3.0 ARKIB NEGARA (NAM) REAKSI TERHADAP EKERAJAAN (EG)

Pengenalan EG menunjukkan jumlah rekod elektronik yang diwujudkan atau akan diwujudkan di Malaysia, sekali gus meninggalkan kesan ke atas penyimpanan rekod rekod terutamanya elektronik. Agensi-agensi kerajaan atau pejabat awam yang terlibat dengan rekod elektronik, NAM bertindak balas dengan cara yang positif dan proaktif terhadap cabaran baru itu telah menghadapi selepas pelaksanaan EG. Tiga langkah utama yang diambil oleh NAM ialah penubuhan pengurusan baru dipanggil Rekod Elektronik dan Pengurusan Teknologi Maklumat (PRETM), meminda Akta Arkib Negara 1966 untuk memasukkan rekod elektronik sebagai rekod awam dan e-SPARK (e-Strategi Pemeliharaan Rekod Kerajaan dan Arkib) Projek.

3.1 Rekod Elektronik dan Pengurusan Teknologi Maklumat (PRETM)

A pengurusan baru yang dipanggil Elektronik Rekod dan Maklumat Pengurusan Teknologi (PRETM) telah ditubuhkan pada tahun 2001, di bawah penyusunan semula NAM. PRETM bertanggungjawab untuk aktiviti yang berkaitan dengan rekod-rekod elektronik kerajaan melaksanakan. Antara tugas utamanya adalah mengenal pasti dan memindahkan rekod elektronik kerajaan untuk simpanan kekal, menggubal standard dan panduan dalam pengurusan dan mengekal rekod elektronik. PRETM juga bertanggungjawab untuk menaik taraf sistem maklumat NAM dalam membuat penyebaran maklumat dan akses lebih mudah, selaras dengan kemajuan teknologi maklumat dan komunikasi.

Aktiviti Pengurusan ini telah dijalankan oleh lima bahagian yang terdiri daripada Bahagian Rekod Elektronik Sektor Sosio-Ekonomi, Pentadbiran dan Sektor Keselamatan, Penasihat dan Publisiti Bahagian Perkhidmatan, Standard dan Pembangunan Inspektorat dan Bahagian Teknologi Maklumat.

Rekod Elektronik Bahagian Sosio-Ekonomi dan Sektor Pentadbiran dan Sektor Keselamatan adalah sebahagian besarnya bertanggungjawab dalam penyediaan dan pelaksanaan, perancangan strategik Bahagian Pengurusan Rekod Elektronik. Bahagian ini juga bertanggungjawab untuk perancangan program-program Pengurusan Rekod Elektronik seperti penyediaan Jadual Pengasingan dan pemuliharaan rekod elektronik dan kemudahan akses kepada agensi-agensi Kerajaan.

Bahagian Penasihat dan Perkhidmatan Publisiti bertanggungjawab untuk menawarkan khidmat nasihat dalam pengurusan rekod elektronik kepada agensi-agensi Kerajaan yang termasuk pembangunan program rekod elektronik. Bahagian ini juga telah menganjurkan program kesedaran dan celik IT (Teknologi Maklumat) dengan menggunakan pelbagai kaedah seperti penerbitan brosur / risalah, demonstrasi, perisian dan perkakasan promosi dan lawatan khidmat nasihat.

Sementara itu, Bahagian Standard dan Inspektorat Pembangunan bertanggungjawab bagi menjalankan kajian, menentukan dan menetapkan piawaian dan amalan pengurusan rekod di Agensi Kerajaan. Ia juga bertanggungjawab untuk menguatkuasakan pelaksanaan Akta Arkib Negara dan pengauditan dan pemantauan pelaksanaan pengurusan rekod dan amalan kemusnahan di agensi-agensi Kerajaan.

Bahagian Teknologi Maklumat adalah tulang belakang dalam menawarkan kepakaran dan perkhidmatan sokongan teknikal kepada Arkib Negara. Ia bertanggungjawab untuk menguruskan Sistem Maklumat dan aplikasi jabatan dan lain-lain aspek teknologi maklumat. Semua ini dilakukan dengan kehadiran pegawai-pegawai yang terlatih dan penggunaan perisian yang sesuai untuk jabatan itu serta usaha dalam memastikan keselamatan dan kawalan kualiti dalam pelaksanaan program teknologi maklumat di Arkib Negara.

3.2 Akta Arkib Negara 2003

NAM telah meminda Akta Arkib Negara 1966 untuk memasukkan apa-apa bentuk rekod dibuka secara elektronik dianggap sebagai rekod awam. Akta Arkib Negara baru telah diluluskan pada tahun 2003.

Perbuatan baru menjadikan definisi rekod sebagai:

"Rekod" ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau lain-lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, rakaman bunyi, yang dihasilkan secara elektronik rekod tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya;

Akta ini juga diberi mandat baru Arkib Negara (NAM) bertanggungjawab bagi pengurusan rekod semasa yang dahulunya di bawah Pentadbiran Malaysia, Unit Perancangan Pemodenan dan Pengurusan (MAMPU) bidang kuasa. Mandat baru adalah penting kerana penemuan daripada kaji selidik yang dijalankan beberapa tahun yang lalu, menunjukkan bahawa pengurusan kitaran hayat rekod yang lengkap (dari penciptaannya untuk pelupusan) adalah penting dan kritikal dalam persekitaran elektronik.

Dengan mandat baru ini Arkib Negara Malaysia perlu memainkan peranan utama dalam mengawal pengurusan rekod elektronik daripada penciptaan sehingga pelupusan dalam sektor awam. Ia perlu mengambil beberapa langkah dan inisiatif menjinakkan sempadan liar.

3.3 e-SPARK Projek

e-SPARK(e-Strategi Pemeliharaan Rekod Kerajaan dan Arkib) merupakan satu projek penyelidikan khas disokong oleh pihak berkuasa tertinggi untuk menggalakkan penyimpanan rekod yang baik dalam sektor awam secara keseluruhan. Pelaksanaannya telah dijalankan dalam dua fasa. Fasa pertama tertumpu kepada penyediaan peralatan kerja seperti garis panduan, prosedur dan spesifikasi sistem. Fasa kedua adalah khusus kepada pembangunan sistem dan integrasi sistem - ERMS (Pengurusan Rekod Elektronik Sistem) dan AMS (Sistem Pengurusan Arkib).

3.3.1 e-SPARK Projek Fasa I

E-SPARK Projek Fasa 1 (e-Strategi Pemeliharaan Rekod Kerajaan dan Arkib) telah diluluskan oleh Teknologi dan Internet Jawatankuasa Penerangan Kerajaan (JITIK) pada bulan Mac 2003 dan projek ini siap pada tahun 2004.

Ia memberi tumpuan kepada kajian mengenai penyelesaian bagaimana untuk menguruskan rekod elektronik di agensi-agensi kerajaan di Malaysia serta Pengurusan e-Arkib bagi Arkib Negara Malaysia.

Walaupun projek itu kira-kira keperluan pengurusan rekod di dalam negara, kita juga melihat keperluan dan trend dalam bidang pengurusan rekod. Ia adalah untuk sebab ini bahawa Pengurusan Rekod International Trust (IRMT) telah terlibat sebagai penasihat untuk projek tersebut.

Objektif SPARK e Projek Fasa I: -

Untuk menjalankan penilaian status semasa rekod elektronik dan pelaksanaan pengurusan arkib dalam Sektor Awam di Malaysia.

Untuk mempertimbangkan inisiatif semasa Malaysia dengan dasar-dasar dan prosedur yang diterima pakai di peringkat antarabangsa dilaksanakan lain yang berkaitan dengan rekod dan arkib elektronik pengurusan.

Mengenalpasti dan mencadangkan strategi untuk mengubah semula rekod elektronik dan pengurusan arkib di Malaysia untuk menyokong objektif Kerajaan Elektronik.

Mengenalpasti dan membangunkan dasar-dasar, garis panduan, proses dan prosedur untuk memelihara rekod elektronik dalam sektor awam.

Serah utama projek ini adalah rekod elektronik standard pengurusan, garis panduan, prosedur dan spesifikasi sistem seperti di bawah:

I. Rekod Elektronik Dasar Pengurusan

II. Rangka Kerja Pengurusan Arkib Rekod Elektronik - SOP

III. Pengurusan Arkib Rekod Elektronik - SOP

IV. SOP - Pengurusan Penilaian Rekod Elektronik

V. SOP - Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik dalam Pejabat Awam

VI. Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik

VII. Sistem Pengurusan Rekod Elektronik SpesifikasiVIII. Rekod Elektronik Latihan Pengurusan dan Garis Panduan Pendidikan

Selain piawaian, garis panduan dan prosedur, e-SPARK Projek Fasa I juga dihasilkan Model Unified Arkib yang telah dihuraikan kepada Proses Peringkat Perniagaan tinggi. Model ini mencadangkan kerjasama erat antara NAM dan agensi. Pengurusan peringkat atas di semua agensi yang diperlukan untuk membuat ini berlaku. Oleh itu sebanyak 30 agensi telah dipilih untuk mengambil bahagian yang mewakili pelbagai kementerian persekutuan dan kerajaan negeri berurusan dengan pelbagai jenis rekod. Setiap agensi diminta untuk menghantar 2 orang wakil yang terdiri daripada pengurus IT dan pegawai dalam rekod bayaran. Mereka sentiasa dikemas kini dengan kemajuan e-SPARK dan pembangunan. Idea mempunyai kumpulan perintis ini adalah untuk pengantin lelaki mereka sebagai agen perubahan pada masa akan datang di dalam pertubuhan mereka sendiri.

Ini serahan telah dibangunkan dengan nasihat pakar daripada orang sumber IRMT iaitu dari U. Kingdom, Amerika Syarikat, Kanada, Belanda dan Australia. Laporan mengenai penemuan dan hasil daripada projek penyelidikan ini telah dibentangkan dalam JITIK. JITIK bersetuju bahawa sektor awam keseluruhannya memerlukan pendekatan yang seragam dalam rekod dan amalan pengurusan maklumat seperti yang disyorkan oleh Arkib Negara melalui projek e-SPARK.

Dengan mengguna pakai cadangan e-SPARK, NAM telah diberi tanggungjawab dalam rekod pemeliharaan sebahagiannya kepada agensi mewujudkan. Walau bagaimanapun NAM akan terus menyediakan pengawasan berkala. Tawaran ini telah diterima dengan baik oleh agensi. Di samping itu, agensi-agensi juga digalakkan untuk mengambil rekod profesional pengurus berdasarkan keputusan kabinet yang dibuat pada bulan Disember 2005.

3.3.2 e-SPARK Projek Fasa II

E-SPARK Projek Fasa II telah dimulakan pada 21 Disember 2006 dan dijadualkan siap pada akhir tahun 2007. Fasa ini didedikasikan untuk pembangunan sistem dan integrasi sistem - ERMS (Sistem Pengurusan Rekod Elektronik) dan AMS (Sistem Pengurusan Arkib). Projek ini bertujuan untuk: -

Membangunkan Sistem Pengurusan Digital Arkib di Arkib Negara Malaysia bagi pemeliharaan rekod elektronik yang mempunyai nilai kekal yang akan dipindahkan oleh agensi-agensi kerajaan;

Untuk membolehkan koleksi arkib digital yang disimpan di dalam Repositori Digital diakses dalam talian oleh orang ramai;

Untuk membolehkan rekod elektronik yang akan diuruskan dan disenggarakan dengan sewajarnya dan boleh diakses dengan mudah apabila diperlukan.

Sistem ini terdiri daripada dua komponen yang menjadi ERMS dan Arkib Digital System.

a. Elektronik Sistem Pengurusan Rekod (ERMS)

Beberapa perisian aplikasi ERMS telah diuji semasa Fasa 1 Projek e-SPARK. TRIM konteks dan Fail bersih Rekod Pengurus merupakan dua sistem yang memenuhi keperluan yang dinyatakan dalam Arkib Negara Rekod Elektronik Fungsi Sistem Spesifikasi Malaysia. Walau bagaimanapun, konteks TRIM dipilih akhirnya untuk dilaksanakan di dalam Arkib Negara Malaysia dalam mengurus penciptaan atau penerimaan, penyelenggaraan dan penggunaan dan pelupusan. Ia juga akan bertindak sebagai prototaip dalam menguruskan rekod elektronik sebelum ia boleh dilaksanakan di semua agensi kerajaan di Malaysia.

b. Digital Sistem Pengurusan Arkib

Arkib Digital Sistem Pengurusan yang merangkumi infrastruktur teknikal dan Repositori Digital adalah penting untuk mengurus dan menyediakan akses kepada objek digital dan metadata yang berkaitan mereka. Arkib Negara Malaysia telah mengambil alih sistem yang dipanggil Tesella SDB yang dibangunkan oleh Pusat Saintifik Tesella, UK sebagai Sistem Pengurusan Arkib Digital. Sistem ini memenuhi model OAIS dan mempunyai berikut enam entiti berfungsi: -

"menelan: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk menerima Pakej Maklumat Penghantaran (teguk) dari Pengeluar (atau dari unsur-unsur dalaman di bawah kawalan Pentadbiran) dan menyediakan kandungan untuk simpanan dan pengurusan di dalam arkib.

Arkib Penyimpanan: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk menyimpan, penyelenggaraan dan pengambilan Alps [Arkib Maklumat Pakej].

Pengurusan Data: Menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk populating, mengekalkan dan mengakses kedua-dua metadata deskriptif yang mengenal pasti dan dokumen arkib pegangan dan data pentadbiran yang digunakan untuk menguruskan arkib.

Pentadbiran: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk operasi keseluruhan sistem arkib ini.

Perancangan Pemeliharaan: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk memantau persekitaran yang OAIS dan menyediakan cadangan untuk memastikan bahawa maklumat yang disimpan dalam OAIS kekal diakses Komuniti Pengguna diperuntukkan dalam jangka masa panjang.

The ERMS akan memastikan penciptaan standard, menangkap, penyelenggaraan dan pelupusan e-rekod, manakala AMS akan mengadakan peruntukan bagi pemeliharaan jangka panjang dan akses kepada e-rekod yang mempunyai nilai kekal.

4.0PENGURUSAN PERUBAHAN

Menukar dari pejabat tradisional berasaskan kertas ke pejabat tanpa kertas bunyi yang tidak realistik. Kurang pejabat kertas bunyi lebih munasabah. Walau bagaimanapun mengubah cara berfikir bukan satu tugas yang mudah tetapi ia perlu dilakukan, dasar pro-aktif dalam pengurusan rekod dan pemeliharaan perlu mempunyai promosi yang luas dengan cara yang paling meyakinkan. Komunikasi yang baik dan kemahiran perundingan yang membantu dalam membina kerjasama dan rangkaian dengan mewujudkan agensi. Lebih banyak ceramah dan seminar latihan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman mereka dan meningkatkan kesedaran. Berkongsi tanggungjawab pengurusan rekod akan mewujudkan rasa yang lebih baik pemilikan dan kebertanggungjawaban di kalangan agensi-agensi. NAM berharap untuk melihat agensi memberikan komitmen penuh mereka dan tostart meletakkan pengurusan rekod dalam arus perdana sebagai agenda nasional dan pembangunan di Malaysia.

Pada tangan yang lain, untuk kekal relevan NAM telah beralih paradigma untuk memulakan semula penjenamaan sendiri daripada hanya penjaga rekod kepada maklumat atau pembekal kandungannya. Sumber manusia perlu menyusun semula struktur dan perlu dikaji semula. Kemahiran baru dan kecekapan perlu diperolehi dan modul latihan perlu dipertingkatkan.

5.0 KESIMPULAN

NAM sebagai penjaga warisan negara bersedia untuk mengambil alih peranan utama untuk mewujudkan tadbir urus dan jangka panjang pemeliharaan rekod elektronik. Kerana kita berada di peringkat awal program rekod elektronik, kami menjangkakan masalah boleh tiba dari rekod yang diwujudkan dalam sistem legasi yang tidak mematuhi spesifikasi sistem NAM. Akan ada lebih banyak masalah dan isu-isu semasa pemindahan rekod elektronik sebenarnya berlaku. Sebagai risiko kehilangan maklumat yang lebih tinggi dalam sistem EG dan cabaran adalah lebih besar berbanding dengan persekitaran kertas, oleh itu perubahan dan pengurusan risiko yang perlu ada untuk memastikan maklumat yang ada lebih masa. NAM perlu membangunkan perkongsian dan berkongsi tanggungjawab penyimpanan rekod dengan agensi-agensi mewujudkan.