ASSIGNMENT HR-PERANCANGAN SUMBER MANUSIA.docx

BSMH 2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA UUMKL

PENDAHULUAN

Kejayaan sesebuah organisasi bergantung pada sejauh mana keberkesanan

perancangan sumber manusia yang dilaksanakan. Perancangan sumber manusia yang

baik memerlukan pengurus sumber manusia membuat perancangan

secara menyeluruh dengan menyeimbangkan antara permintaan sumber tenaga sama

ada dari dalam atau pun luar organisasi dengan penawaran sumber tenaga yang ada.

Sekiranya perancangan sumber manusia yang dilaksanakan mampu melahirkan tenaga

kerja yang memenuhi kehendak dan keperluan organisasi untuk menghadapi serta

mengatasi pelbagai bentuk cabaran dalaman dan luarannya, maka organisasi

berkenaan akan mampu mengambil faedah daripada perubahan-perubahan

persekitaran yang berlaku. Perancangan sumber manusia dapat didefinisikan sebagai

aktiviti yang sistematik dan komprehensif yang melibatkan sumber tenaga kerja secara

menyeluruh dalam organisasi untuk jangka masa yang panjang. Perancangan ini turut

melibatkan pelan pembangunan yang memerlukan simpanan tenaga tersebut untuk

kegunaan pada masa hadapan. Perancangan sumber manusia bagi organisasi boleh

dilihat sebagai proses proses pengurusan yang menyeluruh, suatu proses analisis yang

berterusan terhadap keperluan sumber manusia bagi organisasi menghadapi cabaran-

cabaran yang terhasil daripada perubahan keadaan dan persekitaran perniagaan

semasa. Menurut Bohlander, Snell dan Sherman (2001), perancangan sumber manusia

merupakan proses membekalkan suatu keperluan akan datang untuk pergerakan

sumber manusia ke dalam, antara organisasi dan ke luar organisasi.

Tujuan utamanya melibatkan proses mengagihkan sumber manusia secara efektif

merangkumi “di mana” dan “bila” mereka diperlukan untuk mencapai matlamat

1


organisasi. Perancangan sumber manusia juga penting untuk mengawal kekurangan

dan juga lebihan buruh di pasaran, memberi peluang kepada golongan lemah, minoriti

dan orang tua dan menyediakan suatu keperluan latihan untuk memahirkan pekerja dan

membangunkan kerjaya mereka. Manakala Ivancevich (2001) mendefinisikan

perancangan sumber manusia sebagai suatu proses atau pun set tindakan yang

merujuk kepada persoalan bagaimana organisasi menilai permintaan dan penawaran

sumber tenaga kerja pada masa hadapan. Ramalan keperluan sumber masa depan

dan kecekapan menggunakan sumber adalah penting disebabkan ketidakstabilan

ekonomi semasa, persaingan antarabangsa, peluang-peluang yang wujud dan

sebagainya. Perancangan sumber manusia organisasi melibatkan apa yang mahu

dicapai oleh pekerja, majikan dan organisasi hasil daripada pelaksanaan tugas. Bagi

mencapainya, pengurus sumber manusia berperanan penting dalam menetapkan

objektif, menyediakan garis panduan dan menentukan strategi untuk mencapainya.

Selain itu, pengurus juga bertanggungjawab untuk memperuntukan sumber organisasi

bagi memastikan segala sumbangan pekerja di dalam organisasi dihargai.

2


Objektif Perancangan Sumber Manusia

Perancangan sumber manusia merupakan proses menentukan bilangan dan jenis

sumber manusia yang diperlukan oleh organisasi pada masa hadapan agar tindakan

wajar dapat diambil bagi memastikan ianya memenuhi keperluan. Justeru itu,

beberapa objektif telah dikenalpasti dalam memastikan kejayaan perancangan sumber

manusia ini. Antaranya adalah:

a.Meramalkan bilangan dan jenis pekerjaan yang diperlukan pada masa depan

(peramalan permintaan pekerjaan).

b.Meramalkan bilangan dan jenis pekerja yang sedia ada (peramalan penawaran

pekerja).

c.Membandingkan permintaan dan penawaran sumber tenaga manusia dalam

organisasi.

d.Membentuk dan melaksanakan perancangan sumber manusia.

e.Menilai perancangan yang telah dilaksanakan untuk menentukan keberkesanannya.

3


ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Proses perancangan sumber manusia melibatkan beberapa elemen tertentu. Elemen-

elemen ini mempengaruhi proses perancangan sumber manusia dalam sesebuah

organisasi. Antara elemen-elemen yang terlibat adalah seperti imbasan persekitaran,

meramal permintaan tenaga kerja, meramal penawaran tenaga kerja dan keputusan

tindakan dalam pengurusan sumber manusia.

Imbasan Persekitaran

Imbasan persekitaran merupakan proses imbasan sistematik ke atas faktor-faktor

persekitaran luaran utama yang mempengaruhi organisasi. Faktor luaran ini merupakan

factor di luar organisasi yang member kesan kepada sesebuah organisasi. Faktor

ini melibatkan aspek ekonomi dan aliran persaingan di mana ia melibatkan keadaan

persekitaran atau global, inovasi produk dan perkhidmatan. Perubahan teknologi pula

melibatkan penggunaan robotik dan juga automasi pejabat. Manakala isu-isu politik dan

perundangan melibatkan hal-hal seperti undang-undang, peraturan pentadbiran,

akta dan lain-lain. Aspek sosial pula melibatkan hal pendidikan dan penjagaan kanak-

kanak. Manakala trend demografi pula melibatkan faktor seperti umur, jantina, bangsa,

komposisi dan tahap literasi pekerja seperti keupayaan dari segi membaca, menulis

dan lain-lain.

4


Meramal Permintaan Tenaga Kerja

Terdapat dua pendekatan yang digunakan dalam meramal permintaan tenaga kerja

dalam organisasi. Dua pendekatan yang digunakan ialah pendekatan kuantitatif dan

juga pendekatan kualitatif. Pendekatan kuantitatif merupakan pendekatan secara

kuantitatif untuk meramal keperluan tenaga kerja atau tenaga buruh berdasarkan suatu

indeks organisasi seperti hasil jualan. Pendekatan kualitatif pula terdiri daripada dua

iaitu ramalan pengurusan dan teknik Delphi. Ramalan pengurusan merupakan

pendapat atau pertimbangan penyelia, pengurus jabatan, pakar atau mereka yang

mempunyai pengetahuan mengenai keperluan tenaga kerja organisasi pada masa akan

datang. Teknik Delphi pula merupakan satu proses meramalkan dengan cara mendapat

dan meringkaskan cadangan serta pertimbangan dari pakar-pakar yang terpilih

mengenai keperluan tenaga kerja dalam organisasi.

Meramal Penawaran Tenaga Kerja

Melibatkan dua analisis iaitu analisis penawaran sumber manusia dalaman dan analisis

sumber tenaga kerja luaran. Analisis penawaran sumber dalaman terbahagi kepada

lima iaitu jadual penstafan, analisis Markov, iventori kemahiran, carta gantian dan

rancangan penggantian. Jadual penstafan merujuk kepada persembahan secara grafik

semua pekerjaan dalamorganisasi. Ia juga melibatkan jumlah semasa pekerja yang

terlibat dengan pekerjaan serta keperluan kepada pekerja pada masa akan

datang. Analisis Markov pula melibatkan kaedah mengesan corak pekerjaan pekerja

melalui berbagai-bagai jenis pekerjaan. Iventori kemahiran merujuk kepada fail peribadi

5


pekerja yang mengandungi maklumat mengenai pendidikan, pengalaman, minat,

kemahiran dan lain-lain faktor yang membolehkan pengurus menyesuaikan jawatan-

jawatan yang sesuai dengan latar belakang serta kebolehan pekerja. Carta gantian pula

merujuk kepada senarai pemegang jawatan semasa dan mereka yang mungkin boleh

menjadi pengganti jika sesuatu jawatan tersebut dikosongkan. Manakala rancangan

penggantian merujuk kepada proses mengenal pasti, membangunkan dan mengesan

individu penting untuk jawatan eksekutif. Sumber tenaga luaran pula merujuk kepada

keadaan di mana organisasi kekurangan sumber untuk tujuan kenaikan pangkat atau

untuk jawatan baru dalam organisasi. Pihak pengurusan perlu melihat kepada

penawaran sumber tenaga luaran tersebut.

Keputusan Tindakan Dalam Perancangan Sumber Manusia

Keputusan ini bergantung kepada permintaan dan penawaaran tenaga kerja. Jika

permintaan melebihi penawaran, pengrekrutan pekerja akan dilakukan. Proses

pengrekrutan ini melibatkan proses mengrekrut pekerja sama ada secara sepenuh

masa atau sambilan, mengambil kembali pekerja yang telah berhenti atau

membenarkan pekerja melakukan kerja lebih masa. Sebaliknya, jika penawaran

melebihi permintaan, organisasi akan menghadkan pengambilan pekerja baru,

berkongsi tugas, memberhentikan pekerja atau ditamatkan perkhidmatannya, serta

mengurangkan jumlah pekerja tanpa penggantian apabila berlaku perletakan jawatan,

pencen dan lain-lain. Ali Embi (2001) mengemukakan dua kaedah pengrekrutan iaitu

pengrekrutan dalaman dan pengrekrutan luaran. Pengrekrutan dalaman, calon-calon

6


adalah terdiri daripada pekerja yang sedang berkhidmat dalam organisasi. Kaedah

yang digunakan adalah seperti pengiklanan secara dalaman dan permohonan

pekerjaan oleh pekerja yang merasakan dirinya layak. Pengrekrutan luaran pula

memberi tumpuan kepada calon-calon bukan daripada kalangan pekerja. Antara

kaedah-kaedah yang boleh digunakan ialah pengiklanan, agensi mencari pekerjaan,

pengrekrutan kampus, acara-acara khas dan temuduga terbuka.

PENGARUH FAKTOR-FAKTOR PERSEKITARAN TERHADAP PERANCANGAN

SUMBER MANUSIA

Sesebuah organisasi yang berkembang dengan baik adalah dipengaruhi oleh beberapa

faktor persekitaran yang banyak mempengaruhi objektif, strategi dan corak serta gaya

pengurusan sesebuah organisasi.

Perubahan Demografi

Keupayaan organisasi memenuhi keperluan para pekerjanya banyak bergantung

kepada kebolehdapatan daya saing tenaga kerja yang ada di dalam sesebuah

masyarakat. Perancangan sumber manusia yang berkebolehan pula bergantung pada

faktor kependudukan, pengembangan atau pengurangan tenaga buruh, tahap

pengetahuan dan kepakaran tenaga buruh serta perlu diambil kira faktor kaum wanita

dalam tenaga buruh.

7


Perubahan Ekonomi

Perancangan sumber manusia juga dipengaruhi oleh keadaan ekonomi semasa yang

berlaku. Perubahan ekonomi secara langsung dapat mempengaruhi proses penawaran

dan permintaan sumber manusia. Sebagai contoh, kesan daripada inflasi menyebabkan

berlakunya kucar-kacir terhadap corak perbelanjaan.

Produktiviti

Imbangan penting dalam kawalan kos bagi organisasi ialah peningkatan produktiviti.

Tanpa peningkatan produktiviti yang kukuh serta pengembangan ekonominya,

organisasi itu akan menghadapi kesukaran untuk mengawal inflasi dan seterusnya akan

menghadapi masalah untuk bersaing secara berkesan di pasaran dunia di mana

persaingan perniagaan adalah sengit dan bersandarkan falsafah “the survival of the

fittest.” Kegagalan persaingan pada peringkat antarabangsa akan melemahkan

organisasi berkenaan di mana kesan seterusnya ialah penghakidan taraf hidup pekerja

akibat daripada langkah pengurangan gaji pekerja oleh pengurusan dan pengecilan

nilai sebenar kekayaan organisasi. Beberapa factor yang mempengaruhi produktiviti

termasuklah perubahan dalam bidang teknologi, perubahan dalam kadar serta jenis

pelaburan modal, kesan daripada pusingan perniagaan jangka pendek dan permintaan

pasaran dan juga perubahan dalam komposisi aktiviti perindustrian, pengambilan

tenaga kerja dan juga penghasilan kerja.

8


Perubahan Teknologi

Pembangunan dan penggunaan teknologi baru telah menjadi kuasa yang signifikan

dalam membentuk organisasi dan praktik pengurusan. Penciptaan dan penemuan

teknologi canggih dan terkini dalam bidang sistem pengeluaran dan pengangkutan,

sistem komunikasi, komputer,sumber tenaga, perubahan dan sains hayat dan

penggunaan bahan-bahan dan sumber-sumber asli telah membawa perubahan besar

dalam cara dan corak berfungsi sesebuah organisasi. Sudah pasti perubahan teknologi

pada masa hadapan akan memberi cabaran baru kepada organisasiterutama yang

melibatkan perancangan sumber manusia. Sejauh mana organisasi perniagaan mampu

merancang sumber manusia yang berkebolehan secara cekap dan berkesan untuk

disesuaikan dengan perubahan teknologi pada masa hadapan.

Undang-Undang dan Peraturan-Peraturan Kerajaan

Amalan-amalan yang melibatkan perancangan sumber manusia banyak dipengaruhi

oleh faktor undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan. Undang-undang dan

peraturan-peraturan kerajaan ini secara langsung mengubah corak permintaan sumber

manusia dan seterusnya memberi kesan kepada perancangan sumber manusia. Di

antara undang-undang yang melibatkan perancangan sumber manusia ialah undang-

undang percukaian, undang-undang buruh, undang-undang kesihatan dan keselamatan

pekerja dan termasuk juga arahan-arahan pengurusan atasan serta peraturan

organisasi itu sendiri. Hal ini bermakna bahawa selain bertujuan memenuhi kehendak

dan keperluan organisasi ke arah menjamin pencapaian misi dan matlamat

organisasi, perancangan sumber manusia organisasi juga perlu disesuaikan dengan

9


undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan serta peraturan-peraturan yang

diwujudkan oleh organisasi sendiri. Perancangan sumber manusia yang bercanggah

dengan undang-undang dan peraturan-peraturan kerajaan akan menimbulkan masalah

perundangan yang tidak mungkin disukai oleh pengurusan atasan organisasi

berkenaan.

Perubahan Sikap Terhadap Pekerja

Perubahan-perubahan di dalam komposisi demografi di kalangan tenaga kerja serta

perubahan-perubahan di dalam bidang-bidang teknologi, ekonomi dan juga

perundangan serta keadaan persekitaran diikuti pula oleh perubahan sikap tenaga kerja

terhadap kerja. Sebagai contoh, pertambahan kadar kaum wanita dewasa di dalam

masyarakat yang memilih untuk bekerja dan tidak semata-mata berfungsi sebagai suri

rumah, ibu dan golongan yang bergantung hidup kepada lelaki. Keadaan ini telah

menimbulkan keluarga dua kerjaya yang terpaksa pula berdepan dengan masalah

masalah pertentangan matlamat serta pertentangan peranan masing-masing.

STRATEGI PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Strategi perancangan sumber manusia ditakrifkan sebagai susunan pelan

tindakan yang perlu diambil dan dilaksanakan secara cekap dan berkesan untuk

mencapai matlamat dan matlamat serta objektif keperluan dan kehendak organisasi

terhadap sumber manusia, disamping menepati matlamat operasi organisasi secara

berterusan. Aspek yang perlu diberi penekanan dalam strategi perancangan sumber

manusia ialah bilangan dan kelayakan tenaga kerja yang diperlukan, keperluan tenaga

10


kerja organisasi masa kini serta keperluan tenaga kerja untuk perkembangan

perniagaan organisasi pada masa hadapan. Selain itu, kekuatan kewangan organisasi

untuk menangani pertambahan kos pengurusan akibat bertambahnya tenaga kerja

serta unjuran peningkatan produktiviti dan kualiti hasil daripada penambahan tenaga

kerja juga perlu diambil perhatian.

Strategi pertama yang perlu diambil kira ialah menghubungkan secara jelas

perancangan sumber manusia dengan perancangan strategi. Hal ini disebabkan oleh

perancangan sumber manusia memainkan peranan yang penting dalam mencapai misi

serta matlamat organisasi secara keseluruhannya. Maklumat yang cukup mengenai

perancangan sumber manusia ini adalah penting bagi memastikan pelan perancangan

yang dirancang mencukupi keperluan dan kehendak organisasi. Perancangan sumber

manusia yang mantap dan berkesan perlu diwujudkan hubungan secara langsung

diantara perancangan strategi perniagaan kerana perancangan strategi perniagaan

merupakan perancangan perniagaan jangka panjang yang bermatlamat pencapaian

perkembangan organisasi terhadap matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dengan

memberi tumpuan kepada pernigaan dan pulangan yang bakal diperoleh daripada

pelaburan dibuat terhadap sumber-sumber organisasi.

Strategi kedua ialah, membuat analisis terhadap isu-isu yang berkaitan dengan

perancangan sumber manusia. Antara isu yang perlu dianalisis ialah mengenai

keperluan perniagaan terhadap sumber manusia sama ada untuk keperluan semasa

atau untuk perkembangan pada masa hadapan. Analisis ini perlu dilakukan adalah

untuk memastikan perancangan sumber manusia yang dibuat adalah menepati

matlamat organisasi . Demi memastikan matlamat organisasi ini tercapai, beberapa

11


kriteria didalam pemilihan kerja telah digariskan. Antaranya ialah, pekerja yang dipilih

haruslah mempunyai kriteria seperti kreatif, inovatif, dan mempunyai kemampuan serta

kepakaran dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Isu kedua yang perlu dianalisis

ialah faktor-faktor luaran yang mempengaruhi penawaran sumber manusia. Sekiranya

terdapat ketidakseimbangan dalam penawaran dan permintaan sumber manusia

langkah-langkah dan tindakan yang wajar perlu dirancang untuk mengurangkan

ketidakseimbangan yang berlaku. Selain itu, analisis persekitaran dalaman organisasi

juga perlu dilakukan agar perancangan sumber manusia bersesuaian dengan kekuatan

sumber-sumber organisasi. Strategi yang ketiga ialah melaksanakan keperluan

peramalan kepada sumber manusia. Strategi ini bersifat kualitatif dan melibatkan aspek

reka bentuk kerja dan organisasi, unjuran sumber-sumber yang ada dan seterusnya

keperluan sebenar terhadap sumber manusia.

Terdapat enam aspek yang perlu diambil kira dalam membuat peramalan tenaga kerja

organisasi iaitu yang pertama ialah membangunkan kesedaran berkaitan dengan

persekitaran yang akan mempengaruhi keperluan tenaga kerja pada masa hadapan.

Manakala aspek kedua ialah mengambil kira inventori kepakaran, kebolehan, bakat

pekerja yang sedia ada dalam organisasi. Aspek ketiga ialah membuat unjuran keboleh

pendapatan atau penawaran kemahiran, kebolehan dan bakat dalam organisasi. Aspek

keempat yang perlu diambil kira ialah membuat peramalan terhadap keperluan masa

hadapan. Aspek kelima ialah membuat unjuran keperluan sebenar tenaga kerja pada

masa hadapan dan aspek terakhir ialah menganalisis kedudukan sumber manusia

semasa. Strategi kempat ialah perancangan pelan tindakan yang perlu meliputi aspek-

aspek penentu bidang kuasa pekerja, pengrekrutan, kenaikan pangkat dan pertukaran,

12


perubahan perubahan organisasi, latihan dan pembangunan pekerja, imbuhan dan

faedah pekerja serta hubungan buruh. Pelan perancangan tindakan yang dibuat ini

hendaklah menekankan pencapaian matlamat yang jelas, mampu dicapai, munasabah

serta mempunyai jangka masa untuk mencapainya.

Manakala strategi kelima ialah perancangan pelan tindakan bagi menghadapi

kemungkinan penentangan daripada tenaga kerja terhadap perubahan-perubahan yang

dibuat di dalam organisasi ekoran daripada perancangan sumber manusia.

Hal ini kerana perancangan sumber manusia mewujudkan perubahan-perubahan di

dalam organisasi yang memerlukan pengurusan yang teliti dan berkesan bagi

mengelakkan penentangan daripada tenaga kerja organisasi. Strategi yang terakhir

iaitu yang keenam ialah melaksanakan proses penilaian berterusan setiap aktiviti

perancangan sumber manusia bagi memastikan usaha-usaha yang dijalankan

menepati matlamat perancangan sebenar serta pencapaian prestasinya mampu dinilai

secara tepat dan berkesan. Proses penilaian aktiviti adalah amat penting dimana

sebarang kelemahan dalam perancangan sumber manusia mampu dikenalpasti dan

seterusnya pembetulan atau pembaharuan dalam perancangan sumber manusia boleh

dilaksanakan dari semasa ke semasa. Penilaian kesan atau impak perancangan

sumber manusia yang telah dilaksanakan hanyalah merupakan separuh daripada tugas

sebenar bahagian sumber manusia. Penilaian perancangan sumber manusia perlu

melihat kehadapan yang mana perubahan-perubahan persekitaran akan memberi

kesan secara langsung kepada pengurusan organisasi keseluruhannya.

13


KESIMPULAN

Kesimpulanya, perancangan sumber manusia merupakan fungsi organisasi yang

penting. Perancangan yang dijalankan dengan baik membolehkan organisasi

bertindakbalas terhadap kehendak pasaran dengan berkesan. Perancangan sumber

manusia merupakan proses mengkaji keperluan sumber manusia dan menentukan

langkah-langkah untuk memenuhi tujuan ini. Selain itu juga perancangan sumber

manusia adalah penting bagi organisasi untuk menjamin keseinambungan operasi,

penggekalan kejayaan serta pengembangan berterusan organisasi untuk menangani

dan mengatasi pelbagai bentuk cabaran akibat daripada perubahan-perubahan

persekitaran. Perancangan sumber manusia juga hendaklah dilakukan oleh golongan

yang bertanggungjawab dalam pengurusan sumber manusia untuk memastikan

organisasi itu mempunyai tenaga kerja yang diperlukan tepat pada masa ia diperlukan.

Cadangan

Penambahbaikan dari segi pengurusan sumber manusia di dalam organisasi kami

seperti di CIMB Bank Berhad, Alliance Bank Berhad dan Rangkaian Hotel Seri Malaysia

Sendirian Berhad perlu dilaksanakan dalam aspek kenaikan pangkat berdasarkan

kelayakan pendidikan yang terkini kerana organisasi kami hanya memberikan

keutamaan dan dorongan kepada individu yang mempunyai pencapaian prestasi tinggi

dalam bidang pemasaran dan jualan. Dengan pelaksanaan melalui cadangan ini, setiap

jabatan di organisasi dapat dipenuhi bukan sahaja dengan individu yang berprestasi

tinggi malah juga dengan individu yang berkelulusan tinggi dalam akedemik.

14


Rujukan

Ab. Aziz Yusof dan Intan Osman (2002). “Pengurusan Sumber Manusia: Konsep, Isu dan Pelaksanaan.” Edisi Pertama, Petaling Jaya : Prentice Hall.

Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 514).

Bohlander, G., & Snell, S. A. (2010). Managing human resources (15th ed.). Ohio: South-Western.

Ivancevich, J.M. (2001). “Human Resources Management.” Boston : Irwin.

Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (2000). Malaysia: Kementerian Sumber Manusia

Mohd Yazam Sharif (2001). “Asas Pengurusan Sumber Manusia.” Edisi Pertama. Utusan Publications : Kuala Lumpur

Mondy, R.W., dan Noe, R.M. (1993). “Human Resources Management.” Edisi Ke-5, Boston: Allyn and Bacon

Wright, P. M., McCormick, B., Sherman, W. S., & McMahan, G. C. (1999). The role of human resource practices in petro-chemical refinery performance. International Journal of Human Resource Management, 10(4), 551-571.

15

Documents

ASSIGNMENT HR-PERANCANGAN SUMBER MANUSIA.docx