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PATIENT/-IN
MITA
RBEITER/-INPRA
XISLEITUN
GM
AN
AG
EMEN
TSIC
HERH
EITA
USBILD
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GIN
FORM
ATION
Christine Blümke und Frank G. Oppermannwww.etptqm.de
Arbeitshilfen zum EXCELLENCE-SET©
des Selbstbewertungs instruments für das (Qualitäts-) Management in des Selbstbewertungs instruments für das (Qualitäts-) Management in
Praxen für Ergo- und Physiotherapie
Version 1.0 vom 13.4.2013
2 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
3ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
INHALTAnleitung .................................................................................................................................................................................... 4
Arbeitshilfen inkl. PDCA-Zyklus .................................................................................................................................... 6Patient/-in ......................................................................................................................................................................... 6Praxisleitung .................................................................................................................................................................... 12Mitarbeiter/-in .............................................................................................................................................................. 20Sicherheit ......................................................................................................................................................................... 22Management .................................................................................................................................................................. 24Information ..................................................................................................................................................................... 31Ausbildung ..................................................................................................................................................................... 32
Kriterienübersicht ................................................................................................................................................................... 34
4 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
Anleitung
Was ist ein Selbstbewertungsinstrument und was mache ich damit?
Ein Selbstbewertungsinstrument ist vergleichbar mit einem Befundinstrument. Ein Befundinstrument wird dazu genutzt, systematisch den Zustand der Patient/-innen zu erheben. Es kann auch über weite-re Erhebungen einen Vergleich mit dem Ursprungszustand der Patient/-innen ermöglichen. Mit Hilfe des Selbstbewertungsinstruments wird systematisch der Zustand des Managements der ergo- bzw. physiotherapeutischen Praxis erhoben. Dieses enthält dazu Fragen, die die Qualität der Prozesse, Strukturen und Ergebnisse einer Praxis erfassen. Um eine möglichst di� erenzierte Selbstbewertung durchzuführen, ist die aktive Teilnahme aller Mitarbeiter/-innen notwendig. Vor allem diejenigen, die an Prozessen beteiligt sind oder die Verantwortung für Vorgänge und Einrichtungsgegenstände haben, sollten die Fragen für ihren Zuständigkeitsbereich beantworten. Werden aus der Befund-erhebung die adäquaten � erapiemaßnahmen abgeleitet, so werden nach der Selbstbewertung die Maßnahmen geplant, die e� zient und e� ektiv für die Verbesserung oder Neuorganisierung von Abläufen in der Praxis erscheinen. So wie jede Befunderhebung eine individuelle Situation be-schreibt, sind auch die Maßnahmen zur Verbesserung des Managements in der Praxis individuell zu tre� en. Wie bei der Festlegung von � erapiezielen ist es sinnvoll, Verbesserungsmaßnahmen so zu planen, dass sie auch überprü� ar sind. Nur so kann festgestellt werden, ob diese Maßnahmen zur erwünschten Wirkung führen oder andere Maßnahmen getro� en werden müssen.
Für eine Praxis nicht zutre� ende Kriterien, können selbstverständlich unbewertet bleiben.
Wird eine Selbstbewertung regelmäßig durchgeführt, gibt dies Hinweise darauf, wie die Praxis an die Bedürfnisse der Patient/-innen, der Mitarbeiter/-innen und an die sich verändernden Bedin-gungen anpasst werden kann. Dabei stellt die Zufriedenheit der Patient/-innen eine wesentliche Ausrichtung des Praxismanagements dar.
Was ist das Excellence-Set?
Das Excellence-Set ist, zusammen mit dem Basis- und dem Erweiterungs-Set, Teil des ETPTQM-Selbstbewertungsinstruments, mit dem sich eine Praxis ein vollständiges Bild über alle Aspekte des Praxismanagements verscha� en kann. Die Au� eilung in verschiedene Sets soll es ermöglichen, bei der Selbstbewertung und den damit verbundenen Verbesserungsmaßnahmen stufenweise vorzu-gehen. Mit der Bewertung des Excellence-Sets kann eine Praxis ihrer Verp� ichtung ein Qualitätsma-nagementsystem aufzubauen umfassend nachkommen. Die Bewertung des Basis- und Erweiterungs-Sets sollte vor der des Excellence-Sets erfolgen. Um die Anforderungen der Kriterien zu erfüllen, steigen die einzusetzenden Ressourcen mit jedem Set tendenziell an.
Die Kriterien des Selbstbewertungsinstruments sind den � emengruppen: Patient/-in, Praxisleitung, Mitarbeiter/-in, Sicherheit, Management, Information und Ausbildung zugeordnet. Eine weitere Un-terteilung erfolgt innerhalb dieser � emengruppen. Sta� die Sets stufenweise zu bearbeiten, kön-nen auch die Kriterien eines � emas aus allen Sets (z.B. die der � emengruppe „Mitarbeiter/-in“) bewertet werden.
5ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
Das Arbeiten mit dem PDCA-Zyklus als kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Der PDCA-Zyklus stellt ein Schema für einen immer wieder zu durchlaufender Prozess dar, mit dem die kontinuierliche Verbesserung einer Praxis strukturiert wird. Geplante Maßnahmen können damit auf ihre Wirksamkeit hin geprü� bzw. nachreguliert werden. In der hier dargestellten Tabellenform können zu jedem Kriterium die einzelnen Maßnahmen in Schema des PDCA-Zyklus beschrieben werden. Da die Maßnahmen in der Realität vielfach parallel erfolgen, bietet diese Form der Darstel-lung die Möglichkeit den Stand der Einzelprozesse zu dokumentieren.
Kate
gorie
Kriterium
In dieser Phase werden a) der SOLL-Zustand de� niert, b) die einzelnen Arbeitsschri� e gemeinsam mit den Mitarbeiter/-innen geplant, c) die Form der Überprüfung festgelegt. Für die Umsetzung werden konkrete Personen, Ziele und Zeitvorgaben benannt.
PLAN
Die Umsetzung der Planung durch alle beteiligten Mitarbeiter/-innen. DO
Der Ist-Zustand wird mit dem Soll-Zustand verglichen. Festgestellt wird, in wie weit die Durchführung und die Wirksamkeit des Prozesses in der Praxis der Planung entspricht.
CHECK
Mit den Ergebnissen des Vergleichs (Check) werden, wenn notwendig, weitere Verbesserungen abgeleitet. Diese � ießen dann in eine erneute Planung ein.
ACT
Beschreibung des PDCA-Zyklus
Zur Benutzung der Arbeitshilfen
Bei der Selbstbewertung des eigenen Praxismanagements wird der aktuelle Stand umgesetzter Maßnahmen entsprechend den Beispielen in den Tabellen der Arbeitshilfen dokumentiert. Dabei soll für jeden Schri� des PDCA-Zyklus möglichst das Was?, Wie? und Wer? dargestellt werden.
No�
älle Es existiert eine
No� allausrüstung/No� allko� er in der Praxis.
Der No� allko� er be� ndet sich neben der Tür im Büro. Er ist versiegelt. Nach Verwendung wird er von der verantwortlichen Personen aufgefüllt und wieder versiegelt. Halbjährlich werden Verfallsda-ten und Vollständigkeit geprü� (Checkliste im No� allko� er).
PLAN
Festlegung der verantwortlichen Person und Unterweisung in die auszuführenden Tätigkeiten entsprechend PLAN.
DO
Die Kontrolle ergab: Die Überprüfung erfolgt nicht regelmäßig, bzw. nicht halbjährlich.
CHECK
Die halbjährlichen Termine für die nächsten 2 Jahre wurden an Stelle von � erapieeinheiten in den Kalender der verantwortlichen Mitarbeiterin eingetragen.
ACTZu
gang
zu d
en Le
istun
gen
Der Umgang mit telefonischen Anfragen von Patient/-innen ist geregelt.
In der Teamsitzung vom � .mm.jj wurde die neue Prozessbeschreibung in Bezug auf telefonische Anfragen allen Mitarbeiter/-innen vorgestellt. Nicht anwesende Mitarbeiter/-innen wurden über die Regelung informiert.
PLAN
Alle Mitarbeiter/-innen handeln ab sofort entsprechend dieser Prozessbeschreibung. DO
Bei tel. Direktanfragen von Patient/-innen funktioniert der Prozess sehr gut. Bei aufgezeichneten Anrufen (Anru� eantworter) kam es weiterhin zu zeitlichen Verzögerungen bis zu einem Rückruf.
CHECK
Ein allgemeingültiger Ablauf für eine Patient/-innenanfrage auf dem Anru� eantworter wird erarbei-tet. Die Frage ob eine Vorlage für den Rückruf von den Mitarbeiter/-innen entworfen werden soll wird in der Teamsitzung am XX.XX.20XX besprochen.
ACT
Beispiel: Darstellung der Selbstbewertung anhand des PDCA-Zyklus für zwei Kriterien
6 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATI
ENT/
-IN
Zuga
ng zu
r Pra
xis
Informationen zur Informationen zur Anbindung an Anbindung an ö� entliche Verkehrs-ö� entliche Verkehrs-mi� el, Parkplätze etc. mi� el, Parkplätze etc. sind vorhanden.sind vorhanden.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen der Praxis sind mit Foto und Quali� -kation dargestellt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Patient/-innen werden über die Organisations-struktur der Praxis informiert.
PLAN
DO
CHECK
ACTZu
gang
zu d
en L
eistu
ngen
Angemessene und aktuelle Unterhal-tungsangebote (z.B. Zeitschri� en) sind im Wartebereich vorhanden.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Termine werden mit größtmöglicher Flexibilität für die Patient/-innen vergeben.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Termine werden transparent, nach festgelegten Krite-rien und orientiert an den � erapiezie-len vergeben.
PLAN
DO
CHECK
ACT
7ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATIENT/-IN
Zuga
ng zu
den
Leistu
ngen
Termine für Hausbesuche werden mit anderen Berufsgruppen und den Angehörigen abgestimmt.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Patie
nt/-i
nnen
siche
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t
Wichtige und relevante Vor-sichtsmaßnahmen für die Patient/-innen werden gegeben und deren Kenntnisnahme ist dokumentiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen sind über das Vorgehen bei Ha� p� ichtschäden informiert. Verantwortliche für die strukturierte Prozessabwicklung sind benannt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Der Schutz des Eigentums von Patient/-innen (z.B. Wertsachen) durch die Praxis ist geregelt.
PLAN
DO
CHECK
ACTD
okum
enta
tion
und
Patie
nt/-i
nnen
unte
rlage
n
Es ist den Patient/-innen möglich, Einsicht in die Dokumentation ihrer Behandlung zu nehmen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Patient/-innenakten enthalten nur relevante und sachlich formulierte Bemerkungen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
8 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATI
ENT/
-IN
Dok
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tient
/-inn
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gen
Dok
umen
tatio
n un
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tient
/-inn
enun
terla
gen
Es werden regelmä-Es werden regelmä-ßig Stichproben der ßig Stichproben der Patient/-innenakten Patient/-innenakten auf Einhaltung der auf Einhaltung der Dokumentati-Dokumentati-onsstandards onsstandards durchgeführt.durchgeführt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Das � erapieende wird ausreichend dokumentiert und strukturiert aufgearbeitet.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Zurückgabe aller benötigten Unterlagen an die Patient/-innen nach Beendigung der Behandlung ist sichergestellt.
PLAN
DO
CHECK
ACTBe
fund
erhe
bung
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rapi
eplan
ung
und
-dur
chfü
hrun
g
Die kulturellen und ethischen Bedürf-nisse der Patient/-innen werden berücksichtigt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen sind in ethischen Frage-stellungen speziell geschult.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die � erapieziele berücksichtigen die Zielkategorien der „International classi� cation of functioning, disa-bility and health“ (ICF).
PLAN
DO
CHECK
ACT
9ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATIENT/-IN
Befu
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hebu
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lanun
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urch
führ
ung
Angehörige werden zur Unterstützung der � erapie einbezogen und entsprechend unterwiesen.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Die Anwendung von Hilfsmi� eln wird beobachtet, deren Anwendung erfasst und dokumentiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Beratung und Erprobung von Hilfsmi� eln ist sichergestellt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Für die wichtigsten � erapieangebote gibt es spezi� sche Ablau� eschreibun-gen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die therapeutischen Maßnahmen werden nach Abschluss der Behandlung in Hinblick auf Ihre E� ektivität bewertet.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gibt eine Rege-lung zum Verfahren, wenn weiterfüh-rende diagnostische Maßnahmen erforderlich sind.
PLAN
DO
CHECK
ACT
10 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATI
ENT/
-IN
Befun
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chfüh
rung
Befun
derh
ebun
g, Th
erap
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-dur
chfüh
rung
Es gibt eine Rege-Es gibt eine Rege-lung zum Verfahren lung zum Verfahren bei Abweichungen bei Abweichungen zwischen dem Befund und den Befund und den verordneten verordneten Heilmi� eln.Heilmi� eln.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gibt eine interne Regelung zum Umgang mit Patient/-innen, die Hinweise auf Vernachlässigung oder Missbrauch zeigen.
PLAN
DO
CHECK
ACTZu
sam
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rupp
en
Eine Regelung zur Bescha� ung und Weitergabe von (Vor-) Befunden besteht.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die interdisziplinäre Zusammenarbeit zum Erreichen der � erapieziele ist sichergestellt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gibt ein systema-tisches Vorgehen beim Übergang der Patient/-innen in eine andere Versorgungsform (z.B. Krankenhaus, P� egeeinrichtung).
PLAN
DO
CHECK
ACTPrä
venti
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nd ...
Es werden präven-tive Leistungen angeboten.
PLAN
DO
CHECK
ACT
11ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATIENT/-IN
Präv
entio
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Patie
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Es gibt aktuelles Informationsmaterial über das Angebot präventiver Leistun-gen in der Praxis.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Die Patient/-innen werden über angebotene Schu-lungsmaßnahmen informiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Patient/-innen werden über lokale Aktivitäten und Angebote zur Gesundheitsför-derung informiert und zur Teilnahme ermutigt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Zusammenarbeit mit Patient/-innen- und/oder Selbsthil-feorganisationen ist geregelt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Der Schulungs-prozess der Patient/-innen wird dokumentiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Der Schulungs-bedarf der Patient/-innen wird strukturiert erfasst.
PLAN
DO
CHECK
ACT
12 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRA
XISL
EITU
NG
Ziel
plan
ung
Die Unternehmens-Die Unternehmens-strategie wird mit strategie wird mit den Mitarbeiter/-den Mitarbeiter/-innen besprochen.innen besprochen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Unternehmens-strategie wird durch den Einsatz von personellen und materiellen Ressour-cen unterstützt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Unternehmens-strategie enthält Aussagen zum Qualitätsmanage-ment.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Leitung über-prü� regelmäßig die Zweckmäßigkeit des QM-Systems und identi� ziert den Änderungsbedarf.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Stärken und Schwächen der Praxis werden regel-mäßig ermi� elt.
PLAN
DO
CHECK
ACTLe
itbild Das Leitbild ist
ö� entlich zugänglich.
PLAN
DO
CHECK
ACT
13ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRAXISLEITU
NG
Leitb
ild
Das Leitbild wurde gemeinsam mit den Mitarbeiter/-innen erstellt.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Aus dem Leitbild werden überprüf-bare Ziele abgeleitet.
PLAN
DO
CHECK
ACTFin
anzp
lanun
g
Die wirtscha� liche Situation der Praxis wird über geeignete Kennzahlen darge-stellt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Wirtscha� liche Risiken werden speziell analysiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Der Umgang mit veränderter Mitarbeiter/-innen- oder Budgetsitua-tion ist geregelt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Nutzungszeiten und -auslastung der Praxisräume und � erapiemög-lichkeiten werden ausgewertet.
PLAN
DO
CHECK
ACT
14 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRA
XISL
EITU
NG
Finan
zplan
ung
Eine statistische Eine statistische Auswertung über Auswertung über die Verteilung der die Verteilung der Kostenträger (GKV, Kostenträger (GKV, PKV, Selbstzahler/-PKV, Selbstzahler/-innen) wird erstellt.innen) wird erstellt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Eine Kostentranspa-renz gegenüber den Mitarbeiter/-innen exisitiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen können Budgetverantwor-tung für ihren Zu-ständigkeitsbereich übernehmen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gelten Regeln bei der Auswahl von Lieferant/-innen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Lieferant/-innen werden nach fest-gelegten Kriterien bewertet.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Bei der Anscha� ung von � erapie-materialien und -geräten werden ökologische Aspekte und Aspekte des Arbeitsschutzes berücksichtigt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
15ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRAXISLEITU
NG
Einste
llung Der Zeitaufwand
für Leitungstä-tigkeiten ist im Arbeitsvertrag vereinbart.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Been
digu
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rbeit
sver
hältn
is
Es erfolgt die Erfassung des Zu-friedenheitsgrades bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
PLAN
DO
CHECK
ACTPe
rsona
lplan
ung
und
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wick
lung
Es existieren exakte Stellenbeschreibun-gen mit Quali� kati-onsanforderungen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es erfolgt eine Analyse des Personalbedarfs entsprechend der Unternehmensstra-tegie.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gibt ein transpa-rentes System der Entlohnung und leistungsorientierter Vergütung.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Zahlung tarifgerechter Löhne ist gewährleistet.
PLAN
DO
CHECK
ACT
16 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRA
XISL
EITU
NG
Pers
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lanun
g un
d -e
ntw
icklu
ng
Es existiert ein Es existiert ein Konzept zur Perso-Konzept zur Perso-nalentwicklung.nalentwicklung.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Ein standardisiertes Beurteilungssystem der Mitarbeiter/-innen ist vorhanden.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Das Mitarbeiter/-innen-Beurtei-lungssystem ist den Mitarbeiter/-innen bekannt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
In der Personal-planung wird der Ausbildungsbedarf neuer Mitarbeiter/-innen berücksichtigt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es werden Maß-nahmen ergri� en, um die Personalaus-fallquote möglichst gering zu halten.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Aussagekrä� ige Sta-tistiken (Fluktuation, Personalausfallquote, Soll-Ist-Stundendif-ferenz) werden in die Personalplanung einbezogen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
17ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRAXISLEITU
NG
Team
bild
ung
Es existieren struk-turierte Regeln für die Kommunikation mit den Mitarbeiter/-innen.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Die Integration freier Mitarbeiter/-innen in das Team wird von der Praxisleitung gefördert.
PLAN
DO
CHECK
ACTO
r gan
isatio
nsen
twick
lung
Es existiert ein Prozessmanage-mentsystem.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Mit dem Ziel die Patient/-innenversorgung zu verbessern, werden Kooperationen mit anderen Einrichtun-gen angestrebt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Neuerungen werden in festge-legten Zeiträumen evaluiert.
PLAN
DO
CHECK
ACTÖ
� ent
lichk
eitsa
rbei
t
Maßnahmen der Ö� entlichkeitsarbeit werden unter Beachtung des Heilmi� elwerbege-setzes geplant und umgesetzt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
18 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRA
XISL
EITU
NG
Ö� e
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tsarb
eit
Ö� e
ntlic
hkei
tsarb
eit
Besondere Besondere Leistungen der Leistungen der Praxis werden in Praxis werden in der Ö� entlichkeit der Ö� entlichkeit dargestellt (z.B. dargestellt (z.B. Auszeichnungen, Auszeichnungen, Verö� entlichungen)Verö� entlichungen)
PLAN
DO
CHECK
ACTU
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Eine Mülltrennung existiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen erfahren von den Regelungen der Mülltrennung/des Recyclings.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es werden Maßnah-men zur Einsparung von Energie und sonstigen Ressour-cen getro� en.
PLAN
DO
CHECK
ACTGe
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itarb
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/-inne
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itung
Es gibt Rege-lungen für die Fürsorgep� icht der Leitung (z.B. Sucht, Mobbing).
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Gesundheit der Mitarbeiter/-innen wird bei der Planung von Tätigkeiten und Abläufen berück-sichtigt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
19ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRAXISLEITU
NG
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xisle
itung
Die eigenverant-wortliche Gesund-heitsförderung der Mitarbeiter/-innen wird unterstützt.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Maßnahmen zum Schutz der Gesund-heit (z.B. Techniken der Streßbewälti-gung, Vorbeugung von Überlastung) der Praxisleitung im Sinne des lang-fristigen Erhalts der Arbeitskra� werden getro� en.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Vorhandene Übungsräume/Trainingsgeräte können von den Mitarbeiter/-innen außerhalb der Arbeitszeit für ihre eigene Gesundheit genutzt werden.
PLAN
DO
CHECK
ACTFa
lls zu
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er/-in
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tung
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emein
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axis
Es existiert eine Struktur für die Kommunikation der Partner/-innen einer Gemeinscha� spraxis.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen und Praxiseigentümer/-innen einer Ge-meinscha� spraxis wird erhoben.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen-Vertretung wird in alle relevanten Entschei-dungen einbezogen. (Praxisgrösse ab 16 Mitarbeiter/-innen)
PLAN
DO
CHECK
ACT
20 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
MIT
ARB
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R/-IN
Einar
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ng
Ein schri� liches Ein schri� liches Einarbeitungs-Einarbeitungs-konzept für neue konzept für neue Mitarbeiter/-innen Mitarbeiter/-innen existiert.existiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Internetnutzung der Angestellten ist geregelt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es existiert eine schri� liche Dokumentation der Einarbeitung, die gegengezeichnet wird.
PLAN
DO
CHECK
ACTFo
rt- u
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eite
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Schulungen für die Mitarbeiter/-innen zur Kundenorien-tierung (z.B. Freund-lichkeit, Verhalten am Telefon) werden angeboten.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Fortbildungs-maßnahmen werden dokumentiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Inhalte von Quali� kationsmaß-nahmen bezogen auf den Fort- und Weiterbildungs-bedarf der Praxis werden evaluiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
21ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
MITA
RBEITER/-INTeam
sitzu
ngen Die Teilnahme der
Mitarbeiter/-innen an internen Praxis-veranstaltungen wird erfasst und ausgewertet.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Arbe
itsze
iten
und
Vertr
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gsre
gelu
ngen
Es existieren Vertretungspläne bei geplanter und ungeplanter Abwesenheit der Mitarbeiter/-innen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Eine Übersicht geplanter und dennoch nicht erbrachter � erapie-einheiten wird für jede/-n Mitarbeiter/-in erstellt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es steht ausrei-chend vergütete Arbeitszeit für die Dokumentation und Berichtersta� ung zur Verfügung.
PLAN
DO
CHECK
ACT
22 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
SIC
HER
HEI
T
Arbe
itssc
hutz Arbeitsplatzbeur-Arbeitsplatzbeur-
teilungen in Bezug teilungen in Bezug auf Arbeitssicherheit auf Arbeitssicherheit und Ergonomie und Ergonomie werden durchge-werden durchge-führt.führt.
PLAN
DO
CHECK
ACTBr
ands
chut
z
Es werden regel-mäßig Brandschutz-unterweisungen durchgeführt.
PLAN
DO
CHECK
ACTN
o� ä
lle
Erste-Hilfe-Kurse der Mitarbeiter/-innen werden regelmäßig aktualisiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es existiert ein Ausfallkonzept für technische Einrich-tungen sowie Strom und Wasser.
PLAN
DO
CHECK
ACTH
ygie
ne Es gibt Regelungen zur Impfung/Infekti-onsprävention der Mitarbeiter/-innen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
23ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
SICH
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Falls
zutre
� end
: Med
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rodu
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Ein Bestands-verzeichnis der technischen Medizinprodukte liegt vor.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Die Medizinproduk-tebetreiberverord-nung ist bekannt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Einweisung in die Anwendung der Medizinprodukte ist geregelt und wird dokumentiert.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Prüfprotokolle der Medizinprodukte liegen vor.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Instandhaltung von Medizinpro-dukten erfolgt durch quali� ziertes Personal.
PLAN
DO
CHECK
ACT
24 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
MA
NA
GEM
ENT
QM
allg
emei
n
Es existiert eine Es existiert eine übergeordnete übergeordnete Planung (z.B. mit Zeit Planung (z.B. mit Zeit und Priorität) aller und Priorität) aller QM-Maßnahmen.QM-Maßnahmen.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gibt ein Konzept zur Erhebung und Nutzung qualitätsre-levanter Daten.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Es gibt ein Konzept zur Erhebung und Nutzung von Daten im Zusammenhang mit dem Behand-lungsergebnis.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die erhobenen qualitätsrelevanten Daten sind mit Zielvorgaben verbunden.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Patient/-innen können sich über die QM-Maßnahmen und die Strategie informieren.
PLAN
DO
CHECK
ACT
25ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
MA
NA
GEM
ENT
Mita
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ter/-
inne
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Qua
lität
sman
agem
ent
Finanzielle und personelle Ressourcen für das QM werden zur Verfügung gestellt.
PLAN
PLAN
DO
CHECK
ACTACT
Es werden Schulungen der Mitarbeiter/-innen zum QM durchge-führt.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Kenntnisnahme von Regelungen und Informationen zum QM wird durch Unterschri� bestätigt.
PLAN
DO
CHECK
ACTPa
tient
/-inne
n- un
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itarb
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/-inne
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agun
gen,
Über
prüfu
ngen
allge
mein
Es wird eine interne Qualitätssicherung durchgeführt (Befragungen, Bege-hungen, Auswertung von Daten).
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Daten der internen Qualitäts-sicherung werden zur Verbesserung des QM-Systems verwendet.
PLAN
DO
CHECK
ACT
Die Mitarbeiter/-innen werden an der Erstellung der Patient/-innenbefra-gung beteiligt.
PLAN
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CHECK
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26 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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Die Zufriedenheit Die Zufriedenheit der Patient/-innen der Patient/-innen mit dem Behand-mit dem Behand-lungsergebnis wird lungsergebnis wird in einem größeren in einem größeren Abstand nach der Abstand nach der Behandlung erfragt.Behandlung erfragt.
PLAN
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Es werden Patient/-innen berücksichtigt, die die Praxis nur gelegentlich oder nicht mehr besuchen.
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ACT
Die Ergebnisse der Patient/-innenbe-fragung werden für die Patient/-innen ö� entlich gemacht.
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Es gibt Konzepte zur Befragung der zuweisenden Ärzt/-innen.
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Die Rücklaufquote der Mitarbeiter/-innenbefragung wird erfasst.
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Es existieren Konzepte für das Ideen- und Wissens-management.
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27ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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Es existiert eine Übersicht des aktuellen Standes aller geplanten QM-Maßnahmen.
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Die Gültigkeitsdauer und Aktualisierungs-fristen der internen Dokumente sind festgelegt.
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Die internen Do-kumente sind auch digital verfügbar.
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Aus dem Beschwerde-, Verbesserungs- und Fehlermanagement werden Kennzahlen abgeleitet.
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Die Kennzahlen aus dem Beschwerde-, Verbesserung- und Fehlermanagement sind für die Mitarbeiter/-innen transparent.
PLAN
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Es existieren Regelungen zur Hinzuziehung ande-rer Berufsgruppen (z.B. Rücksprache mit dem verordnenden Ärzt/-innen) um � erapierisiken auszuschliessen.
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28 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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Ein Fehlermanage-Ein Fehlermanage-ment ist vorhanden.ment ist vorhanden.
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ACT
“Beinahe Fehler“ werden de� niert, erfasst und sind allen Mitarbeiter/-innen bekannt.
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CHECK
ACT
Es gibt ein Verbesse-rungsmanagement/Vorschlagswesen.
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CHECK
ACT
Die Beteiligung der Mitarbeiter/-innen am Verbesserungs-management/Vorschlagswesen wird erfasst.
PLAN
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ACT
Eine adäquate Anerkennung der Mitarbeiter/-innen für Verbesserungs-vorschläge erfolgt.
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Die � erapieab-bruchquote wird erfasst.
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29ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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... Es existiert ein Risikomanagement zur Verhinderung von unerwünschten und vermeidbaren Ereignissen.
PLAN
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CHECK
ACTACT
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Für die Prozesse der Praxis sind verant-wortliche Personen benannt (z.B. für Brand-, Daten- und Arbeitsschutz, Hygiene,� erapie, Beschwerden, Ein-kauf, Wareneingang)
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ACT
Die wesentlichen Prozesse der Praxis sind miteinander verknüp� .
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Die wesentlichen Prozesse der Praxis sind (mit Ablauf und Ergebnis) beschrie-ben.
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Die Prozesse in der Praxis sind so be-schrieben, dass die Art und Weise der Kenntnisnahme der Mitarbeiter/-innen geregelt ist.
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ACT
Die Mitarbeiter/-innen werden befähigt Prozesse weiter zu entwickeln.
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30 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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Es gibt Regelungen Es gibt Regelungen zur Überprüfung zur Überprüfung und Bewertung der und Bewertung der Prozesse.
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Es erfolgt eine Orientierung an Nachweis-basierten Behandlungsme-thoden (EBP) und evtl. vorhandenen Leitlinien.
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Es existieren interne Behandlungs-standards oder -leitlinien.
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Die Praxis beteiligt sich am Vergleich von Kennzahlen (Benchmarking) oder an Qualitätszirkeln mit anderen Praxen.
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Die Ergebnisse des Vergleichs mit anderen Praxen werden im Team besprochen.
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31ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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Passwörter werden regelmäßig geän-dert.
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Es existiert eine aktuelle Liste der Namenskürzel / Handzeichen.
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Es gibt eine Rege-lung zum Umgang mit fehlenden und unvollständigen Patient/-innendoku-mentationen.
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PC‘s mit Praxisinfor-mationsso� ware und Patient/-innendaten haben keinen An-schluss an ö� entliche Datennetze.
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Es gibt ein EDV-Ausfallkonzept.
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32 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
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Es erfolgt eine Es erfolgt eine inhaltliche und inhaltliche und organisatorische organisatorische Koordination der Koordination der Praktika mit dem Praktika mit dem Ausbildungsträger.Ausbildungsträger.
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Es erfolgt ein kontinuierlicher, strukturierter Informationsaus-tausch zwischen Praxisanleitung und Praktikumsbetreu-ung.
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Die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen werden für Ihre Aufgaben im Rahmen der Praktika geschult.
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Die Praxis beteiligt sich an der Überarbeitung der Praktikumsstandards.
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Es gibt eine einheit-liche Regelung zur Einarbeitung von Praktikant/-innen.
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Der/-m verantwortli-chen Mitarbeiter/-in stehen die erfor-derlichen zeitlichen Ressourcen für die Betreuung der Praktikant/-innen zur Verfügung.
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Es existiert ein praxisrelevanter Ausbildungsplan für Praktikant/-innen.
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Die benötigten Ressourcen zur fachlichen Quali� kation der Praktikant/-innen werden bereitge-stellt (Fachliteratur, Supervision, Feed-backgespräche).
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Praktikant/-innen werden in die regulären Team-besprechungen einbezogen.
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Praktikant/-innen können an internen Fortbildungen teilnehmen.
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Die Einarbeitung der Praktikant/-innen wird dokumentiert.
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Die inhaltliche und organisatorische Qualität des Praktikums wird evaluiert.
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34 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PATIENT/-INZugang zur PraxisInformationen zur Anbindung an ö� entliche Verkehrsmi� el, Parkplätze etc. sind vorhanden.Die Mitarbeiter/-innen der Praxis sind mit Foto und Quali� kation dargestellt.Die Patient/-innen werden über die Organisationsstruktur der Praxis informiert.Zugang zu den LeistungenAngemessene und aktuelle Unterhaltungsangebote (z.B. Zeit-schri� en) sind im Wartebereich vorhanden.Die Termine werden mit größtmöglicher Flexibilität für die Patient/-innen vergeben.Termine werden transparent, nach festgelegten Kriterien und orientiert an den � erapiezielen vergeben.Termine für Hausbesuche werden mit anderen Berufsgruppen und den Angehörigen abgestimmt.Patient/-innensicherheitWichtige und relevante Vorsichtsmaßnahmen für die Patient/-innen werden gegeben und deren Kenntnisnahme ist dokumentiert.Die Mitarbeiter/-innen sind über das Vorgehen bei Ha� p� ichtschäden informiert. Verantwortliche für die struktu-rierte Prozessabwicklung sind benannt.Der Schutz des Eigentums von Patient/-innen (z.B. Wertsachen) durch die Praxis ist geregelt.Dokumentation und Patient/-innenunterlagenEs ist den Patient/-innen möglich, Einsicht in die Dokumentation ihrer Behandlung zu nehmen.Die Patient/-innenakten enthalten nur relevante und sachlich formulierte Bemerkungen.Es werden regelmäßig Stichproben der Patient/-innenakten auf Einhaltung der Dokumentationsstandards durchgeführt.Das � erapieende wird ausreichend dokumentiert und strukturiert aufgearbeitet.Die Zurückgabe aller benötigten Unterlagen an die Patient/-innen nach Beendigung der Behandlung ist sichergestellt.Befunderhebung, � erapieplanung & -durchführungDie kulturellen und ethischen Bedürfnisse der Patient/-innen werden berücksichtigt.Die Mitarbeiter/-innen sind in ethischen Fragestellungen speziell geschult.Die � erapieziele berücksichtigen die Zielkategorien der „Inter-national classi� cation of functioning, disability and health“ (ICF). Angehörige werden zur Unterstützung der � erapie einbezogen und entsprechend unterwiesen.Die Anwendung von Hilfsmi� eln wird beobachtet, deren Anwendung erfasst und dokumentiert. Die Beratung und Erprobung von Hilfsmi� eln ist sichergestellt.Für die wichtigsten � erapieangebote gibt es spezi� sche Ablau� eschreibungen.Die therapeutischen Maßnahmen werden nach Abschluss der Behandlung in Hinblick auf Ihre E� ektivität bewertet.Es gibt eine Regelung zum Verfahren, wenn weiterführende diagnostische Maßnahmen erforderlich sind.Es gibt eine Regelung zum Verfahren bei Abweichungen zwi-schen dem Befund und den verordneten Heilmi� eln.
Es gibt eine interne Regelung zum Umgang mit Patient/-innen, die Hinweise auf Vernachlässigung oder Missbrauch zeigen.Zusammenarbeit mit anderen BerufsgruppenEine Regelung zur Bescha� ung und Weitergabe von (Vor-) Befunden besteht. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit zum Erreichen der � erapieziele ist sichergestellt.Es gibt ein systematisches Vorgehen beim Übergang der Patient/-innen in eine andere Versorgungsform (z.B. Krankenhaus, P� egeeinrichtung).Prävention und Gesundheitsförderung bezogen auf die Patient/-innenEs werden präventive Leistungen angeboten.Es gibt aktuelles Informationsmaterial über das Angebot präventiver Leistungen in der Praxis.Die Patient/-innen werden über angebotene Schulungsmaßnahmen informiert.Patient/-innen werden über lokale Aktivitäten und Angebote zur Gesundheitsförderung informiert und zur Teilnahme ermutigt.Die Zusammenarbeit mit Patient/-innen- und/oder Selbsthilfeorganisationen ist geregelt.Der Schulungsprozess der Patient/-innen wird dokumentiert.
Der Schulungsbedarf der Patient/-innen wird strukturiert erfasst.
Kriterienübersicht
35ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
PRAXISLEITUNGZielplanungDie Unternehmensstrategie wird mit den Mitarbeiter/-innen besprochen.Die Unternehmensstrategie wird durch den Einsatz von personellen und materiellen Ressourcen unterstützt.Die Unternehmensstrategie enthält Aussagen zum Qualitätsmanagement.Die Leitung überprü� regelmäßig die Zweckmäßigkeit des QM-Systems und identi� ziert den Änderungsbedarf.Die Stärken und Schwächen der Praxis werden regelmäßig ermi� elt.
LeitbildDas Leitbild ist ö� entlich zugänglich.
Das Leitbild wurde gemeinsam mit den Mitarbeiter/-innen erstellt.
Aus dem Leitbild werden überprü� are Ziele abgeleitet.
FinanzplanungDie wirtscha� liche Situation der Praxis wird über geeignete Kennzahlen dargestellt.Wirtscha� liche Risiken werden speziell analysiert.Der Umgang mit veränderter Mitarbeiter/-innen- oder Budgetsituation ist geregelt.Nutzungszeiten und -auslastung der Praxisräume und � erapiemöglichkeiten werden ausgewertet.Eine statistische Auswertung über die Verteilung der Kostenträ-ger (GKV, PKV, Selbstzahler/-innen) wird erstellt.Eine Kostentransparenz gegenüber den Mitarbeiter/-innen exisitiert.
Die Mitarbeiter/-innen können Budgetverantwortung für ihren Zuständigkeitsbereich übernehmen.Es gelten Regeln bei der Auswahl von Lieferant/-innen.
Lieferant/-innen werden nach festgelegten Kriterien bewertet.
Bei der Anscha� ung von � erapiematerialien und -geräten werden ökologische Aspekte und Aspekte des Arbeitsschutzes berücksichtigt.
EinstellungDer Zeitaufwand für Leitungstätigkeiten ist im Arbeitsvertrag vereinbart.Beendigung eines ArbeitsverhältnissesEs erfolgt die Erfassung des Zufriedenheitsgrades bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.Personalplanung und -entwicklungEs existieren exakte Stellenbeschreibungen mit Quali� kationsanforderungen.Es erfolgt eine Analyse des Personalbedarfs entsprechend der Unternehmensstrategie.Es gibt ein transparentes System der Entlohnung und leistungsorientierter Vergütung.Die Zahlung tarifgerechter Löhne ist gewährleistet.
Es existiert ein Konzept zur Personalentwicklung.Ein standardisiertes Beurteilungssystem der Mitarbeiter/-innen ist vorhanden.Das Mitarbeiter/-innen-Beurteilungssystem ist den Mitarbeiter/-innen bekannt.
In der Personalplanung wird der Ausbildungsbedarf neuer Mitarbeiter/-innen berücksichtigt.Es werden Maßnahmen ergri� en, um die Personalausfallquote möglichst gering zu halten.Aussagekrä� ige Statistiken (Fluktuation, Personalausfallquote, Soll-Ist-Stundendi� erenz) werden in die Personalplanung einbezogen.TeambildungEs existieren strukturierte Regeln für die Kommunikation mit den Mitarbeiter/-innen.Die Integration freier Mitarbeiter/-innen in das Team wird von der Praxisleitung gefördert.OrganisationsentwicklungEs existiert ein Prozessmanagementsystem.Mit dem Ziel die Patient/-innenversorgung zu verbessern, werden Kooperationen mit anderen Einrichtungen angestrebt.Neuerungen werden in festgelegten Zeiträumen evaluiert.Ö� entlichkeitsarbeitMaßnahmen der Ö� entlichkeitsarbeit werden unter Beachtung des Heilmi� elwerbegesetzes geplant und umgesetzt.Besondere Leistungen der Praxis werden in der Ö� entlichkeit dargestellt (z.B. Auszeichnungen, Verö� entlichungen)UmweltschutzEine Mülltrennung existiert.Die Mitarbeiter/-innen erfahren von den Regelungen der Mülltrennung/des Recyclings.Es werden Maßnahmen zur Einsparung von Energie und sonsti-gen Ressourcen getro� en.Gesundheitsförderung der Mitarbeiter/-innen & LeitungEs gibt Regelungen für die Fürsorgep� icht der Leitung (z.B. Sucht, Mobbing).Die Gesundheit der Mitarbeiter/-innen wird bei der Planung von Tätigkeiten und Abläufen berücksichtigt.Die eigenverantwortliche Gesundheitsförderung der Mitarbeiter/-innen wird unterstützt.Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit (z.B. Techniken der Streßbewältigung, Vorbeugung von Überlastung) der Praxisleitung im Sinne des langfristigen Erhalts der Arbeitskra� werden getro� en.Vorhandene Übungsräume/Trainingsgeräte können von den Mitarbeiter/-innen außerhalb der Arbeitszeit für ihre eigene Gesundheit genutzt werden.Falls zutreffend: Kriterien zur Mitarbeiter/-innenvertretung & Gemeinscha� spraxisEs existiert eine Struktur für die Kommunikation der Partner/-innen einer Gemeinscha� spraxis.Die Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen und Praxiseigentümer/-innen einer Gemeinschaftspraxis wird erhoben.Die Mitarbeiter/-innen-Vertretung wird in alle relevanten Ent-scheidungen einbezogen. (Praxisgrösse ab 16 Mitarbeiter/-innen)
36 ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
MANAGEMENTQualitätsmanagement allgemeinEs existiert eine übergeordnete Planung (z.B. mit Zeit und Priori-tät) aller QM-Maßnahmen.Es gibt ein Konzept zur Erhebung und Nutzung qualitätsrelevan-ter Daten.Es gibt ein Konzept zur Erhebung und Nutzung von Daten im Zusammenhang mit dem Behandlungsergebnis.Die erhobenen qualitätsrelevanten Daten sind mit Zielvorgaben verbunden.Die Patient/-innen können sich über die QM-Maßnahmen und die Strategie informieren.die Strategie informieren.Mitarbeiter/-innen und QualitätsmanagementFinanzielle und personelle Ressourcen für das QM werden zur Verfügung gestellt.Es werden Schulungen der Mitarbeiter/-innen zum QM durchgeführt.Die Kenntnisnahme von Regelungen und Informationen zum QM wird durch Unterschri� bestätigt.wird durch Unterschri� bestätigt.Patient/-innen- und Mitarbeiter/-innenbefragungen, Überprüfungen allgemeinEs wird eine interne Qualitätssicherung durchgeführt (Befragun-gen, Begehungen, Auswertung von Daten).Die Daten der internen Qualitätssicherung werden zur Verbesse-rung des QM-Systems verwendet.Die Mitarbeiter/-innen werden an der Erstellung der Patient/-innenbefragung beteiligt.Die Zufriedenheit der Patient/-innen mit dem Behandlungsergebnis wird in einem größeren Abstand nach der Behandlung erfragt.Es werden Patient/-innen berücksichtigt, die die Praxis nur gelegentlich oder nicht mehr besuchen.Die Ergebnisse der Patient/-innenbefragung werden für die Patient/-innen ö� entlich gemacht.Es gibt Konzepte zur Befragung der zuweisenden Ärzt/-innen.
Die Rücklaufquote der Mitarbeiter/-innenbefragung wird erfasst.
Es existieren Konzepte für das Ideen- und Wissensmanagement.
DokumenteEs existiert eine Übersicht des aktuellen Standes aller geplanten QM-Maßnahmen.Die Gültigkeitsdauer und Aktualisierungsfristen der internen Dokumente sind festgelegt.Die internen Dokumente sind auch digital verfügbar.
Beschwerde-, Fehler- und RisikomanagementAus dem Beschwerde-, Verbesserungs- und Fehlermanagement werden Kennzahlen abgeleitet.Die Kennzahlen aus dem Beschwerde-, Verbesserung- und Fehlermanagement sind für die Mitarbeiter/-innen transparent.Es existieren Regelungen zur Hinzuziehung anderer Berufsgrup-pen (z.B. Rücksprache mit dem verordnenden Ärzt/-innen) um � erapierisiken auszuschliessen.Ein Fehlermanagement ist vorhanden.“Beinahe Fehler“ werden de� niert, erfasst und sind allen Mitarbeiter/-innen bekannt.Es gibt ein Verbesserungsmanagement/Vorschlagswesen.
MITARBEITER/-INEinarbeitungEin schri� liches Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter/-innen existiert.Die Internetnutzung der Angestellten ist geregelt.Es existiert eine schri� liche Dokumentation der Einarbeitung, die gegengezeichnet wird.
Fort- und WeiterbildungSchulungen für die Mitarbeiter/-innen zur Kundenorientierung (z.B. Freundlichkeit, Verhalten am Telefon) werden angeboten.Die Fortbildungsmaßnahmen werden dokumentiert.Die Inhalte von Quali� kationsmaßnahmen bezogen auf den Fort- und Weiterbildungsbedarf der Praxis werden evaluiert.TeamsitzungenDie Teilnahme der Mitarbeiter/-innen an internen Praxis-veranstaltungen wird erfasst und ausgewertet.Arbeitszeiten und VertretungsregelungenEs existieren Vertretungspläne bei geplanter und ungeplanter Abwesenheit der Mitarbeiter/-innen.Eine Übersicht geplanter und dennoch nicht erbrachter � erapieeinheiten wird für jede/-n Mitarbeiter/-in erstellt.Es steht ausreichend vergütete Arbeitszeit für die Dokumenta-tion und Berichtersta� ung zur Verfügung.
SICHERHEITArbeitsschutzArbeitsplatzbeurteilungen in Bezug auf Arbeitssicherheit und Ergonomie werden durchgeführt.BrandschutzEs werden regelmäßig Brandschutzunterweisungen durchgeführt.
No� älleErste-Hilfe-Kurse der Mitarbeiter/-innen werden regelmäßig aktualisiert.Es existiert ein Ausfallkonzept für technische Einrichtungen sowie Strom und Wasser.HygieneEs gibt Regelungen zur Impfung/Infektionsprävention der Mitarbeiter/-innen.Falls zutre� end: MedizinprodukteEin Bestandsverzeichnis der technischen Medizinprodukte liegt vor.
Die Medizinproduktebetreiberverordnung ist bekannt. Die Einweisung in die Anwendung der Medizinprodukte ist geregelt und wird dokumentiert.
Prüfprotokolle der Medizinprodukte liegen vor.Die Instandhaltung von Medizinprodukten erfolgt durch quali� ziertes Personal.
37ETPTQM © Blümke/Oppermann 2010-2013 Arbeitshilfen EXCELLENCE-SET Version 1.0
Die Beteiligung der Mitarbeiter/-innen am Verbesserungsma-nagement/Vorschlagswesen wird erfasst.Eine adäquate Anerkennung der Mitarbeiter/-innen für Verbesserungsvorschläge erfolgt.Die � erapieabbruchquote wird erfasst.
Es existiert ein Risikomanagement zur Verhinderung von unerwünschten und vermeidbaren Ereignissen.
ProzesseFür die Prozesse der Praxis sind verantwortliche Personen benannt (z.B. für Brand-, Daten- und Arbeitsschutz, Hygiene,� erapie, Beschwerden, Einkauf, Wareneingang)Die wesentlichen Prozesse der Praxis sind miteinander verknüp� .Die wesentlichen Prozesse der Praxis sind (mit Ablauf und Ergebnis) beschrieben.Die Prozesse in der Praxis sind so beschrieben, dass die Art und Weise der Kenntnisnahme der Mitarbeiter/-innen geregelt ist.Die Mitarbeiter/-innen werden befähigt Prozesse weiter zu entwickeln.Es gibt Regelungen zur Überprüfung und Bewertung der Prozesse.Es erfolgt eine Orientierung an Nachweis-basierten Behandlungsmethoden (EBP) und evtl. vorhandenen Leitlinien.Es existieren interne Behandlungsstandards oder -leitlinien.
Falls zutre� end: Vergleich mit anderen PraxenDie Praxis beteiligt sich am Vergleich von Kennzahlen (Benchmarking) oder an Qualitätszirkeln mit anderen Praxen.Die Ergebnisse des Vergleichs mit anderen Praxen werden im Team besprochen.
INFORMATIONDatenschutzPasswörter werden regelmäßig geändert.
Patient/-innendaten und -dokumentationEs existiert eine aktuelle Liste der Namenskürzel / Handzeichen.Es gibt eine Regelung zum Umgang mit fehlenden und unvollständigen Patient/-innendokumentationen.Falls zutre� end: InformationstechnologienPC‘s mit Praxisinformationsso� ware und Patient/-innendaten haben keinen Anschluss an ö� entliche Datennetze.Es gibt ein EDV-Ausfallkonzept.
AUSBILDUNGGrundlagen & Zusammenarbeit mit der AusbildungsinstitutionEs erfolgt eine inhaltliche und organisatorische Koordination der Praktika mit dem Ausbildungsträger.Es erfolgt ein kontinuierlicher, strukturierter Informationsaus-tausch zwischen Praxisanleitung und Praktikumsbetreuung.Die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen werden für Ihre Aufgaben im Rahmen der Praktika geschult.Die Praxis beteiligt sich an der Überarbeitung der Praktikumsstandards.Einarbeiten, praktische Arbeit & abschliessende EvaluationEs gibt eine einheitliche Regelung zur Einarbeitung von Praktikant/-innen.Der/-m verantwortlichen Mitarbeiter/-in stehen die erforderlichen zeitlichen Ressourcen für die Betreuung der Praktikant/-innen zur Verfügung.Es existiert ein praxisrelevanter Ausbildungsplan für Praktikant/-innen.Die benötigten Ressourcen zur fachlichen Quali� kation der Praktikant/-innen werden bereitgestellt (Fachliteratur, Supervi-sion, Feedbackgespräche).Praktikant/-innen werden in die regulären Teambesprechungen einbezogen.Praktikant/-innen können an internen Fortbildungen teilnehmen.Die Einarbeitung der Praktikant/-innen wird dokumentiert.
Die inhaltliche und organisatorische Qualität des Praktikums wird evaluiert.
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Hintergrund Hintergrund Hintergrund Qualitätsmanagement gehört zu den vertraglichen P� ich-Qualitätsmanagement gehört zu den vertraglichen P� ich-Qualitätsmanagement gehört zu den vertraglichen P� ich-ten der Praxen für Ergo- und Physiotherapie gegenüber ten der Praxen für Ergo- und Physiotherapie gegenüber den Kostenträgern. Die Selbstbewertung der eigenen Arbeitsprozesse, -strukturen und –ergebnisse einer Praxis stellt eine Möglichkeit dar, Qualitätsmanagement ressour-censparend umzusetzen und die Qualität einer Praxis kontinuierlich weiter zu entwickeln. Für die spezi� schen Erfordernisse dieser Praxen wurde im Rahmen einer Masterarbeit an der Alice-Salomon-Hochschule Berlin ein Selbstbewertungsinstrument erstellt.
MethodeIm ersten Schri� wurden die Bewertungskriterien beste-hender Qualitätsmanagement-Modelle im Gesundheits-wesen wurden auf ihre Verwendbarkeit für die Ergo- und Physiotherapie geprü� . In einer anschließenden Online-Befragung wurden die geeigneten 352 Kriterien von 162 Expert/-innen hinsichtlich ihrer Relevanz und Praktikabili-tät bewertet. Daraus wurde eine Rangliste errechnet, die den Zusammenhang zwischen Praktikabilität und Relevanz der Kriterien darstellt. In einer zweiten Befragungsrunde wurden darüber hinaus grundsätzliche Anforderungen an ein Selbstbewertungsinstrument evaluiert.
ErgebnisseDie befragten Expert/-innen sehen 100 Kriterien als aus-reichend für ein Selbstbewertungsinstrument an. Maximal 75 weitere Kriterien wären noch handhabbar. Aus diesem Ergebnis und der Rangliste wurden das Basis-, Erweite-rungs- und Excellence-Set gebildet, welche zusammen mit dem Praktikabilitäts-Set das Selbstbewertungsinstrument bilden.
SchlußfolgerungenDiese Arbeitshilfe zum Excellence-Set ermöglicht eine umfassendere Betrachtung des Praxismanagement als sie jeweils mit dem Basis- und dem Erweiterungs-Set möglich ist. Der Praktikabilität eines Selbstbewertungsinstruments, wie Sie im Basis- und Erweiterungs-Set im Vordergrund steht, kommt vor dem Hintergrund begrenzter perso-neller und zeitlicher Ressourcen einer Heilmi� elpraxis ein besonderer Stellenwert zu. Für eine umfassende Selbstbewertung sind alle dargestellten Kriterien des Selbstbewertungsinstruments relevant.
