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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINAR1. OBJETIVO Conocer en forma general las operaciones que realiza la empresa, sus sistemas, procedimientos administrativos, formas utilizadas y el sistema de control interno Diligenciar el cuestionario adjunto si la empresa ha solicitado los servicios de auditora administrativa por primera vez, comprobando las respuestas que sean proporcionadas por los entrevistados. Con base en las respuestas a este cuestionario, presentar la propuesta de plan de auditora a desarrollar y los honorarios correspondientes.

2. PROCEDIMIENTO 2.1 Prepare un calendario para las entrevistas con los Responsables de reas y Subreas, con el fin de explicarles el objetivo de la auditora e identificar y solicitar informacin adicional a la ya identificada en la elaboracin de los Trminos de Referencia y que no est en los archivos de la Contralora. 2.2 Recopile informacin escrita sobre: *Antecedentes *Marco legal *Organizacin *Operaciones, Proyectos y Programas *Financiamiento *Control *Informacin Adicional 2.3 Obtenga informacin verbal sobre los aspectos que no Existiere informacin escrita (Elabore un calendario de entrevistas y tramtelo con el Coordinador de la Organizacin). 2.4 Visite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y establezca con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva direccin. En esta visita salude a los funcionarios responsables de las dependencias y explqueles brevemente el enfoque constructivo de esta auditora. Deje constancia por escrito de esta visita. 2.5 Clasifique la informacin.

3. DESARROLLO 3.1. IDENTIFICACION DEL CLIENTE Nombre Objeto Social Domicilio de oficinas Domicilio de planta (s) de produccin

NO APLICA SI

NO

COMENTARIOS Y OBSERVACIONES

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARTelfono(s) de oficina Telfono (s) de planta (s) de produccin Principales socios Principales funcionarios 3.2. CONTACTO PARA LA AUDITORIA Quin solicit nuestra intervencin? Quin fue el contacto para este cliente? 3.3. SERVICIO Tipo de auditora solicitada. Existe alguna restriccin al alcance de nuestro examen? Para qu desean la auditora? A quin debe dirigirse el dictamen? Cuntos ejemplares necesitan? Desean algn otro servicio profesional? 3.4. PERIODO Y PLAZO Qu periodo debe cubrir la auditora? En qu fecha debe entregarse el dictamen? Podemos iniciar nuestra revisin inmediatamente? En caso contrario seale: cundo podramos empezar? Por qu causa? 3.5. APROBACION DE NUESTROS SERVICIOS Quin debe aprobar la carta propuesta? Tiene esa persona poderes para contratar a nombre de la empresa? A nombre de quin debemos formular las facturas de nuestros honorarios? 3.6. EXISTENCIA DE OTROS PROFESIONALES DE LA AUDITORIA Si la empresa tiene otros profesionales independientes a su servicio, Quines son? Qu tipo de servicios proporciona? Por qu no efectuarn este servicio? Ha practicado auditora de estados financieros algn otro auditor independiente? En caso afirmativo: Quin? Durante qu periodo? Por qu no harn esta revisin? Nos podrn facilitar el informe anterior? Comentarios recibidos del otro auditor o equipo auditor. Revise los dictmenes e informes de ejercicios anteriores, as como las sugerencias efectuadas.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINAR3.7. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Naturaleza jurdica Fecha de iniciacin de operaciones Proviene de la transformacin, fusin o escisin de otra(s) empresas?. En caso afirmativo: explique. Visite las instalaciones de las oficinas y planta(s) de produccin de la empresa. Anote los horarios y turnos implantados en la empresa. 3.8. PLANEACION Existe un rea responsable de la planeacin?. Si la respuesta es positiva, identifique e indique el nivel jerrquico y el cargo. Est definido un planteamiento formal de planeacin? Si la respuesta es positiva solicite una copia y verifiquelo. Si hay un planteamiento formal de planeacin, seale: Qu horizonte de tiempo maneja? Qu tipo de tcnicas emplean para su diseo? Es conocido y entendido por todos los miembros de la organizacin? Se ha logrado convertir la misin y la visin en objetivos que se controlan en su cumplimiento? Existe la definicin de unas estrategias acordes con los objetivos definidos? Se han determinado polticas para orientar las acciones? Se han definido programas de actividades que sean congruentes con la misin, visin, objetivos y estrategias? 3.9. ORGANIZACION INTERNA Describa brevemente, en forma grfica (organigrama), la organizacin interna de la empresa, sealando las funciones bsicas. Anote en las grficas anteriores los funcionarios encargados de dichas funciones, indicando si hay o no parentesco entre ellos. Se tienen definidos las funciones y responsabilidades del personal, y se cuenta con manuales e instructivos? Se tiene un inventario de personal, actualizado? Solicite una copia y verifique. Se tienen documentados los reuqerimientos para el reclutamiento y seleccin de personal. Solicite una copia y verifique. Qu procedimiento se utiliza para la contratacin e induccin del personal? Explquelo brevemente.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARCmo se evala el desempeo del personal? Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? Se ha motivado y capacitado al personal para asumir un mayor nivel de control de su trabajo y asumir la solucin de problemas? Existe un programa de seguridad e higiene?. Solicite una copia y verifique La estructura actual permite a la organizacin cumplir su estrategia? 3.10. DIRECCION La direccin dicta las pautas para orientar la organizacin al cumplimiento de su planteamiento estratgico? La direccin contribuye con sus acciones a hacer ms exitosa la organizacin? Ha sido positivo el uso de los conceptos de delegacin, participacin, generacin de nuevas ideas y capacitacin? Se apoya los grupos o equipos de trabajo para incrementar la efectividad organizacional? El estrs y el conflicto se presentan en forma permanente o espordica? Qu tan centralizado o descentralizado est el proceso de toma de decisiones? Qu papel desempea la direccin en el estmulo de la innovacin y creativad? Se refleja la innovacin y creatividad en los productos y servicios de la organizacin? Es necesario cambiar el estilo de liderazgo para adaptarse a las necesidades de crecimiento de la organizacin? 3.10. CONTROL Qu tipo de control est implantado? Identifique si es preventivo o correctivo. Cmo se retroalimenta el ejercicio del control? Explique. Qu tratamiento reciben los reportes? Con qu frecuencia se revisan y actualizan los sistemas de control? Qu tipo de recursos informtico apoyan el control? La informacin resultante del control es accesible a toda la organizacin? Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades?

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARLa atencin de las opiniones y quejas permiten implementar mejoras en la organizacin? Las opiniones y quejas inciden en el deterioro del clima organizacional? Qu relacin guardan los resultados de los ejercicios de control con el cumplimiento del planteamiento estratgico? El diseo de la estructura orgnizacional contribuye a la participacin del personal en la funcin control? Se tiene implantado algun sistema de autorizacin y procedimientos de registro que garantice un control razonable sobre los activos? Cuentan con auditores internos que revisen la observancia de los procedimientos y polticas? 3.11. SITUACION FINANCIERA Balance a corte de: Activo circulante Activo fijo Otros activos Activo total Pasivo a corto plazo Pasivo a largo plazo Pasivo total Capital social nominal Capital suscrito y pagado Utilidades (prdidas) periodo anterior Utilidades (prdidas) del presente ejercicio Patrimonio total Estado de Resultados del periodo: Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de venta Gastos de administracin Gastos financieros Utilidad (prdida) operacional Otros gastos (no operacionales) Utilidades antes de impuestos Utilidad (prdida) neta Tiene agencias, sucursales, bodegas u otras oficinas en locales distintos y debern ser revisadas? Tiene relaciones con otras empresas filiales?

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARNmero de empleados, nmero de obreros. Artculo que produce o adquiere para venta. Volumen de unidades producidas Indique el capital social, nmero de acciones, valor nominal y tipo de acciones. Detalle los crditos bancarios y de otro tipo, as como las garantas otorgadas y vencimientos de los mismos. 3.12. SITUACION FISCAL Es causante del Impuesto sobre la Renta? Tiene alguna exencin o subsidio? Presenta Declaracin de Renta? Impuesto al Valor Agregado (IVA): Tiene ingresos gravados a distintas tasas? Paga Impuesto de Industria y Comercio? Es recaudor y declarante de Impuesto de Retencin en la Fuente? Otros impuestos: detalle los impuestos nacionales o municipales que paga. Nmero de identificacin tributaria Sealar las fechas de presentacin de las ltimas declaraciones de impuestos y aportes al sistema de seguridad social Impuesto sobre la Renta Impuesto de Industria y Comercio Impuesto Predial Declaracin de Retencin en la Fuente Declaracin de Importacin Declaracin de Exportacin Aportes a Plan Obligatorio de Salud (EPS) Aportes a Fondos de Pensiones Aportes a Fondos de Cesantas Aportes al SENA Aportes al ICBF Aportes a Cajas de Compensacin Familiar Otras Sealar el ltimo pago de participacin de utilidades a los socios. Todo el personal est afiliado al Plan Obligatorio de Salud? Han realizado convenios de pagos de impuestos con la DIAN o la Secretaria de Hacienda Distrital? Cundo?

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARPor qu ejercicio? Sobre qu impuestos? Por qu cantidad? Por qu motivo? 3.13. SISTEMA DE CONTABILIDAD Indique a qu fecha se encuentran los siguientes libros: Diario general Mayor Actas de Junta Directiva Actas de Asamblea Actas de acciones suscritas y pagadas Seale las siguientes fechas: Ultima conciliacin bancaria Ultimo inventario fsico de materia prima Ultimo inventario de productos en proceso Ultimo inventario de productos terminados Ultimo inventario de mercancias para la venta Ultimo inventario de activo fijo Auxiliares de contabilidad Auxiliares de inventarios Ultimos estados financieros Se tiene Plan de Cuentas e instructivo para su manejo? Describa las plizas de seguro que se utilizan y su forma de archivo y localizacin de las mismas. Identifique y describa brevemente el sistema de costos utilizado. El sistema de costos est incorporada a la contabilidad? Se controlan las existencias de materia prima y productos terminados por medio de inventario permanente? Se preparan estados financieros mensuales? Se concilian los auxiliares contra las cuentas del mayor? Se preparan reportes de anlisis de los estados financieros? Se maneja la contabilidad a travs de sistema compurtarizado o manual? Qu otra operacin es manejada con apoyo del computador?. Identifique y explique brevemente. Indique el nmero mensual aproximado de: Cheques expedidos Comprobantes de ingresos Facturas a clientes Notas Crdito

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARNotas de ingreso al almacn Facturas de proveedores Pedidos de compra Indique el nmero aproximado de: Clientes Proveedores Acreedores Artculos en inventario Activos fijos Cuentas de bancos 3.14. SISTEMA DE INFORMACION Seale la informacin que reciben los funcionarios de la empresa y su periodicidad: Balance y estado de resultados comparado con presupuestos. Integracin de las principales cuentas. Estado de origen y aplicacin de recursos Flujo de efectivo Ventas por lneas de productos comparado con presupuestos Reporte de clientes por antigedad de saldos Informes de ventas por agentes o zonas. Informes de pasivos a corto plazo. Informe de pasivos a corto plazo. Informes de faltantes de inventarios. Informe de variaciones en costos unitarios. Estado sobre variaciones en costos unitarios Estado de cambios en la situacin financiera con base en efectivo. Informe de movimiento de bancos. Otro tipo de informacin. Los informes se preparan oportunamente y estn diseados en forma adecuada y entendible? Hay alguien que revise los informes antes de turnarlos a los funcionarios? 3.15. SEALE A CONTINUACION, CUALQUIER PREGUNTA O PROCEDIMIENTO ADICIONAL QUE CONSIDERE NECESARIO. 3.14. COMENTARIOS Sobre la situacin de la planeacin Sobre la situacin de la organizacin Sobre la situacin de la direccin Sobre la situacin del control

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINARSobre la situacin financiera y contable Sobre la situacin fiscal Sobre el sistema de informacin Problemas importantes observados PREPARADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA:

MATRIZ DE COMPRENSION DE LA ENTIDAD AUDITADAPara cada elemento del anlisis organizacional practicado se asigna una calificacin segn los siguientes parmetros de medicin y evaluacin:

NIVEL I II II IV V

PUNTUACION EVALUACION 0 CARENTE 5 DEFICIENTE 10 ELEMENTAL 15 ADECUADO 20 EXCELENTE

La siguiente matriz se emplea para calificar cada elemento analizado en el programa de investigacin preliminar

ELEMENTOPLANEACION ORGANIZACIN DIRECCION CONTROL SISTEMA FINANCIERO Y CONTABLE SITUACION FISCAL SISTEMA DE INFORMACION

NIVEL

PUNTUACION

EVALUACION

MATRIZ DE COMPRENSION DE LA ENTIDAD AUDITADAPASO 1: Para cada elemento y subelemento del anlisis organizacional practicado se asigna una calificacin segn los siguientes parmetros de medicin y evaluacin:NIVEL I II II IV V PUNTUACION 0 5 10 15 20 EVALUACION CARENTE DEFICIENTE ELEMENTAL ADECUADO EXCELENTE

PASO 2: El elemento planeacin tiene subelementos cada uno con puntuacin mxima de 20 puntos, lo cual suma un total mximo de puntuacin de puntos ELEMENTO PLANEACION PUNTUACION INDIVIDUAL SUBELEMENTO MAXIMA FUNCION PLANEACION VISION MISION OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS POLITICAS PROGRAMAS PUNTUACION MAXIMA TOTAL 20 20 20 20 20 20 20 20 160

PASO 3: Para cada elemento examinado , la siguiente matriz se emplea para calificar cada subelemento revisado detalladamente:SUBELEMENTO ELEMENTO DIRECCION NIVEL PUNTUACION EVALUACION

PROCESO DE PLANEACION VISION MISION OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS POLITICAS PROGRAMAS

PUNTUACION MAXIMA TOTAL PORCENTAJE DE EFICIENCIA (75/160)% NIVEL ALCANZADO (20*47%)

10 15 15 10 5 5 10 5 75 47% 9

DEFICIENTE

El resultado indica que la planeacin falla especficamente en la definicin de los objetivos, metas, estrategias y programas, lo cual redunda en la calidad del ejercicio de la funcin planeacin.

PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ENTIDAD: OBJETO DE ESTUDIO: JUSTIFICACION: OBJETIVOS: ALCANCE: EQUIPO AUDITOR: METODOLOGIA: CRONOGRAMA: PRESUPUESTO: ANEXOS