Asknseis Visio Ver3.0

ΤΕΙ ΠΑΤΡΑΣΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣΕργαστήριο ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ

ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ

ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ – ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Τεκμηρίωση και Ανάλυση Λογιστικών Πληροφοριακών

Συστημάτων

Έκδοση 3.0

Για τους σπουδαστές του Τμήματος Λογιστικής που παρακολουθούν το μάθημα

Εργαστηρίου “Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα – Σύγχρονες Υπηρεσίες”

Για τη δημιουργία της τρέχουσας έκδοσης των ασκήσεων τεκμηρίωσης και ανάλυσης Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων συμμετείχαν επίσης οι Συνεργάτες του εργαστηρίου Δρ. Σωτήριος Κωτσιαντής και Σωκράτης Καυκούλας τους οποίους ευχαριστώ ιδιαίτερα.

Δρ.Βασίλειος Ταμπακάς,ΚαθηγητήςΣεπτέμβριος 2003

Πίνακας Περιεχομένων

Άσκηση 1.......................................................................................................................3Άσκηση 2.......................................................................................................................5Άσκηση 2.......................................................................................................................6Άσκηση 3.......................................................................................................................8Άσκηση 4.....................................................................................................................10Άσκηση 5.....................................................................................................................17Άσκηση 6.....................................................................................................................20

ΕΝΟΤΗΤΑ 1

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ

Άσκηση 1

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ

Το πρόβλημα που ακολουθεί αναφέρεται σε χειρόγραφο ΛΠΣ.

Ένα έντυπο αίτησης συντήρησης (δύο αντίγραφα) συμπληρώνεται στο τμήμα παραγωγής

(ΤΠ). Το αντίγραφο 2 προωθείται στο τμήμα συντήρησης (ΤΣ), ενώ το αντίγραφο 1

αρχειοθετείται στο ΤΠ.

Στο ΤΣ, το αντίγραφο 2 της αίτησης συντήρησης χρησιμοποιείται για την συμπλήρωση

ενός εντύπου εντολής εργασίας με τέσσερα μέρη. Κατόπιν, το αντίγραφο 2 του εντύπου

αίτησης συντήρησης αρχειοθετείται στο ΤΣ. Το αντίγραφο 4 του εντύπου εντολής

εργασίας προωθείται στο ΤΠ για να επιβεβαιώσει τη λήψη της αίτησης συντήρησης. Το

αντίγραφο 3 του εντύπου εντολής εργασίας αρχειοθετείται στο ΤΣ. Οι υπάλληλοι του ΤΣ

συμπληρώνουν χειρόγραφα τα πραγματικά υλικά και τις προμήθειες που χρειάζονται,

καθώς και τον χρόνο που απαιτείται για την εργασία αυτή, στα αντίγραφα 1 και 2 της

εντολής εργασίας. Όταν η εντολή εργασίας έχει συμπληρωθεί, το αντίγραφο 1

αρχειοθετείται στο ΤΣ, ενώ το αντίγραφο 2 προωθείται στο τμήμα λογιστηρίου (ΤΛ).

Οι υπάλληλοι στο ΤΛ συμπληρώνουν χειρόγραφα μία λεπτομερή κοστολόγηση του

αντιγράφου 2 της εντολής εργασίας και προετοιμάζουν μία συγκεντρωτική αναφορά

εντολής εργασίας (τρία αντίγραφα). Το αντίγραφο 2 της εντολής εργασίας αρχειοθετείται

στο ΤΛ. Το αντίγραφο 1 της συγκεντρωτικής αναφοράς προωθείται στο ΤΠ, ενώ το

αντίγραφο 2 αυτής προωθείται στο ΤΣ. Τέλος το αντίγραφο 3 της συγκεντρωτικής

αναφοράς αρχειοθετείται στο ΤΛ.

Ζητείται να κατασκευαστεί αναλυτικό διάγραμμα ροής για τις παραπάνω λειτουργίες

(Πρόβλημα επανάληψης (λυμένο) από [Bodnar01]1).

1 [Bodnar01] G.H. Bodnar and W.S. Hopwood, Accounting Information Systems, Eighth Edition, Prentice-Hall, Inc., 2001.

Λύση

Τμήμα Παραγωγής Τμήμα Συντήρησης Τμήμα Λογιστηρίου

21

ΑίτησηΣυντήρησης

2Αίτηση

Συντήρησης

2Αίτηση

Συντήρησης

43

21

ΕντολήΕργασίας

4Εντολή

Εργασίας

21

Πλήρης ΕντολήΕργασίας

1Πλήρης Εντολή

Εργασίας

2Εντολή

Εργασίας

32

1Συγκεντρωτική






ΣυμπλήρωσηΕντολής

Εργασίας

Υλικά και προμήθειεςπου χρειάζονται

καθώς καιαπαιτούμενος χρόνος

εργασίας

ΣυμπλήρωσηΕντολήςΕργασίας

(Χειρόγραφα)

ΛεπτομερήςΚοστολόγηση

ΕντολήςΕργασίας

Άσκηση 2


Η εταιρεία λογισμικού Microgreen χρησιμοποιεί ένα χειρόγραφο ΛΠΣ για την

επεξεργασία των εντολών πωλήσεων. Τα έντυπα εντολής πωλήσεων (τρία αντίγραφα)

συμπληρώνονται στο τμήμα πωλήσεων (ΤΠ) και προωθούνται στο τμήμα λογιστηρίου

(ΤΛ). Στο ΤΛ, ένα τιμολόγιο (τρία αντίγραφα) και μία εντολή αποστολής (τέσσερα

αντίγραφα) συμπληρώνονται χειρόγραφα με βάση την εντολή πωλήσεων. ΄Ενα

αντίγραφο από τα εντύπα: (1) εντολή πωλήσεων, (2) τιμολόγιο, και (3) εντολή

αποστολής προωθείται στο ΤΠ. Ένα αντίγραφο από την εντολή πωλήσεων επισυνάπτεται

σε δύο αντίγραφα της εντολής αποστολής και κατόπιν προωθείται στο τμήμα αποθήκης.

Ένα αντίγραφο από το τιμολόγιο προωθείται στον πελάτη. Τα έγγραφα που απομένουν

επισυνάπτονται μεταξύ τους και κατόπιν αρχειοθετούνται στο ΤΛ με αύξοντα αριθμό

εντολής πωλήσεων.


(Πρόβλημα 24 (άλυτο) από [Bodnar01]).

Λύση

Τμήμα Πωλήσεων Τμήμα Αποθήκης

ΕντολήΠωλήσεων

Τμήμα Λογιστηρίου

Τιμολόγιο

ΣυμπλήρωσηΤιμολογίου

και ΕντολήςΑποστολής

ΕντολήΑποστολής

1

2

3

4

1

2

3


1

2

3

1

2

3


1

2

3

Επισύναψη

2

2

3

2

2

3

Επισύναψη

3

3

4

Πελάτης

1

1

1

Τιμολόγιο



Τιμολόγιο









Με αύξοντααριθμόεντολής

πωλήσεων

Άσκηση 3


Οι εργαζόμενοι στο τμήμα παραγωγής μιας επιχείρησης συμπληρώνουν το έντυπο

αίτησης υλικών (τέσσερα αντίγραφα) και το προωθούν στον προϊστάμενο παραγωγής για

έγκριση. Το έντυπο αίτησης υλικών προωθείται κατόπιν στην αποθήκη. Στην αποθήκη, η

εντολή συμπληρώνεται και το έντυπο αίτησης υλικών υπογράφεται από τον αρμόδιο

υπάλληλο. Στη συνέχεια, ο υπάλληλος επιστρέφει το αντίγραφο 1 της αίτησης υλικών

μαζί με τα υλικά στους εργαζόμενους του τμήματος παραγωγής. Το αντίγραφο 2 του

εντύπου αίτησης υλικών προωθείται στον προϊστάμενο παραγωγής. Το αντίγραφο 4

προωθείται στο τμήμα λογιστηρίου. Το αντίγραφο 3 χρησιμοποιείται στην αποθήκη

προκειμένου να καταχωριθούν χειρόγραφα στο μητρώο απογραφής τα υλικά που

εδώθησαν στο τμήμα παραγωγής. Στη συνέχεια, το αντίγραφο 3 αρχειοθετείται στην

αποθήκη με αύξοντα αριθμό.


(Πρόβλημα 26 (άλυτο) από [Bodnar01]).

Λύση

Εργαζόμενοι ΤμήματοςΠαραγωγής

Αποθήκη

ΑίτησηΥλικών

Προϊστάμενος ΤμήματοςΠαραγωγής

ΤμήμαΛογιστηρίου

ΑίτησηΥλικών

ΕγκεκριμένηΑίτησηΥλικών

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

Έγκριση

ΕγκεκριμένηΑίτησηΥλικών

1

2

3

4

ΣυμπλήρωσηΕντολής καιΥπογραφή

1

2

3

4

ΠλήρηςΑίτησηΥλικών




Καταχώρισηστο ΜητρώοΑπογραφής

ΜητρώοΑπογραφής


ΜεΑύξονταΑριθμό

ΕΝΟΤΗΤΑ 2

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Άσκηση 4

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

H διαχείριση των πληρωτέων λογαριασμών σε μια επιχείρηση προσφέρει τον έλεγχο των

πληρωμών στους προμηθευτές της επιχείρησης που της προμηθεύουν είδη και υπηρεσίες

αλλά και επιπλέον διατηρεί αρχείο προμηθευτών και πληρωμών και διαχειρίζεται τη

ρευστότητα της επιχείρησης.

Μια επιχείρηση αποφάσισε να δημιουργήσει ένα πληροφοριακό σύστημα (ΠΣ) για τους

πληρωτέους λογαριασμούς της (ΠΣΠΛ). Η ομάδα που ανέλαβε να δημιουργήσει τις

απαιτήσεις του ΠΣΠΛ κατέγραψε τα παρακάτω :

«Το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί δυο αρχεία : το αρχείο προμηθευτών και το αρχείο

οφειλομένων παραστατικών. Οι πληροφορίες για την τήρηση των δυο αυτών αρχείων θα

λαμβάνονται από το τμήμα αγορών/πωλήσεων το οποίο στις αρμοδιότητές του έχει την

εύρεση και επιλογή των προμηθευτών, την διαπραγμάτευση των τιμών, τη σύναψη

συμφωνιών και την υποδοχή των αντίστοιχων παραστατικών (π.χ. των τιμολογίων

αγοράς). Επίσης το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί το αρχείο πληρωτέων λογαριασμών το

οποίο περιέχει πληροφορίες για τον κάθε προμηθευτή, το οφειλόμενο ποσό, την τυχόν

έκπτωση, τα είδη που έχει προσφέρει με τα αντίστοιχα παραστατικά, την ημερομηνία

εξόφλησης του κάθε παραστατικού κ.λ.π. Το αρχείο πληρωτέων λογαριασμών

δημιουργείται λαμβάνοντας υπόψη α) το αρχείο προμηθευτών και το αρχείο

οφειλομένων παραστατικών, β) τις εντολές του ενδιαφερόμενου τμήματος της

επιχείρησης που έκανε την αγορά (π.χ. αν τα παραγγελθέντα είδη παρελήφθησαν, αν

είναι αποδεκτή η ποιότητά τους), γ) από το λογιστήριο, την τρέχουσα ρευστότητα της

επιχείρησης με την οποία υπολογίζεται η δυνατότητα και η ημερομηνία πληρωμής και

δ) τις εντολές της διοίκησης που με τη σειρά της μπορεί να θέσει κάποιες προτεραιότητες

στις πληρωμές. Το ΠΣΠΛ πρέπει – λαμβάνοντας υπόψη το αρχείο πληρωτέων

λογαριασμών – να δημιουργεί και να εκτυπώνει στον εκτυπωτή τις αντίστοιχες επιταγές

εξόφλησης. Τέλος το ΠΣΠΛ πρέπει – λαμβάνοντας υπόψη το αρχείο προμηθευτών και το

αρχείο πληρωτέων λογαριασμών – να δημιουργεί τις κατάλληλες αναφορές προς τη

διοίκηση (π.χ. ανάλυση των τιμών και των εκπτώσεων που έχουν επιτευχθεί, αξιοπιστία

και συνεργασία των προμηθευτών, ανάλυση οφειλομένων).»

Λαμβάνοντας υπόψη την παραπάνω περιγραφή δημιουργείστε τα Διαγράμματα Ροής

Δεδομένων 1ου, 2ου και 3ου επιπέδου της εφαρμογής ΠΣΠΛ.

Λύση

1.ΠΣΠΛ

Τμήμα Χ

ΤμήμαΑγορών /

Πωλήσεων

Λογιστήριο

ΤμήμαΔιοίκησης

Εκτυπωτής

χρόνος παράδοσηςποιότητα υλικών

αναφορές

τρέχουσα ρευστότηταστοιχεία επιταγής

στοιχεία τιμολογίων καιπρομηθευτών

ΠΗΓΕΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝΤμήμα Χ : στέλνει τους χρόνουςπαράδοσης και ενημερώνει για τηνποιότητα της παραγγελίαςΤμήμα Αγορών/Πωλήσεων : στέλνειτα στοιχεία τιμολογίων και τα στοιχείαπρομηθευτώνΛογιστήριο: στέλνει την τρέχουσαρευστότητα της επιχείρησηςΤμήμα Διοίκησης : ενημερώνει για τιςπροτεραιότητες της Διοίκησης

ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΙ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝΤμήμα Διοίκησης: λαμβάνει τιςαναφορέςΕκτυπωτής : εκτυπώνει τις επιταγέςεξόφλησης

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ (ΠΣΠΛ) : ΕΠΙΠΕΔΟ 1


προτεραιότητεςΔιοίκησης

ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕΔΟ 2

1.1Τήρηση αρχείωντιμολογίων καιπρομηθευτών


Πωλήσεων

Αρχείοπρομηθευτών

1.2Τήρηση αρχείου

ΠληρωτέωνΛογαριασμών

Τμήμα Χ


1.3ΕτοιμασίαΕπιταγής


Εκτυπωτής


στοιχεία τιμολογίωνκαι προμηθευτών

εγγραφέςπρομηθευτών


Στοιχείαεπιταγής

Αρχείοοφειλομένωντιμολογίων

εγγραφέςτιμολογίων

τρέχουσαρευστότητα

προτεραιότητεςδιοίκησης Αρχείο

πληρωτέωνλογαριασμών

εγγραφέςπληρωτέων

λογαριασμών


εγγραφέςλογαριασμών

1.4Δημιουργίααναφορών




Αναφορές


1.1.1Τήρηση αρχείου

τιμολογίων


Πωλήσεων


εγγραφήπρομηθευτών

ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕΔΟ 3ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ


εγγραφήτιμολογίων

1.1.2Τήρηση αρχείουπρομηθευτών

στοιχείαπρομηθευτών

στοιχεία τιμολογίων


τιμολογίων


Πωλήσεων



ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕΔΟ 3ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ

(με διαδικασίες ελέγχου)



1.1.4Τήρηση αρχείουπρομηθευτών



1.1.1Έλεγχοςαρχείου



1.1.3Έλεγχοςαρχείου





ΠληρωτέωνΛογαριασμών

Τμήμα Χ




ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕΔΟ 3ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ


προτεραιότητεςδιοίκησης

Αρχείοπληρωτέων





1.2.2ΥπολογισμόςΗμερομηνίαςΠληρωμής


τρέχουσαρευστότητα



ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕΔΟ 3ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΝΑΦΟΡΩΝ



Αρχείοπληρωτέων


1.4.1Δημιουργίααναφοράςανάλυσης

τιμώνΑναφορές



1.4.2Δημιουργίααναφοράςαξιοπιστίας

προμηθευτών

αναφορές

1.4.3Δημιουργίααναφοράςανάλυσης

οφειλομένων



λογαριασμώναναφορές

Άσκηση 5

Ανάλυση Συστήματος Παραγγελιών


Η εταιρία FUTURE θέλει να μηχανο-οργανώσει το σύστημα παραγγελιών της (θα το

ονομάζουμε στο εξής FUTURE-ORDER). Η ομάδα που θα αναλύσει και θα σχεδιάσει το

νέο σύστημα κατέγραψε τα παρακάτω :

«Κάθε πελάτης καταθέτει τις νέες παραγγελίες (προφορικά ή σε έντυπη μορφή) στη

γραμματεία της εταιρίας. Η γραμματεία είναι υπεύθυνη για την είσοδο των στοιχείων

παραγγελίας στο FUTURE-ORDER (π.χ. κωδικός παραγγελίας, στοιχεία πελάτη,

στοιχεία προϊόντων παραγγελίας δηλ. κωδικός προϊόντος, ποσότητα, ημερομηνία

παραγγελίας και παράδοσης κ.λ.π.). Στη συνέχεια το σύστημα FUTURE-ORDER

εξετάζει αν είναι διαθέσιμα τα προϊόντα της παραγγελίας (σε συνεργασία με το σύστημα

ΑΠΟΘΗΚΗΣ) και καταρτίζει μια λίστα φόρτωσης λαμβάνοντας υπόψη τα διαθέσιμα

στην αποθήκη προϊόντα και την παραγγελία του πελάτη. Η λίστα φόρτωσης

περιλαμβάνει τον κωδικό παραγγελίας τον κωδικό και την περιγραφή του κάθε

προϊόντος, την ποσότητα, τις ημερομηνίες, τα στοιχεία του πελάτη κ.λ.π. Η λίστα

φόρτωσης στέλνεται αυτόματα στο τμήμα φόρτωσης της εταιρίας που αναλαμβάνει τη

φόρτωση των προϊόντων και την μεταφορά τους στο ταμείο. Στο ταμείο πρέπει να γίνει η

εκτύπωση της απόδειξης είσπραξης. Για τον σκοπό αυτό ο ταμίας χρησιμοποιώντας τον

προσωπικό υπολογιστή του εισάγει στο σύστημα FUTURE-ORDER τον κωδικό

παραγγελίας και αυτό αναλαμβάνει να καταρτίσει τον αναλυτικό λογαριασμό

λαμβάνοντας υπόψη τις τιμές των προϊόντων που τις παίρνει από το σύστημα

ΑΠΟΘΗΚΗΣ. Στο τέλος το σύστημα FUTURE-ORDER στέλνει για εκτύπωση τον

αναλυτικό λογαριασμό στον εκτυπωτή του ταμία».

Λαμβάνοντας υπόψη την παραπάνω περιγραφή δημιουργείστε τα Διαγράμματα Ροής

Δεδομένων 1ου και 2ου επιπέδου της εφαρμογής FUTURE-ORDER. Για να το πετύχετε

αυτό θα πρέπει να προσδιορίσετε τις πηγές και προορισμούς των δεδομένων, τις

κυριότερες αποθήκες δεδομένων καθώς και να καταγράψετε τις απαιτήσεις που εισάγει η

περιγραφή του συστήματος. Επίσης δημιουργείστε το ΔΡΔ 3ου επιπέδου για τη λειτουργία

«Υπολογισμός απόδειξης είσπραξης».

1.FUTUREORDER

Γραμματεία

Αποθήκη

Ταμείο

Αποθήκη

ΤμήμαΦόρτωσης

Ταμείο

Στοιχ. Παραγγ. Στοιχ. Παραγγ.

Λίσταφόρτωσης

Κωδικ.Παραγγελ.

Απόδειξηείσπραξης

Στοιχ. διαθ.προϊόντων,

τιμές

ΠΗΓΕΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ:στέλνει τα στοιχείαπαραγγελίας.ΑΠΟΘΗΚΗ : στέλνει τα στοιχεία τωνδιαθέσιμων προϊόντων και τις τιμέςΤΑΜΕΙΟ: στέλνει τον κωδικόπαραγγελίας

ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΙ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝΑΠΟΘΗΚΗ: λαμβάνει τα στοιχείαπαραγγελίας.ΤΜΗΜΑ ΦΟΡΤΩΣΗΣ : λαμβάνειτη λίστα φόρτωσης.ΤΑΜΕΙΟ : λαμβάνει τα στοιχείατηςαπόδειξης είσπραξης.

FUTURE ORDER : ΕΠΙΠΕΔΟ 1

1.1Λήψη

παραγγελίας


Αποθήκηπαραγγελιών

1.2Δημιουργία

λίσταςφόρτωσης Αποθήκη

Αποθήκη

Τμήμαφόρτωσης

1.3Υπολογισμός

απόδειξηςείσπραξης

Ταμείο

Αποθήκηλιστών

φόρτωσης

Ταμείο

Αποθήκη

Στοιχ.παραγγελίας

Στοιχ.παραγγελίας

Στοιχείαπαραγγελίας

Στοιχείαδιαθέσιμωνπροϊόντων

Στοιχείαπαραγγελίας

Λίσταφόρτωσης Λίστα

φόρτωσης

Κωδικόςπαραγγελίας


Τιμέςπροϊόντων


FUTURE ORDER : ΕΠΙΠΕΔΟ 2

Αποθήκηλιστών

φόρτωσης

1.3.1Ανάγνωση

λίσταςφόρτωσης

Ταμείο

1.3.2Εύρεσητιμών

προϊόντων

1.3.3Υπολογισμός

απόδειξηςείσπραξης

Αποθήκη

Αποθήκηεισπράξεων

Ταμείο


Κωδικ.παραγγελίας

Προιόνταπαραγγελίας






FUTURE ORDER : Επίπεδο 3Υπολογισμός Απόδειξης Είσπραξης

Άσκηση 6


Διαχείριση των λογαριασμών πελατών της επιχείρησης SIGMA

H διαδικασία της διαχείρισης των λογαριασμών πελατών στην επιχείρησης SIGMA

ξεκινάει από την παραγγελία των εμπορευμάτων της επιχείρησης και ολοκληρώνεται με

την πληρωμή τους από τους πελάτες. Ο πλέον σημαντικός σκοπός της διαδικασίας είναι

η έγκαιρη εξασφάλιση των πληρωμών και επομένως η διατήρηση της επαρκούς

ρευστότητας στην επιχείρηση.

Για το λόγο αυτό η SIGMA θέλει να υποστηρίξει τη διαδικασία της διαχείρισης των

λογαριασμών πελατών με ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα (θα το ονομάζουμε στο

εξής SIGMACUST) το οποίο θα υποστηρίζει τις παρακάτω βασικές λειτουργίες.

1. Έκδοση προσωρινών παραστατικών πώλησης

Το τμήμα πωλήσεων της SIGMA αρχικά εισάγει στο SIGMACUST τα στοιχεία του

πελάτη και λαμβάνει από το πληροφοριακό σύστημα εκτιμήσεις για τη φερεγγυότητα του

πελάτη. Οι πληροφορίες αυτές δημιουργούνται λαμβάνοντας υπόψη το αρχείο πελατών

αλλά και το αρχείο παραστατικών πώλησης.

Το τμήμα πωλήσεων της SIGMA δέχεται την παραγγελία του πελάτη και είναι υπεύθυνο

για την δημιουργία του δελτίου παραγγελίας (η δημιουργία του δελτίου αυτού γίνεται

εκτός της εφαρμογής SIGMACUST). Στη συνέχεια το τμήμα πωλήσεων εισάγει το

δελτίο παραγγελίας στην εφαρμογή SIGMACUST η οποία δημιουργεί το προσωρινό

παραστατικό πώλησης. Το προσωρινό παραστατικό πώλησης αποθηκεύεται στο αρχείο

προσωρινών παραστατικών πώλησης και εκτυπώνεται στον εκτυπωτή.

2. Τελική χρέωση – έκδοση παραστατικών πώλησης

Η αποθήκη της SIGMA ενημερώνει την SIGMACUST για τις τελικά προϊόντα και

ποσότητες της αρχικής παραγγελίας που στάλθηκαν στον πελάτη. Με βάση την

πληροφορία αυτή και το αρχείο προσωρινών παραστατικών πώλησης, η SIGMACUST

δημιουργεί και εκτυπώνει το τελικό παραστατικό πώλησης το οποίο αποθηκεύει και στο

αρχείο παραστατικών πώλησης.

3. Διαχείριση επιστροφών

Ένας πελάτης μπορεί να επιστρέψει ένα μέρος της παραγγελίας λόγω μη αποδεκτής

ποιότητας. Οι επιστροφές γίνονται στο τμήμα πωλήσεων. Στην περίπτωση αυτή το

τμήμα πωλήσεων της SIGMA εισάγει στην SIGMACUST το δελτίο επιστροφής που

περιέχει τα στοιχεία των προϊόντων που επιστράφηκαν. Με βάση το δελτίο επιστροφής

αλλά και το αρχείο παραστατικών πώλησης, η SIGMACUST δημιουργεί και εκτυπώνει

το νέο τελικό παραστατικό πώλησης το οποίο αποθηκεύει ξανά στο αρχείο

παραστατικών πώλησης

4. Διαχείριση εξόφλησης παραστατικών

Το λογιστήριο της SIGMA είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση εξόφλησης παραστατικών.

Συγκεκριμένα όταν εξοφληθεί ένα παραστατικό, το λογιστήριο εισάγει τα στοιχεία του

παραστατικού και τα ποσά και η SIGMACUST ενημερώνει το αρχείο παραστατικών

πώλησης.

5. Διαχείριση αναφορών

Είναι μια πολύ σημαντική λειτουργία της SIGMACUST. Δημιουργούνται οι παρακάτω

αναφορές:

Αναφορά χρέωσης πελάτη : Δημιουργείται από τα στοιχεία των αρχείων πελατών και

παραστατικών πώλησης και ζητείται/προωθείται στο λογιστήριο.

Λίστα φερέγγυων πελατών : Δημιουργείται από τα στοιχεία των αρχείων πελατών και

παραστατικών πώλησης και ζητείται/προωθείται στο τμήμα πωλήσεων.

Αναφορά ανάλυσης πωλήσεων : Δημιουργείται από τα στοιχεία του αρχείου

παραστατικών πώλησης και ζητείται/προωθείται στο τμήμα διοίκησης.

Λαμβάνοντας υπόψη την παραπάνω περιγραφή θα πρέπει να απαντήσετε στις παρακάτω

δυο ερωτήσεις :

1. Δημιουργείστε τα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων 1ου και 2ου επιπέδου του

λογιστικού πληροφοριακού συστήματος SIGMACUST. Για να το πετύχετε αυτό

θα πρέπει να προσδιορίσετε τις πηγές και προορισμούς των δεδομένων, τις

κυριότερες αποθήκες δεδομένων (αρχεία) καθώς και να καταγράψετε τις βασικές

λειτουργίες που εισάγει η περιγραφή του συστήματος.

2. Αναλύστε τη βασική λειτουργία Έκδοση προσωρινών παραστατικών πώλησης

στο 3ο επίπεδο με Διαγράμματα Ροής Δεδομένων.

Λύση

H απάντηση που ακολουθεί είναι ενδεικτική. Είναι δυνατό να βρεθούν και άλλες σωστές

απαντήσεις

Α.SIGMACUST

ΤμήμαΠωλήσεων

Αποθήκη



Εκτυπωτής



στοιχ. πελάτηδελτίο παραγγελ.

δελτίο επιστρ.

στοιχ. τελικήςπαραγγελίας

στοιχ παραγγελ.ποσά

στοιχ. φερεγγ. πελάτηλίστα φερεγγ. πελατών

προσ. παραστατ.παραστατικό

αναφορά χρέωσηςπελάτη

αναφορά ανάλυσηςπωλήσεων

Τμήμα Πωλήσεων : Δίνει τα στοιχεία του πελάτη, το δελτίοπαραγγελίας και το δελτίο επιστροφής. Λαμβάνει τα στοιχείαφερεγγυότητας του πελάτη και την αναφορά "λίστα φερεγγυότηταςπελατών".Αποθήκη : Δίνει τα στοιχεία της τελικής παραγγελίας.Λογιστήριο : Δίνει τα στοιχεία εξόφλησης και λαμβάνει την αναφοράχρέωσης πελάτη.Εκτυπωτής : Λαμβάνει προς εκτύπωση τα στοιχεία των προσωρινώνκαι των τελικών παραστατικών πώλησης.Τμήμα Διοίκησης : Λαμβάνει την αναφορά ανάλυσης πωλήσεων.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ SIGMACUSTΕΠΙΠΕΔΟ 1.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ SIGMACUSTΕΠΙΠΕΔΟ 2.


Αποθήκη


στοιχ. πελάτη

στοιχ. τελικήςπαραγγελίας

Α.1Διαχείριση

προσωρινώνπαραστατ.


Εκτυπωτής



λίστα φερεγγ. πελατών

αναφορά χρέωσηςπελάτη

αναφορά ανάλυσηςπωλήσεων

στοιχ. φερεγγ. πελάτη

δελτίο παραγγελίας

προσ.παραστατικό

αρχείο προσ.παραστατικών

αρχείοπελατών

στοιχ. προσ.παραστατικό

στοιχ.πελάτη


τελικήςχρέωσης

Εκτυπωτήςπαραστατικό

στοιχ. προσ.παραστατικού

αρχείοπαραστατικών

στοιχ.παραστατικού



επιστροφών

δελτίοεπιστροφής

στοιχ.παραστατικού

στοιχ. νέουπαραστατικού

Εκτυπωτήςπαραστατικό

Α.4Διαχείρισηεξόφλησης

στοιχ. παραγγ.ποσάστοιχ. εξόφλησης

Α.5Διαχείρισηαναφορών

Στοιχ.πελατών

Στοιχ.παραστατικών

στοιχ. παραστ.

ΤΕΙ ΠΑΤΡΑΣ/Τμήμα Λογιστικής Ασκήσεις Τεκμηρίωσης και Ανάλυσης ΛΠΣ

Σεπτέμβριος 2007 Έκδοση 3.01

ΕΦΑΡΜΟΓΗ SIGMACUSTΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΣΩΡΙΝΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ

ΕΠΙΠΕΔΟ 3.


Α.1.1Εύρεση

φερεγγυότ.πελάτη

Εκτυπωτής

αρχείοπελατών

Α.1.4Διαχείρισηαρχ. προσ.παραστατ.

Α.1.2Υπολογισμός

προσ.παραστατικού

αρχείο προσ.παραστατικών

στοιχ. πελάτηστοιχ.

πελάτη

στοιχ. φερεγγ.πελάτη

στοιχ. πελάτη

δελτίο παραγγ.

Α.1.3Ετοιμασία

εκτύπωσης

στοιχ.προσ.

παραστ.

προσ.παραστ.

στοιχ.προσ.

παραστ.

εγγραφήπροσ.

παραστατ.

αρχείοπαραστατικών

στοιχ. παραστατ.

ΕΝΟΤΗΤΑ 3

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΑΝΑΘΕΣΕΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

Άσκηση 7

Διαδικασία ανανέωσης εγγραφής φοιτητή

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣΟ φοιτητής υποβάλλει την αίτηση ανανέωσης εγγραφής, που καταλήγει μέσω

του υπεύθυνου διεκπεραίωσης της αλληλογραφίας του ιδρύματος στη γραμματεία του αντίστοιχου τμήματος. Η γραμματεία ελέγχει αν η αίτηση έφθασε στο σωστό τμήμα και ταξινομεί τις αιτήσεις ανά έτος σπουδών. Η αίτηση προωθείται στο προσωπικό που ασχολείται με τις εγγραφές. Ο βοηθός εγγραφών ελέγχει τα στοιχεία της αίτησης και ανακτά την καρτέλα του φοιτητή. Τα στοιχεία αυτά (αίτηση και καρτέλα) προωθούνται στον υπεύθυνο εγγραφών. Ο υπεύθυνος εγγραφών ελέγχει αν ο φοιτητής εκπληρώνει τις προϋποθέσεις ανανέωσης και σε αυτή την περίπτωση ολοκληρώνεται η εγγραφή.


ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΜΠΛΟΚΗΣ



ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΥ ΕΠΙΠΕΔΟΥ


ΥπεύθυνοςΑλληλογραφίας

Αποστολήαίτησης για

εγγραφή

Ταξινόμησηανά τμήμα

Διεκπεραίωσηστο κατάλληλο

τμήμα

Έλεγχος ωςπρος τον

παραλήπτη

Ταξινόμησηανά έτοςσπουδών

Ενημέρωσηφοιτητή

Έλεγχοςαίτησης

Ανάκτησηκαρτέλαςφοιτητή

Έλεγχοςκαρτέλας

Ολοκλήρωσηεγγραφής

Φοιτητής

ΓραμματείαΤμήματος

ΒοηθόςΥπευθύνουεγγραφών

Υπεύθυνοςεγγραφών

Λάθος

Σωστός

Λάθος

Σωστή

Λάθος

Σωστή

OR

2


Άσκηση 8

Εξυπηρέτηση παραγγελιών χονδρικής των πελατών

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ

Μια από τις πιο σημαντικές επιχειρηματικές διαδικασίες μιας επιχείρησης είναι η

εξυπηρέτηση παραγγελιών χονδρικής των πελατών της. Η συγκεκριμένη

επιχειρηματική διαδικασία περιλαμβάνει τις παρακάτω δραστηριότητες :

«Ο πελάτης καταθέτει την παραγγελία (προφορικά ή σε έντυπη μορφή) στη

γραμματεία της εταιρίας. Η γραμματεία είναι υπεύθυνη για την είσοδο των στοιχείων

παραγγελίας στο μηχανογραφικό σύστημα της επιχείρησης. Στη συνέχεια

διεκπεραιώνει τα στοιχεία της παραγγελίας στην αποθήκη, στο τμήμα φόρτωσης

παραγγελιών της επιχείρησης και στο ταμείο. Στην αποθήκη γίνεται διερεύνηση στο

τοπικό μηχανογραφικό σύστημα για να διαπιστωθεί αν υπάρχουν όλα τα προϊόντα της

παραγγελίας στις απαιτούμενες ποσότητες. Αν υπάρχουν, διαβιβάζεται η κατάλληλη

εντολή στο τμήμα φόρτωσης. Αν δεν υπάρχουν ενημερώνεται η γραμματεία η οποία

με τη σειρά της ενημερώνει τον πελάτη για να τροποποιήσει την παραγγελία. Στο

τμήμα φόρτωσης από τη στιγμή που θα παραληφθούν και η παραγγελία από την

γραμματεία και η εντολή από την αποθήκη γίνονται τα παρακάτω παράλληλα :

Ενημερώνεται ένα τοπικό μηχανογραφικό σύστημα με το όνομα του υπαλλήλου που

αναλαμβάνει τη συγκεκριμένη φόρτωση και ταυτόχρονα ενημερώνεται ο

συγκεκριμένος υπάλληλος (ο υπάλληλος αποτελεί ένα βήμα στο τμήμα φόρτωσης και

δεν χρειάζεται να τον χειριστείτε σαν ξεχωριστό συμμετέχοντα) ο οποίος επιλέγει ένα

καρότσι φόρτωσης και φορτώνει τα προϊόντα παραγγελίας στο καρότσι. ‘Όταν

ολοκληρωθεί η φόρτωση το καρότσι προωθείται από τον υπάλληλο στο ταμείο. Το

ταμείο στη συνέχεια αντιπαραβάλλει τα προϊόντα του καροτσιού με την αρχική

παραγγελία που είχε λάβει από την γραμματεία και υπολογίζει το δελτίο είσπραξης

(ΔΕ). Για να γίνει αυτό επικοινωνεί με την αποθήκη η οποία βρίσκει στο

μηχανογραφικό της σύστημα και στέλνει στο ταμείο τις τιμές του κάθε είδους. Στη

συνέχεια το ταμείο εκτυπώνει το ΔΕ και παράλληλα ενημερώνει την γραμματεία για

να ειδοποιήσει τον πελάτη και ταυτόχρονα στέλνει αντίγραφο του ΔΕ στο λογιστήριο

το οποίο προχωρεί στις αντίστοιχες λογιστικές καταχωρήσεις. Το λογιστήριο είναι

επίσης επιφορτισμένο με ένα ακόμη καθήκον. Αν η συνολική αξία παραγγελίας είναι



μεγαλύτερη των 10.000€ στέλνει στον πελάτη ένα μικρό συμβολικό δώρο ενώ αν η

αξία παραγγελίας είναι από 5.000 έως 10.000 € στέλνει μια ευχαριστήρια επιστολή.»

Ερώτηση 1η:

Περιγράψτε την παραπάνω επιχειρηματική διαδικασία με τη χρήση των

διαγραμμάτων Αναθέσεων – Διαδικασιών. Τα διαγράμματα θα πρέπει να δοθούν σε

δυο επίπεδα (εμπλοκής και ενδεικτικό επίπεδο).


Υποβολήπαραγγελίας

Διαχείρισηπαραγγελίας

Διερεύνησηπροιόντων


Φόρτωσηπαραγγελίας και

ενημέρωσηταμείου

Λήψη προιόντωνπαραγγελίας καιεπικοινωνία με

αποθήκη

Λογιστικέςκαταχωρήσεις καιαποστολή δώρων

Πελάτης


Αποθήκη


Ταμείο


Ενημέρωσηπελάτη

Δεν υπάρχουν

AND

ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΜΠΛΟΚΗΣ

Υπάρχουν

Εύρεση καιαποστολή

τιμών

Υπολογισμός καιεκτύπωση ΔΕ

AND

OR

Λήψηενημέρωσης

Λήψη δώρων

Αποστολήδώρου

Αποστολήεπιστολής


Διεκπεραίωσηστοιχείων


Διερεύνησηπροιόντων


Λήψηπαραγγελίας

Λήψη προιόντωνπαραγγελίας καιαντιπαραβολή

Λήψη ΔΕ

Πελάτης


Αποθήκη


Ταμείο



Δεν υπάρχουν

AND

ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΥ ΕΠΙΠΕΔΟΥ

Υπάρχουν

Εύρεση καιαποστολή

τιμών

Υπολογισμός ΔΕ

AND

Καταχώρησηστοιχείων


Ενημέρωσητοπικής ΒΔ

Ενημέρωσηφορτωτή

Επιλογήκαροτσιού

Φόρτωσηπαραγγελίας

Προώθησηπροιόντων

Επικοινωνίαμε αποθήκη

Εκτύπωση ΔΕ

Λογιστικήκαταχώρηση

Αποστολήδώρου

Αποστολήευχαριστηρίου

>10.000

>5.000 & <10.000

OR

Άσκηση 9

Μια επιχείρηση διανομής επεξεργασμένης ξυλείας ακολουθεί την παρακάτω

διαδικασία για την εξυπηρέτηση των παραγγελιών των πελατών της :

«Ο υπάλληλος πωλήσεων λαμβάνει την παραγγελία του πελάτη και προετοιμάζει το

δελτίο παραγγελίας. Κατόπιν το αρχειοθετεί και το προωθεί στον υπεύθυνο αποθήκης

και στο Λογιστή 1. Ο υπεύθυνος αποθήκης έχοντας το δελτίο παραγγελίας,

χρησιμοποιεί το Πληροφοριακό Σύστημα της επιχείρησης για να βρει τη διαθέσιμη

ξυλεία και το πρόγραμμα των φορτοεκφορτωτών και ετοιμάζει το δελτίο φόρτωσης.

Το δελτίο φόρτωσης προωθείται στο Λογιστή 1. Ο Λογιστής 1 έχοντας το δελτίο

φόρτωσης και το δελτίο παραγγελίας εξετάζει τη φερεγγυότητα του πελάτη από το

τραπεζικό Πληροφοριακό Σύστημα και αν είναι αυτή είναι θετική εκδίδει το

αντίστοιχο τιμολόγιο που αποστέλλεται στον πελάτη, διαφορετικά ενημερώνει τον

πελάτη με επιστολή πως δεν είναι δυνατή η συνεργασία μαζί του.»

Λαμβάνοντας υπόψη την παραπάνω περιγραφή δημιουργείστε το μοντέλο της

επιχειρηματικής διαδικασίας «εξυπηρέτηση παραγγελία πελάτη» χρησιμοποιώντας τα

διαγράμματα Αναθέσεων – Διαδικασιών. Τα διαγράμματα θα πρέπει να δοθούν σε

δυο επίπεδα (εμπλοκής και ενδεικτικό επίπεδο).

ΥποβολήΠαραγγελίας

Πελάτης

ΥπάλληλοςΠωλήσεων

ΥπεύθυνοςΑποθήκης

Λογιστής 1

Δημιουργία καιεπεξεργασία

ΔελτίουΠαραγγελίας

Δημιουργία ΔελτίουΦόρτωσης

ΕξέτασηΦερεγγυότητας

Έκδοση τιμολογίουAND

ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝΕΠΙΠΕΔΟ ΕΜΠΛΟΚΗΣ


Λήψητιμολογίου

μη φερέγγυος

φερέγγυος

Πελάτης

ΥπάλληλοςΠωλήσεων

ΥπεύθυνοςΑποθήκης

Λογιστής 1

ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ

ΕτοιμασίαΔελτίου

Παραγγελίας

Λήψηπαραγγελίας

ΑρχειοθέτησηΔελτίου


ΠροώθησηΔελτίου


Λήψη ΔελτίουΠαραγγελίας

ΕύρεσηΔιαθέσιμης

Ξυλείας

Εύρεσηπρογράμματος

φορτοεκφορτωτών

ΕτοιμασίαΔελτίου

Φόρτωσης

ΠροώθησηΔελτίου

Φόρτωσης


ANDΛήψη ΔελτίωνΠαραγγελίας

και Φόρτωσης

Εξέτασηφερεγγυότητας

πελάτη

Έκδοσητιμολογίου


Αρνητική

Θετική


Λήψητιμολογίου

Documents

Asknseis Visio Ver3.0