UNIVERSITATEA “Lucian Blaga” din SIBIU FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE

Lector univ. dr. Daniela PETRAŞCU

AUDIT INTERN

- Caiet de seminar -

Editura Universităţii „Lucian Blaga“ din Sibiu2012

1

Referenţi ştiinţifici:Prof. univ. dr. Livia Ilie – Universitatea „Lucian Blaga“ din SibiuProf. univ. dr. Petru Ştefea – Universitatea de Vest Timişoara

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a RomânieiPETRAŞCU, DANIELA     Audit intern : caiet de seminar / Petraşcu Daniela. – Sibiu : Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2012     ISBN 978-606-12-0313-0

657.6(075.8)336.148(075.8)

Tiparul executat laCompartimentul de multiplicare al

Universităţii „Lucian Blaga“ din SibiuStr. Lucian Blaga nr. 2A, Sibiu

editura@ulbsibiu. ro

2

CUPRINS

CUVÂNT ÎNAINTE..............................................................................5

CAPITOLUL I......................................................................................6

1. Definirea auditului.........................................................................61.1. Scurt istoric al auditului........................................................6

1.2. Definirea auditului...............................................................8 1.3. Cadrul de referinţă al auditului intern..................................10

CAPITOLUL II.....................................................................................13

2.1. Tipologia auditului................................................................132.2. Auditul intern şi rolul acestuia în prevenirea şi detectarea

fraudelor. ............................................................................................16

CAPITOLUL III....................................................................................21

3. Obiectivele auditului.....................................................................213.1. Obiectivele, funcţiile auditului şi caracteristicile auditului

intern....................................................................................................213.1.1. Obiectivele auditului................................................213.1.2. Funcţiile auditului intern..........................................223.1.3. Caracteristicile auditului intern.................................26

3.2. Aria de aplicabilitate a Standardului profesional nr.36........27

CAPITOLUL IV....................................................................................29

4. Standardizarea auditului intern....................................................294.1.Codul deontologic al auditorului intern...........................................29

4.1.1. Integritate..........................................................................304.1.2. Obiectivitate......................................................................314.1.3. Competenţă......................................................................324.1.4. Confidenţialitate................................................................33

4.2. Standardele de calificare..............................................................344.3. Standardele de realizare..............................................................344.4. Standardele de implementare......................................................35

3

CAPITOLUL V.....................................................................................36

5. Desfăşurarea auditului intern.......................................................36 5.1. Instrumentele auditului intern………………………………....36 5.2. Etapele auditului intern………………………………………...44 5.3. Desfăşurarea unei misiuni de audit public intern..................46

CAPITOLUL VI....................................................................................49

6. Aplicaţii practice ..............................................................................49 6.1. Misiune de audit public intern………………………………..49 6.2. Raport de audit intern întocmit în baza standardului profesional nr. 36 – Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili…………………………………………………………………..…..89

CONCLUZII.........................................................................................105

BIBLIOGRAFIE...................................................................................106

ANEXE................................................................................................108Proceduri achiziţii instituţii publice ……………………………………….108Machete utilizate în auditul intern (anexe privind: programul auditului, programul intervenţiei la faţa locului, fişa de urmărire a recomandărilor……………………………………………………………..129

4

CUVÂNT ÎNAINTE

Prezentul caiet de seminar are ca obiectiv înţelegerea auditului intern nu numai prin cunoaşterea cadrului legislativ, (lucru absolut obligatoriu) ci, mai ales din perspectiva paşilor obligatorii de urmat de către auditor (poţi fi chiar tu: astăzi student - mâine auditor) în desfăşurarea unei misiuni de audit.

Caietul de seminar se doreşte a constituii un ghid al problematicii minimale ridicate în cadrul unei misiuni de audit celui ce o efectuează conform cadrului legislativ stabilit de Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern modificată prin Legea nr. 191/2011.

Capitolele I – V vizează următoarele aspecte teoretice: definirea auditului intern, tipologia auditului intern, obiectivele auditului intern, deontologie profesională, standarde şi etape ale misiunilor de audit intern.

Capitolul VI este alocat unor misiuni de audit şi anume:- misiune de audit public „Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare”;- misiune de audit intern realizată în baza „Standardul profesional nr. 36 – Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”.

Prezentarea misiunilor de audit intern fac referire la etapele şi procedurile impuse de cadrul legislativ, documentele a căror întocmire este necesară şi a succesiunii în care trebuie întreprinse în cadrul misiunilor de audit public intern şi audit intern.

5

CAPITOLUL I

1. Definirea auditului

1.1. Scurt istoric al auditului

Termenul de audit provine din limba latină de la cuvântul audit-auditare, care are semnificaţia „a asculta”, dar despre audit se vorbeşte de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau al lui Eduard I al Angliei. 1 

Apariţia auditului intern şi dezvoltarea auditului extern este strâns legată, după părerea specialistului Jaques Renard, de declanşarea crizei economice din 1929 din Statele Unite, când întreprinderile erau afectate din plin de secesiunea economică. Patronatele erau interesate de reducerea taxelor şi impozitelor astfel încât toate conturile care conţineau operaţiuni generatoare de impozite şi taxe „au fost minuţios analizate cu scopul de a se găsi posibilitatea de reducere a masei impozabile sau de operaţiuni pentru care s-au plătit în mod necuvenit taxe”.2

Conform celor enunţate în paragraful anterior realizăm cât de departe suntem în timp de anul 1929 şi paradoxal cât de similar suntem afectaţi de criza actuala.

Practica auditului are o vechime considerabilă fiind folosiţi diverşi termeni cum ar fi : inspecţie, control, revizie, verificare, expertiză contabilă, supervizare.

Fiecare din aceşti termeni presupun :- compararea situaţiei reale cu situaţia care ar trebui să existe;- stabilirea şi analiza abaterilor şi riscurilor;- propunerea sau recomandarea unor măsuri menite să contribuie

la atingerea obiectivelor entităţii sau la asigurarea unei informări corecte.Aceşti termeni pot avea o sferă de cuprindere diferită şi pot să se

bazeze pe unele tehnici şi procedee specifice de investigare.3

1 Ghiţă M., Sas F., Tamas A., Briciu S., Ghiţă R. şi Dobra B., Guvernaţia corporativă şi auditul intern, Editura AETERNITAS, Alba Iulia, 2009, pag.264. 2 Stârcea D., Audit intern, Editura Academica Brâncuşi, Târgu – Jiu, 2008, pag.10. 3 Oprean I., Popa I., Lenghe R.l, Procedurile auditului şi ale controlului financiar, Editura Risoprint, Cluj – Napoca, 2007, pag.93.

6

Termenul de audit în general vine de la cuvântul latin „audire” a asculta şi a informa pe alţii. În ţările anglo-saxone de azi, acest termen are semnificaţia unei revizii a informaţiilor contabile şi de altă natură, realizată de către un profesionist independent, în vederea exprimării unei opinii asupra regularităţii şi sincerităţii informaţiilor auditate.4

Rolul şi necesitatea auditorilor interni a crescut continuu şi a fost unanim acceptat, motiv pentru care aceştia au simţit nevoia de a se organiza şi de a-şi standardiza activitătile practice. Astfel, în anul 1941, s-a creat în Orlando, Florida, SUA, Institutul Auditorilor Interni (I.I.A.), care a fost recunoscut internaţional. Ulterior, a aderat Marea Britanie, iar in 1951 Suedia, Norvegia, Danemarca şi alte state. În prezent, la acest institut s-au afiliat peste 90 de institute naţionale ale auditorilor interni şi membri din peste 120 ţari, in urma obţinerii calitaţii de Auditor Intern Certificat (C.I.A.), acordată de I.I.A., pe baza unor examene profesionale.5

Potrivit specialiştilor ruşi I.G.Odegov si T.V. Niconova, etapele de conturare şi dezvoltare ale cadrului general de acţiune, precum şi dinamica obiectivelor şi a metodelor utilizate în cadrul procesului de auditare pot fi urmărite in tabelul prezentat mai jos.

Istoricul etapelor procesului de audit

Perioada Obiective MetodeEtapa I – Preistoria (până în 1850)

Evidenţierea eficienţei muncii, prevenirea abuzului

Verificarea detaliată a factorilor vieţii sociale

Etapa a II-a – Apariţia auditului (1850-1905)

Evidenţierea abuzului Controlul pe unităti (incluzând testarea pe elemente independente)

Etapa a III-a – Formarea profesiei (1905-1933)

Evidenţierea imaginii corecte a situaţiei financiare a clientului

Controlul general şi pe componente

Etapa a IV-a – Definirea profesiei (1933-1940)

Evidenţierea imaginii corecte a situaţiei financiare a clientului

Testarea

4 Toma M., Iniţiere în auditul situaţiilor financiare ale unei entităţi, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2007, pag.14.5 Ghiţă M., Ghiţă R., Briciu S. şi Sas F., Audit Public Intern, Editura AETERNITAS, Alba-Iulia, 2006, pag.10

7

şi depistarea greşelilorEtapa a V-a –Situaţia actuala (1940-prezent)

Evidenţierea eficienţei controlului intern

Standardizarea metodelor

1.2. Definirea auditului

Auditul, în general, este un proces sistematic de obţinere şi evaluare în mod obiectiv a unor informaţii sau afirmaţii în vederea aprecierii gradului lor de conformitate cu criteriile prestabilite, precum şi de comunicare a rezultatelor către utilizatorii interesaţi.6

Auditul constă în verificarea şi certificarea situaţiilor financiare de către un expert independent în vederea exprimării unei opinii privind realitatea şi exactitatea datelor cuprinse în acestea. Rolul auditului este de a asigura utilizatorii de informaţii asupra respectării principiilor şi practicilor contabile, precum şi asupra prezentării în contabillitate şi în situaţiile financiare a imaginii fidele, clare şi complete a poziţiei financiare şi a performanţelor financiare ale societăţii.7

Din analiza definiţiilor date auditului, în general se pot desprinde următoarele trăsături:

1. uditul este un proces, un ansamblu de operaţiuni, de colectare, analiză şi evaluare a informaţiilor (a probelor de audit) în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile asupra conformităţii sau neconformităţii acestor informaţii sau declaraţii cu criteriile prestabilite.

În esenţă un proces de audit constă în:- colectarea probelor de audit just şi suficiente

(caracterul just al probelor se referă la calitatea şi eficacitatea tipurilor de probe colectate iar caracterul suficient se referă la cantitatea de probe colectate) necesare pentru exprimarea unei opinii sau pentru formularea unei recomandări;

- evaluarea concordanţelor sau a neconcordanţelor dintre diferitele tipuri de probe colectate;

- stabilirea abaterilor faţă de criteriile prestabilite.2. Auditul confruntă politicile contabile aplicate şi procedurile de

lucru utilizate în entitate cu un set de criterii prestabilite, cum sunt Standardele Internaţionale de Raportare Financiară (IFRS),

6 American Accounting Asociatim (AAA)7 Giurgiu A.,Ungureanu P., Duma F., Mic Lexicon Financiar – Bancar şi Bursier, Ed. Didactică şi Pedagogică , Bucureşti, 2009, pag. 28.

8

Standardele Internaţionale de Contabilitate (IAS), reglementările contabile naţionale, manualele de proceduri interne, reglementările fiscale, etc. Pentru a fi utile, aceste confruntări trebuie să se bazeze pe informaţii justificabile şi verificabile.

3. Auditorii sunt profesionişti competenţi care au obţinut această calitate pe baza unor examene. Examinarea informaţiilor nu se face la întâmplare, după intuiţia auditorilor, ci se face după standarde profesionale (conduită etică stabilită prin Coduri ale profesiei şi prin Directiva a VII-a CCE din 1984, standarde profesionale şi standarde tehnice de lucru).

4. Concluziile auditorilor sunt sintetizate şi sistematizate în rapoartele care sunt puse la dispoziţia celor interesaţi. 8

În anul 1999, Institutul Internaţional al Auditorilor Interni (IIA) din SUA a emis o nouă definiţie a auditului intern, în urma unui studiu efectuat cu 800 de studenţi, coordonat de auditorii din universităţile australiene, astfel:9

Auditul intern este o activitate independentă şi obiectivă, care dă unei organizaţii o asigurare în ceea ce priveşte gradul de control deţinut asupra operaţiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăţii operaţiunile şi contribuie la adăugarea unui plus de valoare.

Auditul intern ajută organizaţia să-şi atingă obiectivele evaluând printr-o abordare sistematică şi metodică procesele sale de management al riscurilor, de control şi de conducere a entităţii şi facând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.

Există autori 10 care consideră că folosirea cuvântului „activitate”, pentru a definii auditul intern, în locul termenului de „funcţie” îl situează pe responsabilul său pe o poziţie subalternă, ţinând cont că o activitate este mai elementară decât o funcţie.

În lexicul „Cuvintele Auditului”11 există următoarea definiţie dată auditului: „Auditul intern este în cadrul unei organizaţii o funcţie exercitată într-o manieră independentă şi cu mandat de evaluare a controlului intern”. Acest demers specific concurează cu bunul control asupra riscurilor de către responsabili.

8 Oprean I, ş.a., Op.cit., pag 97-98.9 Ghiţă M., Popescu M., Auditul intern al instituţiilor publice: teorie şi practică, Editura CECCAR, Bucureşti, 2006, pag.35. 10 Jaques Renard, Theorie et practique de l audit interne, Ed. d Organisation, Paris, 2002, tradusă în România printr-un proiect finanţat PHARE sub conducerea Ministerului Finanţelor Publice, Bucureşti, 2003, pag. 61.11 Le mots d audit – IFACI _IAS, Ed. Liaisons, Paris, 2000.

9

În Legea nr.672/2002 privind auditul public intern din România12

este adoptată definiţia dată de IIA în anul 1999 şi este considerată, în prezent, satisfăcătoare şi exhaustivă din punct de vedere al conţinutului.

În 2004, IIA a îmbunătăţit definirea conceptului de audit intern, prin implementarea unor termeni agreaţi tot mai mult în rândul profesioniştilor, aşa cum rezultă din următoarea definiţie:13

Auditul intern este o activitate independentă, obiectivă de asigurare şi de consultanţă concepută pentru a crea valoare şi pentru a îmbunătăţi operaţiunile unei organizaţii.

Asistă o organizaţie în îndeplinirea obiectivelor sale prin implementarea unei abordări sistematice şi disciplinate în evaluarea şi îmbunătăţirea eficacităţii managementului riscurilor şi a controlului.

În rezumat: auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorinţa de a răspunde necesităţilor în continuă schimbare ale entităţilor, obiectul său de activitate deplasându-se de la analiza problemelor contabile şi financiare către depistarea principalelor riscuri ale entităţilor şi evaluarea controlului intern al acestora.14

1.3. Cadrul de referinţă al auditului intern

Profesia de audit intern se bazează pe un cadru de referinţă flexibil, recunoscut în întreaga lume, care se adaptează la particularităţile legislative şi de reglementare ale fiecărei ţări, cu respectarea regulilor specifice ce guvernează diferite sectoare de activitate şi cultura organizaţiei respective.

Cadrul de referinţă al auditului intern cuprinde:15

a) conceptul de audit intern, care precizează câteva elemente indispensabile:- auditul intern efectuează misiuni de asigurare şi consiliere;- domeniile sale de responsabilitate sunt riscul, controlul intern şi administrarea entităţii;- finalitatea auditului intern este aceea de a adăuga valoare organizaţiilor;

12 Legea 672/2002 modificată cu Legea 191/2011.13 Ghiţă M., ş.a., Op. cit., pag. 282. 14 Jucan N.C., Audit şi control intern – Suport de curs Master B8, Ed. “Alma Mater”, Sibiu, 2011, pag. 71.15 Norme profesionale ale auditului, publicate de IIA şi comentate de IFACI, Bucureşti, 2002.

10

b) codul deontologic, care furnizează auditorilor interni principiile şi valorile ce le permit să-şi orienteze practica profesională în funcţie de contextul specific;

c) normele (standardele) profesionale pentru practica auditului intern, care îşi ghidează auditorii în vederea îndeplinirii misiunilor şi în gestionarea activităţilor;

d) modalităţile practice de aplicare, care comentează şi explică normele (standardele) şi recomandă cele mai bune practici;

e) sprijinul pentru dezvoltarea profesională, constituit în principal din lucrări şi articole de doctrină, din documente ale colocviilor, conferinţelor şi seminariilor.

Cunoaşterea şi aplicarea acestui cadru de referinţă oferă organizaţiilor şi organismelor de reglementare o asigurare privind nivelul de profesionalism al auditorilor interni. Nerespectarea lor nu înseamnă numai situarea în afara profesiei, dar mai ales privarea de un mijloc de a fi mai eficace şi mai credibil. Amatorismul nu poate să funcţioneze în auditul intern, ci doar o abordare sistematică şi metodologică poate aduce un plus de valoare organizaţiilor.16

Este foarte important a se înţelege responsabilitatea auditorilor în realizarea misiunilor concretizată în rapoartele de audit. Un raport de audit poate fi benefic pentru entitate în condiţiile în care respectă normele profesionale şi deontologice enumerate în rândurile anterioare, cum poate fi şi distructiv în cazuri contrare.

În susţinerea celor precizate în paragraful anterior este important de amintit cazuri eleocvente de începutul mileniului trei când SUA a fost zguduită de câteva scandaluri financiare de proporţii, respectiv fraude fiscale ale firmelor World Com şi Enron, al cărui audit intern şi consultanţă managerială s-au efectuat în ultimii zece ani de firma de consultanţă şi audit A. Andersen, şi care a condus la dispariţia acesteia de pe piaţă şi la elaborarea Amendamentului Sarbanes & Oxley în Congresul SUA, care printre altele prevede:

- separarea activităţii de consultanţă de cea de audit;- controlul intern este responsabilitatea managementului, care

trebuie să se ocupe de organizarea lui şi actualizarea sistematică pe baza analizei riscurilor;

- managerul poate eventual să apeleze la auditul extern pentru a-l sprijini în organizarea sistemului de control intern;

16 Munteanu V., Zuca M., Zuca Ş., Auditul intern la întreprinderi şi instituţii publice: Concepte, metodologie, reglementări, studii de caz; Wolters Kluwer, Bucureşti, 2010, pag.16.

11

- auditorul intern realizează numai evaluarea controlului intern pe baza evaluării analizei riscurilor asociate.17

17 Ibidem,

12

CAPITOLUL II

2.1.Tipologia auditului.

În literatura de specialitate auditul este structurat, în modalităţi diferite şi după criterii diferite.18

A. În funcţie de natura obiectivelor urmărite:1. Audit de conformitate sau de regularitate.Obiectivul acestuia constă în a stabili dacă s-au respectat anumite criterii definite de o autoritate competentă. Aceste criterii sunt de regulă specifice unor entităţi sau unor sectoare de activităţi cum sunt:

- respectarea deciziilor sau politicilor conducerii;- respectarea manualelor de proceduri

referitoare la derularea operaţiunilor;- respectarea clauzelor contractuale;- respectarea reglementărilor legale şi a altor

restricţii externe (astfel inspecţia fiscală poate fi considerată un audit de conformitate);

- asigurarea exhausticităţii, realităţii şi exactităţii informaţiilor;

- asigurarea securităţii activelor;- asigurarea unei atmosfere de lucru moral –

etice, etc. 2. Audit de eficacitate sau al performanţelor. În cadrul acestui

tip de audit criteriile nu mai sunt fixe; ele se modifică de fiecare dată în funcţie de raţionamentul auditorilor, ce analizează care sunt cele mai bune, eficace, sigure şi oportune soluţii în funcţie de conjuncturile interne şi externe apărute. Auditul de eficacitate poate fi privit din două puncte de vedere: audit de management şi audit operaţional.

3. Auditul financiar constă în colectarea probelor de audit referitoare la situaţiile financiare ale unei entităţi şi în utilizarea acestor probe pentru evaluarea conformităţii lor cu criteriile prestabilite. În legislaţia românească 19 se foloseşte expresia „audit financiar”, în Directiva a VII –a a Consiliului Comunităţii

18 Boulescu M. şi colaboratorii, Fundamentele auditului, Editura did. şi ped. Bucureşti, 2001, pag. 11-15.19 Ordonanţa de Urgenţă 75/1999 privind activitatea de audit financiar, modificată şi republicată

13

Europene din anul 1984 este utilizată în aceeaşi accepţie expresia „control legal” (auditul legal sau audit statutar).20

B. În funcţie de afilierea auditorilor tipurile de audit sunt :- auditul intern;- auditul extern.

Auditul intern este organizat sub forma unui compartiment independent din structura entităţilor publice şi private, iar auditul extern este exercitat sub forma auditului financiar şi a auditului contractual realizat de către profesionişti independenţi şi de conducerea entităţilor auditate.

În ţara noastră, legea prevede următoarele tipuri de audit:21

a. auditul de sistem, care reprezintă o evaluare în profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări în vederea corectării acestora;

b. auditul performanţei, care examinează după criteriile stabilite: implementarea obiectivelor, realizarea sarcinilor entităţii publice şi sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c. auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi metodologice, conform normelor legale.

Un alt criteriu de clasificare a auditului se referă la momentul efectuării sale. Din acest punct de vedere există:22

a) auditul preventiv; Ca urmare a faptului că operaţiunile economice sau financiare sunt examinate anterior desfăşurării lor, acest tip de audit are avantajul de a putea preveni posibilitatea apariţiei unor prejudicii.

20 Toma M., Op.cit. pag.15.21 Ghiţă M., Popescu M., Op. Cit., pag. 101.22 Boulescu M. Ghiţă M., Mareş V., Fundamentele auditului, Ed. Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 2001, pag. 15

14

b) auditul ulterior; Denumit şi audit corectiv, acest tip de audit constată post factum rezultatele desfăşurării operaţiunilor şi poate contribui la prevenirea apariţiei unor fenomene negative constatate anterior.

Sunt şi autori care delimitează auditul financiar-contabil de auditul financiar-fiscal.

Auditul financiar-contabil îşi propune verificarea respectării cadrului conceptual al contabilităţii (postulate, principii, norme şi reguli de evaluare) general acceptat, a procedurilor interne stabilite de conducerea agentului economic, precum şi valorificarea şi certificarea reflectării în contabilitate a situaţiilor financiare, a imaginii fidele, clare şi complete a acestora pe parcursul exerciţiului financiar.23

Auditul fiscal constă în exprimarea unei opinii cu caracter independent, cu privire la activităţile, competenţele, drepturile şi obligaţiile fiscale şi are ca obiectiv evaluarea controlului fiscal, a riscurilor în domeniul impozitelor şi taxelor, a politicii fiscale şi a performanţelor fiscale.24

Din punct de vedere juridic, există audit legal şi audit contractual:25

Auditul legal: apare în ţările francofone sub forma controlului legal şi este exercitat de comisarii de conturi (Franţa). Reprezintă misiunea de audit care are ca scop certificarea sincerităţii, regularităţii şi imaginii fidele a conturilor anuale, precum şi verificarea specifică în privinţa respectării anumitor dispoziţii legale şi a altor informaţii.

Noţiunea de imagine fidelă este legată de regularitatea şi sinceritatea contabilităţii.

Regularitatea presupune conformitatea cu regulile şi procedurile contabile generale admise.

Sinceritatea presupune aplicarea cu bună credinţă a regulilor şi procedurilor contabile, în funcţie de cunoaşterea pe care responsabilii conturilor trebuie să o aibă despre realitatea şi importanţa operaţiilor, evenimentelor şi situaţiilor din întreprindere.

Auditul contractual: este de ordin privat şi neinstituţional şi presupune stabilirea unui contract între client şi auditor, căruia i se propune o misiune de audit. Această misiune poate fi limitată la auditarea unor anumite categorii de documente emise de întreprindere

23 Stoian A., Ţurlea E., Auditul financiar contabil, Ed. Economică, Bucureşti, 2001. pag. 13.24 Boulescu M., Ghiţă M., Mareş V., Controlul fiscal şi auditul financiar-fiscal, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2003, pag. 321-322.25 Creţoiu G., Bucur I., Contabilitate – Fundamentele şi noul cadru juridic, Ed. C.H. Beck, Bucureşti, 2007, pag.320.

15

(auditul documentelor fiscale), a unei singure activităţi a întreprinderii (auditul vânzărilor) sau la auditul unuia dintre serviciile întreprinderii (auditul riscului de trezorerie).

Analiza acestor particularităţi pune în evidenţă existenţa unei singure misiuni de audit sau control legal, care cuprinde obiectivele cunoscute (certificare, verificare, specificare), dar şi a unui număr foarte mare de misiuni de audit contractual. Această situaţie se datorează multiplelor semnificaţii pe care le poate înregistra termenul de audit. Astfel, auditul poate desemna orice contract realizat între un auditor şi un client şi poate constitui o activitate de control, verificare, revizie, inspecţie, etc. În aceste cazuri numeroase audituri pot apărea sub formă de consultaţie, analiză, evaluare, anchetă, diagnostic, etc., fără ca persoanele care pretind că fac audit să activeze în domeniul contabilităţii.26

2.2. Auditul intern şi rolul acestuia în prevenirea şi detectarea fraudelor.

Până nu demult companiile nu au considerat prevenirea fraudei ca fiind un obiectiv principal al sistemului de control intern al organizaţiei. Acţiunile de prevenire a fraudei erau privite ca o componentă implicită a obiectivelor generale, de conformitate, ale controalelor interne şi nu ca un program structurat, cu obiective clare şi explicite privind prevenirea şi detectarea fraudei.

De asemenea, în trecut, acţionarii, consiliul de administraţie şi conducerea aveau tendinţa să trateze cazurile de fraudă ca nişte anomalii rezultate din funcţionarea defectuoasă a controalelor interne, cu o frecvenţă redusă.

Ca urmare a numeroaselor cazuri răsunătoare de fraudă descoperite în interiorul unora dintre cele mai prestigioase companii multinaţionale, la începutul secolului XXI, această viziune s-a modificat radical. În prezent, frauda este considerată ca fiind una din cele mai importante riscuri la care este expusă o organizaţie, în strânsă legătură cu riscurile de piaţă, de credit, juridice sau reputaţionale.27

Ca o noutate este şi faptul că investitorii au devenit mai sensibili la problema riscului de fraudă, deoarece pierderile colaterale generate de

26 Alain Burlaud, (coord), Francois-Denis Poitrinal, Edouard Salustra, Compatabilite et droit comptable. Lintelligence des compts et leur cadre legal, Gualino editeur, Paris, 1998.27 Munteanu V., ş.a., Op.Cit., pag. 33.

16

fraudă au ajuns să depăşească în mod semnificativ pierderile financiare directe provocate de fraudă.

Aceste pierderi colaterale includ publicitatea negativă care poate afecta grav reputaţia unei organizaţii. Astfel, investitorii îşi pierd în primul rând încrederea în conducere şi în modul în care este controlată compania, fapt care determină în mod evident scăderea valorii acesteia. De asemenea, sunt afectate relaţiile de afaceri şi moralul angajaţiilor.

Ca răspuns la această situaţie, investitorii impun dezvoltarea de mecanisme anti-fraudă axate pe măsuri de prevenire şi, respectiv, de detectare la timp a fraudei. Se pune un accent tot mai mare pe controalele interne şi pe auditul intern, ca elemente de bază ale acestor mecanisme.28

Responsabilităţile pentru prevenirea fraudei în cadrul organizaţiei sunt împărţite între: conducerea executivă, comitetul de audit şi auditul intern.

- Conducerea executivă: are responsabilitatea finală pentru implementarea mecanismelor pentru prevenirea şi detectarea la timp a fraudei. Membrii conducerii executive sunt cei care vor trebui să dea explicaţii în cazul descoperirii unor cazuri de fraudă.

- Comitetul de audit: are rolul de a supraveghea gestionarea riscurilor de fraudă şi de a monitoriza în mod activ eforturile anti-fraudă întreprinse de către conducerea executivă.

- Auditul intern: reprezintă o linie de apărare efectivă împotriva fraudei, cu rol atât în monitorizarea riscurilor, cât şi în prevenirea şi detectarea fraudei. Auditul intern reprezintă un instrument la dispoziţia comitetului de audit, singurul în măsură să evalueze în mod independent riscurile de fraudă şi măsurile anti-fraudă implementate de conducerea executivă.29

În cadrul activităţilor curente, auditorii interni trebuie:- să deţină suficiente cunoştinţe pentru a identifica indiciile

referitoare la o posibilă fraudă;28 Munteanu V., ş.a.,Op.Cit., pag.3329 Idem, pag.34.

17

- să fie vigilenţi la cazurile în care o situaţie implică un risc de fraudă;

- să aprecieze necesitatea de a recurge la cercetări suplimentare, să informeze persoanele competente din cadrul organizaţiei şi să întreprindă măsuri pentru eliminarea sau reducerea posibilităţilor de apariţie a unor astfel de cazuri.

Există distincţie clară între auditorii interni şi specialiştii în investigarea fraudelor, atât prin prisma rolurilor şi responsabilităţilor acestora, cât şi prin cea a specializării şi pregătirii profesionale.

Bineînţeles că rolul auditorului intern în depistarea fraudelor depinde de pregătirea profesională şi abilităţile practice ale acestuia.

În practică rolul auditului intern poate să includă:- sprijinirea conducerii în vederea definirii unor

mecanisme anti-fraudă auditabile;- facilitatea evaluării riscurilor de fraudă şi

reputaţionale la nivelul organizaţiei şi al proceselor de afaceri;

- evaluarea legăturilor dintre riscurile de fraudă şi controalele interne;

- auditarea fraudelor;- sprijinirea specialiştilor în investigarea

fraudelor;- sprijinirea eforturilor de remediere a

deficienţelor;- raportarea către comitetul de audit a

problemelor legate de mecanismele anti-fraudă, evaluarea riscurilor de fraudă şi reputaţionale, a cazurilor sau suspiciunilor de fraudă.

Auditul intern nu poate preveni în totalitate frauda, dar îşi poate adapta modul şi procedurile de lucru astfel încât să îşi mărească şansele de a identifica şi interpreta corect indiciile de fraudă.30

Auditorii interni trebuie să dispună de un înalt nivel de cunoştinţe teoretice şi experienţă practică pentru a-şi putea îndeplini acest rol cu succes. Aceştia trebuie să cunoască posibile scheme şi scenarii de fraudă specifice domeniului de activitate al organizaţiei (ex. asigurări, retail, telecomunicaţii,etc.) şi să poată recunoaşte indicii ale schemelor respective de fraudă.

Pentru punerea în practică a celor enumerate mai sus este necesară investirea în specializarea auditorilor interni prin finanţarea cursurilor de specializare a acestora. Alte organizaţii apelează la 30 Munteanu V., ş.a.,Op.Cit., pag.35

18

specialişti externi (contractaţi în baza unor contracte de prestări servicii) pentru realizarea misiunilor de audit, având convingerea că în această manieră au specialişti de înaltă clasă la costuri nu foarte ridicate.

În evaluarea riscului de fraudă, auditorul ar trebui să considere, printre altele, următoarele întrebări:31

- Frauda poate fi favorizată de modul de remunerare a conducerii sau a salariaţilor?

- Cât de solide sunt controalele interne? Pot fi evitate?

- Cine din organizaţie ar avea motivaţia pentru a comite o fraudă?

- Au avut loc schimbări majore în organizaţie?- Organizaţia îşi desfăşoară activitatea într-un

domeniu sau într-o zonă geografică cu risc crescut de fraudă?

- Au fost cazuri în care membrii conducerii sau angajaţii au fost investigaţi în cazuri de fraudă?

Capacitatea entităţii de a prevenii şi detecta frauda depinde de o evaluare corectă şi completă a riscurilor de fraudă.

În practică, evaluarea riscurilor de fraudă este un proces în şapte etape:32

1. Organizarea modului de evaluare a riscurilor de fraudă. 2. Determinarea proceselor, unităţilor organizaţionale şi a

locaţiilor care vor fi evaluate,atât prin prisma valorii tranzacţiilor şi soldurilor, cât şi a riscurilor specifice cunoscute.

3. Identificarea posibilelor scenarii şi scheme de fraudă.4. Evaluarea probabilităţii de comitere a fraudei.5. Evaluarea gradului de importanţă a riscurilor de fraudă

identificate (evaluarea pierderilor posibile).6. Determinarea controalelor interne anti-fraudă existente şi

evaluarea măsurii în care aceste controale interne acoperă riscurile de fraudă. În această etapă se identifică şi vulnerabilităţile sistemului de control intern.

7. Elaborarea sau modificarea planului de audit pe baza rezultatelor evaluării riscurilor de fraudă.

Pe lângă cele enumerate, auditorul intern trebuie să includă un element de imprevizibilitate în programele sale de lucru.

31 Idem pag. 36.32 Munteanu V., ş.a.,Op.Cit., pag.37-38.

19

20

CAPITOLUL III

3.1. Obiectivele, funcţiile auditului şi caracteristicile auditului intern

3.1.1. Obiectivele auditului.

Obiectivul oricărui tip de audit îl constituie îmbunătăţirea utilizării informaţiei.33

Profesioniştii din domeniul controlului şi auditului au obiective care sunt corelate şi intercondiţionate între ele, astfel:34

- Controlul intern verifică dacă activităţile şi acţiunile se desfăşoară în conformitate cu cadrul normativ în vigoare, coroborat cu riscurile cu care se confruntă organizaţia;

- Controlul extern semnalează apreciativ modul de asigurare şi funcţionare a sistemului de control intern din cadrul organizaţiei;

- Auditul intern se asigură de existenţa şi funcţionarea sistemului de control managerial şi evaluează eficacitatea acestuia, iar ca rezultat poate să recomande renunţarea la unele acţiuni de control şi la dezvoltarea altora;

- Auditul extern se asigură că sistemul prezentat mai sus există şi funcţionează în cadrul organizaţiei. În acest sens, urmăreşte ca misiunile de control intern şi misiunile de audit intern să se realizeze în conformitate cu standardele practice în domeniu, de către profesionişti diferiţi şi să aibă în vedere toate activităţile şi compartimentele din cadrul organizaţiei.

Din cele prezentate mai sus rezultă rolul cheie pe care îl deţine AUDITUL INTERN. Astfel, pe de o parte, el evaluează controlul intern cu privire la funcţionalitatea acestuia, în relaţiile cu managementul general, dar şi în relaţiile cu controlul extern primit de entitate din afară, iar pe de altă parte, prin recomandările şi concluziile pe care le furnizează pe baza rapoartelor pe care le elaborează, oferă AUDITULUI EXTERN o bază pentru elaborarea şi formularea unei opinii adecvate, luând în considerare gradul de cunoaştere al organizaţiei şi gradul de asigurare furnizat managementului general de către auditorii interni.

33 Toma M., Op. Cit.,34 Ghiţă M., Sas F.,Tamas A., Briciu S., Ghiţă R. şi Dobra B., Op. cit.,pag.304.

21

În consecinţă, se impune acordarea unei atenţii deosebite acestei noi profesii de „AUDITOR INTERN”, care deja s-a fixat în conştiinţa specialiştilor, prin introducerea acesteia ca disciplină de studiu în sistemul universitar, la toate profilurile şi specializările, inclusiv la facultăţi din afara domeniului economic, şi realizarea de activităţi de master privind auditul intern, care vor putea fi utilizate şi pentru atestarea profesională a auditorilor interni.35

Auditul intern reprezintă activitatea de examinare obiectivă, a ansamblului activităţilor entităţilor economice în scopul real al unor evaluări independente, a managementului riscului şi controlului şi proceselor acestora.

Auditul intern are drept obiective:36

- Verificarea conformităţii activităţilor din entitatea economică auditată cu politicile, programele şi managementul acestora în conformitate cu prevederile legale;

- Evaluarea gradului de aplicare a controalelor financiare şi nefinanciare dispuse şi efectuate de conducerea unităţii în scopul creşterii eficienţei activităţii entităţii economice;

- Evaluarea gradului de adecvare a datelor şi informaţiilor financiare şi nefinanciare destinate conducerii pentru cunoaşterea realităţii din entitatea economică;

- Protejarea elementelor patrimoniale bilanţiere şi extrabilanţiere şi identificarea măsurilor de prevenire a fraudelor şi a pierderilor de orice fel.

3.1.2. Funcţiile auditului intern

Standardele internaţionale de audit37 definesc auditul intern ca activitatea de evaluare organizată în cadrul unei entităţi ca un serviciu în folosul acesteia.

Funcţiile auditului intern:- examinarea;- evaluarea;- monitorizarea adecvării şi eficacităţii controlului intern.Auditul intern examinează activităţile şi serviciile entităţii, în primul

rând în scopul ameliorării acestora. El conduce la aplicarea strictă a

35 Ghiţă M. ş.a., Op. cit., pag.30536 Stârcea D., Op. Cit., pag. 43.37 IFAC şi CAFR, Audit financiar 2006, Ed. IRECSON, 2007, pag. 146.

22

politicilor şi procedurilor instituite de entitatea respectivă şi nu este limitat la aspectele financiare.38

Auditul intern este:39

- o revedere permanentă a activităţii entităţii economice;- o activitate independentă de apreciere, pentru conducerea

entităţii economice, prin examinarea operaţiunilor financiare, contabile şi de altă natură privind ansamblul serviciilor;

- o evaluare a sarcinilor şi a conformităţii înregistrărilor contabile, rapoartelor, elementelor de activ, capitalurilor şi rezultatelor;

- o atestare sau certificare a documentelor financiar contabile.Auditul intern constituie o funcţie a structurii de control a entităţii. El

nu trebuie confundat cu structura de control intern din entitate. Cele două departamente sunt distincte şi independente, neaflându-se în relaţie de subordonare.40

Responsabilii pentru realizarea activităţii de audit intern, coordonarea lucrărilor sau angajamentelor, semnarea raporturilor de audit intern trebuie să aibă calitatea de auditor intern. Auditorii interni sunt angajaţi permanenţi ai entităţii şi sunt subordonaţi direct conducerii entităţii sau Adunării Generale a Acţionarilor.

Auditorul intern:41 consiliază, asistă, recomandă, dar nu decide, obligaţia lui fiind de a reprezenta un mijloc care să contribuie la îmbunătăţirea controlului pe care fiecare manager îl are asupra activităţilor sale şi a celor în coordonare, în vederea atingerii obiectivelor.

Auditul intern se distinge de alte activităţi aparent asemănătoare sau similare; context în care avem în vedere următoarele:42

Auditul intern şi consultanţa externă: Consultanţa externă este acordată de regulă de experţi. În raport

cu funcţia de audit intern, misiunile de consultanţă prezintă următoarele caracteristici specifice:

- consultantul este chemat pentru o anumită problemă, bine delimitată, iar expertul nu trebuie să intervină în entitate în afara acelui domeniu;

38 Jinga c., Audit financiar, Ed. ASE, Bucureşti, 2009, pag. 54.39 Boulescu M., Auditul financiar. Repere normative naţionale, Ed. Economică, Bucureşti, 2003.40 Jinga C., Op. Cit. pag. 54.41 Ghiţă M., ş.a., Op.cit., pag. 32.42 CECCAR, Standardul profesional 36 “Misiunile de audit intern realizate”

23

- i se încredinţează o misiune cu obiectiv clar care are de regulă o durată fixă (totodată pot fi precizate mai multe obiective în cadrul unei misiuni);

- lucrează pentru un anumit responsabil, care poate fi: administratorul entităţii, directorul general, adunarea generală a asociaţilor, ş.a.;

- în funcţie de obiectiv, se poate emite un diagnostic al situaţiei existente.

Funcţiile de audit intern şi consultanţă externe se aseamănă într-o oarecare măsură şi de aceea auditul intern este de regulă desemnat să colaboreze cu consultantul extern.

Auditul intern şi inspecţia: Sunt funcţii complementare; funcţia de inspecţie este

exercitată printr-un compartiment distinct.Auditul intern şi controlul de gestiune:Uneori este dificilă distincţia între aceste două funcţii

deoarece ambele au avut evoluţii asemănătoare:- auditul intern a evoluat de la un simplu control contabil la

asistenţa acordată managementului pentru a avea un bun control asupra operaţiilor şi activităţilor;

- controlul de gestiune a evoluat de la simpla analiză a costurilor la controlul bugetar, la un adevărat pilotaj al întreprinderii.

Asemănări:- ambele funcţii se ocupă de toate activităţile

entităţii şi deci au un caracter universal;- ca şi auditorul intern, controlorul de gestiune nu

este un angajat din domeniul operaţional; el atrage atenţia, recomandă, propune, însă nu are competenţe în domeniul operaţional;

- ambele sunt funcţii relativ recente, în plină perioadă de evoluţie;

- ambele funcţii beneficiază de o apartenenţă ierarhică ce le păstrează independenţa şi autonomia.

Diferenţe între cele două funcţii:- referitor la obiective: auditul intern urmăreşte

un mai bun control asupra activităţilor printr-un diagnostic al dispozitivelor de control intern, iar controlul de gestiune se ocupă mai mult de informare decât de sisteme şi proceduri, rolul acestuia fiind de a asigura menţinerea marilor

24

echilibre ale entităţii (cumpărări – vânzări – stocuri – investiţii etc.), sesizând abaterile şi recomandând măsuri;

- referitor la domeniul de aplicare; controlul de gestiune este interesat în principal de rezultate, reale sau previzibile; deci el va lua în considerare tot ce este exprimat sau exprimabil în cifre. Auditorul intern va merge dincolo de această dimensiune, ocupându-se de domenii precum relaţiile sociale, calitatea, securitatea, mediul etc.

- referitor la periodicitate: în timp ce auditorul intern efectuează diverse misiuni pe tot parcursul anului cu o periodicitate definită în funcţie de risc, controlul de gestiune are o activitate care depinde de rezultatele entităţii şi periodicitatea raportărilor. Altfel spus activitatea controlului de gestiune este o activitate determinată de priorităţile conducerii entităţii, pe când activitatea auditorului intern este planificată şi sistematizată.

- referitor la metodele de lucru: metodologia auditului intern este specifică funcţiei; metodele controlului de gestiune sunt în mare parte analitice şi deductive, bazându-se pe informaţiile personalului operaţional.43

Relaţiile de complementaritate:Prin toate intervenţiile sale auditul intern contribuie la controlul de

gestiune – acesta fiind cu atât mai eficient cu cât primeşte informaţii elaborate şi transmise într-un sistem de control intern fiabil şi validat de auditul intern. Ca şi celelalte funcţii ale unei entităţi, controlul de gestiune trebuie să fie auditat; auditorul intern trebuie să vadă dacă controlorul de gestiune stăpâneşte bine activitatea. La rândul său, auditorul intern va găsi la controlorul de gestiune informaţii care vor constitui tot atâtea indicii capabile să-i atragă atenţia asupra punctelor slabe ce trebuie luate în considerare în cadrul misiunilor de audit.

3.1.3.Caracteristicile auditului intern43 CECCAR, Op. cit., pag. 8-10,

25

Organizarea funcţiei de audit intern în cadrul entităţilor impune luarea în considerare a urmatoarelor caracteristici44:

a) Universalitatea. Reprezintă funcţia auditului intern care trebuie înţeleasă în raport cu aria de aplicabilitate, scopul, rolul si profesionalismul persoanelor implicate în realizarea acestei funcţii. Auditul intern există si funcţionează în toate organizaţiile indiferent care ar fi domeniul de activitate al acestora.Normele internaţionale precizează că auditul intern nu este specialist în toate meseriile, specialitatea acestuia fiind sistemul de control intern.

b) Independenţa. Auditul intern este o activitate independentă, de asigurarea a îndeplinirii obiectivelor şi de consultanţă, concepută în scopul de a adăuga valoare şi de a îmbunătăţi activităţile unei organizaţii.Auditul intern are trei principale preocupări şi anume:

- raportează managementului la cel mai înalt nivel pentru că acesta este cel care poate lua decizii, respectiv şeful executivului sau al consilului de administraţie;

- evaluează şi supervizează sistemul de control intern;

- oferă consiliere pentru îmbunătăţirea managementului, pe baza analizei riscurilor asociate activităţilor auditate.

Auditul intern intră în cultura organizaţiei atunci când managerul apelează la auditori. În acest fel, auditul intern devine o funcţie responsabilă, caracterizată prin independenţă.

Auditul intern este o funcţie şi auditorul intern este o persoană care are obligaţii şi acestea nu sunt minore.c) Periodicitatea auditului intern este o funcţie permanentă în

cadrul entităţii, dar este şi o funcţie periodică pentru cei auditaţi. Frecvenţa auditărilor va fi determinată de activitatea de evaluare a riscurilor. Astfel, auditorii interni pot audita o entitate 8-12 săptămâni şi apoi să revină după o perioadă de 2-3 ani, în funcţie de riscurile care apar.

Auditul intern este o funcţie periodică, deoarece se realizează conform unui plan şi pe baza unor programe de activitate, comunicate şi aprobate anticipat.

44 Munteanu V., Op cit., pag 20-21.

26

Auditul intern ajută entităţile să îşi atingă obiectivele, ceea ce se realizează printr-o organizare metodică şi sistematică a procesului de audit, îndreptată spre îmbunătăţirea controlului şi proceselor de conducere, la diferite perioade de timp . Auditul intern trebuie să urmărească obiectivele generale, dar şi alte elemente ca:

- existenţa unor disensiuni între diferite nivele ale organizaţiei;

- existenţa anumitor lucruri care descurajează oamenii să lucreze mai bine.

Auditorii nu auditează persoane, ci sisteme, entităţi, programe, activităţi ş.a. În acest sens, rapoartele de audit nu conţin nume şi fapte. Aceasta nu înseamnă că auditul intern nu are implicaţii asupra persoanelor. Dacă descoperă fraude, atunci responsabilii activităţilor respective vor avea probleme.

O concluzie importantă este aceea că auditorii interni pot realiza o îmbunătăţire constantă a sistemului de control intern mai bine decât oricine altcineva, în cadrul misiunilor, datorită metodologiei exacte şi riguroase pe care o desfăşoară.

3.2. Aria de aplicabilitate a Standardului profesional nr.3645

Standardul profesional nr. 36 trebuie respectat de experţii contabili în cadrul misiunilor specifice la care sunt solicitaţi de către entităţile economice, care pot fi:

- misiuni de organizare a funcţiei de audit intern în cadrul unei entităţi;

- misiuni de efectuare a auditului în diferite domenii, funcţii sau activităţi ale întreprinderii, ştiut fiind că din diverse raţiuni entităţile – mai ales cele mici şi mijlocii – au externalizat funcţia de audit intern.

Standardul poate fi folosit şi în misiunile de audit public intern la care sunt solicitaţi experţii contabili, cu precizarea că accentul este pus în acest caz pe conformitatea la reglementări, instrucţiuni şi alte acte emise de instituţiile care solicită acest tip de audit.

Referindu-se la experţii contabili care îndeplinesc misiuni de audit intern standardul foloseşte termenii de „auditor intern” şi „expert contabil” cu aceeaşi semnificaţie, în sensul că auditorul intern are calitatea de expert contabil.

Standardul poate fi folosit şi de auditorii interni angajaţi ai agenţilor economici care nu au calitatea de expert contabil.45 CECCAR, Op. cit., pag. 11

27

Pornind de la faptul că în mod curent activitatea auditorului intern este redusă la aspecte financiar – contabile, în exemplele practice, ca şi în cuprinsul standardului în mod intenţionat a fost evitată funcţia financiar – contabilă a entităţii.

În capitolul 6 al acestei lucrări este expus şi un raport de audit realizat în cadrul limitelor impuse de Standardul profesional nr.36.

28

CAPITOLUL IV

4. Standardele de audit intern

Datorită faptului că auditul intern se desfăşoară în medii culturale şi juridice eterogene, cu mărimi, structuri şi obiective diverse, precum şi cu specialişti proveniţi din şcoli diferite, şi că toate aceste particularitaţi pot influenţa practica auditului intern din fiecare mediu, pe plan internaţional au apărut Standardele de practică profesională a auditului intern, care sunt recomandate auditorilor interni, pe baza cărora aceştia trebuie să-şi realizeze propriile standarde de aplicare a auditului intern.

Standardele profesionale ale auditorilor interni cuprind mai multe componente, legate logic într-un tot unitar, care ghidează activitatea acestora, recunoscută de practicieni în domeniu, şi anume46:

Codul deontologic al auditorului intern; Standardele de atribut - seria 1000 – denumite şi Standarde

de calificare; Standardele de performanţă – seria 2000 – denumite şi

Standarde de funcţionare sau Standarde de realizare; Standarde de aplicare practică – seria AP 1000 şi seria AP

2000 – care sunt Standardele de implementare în cadrul misiunilor specifice.

4.1. Codul deontologic al auditorului intern

Codul deontologic reprezintă o declaraţie asupra valorilor şi principiilor care trebuie să călăuzească activitatea şi practica cotidiană a auditorilor interni.

În codul deontologic sunt cuprinse principiile şi modul de aplicare pe care auditorul intern trebuie să le respecte, pentru a nu se îndepărta de prevederile standardelor, în cadrul realizării misiunilor de audit.

Codul deontologic enunţă patru principii fundamentale, şi anume: Integritatea, constituie baza încrederii acordate auditorilor

interni; Obiectivitatea, este legata de independenţă; Confidenţialitatea, este absolut necesară, exceptie facând

situaţiile prevăzute de lege;

46 Munteanu V., Op cit., pag 57.

29

Competenţa, care implică permanenta actualizare a cunoştinţelor teoretice şi practice.

4.1.1. Integritatea

Integritatea presupune onestitate şi corectitudine în desfǎşurarea serviciilor profesionale.47 Integritatea nu presupune numai cinste, dar şi echitate si sinceritate.

Pentru a realiza un audit intern onest şi sincer, trebuie dezvoltat un mediu care să ofere baza pentru încrederea generală în toate activităţile desfăşurate de echipa de audit intern,care trebuie să le exercite în mod profesional.

Reguli de conduită aferente principiului integrităţii: desfăşoară activitatea cu onestitate, profesionalism şi

responsabilitate; respectă legea şi fac publice comunicările necesare potrivit

legii şi profesiei; nu sunt, părtaşi cu bună ştiinţă la activităţi ilegale şi nu se

implica în acte care să compromită profesia de audit intern sau organizaţia;

respectă şi contribuie la atingerea obiectivelor legitime şi etice ale organizaţiei.

Standardul profesional 36, vizând această normă prevede: „Experţii contabili trebuie să-şi îndeplinească misiunea de audit intern cu onestitate, conştiinciozitate şi responsabilitate, să facă dezvăluirile cerute de lege şi de regulile profesiei şi să nu ia parte în mod conştient la activităţi ilegale sau să se angajeze în acte dezonorante pentru profesia de audit intern şi pentru asociaţia auditorilor interni”.48

Exemple din practică:a) audităm un serviciu explicându-le celor pe care îi audităm că

suntem acolo pentru a-i ajuta, pentru a le oferi consultanţă, când este cazul, dar deja am acceptat o srie de servicii exagerate din partea lor (cadouri, mese, etc)

Cum credeţi că va fi privită intervenţia noastră în aceste circumstanţe?49

b) Discutăm în cadrul serviciului auditat despre problema reducerii costurilor şi după aceea întrebăm dacă ni se pune la dispoziţie, pe perioada desfăşurării misiunii de audit, o maşină, un telefon, etc.

47 Stoian A.,Ţurlea E., Audit financiar contabil, Ed. Economică, Bucureşti, 2001, pag. 37.48 CECCAR, Op.cit., pag.16.49 Munteanu V., ş.a., Op.cit., pag. 58.

30

În aceste condiţii, propunerea noastră privind reducerea costurilor mai pot avea vreun impact?50

c) Trebuie avută mare atenţie din punctul de vedere al auditării în mod egal a tuturor persoanelor supuse auditării, pentru a nu fi puşi în situaţia de a răspunde unor întrebări de genul: pe mine m-aţi examinat iar pe colegul meu nu. Dacă există astfel de situaţie putem demonstra că lucrurile nu stau aşa deoarece activitatea colegului era într-o zonă a riscurilor mai mici. În acest context lucrurile nu sunt simple iar auditorul trebuie să dea dovadă de înalt profesionalism.

Exemplele pot continua, dar nu vor fi niciodată suficiente deoarece practica îl aduce de multe ori pe auditor în situaţii inedite din care doar: profesionalismul, seriozitatea şi experienţa pot să-l scoată fără a-i fi ştirbită reputaţia şi totodată fără a-i pune activitatea de audit într-o lumină proastă.

4.1.2. Obiectivitatea

Obiectivitatea presupune imparţialitatea, evitarea situaţiilor de incompatibilitate sau conflict de interese ori situaţii de naturǎ a determina un terţ sǎ punǎ la îndoialǎ obiectivitatea auditorului. Principiul obiectivitǎţii impune fiecǎrui profesionist obligaţia de a fi just, cinstit în plan intelectual şi neimplicat în conflicte de interese.

Reguli de conduită aferente principiului obiectivităţii: Nu iau parte la activităţi şi nu stabilesc relaţii personale care

pot afecta sau se presupune că afectează exprimarea unei opinii independente. Acestea includ activităţile sau relaţiile personale care pot fi în conflict cu interesele organizaţiei;

Nu acceptă nimic care poate afecta sau se presupune că afectează judecata lor profesională;

Comunică toate elementele semnificative de care au cunoştinţă şi care, dacă nu ar fi făcute cunoscute, ar putea prejudicia calitatea rapoartelor privind activităţile aflate sub observaţie.

Standardul profesional 36, vizând această normă preved: „Cu ocazia efectuării unei misiuni de audit intern, expertul contabil nu trebuie să ia parte la activităţi sau să stabilească relaţii care ar putea compromite judecata lor profesională”.51

50 Munteanu V., ş.a., idem, 51 CECCAR, Op.cit., pag.17.

31

Auditorii interni au obligaţia de a se abţine de la orice activitate în care au un interes personal şi care, altfel, le poate afecta obiectivitatea.52

Exemplu în acest sens: În etapa de redactare a raportului nu le este de folos auditorilor exagerarea unor aspecte şi cuprinderea acestora în raport şi în recomandări. Dacă lucrurile nu sunt foarte clare cei auditaţi îşi vor susţine punctul de vedere în cadrul şedinţei de conciliere şi există riscul ca auditorul să fie pus în situaţia de a reface raportul de audit. În asemenea cazuri imaginea auditorilor va avea de suferit în sens negativ.

4.1.3. Competenţa

Competenţă presupune că auditorul intern va aplica cunoştinţele, standardele, abilităţile şi experienţa necesară în furnizarea serviciilor de audit. Auditorii interni trebuie să cunoască standardele şi normele profesionale şi să nu accepte misiuni pentru care nu au competenţa necesară.

Reguli de conduită aferente principiului competenţei: Se implică doar în acele misiuni pentru care au cunoştinţele,

competenţele şi experienţa necesară; Prestează servicii de audit intern conform SAI; Îşi îmbunătăţesc în mod continuu competenţele, eficacitatea

şi calitatea serviciilor. Standardul profesional 36, vizând această normă preved: „În cazul

îndeplinirii unei misiuni de audit intern, experţii contabili trebuie să utilizeze şi să aplice cunoştinţele şi experienţele necesare în vederea realizării atribuţiilor lor”.53

Auditorii interni trebuie să fie experţi în audit, în evaluarea riscurilor, în management şi control, dar mai ales în comunicare, să exploateze corect şi eficient informaţiile pe care le primesc. De asemenea în mod obligatoriu trebuie să aibă cunoştinţe de bază privind contabilitatea şi sistemul de tehnologie al informaţiei (IT) şi să posede cunoştinţe teoretico-metodologice şi practice din domeniile: contabilitate, fiscalitate, audit, drept.54

Ca exemplu nu poţi fi maestru bucătar doar dacă ai citit o carte de bucate. Cunoştinţele, abilităţile, experienţa şi priceperea, toate la un loc înseamnă competenţă profesională.

4.1.4. Confidenţialitatea

52 Munteanu V., ş.a., Op.cit., pag. 59.53 CECCAR, Op.cit., pag. 19.54 Munteanu V., ş.a., Op.cit., pag. 61

32

Confidenţialitatea implică faptul că auditorii interni respectă valoarea şi dreptul de proprietate asupra informaţiilor pe care le primesc şi nu furnizează informaţii fără aprobarea corespunzătoare, decât în cazul în care există obligaţii legale sau profesionale în acest sens55.

Reguli de conduită aferente principiului confidenţialităţii: Manifestă prudenţă în utilizarea informaţiilor obţinute în

timpul exercitării sarcinilor de serviciu; Nu utilizează informaţii în scopul obţinerii unor beneficii

personale sau în orice alt mod care ar fi contrar legii sau în detrimentul obiectivelor legitime sau etice ale organizaţiei.

Standardul profesional 36, vizând această normă preved: „Cu ocazia realizării unei misiuni contractuale de audit intern experţii contabili trebuie să respecte valoarea şi proprietatea informaţiilor pe care le primesc: ei nu divulgă aceste informaţii decât pe baza autorizării necesare, în afară de cazul în care o obligaţie legală sau profesională îi obligă să procedeze altfel”.56

Auditorii interni sunt obligaţi să păstreze informaţiile în posesia cărora intră prin atribuţiile ce le revin. Ei au acces la orice informaţii, unele chiar foarte personale conform procedurilor, dar aceste informaţii le primesc în funcţie de modul cum vor lucra, altfel nu le vor mai primi. Aceste informaţii nu trebuie divulgate sau comentate, ci trebuie utilizate, eventual discutate în echipă.57

De exemplu anumite informaţi pot fi utilizate ca instrument de manipulare. Confidenţialitatea este importantă de la cel mai mic amănunt până la aspecte majore. Dacă nu vom fi confidenţiali în lucruri minore, cine ne va mai încredinţa spre examinare probleme majore?

Un exemplu al aplicării acestor principii, în practica mea de auditor, ar putea viza următoarele:

Integritatea:- să respect în totalitate principalele standarde în

domeniu;- să evit excepţiile din activitatea mea.

Obiectivitatea:- să fiu atent la ce misiuni de audit voi fi

repartizat (eventual voi contracta), care să nu îmi afecteze obiectivitatea.

Confidenţialitatea:

55 Cristea Ş., Audit intern, Suport de curs, pag 26.56 CECCAR, Op.cit., pag.18.57 Victor Munteanu,, Op cit, pag. 60.

33

- să îmi îmbunătăţesc stilul de lucru şi de comunicare în echipă, fiind într-un colectiv nou;

- să adopt şi să respect principiile sănătoase şi bună practică recunoscute în domeniu.

Competenţa:- să îmi însuşesc structura organizatorică a

entităţii;- să îmi actualizez cunoştinţele privind partea

practică;- să mă documentez în probleme legislative,

fiscale, contabile, IT şi orice alte probleme ce le vizează misiunea de audit.

4.2.Standardele de calificare58

Aceste standarde enunţă caracteristicile structurilor de audit şi ale persoanelor individuale implicate în efectuarea activităţilor de audit intern şi sunt formate din patru standarde pricipale:

1000 – Scopul, autoritatea şi responsabilitatea; 1100 – Independenţa si obiectivitatea; 1200 – Atenţia acordată competenţei şi obligaţiilor

profesionale; 1300 – Program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii.

Standardele de calificare principale sunt dezvoltate şi completateprin Standardele de implementare practică.

4.3.Standardele de realizare59

Aceste standarde descriu realizarea activităţii de audit intern şi definesc criteriile de calitate pentru măsurarea acestora şi se compun din şapte standarde principale:

2000 – Conducerea auditului intern; 2100 – Natura activităţii; 2200 – Planificarea misiunii; 2300 – Îndeplinirea misiunii; 2400 – Comunicarea rezultatelor; 2500 – Supravegherea progresului; 2600 – Acceptarea riscurilor de către management.

Acestea sunt prezentate în Anexa la Standardele de audit intern, elaborate de Institutul Auditorilor Interni (I.I.A.).58 Idem, pag. 62 – 63.59 Idem pag. 62

34

4.4. Standardele de implementare

Standardele de implementare reprezintă transpunerea în practică a Standardelor de calificare şi a Standardelor de realizare pentru misiuni specifice, cum ar fi: realizarea unui audit de conformitate/regularitate, realizarea unei misiuni de consiliere, realizarea unui audit de sistem, realizarea unui audit de perforformanţă60.

Standardele de audit intern constituie „biblia” auditorului intern, care aplică şi implementează în practică, pas cu pas, cu respectarea particularităţilor specifice fiecărei culturi organizaţionale şi vor conduce la rezultate aşteptate61

În concluzie, putem considera că aplicarea Standardelor de audit intern va aduce o valoare adăugată efectiv organizaţiilor în domeniu62:

orientarea către servicii cu valoare adăugată; consilierea managmentului; analiza şi evaluarea riscurilor; asigurarea managementului general privind funcţionarea

sistemului de control intern; orientarea muncii auditorului intern; evaluarea performanţei muncii de audit.

În România, baza legală a orgănizării şi desfăşurării auditului intern este dată de Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, modificată şi completată cu Legea 191 din 2011 publicată în Monitorul Oficial 780 din 3.11.2011.

60 Marcel Ghiţă, ş.a. Op. Cit., pag 16161 Victor Munteanu,, Op cit, pag. 63.62 Idem

35

CAPITOLUL V

5. Desfăşurarea auditului intern.

5.1. Instrumentele auditului intern.

În realizarea unei misiuni de audit intern, auditorul intern (expertul contabil) foloseşte ca instrumente sondajele, interviurile, instrumentele informatice, verificări, comparări diverse şi descrieri, în vederea obţinerii probelor necesare pentru susţinerea constatărilor făcute.63

Sondajele la care recurge auditorul intern pot fi:- de depistare;- de acceptare;- de continuare a atribuţiilor.

Interviul: este un instrument frecvent utilizat de auditor şi nu trebuie confundat cu o discuţie sau cu un interogatoriu.

Un interviu corect trebuie să respecte următoarele reguli:- trebuie respectată organizarea ierarhică (superiorul celui

intervievat trebuie informat în prealabil);- menţionarea cu precizie a misiunii şi a obiectivelor acesteia, astfel

încât interlocutorul să cunoască scopul şi procedura interviului;- se vor indica înainte de toate dificultăţile, punctele slabe,

anomaliile întâlnite;- concluziile interviului, rezumate împreună cu interlocutorul,

trebuie să fie agreate de acesta înainte de a fi comunicate conducerii ierarhice;

- trebuie avut în vedere principiul că auditorul nu judecă oamenii;- auditorul trebuie să vorbească mai puţin şi să asculte;- interlocutorul trebuie privit ca un egal.Un interviu corect se desfăşoară în mod normal în patru etape:- Pregătirea interviului – definirea prealabilă a subiectului,

cunoaşterea subiectului, cunoaşterea persoanei, formularea întrebărilor, fixarea întâlnirii.

- Începutul interviului – are loc prin prezentarea auditorului, a calităţii pe care o deţine, prin adaptarea cu interlocutorul, prin studierea atitudinii interlocutorului.

- Întrebările – să fie bine formulate, să se urmărească neîndepărtarea interlocutorului de la subiect, răspunsurile să fie notate, dar fără a întrerupe ritmul interviului.

63 CECCAR, Op.cit., pag.35

36

- Încheierea interviului – întodeauna interlocutorului trebuie să i se ceară să spună dacă după părerea lui ar fi şi alte probleme care ar merita să fie discutate.

O listă de întrebări poate fi prezentată interlocutorului pentru pregătirea interviului sau o listă de întrebări la care persoana interogată trebuie să răspundă în scris.

Ex. un interviu realizat în cazul unei misiuni de audit la o instituţie publică:

INSTITUŢIA PUBLICĂ A

INTERVIU

ACHIZIŢIILE PUBLICE, ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII ŞI LUCRĂRI

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare

Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010

Nr. crt.

Întrebări Da Nu Explicaţii

1. Pentru activitatea de achiziţii publice aveţi un sistem de proceduri scrise şi formalizate?

X -

2. Există corespondenţă între prevederile procedurilor şi responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor?

X -

37

3. Procedurile privind achiziţiile publice sunt actualizate cu ultimele modificări legislative?

X

3. Cunoaşteţi prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice? Aţi luat declaraţii de confidenţialitate şi imparţialitate de la membrii comisiei de adjudecare a ofertelor pentru contractele: de lucrări de reparaţii la entitatea publică B. numiţi prin Ordinul nr.13/21.07.2010 a ordonatorului de credite şi lucrări pentru circuite electrice la aceeaşi entitate?

X -

4. La cumpărarea materialelor necesare bunei funcţionări a activităţii (ex. produse de papetărie, produse de curăţenie etc.), la lucrări sau servicii (ex. reparaţii la autoturisme) aveţi referate de necesitate?

X -

5. La derularea contractului de lucrări de reparaţii la entitatea publică B. şi a contractului de lucrări pentru circuite electrice la aceeaşi entitatea aţi reţinut garanţia de bună execuţie în contul din afara bilanţului 927/8050 „Disponibil din garanţia constituită pentru bună execuţie ?”

- X S-a reţinut garanţia conform contractului, dar nu a fost evidenţiată.

6. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?

- X

Data 14.12.2010, ora 12:00

În măsura în care explicaţiile sunt susţinute cu documente care până la data prezentului interviu nu au fost puse la dispoziţia auditorilor vă rugăm să le prezentaţi anexat.

Auditor intern,P. D. Intervievat,

Manager economic

38

D. A.

Instrumentele informatice se clasifică în trei categorii:- instrumente de lucru ale auditorului: programe de procesare,

programe de reprezentări grafice, foi de calcul etc.;- instrumente de realizare a misiunilor: instrumente metodologice,

instrumente de interogare şi extragere a fişierelor;- instrumente de gestiune a serviciului: programe de elaborare a

planului şi de monitorizare a realizării acestuia, programe de monitorizare a timpului de lucru al auditorilor, bazele de date conţinând constatări şi recomandări etc.

Verificări şi comparări diverse: constituie instrumente folosite de auditor şi constau în:

- verificări diverse, în mod deosebit ale elementelor aritmetice;- cumpărări diverse;- confirmare de la terţi.Observarea fizică: este un instrument frecvent utilizat de auditori.

Practica observării fizice necesită îndeplinirea a trei condiţii:- trebuie să fie transparentă – vizitele şi intenţiile auditorului sunt

aduse la cunoştinţa responsabililor;- nu trebuie să fie punctuală – fie durează un anumit timp, fie se

reia de mai multe ori;- trebuie să fie întotdeauna validată.Pot fi observate:

- procesele (o operaţie de recrutare, cum are loc ieşirea autoutilitarelor, cum are loc întocmirea, controlul şi achitarea notelor de plată etc.);

- bunurile (observarea cantitativă – inventariere);- documentele (seria observărilor posibile este

aproape infinită);- comportamentele (de exemplu, nimeni nu

prezintă legitimaţia la intrare, cel cu atribuţii de a aplica o ştampilă de regulă nu o face etc.).

Procedural se întâlnesc două categorii de observări:- observarea directă – aceea care permite

constatarea imediată a fenomenului (ex. angajaţii nu prezintă la intrare legitimaţiile);

- observarea indirectă – presupune apelarea la un terţ care va observa în locul auditorului şi care îi va comunica rezultatul (ex. circularizarea pentru confirmarea soldurilor la terţi).

39

Naraţiunea, ca instrument de audit intern, este de două feluri: făcută de auditat şi făcută de auditor.

În cazul naraţiunii făcute de auditat, auditorul ascultă auditatul şi ia notiţe: spre deosebire de interviu, care este pregătit şi efectuat cu un scop precis, naraţiunea are drept scop descrierea unui cadru general.

Avantajele acestui instrument constau în aceea că el creează încă de la început o atmosferă destinsă între auditor şi auditat, precum şi în bogăţia informaţiilor primite.

Dezavantajele naraţiunii constau în:- dificultatea de a găsi informaţiile dorite în discursul

interlocutorului;- dificultatea de a înţelege dacă auditatul foloseşte şi abuzează de

termeni tehnici, prescurtări etc.;- timpul poate fi o problemă deoarece niciodată nu se recomandă

utilizarea reportofonului şi deci rezultatul obţinut depinde de priceperea auditorului de a lua notiţe, a le transcrie şi a le interpreta.

Naraţiunea făcută de către auditor constă în transcrierea narativă a unei prezentări orale făcute de auditat.

Organigrama funcţională este un instrument creat de auditor pentru a avea o imagine mai clară conform structurii organizaţiei. Spre deosebire de organigrama ierarhică, în organigrama funcţională nu figurează nume de persoane, ci denumiri ale funcţiilor; cele două organigrame nu se confundă deoarece: aceeaşi persoană poate avea mai multe funcţii, aceeaşi funcţie poate fi îndeplinită de mai multe persoane, o funcţie poate să nu fie atribuită nimănui, o persoană poate să nu aibă nicio funcţie. Organigrama funcţională este documentul care permite trecerea de la organigrama ierarhică la analiza postului, ea indicând totalitatea funcţiilor existente şi permiţîndu-şi astfel să fie regăsite în analizele posturilor.64

Grilă de analiză a sarcinilor, este un alt instrument folosit de auditor; ea face legătura între organigrama funcţională şi organigrama ierarhică şi va justifica analizele postului; reprezintă fotografia repartizării muncii la un moment dat. Citirea ei permite descoperirea lipsurilor în materie de separare a sarcinilor.

Ex. situaţie concretă dintr-un raport de audit al unei societăţi comerciale private: incompatibilitate contabil – casier.

“CONSTATAREa) persoana ce are calitatea de contabil şef deţine şi casieria.Conform Legii nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea

gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătura cu gestionarea bunurilor organizaţiilor socialiste art. 9 „Conducătorii 64 CECCAR, Op.cit., pag.38

40

organizaţiilor socialiste, angajaţii cu atribuţii de control financiar, precum şi contabilii, cu excepţia acelora care sunt încadraţi în unităţi mici determinate de ministere şi celelalte organe centrale, nu pot face operaţii de primire, păstrare şi eliberare de bunuri”, modificată de Legea nr. 54 din 8 iulie 1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor organizaţiilor socialiste: art.1. Termenii "organizaţii socialiste" din titlul şi cuprinsul legii se înlocuiesc cu termenii: "agenţi economici, autorităţi sau instituţii publice".

Conform Decretului nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă: ART. 41 „Compartimentul financiar-contabil verifică, în mod obligatoriu, în aceeaşi zi sau cel târziu a doua zi, documentele de încasări şi plăţi predate de casier, precum şi dacă soldul înscris în registrul de casa este stabilit corect. În cazul operaţiunilor de încasări se verifică dacă sumele înscrise în registrul de casa corespund cu cele din duplicatele chitanţelor emise, din carnetele de cecuri sau alte documente specifice aprobate de organele competente. De asemenea, compartimentul financiar-contabil verifică dacă sumele care au în casierie şi pentru care s-au emis chitanţe au fost depuse la banca sau la celelalte instituţii de credit, la termenele şi în condiţiile stabilite. Verificarea se face pe baza înregistrărilor din registrul de casa şi a foilor de vărsământ cu chitanţa. În cazul operaţiunilor de plăţi se verifică dacă sumele înscrise în registrul de casa corespund cu cele din documentele prezentate, ca: state de retribuţii, liste de plata şi alte asemenea, urmărindu-se cu aceasta ocazie dacă sumele depuse la banca sau la celelalte instituţii de credit, reprezentând drepturi băneşti neachitate, au fost stabilite corect şi dacă restituirea lor a avut loc în termen.”

Luând în considerare cele mai sus precizate rezultă existenţa incompatibilităţii funcţiilor cumulate (contabil – casier), justificată totodată de numărul mic de angajaţi ai societăţii .

CAUZEDatorită activităţii restrânse societatea nu-şi permite angajarea

unei persoane pentru a ţine evidenţa casieriei apelându-se la persoana ce ţine evidenţa contabilă. Nu au fost respectate prevederile legislative privind incompatibilitatea în acest domeniu stabilită prin: Legea 22/1969 modificată de Legea 54/1994 şi Decret 209/1976. Plăţile electronice se realizează în baza convenţiilor întocmite de societate cu unităţile bancare partenere.

CONSECINŢE

41

Imposibilitatea realizării controlului casieriei aşa cum este reglementat de decretul 209/1976 art. 46. „controlul inopinat al casieriei cel puţin o dată pe luna, prin numărarea şi verificarea tuturor valorilor existente în casa. Controlul inopinat al casieriei se face de conducătorul compartimentului cu atribuţii financiar-contabile sau de înlocuitorul acestuia ori de o altă persoana împuternicită de conducătorul unităţii, care va semna în registrul de casă pe fila cu înregistrările din ziua controlului.”, acesta realizându-se faptic de către directorul general.

RECOMANDĂRIÎn vederea respectarea prevederilor legislative în vigoare: Legea

22/1969 modificată cu Legea 54/1994 , Decret 209/1976, Legea contabilităţii nr.82/1991 şi a Legii 31/1990 privind societăţile comerciale este indica:t emiterea unei hotărâri AGA prin care atribuţiile casieriei vor fi în sarcina altei persoane.

Se vor aduce completări la fişele posturilor la toate persoanele implicate (contabil şef, director economic şi director general).

Această grilă reprezintă primul pas în analiza sarcinilor de muncă ale fiecăruia.

Se poate concepe o grilă pentru fiecare funcţie importantă sau pentru fiecare proces elementar: fiecare grilă va conţine în coloana 1 separarea unitară a tuturor operaţiilor legate de funcţia sau procesul în cauză. În coloana 2 se indică natura sarcinii, cu referire la marile categorii de sarcini care sunt în principiu ireconciliabile: o simplă sarcină de executare, de autorizare, de înregistrare contabilă sau financiară, de control. În coloanele următoare se indică persoanele vizate.

Printr-o simplă citire şi analiză a tabloului obţinut se pot constata activităţile incompatibile sau situaţiile de conflicte de interese.

Diagrama de circulaţie, denumită şi flow chart permite auditorului să reprezinte circulaţia documentelor între diferitele funcţii şi centre de responsabilitate, să ofere o imagine completă a itinerariului informaţiilor şi a suportului lor.

Pista de audit este un ansamblu de proceduri interne permanente care permit reconstituirea elementelor de gestiune în ordine cronologică, justificarea fiecărei informaţii pornind de la documentul de sinteză şi până la sursă printr-un parcurs neîntrerupt şi reciproc, precum şi înregistrarea elementelor care permit explicarea trecerii de la o decizie la alta şi obţinerea acestei informaţii într-o formă uşor de consultat.

42

În acest context în prezentul caiet de seminar la capitolul anexe este ataşată „procedura internă privind efectuarea achiziţiile directe întocmite de Instituţia publică A”.65

65 Procedura internă pusă la dispoziţie de Instituţia publică A. (denumirea instituţiei nefiind prezentată pentru respectarea confidenţialităţii).

43

5.2. Etapele auditului intern

Auditul intern la entităţile publice se efectuează de către compartimentul de audit public intern, care evaluează dacă sistemele de management şi de control intern sunt transparente şi conforme cu normele de legalitate, regularitate, eficienţă şi economicitate.66

Auditul intern se exercită asupra tuturor activităţilor desfăşurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităţilor entităţilor subordonate, în coordonare sau sub autoritate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice precum şi la administrarea patrimoniului public, care se derulează conform metodologiei specifice auditului intern pe etape, proceduri şi documente după cum urmează:

ETAPA I67 Pregătirea misiunii de audit: ce impune procedurile următoare:

1. iniţierea auditului ( în cadrul căruia sunt elaborate: ordinul de serviciu, declaraţia de independenţă, notificarea privind declanşarea misiunii de audit – chestionar de control intern);2. colectarea şi prelucrarea informaţiilor (este întocmită lista centralizatoare a obiectelor auditate);3. analiza riscurilor (se întocmeşte tabelul cuprinzând „punctele tari şi punctele slabe”);4. elaborarea programului de audit intern (programul de audit, programul preliminar al intervenţiei la faţa locului);5. şedinţa de deschidere (este întocmită minuta şedinţei de deschidere).

ETAPA II68 Intervenţia la faţa locului: impune următoarele proceduri:

1. colectarea dovezilor (vor fi întocmite următoarele documente: lista de verificare, teste, fişa de identificare şi analiză a problemelor);2. constatarea şi raportarea iregularităţilor (este întocmit formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor);

66 Ghiţă M. ş.a.,Auditul intern al instituţiilor publice: teorie şi practică, Editura CECCAR, Bucureşti, 2006, pag. 312.

67 Daniela Petraşcu, „Internal audit: defining, objectivs, functions and stages”, Studies in Business and Economics, Sibiu, Vol 5,3 Decembrie 2010, ISSN 1842-4120, pag. 238-246.).68 D. Petraşcu, idem

44

3. revizuirea documentelor de lucru (se întocmeşte nota centralizatoare a documentelor de lucru);4. şedinţa de închidere (este întocmită minuta şedinţei de închidere).

ETAPA III 69

Raportul de audit intern: impune următoarele proceduri:1. elaborarea proiectului de raport de audit intern (se întocmeşte proiectul de raport);2. transmiterea proiectului de raport de audit;3. reuniunea de conciliere (este întocmită minuta reuniunii de conciliere);4. raportul final (întocmirea raportului final);5. supervizarea (se întocmeşte lista de supervizare a documentelor).6. difuzarea raportului de audit intern.

ETAPA IV 70

Urmărirea recomandărilor: etapă în cadrul căreia este întocmită fişa de urmărire a recomandărilor. Pe baza acesteia entitatea auditată urmează să-şi revizuiască activitatea conform recomandărilor auditorilor, recomandări care au fost acceptate de către entitate.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele71:

- angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţiile de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

- plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;

- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităţilor administrativ-teritoriale;

- constituirea veniturilor publice, respectiv a modului de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;

- alocarea creditelor bugetare;- sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;- sistemul de luare a deciziilor;

69 D. Petraşcu, idem70 D. Petraşcu, idem71 Art.13 alin.(2) Legea 672/2002 privind auditul public intern.

45

- sistemele de conducere şi control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;

- sistemele informatice.

5.3. Desfăşurarea unei misiuni de audit public intern conform etapelor precizate, realizat de auditori interni ai Ministerului X.

Misiunile de audit public intern se realizează pe bază de plan. Proiectul planului de audit public ( ex. în acest „Caiet de seminar” la capitolul Anexe) este elaborat de catre compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscurilor precum şi prin preluarea sugestiilor conducătorului entităţii publice, prin consultare cu entităţile publice ierarhic superioare, ţinând seama de recomandările Curţii de Conturi.

Conducătorul entităţii publice aprobă anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern desfăşoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

În realizarea misiunilor de audit, auditorii interni îşi desfăşoară activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis de şeful Compartimentului de Audit public intern, care prevede în mod explicit scopul, obiectivele, tipul şi durata auditului public intern, precum şi nominalizarea echipei de auditare.

Misiunile de audit public intern pot avea ca obiective principale:- asigurarea conformităţii procedurilor şi a

operaţiunilor cu normele, regulamentele şi legile – auditul de regularitate (un asemenea tip de audit este exemplificat în prezentul Caiet de seminar);

- evaluarea de profunzime a sistemelor de conducere şi de control intern în scopul înlăturării eventualelor nereguli şi deficienţe din cadrul entităţii publice – auditul de sistem;

- examinarea impactului efectiv al atingerii obiectivelor şi calităţii dorite stabilite de entitatea publică în condiţiile utilizării criteriilor de economicitate, eficienţă şi economicitate – auditul performanţei.

Obiectivele misiunii sunt enunţuri elaborate de auditori prin care îşi definesc ceea ce au prevăzut a realiza în timpul misiunii.

46

Compartimentul de Audit public intern notifică structura care va fi auditată, cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit şi aceasta va cuprinde scopul, principalele obiective şi durata misiunii de audit (ex. în prezentul Caiet de seminar în cadrul Cap. VI).

Compartimentul de Audit public intern notifică, de asemenea, tematica în detaliu, programul comun de cooperare, precum şi perioadele în care se realizează intervenţiile la faţa locului, conform normelor metodologice.

Auditorii interni au acces la toate datele şi informaţiile, inclusiv la cele existente în format electronic, pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele precizate în ordinul de serviciu.

Personalul de conducere şi de execuţie din structura auditată are obligaţia să ofere documentele şi informaţiile solicitate, în termenele stabilite, precum şi tot sprijinul necesar desfăşurării în bune condiţii a auditului public intern.

Auditorii interni pot solicita date, informaţii, precum şi copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice şi juridice aflate în legătură cu structura auditată, iar acestea au obligaţia de a le pune la dispoziţie la data solicitată.

Reprezentanţiilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene; aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau al inspecţiei la faţa locului.72

Ori de câte ori în efectuarea auditului public intern sunt necesare cunoştinţe de strictă specialitate, conducătorul compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunităţii contractării de servicii de expertiză/consultanţă din afara entităţii publice.

Conform art. 17 din Legea 672/2002 privind auditul public intern : Auditorii interni elaborează un proiect de raport de audit public

intern la sfârşitul fiecărei misiuni de audit public intern; proiectul de raport de audit public intern reflectă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările. Raportul de audit public intern este însoţit de documente justificative.

Proiectul de raport de audit public intern se transmite la structura auditată; aceasta poate trimite, în maximum 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

72 Marcel Ghiţă, Marin Popescu, Op. Cit., pag. 103.

47

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere compartimentul de audit public intern organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile, în vederea acceptării recomandărilor formulate. Şeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză şi avizare; pentru instituţia publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. Structura auditată informează compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor, incluzând un calendar al acestora. Şeful compartimentului de audit public intern informează UCAAPI73 sau organul ierarhic superior, după caz, despre recomandările care nu au fost avizate; aceste recomandări vor fi însoţite de documentaţia de susţinere. Compartimentul de audit public intern verifică şi raportează UCAAPI sau organului ierarhic superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

73 Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), art. 4 Legea 672/2002 privind auditul public intern.

48

CAPITOLUL VI

6. Aplicaţii practice

6.1. Misiunea de audit public intern: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

Misiune de audit realizată de auditorii interni ai Ministerului X. Misiune de audit realizată la o Instituţie publică notată: Instituţia

publică A, modificându-se totodată aspecte legate de problemele sesizate; majoritatea fiind create fictiv în contextul obiectivelor precizate - obiective reale, precum şi numele, respectiv funcţiile persoanelor implicate.

În paginile următoare vor fi prezentată într-o succesiune cronologică documentele întocmite de auditorii interni în cadrul unei misiuni de audit public intern de la declanşarea misiunii până la încheierea raportului final.

Obiectivul analizat fiind: Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări.

49

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.777 /31.03.2011

Numele : D.P. Data : 31.03.2011Misiunea:„Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare” la Instituţia publică A.

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Incompatibilităţi în legătură cu Instituţia publică A. Da Nu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni în misiunea de audit în orice fel?

- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

- X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea acestei entităţii publice ?

- X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

- X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii ce urmează a fi auditată?

- X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii publice ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere?

- X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de foloase necuvenite de la entitatea publică evaluată?

- X

Aţi fost implicat(ă) în activitatea financiar–contabilă la această entitate sau la o unitate din subordinea acesteia ?

- X

Aveţi vreun interes direct sau indirect la această entitate ? - XDacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit public intern ?

X -

Auditor intern, Şef serviciu audit publicD.P. M.M.

50

MINISTERUL SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, controlului şi a proceselor de administrarePerioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010Întocmit:D.P.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Bugetul entităţii publicea) În perioada auditată aţi efectuat propuneri de proiect de buget pentru instituţia dvs.?b) Dacă da, aceste propuneri au la bază fundamentări detaliate?2. Organigrama şi statul de funcţii a) Aveţi organigrama Instituţiei publice A pe perioada auditată?b) Aveţi un stat de funcţii, formalizat, pe perioada auditată?c) Daca da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar din organigramă şi statul de funcţii.3. Verificări efectuate de organele de specialitatea) În perioada auditată, activitatea Instituţiei publice A a fost verificată de către Curtea de Conturi?b) Dacă da, vă solicităm câte un exemplar din actul de control al acestora (încheierea/descărcarea de gestiune).4. Întocmirea situaţiilor financiarea) Aţi întocmit note explicative anexe la situaţiile financiare anuale, care să furnizeze informaţiile necesare utilizatorilor? b) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar din acestea.5. Fişa postuluia) Aeţi fişa postului, formalizată, pe perioada auditată pentru:- manager economic- consilier/expert/referent (contabil)

51

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.- referent (administrator)- casier (dacă este cazul)b) Vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe fişele posturilor salariaţilor menţionaţi la pct.5 a)6. Categorii de personala) Pe perioada auditată aveţi fluctuaţii de personal (detaşări, delegări, transferuri, pensionări, etc… ) ?7. Ordine de numirea) Aveţi un ordin de numire pentru persoana împuternicită cu acordarea vizei de control financiar preventiv propriu pe perioada auditată?b) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acest ordin.c) Aveţi un ordin de numire pentru persoana care exercită activitatea de casier pe perioada auditată?d) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acest ordin.e) Aveţi un ordin de numire pentru persoanele cu atribuţii de gestiune pe perioada auditată ? f) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acest ordin.g) Pe perioada auditată aţi încheiat contracte de garanţii materiale cu salariaţii cu atribuţii de gestiune?h) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe aceste contracte.i) Aveţi un ordin de numire al comisiei de recepţie pe perioada auditată?j) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acest ordin.k) Aveţi ordine de numire ale comisiilor de inventariere pe perioada auditată ?l) Aacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe aceste ordine.m) Dispuneţi de un act administrativ privind desemnarea persoanei şi a înlocuitorilor acesteia cu atribuţii pe linia organizării şi conducerii angajamentelor bugetare şi legale, pe perioada auditată?n) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acest act (ordin).8. Utilizarea sistemelor informatice de prelucrare a datelora) În perioada auditată, contabilitatea a fost condusă manual sau informatic?9. Scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, declasarea ori casarea bunurilor materialea) În perioada auditată aţi scos din funcţiune mijloace fixe?

52

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.b) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi ordinul privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe şi procesele verbale privind modul de valorificare a acestor bunuri.c) În perioada auditată aţi avut declasări ori casări de bunuri materiale, altele decât mijloacele fixe?d) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi procesele verbale întocmite .10. Inventarierea patrimoniul unităţiia) La finalul inventarierii, în perioada auditată, aţi procedat la întocmirea unui proces verbal, respectiv la înscrierea rezultatelor inventarierii în registrul inventar?b) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi xerocopii după acestea.c) La reevaluarea activelor fixe corporale s-a determinat valoarea justă a acestora, ţinându-se cont de inflaţie, utilitatea bunului şi starea acestuia?11. Circulaţia documentelora) Aveţi un grafic de circulaţie al documentelor justificative şi contabile pe perioada auditată?b) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar .12. Fişe fiscalea) În perioada auditată, aţi depus fişe fiscale, în termen, la organele abilitate?b) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi câte un exemplar după adresa de înaintare a acestora la organele fiscale.13. Pregătirea profesionalăa) Aveţi un plan în ceea ce priveşte pregătirea profesionala a personalului?b) Ţineţi o evidenţă cu pregătirea profesională pe categorii de personal?c) Dacă da, vă rugăm să întocmiţi un tabel nominal pe categorii de personal, care să cuprindă şi perioadele şi locul desfăşurării pregătirilor profesionale, pentru perioada auditată pe care să ni-l furnizaţi în momentul declanşării misiunii de audit.14. Achiziţiile publicea) Pe perioada auditată aţi întocmit planuri de achiziţii publice ?b) Planurile de achiziţii publice sunt scrise şi formalizate ?c) Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar din planurile de achiziţii publice pentru perioada care face obiectul misiunii de audit .d) În perioada auditată aţi raportat anual la ANRMAP, contractele atribuite în anul anterior?e) Dacă da, vă rog să-mi furnizaţi un exemplar din aceste raportări.15. Proceduri

53

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.a) Aveţi întocmite proceduri pentru activităţile ce privesc angajarea, lichidarea, ordonanţarea, plata şi înregistrarea operaţiunilor în conformitate cu prevederile legale şi în concordanţă cu prevederile legii bugetare; evidenţa contabilă şi controlul financiar preventiv?b) Aveţi întocmite proceduri pentru activităţile ce privesc gestiunea resurselor umane, stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului, plata sumelor prevăzute în titlurile executorii, având ca obiect acordarea unor drepturi de natură salarială?c) Aveţi întocmite proceduri pentru activităţile ce privesc achiziţiile publice, încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări?Dacă mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus sau alte documente pe care le consideraţi a veni în ajutorul întrebărilor puse, vă rog să le furnizaţi .

Auditor intern, Manager economic,D.P. A.B.

Problemă:Pentru o mai bună înţelegere a ceea ce înseamnă un chestionar de control intern recomand fiecăruia dintre dvs. să vă imaginaţi că urmează să realizaţi o misiune de audit intern la o entitate publică şi să creaţi propriul chestionar.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

54

MINISTERUL XSERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.777/16.05.2011

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare

Perioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010Întocmit: D.P.

Data: 16.05.2011

A. Lista participanţilorNumele Funcţia Nr. telefon E-mail Semnătura

B. Stenograma şedinţei

Auditorul public intern din cadrul Ministerului X, auditorul intern D.P. deschide şedinţa prezentând principalele obiective privind auditul ce se va efectua în perioada 16.05–03.06.2011. Cu adresa nr. 777/31.03.2011 s-a notificat Instituţia publică A despre tema misiunii de audit, care a fost planificată în perioada 16.05–03.06.2011.

În continuare, auditorul intern D.P. detaliază principalele aspecte referitoare la misiunea de audit :

- scopul misiunii de audit;- programul de audit;- principalele obiective ale misiunii;- programul intervenţiei la faţa locului.

Se precizează ca va fi un audit de regularitate şi solicită să fie puse la dispoziţie toate documentele cerute în vederea auditării.

Conform procedurii auditului intern, misiunea va fi supervizată la faţa locului de către Şeful Serviciului Audit Public Intern.

55

După detalierea obiectivelor se prezintă etapele care urmează după încheierea intervenţiei pe teren (şedinţa de închidere, elaborarea proiectului Raportului de audit şi eventual şedinţa de conciliere).

Pentru eventualele deficienţe se va întocmi “Fişa de identificare şi analiză a problemei”(FIAP) în care vor fi consemnate faptele, cauzele, consecinţele şi recomandările pentru evitarea riscurilor, care vor fi discutate împreună cu conducerea unităţii pe parcursul controlului şi se vor lua măsuri în vederea remedierii. În cazul în care vor exista păreri diferite în ceea ce priveşte constatările, se va organiza o şedinţă de conciliere în care se vor discuta problemele constatate şi modul de consemnare în Raportul de audit final.

Conducerea unităţii precizează că unitatea nu a fost verificată de organele de control ale Curţii de Conturi a României pentru anul 2010. De asemenea, s-au stabilit:

-persoanele pe care auditorul le poate contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

-condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

-aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

-data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;- recomandările formulate, ca urmare a eventualelor

disfuncţionalităţi constatate, ce vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditor internD.P.

56

ANEXA

Foaie de lucru

Obiectiv: Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

Pentru constituirea eşantionului în vederea testării modului de

încheiere a contractelor de furnizare servicii şi lucrări, se procedează

astfel :

- Perioadă auditată: anul 2010 respectiv 12 luni ;

- eşantionul va fi de 16,67 % din totalul lunilor, respectiv 2 luni ;

- eşantionul va cuprinde următoarele luni: iunie şi august 2010;

- eşantionul constituit va fi verificat integral ;

- în urma efectuării verificării se va întocmi un test.

Auditor intern,D.P.

57

LISTA DE VERIFICARE

Obiectivul: Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

Nr. Crt.

Activitatea de audit Da Nu Observaţii

1. Întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice Test nr.31.1. Programul anual al achiziţiilor publice X -1.1.1. Existenţa programului anual al achiziţiilor publice. X -1.1.2. Încadrarea programului anual al achiziţiilor publice în

bugetul aprobat.X -

1.1.3. Programul anual al achiziţiilor publice îndeplineşte condiţiile de conformitate.

X -

1.1.4. Programul anual al achiziţiilor publice este actualizat. - X FIAP nr.31.1.5. Verificarea corespondenţei produselor, serviciilor şi

lucrărilor cu sistemul de grupare şi de codificare utilizat CPV.

X -

1.2 Referatele de necesitate X -1.2.1. Analiza referatelor de necesitate (prestările de servicii de

traducere).X -

1.3. Estimarea valorii contractelor de achiziţii X -1.3.1. Verificarea cuprinderii în program a tuturor valorilor

estimate ale contractelor.X -

2. Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice

2.1. Documentul de numire a comisiei de evaluare X -2.1.1. Existenţa declaraţiilor de confidenţialitate şi imparţialitate. X -2.2. Oferta X -2.2.1. Oferta este însoţită de dovada garanţiei de participare. X -2.3. Respectarea procedurilor privind achiziţiile publice - X FIAP nr.3 3. Încheierea contractelor de furnizare, servicii şi

lucrări3.1. Contractele de furnizare, servicii şi lucrări X -3.1.1. Verificarea constituirii garanţiei de bună execuţie. X - 4. Urmărirea executării contractelor de furnizare,

servicii şi lucrări4.1. Dosarul achiziţiei publice X -4.1.1. Verificarea existenţei dosarului achiziţiei publice. X -4.1.2. Verificarea respectării clauzelor contractuale (termen,

preţ, calitate şi cantitate).X -

4.1.3. Raportul anual către ANRMAP s-a comunicat în termenul legal.

X -

4.1.4. Respectarea procentului legal privind achiziţiile on line. - X FIAP nr.3

Data: 31.05.2011 Auditor intern, D.P.ANEXA

58

LISTA DE CONTROL

Obiectivul :Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

Anii auditaţi

Elementele testate2010

Întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice. XProgramul anual al achiziţiilor publice. XExistenţa programului anual al achiziţiilor publice. XÎncadrarea programului anual al achiziţiilor publice în bugetul aprobat. XProgramul anual al achiziţiilor publice îndeplineşte condiţiile de conformitate. XProgramul anual al achiziţiilor publice este actualizat. XVerificarea corespondenţei produselor, serviciilor şi lucrărilor cu sistemul de grupare şi de codificare utilizat CPV.

X

Referatele de necesitate. XAnaliza referatelor de necesitate (prestările de servicii de traducere). XEstimarea valorii contractelor de achiziţii. XVerificarea cuprinderii în program a tuturor valorilor estimate ale contractelor. XRespectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice.Documentul de numire a comisiei de evaluare. XExistenţa declaraţiilor de confidenţialitate şi imparţialitate. XOferta XOferta este însoţită de dovada garanţiei de participare. XRespectarea procedurilor privind achiziţiile publice. XÎncheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări XContractele de furnizare, servicii şi lucrări XVerificarea constituirii garanţiei de bună execuţie XUrmărirea executării contractelor de furnizare, servicii şi lucrări.Dosarul achiziţiei publice. XVerificarea existenţei dosarului achiziţiei publice. XVerificarea respectării clauzelor contractuale (termen, preţ, calitate şi cantitate).

X

Raportul anual către ANRMAP s-a comunicat în termenul legal. XRespectarea procentului legal privind achiziţiile online. X

Data: 21.06.2011

Auditor intern,D.P.

59

MINISTERUL X Anexa la Lista de verificare

SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

INTERVIU

ACHIZIŢIILE PUBLICE, ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE,

SERVICII ŞI LUCRĂRI

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.Perioada auditată:01.01-31.12.2010

Nr. crt.

Întrebări Da Nu Explicaţii

1. Pentru activitatea de achiziţii publice aveţi un sistem de proceduri scrise şi formalizat?

da

2. Aţi întocmit programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2010?

Incomplet, posibil să existe scăpări

3. La rectificările bugetare din cursul perioadei auditate aţi respectat prevederile art. 4 din Hotărârea Guvernului 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii ?

da

4. Aţi transmis un raport anual privind contractele atribuite anterior către Autoritatea Naţională pentru Reglementarea si Monitorizarea Achiziţiilor Publice, conform prevederilor art. 99 alin.(2) din Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea

da

60

contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii pentru anul 2010?

5. În anul 2010 aţi respectat prevederile Hotărârii Guvernului nr. 198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii conform art.66 1 din Hotărârea Guvernului nr.167/2010?

nu Fără explicaţii

6. În cazul achiziţiei directe de materiale necesare bunei funcţionări a activităţii (ex. produse de papetărie, produse de curăţenie, materiale întreţinere etc.), la lucrări sau servicii se întocmesc referate de necesitate?

da

7. În cazul prestărilor de servicii de traducere autorizată se respectă prevederile Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr. 11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 110/2005?

da

8. Explicaţi de ce nu se întocmesc toate documentele prevăzute în actele normative enumerate în cazul furnizorului Birou Notarial B.B., reprezentând contravaloare servicii traducere specializată autorizată română-maghiară, Propunere de angajare de cheltuieli nr.259 din data de 26.04.2010, Angajament bugetar individual de plată nr.259 din data de 26.04.2010, dispusă la plată cu Ordonanţarea

Din lipsă de personal

61

de plată nr.411 din data de 31.08.2010, Ordin de plată nr.749 din 31.08.2010, înregistrată cu Nota contabilă nr. 4/26.04.2010?

9. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?

nu

Data 01.06.2011 ora 9,00În măsura în care explicaţiile sunt susţinute cu documente care

până la data prezentului interviu nu au fost puse la dispoziţia auditorului vă rugăm să le prezentaţi anexat.

Auditor intern,D.P. Intervievat,

Manager economic A.B.

MINISTERUL X

62

SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

TEST Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi

îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010Obiectivul testului: Achiziţiile publice, încheierea contractelor de

furnizare, servicii şi lucrări.Obiectul testului: Întocmirea Programului anual al achiziţiilor

publice; respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice; dosarul achiziţiei publice.

Descrierea testului : Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control, prezentată în anexa care conţine pe verticală elementele testate, iar pe orizontală anii auditaţi.

Testarea a constatat în verificarea următoarelor elemente stabilite prin Lista de verificare:

1. Întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice1.1. Programul anual al achiziţiilor publice1.1.1. Existenţa programului anual al achiziţiilor publice 1.1.2. Încadrarea programului anual al achiziţiilor publice în bugetul aprobat1.1.3. Programul anual al achiziţiilor publice îndeplineşte condiţiile de conformitate1.1.4. Programul anual al achiziţiilor publice este actualizat1.1.5. Verificarea corespondenţei produselor, serviciilor şi lucrărilor cu sistemul de

grupare şi de codificare utilizat CPV 1.2 Referatele de necesitate1.2.1. Analiza referatelor de necesitate1.3. Estimarea valorii contractelor de achiziţii1.3.1. Verificarea cuprinderii în program a tuturor valorilor estimate ale contractelor

2. Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice2.1. Documentul de numire a comisiei de evaluare 2.1.1. Existenţa declaraţiilor de confidenţialitate şi imparţialitate2.2. Oferta2.2.1. Oferta este însoţită de dovada garanţiei de participare2.3. Respectarea procedurilor privind achiziţiile publice3. Încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări3.1. Contractele de furnizare, servicii şi lucrări3.1.1. Verificarea constituirii garanţiei de bună execuţie4. Urmărirea executării contractelor de furnizare, servicii şi lucrări4.1. Dosarul achiziţiei publice4.1.1. Verificarea existenţei dosarului achiziţiei publice4.1.2. Verificarea respectării clauzelor contractuale (termen, preţ, calitate şi cantitate) Constatări

63

Efectuarea cheltuielilor s-a realizat în limita creditelor bugetare aprobate şi numai în legătură cu activitatea instituţiei şi cu atribuţiunile acesteia.

S-a procedat corect în ceea ce priveşte evaluarea pragului sub care nu este obligatorie procedura de licitaţie (conform art.124 din O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată: pentru contractul de furnizare: 100.000 euro, pentru contractul de servicii: 100.000 euro, iar pentru contractul de lucrări: 750.000 euro).

Pentru perioada auditată s-a întocmit Programul anual al achiziţiilor publice, au fost cuprinse în program toate valorile estimate ale contractelor de furnizare, servicii şi lucrări; s-a respectat termenul legal de întocmire.

În toate cazurile privind achiziţiile publice de furnizare, servicii şi lucrări se întocmesc referate de necesitate, aprobate de către conducătorul unităţii şi se respectă corespondenţa cu sistemul de grupare şi de codificare CPV.

Din analiza interviului managerului economic şi verificarea la faţa locului s-a constatat faptul că în perioada auditată la nivelul Instituţiei publice A s-au întocmit şi actualizat procedurile interne privind achiziţiile de bunuri, servicii şi lucrări.

Din analiza Listei de control şi a interviurilor privind Achiziţiile publice, încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări, s-au constatat următoarele :

- pentru anul 2010 a fost întocmit programul anual al achiziţiilor publice dar nu s-a actualizat conform rectificărilor bugetare aprobate.

- nu se întocmesc documentele prevăzute în Procedura internă a Instituţiei publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr. 32 din 23.02.2010, respectiv în cazul prestărilor de servicii de traducere specializată autorizată nu s-au întocmit contracte şi nici documente de recepţie, care să confirme că acestea au fost prestate şi sunt conforme.

- pentru anul 2010 nu s-au respectat prevederile Hotărârii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010 în ceea ce priveşte obligaţia de a

64

utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziţiilor directe într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a achiziţiilor directe.

Concluzii

În baza acestui test s-a elaborat Fişa de Identificare şi Analiză a Problemei.

Data: 31.05.2011

Auditor intern,

D.P.

Supervizat,Şef Serviciu audit public intern

65

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare

Obiectivul Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

Perioada auditată: 01.01.2010– 31.12.2010

PROBLEME:

1. Nerespectarea procedurilor interne ale Instituţiei publice A privind achiziţiile publice prin cumpărare directă.2. Neîntocmirea programelor de achiziţii publice la rectificările bugetare din anul 2010.3. Neutilizarea în anul 2010 a mijloacelor electronice, conform prevederilor legale, în ceea ce priveşte modul de atribuire al achiziţiilor directe.

CONSTATĂRI

1. Nu se întocmesc documentele prevăzute în Procedura internă a Instituţiei Publice A, ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr.32 din 23.02.2010, respectiv în cazul prestărilor de servicii de traducere specializată autorizată nu s-au întocmit contracte şi nici documente de recepţie, care să confirme că acestea au fost prestate şi sunt conforme.

Exemplu: Bonul fiscal nr.5666 din data de 11.05.2010 - furnizor Birou Notarial B.B., în sumă de 17,85 lei, reprezentând contravaloare servicii traducere specializată autorizată română-maghiară, Propunere de angajare de cheltuieli nr.259 din data de 26.04.2010, Angajament bugetar individual de plată nr.259 din data de 26.04.2010, dispusă la plată cu Ordonanţarea de plată nr.411 din data de 31.08.2010, Ordin de

66

plată nr.749 din 31.08.2010, înregistrată cu Nota contabilă nr. 4/26.04.2010; nu s-a întocmit contractul de prestări servicii şi nici procesul verbal de recepţie.

Pentru cele înscrise mai sus s-a răspuns la întrebările nr. 6-8 din interviul managerului economic al Instituţiei Publice A., anexă la fişa de identificare şi analiză a problemei.

Procedura internă a Instituţiei Publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr.24 din 05.01.2010, precizează:

„Art. 4 (I) „Cumpărarea directă” efectuată conform art. 2, lit. a, va fi precedată de:

- redactarea unui referat/raport de necesitate/comandă conţinând propunerea concretă de achiziţionare a bunurilor/serviciilor/lucrărilor;

- redactarea notei justificative (după caz, în funcţie de complexitatea achiziţiei);

Referatul şi nota vor fi întocmite de către compartimentul solicitant iar după înregistrarea la secretariatul unităţii, vor fi avizate de managerul economic şi aprobate de ordonatorul terţiar de credit.

- în baza referatului de necesitate şi a notei justificative - după caz, aprobate de ordonatorul de credite, se va trece la efectuarea demersurilor economice necesare efectuării achiziţiei propriu - zise (“propunere de angajare a unei cheltuieli”, “angajament bugetar individual/global”, cumpărarea efectivă a produselor/serviciilor/lucrărilor), efectuarea recepţiei cantitativ - valorice conform documentelor justificative (factură fiscală/bon fiscal/chitanţă, ş.a.), întocmirea ordonanţării de plată şi plata efectivă a produselor/serviciilor/lucrărilor…

Art.9 (2) Autoritatea contractantă are obligaţia de a efectua achiziţia prin cumpărarea directă a produsului/serviciului/lucrării sau de a încheia contractul (după caz) cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind corespunzătoare din punct de vedere al cerinţelor achizitorului şi care are totodată preţul cel mai scăzut, numai după aprobarea de către conducerea instituţiei.”

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii la art. 19 prevede: “Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a prezentului capitol, nu depăşeşte echivalentul în lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii sau lucrări. Achiziţia se realizează pe bază de document justificativ, care în acest caz se consideră a fi contract de

67

achiziţie publică, iar obligaţia respectării prevederilor prezentei ordonanţe de urgenţă se limitează numai la prevederile art. 204 alin. (2).”

Iar art.204 alin.(2) : “…(2)Autoritatea contractantă are obligaţia de a asigura obţinerea şi păstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea oricărei achiziţii publice.”

Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr. 11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 110/2005 prevede în anexa 1:

„ART. 8 (1) În scopul îndeplinirii unor atribuţii date prin lege în competenţa lor, precum şi pentru realizarea unor acţiuni de cooperare internaţională ori a unor manifestări ştiinţifice cu participare internaţională, Ministerul Justiţiei, Consiliul Superior al Magistraturii, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie pot angaja, prin contracte civile pentru prestări de servicii, interpreţi, traducători şi societăţi care au în obiectul de activitate efectuarea de traduceri în şi din limbi străine. (2) Contractul civil pentru prestări de servicii se încheie între ordonatorul principal de credite şi traducător şi interpret sau societatea care are în obiectul de activitate efectuarea de traduceri în şi din limbi străine. (3) Competenţa încheierii contractelor civile pentru prestări de servicii prevăzute la alin. (1) se deleagă directorilor (şefilor de secţii) care solicită traducerea…

ART. 11 După efectuarea prestaţiei pentru care a fost încheiat contractul civil pentru prestări de servicii, beneficiarul prestaţiei întocmeşte un proces-verbal care se semnează de acesta şi de traducător şi interpret sau de reprezentantul societăţii care are în obiectul de activitate efectuarea de traduceri în şi din limbi străine, care a efectuat prestaţia. ART. 12(1) Calculul valorii şi plata prestaţiei efectuate de traducător şi interpret sau de societatea care are în obiectul de activitate efectuarea de traduceri în şi din limbi străine se fac de către Direcţia economică… după caz, pe baza contractului civil pentru prestări de servicii şi a procesului-verbal, completate cu datele necesare privind întinderea şi condiţiile efectuării prestaţiei, comunicate de beneficiarii prestaţiilor…

68

ART. 15(3) Onorariul cuvenit se va stabili, după prestarea serviciului solicitat, printr-o nouă încheiere sau, după caz, ordonanţă. (4) Organele prevăzute la alin. (1) vor comunica în scris, în mod explicit, persoanei desemnate potrivit alin. (2) serviciile solicitate, după cum urmează: a) felul prestaţiei: interpretare sau traducere, după caz; b) limba străină din care sau în care urmează a se efectua prestaţia, cu specificarea limbii străine, potrivit diferenţierilor prevăzute la art.7 din lege. Sunt considerate limbi străine de circulaţie internaţională, în sensul prezentului regulament, limbile engleză, franceză, germană, spaniolă şi rusă; c) pentru interpreţi: locul unde urmează a fi efectuată prestaţia, data şi ora de începere a acesteia; d) pentru traducători: locul şi termenul de predare a traducerii, precum şi numărul de pagini de tradus; e) locul şi intervalul orar în care poate avea acces la dosarul cauzei în vederea documentării; f) orice alte informaţii considerate ca fiind necesare traducătorului şi interpretului, cum ar fi: activitatea la care va participa (prezentarea materialului de urmărire penală; luarea declaraţiei, confruntarea etc.), natura cauzei.

2. Pentru anul 2010 a fost întocmit programul anual al achiziţiilor publice dar nu s-a actualizat conform rectificărilor bugetare aprobate.

Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică , a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, la art. 4 alin. (3) – (9) prevede:

„(3) Autoritatea contractantă are obligaţia, atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, de a ţine cont de: necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii; gradul de prioritate a necesităţilor; anticipările cu privire la fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul anual.

(4) După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi definitiva programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere a altor fonduri…

(7) Programul anual al achiziţiilor publice se aprobă de conducătorul autorităţii contractante, conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil.

(8) Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în programul anual al achiziţiilor publice, modificări/completări care se aprobă conform prevederilor alin. (7).

69

(9) În cazul în care modificările prevăzute la alin. (8) au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse iniţial în programul anual al achiziţiilor publice, introducerea acestora în program este condiţionată de asigurarea surselor de finanţare.”

Pentru cele înscrise mai sus s-a răspuns la întrebarea nr. 3 din interviul managerului economic al Instituţiei publice A anexă la fişa de identificare şi analiză a problemei nr.3.

3. Pentru anul 2010 nu s-au respectat prevederile Hotărârii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010 în ceea ce priveşte obligaţia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziţiilor directe într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a achiziţiilor directe:

”...Art66^1. Începând cu anul 2010, autoritatea contractantă are obligaţia de a utiliza mijloacele electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire şi pentru realizarea achiziţiilor directe, reprezentând 40% din valoarea totală a achiziţiilor publice finalizate de aceasta în cursul anului respectiv, care se pot efectua prin utilizarea mijloacelor electronice..... ”

CAUZE

Lipsa de personal în cadrul departamentului economico financiar şi administrativ.

Nu au fost respectate prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr. 11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr.

70

110/2005, Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Hotărârea Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010.

Nerespectarea prevederilor cuprinse în Procedura internă a Instituţiei publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr. 32 din 23.02.2010.

CONSECINŢE

Prin nerespectarea prevederilor legale privind utilizarea mijloacelor electronice la aplicarea procedurilor de atribuire a achiziţiilor directe într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a achiziţiilor publice efectuate în anul 2010, a conţinutului dosarelor de achiziţii publice, pot să nu fie respectate principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică, respectiv:

- nediscriminarea prin asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naţionalitate, să poată participa la procedura de atribuire şi astfel să aibă şansa de a deveni contractant;

- transparenţa prin aducerea la cunoştinţa publicului a tuturor informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire;

- proporţionalitatea prin asigurarea corelaţiei între necesitatea autorităţii contractante, obiectul contractului de achiziţie publică şi cerinţele solicitate a fi îndeplinite;

- asumarea răspunderii prin determinarea clară a sarcinilor şi responsabilităţilor persoanelor implicate în procesul de achiziţie publică, urmărindu-se asigurarea profesionalismului, imparţialităţii şi

- independenţei deciziilor adoptate pe parcursul derulării acestui proces.

71

Neactualizarea programului anual al achiziţiilor publice privind totalitatea contractelor de furnizare, de lucrări şi de servicii, pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în decursul anului bugetar următor, corespunzător necesităţilor obiective de produse, de lucrări şi de servicii coroborate cu gradul de prioritate al necesităţilor, conduce la necunoaşterea anticipărilor cu privire la fondurile ce urmează a fi alocate prin bugetul anual.

RECOMANDĂRI

Elaborarea listei activităţilor şi aprecierea riscurilor specifice activităţii.

Restudierea şi aplicarea de către salariaţii departamentului financiar contabil şi administrativ a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr.11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 110/2005, Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

În cazul achiziţiei de bunuri şi a prestărilor de servicii de traducere specializată autorizată se va respecta Procedura internă a Instituţiei publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr.32 din 23.02.2010, prin respectarea termenului de întocmire al referatelor de necesitate, respectiv întocmirea/încheierea contractelor şi a documente de recepţie, care să confirme că acestea au fost prestate şi sunt conforme.

Se vor întocmi programele anuale al achiziţiilor publice la fiecare rectificare bugetară în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor

72

referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

Pe viitor se vor respecta prevederile Hotărârii Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010 în ceea ce priveşte obligaţia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziţiilor directe într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a achiziţiilor directe.

Întocmit:

Auditor intern,D.P.

Pentru conformitate, Echipa managerială a Instituţiei publice A

Supervizat,Şef Serviciu Audit Public Intern

73

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale: Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi

îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare

Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010Întocmit: D.P. Data: 03.06.2011

B.Lista participanţilor

Numele Funcţia Nr. telefon E-mailSemnătu

ra

C. Concluzii: În cadrul şedinţei, domnul D.P. auditor intern la Ministerul X

prezintă iregularităţile constatate în fişele de identificare şi analiză a problemelor, departamentului economico – financiar şi recomandările la acestea.

Recomandările au fost discutate pe parcursul misiunii de audit cu personalul din departamentul economico - financiar care au fost de acord cu acestea.

În perioada 23.05.2011-03.06.2011 s-a efectuat supervizarea prin e-mail, iar în data de 27.06.2011 s-a făcut supervizarea la faţa locului de către şeful serviciului audit public intern din cadrul Ministerului X. Doamna manager economic al Instituţiei publice A. prezintă opiniile în privinţa misiunii de audit, evidenţiind faptul că problemele constatate sunt reale, fiind de acord cu recomandările auditorului privind soluţionarea acestora. În cadrul şedinţei nu s-au exprimat păreri divergente faţă de constatările şi recomandările din FIAP–urile întocmite care au fost semnate fără obiecţii şi în consecinţă nu s-a mai organizat şedinţa de conciliere. Cu ocazia şedinţei de închidere, s-a specificat că urmează ca unitatea să primească Fişa de urmărire a recomandărilor şi un exemplar

74

din Proiectul de Raport de Audit, care va fi întocmit pe baza FIAP – urilor de către auditorul public intern de la Ministerul X.

După luarea la cunoştinţă a Proiectului de Raport de Audit se va întocmi o adresă prin care entitatea auditată îşi va exprima punctul de vedere vizavi de acesta.

De asemenea s-a discutat despre Planul de acţiune şi calendarul implementării recomandărilor, pe care unitatea auditată urmează să îl întocmească şi să îl înainteze Serviciului audit public intern din cadrul Ministerului X. Au fost restituite de către auditor toate documentele puse la dispoziţie de către entitatea auditată, în vederea realizării misiunii de audit intern.

Auditor intern,D.P.

75

MINISTERUL XSERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr. 777/ 03.06.2011

RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITATĂ:

INSTITUŢIA PUBLICĂ „A”

Misiunea de audit:

AUDIT DE REGULARITATE PENTRU EVALUAREA ŞI ÎMBUNĂTĂŢIREA EFICIENŢEI ŞI EFICACITĂŢII SISTEMULUI DE CONDUCERE BAZAT PE GESTIUNEA RISCULUI, A CONTROLULUI ŞI A PROCESELOR DE ADMINISTRARE

2011

76

CUPRINS

I. INTRODUCERE……………………………………………………........… II. FIXAREA OBIECTIVELOR……………………………….……........…… III. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI…………………………….......……

OBIECTIVUL

Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

1. Întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice..………….…..…..... Programul anual al achiziţiilor publice

2.Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice……………………………………………………………………..........3.Urmărirea executării contractelor de furnizare, servicii şi lucrări.............

IV. CONCLUZII………………………….……………….…………….......…..

APROB, ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

77

I. INTRODUCERE

Echipa de audit a fost formată din: D.P.– auditor intern la Ministerul XOrdinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 777 din 31.03.2011

Baza legală a acţiunii de auditare:- Planul de audit public intern pe anul 2011 aprobat de Ministerul X;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- Legea nr.191/2011;- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/15.01.2003 pentru

aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul Ministerului X nr.68 /2004.

Durata acţiunii de auditare: 16.05 – 03.06.2011

Perioada supusă auditării: 01.01.2010 - 31.12.2010

Organizarea Instituţiei publice A. Instituţia publică A are calitatea de ordonator terţiar de credite.În perioada supusă auditării ultimul stat de funcţii pentru Instituţia

publică A a avut aprobate 89 de posturi.Conform statelor de salarii întocmite în luna decembrie 2010 au

fost plătite un număr de 82 de persoane .Diferenţa de 7 posturi o reprezintă posturi vacante.

II. FIXAREA OBIECTIVELOR:

Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.Tehnici utilizate:

78

a) verificarea în vederea asigurării evaluării şi îmbunătăţirii eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.Tehnici de verificare utilizate:Comparaţia: privind modul de evidenţă şi raportare a angajamentelor bugetare între prevederi bugetare şi cheltuieli, pentru ordinele de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă;Analiza : datelor şi informaţiilor cuprinse în documente;Examinarea : situaţiilor privind inventarierea pentru anul 2010 şi a modului de reevaluare a mijloacelor fixe; pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, proceselor verbale etc.; modului de îndosariere, arhivare şi casare a documentelor;Confruntarea : soldurilor faptice cu cele din evidenţa contabilă; Recalcularea – verificarea :calculelor matematice a salariilor;Garantarea : pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor în contabilitate, în cărţile de muncă şi în registrele şi condicile obligatorii ale personalului auxiliar de specialitate;Urmărirea : datelor înscrise în bilanţurile contabile şi a existenţei documentelor justificative şi conţinutul acestora, pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate;Confirmarea : soldurilor de către contabilitate cu ocazia inventarierii bunurilor.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;

c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor.

Instrumente de audit: - lista de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil;- chestionare.

Documente şi materiale examinate în cadrul Instituţiei publice A.

Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2010 - 31.12.2010:

- bugetele de venituri şi cheltuieli pe anul 2010;- situaţiile financiare trimestriale şi anuale;

79

- documente privind organizarea şi conducerea contabilităţii, a modului de acordare a vizei de control financiar preventiv şi a modului de evidenţă şi raportare a angajamentelor bugetare şi legale;

- evaluarea programului anual al achiziţiilor publice şi a modului de respectare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, încheierea contractelor şi urmărirea executării contractelor de furnizare, servicii şi lucrări;

- documentele privind inventarierea elementelor de activ şi pasiv;- registrele, condicile şi formularele statistice.

Materiale întocmite pe timpul auditării:- lista centralizatoare a obiectelor auditabile;- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- liste de verificare pe obiective (LV);- teste la listele de verificare pe obiective;- lista de control, anexă la test;- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);- interviuri cu salariaţii entităţii publice auditate privind activitatea

desfăşurată; - raportul de audit, minuta şedinţei de deschidere, minuta şedinţei

de închidere.

III. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

Procedurile specifice care reglementează activitatea financiară. Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru

între sarcini, competenţe (autoritate decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele) şi să se definească proceduri.

Procedurile reprezintă paşii ce trebuie urmaţi şi cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competenţelor, existenţa activităţilor de control în punctele cheie şi angajarea responsabilităţilor.

Pe baza procedurilor, se monitorizează existenţa şi funcţionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea să constatăm dacă:- este integrat în sistemul de management al fiecarei componente structurale a entităţii publice;- intră în grija personalului de la toate nivelurile;-oferă o asigurare rezonabilă atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi terminând cu cele generale.

80

În practică, există două categorii de proceduri:- procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice, precizări/instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică, în vederea organizării aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern;- proceduri specifice pentru fiecare activitate a entităţii publice sub forma metodologiilor de lucru, care trebuie să fie:* scrise şi formalizate pe suport de hârtie şi/sau electronic, care să conţină pe fluxurile operaţiilor, activităţi de control, responsabilităţi, modele de documente cu exemplificări respectiv formalizate, cunoştinţele individuale şi colective care trebuie stocate şi puse în ordinea care să corespundă scopurilor entităţii publice şi aprobate de conducătorul unităţii;* simple şi specifice, pentru ca executanţii să le poata utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al entităţii publice;* completate şi actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor şi practicii în materie;* aduse la cunoştinţa executanţilor pentru a putea fi discutate, însuşite şi aplicabile în mod uniform.

Auditorul intern, din analiză a constatat că pentru atribuirea responsabilităţilor, separarea sarcinilor şi delegarea autorităţilor sunt stabilite proceduri scrise şi formalizate şi au fost actualizate. Paşii care trebuie parcurşi sunt cunoscuţi de către salariaţi şi se regăsesc în Regulamentul de ordine interioară a parchetelor şi parţial în fişele postului.

Persoanele implicate sunt informate despre sarcinile care le revin şi sunt familiarizate cu desfăşurarea activităţii pe bază de proceduri specifice fiecărei activităţi.

Din verificările efectuate s-a constatat faptul că recomandările cuprinse în Raportul de audit intern nr. 42/31.03.2010 au fost implementate parţial.

Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

1. Încadrarea cheltuielilor în prevederile bugetare

Plăţile şi cheltuielile Instituţiei publice A s-au încadrat în creditele bugetare repartizate de Ordonatorul secundar de credite, pe capitolele şi

81

articolele clasificaţiei bugetare, conform art.29 din Legea nr.500/2002, modificată, privind finanţele publice.

Situaţia contului de execuţie a bugetului instituţiei publice se prezintă astfel:

- la data de 31.12.2010

- LEI -

Denumire indicatoriCredite

bugetare aprobate

Plăti efectuate

Cheltuieli efective

I. Cheltuieli curente 9.254.682 9.254.450 9.253.269-Cheltuieli de personal 8.683.407 8.683.349 8.713.170-Bunuri şi servicii 522.445 522.271 491.269

Venituri din anii precedenţi - 21.895 -II. Cheltuieli de capital 1.743.600 1.743.600 135.399Cheltuieli privind asistenţa socială

48.830 48.830 48.830

TOTAL CHELTUIELI 10.998.282 10.976.155 9.388.668

Se constată că plăţile efectuate s-au încadrat în creditele bugetare aprobate.

Din verificările efectuate şi analiza testului întocmit s-a elaborat în baza listei de verificare, nu au fost constatate iregularităţi cu privire la elaborarea proiectului de buget, acesta este însoţit de fundamentări detaliate prin care să se motiveze sumele solicitate.

2. Întocmirea Programului anual al achiziţiilor publicePentru perioada auditată s-a întocmit Programul anual al achiziţiilor

publice, au fost cuprinse în program toate valorile estimate ale contractelor de furnizare, servicii şi lucrări; a fost respectat termenul legal de întocmire.

În toate cazurile privind achiziţiile publice de furnizare, servicii şi lucrări se întocmesc referate de necesitate, aprobate de către conducătorul unităţii şi se respectă corespondenţa cu sistemul de grupare şi de codificare CPV.

Au fost evidenţiate deficienţe care au fost înscrise în Fişa de identificare şi analiză a problemei, în ceea ce priveşte următoarele aspecte :

CONSTATĂRI

82

Pentru anul 2010 a fost întocmit programul anual al achiziţiilor publice, dar nu s-a actualizat conform rectificărilor bugetare aprobate.

CAUZELipsa de personal în cadrul departamentului economico financiar şi

administrativ.Nu au fost respectate prevederile Hotărârii Guvernului nr.925/2006

pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

CONSECINŢE Neactualizarea programului anual al achiziţiilor publice privind

totalitatea contractelor de furnizare, de lucrări şi de servicii, pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în decursul anului bugetar următor, corespunzător necesităţilor obiective de produse, de lucrări şi de servicii coroborate cu gradul de prioritate al necesităţilor, conduce la necunoaşterea de către echipa managerială a anticipărilor cu privire la fondurile ce urmează a fi alocate prin bugetul anual.

RECOMANDĂRIRestudierea şi aplicarea de către salariaţii departamentului

financiar contabil şi administrativ a prevederilor Hotărârii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

Se vor întocmi programele anuale al achiziţiilor publice la fiecare rectificare bugetară în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

3. Respectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice

83

Din analiza interviului managerului economic şi verificarea la faţa locului s-a constatat faptul că în perioada auditată la nivelul Instituţiei publice A s-au întocmit şi actualizat procedurile interne privind achiziţiile de bunuri, servicii şi lucrări.

Au fost evidenţiate deficienţe care au fost înscrise în Fişa de identificare şi analiză a problemei, în ceea ce priveşte următoarele aspecte :

CONSTATĂRINu se întocmesc documentele prevăzute în Procedura internă a

Instituţiei publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe şi înregistrată sub nr. 32 din 23.02.2010, respectiv în cazul prestărilor de servicii de traducere specializate autorizate nu s-au întocmit contracte şi nici documente de recepţie, care să confirme că acestea au fost prestate şi sunt conforme.

CAUZENu au fost respectate prevederile Ordonanţei de urgenţă a

Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr. 11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 110/2005.

Nu a fost respectată Procedura internă a Instituţiei publice A ce trebuia aplicată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr.32 din 23.02.2010.

CONSECINŢE Prin nerespectarea prevederilor legale privind achiziţiile directe, a

conţinutului dosarelor de achiziţii publice, pot să nu fie respectate principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică, respectiv: nediscriminarea prin asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naţionalitate, să poată participa la procedura de atribuire şi astfel să aibă şansa de a deveni contractant; transparenţa prin aducerea

84

la cunoştinţa publicului a tuturor informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire.

RECOMANDĂRIElaborarea listei activităţilor şi aprecierea riscurilor specifice

activităţii.Aplicarea prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.

34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr.11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 110/2005.

În cazul achiziţiei de bunuri şi a prestărilor de servicii de traducere specializată, autorizată se va respecta Procedura internă a Instituţiei publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr.32 din 23.02.2010, prin respectarea termenului de întocmire al referatelor de necesitate, respectiv întocmirea/încheierea contractelor şi a documente de recepţie, care să confirme că acestea au fost prestate şi sunt conforme.

4. Urmărirea executării contractelor de furnizare, servicii şi lucrări Efectuarea cheltuielilor s-a realizat în limita creditelor bugetare aprobate şi numai în legătură cu activitatea instituţiei şi cu atribuţiunile acesteia.

Au fost evidenţiate deficienţe care au fost înscrise în Fişa de identificare şi analiză a problemei, în ceea ce priveşte următoarele aspecte :

CONSTATĂRIPentru anul 2010 nu s-au respectat prevederile Hotărârii

Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de

85

concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010 în ceea ce priveşte obligaţia de a utiliza mijloace electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire pentru realizarea achiziţiilor directe într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a acestora.

CAUZENu au fost respectate prevederile Hotărârii Guvernului nr.925/2006

pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Hotărârea Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010.

CONSECINŢEPrin nerespectarea prevederilor legale privind utilizarea mijloacelor

electronice la aplicarea procedurilor de atribuire a achiziţiilor directe într-un procent de cel puţin 40% din valoarea totală a achiziţiilor publice efectuate în anul 2010, pot să nu fie respectate principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică, respectiv: nediscriminarea prin asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naţionalitate, să poată participa la procedura de atribuire şi astfel să aibă şansa de a deveni contractant; transparenţa prin aducerea la cunoştinţa publicului a tuturor informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire; proporţionalitatea prin asigurarea corelaţiei între necesitatea autorităţii contractante, obiectul contractului de achiziţie publică şi cerinţele solicitate a fi îndeplinite; asumarea răspunderii prin determinarea clară a sarcinilor şi responsabilităţilor persoanelor implicate în procesul de achiziţie publică, urmărindu-se asigurarea profesionalismului, imparţialităţii şi independenţei deciziilor adoptate pe parcursul derulării acestui proces.

RECOMANDĂRI

86

Restudierea şi aplicarea de către salariaţii departamentului financiar contabil şi administrativ a prevederilor Hotărârii Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, Hotărârea Guvernului nr.198/2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 şi Hotărârea Guvernului nr.167/2010.

V. CONCLUZII

Auditorul pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare din entitatea auditată conform grilei:

NR. CRT

OBIECTIVULAPRECIERE

FUNCŢIONAL

DE ÎMBUNĂ-TĂŢIT

CRI TIC

1. Achiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări X

Precizăm că faptele constatate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor şi interviurilor efectuate şi consemnate în documentele de lucru întocmite de către auditori şi însuşite de către factorii de management ai Instituţiei publice A.

Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţa de închidere, apreciate de către participanţii la această şedinţă, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minuta şedinţei de închidere.

Considerăm că în urma rezultatelor evaluării auditorilor interni cu privire la eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe

87

gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare, activitatea factorilor de management ai Instituţiei publice A. se înscrie în parametri normali.

Auditor intern,D.P.

Supervizat,Şef Serviciu audit public intern

M.M.

88

6.2. Raport de audit intern realizat de experţi contabili în baza „Standardului profesional nr. 36 – Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”.

RAPORT DE AUDIT INTERNPrivind misiunea de audit intern desfăşurată în anul 2011 la

SC „ABC” SRL

Subsemnata D.P., membru al Camerei Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, cod de înregistrare fiscală nr. XX…9847, înscris în Tabloul Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, având carnet nr.XX1722/2006/A, în baza contractului de prestări servicii nr. 10/2011 am efectuat:

„Misiune de audit intern realizată de experţii contabili” în baza „Standardului profesional nr. 36”,

pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011 la SC „ABC” SRL T.Eşantion auditare lunile: martie, iunie, septembrie 2011.Durata misiunii de audit: 28.11.2011- 31.12.2011.

Persoanele contractate in timpul misiunii de audit:-I.T.– director general;-N.O. – director economic;-M.A.– contabil;Cadrul legal al acţiunii de auditare l-a reprezentat :

- Ordonanţa guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată;

- Standardul profesional nr. 36; „Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”.

- O.M.F.P. nr. 1267/2000 pentru aprobarea normelor minimale de audit

- Legea nr. 31/1990 republicată şi modificată privind societăţile comerciale;

- Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată;- Legea 571/2003 cu modificările şi completările ulterioare privind

Codul fiscal;- O.M.F.P. nr. 3055/2009 pentru aprobarea reglementărilor contabile

conforme cu directivele europene;- Legea 22 din 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de

garanţii şi răspunderea în legătura cu gestionarea bunurilor, modificată cu Legea nr. 54 din 8 iulie 1994;

- Decretul nr.209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă;

89

- O.M.F.P. nr. 2861/09.10.2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;Obiectivele acţiunii de auditare sunt nominalizate distinct pe

şapte dosare după cum urmează:1. Dosarul juridic:- date de identificare, capital social, domenii de activitate;- puncte de lucru, acţionariat, auditori, cenzori;- organigrama, hotărâri AGA şi consiliu de administraţie;- titluri de proprietate precum şi întăbulări sau alte documente pentru

imobilele aflate în partimoniu;- contracte şi deţineri;- colaborări cu societăţi;- asigurări obligatorii impuse de lege.2. Dosarul fiscal:- obligaţii declarative;- autorizate comune şi speciale;- obligaţia deţinerii de case de marcat;- obligaţii fiscale curente şi specifice, vector fiscal, scutiri, amânări la

plată, eşalonări;- registre obligatorii;- controale fiscale (perioadele controlate şi concluzii);3. Dosar gestiune:- jurnale contabile, fond şi formă, cerinţe, semnături autorizate;- respectarea procedurilor de inventariere a patrimoniului;- planul de conturi – personalizat;- împrumuturi şi leasing – proceduri comune, cuantum, tipologie,

aprobări;- decontări între unitate şi subunitate, custodii, consignaţie;- circuitul documentelor în cadrul organizaţiei;- politicile aplicate, evaluarea stocurilor, metoda de amortizare.4. Dosar trezorerie:- specimen de semnătură, aprobări plăţi, control intern;- asigurarea garanţiilor (inclusiv cele contractuale), responsabilităţi

casier, plafoane aprobate, reţineri efectuate;- alte valori deţinute, gestiuni şi control;- aprobarea avansurilor de trezorerie, decontare, diurne şi cazări

aprobate conform procedurilor grupului;- rulajele din conturile de trezorerie şi aprobarea operaţiunilor

efectuate;

90

5. Dosar cheltuieli:- întocmirea şi aprobarea cererilor de achiziţie, existenţa unui sistem

centralizat, responsabili şi gestiuni;- furnizori agreaţi de grup conform procedurilor sau independenţa în

alegerea partenerilor – furnizori de bunuri şi servicii;- politici comune de acordare de beneficii salariaţilor sau ulterior

(pensionare), asigurări, medicina muncii, tichete de masă.6. Dosar resurse umane:

- regulament intern de organizare, manualul angajatului;- politici de grilă salarială, politici de angajare sau majorări de

salariu, testele obligatorii la angajare;- fişe de post;- evaluare angajaţi şi management.

7. Dosar logistic:- cine utilizează programele informatice (existenţa unui sistem de

securitate).Scopul acţiunii de auditare conform contractului încheiat între părţi

consta in:- asigurarea completitudinii si corectitudinii conducerii registrelor de

contabilitate; - asigurarea respectării principiilor generale ale contabilităţi -

asigurarea respectării regulilor de evaluare a elementelor de activ si pasiv;

- asigurarea respectării reglementarilor contabile in conformitate cu directivele europene

- buna gestionare a fondurilor societăţii şi rentabilizarea activităţii prin politici de reducere a cheltuielilor;

Tipul de auditare – audit: audit intern realizat în baza standardului profesional nr.36 „Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”.

Tehnici utilizate:a) verificarea în vederea asigurării evaluării şi îmbunătăţirii

eficienţei şi eficacităţii societăţii ;Tehnici de verificare utilizate:

- Analiza : datelor şi informaţiilor cuprinse în documente;- Examinarea : situaţiilor privind inventarierea şi a modului

de reevaluare a mijloacelor fixe; modului de îndosariere, arhivare şi casare a documentelor;

- Confruntarea : soldurilor faptice cu cele din evidenţa contabilă

- Recalcularea – verificarea : calculelor matematice a salariilor;

91

- Garantarea : pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor în contabilitate;

- Urmărirea : datelor înscrise în bilanţurile contabile şi a existenţei documentelor justificative şi conţinutul acestora ; pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate;

- Confirmarea : soldurilor de către contabilitate cu ocazia inventarierii bunurilor.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;

c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor.

Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011:

- balanţele de verificare pentru perioada auditată;- situaţiile financiare semestriale şi anuale;- documente privind organizarea şi conducerea contabilităţii;- state de salarii;- documentele privind inventarierea elementelor de activ şi pasiv ;- registrele societăţii;Materiale întocmite pe timpul auditării:- tabloul obiectivelor auditate;- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- foi de lucru, anexă la F.I.A.P.;- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (F.I.A.P.);- interviuri cu salariaţii societăţii comerciale auditate privind

activitatea desfăşurată; - raportul de audit.

SC „ABC” SRL funcţionează în baza Legii nr. 31 din 1990 (republicată cu modificările ulterioare), sub formă de societate cu răspundere limitată, fiind persoană juridică română (conform contractului anexă la actul constitutiv încheiat la 04.03.2011). Societatea are sediul social în: municipiul T.

Capitalul social este în valoare de 68.400 RON, fiind împărţit în 6.840 părţi sociale fiecare în sumă de 10 RON fiecare.

Asociaţii:- T.A.: cu un aport de 61.500 RON la capitalul social, reprezentând

6.150 părţi sociale;

92

- T.C.: cu un aport de 6.900 RON la capitalul social, reprezentând 690 părţi sociale.

Obiectul de activitate conform codurilor CAEN:Domeniul principal de activitate:

682 Închirierea şi subînchirierea bunurilor imobiliare proprii sau închiriate.

Actul constitutiv precizează şi alte activităţi.

ASPECTE SESIZATE CONFORM OBIECTIVELOR STABILITE ŞI A FIŞELOR DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMELOR

ÎNTOCMITE

Obiectivul nr. I: Dosarul juridicÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:

- date de identificare, capital social, domenii de activitate;- puncte de lucru, acţionariat, auditori, cenzori;- organigrama, hotărâri AGA şi consiliu de administraţie;- titluri de proprietate precum şi întăbulări sau alte documente pentru

imobilele aflate în patrimoniu - contracte şi deţineri;- colaborări cu societăţi;- asigurări obligatorii impuse de lege.

PROBLEMEa) - societatea nu a întocmit registrul acţionarilor;.b) – riscuri privind deducerea impozitelor locale (teren şi clădiri)

aferente activelor societăţii din localitatea C. M. jud. T.

CONSTATARIa) nu a fost întocmit registrul asociaţilor:Conform art. 198 din legea 31/90 privind societăţile comerciale: „(1)

Societatea trebuie sa ţina, prin grija administratorilor, un registru al asociaţilor, in care se vor înscrie, după caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părţilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.”

b) deductibilitate impozit local aferent activelor societăţii din localitatea Comloşu Mare; (teren – 1.430 RON şi clădiri – 6.630 RON)

Activul societăţii din loc. Comloşu Mare compus din „Construcţii 2 grajduri şi anexe” în valoare de 385.000 RON (conform balanţei de imobilizări – octombrie 2011), nu are la acest moment utilizare, nefiind închiriat, aspect datorat crizei economico-financiare.

93

CAUZEA fost omis aspectul legat de registrul asociaţilor deoarece din

eroare administratorul a considerat că acesta se întocmeşte doar în cazul societăţilor pe acţiuni.

Activul societăţii din loc. C. M. nu realizează venituri întrucât pe fondul crizei economico-financiare nu s-a putut încheia un contract de închiriere rentabil. Acest aspect vizează unul din obiectivele principale ale societăţii. Pentru realizarea acestui obiectiv s-a practicat publicitate în periodicul „Agenda” pe întregul an 2011.

CONSECINŢENefiind închiriat activul de la C. M., acesta este în situaţia de a nu

genera venituri pentru societate în ansamblu, fapt ce nu ar permite deducerea cheltuielilor generate. Conform art. 19 din Legea 571/2003 privind codul fiscal (coroborat cu HG 44/2004 cu modificările şi completările ulterioare) alin. (1) „Profitul impozabil se calculează ca diferenţă între veniturile realizate din orice sursă şi cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri, dintr-un an fiscal, din care se scad veniturile neimpozabile şi la care se adaugă cheltuielile nedeductibile. La stabilirea profitului impozabil se iau în calcul şi alte elemente similare veniturilor şi cheltuielilor potrivit normelor de aplicare.”

Aspect avut în vedere de către compartimentul contabil al societăţii şi în consecinţă amortizarea contabilă aferentă acestui activ nu face obiectul deducerii fiscale. Este discutabilă deducerea cheltuielilor cu impozitele locale.

Neîntocmindu-se registrul asociaţilor există riscul necunoaşterii în orice moment a situaţiei părţilor sociale, a naturii acestora, a persoanelor care le deţin.

RECOMANDĂRIRespectarea prevederilor art. 198 din legea 31/90 privind

societăţile comerciale.Pe parcursul desfăşurării misiuni a fost întocmit Registrul

asociaţilor.

Obiectivul nr. II: Dosarul fiscalÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:

- obligaţii declarative;- autorizate comune şi speciale;

94

- obligaţia deţinerii de case de marcat; (pentru acest aspect a fost realizat un interviu cu contabilul şef ce este anexat la F.I.A.P. dosar fiscal şi prezentului raprt);

- obligaţii fiscale curente şi specifice, vector fiscal, scutiri, amânări la plată, eşalonări;

- registre obligatorii;- controale fiscale (perioadele controlate şi concluziile acestora sunt

prezentate în tabloul obiectivelor auditate şi în raport).

PROBLEME a) - registrul de casă nu este listat în două exemplare;. b) - societatea nu a întocmit registrul acţionarilor/asociaţilor;.-

aspect analizat în dosarul juridic;

CONSTATARIa) registrul de casă este editat într-un singur exemplar; Conform Decretului nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului

operaţiilor de casă: art. 40 „ Evidenta încasărilor şi plăţilor în numerar se ţine cu

ajutorul registrului de casa, care se întocmeşte de către casier pe baza documentelor justificative. Zilnic, casierul totalizează operaţiile din fiecare zi şi stabileşte soldul casei, care se reportează pe fila următoare. Exemplarul al doilea se detaşează şi se predă compartimentului financiar-contabil, în aceeaşi zi, sau cel mai târziu a doua zi, împreună cu documentele justificative, sub semnătura în registrul de casa.” ;

precum şi a precizărilor Ordinul Ministerului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile „REGISTRU DE CASĂ(Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA):1. Serveşte ca:

- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă. 2. Se întocmeşte în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.

La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează. Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-

95

contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate. 3. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2). Exemplarul 1 rămâne la casier. 4. Se arhivează: - la casierie (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).”

b) nu a fost întocmit registrul asociaţilor:aspect detaliat la dosarul juridic

CAUZEEvidenţa contabilă este condusă în sistem informatizat şi a fost

omisă listarea registrului de casă în două exemplare. Nu au fost respectate prevederile legislative privind editarea registrului de casă în două exemplare: Decret 209/1976, Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 3512/2008, privind documentele financiar-contabile, cu modificările ulterioare şi a Legii nr.82/1991 Legea contabilităţii .

CONSECINŢEPrin needitarea registrului de casă în două exemplare conform

legislaţiei în vigoare exista riscul depistării acestui neajuns de către organele de control (Inspecţia Fiscală DGFP, Garda Financiară, ş.a.) şi în consecinţă a aplicării unor măsuri contravenţionale.

RECOMANDĂRIRespectarea prevederilor legislative în vigoare: Decret 209/1976,

Ordinul Ministerului Economiei şi Finanţelor 3512/2008, privind documentele financiar-contabile, cu modificările ulterioare, a Legii nr.82/1991 Legea contabilităţii şi a Legii 31/1990 privind societăţile comerciale.

Pe parcursul desfăşurării misiuni ambele probleme semnalate au fost remediate.

În cazul registrului de casă a fost listat al doilea exemplar pentru întreaga perioadă auditată.

Obiectivul nr. III: Dosar gestiuneÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:

- jurnale contabile, fond şi formă, cerinţe, semnături autorizate;- respectarea procedurilor de inventariere a patrimoniului;- planul de conturi – personalizat;

96

- împrumuturi şi leasing – proceduri comune, cuantum, tipologie, aprobări;

- decontări între unitate şi subunitate, custodii, consignaţie;- circuitul documentelor în cadrul organizaţiei;- politicile aplicate, evaluarea stocurilor, metoda de amortizare.

PROBLEME a) – problema decontării combustibilului; b) – reglementarea din punct de vedere contabil a animalelor de

pază de la complexul C. M. CONSTATARI

a) – problema decontării combustibilului;În perioada auditată societatea a decontat cheltuieli privind combustibilul (aferent lunilor cuprinse în eşantion) astfel:

o luna martie: 410,36 RON;o luna iunie: 1.328,92 ROn;o luna septembrie: 1.620,05 RON.

Pentru susţinerea acestor cheltuieli au fost prezentate foi de parcurs întocmite de agentul comercial.

a) – societatea deţine în localitatea C. M. 5 câini de pază, care nu sunt înregistraţi în evidenţele contabile în contul 361 „Animale şi păsări”;

CAUZE: Societatea a ţinut cont de reglementările impuse de O.U.G.

34/2009 privind rectificarea bugetară şi reglementarea unor măsuri financiar – fiscale: „ l^1) în perioada 1 ianuarie 2011 - 31 decembrie 2011 inclusiv, cheltuielile privind combustibilul pentru vehiculele rutiere motorizate care sunt destinate exclusiv transportului rutier de persoane, cu o greutate maximă autorizată care să nu depăşească 3.500 kg şi care să nu aibă mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând şi scaunul şoferului, cu excepţia situaţiei în care vehiculele se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru: intervenţie, reparaţii, pază şi protecţie, curierat, transport de personal la şi de la locul de desfăşurare a activităţii, precum şi vehiculele special adaptate pentru a fi utilizate drept care de reportaj, vehiculele utilizate de agenţi de vânzări şi de agenţi de recrutare a forţei de muncă;”

Hrana pentru câinii de la spaţiile din localitatea C. M. a fost considerată cheltuială deductibilă fiscal şi a fost dedus TVA-ul aferent.

97

CONSECINŢEEste discutabilă deducerea cheltuielilor cu combustibilul, deşi

societatea a dedus doar acele curse realizate conform foilor de parcurs doar pentru deservirea spaţiilor închiriate (menţionez că deplasările realizate în alte scopuri nu au făcut obiectul deducerilor fiscale şi nici al TVA-ului). Această problemă rezidă din faptul că deşi combustibilul decontat este justificat conform foilor de parcurs doar în interesul strict al deservirii obiectului de activitate a societăţii, acesta nu este personalizat (deservirea spaţiilor închiriate) în articolul de lege mai sus amintit.

Animalele de pază (câini) deşi sunt ai societăţii, deoarece nu au fost achiziţionaţi de la furnizori de specialitate (fiind primiţi de la acţionari) s-a omis înregistrarea în contabilitate.

RECOMANDĂRIRespectarea legii 571/2003 cu modificările şi completările

ulterioare, referitoare la deductibilitatea fiscală a combustibilului. Întocmirea zilnică a foilor de parcurs şi vizarea acestora de către directorul economic al societăţii în vederea confirmării curselor realizate doar în scopul obiectului de activitate al societăţii.

Respectarea hotărârilor AGA şi a deciziilor administratorului privind cheltuielile administrative indirecte.

Înregistrarea câinilor în contul 361 „Animale şi păsări” prin corespondenţă cu contul 7582 (7718) „Venituri din donaţii şi subvenţii primite”, conform legii contabilităţii nr. 82/91 şi a regulamentului de aplicare a legii contabilităţii nr. 704 din 1993 cu modificările şi completările ulterioare

Faţă de acest obiectiv precizez că societatea procedează corect privind deducerea TVA în situaţia spaţiilor închiriate la societăţi bancare (clienţi către care se emit facturi fără TVA conform contractelor încheiate), în sensul că achiziţiile realizate strict pe aceste spaţii nu fac obiectul deducerii TVA-ului.

Obiectivul nr. IV: Dosarul trezorerieiÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:

- specimen de semnătură, aprobări plăţi, control intern;- asigurarea garanţiilor (inclusiv cele contractuale), responsabilităţi

casier, plafoane aprobate, reţineri efectuate;- alte valori deţinute, gestiuni şi control;- aprobarea avansurilor de trezorerie, decontare, diurne şi cazări

aprobate conform procedurilor grupului;

98

- rulajele din conturile de trezorerie şi aprobarea operaţiunilor efectuate;

PROBLEME a) – inexistenţa constituirii garanţiilor pentru persoana ce

îndeplineşte funcţia de casier; b) – nu există hotărâri AGA care să reglementeze aprobarea

avansurilor de trezorerie, decontare, diurne şi cazări în limitele conferite de Codul fiscal.;

CONSTATARIa) nu este constituită garanţie pentru persoana ce deţine

funcţia de casier. Conform Legii nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătura cu gestionarea bunurilor organizaţiilor socialiste CAP. 3. Garanţii art.10 „ Gestionarul are obligaţia de a constitui o garanţie în numerar….”, art. 11 „Constituirea garanţiei se face prin contract încheiat în scris…”, art. 12 „Garanţia în numerar va fi de minimum un salariu şi de maximum trei salarii tarifare lunare ale gestionarului; ea nu va putea depăşi valoarea bunurilor încredinţate”, art. 13 „Garanţia în numerar se reţine în rate lunare de 1/10 din salariul tarifar lunar sau din câştigul mediu pe o lună, după caz. Dacă, din cauza altor reţineri, ratele din contul garanţiei în numerar nu pot fi reţinute, gestionarul este obligat sa le depună”, art. 15 „Garanţia în numerar va fi depusă de către organizaţia socialistă la Casa de Economii şi Consemnaţiuni, înscriindu-se într-un carnet de consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi păstrat de organizaţia socialistă în favoarea căreia s-a constituit garanţia. Pentru garanţia depusă, Casa de Economii şi Consemnaţiuni acordă o dobândă de 1,5 % pe an.”; modificată de Legea nr. 54 din 8 iulie 1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor organizaţiilor socialiste: art.1. Termenii "organizaţii socialiste" din titlul şi cuprinsul legii se înlocuiesc cu termenii: "agenţi economici, autorităţi sau instituţii publice",şi art.2 „Articolul 15 se modifică şi va avea următorul cuprins:ART. 15 Garanţia în numerar va fi depusă de către agenţii economici, autorităţile şi instituţiile publice la Casa de Economii şi Consemnaţiuni sau la bănci, într-un cont special al agentului economic, al autorităţii ori al instituţiei publice respective. Garanţiile în numerar depuse la Casa de Economii şi Consemnaţiuni sau la bănci se înscriu într-un carnet de consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi păstrat în casieria agentului

99

economic, autorităţii sau instituţiei publice în favoarea căreia s-a constituit garanţia." b) nu există hotărâre AGA şi nici procedură privind reglementarea aprobării avansurilor de trezorerie, decontare, diurne şi cazări conform limitelor conferite de legislaţia în vigoare.

Nu s-a considerat necesare întocmirea acestor proceduri deoarece majoritatea plăţilor se realizează în sistem electronic (utilizare card, internet banking,) aspecte ce sunt reglementate.

CAUZE, CONSECINŢE:Nu au fost respectate prevederile legislative privind

incompatibilitatea în acest domeniu stabilită prin: Legea 22/1969 modificată de Legea 54/1994 şi Decret 209/1976. Plăţile electronice se realizează în baza convenţiilor întocmite de societate cu unităţile bancare partenere.

RECOMANDĂRIÎn vederea respectarea prevederilor legislative în vigoare: Legea

22/1969 modificată cu Legea 54/1994 , Decret 209/1976, Legea contabilităţii nr.82/1991 şi a Legii 31/1990 privind societăţile comerciale.

Constituirea garanţiilor conform legii.Emitere hotărâre AGA privind reglementarea aprobării avansurilor

de trezorerie, decontare, diurne şi cazări conform limitelor conferite de legislaţia în vigoare.

Completări la fişele posturilor la toate persoanele implicate (contabil şef, director economic şi director general), aspect remediat pe parcursul desfăşurării misiuni de audit.

Obiectivul nr. V: Dosar cheltuieliÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:

- întocmirea şi aprobarea cererilor de achiziţie, existenţa unui sistem centralizat, responsabili şi gestiuni;

- furnizori agreaţi de grup conform procedurilor sau independenţa în alegerea partenerilor – furnizori de bunuri şi servicii;

- politici comune de acordare de beneficii salariaţilor sau ulterior (pensionare), asigurări, medicina muncii, tichete de masă.

PROBLEME a) – problema decontării combustibilului; b) – inexistenţa unor proceduri formalizate ce reglementează

circuitul documentelor şi responsabilitatea persoanelor care le aprobă;

100

CONSTATARIb) – problema decontării combustibilului; Aspect analizat în

cadrul Fişei de identificare şi analiză a problemei referitoare la Dosarul gestiunii;

c) – societatea nu deţine proceduri privind reglementarea circuitului documentelor şi responsabilitatea persoanelor care le aprobă;

Aspectele legate de întocmirea şi aprobarea cererilor de achiziţie, existenţa unui sistem centralizat, responsabili şi gestiuni precum şi furnizori agreaţi de grup conform procedurilor sau independenţa în alegerea partenerilor – furnizori de bunuri şi servicii: sunt de competenţa hotărârilor AGA şi a deciziilor administratorului societăţii. CONSECINŢEa) - aspecte analizate în F.I.A.P. dosar gestiune:b) – neexistând proceduri pot apărea situaţii de efectuare a unor plăţi fără viza directorului general (aspect analizat în F.I.A.P referitor la dosarul trezoreriei);

RECOMANDĂRISimilar F.I.A.P. dosar gestiune şi dosar trezorerie.Întocmirea de proceduri privind reglementarea circuitului

documentelor şi responsabilitatea persoanelor care le aprobă;Având în vedere faptul că societatea are o activitate

profitabilă, plătind un impozit considerabil, discuţiile pe tema aprobării cheltuielilor ţin de hotărârile AGA şi de deciziile luate de către administrator şi directorul general în acest sens (aspect analizat în F.I.A.P referitor la dosarul trezoreriei).

Recomandare: întocmire proceduri, completări la fişele posturilor la toate persoanele implicate (contabil şef, director economic şi director general).

Organizarea unui control intern (audit intern) cel puţin periodic pe baza unor contracte de prestări servicii.

Obiectivul nr. VI: Dosar resurse umaneÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:

- regulament intern de organizare, manualul angajatului;- politici de grilă salarială, politici de angajare sau majorări de

salariu, testele obligatorii la angajare;- fişe de post;- evaluare angajaţi şi management.

101

PROBLEMEa) fişele de post ale contabilului şef, directorului economic şi

directorului general nu reflectă în totalitate activitatea pe care aceştia o desfăşoară efectiv;

CONSTATARI; CAUZE; CONSECINŢE.. a) constatările, cauzele şi consecinţele legate de această problemă

au fost analizate distinct în: dosarul juridic, fiscal, de gestiune, dosarul trezorerie şi al cheltuielilor;

RECOMANDĂRIa) completarea fişelor posturilor.Pe parcursul desfăşurării misiunii au fost modificate fişele de post conform recomandărilor din cadrul fiecărei Fişe de Identificare şi Analiză a Problemelor.Întocmire organigramă societate şi graficul privind circuitul documentelor.

Obiectivul nr. VII: Dosar logisticÎn cadrul acestui obiectiv au fost examinate următoarele:a) modalitatea de utilizarea programelor informatice; existenţa unui

sistem de protejare a programelor informatice (există parole şi cine are acces la acestea, există hotărâri AGA sau decizii manageriale în acest sens?).

PROBLEMEa) programele informatice sunt protejate cu parole care sunt

cunoscute şi utilizate de către contabilul şef şi directorul economic;

RECOMANDĂRINu se pune problema utilizării mai multor parole sau a

modificărilor periodice ale acestora deoarece personalul angajat este stabil, acţionarii au încredere în aceştia, iar biroul unde sunt amplasate calculatoarele se găseşte în sediul societăţii este protejat pentru eventuale efracţii printr-un contract cu o societate specializată în servicii de securitate şi pază.

102

II. CONCLUZII

Auditorul, pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează eficienţa şi eficacitatea societăţii comerciale conform contractului încheiat şi în limitele impuse de Standardul profesional 36 „Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”:

NR. CRT

OBIECTIVULAPRECIERE

FB74 B75 S76

1. DOSARUL JURIDIC X2. DOSARUL FISCAL X3. DOSAR GESTIUNE X4. DOSAR TREZORERIE X5. DOSAR CHELTUIELI X6. DOSAR RESURSE UMANE X7. DOSAR LOGISTIC X

Faptele constatate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor şi interviurilor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către auditor şi însuşite de către management SC”ABC” SRL.

Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorului, apreciate de către participanţii ca fiind realiste şi fezabile.

În urma rezultatelor evaluării auditorul apreciază activitatea SC”ABC” SRL încadrată la „foarte bine” sau „funcţional” referitor la examinarea aspectelor ce fac parte din dosarele: juridic, fiscal, al resurselor umane şi logistic; respectiv „bine”cu recomandări de „îmbunătăţit” pentru aspectele ce au vizat dosarele: gestiune, trezorerie şi cheltuieli; fiind în măsura să emită o asigurare rezonabila managementului general cu recomandări de atenţie asupra cheltuielilor ce nu vizează în mod direct obiectul de activitate al societăţii.

Managementul SC „ABC” SRL a apelat la misiunea de audit pentru a da un plus de valoare activităţilor şi proceselor în ansamblu şi nu în ultimul rând pentru examinarea/aprecierea activităţii personalului din compartimentul financiar contabil, care s-a dovedit a fi profesionist. De asemenea este, de apreciat

74 FB – reprezintă „foarte bine” sau „funcţional”;75 B – reprezintă „bine” sau „de îmbunătăţit”;76 S – reprezintă „suficient” sau „critic”

103

colaborarea tuturor angajaţilor societăţii, ce au fost solicitaţi în activitatea de audit. În acest context s-a punctat în cadrul fiecărui F.I.A.P. şi în prezentul raport de audit faptul că majoritatea recomandărilor au fost implementate din momentul sesizării iar cele care nu s-au putut finaliza sunt în curs de realizare.

30.12.2011ÎntocmitD. P.

104

CONCLUZII

Prin această lucrare nu am urmărit ca auditul intern ca disciplină să devină centrul preocupărilor studenţilor de la Facultatea de Ştiinţe Economice, ci doar ca materia să fie mai permeabilă, compatibilă cu aspiraţiile studenţilor şi aptă să stârnească ambiţii de împlinire profesională pentru viitor.

Plecând de la premisa că auditul intern nu este un control iar auditorii nu sunt adversarii unei entităţi, relev câteva dintre caracteristicile şi funcţiile auditului intern:

- auditul intern este o funcţie de asistenţă acordată managementului care permite responsabililor unei entităţi să-şi administreze mai bine activităţile;

- folosind metode şi instrumente specifice, auditul intern emite judecăţi asupra tuturor dispoziţiilor conducerii (reguli, proceduri, organizare, sistem de informare etc.) prin care aceasta asigură funcţionarea normală şi eficientă a activităţilor entităţii, adică asupra întregului sistem de control intern al acesteia prin care conducerea deţine controlul asupra afacerii;77

- important este de reţinut şi faptul că recomandările auditorilor interni nu sunt „literă de lege”, ele putând fi contestate cu argumentări precise de către entităţile auditate ajungându-se în multe situaţii prin conciliere (caz în care are loc o şedinţă de conciliere şi este întocmită „minuta şedinţei de conciliere”) la întocmirea unor „rapoarte de audit” şi a unor planuri de recomandări cu adevărat constructive în interesul managementuluii entităţii auditatei, a angajaţilor acesteia, precum şi a tuturor celor ce au contact cu aceasta (sindicate, bancheri, furnizori, clienţi etc.).

77 Standardul profesional nr. 36 „Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2007, pag. 5.

105

Bibliografie

Alain Burlaud (coord.), F.D. Poitrinal, E. Salustra: „Compatabilite et droit comptable. Lintelligence des compts et leur cadre legal”, gualino editeur, Paris, 1998;

Boulescu M, Ghiţă M., Mareş V.: „Control fiscal şi auditul financiar – fiscal”; Ed. CECCAR, Bucureşti, 2003;

Boulescu M.: „Auditul financiar. Repere normative naţionale”, Ed. Economică, Bucureşti, 2003;

Boulescu M. Şi colaboratorii: „Fundamentele auditului”, Ed. Did. şi Ped., Bucureşti, 2001;

Creţoiu G., Bucur I.: „Contabilitate – Fundamentele şi noul cadru juridic”, Ed. C.H. Beck, Bucureşti, 2007;

Ghiţă M., Ghiţă R., Briciu S., SasF.: „Audit Public Intern”, Editura AETERNITAS, Alba-Iulia, 2006;

Ghiţă M., Sas F., Tamas A., Briciu S., Ghiţă R., Dobra B.: „Guvernanţa corporativă şi auditul intern”; Editura AETERNITAS, Alba-Iulia, 2009;

Ghiţă M. ş.a.: ”Auditul intern al instituţiilor publice: teorie şi practică”, Editura CECCAR, Bucureşti, 2006;

Giurgiu A., ş.a.: „Mic Lexicon Financiar – Bancar şi Bursier”, Ed. Didactică şi Pedagogică, Bucureşti 2009;

Jaques Renard,: „Theorie et practique de l audit interne” Ed. dOrganisation, Paris 2002, tradusă în România printr-un proiect finanţat PHARE, sub conducerea M.F.P., Bucureşti, 2003;

Jinga C.: „Audit financiar”, Ed. ASE, Bucureşti, 2009;Jucan N.C., Petraşcu D.: „Problematica de ansamblu a controlului şi

auditului intern”, Ed. Alma Mater, Sibiu, 2011;Jucan C.: „Audit şi control intern” – Suport de curs pentru Master B8, Ed.

Alma Mater Sibiu, 2011;Munteanu A., Zuca M., Zuca Ş.: „Auditul intern la întreprinderi şi instituţii

publice: Concepte, metodologie, reglementări, studii de caz”, Wolters Kluwer, Bucureşti, 2010;

Oprea I., Popa I., Lenghe R.I.: „Procedurile auditului şi ale controlului financiar”, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, 2007;

Petraşcu D., „Internal audit: defining, objectivs, functions and stages” Studies and Business and Economics, Sibiu, Vol 5,3 Decembrie 2010;

Stoian A., Ţurlea E, „Audit financiar contabil”, Ed. Economică, Bucureşti, 2001;

Stârcea D: „Audit intern”, Ed. Academia Brâncuşi, Tg. Jiu, 2008;

106

Toma M.: „Iniţiere în auditul situaţiilor financiare ale unei entităţi”, Ed. CECCAR, Bucureşti. 2007;

Legislaţie şi standarde profesionale:Legea 672 din 2002 privind auditul public intern modificată şi completată

cu Legea 191 din 2011 publicată în Monitorul Oficial 780 din 3.11.2011.

OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar, modificată şi republicată;

Standardul profesional nr. 36 „Misiunile de audit intern realizate de experţii contabili”, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2007, pag. 5.

Norme profesionale ale auditului publicate de I.I.A şi comentate de I.F.A.C.I. Bucureşti, 2002;

107

ANEXE: Proceduri achiziţii instituţii publice.

PROCEDURA INTERNĂPRIVIND EFECTUAREA ACHIZIŢIILOR DIRECTE

Având în vedere necesitatea elaborării de către Instituţia publică A în calitate de ordonator secundar de credite a unei proceduri interne pentru efectuarea achiziţiilor directe, În temeiul dispoziţiilor art. 19 din OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, ce prevăd că :

,,Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a prezentului capitol, nu depăşeşte echivalentul în lei a 5.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, serviciu sau lucrare. Achiziţia se realizează pe bază de document justificativ care, în acest caz, se consideră a fi contract de achiziţie publică, iar obligaţia respectării prevederilor prezentei ordonanţe de urgenţă se limitează numai la prevederile art. 204 alin. (2).”, acest articol având următorul conţinut:

,, Autoritatea contractantă are obligaţia de a asigura obţinerea şi păstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea oricărei achiziţii publice. „ ,

Instituţia publică A :adoptă prezenta procedură internă de atribuire a contractului privind achiziţia directă de produse, servicii sau lucrări.

Scopul prezentei proceduri îl constituie abordarea unei metodologii unitare în efectuarea achiziţiilor directe de către Ministerul X, precum şi respectarea unor principii cum ar fi: asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice, asigurarea transparenţei şi integrităţii procesului de achiziţie publică, nediscriminarea operatorilor economici, asumarea răspunderii, etc.

În sensul prezentelor norme interne privind atribuirea contractelor/ lansarea comenzilor ferme având ca obiect achiziţia de produse/ servicii/ lucrări prin procedura de achiziţie directă, oricare dintre membri compartimentelor interne având atribuţii în efectuarea achiziţiilor publice, va utiliza următorii termeni principali, definiţi mai jos :

108

a) achiziţie - dobândirea definitivă sau temporară, de către Ministerul X, definită ca autoritate contractantă a unui produs, serviciu sau lucrare, prin atribuirea unui contract de achiziţie sau lansarea unei comenzi ferme;

b) contractant - ofertantul căruia i se atribuie contractul de achiziţie publică sau către care se lansează comanda fermă, în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentul act.

c) operator economic- oricare furnizor de produse, prestator de servicii sau executant de lucrări- persoană fizică/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii şi/ sau execuţie de lucrări

d) ofertant - oricare operator economic care a depus ofertă;d) concurenţă - existenţa a cel puţin doi ofertanţi care îndeplinesc

condiţiile de eligibilitate impuse de autoritatea contractantă;e) ofertă - documentaţie care cuprinde propunerea tehnică şi

propunerea financiară;f) propunere tehnică - document al ofertei, elaborat pe baza

cerinţelor din invitaţia de participare, stabilit de autoritatea contractantă;g) propunere financiară - document al ofertei prin care se

furnizează informaţiile cerute prin invitaţia de participare cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare şi comerciale;

h) specificaţii tehnice - cerinţe de natură tehnică ale autorităţii contractante, care definesc caracteristici ale bunului, serviciului sau lucrării, care permit să fie descris în mod obiectiv într-o astfel de manieră încât să corespundă acelei necesităţi care este în intenţia autorităţii contractante;

i) autoritate contractantă, în sensul prezentului act, este Ministerul X, ca şi instituţie publică;

j) căi de atac- contestaţii sau acţiuni în justiţie împotriva unor acte, decizii sau a unei proceduri aplicate de către autoritatea contractantă.

Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica această procedura internă având în vedere dispoziţiile art. 19 din OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

INIŢIEREA PROCEDURII DE ACHIZIŢIE

Art. 1) Iniţierea procedurii de achiziţie are loc în momentul primirii de către Departamentul economico- financiar şi administrativ a raportului de necesitate a achiziţiei, întocmit de către compartimentul

109

ce solicită diverse produse, servicii sau lucrări şi avizat de către conducătorul acestuia. Raportul de necesitate va cuprinde descrierea cât mai detaliată produselor/serviciilor/lucrărilor necesare compartimentului în cauză (caracteristici tehnico – funcţionale minimale), dimensiuni, cantitate, calitate, frecvenţă a operaţiunilor, etc, menţionarea necesităţii sau nu a consumabilelor aferente, perioada de livrare/prestare/ execuţie/garanţie, precum şi valoarea estimată a achiziţiei). Raportul de necesitate devine parte a dosarului achiziţiei şi va fi întocmit orientativ, după modelul din Formularul1 anexat prezentei. 2) Compartimentele din cadrul Departamentului economic-financiar şi administrativ ce au atribuţii de efectuare a achiziţiilor publice, vor elabora obligatoriu o notă justificativă (privind estimarea valorii achiziţiei şi a alegerii procedurii de achiziţie), pe baza raportului de necesitate întocmit de către compartimentul ce solicită achiziţia. Nota justificativă devine parte a dosarului achiziţiei şi va fi întocmită orientativ, după modelul din Formularul 2 anexat prezentei.

3) Nota justificativă se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante în calitate de ordonator principal de credite, cu avizul managerului economic şi al şefului compartimentului ce a elaborat nota justificativă şi constituie un înscris esenţial al dosarului achiziţiei publice.

4) Pentru determinarea valorii contractului de achiziţie vor fi aplicate regulile de estimare prevăzute în Secţiunea a 2-a din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 “Reguli de estimare a valorii contractului de achiziţie publică”.

METODE DE EFECTUARE A ACHIZIŢIEI DIRECTE

Art. 2 Achiziţia directă de produse/servicii/lucrări se poate efectua prin una din următoarele 2 (două) metode, în funcţie de gradul de complexitate al achiziţiei, după cum urmează :

1. metoda ,,testării de piaţă” (testare din punct de vedere al existenţei la vânzare şi al preţului produsului/serviciului/lucrării solicitate) pentru achiziţia produselor/ serviciilor/lucrărilor cu grad mic de complexitate.

Aceasta metodă constă în următoarele: a) deplasarea unuia dintre membri compartimentului ce are

atribuţii în efectuarea achiziţiilor publice şi culegerea de informaţii legate de preţ:

110

- într-unul sau mai multe super-market- uri (METRO, SELLGROSS, CORA, PRACTIKER,etc) pentru produse comercializate de astfel de magazine şi/ sau,

- la operatori economici specializaţi (aflaţi în baza de date a compartimentului ce efectuează achiziţia, în publicaţia Pagini Aurii sau pe internet) în domeniul ce face obiectul achiziţiei- pentru servicii sau lucrări sau,

b) solicitarea telefonică de oferte de preţ de la operatorii economici de mai sus, cu condiţia ca aceştia să le transmită prin fax (semnate şi ştampilate) la compartimentul ce solicită ofertele.

2. metoda ,,invitaţiei de participare” pentru achiziţia de produse/ servicii/lucrări cu grad mai mare de complexitate sau de specializare.

Aceasta metodă constă în transmiterea prin fax (de către unul dintre membri compartimentului ce are atribuţii în efectuarea achiziţiilor publice) a unei invitaţii către cel puţin trei operatori economici cu activitate în profilul achiziţiei (operatori economici aflaţi în baza de date a compartimentului ce lansează invitaţia, în publicaţia Pagini Aurii sau pe internet). Invitaţia de participare mai sus menţionată va fi întocmită orientativ, după modelul din Formularul 3, anexat prezentei. Este obligatoriu ca, în cadrul invitaţiei de participare să se precizeze orice cerinţă, criteriu, regulă şi alte informaţii necesare pentru a asigura operatorului economic o informare completă, corectă şi explicită cu privire la bunul, serviciul sau lucrarea ce se achiziţionează, precum şi cu privire la eventualele clauze contractuale. Notă: În cazul aplicării metodei de la punctul 2 al art.2, atunci când se consideră a fi necesar, managerul economic şi/ sau şeful serviciului căruia i se subordonează compartimentele ce au atribuţii în efectuarea achiziţiilor publice, poate solicita numirea unei comisii de evaluare alcătuită din minim 3 membri (angajaţi ai compartimentelor mai sus amintite), comisie ce va avea ca atribuţii evaluarea ofertelor şi propunerea de atribuire a achiziţiei/ contractului de achiziţie publică.

Această comisie de evaluare are obligaţia de a respinge ofertele neconforme cu cerinţele din Invitaţia de participare.

CRITERIUL DE ATRIBUIRE

Art. 3 Evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor în lei, fără TVA, a fiecărei oferte calificate în parte şi, prin întocmirea, în ordine crescătoare a preţurilor oferite, a clasamentului pe baza căruia se

111

stabileşte oferta câştigătoare, criteriul de atribuire fiind preţul cel mai scăzut.

DERULAREA ŞI FINALIZAREA PROCEDURII

Art. 4 (1) ,,Testarea de piaţă” efectuată conform prevederilor de la punctul 1 al art.2 va fi urmată de:

- redactarea unui raport de atribuire (model orientativ conform formular 4),conţinând rezultatul testării şi propunerea concretă (din punct de vedere al identităţii operatorului economic şi al valorii ofertei de preţ) de aprobare a achiziţiei. Raportul va fi întocmit de către cel ce a efectuat testarea de piaţă, va fi avizat de către conducătorul direct al acestuia şi aprobat de managerul economic şi de ordonatorul principal de credite.

- în baza raportului de atribuire aprobat de ordonator, se va trece la efectuarea demersurilor economice necesare efectuării achiziţiei propriu- zise (eliberarea din casierie a sumei necesare achiziţiei, în baza formularelor ,,propunere de angajare a unei cheltuieli”, ,,angajament bugetar individual/global” şi ,,ordonanţare de plată” şi apoi la cumpărarea efectivă a produsului/ serviciului/lucrării). (2)Transmiterea ,,invitaţiei de participare” efectuată conform prevederilor de la punctul 2 al art. 2 va fi urmată de:

-primirea de oferte prin fax,-semnarea (de către cel care a efectuat solicitarea de oferte sau de

către comisia de evaluare menţionată în Nota de la punctul 2 al art.2) a declaraţiei de confidenţialitate (model conform formular 6- pentru metoda ,,testării de piaţă” şi pentru metoda ,,invitaţiei de participare”).

-redactarea unui raport de atribuire (model orientativ conform formular 5) ce va conţine date legate de parcurgerea procedurii, analiza ofertelor prezentate (respectiv a cel puţin două oferte de preţ primite, din cele minim trei solicitate), clasamentul crescător din punct de vedere al preţurilor prezentate în ofertele declarate admise sau calificate şi propunerea concretă de atribuire a achiziţiei.

Raportul de atribuire va fi întocmit, după caz, de către cel ce a efectuat solicitarea de oferte, sau de către comisia de evaluare menţionată în Nota de la punctul 2 al art.2. Acest raport de atribuire va fi avizat după caz, de către conducătorul direct al persoanei care l-a întocmit, apoi va fi aprobat de managerul economic şi de ordonatorul principal de credite sau, în cazul existenţei comisiei de evaluare, va fi semnat de către comisia de evaluare şi apoi aprobat de către ordonatorul principal de credite.

112

-în baza raportului de atribuire aprobat de ordonator, se va trece la înştiinţarea ofertanţilor despre rezultatul aplicării procedurii de achiziţie şi, după caz: a) la eliberarea din casierie a sumei necesare achiziţiei, în baza formularelor ,,propunere de angajare a unei cheltuieli”, ,,angajament bugetar individual/global” şi ,,ordonanţare de plată” şi apoi la cumpărarea efectivă a produsului/ serviciului/lucrării, pentru cazul achiziţionării de produse/servicii/lucrări cu un grad mai mic de complexitate sau,

b) la redactarea şi încheierea contractului, urmată de îndeplinirea efectivă a obiectului acestuia, pentru cazul achiziţionării de produse/servicii/lucrări ce presupun un grad mai mare de complexitate şi clauze contractuale speciale. Notă: În cazul în care, ca urmare a transmiterii ,,invitaţiei de participare” nu se primesc minim 2 (două) oferte, din care 1 (una) este corespunzătoare cerinţelor tehnice, calitative, etc ale autorităţii contractante, sau preţurile din toate ofertele primite depăşesc alocaţia bugetară pentru această achiziţie, procedura se va relua, prin transmiterea invitaţiei la cel puţin încă un operator economic, altul decât cei care au fost invitaţi la prima organizare a procedurii de achiziţie.

PREŢUL CONTRACTULUI

Art. 5 Preţul achiziţiei/contractului este ferm şi va fi exprimat în lei.

CĂILE DE ATAC

Art. 6 (1)Actele sau deciziile nelegale, care determină încălcarea prevederilor legale, pot fi atacate pe cale administrativă. (2)Autoritatea contractantă este competentă să soluţioneze contestaţiile înaintate pe cale administrativă.

SOLUŢIONAREA CONTESTAŢIEI

Art. 7 (1)Contestaţia este forma de atac pe cale administrativă a actelor şi deciziilor nelegale. (2)Contestaţia trebuie formulată în scris. (3)Contestaţia trebuie să facă referire la prejudiciile pe care le-a suferit, le suferă sau le poate suferi contestatorul, precum şi modul în care acesta aşteaptă să fie rezolvat cazul în speţă.

113

(4)Îndată după primirea unei contestaţii autoritatea contractantă verifică contestaţia şi estimează temeinicia suspendării procedurii pentru atribuirea contractului. (5)Pentru fiecare contestaţie autoritatea contractantă are obligaţia de a formula o rezoluţie motivată care trebuie să fie comunicată contestatorului, precum şi celorlalţi participanţi încă implicaţi în procedura pentru atribuirea contractului, într-o perioadă de cel mult 10 zile lucrătoare de la data înaintării contestaţiei. (6) În termen de două zile lucrătoare de la primirea comunicării prevăzute la alin. (2) contestatorii au obligaţia de a notifica autorităţii contractante dacă acceptă sau nu rezoluţia autorităţii contractante şi măsurile corective, eventual decise, de către aceasta. Cei care notifică autorităţii contractante că acceptă rezoluţia şi măsurile corective decise decad din dreptul lor de a ataca în justiţie, inclusiv din acela de a introduce cerere de intervenţie în interesul părţii care ar ataca respectiva rezoluţie şi/sau măsurile corective în cauză. (7) În vederea formulării rezoluţiei sale motivate autoritatea contractantă se poate consulta cu contestatorul şi cu toţi cei care s-au asociat contestaţiei; de asemenea, autoritatea contractantă poate iniţia consultări şi cu ceilalţi participanţi încă implicaţi în procedura pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. (8) Ori de câte ori autoritatea contractantă reţine în vederea soluţionării mai multe contestaţii împotriva aceluiaşi act sau aceleiaşi decizii invocate ca nelegale are obligaţia să soluţioneze în mod unitar toate contestaţiile primite, având în vedere respectarea principiului tratamentului egal. (9) În soluţionarea contestaţiilor autoritatea contractantă poate decide măsuri corective de modificare, încetare, revocare, anulare şi altele asemenea ale actelor şi deciziilor nelegale sau ale activităţilor în legătură cu acestea, în scopul conformării cu prevederile legale. (10) Orice măsură corectivă decisă de către autoritatea contractantă trebuie să fie precizată în cadrul rezoluţiei motivate.

ATACAREA ÎN JUSTIŢIE

Art. 8 (1)Acţiunea în justiţie trebuie introdusă în cel mult 30 de zile de la data primirii rezoluţiei motivate privind contestaţia sau, în cazul în care nu primeşte răspuns, de la data expirării perioadei de soluţionare a contestaţiilor.

DISPOZIŢII FINALE

114

Art. 9 (1)Autoritatea contractantă prin:- reprezentantul compartimentului intern din cadrul

Departamentului economic-financiar şi administrativ ce are atribuţii de efectuare a achiziţiilor publice sau,

- preşedintele comisiei de achiziţie, va asigura respectarea principiilor liberei concurenţe, transparenţei, tratamentului egal şi confidenţialităţii în relaţia cu ofertanţii interesaţi să participe la procedura pentru atribuirea contractului.

(2) Autoritatea contractantă are obligaţia de a efectua achiziţia prin cumpărarea directă a produsului/ serviciului/ lucrării sau de a încheia contractul (după caz) cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind corespunzătoare din punct de vedere al cerinţelor achizitorului şi care are totodată preţul cel mai scăzut, numai după aprobarea de către conducerea instituţiei a raportului de atribuire rezultate în urma desfăşurării procedurii interne.

(3) În cazul în care raportul de atribuire nu se aprobă de către conducătorul instituţiei, procedura va fi reluată în termen de maxim 3 zile lucrătoare, prin aplicarea în mod obligatoriu, a metodei de la punctul 2 al art.2 din prezenta procedură.

(4) Prezentele norme procedurale pot fi completate, modificate sau abrogate de către conducerea autorităţii contractante. (5) Prezentele norme de procedură internă privind atribuirea contractelor de achiziţie prin procedura de ,,achiziţie directă” intră în vigoare la data aprobării prin ordin de ordonatorul principal de credite.

115

MINISTERUL X Formular 1

Nr. ……………../……………2011

RAPORT DE NECESITATE Privind: achiziţia produsului/serviciului/lucrării…………………….

Temei legal: prevederile Legii 304/2004.privind legea de organizare judiciară

Obiect achiziţie: a)descrierea produsului/serviciului/lucrării ce se

doreşte a fi achiziţionat, cuprinzând date despre parametri tehnici, descriptivi, calitativi, cantitativi, etc. ai acestuia;

b)eventuale clauze contractuale: termen (e) şi/ sau condiţii de livrare, termene de garanţie, etc.

Justificare achiziţie (necesitate, etc): …………. Având în vedere cele de mai sus,

Vă rugăm să aprobaţi achiziţia produselor/serviciilor/lucrărilor ce

fac obiectul prezentului raport de necesitate.

Tabel 1

Funcţie Numele şi prenumele Data Semnătura

Avizat ordonator secundar de credit

Verificat şef compartiment

Întocmit (compartimentul care solicită achiziţia)

116

Tabel 2

Funcţie Denumire situaţie existentă/ Nume şi prenume

Data Semnătura

Aprobat şef birou administrativ

Eliberare din magazie/ Inexistent în magazie şi oportunitate a achiziţiei

Administrator

Existent în magazie/Inexistent în magazie

Notă : După avizarea de către ordonatorul secundar de credite (tabel 1),

referatul va fi transmis la Departamentului economico-financiar şi

administrativ care va completa tabelul 2.

Formular 2

117

MINISTERUL X Aprobat, Ordonator secundar de credite

Nr. ……………../……………2011

Notă justificativă privind:

- determinarea valorii estimate fără TVA a contractului de achiziţie publică având ca obiect achiziţia produsului/serviciului/lucrării ,,……………….. ,,

- selectarea procedurii de ,,achiziţie directă „ ca procedură de achiziţie

În conformitate cu Raportul de necesitate nr……/data…… (pe care îl anexăm prezentei în copie), prin care Secţia…/ Departamentul Economico- Financiar şi Administrativ solicită achiziţia produsului/serviciului/lucrării…………., Având în vedere următoarele:

- în programul anual al achiziţiilor publice pentru anul ………. al Instituţiei publice A, aprobat sub nr. …./ data …… , figurează la poziţia nr…… de la art.bugetar ……. denumit ,,………”, produsul/serviciul/lucrarea……… având codul C.P.V…………….. şi valoarea disponibilă pe întreg anul bugetar ……. de ………….. lei fără TVA, echivalent a ……..euro , la paritatea leu/ euro comunicată de BNR pentru data aprobării modificării programului mai sus amintit (valoare sub pragul de 5000 euro).

- pînă la data prezentei, la această poziţie din program s-a cheltuit valoarea totală de ...............lei cu TVA inclus, prin procedura de ,,achiziţie directă”.

-valoarea rămasă disponibilă la data prezentei pentru această poziţie din programp este de .......lei cu TVA inclus.

- valoarea estimată a achiziţiei solicitată prin Raportul de necesitate nr……/data……..este de …………..lei cu TVA inclus,

Propunem aprobarea aplicării procedurii de ,,achiziţie directă” în scopul efectuării achiziţiei produsului/ serviciului/lucrării de mai sus, justificarea fiind următoarea:

In conformitate cu reglementarile legale în vigoare privind achizitiile publice (art.19 din OUG 34/2006 aprobată prin Legea nr.337/2006 şi HG nr.955/2006), dacă valoarea cumulată estimată a unui contract de achiziţie publică de produse/servicii/lucrări, fără TVA, pentru un întreg an bugetar, este mai mică de 5.000 euro, este legal a se aplica procedura de achiziţie directă.

118

FuncţieNumele şi prenumele

CalitateaData Semnătura

Ordonator secundar de credite

Manager economic

Birou Achiziţii Publice Funcţionar public

Formular 3

119

MINISTERUL X Aprobat,

Ordonator secundar de credite Nr. ……………../……………2011

Către, S.C………………..…………S.R.L., Adresă:……………………………………………. Fax nr.:

Instituţia publică A, în calitate de autoritate contractantă, are onoarea să vă

invite să participati la procedura de atribuire a contractului de achizitie publică având ca obiect “…………..”

1. Obiectul contractului: ……………….2. Caracteristici tehnice, calitative, cantitative, etc şi condiţii de garanţie:……………..Notă: ofertantul care prezintă în ofertă un produs/serviciu/lucrare ce nu corespunde caracteristicilor solicitate la acest punct al invitaţiei, va fi descalificat automat. 3. Procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică:

achiziţie directă.4. Sursa de finantare a contractului de furnizare care urmează să fie atribuit:

bugetul de stat, bugetul local,, alte surse.

5. Oferta depusă de operatorul economic trebuie să cuprindă:Propunerea tehnică (după caz): Ofertantul va elabora propunerea tehnică astfel încât aceasta să descrie şi să respecte în totalitate cerintele prevazute la punctul 2 din prezenta invitaţie.Propunerea financiara: Ofertantul va elabora propunerea financiară astfel încât aceasta să cuprindă toate elementele de cost şi informaţiile cu privire la preţ precum şi la alte condiţii financiare şi comerciale legate de obiectul achiziţiei publice, conform cerinţelor de la punctul 2 al invitaţiei de participare.

Notă: Propunerea tehnică şi cea financiară vor fi semnate şi ştampilate de către ofertant. Se acceptă prezentarea într- un singur formular a celor două propuneri mai sus menţionate.

6. Limba de redactare a ofertei: română7. Perioada de valabilitate a ofertelor: 30 zile faţă de data transmiterii prin fax

a acestora.8. Pretul va fi exprimat în lei RON, fara TVA şi echivalent euro.9. Pretul ofertei este ferm în lei RON.

o NU se accepta actualizarea pretului contractului10. Criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare: preţul

cel mai scăzut, cu condiţia prezentării tuturor documentelor solicitate la punctul 11 din prezenta invitaţie.

11. Documente de calificare ce pot fi solicitate, după caz:

120

- certificat de înregistrare ca persoană juridică eliberat de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului;

- certificat de atestare fiscală privind plata sumelor datorate bugetului de stat şi bugetelor sociale, eliberat de organele teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice, din care să rezulte ca ofertantul nu are datorii la bugetul de stat.

- certificat privind impozitele şi taxele locale, eliberat de organele teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice, din care să rezulte ca ofertantul nu are datorii la bugetul local.- certificat constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe langa tribunalul din raza teritorială unde îşi are sediul ofertantul, din care să reiasă:1. existenta codului CAEN/CPV corespunzator comercializarii/prestării/executării obiectului achiziţiei şi,

2. că nu se afla în niciuna dintre situaţiile menţionate la art.180 şi 181 din O.U.G. nr.34/2006.- alte cerinţe………. (după caz).

12.Prezentarea oferteiToate documentele enumerate la punctele 5 şi 11 din prezenta invitaţie, se vor

transmite prin fax la nr. 02…/ ………….. (al Compartimentului ce efectuează achiziţia, din cadrul Entităţii publice).

13. La oferta de baza:o NU se accepta oferte alternative

14. Termenul de livrare şi/sau punere în funcţiune şi/sau executare a lucrărilor este de maxim ,,x” zile lucrătoare de la achiziţia bunului/serviciului/lucrării sau de la semnarea contractului.

15. Plata pretului contractului se va face în contul operatorului economic, deschis în trezoreria ………, in maxim 10 zile lucrătoare de la data semnării procesului- verbal de recepţie la livrarea produselor/ punerea în funcţiune a produselor /terminarea lucrărilor …………

16. Data limita pentru transmiterea prin fax a ofertei: ………..ora …………..

17. Telefonul de unde se pot procura informaţii suplimentare, al …(Compartimentul responsabil cu efectuarea achiziţiei din cadrul autorităţii contractante), este 021/………….

Întocmit, …………

121

RAPORT DE ATRIBUIRE

a achiziţiei produsului/serviciului/lucrării……….. prin metoda ,,testării de piaţă”

Urmare a solicitării din Raportul de necesitate nr…../data……de achiziţie a produsului/ serviciului/lucrării……. şi a aprobării efectuării acesteia prin procedura de achiziţie directă- metoda ,,testare de piaţă” (conform Notă nr…../dată….), Subsemnatul nume……prenume…….., angajat al compartimentului……din cadrul Departamentului economic- financiar şi administrativ, în conformitate cu prevederile procedurii de efectuare a achiziţiilor directe aprobată de conducătorul instituţiei, m- am deplasat în data de ……..la SC…., SC…../ am solicitat telefonic oferte de preţ în data de ……….....de la S.C…., S.C.……. Urmare a celor mai sus menţionate:

1. am constatat că produsul/serviciul/lucrarea ……..poate fi achiziţionată la preţul de …….lei cu TVA inclus de la SC…., acesta fiind mai scăzut decât preţul oferit de SC…… sau

2. am primit oferte de preţ de la SC….., SC……, etc, înregistrate sub nr….,…..,etc pentru produsul/serviciul/lucrarea ……..şi am constatat că preţul cel mai scăzut este oferit de SC………..Având în vedere cele menţionate mai sus, propun aprobarea achiziţiei

produsului/serviciului/lucrării ………….. de la SC……….

FuncţieNumele şi prenumele

CalitateaData

Semnătura

Aprobat Ordonator secundar de credite

Avizat Manager economic

Întocmit Compartiment din cadrul Departamentului economico- financiar şi contabilitate, responsabil cu efectuarea achiziţiei

Funcţionar public

122

Formular 5 MINISTERUL X Aprobat, Ordonator secundar de credite Nr. ……………../……………2007

RAPORT DE ATRIBUIRE a achiziţiei produsului/serviciului/lucrării……….. prin metoda ,,invitaţiei de participare”

Urmare a solicitării din Raportul de necesitate nr…../data……de achiziţie a produsului/ serviciului/lucrării……. şi a aprobării efectuării acesteia prin procedura de achiziţie directă- metoda transmiterii ,,invitaţiei de participare” (conform Notă nr…../dată….),

Varianta1.Subsemnatul nume……prenume…….., angajat al compartimentului……din cadrul Departamentului economic- financiar şi administrativ, în conformitate cu prevederile procedurii de efectuare a achiziţiilor directe aprobată de conducătorul instituţiei, am transmis prin fax în data de ……..invitaţiile de participare nr……./data……..către SC…., SC….. şi SC……. Am primit pe fax ofertele înregistrate sub nr……./data…….. a SC……., nr……./data……..a SC…….., nr……./data………a SC………… Ca rezultat al analizării acestora, am constatat următoarele:-Oferta SC…. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor şi, în concluzie, este declarată calificată şi admisă. Preţul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea…. este de ……lei fără TVA inclus/ este declarată descalificată şi respinsă; -Oferta SC…. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor şi, în concluzie, este declarată calificată şi admisă. Preţul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea…. este de ……lei fără TVA inclus/ este declarată descalificată şi respinsă; -Oferta SC…. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor şi, în concluzie, este declarată calificată şi admisă. Preţul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea…. este de ……lei fără TVA inclus/ este declarată descalificată şi respinsă. Drept urmare, clasamentul crescător al preţurilor din ofertele declarate calificate este următorul:1.SC…….;2.SC…….;3.SC…….. Având în vedere analiza ofertelor înregistrate pentru achiziţia ce face obiectul procedurii mai sus prezentată, propun aprobarea cumpărării produsului/serviciului/lucrării…….. de la SC………..

123

Varianta2. Nume….prenume……., angajat al compartimentului……din cadrul Departamentului economic- financiar şi administrativ, în conformitate cu prevederile procedurii de efectuare a achiziţiilor directe aprobată de conducătorul instituţiei, a transmis prin fax în data de ……..invitaţiile de participare nr……./data……..către SC…., SC….. şi SC……. Urmare a acestui lucru, s- au primit pe fax ofertele înregistrate sub nr……./data…….. a SC……., nr……./data……..a SC………, nr……./data………a SC………… Comisia de evaluare numită prin Ordinul nr…../data…. al ordonatorului secundar de credite al Instituţiei publice A a procedat la analizarea ofertelor şi a constatat următoarele:

-Oferta SC…. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor şi, în concluzie, este declarată calificată şi admisă. Preţul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea…. este de ……lei fără TVA inclus/ este declarată descalificată şi respinsă; -Oferta SC…. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor şi, în concluzie, este declarată calificată şi admisă. Preţul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea…. este de ……lei fără TVA inclus/ este declarată descalificată şi respinsă;

-Oferta SC…. a prezentat/ nu a prezentat documentele de calificare solicitate de achizitor şi, în concluzie, este declarată calificată şi admisă. Preţul oferit pentru produsul/serviciul/lucrarea…. este de ……lei fără TVA inclus/ este declarată descalificată şi respinsă. Drept urmare, Varianta a) Clasamentul crescător al preţurilor din ofertele declarate calificate este următorul:1.SC…….;2.SC…….;3.SC……..Iar comisia de evaluare propune aprobarea cumpărării produsului/serviciului/lucrării…….. de la SC……….. /atribuirii contractului de furnizare a produsului/prestare a serviciului/ execuţie a lucrării……în favoarea SC……..

Varianta b) Având în vedere faptul că nu există nici o ofertă corespunzătoare cerinţelor achizitorului, comisia de evaluare propune repetarea procedurii de achiziţie.

Comisia de evaluare:

1……….- preşedinte2……….-membru3……….-membru

124

Formular 6- pentru metoda ,,testării de piaţă”

DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE ŞI IMPARŢIALITATE

Subsemnatul ………… angajat al compartimentului…………….din cadrul Instituţiei publice A, având funcţia de ………, declar pe propria răspundere următoarele:

- nu sunt soţ sau rudă până la gradul al treilea inclusiv ori afin până la gradul al treilea inclusiv, cu unul dintre ofertanţi/candidaţi/concurenţi;- în ultimii trei ani nu am avut contracte de muncă sau de colaborare cu vreunul

dintre ofertanţi/candidaţi/concurenţi- nu am făcut parte din consiliul de administraţie sau din orice alt organ de

conducere sau de administraţie al vreunui ofertant/candidat/concurent;- nu deţin părţi sociale sau acţiuni din capitalul social subscris al unuia dintre

ofertanţi/candidaţi/concurenţi;- nu am nici un interes financiar în derularea procedurii, cu excepţia onorariului

cuvenit, potrivit prevederilor legale, pentru serviciile prestate;- nu am nici un interes financiar faţă de oricare dintre

ofertanţi/candidaţi/concurenţi;- nu am nici o afinitate sau o inclinaţie personală care ar putea să-mi afecteze

deciziile în legatură cu procesul de selecţie;- nu am nici o obligaţie personală sau debite financiare, ori de altă natură, faţă

de nici un ofertant/candidat/concurent, care ar putea să-mi afecteze deciziile în legatura cu procesul de evaluare.

- voi anunţa autoritatea contractantă în situaţia apariţiei unui conflict potenţial sau aparent care ar putea împieta asupra procesului de evaluare pentru care am fost nominalizat şi sunt de acord cu înlocuirea mea cu altă persoană dacă mă aflu în oricare din situaţia de mai sus.

- prin termenul informaţie înţeleg orice dată, document, grafic, hartă, planuri de execuţie, programe de calculator, baze de date şi alte asemenea stocate prin orice mijloc şi de asemenea, orice informaţie pusă la dispoziţie în legătura directă ori indirectă cu evaluarea ofertelor sau cu activitatea din cadrul Instituţiei publice A.

- voi trata orice informaţie la care am acces sau mi-a fost dată ori adusă la cunoştinţă drept secretă si confidentială şi nu voi transmite unei terţe părţi fără aprobarea în scris a conducerii autorităţii contractante sau a unui potenţial client, după cum este cazul.

- înţeleg, de asemenea, că această obligaţie nu se aplică în cazul în care transmiterea informatţilor se efectuează ca o consecinţă a unei obligaţii legale.

- informaţiile pe care le deţin le voi folosi în unicul scop de a efectua evaluarea ofertelor pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

- mă angajez să nu copiez, să nu multiplic şi să nu reproduc informaţii fără aprobarea în scris a autorităţii contractante şi să nu permit persoanelor din afara comisiei de evaluare să intre în contact cu informaţii din cadrul procedurii.

- voi lua toate măsurile rezonabil posibile pentru a împiedica accesul la informaţii aflate sub controlul meu precum şi copierea acestora.

125

- voi informa imediat conducerea autorităţi contractante dacă am cunostinţă despre orice acces neautorizat la orice informaţie şi modul în care a avut loc acest acces.

Dau prezenta declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate pe propria răspundere, cunoscând prevederile legale cu privire la confidenţialitatea şi păstrarea secretului informaţiei.

Numele şi prenumele _____________

Data ________________

Semnătura ___________

126

Formular 6- pentru metoda ,,invitaţiei de participare”

DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE ŞI IMPARŢIALITATE

Subsemnatul ………… membru în comisia de evaluare pentru atribuirea contractului de achiziţie publică a produsului/serviciului/lucrării ________________________, prin procedura de achiziţie directă, numit prin Ordinul nr…../……. emis de ordonatorul de credite al Instituţiei publice A, având funcţia de ………., declar pe propria răspundere următoarele:

- nu sunt soţ sau rudă până la gradul al treilea inclusiv ori afin până la gradul al treilea inclusiv, cu unul dintre ofertanţi/candidaţi/concurenţi;- în ultimii trei ani nu am avut contracte de muncă sau de colaborare cu vreunul

dintre ofertanţi/candidaţi/concurenţi- nu am făcut parte din consiliul de administraţie sau din orice alt organ de

conducere sau de administraţie al vreunui ofertant/candidat/concurent;- nu deţin părţi sociale sau acţiuni din capitalul social subscris al unuia dintre

ofertanţi/candidaţi/concurenţi;- nu am nici un interes financiar în derularea procedurii, cu excepţia onorariului

cuvenit, potrivit prevederilor legale, pentru serviciile prestate;- nu am nici un interes financiar faţă de oricare dintre

ofertanţi/candidaţi/concurenţi;- nu am nici o afinitate sau o inclinaţie personală care ar putea să-mi afecteze

deciziile în legătură cu procesul de selecţie;- nu am nici o obligaţie personală sau debite financiare, ori de altă natură, faţă

de nici un ofertant/candidat/concurent, care ar putea să-mi afecteze deciziile în legatura cu procesul de evaluare.

- voi anunţa autoritatea contractantă în situaţia apariţiei unui conflict potenţial sau aparent care ar putea împieta asupra procesului de evaluare pentru care am fost nominalizat şi sunt de acord cu înlocuirea mea cu altă persoană dacă mă aflu în oricare din situaţia de mai sus.

- prin termenul informaţie înţeleg orice dată, document, grafic, hartă, planuri de execuţie, programe de calculator, baze de date şi alte asemenea stocate prin orice mijloc şi de asemenea, orice informaţie pusă la dispoziţie în legătura directă ori indirectă cu evaluarea ofertelor sau cu activitatea din cadrul Instituţiei publice A.

- voi trata orice informaţie la care am acces sau mi-a fost dată ori adusă la cunoştinţă drept secretă si confidentială şi nu voi transmite unei terţe părţi fără aprobarea în scris a conducerii autorităţii contractante sau a unui potenţial client, după cum este cazul.

- înţeleg, de asemenea, că această obligaţie nu se aplică în cazul în care transmiterea informatţilor se efectuează ca o consecinţă a unei obligaţii legale.

- informaţiile pe care le deţin le voi folosi în unicul scop de a efectua evaluarea ofertelor pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

- mă angajez să nu copiez, să nu multiplic şi să nu reproduc informaţii fără aprobarea în scris a autorităţii contractante şi să nu permit persoanelor din afara comisiei de evaluare să intre în contact cu informaţii din cadrul procedurii.

- voi lua toate măsurile rezonabil posibile pentru a împiedica accesul la informaţii aflate sub controlul meu precum şi copierea acestora.

127

- voi informa imediat conducerea autorităţi contractante dacă am cunostinţă despre orice acces neautorizat la orice informaţie şi modul în care a avut loc acest acces.

Dau prezenta declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate pe propria răspundere, cunoscând prevederile legale cu privire la confidenţialitatea şi păstrarea secretului informaţiei.

Numele şi prenumele _____________

Data ________________

Semnătura ___________

128

ANEXE A

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr. X77/2011

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrareÎntocmit:P.D. Data: 05.05.2011 Avizat: Data: 16.05.2011

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂŢI DURATA PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞURĂRII

Tema generală: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare

I. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 31.03.2011P.D.

Ministerul X

2. Tipărirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă31.03.2011 Ministerul X

3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern31.03.2011 Ministerul X

4. Întocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile

03.05-04.05.2011

P.D. Ministerul X5. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe

6. Întocmirea Programului de audit intern05.05.2011 P.D. Ministerul X

7. Întocmirea Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului 06.05.2011

P.D. Ministerul X

129

8. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere 16.05.2011 P.D. Ministerul XII. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

OBIECTIVULAchiziţiile publice; încheierea contractelor de furnizare, servicii şi lucrări

3.1. Efectuarea testărilor, detaliate în Programul intervenţiei la faţa locului

30.05-01.06.2011

P.D. Instituţia publică A.

3.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu

3.3. Elaborarea F.I.A.P. – urilor

3.4. Colectarea dovezilor

3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru4. Planificarea şi organizarea Şedinţei de închidere

03.06.20115. Discutarea constatărilor cu structura auditată6. Concluzii

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN7. Redactarea proiectului de Raport de audit intern

03.06.20118. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern

9. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern

10.06.201110. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile11. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul

24.06.2011

12. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al auditatului13. Finalizarea Raportului de audit intern14. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei15. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat

IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR21. Iniţierea procesului de urmărire 27.06.2011

130

MINISTERUL X ANEXA B SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.X77/2011

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrarePerioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010Întocmit: P.D. Data: 06.05.2011 Avizat: Data: 16.05.2011

Obiectivul ACHIZIŢIILE PUBLICE ; ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII ŞI LUCRĂRI

ÎNTOCMIREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE

- Existenţa programului anual al achiziţiilor publice

Instituţia publica A

30.05-31.05.2011

- Încadrarea programului anual al achiziţiilor publice în bugetul aprobat- Programul anual al achiziţiilor publice este actualizat- Verificarea corespondenţei produselor, serviciilor şi lucrărilor cu sistemul de grupare şi de codificare utilizat CPV

- Analiza referatelor de necesitate

- Estimarea valorii contractelor de achiziţii 30.05-

131

ESTIMAREA VALORII CONTRACTELOR DE ACHIZIŢIE 31.05.2011

- Verificarea cuprinderii în program a tuturor valorilor estimate ale contractelor

RESPECTAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII PUBLICE

- Documentul de numire a comisiei de evaluare

30.05-31.05.2011

-Existenţa declaraţiilor de confidenţialitate şi imparţialitate-Oferta este însoţită de dovada garanţiei de participare

ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII ŞI LUCRĂRI

- Verificarea încheierii contractelor cu ofertantul declarat câştigător

31.05.2011- Verificarea constituirii garanţiei de bună execuţie

URMĂRIREA EXECUTĂRII CONTRACTE-LOR DE FURNIZARE, SERVICII ŞI LUCRĂRI

- Verificarea existenţei dosarului achiziţiei publice

01.06.2011- Verificarea respectării clauzelor contractuale (termen, preţ, calitate şi cantitate)

132

MINISTERUL X ANEXA C SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.X77/03.06.2011

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Ministerul X Serviciul de audit public intern

Luna

INSTITUŢIA PUBLICĂ A

Misiunea de audit public intern

Audit de regularitate pe perioada 01.01.2010-

31.12.2010

Raport de audit

nr. X77/03.06.2011

Obiecte auditabile

Recomandarea Implementat

Parţial imple-mentat

Neim- plemen

- tat

Data planificată/

Data implementării

Obiectivul ACHIZIŢIILE PUBLICE ; ÎNCHEIEREA CONTRACTELOR DE FURNIZARE, SERVICII ŞI LUCRĂRIRespectarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice

Restudierea şi aplicarea de către salariaţii departamentului financiar contabil şi administrativ şi membrii comisiilor de recepţie a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare şi a Ordinul ministrului justiţiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea şi plata interpreţilor şi traducătorilor folosiţi de Consiliul Superior

X Permanent

133

Ministerul X Serviciul de audit public intern

Luna

INSTITUŢIA PUBLICĂ A

Misiunea de audit public intern

Audit de regularitate pe perioada 01.01.2010-

31.12.2010

Raport de audit

nr. X77/03.06.2011

al Magistraturii, de Ministerul Justiţiei, Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Parchetul Naţional Anticorupţie, de organele de urmărire penală, de instanţele judecătoreşti, de birourile notarilor publici, de avocaţi şi de executori judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 şi prin Ordonanţa Guvernului nr. 11/2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 110/2005.În cazul prestărilor de servicii de traducere specializată autorizată se va respecta Procedura internă a Instituţiei publice A ce urmează a fi desfăşurată în vederea efectuării achiziţiilor directe înregistrată sub nr.24 din 05.01.2010, prin încheierea contractelor şi a documente de recepţie, care să confirme că acestea au fost prestate şi sunt conforme.

X Permanent

Întocmit, Pentru conformitate, Auditor intern Instituţia publică A

Manager economic Supervizat,

Şef Serviciu Audit Public Intern

134

Autorul vă adresează rugămintea de a trimite observaţiile şi criticile dvs cu privire la prezenta lucrare la adresa de e-mail: daniela.petrascu @yahoo.com , în vederea redactării unei viitoare ediţii.

Cu mulţumiri,

Lector univ. dr. Daniela Petraşcu

135