Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen

Projekt der

Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen zur

Implementierung eines elektronischen Online-Bestell- und Dokumentationssystemes

für Arzneimittel

Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje

Satellitensymposium9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14.06.2003

Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2-3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche:

papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch

Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke

Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin

kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel

kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)

IST-Situation 2002

IST-Situation 2002Bestell-Vorgang

Probleme auf Station:

Transparenz und Aktualität • mangelnde Transparenz• fehlende Bestellhistorie• Status der Bestellung/Lieferung• Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste• Arzneimittel-Hausliste

Handschriftliche Bestellung = Quelle von Bestellfehlern

hoher Zeitbedarf für den Bestellvorgang

Probleme in der Apotheke:

handschriftliche Bestellung• „Entcodierung“ der Bestellung • mangelhafte formale Qualität

mangelnde Transparenz zeitraubende und kosten- trächtige Transportvorgänge Unterschriftsberechtigung

IST-Situation 2002Chargen-Dokumentation

Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die

Apotheke Transfusionsmedizin

stationsbezogene Ausgabe nur patientenbezogene Ausgabe (keine patientenbezogene Dokumentation)

Bestellung vorab oder bei Bedarf Bestellung nur bei Bedarf

Dokumentation in der Krankenakte und per „Blutbuch“ auf Station in der Transfusionsmedizin (handschriftlich) (handschriftlich + elektronische Tabellen)

ABER: Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!!

Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!

Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission• verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste• Sonderbestellungen:

Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution automatische Umleitung der Bestellung in ein elektronisches Sonderrezept

patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel• Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung

eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens • Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten• neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren• DRG-relevante Kostenträgerrechnung für ausgewählte z.B. hochpreisige AM

Erweiterungsmöglichkeiten:• Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie• Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung

Ziele für das Klinikum

qualitative Verbesserung des Bestellprozesses und erhöhte Transparenz

• Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste• Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus• erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang

Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung

Lageroptimierung: • Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken • Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel

Wirtschaftlichkeit durch Wegfall zeitraubender Transporte

Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation

Ziele für die Stationen und die Apotheke

Module des Programms

• jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln

• jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station

• jwebPatientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“)

• PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3

Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten

EDV-ONLINE-Bestellung

SAP-Server

Station

Datenfluss bei der Bestellung

TF

Buchung undAufbau eines Chargenpools

Apotheke

Web-Server

SAP-Server

TFApotheke

Datenfluss bei der Dokumentation

Web-Server Chargenpool

AnalysenRecherchenSonderentgelt-abrechnung

Scanner- oder

manuelle Eingabe

Plausibilitätsprüfung

Archivierung

Kontrolle der Daten Fehlerkorrektur

Datenweitergabe

StationPatient

TechnischeVoraussetzungen

Systeme:

zentral: SAP R/3 -InstallationIS-H-Installation (nicht essentiell)Datenbank (Oracle oder MySQL)Webserver (Apache)

lokal: für Webanbindung: MS Internet Explorer 5.5 oder höher(Station) FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte)

direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI(Apotheke)

Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)

Projektplan

Kickoff

15.10.02 15.12.02 31.03.03 31.03.0401.09.02

Meilensteine Feinkonzept Prototyp Start Produktiv- Implementierung betrieb Bestellung auf den Stationen

Start Produktiv-betrieb Doku

Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke

Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting Dezernat MMIKPflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung)Transfusionsmedizin

Pilotphase Chirurgische Klinik

jwebPatientenabgabe

Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

Ziele und Nutzen:

hohe Qualität der Dokumentation

größere Sicherheit durch durchgängige Chargenverfolgung verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der

chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln

Vereinfachte Arbeitsabläufe: Erfassung mittels Barcodetechnik Daten werden nur einmal erfasst

vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z.B. Audit der Station)

jwebPatientenabgabe

Leistungsumfang patientenbezogenen Chargendokumentation zur

Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung

Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge) Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer,

Arzneimittel, Charge, Station

Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen Eingabe über Barcodelesegeräte Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD10-Werte)

jwebPatientenabgabe

Voraussetzungen

essentiell: Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentations-

pflichtig (TFG, DRG oder beides)

für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich• Pflege der Chargennummer in SAP• korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang

hilfreich:• IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten• scannbare Patientenfallnummer• scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)

jwebPatientenabgabe

Dokumentation auf den Stationen1. manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge

(diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt.Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD10)

Suchfunktion für Patient/Fallnummer

oder Eingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge + manuelle Eingabe der Menge am Scanner(Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich)Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend

2. Senden der Daten an SAP

automatisch bereitgestellt werden:• Informationen zur Station über Eingabe der Org.-Einheit am Scanner und am Web-Frontend• Datum und Uhrzeit

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung

grundsätzlich im SAP R/3 System• über eine spezielle Selektionsmaske • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur

Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze

verantwortlich: ApothekeTransfusionsmedizin

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

AuswertungenSAP:

• über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich• Export der Daten möglich z.B. in Excel, Word

WEB:• über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle

Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station

Patientennummer, Fallnummer, NameAbgabedatum/Zeitverordnender ArztErfassungsdatum und Erfasser

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

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jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe

Zusammenfassung

jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln

jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station

jwebPatientenabgabe:Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

Projektteam

Apotheke: Herr Dr. DörjeFrau Dr. Krebs

MIK: Herr Dr. WentzHerr HochHerr LöhrFrau Rabenstein

Dezernat M Herr EmmertHerr Gronemann

Pflege: Herr Fix Frau GaedeFrau KramerHerr Schrüfer

Transfusionsmedizin: Herr PD Dr. ZimmermanChirurgie: Herr PD Dr. Haupt

jwConsulting: Herr Baier (SAP)Herr Ficzel (SAP)Herr Dr. Späth (Web)