APSKAITOS DOKUMENTAI:PIRMINIŲ DUOMENŲ PARUOŠIMAS IR

PATEIKIMAS BUHALTERIJAI

VU SA narių mokymai 2011 m. gegužės 28 d.

Mokymus parengė ir veda VU SA vyr. buhalterė Renata Lapackaitė

JŪS esate svarbūs...

Atsižvelgus į tai, kad dokumentus buhalterija gauna iš atskaitingų asmenų (t.y. Jūsų), galima teigti, kad JŪS esate pirminis informacijos šaltinis rengiant finansinę atskaitomybę.

Mokymų temos

AtsakomybėPirminių dokumentų rūšysDokumentų rekvizitaiAntriniai dokumentaiTerminai ir nerašytos taisyklės

Biudžeto planavimas

Atsakomybė

Pagal LR Buhalterinės apskaitos įstatymą

Vadovas atsako už apskaitos organizavimą ir apskaitos dokumentų išsaugojimą;Vyr. buhalteris (buhalteris) atsako už buhalterinių įrašų teisingumą;Už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

PIRMINIAI DOKUMENTAI

Prekių (paslaugų) įsigijimą liudija:

(PVM) Sąskaita faktūraPrekių (paslaugų) pirkimo kvitasKuro pirkimo kvitasKelionės bilietasPriėmimo perdavimo aktas pagal sutartį

Pinigų išmokėjimą ar gavimą įrodo:

Kasos pajamų orderisKasos išlaidų orderisPinigų priėmimo kvitasPinigų išdavimo kvitasKasos aparato čekisMokėjimo pavedimas

Kiekviena veikla, susijusi su piniginėmis operacijomis, daiktų ar teisių perleidimų, įsigijimu, paslaugų gavimu ar

suteikimu turi būti tinkamai įforminta dokumentais

Dokumentų rekvizitai (1)Bet kokio tipo dokumentams privalomi rekvizitai yra šie:

1)apskaitos dokumento pavadinimas;2)ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą,

pavadinimas, kodas;3)apskaitos dokumento data;4)ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio turinys;5)ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine

ir (arba) kiekybine išraiška;6)asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik

pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas, pavardė, parašas ir pareigos.

Dokumentų rekvizitai (2)Pirkimo sąskaita faktūra:• Dokumento pavadinimas

• PVM sąskaitos faktūros serija ir numeris

• PVM sąskaitos faktūros išrašymo data

• Pardavėjo ir Pirkėjo įmonės kodas ir PVM mokėtojo kodas (jei jis PVM mokėtojas)

• Pardavėjo ir Pirkėjo pavadinimas, adresas

• tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų pavadinimas

• Vieneto kaina be PVM• apmokestinamoji vertė (be PVM)• PVM tarifas (tarifai)• PVM suma nacionaline valiuta• Suma iš viso

• Asmens, kuris surašė ir pasirašė arba tik pasirašė dokumentą, vardas, pavardė, parašas ir pareigos

• Sąskaitą priėmusio asmens , vardas, pavardė, parašas ir pareigos.

Dokumentų rekvizitai (3)Prekių (paslaugų) pirkimo kvitas:

• Kvito serija ir numeris• kvito data• Duomenys apie paslaugas ar prekes• Pardavėjo vardas, pavardė• Patento numeris• Asmens kodas (jei kvito suma yra

didesnė kaip 320 litų)• Parašas• Pirkėjo rekvizitai irgi visi būtini

Dokumentų rekvizitai (4)Kuro pirkimo

kvitas:Mažmeninėje degalų

(benzino, dyzelio, suskystintų dujų)

prekyboje parduodant prekes, kuriame

nurodyta vertė (įskaitant PVM) neviršija 500 litų ir kuriame yra visi teisės aktų nustatyti kasos

aparato kvitui privalomi rekvizitai, taip pat

rekvizitai, pagal kuriuos galima identifikuoti

prekių pirkėją, laikomas PVM sąskaita-faktūra.

Pastaba: į kuro čekius netraukti asmeninių pirkinių (cigaretės, gėrimai, maistas)

Dokumentų rekvizitai (5)

Kelionės dokumentai:Taksi kelionės kvite būtini vežėjo rekvizitai ir

važiuojančio asmens duomenys (VU SA, vardas pavardė), suma litais.

Autobuso ar traukinio biliete turi matytis vežėjas, bilieto numeris, data, maršrutas ir kaina.Pastaba: Jei keliaujate viešuoju transportu masiškai, geriau pirkti bilietus išrašant sąskaitą faktūrą.

Rekvizitai - Praktinė užduotis

Užpildyti sąskaitos faktūros rekvizitus sąskaitos faktūros Pardavėjo (tiekėjo)

skiltyje, panaudojant

duotus duomenis:

UAB “Pieštukų rojus”Įmonės kodas: 235924080PVM kodas: LT359240818Adresas: Studentų g. 103, Vilnius

Rekvizitai - Praktinė užduotis

Užpildyti sąskaitos faktūros rekvizitus kolegos sąskaitos faktūros Pirkėjo

skiltyje, panaudojant

VU SA duomenis:

Vilniaus universiteto Studentų atstovybėĮmonės kodas: 193077294PVM kodas: ne PVM mokėtojasAdresas: Universiteto g. 3, Vilnius

Mokėjimo dokumentai (KPO)

Pildo ūkio subjektai priimantys pinigus Būtini mokėtojo ir kasininko parašai

Mokėjimo dokumentai (KIO)

Pildomas organizacijos viduje išmokant pinigus atskaitingiems asmenims

Būtini gavėjo ir kasininko parašai

Mokėjimo dokumentai (PPK)

Pildo asmenys,priimantys pinigus Būtini pinigus mokančiojo ir priimančiojo (ne kasininko)

parašai

Mokėjimo dokumentai (PIK)

Pildo asmenys, išmokantys pinigus Būtini pinigus mokančiojo (ne kasininko) ir priimančiojo

parašai

Mokėjimo dokumentai (Kiti)

Kasos aparato čekis Mokėjimo pavedimas

BILIETAIBilietas yra kartu ir paslaugos įsigijimą ir apmokėjimą

liudijantis dokumentas.

Keičiama bilietų išdavimo tvarka:Bilietai visiems vienodi, tik skirtingų nominalų (5, 10, 15, 20, 25, 30)Ne vėliau kaip prieš savaitę iki bilietų pardavimų pradžios reikia iš vyr.buhalterės pasiimti reikalingą skaičių tam tikrų nominalų bilietų.Jei dalyvių skaičius planuojamas didesnis nei 1000 asmenų, rekomenduojama bilietus platinti per bilietų platinimo organizacijas

Visa renginio atributika pavadinimas, laikas data ir pan. spausdinami skrajutėse.

Sutartys (1)

PanaudosNuomosPirkimo-

pardavimoBendradarbiavim

oPaslaugų pirkimoReklamos teikimo

DalyvavimoFinansavimoParamosAutorinėsSavanoriško

darboDarboKitos

VU SA naudojamos sutarčių rūšys

Sutartys (2)Nuoma, panauda

Nuomos sutartysPagal šią sutartį viena šalis įsipareigoja duoti nuomininkui daiktą laikinai valdyti ir naudotis juo už mokestį, o nuomininkas įsipareigoja mokėti nuomos mokestį.

Panaudos sutartysŠia sutartimi Panaudos davėjas pagal sutarties sąlygas perduoda Panaudos gavėjui laikinai ir neatlygintinai valdyti ir naudotis Panaudos davėjui nuosavybės teise priklausančiu turtu.

Sutartys (3)Pirkimo - pardavimo

Pirkimo-pardavimo sutartys forminamos, kai įsigyjamų paslaugų ar prekių vertė yra didelė, dažniausiai siekiant apibrėžti šalių atsakomybę, kol bus įvykdytas pirkimo-pardavimo faktas bei apmokėjimas.

Šios sutarys dažnai yra sudaromos teikiant paslaugas, įsigyjant ilgalaikį turtą ir pan.

Sutartyje numatytų daiktų ar paslaugų pardavimas/ perdavimas įforminamas (PVM) sąskaita faktūra

Sutartys (4)Bendradarbiavimo

Bendradarbiavimo sutartys sudaromos barteriniams mainams įforminti. Pagal šią sutartį viena šalis įsipareigoja perduoti kitai šaliai nuosavybės teise į daiktą manais už kitą daiktą. Jeigu sutartyje nenumatyta kitaip, laikoma, kad mainomų daiktų kaina yra vienoda. 

Sutarties sąlygų įvykdymas įforminamas išrašant (PVM) sąskaitą faktūrą arba priėmimo perdavimo

aktą.

Sutartys (5)Paslaugų pirkimo

Atlygintinų paslaugų pirkimo sutartimi Vykdytojas įsipareigoja pagal kliento užsakymą suteikti jam tam tikras paslaugas, o klientas įsipareigoja už jas sumokėti. Šia sutartimi susitariama dėl paslaugų nesusijusių su materialaus daikto sukūrimu, tai gali būti tam tikrų veiksmų atlikimas arba tam tikros veiklos vykdymas. 

Sutarties sąlygų įvykdymas įforminamas Vykdytojui išrašant (PVM) sąskaitą faktūrą.

Papildomai gali būti išrašomas priėmimo – perdavimo aktas, siekiant patvirtinti, kad paslaugos yra tinkamai atliktos.

Sutartys (7)

Dalyvavimo

Šios sutartys sudaromos nustatyti sąlygas priimant dalyvį dalyvauti tam tikrame renginyje.

FinansavimoŠia sutartimi viena šalis įsipareigoja įgyvendinti sutartyje numatytą projektą / veiklą ir tinkamai naudoti projektui įgyvendinti skirtą finansavimą, kita šalis įsipareigoja skirti finansavimą projektui / veiklai įgyvendinti.

Tokio pobūdžio sutartis VU SA pasirašo su VU bei įvairiais rėmimo fondais.

Sutartys (8)Paramos

Parama yra paramos teikėjo savanoriškas ir neatlygintinas paramos dalykų (pinigų, daiktų) teikimas paramos gavėjui visuomenei naudingiems tikslams pasiekti. Paramos sutartyje gali būti nurodyta, kokiems tikslams įgyvendinti ji teikiama.

Jei parama yra skiriama daiktais privalo būti išrašytas priėmimo – perdavimo aktas, siekiant patvirtinti, kad parama yra suteikta. (Akte privalo matytis daiktai ir jų vertė pinigine

išraiška). Juridiniai asmenys suteikę paramą paramos gavėjui, gali iš savo pajamų 2 kartus atskaityti paramos išmoką, tačiau atskaitymas negali viršyti 40 % mokesčio mokėtojo pajamų. (Pvz. jei suteikia 1000 Lt paramą pelno mokesčio nemoka nuo 2000 Lt)

Sutartys (9)Autorinė

Tai sutartis, kuria autorius įsipareigoja ateityje sukurti sutartas sąlygas atitinkantį kūrinį ir perduoti užsakovui tam tikras teises į kūrinį.

Kiekvienai autorinei sutarčiai privalo būti išrašytas priėmimo – perdavimo aktas, patvirtinantis, kad autorius yra tinkamai sukūręs kūrinį ir perdavęs

užsakovui.

Kadangi mokesčiai yra nemaži (maždaug 42 % nuo užmokesčio “į rankas”) svarbu žinoti ar autorius yra įsidarbinęs kur nors pagal

darbo sutartį.

Sutartys (10)Savanoriško darbo

Su kiekvienu VU SA nariu, kuris nėra organizacijos darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, kuriam organizacijos vadovas yra suteikęs teisę pirkti prekes (paslaugas), sudaryti ir/ar pasirašyti apskaitos dokumentus, turi būti sudaryta savanoriško darbo sutartis.

Sutartys (11)Darbo sutartis bei kitos sutartys

Darbo sutartis yra pasirašoma su VU SA prezidentu, joje numatomas jo darbo laikas, darbo užmokestis.

Kitokio pobūdžio, nei anksčiau minėtos, sutartys sudaromos atsižvelgiant į jų poreikį.

Sutartys (12)Dažniausiai daromos klaidos

Susitarus dėl paramos vėliau išrašoma sąskaita faktūra. Paramai įforminti reikia ne sąskaitos faktūros, o priėmimo - perdavimo akto (daiktams ar paslaugoms perduoti).Jei įmonė prašo sąskaitos faktūros reikia pasitikslinti ar jie teikia paramą ar tiesiog perka reklamos paslaugas.

Sudaroma autorinė sutartis, kurioje numatoma, kad atlikėjams yra numatyta tam tikras kiekis alkoholinių gėrimų nemokamai.Galima numatyti, kad už atlikimą bus duodami nemokamai gėrimų (bet jokiu būdu nenurodyti rūšies)Susitariant su atlikėjais dėl “nemokamo” atlikimo, būtina įforminti neatlygintino atlikimo sutartį. Negali nebūti jokios sutarties, jei plakatuose šmėžuoja atlikėjų pavadinimai.

Surašant sutartis įdedamas padalinio logotipas, arba sutartį pasirašo padalinio asmuo.Rengiant sutartis naudojamas tik VU SA logotipas ; sutartis pasirašyti gali TIK prezidentas. Sutarys su padalinio rekvizitais, neteisingu organizacijos adresu ar pirmininko parašu juridiškai NEGALIOJA.

ANTRINIAI DOKUMENTAI

VU SA buhalterijai yra teikiami šie antriniai dokumentai:

Avanso apyskaitosKelionės lapaiDalyvių sąrašaiBilietų panaudojimo ataskaitosIšlaidų sąmata

Avanso apyskaita (1)

Jei pirkote prekes/paslaugas atsiskaitydami įstaigos grynaisiais ar savo asmeniniais grynaisiais ir/arba kortele būtina užpildyti avanso apyskaitą.

Apyskaita pildoma tik to asmens,

kuris yra paskirtas kaip atsakingas už padalinio pirkimus

Avanso apyskaita (2)VIRŠUTINĖ DALIS-REKVIZITAI

Pasirenkam VU SA padalinį fakultete

Įrašom savo Vardą, Pavardę

RENLAP-01

Avanso apyskaitų numeracija – pirmos trys vardo ir trys pavardės raidės bei iš eilės einantis numeris pradedant vienetu. (PVZ .,Renata Lapackaitė rašys RENLAP-01)

Avanso apyskaita pildoma kas mėnesį (jei vyko pirkimai), apyskaitos data –vėliausio dokumento data arba paskutinė mėnesio, kurio pirkimų sąskaitas registruojate, diena.

2011 m. gegužės 28 d.

Finansinių mokymų išlaidos

Jei per mėnesį patirtos išlaidos yra skirtingų paskirčių, kiekvienai

atskirai pildomos avanso apyskaitos.

Avanso apyskaita (3)VIDURINIOJI DALIS - PINIGAI

Šią dalį pildo programa automatiškai pagal numatytas formules.

Pirmoje apyskaitoje likučių pradžiai nebus.

Antroje ir vėlesnėse apyskaitoje įrašysite likutį iš pirmosios (anksčiau buvusios) apyskaitos liekanos arba antišlaidžių eilutės mėnesio pabaigoje.

Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, gavote pinigų iš buhalterijos (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Gauta”.

Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, grąžinote į kasą ar banką pinigus (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Grąžinta”.

Pildomi tik geltoni langeliai

Visi kiti laukeliai užsipildo

automatiškai.

Avanso apyskaita (4)APATINĖ DALIS - DUOMENYS

Pildomi tik geltoni langeliai Duomenys avanso apyskaitoje ir pirkimo bei apmokėjimo dokumentuose turi sutapti.Privalu pasirašyti po avanso apyskaita- be parašo ji nebus įtraukta į apskaitą.

Avanso apyskaita (5)DAŽNIAUSIOS KLAIDOS AVANSO APYSKAITOSE

Labai dažnai neužpildoma numeracija arba ji užpildoma neteisingai (dubliuojama) ;Dažnai į vieno mėnesio apyskaitą sukraunama daugelio mėnesių dokumentai;Pakankamai dažnai nepasirašoma ant sąskaitų faktūrų;Nerašoma apie gautus pinigus iš anksto;Retai, bet pasitaiko, kad įrašoma daugiau dokumentų, negu pristatoma į buhalteriją (todėl atiduodami pasitikrinkit ir susekit visus dokumentus);Įtraukiamas kelionės lapas, o ne kuro čekiai;Pasitaiko atvejų, kai pildant apyskaitą yra nutrinama formulė, kur rašoma apyskaitos suma žodžiais ir paliekama tuščias laukelis;Pasitaiko, kad parašomas tik dokumento numeris, už kurį sumokėta, bet neparašoma įmonė iš ko pirkta;Džiaugiuosi, kad vis rečiau reikia priminti, pasirašyti apyskaitos apačioje.

Kelionės lapaiKiekvienas padalinys

turi susirasti panaudai po vieną automobilį vienai kuro rūšiai;

Ant autobusiuko pildoma tik tas kuras, kuris į jį piltas faktiškai;

Viename kelionės lape negali būti skirtingų kuro rūšių;

Dažnai daroma klaida- įtraukiama kaina iki nuolaidos pritaikymo.

Vilniaus universiteto studentų atstovybė, 193077294

DEGALŲ SUNAUDOJIMO-NURAŠYMO LAPAS

2010 m. rugsėjo mėn.

Automobilis Rover 420Si (DRP 042) KurasBenzinas 95 Norma 9,31

               

Kalendor.

Kelionės aprašymas

nuvažiuota km.

mėnesio miesto už miesto

diena (-os) sąlygomis ribų

       

       

       

       

       

       

Iš viso: 0 0

Degalų likutis kelionės pradž.:   70,00

Įpilta per kelionę       litr. sumoje:   Lt.

Degalų sąnaudos pagal nustatytas normas 0,00 litr. sumoje:   Lt.

Degalų likutis kelionės pabaig. :   70,00

Iš viso nuvažiuota 0 km.

Atsakingas asmuo:      

( vardas , pavardė ) ( parašas )

Tvirtinu: Prezidentas Arminas Varanauskas    

Dalyvių sąrašai

Pildoma, kai dalyviai žinomi, planuojami iš anksto, arba reikalingas rašytinis dalyvių sąrašas

Pildoma, kai dalyviai yra nežinomi iš anksto (dažniausiai naudojama kai vyksta VU SA F gimtadieniai ir kitos nedidelės šventės)

Bilietų panaudojimo ataskaita

Išlaidų sąmataIšlaidas reikia planuotis

iš anksto. Jei yra reikalingas

finansavimas iš bendrųjų lėšų, privaloma iš anksto derinti su Prezidentu.

Jei planuojamos išlaidos renginiui/mokymams būtina pildyti antrąją dalį bei detalizuoti planuojamas išlaidas.

Išlaidos bus apmokamos Tik su Prezidento leidimu

Terminai ir nerašytos taisyklės (1)Dokumentai už praėjusį mėnesį pristatomi iki 10

dienos (pvz.: Gegužės mėnesio dokumentus reikia pristatyti iki birželio

10 d.)

Pristatant į buhalteriją sąskaitą faktūrą, kurią reikia apmokėti iš banko sąskaitos, būtina pažymėti padalinį bei išlaidų paskirtį. Jei pirmiau gaunamas išankstinio apmokėjimo dokumentas (išankstinė sąskaita), būtina pažymėti padalinį ir paskirtį ir ant išankstinės sąskaitos, ir ant vėliau gautos sąskaitos faktūros, kurią reikia pristatyti į biurą.

(Jei nebus pažymėtas padalinys, nebus atliktas pavedimas; jei nebus parašytas renginys buhalteriškai bus priskiriama jūsų padalinio administravimo išlaidoms)

Terminai ir nerašytos taisyklės (2)Pristatant kuro čekius, kelionės autobusu ar traukiniu

bilietus, pageidautina kad jie būtų tvarkingai suklijuoti ar susegti ant lapo, o ne krūvelėje.

Pildant avanso apyskaitas, viršijus 29 dokumentus apyskaitoje, rekomenduojama neįterpti naujų eilučių, o išskaidyti renginio išlaidas.

Buhalterija banko pavedimus daro kasdien, tačiau dėl skirtingų banko sąskaitų, atsakingų asmenų užimtumo pavedimai gali būti atliekami rečiau, todėl apie poreikį gauti pinigų reikia informuoti prieš 3 darbo dienas. Apmokėjimui galima dokumentus atsiųsti ir el.paštu, vėliau originalus paliekant biure su prierašu (apmokėta pavedimu).

Terminai ir nerašytos taisyklės (3)Finansavimas. Finansavimas duodamas, tik

tuomet jei yra atsiskaityta už ankstesnius laikotarpius.

Prašymą finansuoti reikia atnešti į biurą savaitę anksčiau, nei reikia pinigų.

Prašymai, raštai ir kiti raštvedybos dokumentai turi turėti dokumento datą ir numerį, todėl ir prašymus finansavimui gauti reikia paruošti tvarkingus.

Atidžiau stebėkite tuos finansavimo prašymus, kurie yra prašomi dekano ar administracijos iniciatyva.

BIUDŽETO PLANAVIMASBiudžetą planuotis būtina!Planuojant renginį reikia atsižvelgiant į ankstesnių

metų statistiką (žmonių skaičių, išlaidas) ir mokytis iš klaidų. (Jei renginyje parduota buvo 30 proc. išankstinių ir 70 proc. renginio dieną bilietų, tai ir šiemet proporcijas išlaikome).

Kiekvienas renginys susideda iš kintamų ir pastovių išlaidų. Pastovios išlaidos skaičiuojamos proporcingai bilietų pajamoms (6 proc. LATGA-A; 21 proc. PVM rezervas)

Planuodami renginį turit galvoti nors apie minimalų PELNĄ.

HTTP://PUB.VUSA.LT/FINANSAI/

Visus buhalterinius šablonus ir mokymų medžiagą rasite adresu:

PIETŲ PERTAUKA (1 VAL.)Tai buvo pirma mokymų dalis