

Excel nregistreaz ntotdeauna intern numrul scris, indiferent de ceea ce afieaz n celul.Dac celula este activ , se poate vedea valoaresubadiacent afiat pe bara de formule.

1.3.1.2. Introducerea valorilor de text (etichete) ntr-o celul

O valoare de text (o etichet) poate fi format din orice combinaie de caracterealfanumerice, inclusiv numere i simboluri existente pe tastatur.Pentru a introduce o valoare de text ntr-o celul, se procedeaz astfel:

Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei.

Se tasteaz o valoare de text. Textul apare afiat simultan n dou locuri: n bara deformule (Formula bar)i n celula curent.

Se acioneaz tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent n bara deformule.

Valorile de text se vor alinia n mod implicit n partea stng a celulei.

Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi s fiesuprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie, textul mai lungeste trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel nregistreaz corect valoarea detext i este afiat pe bara de formule cnd celula este activ.

Notaia tiinific

Valoarea

subadiacent Sir desemne diez

Text suprapus peste celulele goale

Text trunchiat

Text alineat implicit la stnga


22/214

22

Dac introducei o valoare numeric, o dat calendaristic sau or, care trebuie nregistrateca text, vor fi precedate de apostrof ()

1.3.1.3. Introducerea comentariilor ntr-o celul

Pentru a introduce comentarii ntr-o celul, se procedeaz astfel: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se activeaz opiunea Insert din bara de meniu i se alege comanda Comment. Se scrie un mesaj sub numele afiat. Se execut clic pe orice celul pentru a nchide operaia. Celula care conine un comentariu, va avea un triunghi rou n colul dreapta sus.

Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul, se alege comanda Comments dinmeniul View.

1.3.1.4. Introducerea de formule simple ntr-o celul

Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cuajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou valoare folosindnite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule, numere, operatori matematici.Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire(/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde ( ) care schimb ordinea de evaluare. Toateformulele ncep cu semnul egal (=). Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i

arat programului Excel c trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. Deexemplu : =A1+A2-A3; =A5/10*2 ; =30+75-20.Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele moduri:

1. Introducerea formulei folosind tastatura: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz formula, care ncepe obligatoriu cu semnul egal (=).


23/214

23

2. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Se face poziionarea pe celula respectiv (vezi E3), cu ajutorul mouse-ului sau al

tastelor sgei. Se tasteaz semnul egal (=)pentru a ncepe formula. Se execut clic pe prima celul

care va fi introdus n formul (vezi B3), apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi+). Cnd se execut clic pe celul, ea va fi nconjurat de un chenar pulsant, iar adresa(referina) celulei apare n bara de formule.

Se repet procedura i pentru celelalte celule referite n celul.

Se apas tasta Enter sau butonul corespunztor din bara de formule.

Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei, iar n barade formule va fi afiat formula.

Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula, nseamn a fost folosit unoperator necunoscut sau s-a scris greit formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ),Excel va interpreta ecuaia ca valoare de text.

Chenar pulsant

Formula

Rezultatulformulei

Referin a celulei n bara de formule


24/214

24

1.3.1.5. Utilizarea funciilor Undo i Redo

Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru aceasta, se activeazfuncia Undo astfel:

Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Undo

sau

Se acioneaz clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard , sause apas simultan tastele Ctrl+Z.

Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru aceasta, se activeaz

funcia Redo astfel: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Redo

sau

Se acioneaz clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard , sause apas simultan tastele Ctrl+Y.

1.3.2. Selectarea datelor1.3.2.1. Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau

neadiacente

Selectarea unei celule

Selectarea unei celule se realizeaz n mai multe moduri: Prin folosirea mouse-ului, acionnd clic pe celula dorit.

Prin utilizarea tastelor sgei. Prin utilizarea comenzii Go to din meniul Edit. Dac se activeaz comanda Go To,

se va deschide fereastra corespunztoare GoTo. n caseta Reference, se va tasta adresa(referina) celulei dorite (vezi F20) i apoi se va aciona clic cu mouse-ul butonul OK.


25/214

25

Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente

Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu), se realizeaz n mai multe moduri: Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului.

Pentru aceasta, se efectueaz urmtorii pai:1. Se plaseaz indicatorul de mouse pe prima celul din grup.2. Se ine apsat butonul stnga mouse i se trage (gliseaz) cu mouse-ul peste celelalte

celule din grup.3. Dac se dorete selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se ine apsat tasta

Ctrl. Cnd s-a terminat selecia, se elibereaz butonul mouse.

Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii.Pentru aceasta, se efectueaz urmtorii pai:1. Cu ajutorul tastelor sgei, se va intra n prima celul din grup.

2. Se ine apsat tasta Shift, apoi se apas tasta cu sgeata corespunztoare pentru aselecta celelalte celule din grup.3. Pentru a selecta i grupuri de celule neadiacente se apas simultan tastele Shift+F8.

Pe bara de stare apare butonul ADD, indicnd faptul c se poate selecta un alt grup.La sfrit se apas din nou tastele Shift+F8.

Au fost selectategrupuri de celuleneadiacente

Au fost selectategrupuri de celule

neadiacente

Butonul ADD pebara de stare


26/214

26

1.3.2.2. Selectarea unui rnd saua unei coloane

Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime), se execut clic cu butonul stnga mouse penumrul rndului, sau litera coloanei . Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane

adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage peste restul domeniului. Dac sedorete selectarea mai multor rnduri sau coloane neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl.

1.3.2.3. Selectarea foilor de calcul

Selectarea ntregii foi de calcul

Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul, se acioneaz clic pe butonul de selecie total

aflat n partea stng sus a foii de calcul, la intersecia rndurilor cu coloanele.

Selectarea mai multor foi de calcul

Pentru selectarea unor foi de calcul, se procedeaz astfel:

Se selecteaz prima foaie de calcul, acionnd clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Se ine apsat tasta CTRL, i se acioneaz clic cu mouse-ul pe eticheta altei foi de

calcul.

Selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de calcul curent

Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent, se procedeaz astfel: Se plaseaz pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se acioneaz clic cu butonul dreapta mouse i din submeniul afiat, se alege comanda

Select All Sheets.

Clic aici


27/214

27

1.3.3. Copiere, Mutare, tergere1.3.3.1. Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt

registru de calcul.

Copierea i mutarea coninutului unor celule este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sauimaginilor.Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri:1. Copierea coninutului unor celule folosind comenzileCopy i Paste .

Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Copy. Celulele vor fi nconjurate de un

dreptunghi punctat care pulseaz.

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus aldomeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, seva face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete

(vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru decalcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.


28/214

28

Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat coninutulClipboard-ului

2. Copierea coninutului unor celule folosind butoaneleCopy i Paste din bara de instrumenteStandard.Se procedeaz astfel:

Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat.

Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Copy . Celulele vor fi nconjurate de undreptunghi punctat care pulseaz.

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus aldomeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, seva face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete(vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de

calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste.Se procedeaz astfel:

Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi nconjurate de un

dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al

domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se

va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete(vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru decalcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea

Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V.

1.3.3.2 Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n altregistru de calcul.

Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri:1. Mutarea coninutului unor celule folosind comenzileCut i Paste .Se procedeaz astfel:

Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Cut. Celulele vor fi nconjurate de un

dreptunghi punctat care pulseaz.


29/214

29

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus aldomeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, seva face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete

(vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru decalcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea.

Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

2. Mutarea coninutului unor celule folosind butoaneleCut i Paste din bara deinstrumente Standard.

Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat.

Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate de undreptunghi punctat care pulseaz.

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus aldomeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, seva face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete(vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru decalcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea.

Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Mutarea coninutului unor celule folosind combinaii de taste.Se procedeaz astfel:

Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi nconjurate de un

dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al

domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, seva face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete(vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru decalcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea

Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V.


30/214

30

1.3.3.3. tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat

Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri:1. tergereaconinutului celulelor folosind comanda Clear

Se procedeaz astfel: Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Clear. Din submeniul afiat, se alege opiunea de tergere dorit (All, Formats, Contents,

Comments). n exemplul prezentat, s-a ales opiunea All, care terge att coninut cti formate.

2. tergerea coninutului celulelor utiliznd tasta DeleteSe procedeaz astfel:

Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se acioneaz tasta Delete. Se va terge doar coninutul celulelor.

3. tergerea coninutului celulelor utiliznd comanda DeleteSe procedeaz astfel:

Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog corespunztoare i se alege modalitatea de tergere

dorit. Se va terge att coninutul ct i formatele celulelor referite.


31/214

31

1.3.4.Cutare i nlocuire1.3.4.1. Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule

Cutarea rapid a datelor n foaia de calcul se realizeaz cu ajutorul comenzii Find.Procedura de cutare este urmtoarea: Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Find Se deschide fereastra Find. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie

cutat (vezi n exemplu valoarea 1000). Se acioneaz butonul Find Next. n mod implicit, cutarea are loc n linie sau coloan,

n ntreaga foaie de calcul (vezi n exemplu cutarea n linie). De fiecare dat, cnd a fost gsit valoarea respectiv se ntrerupe cutarea, iar valoarea

apare selectat (vezi n exemplu celula selectat). Se reia procesul de cutare acionnddin nou butonul Find Next.

1.3.4.2. Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al uneicelule

nlocuirea rapid a unor date cu alte date, se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace.Procedura de nlocuire este urmtoarea:

Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Replace Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea care

trebuie cutat i nlocuit (vezi n exemplu valoarea 1000). n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire (vezi n exemplu valoarea

3000) i se va aciona butonul Replace. Dup nlocuire se poate continua procesul decutare i nlocuire acionnd clic pe butonul Find Next. Dac se dorete nlocuirea pestetot, se acioneaz butonul Replace All.


32/214

32

1.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul1.3.5.1. Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul

Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare:1. Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert.

Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stngacreia se dorete inserarea unei coloane noi.

Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows, pentru inserarea unei linii, sau sealege comanda Columns, pentru inserarea unei coloane.

2. Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga

creia se dorete inserarea unei coloane noi.


33/214

33

Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se alegecomanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea dorit (veziEntre row sau Entre column).

1.3.5.2. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului

Pentru modificarea limii coloanei, se alege una dintre variantele urmtoare:1. Modificarea manual a limii coloanei.

Se plaseaz pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloan, n aa fel ncts ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd spre dreapta i spre stnga.

Se trage indicatorul de dimensionare spre stnga sau spre dreapta, pentru a modificalimea coloanei.

2. Modificarea limii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se selecteaz o celul din coloana de redimensionat. Se activeaz opiunea Format din bara de meniu i apoi comanda Column Width. n caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune i se acioneaz butonul OK.

Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare:1. Modificarea manual a nlimii rndului.

Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel nct s iaforma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n jos.

Se trage indicatorul de dimensionare n sus sau n jos, pentru a modifica nlimearndului.

Aici se scrie dimensiuneaAici se scrie dimensiunea


34/214

34

1. Modificarea nlimii rndului cu ajutorul comenzii Row Height. Se selecteaz o celul din rndul de redimensionat. Se activeaz opiunea Format din bara de meniu i apoi comanda Row Height. n caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune i se acioneaz butonul OK.

Dac se dorete redimensionarea automat a rndurilor i a coloanelor, se poate folosicomanda AutoFit

1.3.5.3. tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul.

Pentru tergerea de rnduri i coloane din foaia de calcul, se alege una dintre varianteleurmtoare:

1. tergerea de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete.

Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea dorit (vezi Entier row sauEntier column).

2. tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se alege

comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea dorit (veziEntre row sau Entre column).

Aici se scrie noua dimensiune


35/214

35

1.3.6. Sortarea datelor1.3.6.1. Sortarea datelor dup o singur coloan

Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor. n anumite situaii se cere ordonareacresctoare sau descresctoare a acestora, pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane.Pentru a sorta rapid un tabel pe baza unei singure coloane se procedeaz astfel:

Se execut clic pe captul coloanei sau pe o celul din coloana respectiv.

Se activeaz butonul Sort Ascending sau butonul Sort Descending de pebara de instrumente Standard.

n exemplul dat, tabelul este sortat cresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA

1.3.6.2. Sortarea datelor dup mai multe coloane

Pentru a sorta un tabel pe baza a dou sau trei coloane, se procedeaz astfel: Se execut clic pe o celul din tabelul ce va fi sortat. Din meniul Data, se alege comanda Sort Excel va selecta ntregul tabel i va afia

caseta de dialog Sort. Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru operaia de

sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua coloan

pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia coloan

pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe butonul OKpentru a efectua sortarea.


36/214

36

1.4. FORMULE I FUNCII1.4.1. Formule aritmetice i logice

1.4.1.1. Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul

Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorulformulelor i funciilor . O formul este o expresie care poate s combine valori, referine decelule, nume de celule sau domenii (grup de celule), operatori matematici (vezi paragraf1.3.1.4. Introducerea de formule simple ntr-o celul).

O formul are urmtoarele caracteristici: ncepe cu semul egal (=).Dac acesta este omis, Excel consider formula ca fiind un text. Folosete unul sau mai muli operatori aritmetici. n aceast situaie, Excel respect

regulile obinuite din algebr care devin reguli de executare a operaiilor. Regulile deexecutare impun ca primele s fie efectuate calcule exponeniale, apoi nmulirile i

mpririle, iar la sfrit adunrile i scderile. Dac ntr-o formul sunt mai mulioperatori de acelai tip, efectuarea calculelor se va face de la stnga la dreapta.

Poate s conin referine de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.), deoarece Excel vaciti coninutul celulei respective ca i cum ar fi introdus n formul. Aadar, formula =A2+B2-C2 indic programului Excel urmtorul lucru: citete coninutul celulei A2, ladaug la coninutul celulei B2, apoi scade coninutul celulei C3. Avantajul oferit de

prezena adreselor de celule n formule este acela c n momentul n care s-au modificatvalorile existente n celule se va modifica i rezultatul formulei.

Pentru a controla ordinea operaiilor n formule, se folosesc parantezele rotunde ().

Construirea formulelor prin exemple:Adunarea numerelor

Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

S se calculeze cantitatea total vndut din fiecare produs pe trimestrul I (vezi etichetaTOTAL). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii (vezi paragraf1.3.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul).

Se procedeaz astfel: Se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula E4). Se tasteaz formula = B4+C4+D4 ise apas tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe

butonul Enter din bara de formule. Dac formula a fost tastat corect, n celula E4 se afieaz rezultatul, iar n bara de

formule este afiat formula.Se repet procedura pentru celelalte produse.


37/214

37

S presupunem c la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). n aceast situaie, n celula E4va fi afiat formula a valoare de text.

Deoarece n formul s-au folosit referine de celule, dac se modific coninutul celulei B4 (seva nlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500), automat se va recalcula formula.

nmulirea numerelor

Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

Noulrezultat

Coninutcelul

modificat


38/214

38

S se calculeze valoarea fiecrui produs vndutpe trimestrul I (vezi eticheta VALOARE).Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului (vezi paragraf 1.3.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul).Se procedeaz astfel:

Se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula D4) i se tasteazsemnul egal (=).

Se acioneaz clic pe celula B4. Se tasteaz semnul nmulire (*) i apoi clic pe celula C4. Se acioneaz tasta Enter sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule.

Se repet procedura pentru celelalte produse

Editarea unei formuleDac o formul a fost introdus greit, ea poate fi corectat astfel:

Se selecteaz celula care conine formula i se acioneaz tasta cheie funcional F2, sau

dublu-clic pe celula n cauz. Formula va fi afiat n bara de formule, se va corecta i apoi se acioneaz tasta Enter

sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule.

S presupunem c n exemplul de mai sus, s-a tastat din greeal, operatorul adunare (+), n loculcelui de nmulire (*). Pentru corecie se va edita formula.

n urma editrii, rezultatul va fi cel dorit.


39/214

39

1.4.1.2.Folosirea instrumentului de AutoFill (completare automat) pentru a copiasau incrementa serii de date

Cea mai simpl metod de introducere a unor date care se repet sau formeaz o serie

aritmetic, const n utilizarea funciei AutoFill. Aceast funcie poate fi executat foarte uorcu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit.

Funcia AutoFill realizat cu ajutorul mouse-ului.Se alege una dintre variantele urmtoare:

1. Pentru a repeta o valoare, se introduce textul sau numrul n prima celul i se executclic pe marcajul de umplere.Marcajul de umplere se gsete n colul dreapta jos alcelulei selectate i are forma unui semn plus (+).Cu aceast form a pointerului de mouse, se trage (drag and drop) peste toate celulelen care se dorete copierea. n felul acesta se obine o list cu noi valori.

2. Pentru a crea un ir simplu de numere, se introduce numrul de start n primacelul i se execut clic pe marcajul de umplere. Se ine apsat tasta Ctrl n timp ce setrage marcajul de umplere. Se genereaz o list care ncepe cu numrul iniial i n carecelelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

3. Pentru a executa o list de luni sau zile, se introduce prima valoare din list (poate fi in forma prescurtat, vezi ian) se trage marcajul de umplere.


40/214

40

4. Pentru a extinde o list de date calendaristice, se introduce prima dat, n oriceformat n celula dorit i se trage marcajul de umplere.

Folosirea comenzilor de umplere

Pentru a realiza operaii simple de copiere, se poate folosi o colecie de comenzi de umplere alemeniului Edit. Aceste comenzi permit copierea coninutului unei celule, ntr-un grup de celuleadiacente selectate. Paii sunt urmtorii:

Se plaseaz pointerul de mouse pe celula al crei coninut va fi copiat, apoi se trage cumouse-ul peste celulele care vor fi umplute.

Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se alege direciade umplere.

Crearea unei serii de date

Dac se dorete crearea unei serii personalizate, se procedeaz astfel: Se plaseaz pointerul de mouse pe celula care conine valoarea de start i se trage cu

mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se comanda Fill

Series.


41/214

41

Pe ecran va fi afiat caseta de dialog corespunztoare, care permite transmiterea tipuluide valori i a tipului de dat. Se pot transmite pasul i valoarea de oprire a generriiseriei. n exemplul dat, s-a creat o serie linear cu pasul valoarea 5.

1.4.1.3. nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funciiReferinele de celule sunt utilizate n formule i funcii i indic poziia celulei al crei

coninut este preluat n formula/funcia respectiv (vezi paragraful 1.4.1.1. -Folosirea formuleloraritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul).O referin identific i un grup de celule adiacente (alturate) numit domeniu (range). Referina(adresa) domeniului este dat de adresa celulei din colul stnga sus, urmat de ( : ) i adresacelulei din colul dreapta jos. De exemplu D2:E5, sau B3 :E10.

n construirea formulelor, Excel folosete mai multe tipuri de referine: relative (implicit),absolute i referine cu ajutorul numelor sau etichetelor.Cu ajutorul referinelor se pot utiliza date existente n diferite pri ale foii de calcul, sau se poateutiliza rezultatul unei formule n alt formul. De asemenea, se pot accesa date existente pe altfoaie de calcul, sau date din alt registru de calcul.

Referina relativ este referina implicit care se modific prin operaia de copiere (de exempluA2, D5, E7 etc.). Atunci cnd se copiaz o formul care conine referine de celule, Excelmodific formula automat i anume:

Dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat numrulrndului. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea ncelula E5 se modific automat n formula = B5+C5+D5

celuldomeniu


42/214

42

Dac se realizeaz copierea formulei pe un rnd, se va modifica automat numrulcoloanei. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea ncelula F4 se modific automat n formula = C4+D4+E4

1.4.1.4. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii

Referina absolut nu i schimb coordonatele prin operaia de copiere. Ea referntotdeauna aceeai celul. Pentru a transforma o adres relativ n adres absolut, se va punesimbolul dolar ($) n faa rndului i coloanei care dorii s rmn constante. Pentrutransformarea rapid a unei referine relative n referin absolut, se procedeaz astfel:

Se acioneaz dublu clic pe celula a crei referin se va absolutiza. Se plaseaz poinerul de mouse n faa literei coloanei i se acioneaz tasta cheie

funcional F4.

Exemplul urmtor prezint copierea formulei din celula E4 n celulele F4 i F6.Deoarece n formul s-au folosit adrese absolute, rezultatul formulei nu se schimb.

Referina prin nume sau etichet de domeniu (grup de celule adiacente).Pentru a crea un nume de domeniu, se procedeaz astfel:

Se selecteaz domeniul cruia i se va atribui un nume.


43/214

43

Se activeaz meniul Insert, se alege comanda Name i apoi Define.. Se afieaz caseta Define Name i n zona Names in workbook se introduce numele

domeniului. Numele domeniului nu trebuie s conin spaii sau caractere speciale.

1.4.2.Lucrul cu funcii

1.4.2.1. Folosirea funciei Sum

Pentru a efectua ntr-o foaie de calcul mai multe operaii de prelucrare cu numere i text,Excel permite folosireafunciilor.Funciile sunt formule gata elaborate, care execut o serie deoperaii cu o gam de valori specificateigenereaz o singur valoare. Excel conine o colecie

de peste 200 de funcii, grupate pe categorii (vezi matematice, statistice, financiare etc.). Fiecarefuncie este introdus n foaia de calcul folosind o anumit sintax, adic o anumit structur,

pentru ca Excel s poat calcula corect rezultatul. O funcie conine urmtoarele trei elemente:1. Semnul egal (=) specificnd o formul.2. Numele funciei care poate fi introdus n ntregime sau abreviat, cu litere mari, mici sau

combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.).3. Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt separate

prin virgula (,). Argumentele unei funcii pot fi: valori, referine de celule, referine dedomenii, nume de domenii sau chiar alte funcii. Numrul maxim de argumente ntr-ofuncie este 30.

Funcia SUM, este cea mai utilizat funcie din colecia Excel. Ea calculeaz total pentru ungrup de celule. Deoarece este folosit foarte des, pe bara de instrumente Standard apare butonul

AutoSum .

Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcia SUM, se efectueazurmtorii pai:

Se execut clic cu mouse-ul pe celula n care se va introduce funcia SUM (de regul seselecteaz celula din dreapta sau de sub ultimul numr din linia, respectiv coloana desumat vezi n exemplu celula E4).


44/214

44

Se execut clic pe butonul AutoSum . Excel introduce funcia SUM pe bara deformule i va selecta n mod automat un grup de celule alturare ca argumente pentrufuncie (vezi n exemplu grupul de celule B4:D4)

Se va aciona tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.

1.4.2.2. Folosirea funciei Average (media aritmetic)

Pentru introducerea funciilor in foaia de calcul, Excel ofer comanda special Function dinmeniul Insert. Aceast comand deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria

i funcia dorit. Dac s-a ales funcia dorit, se deschide caseta pentru introducereaargumentelor funciei alese. Pentru exemplificare, vom folosi funcia statistic AVERAGE

pentru a calcula valoarea medie a unor numere (vezi n exemplu MEDIA OBTINUT)

parcurgnd urmtorii pai: Se selecteaz celula n care se va afia rezultatul funciei (vezi celula E4). Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Function. Se deschide fereastra Paste Function, se aleg categoria i funcia (vezi categoria

Statistical i funcia AVERAGE ) i se acioneaz butonul OK.


45/214

45

Se va afia o caset de dialog, se transmit argumentele (n exemplul de fa, un singurargument C4:D4) i se acioneaz butonul OK.

Argumentele funciei se pot transmite i prin selecie, procedndu-se astfel:

Se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sgeat mic roie dindreapta casetei de text Number 1. Caseta de dialog va fi micorat i este vizibilcaseta de text n care se introduce selecia.

Se selecteaz celulele care conin datele pentru calculul mediei aritmetice, seelibereaz butonul mouse i se acioneaz tasta Enter. Caseta de dialog i varecpta dimensiunea iniial, iar grupul de celule selectat va fi afiat n caseta dedialog.

Fereastra de dialog Paste Function poate fi activat i acionnd clic pe butonul

corespunztor de pe bara de instrumente Standard


46/214

46

1.4.2.3. Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor

Dac Excel nu tie cum s trateze anumite formule sau funcii inserate n foaia de calcul,

afieaz n celulele corespunztoare mesaje de eroare. Mesajele de eroare sunt precedate desimbolul diez (#) i sunt urmate de semnul exclamrii (!).Cele mai obinuite mesaje de eroare sunt urmtoarele:

#DIV/0 ! - Mesajul de eroare apare cnd s-a efectuat o mprire la zero. #N/A! - Mesajul de eroare apare cnd rspunsul nu poate fi dat, pentru c lipsete o

informaie. #NAME! - Mesajul de eroare apare cnd Excel nu recunoate un nume de domeniu

declarat cu ajutorul comenzii Define existent n meniul Insert-Name #NULL! - Mesajul de eroare apare cnd s-a introdus o referin de celul pe care Excel

nu o nelege.

#NUM! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul exist probleme cuanumite numere, n sensul c nu se ncadreaz n domeniul corespunztor. #REF! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o formul sau funcie se folosete o

celul, care n prealabil a fost tears. #VALUE! - Mesajul de eroare apare cnd se folosesc n formule operatori sau date

necorespunztoare.

1.5. FORMATAREA UNEI FOI DE CALCUL1.5.1. Formatarea celulelor

1.5.1.1. Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere

Formatarea eficient a foii de calcul este esenial pentru prezentarea unor datecompatibile importante. Formatarea coninutului unei celule nu modific modul n care Excelnregistreaz datele intern, ci numai modul n care apar informaiile pe ecran i la tiprire.Pentru a modifica formatul numeric pentru o celul sau un grup de celule, se procedeaz astfel:

Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Cnd exist

mai multe opiuni, pentru a v uura selecia, Excel afieaz exemple de formatare.


47/214

47

Din caseta cu list Category, se alege categoria Number. Se specific, dac estecazul, numrul de zecimale. n mod implicit, Excel afieaz dou zecimale. Dac se

renun la zecimale, numrul va fi rotunjit corespunztor (de exemplu numrul 5.77devine 5.8) Rotunjirea numerelor nu afecteaz ns eventualele formule generate nfoaia de calcul, deoarece Excel va folosi numerele introduse iniial. n cazulnumerelor cu multe cifre se utilizeaz simbolul virgula (,) ca i separator de mii, iar

pentru valorile negative se poate alege modul de afiare dorit.

1.5.1.2.Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare

Formatul Currency afieaz valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Dacsimbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinelor utilizatorului, din listaderulant a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dac n celul s-a introdus ovaloare negativ, modul de afiare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers.Alegerea formatului monetar pentru o celul sau un grup de celule, se realizeaz astfel:

Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din

rubrica Category, se alege Currency. Pentru alegerea altor opiuni vezi paragraful1.5.1.1.- Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere.

Formatul monetar poate fi activat i cu ajutorul butonului Currencyprezent pe bara de instrumente Formatting.Ca o particularitate, Excel 2000 accept moneda Euro, care spre deosebire de yeni sau liresterline (care sunt ncorporate n Excel), necesit activarea unei componente incluse la cerere.Astfel, se activeaz meniul Tools i se alege comanda Add-Ins, care activeaz lista decomponente incluse la cerere. Se selecteaz apoi opiunea Euro Currency Tools. Pe bara deinstrumente Formatting, se va afia butonul Euro Dolar ( ).


48/214

48

1.5.1.3. Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent

Formatul Procent Style (Stil procent) nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul pentruprocent. Acest format funcioneaz foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere

care reprezint rezultatele unor formule ce calculeaz procentaje. Singura opiune pentruformatul procent este stabilirea numrului de zecimale (Decimal places), valoarea implicit fiind2. De cele mai multe ori, calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi, cu multezecimale, acestea putnd fi transformate rapid n numere uor de gestionat prin aplicareaformatului Procent Style. Pentru alegerea formatului Procent Style se procedeaz astfel:

Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica

Category, se alege Percentage. Se precizeaz numrul de zecimale (Decimal places).

De exemplu, numrul zecimal 78.98765, prin aplicarea formatului procent cu dou zecimale,devine 7898.77%.

Formatul procent poate fi activat i cu ajutorul butonuluiprezent pe bara de instrumente Formatting.


49/214

49

1.5.1.4. Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate

Formatul Date transform cifrele n format dat calendaristic. Datele calendaristice potfi introduse ca simple iruri de caractere, avnd n fa prefixul specific acestora sau pot fi

introduse ca valori de tip numr-dat care particip la calcule, suprapunndu-se regulilor deformatare numeric. De asemenea., datele calendaristice se pot introduce, fie direct n formanumeric, plecnd de la considerentul c fiecrui numr i este asociat o dat calendaristic(ntre 1 ianuarie 1900 cu valoare serial 1 i 31 decembrie 9999 cu valoare serial 2958525), fientr-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa.Pentru a stabili un anumit format de afiare a datei, se procedeaz astfel:

Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica

Category, se alege Date.

Din rubrica Type se alege formatul de afiare a datei dorit.


50/214

50

1.5.2.Formatarea textului unei celule1.5.2.1.Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului

Pentru schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului unei celule sauunui grup de celule, se procedeaz astfel:

Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Font. n caseta de

dialog Format Cells reconfigurat, se pot stabili elementele de formatare dorite.

n exemplul prezentat s-a ales tipul de fontArial (din rubrica Font),stilul de font ngroatBold(din rubrica Font style), dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) i culoarea albastr(rubrica Color). Pentru sublinierea textului, se aleg modele de linii din rubrica Underline.Aceste caracteristici se pot alege i prin acionarea butoanelor corespunztoare de pe bara deinstrumente Formatting .

Stilul boldTipul de font

Dimensiune font

Culoare font

Scrierea nclinat

Subliniere font

Culoare de unplere celul


51/214

51

1.5.2.2. Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule

Pentru ajustarea orientrii textului ntr-o celul sau grup de celule, se procedeaz astfel: Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Alignment. n

rubrica Orientation din caseta de dialog Format Cells reconfigurat, se poate optapentru scrierea textului pe vertical acionnd clic pe modelul prezentat, iarnclinarea textului sub un anume unghi (msurat n grade) pe un semicerc de 180 degrade, se poate alege din rubrica Degrees.

Exemplul ilustreaz nclinarea textului CANTITATEsub un unghi de -18 grade

1.5.3.Formatarea celulelor-grupuri de celule1.5.3.1.Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de

celule selectat

Centrarea i alinierea coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat, se poate realizantr-unul din urmtoarele moduri:

Prin utilizarea butoanele corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting(aliniere la stnga, centru, dreapta sau stnga-dreapta)

sau

Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialogFormat Cells i se activeaz butonul Alignment.


52/214

52

Rubrica Horizontal deschide o list derulant care prezint urmtoarele opiuni de aliniere:General (textul este aliniat la stnga i numerele la dreapta), Left (aliniere stnga), Right(aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga-dreapta), Fill (coninutul unei celule va fi afiat la

maxim 8.43 caractere) i Center Across Selection (aliniere centrat peste coloanele selectate).

1.5.3.2.Centrarea coninutului unei celule peste mai multe coloane

Sunt situaii cnd titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu nscrie titlul

ntr-o singur celul, deoarece acest lucru ar da un aspect neplcut, Excel ofer posibilitateacombinrii celulelor. Combinarea celulelor se realizeaz pe de o parte, cu ajutorul opiuniiMerge cells din meniul Alignment - Text control ce se afl n fereastra Format Cells , iar pede alt parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent n bara de instrumenteFormatting.n exemplul prezentat, titlul tabelului din celula A1 este centrat peste domeniul B1:D1


53/214

53

1.5.3.3.Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat

Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza ntr-unul dinurmtoarele moduri:

Prin utilizarea butonului corespunztor de pe bara de instrumente Formattingsau

Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialogFormat Cells i se activeaz butonul Border.

Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar i anume: Outlinepentru trasareaconturului i Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare deja existente se realizeazcu opiunea None.Stilul i grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea chenarului se alege dinrubrica Colors.

1.5.3.4. Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat

Pentru formatarea rapid a unui grup de celule sau a unui tabel, aplicnd combinaii de efecte, seprocedeaz astfel:

Se selecteaz grupul de celule sau tabelul. Se activeaz meniul Format i se alege comanda AutoFormat Se afieaz caseta de dialog AutoFormat care conine mai multe stiluri predefinite.


54/214

54

Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (vezi Colorful2) i apoi se execut clic pebutonul OK.

n configuraia prestabilit, comanda AutoFormat alege opiunile Number, Border, Font,Patterns, Alignment i Width/Height n funcie de stilul de tabel ales. Se poate limitanumrul de opiuni folosite de comanda AutoFormat, executnd clic pe butonul Options

prezent n partea dreapt a casetei de dialog AutoFormat. Formatele nedorite se potdeselecta acionnd clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunztoare. De exemplu,dac nu se dorete chenarul aplicat tabelului prezentat mai sus se deselecteaz caseta devalidare Border.

S-adezactivatBorder


55/214

55

1.5.4. Verificarea scrierii1.5.4.1. Folosirea unui program de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor

necesare (AutoCorrect)

La fel ca i Microsoft Word, Excel ofer o funcie AutoCorrect, ce corecteaz n modautomat greelile care se fac la introducerea textelor chiar n timp ce acestea sunt scrise ncelulele din foile de calcul.Pentru a afia caseta de dialog AutoCorrect, prezentat mai jos, se activeaz meniul Tools i sealege comanda AutoCorrect.Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului n care sunt corectate greelile deortografie i de capitalizare (scriere cu liter mare) din foile de calcul.

Exemple de folosire a funciilorAutoCorrect:

Pentru ca Excel s nu modifice scrierea cuvintelor care ncep cu dou majuscule, sedeselecteaz caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Eliminarea semnului devalidare interzice programului Excel s modifice textele de genul USdolarn Usdolar. Excelnu va mai modifica cuvintele care ncep cu trei sau mai multe majuscule.

Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de lanceputul propoziiei cu liter mare; Deselectnd caseta de validare Capitalize name of days, Excel nu va mai scrie zilele

sptmnii cu liter mare. De exemplu, cuvntul monday nu va mai fi modificat nMonday. Opiunea funciei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor, este controlat de caseta de

validare Replace text as you type. Pentru a dezactiva corectarea automat a cuvintelor, sedeselecteaz aceast caset de validare executnd clic pe ea. Cnd opiunea este activ, Excelva folosi perechile de cuvinte din listele Replace i With pentru a corecta greelile deortografie din texte. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare, se scriecuvntul sau expresia pe care Excel s o nlocuiasc, n caseta de text Replace.


56/214

56

Cuvntul sau expresia cu care se dorete nlocuirea se scrie n caseta de text With, apoi seexecut clic pe butonul Add. Pentru a terge o pereche de cuvinte pentru corectare, se selecteaz

perechea i se execut clic pe butonul Delete. De asemenea, se poate folosi aceast funcie i

pentru a introduce prescurtri care se doresc a fi scrise n forma lor integral, economisind timpi avnd sigurana corectitudinii lor. De exemplu Excel poate s nlocuiasc literele co cucomunicare.

Pentru a crea o list cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel n modautomat, se execut clic pe butonul Exceptions din caseta de dialog AutoCorrect, apoi seindic forma dorit de scriere n etichetele First Letter i INitial CAps.


57/214

57

1.5.5. Setarea documentului1.5.5.1. Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii

Pentru realizarea acestei setri, se activeaz meniul File i se alege comanda PageSetup Se afieaz fereastra Page setup. n eticheta Page se pot alege orientarea paginii idimensiunea pagini fizice care va fi tiprit. n modul de orientare Portrait, pagina esteorientat cu latura mai mare pe vertical, iar n modul de orientare Landscape,pagina esterotitcu90 grade, astfel nct liniile vor fi citite de la stnga la dreapta, de-a lungul laturii mai mari acolii de hrtie. Referitor la dimensiunea paginii, majoritatea imprimantelor din Romnia foloseschrtie A4 (210x297mm).

1.5.5.2. Modificarea setrilor marginilor documentului

n mod implicit, foaia de calcul este plasat n colul stnga-sus al paginii. Pentru centrareaautomat a foii de calcul ntre marginile documentului, se procedeaz astfel: Se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup Seafieaz fereastra Page setup i se execut clic pe eticheta Margins. Se selecteaz, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontal (Horizontally) fie pe

vertical (Vertically). Dac se dorete ca foaia de calcul s fie centrat perfect, se selecteazambele opiuni (vezi imaginea prezentat).


58/214

58

1.5.5.3. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului

Orice document care ocup mai mult de o pagin ar trebui s aib un antet (Header) sauun subsol (Footer)pentru identificarea documentului, a datei cnd a fost creat, a autorului etc.

Pentru introducerea unui antet sau subsol n foaia de calcul se alege una dintre variantele: Se activeaz meniul View i se alege comanda Header and Footer

sau Se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setupi se acioneaz clic pe eticheta

Header/Footer.n ambele situaii, pe ecran va fi afiat fereastra Page Setup, n care se pot introduce saumodifica zonele antet i subsol.

Pentru a introduce antet se acioneaz clic pe butonul Custom Header, iar pentru subsol, clicpe butonul Custom Footer. n ambele situaii se deschide o alt fereastr care permiteparticularizarea antetului i subsolului.. n partea de sus exist o serie de butoane care permit:formatarea textului, inserarea numrului de pagin, afiarea numrului total de pagini,introducerea datei curente, introducerea orei, afiarea n antet doar a numelui fiierului irespectiv locaia fiierului. n partea de jos a ferestrei, se afl trei opiuni care permit aliniereainformaiilor nscrise n antet, respectiv subsol.

La revenirea n pagin, informaiile nscrise n Header sau n Footer nu mai sunt vizibile.Ele apar la previzualizarea sau la tiprirea documentului.


59/214

59

1.5.5.4. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin.

n situaia n care foaia de calcul nu ncape pe pagin, trebuie forat s se potriveasc npagin. Pentru aceasta se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i apoi se

acioneaz clic pe eticheta Page. Se caut n foaia de opiuni Page seciunea Scaling.Modificnd scala, se pot nghesui pe aceeai pagin mai multe linii i coloane. Potrivirea foii decalcul n pagin se face ncercnd diferite valori pentru scal n opiunea Adjust to.%normal, pn se gsete valoarea potrivit (vezi 80% n exemplu). Scalarea se face manual prin

precizarea factorului de micorate/mrite sau automat, n combinaie cu opiunea Fitto..page(s) wide bytall. Prin precizarea a dou valori n rubricile Fit to i wide byzona foii de calcul de imprimat se poate ajusta n funcie de limea foii (de regul 1) i senlimea sa.


60/214

60

1.6.TIPRIREA FOILOR DE CALCUL1.6.1. Tiprirea foilor de calcul simple

1.6.1.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprirePrevizualizarea foii de calcul naintea tipririi este o operaie recomandat pentru a se

observa modul de mprire a foii n pagini. Prin activarea butonului Print Preview prezentpe bara de instrumente Standard, sau prin comanda Print Preview din meniul File, se poatevizualiza documentul naintea tipririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagin cu pagin. Peecran se afieaz fereastra Print Preview.

Dup cum se observ, n partea de sus a ferestrei se afl butoanele de comand care declaneazurmtoarele aciuni :

Next - permite vizualizarea paginii urmtoare. Previous -permite vizualizarea paginii anterioare. Zoom- permite vizualizarea paginii la nivelul ntregului ecran. Print - declaneaz operaia de tiprire prin intermediul casetei de dialog Print. Setup - declaneaz prin intermediul casetei de dialog Page Setup, posibilitateasetrilor

de pagin, a marginilor, antetului i subsolului de pagin i a foii de calcul (vezi

paragraful 4.4.5. Setarea documentului). Margins - permite dimensionarea manual (prin mutarea marcatorilor) a marginilor

zonei de imprimat. Page Break Preview comut n modul de vizualizare global a foii de calcul, prin care

se observ modul de mprire a zonei n pagini.


61/214

61

1.6.1.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul

Dac documentul a fost aranjat pentru tiprire, se trece la imprimarea efectiv alegnd unadintre variantele:

1. Dac se dorete obinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tipstandard, se activeaz butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart.

2. Dac este necesar specificarea unor opiuni speciale de tiprire, se activeaz meniul Filei se alege comanda Print. n ecran se va afia fereastra Print.

Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului deimprimant (seciunea Print), la stabilirea zonei de imprimat(seciunea Print range sauPrint what), la declararea numrului de copii ( seciunea Copies). Dac se doretedeclanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier, se activeaz opiunea Print to File.Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All (se

tiprete ntreaga foaie de calcul) i Pages (se tipresc paginile precizate n intervalulFrom To).Seciunea Print what stabilete n mod implicit, ca zon de imprimare, foaia de calcul

activ prin opiunea Active sheet(s), dar poate restriciona domeniul la o zon selectatde utilizator prin opiunea Selection. Dac se dorete tiprirea ntregului registru decalcul, se alege opiunea Entire Workbook.

Exemplul urmtor prezint fereastra Print pentru tiprirea ntr-un fiier doar apaginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activ, tiprirea realizndu-se n 3exemplare.


62/214

62

1.6.1.3.Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celulepredefinite

Pentru tiprirea unei seciuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: Se selecteaz seciunea care va fi tiprit, apoi se activeaz meniul File i se alege

comanda Print Area - Set Print Area.sau

Se selecteaz seciunea care va fi tiprit. Se activeaz meniul File i se alege comandaPrint. n caseta Print, din seciunea Print what, se alege opiunea Selection. Seacioneaz butonul OK.

Precizareapaginilor de

tipritNr. decopii

Tiprirean fiier

OpiuneaSelection


63/214

63

1.7. OBIECTE, GRAFICE I DIAGRAME1.7.1. Importul de obiecte

1.7.1.1.Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere

text, etc.Dup introducerea datelor, o foaie de calcul trebuie fcut atractiv i interesant. Acestlucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice, poze scanate,organigrame etc.Mecanismul de baz pentru introducerea acestor elemente n celulele foii de calcul este identic ntoate aplicaiile din pachetul Office i anume: se execut clic pe butonul Insert ClipArt prezent

pe bara Drawing sau se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture.

Pentru a introduce o ilustraie artistic se procedeaz astfel:1. Se selecteaz celula n care va fi introdus ilustraia (vezi A10).Este bine s se lase

spaiu n celulele adiacente pentru a ncpea ntreaga imagine.

2. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture.3. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraie artistic care va fi folosit (vezi

ClipArt).

Se pot alege urmtoarele opiuni: Clip Art - o colecie de ilustraii cu mii de ilustraii de art n variant electronic, pentru

prezentri, rapoarte, pliante etc. From File - o caset de dialog Open din care se pot lua fiiere imagine deja existente n

calculator. AutoShapes - o bar de instrumente din care se pot introduce sgei, linii i alte forme. Organization Chart - un program care v permite crearea de organigrame. WordArt - un wizard i o bar de instrumente care v permit s realizai banere, titluri i

elemente de text scrise artistic.Pentru exemplificare se alege opiuneaClipArt.


64/214

64

4. Se deschide fereastra ClipArt, care permite alegerea unei anumite colecii de ilustraii.Se acioneaz clic pe colecia dorit i se deschide fereastra cu imaginile coleciei. Seselecteaz imaginea dorit i se acioneaz butonul InsertClip. Imaginea va fi inserat nfoaia de calcul.

1.7.1.2.Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru decalcul

Mutarea imaginilor grafice (clipuri)

Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de

dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture.

Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia formatastelor sgei (stnga, dreapta, sus, jos), se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziiadorit.

Se execut clic n afara clipului pentru a-l deselecta. Excel va ascunde bara deinstrumente Picture.


65/214

65

Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri)

Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje dedimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture.

Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte alemarcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cndclipul ajunge la mrimea dorit.

Decuparea imaginii grafice (clip-ului)Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri, tind dinimprimate, astfel:

Se selecteaz imaginea grafic. Se execut clic pe butonul Crop de pe bara cu instrumente Picture pentru a activa

instrumentul de tiere. Se plaseaz instrumentul de tiere pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz

pn rmne parte dorit din imaginea grafic. Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tiere. Imagine grafic tiat, poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset

Picture de pe bara de instrumente Picture.

Forma

indicatoruluide mousepentru mutare

Forma indicatorului demouse pentru

redimensionare


66/214

66

1.7.2. Grafice i diagrame

1.7.2.1. Crearea graficelor de diferite tipuri

Una dintre cele mai importante faciliti Excel o constituie reprezentarea grafic, subform de diagrame, a datelor numerice prezente ntr-un domeniu al foii de calcul.Reprezentrile grafice permit o mai bun vizualizare a relaiilor, tendinelor, anomaliilor ce sestabilesc ntre date n msura n care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii, bare,suprafee, sectoare de cerc etc.). Reprezentarea grafic este dinamic, adic n momentulmodificrii datelor se actualizeaz automat i graficul, ajustndu-se la noile valori.Pentru crearea unui grafic se utilizeaz modulChartWizard (Asistentul generator de grafice).

Acesta se lanseaz n execuie acionnd clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara deinstrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert i se alege comanda Chart.

Asistentul ChartWizard,propune realizarea unei reprezentri grafice prin parcurgerea a 4 paii anume:

1. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 Chart Type). Tipul de grafic dorit sealege din meniul Chart Type, Chart sub-type prezent n fereastra ChartWizard. ncazul luat ca exemplu a fost ales un grafic tip Column.

Se acioneaz butonulNextpentru a trece la

pasul 2


67/214

67

Cu aplicaia Excel se pot genera urmtoarele tipuri de grafice:a) Grafice cu histograme orientate vertical(Column)

b) Grafice cu histograme orientate orizontal(Bar)

c) Grafice lineare(Line) sunt reprezentri sub form de linii frnte sau cur

Documents

Aplicatii Informatice de Birou