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APRENDE A SER
SECRETARIA
Amalia Taquechel Carmen Alina García
ISBN 959-16-0339-8
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Aprende a ser Secretaria
Prólogo
Antes de leer este libro, mi único conocimiento acerca de las funciones de una
Secretaria se fundamentaba en la experiencia personal adquirida en mi trabajo
como Cuadro de Dirección Docente en un Centro de Educación Superior.
Siempre valoré con alta estima el importante papel que puede jugar una Secretaria
en cualquier organización si está debidamente preparada para las múltiples
funciones que le compete realizar.
Las autoras en esta obra demuestran que poseen sólida formación y amplios
conocimientos del contenido que exponen, que, a su vez, se enriquece con la
experiencia personal que poseen en el ejercicio de las funciones como Secretaria.
Los temas tratados son variados y abarcan un amplio horizonte del perfil de
trabajo de quienes ejercen esta noble función o se forman para desempeñarla.
En menos páginas no se pueden dar más informaciones para apoyar o desarrollar
los conocimientos que tenga el lector acerca del tema que presenta la obra. A mi
juicio en esto reside uno de los aspectos más valiosos del material que se
presenta, sobre todo en esta época en la que se necesitan Secretarios y
Secretarias que tengan mentes abiertas y ágiles, así como una sólida formación
para que puedan contribuir a la labor eficiente y eficaz que necesitan nuestras
organizaciones.
Dra. Diana Mondeja González
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Aprende a ser Secretaria
Al lector
Nuestro José Martí dijo: “….Emplearse en lo estéril cuando se puede hacer lo útil,
ocuparse en lo fácil cuando se tiene bríos para intentar lo difícil, es despojar de su
dignidad al talento. Todo el que deja de hacer lo que es capaz de hacer, peca ….”
Siguiendo el pensamiento martiano y aprovechando la máxima que expresa: que
la base de la mayoría de las ideas nuevas proviene de tomar prestadas, combinar
o modificar las antiguas y con el deseo de llegar a todos. Nos propusimos escribir
este compendio denominado “Aprende a ser Secretaria”, para quienes se forman
en esta bella profesión, y por que no, a los que sin dedicarse a ella, tengan el
noble deseo de conocer su interactuar que requiere de tanto empeño, estudio y
preparación.
La secretaria debe asumir funciones y responsabilidades muy diversas, en
dependencia de las necesidades de la empresa. Por esta razón debe procurarse
una formación integral que le asegure los conocimientos básicos en todos los
aspectos relacionados con su trabajo y que a su vez le permita estar a la altura de
la profesionalidad que requiere.
El papel de las secretarias ha cambiado en los últimos años. Esa idea de una
persona cuyo único trabajo es coger el teléfono y apuntar los recados ha quedado
desfasada en los tiempos que corren. Las secretarias se han convertido en
eslabones fundamentales dentro del organigrama empresarial.
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Aprende a ser Secretaria
Las competencias y las responsabilidades de las secretarias se han ido
incrementando poco a poco hasta llegar a convertirse en personas imprescindibles
en las empresas de hoy en día. Un ejemplo claro de esto es el hecho del aumento
de requisitos exigidos a las personas que aspiran a un puesto de este tipo.
El saber qué hacer y el saber cómo hacerlo es la combinación excelente para el
éxito de tu labor.
Las autoras proponen que este libro pueda ser utilizado en las escuelas de
Secretariado y Cursos de Capacitación así como para la Carrera de
Secretariado, que tenemos la esperanza se abra próximamente en nuestro país.
Mayo del 2005
Amalia Taquechel Barreto Carmen Alina García Díaz Amalia Taquechel Barreto Carmen Alina García Díaz Amalia Taquechel Barreto Carmen Alina García Díaz Amalia Taquechel Barreto Carmen Alina García Díaz
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A Massiel, mi hija;
Por estar cerca de mí
Aguardándome con paciencia y amor
Amalia
A mi familia y compañeros de la Dirección de
Formación de Profesionales del Ministerio de Educación
Superior, de los cuales aprendí casi todo lo que se.
Carmen Alina
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CAPÍTULO I EL OFICIO DE SECRETARIA
En la búsqueda sobre los orígenes del oficio de secretaria, las autoras consultaron
diferentes materiales como la Biblia, libro más antiguo que se conoce; escritos
sobre las historias del antiguo Egipto y otros documentos referentes a este tema.
En la Biblia, cuya existencia se remonta al siglo X AC, se encuentran varios
versículos que evidencian la existencia de este oficio desde tiempos tan remotos.
Según reza en el libro de Jeremías, en los capítulos del 36 al 45, Barúc, amigo del
profeta, le ofrecía sus servicios como escribano, no se explica si recibía alguna
remuneración por su trabajo, aunque tratándose de religiosos dedicados al
servicio de Dios es de suponer que no. También en las historias del mundo
antiguo se narra que al llegar la escritura a Egipto, los sacerdotes no demoraron
en adaptarla a su propio sistema para expresar sus ideas.
Mucho de lo que hoy se conoce del antiguo Egipto proviene de los jeroglíficos
encontrados en edificios, monumentos, libros, cartas, crónicas escritas en estilo
manuscrito abreviado llamado “hierático”. Casi todos cuentan historias sobre
faraones y sacerdotes. Estas historias eran transcritas por los escribanos, quienes
eran educados desde edades muy tempranas para que dominaran el arte de
escribir.
Los griegos amantes de las artes y las ciencias, tampoco se sustrajeron al uso de
los secretarios, que en su marco desempeñaban todo tipo de funciones.
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CAPÍTULO I. EL OFICIO DE SECRETARIA
Zeus, el señor del Olimpo, poseía a su servicio una especie de secretario divino,
“Hermes, el mensajero de los dioses”.
Hasta el gran Beethoven, durante su vida contó con el servicio de varios
secretarios, el primero de ellos fue su hermano, Caspar Van Beethoven.
En sus comienzos, este oficio era desempeñado sólo por hombres; quienes
debían poseer conocimientos de Administración y Embarque, Taquigrafía y
Contabilidad. Muchos de estos secretarios se empleaban en bancos y compañías
de seguro.
Con los avances que trajo la Revolución Industrial, la correspondencia comercial,
aumenta considerablemente. Para ganar tiempo y dinero es necesario escribir
más rápidamente.
Durante las décadas de 1850 - 1860 muchos inventores trataron de crear una
máquina de escribir, pero no fue hasta 1873 cuando E. Remington and Sons,
fabricaron el primer modelo industrial.
Con la introducción de las máquinas de escribir en las empresas, poco a poco, las
mujeres van a ocupar los empleos de Secretaria, comenzando así a sustituir a los
escribanos o secretarios. Así en 1870 se institucionalizó esta plaza, pero como
puesto de bajo nivel salarial y baja categoría laboral.
En 1905 la Remington le obsequio un reloj de oro como premio a M.A Saunders,
por ser la primera mujer exploradora de la escritura a máquina.
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CAPÍTULO I. EL OFICIO DE SECRETARIA ORÍGENES EN CUBA Y OTROS PAÌSES Se conoce que la primera mujer a quien se le concedió el empleo de secretaria en
Cuba, fue Emilia de Córdova, combatiente del Ejército Libertador quien en 1899,
laboraba en la Oficina del Estado Cubano.
No hemos encontrado información detallada antes de 1958, en ese año la señora
María Luisa Rodríguez, secretaria del Subdirector del Centro Industrial de
Productividad (CIP), quien percibió la necesidad de que las secretarias tuvieran
una formación complementaria académica, para poder escalar a otros niveles, y
sobre todo, mantenerse actualizadas organizó el primer Congreso de Secretarias
Ejecutivas, y más tarde el primer Seminario Internacional de Secretarias
Ejecutivas, auxiliada por dos profesionales en la materia, las señoras Irene Place y
Nadine H. Daniela, de la Internacional Cooperation Administration y la señorita
Rodríguez.
La inquietud despertada entre las secretarias por superarse condujo a la fundación
de Secretarias Ejecutivas de México, A.C, el 9 de junio de 1960 cuya presidenta
fue María Luisa Rodríguez. Más tarde surgieron asociaciones similares en
Colombia y Panamá, fundadas por ella, a raíz de una invitación, de asociaciones
de empresarios de dichos países, para instituir seminarios y cursos similares a los
efectuados en México bajo su dirección.
La entonces subsecretaria de Asuntos Culturales (julio de 1960), de la secretaría
de Educación Pública, doña Amalia Caballero de Castillo Ledón, simpatizó con la
propuesta de instituir el Día de la Secretaria. Más tarde la Asociación decidió
transferirlo al 24 de julio. En la actualidad en Cuba, entidades celebran el 26 de
abril el Día de la Secretaria.
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CAPÍTULO I. EL OFICIO DE SECRETARIA
Desde finales del siglo XX el Secretariado se viene desarrollando como profesión
a la par que evolucionaban las necesidades de la empresa y del empresario, de
acuerdo con las nuevas tecnologías y los nuevos conceptos laborales. En el
transcurso del tiempo, estos cambios han generado nuevos perfiles y funciones en
la profesión, proporcionando una visión diferente de la misma y dejando a un lado
la imagen un tanto distorsionada que existía, y se sustentaba en un concepto
erróneo del rol que debía ocupar el profesional del secretariado en la empresa.
La trayectoria del secretariado está involucrada con todas las áreas y jerarquías
de una empresa, (áreas administrativas, financieras y jurídicas, de imagen y
comunicación, etc.). Por tanto, es necesario un conocimiento del entorno laboral
para la realización de todo tipo de gestiones, ya sean administrativas, de atención
al cliente interno y externo, manipulación de documentación confidencial, además
de un perfil específico en el que se incluyen habilidades emocionales, técnicas y
sociales.
Todos estas novedades han llevado también a un cambio en la denominación del
profesional del secretariado, que antes se reconocía invariablemente bajo el
término de secretaria y que, en la actualidad, se conoce cada vez más con el
nombre de asistente, concepto ligado al hecho de que la secretaria es considerada
cada vez más una pieza clave del entramado empresarial.
Luego de haber recorrido desde sus orígenes el oficio de Secretaria y llegar a
nuestros días, se puede decir: que con el avance de la ciencia y la técnica, la
profesión ha alcanzado una mayor importancia. La Secretaria se ha dotado de una
sólida cultura general, ha ampliado sus conocimientos con Marketing, Relaciones
Públicas, Contabilidad, Psicología, Computación, dominio de lenguas extranjeras.
Todo lo cual contribuye a hacerla más profesional. El secretariado es una función
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CAPÍTULO I. EL OFICIO DE SECRETARIA
esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los
negocios como en la industria.
Podemos citar además, el ejemplo extraordinario de María de la Concepción
Fernández Correa, nuestra Conchita Fernández, a quien se le denominara como
“La Secretaria de República”. Esta incansable revolucionaria fue Secretaria de tres
personalidades de nuestro país: Dr. Fernando Ortiz, Eduardo Chivas y de nuestro
Comandante en Jefe Fidel Castro Ruz.
ALGUNAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES QUE AGRUPAN A PROFESIONALES DEL SECRETARIADO.
ADOSEC - Asociación Dominicana de secretariado
AMECA- Asociación Médica del Caribe. Sección de Secretarias
ASEGEL – Asociación de Secretarias Ejecutivas y Asistentes de gerencia de Lima
ASPM - Asociación de secretariado profesional de Madrid
CEOS - Confederación española obreros del secretariado
COMASE – Confederación mexicana de Asociación de Secretarias Ejecutivas A,
C
FIAS - Federación Internacional de secretarias
FIAS – Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias
FIFS - Sucesora del secretariado internacional
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CAPÍTULO II
¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Según la Real Academia de La Lengua Española, “Secretaria es la persona a cuya
discreción se confía un secreto. Sujeto encargado de escribir la correspondencia,
de extender actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una
oficina, asamblea o corporación. Persona que redacta la correspondencia de
aquella otra a quien sirve para este fin.
Toda empresa está constituida por un grupo humano: hay dirigentes, técnicos,
obreros, trabajadores de servicio, trabajadores administrativos; y dentro de este
grupo a las Secretarias.
El Secretariado es la función esencial en cualquier tipo de actividad
organizacional.
FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA
El trabajo de la secretaria se percibe como algo muy fácil, la realidad dice todo lo
contrario, es algo mucho más complejo. Sus funciones están en dependencia de la
actividad de la empresa. No obstante su trabajo no sólo consistirá en realizar
tareas burocráticas tales como colaborar en la confección de informes,
memorandos o dossier, facilitar las relaciones con el exterior y filtrar
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
información. Sino que también dirige, planifica, organiza, orienta, controla y tiene
a la vez que desarrollar el arte de agradar.
La creciente complejidad de la vida en las organizaciones, fruto de la lógica
evolución de las tareas administrativas, ha tenido como consecuencia que la
Secretaria se encargue preferentemente de asistir a su jefe de manera más
directa.
Dentro de las funciones básicas podemos mencionar:
1. Representación personal de su jefe y de la empresa.
La Secretaria es la primera imagen que se muestra de la empresa y de su
superior, al ser la primera persona con la que se relacionan los visitantes. La
impresión que reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones de
la eficacia con que se desenvuelva la Secretaria.
2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.
La Secretaria como asistente directa del jefe le facilitará su trabajo, ayudándolo a
ganar tiempo. Para esto deberá tener en cuenta:
a) Interrupciones
- Debe saber tratar con palabras y maneras no agresivas al que intenta
interrumpir en momentos en que no es conveniente para el jefe.
- Identificar con claridad la gravedad del asunto por si se justifica la interrupción.
- Prometer (y confirmar después), que hallará el momento para que pueda verlo.
- Ofrecer su ayuda en la solución del problema para evitarle tener que esperar.
- Sugerir una hora más apropiada si esto fuera posible.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
b) Archivo
- Organizar un sistema de archivo apropiado al tipo de trabajo que se realiza.
- Debe ser capaz de crear condiciones para que en su ausencia su jefe pueda
encontrar un documento determinado.
- Debe saber bien lo que su jefe quiere y necesita.
c) Redacción
- Debe asumir cada vez más la redacción de documentos rutinarios, respuestas,
consolidación de informes, llenados de planillas, etc.
d) Filtración
- Actuar como filtro entre el mundo exterior y su jefe, para evitar que lea todos
los documentos o que tenga que verlos completos.
- Debe saber tomar decisiones, en caso de ausencia de su jefe, para encaminar
asuntos o correspondencias urgentes, consultándolas a otros dirigentes o
subordinados para que sean resueltas o al menos evaluadas.
e) Seguimiento
Crear un sistema de atención y prevención de emergencias sobre asuntos como
los siguientes:
- Carta, memos o notas enviadas a terceros que demandan respuestas.
- Respuesta que el propio jefe debe dar a terceros antes de determinada fecha
- Vencimiento de todo tipo
- Compromisos que demandan preparación previa
- Acuerdos de reuniones
- Cronogramas que abarcan proyectos completos o tareas de cumplimiento
sistemático, como programas de capacitación, plan de mantenimiento,
chequeo de puntos críticos y otros
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
f) Lista de chequeo
Aplicar listas de chequeo a todo lo que requiera una verificación de detalle.
Ejemplo:
- Todos los puntos que hay que revisar en un informe antes de entregarlo.
- Todo lo que hay que asegurar para celebrar una reunión.
- Todos los detalles a verificar para un viaje al extranjero.
g) Gestión
- Asumir actividades que no requieren de forma imprescindible la participación
personal de su jefe, o reducir las necesidades de la participación a una
aprobación o visto bueno.
- Interactuar con el resto de los jefes, manteniendo la distancia correspondiente
para lograr un clima de cooperación adecuado.
- Tratar de presentarle a su jefe soluciones y no problemas.
- Coordinar todo lo relacionado con la organización, planificación de reuniones y
viajes de su jefe.
3. Enlace y Coordinación.
La Secretaria facilitará las comunicaciones tanto internas como externas. Actúa
de enlace entre su jefe y cualquier otra persona, ya sea, de la empresa o fuera
de esta (clientes, proveedores, instituciones privadas o estatales, etc.).
Para cumplir eficazmente esta función deberá tener dominio de las técnicas de
redacción y el manejo de los equipos de comunicación (teléfonos, fax, e-mail,
etc.).
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Además de estas funciones, la Secretaria tiene otras funciones
administrativas como son:
- La entrada y salida de correspondencia: control y clasificación del correo que
llega y control y envío de la correspondencia de salida
- La redacción y gestión de la correspondencia, dossier, memorias, informes,
etcétera
- Gestión y control del archivos
- Atención de las llamadas telefónicas
- Elaboración de actas
- Custodia de los documentos de la oficina
- Gestión de los compromisos del jefe o ejecutivo y acogida de las visitas
- Organización de viajes eventuales, reuniones y cenas de trabajo del director
- Gestión de la caja de pequeños gastos cotidianos
- Compras (materiales de oficinas)
- Servicios generales
- Organización y supervisión del trabajo de otros empleados
- Relaciones con algunos proveedores
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS QUE DEBE TENER UNA SECRETARIA.
Formación académica
La secretaria debe tener una discreta base de cultura general, lo que le ayudará
en el uso correcto del lenguaje, facilitándole una expresión fluida y clara. Además
debe dominar:
- Las técnicas de oficina
- Mecanografía
- Taquigrafía
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CAPÍTULO II. ¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
- Computación
- Idioma extranjero.
- Redacción y Ortografía
- Organización y uso de la agenda
- El adecuado uso del teléfono
- Técnicas de archivo y organización
- Adecuado manejo de los modelos y los documentos
- Conocimientos específicos de la actividad laboral de su jefe
- Marketing
- Relaciones Públicas
- Cálculo y Contabilidad
- Gerencia empresarial
- Negociación
En cuanto a su nivel de escolaridad, debe al menos ser graduada de la Enseñanza
Media Superior o similar, y haber sido instruida en cuanto a la profesión mediante
la utilización de cursos de capacitación para Secretarias.
CUALIDADES PROFESIONALES Y HUMANAS
Disponibilidad
El horario de una secretaria está estrechamente ligado a las exigencias de su jefe.
La secretaria debe ser una persona que esté disponible para permanecer en su
puesto de trabajo más allá de las horas estipuladas en el contrato laboral.
Discreción
La secretaria, a diferencia del resto de los empleados, tiene normalmente
conocimiento de temas reservados, por lo que se espera de ella una absoluta
discreción.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
No sólo deberá tener cuidado en tener bajo llave los documentos y anotaciones
reservados y no dejarlos a la vista de miradas indiscretas, sino deberá tener la
máxima reserva sobre lo que lee o escribe, así como todo aquello que de un modo
u otro llegue a conocer. La discreción se referirá tanto a las noticias propias de la
actividad de la empresa, como las que se refieren a la persona del jefe, sobre todo
cuando se trata de aspectos puramente personales.
Lealtad
La lealtad hacia la propia empresa es un requisito exigido expresamente y forma
parte de los deberes de todos los empleados. No se puede bajo ningún pretexto
divulgar en el exterior noticias reservadas sobre el propio trabajo.
Confianza
La confianza es indispensable para trabajar en sintonía y con perspectivas de
mejora profesional. La relación de la secretaria con su propio jefe debe ser de
colaboración, de una confianza a toda prueba. Conquistando la estima de éste
demostrándole día a día que se puede confiar en ella.
Sentido común
Saber afrontar con prontitud, un imprevisto o una situación embarazosa es algo
que no se puede enseñar, sino que es una cualidad que toda Secretaria debería
tener o adquirir con la experiencia.
Autocontrol
Es necesario tener siempre dominio sobre sí misma. Perder la calma significa
perder tiempo y no llegar a nada. Hacer una pausa, reordenar las ideas,
establecer las prioridades y actuar para resolver un problema tras otro es lo
recomendado.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Seguridad
Cuanto más segura esté de sí misma, más confianza infundirá en quienes la
rodean.
Previsión
La secretaria debe saber anticiparse a las necesidades que puedan surgir.
Adaptabilidad
Suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios de ambiente, de trabajo y de
normativas. En muchas ocasiones se encontrará saturada de trabajo y en otras se
enfrentará a una aparente falta de actividad.
Interés por el propio trabajo
Toda actividad tiene una finalidad precisa y es poco gratificante, además de
contraproducente, si se realiza de forma mecánica. Comprender lo que se hace
permite trabajar con interés para llegar al final de la jornada satisfecha de haber
alcanzado los objetivos trazados.
Pulcritud
En cuanto a su trabajo debe realizarlo con esmero y cuidada presentación.
Eficiente
Cuando se le oriente algún trabajo, que no ha entendido del todo, lo más oportuno
es que pida aclaraciones a quien corresponda; no puede olvidar verificar que ha
comprendido bien el trabajo asignado. Tampoco puede dejar de señalar todo lo
que le parezca erróneo, un descuido o una deficiencia de su entorno profesional;
así llevará a cabo su tarea de forma eficiente.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Orden y Precisión
El orden y la precisión son términos casi sinónimos, no puede existir una de estas
cualidades sin que la otra resulte una consecuencia de la primera. El orden es
indispensable para trabajar sin estrés y sin pérdidas de tiempo, y debe estar
presente este orden en todo el despacho: sobre la mesa, en los armarios, en los
cajones, en el archivo y en la agenda. Para ello se deberá devolver a su sitio un
informe o cualquier papel, una vez que ha sido consultado. De esta forma se
evitará acumular papeles sobre el escritorio, así como la pérdida de tiempo cada
vez que se quiera buscar alguna cosa concreta.
Paciencia
Esta debe ser una virtud de toda secretaria. Debe saber mantener la tranquilidad
cuando las cosas no marchan según lo esperado. El tono de voz no debe ser
estridente, ha de aprender a controlarlo en cualquier momento y circunstancia.
Educación y Cortesía
La educación y la cortesía son dos cualidades que todo el mundo debería tener,
pero para una secretaria son esenciales. La secretaria debe ser cortés con todos y
en todos los momentos, incluso y de forma especial con quien no lo es. Responder
con cortesía a quien se muestra grosero puede ser un arma eficaz.
Ser cortés no significa, que se tenga que aceptar todo con una sonrisa; con
cortesía se puede despedir a uno tajantemente, liberarse de una persona
inoportuna, decirle las cosas claras a un compañero de trabajo.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Madurez
La madurez no es un problema de edad. Nos permite encontrar el justo equilibrio
incluso en las situaciones más delicadas, ayuda a entender la importancia del
propio trabajo y a evitar actitudes que no estén acorde con la propia situación.
Es una cualidad indispensable para las relaciones interpersonales, sobre todo con
el propio jefe, y a la hora de valorar las situaciones y problemas que se encuentran
en el trabajo de cada día.
Inteligencia
Es la facultad de conocer, comprender y entender. Parte de unas aptitudes
innatas, pero es posible educarla y mejorar su rendimiento. Todo esto se puede
hacer mediante la práctica del estudio, la reflexión, el análisis de los detalles, la
abstracción etc. Además la inteligencia puede apoyarse mediante la intuición.
Buena Memoria
Una secretaria sin memoria no tiene ningún futuro. No sólo se da por descontado
que no debe olvidar nada de lo que le atañe, sino que se espera de ella que sea la
memoria del jefe. Para evitar sobrecargar la memoria, se recomienda utilizar las
agendas y anotar en ellas todos los datos; de esta forma es mucho más sencillo
recordar las cosas principales y más importantes sin correr el riesgo de olvidar
algo.
Todo esto lo debe hacer de manera juiciosa para no dar la impresión de que está
asumiendo las funciones que están reservadas al jefe.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Interés y responsabilidad
Debe ser capaz de involucrarse a fondo en su trabajo, lo que la ayudará a saber
tomar decisiones, asumir responsabilidades y comprometerse a cumplir los
compromisos adquiridos. Todo ello en el marco de las atribuciones que le
corresponden.
En cuanto a la responsabilidad, debe asumir los compromisos adquiridos y nunca
comprometerse con algo que sabe que no cumplirá.
La responsabilidad se asume en el mismo acto de tomar el compromiso y se
desarrolla hasta el cumplimiento final de los objetivos acordados.
Puntualidad
La Secretaria debe ser siempre puntual, tanto a la hora de entrar al trabajo como
en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
Diplomacia
Es una actitud sincera y leal que supone tacto, prudencia y previsión.
Tenacidad
La secretaria afrontará en su trabajo tareas que suelen ser monótonas, con
resultados que sólo son apreciables a largo plazo, es aquí que debe aparecer su
tenacidad, su perseverancia, para lograr los resultados deseados para esta tarea.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
Espíritu de colaboración
Es evidente que la colaboración con el propio jefe debe ser constante por ejemplo:
- Recordar con discreción sus compromisos, le ayudará a no representar un mal
papel; informarle de las fechas de cumpleaños o de otros motivos de
celebración de sus empleados.
- Ejecutar oportunamente sus órdenes y anticipar, dentro de los límites de las
propias capacidades y competencias, ciertos trabajos de rutina que le
permitirán ahorrar tiempo como por ejemplo, reunir y clasificar todo el material
útil para escribir una relación; escribir el borrador de respuestas a cartas sobre
cuyos asuntos tiene ya la información o los datos pedidos.
- Redactar antes de sus viajes una memoria previa con los compromisos, las
direcciones y números de teléfonos respectivos; además de todas las
indicaciones necesarias del transporte a utilizar y el hotel en el que se
hospedará.
- Evitar al máximo las visitas inoportunas, para esto deberá ejercer una eficaz
acción de filtro.
- Evitar interrumpirlo si se encuentra en una entrevista o reunión importante,
preparar previamente un file con la copia de todos los datos que pueda
necesitar para dar respuestas completas y exhaustivas.
PRINCIPIOS ÉTICOS DE LA SECRETARIA
- Lealtad y Fidelidad
La lealtad y fidelidad hacia su jefe, su empresa, sus compañeros de trabajo y
hacia ella misma.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
- Discreción
La secretaria por su trabajo tendrá que participar en las reuniones convocadas
por su empresa, siendo participe de información reservada, al igual que al
manejo de documentos, algunos de los cuales se consideran clasificados, por
lo tanto debe mantener un discreto silencio, y en ningún caso divulgar ningún
tipo de información.
- Honestidad
La honestidad debe caracterizarla en su manera de actuar, debe ser veraz ante
cualquier situación y no deberá distorsionar la realidad.
- Objetividad
Debe ser objetiva, enjuiciando las cosas con independencia de cualquier tipo
de interés personal o valoración ajena, para regirse según las normas de la
imparcialidad estricta.
- Modestia
Debe comportarse con modestia en todo momento. Evitando la vanidad y el
engreimiento, ofreciendo siempre una imagen agradable y accesible,
facilitando las relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa.
- Tolerancia
Debe ser tolerante. Ha de respetar y considerar las opiniones o las actuaciones
ajenas, aunque no coincidan con las suyas.
CAPACIDADES BÁSICAS QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA - Capacidad de atención
En la labor de la Secretaria son vitales los pequeños detalles, por lo que deberá
prestar la debida atención para evitar errores. La conciencia de esta necesidad y
la práctica de cuidar los detalles formarán el hábito que se precisa.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
- Capacidad de trabajo e iniciativa
La Secretaria debe tener la visión de lo que conviene hacer y la energía para
ejecutarlo. De esta manera se anticipa a las necesidades del jefe y actúa en
consecuencia, por ejemplo: reúne información necesaria para el seguimiento de
una carta de reclamación, averigua sobre los detalles que no se incluyeron en
un informe.
- Capacidad de asignación
La adquisición y el desarrollo de esta capacidad precisa del conocimiento
detallado de la organización y planificación empresarial y del organigrama
completo de la empresa.
- Capacidad operativa
Esta capacidad es fundamental para saber orientar a las demás personas que,
ante determinadas eventualidades, recurren a ella.
- Capacidad de contextualización
Esta capacidad permite desarrollar, la capacidad de jerarquización en la
secuencia de un procedimiento.
- Capacidad de armonización
Consiste en saber interpretar si una información llega hasta su jefe o
departamento desde un nivel de jerarquía superior o inferior, y si la
comunicación o información que ella está transmitiendo va dirigida a un
nivel superior, o a una persona o departamento de igual nivel o de nivel
inferior.
- Capacidad de contacto y de coordinación
Habilidad y acierto para hacer coincidir diferentes agendas de trabajo y saber
transmitir adecuadamente las órdenes, las solicitudes y las comunicaciones.
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
- Capacidad de acción – reacción.
Saber valorar la trascendencia y la significación de documentos, visitas,
llamadas telefónicas, hechos, etc.
- Capacidad de confidencialidad y diplomacia.
Saber qué cantidad de información requiere cada persona y cuál debe ser la
calidad de esta. Es decir, cómo y cuánta información debe darle según la
persona que la solicite.
POR QUÉ SE DICE QUE SER SECRETARIA NO ES FÁCIL - Está sujeta a la misma avalancha de interrupciones que cualquier jefe, pero no
dispone de Filtro
- El surtido de interrupciones es mucho mayor: los que desean interrumpir al
jefe, y las que se generan con respecto a ella
- Tiene que trabajar con doble agenda
- Está inmersa en un ambiente de presiones y urgencias, donde por lo general el
terminado final depende de ella
- Su planificación tiene que ser muy flexible, pues con frecuencia cambian las
prioridades
- Debe poseer autoridad como cualquier otro dirigente, sin embargo, depende
más de la autoridad natural que de la formal
- Sufre los problemas de papeles en mayor escala
- Hay que tener gran habilidad y capacidad para en breve tiempo hacer el
trabajo de filtraje de documentación
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CAPÍTULO III ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
CONÓCETE PRIMERO
Aspecto psicológico:
Personalidad: Conjunto único en su género de particularidades psicológicas que
hacen a cada individuo diferente de los demás. Relacionados con este concepto
están las capacidades, aptitudes, temperamento, carácter y los motivos.
Capacidades: Talento o disposición para comprender bien las cosas, que
permiten desarrollar determinadas tareas y proporcionan conocimientos.
Voluntad: Es la intención determinada de hacer una cosa.
Temperamento: Estado fisiológico de una persona que lo hace reaccionar ante
las diversas manifestaciones de la vida. Existen varios tipos de temperamento que
dependen de la potencia, equilibrio y movilidad. No existe una persona que tenga
un solo tipo de temperamento, se caracteriza por uno, pero en determinada
situación puede asumir un temperamento diferente.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Actividad nerviosa superior
Cerebro
Hay diferentes tipos de Temperamentos
1. Sanguíneo (fuerte, equilibrado, móvil)
2. Colérico (fuerte, no equilibrado, ágil)
3. Flemático (fuerte, equilibrado, inerte)
4. Melancólico (débil, desequilibrado, inerte)
Carácter: Representa el conjunto de rasgos síquicos manifiestos que determinan
las acciones y la conducta personal.
Rasgos del carácter:
1. Actitud de la persona hacia el medio que la rodea.
Actitud positiva Actitud negativa
Principios firmes Falta de principios
Determinación Indeterminación
Optimismo Pesimismo
Dos procesos importantes
EXCITACIÓN INHIBICIÓN
POTENCIA MOVILIDAD EQUILIBRIO
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
2. Actitud de la persona hacia el trabajo
Actitud positiva Actitud negativa
Amor al trabajo Falta de amor al trabajo
Iniciativa Falta de iniciativa
Celo Apatía
Insistencia Falta de insistencia
Escrupulosidad Inescrupulosidad
3. Actitud de la persona hacia los demás:
Actitud positiva Actitud negativa
Sociable Carácter reservado
Sincero Carácter cerrado
Sensible Rudeza
Camaraderil
Sentido de pertenencia al grupo
4. Actitud de la persona hacia sí mismo:
Actitud positiva Actitud negativa
Modesto Inmodesto
Confianza en sí mismo Falta de confianza
Dignidad Humillación
Actitud seria hacia el futuro Indolencia hacia el futuro
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
- Motivos y Necesidades
Motivo: Cada persona tiene un motivo para desempeñar determinada tarea, que
están relacionadas con las necesidades que tienen las personas.
Tipos de motivación:
1. Motivación de logro: lo tienen algunas personas para superar retos y
obstáculos. Representa al que trata de alcanzar su meta.
2. Motivación de afiliación: es el impulso de relacionarse socialmente con la
gente.
3. Motivación con la competencia: es el impulso de realizar un trabajo de
alta calidad.
4. Motivación con el poder: es un impulso por influir en los demás y
modificar situaciones.
Pirámides de las necesidades de MASLOG
NECESIDAD DE ESTIMACIÓN
NECESIDADES SOCIALES
NECESIDADES DE SEGURIDAD
NECESIDADES FISIOLÓGICAS
NECESIDAD DE AUTOREALIZACIÓN
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Las necesidades primarias las constituyen las fisiológicas y las de seguridad. Las
necesidades superiores, las constituyen las sociales, de estimación y de
autorrealización.
Necesidades fisiológicas:
- Aire
- Comida
- Reposo
- Abrigo
- Sexo
Necesidades de seguridad:
- Protección contra el peligro o privación
Necesidades sociales:
- Amistad
- Ingreso al grupo
Necesidades de estimación:
- Reputación
- Reconocimiento
- Autorespeto
- Amor
Necesidades de autorrealización:
- Realización del potencial, utilización plena del talento individual, etc.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
IMAGEN
La imagen es la representación grabada, pintada, dibujada o esculpida de una
persona o cosa; es tan importante, que aún antes de mediar las palabras al
presentarnos, ya estamos transmitiendo información a través de la manera de
vestir, los gestos, el carácter, la forma de gesticular, de mirar.
LA APARIENCIA PERSONAL
Tener una buena presencia es sinónimo de ofrecer un aspecto cuidado, clásico y
discreto, en sintonía con el entorno en donde se desarrolla el trabajo.
Una secretaria debe ofrecer la imagen adecuada, ya que muchas veces será
juzgada por ella.
Reglas básicas para lograr una imagen perfecta
- La simplicidad es sinónimo de elegancia
- Al elegir su vestuario recuerde que la que debe destacarse es usted y no la
ropa que lleve
- Todos los elementos del vestuario deben combinar entre sí
- La ropa debe ser clásica y elegante, pero sobre todo deber ser cómoda y
permitir libertad de movimiento
- La ropa debe adaptarse a las características de la persona que la lleva,
ayudándola a disimular sus posibles defectos y resaltar sus cualidades
La higiene personal
La secretaria debe ser muy exigente en cuanto a la higiene personal. Además de
la ducha diaria, puede completar su aseo con la utilización de una colonia o
perfume.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Recomendaciones para el uso del perfume
- Bastan unas gotas, la fragancia de la secretaria no debe llenar todo el despacho
sino llegar únicamente a quienes se acerquen a ella.
- Los perfumes demasiados intensos pueden resultar agobiantes para las
personas que están alrededor de quien los lleva.
- Las fragancias frescas y suaves son sin duda las más adecuadas para trabajar
en una oficina.
La vestimenta
La personalidad, la imagen, la educación, la pulcritud y la elegancia están
directamente relacionadas con la vestimenta.
Aunque se dice que el hábito no hace al monje, el vestuario revela mucho sobre el
individuo: sexo, raza, costumbres, profesión, posición social, gustos, preferencias.
Hay que vestirse con sencillez y buen gusto para no desentonar con el ambiente
que nos rodea, lo que contribuye a realzar la imagen personal. La elegancia
está en la sencillez, en la armonía en el vestir, en los gestos, en el andar, en el
hablar y en una impresión general de seguridad y serenidad.
Dentro de la moda se incluyen los adornos (aretes, collares, pulseras, anillos) y
accesorios (bufandas, pañuelos, guantes). Los adornos y accesorios deben estar
en armonía en cuanto a colores y diseños con el resto del vestuario y las
características corporales de cada persona.
Hay eventos que exigen un tipo de vestuario que se le denomina formal. Para el
hombre, traje color oscuro (azul marino o gris son los más usados), camisa blanca
o en tonos pasteles claros, corbata bien combinada con el resto del vestuario,
zapatos negros con cordones y medias largas negras.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Se debe tener presente que con camisas de rayas la corbata debe ser de color
entero. Si el traje es de ese color admite corbata de diferentes diseños, más si es
a cuadros o rayas, requiere camisa y corbata también de color entero.
Para la mujer, traje de chaqueta o vestido preferiblemente de color entero, con el
largo que más le agrade, pero sin exagerar en lo corto ni en lo ceñido. Las medias
finas son imprescindibles, zapatos de tacón alto o mediano y cartera. Los adornos
deben ser discretos.
Recomendaciones que resultan útiles al seleccionar el vestuario:
• Escoja lo mejor para cada ocasión
• Piense en los colores que más le favorecen
• Tenga en cuenta las posibles combinaciones con las prendas que tiene y las que
va a adquirir
• El juego de chaqueta, ya sea con saya o pantalón, es el clásico indiscutible de
las Secretarias
• La falda recta es otra prenda que no pasa de moda, permite múltiples
combinaciones y se adapta fácilmente al estilo de cada mujer. Se deberá elegir
los tonos oscuros, que combinen con diversos colores y estampados. Es
importante que la tela tenga buena caída y no se arrugue demasiado
• La blusa de corte camisero es otra pieza clásica de la secretaria. En cuanto a su
colorido y estampado, se admiten todas las posibilidades, a condición que
combinen con las demás prendas
• No se ponga una prenda de vestir que no le quede bien o no le agrade, pues se
sentirá incómodo
• Imponga un estilo propio en el vestir que realce su personalidad
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
• Haga un autoestudio de su propia figura antes de seleccionar el vestuario, que
debe estar acorde con su peso, estatura, edad, modo de vida, labor que realiza
• No sacrifique la calidad de la ropa por la cantidad. Una prenda de vestir en un
tejido de calidad y buena confección resulta más duradera
• Si tiene concertada una entrevista debe dedicar un tiempo al estudio de su
imagen; tenga presente lugar, hora, época del año y de acuerdo con ellos elija su
vestuario
• No asista al trabajo con ropa que llame mucho la atención, pues ello conformará
una imagen que puede no ser compatible con usted
• Luzca lo más natural posible
Prendas de vestir que debe evitar una secretaria
• Ropas demasiado deportiva o informal
• La secretaria puede llevar prendas que resalten su feminidad pero en ningún
caso debe llevar ropa privativa. Ejemplo: faldas muy cortas, un escote
pronunciado o una blusa transparente
La armonía en los colores
Para la mañana el vestuario debe ser con tonos más claros, al mediodía y la tarde
intermedios, mientras que para la noche los más oscuros. El negro es considerado
el color de la etiqueta. Combina con casi todos los colores, excepto con azul
marino y carmelita. El carmelita y el marrón no resultan fáciles de combinar, sólo
se combinan con béis claro, amarillo, blanco arena y algunos
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
tonos de verde. El gris es el color clásico y serio por excelencia. De fácil
combinación con distintos tonos de azules, verdes, rosa y negro. El azul marino es
el color más tradicional. Se puede integrar perfectamente con distintos tonos de
gris, blanco, rosa y otros. El blanco es un color muy fácil de combinar. Es ideal
para la ropa femenina. Los hombres utilizan el traje de color blanco solo en
ocasiones especiales.
El calzado
Dentro de la concepción del vestuario un lugar no menos importante lo ocupa el
calzado. Ninguna presentación es concebida sin un calzado limpio y lustrado. En
el hombre debe guardar cierta combinación con el pantalón y las medias. Para
zapatos negros la mejor opción son las medias del mismo color.
El tipo y calidad del calzado están en dependencia de la función social y de la
hora. En las mujeres hay una gran gama de colores y diseños para escoger y
combinar con ropas de alguna exclusividad, pero para el trabajo habitual resultan
más prácticos los zapatos cerrados.
Recomendaciones para la elección del calzado
- Debe elegirse tanto por su aspecto como por su comodidad
- El calzado más indicado, es el diseño clásico, de tacón medio y no
excesivamente fino
- Se debe tratar de cumplir con las normas de la elegancia que exigen que
zapatos y bolso combinen entre sí
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
El maquillaje
La función del maquillaje es disimular pequeños defectos y resaltar las cualidades
de un rostro.
Durante el día el maquillaje debe ser más ligero que en horas de la noche. El
exceso de maquillaje nunca es recomendable. Desestime la creencia de que lucirá
más joven. Recuerde que su finalidad es, sobre todo, el realce de los encantos
naturales.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
En el maquillaje es vital conocer las características de su rostro, pues sus efectos
son potenciales sobre diferentes partes de este (mejillas, cejas, ojos, labios...) por
lo que cada zona exige un tratamiento propio.
La secretaria deberá retocar su maquillaje durante su jornada de trabajo, pero esto
lo hará siempre en el cuarto de baño y nunca en la oficina.
Recomendaciones
- Optar siempre por la naturalidad
- Tener en cuenta el horario, de día será siempre natural y para la noche algo
más intenso
- Para conseguir el efecto natural, se elegirán tonos beiges y rosados para el
rostro, poco intensos en los ojos, con los labios escasamente pintados. De
llevar un color intenso en los labios, no deberá cargar demasiado el maquillaje
de los ojos
- El colorete se debe aplicar con especial moderación
El cabello
En la imagen que ofrece una persona, el peinado desempeña un importante papel,
por lo que no se debe descuidar este aspecto.
El cabello es uno de los atractivos de mayor estima, sobre todo en la mujer. Un
cabello bonito, limpio y con el peinado más favorable, ejerce una supremacía
indiscutible. Para lograrlo es necesario acudir periódicamente a un especialista, a
fin de mantener el corte que le permita estar siempre presentable.
Recomendaciones
- El pelo debe estar limpio y sano
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
- La moda debe usarse con cuidado. Lo importante es elegir un peinado
acorde con el tipo de cabello y la forma de la cara, además de que sea fácil
de mantener
- Si acostumbra a teñirse el pelo, debe hacerlo con la suficiente regularidad
para evitar que se vean raíces de otro color, cosa esta que resulta
totalmente antiestético
- Al escoger el tipo de peinado, tendrá en cuenta que el pelo no debe caerle
sobre la cara, ya que le entorpecería en su trabajo. En el peinado también
se debe optar por la sencillez
Las manos
Una de las partes del cuerpo que más llama la atención en una secretaria, son las
manos. Ya que ella pasa la mayor parte de su tiempo sentada detrás de su mesa,
mecanografiando o manipulando documentos y objetos de escritorio.
Abandonarlas es un riesgo que no debe correr. Debe cortarse las cutículas
frecuentemente, las uñas deben estar limpias y bien limadas, no deben dejarlas
crecer exageradamente.
Es incuestionable que unas manos aseadas y arregladas añaden distinción.
Recomendaciones para el cuidado de las manos
- Mantener un arreglo frecuente
- Aplicar regularmente una crema hidratante, para que la piel de las manos
ofrezca un aspecto suave y terso. La secretaria puede mantener un tubo de
crema en su gaveta y aplicárselo varias veces al día
- Las uñas excesivamente largas, además de resultar desagradables, no resultan
nada prácticas para el trabajo de la secretaria
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
- Si lleva uñas pintadas, el esmalte debe ser perfecto, de colores preferiblemente
claros. De no llevar las uñas pintadas, hacerle el corte de las cutículas y
llevarlas natural o utilizar un esmalte transparente
Los complementos
Dentro de los accesorios se encuentran cinturón, pañuelo, fular, joyas o bisutería.
Estos hay que elegirlos con cuidado ya que un complemento inadecuado puede
desmerecer el traje más bonito, en vez de realzarlo. Además, el complemento
elegido no debe entorpecer el trabajo de la secretaria.
LA POSTURA AL CAMINAR Y SENTARSE
La elegancia y el porte de la persona se ponen también de manifiesto por su forma
de sentarse y caminar. Las características temperamentales de cada cual,
incluyendo otras educacionales junto al entorno, influyen en la forma que se
adopte. Hay que caminar con cierto estilo. Se dice que mantener la espalda recta
en forma natural da un aire de seguridad. Caminar apresuradamente a
grandes zancadas, sin razón, refleja una imagen negativa. El paso debe ser firme
y mesurado. Andar despacio denota seguridad, confianza.
Cuando se camina muy a prisa se altera el rostro y refleja nerviosismo. En la mujer
mover desmesuradamente los brazos y otras partes del cuerpo es poco elegante.
Al sentarse lo mejor es mantener la espalda recta apoyada en el respaldo del
asiento. Tanto hombres como mujeres deben evitar cruzar las piernas, sobre todo
cuando están en reuniones sociales.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Aunque en el hombre es más aceptado, en las mujeres sólo es permisible el cruce
de las piernas a nivel de los tobillos. La mejor postura para ambos sexos es
apoyar los pies en el suelo. Los hombres pueden mantener las piernas
ligeramente separadas, no así la mujer aunque esté vistiendo pantalones.
En cuanto a manos y brazos, es importante la posición que deben adoptar unos y
otros en público. Las posturas que se sugieren son dejar de forma natural caer los
brazos a ambos lados del cuerpo y las manos unidas sobre la pelvis, con los
dedos entrecruzados pero no apretados.
Se debe evitar cruzar los brazos cuando se aparece en público, pues ello crea una
barrera defensiva.
LA CORTESÍA COMO BASE DE LAS RELACIONES SOCIALES
«La cortesía es el más exquisito perfume de la vida, y tiene tal nobleza y
generosidad que todos la podemos dar». Este principio, expresado por el poeta
mexicano Amado Nervo, establece que la cortesía es un hábito que se puede
adquirir. Sólo la cortesía hace realmente posible la vida en sociedad. Ella se
traduce en la práctica en conductas amparadas en los llamados buenos modales,
urbanidad, educación y maneras.
La cortesía facilita las relaciones humanas, las hace más flexibles, las humaniza,
evita fricciones inútiles. Cortesía es una amplia consideración hacia los demás, es
respeto a las personas, a su modo de ser, a sus costumbres, a sus ideas, es
amor al prójimo, lo que contribuye en gran medida a la conservación de la
paz, a la armonía entre las personas y hace más agradable la convivencia.
La cortesía atrae, y por muchas razones resulta conveniente; enriquece
espiritualmente a quien la ejerce y abre fácilmente las puertas de la amistad.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
La mayoría de las normas de conducta social están basadas en la cortesía y en el
tacto.
El saludo
Esta forma de cortesía denota la educación elemental de una persona.
Generalmente expresa buenos deseos, y está sujeto a ciertas normas.
Normas para un saludo correcto:
1. Se considera muestra de poca educación cuando no se saluda y cuando el
saludo no es correspondido.
2. Por regla general la persona que llega es la que inicia el saludo.
3. Cuando se encuentran un hombre y una mujer, es él quien inicia el saludo,
pero debe esperar que ella extienda la mano para estrecharla, excepto
cuando el hombre tiene un alto cargo o es una persona anciana, que son
entonces los primeros en extender la mano.
4. Siempre que se extienda una mano debe estrecharse, pues lo contrario se
considera una ofensa. Si por alguna razón la mujer no desea extender la
mano, puede responder igualmente al saludo con una breve inclinación de
cabeza y una sonrisa.
5. El hombre debe ponerse de pie para saludar en cualquier circunstancia,
salvo cuando entra a su oficina su secretaria o alguno de sus empleados
subordinados; pero lo hará cuando entre un visitante, y se mantendrá de pie
hasta que este se siente. Tan pronto la persona se levante para marcharse,
se pondrá de pie, y lo acompañará hasta la puerta de su oficina.
6. La forma correcta de dar la mano es extender la derecha con ademán firme,
pero sin exageración.
7. Mientras se estrecha la mano se debe mirar sonriente a la persona y con
gesto amable.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
8. Al dar la mano no se debe estrechar tan fuertemente que moleste ni tan
suavemente que de la impresión que no desea saludar.
9. No se debe atraer la mano y retenerla.
10. Mientras estreche la mano evite dar golpecitos en la espalda, sacudir o
tomar el brazo de la persona con la otra mano.
11. Al sumarse una persona a un grupo debe saludar de forma general con una
frase adecuada. No debe retirarse del grupo sin despedirse.
12. En la calle y espectáculos públicos el saludo debe ser breve y discreto.
13. Cuando alguien que no se conoce saluda, se responderá como si se
hubiese reconocido.
14. Los besos y abrazos son muestras de afecto, pero es aconsejable que se
reserven para la familia y amigos íntimos. Cuando el saludo es formal, se
debe responder de igual modo.
LAS RELACIONES INTERPERSONALES EN LA EMPRESA
La secretaria debe mantener siempre una buena comunicación social con las
personas con quienes trata en la oficina, ya sean miembros de la propia empresa,
visitantes, clientes o colaboradores externos.
OBJETIVOS DE LAS RELACIONES INTERPERSONALES
• Lograr y mantener un clima favorable de trabajo.
• Eliminar o bajar a niveles ínfimos el estrés.
• Lograr la excelencia en el trato y las relaciones interpersonales.
• Disminuir el nivel de conflictos.
• Mantener mayor disposición para resolver los problemas que se presentan.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
En las relaciones interpersonales se pone en juego toda nuestra
personalidad a través de diferentes procesos psicológicos como son:
• CONOCER: experiencia, conocimientos, cultura.
• CREER: ideas, opiniones, prejuicios.
• DESEAR: motivación, necesidades, intereses.
• ESTAR: estado de ánimo, salud, seguridad e inseguridad.
• HACER: conducta, acciones, capacidades, aptitudes.
• PENSAR: pensamientos, imaginación, creatividad.
• SENTIR: sentimientos, emociones y actitudes.
• SER: personalidad, carácter, temperamento.
• VALORAR: valores éticos, morales.
QUÉ BRINDAN LAS SECRETARIAS EN ESTAS RELACIONES
• Atención.
• Calidad humana palpable.
• Amabilidad.
• Ambiente de organización en su entorno laboral.
• Imagen.
• Brindar una buena comunicación.
• Tratar a las personas con individualidad.
• Crear lazos de camaradería.
• Cooperar.
• Ser afable y evitar excesos de confianza.
• No criticar a los compañeros, de ser necesario, hacerlo en privado.
• Evitar las discusiones.
• Cuando transmita un mensaje, no transmitir simpatía ni a favor ni en contra.
• Nunca dar a conocer las opiniones del jefe aunque sean positivas.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
RELACIONES CON EL JEFE
La secretaria tendrá que establecer con su jefe una relación de colaboración
positiva, debe tener en cuenta la profesionalidad de ambos y también sus
respectivos caracteres. Se puede intuir fácilmente que, al trabajar en estrecha
relación, no sólo se soportarán mutuamente, sino que expresarán un sentimiento
basado sobre todo en el respeto de las funciones propias de cada uno y en su
profesionalidad. La capacidad de mantener unas relaciones humanas e
interpersonales correctas es fundamental.
Aspectos que se deben tener en cuenta para llevarse bien con el jefe:
- Tratarlo de usted (de otra manera si lo pidiera)
- Respeto y entendimiento mutuo
- Existir relación de colaboración
- Adaptarse a la manera del jefe. No intentar cambiarlo
- Realizar las tareas según las órdenes dadas y cumplirlas
adecuadamente
- Discreción en relación con el jefe
- Ser previsora
- Mantener un buen sentido del humor
- Ser diplomática con familiares y amigos del jefe
- No involucrarse en la vida privada del jefe
- No traspasar el umbral de lo profesional
- No facilitar información sobre los horarios del jefe (a no ser que lo
oriente)
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Las presentaciones
La presentación es la forma de relacionarse socialmente y establecer un primer
acercamiento entre personas desconocidas. Es un acto cordial que sirve para abrir
las puertas de la amistad, y pueden ser casuales o especiales. Las primeras se
hacen casuísticamente, sin un fin determinado, en encuentros fortuitos. Las otras
se establecen con un propósito intencional. Dando la posibilidad de introducir
algún nexo entre los presentados.
La persona que presenta puede referir rasgos coincidentes entre ambos, como
profesión, ocupación, viajes, afición que sirvan de base para mantener el diálogo.
Asimismo, el presentador debe conocer, por lo menos, el apellido de quienes va
presentar.
Si la persona presentada posee un título de carácter permanente, (doctor,
licenciado), se antepone al nombre; si es un cargo transitorio, (ministro, director,
jefe de departamento), irá entonces después.
En aquellos casos de presentación en grupo se podrá obviar la norma de
presentar primero a las mujeres o las personas de mayor nivel, y seguir el orden
en que están situados, a fin de evitar cualquier omisión.
Al ser presentado debe evitar mostrar exceso de alegría, por muy importante que
sea la persona presentada, ni aprovechar ese momento para hacer una petición, o
hacer críticas al organismo, profesión, ocupación, país de origen del presentado.
Tampoco es conveniente evocar borrosos recuerdos.
Autopresentación
Ello ocurrirá por ejemplo, cuando alguien llega a un lugar donde nadie lo conoce, o
cuando se viaje junto a un desconocido y se desee establecer conversación.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Cuando se acude al aeropuerto y el recién llegado no conoce a la persona que lo
recibe, una vez localizada se autopresenta.
Para hacer una autopresentación correcta no se añade ningún tipo de tratamiento
delante del nombre. Se dice el nombre y a continuación el cargo o profesión, y si
se desea el lugar donde labora; sin embargo, cuando se trata de un grado militar
se antepone al nombre.
Tarjeta de presentación
La tarjeta de presentación constituye una especie de comunicación latente y
potencial. Todo profesional debe poseerla, pues además de ser una vía para la
relación, genera distinción por la delicadeza que conlleva.
LA PROXEMIA
La teoría de la proxemia (proximidad) surgió basada en la necesidad espacial que
tiene el hombre: un área que la persona, teniendo como referencia ella misma,
considera como propia, y que ha sido subdividida en cuatro zonas.
Se conoce como zona íntima aquella que abarca entre 15-45 cm. Precisamente
por constituir un lugar tan próximo, es que las personas lo consideran de su
exclusiva propiedad.
La llamada zona personal se establece como norma estándar de 46 cm a 1,20 m.
Es la distancia que separa a una persona de otra en una reunión social. Fluctúa
por el tipo de cultura.
Con el nombre de zona social se entiende la que se abre entre 1-3 m. Conforma
la separación entre personas que no se conocen.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
La que se denomina zona pública se extiende por más de tres metros. Es la
distancia ideal para dirigirse a un grupo de personas.
Es por ello que, si desea que las personas se encuentren cómodas en su
compañía, es menester que guarde siempre la distancia en cada uno de los casos.
LA COMUNICACIÓN
El hecho de que el hombre sea, por naturaleza, un ser social, hace que la
comunicación humana constituya una condición indispensable en todo acto. La
conversación es un arte.
Nada revela más fácilmente la educación de alguien que su conversación. La
inflexión de la voz, la dicción, el vocabulario, la expresión del rostro, los
movimientos del cuerpo... son reflejos que en su conjunto permiten conocer mucho
más de una persona.
LA DISCUSIÓN
Una conversación puede transformarse en una discusión. El diccionario recoge en
una segunda acepción que discutir es «contender y alegar razones contra el
parecer de alguien», de manera que sólo cuando se aducen razones no
coincidentes sobreviene la discusión, pero siempre amparada en una atmósfera
distendida.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Algunas de estas reflexiones podrían contribuir a ejercitar adecuadamente el
arte de saber discutir:
- Evite toda discusión inútil, pues sólo sirve para deteriorar las relaciones
- Una discusión viciada puede suspender la comunicación posterior entre las
personas. La flexibilidad de una de las partes, dentro de los límites permisibles y
razonables, puede borrar todo vestigio negativo
- Discuta en un ambiente amigable, cortésmente. Por muy divergentes que sean
los criterios, cada uno podrá exponerlos si se mantiene la calma. Cuando la
discusión es acalorada se pierde el control, y al final no puede primar el análisis
ni la respuesta precisa. Es por ello que cuando no hay serenidad, lo mejor es
desviarla hacia otro tema de interés
- Respete siempre la opinión ajena, lo que no se interpreta como aceptarla más
justa que la propia. Un discreto silencio, una sonrisa amable acompañada de
una frase cortés, en la que quede implícitamente expresado que se respeta
aunque no comparta esa opinión, es más válido y sólido que una discusión o
frase intempestiva
- Recuerde que la persona, pese a la no coincidencia de criterios logra mantener
el diálogo, demuestra una capacidad particular para la comunicación
- Evada discutir sobre temas que no domine. Nunca pretenda aparentar más de lo
que verdaderamente conoce. Sólo la verdadera inteligencia confiesa no saber o
desconocer un asunto cualquiera
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
CÓMO COMPORTARSE EN EVENTOS SOCIALES
Si por la índole del trabajo es imprescindible asistir a congresos, conferencias,
conversatorios u otras reuniones profesionales, la conducta debe ser más
esmerada. A muchas de estas actividades asisten invitados de otros países que
tienden a observar el actuar de los asistentes. Ello va conformando una imagen
general en la que pueden estar expuestas las grandes mayorías.
Es recomendable siempre llegar antes de la apertura del evento y ocupar el
espacio. La tardanza ocasiona múltiples molestias, distrae la atención del público
-incluyendo al orador- y su impuntualidad deteriora su imagen y la del cónclave.
Al sentarse, no lo haga de forma precipitada. Prescinda de abandonar la sala
hasta el tiempo de receso o concluya la sesión. De resultar impostergable,
auséntese discretamente.
CÓMO COMPORTARSE EN LUGARES PÚBLICOS
Cómo debemos proceder en la calle y lugares públicos
� Ofrecer disculpas si causa malestar o incomodidad a otra persona
� De las gracias por todo servicio recibido
� No mirar fijamente a las personas, ni las señale con el dedo
� No coma caminando por las calles
� No arroje papeles, restos de comida, objetos, etc. al pavimento
� No se ría demasiado alto, evite llamar la atención de los demás
� No grite para saludar a una persona que se encuentre distante
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
En un restaurante. Conducta en la mesa
Como se sabe, una conducta apropiada en la mesa forma parte de la educación
integral de una persona. Tanto en las recepciones, cócteles, en las comidas, etc.;
debemos ser muy cuidadosos en la actuación. Al servirse ha de hacerse con
moderación y respetando las normas de buena educación.
Recuerde siempre que hay personas observando nuestra conducta, por lo
tanto tenga presente los siguientes consejos:
1. El hombre, si tiene a su derecha una mujer, debe mover la silla de ella para
que se siente.
2. No debe sentarse ni muy separado ni muy próximo a la mesa.
3. No debe abrir demasiado los brazos.
4. Conservar los codos, con naturalidad, ligeramente cercanos al cuerpo. En
ningún momento sobre la mesa.
5. Mientras espera, no debe jugar con los cubiertos, ni voltear el plato para ver
la procedencia.
6. Es costumbre, en algunos países, no comenzar a ingerir el primer plato
hasta tanto no estén todos servidos y el anfitrión invite a hacerlo. En otros,
a solicitud del anfitrión se comienza a comer tan pronto se es servido. Siga
la costumbre reinante en cada lugar.
7. A la izquierda o sobre el plato de presentación se debe situar la servilleta.
Tan pronto se siente, debe desdoblarse discretamente en dos, y colocarla
sobre los muslos.
8. La servilleta se emplea para limpiar los labios suavemente antes y después
de ingerir líquido, o cuando lo estime necesario. Si tiene que limpiarse los
dedos, hágalo discretamente.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
9. Si la servilleta o un cubierto se cae, no se turbe ni trate de recogerlo, pues
el camarero habrá de remplazarlo.
10. Al terminar la comida deje la servilleta, sin doblar, sobre la mesa.
11. En una mesa montada correctamente, los cubiertos estarán colocados de
afuera hacia adentro, en el mismo orden en que serán servidos los
diferentes platos. En ese mismo orden deben usarse.
12. Mientras no esté usando el cuchillo, colóquelo, con el filo hacia dentro, en
el borde superior del plato, a la derecha. Los americanos, generalmente,
manejan el tenedor con la mano derecha; los europeos lo hacen con la
izquierda. Se puede hacer el cruce de una mano a otra.
13. Una vez terminada de tomar la sopa o consomé, la cuchara descansará en
el subplato, que de no existir lo hará dentro del plato.
14. Para ingerir los alimentos no es necesario inclinarse demasiado sobre el
plato. Manténgase erguido con naturalidad.
15. Si desea algo situado sobre la mesa, pero lejos de su alcance, pídalo al
comensal que esté más cercano. No pase el brazo por encima de otra
persona para alcanzarlo.
16. El vino debe tomarse en pequeños sorbos.
17. No rechace ningún alimento alegando que no le gusta o le hace daño, a no
ser que le produzca una súbita intoxicación; de lo contrario procure comer
aunque sea una pequeña porción.
18. Un invitado puede informar previamente a su anfitrión sobre el daño que le
puede causar la ingestión de determinado alimento.
19. El pan se parte con la mano y se ingiere en pequeñas porciones.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
20. No poner mantequilla o mermelada a todo el pan. Hágalo en pequeñas
porciones.
21. La ensalada debe comerse con el tenedor correspondiente, directamente
del plato. Cuando no lo esté utilizando, déjelo sobre ese mismo plato.
22. Si por causa imprevista e inaplazable un invitado tiene que levantarse de la
mesa durante la comida, debe pedir permiso solamente a las personas que
tiene a ambos lados.
23. Al tomar té o café, después de revolverlo, coloque la cucharilla, sin llevarla
a la boca, en el platillo.
24. El tiempo de sobremesa es una hora para las comidas a partir del momento
de salida del comedor, y media hora para el almuerzo. Esto puede variar de
acuerdo con las circunstancias. El invitado de honor o de mayor rango es el
primero en despedirse.
25. No se sirva directamente de las fuentes con los cubiertos suyos.
LENGUAJE NO VERBAL O LENGUAJE CORPORAL
Cada pueblo posee una cultura gestual determinada por múltiples factores
temperamentales e históricos. Como en esa comunicación no media palabra
alguna, es conocido como lenguaje no verbal. Se considera la primera forma que
tuvo el hombre para hacerse entender. Muchos de esos códigos gestuales han
perdurado, lo que hace que sean en muchos casos comunes a diferentes pueblos
sin importar latitud, creencias o cultura. Su empleo paralelo a la comunicación
verbal se deja entrever a partir de razones eminentemente enfáticas.
53
CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Está demostrado que la comunicación humana se efectúa más, mediante gestos,
posturas y posiciones que por cualquier otro método. La mayoría de los
investigadores coinciden que el canal verbal se utiliza principalmente para
proporcionar información, mientras que el canal no verbal se usa para expresar
actitudes personales, y en algunos casos como sustituto de los mensajes
verbales.
Hay algunos gestos en los que recae buena carga de rechazo, sobre todo aquellos
de carácter grosero. Aunque muchos son inherentes a la personalidad, hay que
tener en cuenta el daño que ocasionan.
Las tablas 1 y 2 muestran gestos y posturas que transmiten una imagen positiva y
negativa así como su significado.
Tabla 1
Imagen Positiva Gestos o posturas Significa
Postura erguida, al sentarse y al caminar.
Energía, voluntariedad, seguridad, autocontrol.
Mirar a los ojos del interlocutor. Sinceridad, seguridad en uno mismo, interés por la otra persona, honestidad.
Brazos extendidos a lo largo del cuerpo. Tranquilidad, confianza, seguridad en uno mismo, actitud positiva.
Manos cruzadas en actitud reposada. Tranquilidad, confianza, seguridad en uno mismo.
54
CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Tabla 2
Imagen Negativa Gestos o posturas Significa
No mirar a los ojos. Inseguridad, falta de sinceridad, engaño, falta de interés.
Desviar continuamente la mirada. Falta de interés, impaciencia, nerviosismo, inseguridad.
Mirar constantemente el reloj. Falta de interés, nerviosismo e impaciencia.
Jugar con el pelo. Inseguridad, inmadurez, nerviosismo. Mirar por encima de los espejuelos. Condescendencia, altanería, intolerancia. Caminar con la cabeza gacha. Cansancio, inseguridad, desmotivación. Caminar arrastrando los pies. Dejadez, falta de energía. Tener los brazos cruzados. Desconfianza, agresividad. Mirar de arriba abajo al interlocutor. Indiscreción, chismorreo, falta de respeto. Caminar con la cabeza hacia atrás. Presunción, altanería, condescendencia. Taparse la boca al hablar. Inseguridad, falta de carácter. Bostezar. Falta de interés, cansancio, aburrimiento. Manosear constantemente algún objeto. Nerviosismo, inseguridad.
Morderse las uñas. Inmadurez, nerviosismo, falta de voluntad.
Otros gestos y posturas:
La figura nos muestra el dedo que señala, siendo uno de los gestos más irritantes
que puede hacer una persona mientras habla.
Figura. El dedo que señala.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA? La figura expresa dominio, superioridad y hasta agresividad.
La postura que muestra la figura, es la postura correcta del cruce de piernas de la
mujer. Se mantienen las rodillas unidas, los pies pueden estar inclinados hacia un
lado y las manos descansar una al lado de la otra o una sobre otra apoyada en los
muslos.
Figura. Superioridad, dominio, agresividad.
Figura. Cruce de piernas.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Gestos o posiciones como los que se observan en la figura expresan coquetería.
Para una secretaria la sonrisa es la expresión facial más importante. Una
secretaria con expresión severa no logrará una comunicación fluida. Las personas
amables y serviciales acostumbran acompañar sus palabras con una sonrisa
(figura).
Figura. La sonrisa.
Figura. Expresan coquetería.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
EL MAILING LIST. IMPORTANCIA
Toda empresa, entidad u organismo debe tener un directorio o Mailing List
actualizado sistemáticamente, que le permita llegar a un número de personas,
determinada información en el menor plazo posible y con la precisión que el
asunto requiere. El mismo nos reportará además datos de localización de
incalculable valor para nuestro trabajo diario.
El Mailing List como muestran las figuras 1 y 2, debe contener dirección clara,
teléfono, fax, dirección electrónica, fechas de cumpleaños, de aniversario de
constitución de las empresas, fiestas nacionales o celebraciones especiales de los
públicos interno y externo.
Figura 1. Mailing List para Directores de otras entidades que tienen relaciones
de trabajo con nuestra empresa.
Entidad Nombre y Apellidos Empresa y Cargo Dirección Teléfono Fax E - mail Aniversario de constitución Otras celebraciones Dirección particular Teléfono particular Fecha de cumpleaños
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Nombre y Apellidos Cargo Teléfono Fax E - mail Dirección particular Teléfono particular Fecha de cumpleaños
Figura 2. Mailing List para Dirigentes de la empresa.
Existen algunas variantes para automatizar estos modelos:
- Crear una Base de Datos en Microsoft Access
- Utilizar la Libreta de Direcciones de Outlook (figura 3)
- Hacerlo en Microsoft Word y archivarlo en una Carpeta en el Explorador de
Windows que diga Mailing List (figura 4)
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Figura 4. Mailing List utilizando el Explorador de Windows.
Figura 3. El Mailing List utilizando la Libreta de Direcciones.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
CÓMO PROYECTAR UNA IMAGEN MÁS SEGURA Y PROFESIONAL
Asertividad: hacer valer su punto de vista, conservando relaciones positivas con
su interlocutor, para ello hay que autocontrolarse para alcanzar lo que se desea.
Ventajas: proyectar una imagen más segura y profesional.
Cómo actuar asertivamente
1. No tenga miedo de decir no, ni se sienta culpable por ello.
2. Exprese verbalmente las emociones de manera espontánea.
3. No fingir que se está de acuerdo con todo.
4. Acostumbrarse a preguntar el por qué de las cosas.
5. Utilizar la palabra “Yo”
6. Mirar a los ojos, especialmente cuando hacemos una petición o exigimos
una disculpa.
7. Empleando un tono de voz cortés pero firme.
8. Escuche.
9. Vigile la coherencia entre su mensaje verbal y su lenguaje corporal.
10. Adopte aptitudes positivas.
11. Asuma el rechazo.
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CAPÍTULO III. ¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?
Consecuencias que genera la falta de asertividad
- Tensión innecesaria por reprimir sentimientos de enfado y frustración
al tiempo que dice si y acepta las cosas en contra de su voluntad
- Crea desconfianza e inseguridad a su alrededor: puede transmitir su
verdadera opinión a través de gestos corporales, voz, ánimo,
etcétera.
- Su confianza y moral se verán afectadas negativamente si evita decir
cosas tal como las ve y piensa.
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CAPÍTULO IV LA EMPRESA
Las empresas son unidades económicas de producción de bienes y servicios, son
la forma más típica de sociedad comercial. Organizaciones que se dedican a una
o más de estas tres actividades básicas:
• Fabricar
• Comprar y vender mercancías
• Ofrecer un servicio al público o los clientes
La empresa está integrada por dos elementos fundamentales como factores de la
producción, el capital (el dinero) y el trabajo (las personas y los sistemas que lo
mueven). En ellas se combinan de manera sincronizada todos estos elementos
para producir bienes o servicios destinados al mercado de consumo.
Está integrada además por un conjunto de departamentos y secciones que se
disponen según una cierta jerarquía de cargos, aquí encontramos a los gerentes,
que son los encargados de definir la línea de actuación comercial que se seguirá y
de dirigir la empresa, y la secretaria que es la encargada de colaborar con su jefe
facilitándole el desarrollo de su trabajo.
La alta dirección de una empresa no es más que el nivel responsable de elaborar
la política para todo el conjunto de la dirección y del éxito de las actividades de la
empresa. Dentro de sus funciones está: centrarse en la creación de estrategias, la
definición de las políticas de actuación y el control respecto del cumplimiento de
los objetivos previstos. El Consejo de Dirección o Junta Directiva de la empresa
está presidida por el director
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CAPÍTULO IV. LA EMPRESA
TIPOS DE EMPRESAS
- Sociedades individuales
El gobierno de la empresa corresponde al empresario titular. Este tipo de
empresa no requiere una aprobación de tipo estatal y sus beneficios
económicos se gravan ante el organismo económico correspondiente, como
renta personal. El empresario se responsabiliza directamente de las deudas y
los impuestos.
- Sociedades colectivas
Todos los socios tienen los mismos derechos y obligaciones. Siendo responsables
de las deudas que haya podido contraer la razón social. Reciben beneficios en la
misma proporción.
- Sociedades anónimas
Su fundación y su existencia están reguladas por disposiciones de orden legal.
Tienen vida legal continuada e independiente. Sus objetivos y su razón social se
limitan a lo que dispone la estructura de constitución. Están compuestas por la
Junta General, que atiende las cuestiones fundamentales; los administradores,
que atienden la gestión ordinaria; los censores de cuentas que se encargan de la
revisión del balance y cuentas.
Existen otros tipos de estructuras societarias legales como son la sociedad civil
(todos los socios son administradores); las sociedades comanditarias o
sociedades en comanditas (todos los socios colectivos tienen derecho a la
gestión), sociedades de responsabilidad limitada (integrada por la junta de socios
y administradores. Los primeros atienden las cuestiones fundamentales y los
segundos las gestiones ordinarias); sociedades cooperativas (integradas por la
asamblea general que atiende las cuestiones fundamentales y el consejo rector
que atiende la gestión ordinaria) y otras.
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CAPÍTULO IV. LA EMPRESA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA La estructura de las empresas varía de acuerdo con las dimensiones de la
sociedad o sus objetivos, pero siempre debe permitir que la información circule en
el sentido adecuado y ha de garantizar que las órdenes impartidas se cumplan. El
organigrama de las empresas muestra gráficamente su esquema organizativo. La
estructura puede ser lineal, funcional o lineal funcional, por niveles, matricial,
etcétera.
NIVELES DE DIRECCIÓN La dirección general de toda empresa tiene tres funciones principales:
- Señalar los objetivos de la razón social
- Establecer las directrices pertinentes para conseguirlos
- Coordinar la actuación de los diferentes sectores que integran la empresa
De acuerdo al nivel en que estén situados los directivos ejecutivos en la estructura
de la empresa, así serán las responsabilidades y el alcance de las decisiones a
tomar.
Los cometidos y las competencias de la secretaria variarán a tenor de las
atribuciones del departamento al que haya sido asignada y del nivel jerárquico de
su jefe, pero en cualquier caso debe conocer todos los niveles de dirección.
Existen tres niveles de dirección tradicionales: alta dirección; dirección ejecutiva;
supervisión.
Alta dirección: La alta dirección de una empresa no es más que el nivel responsable de elaborar la política para todo el conjunto de la dirección y del éxito de las actividades de la empresa. Dentro de sus funciones están: centrarse en la creación de estrategias, la definición de las políticas de actuación y el control respecto del cumplimiento de los objetivos previstos.
65
CAPÍTULO IV. LA EMPRESA
Dentro de estas funciones, están por ejemplo: el establecimiento de los objetivos
previstos, la definición de los modelos de desarrollo y la previsión de los recursos
necesarios, la distribución de tareas y delimitación de responsabilidades, el
establecimiento de las normas generales de trabajo y el control de los resultados.
Compete también a la alta dirección la toma de las decisiones que afectan al
ámbito externo de la empresa (relaciones y acuerdos).
Dirección ejecutiva: La dirección ejecutiva no está autorizada a encargarse de la
estrategia de la empresa, función ésta que corresponde a la alta dirección.
Su función es llevar a la práctica las orientaciones que emanan de la alta dirección
y se responsabiliza del correcto funcionamiento de las divisiones o departamentos
a su cargo.
Supervisión: Los supervisores están situados en el tercer nivel de dirección. Son
los ejecutivos responsables de que los trabajadores cumplan las decisiones
adoptadas y que cada unidad productiva alcance sus objetivos en los plazos
previstos. Ésta función supervisora se desarrolla por medio de prácticas y
procedimientos regulados por los niveles superiores de dirección.
POLÍTICA DE LA EMPRESA
La política de la empresa concreta los objetivos a corto, medio y largo plazo, y los
principios de dirección que regirán para conseguirlos. Debe estar basada en
hechos reales y no en suposiciones. Para ello es básico definir una estrategia
correcta.
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CAPÍTULO IV. LA EMPRESA
La estrategia define las funciones de los productos de la empresa, determinando
los mercados para los que se proyectan estos productos y los canales de
distribución por los que se llegará a dichos mercados. También considera los
medios con que se financiará la empresa, y calcula los beneficios que se espera
obtener. Al mismo tiempo, prevé el volumen y tipo de organización que servirá de
medio para lograr esos objetivos.
LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
Sea cual sea el lugar que la secretaria ocupe en el organigrama de la empresa,
debe conocer con la mayor precisión posible el tipo de organización empresarial.
De esta manera sabrá los departamentos de que consta la empresa y sus niveles
de dirección. Manteniendo actualizada la lista de la totalidad de la empresa, con
nombres de los jefes, encargados y empleados con quienes eventualmente puede
relacionarse. También debe conocer los objetivos de la empresa, los productos
que fabrican o los servicios que presta.
La secretaria puede en el ejercicio de su función desempeñar tareas a todos los
niveles del organigrama de la empresa y en todos los departamentos. Es por esto
que debe tener una formación amplia y capacidad para adaptarse a múltiples
ambientes y funciones.
Categorías profesionales de la secretaria según el organigrama
- Secretaria Ejecutiva y de dirección. Son las profesionales que se
desempeñan en los departamentos de dirección general, gerente o jefe de
personal.
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CAPÍTULO IV. LA EMPRESA
- Secretarias de jefes de departamentos o secciones de primer nivel
(directores de marketing, directores comerciales, jefes de producción,
etcétera.)
- Oficinistas. Que en algunas empresas depende de la secretaria del Jefe
de Departamento y en otras funciona como secretaria de menor nivel.
No obstante en el nivel en que se encuentre la secretaria y su categoría, siempre
debe mostrar un excelente espíritu de equipo y actuar con eficiencia para lograr el
perfecto funcionamiento del organigrama de la empresa.
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CAPÍTULO V LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
El protocolo se ha convertido en una herramienta imprescindible para la labor del
secretariado, pero, a la vez, es una de las más desconocidas. Muchas Secretarias
fallan en este campo, sobre todo, en las relaciones interpersonales, porque
presuponen que el interlocutor también desconoce los códigos de conducta y
pasan por alto reglas básicas de cortesía.
¿Qué es el protocolo empresarial?
Se trata de un concepto relativamente nuevo. Hasta hace poco, algunos
estudiosos entendían que el único protocolo que existía era el oficial, porque
poseía una referencia normativa. Sin embargo, actualmente aparecen nuevos
empresarios que establecen sus propios códigos de conducta. El protocolo
empresarial se ha convertido en el instrumento clave para cualquier organización
que pretenda dar un servicio eficaz y una imagen positiva de lo que es y pretende
ser.
¿Qué aspectos del protocolo debe dominar una secretaria?
La Secretaria es, en muchas ocasiones, la primera persona con la que se establece contacto en una empresa. Por ello es esencial, que conozca determinados códigos de conducta empresarial y las normas básicas de cortesía. La forma correcta de recibir una visita, la atención telefónica, la manera adecuada de saludar y realizar las presentaciones, cómo organizar una reunión de trabajo
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
o un viaje, son cometidos que las Secretarias deben dominar. En definitiva, se
trata de ser eficaz.
El papel de la secretaria como relacionista pública dependerá en gran medida del
tipo de empresa en la que trabaje, y de las tareas concretas que se le atribuyen,
pero siempre deberá tener en cuenta, que es la imagen de su empresa.
Papel de la secretaria respecto a las visitas
La recepción y selección de las visitas es una de las funciones de la secretaria. A
una oficina acude todo tipo de visitantes, con motivos muy diferentes. La
secretaria debe atenderlos siempre con toda corrección, porque ella asume la
función de enlace entre la visita y su jefe.
Para que una visita sea atendida correctamente la secretaria deberá seguir
algunas normas tales como:
- Al comenzar su jornada laboral, repasará la lista de las visitas programadas
- La primera regla de cortesía es atender a los visitantes cuanto antes
- El saludo es uno de los aspectos más reveladores sobre los modales de
una secretaria, por lo que deberá poner todo su empeño. Una forma
correcta de saludar pudiera ser: (Buenos días, señor Rodríguez, ¿en qué
puedo atenderlo? ) A la hora de despedir a la visita, la secretaria también
deberá ofrecer un cordial saludo de despedida
- No deberá dar nunca la impresión de que atender al visitante supone una
molesta interrupción, aunque en ocasiones lo sea
- Si está hablando por teléfono cuando llega una visita, debe tener en cuenta
que esta persona tiene siempre prioridad sobre la que está al otro lado de la
línea, por lo que es correcto hacer una interrupción breve de la
conversación telefónica para atender al visitante.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
- Como regla general la secretaria tratará a todos los visitantes de usted,
aunque ellos mismos la tuteen
- Deberá familiarizarse cuanto antes con todas aquellas personas que
acuden habitualmente a la oficina y memorizar sus nombres
- Es frecuente que la secretaria para llenar momentos de espera, o bien por
cortesía, deberá mantener breves conversaciones con las personas que
acuden a la oficina; para esto deberá tener en cuenta lo siguiente:
• La conversación no debe versar nunca sobre temas demasiado
personales o íntimos
• Tampoco hablará sobre temas importantes de la empresa
• No prolongará más de lo necesario la conversación
Tipos de visitas y cómo proceder ante cada una
- La visita concertada
- La visita inesperada
- Para concertar una entrevista
- Visita personal
- La visita de un amigo
- La visita de cortesía
- Una cancelación sin aviso
- Para comunicar una queja
Cómo introducir la visita al jefe
Al igual que en las llamadas telefónicas, con las visitas, la secretaria actúa como
intermediaria entre el jefe y la persona que viene a visitarlo. El papel de la
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
secretaria consiste en ver si el jefe está disponible para atender a esa visita y
lograr que el visitante se sienta bien mientras espera.
Existen reglas generales que expresan:
1. El visitante merece respeto y buen trato.
2. Tras saludar y escuchar el motivo de la visita, la secretaria debe comunicar
su presencia al jefe.
3. Saber seleccionar qué visitas deberá atender, dando prioridad a los casos
de más importancia; con este propósito deberá conocer la identidad y el
objetivo de esa visita.
4. Nunca introducir una visita en el despacho del jefe sin avisarlo antes, ni
darle tiempo a prepararse.
5. En las oficinas pequeñas, la secretaria le indicará con la mano la puerta del
despacho del jefe. Si el despacho es más grande, deberá acompañar al
visitante, comunicando al jefe, en caso de no ser conocido, el nombre del
visitante y de su empresa.
6. Si el jefe está atendiendo una visita y la secretaria debe darle un mensaje,
nunca interrumpirá abruptamente y no expresará en voz alta, sino que le
pasará una nota escrita o por medio del teléfono.
7. Cuando la visita se demore en llegar, más de lo estimado, el jefe puede
indicar la suspensión de la entrevista. En tal caso la secretaria concertará
una nueva visita.
Cada visita tiene sus reglas particulares.
- La visita concertada
Al llegar un visitante con cita concertada, la secretaria luego de recordarla al jefe,
presenta al visitante si va a ser atendido de inmediato.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
- La visita inesperada
Ante la llegada de una visita inesperada, la secretaria buscará excusas para
facilitar la labor de su superior y no ocuparlo con situaciones que no estaban
previstas, si no dispone de tiempo para atenderla.
- Para concertar una entrevista
La secretaria debe mostrarse siempre muy atenta con toda persona que se
acerque a la oficina, pero no puede, bajo ningún concepto, concertar una
entrevista sin consultarlo previamente a su superior, y muchísimo menos, hacer
pasar al visitante sin que exista una cita previa, a menos que su superior la
autorice a hacerlo.
- Visita personal
Con las visitas personales (familiares del jefe), debe ser absolutamente discreta.
En este caso, su único papel es advertir antes al jefe y, si no hay inconvenientes,
facilitar con prontitud el acceso de la visita al despacho para retirarse luego con
absoluta prudencia.
- Una cancelación sin aviso
Para cuidar la imagen exterior de la empresa, los imprevistos que pueden ocurrir
en la oficina deben ser asumidos por la secretaria, quien buscará una justificación
adecuada con el fin de suavizar las molestias del visitante. Si se concerta una
visita y el jefe no puede atenderla, si está a tiempo, se llamará al visitante y le
informará que no podrá ser atendido; si lo desea se le concertará una nueva cita.
- La vista de un amigo
La visita de un amigo, no es lo mismo que la visita de un familiar del jefe. En este
caso, la secretaria puede realizar algunas preguntas antes de avisar al jefe de la
presencia de su amigo; una vez advertido deberá retirarse con discreción.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
- La visita de cortesía
Es una forma de darse a conocer y establecer los primeros nexos con otras
personas, ya sea de carácter oficial, empresarial o privada. Se diferencia de la
entrevista en que tiene un propósito más específico.
Cuando el jefe tiene concertada una visita y por un imprevisto se retrasa su
llegada a la oficina, la secretaria deberá:
- Intentar localizar a su jefe para averiguar el motivo de su retraso y cuánto
tiempo tardará. Con esta información podrá ofrecer una explicación al
visitante
- Para que la espera sea lo más llevadera posible, se le preguntará al
visitante si desea una taza de café, algo para leer, (revistas, periódicos),
etcétera
- Si el retraso se prolongara más allá de lo razonable, la secretaria le sugerirá
a la persona que espera el aplazamiento de la cita, buscando en la agenda,
la fecha más cercana para concertar la nueva cita. Ofrecerá disculpas por
las molestias ocasionadas.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN LA EMPRESA
Actos sociales
A veces se puede ver obligada, por razones de trabajo, a participar o preparar
actos de carácter social, como recepción, cóctel, comida, almuerzo de negocios,
desayuno de trabajo.
Estos actos, aunque sociales, tienen una finalidad política o económica, por lo que
hay que darles la importancia que merecen. Si se va a ofrecer, es imprescindible
determinar primero qué acto social se presta para los objetivos que se persiguen,
para qué público está dirigido y con cuáles recursos se cuenta.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
Protocolo y buenas maneras
La organización de cualquier acto (Inauguraciones, presentaciones, exposiciones,
actos festivos) necesita mucho tiempo de preparación por muy sencillo que sea;
se utilizan diversidad de servicios y hay que controlar el buen funcionamiento
general del mismo y los mil detalles que conforma el evento.
Por este motivo, le mostramos algunas pautas que facilitaran la tarea organizativa
cuando la secretaria sea la encargada de realizar cualquier acto, tanto a nivel
particular como empresarial.
En primer lugar has de tener en cuenta que todo acto esta dividido en tres
partes:
1) Las actividades previas al acto (PRE-ACTO)
2) Preparación del acto (ACTO)
3) Las actividades posteriores al acto (POST-ACTO)
ACTIVIDADES PREVIAS AL ACTO (PRE-ACTO). DEFINE LOS OBJETIVOS
Realiza un informe detallado (por escrito) que contenga los objetivos marcados
para cada acto que organices, especificando aspectos tales como:
→→→→ La asistencia prevista
→→→→ La difusión en los medios de comunicación
→→→→ La promoción a realizar
→→→→ Los posibles colaboradores / patrocinadores
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
Analiza los públicos objetivos "del acto"
Es muy importante que estudies con detenimiento los públicos a los que te dirijas,
tanto a nivel interno como externo, puesto que del éxito de asistencia dependerá
de la elección correcta del público objetivo.
Ejemplos:
Público interno: trabajadores, familiares, colaboradores, accionistas, voluntarios,
etc.
Público externo: clientes potenciales y actuales, público en general, medios de
comunicación, etcétera.
Cuando organices cualquier evento tenlo muy presente; analiza cualquier situación
o inconveniente que pueda llegar a surgir y que, además, pueda
estropearte el acto. Te presentamos unas normas o consejos generales que
deberás tener en cuenta:
→→→→ Prevé sitios alternativos en caso de lluvia (si el acto es al descubierto)
→→→→ No organices un acto en las mismas fechas de otros actos importantes
dentro de tu población o que puedan influir en la asistencia de tu público objetivo.
→→→→ Vigila que ese día no coincida con un acto social o deportivo importante.
→→→→ Si el número de personas es muy elevado, prevé un servicio médico o de
primeros auxilios.
→→→→ Si falla algún audiovisual, ten otros de repuesto o un técnico que pueda arreglarlos.
→→→→ Facilita al máximo el lugar de estacionamiento.
→→→→ Contrata seguridad, sobretodo si el acto es al aire libre, etc.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
Haz un listado de las necesidades
Estudia cuales pueden ser tus necesidades para cada acto, tanto las materiales
(sillas, mesas.) como las de personal (seguridad, personal de servicio
gastronómico, y otros.)
Calcula el presupuesto
Una vez definidas las necesidades que requiera el acto, realiza un presupuesto lo
más aproximado posible a la realidad.
Es muy importante que sobre este presupuesto, añadas entre un 10 y un 15 por
ciento para gastos imprevistos.
PREPARACIÓN DEL ACTO
Plan de acción al minuto (o programa)
Todo acto tiene un PAM. (Plan de Acción al Minuto) propio, que consiste en
agrupar todas las actividades del acto por minutos. Las autoras proponen el
siguiente ejemplo:
Ejemplo: PAM. de una inauguración
11:30 Convocatoria de los invitados 11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la Empresa 11:55 Breve discurso del Alcalde del Municipio 12:05 El Alcalde (junto con el Presidente) descubren una placa conmemorativa
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
12:10 Firma en el libro de Honor de la Empresa 12:15 Se sirve a los invitados un cocktail 12:55 Fin de la Inauguración
Ensayos
Comprueba con antelación todo el material que vayas a utilizar durante cada acto
(iluminación, audiovisuales, climatización, etc.).
Si contratas personal de servicio gastronómico y/o seguridad, es muy importante
que conozcan previamente el lugar donde tenga lugar el acto. Es importantísimo
que conozcan cuáles van a ser sus tareas, dónde las deberán realizar y el
personal responsable de cada área.
Timming general del acto
El timming es el ordenamiento de todas las actividades en coordenadas acción-
tiempo. Sé lo más precisa posible y sobre todo, procura cumplirlo.
ACTIVIDADES POSTERIORES AL ACTO (POST-ACTO)
Dossier de valoración
Elabora un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y negativas
del acto. Procura ser lo más sincera posible en este informe. Incluye la información
principal utilizada para este acto, como:
→→→→ Modelos de cartas utilizadas (a la prensa, a las autoridades, a los invitados,
etc.)
→→→→ Modelo de invitación
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
→→→→ Permisos
→→→→ Contratos
→→→→ PAM y Timming del acto
→→→→ Listado de asistentes
→→→→ Patrocinadores y colaboradores, etc.
Dossier archivo
En este dossier, incluye todo el material que haya generado el acto, como por
ejemplo:
→→→→ Dossier fotográfico (selección de las mejores fotografías)
→→→→ Grabaciones en video (si dispones de varios videos grabados, grábalo todo en uno con las mejores imágenes)
→→→→ Material promocional (modelos de trípticos, carteles, anuncios, y otros.)
→→→→ Grabaciones de todas las entrevistas de radio
→→→→ Dossier de las apariciones en la prensa escrita, etcétera.
NOTA: La confección de estos dossiers te ayudará en la elaboración de otros
actos y futuras ediciones del mismo.
Agradecimientos
Los agradecimientos resultan uno de los aspectos más importantes y al mismo
tiempo más olvidados en la organización de todo acto.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
No debes olvidarte de agradecer a todo aquel que haya participado o colaborado
en la organización de tu acto. Aquí tienes algunos ejemplos de personas a las que
debes agradecerles su colaboración:
→→→→ A los asistentes (o a los más importantes)
→→→→ Al personal contratado o a sus empresas (personal de servicio gastronómico, seguridad, limpieza, etc.)
→→→→ A los patrocinadores y colaboradores
→→→→ A los Medios de Comunicación (los que publiquen notas del acto)
→→→→ A los proveedores de material
Los agradecimientos se suelen hacer mediante una carta manuscrita firmada por
la persona más importante de la empresa organizadora del acto. En ocasiones se
puede adjuntar algún detalle, como fotografías u obsequios conmemorativos.
Cierra el Presupuesto
Una vez finalizado el acto, estudia todos los gastos e ingresos producidos por el
mismo y comprueba las desviaciones existentes respecto al presupuesto inicial
(ver apartado Pre-Acto).
Es importante saber si ha sido necesario la utilización del porcentaje destinado a
imprevistos (entre un 10 y un 15% del total) calculado en el presupuesto inicial.
80
CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
Procura que en las campañas que organices, el presupuesto final no supere al
presupuesto inicial y sus imprevistos, lo contrario indicará que no se calculó con la
suficiente precisión desde sus inicios.
LAS INVITACIONES
Se insiste en que hay que velar por la imagen de la entidad. Las invitaciones
deben ser hechas con cartulina de calidad y una excelente impresión. Los datos
que deben aparecer en ellas son: quien invita (anfitrión), nombre de la persona
invitada, motivo por el que se invita, tipo de actividad, fecha, hora y lugar.
Igualmente los sobres deben ser de calidad. Si la actividad es muy informal, será
suficiente una llamada telefónica o un mensaje a través del correo electrónico o
fax. Las invitaciones deben ser enviadas con suficientes días, por lo menos de
ocho a diez, para que la persona que la recibe pueda programar su tiempo.
No se ha de invitar a alguien en los dos o tres días anteriores a la cita; es poco
protocolar y puede dar la impresión de que había sido ignorado hasta ese
momento.
Cuando se recibe una invitación y en ella aparecen las siglas RSVP o SRC
(ambas significan responda, por favor), debe hacerse de inmediato.
LA RECEPCIÓN
Es posible organizarla en ocasión de un evento importante, ya sea nacional o
internacional, con un número alto de invitados. Puede ser en las primeras horas de
la noche, aunque en circunstancias especiales también en horas del mediodía.
Generalmente tiene una duración de dos horas. Los anfitriones recibirán a sus
invitados en la puerta principal durante veinte o veinticinco minutos, en
dependencia del número de invitados. Si hay uno de honor, puede recibir junto al
anfitrión en la línea de recibimiento. También se puede ofrecer en ocasión de
81
CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
un aniversario significativo de la entidad, visita de una delegación importante, etc.
En toda recepción ha de ofrecerse un bufé. Quien corra a su cargo debe conocer a
los proveedores con antelación. Por la magnitud del presupuesto no se limitará
nunca su calidad. Generalmente siempre se calcula entre 80 y 85% los asistentes.
El bufé comenzará a servirse pasados los treinta o cuarenta minutos del inicio del
evento. Los primeros en servirse serán los anfitriones con los invitados de honor o
de mayor rango.
EL CÓCTEL
Es muy parecida a la recepción, pero con un número menor de invitados y con un
carácter informal. Se puede ofrecer en ocasión de la firma de un convenio, visita
de una delegación, aniversario de la entidad. El número de platos por servir es
menor que en la recepción, que puede ofrecerse mediante el servicio de un grupo
de camareros que circulen con las bandejas entre los invitados. Generalmente el
cóctel se ofrece en las últimas horas de la tarde.
VINO DE HONOR
Consiste en un brindis en horas del mediodía, con una duración que oscila entre
una hora y hora y media. El número de invitados no debe ser muy grande.
Se sirve champaña o vino espumoso y algunos bocadillos con un servicio de
bandejas pasadas por camareros. Es ofrecido en honor de un visitante de cierto
nivel o por algún acontecimiento especial.
DESAYUNO DE TRABAJO
Está muy de moda. Se caracteriza por su sencillez y su carácter informal. Es
frecuente a partir de las nueve. Se puede invitar a una o a varias personas con las
que se requiere conversar sobre un asunto determinado o para una sesión de
trabajo. Se debe escoger el lugar adecuado. Se sirven alimentos que puede variar
de acuerdo con las costumbres del país.
82
CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
ALMUERZO DE NEGOCIO
Al igual que el desayuno de trabajo, el almuerzo de negocio es bastante frecuente.
A veces influye decisivamente en la consecución de un objetivo. De ahí que,
cuando se hace una invitación, hay que ser muy cuidadoso, pues es una prueba a
la que se somete el anfitrión.
Es igualmente importante la elección del lugar. Si es un restaurante, debe ser de
probada calidad, que no se halle muy apartado para evitar pérdida de tiempo en el
traslado. De ser posible, el anfitrión conocerá las preferencias culinarias de sus
invitados, sabrá de las especialidades que se sirven en ese lugar, tiempo de
cocción de un plato determinado...
Al recomendar alguna especialidad evitará aquellas que son de elaboración
complicada y que necesitan de cierta concentración para ser ingeridas.
Si la cita es en el restaurante, el anfitrión debe llegar quince minutos antes y
asegurarse que todo está en orden, así como esperar a sus invitados cerca de la
puerta y conducirlos, si así lo desean, al bar o directamente a la mesa.
En un almuerzo de este tipo la conversación principal, desde luego, debe girar
sobre negocios. Evite las conversaciones que puedan llevarlos a discusiones
inútiles, con lo que se malograría su objetivo.
Es conveniente comenzar con temas generales y esperar el momento oportuno
para introducir las ideas principales de sus proposiciones, que puede ser entre
platos, mientras esperan el postre o toman el café, los licores o fuman.
Las ideas deben ser expresadas en forma precisa y clara, de manera que se
pueda comprender de inmediato cuáles son los proyectos.
El anfitrión debe ser muy discreto al pagar la cuenta. Si es entregada en la misma
mesa, no se apresure en verla, tómese algunos minutos antes de abrirla con
discreción y mucha calma, sin interrumpir la conversación. No la examine
83
CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
detalladamente. Los invitados continuarán hablando sin prestar atención a cuando
se está pagando.
No prolongue más de lo necesario la sobremesa; tampoco presione a sus
invitados para obtener una respuesta a sus proposiciones. Recuerde que se halla
con personas que lo están analizando, por lo que debe mantener una conducta
apropiada en la mesa y un dominio absoluto sobre si.
LA COMIDA
También es ofrecida con mucha frecuencia. Persigue los mismos propósitos que el
desayuno y el almuerzo: facilitar el estrechamiento de las relaciones, intercambio
de opiniones e informaciones, y ayuda a crear un ambiente favorable para la
consecución de objetivos.
Es oficial cuando se ofrece en honor de una o varias personas, e informal si no
hay invitados de honor.
LA COMIDA-BUFÉ
Entre las comidas informales está la comida-bufé, que no requiere ningún tipo de
ceremonia; permite la participación de un número mayor de invitados, que
generalmente comen de pie, o si el espacio lo permite se pueden colocar mesas
con sillas para cuatro o seis personas.
Cada invitado se sirve directamente del bufé, que será colocado en una mesa
grande o distribuido en dos mesas, si los invitados son numerosos, a fin de evitar
la aglomeración.
La comida-bufé requiere una esmerada preparación, buen gusto en la selección
del menú el que será más variado que en una comida de otro tipo y en la
presentación de los platos.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
Esta comida ha alcanzado gran popularidad; incluso se puede hacer más formal
aplicando ciertos detalles de la comida oficial o informal, como sería una mesa
principal donde estarían sentados los anfitriones con los invitados de honor y los
de mayor rango, y el resto en otras para cuatro o seis personas.
EL PLANO DE MESA
Para una comida, ya sea oficial o informal, donde cada invitado tiene un puesto en
la mesa de acuerdo con su rango, debe confeccionarse el plano a fin de evitar
confusiones y desorganización en el momento de sentarse.
Para confeccionar el plano es necesario conocer el número de comensales y su
rango, y establecer el orden de precedencia. Se prepara dibujando la mesa en la
misma posición en que se halla situada en el comedor y marcando con una flecha
la entrada. Comienza situando los asientos de los anfitriones que pueden ser en
los extremos o en el centro de los laterales. A la derecha e izquierda de los
anfitriones se colocan a los invitados, siguiendo su precedencia. Así se continúa
con el resto: derecha e izquierda.
Cada puesto marcado en el plano debe aparecer con el nombre del invitado; se
sitúa en un lugar visible donde pueda ser examinado por los participantes antes de
pasar al comedor. En la mesa cada puesto tendrá colocada, frente al plato, una
tarjeta con el nombre de la persona, según el plano confeccionado.
Tanto en las recepciones, cócteles, en las comidas, etc.; debemos ser muy
cuidadosos en la actuación. Al servirse ha de hacerse con moderación y
respetando las normas de buena educación. Recuerde siempre que hay personas
observando nuestra conducta.
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS Normas de conducta en la mesa
• No precipitarse sobre la mesa del bufé
• No empujar a otras personas
• Esperar pacientemente que pueda servirse y hacerlo con los utensilios que han
puesto para el servicio
• Servirse con moderación
• No permanecer cerca de la mesa una vez que se haya servido.
• Esperar a que el camarero le ofrezca la bebida. Si hay mujeres en el grupo, ellas
deben servirse primero
• Nunca extender el brazo por encima de otra persona para alcanzar una copa
• No vigilar al camarero para cuando salga con la bandeja de bebidas
• Beba con moderación
• Mantenerse sosegado
• No comer demasiado aprisa ni hablar con la boca llena
• No ingerir líquido mientras mantenga alimentos en la boca
• No hacer comentarios sobre lo que se está sirviendo
• El vino ha de tomarse en pequeños sorbos.
• Un invitado puede informar previamente a sus anfitriones sobre el daño que le
puede causar la ingestión de determinado alimento
• Si el invitado es vegetariano, lo puede hacer saber a sus anfitriones tan pronto
reciba la invitación
• Los anfitriones no deben insistir para que sus invitados coman más de lo que
deseen
• No haga gestos de desagrado ante la presencia de algún alimento
• Evite hacer comentarios agradables o desagradables sobre el servicio
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CAPÍTULO V. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
Posición de los cubiertos en la Comida Oficial
1. Tenedor para pescado 8. Paleta para el pescado
2. Tenedor para carnes 9. Cuchara para sopa o consomé
3. Tenedor para ensaladas 10. Tenedor para entrante
4. Tarjeta de mesa 11. Copa para agua
5. Servilleta 12. Copa para vino rojo
6. Plato de presentación 13. Copa para vino blanco
7. Cuchillo para la carne 14. Tarjeta de menú
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Posición de los cubiertos en la Comida Informal
1. Servilleta 7. Platico y paleta para pan con mantequilla
2. Tenedor para asado 8 y 9. Cubiertos para postre
3. Tenedor para ensaladas 10. Tarjeta de mesa
4. Plato de presentación 11. Copa para agua
5. Cuchillo para carne 12. Copa para vino
6. Cuchara para sopa o consomé
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CAPÍTULO VI CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO LA OFICINA
La oficina es básicamente, el centro procesador y distribuidor de la información
que se requiere en los distintos niveles organizativos y el canal del sistema de
comunicación interno y externo, lo que constituye un factor fundamental para la
realización de las tareas de tipo administrativas.
Objetivos
Proporcionar todos los elementos de juicio para que una información adecuada se
ofrezca, en tiempo y forma a los niveles de dirección que correspondan, como
resultado del procesamiento y exposición de los datos que representan los
fenómenos económicos ocurridos, y mantener el constante flujo de las
comunicaciones.
Funciones
Dentro de las funciones de la oficina podemos citar:
1. Implementar el sistema de comunicaciones de la entidad, tanto interno
como externo.
2. Conservar la información mediante el archivo organizado y funcional.
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CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
Condiciones funcionales de trabajo
- Buena distribución del espacio interior
- Iluminación y color apropiado
- Ventilación y temperaturas adecuadas
- Bajo nivel de ruido ambiental
- Mobiliario adecuado
ERGONOMÍA
Término que fue utilizado por vez primera en Oxford en 1949, que plantea que la
ergonomía es el estudio cualitativo y cuantitativo de las condiciones de trabajo que
se dan en la empresa, y su objetivo es establecer técnicas para la consecución
de un incremento de la productividad y, al mismo tiempo, la integración en el
trabajo de los asalariados.
Dentro de las principales funciones de la secretaria no está la de asumir el diseño
de la oficina. Aunque, ocasionalmente, deberá intervenir en la elección o la
distribución del mobiliario de oficina, de modo que es necesario que tenga una
información de tipo general respecto a las condiciones y las características del
entorno en que se desenvuelve y desarrolla su actividad profesional.
El mobiliario de la oficina proyecta la imagen corporativa de la empresa debiendo
reflejar una estética cuidada, funcional, moderna y eficiente. Para esto se contará
con los programas modulares de mobiliario actual, que pueda crecer y
transformarse en función del espacio disponible y de las necesidades particulares
del usuario.
La eficacia funcional de todos los elementos y la armonía estética, de modo que el
ámbito laboral sea a la vez agradable y práctico, ha de ser la premisa que presida
la elección de los muebles con que se equipará la oficina.
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CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
Todo lo anterior nos hace concluir que las condiciones que deben satisfacer los
elementos del mobiliario de oficina son: estética agradable, ergonomía, elementos
modulares, módulos electrificables, dimensiones adecuadas, condiciones
ecológicas y modernidad.
TIPOS DE OFICINA
- Oficina cerrada
- Oficina abierta (Llamada también oficina – paisaje)
- Oficina Integrada
Tipos de oficina Ventajas Desventajas Oficina cerrada:
Los espacios son independientes,
separados por puertas y tabiques.
Se denomina como oficina clásica o
tradicional.
Ambiente acogedor, intimidad,
control ambiental acústico.
Sensación de agobio,
desperdicio del espacio útil en
tabiques, separaciones y
pasillos de acceso, dificultad
en los cambios de distribución
e instalación.
Oficina abierta:
Permite ampliar la visión del espacio, sin
el agobio de paredes próximas y
sensación de encierro que originan los
ambientes reducidos y mucho personal.
Denominada también oficina – paisaje,
que se puso de moda a principios del
siglo xx.
Flexibilidad y aprovechamiento del
espacio, facilidad de acceso,
comunicación visual, posibilidad de
trabajo en equipo, economía y
rapidez de instalación.
Falta de intimidad, dificultad en
el acceso a la luz natural.
Oficina integrada:
Es un sistema que integra las ventajas
que ofrece la oficina abierta y las propias
de la oficina cerrada.
Espacios propios y personalizados,
intimidad, control ambiental
acústico, flexibilidad en la
distribución del espacio, facilidad
de acceso, comunicación visual,
posibilidad de trabajo en equipo.
95
CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
LA MESA DE ESCRITORIO
El escritorio es sin dudas la parte más importante del área de trabajo de la
secretaria. Es el verdadero centro de operaciones de su trabajo.
El funcionamiento de la oficina, con especial atención al orden, depende en gran
medida de la secretaria. Trabajar en una mesa abarrotada de papeles es
imposible. Provoca estrés, pérdida de tiempo y de energías.
Sobre la mesa
- Sólo deben estar los instrumentos y objetos indispensables
- El dossier sobre el que se trabaja
- El teléfono: situado, si es posible, a la izquierda, de modo que
permita tener libre la mano derecha para tomar apuntes
- La agenda
- Bandejas o cajones portadocumentos: se colocarán en el ángulo de
la derecha, de modo que sea fácil acceder a ellos. Tres unidades son
más que suficientes y se utilizarán para:
• Urgencias: asuntos que se han de resolver en el día
• Pendientes: asuntos o gestiones sobre los que se espera
respuesta. Cuando la información que se espera no llega en el
tiempo acordado, es obligación de la secretaria solicitarla en el
lugar requerido
• Para archivar: contendrá los expedientes e informes que se
han utilizados o que ya ha estudiado su jefe. Esta bandeja se
debe vaciar cada tarde para reponer los informes en su
respectivo lugar o para asignar un sitio adecuado a los nuevos
documentos
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CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
- Libreta para apuntes y mensajes telefónicos: no pueden faltar a la
derecha del escritorio
- Organizadores con los lapiceros, marcadores y otros útiles. Se
recomienda para tener más espacio, utilizar para esto una de las
gavetas de la mesa
- Flores: si las dimensiones de la mesa lo permiten, podrá tener una
pequeña planta o alguna flor
Cómo acomodar las gavetas de la mesa
Las gavetas servirán para ir guardando las cosas de uso frecuente. Por ejemplo
pudiera utilizar una gaveta, con cerradura, para guardar documentos clasificados
como secretos, caja chica para gastos diarios, etc. Una segunda gaveta se
pudiera utilizar para guardar objetos de escritorio y material de oficina.
En la tercera gaveta se pudieran depositar los Registros de Entrada y Salida de la
Correspondencia, listados, documentos y carpetas de uso frecuente.
LA SILLA
La silla, tan importante o incluso más importante que la mesa de escritorio, ya que
su diseño repercute directamente sobre la salud de la columna vertebral.
Características que debe reunir la silla:
- La espalda debe poder apoyarse cómodamente sobre el respaldo
- Los pies deben tocar sin ningún esfuerzo el suelo
- El respaldo debe ser de altura regulable, entorno a 50 cm. y
reclinable
- El asiento debe ser de altura regulable entre 42 y 45 cm. giratorio y
sobre ruedas
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CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
OFIMÁTICA
Equipamiento (máquinas de escribir, computadoras, dictáfonos, fotocopiadoras,
equipos telefónicos y calculadoras, entre otras), que se utiliza para generar,
almacenar, procesar o comunicar información en un entorno de oficina. Esta
información se puede generar, copiar y transmitir de forma manual, eléctrica o
electrónica.
En la oficina de una secretaria debe existir una mesa de escritorio, los
instrumentos indispensables para su trabajo como la máquina de escribir o la
computadora, el teléfono, el fax, la fotocopiadora, intercomunicadores, un armario
que sirve de archivo, etc.
Computadoras o procesadores de textos
A principios de la década de 1980 aparecieron los procesadores de textos, es
decir, computadoras diseñadas exclusivamente para el tratamiento de textos. Las
computadoras han sustituido prácticamente a las máquinas de escribir.
Utilizándose para registrar los documentos de oficina, por ejemplo: cartas, hojas
de cálculo, informes y facturas.
Los procesadores de textos específicos, al igual que el software de tratamiento de
textos de los ordenadores personales, presentan muchas funciones de edición que
facilitan el manejo del texto, como la capacidad de insertar texto en cualquier
punto de un documento, de borrar, de cortar y pegar texto (mover bloques de texto
a otro punto) y de buscar y sustituir partes del mismo.
Estas funciones permiten al usuario realizar múltiples cambios en un documento
sin necesidad de tener que reescribirlo. Además, el software de tratamiento de
textos incorpora una función de composición de tipos de letra y otra de diseño de
página que permite al usuario trazar electrónicamente la página que va a imprimir,
dando paso a la actividad de oficina conocida como autoedición.
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CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO Reproducción y almacenamiento de documentos El texto editado se envía a una impresora para producir un documento en papel
(copia impresa). O se almacena en un disco magnético o similar para su uso
posterior. Aunque gran parte de las empresas siguen almacenando sus
documentos en papel en archivos.
Microfilm y microfichas
A pesar de que los documentos que se generan por computadora se suelen
almacenar como ficheros en cinta magnética o disco, tanto estos documentos
como los de papel se pueden almacenar también en microfilm o en microfichas. El
espacio que para ello se necesita es muy reducido y el manejo y la recuperación
se simplifican cuando se utiliza el microfilmado, pues reduce fotográficamente las
imágenes y crea transparencias en miniatura que se pueden ampliar para su
lectura o impresión.
Dictáfonos
Los dictáfonos utilizan un micrófono y un dispositivo de grabación/reproducción
para introducir voz electrónicamente, con el fin de almacenarla en una cinta u otro
medio magnético para que después un mecanógrafo transcriba el mensaje. El
equipo suele incluir un dispositivo que se acciona con el pie y que permite al
mecanógrafo parar, retroceder, avanzar o escuchar una cinta, quedando así sus
manos libres para escribir en el teclado.
El fax
Con el fax, precursor del correo electrónico, las áreas claras y oscuras de un texto
o de un gráfico se digitalizan, es decir, se convierten en una serie de impulsos
eléctricos según un código digital.
99
CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
Al llegar al destinatario, la señal se reconstruye y crea una copia de la información
enviada. Ciertos tipos de fax permiten enviar imágenes de microfilm que, a su
llegada al destinatario, se reconstruyen para dar un microfilm o una copia en
papel.
Correo electrónico (e-mail)
El correo electrónico se ha convertido en un elemento imprescindible en las redes
de comunicación de la mayoría de las oficinas modernas. Permite transmitir datos
y mensajes de una computadora a otra a través de la línea telefónica, de conexión
por microondas, de satélites de comunicación o de otro equipo de
telecomunicaciones, y mandar un mismo mensaje a varias direcciones. El correo
electrónico se puede enviar a través de la red de área local (LAN) de la empresa o
a través de una red de comunicación nacional o internacional.
Los servicios de correo electrónico utilizan una computadora central para
almacenar los mensajes y datos y enviarlos a su destino.
El usuario de un PC que desee enviar y recibir mensajes escritos o hablados sólo
necesita suscribirse a una red de correo electrónico pública, actualmente
conectarse a Internet, y disponer de un módem y un teléfono.
Dado el enorme volumen de correo electrónico potencial que se puede generar,
se han desarrollado sistemas capaces de particularizar el correo para cada
usuario.
El correo de voz, que es un tipo especial de sistema de correo electrónico, utiliza
una tecnología relativamente simple en una computadora para registrar,
almacenar, recuperar y enviar mensajes telefónicos. Se denomina correo de voz
porque los mensajes se graban y se almacenan en un buzón de voz. El teléfono
100
CAPÍTULO VI. CONDICIONES FUNCIONALES DE TRABAJO
actúa como una computadora, pero la información, en lugar de visualizarse en
una pantalla, es leída utilizando un vocabulario de voz pregrabada. Los
sistemas están basados en chips y en software informático específico para
convertir la voz humana en bits de código digital.
Estas voces digitalizadas se almacenan en discos magnéticos y pueden
recuperarse instantáneamente. El usuario puede escuchar cualquier mensaje,
dejar mensajes en un buzón de voz o acceder a enormes bases de datos.
OTROS AVANCES DE AUTOMATIZACIÓN
Aunque todavía se siguen utilizando algunos equipos puramente mecánicos, los
modelos más avanzados de muchas máquinas ya contienen componentes
electrónicos. Estos dispositivos incluyen equipos para manejar el correo (como
franqueadoras, básculas, máquinas para abrir, doblar e introducir las cartas en sus
sobres), equipos de direccionamiento automático, sistemas de mensajería vocal,
cortadoras, encuadernadoras y grapadoras de papel, cronógrafos y equipos para
el manejo de monedas (clasificar, contar, envolver).
Las calculadoras electrónicas, tanto portátiles como de sobremesa, han sustituido
prácticamente a las máquinas antiguas puramente mecánicas. Disponen de una
CPU e incorporan una pantalla de cristal líquido, un teclado y, en algunos
modelos, una función de impresión en papel. Las calculadoras diseñadas para
tareas estadísticas, de ingeniería y científicas están programadas para realizar
secuencias predeterminadas de operaciones matemáticas de forma automática.
101
CAPÍTULO VII ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO LA JORNADA LABORAL
Tiempo por el cual el trabajador está contratado en una empresa. La jornada
laboral puede ser extensiva (cuando se prolonga la jornada laboral), o intensiva
(cuando se utiliza la jornada eficazmente).
EL TIEMPO
El tiempo es un recurso atípico, equitativo, indispensable, insustituible, medible,
continuo e inexorable. El tiempo atendiendo a la jornada laboral, es la categoría
menos elástica, porque está limitada en 24 horas y en 8 horas de trabajo.
102
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
Factores que hacen perder el tiempo
De carácter externo Autogenerados - Interrupciones telefónicas
- Reuniones
- Visitas sociales
- Errores cometidos por otros
- Papeleo e informes
- Insuficiente comunicación
- Actividades realizadas fuera de la
oficina
- Atención a problemas de otros
empleados
- Atención a las quejas presentadas
por los clientes
- Exceso de sucesos imprevistos
- No mantener una agenda
- Falta de una buena organización
- Postergación
- Mala estimación del tiempo para la
realización del trabajo
- Tratar de hacer más de lo que es
posible
- Falta de la debida planificación
- Incapacidad para decir “No”.
- Prioridades confusas e
intercambiables
- Falta de un programa diario de
trabajo
- No imponerse plazos de trabajo
- Tendencia al trabajo frenético y
desordenado, y el perfeccionismo
como fin en sí mismo.
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
Para lograr una jornada laboral eficaz es necesario crear las acciones, teniendo en
cuenta la calidad de cada una. La secretaria debe llevar el control de su agenda
coordinando de antemano todas las actividades del día. Deberá también
racionalizar metódicamente el tiempo y distribuir todas las tareas según un orden
lógico. La jornada laboral de la secretaria debe adaptarse siempre a la de su jefe.
103
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
Planificación de las tareas
El tiempo es muy importante. La secretaria tiene que hacer un uso máximo de él,
pues es un recurso escaso, de lo contrario tiene que prolongar su jornada laboral.
Resulta útil controlar y registrar el tiempo real que se emplea en cada actividad
que se realiza durante el día para ganar en claridad y precisión al planificar con
posterioridad tareas o actividades similares. Planificando un tercio más del tiempo
que se requiere para cada tarea se prevén los imprevistos que se puedan
presentar.
Para planificar las tareas se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
- El tiempo para su cumplimiento
- Saber cómo se debe cumplir y cómo hacerlo
104
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
- Preparar diariamente un listado de las actividades que se deben hacer
durante la jornada de trabajo
- Agrupar actividades similares
- Detallar todas las actividades y ordenarlas según la prioridad. Saber
distinguir entre tareas urgentes e importantes
- Programar las actividades prioritarias para los momentos de más energía
- Seguir el plan previsto, introduciendo las eventualidades que se pueden
presentar durante la jornada laboral
- Marcar las tareas que vaya terminando
- Aprender a decir que “No”
- Controlar el teléfono
- Controlar sus conversaciones con las visitas
Ventajas que ofrece la planificación del trabajo
- Aumenta el rendimiento
- Supone una racionalización y simplificación de las tareas
- Reduce el nivel de estrés y evita respuestas emocionales ante situaciones
conflictivas
- Permite tener el trabajo al día, evitando retrasos e incumplimientos
- Permite trabajar de forma mucho más relajada
- Permite afrontar las tareas futuras con serenidad, y saber exactamente en qué
consisten
Clasificación de las tareas de la secretaria
Existen tres tipos de tareas que debe tramitar la secretaria.
105
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
- Tareas diarias: no tienen horario fijo, se solucionan en el momento y no es
necesario reflejarlas en la agenda.
- Tareas diarias en horarios preestablecidos: requieren de un recordatorio,
puede ser el despacho de la correspondencia o cualquier otro trabajo
administrativo.
- Tareas ocasionales: se pueden programar con antelación, por ejemplo: la
preparación de un consejo de dirección. Para este tipo de tareas se requiere
tener anotada la fecha en que se efectuará y un recordatorio a largo plazo.
Las tareas de la secretaria estarán en dependencia de la actividad a que se
dedique su empresa, pero existe un grupo de tareas que son comunes para todas.
Principales actividades diarias de la secretaria
1. Organizar el despacho del jefe. Al acomodar la mesa o escritorio del jefe debe realizar las siguientes tareas:
- Guardar el material de oficina que el jefe haya utilizado ese día
- Revisar si su jefe necesita reponer material de oficina o las tarjetas
de visitas
- Vaciar las bandejas de documentos que van destinados a ella, y
dejar sobre la mesa sólo la correspondencia pendiente por revisar
por el jefe
- Poner al día el calendario
- Actualizar la agenda de trabajo del jefe
2. Coordinar el trabajo personal y de equipo, agendas, calendarios y planes de
trabajo.
106
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
3. Despachar la correspondencia. Al recibir la correspondencia, luego de
asentarla en el registro de control, pasarla al jefe cuando vaya a despachar con
él. Este despacho deberá ser en los primeros 15 minutos de la jornada laboral,
y se aprovechará para recordarle todas las actividades del día.
4. Preparar diariamente un listado de las actividades que debe hacer durante el
día, (despachos con el jefe, clasificación de la correspondencia, tareas de
archivo, mecanografiado de cartas, llamadas pendientes y cualquier otra
actividad administrativa), detallando todas las actividades y ordenándolas
según la prioridad. Seguirá el plan previsto, introduciendo las eventualidades
que se pueden presentar durante la jornada. El resto de las actividades se
ordenarán según su urgencia. Determinar para estas tareas un horario fijo
funcional que incluya las costumbres de la empresa, y calcular su tiempo.
5. Confeccionar una lista de las visitas que se esperan recibir.
6. Atender a las comunicaciones de orden interno y externo.
7. Preparar las condiciones para posibles reuniones.
8. Preparar viajes de negocios.
9. Actualizar el archivo.
10. Hacer una lista de las rutinas semanales y mensuales, escribir en caso que
sean compromisos fijos, el día que se tiene previsto resolverlos. Reservar en
una sección de la agenda una hoja para cada una de ellas, anotar los
procedimientos que se deben seguir así como las cosas fijas a realizar, y hacer
una nota que lo recuerde en la agenda diaria.
LAS INTERRUPCIONES
Clasificación de las interrupciones
• Legítimas: llamadas, visitas o asuntos que no pudieron prevenirse ni
predecirse.
107
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
• Delegables: interrupciones que pudieron ser atendidas por su secretaria o por
un colaborador.
• Rutinarias: son llamada, visitas o asuntos que pudieron postergarse o
controlarse.
• Recordatorias: interrupciones para recordarle algunas cuestiones que no han
sido resueltas todavía.
• Demandantes: llamadas o visitas para solicitar algún consejo, apoyo o
información.
Efectos de las interrupciones
• Dejar de atender asuntos importantes.
• Dilación de otros asuntos.
• Genera inestabilidad.
• Provoca desconcentración mental, agotamiento y stress.
• Afecta a otras personas e intereses.
LA TOMA DE DECISIONES
Las personas, tanto en la vida personal como laboral, están continuamente
enfrentándose a un proceso de toma de decisiones, aún cuando sean conscientes
de ello. Tomar decisiones es una habilidad que se aprende. En cualquier caso una
decisión supone la elección entre determinado número de alternativas, por lo que
este proceso lleva implícito incertidumbre y riesgo.
Decisión: es el programa de acciones expresado en forma directiva, la cual define
el objetivo a alcanzar, los medios y la forma de coordinación para alcanzarlo.
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CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
Pasos para tomar decisiones de forma óptima
1. Confirmar que se necesita una decisión.
2. Identificar los criterios necesarios para tomar la decisión.
3. Asignar ponderaciones a los criterios.
4. Encontrar alternativas.
5. Seleccionar la mejor alternativa.
Qué se necesita para decidir
- Identificar los cambios más rápidos.
- Conocer los valores (creencia estable en el tiempo donde un determinado
modo de conducta es preferible a su opuesto, valorar el entorno, costumbres,
etc.).
- Evaluar la información disponible.
- Predecir las consecuencias.
- Determinar el riesgo más aceptable y que supone un curso de acción.
Recomendaciones para tomar decisiones acertadas
1. Concéntrese en la meta y no en el problema.
2. Cree opciones o alternativas.
3. Compare las alternativas con la meta.
4. Elija.
5. Prevea las consecuencias o posibles problemas.
Factores que influyen en una decisión
- Dificultad del tema: su importancia, tiempo disponible, las posibles
consecuencias, el número de las alternativas.
- Las actitudes de las personas que intervienen en la decisión: sus emociones,
deseos ocultos, hábitos, sinceridad.
109
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
LAS PRIORIDADES
Uno de los principios básicos de la planificación consiste en establecer un orden
de prioridades, para saber qué asuntos no admiten demora y qué tareas pueden
esperar.
Priorizar es dar un orden, es decidir de las tareas a realizar cuáles son las más
importantes.
Una buena forma de definir las prioridades es plantearse estas cuestiones:
- ¿Es realmente necesario realizar esa tarea de inmediato?
- ¿Qué papel desempeña esa tarea en relación a un objetivo principal?
- ¿Cuál es el momento más apropiado para llevarla a cabo?
- ¿Qué consecuencias puede tener su aplazamiento?
- ¿Qué puede dejar de hacerse sin que pase nada?
Urgente: significa que no admite demora, que debe ser realizado cuanto antes.
Importante: son tareas que resultan básicas para el funcionamiento de la
empresa y están relacionadas directamente con un objetivo prioritario.
Para hacer el programa de trabajo cotidiano, puede utilizar la libreta de nota,
donde escribirá todos los trabajos en una lista y los marcará con una letra para
darle un orden de prioridad (máxima, urgencia media, etc.).
En la programación de la jornada, se debe tener en cuenta entre las urgencias los
siguientes factores:
110
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
• Grado de compromiso: establecer todas las exigencias del trabajo en
cuestión y, por tanto, elegir el momento de la jornada en que se esté más
tranquila o menos cansada. El cansancio hace cometer frecuentes errores y
exige un mayor esfuerzo de concentración.
• Tiempo: si el trabajo requiere mucho tiempo, no debe comenzarlo si se sabe
que tendrá que interrumpirlo en breve; utilizar estos espacios para resolver
los trabajos más sencillos y menos exigentes.
Saber priorizar
1. Hacer una lista de las tareas (diaria, semanal o mensual)
2. Separar lo priorizado de lo superfluo
3. Distinguir entre tareas urgentes e importantes
El siguiente gráfico nos ayuda a priorizar las tareas diarias.
Urgente No Urgente
Importante
Cuadrante 1 (Urgente – Importante) Es necesario resolverlas
Cuadrante 2 (No urgente – Importante) Requiere de una gestión eficaz
No importante
Cuadrante 3 (Urgente – No importante) Hay que atenderlas, pero pueden delegarse
Cuadrante 4 (No urgente – No importante) Debe tenerse mucho cuidado ya que pueden hacer perder tiempo.
111
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
En el cuadrante 1 están las tareas que ocupan el primer lugar de la lista. En el
cuadrante 4, las que ocupan el último lugar de la lista y en muchas ocasiones
pueden hasta aplazarse. El riesgo se corre al tener que decidir el orden de las
tareas que están en los cuadrantes número 2 y 3.
Métodos para determinar las prioridades Primer método
- Tomar el listado de las tareas y hacerse la siguiente pregunta: “Si sólo
tuviera la posibilidad de realizar una tarea, cuál sería la elegida”
- Anote la que eligió al inicio de la lista nueva
- Elimínela de la lista anterior
- Vuelva a empezar el mismo razonamiento con las tareas restantes.
Segundo método
- Hacer una tabla de dos columnas. En la primera columna alinear las tareas por orden de importancia, teniendo en cuenta únicamente las consecuencias, atribuir un número de orden a cada una, el mayor número a la tarea más importante.
- En la segunda columna hay que ubicar la tarea según la urgencia y
teniendo sólo en cuenta los plazos y las fechas tope. Éste método se puede llevar a un gráfico de la forma siguiente: construir un gráfico con dos ejes de coordenadas, (la importancia en la abscisa, eje de las X, la urgencia en la ordenada, eje de las Y), llevar cada una de las tareas bajo la forma de punto al gráfico. Dividir el gráfico en cuatro partes que determinen las zonas de prioridades.
• Zona A: Contiene las tareas urgentes e importantes (a realizar
prioritariamente) • Zona B: Contiene las tareas importantes y menos urgentes (para hacer a
continuación, son tareas de riesgo, futuras “catástrofes” si no se hacen a tiempo).
112
CAPÍTULO VII. ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DE TRABAJO
• Zona C: Contiene las tareas urgentes pero menos importantes. (se decide
deliberadamente no hacerlas hasta después de las más urgentes entre las tareas B, ya que pasarse de plazo no ocasionará consecuencias muy graves debido al hecho de su menor importancia).
• Zona D: Contiene las tareas menos urgentes y menos importantes. Sin embargo, hay que tener cuidado de no olvidarlas.
113
CAPÍTULO VIII ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO Es usual que el jefe deba viajar en función de trabajo, ya sea por encuentros,
entrevistas, simposios, etc. La secretaria juega un papel fundamental en la
preparación de estos viajes.
A la hora de organizar los viajes de trabajo del jefe se deben tener en cuenta
algunas reglas fundamentales:
1. Para estar en condiciones de organizar lo mejor posible el viaje deberá
tener en su despacho, los horarios de los principales medios de transporte,
tarifas de las principales agencias de alquiler de carros, guías de hoteles y
restaurantes, planos de carreteras y geográficos, por si decide hacer el viaje
en su carro.
2. Escribir el programa detallado de sus traslados y sus compromisos.
3. Reservar con tiempo los pasajes, para evitar que la espera sea muy larga.
4. Elaborar un listado de toda la documentación de trabajo que necesitará su
jefe y preparar estos documentos con la debida antelación.
114
CAPÍTULO VIII. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO
5. Si el viaje es al extranjero, debe informarse sobre los documentos
necesarios y preocuparse por hacer a tiempo todos los trámites del
pasaporte y la solicitud de dieta.
LAS RESERVACIONES
Para las reservaciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Tener siempre presente las exigencias, costumbres y manías de su jefe tales
como:
- Preferencia por algunos hoteles o restaurantes y qué clase de habitación
prefiere
- Si prefiere alojarse cerca del lugar de las reuniones o próximo al aeropuerto
y las estaciones
- Si prefiere viajar de noche o de día
- Si, en lo posible, prefiere no coger aviones o si viaja más a gusto con una
compañía
- Si desea viajar en las zonas reservadas a los no fumadores
2. Aunque la agencia de viajes confirme telefónicamente todos los datos de la
reservación, se debe enviar un fax donde exprese sus necesidades y exija que
sea confirmado por la misma vía.
EL DOSSIER DEL VIAJE
Dossier: El dossier no es más que un expediente o conjunto de documentos
referidos a un asunto.
115
CAPÍTULO VIII. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO
EL DOSSIER GENERAL
Para confeccionar el Dossier General se prepararán dos proyectos detallados en
los que se especifiquen todos los puntos que deben incluirse en cada uno y
presentarlo para su aprobación. El Dossier General se divide en dos:
Primer dossier: Abarcará lo referente a los aspectos que constituyen el
desplazamiento (transporte, alojamiento, comidas, comunicaciones, reservas,
actos sociales que debe asistir, etc.)
Segundo dossier: Contendrá los aspectos profesionales del viaje
(documentación, control de la agenda, recordatorio de citas confirmadas, etc.)
PRIMER DOSSIER
1. Preparación del viaje: Para lograr una preparación exitosa, la secretaria
deberá reunir la mayor cantidad de información posible acerca del lugar
de la cita, para esto puede asesorarse mediante las guías de transporte y
de alojamiento. En la preparación del viaje intervienen :
- Itinerario: Seleccionar horarios que permitan las citas previstas
- Estancia: Reservar hoteles acordes a las necesidades del jefe
2. Intérprete: Se asignará un intérprete, cuando el jefe deba reunirse con
extranjeros cuyo idioma él desconozca.
3. Documentación necesaria para el viaje: Se tendrán presente los
siguientes documentos:
� El pasaporte o documento de identidad, deberán estar vigentes
116
CAPÍTULO VIII. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO
� Chequear los visados
� Certificados especiales
� Información sobre legislación aduanera (con respecto al equipaje
que pudiera llevar)
� - Deberá recordarle los posibles regalos a personas relacionadas
con la empresa a visitar.
SEGUNDO DOSSIER
Comprobación del programa de citas y preparación de un calendario definitivo en el que consten la fecha, la hora, lugar, persona entrevistada y su categoría profesional.
- Dossier de documentación, los que deberán ser organizados en
dependencia del orden de las citas.
- Información complementaria. El jefe deberá tener actualizada la
información general de las personas con las que se va a entrevistar
(teléfonos, direcciones, etc.). Se solicitará la comprobación por escrito o
teléfono de las reservas de hoteles y transporte.
- Al dossier se le incluirá material complementario como son tarjetas de
presentación, contratos en blanco, o algún otro modelo o documento que
pueda necesitar.
La secretaria deberá guardar una copia de ambos dossier, para que en caso de un
imprevisto, pueda prestar ayuda.
Como se muestra en la figura la secretaria podrá diseñar su propia agenda donde
recogerá los principales datos para la planificación del viaje de su jefe.
117
CAPÍTULO VIII. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO
JUEVES 12 ENERO
Destino
Hora
Avión Tren Ómnibus
Teléfono, fax de la agencia de viaje
Hotel (nombre y teléfono, fax)
Documentos que debe llevar
Observaciones:
LA OFICINA EN AUSENCIA DEL JEFE
En la mayoría de las empresas existe una persona subordinada al jefe que asume
sus funciones cuando está ausente. La secretaria pasará a depender
directamente de esta persona. Resulta también frecuente que en ausencia del
jefe, la secretaria deba asumir, de cierta forma, la dirección de la oficina.
118
CAPÍTULO VIII. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO
Para ello debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Continuar con su trabajo aunque el jefe no esté
- Mantener actualizada la correspondencia, delimitar las prioridades a la hora
de tramitarla
- Al presentarse alguna situación, antes de tomar alguna decisión, pensará
cuál es la forma habitual de resolverla
- Por lo general al viajar el jefe, disminuye el trabajo de la secretaria. Nunca
deberá aprovechar esto para dejar acumular tareas como el archivo, sino
dedicarse a aquellas para las que normalmente carece de tiempo.
119
CAPÍTULO IX LOS RECORDATORIOS Y LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
La función de la secretaria está íntimamente relacionada con las tareas de
organización, no sólo respecto a su labor, sino también a la de su jefe.
LOS RECORDATORIOS Y SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
Para que su trabajo de resultados positivos, la secretaria deberá dominar a fondo
los distintos instrumentos existentes destinados a la planificación del trabajo, como
son las agendas, los calendarios, el plan de trabajo o planning, los recordatorios,
etc.
Existen dos requisitos básicos que la secretaria deberá cumplir para lograr éxitos
en su trabajo:
- Ordenar las tareas de la jornada
- Trasladar el plan de trabajo a la agenda, planning o cualquier otro
instrumento de planificación
Recordatorios: Son controles de consulta previa, que pueden ser a corto o a
largo plazo. La secretaria los debe preparar para que su jefe los tenga a mano en
todo momento. Se utilizan también para controlar el desarrollo de un determinado
asunto.
120
CAPÍTULO IX. LOS RECORDATORIOS Y LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Tipos de recordatorios
Los recordatorios se dividen en tres grandes tipos, según el período de tiempo que
abarcarán:
1. Recordatorio diario
Hoja de papel donde la secretaria anota las tareas que se deben realizar durante
el día, y se confecciona con la ayuda de las notas de la agenda y del tarjetero –
calendario.
2. Agenda diaria
Agenda donde la secretaria anota las visitas y los compromisos del jefe, y las
tareas que ella ha de realizar y que precisan de un recordatorio. Es el más usual
de los recordatorios.
3. Calendario Mensual
Se utiliza para anotar aquellas tareas que precisan de más tiempo, como por
ejemplo: viajes, eventos, etc. Esta agenda permite apreciar globalmente los
trabajos que hay que realizar durante un mes.
Su diseño se compone de hojas en las cuales aparece impreso el mes, dividido en
cuatro semanas.
SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
Son aquellos métodos de recordatorios de tareas que se resuelven en fechas
indeterminadas. Se utilizan para controlar temas pendientes en el transcurso del
año y que exigen una atención periódica. Podemos clasificar como asunto de
seguimiento constante a:
- La correspondencia, los memorandos u otros documentos que deben
contestarse
- Trabajos que dependen de otros departamentos de la empresa
- Contratos diferidos y temporales
- Propuestas profesionales con fecha definida
121
CAPÍTULO IX. LOS RECORDATORIOS Y LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
LOS CALENDARIOS
Las agendas y calendarios se utilizan para controlar los asuntos de seguimiento
constante; se puede utilizar una agenda o el fichero – calendario, que es el más
aconsejable. Consta de 12 carpetas que representan a cada uno de los meses del
año, más 31 carpetas diarias y una carpeta extra para lo que pueda ser del
próximo año. Estas carpetas diarias deberán tener el correspondiente rótulo
dispuesto en un extremo, mientras que en las carpetas mensuales estarán en el
centro.
Su colocación es fácil ya que se coloca en primer lugar la carpeta correspondiente
al mes en curso, seguida de las 31 carpetas diarias, en las que se situará el
material del mes en curso. Al final de éste se colocarán las carpetas del resto de
los meses, y en última posición, la carpeta extra para los asuntos del próximo año.
Cómo utilizar eficazmente el fichero – calendario
- Incorporar en la ficha fotocopia reducida de los documentos que interesan,
o una síntesis de los mismos, con las fechas de entrada y de resolución.
- Guardar la ficha en la carpeta correspondiente.
- Colocar las carpetas vacías en el apartado del mes siguiente.
- Distribuir los asuntos pendientes en el transcurso de los días del mes.
- Eliminar con cierta regularidad las fichas con material caducado o ya
despachado y las carpetas correspondientes a los domingos y las jornadas
no laborales.
- Transferir a la semana siguiente las gestiones que no tienen fecha
asignada. Repetir la operación hasta que se les adjudique fecha.
LA AGENDA
La agenda no es un instrumento pasivo de las citaciones del jefe, sino un
instrumento organizativo.
122
CAPÍTULO IX. LOS RECORDATORIOS Y LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Importancia del uso de la Agenda. La Secretaria tiene que trabajar con una doble agenda, la suya propia y la de su
Jefe. La agenda de mesa es idónea para el trabajo de la Secretaria.
La agenda de mesa debe ser siempre revisada para avisar a su Jefe, con la
debida antelación, de las entrevistas o reuniones de la semana o del siguiente día.
Reglas a tener en cuenta para programar la agenda
- No confiar nunca en la memoria. Apuntar cada uno de los compromisos o
tareas pendientes. Para no olvidar ningún detalle, se anotará de inmediato
- Las anotaciones deben realizarse con la letra bien clara, de modo que no
pueda inducir a confusión
- Debe consultarse siempre a primera hora de la mañana o incluso el día
anterior, a última hora de la tarde
- Volcar las tareas del Plan de Trabajo Mensual que afectan a su área y las
pendientes del mes anterior que tengan fecha de cumplimiento durante el
mes en curso
- Al anotar una cita o reunión, se indicará no sólo el nombre de la persona
interesada, sino también su teléfono y dirección
- Reflejar las entrevistas solicitadas al jefe durante el mes y que éste apruebe
- Relacionar las citaciones que le lleguen y a las cuales él vaya a asistir,
recordando poner siempre el lugar de la reunión. Si enviara a un sustituto,
se debe reflejar en la agenda, para así controlar la asistencia de esa
persona y que no haya incumplimiento
- La agenda debe estar al día, es decir, que debe reflejar los sucesivos
cambios producidos en la programación. De lo contrario, no servirá de nada
- Las anotaciones se harán de forma sintética, aunque sin escatimar ningún
dato importante, como son los relativos a la hora, lugar o persona que se
han de contactar
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CAPÍTULO IX. LOS RECORDATORIOS Y LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
- Poner delante de las tareas que ya se realizaron una pequeña señal para
poder visualizar con rapidez el trabajo pendiente
Por otra parte, su propia agenda estará relacionada con la mecanografía, archivo,
redacción, operación de la computadora, atención al público y otras actividades
que adecuará priorizando para la primera hora de la mañana los problemas
urgentes o con fecha de cumplimiento inmediata.
Tipos de agendas
De acuerdo al período de tiempo que se presenta en cada una de sus hojas se
clasifica en: anual, mensual, semanal o diaria.
Agenda Objetivo
Anual: Vista anual del plan. Subdividida en 12 bloques, cada uno representa un mes.
Proyectar la organización para un año y disponer de un solo golpe de vista las cargas previstas para un año completo.
Mensual: Se distinguen dos grandes secciones: - El tiempo, donde cada columna responde a un día de la semana. - La estrategia, donde se refleja lo más importante de la semana dividido en: meta principal, prioridades, esperando por, vencimientos.
Proyectar la organización para un mes y disponer de las cargas previstas para cada semana del mes.
Semanal: (es la que más se utiliza)
Proyectar la organización para una semana y disponer de las cargas previstas para cada día de la semana.
Diaria
Proyectar la organización de las actividades diarias, dispuestas según el orden de prioridad correspondiente y donde se le agregarán las actividades eventuales.
124
CAPÍTULO IX. LOS RECORDATORIOS Y LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
EL PLANNING
Modelo de plan de actividad mensual, trimestral, semestral o anual. Permite
planificar día a día las actividades más importantes del año.
125
CAPÍTULO X ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES CITA
Día, hora y lugar en que convienen encontrarse dos personas o más para tratar
algún asunto.
La organización de las citas
- Si no puede consultar en el acto a su jefe, acordará la cita de forma provisional
y tras hablar con él, comunicará la confirmación
- Las citas deben ser comunicadas al jefe con antelación, de modo que se
puedan cambiar en caso de imprevistos urgentes
- La secretaria debe tomar nota de la cita o compromiso en su propia agenda,
para conocer en todo momento la disponibilidad de su jefe
- Cuando la secretaria acuerda una cita o una reunión, lo hará de la forma más
completa posible, sin olvidar apuntar el nombre, la empresa y el teléfono de las
personas citadas
- Cuando la cita o reunión es organizada por iniciativa del jefe, la secretaria
tendrá en cuenta las preferencias personales de éste y el momento más idóneo
para su celebración
- La secretaria preverá la duración aproximada de la cita o reunión para
determinar el plan de trabajo. Siempre añadirá un margen de tiempo extra, en
previsión de posibles retrasos o prolongaciones
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Confirmación o cancelación de las citas
- Se enviará la confirmación cuanto antes, no se hará esperar inútilmente a la
otra persona
- Si para acudir a una cita o reunión el jefe se debe desplazar a otra provincia,
es conveniente que la secretaria solicite la confirmación por escrito
- Para evitar malentendidos, se confirmarán la dirección y la hora de la cita o
compromiso
- Cuando la secretaria deba cancelar un compromiso, procurará hacerlo siempre
cuanto antes, de forma que la cancelación suponga el mínimo de contratiempo
para la otra persona. Igualmente, pedirá disculpas en nombre de su jefe y
explicará brevemente los motivos de la cancelación. Intentará concertar una
nueva cita
REUNIÓN
Se definen como una forma de intercambio de información y experiencia de
trabajo entre el jefe, trabajadores y dependencias estructurales del aparato
empresarial.
La reunión más importante que se puede convocar en una empresa es la Junta
General de Accionistas, (que en otras empresas estatales se denomina Consejo
de Dirección), que es la reunión plenaria de socios o accionistas.
Antes de cada reunión hay que atender numerosos aspectos relacionados con los
preparativos, para garantizar que se realice con rapidez, sin dificultades y que se
logren los objetivos propuestos.
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES Tipos de reuniones
1. Informativa: El dirigente se reúne con un colectivo de colaboradores y les
informa sobre algunas decisiones ya tomadas con las que deban
familiarizarse y darlas a conocer a los eslabones que dirigen. En estas
reuniones habla el gerente y no hay discusiones.
2. Administrativa: El dirigente plantea el cumplimiento de decisiones ya
tomadas que no pueden ni deben ser objeto de discusión. En estas
reuniones esclarece sus decisiones y plantea tareas de importancia a los
distintos colaboradores.
3. Consultivas: En este tipo de reunión, el colectivo de colaboradores debe
ayudar al dirigente a escoger la variante que conduzca a la solución más
correcta. Esta reunión exige una preocupación tanto por parte del gerente
como por parte de los colaboradores participantes.
4. Coordinación: Esta reunión se convoca, generalmente cuando es
necesario concordar las actividades entre los distintos eslabones o
colaboradores de la empresa. Lo específico es que el gerente exige una
información previa detallada por parte de sus colaboradores, su valoración
analítica y sus proposiciones concretas. Al final se toma una decisión.
Preparación y celebración de una reunión
Proceso de la reunión
- Preparación
- Conducción y realización
- Conclusión
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Preparación de la reunión
Reunión Eficaz: es una reunión bien preparada, con objetivos claros y personas
bien preparadas.
La secretaria sigue teniendo mucha importancia, pues se ocupa de todos los
detalles del proceso organizativo del acto.
La reunión se divide en tres fases: Antes, Durante y Después. ANTES:
- Objetivos a alcanzar
- Determinación del lugar, momento y hora en que se va a desarrollar la
reunión
- Designación del que va a levantar el acta
- En la citación poner asunto a debatir (Orden del día)
- Participantes. Número de participantes. Citación de los participantes (como
mínimo con 72 horas). Nivel de dirección de los participantes. Decir a todas
las personas que otras personas participarán
- Determinación de la duración de la reunión. Ponerle a cada punto el tiempo
preciso de duración. Colocar un reloj a la vista de todos
- Preparación de la sala. Distribuir las sillas de manera que todos se vean.
Distribuir medios de apoyo (libreta, presillas, lápices, y otros.), de manera
que puedan ser utilizados por todos
- Preparación de los materiales que se van a utilizar. Material de archivo
(tomar del archivo aquellas carpetas, con informes o documentos, que se
necesiten consultar)
- Datos (copias de documentos o informes que deben tener disponibles los
participantes. Deben colocarse en una carpeta para cada uno de ellos)
129
CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
- Si la reunión comprende una elección es necesario proporcionar las
papeletas para la celebración de la votación, aunque sean hojas de tamaño
pequeño de papel en blanco
- Despachos previos con las personas que tienen acuerdos pendientes
DURANTE:
- Estar atenta al desarrollo o de la reunión para poder brindar ayuda oportunamente
- Cumplir eficazmente el rol de registrador
DESPUÉS:
- Circular los acuerdos
- Establecer el seguimiento sobre el cumplimiento de los acuerdos
QUÈ ATENTA CONTRA LA REUNIÓN
- Incorrecta preparación
- Demoras en su inicio
- La duración
- El horario
- Poca habilidad del que dirige
- Deficiente comunicación
- No es necesaria
- El local, ambientación y medios
- Personajes típicos
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
La Secretaria, para las reuniones, pudiera crear su propia agenda ajustándola a
sus intereses, por ejemplo:
Agenda: (Del lat. agenda, cosas que se han de hacer). 1. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer. || 2. Relación de los temas que han de tratarse en una junta o de las actividades sucesivas que han de ejecutarse. CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
- Una sección de la agenda, podría dedicarse a las reuniones. Utilizar una
página por reunión. Escribir en la parte superior la fecha en que tiene lugar
y el tipo de reunión (consejo de dirección, asambleas de servicios,
reuniones con vendedores, etc.)
- Otra agenda podría hacerse con la lista de los que deben asistir,
escribiendo los nombres en columnas, de modo que se pueda anotar al
lado de cada uno de ellos la confirmación de su asistencia
- Puede utilizar también los programas Microsoft Outlook y Microsoft Infopath
para vincular su libreta de direcciones a las Convocatorias para la reunión,
donde el programa automáticamente le envía un correo a la persona
deseada
En la figura se muestran dos posibles modelos de agenda, instrumento útil para el
trabajo de la secretaria.
131
CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Miércoles 3 Enero Reunión: _______________ Participantes Confirmado Observaciones:
MICROSOFT OUTLOOK
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Convocatoria para la reunión
La celebración de reuniones supone preparar una agenda, citar a los que deben
asistir, utilizando para esto la convocatoria, acopiar y organizar los materiales que
se requieran, tomar todas las notas necesarias sobre acuerdos y resoluciones, y
elaborar el acta que resume esta actividad. Después de elaborada la agenda, uno
de los primeros pasos a dar es citar a los que tienen que asistir.
La Convocatoria: Es un documento que se utiliza para citar a una serie de
personas para que asistan a una reunión. Puede estar dirigida a todos los
integrantes de la Junta Directiva o Consejo de Dirección de la empresa o a un
grupo determinado. El objetivo de las citaciones o convocatorias, es avisar a los
interesados y lograr el quórum, que representa la asistencia mínima
requerida para poder efectuar la reunión. La citación o convocatoria debe ser por
escrito y conviene ser completada, de ser posible, según el carácter de la reunión,
con un aviso telefónico.
Estructura de la convocatoria
- Membrete de la empresa que hace la convocatoria
- Lugar y fecha de emisión de la convocatoria
- Datos y dirección de la (s) persona (s) que se convoca (n)
- Fecha, hora y lugar de la reunión
- Orden del día (parte imprescindible de la convocatoria)
- Firma del secretario de acta
En caso en que la persona convocada no pueda asistir a la reunión, ésta deberá
adjuntar a la convocatoria una carta donde se especifiquen los motivos de la falta
de asistencia, y en algunos casos deberá delegar el voto, informando quien será la
persona que lo sustituirá.
133
CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Para que el desarrollo de la reunión se efectúe con la mayor eficacia posible, es
recomendable que los temas o asuntos a tratar se preparen con anticipación. A tal
fin, los informes, propuestas o documentación relativa a los mismos se deben
distribuir con la convocatoria, para que los temas sean conocidos y analizados
individualmente y de forma previa a la reunión, pudiéndose centrar ésta en el
debate de soluciones u opciones, y en la toma de decisiones o establecimiento de
acciones correctoras.
Gracias a las ventajas de la red, resulta muy efectivo cursar las convocatorias por
correo electrónico, salvo que se trate de una reunión muy formal o para la que por
razones jurídicas o de otro orden, se exija remitirla por correo.
CONDUCCIÓN Y REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN
Facilitador es el que se encarga de dar la palabra y seguir el orden de las
solicitudes para intervenir. Registrador es el que anota lo que expresa cada una
de las intervenciones en la reunión. El Dirigente, en la reunión se concreta sólo al
contenido de la misma.
Ventajas de la planificación del tiempo de la reunión
1. Ejerce una acción movilizadora
2. Eleva el sentido de la disciplina
3. Compromete tanto al dirigente como a sus subordinados con calidad de los
preparativos para la reunión
4. Permite a todos los participantes organizar bien su día de trabajo
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Requisitos para lograr una reunión eficaz
1. Asegurarse de la necesidad
2. Preparación de la reunión
3. No utilizarla para los despachos
4. Disciplina en la reunión
5. Atender a lo que se dice y quieren decir
6. Identificar a los indeseables y combatirlos
7. Lograr acuerdos concretos y prácticos
8. Chequear y controlar los acuerdos
9. Aprender a descubrir cuándo termina una reunión
Causas que provocan la realización defectuosa de una reunión
1. El objetivo y el orden del día no son acordados y anunciados a tiempo.
2. Interrupciones por distintas razones
3. Desviación del orden del día previamente determinado
4. Participación de personas que no tienen una relación directa con los
problemas tratados.
EL ACTA
El acta es un documento oficial, firmado por los participantes y que deberá rendir
cuenta fiel, de las intervenciones que hayan tenido lugar.
Las secretarias participan en reuniones, toman notas y redactan informes sobre
las mismas. Estas actividades permiten que la Secretaria cumpla
verdaderamente su papel y pueda estar al corriente de todo lo que pasa en su
empresa.
135
CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Objetivo del acta
Dejar constancia escrita de las cuestiones más importantes tratadas, así como de
los acuerdos adoptados.
El acta de los Consejos de Dirección de las empresas, o Consejos de
Administración y de Accionistas en las Sociedades Anónimas, resulta un
documento de elaboración obligatoria.
En Cuba por ejemplo existe un reglamento del Consejo de Dirección, donde se
expresa que se designa un secretario de acta, que es el encargado de
redactar, chequear los acuerdos y es el que firma. De forma excepcional, la
secretaria puede desempeñarse como secretaría de acta. En el caso de las
compañías, las juntas del consejo de administración, se ocupará del acta el
secretario de la junta, que suele tener conocimientos legales.
La secretaria sigue teniendo mucha importancia, pues se ocupa de todos los
detalles del proceso organizativo del acto.
Para preparar la reunión, la secretaria debe aportar ciertos documentos:
- Copia del orden del día
- Acta de la reunión anterior, para que pueda ser consultada, revisada y, en
su caso, aprobada
- Reglamento interno de la empresa (de ser necesario)
- Copia de la legislación vigente que afecte a la propia reunión o relacionada
con los temas que han de tratarse.
- Documentos para ser consultados
- Informes, iniciativas y/o propuestas de los departamentos
- Carpeta con los documentos necesarios para la reunión.
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CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Requisitos para la elaboración del acta
1. Debe tener presentación pulcra, sin tachaduras, enmiendas, defectos de
escritura, etc.
2. Ha de ser fiel transcripción de lo expresado en la junta, y su contenido no
debe dar lugar a confusiones.
3. Las actas tienen que escribirse en un libro llamado “Libro de Actas”, que es
un documento con valor legal.
Estructura general del acta
Encabezamiento
• Nombre del colectivo que celebra la reunión, organización y
organismo a que pertenece
• Fecha, hora y lugar en que se celebra la reunión
• Nombre de los miembros presentes y ausentes
• Nombre del que la preside
Recapitulación del Orden del día
• Se escribirá el Orden del día, de la misma manera en que fue
redactado en la convocatoria a la reunión
Resúmenes de las diferentes intervenciones de los asistentes
• Especificando quién intervino. Éste punto tiene la máxima
importancia, ya que debe ser un reflejo lo más fiel posible de lo dicho
• Acuerdos y decisiones adoptados
• Firma del secretario de la reunión en la parte inferior derecha
• Visto bueno del presidente, a la izquierda
137
CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
En la estructura del acta, pueden surgir cambios. Pudiera variar de la siguiente
manera:
- Cuando el nombre de la sociedad aparezca en una cláusula introductoria,
se puede omitir su inclusión en el encabezamiento.
- Si la Junta es de carácter plenario, en algunos casos se puede obviar la
lista de los asistentes.
- La fecha se puede trasladar al final del acta, donde se hacen constar las
resoluciones.
- Si el orden del día es muy escueto, se puede omitir
- La extensión de los resúmenes puede variar en función de la importancia
que tenga la información aportada o la opinión expuesta.
En la actualidad se puede utilizar la grabadora en las reuniones, esto tiene la
ventaja de registrar todo lo que dicen los que intervienen y facilita el trabajo del
secretario de acta, o la secretaria, a la hora de redactar el acta. Si es
necesaria la revisión por parte del jefe, la secretaria se encargará de preparar con
antelación los borradores de estos escritos.
Para tomar notas se recomienda el siguiente cuadro de preparación.
Puntos de referencia Quién Resumen Comentario
Tema de la intervención (Orden del día)
Nombre de la persona que interviene
Resumen del tema que se analiza.
Se anotan los acuerdos tomados, fechas de cumplimiento u otros datos referentes al tema en cuestión.
Despachos: Se utilizan para abreviar o concluir un negocio u otra cuestión.
También para resolver y determinar algún asunto o negocio. En dependencia del
nivel de dirección del dirigente así van a ser los despachos.
138
CAPÍTULO X. ORGANIZACIÓN DE CITAS, DESPACHOS, REUNIONES
Requisitos para despachar con el jefe:
1. Asuma estrategia
2. Sea puntual
3. Tenga una carpeta para despachar
4. Prepárese para el despacho
5. No prometa lo que no puede cumplir
6. No oculte información
7. Lleve control de lo pendiente
8. Tome nota
9. Asegúrese que ha entendido
10. Sea concreto
11. Su jefe no es un ser perfecto
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CAPÍTULO XI LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL COMUNICACIÓN: Proceso de interacción social creativo y complejo en el que
participan al menos dos personas y en el que se establecen intercambios de
información, mensajes e influencias.
IMPORTANCIA
Las comunicaciones son determinantes en la transmisión de la información que
necesita toda empresa para su buen funcionamiento. La información que se
transmite (el mensaje), puede ser oral o escrito.
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CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
Donde: - El emisor es quien emite el mensaje
- El receptor es quien recibe el mensaje, y que puede ser una persona, un
animal y hasta un objeto
- El mensaje es la información que se transmite
- El canal es la vía seleccionada por donde transita el mensaje (estos
pueden ser sonoros por ejemplo: lenguaje oral, música, sirena, entre otros y
visuales: lenguaje escrito, grafico, señales de tránsito,...)
- El código es el conjunto de signos y reglas para combinarlas
141
CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
POR QUÉ DECIMOS QUE LA COMUNICACIÓN ES UN PROCESO La comunicación es un proceso porque está planificada, organizada, dirigida y
controlada, pero este proceso no podemos verlo como algo simple sino que es un
proceso donde juegan los sentimientos y percepciones de las personas.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
- Informativa: Se intercambian órdenes, palabras, cifras, datos, conceptos,
etc.
- Afectiva – Valorativa: refleja sentimiento, afecto, estado de ánimo.
- Reguladora: Modifica, condiciona y regula el comportamiento.
ELEMENTOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA EN LA COMUNICACIÓN
• Ruido: puede estar en el emisor, receptor o en mensaje. Ruido es por
ejemplo: mala calidad del mantenimiento de los equipos, que puede
provocar que se pare la producción).
• Contexto: lugar donde se dicen los mensajes.
• Forma: verbal (tono y ritmo tienen que ser adecuados), No verbal (lenguaje
extraverbal). Esta forma es importante a la hora de las negociaciones.
• Táctil: contacto personal
• Espacio: condiciones que hay que crear para la comunicación
NIVELES DE LA COMUNICACIÓN
- Comunicación consigo mismo
- Comunicación interpersonal
- Comunicación organizacional
142
CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
1. Comunicación interna o de régimen interior
Se le denominan a aquellas comunicaciones que tienen como objetivo transmitir
una información dentro de la propia empresa.
Comunicación Escrita Oral
Interna
Memorando, boletín, circular, instrucción, informe interno, tabla o estado, nota o “Inter Office”, comunicado interno, memorias, actas, convocatorias, etc.
Entre personas, teléfono, intercomunicadores
La comunicación interna según el nivel que ocupe en el organigrama empresarial puede ser horizontal o vertical.
→→→→ Comunicación horizontal: El fin de la misma es promover el intercambio
de datos e impresiones sobre un mismo nivel jerárquico o de su mismo
grupo. Ejemplo: cuando se transmite información entre el Jefe de
Departamento de Contabilidad y el de Finanzas.
→→→→ Comunicación vertical: Se efectúa entre dos personas que ocupan cargos
de diferente nivel dentro de la empresa. Pueden ser de dos tipos,
ascendente o descendente, según la dirección en que se transmitan.
Comunicación descendente: Cuando se transiten de un cargo superior a
un cargo inferior. Por ejemplo: Del gerente a los subdirectores y comprende
las órdenes, los objetivos, las tareas, las informaciones, las explicaciones,
instrucciones, conocimientos, indicaciones, planes y los procedimientos a
aplicar. La comunicación descendente es más fluida que la comunicación
ascendente.
143
CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Comunicación ascendente: Va de los subordinados a los dirigentes. Tiene
como fin comunicar datos, noticias, opiniones, aspiraciones, sugerencias,
informe de lo realizado, respuesta a los mensajes. Se utiliza en empresas
donde existen ambientes participativos y democráticos. Se pone de ejemplo
a través de las sugerencias, procedimientos para manifestar inconformidad,
etc.
2. Comunicación externa: Se crearán estructuras de comunicación que
favorecerán las informaciones esenciales para los accionistas, socios financieros,
proveedores, distribuidores, electores locales, clientes, medios de enseñanzas,
poderes públicos y medios de comunicación.
Comunicación Escrita Oral
Externa Carta, fax, correo electrónico, informe, telegrama, etc.
Teléfono
3. Comunicación transversal: Se hace entre personas de diferentes niveles y es
para acelerar el flujo de información, eliminar la incomprensión y coordinar
esfuerzos para lograr los objetivos de la empresa.
4. Rumor: Para que el rumor circule es necesario que el asunto tenga cierta
importancia para las personas de la empresa. Por ejemplo: Cambios salariales,
Cambios de horarios, Movimientos de los jefes, etc.
PROBLEMAS QUE SE DERIVAN DEL MAL USO DE LAS COMUNICACIONES
- Mensajes mal expresados
Son aquellos que expresan defectos como: mala selección, frases y palabras
vacías, omisión por descuido, falta de coherencia, mala organización de las ideas,
vocabulario inadecuado, repeticiones que no tienen sentido, jerga y falta de
capacidad para aclarar los conflictos.
144
CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
- Interpretaciones defectuosas
Con frecuencia no es suficiente transmitir una comunicación palabra por palabra,
esta debe ser expresada a través de vocablos apropiados de acuerdo con el
medio en que se desenvuelve el que recibe el mensaje o debe responder a una
interpretación que debe ser comprendida por este.
- Falta de atención
En las comunicaciones orales, los que no escuchan, con frecuencia no lo hacen
porque están preocupados por problemas personales o porque no pueden esperar
a expresar lo que piensan. No saber escuchar es un defecto muy frecuente. En
cualquier caso, el esfuerzo para comunicarse con alguien que no escucha fracasa.
RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA
1. Antes de expresarse debe pensar primero. Razone lo que quiere decir y por
qué lo quiere decir, antes de decirlo
2. Ajuste lo que quiere decir a lo que está escuchando y a la situación
3. Tenga en cuenta que hay más comunicación de la que recibe el oído, su
cuerpo también dice algo y mucho más las expresiones de su cara
4. Hable teniendo en cuenta las necesidades del que lo escucha así es más
probable que el mensaje sea recordado
5. Obtenga cierta retroalimentación del receptor para cerciorarse que el
mensaje es entendido y aceptado
6. Respalde sus palabras, en lo posible, con acciones
EL ARTE DE ESCUCHAR (escucha activa)
¿Qué es escuchar?
Oír con atención lo que dice otra persona. Significa hacerlo de forma activa,
buscar y concentrarse en el contenido, fijarse en las palabras del que está
comunicando y evitar distracciones.
145
CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Ventajas de saber escuchar
• Reduce la tensión
• Aumenta su poder (obtiene más información)
• Ayuda a comprender a los demás
• Se aprende
• Estimula la cooperación de los demás
• Facilita la negociación y la solución de las diferencias de criterios y
conflictos
• Proyecta una imagen de inteligencia y respeto hacia los demás
• Aumenta la confianza del interlocutor
¿Cómo escuchar bien?
1. Deje de hablar (usted no puede oír si está hablando).
2. Demuéstrele confianza a su interlocutor (ayúdelo a sentirse que es libre
para expresarse).
3. Muéstrele que usted quiere oír (parezca y actúe interesado).
4. Elimine las distracciones (no se distraiga jugando con pedazos de papel,
etc.).
5. Trate de ser empático con él (trate de ponerse en su lugar de manera que
usted pueda comprender su punto de vista).
6. Sea paciente (dedique bastante tiempo, no interrumpa, etc.).
7. Mantenga su humor (una persona colérica toma el peor significado de las
palabras).
8. Sea prudente con sus argumentos y críticas (esto puede predisponer a la
otra persona o ponerla a la defensiva. No discuta)
9. Haga preguntas (esto lo estimula a él y muestra que usted lo está
escuchando, además ayuda a desarrollar otros temas)
146
CAPÍTULO XI. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
LA CONVERSACIÓN Y LA DISCUSIÓN
- La buena pronunciación y articulación de las palabras, la claridad y la forma
natural de emitirlas son factores esenciales de la conversación
- Es necesario hablar con un ritmo adecuado
- El tono de voz debe ser moderado
- Al conversar tenga en cuenta la proxemia
- No está bien gesticular o hacer movimientos exagerados
- No debemos abandonar la conversación sin solicitar y obtener permiso. Es de
mal gusto interrumpir la conversación y cambiar continuamente de tema
- Las normas de saludo y despedida deben ser observadas al iniciar y finalizar
cualquier tipo de conversación
- Es una demostración de cortesía iniciar la conversación interesándose por la
salud del interlocutor y de la familia de este, si el grado de amistad así lo
permite.
- Cuando alguien se preocupe por nuestra salud, debemos responder en este
sentido. Evitemos contestar con la misma pregunta para que no queden
ambas sin respuesta.
147
CAPÍTULO XII EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
La utilización del teléfono es un hecho muy habitual desde que Alexander Graham
Bell, estableció, hace ahora algo más de cien años, los principios básicos de su
funcionamiento.
Para muchos el teléfono puede ser un objeto frío y molesto. Para una secretaria es
un instrumento fundamental que hay que saber manejar. El teléfono y los
intercomunicadores son medios de comunicación oral utilizados en las oficinas
para transmitir mensajes. Una de las actividades más importantes que lleva a cabo
una secretaria es la gestión telefónica. En muchos casos supone más del 50 por
ciento del trabajo que realiza durante todo el día.
Este medio es la primera fuente de contacto, en algunos casos la única. El
teléfono facilita mucho la labor diaria de la secretaria que es ayudar al jefe. La
secretaria siempre hace de filtro y le pasa al jefe las llamadas que ella no puede
resolver. Para ello tiene que estar informada de la actividad que se lleva a cabo y
mantener una fluida relación de trabajo, porque de ese modo como secretaria
148
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
puede tomar decisiones. Hay que saber cuándo algo es importante o cuándo es el
momento idóneo para que le pase llamadas al jefe que no son de carácter
urgente. Se trata de ser una secretaria y no una telefonista.
LA PERSONALIDAD TELEFÓNICA
La voz: debe ser: Atenta, viva, natural, agradable, clara. En muchas ocasiones, la
persona que está al otro lado de la línea sólo conocerá a la secretaria por su voz.
Su sonoridad, timbre e inflexión pueden transmitir información sobre ella. En
muchas ocasiones el público habla de una "excelente secretaria" sin conocerla,
guiados solamente por forma amistosa y cordial con que ha sido tratado por
teléfono.
Velocidad: si la Secretaria habla con rapidez no se hará entender, ya que las
palabras se atropellan y no se deja bien expresado el pensamiento. Por otro lado,
tampoco es correcto hablar con tanta lentitud y hacer que el que escucha espere
pacientemente por cada palabra. Lo más conveniente será una velocidad
moderada, fácil; ni muy rápida ni muy lenta, es decir hablar de forma natural sin
afectaciones.
Tono: los tonos de los sonidos son altos o bajos. Las voces masculinas son
normalmente de tono bajo; las femeninas de tono alto. Si el tono es demasiado
alto, la voz parece un chillido y es débil; si el tono es demasiado bajo, puede
parecer antinatural.
Intensidad o volumen: algunas personas tratan de hacerse oír por teléfono
como si no hubiera cables por medio. Hay otras que hablan en tono tan bajo que
apenas se les puede oír y hay que forzar la atención para entenderlas. Aunque no
son convenientes esos extremos, tampoco es bueno emplear una intensidad
constante y uniforme, ya que resulta aburrido.
149
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
LA LLAMADA TELEFÓNICA
El teléfono permite ponernos en contacto de forma inmediata con otras personas,
de hecho, todos recibimos varias llamadas al día, sin embargo, no todos
cumplimos con unas normas básicas de cortesía y educación con nuestros
interlocutores.
Cuando hablamos por teléfono, no nos pueden ver físicamente, pero pueden
"imaginarnos" con gran facilidad, todo dependerá de la conducta que tengamos al
teléfono.
Hay que recordar que el teléfono es para muchas personas la primera impresión
que se lleva de una empresa, es por lo tanto, un aspecto muy importante a tener
en cuenta.
Normas generales a tener en cuenta al recibir llamadas.
� Coger el teléfono apenas suene � Al levantar el auricular, responde inmediatamente, sin que tenga que
esperar al interlocutor
� Al descolgar el auricular de inmediato la secretaria terminará cualquier
conversación con alguna persona de la empresa
� No cubrir el teléfono � Sonreír levemente, este gesto ayuda a preparar una entonación amable.
Esta demostrado que una sonrisa genera eficacia, expresa alegría y buen
humor
� No tener nada en la boca que pueda entorpecer la comunicación (cigarros,
caramelos, chicles, bebidas, etcétera.)
150
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
� Tener siempre, al alcance de la mano lápiz, papel y tu agenda personal
� No responder simplemente ¿Sí? o ¿Qué?, esto muestra falta de modales
� Tampoco debes responder "diga" o "dígame" ni por supuesto palabras
como "aló"
� Saludar e identificarse, pudiendo decir: "(nombre de la empresa) + (saludo)
+ le atiende (nombre)"
� No expresar "le atenderán enseguida", si realmente tendrá que esperar
varios minutos escuchando, en muchas ocasiones, la molesta musiquilla de
espera
� En un principio, tratar a la gente siempre de usted
� Situar el micrófono al lado de la boca, y no apoyarlo sobre el hombro
� Al hablar despacio, no sólo entenderán mejor, te dará seguridad,
tranquilidad y favorecerá el fluir de tus ideas
� Si al hablar la dicción y la expresión no es buena, puede que no te
entiendan o que lo hagan de forma incorrecta
� Tu voz ha de sonar clara, agradable. No emplees un tono de voz que
indique indiferencia o desgana
� Nunca hables alto
� No importa lo aburrida u ocupada que puedas estar, has de mostrarte
siempre amable, paciente y tolerante cuando hables por teléfono
� Procura inspirar confianza y seguridad, esto hará que tu interlocutor piense
que trata con una empresa eficiente
151
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
� Cuando recibas una llamada, apunta el nombre de la empresa y la persona
que te ha llamado
� Si no has entendido el nombre, pídele por favor si te lo puede deletrear
� Si te dan el nombre, debes recordarlo en el futuro, siendo muy positivo
nombrarlo si reconoces su voz en próximas llamadas (siempre que estés
muy segura de que se trata de esa persona)
� Si durante la conversación no entiendes algo, di con un tono de voz normal
o un poco más bajo, "lo siento, pero no le oigo bien, ¿puede repetírmelo,
por favor?"
� Escucha atentamente lo que tienen que decirte. Evita las interrupciones, así
podrás determinar con exactitud que es lo que quiere decir tu interlocutor
� Si no te queda más remedio que interrumpir, debes hacerlo de la manera
más cortés posible
� Si recibes una llamada que pertenece a otro departamento, no culpes a tu
interlocutor; comunícale los datos relativos al departamento y persona
competente. Desvía la llamada siempre que te sea posible
� Si tienes que pasar una llamada y la línea esta ocupada, díselo a tu
interlocutor y, si desea esperar, cada 25 segundos dile: "lo siento, la línea
sigue ocupada". Cuando la línea quede libre dile:"le paso y gracias por
esperar"
152
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
� Tanto en casa como en el trabajo, si la llamada no es para tí, no llames a la
otra persona a gritos y no golpees el aparato al posarlo. No hagas ningún
comentario mientras el aparato esté descolgado
� Si tienes que buscar una información y tienes que abandonar el teléfono,
pide disculpas: "perdone un momento, voy a informarle". Si la espera ha
durado un rato, vuélvete a excusar diciendo: "siento haberle hecho esperar"
� Si prevés que la búsqueda puede durar bastante, informa a tu interlocutor
del tiempo aproximado de espera o pregúntale si prefiere telefonear más
tarde o que le llames tú cuando tengas la información
� Prevé tu sustitución en momentos de ausencia, para no dejar el teléfono sin
asistencia
� No esperes más de tres timbrazos para descolgar el teléfono
� No termines primero ni bruscamente. Termina la conversación
amablemente y posa el auricular con suavidad. Puedes despedirte diciendo:
"gracias por llamar"
Como reaccionar ante llamadas coléricas.
� Evítalas siempre que puedas, no te dejes llevar por el mal humor.
� Si la persona se muestra muy brusca y agresiva, debes recriminarle su
comportamiento pero NO de un modo enérgico o irritado, ello le provocaría
aun más.
• Contesta de forma serena y pausada.
153
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
� Indícale que su conducta no es la correcta y si persiste en su actitud, debes
decirle que le colgarás el teléfono, a la espera de poder mantener una
conversación razonable en otro momento. Si persiste en su actitud no
tendrá más remedio que colgar el teléfono
� Hay que tener muy en cuenta que colgar el teléfono airadamente, dejando a
tu interlocutor con la palabra en la boca, es uno de los signos de ofensa
más graves
� Lo que no debes hacer nunca es pasarle la llamada a otra persona de tu
empresa Normas generales a tener en cuenta al realizar llamadas.
� Sé breve, tal vez tú tengas todo el tiempo del mundo, pero probablemente
tu interlocutor no
� Debes tener preparado un esquema de lo que vas a decir
� Si te han pasado a una extensión equivocada, recuerda que la culpa no es
de la persona que coge el teléfono
� Piensa antes de hacer la llamada si es el momento más adecuado para
hacerlo.
� Si tienes que aclarar nombres o números, emplea códigos sencillos y
universales
� Cuando te equivoques al marcar el número de teléfono, debes ofrecer
siempre disculpas y no cuelgues sin decir nada
� Si llamas desde una casa u oficina ajena, sé muy breve y utiliza un tono de
conversación correcto. El tono alto indicaría falta de educación, pero un
154
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
� tono demasiado bajo se podría considerar que se habla de cosas muy
secretas, tampoco sería correcto
� Si la llamada la realizas desde un teléfono público, sé breve (mucho más
cuando haya personas esperando). Utiliza un tono de voz correcto y
gesticula lo menos posible
� Restringe las llamadas particulares al trabajo de amigos o familiares. Su
duración será lo más breve posible ya que en muchas ocasiones no es el
momento más adecuado para recibir este tipo de llamadas
El horario de las llamadas.
� No telefonees demasiado temprano por las mañanas ni muy tarde por la
noche
� Si llamas a domicilios con niños pequeños o personas mayores, se muy
prudente con tus llamadas y vigila mucho la hora en que las realices
� No es del todo correcto llamar a las horas de las comidas, esto interrumpe y
suele resultar bastante molesto
� Si llamas al extranjero, ten muy en cuenta las diferencias horarias.
Recuerda que no por estar más lejos has de levantar más la voz, se
prudente
El contestador telefónico.
� Si grabas un mensaje en un contestador telefónico, éste deberá contener la
siguiente información ordenada:
· El número al que se ha llamado
155
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
· El nombre de la persona o personas con las que normalmente se puede
hablar en ese teléfono
· Cuándo podrán hablar contigo
� Si dejas un mensaje en un contestador, como mínimo deberá contener la
siguiente información:
· El nombre de la persona que llama (tu nombre)
· El nombre de la persona con la que deseas hablar
· Día y hora de la llamada (esto lo proporcionan prácticamente los
contestadores)
· Una breve descripción del objeto de la llamada
· Puedes decir cuándo volverás a llamar (si lo haces ¡cúmplelo!)
� Las llamadas que recibas en el contestador, las deberás responder en el
menor tiempo posible
El uso del teléfono móvil.
� Recuerda que el teléfono móvil existe para hablar con otras personas y
escuchar lo que tienen que decirte, no para realizar actuaciones de "cómo
triunfar en los negocios". Se discreto
� Recuerda que su utilización en los aviones está prohibida, ya que podría
crear interferencias
� Cuando llames a un móvil, pregunta si es el momento oportuno para seguir
la conversación
156
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
� Se lo más breve posible
� El servicio de "buzón de voz" que poseen la mayor parte de teléfonos
móviles, debes utilizarlo de la misma manera que un contestador
automático
En una entrevista radiofónica (por teléfono).
� Averigua primero todo lo que puedas de la emisora y del programa. Lo
mejor es escucharlo previamente
� Crea un pequeño guión, sencillo y claro. Recuerda que te preguntarán
sobre cuestiones de tu especialidad y probablemente sobre algo específico
o que sea noticia en ese momento
� Unos minutos antes de la entrevista, te dirán la hora exacta en la que se
realizará. Unos 10 o 15 minutos antes deja lo que estés haciendo y
prepárate
� En la entrevista habla despacio, con claridad y naturalidad. Se concreto,
amable y procura demostrar buen humor, escucha con atención y jamás
interrumpas al periodista
� Si tienes que realizar un comentario comprometido, estate tranquilo, se muy
prudente y tómate el tiempo que te sea necesario (sin pasarte), para
pensarlo bien
157
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO FILTRADO DE LA LLAMADA Una de las más difíciles de hacer bien, y a veces una de las menos agradables, es
la de hacer de filtro telefónico entre el jefe y los otros. El filtrado de la llamada es
una misión de la secretaria, ya que ella debe proteger a su jefe, evitándole las
llamadas que no le están destinadas y permitiéndole elegir si quiere aceptar o no
la llamada.
Usted tiene que recibir la llamada de personas que, por un motivo u otro, desean
hablar con su jefe. El jefe puede no estar siempre disponible para aceptar las
llamadas por diversos motivos: está en una reunión, tiene un trabajo que hacer, no
quiere hablar con determinada persona ahora, no la conoce y no quiere perder
tiempo, etc.
Se espera siempre que la secretaria ejercite una acción de filtro, es decir, que
valore cuándo se le puede pasar una llamada y cuándo no. No siempre es fácil
distinguir las llamadas que desea que se le pasen enseguida de las que no desea
recibir. La dificultad consiste en que, además de factores de valoración objetiva,
entran también en juego los factores subjetivos del jefe y otros circunstanciales,
que sólo conoce él y que la secretaria deberá aprender con el tiempo.
Saber mentir para ejercer una acción filtro quiere decir ser espontáneos y
convincentes, aunque la excusa no sea de las mejores.
Para hacer un buen filtrado de llamada debe obtener el “Quién” y el “Qué” de
manera suspicaz.
158
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
Buscas Frases que debe evitar Frases que puede utilizar
EL QUIÉN
¿De parte? ¿De parte de quién? ¿Quién es? ¿Quién está en el aparato? ¿Qué?
¿Es la señora.? ¿Es el señor ? Sería tan amable de decirme su nombre, por favor. ¿A quién tengo que anunciar? (Esta frase se utilizará sólo cuando está seguro de poderlo poner al habla con la persona solicitada)
EL QUÉ ¿Para qué es? ¿Sobre qué asunto?
¿En qué puedo ayudarlo Sr.?
TRASMITIENDO LA LLAMADA
“Se lo paso enseguida” “Le paso el departamento”
“Un momento, por favor, le pongo en comunicación con el Sr. …” “Le pongo en comunicación con el Sr. Ramírez que es el responsable de la contabilidad del cliente”
Reglas para realizar acciones de filtro
• No ser prepotente o arrogante en las preguntas a quien insiste en hablar
con el jefe
• Si ha llamado repetidamente, comuníqueselo a su jefe
• No decir nunca “No puedo molestarlo”. A nadie le agrada ser tratado como
un inoportuno
• Si alguien llama para conseguir una entrevista y no es conocido, es
indispensable saber el motivo
MENSAJES TELEFÓNICOS
Tomar correctamente nota de quien ha llamado y del eventual mensaje que ha
dejado es muy importante. Para esto pudiera utilizar el modelo que muestra la
figura 1 y 1A.
159
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
A: ___________________________ De: __________________________ Empresa: ____________________ Teléfono: ____________________
� Ha llamado
� Volverá a llamar
� Quiere que usted le llame
� Ha venido a verle
� Quiere que usted le visite
� Urgente
Recibido por : __________________ Hora: __________ Fecha: _________
Figura 1. Modelo para asentar los mensajes.
FECHA/H E/S CONTACTO EMPRESA TFNO.
OBSERVACIONES
Figura 1A. Modelo para llevar el control de las llamadas telefónicas realizadas.
Ha dejado el siguiente mensaje:
160
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
Estos modelos sirven para tener controlados los mensajes, evitando llenarle el
escritorio a su jefe con hojitas que corren el riesgo de extraviarse.
CÓMO TOMAR UN MENSAJE Para tomar un mensaje debe seguir las siguientes reglas:
- Formular de nuevo el mensaje mediante el uso de la técnica “Reformulación eco” o bien “Reformulación aclaración”
- Evite responder “Si”, “Si está claro”; acotando toda la información que su
interlocutor le está dando
Reglas para tomar los mensajes telefónicos
� A la hora de transcribir el nombre de quien ha llamado y su número
telefónico, debe prestar mucha atención y repetir todos los datos, para estar
segura que ha entendido y escrito correctamente
� Ser precisa a la hora de escribir los mensajes y no dejar de escribir el día y
la hora de la llamada. Es importante para evitar malentendidos
� Conservar las copias y tener la costumbre, si tiene que llamar, de señalar
las llamadas que tiene que hacer, incluso de color rojo para identificarlas
inmediatamente
� Cuando la llamada de respuesta sea necesario hacerla con algunos días de
distancia es preferible anotarlo en el día correspondiente de la agenda.
Basta poner una nota: “Llamar a........, teléfono.......”
� Señalar las llamadas hechas según se van realizando. De esta forma se
evita llamar dos veces a la misma persona sin motivo
161
CAPÍTULO XII. EL TELÉFONO COMO ARMA DE TRABAJO
EL LISTÍN TELEFÓNICO
Es un grupo de hojas que se encuentra, generalmente, al final de la agenda,
cuando esta es de hojas intercambiables. Si tiene que salir del despacho por
motivos de trabajo y no lleva más que una agenda en ella deben estar todos los
datos que pueden ser de utilidad, sin necesidad de llevar un listado aparte.
En este tipo de listín se escribirán todos los datos de su jefe; su teléfono y
dirección particular. Se escribirán también todos los números y direcciones,
incluidos los particulares, de los colaboradores más cercanos a su jefe.
Por ejemplo:
- Nombre y apellidos
- Título y cargo que ocupa
- Nombre de la empresa
- Dirección de la empresa. Si es de confianza la de su domicilio
- Nombre de su secretaria
En otra página se anotarán los números de uso frecuente:
- Aeropuertos
- Terminal de ómnibus
- Terminal de trenes
- Taxis
- Servicios de correos
EL DIRECTORIO TELEFÓNICO
Llamado comúnmente guía telefónica, es una publicación de la empresa
correspondiente, que ayuda a encontrar el número de teléfono al que se desea
llamar. El Directorio telefónico agrupa, por orden alfabético, los nombres de los
usuarios de acuerdo con la función social que desarrollan.
162
CAPÍTULO XIII COMUNICACIONES INTERNAS COMUNICACIÓN INTERNA O DE RÉGIMEN INTERIOR Se denominan así por tener como finalidad transmitir una información dentro de la
misma empresa. La forma escrita es la más usual en que se realizan, pero
también pueden realizarse mediante la utilización del teléfono, los
intercomunicadores o simplemente una transmisión oral entre dos personas.
Todo esto implica que la secretaria tenga un amplio conocimiento sobre la
disposición estructural de las diferentes modalidades de documentos, ya que en la
mayoría de los casos, el jefe se limitará a indicarle que envíe a un departamento
de la empresa un memorando, un comunicado interno, etc., con relación a un
determinado asunto, del que le orientará las líneas generales, y a ella le
corresponderá redactar el texto teniendo en cuenta la forma del documento en
cuestión, que , una vez concluido, someterá a la aprobación de su jefe.
CLASES DE COMUNICACIÓN INTERNA Las cartas comerciales representan el grueso de los documentos que la secretaria
debe redactar, pero existen otros destinados al uso interno de la empresa como
son: memorando, Nota o “Inter – Office”, Comunicado Interno, Memorias,
Boletines, Informe, Órdenes de Servicio, los Avisos, etc.
MEMORANDO
El memorando es una forma de comunicación interna. Los mensajes que se
expresan en él deben ser sencillos y concisos.
163
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
Objetivos y usos
El memorando se utiliza para la comunicación interna entre distintos
departamentos de una misma empresa. Debe contener asuntos expresados con
brevedad y claridad. Puede usarse para solicitar o suministrar datos, informes,
modelos, para citar a una reunión, para recordar el cumplimiento de alguna
actividad, etcétera.
En la mayoría de las empresas existe este modelo impreso, de no ser así deberán
seguirse las instrucciones siguientes:
- En la parte superior debe constar, centrado, el nombre de la razón social, e
inmediatamente debajo, la palabra Memorando, escrita toda en
mayúsculas
- Después se dejan tres espacios para la fecha. La fecha se escribe
enteramente en número
- A:, De:, Asunto:, se pondrán a un espacio, con inicial mayúscula y con dos
puntos finales
- El nombre del destinatario y su cargo en la empresa, se escriben después
de la preposición A:
- El nombre de quien firma y su cargo en la empresa, se escriben después
de la preposición De:
- En el asunto se pondrá el tema a tratar
- Se dejan tres espacios para escribir el texto. El mensaje debe expresarse
de forma clara y breve, sin frases largas ni giros complicados. Dada la
extensión del documento (normalmente de media hoja), lo más adecuado
es mecanografiarlo a dos espacios
- La firma a tres espacios del texto
- Las iniciales de identificación se pondrán a tres espacios después de la
firma
164
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
El saludo y la despedida en el memorando son opcionales. El saludo debe
ponerse a tres espacios después del asunto o referencia y la despedida tres
espacios después de la última línea del texto.
En la actualidad con el uso de la computadora, se pueden obtener diferentes tipos
de plantillas, como por ejemplo: cartas, memorando, informe, fax, boletines, etc.,
utilizando las opciones de Plantillas del menú Archivo, del programa Microsoft
Word.
Destino del original. Número de copias y sus destinos
El original del memorando se remite al destinatario y la copia o duplicado se
destina al archivo de la oficina que lo envíe. En el memorando no es frecuente la
necesidad de más copias que la del archivo.
NOTA O “INTER – OFFICE”
Comunicación simple, de estructura extremadamente sencilla. Su objetivo es
transmitir una información concreta, que se puede escribir de una manera muy
breve.
Estructura de la Nota o “Inter – Office”
- Nombre y cargo del destinatario
- Nombre y cargo del remitente
- Texto que contiene la información que se ha de transmitir
- Fecha y Hora
- Firma del remitente. (alineada al margen derecho)
- De forma opcional se puede escribir la palabra “Recibí”, con el objetivo de
que el destinatario firme como constancia que recibió la información
165
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
COMUNICADO INTERNO
Normalmente se utiliza en empresas grandes y su función es transmitir
informaciones que por lo general provienen de altos cargos de la empresa.
Características
Puede ir dirigido a todos los trabajadores de la empresa o únicamente a una
persona en particular.
Estructura del Comunicado Interno
- Nombre de la empresa
- Nombre del departamento o de la persona que emite el comunicado interno
- Alineada a la derecha, la fecha
- Datos del destinatario
- Texto
- Firma del remitente
MEMORIAS
Son documentos generalmente de las Sociedades Anónimas (S.A). Su objetivo es
informar sobre los resultados que ha obtenido la sociedad.
Característica
Deben ir siempre acompañadas de los correspondientes estados financieros.
166
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
BOLETINES
Son publicaciones que circulan dentro de la empresa con el objetivo de informar al
personal sobre diferentes asuntos. Constan de pocas páginas y se utilizan en las
grandes empresas. En este boletín se pueden tratar los siguientes temas:
- Cómo marcha la empresa
- Relacionados con el personal
- Asuntos personales
ORDEN DE SERVICIO
Es un documento interno que se utiliza para comunicar una decisión o acuerdo de
la dirección al conjunto de sus empleados y para incorporar una orden o directiva
que entrará en vigor en un plazo muy breve.
Forma correcta de estructurar una orden de servicio
- En el encabezamiento debe aparecer la frase orden de servicio, escrita en
mayúsculas y centrada
- El texto debe ser breve y conciso
- Finaliza con el bloque de la firma, que incluye la firma manuscrita y, debajo,
el cargo del autor
AVISO
Se utiliza para comunicar un mensaje muy breve al conjunto de la empresa. Su
estructura es muy similar a la de la orden de servicio, de la que se diferencia por
no llevar un acuerdo implícito.
167
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
Estructura del aviso
- En el encabezamiento debe aparecer la palabra Aviso, escrita en
mayúsculas y centrada
- El texto debe ser lo más breve posible
- La fecha se escribe a continuación del texto, alineada con el margen
derecho
- El bloque de la firma comprende la firma manuscrita y el cargo del autor
INFORME Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto.
La gestión y dirección de una empresa requieren la elaboración constante de
informes, sobre cuestiones rutinarias o sobre cambios estratégicos para el futuro
de la empresa. Tanto es así, que ninguna decisión importante se suele adoptar sin
elaborar antes un informe.
El informe es entre todos los documentos destinados a la correspondencia interna,
el que más trabajo requiere, por su complejidad y extensión.
El papel de la secretaría en cuanto al informe es importante porque, aunque no
interviene casi nunca en la redacción del mismo, su tarea es pasarlo en limpio y
darle una forma atractiva que permita que su lectura sea clara y amena.
Características del informe
- Debe ser preciso
168
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
- Estar bien dispuesto
- Ser de lectura fácil y sencilla
De forma general un informe consta de las siguientes partes:
- Parte introductoria
- Resumen
- Texto
- Parte final
Parte introductoria
Incluye distintos elementos como son: la portada, la página en blanco, (llamada
también página de cortesía), la página de título y una pequeña introducción.
En la portada se indica el nombre del informe. A continuación se añade la página
en blanco. Tras ella la página del título que incluye además del título del informe,
el nombre de la empresa, el del autor o autores, su cargo en la empresa.
Seguidamente, se ofrece una breve introducción al tema tratado en el informe y,
si procede, se expresa el agradecimiento a las personas que hubieran colaborado
para su realización.
Resumen
No es obligatorio, pero resulta muy práctico incluir a continuación de la parte
introductoria un resumen del informe de aproximadamente una hoja de extensión,
para que cualquier persona pueda tener una idea clara de su contenido sin tener
que leerlo enteramente.
169
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
El texto
Debe estar mecanografiado a un espacio, dependiendo de la extensión del
informe. Se numerarán secuencialmente los distintos apartados y subapartados
para clasificar su lectura, así como se utilizarán varias tipografías y tamaños de
letras para diferenciar los distintos niveles de la narración.
Parte final
Debe incluir los elementos siguientes: un índice o sumario, una relación de notas
si las hubiera, la bibliografía, y una relación de tablas y gráficos.
Los índices a utilizar pueden ser temáticos o alfabéticos. El índice temático recoge
por orden los títulos de los distintos apartados y subapartados de que consta el
informe e indica la página en la que aparecen. El índice alfabético no reproduce la
estructura del informe sino que ofrece una relación ordenada alfabéticamente de
los términos más importantes o significativos que aparecen en éste. (Este tipo de
índice, sólo resulta útil en caso de un informe muy extenso, que utilice una
terminología especialmente técnica o compleja).
Recomendaciones para presentar el índice
- Debe redactarse una vez finalizado totalmente el informe, ya que cualquier
modificación o ampliación de última hora modificará la paginación.
- Puede ir centrado en la página o bien alineado a la izquierda. Entre el
apartado reseñado y la indicación de la página en que aparece se utiliza
una línea de puntos.
170
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
Notas
Son aclaraciones de algunas palabras o expresiones empleadas en el texto. La
forma correcta de introducirla es añadiendo un número volado (Ejemplo: efímero1),
a continuación de la palabra que debe ser explicada. Esta nota puede aparecer a
pie de página o en la parte final del informe, numerando secuencialmente todas
las notas que aparecen en el informe.
Bibliografía
Se reflejará la fuente de información, es decir, si para la redacción del informe se
han consultado una o varias o publicaciones, es preciso indicarlo. Las obras
citadas deben constar de forma completa, con el título de la obra en cursiva, el
nombre del autor y la fecha de publicación del libro.
Relación de tablas y gráficos
Cuando el informe posee un contenido técnico o económico, se suele ilustrar el
texto con diversas tablas y gráficos, que deben estar relacionadas al final del
informe, indicando su título y la página en la que aparecen. Esta relación se
mecanografiará en bloque, separando el título de la tabla o gráfico del número de
página en la que aparece mediante una línea de puntos.
TIPOS DE INFORMES
Informe interno
Se denomina así a un breve comunicado que se envía a un superior para que esté
informado de las actividades que realiza diariamente un empleado determinado,
en relación con un asunto específico.
171
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
Informe de incidencia
Informe que se hace al regresar el jefe luego de un período de ausencia, ya sea
por viajes de negocios o vacaciones. Para esto cuenta con la persona que dejó a
cargo de la empresa y con su secretaria. El informe puede hacerse verbal o por
escrito.
Para confeccionar el informe pueden seguirse los siguientes pasos:
- La secretaria se reunirá con su jefe a primera hora para ponerlo al corriente
de las incidencias. Para esto realizará un pequeño resumen de lo acaecido
cada uno de los días en que estuvo ausente, reseñando los asuntos más
importantes y aquellas otras incidencias, que aunque sean de menor
importancia, puedan presentar algún interés
- Le expondrá las decisiones que ha tomado o la forma en que ha resuelto
los problemas que se fueron presentando, así como las razones que la han
llevado a actuar de determinada manera
- A continuación le expondrá en primer lugar aquellos asuntos urgentes que
no admitan demora
- Le presentará la correspondencia recibida por orden de prioridad
- Le presentará un listado de la correspondencia y de las llamadas por
responder
- Lo actualizará sobre los nuevos compromisos de su agenda, así como
cancelaciones o modificaciones ocurridas en su ausencia
172
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
Informe del viaje
Se realiza con el objetivo de dejar constancia de todo lo acordado en la
negociación, así como los compromisos adquiridos.
Para ayudar a su jefe a realizar el informe del viaje puede seguir los
siguientes consejos:
- Tomar nota de todas las gestiones pendientes que se deriven de lo
sucedido durante el viaje
- Anotar en la agenda todos los compromisos contraídos durante el viaje
- Recopilar y ordenar las tarjetas de visita recibidas por su jefe durante el
viaje
- Enviar notas de agradecimiento y cuando proceda, los pequeños obsequios
que su jefe le indique
Informe de gastos
Luego de un viaje de negocio se realizan los informes de gastos, donde se deja
constancia de los gastos incurridos.
Procedimientos para realizar el informe de gastos
- Se anotará en primer lugar los pagos efectuados antes del viaje (Ejemplo:
la compra de los pasajes, así como los trámites de inmigración y aduana,
entre otros)
- Se reseñan por separado los pagos efectuados con cheques y los
realizados al contado
- Para justificar los pagos efectuados, se entregarán todos los comprobantes
de los mismos, ordenados cronológicamente
173
CAPÍTULO XIII. COMUNICACIONES INTERNAS
LA CIRCULAR
Estructura:
• Destinatario • Asunto • Saludo • Texto • Lugar • Nombre del Emisor • Cargo y nombre del Jefe de la Entidad
LA RESOLUCIÓN Estructura:
• Número de la Resolución. • Por cuanto. • Resuelvo. • Lugar, fecha y Año. • Nombre del editor.
EL NOMBRAMIENTO Estructura:
• Resolución que lo ampara • Resuelvo • Nombre del asignado • Notificación • Lugar, Fecha y Año • Nombre y Cargo
174
CAPÍTULO XIV COMUNICACIONES EXTERNAS GENERALIDADES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA Una de las muchas funciones de la secretaria consiste en la gestión de la
comunicación escrita, la cual, en su forma de Carta Comercial, suele realizarse en
dos etapas: primero, la toma al dictado y luego su posterior transcripción en forma
de escrito original.
DICTADO
La toma al dictado requiere de tres condiciones básicas:
1. El conocimiento de un sistema de signos o escritura tan rápido como el
habla.
2. Una profunda atención hacia lo que el dictante expresa, para captar la
totalidad de la comunicación.
3. Un nivel cultural medio que permita transcribir los conceptos sin
confusiones ni errores.
175
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS Sistema de dictado
- La expresión verbal directa es la forma más sencilla de dictado, a partir de
la cual la secretaria recogerá el texto mediante la utilización de los sistemas
de transcripción como: escritura a mano, mecanografía, taquigrafía o la
estenotipia. Además pueden llegar a través del dictáfono o un manuscrito
- El dictáfono: máquina que recoge el dictado oral con absoluta fidelidad
Ventajas
• No es necesario que emisor y receptor estén en el mismo lugar
• El material dictado se puede enviar por correo
• La secretaria puede dedicarse a otra actividad mientras su jefe
procede al dictado
Inconvenientes
• El emisor debe conocer el procedimiento para obtener una buena
grabación
• La secretaria puede recibir instrucciones equivocadas
• La corrección de errores requiere mucho tiempo
- El manuscrito: la secretaria deberá transcribir este tipo de documento, ya
sea para darle un diseño específico o porque éstos recogen gráficos, llaves
o cuadros que imposibilitan su dictado
Ventajas
• Resulta fácil de copiar
• Se puede modificar el borrador
• No es necesario que el autor y la mecanógrafa estén juntos
176
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Inconveniente
• El tiempo necesario para su producción es excesivo
SISTEMAS DE TRANSCRIPCIÓN
1. Escritura a mano: para tomar el texto a mano la secretaria deberá poseer
una buena velocidad de escritura y una letra clara, o por lo menos, fácil de
entender.
2. Mecanografía: consiste en transcribir el documento directamente con la
máquina de escribir o en computadora, a través de un programa de
procesador de texto que permite, en caso de tener que hacer correcciones,
realizarlas posteriormente.
3. Taquigrafía: lenguaje de signos que permite que la persona que copia
escriba tan deprisa como la que habla.
Ventajas
• Es muy rápido
• Las dudas se solucionan en el momento, ya que surgen durante el
dictado
Inconvenientes
• El emisor y el receptor tienen que estar juntos
• Se pueden producir interrupciones
• Sólo es legible para la persona que lo anota
177
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
4. Estenotipia: con este nombre se conoce un sistema mecánico de
transcribir un texto que en cierta forma puede considerarse como
intermedio entre la taquigrafía y la mecanografía. Para este tipo de
escritura se utiliza la máquina de este mismo nombre.
La escritura realizada con este sistema es más rápida que la palabra
hablada, por lo que resulta un método especialmente apto para anotar
reseñas de larga duración, tales como conferencias, parlamentos, etc.
En el ámbito de la empresa tiene poca aplicación ya que es fácilmente
sustituible por la grabación magnetofónica.
TÉRMINOS TÉCNICOS DE UN DOCUMENTO
- Blanco de un documento mecanografiado, es el espacio que no ha sido
impreso
- Mancha o entintado, se designa a los diferentes bloques de páginas de que
se compone el texto
- Párrafo, es cada una de las divisiones del texto en que se fracciona el
documento. Los párrafos se comienzan con inicial mayúscula y terminan en
punto y aparte. Entre cada párrafo como mínimo se debe dejar una línea
en blanco. Los párrafos pueden empezar con sangrado o no en
dependencia del estilo de carta escogido
- Márgenes, son las franjas laterales del escrito (margen izquierdo y
derecho).
La simetría del texto respecto a los bordes laterales del papel es uno de los
aspectos visuales que más llaman la atención. Por lo que al seleccionar un
margen lateral la secretaria deberá tener en cuenta lo siguiente:
178
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
• El margen izquierdo ocupa unos 3,5 cm. en cartas de extensión
media; 2,5 cm. en cartas de más de dos hojas y de hasta 5 cm. en
mensajes escritos cortos
• Al seleccionar el margen izquierdo, se tendrá en cuenta el destino
final del documento; si las hojas deben coserse o introducirse en un
archivador con anillas, se utilizará un espacio superior
El resultado final del documento se consigue no sólo mediante la simetría
de los márgenes laterales, sino también procurando que los márgenes
inferior y superior sean proporcionados respecto a la extensión del texto. En
este caso también, la extensión del texto es la que da pauta para escoger
uno u otro espacio.
Para esto se deberán seguir las siguientes normas:
• Textos muy cortos, espacio inferior grande
• De forma general entre la última línea escrita y el borde inferior del
papel debe haber al menos de 3 a 4 cm., contado desde la última
línea de texto
• Tratándose de la última hoja, este espacio se empezará a contar a
partir del último elemento del bloque de la firma
• En cada una de las hojas, excepto en la última, se deben dejar los mismos márgenes inferiores
- Interlineados, espacios que hay entre una línea y la siguiente. Para
determinar el tipo de espacio interlineal a utilizarse debe tener en cuenta lo
siguiente:
179
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
• La extensión del documento indica el espacio interlineal más
adecuado, por lo que para mecanografiar textos de extensión media
se utilizará el interlineado de un espacio
• En caso de documentos cortos, se preferirá mecanografiarlos a dos
espacios, con el fin de que el texto aparezca lo más centrado posible
respecto a los bordes superior e inferior del papel
• Para separar los distintos apartados de la carta comercial, al igual
que después de un punto y aparte, se añadirá siempre un espacio
suplementario al seleccionado
- Cambio de página, sucede cuando el documento que se redacta tiene más
de una página. Al cambiar de página se tendrán en cuenta los siguientes
aspectos:
• Si no le queda espacio para la despedida o la firma, trate de llevar
hacia la otra página al menos tres líneas del texto anterior y luego
ubique el apartado de la despedida o firma. Comenzar una nueva
página para la despedida o la firma resulta visualmente poco
elegante
• Cuando un documento consta de varias hojas, además de
numerarlas, se debe añadir esta señal (Ejemplo: 2…/..) en el ángulo
inferior derecho del papel. Con ella se indica que el documento
continúa. Aunque a pesar de ser una norma obligatoria en muchas
ocasiones se omite
- El sangrado, no es más que el desplazamiento hacia la derecha de la
primera línea de cada párrafo. Se utiliza para obtener una presentación más
esmerada. Se sangra al principio de cada párrafo dejando unos 7 u 8
espacios; para esto se puede utilizar la barra espaciadora, el tabulador o en
el Menú Formato de Microsoft Word, escoger la opción Párrafo y
predeterminar los párrafos con sangría de primera línea
180
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
- La numeración de las páginas, es imprescindible cuando el documento
mecanografiado tiene más de una página. Esto facilitará su posterior
lectura. Con el avance de la ofimática esto se puede hacer de manera más
sencilla con la utilización del menú Insertar – número de página de
Microsoft Word. Puede utilizar también el menú Ver del mismo programa
para además del número de la página, colocarle al documento otros datos
de referencia como: nombre del documento, autor, fecha, etcétera
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita reviste gran importancia debido a:
- La fiabilidad del mensaje escrito
- Se convierte en una prueba fehaciente de que la información ha sido
comunicada al interesado
- La permanencia. La persona que lo emite se queda con una copia que
podrá ser archivada y utilizada para próximas consultas
ELECCIÓN DEL TIPO DE PAPEL A UTILIZAR
El tipo de papel a utilizar está dado por el tipo de impresora que se utilice para
reproducir el documento. (Ver figura “Tipos de papel”).
En la correspondencia profesional, se suele utilizar un papel con membrete
impreso, en el que figura el nombre y la razón social de la empresa.
181
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Figura Tipos de papel
Reglas para la utilización del papel
→→→→ Procurar introducir el papel en la impresora de forma correcta, cuidando de
que el texto no se superponga al membrete y de que entre ambos
elementos se deje un espacio suficiente
→→→→ Como norma general, sólo se escribe por uno de los lados del papel. Si
excepcionalmente la secretaria utilizara también el anverso de la hoja, y el
documento debiera ir posteriormente presillado, no olvidará dejar un amplio
margen a la derecha ya que éste es el margen izquierdo en la otra cara y
en donde se realizarán los agujeros
182
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS LA REDACCIÓN COMERCIAL
El documento más usual que redactará la secretaria es la carta comercial, en cuya
redacción deberá tener en cuenta tanto la presentación como la estructura. Es
importante que el resultado final sea un texto de fácil lectura y comprensión,
conciso, ordenado y pulcro.
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
En la profesión de secretaria una de las tareas más representativas es sin duda el
mecanografiado de documentos de todo tipo, ya sean, cartas, circulares, informes
o simples notas internas.
Normalmente, la secretaria no es quien redacta estos documentos, aunque sí es
responsable de su mecanografiado y resultado final. La claridad de la expresión de
las ideas, la estructuración de la información en distintos apartados, la utilización
de un estilo sobrio y directo, la pulcritud de su presentación teniendo en cuenta la
ortografía, el centrado y armonía del texto en relación con los bordes del papel son
aspectos que harán que el mensaje llegue de forma mucho más eficaz a su
destinatario. Además de que ponen a prueba, de forma muy visible, su
profesionalidad.
La sustitución de las máquinas de escribir por los procesadores de textos ha
simplificado la tarea de mecanografiado de los documentos. El trabajo de la
Secretaria se facilita a través de diferentes herramientas que brindan los
programas de Microsoft Office.
183
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Importancia de la presentación
La presentación de los documentos enviados revierte gran importancia ya que el
destinatario no dejará de valorar aspectos tales como, la calidad del papel, el
diseño del anagrama, la pulcritud del mecanografiado, la corrección ortográfica, la
claridad de las ideas expuestas. Estos aspectos se convertirán en indicativos
de la competitividad de la empresa y de la profesionalidad de la secretaria. Sin
lugar a dudas, una carta mal presentada, con faltas de ortografía o con borrones
inspira desconfianza sobre la empresa y difícilmente conseguirá el propósito
expresado en ella.
Características que debe poseer un documento comercial
- Presentación irreprochable
- Exposición clara de la información
- Corrección de la ortografía y de la sintaxis
LA CARTA COMERCIAL
La carta comercial puede presentar estilos y contenidos muy distintos, pero
siempre posee una estructura similar, divida en varios apartados. Esta forma de
estructurar la información en apartados sirve para facilitar su lectura: el lector sabe
de antemano dónde buscar los datos que le interesan. Así, por ejemplo, con una
simple ojeada a la línea del asunto y a la posdata, sabrá de qué trata la carta o si
contiene un documento anexo, respectivamente.
Existen empresas en que se utiliza el método de escribir la nota en la misma carta
y luego se le saca fotocopia y se envía de vuelta, eso se hace por diferentes
motivos: ahorro de papel, que el documento original tenga todos los recados,
antecedentes, etc.
184
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
También es muy útil el empleo de cartas tipo o modelos para asuntos de mucha
frecuencia en el puesto de trabajo y que se pueden componer y guardar en el
disco duro de la computadora para ser utilizadas en cada caso específico.
No obstante, la secretaria debe ser capaz de redactar documentos a partir de breves orientaciones de su jefe, así como dar respuesta a los problemas rutinarios, consolidación de informes, llenado de planillas, etcétera. Es muy importante que redacte en un estilo parecido al del jefe y con una ortografía impecable, pues así mantendrá su prestigio y le hará ganar tiempo. Esto puede hacerse a partir de borradores o notas que le dicte su jefe, se puede
dar el caso de algunos dirigentes que en vez de redactar un borrador para
responder a alguien, anotan en una esquina de la carta recibida: “Dile que no
puede ser” o “Dile que sí”, o simplemente “OK”.
Con esta nota de su jefe y la carta recibida se redactará la respuesta que debe ser
con la mayor cortesía y que pudiera iniciarse así: “Dando respuesta a su atenta
carta de fecha tal”, etc., o si no: “En referencia a su carta de tal fecha donde nos
solicita, ... tenemos el gusto de informarle que....”
A continuación le daremos algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora
de redactar la carta comercial, con el objeto de facilitar su tarea:
- Antes de escribirla, anotará en un papel las propuestas, los objetivos y las
ideas que se propone plasmar en la carta
- Es aconsejable iniciar la carta con una frase corta, para pasar luego
inmediatamente al párrafo siguiente
- En caso de que se trate de contestar una carta comercial, debe hacerse por
orden, separando los temas uno a uno
185
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Reglas para la redacción comercial
→→→→ Toda carta se dividirá en tres partes: el encabezamiento, el texto y el
bloque de firma
→→→→ El texto debe incluir una introducción, un desarrollo y una conclusión
→→→→ La información se estructurará de forma racional, en distintos apartados
→→→→ Los datos se expondrán de forma clara y concisa
→→→→ El hilo conductor de la carta vendrá marcado siempre por la lógica y por el
sentido común
La carta comercial está divida en tres partes:
- Primera parte Apartados de la Carta Comercial
- Segunda parte La distribución de la carta
- Tercera parte La puntuación
PRIMERA PARTE. APARTADOS O PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
1. Encabezamiento
- Membrete de la empresa
- Fecha
- Dirección interior del destinatario
- Línea referencia
- Línea de asunto
- Fórmula del saludo
2. Cuerpo o Texto de la carta
- Introducción
- Desarrollo
- Conclusión
186
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
3. Cierre
- Fórmula de la despedida
- Antefirma
- Firma
- Posdata (si lo hubiese)
- Anexos (si se requiere)
- Iniciales de identificación (optativo)
A continuación se expresa el contenido de cada uno de los apartados de la carta comercial:
1. Encabezamiento
Es la parte introductoria de la carta comercial y su inclusión es obligatoria ya que
ofrece una información básica sobre la persona a quien va dirigida, la fecha de la
carta, la línea de referencia o el asunto tratado en la misma. Su contenido puede
ser más o menos completo, según las necesidades de cada caso. Algunos de sus
datos son obligatorios, como la fecha o la dirección interior, otros son optativos,
como el número de referencia o la línea de asunto.
Partes de encabezamiento
- El membrete figura en la parte superior de la carta. Hay empresas que lo
tienen impreso y el tipo de papel que usa se denomina: papel timbrado. El
logotipo incluye el nombre comercial de la empresa, su dirección completa y
los números de teléfono y fax. Muchas veces, junto al nombre de la
empresa figura un anagrama, que corresponde al símbolo gráfico elegido
para representarla
- La fecha: es un elemento esencial de la carta; permite situar en el tiempo su
mensaje o significado
187
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
La forma correcta de introducir la fecha es la siguiente:
• Se escribe generalmente en el ángulo superior derecho de la carta,
alineada con el margen derecho, es decir, que finaliza a unos 2 cm.
del borde del papel. Esta regla no se aplica en el estilo simplificado,
bloque y semibloque, en que aparece alineada en el borde izquierdo
• La fecha proporciona una información muy útil por eso es
importante que esté completa; debe incluir el día, el mes, el año y el
lugar de expedición del documento
• El nombre del mes no va con inicial mayúscula, sino que se escribe
en minúscula
• El lugar de expedición se escribe con mayúscula inicial y no debe
cerrarse nunca con un punto sino con una coma. Si ya apareciera en
el membrete de la carta, no es necesario repetirlo
• La fecha se puede transcribir de las formas siguientes:
Ciudad de La Habana, 01.09.2004
Ciudad de La Habana, 01/09/2004
Ciudad de La Habana, 1 de septiembre de 2004.
- Dirección interior: la dirección interior o de destino, es el apartado de la
carta en el que se indica la dirección del destinatario
La forma correcta de escribir la dirección interior es la siguiente:
• Debe constar exactamente de la misma manera que aparece en el
sobre, con la excepción: si la carta va dirigida al extranjero, el país
de destino se escribe en mayúsculas en el sobre, pero sólo con
inicial mayúscula en la dirección interior
188
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
• Se sitúa en el ángulo superior izquierdo y alineada con el margen
derecho, normalmente justo después de la fecha, de entre 2 a 12
espacios más abajo
• En la primera línea, se consigna el nombre del destinatario. En la
segunda, el nombre de la empresa y su cargo en la misma. En la
tercera, se indica la calle, avenida o plaza. Finalmente en la cuarta,
la población y el código postal, la provincia y el país
• No se admiten las abreviaturas para indicar el nombre del
destinatario, sea un particular o una empresa
- Línea de referencia: sirve para indicar el número de archivo de la carta,
dato muy útil cuando es preciso clasificar y distribuir un gran volumen de
correspondencia. La inclusión de un número de referencia no es obligatoria,
pero sí supone un considerable ahorro de tiempo cuando la persona que
abre la carta no es la destinataria de la misma
La forma correcta de introducir esta línea es la siguiente:
• La línea de referencia se sitúa debajo de la fecha, alineada con ésta
por la derecha
• En algunas empresas, sobre todo en las grandes, se tiene por
costumbre añadir las iniciales del autor de la carta y de la persona
que la ha mecanografiado. Ejemplo: REF: AM – at /525, indica que la
carta ha sido redactada por Antonio Martínez, mecanografiada por
Amarilis Torres y que su número de archivo es el 525. De este modo,
si posteriormente la carta es tema de controversia o contiene algún
error, consta la persona que la ha redactado y se puede aclarar con
más facilidad lo sucedido
189
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
- Línea de asunto: tal como su nombre indica, en este apartado se expresa
de forma resumida el asunto que trata la carta. Es un elemento facultativo
aunque, por su gran utilidad, recomienda incluirla siempre
La forma correcta de introducir la línea del asunto es la siguiente:
• La línea del asunto se sitúa normalmente entre la dirección interior y
el saludo, dejando dos líneas entre ambos
• La palabra asunto puede ir escrita en mayúsculas o minúsculas, pero
siempre seguida de dos puntos
• Al finalizar la línea del asunto, no se añadirá ningún signo de
puntuación
• La inclusión de la línea del asunto es obligatoria en el estilo
simplificado
- El saludo muestra de cortesía hacia el destinatario de la carta. Es un
elemento obligatorio en todos los estilos de cartas, excepto en el estilo
simplificado, en el que se pasa directamente al texto aunque se traten de
relaciones puramente comerciales. Existen diferentes fórmulas de saludo,
que evidencian mayor o menor formalidad y confianza. La secretaria deberá
adaptarse al estilo propio que su empresa posee
Formas correctas de escribir el saludo:
• Se escribirá con letra inicial mayúscula
• No se deben abreviar los tratamientos señor o doctor cuando se
utilizan en una fórmula de saludo: se han de escribir completos y
con letra inicial mayúscula
• La fórmula de saludo debe cerrarse siempre con una coma excepto
si se ha optado por el sistema de puntuación abierto, en cuyo caso
no se utilizará ningún signo de puntuación. Algunas fórmulas de
190
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
saludo se encuentran disponibles en el programa Microsoft Word en el
menú Insertar Autotexto:
- Querido/a amigo/a
- Apreciado/a amigo/a
- Señor/señora o Señores/señoras
- Muy señor/a mío/a o muy señores/as míos/as
2. Cuerpo de la carta
El texto, también llamado cuerpo de la carta, es la parte principal y más larga de la
carta, donde se expone el contenido del documento, y se distribuye
adecuadamente en párrafos. Su configuración depende de la extensión de la cara.
El texto puede presentar los contenidos más diversos, como por ejemplo: un
ofrecimiento de servicios, una reclamación, una promoción de un producto o una
invitación. Pero en todos los casos debe constar de tres partes principales: la
introducción, el desarrollo y la conclusión.
Carta breve: se distanciarán los diferentes elementos de la estructura de la carta
más de lo habitual. Así se reducirá el espacio en blanco al final de la página.
También conviene dejar un espacio interlineal superior al normal e incluso, ampliar
los márgenes.
Carta extensa: no hay que esforzarse en que todo quede dentro de la misma
página. Es mejor pasar a la página siguiente que comprimir el texto para que
quepa en una sola. Aunque como se expresó anteriormente, se ha de evitar que
en esa segunda página aparezca sólo la firma o una línea de texto. Siempre
deberá haber como mínimo un párrafo, además del saludo final.
Partes en que está estructurado el texto:
→→→→ La introducción
191
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Mediante la introducción, normalmente muy breve, se anuncia el tema que se va a
tratar o se recuerdan los antecedentes del caso. Ejemplo: “Tal como acordamos
en nuestra reunión del pasado …”, “La celebración de la próxima feria textil será
en el marco adecuado para …”, “Tras exponer su solicitud al consejo de
administración de nuestra sociedad, siento comunicarle que hemos decidido..”,
etcétera.
Si la carta constituye una respuesta a otra anterior, se hará constar en la
introducción mediante los denominados acuse de recibo, como por ejemplo: “En
contestación a su carta del …”, “En relación con su solicitud de admisión del ..”.
→→→→ El desarrollo
El desarrollo es la parte principal del texto en la que se expone el tema de la carta.
Para una exposición lo más clara posible, se procurará seguir estas
recomendaciones:
• Ir directamente al núcleo del asunto, sin circunloquios innecesarios
• Estructurar la información en párrafos
• Utilizar el punto y aparte cuando se inicia otro punto
• Argumentar las opiniones formuladas
→→→→ La conclusión
La conclusión pone fin al texto, resumiendo brevemente su contenido y resaltando
los principales puntos tratados.
3. Cierre de la carta
192
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS La despedida Atendiendo a las reglas de cortesía la carta debe concluir mediante una fórmula de
despedida. Su inclusión es obligatoria en todas las cartas, excepto en el estilo
simplificado en el que se pasa directamente del texto al bloque de la firma.
Como en el apartado del saludo, para esta ocasión también se recomienda usar el
Menú Insertar Autotexto del programa Microsoft Word.
Al incluir una fórmula de despedida se tendrán en cuenta los aspectos siguientes:
• La fórmula de despedida estará en consonancia con la fórmula empleada
para el saludo. Así, si hemos introducido la carta mediante un sobrio “Señor
Torres”, la concluiremos con un “Atentamente” y no con un “Reciba nuestro
más afectuoso saludo”
Si se conoce previamente al destinatario o se mantiene con él una relación de amistad, se escogerá una de estas fórmulas: “Cordialmente” o “Saludos cordiales”. Si por el contrario, no se conoce al interlocutor o éste es una persona importante, se utilizan, entre otras:
“Atentamente”, “Un atento saludo de….”, “Sin otro particular, le saluda…”,
“Aprovechando la ocasión para saludarle atentamente”, “A la espera de su
conformidad, le saluda…”.
• La ubicación de la fórmula de despedida debe ir por lo menos dos líneas
por debajo del texto de la carta, a la derecha, alineada con la fecha excepto
si se utiliza el estilo de bloque, en cuyo caso irá alineada con el margen
izquierdo.
• Se escribirá con mayúsculas inicial e irá cerrada por una coma.
• Debe aparecer siempre en la misma página que el bloque de la firma.
• Puede ir precedida de una frase que guarde relación con el contenido de la
carta, como por ejemplo: “A la espera de sus prontas noticias, le saluda
atentamente….”.
193
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
• Al igual que con el bloque del saludo, se seguirá el estilo propio de la
empresa, y en su defecto el marcado por el destinatario.
Bloque de firma La firma es un requisito indispensable para autentificar la carta. Forma correcta de escribir el bloque de la firma:
• Dado que muchas firmas manuscritas son difíciles de descifrar, es
costumbre añadir debajo de ellas la denominada aclaración de la firma, es
decir, el nombre y el apellido del firmante. Además de su nombre se suele
añadir su cargo en la empresa, a menos que ya figure en el membrete de la
carta
• El nombre y el cargo del firmante van normalmente en líneas separadas,
excepto en el estilo simplificado en que ambos elementos pueden escribirse
en una misma línea.
• Entre la fórmula de despedida y la aclaración de firma se dejará el
suficiente espacio para poder firmar la carta (más o menos unas 4 líneas)
• El bloque de la firma debe ir alineado por la derecha con la fórmula de
despedida. El espacio entre estos elementos dependerá del estilo de carta
comercial utilizado
• Cuando la persona que firma la carta no es la autora de la misma sino un
apoderado, se debe indicar esta circunstancia mediante las iniciales p.p o
P.P, que significa por poder
• En algunos casos el jefe puede autorizar a su secretaria o a otro empleado
de la empresa a que firme las cartas en su nombre. Según el tipo de
delegación de que se trate, el firmante añadirá delante de su firma las
iniciales p.a, que significa por autorización o p.o, por orden
194
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS La Posdata. Se utiliza para incluir algún tipo de información o comentario a una carta ya
terminada. En algunos casos, puede no estar estrictamente relacionada con el
contenido de la carta o bien utilizarse para atraer la atención del lector sobre un
aspecto en particular.
Forma correcta de introducir la posdata:
• Debe situarse de 3 a 5 líneas por debajo del último elemento del bloque de
la firma, alineada siempre con el margen izquierdo
• El texto de la posdata irá precedido de las iniciales P.D, seguida de dos
puntos
• Tras ella, el autor debe firmar nuevamente la carta pero esta vez sólo con
sus iniciales
Anexos Se utiliza cuando se envían uno o varios documentos anexos. De esta manera el
destinatario con una simple lectura, sabrá exactamente cuál es el contenido del
sobre.
Para hacer una correcta reseña de los anexos se deben tener en cuenta los
aspectos siguientes:
• Se escribirá la palabra Anexo en letras mayúsculas, seguida de dos puntos,
dos líneas por debajo del bloque de la firma y alineada con el margen
izquierdo.
• Luego se describirán los distintos documentos adjuntos, debidamente
enumerados, por ejemplo:
ANEXOS: 1. Copia contrato de compraventa.
2. Factura gastos notario.
195
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Iniciales de identificación
En la correspondencia comercial, también suele figurar la referencia de quien ha
dictado la carta y de quien la ha escrito.
Menciones especiales
- Si la carta llevara alguna mención especial como: personal o confidencial,
se anotará cuatro líneas por encima de la dirección interior, a continuación
de la fecha, alineada con el margen izquierdo
- Las menciones especiales se escribirán preferiblemente en mayúsculas. En
el sobre, irán dos líneas por encima de la dirección, en la parte izquierda o
bien escritos transversalmente a mano en el ángulo superior izquierdo
SEGUNDA PARTE. DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA La distribución de la carta comercial no es más que el estilo que se utilice en su
confección.
Existen varios modelos estándares de cartas comerciales que se diferencian entre
sí por el grado de complejidad de su presentación. Los más utilizados son el estilo
bloque y el bloque modificado, aunque existen también el estilo simplificado, el
ejecutivo y el sangrado o escalonado.
La secretaria tendrá en cuenta el estilo propio de su empresa. En la mayoría de
los casos, la elección de uno u otro estilo obedece a preferencias estéticas, la
extensión del texto, o al tiempo disponible.
196
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
ESTILO SIMPLIFICADO
Permite una presentación de gran sencillez y un considerable ahorro de tiempo y
energía.
Características
- Su principal característica es que carece de fórmula de saludo: el texto
empieza directamente a continuación de la dirección interior o, en su caso,
de la línea del asunto
- Tampoco lleva fórmula de despedida: la firma manuscrita se inserta a
continuación del texto, unas cuatro líneas por debajo de éste
- Todos los apartados de la carta sin excepción aparecen alineados con el
margen izquierdo
- La aclaración de firma puede escribirse en una sola línea: el nombre del
firmante y su cargo en la empresa se separan mediante un guión
ESTILO EN BLOQUE
Permite una presentación muy sencilla. Es algo más completo que el estilo
simplificado, ya que incluye una fórmula de saludo y una de despedida.
Características
- Todos los elementos son presentados en bloque, es decir, alineados al
margen izquierdo
- Según la extensión de la carta, entre sus distintos apartados se dejarán de
2 a 4 líneas
- Si el texto incluyera alguna lista o enumeración, también deberá disponerse
en bloque, pero dejando un margen izquierdo más amplio, destacándose
así del resto del texto
197
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
ESTILO BLOQUE MODIFICADO
Es un estilo más elaborado que también resulta muy práctico y rápido. Su
diferencia o modificación respecto al estilo en bloque es que todos los elementos
de la carta están alineadas a la izquierda excepto: la fecha, la fórmula de
despedida y el bloque de la firma.
Características
- La fecha se alinea con el margen lateral derecho y, determinará la de los
otros dos elementos (fórmula de despedida y el bloque de la firma), que irán
alineados verticalmente con la primera letra de la fecha
- Una pequeña variante de este estilo consiste en situar la fecha a la
derecha, pero no alineada con el margen derecho, sino a cinco espacios del
centro de la línea. En este caso, la fórmula de despedida y el bloque de la
firma también han de ir alineados verticalmente con la fecha
- La fecha y la línea de referencia se mecanografían a dos espacios; dos
líneas por debajo del margen superior. La fórmula de despedida y el bloque
de la firma aparecen alineadas con los dos anteriores, dejando dos
espacios entre cada uno de estos elementos
ESTILO SEMIBLOQUE MODIFICADO
Este estilo presenta una única variante respecto al anterior: el principio de cada
párrafo se desplaza hacia la derecha, mediante un sangrado de unos 5 ó 6
espacios o bien usando el tabulador. Si el texto incluyera algún listado o relación,
debe disponerse en bloque, desplazado hacia la izquierda, de modo que
sobresalga claramente sobre el resto, a unos 12 espacios.
198
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
ESTILO EJECUTIVO
Es exactamente igual que el estilo semibloque modificado con una excepción: la
dirección se sitúa al final de la carta, de 2 a 5 líneas después del bloque de la
firma y antes de la posdata, si la hubiera.
Este modelo de carta se suele utilizar para la comunicación con amigos
personales del autor o bien con personas colaboradoras habituales de la empresa.
si en el encabezamiento o membrete constara el cargo en la empresa del autor de
la carta, no será necesario repetirlo en el bloque de la firma.
ESTILO ESCALONADO O SANGRADO
Presenta un aspecto bastante más elaborado, su presentación resulta muy
apropiada para la correspondencia publicitaria o promocional.
Características
- La principal característica es que el principio de cada párrafo lleva la
denominada sangría francesa, es decir, comienza en el margen izquierdo
sin sangría y las demás líneas si llevan una sangría de unos 6 espacios
- Si la carta incluye línea de tema, deberá ir centrada para obtener un efecto
óptico armonioso
- La fecha, la fórmula de despedida y la fórmula del bloque de la firma se
sitúan a la derecha, alineadas con el margen derecho
ESTILO MIXTO
Tiene el mismo formato del Estilo Bloque Extremo, con la diferencia que el texto
tiene sangría de primera línea.
199
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS TIPOS DE CARTAS SEGÚN SU CONTENIDO
• Cartas de pedidos
• Información comercial
• Oferta de trabajo
• Reclamaciones
• Cartas de disculpa
• Cartas administrativas
• Cartas de reservaciones
• Cartas de Invitaciones, etc.
Cartas de pedidos
En las empresas, generalmente, se utiliza modelos específicos, pero van
acompañados de una carta de pedido donde se detallarán las condiciones del
pedido.
Información comercial
Se utilizan con el objetivo de dar a conocer la actividad de la empresa, se redactan
cartas que destaquen las ventajas que sus productos ofrecen respecto a los
demás competidores.
Ofertas de trabajo
Se usan para realizar ofertas de trabajo, donde se especifiquen claramente las
condiciones que la empresa exige para ocupar el puesto de trabajo.
200
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Cartas de reclamaciones
Sirven para manifestar el incumplimiento de un acuerdo, ya sea en su totalidad o
en alguna parte. Deben ser claras y en ellas tendrán que detallarse cuál ha sido la
causa (por ejemplo: retraso en la recepción, mercancía defectuosa o equivocada,
etc.); así como exponer los daños ocasionados. Este tipo de carta debe ser
enviada lo más pronto posible a su destinatario.
Cartas de disculpa
Se denominan cartas de excusa, exculpatorias o de justificación. Se redactan por
ejemplo: en caso de un error en un envío de mercancía determinada.
Cartas administrativas
Se dirigen al banco con instrucciones sobre pagos o cobros y diversos asuntos de
la empresa relacionados con la contabilidad.
Cartas de reservaciones
Se utilizan para reservar hoteles o medios de transporte.
Cartas de felicitaciones, reconocimientos o premios
Se envían a los asociados de negocios o a las empresas con los que se mantiene
relación comercial con motivo del logro de importantes ascensos profesionales,
etc.
Cartas de pésame y condolencia
Al igual que la anterior se le envía a los asociados de negocios o a las empresas
con los que se mantiene relación comercial por motivo de un fallecimiento.
Cartas de invitación
201
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
Se envían con el objetivo de invitar para almuerzos o cenas, a los miembros o
colaboradores de la empresa o a los asociados de negocio y las empresas que
tienen relaciones comerciales.
Reglas para redactar una carta de invitación.
- Se redactan siempre en estilo formal y en tercera persona
- Deben ir impresas o confeccionadas de manera especial
- Se remite con la suficiente antelación para que el invitado tenga tiempo de
aceptarla o no
- Tienen que figurar la fecha, la hora y el lugar del acontecimiento
- Cuando la invitación es para una cena, la costumbre es detallar el tipo de
vestimenta que se requiere para el acto
- La respuesta de una invitación también se redacta en tercera persona
TERCERA PARTE. LA PUNTUACIÓN Existen dos estilos de puntuación que pueden ser empleados en la carta
comercial: el abierto y el completo.
La puntación abierta: es un estilo donde se puntúa únicamente el cuerpo de la
carta y se ponen dos puntos tras el saludo. Se utiliza sobre todo, en las cartas en
bloque.
La puntuación completa: es un estilo con pautas muy concretas a lo largo de
todo el contenido de la carta como son:
• En la fecha se colocará una coma, tras el nombre de la ciudad en la que se
expide la carta
202
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
• Detrás de cada línea del destinatario, lleva una coma, y un punto en la
última
• Después del encabezamiento, van dos puntos
• Todo el cuerpo de la carta va puntuado y detrás de la despedida se coloca
una coma
La puntuación Mixta: es el estilo que se utiliza en Cuba, donde se coloca una
coma luego de citar el nombre de la ciudad en que se expide la carta, se puntúa al
finalizar la fecha, se coloca dos puntos luego del saludo. Se puntúa el texto de la
carta y se coloca una coma detrás de la despedida.
FRASES COMERCIALES MÁS USUALES
Para el encabezamiento
- Apreciado señor
- Distinguido señor
- Estimados señores
- Estimado señor Pérez
- Muy señores míos
- Apreciada Sra. María Luisa
- Apreciado compañero
Fórmulas introductorias
- Mencionan ustedes en su carta….
- En contestación a su carta….
- Acabamos de recibir…
- Acabamos de firmar…
- Le agradecemos su carta de….
203
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
- Estamos interesados en….
- Acusamos recibo de…
- El informe adjunto…
- Agradeceríamos….
- Nos complacería….
- Nos complace enviarle…
- Tengo el placer de informarles…
Cartas de reclamación
- Envíen tan pronto como sea posible….
- Envíen sin demora….
- Envíen una copia….
Cartas de disculpa
- Lamentamos que….
- Debido a la creciente demanda….
- No se halla disponible en este momento….
Cartas de despedida
- Esperando recibir pronto….
- En espera de su contestación, le saluda….
- Esperando sus noticias…
- Cordialmente…
- Saludos cordiales…
- Reciba un cordial saludo...
- Sin otro particular, le saluda…
- En espera de su conformidad, le saluda…
204
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
- Atentamente …
- Un atento saludo de…
- Le saluda atentamente…
LA CORRESPONDENCIA OFICIAL
Este tipo de correspondencia exige un tratamiento específico que la secretaria
debe conocer. Casi todas las comunicaciones burocráticas se resuelven mediante
fórmulas e impresos concretos.
Antes de redactar un documento oficial, es imprescindible informarse exactamente
de la persona a quien va dirigido y del departamento o la entidad que ha de
recibirlo. Además, hay que proveerse de la documentación que es ineludible
adjuntar al documento oficial.
Como correspondencia oficial se conocen: el oficio, la instancia y el certificado.
EL OFICIO
Comunicación escrita empleada por los organismos oficiales para su relación con
otros organismos oficiales, con empresas privadas y con personas particulares.
Estructura del oficio
- Se escribe normalmente en una cuartilla, en sentido vertical
- Redacción breve y concisa
- El margen izquierdo, que debe ocupar casi la mitad del ancho del papel
- El membrete debe estar situado en el ángulo superior izquierdo
- El número de expediente debe estar alineado a la izquierda
- El contenido ocupará la parte central de la hoja
- La fecha se colocará al pie del contenido, precedida del nombre de la
localidad desde la que se cursa el escrito
205
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
- La firma, con el cargo del firmante, situada debajo de la fecha
- El nombre y los apellidos de la persona a quien va dirigido, precedidos por
el tratamiento correspondiente escrito al pie de la hoja
Formas más comunes de los oficios según su contenido
- Notificaciones o comunicaciones
- Requerimientos (su contenido es una orden)
- Citaciones (convocatorias)
LA INSTANCIA Sirve para instar o solicitar algo determinado a la administración o a los
organismos públicos.
Forma de presentación
- Escrita en hoja de tamaño DIN A4
- Margen izquierdo más amplio, el que se aumenta a medida que aumenta la
categoría jerárquica de la autoridad a quien va dirigida la instancia
- En el encabezamiento debe aparecer el nombre del destinatario, con su
debido tratamiento
- El número de expediente alineado a la izquierda
- Datos personales (nombre, apellidos, domicilio, profesión, número de carné
de identidad y otros que sean necesarios)
- Exposición va precedida de una fórmula acostumbrada, que puede ser:
“Con la debida consideración” o “Con el debido respecto”, seguida de la
palabra Expone, en letras mayúscula y junto al margen izquierdo, a la altura
de la primera línea de la exposición
206
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
- A continuación se relacionan de forma concisa los hechos y motivos en los
que se basa la petición. En el caso de que estos motivos fueran diversos,
se debe colocar cada uno de ellos en párrafos diferentes y numerados
- La solicitud va después de la exposición, con la misma numeración y
párrafos separados si se tratara de diversas peticiones. La solicitud va
precedida de la palabra SOLICITA. También en mayúsculas y alineada al
margen izquierdo, a la altura de la primera línea de la exposición
- La relación de los documentos que se acompañan va precedida de la
palabra adjunto.
- La despedida ha de tener un tono acorde con la presentación
- El pie de la instancia está integrado por la fecha y la firma. Debe
consignarse al final del documento. Incluye también el tratamiento y el
nombre del destinatario o el cargo que ocupa
- A un solo espacio, dejando dos espacios entre párrafos
- Las fechas se consignan con números
EL CERTIFICADO Documento en el que se da fe de algo. Tiene valor legal y puede ser de servicios
prestados, de estudios realizados, de pagos, etc.
Características generales
- El escrito es sentido vertical con el siguiente orden: • Encabezamiento Se coloca en la parte superior del certificado, con margen izquierdo de unos 3
cm., margen superior amplio. Está constituido por: nombre y apellidos de la
207
CAPÍTULO XIV. COMUNICACIONES EXTERNAS
persona que lo expide; con la especificación de su cargo. Esta primera parte se
escribe en mayúsculas.
• Cuerpo del escrito Si se escribe en tercera persona va precedido del término CERTIFICA, escrito en mayúsculas, seguido de dos puntos. Si se redacta en primera persona debe ser la palabra CERTIFICO. • Lugar y fecha Se escribe con letras, suelen constar junto a ella los efectos por los que se expide el documento. • Firma y sello Se sitúan al pie y a la izquierda de la hoja.
208
CAPÍTULO XV LA CORRESPONDENCIA ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
El control de la correspondencia es una de las funciones principales de la
secretaria.
La correspondencia es un medio de comunicación en el mundo de los negocios.
Se clasifican de dos formas internas y externas.
Interna: Es la que circula dentro de la propia empresa.
Externa: Es la que genera la empresa para enviarla a otra y la que se recibe de
ésta.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Las peculiaridades de cada oficina marcarán la forma más lógica de clasificar la
correspondencia, pero de forma general se pudieran seguir las siguientes pautas:
- Si la secretaria es la encargada de distribuir la correspondencia a varios
departamentos, deberá clasificarla en atención a la persona a quien va
dirigida.
209
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
- Ordenará la correspondencia por grandes grupos: cartas comerciales,
cartas certificadas, telegramas, publicaciones, publicidad, recibos varios,
etcétera
- Los recibos irán directamente al archivo sin necesidad de pasarlos al jefe
- En cuanto al correo urgente y el certificado se le dará una atención
especial; colocándose en un lugar destacado y procurará no mezclarlos con
las otras cartas
- Si de la lectura de una carta se derivara alguna tarea por realizar, la
secretaria la anotará en su agenda cuanto antes
CÓMO PRESENTAR LA CORRESPONDENCIA AL JEFE
La secretaria le presentará a primera hora la correspondencia que va dirigida a su
jefe, para que pueda proceder cuanto antes a elaborar su respuesta o a realizar
las gestiones oportunas.
A continuación le sugerimos algunas recomendaciones:
- El jefe recibirá la correspondencia a primera hora
- Debe extraer las cartas de sus sobres y desplegarlas
- El correo urgente siempre debe ir encima con la restante correspondencia,
para que el jefe pueda leerlo en primer lugar
- En último lugar se situarán las publicaciones periódicas y la publicidad, (las
publicaciones, únicamente las que puedan ser de su interés)
- En caso de cartas muy largas, resulta útil subrayar aquellos apartados de
más interés o en las que se resuma el contenido de las mismas.
- Si las cartas constaran de varias hojas, se presillarán o unirán con un clip
para facilitar su consulta y evitar que se traspapelen
210
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
- Si alguna de las cartas hiciera referencia a un documento o dossier anterior,
la secretaria se adjuntará al presentarla para facilitarle a su jefe la
comprensión de la misma o para que pueda elaborar su respuesta
ASPECTOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA AL RECIBIR UNA
CORRESPONDENCIA.
- Si dentro de la correspondencia recibida llegara una con la dirección
equivocada se devolverá a la dirección del sobre
- La correspondencia clasificada como “Privada”, “Confidencial” o “Personal”,
no debe abrirse sin autorización. Se entregará de inmediato al jefe y solo se
fechará el sobre
- Puede darse el caso de que al leer una carta se haga referencia a un
cheque, documento anexo, etc., que no ha llegado con la carta; en este
caso se procederá a anotar su falta y se le informará al remitente de la
misma
- Cuando es un envío se comprobará que la cantidad concuerde con lo
mencionado en la carta. Si hubiese un faltante también se le informará al
remitente y se anotará el faltante
ASPECTOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA AL DARLE SALIDA A UNA
CORRESPONDENCIA
En una oficina no sólo se recibe gran cantidad de correspondencia, sino que
también se envía. La forma de organización de la correspondencia de salida
dependerá del tipo de empresa. De todas maneras la secretaria deberá tener
presente los siguientes aspectos:
- Tener un horario planificado para esta tarea
211
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
- Chequear que los datos consignados en el sobre sean los correctos
- Dar un orden de prioridad a la salida de la correspondencia
- Si la empresa lleva el Libro especial de franqueo, colocará en él los gastos
por este concepto
- Clasificar la correspondencia y los envíos según su destino, los que
pudieran ser internos, nacionales o internacionales
- Tener a la mano los folletos de los códigos postales
- Asegurarse de que la correspondencia llegue a su destino; pudiera
solicitarse acuse de recibo
Con el avance de la informática, la utilización del correo electrónico (E-mail),
se ha desplazado en un gran por ciento a la tradicional correspondencia. Esta
sin embargo, continúa con vigencia, ya que en muchos casos, en especial los
legales, se necesita la evidencia documental.
REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA.
Una parte considerable de la comunicación en las empresas, se realiza por
escrito. Estas comunicaciones pueden tratar asuntos importantes o simples
trámites, pero en cualesquiera de los casos es preciso establecer un control
sobre la correspondencia recibida.
Con el fin de controlar la correspondencia que entra y la que sale se utiliza el
Registro de Entrada y Salida de la correspondencia, en el que se anotan en orden
consecutivo las informaciones de las cartas que se reciben y de las que se envían.
Tan pronto es recibida la correspondencia, se le pone el cuño de entrada, que
recoge la fecha en que se recibe y un número de orden. Inmediatamente se
efectúa la anotación en el Registro de Entrada.
212
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
Cuando la correspondencia es contestada se procede a acuñarla con la fecha y un
número de orden y se hace la anotación correspondiente en el Registro de Salida.
La entrada y salida de correspondencia
Debe ser controlada a través de un Libro de Registro o por una base de datos en
la computadora, esto se hace diariamente. En los lugares donde se reciban
grandes cantidades de correspondencia, la secretaria debe ser capaz de depurar
o filtrar esa correspondencia para evitar que el Jefe tenga que leerse el documento
completo, o sea, hacer una especie de resumen de los documentos, que él pueda
ver con rapidez. Al mismo tiempo, redireccionar asuntos a otros dirigentes
subordinados, asesores, etc. para que den la solución o al menos hagan una
evaluación o análisis del documento antes de que el Jefe los vea.
Estas acciones pueden significar un ahorro considerable de tiempo, pero demanda
una secretaria bien entrenada y un Jefe capaz de orientarla adecuadamente sobre
cómo debe ejecutar tal filtración.
El modelo consta de las siguientes partes
No.: se colocará el número de consecutivo de entrada y salida de la
correspondencia.
Fecha: se escribirá la fecha en que se le da salida o se recibe la correspondencia.
Procedencia: se escribirá el nombre, cargo y empresa del que envía la
correspondencia.
Destinatario: se escribirá el nombre, cargo y empresa al que se le envía la
correspondencia.
Tema o Asunto: breve reseña del asunto que se trata en la carta.
213
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
Observación: se escribirá la vía por donde llegó la correspondencia (correo
ordinario, personal, fax, e-mail).
No. Fecha Recibida Procedencia Tema o Asunto Observación
�
�
No. Fecha Enviada Destino Tema o Asunto Observación
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO DE CORREOS
Los tres principales requisitos del servicio de correos en toda oficina deben ser la
prontitud, la velocidad y la precisión, ya que las comunicaciones que entran, las
que salen y las interiores fluyen a través de este servicio.
214
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
El correo que llega influye en muchas de las actividades cotidianas de la oficina de
ahí que sea importante entregarlo rápidamente a los departamentos y dirigentes
adecuados. El correo que sale debe ser despachado con prontitud y precisión,
para dar servicio a los usuarios, cursar órdenes a suministradores y mantener las
actividades normales de la unidad.
En la siguiente tabla se muestra la clasificación del correo.
Primera clase Abarca las cartas y las tarjetas postales que se
envían cerradas a la inspección.
Segunda clase Periódicos inscriptos impuestos por el editor.
Abiertos a la inspección.
Tercera clase
Impresos, circulares, libros, material de
propaganda, publicaciones no inscriptas impuestas
por sus editores y publicaciones impuestas por
particulares. Abiertas a la inspección.
EL SOBRE
El sobre es el envase portador de la carta, constituye la presencia exterior de la
misma.
CLASIFICACIÓN
Los sobres se pueden clasificar atendiendo a lo siguiente:
Por su tamaño: corto y largo
Por su uso según la vía: aéreo y ordinario
215
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
Por su confección: con ventana y sin ventana
El tamaño del sobre es el que sirve de guía para el doblado de la carta. El método
que se use debe economizarle tiempo al que la dobla y facilitárselo al que la
desdobla.
En las figuras se muestran los diferentes tipos de sobres.
Figura. Sobre corto.
216
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
Figura. Sobre largo.
Figura. Sobre con ventana.
217
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
DOBLADO DEL PAPEL PARA EL SOBRE CORTO O NO. 6 (PAPEL CORTO)
Coloque la carta con la escritura hacia arriba. Tome la parte inferior de la hoja y
llévela hacia arriba dejando ¼ de pulgada en el borde superior. Tome el borde
derecho y dóblelo, dejando la tercera parte de la carta hacia la izquierda. Doble la
parte de la izquierda y lleve el borde al nivel del doblado de la derecha. Tome el
sobre con la dirección hacia abajo, y la carta con el último doblado en dirección a
la izquierda y la abertura de la carta hacia arriba e insértela en el sobre.
DOBLADO DEL PAPEL PARA EL SOBRE LARGO NO. 6 (PAPEL CORTO)
Coloque la carta con la escritura hacia arriba. Tome el papel por el borde inferior y
dóblele una tercera parte hacia arriba. Tome el borde superior y dóblelo sin que
llegue al borde de los dobles anteriores. Tome el sobre con la dirección hacia
abajo, y la carta con el último doblez hacia la izquierda y la abertura de la carta
hacia arriba e insértela en el sobre.
En los casos en que se utiliza papel largo o legal (8½ x 13) y un sobre corto, es
aconsejable que se doble el papel a la mitad del borde inferior al superior, dos
veces y después se dobla el margen derecho hacia el izquierdo una tercera parte.
Cuando un papel legal se usa sobre largo o No. 10, se procede de la forma
anterior, pero sin el último doblez de derecha a izquierda.
ESCRITURA DEL SOBRE
Para la escritura en el sobre hay que tener en cuenta su tamaño. En la primera
línea se escribe el nombre del destinatario; en la segunda, la calle y número o
apartado, y en la tercera, la ciudad, provincia, departamento o estado y el país.
218
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
En los sobres con ventana el nombre del destinatario y la dirección van en el papel
de la carta, de modo que estas líneas quedan perfectamente visibles a través de la
ventana sobre.
La dirección debe ser exacta y clara. Este es uno de los aspectos que requiere
más cuidado, ya que cualquier error podría hacer que la carta no llegara a su
destinatario.
Reglas para el mecanografiado de la dirección.
- Debe aparecer en el ángulo inferior derecho del sobre, dejando el suficiente
espacio en la parte superior para la colocación del sello
- La forma más usual de mecanografiar la dirección es a un espacio y
alineada por la izquierda
- El bloque de la dirección debe ser paralelo al borde inferior y superior del
sobre
- Cada uno de los elementos de la dirección, como la calle, la ciudad o el
país, han de ir mecanografiados en líneas separadas
- Para facilitar su lectura, la dirección irá siempre en letras mayúsculas,
preferentemente a máquina, a menos que el sobre sea de gran tamaño, en
cuyo caso es correcto escribirlo a mano, con un rotulador grueso
- Cuando se deba enviar una cantidad considerable de cartas, es
conveniente usar una base de datos enfatizada que almacene los nombres
y direcciones de los destinatarios y los imprima en etiquetas adhesivas.
(Siempre comprobando su capacidad de adherencia)
- Al introducir la carta en el sobre, se comprobará que la dirección
mecanografiada en éste y la dirección interna de la carta coincida
219
CAPÍTULO XV. LA CORRESPONDENCIA
- Las menciones especiales como “Urgente” o “Confidencial”, se
mecanografiarán o escribirán a mano transversalmente en el ángulo
superior izquierdo, preferente con un rotulador de color rojo
220
CAPÍTULO XVI EL ARCHIVO GENERALIDADES DEL ARCHIVO ARCHIVO. CONCEPTOS GENERALES
INTRODUCCIÓN
Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a
generar documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino que surgen a
partir del deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada
función. Pero cuando el número de esta documentación comienza a
incrementarse, hay que enfrentar la interrogante de cómo guardarlos, bajo qué
principios, y sobre todo, cómo encontrarlos de una manera rápida y eficiente a la
hora de la búsqueda. En toda institución, el archivo se convierte en el hilo
unificador de épocas, gentes, hechos y circunstancias.
En Cuba se promulgó el 8 de agosto del año 2001 el Decreto Ley No. 221 de los
Archivos de la República de Cuba, mediante el cual se establecen las normas y
principios que rigen la actividad archivística en el territorio nacional, se crea el
sistema nacional de archivos, definiendo las funciones y atribuciones de las
instituciones que lo integran y se instituye el Fondo Estatal de Archivo y sus
registros de documentos, facultándose al Ministerio de Ciencia, Tecnología y
Medio Ambiente (CITMA), para proponer, dirigir y controlar la política en materia
de archivos.
221
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
Generalmente la palabra “Archivo” se asocia con sótanos húmedos, suciedad,
polvo, amontonamiento de papeles que no se mueven de lugar por años y que
nadie consulta.
Existen varias acepciones de la palabra:
���� Institución o una parte estructural de ella, que realiza la recepción,
conservación, y organización de los documentos para su utilización
���� Recinto donde se guardan documentos públicos y privados
���� Mueble de oficina dispuesto para archivar documentos
���� Lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes,
archivos metálicos, gaveteros)
���� El papel como documento en sí
Pero el concepto de Archivo que trata la archivística se define como:
El conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona
física o jurídica, o entidad pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de
su actividad.
ARCHIVÍSTICA Es la ciencia de los archivos no de los documentos y por tanto un objeto de trabajo
que se referirá a la naturaleza de los archivos, los principios de conservación y
organización documental y los medios para su utilización.
222
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Principios de la archivística De procedencia: principio básico archivístico según el cual los documentos de
una misma procedencia no deben estar mezclados con aquellos de otra
procedencia.
De orden original: los documentos de un fondo deben mantener la ordenación
establecida por el organismo productor a fin de conservar las relaciones internas
entre los mismos.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento.
Los Archivos son Patrimonio: porque son la constancia, en soportes duraderos,
de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad económica, política, social
o cultural de un país. Se crean de manera espontánea con la voluntad de justificar
derechos y propiedades, y convertirlos en medios legitimadores de poder.
Los Archivos son Memoria: es la atribución más común e inmediata ya que la
sociedad valora la función de los archivos como elementos que garantizan la
posibilidad de promover, o en su caso recuperar la memoria colectiva o histórica
buscando aplicar una filosofía común: la necesidad de construir el futuro sobre las
sólidas bases de un conocimiento amplio y crítico del pasado.
Los Archivos son Identidad: la recuperación y fortalecimiento de las identidades,
sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el ámbito local, nacional
y mundial que avanza frente a los peligros de homogenización que puede traer el
proceso de globalización. Un aporte de la investigación histórica, es dar a conocer
sus orígenes personales o de la sociedad donde han de desarrollar su vida e
interrelaciona de manera casi inseparable los conceptos de memoria e identidad.
En la mayoría de los casos la destrucción de la memoria escrita conlleva una
pérdida de la identidad del colectivo afectado.
223
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Los Archivos son Conocimiento: es importante reconocer que los archivos son
centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el
acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación
de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas ó
en imagen existente en los archivos. Aquí la gama de servicios que puede ofrecer
un archivo se puede plasmar en productos y materiales para mejorar su nivel
cultural.
NIVELES DE ARCHIVOS
Archivo de Gestión, administrativos o de Oficina:
El Archivo de Gestión constituye la primera etapa en el ciclo vital de los
documentos, pues es donde se origina la documentación, pero también se archiva
documentación recibida por otras oficinas de direcciones o entidades diversas. Es
un archivo vigente, activo. Por su frecuente consulta y utilización de la
documentación es imprescindible que haya una casi perfecta organización, pues
ello garantiza la agilidad en el trámite encomendado y por tanto, la eficiencia del
trabajo de esta oficina o entidad.
En nuestra legislación se considera que los documentos deben estar en las
oficinas por un período de tiempo de hasta 5 años.
Entre las actividades que conciernen al archivo de gestión se encuentran:
1. Impedir la dispersión o eliminación indiscriminada de documentos.
2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un
expediente según los pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos
documentales por referirse a un asunto común.
3. Estar en contacto permanente con el Archivo Central, tanto para solicitar
recomendaciones y ayudas, como suministrar la información que el Archivo
Central precise para la perfecta identificación de las series documentales.
224
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
4. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes.
5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un
Registro de préstamos y Libros de Entradas y Salidas.
6. Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos, que
siendo ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad
administrativa.
7. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración
solicite respecto a los documentos que custodia.
8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la
documentación.
9. Elaborar un Registro de las transferencias realizadas al Archivo Central.
INSTRUMENTOS DE QUE DEBE DISPONER EL ARCHIVO DE GESTIÓN
1. Guía de Archivo: Es una guía que registra la organización de las series
documentales con su codificación. (Cuadro de Clasificación)
2. Manual de normas: redactado por el Archivo Central, en el que figurarán,
entre otros, los datos referentes a los plazos de permanencia de las distintas
series documentales en cada uno de los archivos del sistema, lo que permitirá
al archivo de oficina conocer en cada momento la documentación que tiene
que transferir al Archivo Central.
3. Registro de transferencias: formado con el ejemplar de la Relación de
Entrega que el Archivo Central devuelve debidamente cumplimentado al
archivo de oficina.
4. Instrumentos de control: son los Registros de Entrada y Salida, así como
Registro de Préstamo.
225
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
5. Instrumentos de búsqueda: son los documentos que permiten ubicar
rápidamente la documentación en el Archivo. Esto incluye los índices de
materias, nombres, lugares geográficos, etc., que sea necesario elaborar para
recuperar la información contenida en distintos expedientes y de esta forma
poder atender adecuadamente las consultas.
Archivo Central:
Es el que recibe, organiza y guarda, por un plazo de hasta 25 años los
documentos transferidos por los Archivos de Gestión, una vez que su consulta
haya dejado de ser frecuente; y coordina el funcionamiento de dichos archivos.
Archivo Intermedio:
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales
cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que
permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. No pueden
conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad. La legislación
cubana no contempla este tipo de archivo.
Archivo Histórico:
Es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio (en el caso de
Cuba, desde los Archivos Centrales) la documentación que deba conservarse
permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito, adquisición, etc.
TABLA RESUMEN CICLO DE VIDA DE LOS ARCHIVOS
Archivo Edad Valor Duración Local Archivo de gestión Primaria Primario 5 años Oficina productora Central Segunda Primario 25 – 30 años Archivo central de la
institución. Histórico Tercera Secundario Permanente Archivos históricos
226
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS
- Reunir de manera ordena toda la documentación que genera la empresa.
- Guardar el material de forma segura, es decir, protegido contra el fuego, la
humedad, el polvo, la mala utilización, el desgaste, etc.
- Asegurar la conservación de los documentos reunidos. Esta función se logra
disponiendo de los medios necesarios: armarios, clasificadores, estanterías,
ficheros, etc.
- Facilitar la máxima rapidez en el envío de los documentos solicitados. La
eficiencia del archivo depende precisamente de la rapidez con que se conteste
y tramite la documentación.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ARCHIVO Ventajas
� Conservar toda la documentación de interés para la empresa
� Determinar qué documentos carecen de interés y pueden ser eliminados
� Ordenar y clasificar la documentación de modo que pueda ser rápida y
fácilmente consultada
� Si el archivo está al día costará menos trabajo completarlo a medida que
lleguen los documentos
Desventajas
� Cuanto más se retrase la tarea de archivo, más documentos se irán
acumulando y, por lo tanto, más costará clasificarlos y ordenarlos
� No archivar un documento puede provocar su pérdida o traspapeleo
227
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
FINALIDAD DEL ARCHIVO
Deben establecerse con claridad los fines con que se efectúa el proceso de
archivo, ya que conociéndolos es siempre posible encontrar un sistema que
permita lograr el mayor rendimiento con el menor esfuerzo posible.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada
institución integrado por todos los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la
misma, que debe funcionar como un todo único, en estrecha relación, para que se
garantice el seguimiento de la documentación desde su origen hasta su valoración
final.
Para comprender el concepto: de sistema archivístico se debe tener en cuenta
que el documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte
físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo histórico,
donde es considerado, además de como testimonio al servicio de los ciudadanos,
como fuente primaria de investigación.
En un primer momento, el lugar de conservación de los documentos serán los
archivos de gestión y estos quedarán ubicados dentro del mismo edificio donde
tenga su sede el organismo productor (oficinas), mientras que su utilización sea
constante, y en un segundo momento, los documentos se conservarán en el
archivo central, cuando la utilización sea menos frecuente.
En un sistema institucional de archivo se pueden encontrar los denominados
archivos periféricos, (en el caso de Cuba se denominan a estos archivos de
gestión centralizados) y es preciso indicar que estos archivos no constituyen un
nivel de archivo dentro del ciclo vital debido a que se constituyen cuando la
complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las
unidades orgánicas así lo requieran.
228
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
- Separación de los documentos según su clase
- Separación de los documentos por tipos (textuales, gráficos, imágenes, sonoros,
legibles, etcétera)
- Separación de los documentos por origen
- Ordenación de los documentos por secciones (organigrama)
- Ordenación de los documentos en las series (cuadro de clasificación)
Gestión del Archivo:
A simple vista resulta fácil la tarea de archivo, pero no es así. Esto presupone
método y orden.
A continuación se exponen algunas recomendaciones para ejecutar la tarea de
archivar:
- Al recibir o enviar un documento se debe asentar en el Registro de Entrada
y Salida de la Correspondencia
- Una vez que se ha estructurado el esquema básico del archivo, se deben
elegir los archivadores y métodos más adecuados para cada tipo de
documento, el archivo debe ponerse continuamente al día y mantenerse en
el orden inicial
- Si no desea archivar los documentos según van entrando, debe usar la bandeja para archivar. Recuerde que ésta debe tener sólo el material del
229
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
día y, por tanto, antes de dejar el despacho se archivará cada uno de los
documentos en su lugar
- No permitir que todo el mundo pueda utilizar libremente el archivo, ya que
se perdería el control sobre él y todo el trabajo inicial habría sido inútil
- Si se desea consultar un documento que ya está archivado, se colocará en
su lugar una nota que refleje la fecha, hora, lugar y nombre de la persona
que lo solicita
FUNCIÓN DE LA SECRETARIA RESPECTO AL ARCHIVO
- La función de recopilar: en el caso de un archivo de empresa se trata de
reunir toda la documentación que llegue a las manos de la Secretaria
- La función de conservar: en cuanto al almacenamiento, tendrá que
guardar o conservar materialmente los documentos
- La transmisión de los documentos: esta función es la difusión de los
documentos, o lo que es lo mismo, proporcionar un servicio a los usuarios a
través de la comunicación de la información que contienen dichos
documentos
- La organización: es la referente a la organización de un archivo
TRATAMIENTO DOCUMENTAL O ARCHIVÍSTICO
Este acápite tiene una gran importancia pues explica en sí mismo los pasos a
seguir a la hora de enfrentar el proceso de archivar la documentación; y es un
230
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
proceso al que se le debe dedicar tiempo y que se debe trabajar con mucho
cuidado y organización, ya que como se ha referido anteriormente, la eficiencia en
el trabajo cotidiano depende en gran medida de cómo se tengan organizados los
documentos.
El tratamiento documental consta de 5 fases:
1. Identificación (Organización)
2. Valoración
3. Descripción
4. Difusión
5. Conservación
Fase de Identificación
Consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo documental.
Este paso se basa en definir:
- La estructura y funciones de la organización productora de los documentos
- Los tipos documentales
- Las series documentales
Si se toma como ejemplo una oficina de cualquier empresa, lo primero que se
debe hacer es estudiar el organigrama que refleja la estructura vigente de la
institución, así como analizar las funciones de la misma. El próximo paso será
identificar los tipos documentales que se tienen (resoluciones, cartas,
memorando, informes,...), y en correspondencia con ello definir las series
documentales.
Como resultado de la identificación tendremos la Clasificación de la
Documentación y la Ordenación, las cuales deberán reflejarse en el Cuadro de
Clasificación.
231
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
CARACTERÍSTICAS DE LA CLASIFICACIÓN:
Debe ser:
- Sencilla, para que pueda ser utilizada por todo el mundo sin necesidad de que
sea un entendido en técnicas documentales
- Flexible, para que se pueda variar cuando sea necesario recogiendo los
cambios que toda institución en funcionamiento experimenta a lo largo de su
vida
- Eficaz, para garantizar la recuperación correcta de la información
Ventajas de la clasificación
- Acelerar la recuperación de la información y por lo tanto el trámite administrativo
de la institución
- Ahorrar espacio en el almacenamiento físico
- Archivar los documentos con unos criterios uniformes, aspecto fundamental para
el personal que trabaja en oficinas.
Para la clasificación de la documentación existen diferentes sistemas, y por uno de
ellos se debe definir el trabajo de identificación.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Orgánico: establece los distintos grupos de acuerdo a la procedencia de la
documentación, por lo tanto refleja la estructura orgánica de la institución. Resulta
ser sencilla de aplicar ya que responde al organigrama de la institución, pero a la
vez es rígida pues no recoge los cambios que haya podido sufrir. Su empleo se
recomienda para organismos poco complejos en su estructura o de poca duración,
o bien para un primer momento en la elaboración del cuadro, de manera que a
232
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
medida que va conociendo más la institución podrá hacerse un cuadro más
elaborado que recoja la evolución a lo largo del tiempo.
Funcional: establece la separación entre los distintos grupos tomando como base
las funciones y actividades de la institución. Este método resulta más complicado
ya que requiere un estudio profundo de la institución, pero resulta ser más flexible,
debido a que no se estanca en las denominaciones de las dependencias
administrativas de un momento determinado. Se emplea para organismos de larga
duración en el tiempo y que hayan podido variar a menudo su estructura.
Orgánico - Funcional: toma en consideración los sistemas anteriores,
combinando la estructura y funciones en dependencia de la conveniencia del
trabajo con las series documentales.
Por materia: establece las agrupaciones documentales de acuerdo con los
asuntos o las materias que tratan. Se recomienda que su utilización en archivos
se reserve sólo para casos excepcionales, debido a que este sistema no siempre
respeta el principio de procedencia.
TIPOS DE ORDENAMIENTO
1. Alfabéticos En el sistema alfabético o directo la documentación se ordena tomando como
base el apellido de los individuos, los nombres de organismos, o asuntos, según el
orden alfabético.
Se utiliza:
• Para expedientes que se forman según individualización por personas y
que permanecen abiertos grandes períodos de tiempo
• Cuando se clasifica por asuntos y la documentación no es demasiado
voluminosa
233
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
• En la clasificación por materias, se pueden utilizar los elementos
personas, lugares, materias u organismos.
Métodos del sistema Alfabético
- Alfabético simple (onomástico): Se ordena la documentación
alfabéticamente por apellidos de personas.
Unidad de Archivo Un factor muy importante que debe considerarse al disponer los documentos
según el orden de las letras del alfabeto, tal como aparecen las palabras en un
diccionario, es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre.
Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de un
individuo, empresa, institución, constituyen una unidad.
Al ordenar alfabéticamente se tendrán en cuenta la unidad o unidades, teniendo
presente que siempre se ordena por el primer apellido, que en el caso de coincidir,
se deberá analizar el resto de las unidades que componen el nombre.
Ej. Martínez Rodríguez, Miguel A. Martínez Álvarez, José A. Martínez Álvarez, Armando Se ordenaría: Martínez Álvarez, Armando Martínez Álvarez, José A Martínez Rodríguez, Miguel A.
234
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Reglas para ordenar alfabéticamente
a) Nombres de personas Regla número 1: Inviértase el nombre poniendo primero el apellido o apellidos,
luego el nombre o inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial,
indicando la inversión del nombre por medio de una coma.
Ejemplo: Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Pérez, José A.
Rodríguez, Fernando A.
Torres, Armando J.
Regla número 2: Todas las unidades deberán ordenarse en correcto orden
alfabético de la A a la Z, considerando cada unidad separadamente. Este orden se
seguirá no solamente con respecto a la letra inicial sino también a las sucesivas.
Ejemplo: Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Alemany
Crucet
Domínguez
Regla número 3: Siempre que tres vocablos, usados unas veces como nombres
y otras como apellidos, se reúnan para formar el nombre y apellidos de una
235
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
persona, se considerarán como apellidos el segundo y tercer nombres y como
nombre el primero.
Ejemplo:
Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Felipe Alonso, Gonzalo
Lorenzo Jorge, Benito
Mauricio Esteban, Luís
Regla número 4: Siempre que dos vocablos usados a veces como nombres se
combinen con un tercero usado como apellido, se considerará el apellido y
después los nombres.
Ejemplo: Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Felipe Acuña, José A.
Esteban Sarduy, Lorenzo A.
Mauricio López, Benito
Regla número 5: Los apellidos o títulos sencillos deben preceder a los mismos
nombres que usan iniciales o primer nombre.
Ejemplo: Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Rodríguez
Rodríguez, R
Rodríguez, Ricardo A.
236
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Regla número 6: Una inicial precede a un nombre si comienza con la misma letra. Ejemplo:
Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Gómez, G. B.
Gómez, Gustavo
Regla número 7: Los prefijos tales como De, Des, Del, La Los, etc., escritos con
mayúscula, se unen al apellido que les sigue, formando parte de la palabra de
orden y cuando se escriben con minúscula se unen al nombre.
Ejemplo:
Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
D’ Acosta, José
De Sevilla, Mario
La Rosa, Eduardo
Valle, Manuel del
Regla número 8: Los apellidos compuestos, con guión o sin él, se consideran
como una sola unidad.
Ejemplo:
Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Montes de Oca García, Juan
Prieto – Solís González, María
237
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Regla número 9: Los títulos o grados académicos del individuo, que sigan o
precedan al nombre, no se considerarán al ordenar alfabéticamente, pero se
escriben entre paréntesis después del nombre o iniciales.
Se exceptúan en el caso de aparecer dos nombres exactamente iguales y
diferenciados únicamente por estos títulos o grados académicos, dichos títulos o
grados se considerarán para determinar el orden alfabético.
Ejemplo:
Primera
Unidad
Segunda
Unidad
Tercera
Unidad
Cuarta
Unidad
Figueroa, Antonio (Dr.)
Pérez Gómez, Juan (Cap.)
Pérez Gómez, Juan (Dr.)
b) Nombres de personas Regla número 10: Los artículos nunca forman palabras de orden aún cuando
estén al principio del nombre y se refieran al nombre de una organización,
sociedad, empresa, o institución. Para la ordenación correcta a los fines del
archivo, el artículo se coloca al final del nombre, entre paréntesis y no se
considera como una unidad al determinar el orden alfabético.
Ej. El Globo - Dos Osos (Los) La Sortija Globo (El) Los Dos Osos Sortija (La) Regla número 11: Los nombres de organizaciones, sociedades o instituciones se
ordenan tal como se escriben, excepto cuando incluyen el nombre completo de un
individuo que se invierte según la regla número 1.
238
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Ej. Circulo Social Obrero - Comités de Defensa de la “Patricio Lubumba” Revolución Comité de Defensa de Lubumba, Patricio (C.S.O) La Revolución
Regla número 12: En los nombres de organizaciones, sociedades e
instituciones que incluyen un nombre geográfico compuesto de dos o más
palabras, cada una de ellas se considera como una unidad.
Ej. Hotel Habana-Riviera - Granja Holguín Oriente Granja Holguín-Oriente Hotel Habana Riviera Regional Artemisa-Los Pinos Regional Artemisa-Pinos (Los)
Regla número 13: Los nombres geográficos con prefijos o artículos no se
considerarán compuestos y por lo tanto constituyen una sola unidad.
Ej. Regional La Habana Mariano - Regional Habana (La) Mariano
Regla número 14: Las conjunciones y preposiciones, cuando aparecen en el
medio de los nombres, no se consideran al hacer la ordenación alfabética, pero se
incluyen entre paréntesis, dejándolas en el mismo sitio en que aparecen. Por
tanto, las conjunciones, preposiciones y artículos no forman unidad de archivo y
no determinan en la ordenación alfabética.
Ej. Cuerpo de Bomberos - Casa (de) (las) Américas Empresa Productora de Papel Cuerpo (de) Bomberos Casa de las Américas Empresa Productora (de) Papel Regla número 15: Cualquier abreviatura en el nombre de un individuo, sociedad
o institución, se considera como palabra completa no abreviada al ordenar
alfabéticamente.
239
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Ej. Grupo Hidrología Urbanística, - Empresa (de) Acopios INRA DAP Empresa de Acopios, INRA Empresa (de) Prefabricados, DESA Empresa de Prefabricados, Grupo (de) Hidrología Urbanística, DESA DAP Regla número 16: Los nombres de departamentos, negociados, divisiones o
agencias de gobiernos extranjeros se ordenan y se archivan del modo siguiente:
Primero: Nombre del país; Segundo: Ministerio, departamento o agencia y
Tercero: negociado, junta, autoridad, comisión, división, sección u oficina.
Ej. Relaciones Exteriores - Chile, Ministerio de Educación (División Latinoamericana) (Sección de datos) México (Sección de Datos) Chile, México, Relaciones Exteriores Ministerio de Educación (División Latinoamericana) Regla número 17: Cuando haya que agrupar los nombres de organismos y sus
empresas en Cuba, para su orden de archivo, se utilizará el siguiente método:
Primero: Nombre del organismo, Segundo: Direcciones, departamentos,
divisiones, oficinas y secciones, y Tercero: Empresas, regionales y unidades.
Esta regla se aplicará sólo en el caso de que haya necesidad de mantener un
archivo de los Organismos y todas sus dependencias en orden consecutivo.
Ej. Ministerio de Relaciones Exteriores, - Ministerio de Comercio 3ª y G, Vedado, La Habana Exterior, Departamento de Compras, Sección Ministerio de Comercio Interior, Europa, Empresa de Empresa Metropolitana de Artículos Maquinarias Agrícolas de Vestir, Unidad Gentry, Neptuno 161, La Habana
240
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Ministerio de Comercio Ministerio de Comercio Exterior, Interior, Empresa Departamento de Compras, Sección Metropolitana de Europa, Empresa de Maquinarias Agrícolas Artículos de vestir, Unidad Gentry, Neptuno 161, La Habana
Ministerio de Relaciones Exteriores, 3ª y G, Vedado, Habana Regla número 18: En el caso en que se empleen abreviaturas después de
nombres exactamente iguales y diferenciados únicamente por estas palabras o
abreviaturas, se consideran las mismas para determinar el orden alfabético.
Ej. Colorado Rafael, padre - Colorado, Rafael, hijo Parellada Otto, C.D.R Colorado, Rafael, padre Colorado Rafael, hijo Parellada, Otto, C.D.R Parellada Otto, C.S.O Parellada, Otto, C.S.O Regla número 19: Los nombres con números se ordenan y archivan como si los
números estuviesen escritos con letras, y se considera el número como unidad.
Los números romanos para archivarse se consideran como segundo, tercero, etc.
Ej. 5ª Avenida Miramar - Quinta Avenida Miramar La 2ª de Regla Segunda (de) Regla (La) Oliver Smith Smith, Oliver Oliver Smith, II Smith, Oliver II Oliver Smith, III Smith, Oliver III Regla número 20: Cuando la dirección de un individuo, sociedad, institución y
organización tienen nombres idénticos sin diferencia de títulos, se considera
241
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
primero la ciudad o pueblo; si son del mismo pueblo o ciudad, el nombre de la
calle; si residen en la misma calle, el número.
En este caso el número se considerará como si estuviera escrito con letras y
según lo establecido en la regla anterior. El estado o país se considerará
únicamente cuando hay duplicidad de pueblos o ciudades, o cuando se crea
conveniente.
Ej.
Granja Santa Cruz Pinar del Río
Asociación Nacional Agricultores Pequeños, Pueblo Nuevo
Granja Santa Cruz Camagüey
Asociación Nacional Agricultores Pequeños, Río Cauto
Asociación Nacional Agricultores Pequeños, Río Cauto
Granja Santa Cruz, Camagüey
Asociación Nacional Agricultores Pequeños, Pueblo Nuevo
Granja Santa Cruz, Pinar del Río
Ignacio Gómez Peralta, Infanta # 801 Gómez Peralta, Ignacio,
Infanta # 402 Ignacio Gómez Peralta, Infanta # 402 Gómez Peralta, Ignacio,
Infanta # 802 Regla número 21: Existen determinados asuntos bajo los cuales se archiva sin
tener que tomar en consideración la persona o firma que escribe o a quien se
escribe.
242
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Ej.
Solicitudes de empleo, Profesores Solicitudes (de) empleo, Cocineros Solicitudes de empleo, Empleados Administrativos Solicitudes (de) empleo, Chóferes
Solicitudes de empleo, Chóferes Solicitudes (de) empleo, Empleados Administrativos
Solicitudes de empleo, Cocineros Solicitudes (de) empleo, Profesores Regla número 22: La correspondencia entre oficinas interdepartamentales se
ordena y archiva bajo el nombre del departamento o bajo el titulo oficial del que
escribe, si éste es el jefe inmediato de dicho departamento. Nunca se archiva bajo
el nombre del individuo.
Dirección Nacional Educación de Economía y Administración
Dirección Nacional Educación Agropecuaria
Dirección Nacional Educación Agropecuaria Dirección Nacional
Educación Economía y Administración Dirección Nacional Educación Industrial Dirección Nacional
Educación Industrial c. Nombres geográficos y palabras extranjeras Regla número 23: En nombres de cualquier otro idioma que no sea inglés o
español, el artículo se considera como una unidad y el orden del nombre no se
altera.
Ej.
Les Champs Elyseés Casa (La) de los Novios II Progreso Italo La Bella Maison La Bella Maison Les Champs Elyseés La Casa de los Novios Novelty (The) Store The Novelty Store II Progreso Italo
243
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Regla número 24: Los nombres geográficos compuestos se ordenan en las
guías telefónicas por sus unidades separadas. Esta solución, aunque es la más
corriente, no es la más racional, ya que es mucho más rápido clasificar un nombre
compuesto como si se tratara de una sola palabra.
Ej.
Las Minas Cayo del Medio La Palma La Palma Sierra Maestra Las Minas Cayo del Medio Punta Las Orillas Punta Las Orillas Sierra Maestra
Regla número 25: Los títulos extranjeros o religiosos y nombres de individuos se
considerarán en el orden en que se escriben cuando sólo se incluye el título y
parte del nombre, bien sea el primer nombre o el apellido.
Ej.
Dr. Christian Barnard Barnard Christian, Dr. Duquesa de Alba Duquesa de Alba Rey Felipe II Monseñor Pérez Serantes Monseñor Pérez Serantes Pérez Serantes, Evelio, Mons. Monseñor Evelio Pérez Serantes Rey Felipe II
Regla número 26: Los nombres raros, desconocidos, extranjeros, que no se
puedan interpretar o determinar si son nombres de individuos, de instituciones o
de artículos, se archivarán tal como aparecen sin alterar su orden.
- Alfabético de organismo: se ordena la documentación por orden
alfabético de los nombres de instituciones, centros, organismos u oficios.
Se suele utilizar este criterio para archivar la correspondencia ordenándola
por orden cronológico dentro del año en curso pero haciendo agrupaciones
244
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
ordenadas alfabéticamente por el nombre de las entidades con las cuales
se mantiene la comunicación.
- Alfabético de materias: se ordenan los expedientes por el asunto o
temática de su contenido. Se suele utilizar en el caso de la documentación
administrativa en forma de dossier, informes, estudios y memorias.
2. Numéricos
El sistema numérico es aquel en que se adoptan números para identificar los
distintos tipos de documentos existentes en un archivo, constituyendo la
manifestación más notable y de mayor alcance de la clasificación simbólica.
Es un tipo de orden rápido. Resulta ser cómoda, pero sin embargo requiere de la
existencia de índices auxiliares que permitan localizar la información contenida en
los expedientes.
Métodos del sistema numérico
- Método numérico simple
- Método simbólico
- Método por asunto: decimal
3. Mixtos
Los sistemas mixtos son combinaciones de los sistemas alfabéticos y numéricos.
245
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO Métodos del sistema Mixto
- Método alfabético numérico
- Alfabético numérico simple
- Método alfabético numérico compuesto
- Método por asuntos: dúplex
- Método de estructura orgánica
4. Cronológico
El sistema cronológico tiene por base la resolución de un problema de
ordenamiento tomando el tiempo como elemento primordial. Como su nombre lo
indica este archivo utiliza las fechas y tiene como objetivo servir de recordatorio.
FASE DE DESCRIPCIÓN
Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos
de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales
y colecciones de los archivos.
Describir un archivo es crear representaciones normalizadas de un archivo o
archivos por medio de palabras y términos resultantes del análisis y síntesis de
cada uno de los elementos identificados en la organización (clasificación y
ordenación) del material archivístico.
FASE DE DIFUSIÓN
En el tema de la difusión se debe mencionar el Servicio Archivístico, ya que el
derecho de libre acceso a los archivos de las administraciones públicas puede ser
universal, libre y público, no solo a los documentos históricos, sino incluso a los
documentos más recientes o administrativos, salvaguardando entre otros el
derecho de intimidad, honor y propia imagen de las personas, la seguridad del
Estado y la averiguación de los delitos.
246
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Para ofrecer un buen servicio archivístico, primero se debe tener debidamente
organizado el archivo con instrumentos de descripción que proporcionen una
adecuada información para la fácil ubicación de los documentos.
Dentro de los servicios que se prestan con más frecuencia están los de Consulta,
Préstamo, Reproducción (Fotocopias), Información y Orientación. Para ello se
hace necesario elaborar procedimientos que permitan controlar y registrar la salida
o consulta de los documentos.
En el proceso de difusión se contempla la elaboración de folletos, boletines
informativos, exposiciones, visitas dirigidas en el caso del Archivo Central o el
Archivo Histórico, encaminados a difundir o dar a conocer el trabajo que
desarrollan los Archivos en la conservación del Patrimonio documental.
FASE DE CONSERVACIÓN
El tema de la conservación es muy amplio, pero como elemento importante se
debe destacar que para mantener el Patrimonio documental de la nación es
necesario el buen manejo de los documentos desde su origen.
La Conservación Documental consiste en mantener la integridad física del
documento tanto en soporte electrónico como en texto a través de la
implementación de medidas de prevención y restauración.
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
El acceso a los documentos de un archivo mediante los instrumentos de
descripción, facilita la tarea de la secretaria o de quien requiera la información;
porque posibilita que éste llegue directamente a los documentos objetos de su
interés. De esta manera se evitan grandes pérdidas de tiempo y el deterioro de los
documentos por la manipulación.
247
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Los instrumentos de consultas variarán de un tipo de archivo a otro según la edad
de los documentos. Los principales son los siguientes:
- Guías, para los archivos o fondos
- Inventarios, para las series
- Catálogos, para las unidades documentales: expediente o documento
- Índices auxiliares, para la unidad documental
- Cuadro de Clasificación, para los fondos
GUIAS
Es un instrumento de descripción cuya finalidad es proporcionar información al
usuario sobre la existencia y el emplazamiento de los archivos de las distintas
instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones y series,
indicando los servicios de la institución que los administra. Su finalidad es
fomentar la investigación y dar a conocer las utilidades jurídicas y personales que
los archivos tienen para la generalidad de los ciudadanos en el ejercicio de sus
derechos.
INVENTARIOS
Es una relación de las unidades archivísticas de un archivo, sección o serie, cuya
finalidad esencial se resume en los siguientes puntos:
- Testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una
unidad del fondo
- Facilitar el recuento reglamentario
248
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
- Garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización
natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden
- Facilitar la búsqueda de un documento con eficacia mediante la localización de
una signatura topográfica reflejada en él
Mediante un inventario se puede explicar qué había en un vacío de estantería o de
una caja archivera, al verificar la serie permitiendo al investigador o ciudadano en
general llegar hasta el mismo documento o serie que desea constatar.
CATÁLOGOS
Son instrumentos archivísticos de descripción que relacionan las unidades
documentales menores a la serie, es decir, expediente y documentos. Los
catálogos no reflejan la estructura orgánica por series que tenía el inventario y
suele ser cronológico, geográfico o alfabético.
Los documentos se relacionan pieza por pieza con información substancial
exhaustiva, tanto los caracteres internos como los externos.
ÍNDICES
Es un auxiliar de descripción de archivos que define los documentos mediante
conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares, temas
y materias, y de acuerdo al encabezamiento va ordenado alfabética o
numéricamente. El índice es un complemento que acompaña a las guías,
inventarios y catálogos, para facilitar la búsqueda de la información necesaria en
el momento de la localización física de la documentación.
249
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Composición
Simples: expresan una letra o un número.
Compuestos: expresan más de una letra o de un número.
Dentro de los compuestos encontramos las modalidades siguientes:
Silábico: expresa un orden sucesivo, más o menos intermitente, de sílabas.
Fonético: asimila letras de sonido afín.
Sistemático: se refiere a asuntos específicos.
Geográfico, se refiere a lugares diversos.
Simbólico, que expresa símbolos
Según los principios fundamentales del orden
Alfabéticos: formados por una sucesión de letras que siguen el orden del
abecedario.
Numéricos: formados por una sucesión de números que siguen o no el orden de
la escala natural.
Mixtos: formados por la combinación de las series alfabético-numéricas o de las
numérico-alfabéticas. Los índices mixtos se pueden considerar compuestos.
Por su rigidez y elasticidad
Cerrados o rígidos: cuando, adoptado un índice, no es posible ampliarlo o
reducirlo a voluntad sin cambiar cuando menos una fracción considerable del
mismo.
250
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Abiertos o expansivos: cuando podemos establecer a voluntad nuevas
divisiones o reducir alguna, sin que estas variaciones comporten cambio alguno en
el restante conjunto.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Es un instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura.
Para elaborar un cuadro de clasificación deben seguirse los siguientes pasos:
- Analizar la estructura orgánica de la institución, para saber cuáles son las
unidades administrativas que forman parte de la institución, qué lugar ocupan
dentro de la jerarquía y cuáles son los vínculos existentes
- Analizar las funciones y competencias de cada una de las unidades
administrativas que la forman, para conocer las diferentes actividades
desarrolladas a lo largo del tiempo, que se plasman en las series
FICHA FALTA
En el archivo se producen ausencias de dos clases:
- Breves, por circunstancias de trabajo del personal que labora en la
entidad
- De mayor o menor duración, por prestación de documentación
para la consulta
La “Ficha Falta” se emplea para marcar el lugar de se ha sacado la carpeta o
documento solicitado, debe reunir los siguientes datos:
251
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
El tipo documental es el carácter o atributo de un documento que, originado en la
actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramación, formato
y contenido distintivos que sirve como elemento para clasificarlo, describirlo y
asignarle categoría diplomática.
El tipo documental surge como la plasmación física de la gran variedad existente
de actividades llevadas a cabo por distintos productores, de manera que, serán
tantos como variadas son estas actividades.
En un archivo de gestión se encuentra una diversidad de tipología documental y
principalmente está referida a documentación de apoyo informativo, cuyo interés
de conservación es por la información que contiene y que carece de valor
testimonial, administrativo, jurídico o legal; y la documentación de archivo, que
deriva de las propias actividades de la oficina, materializado en expedientes,
registros, correspondencia, etc.
252
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
CARACTERES EXTERNOS
- Tipo documental
- Soporte: Configuración física del documento, depende de los materiales
utilizados para su composición y manipulación para crearlo. Ej: Soporte papel,
fotográficos, magnéticos, ópticos
- Formato: Volúmenes, unidades, pieza documental
- Cantidad, número de unidades. Ej. Número de páginas, folios, metros lineales
- Forma: original, copia
CARACTERES INTERNOS
- Entidad productora: persona o institución que produce el documento
- Origen funcional: función administrativa que en relación a una actividad,
materializa esa función de acuerdo a un procedimiento o trámite.
- Fecha y lugar de producción
- Contenido: asunto de que trata, aún cuando deriva de una misma función, se
refiere a personas y asuntos diferentes
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Se dividen en dos categorías:
Naturales
1. Unidad documental: es el elemento indivisible de una serie documental.
Puede ser:
253
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
- Simple: está constituida por un tipo documental. Ej. Informe, carta.
- Compleja: está constituida por un conjunto de documentos generados, orgánica
y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
Ej. Expediente
2. Serie documental: Conjunto de documentos que tienen características
comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son
conservados, usados, transferidos o eliminados como unidad. Ej. Expedientes
laborales de los trabajadores, documentos de la reunión de trabajo.
3. Secciones: pueden ser por la función o por la estructura orgánica. Es parte del
todo, del fondo, y como tal está integrada a él para efectos de organización y
descripción.
4. Fondo documental: totalidad de la documentación producida o recibida por
una institución o persona, que suele estar conservada en el archivo de dicha
institución o persona.
Facticias
Pueden ser:
- Colecciones: Por lo general se encuentran en los archivos como resultado de
una donación o compra. Su origen no responde al resultado de una gestión
institucional sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unión y
relación entre ellos las determina un tema o asunto, el coleccionista o autor de la
colección. Ej. Las gacetas oficiales
- Secciones facticias o fácticas: son agrupaciones realizadas voluntariamente en
los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o
instalación determinados habitualmente por soporte o grafía. Ej. Planos, sellos
254
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
(Los planos y otros materiales se archivan independientemente de los documentos
que los acompañan en la serie, pues debido a su tamaño o a los requisitos que
conllevan de conservación, como el hecho de que no se pueden doblar, deben
archivarse en condiciones especiales, pero deben tener una referencia que los
asocie con la serie, referencia cruzada.)
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro
del sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de
las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus
valores administrativos.
Para la elaboración de las normas de transferencia han de tenerse en cuenta
todas aquellas recomendaciones técnicas que existan sobre el tema, las cuales,
suelen partir de los órganos con competencias en materia de patrimonio
documental. Estas normas deben incluirse en el Manual de Procedimientos del
Archivo Central de la Institución.
ASPECTOS QUE DEBEN CONTEMPLAR LAS NORMAS DE TRANSFERENCIA
- Características de la documentación que se transfiere (ejemplares únicos y
no múltiples)
- Cuando debe ser transferida la documentación (cuando la frecuencia de
consulta por parte de la oficina sea escasa)
- Cómo se debe preparar la documentación (Revisión de la documentación,
Acondicionamiento e identificación de expedientes, Clasificación y
ordenación de series )
255
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
- Condiciones físicas de las unidades de instalación (Normalización de cajas
de archivo para realizar transferencias)
- Descripción de la documentación (Normalización del modelo de impreso
utilizado)
- Información complementaria que se puede acompañar (Toda aquella que
ayude al archivo central a identificar y valorar las series documentales
ingresadas)
- Ingreso de la documentación (Procedimiento a seguir para el traslado y
descarga de la documentación)
DATOS QUE DEBEN CONSTAR EN LOS DOCUMENTOS DE ENTREGA
a) Archivo remitente: se debe consignar el nombre de la unidad administrativa
u organismo que realiza las transferencias. Se especificarán siempre las
unidades de rango jerárquicamente superior de las cuales dependa.
b) Organismo productor: cuando el organismo productor de la documentación
no coincide con el que realiza la transferencia.
c) Tipo documental serie documental: Destinado a establecer el nombre de las
series y previa identificación describir su contenido.
d) Función: Campo de información destinado a identificar si las series
documentales transferidas responden a funciones generales o funciones
específicas.
256
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
e) Número de orden: (de cada paquete, caja) destinado a consignar el número
correlativo que le corresponde a cada unidad de instalación para su
identificación, dentro de la transferencia.
f) Fechas extremas: destinado a poner la fecha o fechas extremas de cada
uno de los expedientes incluidos en cada caja.
g) Contenido: en este campo se describe el contenido de las series
h) Signatura del archivo remitente: solo completar con aquellas unidades
administrativas que tengan un sistema organizado de archivo de depósito.
i) Fecha de caducidad administrativa: constar el plazo de prescripción de las
series de acuerdo a la vida administrativa que les reconoce la legislación.
DATOS QUE DEBEN SER COMPLETADOS POR EL ARCHIVO CENTRAL
a) No. de registro general: Debe ser independiente de cada año o bien
correlativa a lo largo de todos los años.
b) Fecha de la transferencia: es la fecha de entrada de la documentación en el
archivo.
c) Código de clasificación: debe ser el mismo al establecido en el cuadro de
clasificación.
d) Signatura: (del archivo central) numeración correlativa que se le asigna a
cada caja o unidad de instalación en los depósitos del archivo central.
Se deben tener en cuenta algunas medidas de prevención tales como:
• Evitar el uso indiscriminado de material metálico: presillas, grapas.
257
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
• Uso adecuado de unidades de archivamiento: Cajas archiveras, files manila,
legajos, empastados, file de palanca.
• Mantenimiento de mobiliario: estanterías, armarios, archivadores
• Elaboración de un plan de prevención de siniestros, estableciendo las
condiciones mínimas de seguridad en los archivos: uso de extintores de polvo
químico, verificación de instalaciones eléctricas y sanitarias
• Mantener restricciones de acceso a los depósitos de documentos
TRATAMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN.
“La oficina sin papeles” fue una frase acuñada hace años por la industria de las
tecnologías de la información, para definir el sistema de trabajo que se impondría
en las empresas. Desde su aparición, coincidiendo con los primeros sistemas
basados en imagen, se vaticinaba un futuro sin carpetas, papeles, etc. en la mesa
de trabajo. La realidad, sin embargo, es que el consumo de papel aumenta año
tras año, las fotocopiadoras estén presentes no ya en la empresa sino en cada
departamento y los archivos se multiplican día a día. La sofisticada tecnología de
aquellas soluciones estaba reservada a grandes entornos de producción.
Actualmente, la competencia entre los diferentes proveedores de estas soluciones,
el incremento de aplicaciones de las nuevas tecnologías en la empresa junto a
una notable disminución del costo de estos productos está cambiando la dinámica
del mercado. Algunos analistas hablan incluso de un potencial de crecimiento
espectacular.
258
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Pero, ¿Merece la pena invertir en estos sistemas? ¿Qué beneficios reales obtiene
la empresa con ello?
El modelo tradicional de gestión basado en el papel genera, inevitablemente, una
serie de problemas en la empresa:
- Problemas de localización de los documentos
- Dificultad de búsqueda
- Recuperación lenta
- Elevado número de copias innecesarias
- Excesivo tiempo de tratamiento manual
- Elevado costo de recuperación de los documentos
- Pérdida de documentos
- Inexistencia de directrices documentales, procesos sin normalizar
Beneficios de la implantación de sistemas GED
Hasta ahora se ha hablado de la problemática del sistema de gestión basado en
el papel y de la tecnología que existe para automatizar dicha gestión, pero qué
beneficios aportan los sistemas de Gestión Electrónica Documental a la empresa?,
¿cuánto se tarda en rentabilizar su implantación? y ¿qué problemas lleva
asociados?. Si bien es cierto que cada empresa tiene una problemática particular
y, por tanto, una solución diferente, existen puntos comunes que son medibles y
extrapolables al resto de las empresas. Anteriormente se exponía la situación en
259
la empresa con un sistema de gestión basado en el papel focalizándose algunos
de los problemas que lleva asociados.
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Siguiendo un esquema facilitado de costos se puede analizar la perspectiva con
los sistemas GED en función de las siguientes variables:
- Reducción de costos salariales
- Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al
ser accesible desde el propio puesto de trabajo
- Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no tiene que
rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla
- Disminución del costo de distribución; al estar los documentos accesibles en
cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etcétera.
- Disminución de costos administrativos
- Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del
mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o un
almacén de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120 000 páginas de
listados o 15 000 páginas escaneadas.
- Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier
momento desde cualquier puesto.
- Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y
las copias.
- Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a
determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a
partes de un documento.
260
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
- No existen documentos extraviados o perdidos
- Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos “in situ”
en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el
acto.
- Aumento de la productividad.
- Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación.
Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo
una ventaja competitiva a la empresa.
PROBLEMAS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUMENTAL (SGED)
Frente a la disminución de costos mencionada anteriormente, existen una serie de
dificultades añadidas a la implantación de estos sistemas:
- Longevidad; la vida estimada para un CD-ROM es de 30 años, a lo que habría
que añadir la vida de los equipos (tanto ordenadores como periféricos) que
aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja
su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años.
- Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el
marco jurídico para aceptar la legalidad tanto de la documentación electrónica
(ley 30/1992, así como la aceptación de documentación en formato electrónico
de carácter fiscal) como de la firma electrónica, lo cierto es que no existe aún
ninguna norma que dé cobertura legal a los documentos en formato
electrónico, si bien tampoco existe ley que manifieste lo contrario.
261
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
En este sentido cabe reseñar los intentos de las diferentes administraciones
españolas y de la Unión Europea para buscar una solución, siendo una cuestión
de tiempo la promulgación de legislación específica sobre el tema. En cualquier
caso, y mientras esto se produce, debe seguir existiendo el archivo tradicional en
papel como prueba documental.
- Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del
papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si
bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto
considerablemente.
AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUMENTAL.
Los sistemas de proceso de documentos e imágenes, como herramientas capaces
de organizar y compartir información eficazmente, se han convertido en una
necesidad imperiosa para grandes organizaciones y entidades. Las bases de
datos tradicionales han facilitado enormemente la disponibilidad de información.
Sin embargo, únicamente han estado capacitadas para manejar un único tipo de
datos, siendo estos de longitud fija y totalmente estructurados.
No podrían tratar datos primarios como documentos, imágenes, fax, etc. Esta
limitación ha impedido a muchas organizaciones, en las que el 95% de toda la
información están aún en formato papel, afrontar esta automatización.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte
perdurable que contiene información. Es un objeto que conserva la huella de la
actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia
fijada en el objeto.
262
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
Soporte: puede ser el papel, papiro, pergamino, celuloide, lienzo, madera, piedra,
disco, etc.)
Medio: para fijar el contenido en el soporte puede ser la escritura, gráfico,
colores, notas musicales.
Contenido: información
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el que contiene información, de cualquier fecha, forma y soporte material,
producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y por toda institución
pública o privada en el ejercicio de su actividad.
DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO
Son los que ayudan a las oficinas a informarse para la instrucción o resolución de
un expediente relacionado con la gestión. Son ejemplares múltiples. Ej.: boletines
oficiales, revistas, fotocopias de documentos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
- La propia génesis u origen, nace dentro del proceso natural de las actividades
llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas, por lo tanto son el testimonio
material de las funciones que lleva a cabo su productor. La finalidad de su origen
es servir como prueba testimonial y material de la actividad encomendada, por ello
el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto en el que se
desarrollaron las actividades encaminadas a administrar las funciones de los
diferentes órganos productores
263
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
- Los documentos de archivo son únicos, exclusivos, responden a la actividad
concreta de un productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La
información de cada documento nunca es idéntica a otro. Los ejemplares son
únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples (editados o
reprografiados)
Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un
órgano como prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos
de validación necesarios mediante la incorporación de signos y marcas (firma o
rúbrica de su autor, sellos, registros, etcétera.)
Su condición de únicos viene definida por los siguientes aspectos:
1. Su integridad, debe estar completo no le debe faltar ninguna de sus
partes referidas a caracteres internos (autor, fecha y asunto) como
externos (soporte, formato, cantidad, tipo).
2. Su autenticidad, que correspondan al autor, fecha, lugar y asunto que
en él se consignan.
3. No generan propiedad intelectual ni derecho de autor.
- Tiene un carácter seriado, al ser reflejo de las actividades llevadas a cabo por
diferentes órganos productores que se prolongan a lo largo del tiempo, la
documentación se constituye en series las cuales responden a una función
específica realizada por un determinado sujeto productor. El documento de archivo
no es una pieza aislada o suelta como ocurre con los libros, su existencia viene
determinada porque pertenece a un conjunto documental que responde a la
materialización de una actividad concreta.
264
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
CLASES DE DOCUMENTOS
a) Según la manera de transmisión de información se tienen:
Documentos Textuales: transmiten información mediante texto escrito Ej. Los
manuscritos, los impresos, los listados y según el procedimiento manual o
mecanizado puede ser manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte
suele ser papel, pergamino. El formato hojas, folios, formando cuadernillo, o en
forma de libros.
Documentos gráficos: cuando la información está representada por formas y
colores Ej. Mapas, planos, dibujos.
Documentos en imagen, pueden ser las fotografías, diapositivas, películas.
Documentos audiovisuales, son aquellos que transmiten la información a
través de la imagen o del sonido Ej. Los discos, película
Legibles por máquina, el microfilm, disquete.
b) Según el autor o productor
Documentos públicos: producidos por instituciones públicas en el ejercicio de
sus funciones. Según el ámbito de producción podrán ser de la administración
central, autónoma o local.
Documento privados: producidos por instituciones privadas o por particulares.
c) Según la edad y frecuencia de consulta
Documento activo: documento que por su corta edad guarda un valor
administrativo para su productor y para el ciudadano. Se encuentra en la
265
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
primera etapa de su producción y su frecuencia de consulta por parte del
productor es aún alta. Se encuentra en el archivo de gestión.
Documento semiactivo: se encuentra en su segunda etapa, la frecuencia de
consulta con fines administrativos comienza a descender dado que con el
transcurso de los años va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un
valor secundario e histórico. Se encuentra en los archivos centrales e
intermedios.
Documento inactivo: el documento se encuentra en su etapa final desde el
punto de vista administrativo, no existe frecuencia de consulta por parte del
productor, tiene un valor histórico o secundario y es consultado con fines de
investigación.
d) Según el tipo documental:
Dispositivos: son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intención
de ser obedecidos. Ej. Leyes, decretos, resoluciones, sentencias, ordenanzas,
reglamentos.
Testimoniales: aquellos en que la autoridad asienta una información o acepta la
información de otro, garantizando su veracidad con el fin de que sirva de prueba
legal o jurídica, como pueden ser: actas del registro civil, balances anuales,
diplomas, certificados o contratos legalizados.
Informativos: son aquellos documentos que se utilizan en las distintas unidades
Administrativas para establecer una comunicación. Ej. Cartas, circulares, edictos.
266
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
VALOR DEL DOCUMENTO
1. Primario, referido desde su nacimiento y tiene como principal objetivo servir de
garantía o de prueba de algo y es el que se denomina valor administrativo o valor
legal es decir sirve como testimonio. Por otra parte, este valor inicial comporta una
serie de valores paralelos que varían según el tipo documental:
- El documento de archivo nace como una herramienta de la administración
con la finalidad de mantener informada la continuidad de gestión o
continuidad administrativa, a pesar del cambio natural de sucesivos gestores,
valor administrativo
- Cuando el documento sirve de recaudo a la justificación de cuentas (entradas
y gastos) y un presupuesto financiero, valor contable
- Para demostrar cómo se obtiene, cómo se gasta y cómo se justifican los
tributos públicos, valor fiscal
- Para tener referencias sobre personas, lugares o asuntos en caso necesario,
valor informativo
- Para salvaguardar derechos y obligaciones de patrimonios, derechos y
rentas, valor jurídico
- Para cumplir con las exigencias de una ley, valor legal
- Para reconstruir y revisar el pasado, valor histórico y cultural
2. Secundario, cuando llega un momento en que los derechos y obligaciones
garantizados por testimonios escritos prescriben, se da el valor secundario. El
documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto administrativo, ha dejado
de ser activo y a partir de ese momento el documento cumple otro rol, el de servir
de fuente para la historia.
267
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Primera edad
Momento de Planificación, la producción documental no surge improvisada para
responder a una necesidad. Debe nacer de un estudio integral que vaya llevando
los tipos documentales a la normalización.
Tramitación, es cada uno de los procedimientos en que se divide una
determinada acción administrativa o judicial, hasta llegar a su conclusión a través
de la orden o resolución respectiva que emana de la autoridad competente, con la
finalidad de acumular los antecedentes que necesita para poner en vigencia tal
documento, Documento Activo.
Segunda edad
Momento de Vigencia, es aquel tiempo durante el cual el documento de archivo
obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su
tipo documental.
Momento de plazo precaucional, se inicia cuando se termina la vigencia y la
necesidad de conservar los documentos puede ser:
1. Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre
aspectos referidos a lo que dice el texto o a defectos en la tramitación o en
el cumplimiento de la vigencia.
2. Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo
requiere para estar vigente.
268
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO
Termina cuando:
1. Lo establece una prescripción legal o de derecho.
2. Cuando lo establece la tabla de retenciones.
Tercera edad
Permanente o histórica, luego de la selección, los de mayor interés para la
investigación pasan a integrar el Patrimonio documental, los de muy poco
contenido informativo son destruidos.
Toda institución debe incrementar su archivo con documentos permanentes; todo
documento de selección permanente deberá estar abierto a la consulta.
Tabla Resumen Ciclo Vital
Primera edad Segunda edad Tercera edad La documentación forma parte de los archivos de gestión. Momento de planificación y tramitación del documento. El documento está cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, al alcance de su mano para su manejo frecuente.
La documentación forma parte del archivo central. Momento de vigencia (disponer, probar, informar). En esta edad una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir guardado para ser objeto de consulta, pero no con la frecuencia de la primera edad.
La documentación forma parte del archivo histórico. Fase permanente o histórica (patrimonio documental, consulta). El documento será consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivo y conservación serán definitivos.
269
CAPÍTULO XVII FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL Un profesional del secretariado deberá estar constantemente actualizándose
mediante el aprendizaje y desarrollo de técnicas, y estudios diversos. Este
aprendizaje tiene doble finalidad: conseguir mayor eficacia en el desempeño de
sus funciones y aumentar su cualificación, y por tanto también su cotización
profesional, dentro de la empresa.
CÓMO BUSCAR UN EMPLEO
El éxito en la búsqueda de una nueva ubicación laboral no sólo depende de la
correspondiente preparación académica y de la experiencia, sino también de la
forma en que la aspirante “venda” su propia imagen, es decir sepa presentar y
acreditar su perfil profesional acorde a los intereses de la empresa.
Para esto deberá tener presente:
- Disponer de información respecto a las nuevas vías de acceso al mercado
laboral
- Elaborar una carta – solicitud o carta de autocandidatura
270
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
- Preparar su currículo vitae, de manera que defina claramente el perfil
profesional que pueda acreditar, sus aspiraciones y los logros personales
que aseguran su idoneidad para ocupar el puesto a que se aspira
LA SOLICITUD.
Introducción a la Solicitud
Las primeras impresiones son importantes. Su apariencia es importante, hasta en
la presentación de una solicitud. Cada vez que usted se comunique con un
empleador, vístase como si estuviese lista para ir al trabajo. Es posible que el
empleador tenga un puesto de empleo que necesite llenar, y que quiera
entrevistarla inmediatamente.
Cómo llenar una solicitud:
Es importante que lea íntegramente el formulario de solicitud. Antes de empezar a
llenarlo, lea detenidamente las instrucciones y sígalas al pie de la letra. Es muy
importante completar la solicitud apropiadamente, porque la solicitud es su primera
oportunidad para presentarle sus habilidades.
Los empleadores revisan la información en las solicitudes de empleo, para decidir
a quién citar para las entrevistas de empleo. Recuerde que, a menudo, los
empleadores juzgan la apariencia de una solicitud como una pista de qué tanta
importancia le pone usted a la calidad de su trabajo.
Aquí tiene algunos consejos útiles para seguir al completar las solicitudes:
271
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
1. Salude al/a la recepcionista con cortesía, al solicitar o presentar una
solicitud. A menudo, las primeras impresiones del/de la recepcionista se
transmiten a los demás.
2. Sea honesto(a) en sus respuestas.
3. Use plumas o lapiceros de tinta azul o negra.
4. Tenga a mano toda la información que podría necesitar para llenar una
solicitud, como una hoja de información con los nombres y números de
teléfono de sus referencias y empleadores/patrones anteriores.
5. Escriba de forma clara y legible.
6. Llene el formulario de forma ordenada y precisa.
7. Solicite un puesto específico, en vez de escribir "cualquiera" o "abierto" para
el puesto deseado.
8. No deje nada en blanco.
9. Escriba "No es pertinente" (o utilice las siglas en inglés "N/A" para indicar
"Not Applicable") en el espacio, si la pregunta no le es pertinente.
10. Explique los intervalos prolongados en su historial de trabajo, por ejemplo,
"asistiendo a clases".
11. Lea y revise la solicitud para verificar que esté completa, antes de
entregársela al empleador.
12. Asegúrese de firmar y fechar la solicitud.
13. Envíe por correo o entregue la solicitud a la persona o al lugar correcto.
Información Personal
Las solicitudes de empleo piden una amplia variedad de información personal, que
varía desde su número de Seguro Social, para propósitos de impuestos sobre el
empleo, hasta preguntas acerca de sus pasatiempos e intereses personales. La
siguiente lista le proporciona ejemplos de cómo completar la información más
típica que se pide en las solicitudes de empleo:
272
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
1. En el espacio para el nombre, asegúrese de verificar en qué orden quiere el
empleador que usted escriba su nombre y apellidos. Escriba nítidamente
con letra de molde. Si usted ha solicitado un empleo previamente con un
empleador, asegúrese de que se tome en cuenta cualquier cambio de
nombre en la solicitud.
2. Utilice un domicilio en el cual puede recibir correspondencia postal. Es
posible que también se le pregunte cuánto tiempo ha vivido en su presente
domicilio.
3. Proporcione su número de teléfono, incluyendo el código de área. Si usted
utiliza un número para recibir mensajes, asegúrese de que todas las
personas, que utilicen ese número, sepan lo que tienen que decir por usted,
o de que el mensaje en una máquina contestadora sea apropiado. Para un
número de negocios, incluya el número de extensión, si está disponible.
4. Asegúrese de que usted cumpla con los requisitos de salud para el empleo.
5. Todas las solicitudes piden información acerca de las escuelas a las que
usted haya asistido. Enumere su educación, detallando cualesquier cursos
especiales. Esté preparado(a) para proporcionar transcripciones de
calificaciones, si se las piden.
6. Algunas solicitudes piden información acerca de condenas previas por
delitos menores o por delitos graves. Lea las preguntas de la solicitud
detenidamente, y responda con la verdad, agregando la frase "se hablará
de esto en la entrevista". Se le puede despedir por no decir la verdad en
una solicitud.
273
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Información Laboral
1. Siempre llene el espacio para la "Posición Deseada". Nunca escriba
"cualquiera" o "dispuesta a hacer cualquier cosa!" Una respuesta vaga le
dificulta al empleador visualizar cómo sus habilidades particulares
cumplirán con las necesidades de la compañía. Es aceptable enumerar
más de un puesto, pero haga un poco de investigación primero, para saber
los títulos de empleos que se utilizan en la compañía.
2. En el espacio para salario deseado escriba "abierto" o "negociable", en vez
de poner una cifra de un salario que podría resultar demasiado alta o
demasiado baja. El empleador considerará los salarios pagados
previamente.
3. En el espacio para disponibilidad escriba "inmediatamente", si usted está
disponible para empezar de inmediato. Si está actualmente empleada,
indique que está disponible para empezar después de entregar su aviso de
dimisión, con dos semanas de anticipación
Experiencia de Empleo
1. Generalmente, bajo experiencia de empleo, el formulario de solicitud le pide
su título de empleo y las fechas de empleo; el nombre, la dirección y el
número de teléfono del empleador; y una descripción de sus
responsabilidades. Asegúrese de que las fechas de empleo no coincidan o
entren en conflicto entre sí.
2. Si se le pregunta la razón por la que dejó un empelo, use frases positivas
como: "para tomar un empleo con mayores responsabilidades", "el negocio
cerró", "se terminó el empleo o contrato", "trabajo temporal",
"reorganización", " o "cambio de profesión". Evite las palabras negativas
como "sancionado”, "abandono de empleo", "falta de asistencia" o "por
llegar tarde".
274
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
3. Enumere cualesquier capacidades, habilidades, experiencia o capacitación
especiales que estén relacionadas con el puesto que quiere. Tenga
disponibles todos los formularios adecuados, como por ejemplo certificados.
4. Siempre hable con sus referencias, antes de empezar su búsqueda de
empleo, para pedirles permiso para utilizar sus nombres, direcciones y
números de teléfono en la(s) solicitud(es). Los empleadores anteriores,
conocidos del empleo y profesores son referencias aceptables. Asegúrese
de mantener al día su lista de referencias, y avíseles cuando encuentre un
empleo.
Errores para Evitar
Algunos de los errores más comunes en las solicitudes que cometen las personas
en busca de empleo son:
1. No seguir las indicaciones
2. Palabras con faltas de ortografía
3. Escritura tachada
4. Escritura que no está en letra de molde
5. Formulario de solicitud arrugado o desordenado
6. Información incompleta o preguntas no respondidas
7. No solicitar un puesto específico
8. Historial de trabajo incompleto, o intervalos prolongados inexplicados en el
historial de trabajo
9. Fechas de empleo que coinciden o entran en conflicto entre sí, sin una
explicación
10. Solicitud no entregada antes de la fecha límite
11. Uso de palabras problemáticas, tales como "abandono del empleo" o
"echado(a) o corrido(a) del empleo"
12. Olvidar firmar la solicitud
275
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Hoja de Datos
Gran parte de los empleadores emiten su propia solicitud, preimpresa por la
compañía, para las personas que buscan empleo. Por lo tanto, los estilos de las
solicitudes de empleo variarán enormemente, entre una entidad y otra. Es una
buena idea preparar una hoja de datos con toda su información personal, antes de
empezar su búsqueda de empleo. Lleve consigo su hoja de datos, al buscar
empleo. De esa manera, si un empleador le pide llenar una solicitud, usted tendrá
su información fácilmente disponible, para completar su solicitud. El tener su hoja
de datos a mano le ahorrará tiempo y le ayudará a evitar errores.
Prepare su hoja de datos con la siguiente información:
• Su historial de trabajo, incluyendo los nombres, direcciones y números de
teléfono de las entidades, y las fechas de empleo
• Sus referencias personales, incluyendo los nombres, direcciones y números
de teléfono
• Su información personal, como educación
Su hoja de datos es una herramienta útil para usted, pero recuerde no
entregársela a un empleador. Guarde su hoja de datos, para búsquedas futuras
de empleo.
LA CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO
La carta es lo primero que el seleccionador lee, por tanto, su objetivo principal
consiste, precisamente, en captar su atención. La impresión que se ha de
transmitir es la de haber dedicado tiempo e interés.
Hay que evitar absolutamente las respuestas apresuradas, tampoco se aconsejan
cartas estándar fotocopiadas y sin indicación del destinatario y que dejan ver, que
son utilizadas para cualquier destino.
276
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
En este caso, se facilita el modelo de carta que responde a un anuncio en prensa
y a la que se adjunta el currículo.
Esta carta tiene como principales objetivos:
- Acompañar el currículo
- Presentar brevemente el contenido del currículo, añadiendo las fórmulas de
saludo, sin repetir nada a lo ya escrito en el currículo
- Precisar o resaltar en negrita algunos detalles
- Indicar algunos motivos de particular interés por un determinado puesto
La redacción se facilita utilizando lo que se denomina el "Método 1-2-3". La
estructura de 1-2-3 incluye:
- Introducción (corto resumen o párrafo de inicio). Habitualmente consiste
en una o dos frases que resumen lo que a continuación constituirá la parte
esencial de la carta, es decir, el objeto del mensaje. En este caso, envío del
currículo.
- Mensaje principal (descripción, explicación o parte esencial del mensaje).
Desarrolla el mensaje principal, en uno o dos párrafos, si ello es posible.
Presentar brevemente su contenido. Expresar el interés por el trabajo en
cuestión.
- Conclusión (resume lo expuesto en el mensaje principal, si procede, y
despedida formal). Reiteración del interés por el puesto de trabajo. Aunque
no existe una regla establecida para el impreso de la carta, es aconsejable
la utilización del tamaño de papel DIN A4 en blanco o marfil.
277
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
MODELO DE CARTA DE ACOMPAÑAMIENTO DE UN CURRICULUM VITAE
RESPUESTA A ANUNCIO
La letra de la carta deberá ser de un tipo de los denominados tradicionales: Arial,
Times New Roman, etcétera, y el tamaño de la letra no debe ser ni demasiado
grande ni tampoco demasiado pequeño. El tamaño ideal es 11.
MEMBRETE: En esta carta, además de lo expuesto en las "Sugerencias", debe
figurar el membrete con los datos del remitente:
� Nombre y apellidos
� Dirección postal
� Código postal y localidad
� Teléfono
� Dirección electrónica
Este membrete puede colocarse en el encabezado de la página y para que quede
centrado, se sugiere crear una tabla en este encabezado de aproximadamente 5
cm. Esta tabla se alinea a la derecha y se le quitan los bordes. El texto deberá
ser menor al que se utiliza en el cuerpo de la carta y puede tener diferente tipo de
letra. Se sugiere 9 de tamaño y en cursiva y negrita. Además este texto deberá
centrarse.
DESTINATARIO: El nombre del destinatario deberá ajustarse a lo expresado en el
anuncio, lo más correcto es:
� Nombre y apellidos, precedidos del tratamiento
� Cargo
� Empresa
� Dirección
� Código postal y localidad
278
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Actualmente la tendencia es escribir la dirección alineada al margen izquierdo del
papel aunque, si se utilizan sobres con ventanilla, hay que ajustar la posición de la
dirección a la ventanilla del sobre.
FECHA: La Real Academia recomienda escribir con minúscula el nombre del
mes y no se utiliza el punto al escribir el año, para separar los millares. Debe de ir
precedida de la localidad y alineada a la derecha.
SALUDO: Debe ir seguido de dos puntos (Estimado Sr. Martínez: Querido amigo:
Muy señor mío: etc.) Si la carta no se dirige a una persona sino a la entidad, ni a la
atención de una persona concreta, el saludo deberá hacerse en plural (Estimados
señores:)
CUERPO DE LA CARTA: Lo adecuado es que las cartas no sean excesivamente
largas, en este caso, no debe exceder la página.
DESPEDIDA: Debe ser breve, cordial y personalizada.
FIRMA: En este tipo de carta no se debe usar jamás una firma digitalizada, debe ir
firmada por el remitente y preferiblemente en azul.
Se muestra a continuación un modelo de carta.
279
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Isabel Pérez López Calle Línea, 348 Plaza. Cuba Teléfono 8355525 [email protected]
Doña Emma Mariño Directora de Recursos Humanos CUBALSE Calle 1era. y 0 Miramar Ciudad de La Habana, 8 de enero de 2005 Estimada señora: En respuesta al anuncio publicado por su entidad en el diario Tribuna, el pasado domingo, adjunto mi currículo vitae. Tengo experiencia en el sector administrativo, en especial en el oficio de Secretaria. Como puede ver en el currículo, tengo experiencia y títulos de graduación necesarios. Además de un gran interés por seguir mi carrera profesional en este sector. Quedo a su disposición para ampliar o aclarar cualquier aspecto que considere de interés y a la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo,
Firma manuscrita
Anexo: Currículo vitae
Membrete
Destinatario
Fecha
Saludo
Cuerpo de la carta
Despedida
280
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
EL CURRÍCULO VITAE
Es una expresión latina que designa el expediente académico, personal y laboral
de una persona.
Objetivo:
Dar a conocer, ante quienes proceden a la selección de personal, la capacidad y
la idoneidad de un candidato para ocupar un puesto de trabajo determinado.
Antes de redactar el currículo hay que analizar la SOLICITUD DE PERSONAL
para saber los requisitos que se exigen para ocupar el puesto. Una vez hecho
esto, se trata de focalizar el desarrollo del currículo destacando los conocimientos
y habilidades que se ajusten a estos requisitos. La tendencia más común es la de
describir todas las áreas de experiencia profesional, pero esto puede llegar a ser
contraproducente, el empresario no gastará tanto tiempo leyendo todas las
descripciones o perderá interés porque no encajan con los requisitos específicos
que él considera necesarios. Hay que tener presente que cada empresa quiere
cosas muy concretas.
Hay dos apartados determinantes en cualquier currículo, la educación y la
experiencia.
Educación:
Incluye los datos concretos sobre los centros, los años en los que se cursaron los
estudios y cualquier otra información que se considere relevante al respecto.
281
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Experiencia:
Si se acaba de terminar de estudiar y no se tiene experiencia laboral, hay que
tener en cuenta las prácticas e incluso los trabajos realizados durante
determinadas etapas, como vacaciones, etc.
En lugar de creer que la experiencia como vendedora en unos grandes almacenes
en temporada de rebajas no sirve, hay que enfocarla para demostrar la habilidad
en las relaciones públicas, por ejemplo. Puede que se considere que este tipo de
trabajo no despierta demasiado interés en un proceso de selección relacionado
con el sector de las telecomunicaciones; sin embargo, se trata de un experiencia
válida en la que se aplican muchas de las cualidades que busca un potencial
empleador: trabajo en equipo, puntualidad, gusto por el detalle, responsabilidad e
iniciativa.
Información verificable
Las empresas quieren evidencias para saber si el candidato se ajusta a los
requisitos, por tanto, no basta con decir "trabajo muy bien en equipo", debe
demostrarse.
Se relacionan algunas pautas que deben tenerse presentes al preparar el
currículo:
- Explicar el objetivo profesional
- Enunciar los logros alcanzados por el candidato en distintos trabajos
- Ocupar preferiblemente un folio o como mucho dos.
- Guardar un mismo estilo: tipo y cuerpo de letra
- Enviar por e-mail y correo ordinario
- Incluir carta de presentación
282
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
- Cuidar la presentación: papel blanco o de color sin arrugar, buena
impresión, corrección ortográfica, etcétera
- Leer al menos tres veces el currículo y pedir la opinión de un tercero
Períodos en blanco
Además de la ortografía y la gramática, uno de los grandes puntos negros que
suele tener un currículo son los períodos en blanco. No da muy buena impresión
encontrarse con un currículo que omite la actividad realizada durante tres o cuatro
meses.
Hay dos razones para explicar esos períodos. Primero, porque puede levantar
suspicacias y segundo, porque el reclutador puede encontrar un detalle
interesante precisamente allí.
TIPOS DE CURRÍCULO VITAE
Cuando se esté preparando para escribir su currículo vitae, es muy importante
seleccionar el tipo de currículo, que sea más conveniente para su historial de
trabajo en el pasado, y que presente su experiencia y capacidades de la mejor
manera posible.
El currículo cronológico: es el más indicado para personas que cuentan con una
trayectoria profesional estable y ascendente, sin altibajos ni períodos en blanco
injustificados. Este tipo de documento se centra más en los puestos
desempeñados que en las habilidades adquiridas. La presentación de los empleos
puede ir ordenada del más reciente al más antiguo o viceversa. Ambas maneras
son válidas, aunque siempre es conveniente destacar en primer lugar aquel
trabajo que tenga más relación con el puesto al que se opta.
283
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Los empleadores tienen la tendencia a preferir este tipo de currículo, puesto que
es más fácil de leer y revisar las fechas del historial de trabajo y la experiencia
laboral.
El currículo vitae funcional: se concentra en las capacidades, experiencias y
logros. Con este tipo de currículo usted está anunciando sus aptitudes específicas,
no el orden en el que usted las adquirió.
Este tipo de currículo funciona mejor para las siguientes condiciones:
- Su historial de trabajo no se relaciona con el empleo
- Su experiencia relacionada no es su empleo más reciente
- Usted tiene intervalos en su historial de trabajo
- Usted no ha trabajado recientemente
- Usted recién está ingresando al mercado laboral
El currículo vitae automatizado: (Palabras clave o registrable, scannable). Se
escribe en un formato para que se lea bien, cuando un sistema de computación lo
registre, “scanner”. Se registra y se ingresa en un banco de datos, que entonces
puede buscarse por medio de palabras clave, a fin de que las aptitudes del
solicitante concuerden con las necesidades del empleador.
Desde la aparición de Internet, la concepción del currículo vitae como las dos
hojas de papel en las que se expone la experiencia laboral, datos académicos y
otros detalles es insuficiente. Los portales de empleo, además de mostrar ofertas
de trabajo, de modo similar a la prensa, ofrecen la posibilidad de remitir el
currículo en formato electrónico. Las autopistas de la información han cambiado la
manera en que las empresas y los candidatos a un puesto de trabajo se
relacionan.
284
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Los formatos papel y documento electrónico de texto tienen una serie de reglas
básicas a cumplir para convertirlo en un instrumento efectivo. Se ha convertido ya
en un uso habitual, escanear los currículos que se reciben en formato de papel. Es
por ello, que tanto si se entrega personalmente o se hace llegar por el correo
convencional, hay que prever la posibilidad de que se pueda escanear sin mayor
problema. En este sentido, se sugieren los siguientes pasos:
- Utilizar tipos de letra tradicionales. Times New Roman o Arial son dos
fuentes seguras pero no las únicas. Helvética o Avant Grade, entre otras,
son fuentes aceptadas por el escáner.
- Tener en cuenta el tamaño de letra. El tamaño de fuente no debería ser
menor de 10, aunque es preferible usar letra de tamaño 11.
- Evitar los subrayados, algunas letras pueden cambiar de forma y alterar la
lectura del escáner. Utilizar negrita o cursiva para resaltar datos.
- Separar las secciones con un espacio en blanco. El escáner
determinará el fin de la sección con esos espacios.
- Evitar líneas verticales, el escáner las entenderá como letras. Tampoco
utilizar columnas al estilo diario. El escáner lee de derecha a izquierda y
puede unificar datos de diferentes secciones.
La Entrevista
Es importante llegar a tiempo a una entrevista. Es mejor si llega unos 15 minutos
antes.
285
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Esto le dará tiempo, para relajarse y llenar una solicitud, si es necesario. Vístase
apropiadamente, ya que la primera impresión es una impresión duradera.
Consejos para la entrevista:
1. Haga un poco de investigación de información acerca de la compañía.
2. Practique entrevistarse.
3. Vaya solo. No lleve consigo niños ni amigos.
4. Salude al empleador con un apretón de manos.
5. Haga frecuente contacto visual.
6. Sonría, sea cortés y trate de relajarse.
7. Escuche con atención las preguntas que se le hagan. Si está confundido,
pídale a la persona que esté entrevistándola que le repita la pregunta.
8. Responda a las preguntas de la forma más directa posible.
9. Sea optimista y haga declaraciones positivas.
10. Si usted ha trabajado antes, hable de lo que aprendió de esa experiencia
11. Use ejemplos de cómo sus capacidades y habilidades se adaptarían al
empleo.
12. Traiga consigo su "Hoja de Datos" con los números de teléfono y
direcciones de sus referencias y empleadores anteriores, por si acaso se le
pida completar una solicitud.
Al prepararse para su entrevista, es importante que usted anticipe las preguntas que
el empleador podría hacerle. Las siguientes preguntas son ejemplos de los tipos de
preguntas que posiblemente se le pida contestar.
286
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Preguntas que puede esperar (Lo que el empleador le puede preguntar):
1. Hábleme acerca de usted. (A menudo, esta es una pregunta para romper el
hielo. Mantenga la respuesta relacionada con el empleo o con sus
capacidades.)
2. ¿Qué sabe usted acerca del tipo de trabajo que hacemos nosotros? ("Esta
oportunidad debe aprovecharle para decir lo que sabe, a partir de la
investigación de información que completó de antemano.)
3. ¿Cuál es su punto débil? (Siempre dé una respuesta positiva. Por ejemplo,
"Mi ortografía no es siempre perfecta, así es que siempre uso un verificador
ortográfico".)
4. ¿Cuáles son sus puntos fuertes? (Describa sus capacidades de una
manera que la presente como una empleada deseable para la compañía.)
5. ¿Por qué dejó su último trabajo? (Responda con una declaración positiva.
Trate de no decir: "Me echaron", "me despidieron", "dejé el trabajo", "no
tenía niñera" o "no me podía llevar bien con los compañeros de trabajo o
con el jefe". Sin embargo, puede decir: "un nuevo empleo", "se terminó el
contrato," "un empleo temporal", "cambio de profesión", "para cuidar de la
familia" o "cambio de lugar de vivienda.")
6. ¿Por qué ha estado desempleada por tanto tiempo? (Diga la verdad.
Enfatice que estuvo buscando una buena compañía, con la cual quedarse)
7. ¿Por qué deberíamos contratarla? (Haga una declaración positiva, como
"Me gustaría tener la oportunidad de trabajar con usted y creo que puedo
realizar el trabajo".)
8. ¿Tiene referencias? (Es sumamente importante que se comunique con sus
referencias de antemano, y que tenga disponibles sus nombres, direcciones
actuales y números de teléfono.)
287
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
Al final de una entrevista formal, el empleador le preguntará si usted tiene alguna
pregunta.
A continuación se presentan ejemplos de preguntas aceptables que puede hacer.
Preguntas que puede hacerle al empleador:
1. ¿Quién me supervisaría?
2. ¿Cuándo tomará usted la decisión sobre la contratación?
3. ¿Cuáles son las oportunidades para ascender?
4. ¿Qué tipos de capacitación se proporcionan o están disponibles?
Áreas Problemáticas (Razones por las cuales a las personas no se les
contrata):
• Apariencia personal descuidada o desaliñada
• Incapacidad para expresar la información con claridad
• Falta de interés genuino o entusiasmo
• No estar dispuesto(a) a empezar en una posición baja
• Actitud negativa
• Falta de contacto visual
• Solicitud incompleta o descuidada
• Llegar tarde a la entrevista
Cómo Concluir
Al final de la entrevista:
• Agradézcales a los entrevistadores por su tiempo
288
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
• Pida una tarjeta de presentación de negocios
• Dé la mano para concluir
Dos o tres días después de la entrevista, envíe una nota de agradecimiento,
dirigida a los entrevistadores.
Notas de Agradecimiento
Después de su entrevista, asegúrese de escribirles una nota de agradecimiento al
empleador o a la entrevistadora. Esto es muy importante, porque una nota de
agradecimiento le da una oportunidad adicional, para recordarle al empleador
acerca de las capacidades especiales que usted le puede brindar a la compañía.
Es una buena idea pedirle una tarjeta de presentación de negocios a los
entrevistadores, antes de salir de la entrevista. Esto le ayudará al escribir su nota
de agradecimiento, para deletrear correctamente su nombre y su título de empleo.
Consejos para las notas de agradecimiento:
1. Escriba la nota a mano, con letra clara, o a máquina.
2. Dirija la nota a la persona que dirigió la entrevista.
3. Manténgala breve. (No más de una página.)
4. El primer párrafo: Agradezca al empleador por la entrevista. Además,
mencione que está interesada en el puesto.
5. El segundo párrafo: Brevemente, mencione algunas de sus capacidades,
sin repetir, palabra por palabra, la información de su Currículum Vitae
"historial de trabajo". Incluya cualquier información importante que no haya
mencionado durante la entrevista.
289
CAPÍTULO XVII. FORMACIÓN Y PROMOCIÓN PROFESIONAL
6. El tercer párrafo: Proporcione su información de contacto, número de
teléfono con código de área y una dirección de correo electrónico, si está
disponible.
7. Firme la nota con su nombre y apellidos.
8. Revise cuidadosamente la nota para verificar que no tenga errores de
ortografía, ni de gramática. Pídale a otra persona que revise la nota.
290
Aprende a ser Secretaria
BIBLIOGRAFÍA:
1. Agüero MT. Programa de estudio “Administración para Secretarias y
Comunicación Interpersonal”. CETED; 2004.
2. Artidiello I. “Programa de estudio “Módulo Técnicas de Negociación”; 2004
3. Berthelot C. Ideas y Trucos para la secretaria Moderna. Barcelona:
Ediciones Robinbook SL;
4. Canilli C. “La Secretaria Perfecta” . Italia, Ediciones Italia; 2002.
5. Castell E. El Lenguaje no verbal. La Habana, Cuba : 1998.
6. Domínguez A. y Mieres J. “Prácticas de Oficina”. Cuba: Editorial Pueblo
y Educación; 1988.
7. García CA y Lima N. “En busca de la Secretaria Perdida, Parte III.
Protocolo y más Protocolo”. Cuba: 2003
8. Milanés E. “La Excelencia en la Conducta” . Cuba: Editorial Pablo de la
Torriente; 1988.
9. Rivero M. Programa de Estudio “Relaciones Públicas Empresariales”
MINCEX: Cuba.
10. Taquechel A. y García CA. “Secretaria Ejecutiva” Cuba: 2005
11. Vivaldi G. Curso de Redacción. Cuba: Editorial Pueblo y Educación; 1973.
12. Zaragoitia M. Programa de Estudio “La Secretaria, la Toma de Decisiones
y la Solución de Problemas”. Facultad de Contabilidad y Finanzas. Centro
de Estudios de Técnicas de Dirección; 2004.
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Aprende a ser Secretaria
13. Colectivo de Autores. Programa de Autoestudio “La secretaria Eficaz”
Cuba: Grupo Cubanacán; 2003.
14. Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. Manual de Normas y Principios
generales para la concepción, organización y desarrollo de eventos. La
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15. Enciclopedia de la Secretaria. España: Editorial Océano; 1998. Tomo I, II y
III.
16. Manual de Relaciones Públicas. Ediciones LOGOS: Cuba; 2002
17. Plan de Estudio, para Técnico Medio en la especialidad de Secretariado.
Cuba: MINED.
18. Programa de Estudio “Secretariado por Correspondencia. Centro Cultural
por Correspondencia. San Sebastián, España.
19. Programa de Estudio “Secretaria Competente” . Cuba: MINCEX; 1999.
20. Programa de Estudio “ Elementos de Administración para Secretarias”,
Cuba: PREGER, MITRANS.
21. Programa de Estudios de Secretaria plus: Barcelona. España; 2004
292
Aprende a ser Secretaria
TABLA DE CONTENIDO:
Prólogo 2
Al Lector 3
Dedicatoria 5
Capítulo I. El Oficio de Secretaria 5
Capítulo II. ¿Qué es ser una profesional del Secretariado? 10
Capítulo III. ¿Cómo lograr una imagen personal y profesional
correcta?
25
Capítulo IV. La Empresa 61
Capítulo V. La Secretaria y las Relaciones Públicas 67
Capítulo VI. Condiciones funcionales de trabajo 92
Capítulo VII. Organización eficaz del tiempo de trabajo 101
Capítulo VIII. Organización de los viajes de trabajo 113
Capítulo IX. Los recordatorios y los sistemas de seguimiento 119
Capítulo X. Organización de citas, despachos, reuniones 125
Capítulo XI. La comunicación empresarial 139
Capítulo XII. El teléfono como arma de trabajo 147
Capítulo XIII. Comunicaciones internas 162
Capítulo XIV. Comunicaciones externas 174
Capítulo XV. La correspondencia 208
Capítulo XVI. El archivo 220
Capítulo XVII. Formación y Promoción Profesional 269
Bibliografía 290