AUDIT Proceduri Conform Isa 220 (1)

AUDIT HC BUSINESS CONSULTING SRLsediul in Bucuresti, sector 3, Aleea Barajul Dunarii, nr. 10 bl.M8A, sc.B,et. 3, ap.52, CUI 18606035, J40/6722/2006 Tel : 021/3440199, 0720061003

PROCEDURI INTERNE ALE SOCIETATII DE AUDIT IN CONFORMITATE CU ISA 220

CUPRINS

1. ABORDAREA AUDITULUI DE CATRE FIRMA…………………………..… pag. 3

2. ANGAJAREA IN CADRUL FIRMEI…………………………………..………. pag.8

3. PASTRAREA CONFIDENTIALITATII DATELOR……………...…………. pag.27

4. DEZVOLTAREA PROFESIONALA A ANGAJATILOR……………………. pag.29

5. EVALUAREA ANGAJATILOR………………………………………………….. pag.36

6. AVANSAREA ANGAJATILOR IN CADRUL FIRMEI…………….……….. pag.48

7. BENEFICIILE ANGAJATILOR………………………………………………… pag.57

8. PROCEDURI DISCIPLINARE…………………………………………………. pag.75

9. DELEGAREA, CONSULTANTA, ACCEPTAREA SI CONTINUAREA RELATIILOR CU CLIENTII……………………………………………………. pag.84

9A). COMUNICAREA CU ALTI AUDITORI9B). REZOLVAREA DIFERENTELOR DE OPINII IN APLICAREA STANDARDELOR DE AUDIT& CONTABILITATE9C). CONSULTANTA9D).INCREDEREA IN MUNCA ALTOR AUDITORI9E).AUDITURI COMUNE9F). ROTATIA PARTENERILOR SI A ALTOR PROFESIONISTI MEMBRII AI ECHIPEI DIN CADRUL ANGAJAMENTELOR DE AUDIT SI ASIGURARE

10. ENTITATI DE INTERES PUBLIC…………………………..………………… pag.96

11. SPALAREA BANILOR…………………………………………………………… pag.98

12. MONITORIZAREA……………………………………………………………….. pag.118

1. ABORDAREA AUDITULUI DE CATRE FIRMA

Abordarea auditului firmeiObligaţia de a urmări standardeleDistincţia între standarde şi ghiduri de auditIntroducereRolul standardelor de audit

2

Documente detaliate ale standardelor de auditAria de aplicabilitate şi autoritatea standardelor de auditDeclaraţii ale erorilor profesionale

Lista de verificare a standardelor/ghidărilor de contabilitate şi auditStandarde contabileDeclaraţii privind proiectele de expunere - Standarde de auditDeclaraţii privind standardele de contabilitateDeclaraţia practicii recomandate Declaraţii privind standaredele şi ghidurile de audit

Abordarea auditului firmeiObligaţia de a urmări standardele

Consiliul naţional al contabililor şi auditorilor în virtutea legii a emis şi continuă să emită standarde şi ghiduri pentru uzul membrilor săi.

Orice persoană înregistrată în Consiliul naţional al contabililor şi auditorilor este obligată să urmărească aceste standarde şi să-şi dea silinţa de a asigura acceptarea generală şi urmărirea acestor standarde de către angajatorii lor precum şi de orice altă persoană asupra căreia ei au influenţă.

Orice persoană care efectuează funcţia de audit este obligată să insiste asupra conformităţii cu aceste standarde şi să prezinte în rapoartele de audit cazurile specifice, dacă există, de eşec în conformare.

Orice institutie de pregătire contabilă este obligată să includă referiri la aceste standarde în procesul lor de predare şi examinare.

Standardele şi îndrumările publicate sunt destinate tuturor membrilor profesiei de audit efectuând activităţi de audit , indiferent de mărimea activităţii lor sau de mărimea clienţilor lor.

Eşecul de conformare cu srandardele specificate va fi considerat ca o încălcare a disciplinei profesionale.

Distincţia între standardele şi ghidurile de audit

Standardele de audit prescriu principiile şi practicile de bază pe care membrii sunt aşteptaţi să le urmărească în conducerea unui audit şi în afara cazului când în contextul standardului există restricţii specifice, aceste standarde sunt destinate aplicării în orice activitate de audit întreprinsă.

Ghidurile de audit oferă îndrumări asupra aplicării standardelor de audit şi asupra procedurilor şi tehnicilor care pot fi adoptate şi pot include de asemenea exemple practice şi note explicative.

Consiliul naţional a! contabililor şi auditorilor ca un corp de supraveghere recunoscut, a emis standarde de audit relevante pentru mediul local. Acolo unde nu există standarde locale, încurajează membrii săi să folosească standardele promulgate de IAPC.

3

Există un număr de hotarari ale IAPC care ghidează auditorii în conducerea activităţii de audit. Unele dintre acestea oferă principii şi proceduri care trebuie urmate în conducerea tuturor auditelor în timp ce altele oferă îndrumări asupra aplicării acestor standarde în cazuri specifice.

Firmele de audit trebuie să se asigure că abordarea auditulut pe care o folosesc, fie că este dezvoltată în cadrul firmei sau extern, este în conformitate cu aplicarea acestor hotarari şi că este actualizată pentru emiterea de noi hotarari.

Acest capitol va prezenta pe scurt rolul şi natura diferită a standardelor şi îndrumărilor pe care auditorul trebuie să le folosească în conducerea tuturor auditelor.

Rolul standardelor de audit

Obiectivul ununi audit al situaţiilor financiare este de a da posibilitatea auditorilor de a oferi o opinie asupra acelor situaţii financiare considerate ca un întreg şi astfel să ofere garanţii rezonabile că situaţiile financiare oferă o imagine reală şi corectă (unde este cazul) şi că au fost întocmite în conformitate cu cerinţele de contabilitate relevante sau de alt fel.

Intr-un audit al situaţiilor financiare auditorii trebuie:

a) să realizeze proceduri destinate obţinerii de probe suficient de adecvate în conformitate cu standardele de audit pentru a determina cu un grad de încredere rezonabil dacă situaţiile financiare sunt lipsite de erori semnificative: b) Analizarea situaţiilor financiare, în scopul de a apiecia dacă ele au fost întocmite în conformitate cu legislaţia relevantă şi cu standardele de contabilitate, şi

c) să emită un raport conţinând o exprimare clară a opiniilor lor asupra situaţiilor financiare.

Standardele de audit oficiale reafirmă încrederea publică în profesia de audit şi conduc la o îmbunătăţire generală a calităţii serviciilor oferite. Acestea vor stabili de asemenea criterii bine definite de evaluare a activităţilor membrilor. Deoarece ele sunt în domeniul public, pot fi folosite la educarea publicului -larg pentru evitarea pauzelor de aşteptare.

Consiliul naţional al contabililor şi auditorilor în calitate de corp supraveghetor a emis standarde de audit relevante pentru mediul local şi acolo unde nu există standarde locale si încurajează membrii săi să folosească standardele promulgate de IAPC.

Auditorii care nu urmăresc standardele se pot vedea în situaţia de a suporta acţiuni disciplinare care pot avea ca rezultat pierderea statutului de autorizat şi scăderea eligibilităţii pentru efectuare auditului.

Aria de aplicabilitate şi autoritatea standardelor de audit

El acoperă următoarele domenii:

1. Planificarea, controlarea şi înregistrarea.

4

Auditorul trebuie să planifice, să controleze şi să înregistreze în mod adecvat activitatea sa în fiecare etapă a desfăşurării procesului pentru a asigura faptul că auditul este realizat în mod efectiv şi eficient, în continuare, auditorul trebuie să recunoască constrângerile economice relevante ale situaţiei, de exemplu, nevoia de a oferi opinia sa la un cost acceptabil, dacă este posibil.

2 . Sistemele contabile

Auditorul trebuie să aprecieze sistemul entităţii de înregistrare şi procesare a tranzacţiilor şi să stabilească gradul său de adecvare, ca bază pentru întocmirea situaţiilor financiare.

3. Proba de audit

Auditorul trebuie să obţină probe de audit relevante şi credibile, suficiente ca să-I permită să tragă concluziile rezonabile care se desprind.

4. Controalele interne

Dacă auditorul doreşte să punâbază pe orice control intern, el trebuie să aprecieze şi să evalueze acel control şi să efectueze teste de conformitate în operarea lui.

5. Revizuirea situaţiilor financiare

Auditorul trebuie să realizeze o astfel de revizuire a situaţiilor financiare, ca o operaţie suficientă, împreună cu concluziile trase din alte probe de audit obţinute, care să-I permită o opinie rezonabilă asupra situaţiilor financiare.

Standardele de audit conţin principii de bază şi proceduri esenţiale cu care auditorii sunt rugaţi să se conformeze în conducerea unui audit al situaţiilor financiare. Ele includ de asemenea explicaţii şi alte materiale care sunt destinate sprijinirii auditorilor în interpretarea şi aplicarea standardelor de audit.

Comportamentul

Declaraţii privind comportamentul profesional

In plus faţă de asigurarea că auditul este efectuat în conformitate cu standardele de audit şi alte îndrumări emise de către , firma de audit trebuie să asigure în permanenţă faptul că ea şi personalul său urmează Codul eticii profesionale. In plus faţă de datoriile faţă de public şi faţă de client, membrii ai sunt obligaţi să urmeze standarde înalte de conduită profesională care uneori pot fi împotriva intereselor lor personale. Codul este un ajutor pentru membrii în identificarea cazurilor în care ei sunt supuşi riscului de a eşua în recunoaşterea şi conformarea oricăruia dintre acele, standarde. Eşecul de a urmări aceste îndrumări nu constituie ei însuşi un comportament greşit, dar un membru poate fi tras la răspundere de comisia disciplinară pentru îndepărtarea nemotivată de la îndrumări.

TRECEREA ÎN REVISTĂ A STANDARDELOR CONTABILE ŞI DE AUDIT CURENTE

Standarde contabile

Standardele contabile sunt aplicabile tuturor situaţiilor financiare al cărui scop este să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a profitului sau pierderii pentru acea perioadă.

5

Standardele contabile nu trebuie aplicate articolelor al căror efect este considerat a fi nesemnificativ pentiu o înţelegere a situaţiilor financiare.

In conformitate, o copie a fiecărui standard care există va fi pusă la dispoziţia oricărui membru al personalului implicat în auditarea situaţiilor financiare, fie prin folosirea copiilor păstrate în biblioteca biroului, fie prin permiterea accesului personalului la copiile păstrate de parteneri.

In plus copiile oricărui proiect de expunere contabilă existent şi ale altor hotarari contabile vor fi de asemenea puse la dispoziţie în biblioteca biroului sau pot fi obţinute de la parteneri.

Ca parte a procesului de planificare a auditului, persoana responsabilă va aprecia extensia oricărui standard de raportare financiară sau declaraţie de standarde privind practica financiară sau planuri de expunere care este aplicabilă clientului şi se va asigura că membru personalului implicaţi în audit au fost încunoştinţaţi de conţinutul şi impactul acesteia.

Dacă se consideră necesar, partenerii vor oferi pregătire personalului privind conţinutul tehnic şi aplicarea standaidelor contabile.

Standarde şi schiţe de expuneri.

Acolo unde nu există standarde locale sau instrucţiuni, membrii sunt îndemnaţi să folosească standardele IFAC. Actualizarea standardelor este un exerciţiu continuu şi lista standardelor trebuie actualizată la intervale regulate de timp, iar copiile acestor standarde noi sau revizuite, precum şi schiţele lor trebuie puse la dispoziţia firmelor şi personalului practicant care trebuie să fie informat de amendamente.

Standardele de audit

1 Standardele de audit prescriu principiile şi practicile de bază pe care membrii trebuie să le urmeze în desfăşurarea unui audit. Standardele de audit se aplică în general ori de câte ori se execută un audit.

2 In mod corespunzător, va fi pus la dispoziţia oricărui partener sau membru al echipei implicate în efectuarea auditului, o copie a fiecărui standard aplicabil, fie din biblioteca biroului, fie. prin permiterea accesului acestora la copiile păstrate de parteneri.

3 Suplimentar, vor fi puse la dispoziţia echipei ce efectuează auditul orice alte note de practică, ghiduri sau alte situaţii pe care partenerul de contact cu clientul le consideră aplicabile unui client.

4 Persoana responsabilă se va asigura că personalul care efectuează auditul este încunoştiinţat de măsura în care orice standard de audit, ghid sau alte situaţii se aplică activităţii clientului lor şi de impactul pe care acestea îl au asupra activităţii desfăşurate.

5. Dacă se consideră necesar, partenerii vor pregăti personalul în ce priveşte partea tehnică şi modul de aplicare al standardelor de audit, ghidurilor şi altor situaţii.

6. Acolo unde nu s-au emis standarde sau ghiduri locale membrii trebuie să

6

folosească standardele IAPC. Actualizarea standardelor este un exerciţiu continuu şi lista standardelor trebuie actualizată la intervale regulate de timp, iar copiile acestor standarde noi sau revizuite, precum şi schiţele lor trebuie puse Ia dispoziţia firmelor şi personalului practicant care trebuie să fie informat de amendamente.

2. ANGAJAREA IN CADRUL FIRMEI

Recrutarea

GeneralităţiInterviulRezumat al procedurilor de recrutare(Evaluarea formularelor de solicitare şi intervievare)

Evaluarea formularului de solicitareForma de prezentare a serviciuluiPlanul primului interviuPlanul celui de-al doilea interviu

Alte scrisori şi forme

Declaraţia termenilor şi condiţiilor de angajareSchimbări în termenii şi condiţile de angajareScrisoare de oferire a serviciilorCăutarea referinţelor

Listă de verificare a programului de alocare a personalului

RECRUTAREAGeneralităţi

Este important să fie fixate obiective clare în recrutarea personalului. Procedurile care vor fi urmate atunci când se încearcă selectarea unui candidat pentru un post de răspundere sunt:

1. Firma trebuie să întreprindă acţiunea sa de recrutare într-o manieră ordonată, bazată pe o prognozare a cerinţelor mâinii de lucru.

2. Postul în discuţie va fi analizat pentru a întocmi o descriere a postului.

3. Când solicitările încep să sosească, prin telefon, scrisori sau viu grai, metodele de a lucra cu acestea vor depinde în mare măsură de urgenţa în umplerea golului. Trebuie să existe timp pentru a cere tuturor candidaţilor să completeze un formular de aplicaţie sau să prezinte un CV şi pentru acestea două împreună înainte de a trece la etapa următoare. Este important de a asigura faptul că toţi candidaţii vor satisface cerinţele postului, fie imediat, fie prin furnizarea de către firmă a pregătirii necesare.

4. Etapa următoare este de a intervieva candidaţii. Acolo unde există un număr foarte mare de candidaţi poate fi necesar de a face acest lucru în două etape, cu interviuri preliminare ţinute în scopul de a pregăti o listă scurtă de candidaţi pentru interviul final. Cu numai câţiva candidaţi, o listă scurtă poate fi întocmită imediat. Candidatul câştigător va fi în general ales după un interviu final.

5. Referinţele care trebuie să fie obţinute, trebuie să fie în mod normal culese

7

după interviul final. Oferta postului va fi condiţionată de faptul dacă referinţele se dovedesc satisfăcătoare. Fiecărui candidat ales I se va cere să semneze o declaraţie privind statutul său corespunzător, aşa cum se obişnuieşte annual cu toţi angajaţii şi partenerii.

6. Scrisori convenabile vor fi trimise candidaţilor respinşi.

7. Contractul de- angajare (Termeni şt condiţii de angajare) trebuie să fie completat şi trimis angajatului, în mod particular acesta trebuie să includă:

data angajării data de la care începe angajarea permanentă grila sau cota de salarizare intervalele la care va fi plătit salariul orice termeni şi condiţii legate de orele de muncă orice termeni şi condiţii legate de: dreptul la vacanţe, incluzând zilele nelucrătoare oficiale şi salariul de

vacanţă incapacitatea de muncă datorată îmbolnăvirii dau accidentelor, incluzând

provizioanele pentru plata concediului medical pensiile şi schemele de pensionare durata preavizului pe care angajatul este obligat să o dea şi are dreptul să o

primească Titlul postului Orice reguli disciplinare aplicabile sau referirea la un document care

specifică asemenea reguli Pentru studenţi dreptul de fi liberi în perioada examenelor şi pentru

pregătirea acestora şi orice alte condiţiiDouă copii ale termenilor şi condiţiilor de angajare vor fi trimise persoanei, cu

rugămintea ca una dintre copii să fie semnată şi trimisă înapoi pentru a fi reţinută Ia dosar. Odată cu scrisoarea de ofertă de muncă se va formula şi contractul de angajare

8. Inainte de începutul noilor angajări, vor fi făcute pregătiri adecvate de primire pentru sosirea noilor angajaţi şi va fi întocmit un program de asimilare a lor. Ulterior unele-metode de urmărire vor fi aplicate după o perioadă scurtă de timp pentru a vedea cum se acomodează noii angajaţi.

9. Obligaţiile de recrutare ale firmei sunt: Să se asigure că anunţurile cu ofertele de muncă arată clar forma de răspuns

dorită, de exemplu, CV sau un formular de solicitare

părţile contractante

Asiguraţi-vă că informaţii personale detaliate nu vor fi cerute decât dacă sunt relevante pentru ocuparea postului (de exemplu religia)

Culegeţi referinţe numai cu permisiunea solicitantului. Trataţi toate solicitările ca fiind confidenţiale

Interviul

Interviul va fi condus de una sau două persoane, una dintre ele va fi supraveghetorul direct al candidatului în viitor.

Pregăririle vor fi făcute în aşa fel încât să asigure că persoana sau persoanele care

8

intervievează şi candidatul cunosc locul şi ora interviului.

Persoana sau persoanele care intervievează trebuie să se asigure că este rezervatsuficient timp pentru interviu (cel puţin 45de minute) şi că este rezervată o cameră încare nu vor fi deranjaţi.

Persoana sau persoanele care intervievează vor citi formularul de prezentare şi solicitare,a postului şi vor pregăti dinainte un set de întrebaţi cheie. Sugestiile sunt date în planurile primului şi celui de-al doilea interviu.

Persoana sau persoanele care intervievează vor oferi candidatului un cadru relaxant şi vor încerca să încurajeze o comunicare facilă cu acesta. Vor fi folosite pentru a culege informaţii întrebări directe.

1. Interviul va ft ţinut cât mai pe scurt şi va cuprinde:

- Cu ce se ocupă persoana în prezent.- Slujbe anterioare, pregătirea, etc.- De ce persoana solicită acest post- Planurile de viitor ale lui / ei- Alte preocupări

2. Persoana sau persoanele care intervievează vor aloca un timp la sfârşitul interviului în care vor primi întrebări din partea candidatului

3. Persoana sau persoanele care intervievează vor nota impresiile lor despre candidat completat.

4. Să răspundă oricărei solicitări cât mai repede Să ţină la curent candidaţii cu stadiul de prelucrare al solicitării şi cu forma de selecţie, cu durata probabilă a procesului şi cu cheltuielile aferente.

Rezumat al procedurii de recrutareSortaţi formularele de solicitare şi CV-urile în trei grupe:

Decizia AcţiuneaNECORESPUNZATOR Anunţarea respingerii;

înregistraţi motivele

CANDIDAT POSIBIL Intârziaţi respingerea/invitarea pentru interviu-scrisoare

pentru aşteptare

ÎNDEPLINEŞTE CRITERIILE Invitarea la interviu

Toţi candidaţii vor fi informaţi despre rezultatele interviului cât de curând posibil

9

FORMULAR DE SOLICITARE (A se completa cu cerneală neagră sau cu pix ceramic)

Poziţia solicitată

Numele (D-nul, D-na, D-ra).

Prenumele (Subliniaţi numele sub care sunteţi cunoscut)

Data la care puteţi începe activitatea Datele la care nu sunteţi disponibil pentru interviu

Adresa Telefonul

Vârsta Data naşterii Locul naşterii

Starea civilă Naţionalitatea•-Suferiţi de vreo boală fizică sau cronică?

Declaraţi perioada de timp cât aţi fost bolnav în ultimii trei ani

EXPERIENŢA PROFESIONALĂ (Vă rugăm să daţi detalii despre experienţa dvs. profesională actuală)

Societatea Poziţia dvs. Perioadele de activitate Detalii despre post

Referenţi (Numele şi adresa)

1) 2)

Calificările dvs. (Datele obținute)

10

Colegiul universitar

Numele întreg al cursului absolvit

Titluri aşteptate/obţinute (tăiaţi varianta necorespuruătoare)

Descrieti pe scurt continutul calificarii dumneavoastra si performantele

Diplome/certificate postuniv.

Şcolile (Numele şi adresa)

_Examenele trecute în şcoală

Folosiţi acest spaţiu pentru a descrie pe scurt ultimele întâmplări din viaţa dvs.

Folosiţi acest spaţiu pentru a descrie motivele pentru care aţi ales această firmă

Descrieţi principalele preocupări şi pasiuni actuale ale dvs.

11

Semnătura Data

FORMULAR DE EVALUARE A SOLICITANTULUI

Standarde acceptabile ?(bifaţi)Criterii Da NuEducaţiaExperienţa profesionalăPregătireaPreocupăriAlteleTotal

Semnătura Data

Note de completare

Formularui poate fi ataşat Ia fiecare formular de solicitare ca un rezumat care ajută la procesul de monitorizare şi intervievare.

Dacă numărul de "Nu" este mai mare decât numărul de "Da", atunci este puţin probabil ca solicitantul să corespundă postului respectiv.

12

FORMULAR DE PREZENTARE A POSTULUICANDIDATULDENUMIREA POSTULUI

CERINŢELE POSTULUI OBSERVAŢII ASUPRA GRADULUI DE ADECVARE AL CANDIDATULUI

Vârsta Preferată/LimiteleCalificări De bazăDoriteCalităţi cerute InteligenţăVorbireScriereCapacitate de lucru cu cifreleAdministraţie

Calităţi cerute . SociabilIniţiativăAmbiţiePreocupări

Observaţii generale asupra personalităţi cerute, aspectului, comportamentului, etc.

Altele

Calificativul acordat candidatului(vezi mai jos)

Intocmit de:Data:

Calificativul

5 = îndeplineşte cerinţele în totalitate fără nici un dubiu4 = Se potriveşte destul de bine cu o uşoară discrepanţă într-un aspect minor

13

3 = Se potriveşte destul de bine dar are câteva carenţe în uneie privinţe2 = Se potriveşte în unele privinţe dar are câteva lacune importante1 = Nu îndeplineşte cerinţele ^

Note de completare

Acest formular poate fi completat pentru solicitanţii invitaţi Ia primul interviu. Anumite aspecte cheie pot fi completate difect din formularul de solicitare.

PLANUL PRIMULUI INTERVIU

CandidatulDenumirea postului

Răspunsul candidatuluiASPECTE TEHNICE/INTELECTUALE

Puncte forte şi slabe la serviciu/şcoală şi facultate?Motivele pentru rezultate bune/slabe la serviciu/şcoală şi facultate?Ce credeţi despre aceste lucruri?

14

Ce probleme aţi întâlnit când aţi început serviciul/facultatea?

PERSONALITATEA

Caracter puternic/slab?Povestiţi despre dvs.

PASIUNI/PREOCUPĂRIPovestiţi despre pasiunile dvs.

ACTIVITATEA PROFESIONALĂ ANTERIOARĂRezumaţi principalele dvs. sarcini în postul ocupat.V-a ajutat postul în cariera viitoare?Povestiţi despre relaţiile dvs. cu colegii şi şeful dvs.

.

DESPRE FIRMĂ Şl PROFESIECe ştiţi despre noi?Ce ştiţi despre acest post?De ce v-aţi decis să cereţi acest post şi să intraţi în contabilitate?Aveţi alte comentarii?Aspecte de urmărit la cel de-al doilea interviu.

Rezultatul interviuluiRecomandat pentru al doilea interviu fără rezerve Recomandat pentru al doilea interviu cu rezerve în privinţa unor carenţeCandidat slabNerecomandat pentru al dqilea interviu

Intervievator Data

PLANUL CELUI DE-AL DOILEA INTERVIU

CandidatulDenumirea postului

Comentariile candidatuluiPERSONALITATEAi Din punctul dvs. de vedere care

factori de personalitate sunt cu adevăraţi importanţi în acest post/în contabilitate?Ce realizare a dvs. v-a satisfăcut cel mai mult până în prezent? "Privind înapoi la cariera dvs. de până acum, speranţele dvs. de la început s- . au concretizat? Povestiţi despre cel mai mare dezacord pe care l-aţi avut până acum şi ce a urmat?

15

Care sunt cele mai importante trei calităţi ale dvs. ?Povestiţi despre una sau două probleme pe care le-aţi întâlnit şi cum. le-aţi rezolvat.

Cum ar putea unul dintre cel mai apropiat prieten al dvs. să vă descrie caracterul?Povestiţi ceva care vă stârneşte cu adevărat mânia.

FIRMA Ce credeţi că puteţi oferi pântru a . satisface cerinţele postului?

.

Care dintre calificările dvs. credeţi că este relevanta pentru post şi în ce fel?

Comentariile candidatuluiFIRMA (continuare)

Ce vă lipseşte ca să întruniţi cerinţele acestui post?De ce aţi solicitat postul la firmă?

ASPECTE TEHNICECe carenţe aveţi în acest domeniu?Spuneţi punctele dvs. de vedere asupra (evaluării mărcilor, fondului comercial, responsabilităţilor auditorului)

VIITORUL Care sunt obiectivele şi planurile profesionale pentru viitor?Unde vă vedeţi ajunşi în următorii zece ani?Comentariile intervievatorului asupraCculUIUcUUlUl. »

REZULTATUL CELUI DE-AL DOILEA INTERVIU

Recomandat pentru

o ofertă fără rezerve

16

Recomandat pentru

o ofertă cu rezerve minime

Candidat slabCandidat respinsIntervievator Data

DECLARAŢIA TERMENILOR ŞI CONDIŢIILOR DE ANGAJARE

Notă pentru utilizatoriInformaţiile prezentate intre paranteze au doar un scop ilustrativ. Firma trebuie să adapteze acest model de declaraţie pentru a satisface propriile cerinţe.

1. Declaraţia termenilor şi condiţiilorAceastă declaraţie este elaborată în conformitate cu regulile şi reglementările care guvernează angajarea de personal............Numele angajatului:Adresa angajatului: Denumirea postului: Raportează la:

2. Termeni şi condiţiiTermenii şi condiţiile prezentate în această declaraţie trebuie să fie citiţi în conjucţie cu termenii şi condiţiile fixate în orice scrisoare de ofertă de angajare trimisă'dvs. de firmă şi în conjuncţie cu regulile serviciului. Dacă orice termen sau condiţie dintr-o asemenea scrisoare este în dezacord cu această declaraţie, atunci termenii şi condiţiile fixate în scrisoare vor fi dominanţi, în afara cazului când aceştia contravin oricărei cerinţe legale.3. SalariulSalariul dvs. de bază este [ .................. ] pe an. Plăţile salariului sunt supuse Impozitării normale şi altor deducţii statutare. Plăţile vor fi făcute prin cec sau prin transfer bancar în contul dvs. personal pe care la-ţi specificat.

Salariul dvs. va fi revizuit periodic în mod corespunzător, (în mod normal în prima zi a fiecărui an de serviciu).4. Contract de angajarePerioada dvs. de angajare permanentă în cadrul firmei a început/începe de la ……

17

5. Locul de muncăLocul dvs. de muncă este[ ] dar sunteţi obligat să lucraţi şi în alte locuri în care firma vă va solicita, în mod deosebit vi se poate cere să lucraţi la sediile clientului atunci când sunteţi angajat în activitatea cu clientul.6. Orele de lucruSunteţi obligat să lucraţi de Luni până Vineri inclusiv şi programul dvs. normal de lucru este de la [ am ] până la [ pm] sau oricare alt program cu care aţi fost de acord Aveţi dreptul la [ ) ore pentru prânz care va fi în jurul orei [ pm sau la orice altă oră cu care aţi fost de acord

7. 7. Lucrul peste programVor fi făcute plăţi suplimentare privind orele de lucru suplimentare. Plăţile vor fi făcute numai în cazul în care au fost făcute înţelegeri prealabile, cum ar fi acordarea de timp liber pentru orele suplimentare lucrate. Dacă va fi acordat timp liber în schimbul orelor suplimentare lucrate atunci orele suplimentare trebuie să fie autorizate din timp.

8. VacanţelePerioada de vacanţă este cuprinsă între [1 Ianuarie şi 31Decembrie]. Veţiavea dreptul la 28 de zile de concediu plătit începând cu ultima zi a anului'precedent după ce aţi făcut o cerere oficială de concediu.

Dreptul la vacanţă al personalului care rămâne sau pleacă din firmă în timpul anului va fi de [ ............... ] zile pentru fiecare lună completă lucrată.

Orice zi de vacantă neluată până la [31 Decembrie] nu va fi transferată în anul următor şi nici plata normală pentru zilele de vacanţă neluate la timp.

In plus faţă de zilele anuale de vacanţă există alte zile libere oficiale sau convenite prin statut care vor fi luate în calcul de către firmă.

Personalul este aşteptat să ceară dreptul la vacanţă în momente convenabile pentru activitatea lor. Dreptul la vacanţă va fi acordat numai după obţinerea permisiunii unui partener.

9. Absenţa datorată îmbolnăvirii

• AnunţareaUn membru al personalului care nu poate veni la srviciu datorită bolii sau al ununi accident trebuie să informeze personal un partener prin telefon cât mai devreme cu putinţă în prima zi de absenţă.

• MotivareaUn membru al personalului care se întoarce după o absenţă datorată unei boli sau unui accident trebuie să înştiinţeze în scris un partener despre motivele absenţei ("motivare")

• Absenţa prelungităîn cazul în care absenţă continuă mai mult de (trei) zile persoana respectivă trebuie sa trimita unui partener un certificat medical urmand sa-l trimita cate unul pentru fiecare săptămână de absenţă succesivă.

• Plata concediului medicalîn cazul absenţei datorată unei boli sau unui accident, un angajat va fi plătiţi

18

integral pentru o perioadă de până la [ ] zile lucrătoare în orice ancalendaristic. Plăţile pentru o perioadă mai mare de absenţă vor fi făcute cu acordul partenerilor.

Zile calificateZilele calificate în ce priveşte concediul medical statutar ce vor fi plătite sunt de luni până duminică inclusiv.

10. Aviz de încetare a angajării

Avizul de încetare a angajării poate fi dat fie de firmă, fie de angajat cu condiţia plăţii integrale a salariului pe trei luni înainte de data finală a avizului de încheiere. Alternativ, avizul poate fi dat sub formă de salariu pe o lună în jocul acestuia.

11. Schema de pensionare

Fiecare angajat este îndreptăţit să cotizeze la Fondul naţional de siguranţă socială (NSSF) sau alte asemenea fonduri similare în conformitate cu legile şi regulamentele fondului.

12. Demiterea

Orice persoană care persistă în încălcarea regulilor şi condiţiilor de angajare sau este vinovat de greşeli grave poate deveni pasibil de demitere, în cazuri care necesită acţiuni disciplinare, următoarea procedură va fi urmărită:

în cazul unei greşeli minore, persoanei l se va da un avertisment oral, saudacă problema este mai serioasă un avertisment scris care prezintă naturagreşelii şi posibila consecinţă a unor greşeli ulterioare, în fiecare cazpersoana va fi înştiinţată de faptul că avertismentul constituie prima etapăoficială a procedurii. Persistenţa în abateri are ca rezultat un avertisment final scris care vaconţine o declaraţie că orice repetare va conduce la suspendare saudemitere sau la alte penalizări după caz. Pasul final poate fi suspendarea disciplinară fără salarizare sau demiterea,în conformitate cu natura greşelii comise.

13. Orice schimbări ai acestor termeni sau condiţii care apar după data de emitere aacestui document vor fi aduse la cunoştinţa dvs. în scris, în timp de o lună de la apariţialor.

Confirm primirea unei copii a acestui document, am citit şi am înţeles termenii şi condiţiile de-angajare pe care le accept şi sunt de acord că aceştia formează baza contractului meu cu firma.

Semnătura Data

19

SCHIMBĂRI IN TERMENII Şl CONDIŢIILE DE ANGAJARE

Adresa şi data

Stimate .....

Această scrisoare vă informează că începând cu [ziua ] [luna ] [anul ] contractul dvs. de angajare la firmă s-a modificat după cum urmează:

Vă recomand să păstraţi această scrisoare deoarece reprezintă o schimbare a termenilor şi condiţiilor de angajare semnate de către dvs. la [ziua] [luna ] [anul].

Ai dvs. sincer,

Pentru [Numelefirmei]

[Semnătura]

SCRISOARE DE OFERIRE A SERVICIILOR

Adresa şi data

Stimate......,20

în urma seriilor recente de interviuri ale firmei noastre, vă scriem pentru a vă oferi poziţia de [ ] în cadrul firmei noastre începând de la o dată convenabilă în următorii termeni şi condiţii:

Biroul lucrează [ ] ore pe zi de la [. am la pm] şi de la[ pm la pm].

Biroul lucrează [ ] zile pe săptămână de [Luni până Vineri] .

Aveţi dreptul Ia [ ] zile plătite de vacanţă anual în fiecare an plus zilele nelucrătoare oficiale şi statutare.

Salariul de început va fi de la [ ] până la [ l pe an plătibil lunar în mod regulat. Salariul dvs. va fi revizuit la [ ].

Veţi fi îndreptăţit să cotizaţi la NSSF sau la alte fonduri similare de pensionare în conformitate cu regulile programului de pensionare, o copie a acestui program vă va fi pusă la dispoziţie după începerea activităţii.

1. Drepturile de avizare a terminării angajării, sunt în termenii contractului de munca.

2. Această ofertă de angajare ne prilejuieşte obţinerea referinţelor satisfăcătoareincluzând fişa medicală.

3. Perioada dvs. de probă este de şase luni după care performanţele dvs. vor fi evaluate şi va fi făcută confirmarea de angajare permanentă.

Sarcinile dvs. sunt [ ].

Avem încrederea că termenii şi condiţiile prezentate sunt acceptabile pentru dvs. şi asteptam cu nerabdare sa primim acceptarea oficiala a ofertei noastre cat de curând posibil.

Al dvs.

Pentru şi în numele [Numele firmei – semnatura]

CULEGEREA DE REFERINŢE

Firma trebuie să ceară referinţe de la angajatorul precedent al viitorului angajat şi sau de la colegii/preparatoni/conducători de cursuri de încredere. Aspectele care trebuie considerate includ: Durata serviciului/perioada cunoscută de această persoană Poziţia ocupată/natura relaţiilor Competenţa (în serviciu) Onestitatea Punctualitatea Motivul plecării Orice alte remarci particulare, cum ar fi perioadele lungi de absenţă datorate

îmbolnăvirilor Orice remarci relevante de natură personală despre angajat

21

LISTĂ DE VERIFICARE A PROGRAMULUI DE ALOCARE A PERSONALULUI

Numele angajatului........................................Numele supraveghetorului..................................................Completată la..................................................................

Articol Aspecte acoperite (bifaţi)

SALARIUL 1 Metoda de plată2 Detalii ale conturilor bancare3 Autorizarea orelor suplimentare4 Alte avantaje5 Orele de muncă6 Vacanţele7 Cheltuieli cu reclamaţiile8 Perioada de avizare9 Perioada de probă

PĂSTRAREA EVIDENTELOR DE

10 Sistemul de planificare

22

TIMP11 Ore-persoană/zile-persoană

FACILITAŢI 12 Facilităţi de transport13 Facilităţi de masă la cantină14 Folosirea telefonului15 Facilităţi de parcare

SIGURANŢA 16 Ajutor medical şi primul ajutor 17 Stingerea incendiilor18 Sistemul de securitate al biroului

ALTELE 19 Proceduri de evaluare20 Pregătirea21 Proceduri de rezolvare a revendicărilor22 Absenţa23 Proceduri disciplinare24 Organizarea biroului25 Staţionar26 Turul birourilor27 Formulare de

independenţă/confidenţialitate/statut de adecvare

28 Politica privind fumatul29 etc.

303. PASTRAREA CONFIDENTIALITATII DATELOR

Politica privind parolele

Fiecare persoană ar trebui să aibă propriile parole de acces la software în ceea ce priveşte:

In Windows, User ID şi parolăParolă de acces la internet prin dial-upParole locale de serverParole pentru acces la dosarele de audit în concordanţă cu nivelul de competenţă

“Securitatea şi protecţia parolelor individuale reprezintă o responsabilitate primară/esenţială a deţinătorului acelei parole. Parolele nu trebuie dezvăluite. Astfel, dacă un material este autorizat să iasă dintr-un sistem protejat cu parolă, se presupune că autorul acelui material este deţinătorul parolei.”

Următoarele reguli se aplică elaborării parolelor: O parolă trebuie să aibă minim 8 caractere, dar nu poate avea mai mult de 14 caractere. Ultimele zece parole alte utilizatorului nu pot fi refolosite (ex. Cand se alege o nouă parolă, utilizatorul se va asigura că este diferită de ultimele zece parole folosite) Parolele trebuie să conţină caractere din cel puţin 3 din următoarele 4 categorii:- Majuscule (ex. A, B, C)- Minuscule (ex. a, b, c)- Cifre (ex. 0, 1, 2)- Caractere non-alfanumerice (#, &, !, %, @, ?, -, *)

23

Parolele nu trebuie să conţină: numele de utilizator, prenumele sau numele de families au un cuvânt simplu din dicţionar însoţit de un număr sau un character special la începutul sau la sfârşitul cuvântului.

Parolele trebuie să fie modificate în mod regulat, intervalul maxim între modificări fiind de 90 de zile.

Dacă încercaţi să vă logaţi cu o parolă nevalabilă de cinci ori, contul dumneavoastră va fi blocat timp de 60 de minute. Dacă vă reamintiţi parola, vă puteţi loga după încheierea acestei perioade de timp. Dacă aţi uitat parola, va trebui să solicitaţi “o resetare a parolei”.

Dacă aţi uitat parola domeniului, puteţi solicita “o resetare a parolei”.

Informaţii confidenţiale

Utilizatorii sistemelor de comunicaţie ale firmei trebuie să respecte politicile referitoare la confidenţialitate în cadrul firmei. Utilizatorii trebuie să fie precauţi în trimiterea sau transmiterea informaţiilor confidenţiale prin sistemele de comunicaţie pentru că distribuirea incorectă sau neatentă se poate întâmpla mult mai uşor decât în cazul altor mijloace de comunicare a informaţiilor. Informaţiile confidenţiale nu ar trebui transmise prin intermediul Internetului, cu excepţia cazurilor când se utilizează metode aprobate şi autorizate de securizare a informaţiilor.

Alte utilizări interzise

Alte utilizări interzise ale sistemelor de comunicaţie ale firmei include, dar nu se limitează la: angajarea în orice fel de comunicaţie care este ilegală sau încalcă politicile

firmei, inclusiv (dar fără a se limita la) comunicare defăimătoare, obscenă, rasistă, homofobă sau care evidenţiază prejudecăţi religioase;

utilizarea neautorizată a parolelor pentru a obţine acces la informaţiile sau comunicările altui utilizator;

utlizarea sistemelor de comunicaţie ale firmei pentru “spionaj” electronic, de ex. pentru satisfacerea unor curiozităţi în ceea ce priveşte problemele persoanele ale celorlalţi, fără a exista un motiv profesional pentru acesarea fişierelor sau informaţiilor communicate de ceilalţi (această interdicţie se aplică tuturor utilizatorilor, inclusive administratorilor sau supervizorilor sistemelor de comunicaţie ale firmei);

trimiterea, retrimiterea, redistribuirea sau răspunsul la “scrisori în lanţ”; sending, forwarding, redistributing or replying to "chain letters"; introducerea cu bună ştiinţă a unui virus informatic în sistemele de

comunicaţie ale firmei; utilizarea sistemelor de comunicaţie ale firmei pentru a interveni în vreun fel,

în desfăşurarea normală a activităţii; utilizarea sistemelor de comunicaţie ale firmei pentru a solicita sau a

desfăşura afaceri care nu au legătură cu firma; solicitarea sau promovarea unor idei, cause sau organizaţii de orice tip atunci

când aceste solicitări sau promovări sunt în interes personal şi nu sunt recunoscute ca promovând reputaţia şi interesele firmei;

strângerea neautorizată de fonduri de orice tip; utilizarea excesivă în scopuri personale a sistemelor de comunicaţie ale firmei

prioritar faţă de activitatea firmei sau care afectează productivitatea /eficacitatea angajatului; şi

24

utilizarea sistemelor de comunicaţie ale firmei pentru comunicarea unor idei personale fără a se clarifica faptul că părerile exprimate sunt ale utilizatorului şi nu ale Firmei.

4. DEZVOLTAREA PROFESIONALA A ANGAJATILOR

STANDARDE DE PREGĂTIRE

Informaţiile prezentate in paranteze au numai scop ilustrativ şi trebuie să fie adaptate pentru a satisface politicile practicii.

Introducere1. Firma recuuoaste problemele inerente în furnizarea de pregătire a partenerilor şi personalului ei: dificultăţi în eliberarea partenerilor şi personalului de la activitatea lor. dificultăţi în găsirea organizaţiilor care să ofere pregătirea specifică nevoilor ei. Lipsa resurselor interne de pregătire şi expertiză.2. Totuşi, firma recunoaşte importanţa pregătirii din următoarele motive: de a se asigura că apitudinile cheie sunt menţinute în cadrul firmei chiar dacă partenerii şi personalul părăsesc firma. de a ridica alte calităţi în cadrul firmei şi prin acestea de a îmbunătăţii serviciile către clienţi. de a asigura că standardele de activitate sunt menţinute sau îmbunătăţite astfel încât clienţii primesc îndrumări corecte şi profitabilitatea este maximizata. de a îmbunătăţi calităţile de conducere în cadrul firmei şi prin acest lucru performanţa. de a asugura conformitatea cu cerinţele profesionale.3. în scopul de a asigura faptul că programul de pregătire al firmei este efectiv, următoarele măsuri vor fi luate: identificaţi nevoile de pregătire personale alegeţi şi oferiţi metoda de pregătire adecvată apreciaţi efectivitatea pregătirii

Educaţia, pregătirea şi dezvoltarea

1. Acestea sunt definite după cum urmează:

• EducaţiaInformaţia şi experienţa acumulată care are un efect benefic asupra cunoştinţelor generale ale persoanei şi a nivelului de abilitate, care aută, dar nu este necesar direct relevant pentru serviciul ei. Studierea pentru o calificare va fi privită ca educaţie.

• PregătireaCunoştinţele şi calificarea obţinută care sunt în mod direct legate de activitatea prestată şi care folosesc la educarea persoanei pentru a ajuta Ia creşterea eficienţei acesteia. O persoană trimisă Ia un curs, sau care primeşte educaţie sau supraveghere va recepta educaţie sau supraveghere, deci va primi pregătire.

• DezvoltareAcesta este procesul prin care educaţia, pregătirea sau experienţa sunt folosite pentru .a da partenerului sau angajatului o apreciere mai largă a firmei şi a

25

activităţii acesteia şi care poate avea ca rezultat o viitoare .promovare a partenerului sau angajatului.

2. Procedurile firmei -Educaţie

• Firma încurajează toţi partenerii şi angajatii sa-si sporeasca cunostiintele infolosul lor personal, al firmei şi al clienţilor firmei. Acolo unde educaţia va îmbunătăţiperformanţa angajaţilor în serviciu firma va fi pregătită să acorde asistenţă financiarăpentru participare la cursuri.

• în scopul de a monitoriza pregătirea profesională primită, în cursul acesteia- trebuie făcut un raport verbal (sau în scris) către partenerul de pregătire folosind formularul de evaluare a pregătirii.

3. Procedurile firmei – Dezvoltarea

dezvoltarea personalului este foarte importanta si este o parte integranta a procedurilor de educatie si pregatire de mai sus

Cerinţele de pregătire pentru parteneri şi personalul calificat

1. Firma recunoaşte cerinţele de educaţie profesională continuă (CPE) a careau devenit efective în Ianuarie 1997. Toţi membrii activi cer să facă pregătire într-un cadru organizat sau nu, totalizând 60 de zile pe an.

2. Toţi partenerii şi angajaţii sunt obligaţi să urmărească şi să menţină nivelul de pregătire. Totuşi, firma va oferi asistenţă financiară pentru participarea la cursurile ce sunt relevante pentru activitatea acelei persoane şi va ţine evidenţa acestei asistenţe.

3. Toţi acei membrii ai personalului şi partenerii care lucrează cu firmele practicante trebuie să menţină un nivel constant de performannţă.

4. Când angajatul cere o calificare folositoare angajatorului şi firmei, angajatul trebuie să acorde atenţia cuvenită studiilor.

Acolo unde un angajat este student care se pregăteşte pentru calificarea în Consiliul naţional de contabili şi auditori, atunci I se va acorda asistenţa financiară conformă cu regulamentele de angajare.

In plus, firmele practicante pot fi obligate să contribuie în mod rezonabil la costurilede pregătire ale angajaţilor.

Angajatorul şi firma practicantă, fiecare îşi rezervă dreptul de a decide dacă un angajat face progrese în obţinerea unei calificări şi poate decide încetarea acordării asistenţei financiare în cazul unor performanţe slabe.

EDUCAŢIA PROFESIONALĂ CONTINUĂ (CPE)

26

Obiectivul CPEObiectivul CPE este încurajarea pozitivă a tuturor membrilor de a-şî actualiza cunoştinţele lor cu noile schimbări intervenite şi de a spori cantitatea de cunoştinţe şi calificare cerute pentru a menţine standardele înalte pe care le implică profesia de contabil modern.

Competenţa profesionalăUn contabil public autorizat (CPA) angajat în industrie, comerţ, sectorul public, educaţie şi în practica profesională poate fi pus în situaţia de a îndeplini sarcini specifice pentru care el sau ea nu a avut suficientă pregătire sau experienţă specifică. Atunci când întreprind asemenea activităţi un CPA nu trebuie să dezinformeze angajatorul sau clientul în privinţa gradului de calificare sau experienţă pe care el sau ea le posedă şi acolo unde este necesar trebuie cerută asistenţă din partea experţilor.

Cum să vă conformaţi CPE

1. CerinţeleAşa cum se arată în Codul eticii, toţi membrii în serviciu! public (fie parteneri sau angajaţi) şi acei membrii din afara practicii trebuie să facă anual:Pentru CPA în serviciul public, fie parteneri sau angajaţi - 60 ore;Pentru CPA din afara practicii 40 ore;Domeniile pentru CPE pot fi diverse dar pentru a se califica întotdeauna trebuiesă fie relevante pentru actiităţile desfăşurate de membrii. Membrii trebuie să asigure gradul de relevanţă.

2. CPEDefiniţia educaţiei profesionale continue cuprinde:

• Prezenţa Ia conferinţe şi cursuri pe probleme tehnice şi reglementare relevante pentru practica membrilor sau angajarea lor, conduse de o organizaţie competentă sau de o persoană calificată corespunzător.

Organizarea sau prezentarea evenimentelor de pregătire în domeniu, şi apartenenţa şi participarea la grupuri tehnice de lucru. Seminarii pe probleme tehnice şi de reglementare, conduse în mod similar.

Implicarea în comisia de activitate.

Pregătirea materialelor sau scrierea articolelor ca răspuns la o întrebare oficială a comisiei acolo unde membrilor li se cere o cunoaştere profundă a cel puţin echivalentului sau alte instituţii sau organizaţii profesionale.

Examinarea sau pregătirea studenţilor ce susţin examinări.

Cercetare, cuprinzând proiecte de cercetare tehnică, fie întreprinse în timpul întocmirii discursurilor sau prezentărilor, sau ca proiecte de cercetare tehnică oficiale pentru colegi sau clienţi, acolo unde conţinutul tehnic este mai pregnant decât cel cerut pentru examinările profesionale ale institutelor, sau lecturi tehnice pentru un scop de cercetare specific.

Activităţi de conducere sau dezvoltare personală cum ar fi frecventarea cursurilor de dezvoltare a competenţelor de conducere, sau cursuri concepute pentru îmbunătăţirea performanţei profesionale la serviciu, sau pregătirea autorizată în domenii neprofesionale cum ar fi gradele universitare (licenţiat, maşter

27

sau doctor).

Elaborarea, dezvoltarea şi implementarea de noi sisteme contabile sau metode de pregătire.

CPE include de asemenea dezbateri cu experţi, colegi (de exemplu, în cadrul întâlnirilor tehnice) şi cu corpuri profesionale adecvate, cu alte organizaţii relevante sau cercetări de amănunt înaintea dezbaterilor legate de studii relevante sau participarea la întâlnirile comisiilor de natură tehnică ale unor corpuri profesionale sau statutare adecvate. Unele materiale de televiziune pot fi considerate ca o metodă de învăţare structurată sau pot oferi sfaturi privind ceea ce se califică ca program structurat de CPE.

CPE include de asemenea citirea de reviste şi publicaţii cu caracter profesional specializat sau general, cărţi şi planuri de evaluare personală, precum şî învăţarea la distanţă prin corespondenţă audio/video şi programe de calculator.

3. Scutirea de CPE

Atunci când în cazuri speciale de exemplu, probleme de sănătate, pensionare, etc. un membru este împiedicat să realizeze- numărul cerut de ore CPE, membrul trebuie să prezinte detalii ale situaţiei concrete către superior şi acesta va analiza ulterior situaţia creată.

Suplimentar, acolo unde un membru urmăreşte o carieră în afara profesiei, el/ea poate fi scutit de la CPE. Totuşi, vor fi aplicate criterii foarte stricte în acordarea de scutiri.

4. Proceduri disciplinareFiecare membru al corpului profesional fie că este înregistrat sau nu cu..........esteobligat să se conformeze prevederilor legilor legate de CPE. Neconformarea cu cerinţele CPE poate atrage proceduri disciplinare sau sancţiuni împotriva membrului respectiv.

5. Păstrarea înregistrărilor CPE

Este inclus un formular CPE cu ajutorul căruia se poate ţine evidenţa CPE.Este obligaţia membrilor să prezinte evidenţa CPE anual.

...............poate cere membrilor în fiecare an să prezinte datele cu privire la examinare şi de asemenea acest lucru poate fi cerut şi independenţilor în orice moment. Trebuie să înregistraţi CPE în mod fidel şi trebuie să includeţi datele relevante, activitatea şi numărul de ore

28

RAPORTUL ANUAL PENTRU ORELE CPE EFECTUATENumeAdresa angajatoruluiPoziţia ocupatăLegitimaţia de membru nr. ACPA/FCPAAnul încasării

Cursuri frecventate (inclusiv prin corespondenţă)Data Descrierea cursului Organizatorul/preparat

orul cursuluiDurata cursului (ore)

.

Total

Alte cursuri CPE frecventateData Descrierea cursului Durata cursului (ore)

.

29

.

Total

Pregătirea profesională/cursuri absolviteData Descrierea cursului Durata cursului (ore)

--

--

Total .

Rezumatul orelor acumulate în timpul perioadei

Cursuri Numărul total de oreCursuri frecventate(inclusiv prin corespondenţă) Alte cursuri CPE frecventate Pregătirea profesională/cursuri absolviteTotal

Subsemnatul, declar pe propria răspundere că informaţiile de mai sus sunt corecte şi adevărate.

Semnătura Data

30

5. EVALUAREA ANGAJATILOR

EVALUAREAIntroducereInformarea în contextAbordarea de bazăTrăsăturfle parteneruluiDocumentareaRevizuirile scriseîntrevedereaAdministrarea şi urmărirea

Formulare de evaluareFormular de evaluare personalăRaport de performanţăPlan de revizuire şi acţiuneRaport individual de informareFormurtar de cerinţe de pregătire

IntroducereAceste note explică programul de informare al firmei pentru toţi partenerii şi angajaţii.

Informarea în contextProgramul de informare oferă pentru toţi partenerii şi angajaţii unei firmeocazia de a participa la revizuirea periodică oficială a performanţelor şiprogreselor lor şi de a fi informaţi în mod corespunzător.Programul impune respectarea unor întâlniri periodice dar nuintenţionează să- fie un substitut pentru schimburile şi sprijinulreciproc care sunt o trăsătură a relaţiilor de lucru normale. Laudapentru o activitate bine făcută sau critica pentru una mai puţin reuşitătrebuie făcută la momentul respectiv şi păstrată pentru întrevedere.Evaluarea activităţii este folosită ca unitate atotcuprinzătoare pentru adescrie întreg procesul de revizuire, discuţie, consiliere şi planificare aacţiunilor.Firma va nominaliza un partener care să fie responsabil pentru evaluareaprogramului.

Abordarea de bază

31

1. Programul de revizuire recunoaşte că angajaţii pot raporta mai multor supraveghetori, conducători sau parteneri în decursul unui an. De asemenea ei pot fi parte, sau pot fi responsabili pentru, mai multe echipe a căror componenţă se schimbă frecvent.

2. De asemenea recunoaşte că partenerii şi angajaţii sunt aşteptaţi să-şi asumeresponsabilitatea pentru îmbunătăţire.

Trăsăturile partenerului

1. Revizuirea scrisă

• O scurtă revizuire scrisă va fi întocmită pentru fiecare persoană, colaţionată şi scrisă de către evaluator, în cazul unui partener, acesta va fi un alt partener sau practician şi revizuirea va cuprinde în general rezultatele revizuirii anuale de asigurare a calităţii acelei activităţi a partenerului.

2. Evaluarea personală

• Fiecare persoană va fi încurajată să întocmească pentru întrevedere un proces de evaluare personală care se concentrează pe aspectele care vor fiacoperite de revizuirea scrisă.

3. Intrevederea

• întrevederea se va concentra în principal pe»perfbrmanţă şi planuri pe termen scurt pentru dezvoltare, dar trebuie de asemenea făcute pregătiripentru discuţii separate asupra dezvoltării carierei pe termen lung cu partenerii şi cu conducătorii, cu supraveghetorii şi alte persoane din conducerea la vârf corespunzătoare.

4. Angajamente de actiune

• întrevederea va avea ca rezultat un angajament comun de acţiune. Responsabilitatea pentru întreprinderea acţiunilor, sau monitorizarea lor va fi stabilită de comun acord şi înregistrată.

DocumentareaAu fost întocmite patru formulare, care oferă pentru o revizuire scrisă o evaluare personală un plan de acţiune şi monitorizare a cerinţelor de pregătire. Instrucţiunile de completare sunt conţinute de fiecare formular şi nu sunt reproduse aici.48nivelului lor de performanţă, pentru perfecţionarea aptitudinilor lor şi pentru dezvoltarea lor profesională.

Revizuirea scrisă1. Originalele formularelor de evaluare completate vor ft păstrate în dosarul personal. Acestea vor ajuta la evaluarea din timpul revizuirii salariului. Ele trebuie să fie văzute de cătie persoana în cauză.2. Comentariile şi raţionamentele făcute trebuie să fie făcute în privinţa performanţei persoanei în timpul perioadei aflată în revizuire şi nu trebuie făcute referiri la evenimente anterioare din istoria de angajat a persoanei.Perioada de revizuire este de [şase luni]3. Sunt definite cinci nivele de performanţă pentru toţi partenerii şi personalul.

Nivelul l - îndeplineşte în totalitate şi fâră nici un dubiu cerinţele poziţiei.

32

Nivelul 2 - îndeplineşte cerinţele poziţiei foarte bine cu o singură mică discrepanţă înlr-un aspect minor.

Nivelul 3 - îndeplineşte cerinţele poziţiei dar are carenţe în câteva aspecte.

Nivelul 4 - indeplineste cerinţele poziţiei în unele aspecte dar are câteva lipsuri importante.

Nivelul 5 – nu indeplineste cerintele pozitiei

4. Comentariile făcute pentru argumentarea raţionamentului se vor concentra ori de câte ori este posibil asupra aspectelor pozitive mai degrabă decât cele negative.5. Comentariile trebuie să fie evaluate şi legate de performanţă. Ele nu se vor concentra pe trăsăturile de personalitate (fie că este atractivă dau alt fel) deoarece acestea nu afectează performanţa.6. Comentariile privind promovabilitatea se vor baza pe performanţa generală şi capabilitatea persoanei: Consideraţi acţiunea care a fost întreprinsă de la ultima evaluare pentru a

îndeplini cerinţele identificate. Citiţi întrevederile scrise de alţii despre performanţa obţinută în timpul perioadeiaflată în revizuire. Notaţi şi cercetaţi orice discrepanţă apărută. Parcurgeţi dosarul personal pentru a obţine informaţii generale suplimentare dar nu vă lăsaţi influenţaţi de raţionamentele anilor anteriori. Daţi persoanei formularul de evaluare personală pentru a fi completat şi returnat înainte de întâlnire. Instrucţiunile sunt incluse în formular. Stabiliţi un loc de întâlnire cât mai retaras pentru a nu fi întrerupţi. întocmiţi o schemă a structurii penrtu întrevedere.

2. Conducerea întrevederiiRevizorul va: Ajuta persoana să se simtă comfortabil. Explica obiectivele întâlnirii accetuând natura pozitivă şi participativă a evenimentului şi angajamentul comun de a acţiona în consecinţă. încuraja persoana să vorbească, folosind formularul de evaluare personală ca un ghid. Nu se va sustrage de la criticarea carenţelor. Trataţi-le ca oportunităţi de îmbunătăţire a performanţei. Nota la punctele importante.

3 Concluzia

Revizorul va: Rezuma înţelegerea la care s-a ajuns, obiectivele care trebuie realizate şi acţiuneacare trebuie întreprinsă. Completa formularul în prezenţa persoanei sau cât mai curând posibil după întrevedere. Permite persoanei să-I citească, să facă comentarii suplimentare dacă este necesar şi să-1 semneze. Da persoanei o copie. Iniţia un formular de cerinţe de prgătire şi-l va trimite partenerului / conducătorului pentru a acţiona.

33

Intrevederea 1.

PregătireaRevizorul va:• Stabili de comun acord data întrevedem cu câteva zile înainte. A se aloca pentru întievedere o oră.

Administrare şi urmărire

1. în timp ce disciplina ţinerii unei şedinţe este utilă prin ea însăşi mare parte din valoarea unei evaluări este pierdută dacă nu se iau măsuri

2. Firma se va asigura că programul este bine gândit şi urmărirea este monitorizată.

FORMULAR DE EVALUARE PERSONALA

Nume:

Perioada aflata sub revizuire:

Acest formular se va returna catre:

Acest formular este destinat sa va ajute pe dumneavoastra si pe partenerul revizuitor sa va pregatiti pentru intrevederea de evaluare. Dupa ce o veti completa se va trimite o copie partenerului. Acest formular se va folosi doar pentru intrevedere. Partenerul va completa de asemenea un raport asupra performantei dumneavoastra.

Performanta:

Comentati asupra modului in care s-au dezvoltat performantele dvs. la locul de munca in perioada aflata sub revizuire.

APTITUDINI TEHNICE:

34

APTITUDINI PERSONALE:

CALITATI DE SUPRAVEGHERE/CONDUCERE:

ALTE CALITATI:

CURSURI DE STUDIU SI PREGATIRE:

NEVOI DE PREGATIRE PENTRU SERVICIUL ACTUAL:

35

NEVOI DE PREGATIRE PROFESIONLA:

RAPORT DE PERFORMANTA

Nume:

Perioada aflata sub revizuire:

Angajamente realizate:

Nivele de performanta:

Nivelul 1: indeplineste in totalitateNivelul 2: indeplineste in principiu dar cu mici scapariNivelul 3: indeplineste cu ceva carenteNivelul 4: indeplineste dar cu lipsuri importanteNivelul 5: nu indeplineste deloc

Nivelul 3 este norma.

NIVELUL DE PERFORMANTĂ

COMENTARII

Aptitudini tehnice 1 2 3 4 5Calităţi personale 1 2 3 4 5Calităţi de supraveghere sau de conducere

1 2 3 4 5

Alte calităţi 1 2 3 4 5Performanta generală 1 2 3 4 5

Potenţialul

Ţinând cont de performanţele persoanei, bifaţi una dintre căsuţele următoare, făcând comentarii acolo unde este necesar.

36

Are nevoie de mai mare experienţă în serviciul actual

DA/NU

Este pregătit pentru promovarea într-un post superior în acelaşi domeniu de activitate.

DA/NU

Are nevoie de experienţă din afara ariei de responsabilităţi actuale.

DA/NU

Comentarii:

Revizor Semnatura/Data

PLANUL DE REVIZUIRE ŞI ACŢIUNE

Nume

Perioada aflată în revizuire

37

Persoana care conduce întrevedereaEfectiv particular:

Domenii de îmbunătăţire:

Obiectivele conexe performanţei:

Nevoile de pregătire şi dezvoltare:

Pentru serviciul actual

Pe termen lung

Rezumatul acţiunilor de întreprins de către:

Comentarii suplimentare ale conducătorului întrevederii:

Semnătura DataComentarii suplimentare ale persoanei:Semnătura Data

Instrucţiuni de completareAcest formular conţine înregistrarea întrevederii, acţiunile-care trebuie întreprinse şi persoana responsabilă pentru ele. Firma şi persoana vor păstra câte o copie a formularului. Persoana trebuie să-1 semneze adăugând orice comentarii pe care le consideră adecvate.

1. Efectivul particular şi realizărileComentariile de sub acest titlu trebuie să fie legate de serviciul respectiv şi făcute în contextul performanţei în timpul perioadei aflată în revizuire.

2. Nevoile de pregătire şi dezvoltareAcestea pot fi îndeplinite prin: Restructurarea serviciului, alăturarea la proiecte sau delegarea unor responsabilităţi specifice.Consiliere şi pregătire personală.Dezvoltare personală.Cursuri de pregătire

38

Comentarii suplimentare.

Notă: Comentariile suplimentare trebuie-să fie mai degrabă excepţia decât regula. Când există o diferenţă fundamentală de vedere între partener şi persoană, trebuie să fie luată în calcul de unul sau de celălalt.

RAPORT DE EVALUARE PERSONALĂ A SERVICIULUI

NUME

PERIOADA AFLATA IN REVIZUIRE

RAPORT DE:

LA CLIENT:

Factor de evaluare

APTITUDINI TEHNICECosideraţi: înţelegerea teoriilor contabile/de " audit/de impozitare: conformitatea cu procedurile firmei; recunoaşterea problemelor esenţiale.

Nivel

Comentariu

PREZENTAREA ACTIVITĂŢIIConsideraţi: corectitudinea, modul de aşezare In pagină, trimiterile, înregistrarea activităţii efectuate, lizibilitatea, calitatea proiectelor conturilor, standardul notelor, claritatea 'întrebărilor.

Nivel

Comentariu

CALITĂŢI PERSONALEConsideraţi: aplicaţia spre cercetare, tactul, capacitatea de cuprindere, dorinţa de utilizare a raţionamentului profesional şi acceptarea responsabilităţii, abilitate de lucru fără supraveghere, interesul faţă de angajament, punctualitatea.

39

Nivel

Comentariu

CALITATI ADMINSTRATIVEConsider: planificarea, repartizarea eficterrtă, utilizarea eficientă a personalului, pregătirea pe parcurs, îndeplinirea prognozelor şi satisfacerea termenelor limită, completarea dosarelor, sfătuirea cu promptitudine a superiorilor asupra problemelor ce apar.

Nivel

Comentariu

Ce consideraţi ca a făcut bine persoana respectivă?

Ce aspecte pot fi îmbunătăţite şi cum?

Ce cerinte de pregatire exista ?

Acest formular trebuie să fie păstrat de către conducătorul pregătirilor până când nevoile de pregătire sunt satisfăcute sau până la următoarea evaluare oficială oricare din ele are loc mai întâi. După aceea, două copii trebuie să fie returnate beneficiarului una dintre ele fiind apoi trimisă evaluatorului cu propria evaluare pentru completare.

40

6. AVANSAREA ANGAJATILOR IN CADRUL FIRMEI

1. ASISTENT 1

Utilizarea informaţiilor despre afacere

Posedă şi dezvoltă cunoştinţele despre probleme mai complexe şi aplică în mod eficient aceste cunoştinţe pentru a îmbunătăţi serviciile oferite clienţilor

1 Transmite intrebarile din partea clienţilor în mod adecvat şi prompt persoanelor responsabile

2 Este la curent cu noutăţile tehnice/legislative si identifică modurile în care acestea ar putea influenţa munca sa

3 Incearcă să înteleaga anumite concepte tehnice din discuţiile cu superiorii săi

4 Identifică oportunităţile de consultare potenţiale şi le discută cu managerul său

5 Manifestă interes în îmbunătăţirea cunoştinţelor sale comericale generale

6 Obţine cunoştinţe de bază despre afacerile clientului pentru a întelege mai bine informaţiile primite în timpul auditului

7 Cunoaşte toate sursele de informaţii disponibile şi le utilizează în mod eficient

8 Utilizează tehnicile de intervievare pentru a obţine informaţii relevante din partea angajaţilor clientului

9 Indosariaza datele obţinute în cea mai potrivita si clara formă, evidenţiind problemele pentru angajaţii clientului

2. ASISTENT 2

Aplicarea standardelor profesionale

Posedă şi dezvoltă cunoştinţele despre standardele profesionale, şi aplică în mod eficient aceste cunoştinţe în concordanţă cu procedurile firmei

41

1 Demonstrează că întelege din ce in ce mai mult cele mai bune practice în audit si le aplică în munca lor

2 Este consecvent in obtinerea de probe solide şi cunoaşte necesitatea de a fi scpetic din punct de vedere profesional

3 Doreşte să contribuie la rezolvarea problemelor şi va solicita asistenţă în acest sens

4 Se consultă cu anumiţi superiori din Firmă pentru a întelege mai bine cele mai bune practici

5 Va urmări ca o problemă să fie rezolvată în mod satisfacator pentru el

6 În cazul identificării unui risc, il instiinteaza imediat pe manager

7 Elaboreaza o documentaţie clară şi precisa care sa demonstreze intelegerea corecta a problemelor si modului de solutionare a lor

3. SENIOR 1



1 Primeste intrebarile din partea clientului şi le transmite managerilor responsabili tinand cont de informaţiile obţinute

2 Este la current cu impactul produs de dezvoltarile profesionale si le discuta cu managerul si partenerul

3 Cunoaste conceptele tehnice si poate sa le discute in mod clar cu superiorii sai

4 Se consulta atunci cand e cazul cu managerul5 Intelege trendurile comericiale si economice si poate folosi

cunostintele sale in domeniile de audit aplicabile6 Obţine cunoştinţe importante despre afacerile clientului

pentru a interpreta mai bine informaţiile primite în timpul auditului

7 Accesează/cerceteaza analizele existente despre competitorii clientului si poziţia acestuia in cadrul industriei pentru a ajuta la efectuarea unui audit eficient

8 Este familiar cu diversele surse de informatii si le foloseste in etapele de analiza si solutionare a problemelor.


10 Indosariaza datele obţinute, în cea mai potrivita si clara formă, analizand si tragand concluziile preliminare

4. SENIOR 2



1 Primeste intrebatile din partea clienţilor şi le transmite managerilor responsabili tinand cont de informaţiile obţinute

2 Este la current cu impactul produs de dezvoltarile

42

profesionale si le discuta cu managerul si partenerul3 Cunoaste conceptele tehnice si poate sa le discute in mod

clar cu superiorii sai4 Se consulta atunci cand e cazul cu managerul5 Intelege trendurile comericiale si economice si poate folosi

cunostintele sale in domeniile de audit aplicabile6 Obţine cunoştinţe importante despre afacerile clientului

pentru a interpreta mai bine informaţiile primite în timpul auditului

7 Accesează/cerceteaza analizele existente despre competitorii clientului si poziţia acestuia in cadrul industriei pentru a ajuta la efectuarea unui audit eficient

8 Este familiar cu diversele surse de informatii si le foloseste in etapele de analiza si solutionare a problemelor.


10 Indosariaza datele obţinute, în cea mai potrivita si clara formă, analizand si tragand concluziile preliminare

Administrareaafacerii

Administreaza resursele firmei in mod eficient pentru maximizarea performantelor

1 Lucrează pentru a se incadra in bugetul de timp 2 Informeaza în mod prompt managerul de teren despre

dificultatile si intarzierele aparute 3 Pastreaza documente detaliate referitoare la timpul

necesar pentru sarcinile indeplinite 4 Daca munca nu se finalizeaza la data terminarii a

angajamentului, prezinta detalii adecvate privind sarcinile neindeplinite

5 Isi dezvolta capacitatea de a sti care sunt prioritatile si isi administreaza timpul in mod eficient

6 Este dispus la facă ore suplimentare atunci când este necesar

8 Demonstreaza interes pentru studentii de perspective, de ex. Prin implicare in procesul de recrutare

5. MANAGER 1



1 Primeste intrebarile din partea clienţilor şi le transmite managerilor responsabili dupa ce a tras concluziile initiale

2 Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a revizui calculele taxelor si pentru a elabora prezentarile din situatiile financiare legate de taxe

3 Este la curent cu impactul produs de noutatile legislative si profesionale si le discuta cu managerul si partenerul

4 Cunoaste conceptele tehnice si poate sa le discute in mod clar si sigur cu angajatii clientului

5 Se consulta atunci cand e cazul cu managerul 6 Intelege trendurile comericiale si economice si potenţialul

impact al acestora asupra auditului

43

7 Obtine cunostinte temeice despre afacerile clientului si cunostinte generale despre industria in care activeaza clientul pentru a putea discuta toate aspectele necesare.

8 Incearca in mod activ sa compare performantele actuale ale clientului cu cele ale competitorilor sai

9 Detine cunsotinte de baza despre modalitatea in care se formuleaza strategia firmei

10 Dezvolta o relatie profesionala cu angajatii clientului pentru a intelege schimbarile care au loc in cadrul firmei clientului

11 Cauta sa obtina experienta si in afara activitatii normale de audit, ca de exemplu prognoze a capitalului circulant si poate aplica aceasta experienta in munca de audit

12 Consulta diverse surse de informatii pentru a analiza si rezolva problemele

13 Foloseste tehnicile de intervievare pentru a obtine informatii relevante de la angajatii clientului

14 Indosariaza datele obţinute, în cea mai potrivita si clara formă, analizand si tragand concluzii.

6. MANAGER 2



1 Elaboreaza concluziile initiale pentru a rasunde la intrebarile clientului tinand cont atat de aspectele comerciale cat si de cele tehnice

2 Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a identifica problemele care vor avea un impact asupra conturilor, pentru a revizui calculele taxelor si pentru a asigura prezentari corecte in situatiile financiare.

3 Este la curent cu impactul produs de noutatile legislative si profesionale si le discuta cu clientul si cu partenerul

4 Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le discute in mod clar si sigur cu clientul

5 Se consulta in mod regulat cu partenerul6 Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si

economice pentru a putea discuta despre efectele acestora asupra afacerilor clientului

7 Obtine cunostinte de baza despre domeniul de activitate al clientului pentru a putea discuta despre probleme si oportunitati cu clientul

8 Isi dezvolta cunostintele despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru a desfasura un audit efficient prin identificarea problemelor din performantele clientului

9 Stie cum se formuleaza strategia firmei10 Dezvolta o relatie profesionala cu angajatii clientului pentru

a intelege schimbarile care au loc in cadrul firmei clientului11 Isi dezvolta cunostintele financiare pentru a putea asista

clientul cu diverse proiecte cum sunt prognozele de capital circulant

12 Consulta diverse surse de informatii pentru a analiza si

44

rezolva problemele13 Analizeaza si utilizeaza informatiile relevante obtinute din

discutiile cu clientul14 Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient

7. SENIOR MANAGER



1 Incearca sa ofere raspunsuri inovative si utile la intrebarile clientului tinand cont de problemele comerciale si de acuratetea tehnica


3 Este la curent cu impactul produs de noutatile legislative si profesionale si le discuta cu clientul si cu partenerul

4 Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le discute in mod clar si sigur cu clientul

5 Se consulta in mod regulat cu partenerul6 Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si

economice pentru a putea discuta despre efectele acestora asupra afacerilor clientului

7 Obtine cunostinte solidedespre domeniul de activitate al clientului pentru a putea discuta despre probleme si oportunitati cu clientul

8 Are cunostinte despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru a desfasura un audit eficient prin identificarea problemelor din performantele clientului

9 Stie cum se formuleaza strategia firmei si cum se dezvolta strategia de afaceri a clientului

10 Dezvolta o relatie profesionala cu managementul superior al clientului pentru a intelege schimbarile care au loc in cadrul afacerii

11 Isi dezvolta cunostintele financiare pentru a putea asista clientul cu diverse proiecte cum sunt prognozele de capital circulant

12 Isi dezvolta cunostintele despre jucatorii cei mai importanti de pe piata financiara locala


14 Analizeaza si utilizeaza informatiile relevante obtinute din discutiile cu clientul

15 Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient, recunoscand impactul acestora asupra altor sectiuni ale auditului

16 A indentificat un domeniu de specializare (sectoare ale industriei, de ex. comertul cu amanuntul, segmente, de ex. companii multinationale sau sectiuni profesionale, de ex. managementul riscurilor) si isi dezvolta expertiza in acel domeniu

45

17 Este la current cu schimbarile legislative, profesionale, de mediu, politice si socio-economice din domeniul sau de specializare. Ofera sfaturi clientului cu privire la impactul acestor schimbari asupra afacerilor clientului.

8. DIRECTOR



1 Incearca sa ofere raspunsuri inovative si utile la intrebarile clientului tinand cont de problemele comerciale si de acuratetea tehnica


3 Anticipeaza impactul produs de noutatile legislative si profesionale, le comunica clientului si il sfatuieste cu privire la asimilarea acestor noutati.

4 Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le simplifice si sa le explice in mod clar si sigur clientului

5 Se consulta cu clientii in mod regulat prin intermediul intalnirilor, corespondentei si a telefoanelor.

6 Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si economice pentru a putea sa sfatuiasca clientul cu privire la efectele acestora asupra afacerilor sale

7 Detine cunsotinte solide despre domeniile de activitate ale clientului pentru a putea discuta diverse aspecte si pentru a putea sa prevada impactul asupra afacerilor clientului si oportunitatile posibile ale clientului.

8 Are cunostinte despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru indetificarea puntelor tari si punctelor slabe ale clientului

9 Obtine probe pentru a putea evalua corect angajatii cheie ai clientului si pentru a putea asista partenerul la discutiile cu managementul superior al clientului referitoare la competenta angajatilor.

10 Ajuta clientul in dezvoltarea unei strategii de afaceri11 Dezvolta o relatie solida cu managementul superior al

clientului prin intermediul careia poate imbunatati performantele actuale si viitoare ale afacerii.

12 Intelege si poate discuta cu incredere despre domenii financiare si nu numai, ca de ex. imprumuturi, achizitii si poate sa il sfatuiasca pe client in aceste domenii

13 Cunoaste care sunt jucatorii cei mai importanti de pe piata financiara locala


15 Revizuieste informatiile relevante obtinute din discutiile cu clientul si stabileste care sunt pasii urmatori

16 Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient, recunoscand impactul acestora asupra altor sectiuni ale

46

auditului17 Este expert professional in domeniul sau de

specializare(sectoare ale industriei, de ex. comertul cu amanuntul, segmente, de ex. companii multinationale sau sectiuni profesionale, de ex. managementul riscurilor)

18 Anticipeaza schimbarile legislative, profesionale, de mediu, politice si socio-economice din domeniul sau de specializare. Ofera sfaturi clientului cu privire la impactul acestor schimbari asupra afacerilor clientului.

19 Demosntreaza o cunoastere larga a riscurilor afacerii si a problemelor din domeniul de activitate al clientului pentru a identifica riscurile si a le comunica clientului

9. PARTENER



1 Ofera raspunsuri inovative si utile la intrebarile clientului tinand cont de problemele comerciale si de acuratetea tehnica


3 Anticipeaza impactul produs de noutatile legislative si profesionale, le comunica clientului si il sfatuieste cu privire la asimilarea acestor noutati.

4 Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le simplifice si sa le explice in mod clar si sigur clientului

5 Se consulta cu clientii in mod regulat prin intermediul intalnirilor, corespondentei si a telefoanelor.

6 Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si economice si sfatuieste clientul cu privire la efectele acestora asupra afacerilor sale

7 Detine cunsotinte solide despre domeniile de activitate ale clientului pentru a putea discuta cu clientul despre strategie, diverse aspecte si oportunitati pentru acesta.

8 Are cunostinte despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru indentificarea puntelor tari si punctelor slabe ale clientului

9 Obtine probe pentru a putea evalua corect angajatii cheie ai clientului si pentru a putea discuta cu managementul superior al clientului referitor la competenta angajatilor.

10 Ajuta clientul in dezvoltarea si implementarea unei strategii de afaceri

11 Dezvolta o relatie solida cu managementul superior al clientului prin intermediul careia poate imbunatati performantele actuale si viitoare ale afacerii.

12 Intelege si poate discuta cu autoritatile despre domenii financiare si nu numai, ca de ex. imprumuturi, achizitii pentru

47

a putea sa il sfatuiasca pe client in aceste domenii13 Elaboreaza un program pentru a se intalni cu jucatorii cei mai

importanti de pe piata financiara locala14 Cunoaste foarte bine diversele surse de informatii care pot fi

utilizate pentru a analiza si rezolva problemele15 Revizuieste informatiile relevante obtinute din discutiile cu

clientul si stabileste care sunt pasii urmatori16 Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient,

recunoscand impactul acestora asupra altor sectiuni ale auditului

17 Este recunoscut ca o autoritate in domeniul sau de specializare (sectoare ale industriei, de ex. comertul cu amanuntul, segmente, de ex. companii multinationale sau sectiuni profesionale, de ex. managementul riscurilor)

18 Anticipeaza schimbarile legislative, profesionale, de mediu, politice si socio-economice din domeniul sau de specializare. Ofera sfaturi clientului cu privire la impactul acestor schimbari asupra afacerilor clientului.

19 Demosntreaza o cunoastere larga a riscurilor afacerii si a problemelor din domeniul de activitate al clientului pentru a identifica riscurile si a le comunica clientului

7. BENEFICIILE ANGAJATILOR

Asigurarea medicală

POLITICA

48

Firma de audit acoperă asigurarea medicală pentru anagajaţii care nu pot beneficia de asigurare medicală de stat. Angajaţii pot alege o asigurare medicală care să acopere doar cheltuielile sale medicale sau una care să acopere cheltuielile medicale ale sale şi ale soţulului/soţiei, partenerului de viată şi/sau ale copiilor aflaţi în îngrijire.

Firma de audit va acoperi cheltuielile cu primele de asigurare ale angajaţilor săi în proporţie de 100%. Primele de asigurare pentru soţ/partener de viaţă şi copii vor fi acoperite parţial de firmă. Procentul de acoperire va fi stabilit de Departamentul local de Resurse Umane şi de Managerul firmei de audit de Indemnizaţii şi Beneficii.

Angajaţii care aleg asigurarea medicală sunt acoperiţi efectiv din prima zi a lunii în care aleg tipul de asigurare. Angajaţii care pleacă din firmă sunt acoperiţi până în ultima zi a lunii în care îşi reziliază contractul de muncă. Asigurarea medicală nu va extinsă pentru persoanele care pleacă din firmă. Poate fi extinsă pentru angajaţii care se transferă într-o altă firmă

INDRUMARE

Angajaţii vor primi informaţii şi formulare de înscriere pentru asigurarea medicală atunci când acceptă oferta de angajare. Formularele trebuie completate şi transmise Departamentului de Resurse Umane al firmei de audit.

Asigurarea de călătorie

POLITICA

Firma acoperă asigurarea de călătorie în interese de afaceri sau în timpul liber pentru toţi angajaţii săi. Firma nu acoperă asigurarea de călătorie a membrilor de familie sau a celor aflaţi în îngrijire, cu toate acestea, asigurarea de călătorie pentru membrii familiei în cazul cătoriile în interese personal poate fi încheiată separat cu o societate independentă de asigurare.Angajaţii sunt asiguraţi efectiv din prima zi de angajare. Angajaţii care îşi rezilizează contractul de muncă cu firma sunt asiguraţi până în ultima zi a lunii în care pleacă.

INDRUMARE

Fiecărui Director de resurse umane i se vor emite carduri pentru regiunea în care activează, fiecare card va avea un număr unic care li se va atribui angajatului. Atunci când angajatul părăseşte firma sau regiunea, numărul său va fi repartizat unui nou angajat. Este important să se păstreze o listă a angajaţilor cu numerele de asigurare care le-au fost atribuite. Asiguratorul va lucru doar cu numere şi nu cu nume. Lista/ Graficul de beneficii poate fi pus la dispoziţia angajaţilor de Directorul local de resurse umane.

Asigurarea de viaţă

POLITICA

49

Firma de audit oferă asigurare de viaţă şi asigurare pentru moarte accidentală sau invaliditate pentru toţi angajaţii săi. Acoperirea acestor asigurări nu este obligatorie iar primele de asigurare sunt plătite integral de angajat. Angajaţilor care optează pentru asigurare de viaţă de peste $ 250 000, li se solicită de către asigurator să facă un examen medical complet.

Angajaţii care optează pentru asigurare de viaţă, de moarte accidentală sau de invaliditate sunt acoperiţi efectiv din prima zi a lunii în care optează pentru orice tip de asigurare. Angajaţii care îşi rezilizează contractul de muncă cu firma sunt asiguraţi până în ultima zi a lunii în care pleacă. Totuşi pot alege să îşi extindă asigurarea prin notificarea societăţii de asigurare şi poate continua să plătescă primele de asigurare direct la reprezentanţele societăţii de asigurare pentru asigurările de viaţă, moarte accidentală sau invaliditate.

INDRUMAREAngajaţii vor primi informaţii şi formulare de înscriere pentru asigurarea de viaţă atunci când acceptă oferta de angajare. Formularele trebuie completate şi transmise Departamentului de Resurse Umane ale firmei de audit. Primele pentru aceste asigurări vor fi reţinute din salariul lunar al angajatului.

Incapacitate de muncă/ Invaliditate pe termen lung

POLITICA

Firme de audit acoperă asigurarea pentru invaliditate pe termen lung pentru toţi angajaţii săi. Această asigurare trebuie să ofere angajaţilor pană la 60% din salariul de bază în caz de invaliditate parţială sau totală care duce la incapacitatea de a munci. Această asigurare nu este obligatorie iar primele de asigurare sunt plătite integral de angajat.

Angajaţii care optează pentru asigurare de invaliditate pe termen lung sunt acoperiţi efectiv din prima zi a lunii în care optează pentru acest tip de asigurare. Angajaţii care îşi rezilizează contractul de muncă cu firma sunt asiguraţi până în ultima zi a lunii în care pleacă. Asigurarea nu poate fi extinsă pentru angajaţii care pleacă din firmă. Poate fi extinsă pentru angajaţii care se transferă la o altă firmă de audit până în momentul in care acoperirea asigurării va fi preluată de firma la care s-au transferat.

INDRUMARE

Angajaţii vor primi informaţii şi formulare de înscriere pentru asigurarea de viaţă atunci când acceptă oferta de angajare. Formularele trebuie completate şi transmise Departamentului de Resurse Umane ale firmei de audit. Primele pentru aceste asigurări vor fi reţinute din salariul lunar al angajatului.

Fond de economii

POLITICA

50

Firma de audit oferă angajaţilor car sunt eligibili din punct de vedere legal posibilitatea de a economisi într-un fond de economii ales de ei prin deducere din salariu. Aceste fonduri sunt facultative şi se negociază direct între angajat şi furnizor. In prezent, firma nu ajustează contribuţiile la fondurile de economii.

INDRUMARE

Angajaţii trebuie să contacteze Managerul de Plăţi şi Beneficii al firmei de audit pentru informaţii despre fondurile de economii. Li se vor pune la discpoziţie datele de contact ale furnizorului current de astfel de servicii şi apoi vor discuta direct cu reprezentantul acestuia pentru a stabili dacă vor colabora cu acest furnizor de servicii şi care va fi planul de economii care se potriveşte nevoilor sale. Managerul nu este responsabil pentru serviciile oferite de acest furnizor.

Zile libere

Concediile/zilele de odihnă

Concediile

POLITICA

Toţi salariaţii firmei de audit angajaţi începând cu 1 ianuarie, au dreptul la 21 de zile de concediu pe an calendaristic. Orice persoană angajată după această dată va primi un număr de zile de concediu calculat proporţional în funcţie de data angajării. Persoanele angajate după data de 15 a fiecărei luni nu vor primi zile de concediu aferente acelei luni. Angajaţi au dreptul la concediu, calculându-se la 1,66 zile pe lună.

Angajaţilor care îşi reziliază contractul de muncă li se vor plăti zilele de concediu meritate dar neefectuate în cursul anului calendaristic. Pe perioada concediului se va plăti angajatului doar salariul de bază. Dacă un angajat şi-a luat mai multe zile de concediu decât avea dreptul, echivalentul in bani al acestor zile va fi reţinut din salariul final. Firme de audit nu va achita plata concediilor în cazul in care firmele locale nu ţin evidenţa orelor lucrate. Angajaţii sunt încurajaţi să-şi programeze şi să-şi ia toate zilele de concediu în cursul fiecărui an calendaristic. Totuşi, din cauza intereselor companiei şi a perioadelor aglomerate, unui angajat i se paote solicita să işi decaleze concediul până la o dată care este mai convenabilă şi pentru angajat şi pentru firmă. De exemplu, în Departamentul de Audit e posibil ca angajaţilor să nu li se aprobe zile de concediu în perioada 3 ianuarie-30 aprilie a fiecărui an. Zilele de concediu nu pot fi păstrate pentru următorul an calendaristic decât în cazul în care legile naţionale impugn acest lucru sau în condiţii excepţionale. In aceste cazuri, este nevoie de aprobarea Partenerului firmei.

INDRUMARE

Angajaţii trebuie să completeze şi să transmită un formular de cerere de concediu, Partenerului din Departamentul său sau reprezentantului acestuia, sau, în cazul personalului adminsitrativ, superiorului direct pentru aprobare cu o perioadă de timp adecvată înainte de zilele solicitate. După aprobarea cererii, o copie a acesteia trebuie transmisă Departamentului de resurse umane.

51

CONCEDIU MEDICAL

POLITICA

In funcţie de natura bolii, firme de audit poate acorda, la discreţie, zile de concediu medical suplimentare, dar neplătite. Acest lucru va fi luat în considerare după expirarea tuturor zilelor de concediu medical de drept ale angajatului.Firma îşi rezervă dreptul de a obţine un certificat medical de la un cabinet medical calificat pentru a proba zilele de concediu luate. Firme de audit îşi rezervă dreptul să limiteze sau să rezilieze contractul de muncă al angajatului fără notificare prealabilă în cazul în care angajatul nu poate să-şi îndeplinească sarcinile de serviciu obişnuite din cauza bolii sau a unei incapacităţi fizice după ce acesta şi-a utilizat zilele de concediu medical plătite la care avea dreptul.

INDRUMARE

Absenţa de la serviciu în caz de boală a oricărui angajat trebuie raportată din prima zi Departamentului de resurse umane şi superiorului angajatului.

Orice absenţă care depăşeşte două zile trebuie probată cu un certificat medical care va fi transmis Departamentului de resurse umane.

Concediu de maternitate

POLITICA

Angajaţi locali

Personalul local angajat full-time de unul dintre birourile firmei de audit are dreptul la concediu de maternitate conform reglementărilor legale naţionale.

Angajaţii expatriaţi/nerezidenţi

Angajaţii nerezidenţi cu o experienţă de cel puţin 12 luni într-o firmă de audit şi angajaţi de un birou al firmei au dreptul la următoarele beneficii în caz de concediu de maternitate.

Dacă angajatul nerezident se întoarce la serviciu într-o perioadă de maxim 6 luni de la data anşterii copilului, aceasta va primi plata pentru încă 6 săptămâni în proporţie de 50% din salariu. Această indemnizaţie va fi achitată în zilele de salariu

52

Perioada de concediu de maternitate

Procentaj din salariu

6 săptămâni 100%

6 săptămâni 50%

normale din luna în care angajata se întoarce la serviciu. Această politică se aplică şi în cazul adopţiilor.

Înainte de a reveni la serviciu, angajata poate discuta în mod individual despre posibilitatea unui program de lucru flexibil după naşterea copilului cu superiorul direct.

INDRUMARE

Angajaţi locali Angajatele trebuie să se consulte cu Departamentul local de resurse umane

pentru a afla dacă au dreptul la beneficii şi pentru a stabili durata concediului de maternitate.

Departamentul local de salarizare trebuie notificat în scris de superiorul angajatei cu privire la data începerii concediului de maternitate

Departamentul local de salarizare trebuie notificat în scris de superiorul angajatei cu privire la data întoarcerii angajatei la serviciu

Angajaţi nerezidenţi

Angajatele trebuie să notifice superiorul şi Departamentul de resurse umane cu privire la data începerii concediului de maternitate şi trebuie să prevadă data întoarcerii la serviciu. Departamentul de resurse umane va notifica în scris Departamentul de Plăţi şi Beneficii al firmei cu privire la data inceperii concediului de maternitate al angajatei. Angajatele vor fi plătite în concordanţă cu această politică pe perioada concediului de maternitate. Departamentul de Plăţi şi Beneficii al firmei de audit trebuie notificat în scris de Deaprtamentul de resurse umane atunci când angajata se întoarce la serviciu.

CONCEDIUL DE PATERNITATE

POLITICA

Angajaţii firmei de audit care au experienţă de cel puţin 12 luni într-o firmă beneficiază de un concediu de paternitate de maxim 5 zile lucrătoare pentru naşterea sau adopţia unui copil.

Concediul de paternitate trebuie luat în cel mult 6 luni începând cu perioada imediat anterioară naşterii sau imediat după naşterea sau adopţa unui copil.

INDRUMARE

Angajaţii trebuie să solicite în scris aprobarea concediului de paternitate de către Seful departamentului. Cererea aprobată trebuie apoi transmisă Departamentului de resurse umane.

Zile libere pentru motive personale

53

Concediu de studiu sau examene

Concediu pentru serviciu militar

Invoirea

POLITICA

Invoirea reprezintă absenţa neplătită (zile libere nepliătite) folosită pentru rezolvarea problemelor personale ale angajaţilor atunci când concediul de odihnă nu este suficient. Orice cerere de învoire va fi analizată individual ţinandu-se cont de fiecare angajat în parte şi de activitatea firmei. Aprobarea învoirii este la aprecierea Partenerului responsabil sau al Partenerului firmei.

Învoirea va fi aprobată pentru nu mai puţin de 30 de zile şi nu mai mult de 12 luni. Orice cerere pentru mai puţin de 30 de zile nu va fi considerată o cerere formală de învoire.Deşi lista nu se vrea a fi exhaustivă, următoaterele reprezintă exemple de cazuri în care se poate solicita învoire:

Îngrijire pe termen lung a unui copil bolnav sau a unei rude în vârstă Prelungirea oncediului de maternitate Prelungirea concediului de studiu Călătorii pe termen mai lung Schimbarea domiciliului Alte motive personale aprobate de Firmă

INDRUMARE

Angajaţii trebuie să facă o cerere scrisă de învoire către superiorul direct. Cererea va fi revizuită de Partenerul responsabil şi/sau de Partenerul firmei. În mod normal angajatul va fi notificat în termen de maxim 10 zile lucrătoare cu privire la soluţionarea cererii sale.

Dacă postul sau unul similar este disponibil, angajatul trebuie să se întoarcă la serviciu imediat după expirarea perioadei de învoire.Dacă nici un post nu este disponibil la expirarea perioadei învoirii sau dacă angajatul nu se întoarce la serviciu, contractul de muncă va fi reziliat.

Învoire specială

POLITICAReprezentare naţională

Angajaţii aleşi să-şi reprezinte ţara la un eveniment sportive, cultural sau politic recunoscut pot beneficia de zile libere în urma aprobării Partenerului firmei.

Prezentarea în instanţă

Angajaţii citaţi să apară într-un proces în instanţă (de ex. In calitate de martor, reclamant sau acuzat) poate primi, la aprecierea Partenerul firmei, zile de învoire specială plătite integral pe perioada procesului juridic.

54

Perioada şi condiţiile acestor tipuri de învoiri va fi determinată în mod individual pentru fiecare angajat.

INDRUMARE

Invoirea în condiţiile prezentate mai sus trebuie solicitată în scris Partenerului firmei cu cel puţin o lună înainte de perioada de învoire solicitată. In cazul în care nu este posibilă notificarea cu o lună înainte, înştiinţarea trebuie făcută cât mai repede posibil pentru a permite firmei să modifice graficele de muncă.

Zile libere fără aprobare prealabilă

POLITICA

Absenţa de la locul de muncă fără obţinerea unei aprobări în prealabil reprezintă o încălcare a contractului din partea angajatului.In cazul absenţei neautorizate, firme de audit îşi rezervă dreptul să reţină bani din salariu proporţional cu numărul de ore pierdute.

Absenţa fără o aprobare prealabilă, o justificare sau o notificare, cu excepţia cazurilor de boală gravă sau accident major, va fi tratată ca o demisie voluntară dacă depăşeşte 5 zile lucrătoare.

Introducere

Succesul firmei de audit depinde în mare parte pe capacitatea noastră de a atrage, pregăti şi păstra profesionişti de cea mai bună calitate. Pe măsură ce firma face tot posibilul să fie un magnet pentru oameni talentaţi, este foarte important să înţelegem şi să răspundem la nevoile şi aşteptările angajaţilor noştri. Studiile interne şi externe au demonstrat că ceea ce atrage oamenii talentaţi, îi responsabilizează şi îi determină să rămână în firmă este echilibrul dintre muncă şi viaţa personală. Acest echilibru este greu de atins într-o firmă care oferă servicii profesionale aşa cum este firma noastră. Cu toate acestea, disponibilitatea unui program flexibil de muncă atunci când este posibil îi va ajuta pe angajaţii noştri să ajungă un echilibru între aspiraţiile personale şi cele profesionale mai ales în cazul unor situaţii de viată solicitante, ca de exemplu îngrijirea copiilor mici sau a unei rude bolnave sau în vârstă.

Programele flexibile de muncă definite in acest document au fost dezvoltate ca răspuns la feedback-ul primit din partea oamenilor noştri în cadrul unor studii şi pe baza recomandărilor primite din partea Grupul consultativ al partenerilor în urma unei analize a motivelor pentru care există pondere diferită a bărbaţilor faţă de femei printre profesioniştii de la nivelurile de top management: partener, director sau senior manager.

Politica privind programele flexibile de lucru se va adresa următoarelor probleme ale companiei: Posibilitatea extinsă de a recruta cei mai talentaţi şi experimentaţi angajaţi Păstrarea pentru o perioadă mai lungă de timp a personalului talentat Economii importante în ceea ce priveşte costurile administrative Creşterea semnificativă a numărului de posturi de conducere deţinute de femei

55

Continuitate în relaţiile cu clienţii

Principiile de bază

Recunoaşterea importanţei oamenilor – Noi investim foarte mult în atragerea, pregătirea şi motivarea angajaţilor. Programul flexibil de lucru demonstrează dorinţa noastră de a ne ajuta angajaţii să creeze un echilibru între angajamentele personale şi cele profesionale.

Utilizarea sub forma unor mijloace de lucru – Programele flexibile de lucru trebuie folosite ca mijloace critice de angajare de personal, de productivitate şi de păstrare a angajaţilor pentru a spori atât continuitatea serviciilor oferite clienţilor noştri cât şi flexibilitatea şi agilitatea necesare firmei.

Programul flexibil de lucru nu este garantat – Firma îşi rezervă dreptul de a refuza sau a amâna o cerere în funcţie de aşteptările clienţilor, cerinţele lor, precum şi în funcţie de continuitatea, necesarul de personal şi cantitatea de muncă necesară, de cerinţele de muncă din „sezonul de vârf”, de performanţele fiecărui angajat şi de alţi factori de business. Decizia finală se va baza pe nevoile angajatului, ale departamentului, ale firmei şi ale clienţilor

Imparţialitatea înseamnă „corectitudine” şi nu „uniformitate” – A fi corect înseamnă aplicarea în mod consecvent a unui proces de luare de decizii prin respectarea unor principii şi valori clare, cu scopul de a găsi cele mai bune soluţii pentru situaţiile speciale. În consecinţă, rezultatul unui astfel de proces poate fi diferit.Luarea deciziilor pe baza nevoilor firmei şi nu pe baza motivaţiilor – Angajatului nu i se cere să explice motivele pentru care solicită un program de lucru flexibil iar partenerii trebuie să ia decizia în funcţie de nevoile companiei. Nu este rolul partenerului să determine cât de important este morivul solicitării, ci să evalueze fiecare cerere în funcţie de fiecare situaţie în parte şi de impactul asupra activităţii firmei.Performanţele angajatului sunt relevante. - performanţele angajatului reprezintă un factor important atunci când se analizează o cerere de program de lucru flexibil. Profesoniştii care au demonstrat că pot depăşi aşteptările şi se pot organiza singuri au mai multe şanse să se adapteze cu succes unui program flexibil. In unele cazuri, performanţele se pot îmbunătăţi datorită flexibilităţii mai mari a programului de lucru.

Politica

Sunt disponibile trei tipuri de programe de lucru flexibil şi de întrerupere a carierei. Acestea au fost menite în primul rând pentru persoanele care se intorc la lucru din concediu de maternitate/îngrijire copil, şi pentru angajaţi cu performanţe de top pentru a-i ajuta în rezolvarea unor probleme personale legate în principal de îngrijirea copiilor, a părinţilor, de educaţie şi de pregătire profesională.

Alegerea unui program de lucru flexibil va depinde de nevoile angajatului coroborate cu nevoile companiei. Evident nu va fi întotdeauna posibil să se beneficieze de programe flexibile de lucru. Acaestea reprezintă opţiuni de lucru petnru care este necesară aprobarea, şi nu sunt garantate. Aceste politici oferă îndrumare doar şi nu trebuie interpretate ca fiind garanţii sau reguli. Se va decide în mod raţional dacă un program de lucru redus este benefic pentru un angajat, pentru colegii săi şi pentru companie. Cel mai important este ca procesul de decizie să fie guvernat de nişte principii clare. Flexibilitatea, prin natura sa, va avea rezultate diferite în situaţii diferite. Nu există o singură soluţie pentru orice situaţie.

56

Programul flexibil de lucru a fiecărui angajat va fi revizuit în cadrul procesului obişnuit de revizuire a performanţelor, pentru a se determina dacă acest program este potrivit atât pentru angajat cât şi pentru companie şi dacă este necesar, pentru modificarea acestuia.

Programe flexibile de lucru

1. Flextime (include o săptămână de lucru comprimată şi telecomunicare)

Numărul de ore lucrate rămâne acelaşi ca numărul obişnuit de ore săptămânale sau lunare. Numărul de ore lucrate pe zi poate varia şi nu e nevoie să fie stabilite în prealabil. Telecomunicarea, sau munca de la distanţă oferă posibilitatea anagajaţilor să lucreze acasă dar nu mai mult de 50% din timpul lucrat pe săptămână în mod normal, pe baza unui grafic prestabilit, în cazul in care responsabilităţile interne sau externe faţă de client permit acest lucru. Acest program poate include şi un grafic săptămânal comprimat, adică angajaţii pot comprima volumul normal de muncă în mai puţine zile pe săptămână.

Eligibilitatea: Angajaţii care lucrează cu clienţii intern sau extern, inclusiv parteneriiCerinţe: Numărul de ore lucrate la birou poate fi modificat cu condiţia ca numărul total de ore lucrate pe săptămână sau pe lună să rămână acelaşi.Plata: Se va plăti salariul integral inclusiv bonusurile de performanţă şi beneficiilePromovarea: Profesioniştii care aleg această opţiune rămân eligibili pentru promovare, inclusiv pentru numirea drept candidat pentru funcţia de partener.

2. Volum de muncă redus ( include programe comprimate de lucru şi telecomunicare)

Acest program permite angajaţilor cu performanţe deosebite să-şi reducă volumul standard de muncă cu până la 40% fără a le fi afectată posibilitatea de promovare în carieră. Programele de lucru comprimate pot include programe anuale sau sezoniere cu posibilitatea de a lucra mai mult în perioada de vârf şî mai puţin în afara acestei perioade de vârf, dacă responsabilităţile faţă de client permit acest lucru. Telecomunicare sau munca de la distanţă permite profesioniştilor să efectueze acasă, pe baza unui grafic prestabilit, o parte din volumul de muncă redus. Eligibilitatea: Angajaţii care lucrează cu clienţii intern sau extern, inclusiv parteneriiCerinţe: Reducerea cu cel mult 40% din volumul de muncă săptămânal. Angajaţii care au un volum de muncă redus trebuie să desfăşoare şi activităţile obişnuite chiar dacă în proporţie mai mică. Astfel de activităţi sunt pregătirea practică şi profesională, activităţi administrative sau de recrutare. Profesionistul trebuie să lucreze cu superiorii săi pentru a se asigura că este incă implicat în acele activităţi care sunt foarte decisive pentru dezvoltarea profesională continuă şi continuitatea relaţiilor cu clienţii.Plata: Salariul va fi calculat în functie de numărul de ore lucrate. Se vor acorda şi bonusurile de performanţă şi beneficiile standard.Promovare: Profesioniştii care aleg această opţiune rămân eligibili pentru promovare. Aceia care au un volum de muncă redus nu trebuie să se întoarcă la munca full-time pentru a fi luati în considerare pentru promovarea la un nivel

57

superior. Cu toate acestea, pentru că în mod normal mai multă experienţă duce la o dezvoltare profesională mai rapidă, programul de muncă redus poate influenţa perioada de timp după care va avea loc promovarea, precum şi numirea drept candidat pentru funcţia de partener.

2. Lucrul part-time

Această opţiune se adresează celor care doresc să lucreze mai puţin de 60% din numărul standard de ore.Eligibilitatea: Angajaţii care lucrează cu clienţii intern sau extern, inclusiv partenerii

Cerinţe: Numărul de ore lucrate este variabil. Cu toate acestea, odată ce ce stabilişte numărul de ore, acestea şi numărul de ore pe săptămână rămân fixe.Plata: Salariul se va determina în funcţie de numărul de ore lucrate. Beneficiile standard şi bonusurile de performanţă sunt disponibile doar pentru angajaţii care muncesc cel puţin 50% din pogramul săptămânal de lucru.Promovarea:Profesioniştii care aleg această opţiune nu sunt în mod normal eligibili pentru promovare.

Pauză in carieră

O data la 3 ani, angajaţii care lucrează cu clienţii intern sau extern pot să ia o pauza de muncă pentru a urma alte interese sau activităţi (fie legate sau nu de muncă), dar îşi vor conserva locul de muncă şi relaţia cu firma. Se vor analiza cererile de pauza în carieră pentru orice motiv, inclusiv:

Continuarea studiilor Îngrijirea unei rude bolnave sau în vârstă Indeplinirea unor obiective sportive sau personale Călătorii Transferul temporar din ţară a partenerului de viaţă

La un anumit moment, nu mai mult de 10% din angajaţii de la un anumit nivel de carieră, dintr-un anumit departament pot să beneficieze de o pauză în carieră. Vor avea prioritate angajaţii cu performanţe deosebite.

Eligibilitate: Angajaţii de la nivelul de senior în sus, inclusiv parteneriiCerinţe: Pauzele în carieră nu pot depăşi 6 luni (sau, in mod exceptional, 12 luni pentru terminarea studiilor full-time la o şcoală sau universitate de afaceri, de ex. MBA)Plată: Pauzele de carieră reprezintă zile libere neplătite, astfel încât nu se acordă nici bonusurile de performanţă. Asigurarea medicală, de călătorie, telefonul mobil şi contribuţiile minime la asigurările sociale sunt menţinute. Alte beneficii pot fi aprobate de biroul în cauză.Promovarea: profesioniştii care iau pauză de carieră rămân eligibili pentru promovare. Totuşi, pauza în carieră poate afecta perioada de timp după care va avea loc promovarea, inclusiv numirea drept candidat pentru funcţia de partener. Pauzele de carieră luate în perioade timp mai puţin aglomerate nu vor întârzia propunerile de promovare.

58

Concediul de maternitate/ingrijire copil

Toate cele 3 programe flexibile de muncă sunt disponibile tuturor angajaţilor care lucrează cu clienţii intern sau extern şi se intorc la serviciu după un concediu de maternitate/îngrijire copil.Impactul luării unui concediu de maternitate/îngrijire copil asupra avansării în carieră este prezentat pe scurt mai jos:(1) Mai puţin de 12 luni: nu există nici un impact asupra avansării în carieră atunci când angajatul a rămas în contact şi a participar la toate training-urile necesare.(2) Intre 12-18 luni: impactul asupra avansării în carieră se va evalua în mod individual (criteriile de bază: păstrarea legăturilor şi participarea la toate training-urile necesare);(3) Mai mult de 18 luni: impactul asupra avansării va fi semnificativ.

Atunci când se solicită concediu de maternitate/îngrijire copil, angajaţii trebuie să menţioneze dacă plănuiesc să se intoarca la muncă şi se vor conveni termenii. Această convenţie trebuie documentată de Dep. de resurse umane şi semnată de angajat şi de partenerul responsabil.In funcţie de circumstanţe, firma îl va ajuta pe angajat să păstreze legătura, inclusiv i se va permite utilizarea telefonului mobil şi păstrarea adresei de e-mail de la firma de audit, în conformitate cu politicile firmei cu privire la utilizarea lor.

Cei care doresc să se intoarcă la serviciu trebuie să depună toate eforturile pentru a participa la cursurile principale de pregătire prevăzute în programa de studiu aferentă perioadei în care ei absentează.

MODEL DE CERERE – PROGRAM FLEXIBIL DE LUCRU SIPAUZA IN CARIERA

Nume:

Postul ocupat:

Funcţia:

Biroul:

Partenerul/Managerul superior:Data înregistrării cererii:

Data propusă pentru începere:

Note: Completarea acestui formular este obligatorie. Se recomandă angajatului care solicită un program flexibil sau o pauză in carieră să colaboreze cu partenerul/managerul superior pentru completarea formularului. În cazul în care anumite puncte din formular nu

59

sunt aplicabile situaţiei angajatului, vă rugăm să menţionaţi acest lucru la punctul respectiv.

1. Vă rugăm indicaţi programul de lucru pe care îl solicitaţi:

| Flextime | Muncă part-time

| Volum redus de muncă | Pauză în carieră

2. Pentru un program cu număr redus de ore (Volum redus de muncă sau muncă part-time) descrieţi cum vă va afecta/influenţă programul acesta volumul de muncă actual în cursul unui an (anagajamentele cu clienţii, oportunităţi de dezvoltare profesională, responsabilităţi adminsitrative, etc.)

Pentru un program cu număr redus de ore, ce procent propuneţi din volumul de muncă full-time?

Pentru un program cu număr redus de ore, identificaţi responsabilităţile cheie care consituie volumul de muncă actual vs. Propus:

ACTUAL PROPUS

Care este programul propus pe lună/pe sezon/pe an (se va exprima în funcţie de cum este cel mai potrivit pentru postul şi programul dumnevoastră) şi locul de desfăşurare a muncii?

Notă: încercaţi să faceţi un proiecţie pe 12 luni a responsabilităţilor dvs. pentru a determina dacă vor fi perioade cu volum de muncă sporit.

Care este durata propusă pentru programul fexibil de lucru?

3. Descrieţi cum programul propus pentru atingerea unui echilibru între viaţa personală şi cea profesională va susţine şi îmbunătăţi performanţele dvs.

60

4. Care sunt avantajele profesionale probabile ale acestui program pentru: Companie:

Clientul/clienţii (interni şi/sau externi):

5. Care sunt problemele posibile ale unui astfel de program pentru:

Partenerul/Managerul superior dvs.

Clientul/clienţii (interni şi/sau externi):

Colegii dvs. de muncă

6. Descrieţi cum veţi colabora (împreună cu compania) pentru depăşirea fiecărei probleme prezentate mai sus.

7. Descrieţi cum vă veţi păstra flexibilitatea de a răspunde la nevoile urgente ale clienţilor şi la alte situaţii neaşteptate.

Cum vă veţi organiza astfel încât să fiţi disponbil în afara orelor planificate atunci când va fi necesar?

61

Dacă sunteţi într-o funcţi care vă solicită să călătoriţi des, cum veţi rezolva probleme legate de aceste călătorii?

8. Descrieţi ce impact consideraţi că va avea acest program propus de dvs asupra ritmului de avansare în carieră.

Cum planificaţi să continuaţi să vă implicaţi în activităţile necesare dezvoltării dvs profesională care contribuie la avansarea şi dezvoltarea carierei dvs (activităţi de birou sau de resurse umane, de marketing, vânzări, training-uri, etc)?

9. Prezentaţi pe scurt planul dvs pentru implementarea şi monitorizarea programului propus de lucru. Care este propunerea dvs. ca perioadă iniţială de probă (în general între 3-6 luni)?

Ce măsuri trebuie neapărat luate pentru a asigura eficacitatea continuă a programului propus?

10. Care propuneţi să fie metodele de evaluare a performanţelor dvs? Ce metode cantitative clare aţi alege pentru evalaurea performanţelor dvs? Angajaţii care oferă servicii clienţilor se vor concentra pe domeniile detaliate în gEm 4 cu privire la împărţirea responsabilităţilor. Se vor include şi metodele care sunt diferite de cele pentru evaluarea altor angajaţi care nu au un program de muncă flexibil.

62

Sunt conştient că programul flexibil de muncă propus poate fi modificat sau reziliat de ..................... sau de mine in orice moment fără explicaţii prealabile. De asemenea cunosc faptul că înţelegerea privind programul de muncă flexibil nu reprezintă un contract de muncă şi nu trebuie interpretată ca o modificare a statutului meu de angajat. De asemenea, cunosc faptul că nici un punct din acest document nu reprezintă o garanţie cu privire la ritmul de avansare în carieră.

REVIZUIT DE: DATA:

Partenerul/Managerul superior

SEMNAT DE: DATA:

Angajat

Director de Resurse Umane

Partenerul responsabil

Partenerul coordonator al firmei/ CEO*

* Atunci când programul flexibil este destinat unui Partener

Data intrării în vigoare a întelegerii (data:)_________________________________Plăţile şi beneficiile pentru angajat au fost discutate şî s-au aprobat după cum urmează:

Director de Resurse Umane Data

Directorul de Resurse Umane va transmite Sefului de departament al angajatului, o copie a acestui formular completat şi semnat de toate părţile implicate.

8. PROCEDURI DISCIPLINARE

Proceduri disciplinare

Generalităţi

Consilierea

Avertismente orale

63

Primul avertisment scris

Ultimul avertisment scris

Demiterea sau suspendareaProcedura de apelProcedura de reclamare

Formulare şi scrisori standard

Clasificarea încălcării disciplinei Primul avertisment scrisUltimul avertisment scrisScrisoare de demitereFormular de procedură disciplinară

PROCEDURI DISCIPLINARE

Codul eticii – dispoziţii executive

Orice membru al corpurilor de contabili profesionişti fie că este înregistrat sau nu este obligat să se conformeze prevederilor dispoziţiilor executive.

Acţiunea disciplinară pentru încălcarea oricărei prevederi a dispoziţiilor executive va include următoarele:a) retragerea autorizaţiei de membru şi anunţarea ulterioară a acestui fapt în jurnale şi publicaţii de contabilitate;b) orice altă măsură disciplinară care poate fi cerută de consiliul director;c) urmărirea în justiţie în cazul în care încălcări grave ale dispoziţiilor executive au fost comise de un membru.Toţi angajaţii sunt aşteptaţi să se conformeze termenilor , condiţiilor de angajare. Eşecul realizării acestui lucru oate avea ca rezultat acţiuni disciplinare. Procedurile isciplmare vor urma o sene de etape consecutive:Pentru o problemă minoră: Un avertisment oralPentru o serie continuă de probleme minore sau o problemă mai serioasă: Un prim avertisment scrisPentru un comportament sau o performanţă inacceptabilă repetată:Un avertisment scris final specificând că dacă situaţia nu se îmbunătăţeşte poate urma demiterea

Pentru progrese insuficiente:demiterea/suspendarea în mod normal cu preaviz

Se vor păstra înregistrări atât ale avertismentelor scrise cât şi ale celor orale.

Toate acţiunile disciplinare vor ft urmate fără întârziere, bazate pe probe adecvate.In cazul unei greşeli grave etapele de Ia punctul î de mai sus pot fi aplicate în orice stadiu depinzând de gravitatea faptei..Firmă îşi rezervă dreptul de a suspenda sau să demită imediat, orice angajat implicat în misiuni dăunătoare grave. Suspendarea nu înseamnă încheierea contractului de angajare şi poate fi necesară o ancheta completă.

Exemple de cazur i in care f i rma is i rezerva dreptul de a suspenda

64

sau demite un angajat :

prezentarea de documente confidenţiale sau informaţii fără autorizaţia de a face acest lucru, sau alte încălcări ale regulilor firmei privind confidenţialitatea. Comportament violent, desconsiderator sau extrem de agresiv faţă de un alt angajat, un client sau o persoană din public. Neglijenţă extremă sau persistentă faţă de sarcinile convenite în termenii şi condiţiile de angajare.• O acţiune care pune în pericol siguranţa altora.Abuzul de băutură sau droguri în timpul serviciului.învinuirea de o gravă ofensă care este incompatibilă cu efectuarea de către angajat a sarcinilor lui sau ei.Falsificarea cheltuielilor cu litigiile sau a programelor• Acceptarea de recompense financiare sau de alt fel fără înştiinţarea firmei. Eşecul sau refuzul de a îndeplini sarcinile stabilite în termenii şi condiţiile de angajare, sau ordinele corespunzătoare ale partenerilor, Persistenţa în pierderea timpului sau absenţa de la serviciu. • Folosirea greşită sau inedecvată a instalaţiilor şi echipamentelor firmei

Acţiuni sau comportamente care pot aduce atingere reputatiei firmei. activităţi interne ce dăunează societăţii

Incălcări grave ale termenilor şi condiţiilor de angajare cum ar fi: declaraţii false pe formularul de statut de adecvare declaraţii false pe un formular de declarare a independentei 8. Angajaţilor li se va da dreptul la apărare înainte de luarea unei decizii ("procedura de apel")9. Motivul pentru orice acţiune disciplinară întreprinsă, orice perioadă de timp pentru îndreptare şi consecinţele oricărei repetări a greşelii vor fi făcute clare pentru angajat în orice moment.10. Orice angajat care este subiectul unei acţiuni disciplinare este îndreptăţit să aibă ca martor un coleg la orice întrevedere.E de datoria supraveghetorului direct al angajatului să indrume angajatul la evitarea iniţierii unei proceduri iplinare împotriva sa. Atunci când performanţa sau comportamentul unui angajat începe să fie sub limitele acceptabile, supraveghetorul trebuie să discute imediat acest lucru cu angajatul şi în mod normal trebuie să fie raportat într-un raport de evaluare a activităţii (secţiunea 5).Avertismente oraleUn avertisment oral va fi în mod normal potrivit în cazurile de încălcări minore ale performanţei sau disciplinei.După ce a fost dat avertismentul, angajatul şi supraveghetorul său vor elabora un plan de reabilitare. Va fi făcută o îregistrare scrisă a avertismentului oral şi a planului de reabilitare, care va specifica nivelul exact al performanţei aşteptate şi timpul în care aceasta se va realiza. Angajatul va semna înregistrarea scrisă pentru a confirma acordul lui sau ei.Inregistrarea scrisă va fi păstrată în dosarul personal al angajatului un timp de [ ani]. Dacă în intervalul respectiv de timp nu se va mai întreprinde nici o acţiune disciplinară împotriva angajatului, atunci avertismentul nu va fi luat în calcul pentru nici o acţiune disciplinară ulterioară şi va fi scos din dosar.Orice cazuri de performanţă nesatisfăcătoare sau acţiuni greşit întreprinse în continuare, de aceeaşi natură sau de natură diferită, pot avea ca efect acţiunidisciplinare, cum ar fi avertismentul scris.

Primul avertisment scris

65

1. Un prim avertisment scris va fi în mod normal adecvat pentru încălcări minore dar repetate ale disciplinei, pentru greşeli mai grave sau acofo unde o îmbunătăţire cerută a performanţelor nu s-a produs.

2. Mai întâi va fi ţinuta o întrevedere cu angajatul pentru a discuta problemele şi pentru a fixa o perioadă de timp pentru reabilitarea angajatului. Din nou, va fi întocmită o înregistrare scrisă imediat după întrevedere care va f semnată de angajat ca dovadă a acordului Iui sau al ei.

3. Consecutiv întrevederii, o scrisoare va fi trimis angajatului şi o copie va fi pusă în dosarul personal al angajatului.

4. Documentele completate vor fi păstrate în dosarul angajatului pentru o perioadă de [ ani.] Dacă în această perioadă nu mai apare nici o altă acţiune disciplinară, sau îmbunătăţirea performanţei cerută se produce şi este susţinută, avertismentul va fi desconsiderat pentru scopul oricărei acţiuni disciplinare ulterioare şi scos din dosarul personal.

5. Orice cazuri de performanţă nesatisfăcătoare sau acţiuni greşit întreprinse în continuare, de aceeaşi natură sau de natură diferită, pot avea ca efect alte acţiuni disciplinare.

Ultimul avertisment scris.

1. Un ultim avertisment scris va în mod normal potrivit în cazuri de acţiuni greşite repetate, greşeli grave sau o petrformanţă slabă persistentă.

2. Va fi pregătită o întrevedere cu angajatul pentrua discuta problemele şi pentru a fixa data următoarei întâlniri. Supraveghetorul ve explica că eşecul de îmbunătăţire a performanţei înaintea întâlnirii va avea ca rezultat desfacerea contractului de muncă.

3. Va fi emis un ultim avertisment scris, o copie a acestuia va fi păstrată în dosarul angajatului.

4. Va fi făcută o înregistrare a întrevederii care va fi semnată de către angajat ca dovadă a acordului lui sau al ei.

5. Documentaţia completă va fi păstrată în dosarul personal al angajatului un timp de [ ani]. Dacă in acest timp nu mai apare nici o acţiune disciplinara avertismentul va fi desconsiderat pentru scopul oricărei acţiuni disciplinare ulterioare şi scos din dosarul angajatului.

6. Orice cazuri ulterioare de performanţă nesatisfăcătoare sau acţiuni greşite pot conduce la alte acţiuni disciplinare.

Demiterea sau suspendarea

66

1. Natura oricărei acţiuni disciplinare va depinde de gravitatea ofensei şi de circumstanţele apariţiei ei. 2. Etapa finală a acţiunii disciplinare poate lua forma demiterii sau suspendării.

In cazul unor abateri grave un angajat poate fi demis ceea e înseamnă terminarea imediată a contractului său fără preaviz şi fără dreptul de a primi bani de concediu. Această situaţie nu trebuie confundată cu situaţia demiterii cu ireaviz şt plata concediului de odihnă care poate avea loc n anumite cazuri, la discreţia firmei, demiterea imediată poate rezulta dintr-o singură abatere jravă şi nu cere finalizarea procedurilor disciplinare lormale.

Firma îşi rezervă dreptul de suspenda un angajat cu plata anumitor drepturi în cazul suspectării unei abateri grave, urmând desfăşurarea unei investigaţii. Aceasta va fi urmatăin mod obişnuit fie de o sancţiune disciplinară, fie de retragerea alegaţiilor referitoare la incident.

Firma îşi rezervă dreptul de suspendare disciplinară pentru a imprima asupra angajtului gravitatea situaţiei. Suspendarea disciplinară paote avea loc fără plata drepturilor dacă aşa este convenit în contractul de angajare şi va fi în mod normal pe o perioadă între ( şi zile).

CLASIFICAREA INCALCARILOR DISCIPLINARE

Exemplele enumerate mai jos au numai un caracter orientativ şi nu reprezintă o enumerare exhautivă.

Incălcări minore ale disciplinei

Următoarele exemple vor fi considerate Ia început neoficiale, dar apariţia lor repetată va justifica procedura oficială de avertizare:

întârzieri fără motiv Pauze dese Comportament nepăsător Eşecul de a prezenta o aparenţă convenabilă Absenţe fără motiv sau eşecul de a informa firma în mod corespunzător Eşecul în urmarea instrucţiunilor sau a procedurilor convenite ale firmei

Incălcări serioase ale disciplinei

Următoarele exmple reprezintă încălcări serioase ale disciplinei cărora li se vor aplica în mod normal procedura disciplinară oficială: Absenţa nemotivată fără anunţarea ei Absenţa excesivă cu sau fără anunţarea ei (în afară de scutirea medicală) Comiterea unei serii de acţiuni nesatisfăcătoare într-o perioadă scurtă de timp Efectuarea în timpul programului a altor activităţi care nu sunt în interesul firmei Stricarea sau folosirea neadecvată a instalaţiilor şi echipamentelor firmei

Incălcări majore ale disciplinei

Pentru următoarele încălcări severitatea acţiunii disciplinare va depinde de împrejurări:refuzul de a urma indicaţiile corespunzătoare ale partenerului sau supraveghetorului

67

comportament dezordonat în clădirile firmei sau ale clientului neglijenţă gravă comportament abuziv, ameninţător sau agrasiv faţă de colegi, clienţi sau persoane din public încălcarea confidenţialităţii activităţilor clientului

Demiterea imediată

Următoarele sunt încălcări care pot fi considrate grave şi destul de serioase pentru a justifica un tratament de demitere; O declaraţie falsă în formularul annual referitor la condiţia entităţii Folosirea sau posesia neautorizată a bunurilor firmei sau a banilor aparţinând firmei sau clienţilor firmei Falsificarea cheltuielilor decontate de firmă Incapacitate serioasă de lucru datorată alcoolului sau drogurilor Condamnarea sau arestarea datorată unor fapte penale grave care aduc atingere reputaţiei firmei Folosirea violenţei, sau comportament abuziv, ameninţător sau agresiv faţă de colegi, clienţi sau persoane din public Insubordonare gravă Prezentarea neautorizată a unor materiale strict confidenţiale

PRIMUL AVERTISMENT SCRIS

Stimate

în legătură cu avertismentul verbal pe care l-aţi primit de la { } la data de { }2xxx privind { }

Regret că {performanţa/comportamentul - specificaţi} nu s-a îmbunătăţit la un nivel acceptabil de către firmă.Această scrisoare trebuie privită ca un avertisment scris al demiterii şi este emisă în conformitate cu procedurile disciplinare ale firmei.

Vă sfătuiesc să vă îmbunătăţi {performanţa/comportamentul- specificaţi} cu efect imediat şi să păstraţi un nivel acceptabil de către firmă aşa cum s-a discutat la întrevederea care a precedat emiterea acestei scrisori. Dacă nu reuşiţi să vă îmbunătăţiţi/menţineţi {performanţa/comportamentul- specificaţi} la nivelul cerut veţi fi pasibil de acţiuni disciplinare-mai severe cum ar fi un avertisment final scris de demitere.

Dacă doriţi să discutaţi această scrisoare sau nivelul de {performanţă/comportament specificaţi}cerut, vă rog să mă contactaţi.

O copie a acestei scrisori va fi păstrată în dosarul dvs. personal pentru {un an}. (Conducătorul dvs. } a cerut supravegherea îndeaproape a performanţa/comportamentul-specificaţi} pe durata acestei perioade.

Al dvs.

68

AVERTISMENT FINAL SCRIS

Stimate

în urma avertismentelor verbale pe care le-aţi primit şi a avertismentului scris din { }2xxx privind { }, cu regret vă aduc la cunoţtinţă că {performanţa/comportamentul- specificaţi} dvs. nu s-a îmbunătăţit pentru a fi menţinut Ia un nivel acceptat de către firmă.

Se pare că nu am altă alternativă decât emiterea acestui ultim avertisment scris de demitere şi de a vă informa că dacă {performanţa/comportamentul- specificaţi} nu se îmbunătăţeşte imediat şi nu este menţinută la un nivel acceptabil, atunci veţi fi demis. .

Această scrisoare este emisă în conformitate cu procedurile disciplinare ale firmei. Dacă doriţi să discutaţi această scrisoare sau nivelul de {performanţă/comportament- specificaţi} cerut, vă rog să mă contactaţi.

O copie a acestei scrisori va fi păstrată în dosarul dvs. personal timp de {doi ani} {Şeful dvs.} a fost rugat să supravegheze îndeaproape performanţele dvs.

Al dvs.

SCRISOARE DE DEMITERE

69

Stimate

Regret să vă informez că vă scriu pentru a vă confirma demiterea dvs. aşa cum s-a discutat la şedinţa noastră din [ ] 20 [ ]. Demiterea dvs. este în conformitate cu procedurile disciplinare ale firmei şi se datorează eşecului dvs. de a satisface nivelul de performanţă/comportament – specificaţiile cerute de către firmă şi aduse la cunoştinţa dvs. Ia şedinţa naterioară din [ ] 20 [ ] şi [ ] 20 şi în scrisorile din [ ] 20 [ ] şi [ ] 20 [ ].

Trebuie să priviţi această scrisoare ca un aviz de [ ] luni de încheiere a angajării şi vi se va cere să lucraţi până la [ ] 20 [ ] inclusiv. Veţi fi plătit pentru perioada până la acea dată ţinându-se cont de plata concediului sau a oricăror alte drepturi de plătit în mod normal pentru acea lună.

Dacă consideraţi că acţiunea firmei a fost nedreaptă puteţi acţiona printr-un tribunalindustrial.Orice acţiune trebuie întreprinsă în timp de trei luni de Ia plecarea din firmă , dacă nu veţi pierde dreptul la apel. Totuşi, trebuie să ştiţi că nu am luat uşor această decizie şi că rămânerea dvs în continuare ca angajat nu ar fi în interesul firmei.

Al dvs.

70

FORMULAR DE PROCEDURA DISCIPLINARA

Numele angajatului:Intocmit de:Data:

Fondul nemulţumirii:

Detalii ale investigaţiei pentru a confirma nemulţumirea:

Detalii şi date ale avertismentelor anterioare formele şi neoficiale:

Acesta este un avertisment oral/primul scris/ultimul scris? (tăiaţi)

DETALIILE ÎNTREVEDERII (notele întrevederii vor fi ataşate)

DataOra LoculPersoane prezente

Unde au fost discutate următoarele probleme la întrevedere? a) Detalii ale nemulţumirii

Da/Nu

b) Comentariile angajatului Da/Nuc) Graficul îmbunătăţirilor Da/Nud) Acţiuni care trebuie întreprinse Da/NuUrmătoarea etapă a procedurii Da/NuData interviului de urmărire (dacă este cazul)

9. DELEGAREA, CONSULTANTA, ACCEPTAREA SI CONTINUAREA RELATIILOR CU CLIENTII

9A).COMUNICAREA CU ALTI AUDITORI

POLITICA

Această secţiune a Manualului pentru firma de audit oferă îndrumare privind manaului DDT de Abordare a Auditului, capitolul 3 – Evaluarea şi Răspunsul la riscurile de audit care ne solicită, în cazul în care preluăm angajamentul de audit în urma altor auditori, să ne interesăm cu privire la motivele care au dus la propunerea de schimbare a auditorilor şi să comunicăm cu auditorii precedenţi/existenţi. Trebuie să stabilim dacă au existat circumstanţe controversate sau neobişnuite care au dus la decizia clientului de schimbare a auditorilor (Ref: IAA

71

3.21). In mai multe ţări, comunicarea formală cu auditorii precedenţi înainte de acceptarea numirii ca auditor este o cerinţă legală, etică şi profesională.

Astfel, această secţiune oferă şi îndrumare Membrilor săi din companiile din firma de audit cu privire la implementarea Codului de Etică emis de IFAC, Secţiunea 13 Relaţiile cu alţi profesionişti contabili din practica publică. Secţiunea 13 tratează problema acceptării unui angajament nou şi a preluării unui angajament de la un alt auditor.

Indrumare

Preluarea unui angajament de la un alt auditor

Inainte de acceptarea unei numiri noi care va avea ca rezultat înlocuirea unui alt auditor, trebuie să parcurgem următorii paşi:

(1) Să ne asigurăm că potenţialul client a informat auditorul existent cu privire la modificarea propusă şi şi-a dat acordul, de preferat în scris, pentru a se discuta în mod liber şi complet despre afacerile clientului cu auditorul propus.

(2) Atunci când suntem mulţumiţi de răspunsurile primite de la potenţialul client, trebuie să solicităm permisiunea de a comunica cu auditorul existent prin utilizarea scrisoarei standard A.4 prezentată în Anexa A a acestei Secţiuni. Dacă nu ni se permite acest lucru sau dacă nu ni se acordă permisiunea la care se face referire la punctul (1) de mai sus, trebuie să refuzăm numirea ca auditori, cu excepţia cazurilor în care avem cunoştinţe complete despre client sau a cazurilor în care am obţinut informaţiile necesare prin alte mijloace. (3) La momentul obţinerii permisiunii, trebuie să îi solicităm auditorului existent, de preferat în scris prin utilizarea scrisorii standard A.1 din Anexa A a acestei Secţiuni:(a) Să ne ofere informaţii cu privire la orice fapte sau motive profesionale care ar trebui cunoscute înainte de acceptarea sau refuzarea misiunii; şi(b) Să ne ofere toate detaliile necesare în vederea luării unei decizii cu privire la acceptarea misiunii.

Dacă într-o perioadă rezonabilă de timp nu primim un răspuns din partea auditorului existent şi nu există motive să credem că există circumstanţe excepţionale care au dus la schimabrea auditorilor, trebuie să transmitem o scrisoare de revenire, modelul standard A.2 fiind prezentat în Anexa A a acestei Secţiuni. În această scrisoare de revenire trebuie să se menţioneze faptul că vom presupune că nu există motive profesionale pentru a nu accepta misiunea de audit.

Cazurile de înlocuire de către un alt auditor

În absenţa unei solicitări clare, nu ne vom oferi să furnizăm informaţii despre afacerile clientului.

Atunci când suntem abordaţi de auditorul propus pentru a oferi circumstanţele profesionale pentru care nu ar trebui să accepte misiunea de audit, trebuie:

72

(1) Să verificăm dacă auditorul propus a primit, din partea clientului, permisiunea de a comunica cu noi.(2) Dacă nu avem cunoştinţe despre astfel de circumstanţe, răspunsul nostru trebuie să fie următorul:„Nu avem cunoştinţe despre circumstanţe profesionale sau de altă natură pentru care dumneavoastră nu trebuie să acceptaţi misiunea de audit”.

Atunci când ni se solicită un răspuns în scris, se va folosi scrisoarea standard A.3 din Anexa A a acestei Secţiuni.

Dacă ni se solicită detalii suplimentare după trimiterea răspunsului potrivit căruia nu avem cunoştinţe despre circumstanţe profesionale sau de altă natură, atunci partenerul responsabil de angajament trebuie să se consulte cu conducerea firmei de audit înainte de a transmite alte informaţii auditorului propus. În general, nu trebuie să oferim detalii suplimentare cu excepţia cazului în care avem permisiunea clientului pentru a oferi astfel de informaţii auditorului propus. Pentru a solicita permisiunea clientului se utilizează scrisoarea standard A.5 din Anexa A a acestei Secţiuni.

(3) Dacă avem cunoştinţe despre astfel de circumstanţe, partenerul responsabil de angajament trebuie să se consulte cu conducerea firmei înainte de a comunica cu auditorul propus. Exemple de astfel de circumstanţe pot fi, dar nu se limitează la: cazul in care firma noastră a fost demisă de client, firma noastră a refuzat să continue să ofere servicii de audit clientului, firma noastră nu ar fi trebuit să accepte misiunea, sau firma noastră a refuzat reînnoirea mandatului ca auditor, sau există riscuri identificate pentru firma noastră rezultate din relaţia cu clientul sau din serviciile oferite.

Oferta de servicii (la cerere sau la o licitaţie)

Dacă numirea noastră ca auditori a avut ca rezultat înlocuirea unui alt auditor, trebuie să utilizăm următorul text (sau texte similare în funcţie de circumstanţele specifice) în prezentarea ofertei de servicii (conform Codul Etic emis de IFAC, paragraful 13.26):„Inainte de acceptarea misiunii, oportunitatea de a contacta auditorul precedent/existent este cerută de standardele profesionale astfel încât să se poată discuta despre posibilele circumstanţe profesionale sau de altă natură pentru care misiunea nu trebuie acceptată.”

Dacă oferta de servicii este acceptată, urmează a se contacta auditorul existent conform îndrumărilor prezentate mai sus.

9B). REZOLVAREA DIFERENTELOR DE OPINII IN APLICAREA STANDARDELOR DE AUDIT& CONTABILITATE

Politica

73

Această secţiune a Manualului firmei oferă îndrumare cu privire la aplicarea Secţiunii 1510 – Rezolvarea Diferenţelor de Opinie din Manualul de Practici Profesionale în cazul diferenţelor de opinie în aplicarea standardelor de audit şi de contabilitate.

INDRUMARE

Dacă există diferenţe de opinie în aplicarea standardelor de audit şi contabilitate între persoane relevante din cadrul mai multor Firme Membre (de ex. Între partenerul de audit al firmei membre principale în cazul unui angajament şi partenerul din cadrul firmei membre participante la auditul respectiv), iar acestea nu pot fi rezolvate, se vor consulta managerii de la nivelul superior din cadrul firmelor membre. Aceştia trebue să fie, în funcţie de natura problemei, managerii responsabili cu practicile profesionale naţionale (NPPD=National Professional Practice Director), managerii executivi de audit, managerii de risc si reputaţie şi/sau partenerii coordonatori (sau reprezentanţii lor).

Dacă diferenţele de opinii nu pot fi soluţionate între firmele membre implicate, trebuie să fie rezolvate în conformitate cu procedura de mai jos:

1) Dacă diferenţele de opinii implică aplicarea standardelor profesionale de audit şi contabilitate din jurisdicţia firmei membre, trebuie urmată procedura de rezolvare a disputelor din cadrul acelei firme membre. Notă: acest paragraf nu este aplicabil diferenţelor de opinie in ceea ce priveşte standardele internationale de audit şi contabilitate (de ex. IFRS, ISA), acestea fiind tratate în paragraful (2) de mai jos.

2) Dacă diferenţele de opinie implică aplicarea standardelor internaţionale de audit şi contabilitate (de ex. IFRS, ISA), trebuie consultaţi directorii naţionali de practică profesională a firmelor membre implicate în diferenţele de opinie. Aceştia, pe rând, trebuie să se consulte cu Partenerul coodonator global de audit (sau reprezentantul său) care trebuie să elaboreze o procedură pentru rezolvarea diferenţelor de opinie. In funcţie de natura diferenţelor de opinie, rezolvarea problemei poate include: (i) directorul national al firmelor membre implicate, (ii) specialistul în astfel de probleme , (iii) comitetele sau grupurile din conducere sau (iv) transmiterea problemei către firma membră implicată pentru urmarea procedurii proprii de rezolvare a disputelor. In toate cazurile, firma membră care desfăşoară angajamentul profesional deţine responsabilitatea finală pentru concluziile trase.

Odată încheiat procesul de soluţionare a diferenţelor de opinie, firma membră care desfăşoară angajamentul profesional trebuie să elaboreze un memorandum/ o notă de discuţii şi să o transmită tuturor părţilor interesate, inclusiv Partenerului manager de audit (sau reprezentantului său). În această notă de discuţii se va menţiona natura diferenţei de opinii, procedura urmată pentru soluţionarea ei, concluzia finală la care s-a ajuns şim, dacă există, păreri dierite ale părţilor implicate în diferenţa de opinie cu privire la concluzia finală. Notele de discuţii şi toată documentaţia cu privire la diferenţele de opinie sunt doar pentru uz intern şi nu trebuie furnizate clienţilor sau altor persoane din afara firmelor membre implicate.

9C). CONSULTANTA

Echipa de audit poate avea nevoie să utlizeze un specialist din exterior, să comunice cu un specialist din exterior, să evalueze munca unui astfel de specialist sau să facă referire la un astfel de specialist în raportul de audit

74

INSTRUCTIUNI GENERALE

Acest formular a fost elaborat pentru a ţine o evidenţă adecvată a consultării obţinute. Toate problemele care au făcut obiectul unei consultări cu specialiştii din firmă şi concluziile la care s-a ajuns trebuie documentate în foile de lucru ale angajamentului de audit.

Evidenţa consultării

Data consultării

Persoana care solicită consultarea (Partenerul de angajament)

Persoanele cărora li se solicită consultanţă

Departamentul juridic intern sau externalizat:

Partenerul de audit:

Alt auditor:

Altă firmă membră sau alt specialist:

Obiectul consultanţei

Referinţe la alte documente similare de consultanţă din baza de date referitoare la consultanţă (cu referire la persoanele care au oferit consultanţa)

Referinţa foii de lucru

Trimiteri la literatura de specialitate (dacă este cazul)

Descrierea problemei:

Cercetările/investigaţiile efectuate şi alternativele luate în considerare:

75

Concluziile trase (inclusiv analiza raţională/ argumentele)

Referinţa foii de lucru unde s-a documentat acţiunile întreprinse

9D). INCREDEREA IN MUNCA ALTOR AUDITORI

POLITICA

Inainte de a accepta numirea ca auditor principal al companiei – mamă, Partenerul de audit trebuie să determine dacă va efectua o parte suficientă din angajamentul de audit pentru a emite o opinie asupra situaţiile financiare sau dacă a desfăşurat proceduri suficiente pentru a se asigura că se poate baza pe munca efectuată de cealaltă firmă/celelalte firme implicate.

Dacă situaţiile financiare auditate de firmele de audit conţin situaţii financiare ale unor entităţi obţinute prin consolidare sau care raportează pe baza de capital (inclusiv ale filialelor sau sucursalelor) şi care sunt auditate de altă firmă care nu este membră şi aceste situaţii sunt semnificative pentru situaţiile financiare consolidate, Partenerul de audit trebuie să ţină cont de: Reputaţia şi competenţa profesională a celeilalte firme; Dacă cealaltă firmă este independentă (aşa cum se stabileşte în Secţiunea

„Independenţa”) faţă de clientul de audit, inclusiv în cazurile în care cealaltă firmă auditează situaţii financiare a căror parte de capital este inclusă în situaţiile financiare ale Clientului firmei, pentru acestea fiind emis un raport de audit. Dacă aria de curpindere şi calitatea muncii de audit efectuate de cealaltă firmă

sunt adecvate.Partenerul de audit trebuie să informeze cealaltă firmă cu privire la utilizarea

muncii şi raportului de audit emis de aceasta.

Partenerul de audit trebuie să decidă dacă va referenţia în raportul său de audit munca efectuată de alţi auditori. Decizia trebuie să se bazeze pe reglementările locale, sau, în absenţa unor astfel de reglementări, pe Standardele Internaţionale de Audit emise de IFAC.

Dacă cealaltă firmă emite în raport de audit o opinie cu rezerve sau contrară, partenerul de audit trebuie să decidă dacă rezervele sau motivele opiniei contrare sunt de aşa natură şi importanţă faţă de situaţiile financiare auditate de firma de audit încât trebuie reflectate în raportul de audit emis de firma.

INDRUMARE

In general, e de preferat că firmele de audit sau alte firme membre să auditeze toate componentele semnificative ale unei entităţi pentru ale cărei situaţii financiare vom emite un raport de audit (vezi Secţiunea, „Filiale ale clienţilor multinaţionali” pentru informaţii suplimentare). Partenerii de audit trebuie să profite de toate oportunităţile pentru a prezenta managementului companiei – mamă toate beneficiile economice şi de altă natură care rezultă din serviciile oferite de o singură firmă (vezi Secţiunea „Organizarea relaţiilor cu clienţii în angajamentele internaţionale şi de alte naturi”, pentru informaţii suplimentare).

76

Inainte de a accepta numirea ca auditor principal, Partenerul de audit trebuie să determine dacă va efectua o parte suficientă din angajamentul de audit pentru a emite o opinie asupra situaţiile financiare sau dacă a desfăşurat proceduri suficiente pentru a se asigura că se poate baza pe munca efectuată de cealaltă firmă/celelalte firme implicate. Deşi nu este obligatoriu, este preferabil ca firma de audit sau celelalte firme membre să desfăşoare o parte importantă din angajamentul de audit în cazul în care acceptă numirea ca auditori principali.

Dacă Partenerul de audit acceptă să fie numit ca auditor principal, trebuie să facă cercetări/investigaţii adecvate în primul an de audit pentru a evalua reputaţia şi compentenţa profesională a celeilalte firme pe a cărei muncă se va baza. Sursele acestor informaţii pot fi obţinute din calitatea comună de membru al unui organism profesional sau de la organismul/organismele profesionale a căror membru este firma respectivă, de la alţi profesionişti, sau din discuţiile cu firma respectivă. Dacă firma are sediul intr-o altă ţară, se poate solicita asistenţă din partea firmei membre din acea ţără.

Reglementările locale pot solicita proceduri alternative sau suplimentare sau un limbaj special de raportare, iar Partenerul de audit trebuie să le ia în considerare în cazul în care se bazează pe munca altor auditori.

O scrisoare de reprezentare cu privire la independenţă trebuie, în mod normal, obţinută înainte de data finalizării angajamentului de audit din fiecare an. Această asigurare trebuie inclusă în foile de lucru (dacă se obţine în mod verbal, trebuie elaborată o notă de discuţii)Partenerul de audit trebuie să informeze cealaltă firmă cu privire la utilizarea muncii şi raportului de audit emis de aceasta şi cu privire la alte aspecte legate de angajament, cum ar fi procedurile de identificare a tranzacţiilor intergrup, secţiuni care necesită atenţie specială, precum şi bugetul de timp în care trebuie să se încadreze. Partenerul de audit trebuie să se întâlnească cu reprezentanţii celeilate firme înainte de demararea angajamentului de audit pentru a discuta toate aceste aspecte.

Dacă Biroul de munca are o relaţie mai veche cu cealaltă firmă şi au efectuat proceduri prin care s-au asigurat că munca acestei firme este de calitate şi consecventă, sau dacă s-au asigurat că cealaltă firmă respectă politicile şi procedurile adecavte de control al calităţii în desfăşurarea activităţilor sale, este necesară o documentaţie minimă, ca de ex. o copie a notei de revizuire a auditului elaborată de cealaltă firmă. Dacă nu ne aflăm în situaţia menţionată mai sus, sau dacă există circumstanţe deosebite (inclusiv reglementări locale), Partenerul de audit trebuie să elaboreze proceduri pentru a obţine o asigurare rezonabilă cu privire la calitarea muncii de audit efectuate de cealalţă firmă, de ex: Discuţii cu cealaltă firmă despre procedurile de audit propuse, înainte de

începerea muncii Revizuirea centralizatorului scris al procedurilor şi concluziilor firmei, care

poate avea forma unui chestionar sau a unei liste de verificare completate. Revizuirea foilor de lucru ale celeilalte firme.

Procedurile selectate de Partenerul de audit vor depinde de circumstanţele angajamentului de audit şi de cunoştinţele pe care le deţine cu privire la competenţa profesională a celeilalte firme. Dacă cealaltă firmă are sediul în altă ţară, Partenerul de audit trebuie în mod normal, să solicite firmei membre din acea ţară să efectueze procedurile prezentate mai sus.

77

Partenerul de audit poate hotărî că este necesar să se efectueze teste suplimentare asupra înregistrărilor sau situaţiilor financiare. În aceste cazuri, trebuie să le solicite celorlalţi auditori să efectueze aceste teste, sau, alternativ, să ceară permisiunea de a le efectua el însuşi.

Dacă partenerul de audit nu este mulţumit în legătură cu aceste aspecte, trebuie să discute despre această situaţie cu managementul clientului şi să ia în considerare dacă situaţia se poate îmbunătăţi prin numirea unei firmei membre în calitate de auditori locali, sau prin alte mijloace. Dacă problema nu poate fi soluţionată, se poate stabili emiterea unei opinii cu rezerve, a unei opinii contrare sau retragerea din cadrul angajamentului, după caz.

ISA 600 “Utilizarea muncii unui alt auditor”, paragraful 4, include în definiţia altui auditor şi membrii firmelor afiliate. Pentru că toate firmele membre sunt obligate să respecte Manualul Internaţional de abordare a auditului, o firmă membră care se bazează pe munca unei alte firme membre în conformitate cu acest Manual va presupune că au fost respectate cerinţele paragrafelor de la 7 la 14 din ISA 600 cu privire la utilizarea muncii unui alt auditor. In plus, împărţirea responsabilităţii despre care se vorbeşte în paragraful 18 din ISA 600 nu este necesară dacă celălat auditor este o firmă membră.

9E). AUDITURI COMUNE

POLITICA

Inainte ca o firmă să accepte numirea ca auditor comun împreună cu a altă firmă de auditori profesionişti, trebuie să fim mulţumiţi de competenţa, standardele profesionale, reputaţia şi independenţa celeilalte firme. Mai mult, trebuie să fim satisfăcuţi de posibilitatea practică de integrare a modalităţii de abordare a auditului propriu acelei firme în metoda de abordare a auditului specific. Foile de lucru trebuie să documenteze investigaţiile şi concluziile cu privire la cealaltă firmă.

Reglementările locale pot solicita proceduri alternative sau suplimentare sau un limbaj specific de raportare de care firma va trebui să ţină cont atunci când suntem numiţi ca auditori comuni.Trebuie să ne asigurăm că noi înşine efectuăm o muncă de audit suficientă şi că beneficiem de o implicare suficientă în planificarea şi revizuirea muncii celeilalte firme pentru a putea să ne asumăm responsabilitatea pentru munca celeilalte firme şi pentru a semna raportul de audit.

Foile de lucru, inclusiv ale celeilalte firme, trebuie revizuite in aceeaşi manieră în care se desfăşoară revizuirea finală pentru asigurarea calităţii oricărui angajament desfăşurat de firma de audit (vezi „Revizuirea angajamentelor pentru asigurarea calităţii”, pentru informaţii cu privire la aceste revizuiri)

Firma de audit trebuie să comunice deschis şi în mod regulat cu cealaltă firmă cu privire la angajament.

INDRUMARE

Un audit comun este acela în care firma de audit împreună cu o altă firmă semnează un raport de audit asupra aceloraşi situaţii financiare.

78

Pentru a fi mulţumiţi de competenţa şi standardele profesionale ale celeilalte firme, Firma trebuie să se bazeze într-o primă fază pe informaţiile pe care le deţine despre relaţiile de muncă ale celeilalte firme, fie obţinute de la clienţi, fie obţinute de la organismele profesionale. Firma poate să ia în considerare şi calitatea clienţilor celeilalte firme.

Alte surse de informaţie sunt: Colegi auditori Relaţii de afaceri comune (bănci, brokeri, clienţi, etc.)

Partenerul de audit trebuie să se întâlnească cu partenerul de angajament al celeilalte firme pentru a planifica modalitatea de abordare a angajamentului de audit. Planul de audit al celeilalte firme trebuie comparat cu planul de abordare auditului pentru a se stabili o abordare acceptabilă. Deşi politicile de audit ale firmei nu trebuie compromise pentru a ajunge la o astfel de înţelegere, poate să accepte proceduri şi metode alternative dacă sunt considerate adecvate şi nu încalcă politicile amintite anterior. Este evident că membrii echipei de audit ai celeilalte firme nu trebuie instruiţi să aplice metoda de auditare a firmei şi poate fi ineficientă insistenţa ca echipa de audit din cealaltă firmă să urmeze aceleaşi proceduri.

Întrucât firma de audit işi asumă responsabilitatea pentru munca desfăşurată de cealaltă firmă, trebuie să înţeleagă de o manieră adecvată sistemul de control al calităţii propriu celeilalte firme. În plus, firma trebuie să dezvolte o relaţie de muncă apropiată cu cealaltă firmă şi să ajungă să aibă încredere în ea şi în angajaţii săi.

Impărţirea muncii trebuie făcută în segmente convenabile, cum sunt clase importante de tranzacţii şi conturi bilanţiere şi unităţi operative care au înregistrări contabile separate.

In cazul repartizării muncii trebuie luate în considerare: Locaţiile geografice ale clientului şi localiarea sediilor celor două firme; Cerinţe specifice de limbaj pentru angajament şi capacităţile de limbaj ale celor două firme Expertiză specifică necesară pentru angajamentul de audit (cunoştinţe despre industrie, experienţă internaţională, etc.) Materialitatea calitativă şi cantitativă a segmentelor auditate pentru situaţiile financiare ale clientului Continuitatea anumitor membri ai echipei de audit, în special în zonele mai complexe ale angajamentului de audit.

La finalizarea muncii efectuate de cealaltă firmă, auditorul trebuie să o revizuiască şi să documenteze revizuirea în propriile foi de lucru. Trebuie să obţină cel puţin copii ale graficelor/planificării şi celor mai importante note de discuţii ale celeilalte firme. Pe perioada desfăşurării angajamentului, trebuie să comunice deschis şi în mod regulat despre angajamentul de audit astfel încât fiecare firmă să fie la curent cu problemele şi aspectele identificate de cealaltă, precum şi cu punctele de vedere ale ficăreia. Un aspect care este nesemnificativ pentru partea auditată de una dintre firme poate fi semnficativ pentru munca celeilalte. Astfel este important să nu se ascundă informaţii de către nici una dintre firme.

Trebuie să se pună de acord cu cealaltă firmă în privinţa punctelor din scrisoarea către management şi trebuie să se întâlnească cu membrii celeilalte firme pentru a revizui scrisoarea înainte de emiterea ei.

79

Când soluţionează probleme tehnice, se poate baza pe experienţele anterioare şi pe investigaţiile tehnoce documentate în cazul altor clienţi. Atunci când prezintă celeilalte firme care sunt punctele sale de vedere cu privire la problemele tehnice, echipa de angajament trebuie să păstreze confidenţialitatea relaţiilor cu alţi clienţi şi să nu facă referire la alţi clienţi în documentaţia oferită celeilalte firme pentru revizuire.

Firma este încurajată să se înţeleagă cu cealaltă firmă pentru a beneficia de reprezentare comună la întâlnirile dintre auditori şi comitetul de audit, consiliul de administraţie sau alţi membri ai managementului clientului.

9F). ROTATIA PARTENERILOR SI A ALTOR PROFESIONISTI MEMBRII AI ECHIPEI DIN CADRUL ANGAJAMENTELOR DE AUDIT SI ASIGURARE

POLITICA

Această secţiune a Manualului firmei de audit oferă îndrumare cu privire la Rotaţia partenerilor şi a alor profesionişti, membri ai echipei, din cadrul angajamentelor de audit şi asigurare şi include planul de implementare pentru companiile din firma de audit.

Independenţa aşa cum este definită în Manualul de Practici Profesionale solicită Membrilor săi implementarea de politici şi proceduri care să prevadă evaluarea importanţei ameninţarii de familiaritate şi, în cazul în care ameninţarea nu este clar nesemnificativă, să se stabilească şi să fie adoptate măsurile de siguranţă necesare pentru reducerea ameninţării până la un nivel acceptabil.

Alte cerinţe suplimentare sunt prezentate în Rotaţia Partenerilor Angajamentelor de Audit, din Manualul de Practici Profesionale alfirmei, care solicită rotaţia după 7 ani consecutivi a Partenerului echipei (vezi definiţia de mai jos) care desfăşoară un angajament de audit la o Entitate de Interes Public (vezi definiţia de mai jos). Mai mult, o persoană nu poate efectua Revizuirea angajamentului pentru asigurarea calităţii/controlul calităţii (EQAR - Engagement Quality Assurance Review) la o Entitate de Interes Public pe o perioadă mai lungă de 7 ani consecutivi. Partenerul echipei de audit nu poate efectua Revizuirea pentru asigurarea calităţii şi nu poate fi redesemnat ca partener pentru acelaşi angajament de audit timp de cel puţin doi ani de la data expirării celor 7 ani consecutivi. Aceeaşi perioadă de doi ani se aplică şi unei persoane care efectuează Revizuirea pentru asigurarea calităţii.

Doar pentru Statele membre UE

Alte cerinţe suplimentare sunt prezentate în Directiva a VIII-a a UE cu privire la auditurile statutare a conturilor anuale şi a conturilor consolidate, prin care i se solicită Partenerului cheie de audit care este responsabil cu efectuarea unui audit statutar să se rotească într-o perioadă de maxim 7 ani de la data numirii şi i se permite să participe la acelaşi audit doar după o perioadă de cel puţin 2 ani.

Fiecare Stat Membru va adopta şi publica prevederile necesare pentru alinierea cu această Directivă pană la data de 29 iunie 2008.

80

Indrumare

Pentru toate entităţile restricţionate

Revizuirea anuală a tuturor clienţilor de audit trebuie efectuată pentru a evalua importanţa ameninţării de familiaritate. Rezultatele acestei revizuiri anuale trebuie comunicate Directorului responsabil cu practica profesională, împreună cu măsurile de siguranţă propuse şi aplicate pentru reducerea ameninţării pană la un nivel acceptabil. Importanţa ameninţării depinde de factori precum: Perioada de timp în care persoana în cauză a fost membră a echipei de angajament Rolul persoanei în cadrul echipei de angajament Structura Firmei Membre Natura angajamentului de asigurareSe pot aplica următoarele măsuri de siguranţă pentru reducerea ameninţării pană la un nivel acceptabil:

Rotaţia partenerului şi a membrilor profesionişti ai echipei angajamentului de asigurare. Implicarea unui alt Partener sau profesionist care nu a făcut parte din echipa angajamentului de asigurare pentru rezivuirea muncii efectuate de partenerul sau membrul profesionist al echipei sau pentru a acorda sfaturi după cum se consideră necesar. Revizuire interne independente pentru controlul calităţii.

10. ENTITATI DE INTERES PUBLIC

Definiţia entităţii de interes public

O entitate de interes public este o entitate pentru care publicul este interesat de rezultatele auditului. Aceste entităţi includ:1. O entitate care este ale cărei acţiuni sunt cotate; şi2. Alte entităţi importante de interes public : entităţi din sectorul public sau privat care nu sunt cotate, dar atrag atenţia publicului datorită mărimii lor, a produselor sau serviciilor oferite.Exemple:a. Băncile şi instituţiile financiare,b. Trusturi sau organizaţii caritabile mari,c. Marile monopolui sau duopoluri – ex. căile ferate, companiile mari de utilităţi;d. Alţi furnizori de servicii financiare sau de credit pentru clienţii comerciali sau privaţi, bănci de depuneri şi entităţi care deţin fonduri ce aparţin unor terţe părţi pentru activitaţi de investiţii sau economii.e. Organisme şi intreprinderi de stat susţinute din banii contribuabililor, ca de ex. departamentele guvernamentale, municipalităţile, şcolile, spitalele, companii deţinute de stat, comapniile controlate de stat.

81

Definiţia partenerului unui angajament de auditPartenerul unui angajament de audit este partenerul de audit desemnat să coordoneze prestarea tuturor serviciile profesionale de audit din cadrul angajamentului respectiv si poate fi partenerul principal al angajamentului. Un partener de audit desemnat să semneze rapoartele locale de audit statutar dar care nu este responsabil pentru angajamentul de audit în întregul său nu poat fi considerat Partenerul unui angajament de audit.

Definiţia UE pentru Partenerul principal de audit

Partenerul principal de audit este:(a) auditorul/auditorii statutar (i) desemnat de o firmă de audit pentru un angajament de audit ca fiind principalul responsabil pentru efectuarea auditului statutar în numele firmei; sau(b) în cazul unui audit de grup, cel puţin auditorul statutar desemnat de firma de audit ca fiind principalul responsabil pentru efectaurea auditului statutar la nivelul grupului şi auditorul statutar desemnat ca fiind principalul responsabil la nivelul filialelor semnificative; sau (c) auditorul statutar care semnează raportul de audit.

Îndrumări suplimentare pentru definirea partenerului unui angajament de audit la entităţile supravegheate de CNVM

În general, partenerul de pe taxe sau alte servicii non-audit nu este inclus în această definiţie. Cu toate acestea, în interpretarea reglementării, membrii/personalul CNVM au menţionat că definiţia include „partenerii de legătură care servesc clientul de la nivelul companiei mamă sau a companiei emitente”, pentru că aceşti parteneri au contacte dese cu managementul şi comitetul de audit al companiilor aflate sub supravegherea CNVM. In consecinţă, în cazul în care un partener de pe taxe sau alte servicii non-audit este partenerul de „legătură”, definiţia pentru „partenerul unui angajament de audit la o entitate restricţionată de CNVM” îl include şi pe un astfel de partener. In mod normal, Partenerul Principal de angajament va fi considerat partenerul de legătură şi este inclus în definiţia de mai sus. În cazul în care un partener consultant este şi partener de legătură care are comunică semnificativ cu managementul sau comitetul de audit a companiei supravegheate de CNVM, atunci i se aplică această definiţie.

Definiţia „partenerului de audit” este relevantă pentru conformitatea cu regulile CNVM privind rotaţia partenerilor de angajament. Un partener „de legătură” care nu este partenerul angajamentului de audit sau cel care revizuişte angajamentul pentru asigurarea calităţii trebuie să se rotească nupă 7 ani şi nu va mai participa la acel angajament pe o perioadă de cel puţin 2 ani.

82

11. SPALAREA BANILOR

INDRUMARE CU PRIVIRE LA PROCEDURILE DE AUDIT LEGATE DE CONTROALELE SI PROCEDURILE IMPOTRIVA SPALARII BANILOR

Mai jos se regasesc indrumari cu privire la procedurile si controalele impotriva spalarii banilor precum si la alte aspecte care au fost identificate in Actul Patriot al SUA, capitolul III referitoare la auditurile institutiilor financiare si bancilor, dar si conform legislatiei din Romania.

I. Scurt istoric (SUA)

In octombrie 2001, guvernul american a aprobat Actul Patriot al SUA. Capitolul III al acestui Act conţine prevederi referitoare la spalarea banilor si prezinta in special obligatiile bancilor americane in ceea ce priveste conturile de plata si conturile corespondente. Actul solicita bancilor sa aiba politici si proceduri de due-diligence pentru a putea detecta tranzactiile de spalare a banilor, care trebuie raportate si de pare ca acest Act va impune obligatii si cerinte de transparenta si bancilor straine care au conturi la bancile americane.

Data intrarii in vigoare a prevederilor cap. III este iulie 2002 si in urmatoarele 6 luni urmeaza sa fie emise mai multe indrumari si legi legate de aceste politici si proceduri. Informatii suplimentare despre aceste indrumari va vor fi transmise imediat ce vor fi disponibile. Din cauza acestui lucru nu ne asteptam ca necesitatea respectarii cerintelor cap. III al actului sa aiba impact asupra clientilor nostri pana in anul 2002.

Cu toate acestea, trebuie sa raspundem la aceste probleme in auditurile instituţiilor bancare şi ale băncilor. Trebuie să includem în toate auditurile instituţiilor financiare, o revizuire a controalelor clienţilor noştri, a politicilor şi procedurilor legate de detectarea si prevenirea activităţilor de spălare a banilor.

Acest lucru, în plus faţă de faptul că oferă o asigurare din punct de vedeer al auditului, ne va ajuta să oferim mangementului clientului informaţii semnificative, care vor căpăta o importanţă sporită pentru ei în lunile care urmează. Atunci când îi ajutăm să indentifice o eroare pe care clientul a poate ajusta, înainte de a exista riscul să-şi piardă capacitatea de a lucra cu băncile din SUA, ne demonstrăm angajamentul faţă de ei şi de munca depusă.

83

De asemenea, capacitatea unei instituţii financiare de a respecta prevedereile Actului reprezinţă o oportunitate de afaceri pentru noi. In lunile care urmeaza vom oferi mai multe informaţii şi îndrumări cu privire la acest domeniu.

Mai jos vor fi prezentate îndrumări cu privire la: A înţelege ce reprezintă spălarea banilor Obţinerea unor declaraţii specifice din partea managementului cu privire la controalele şi procedurile clientului legate de spălarea banilor. Modalităţile de comunicare cu clienţii cu privire la ceea pe implică adoptarea acestui Act.

Anexa 1 include şi o Foaie de lucru pentru spălarea banilor, care este de fapt un program ce poate fi inclus în planul nostru de audit pentru înţelegerea şi testarea controalelor interne. Acest program trebuie completat pentru toate auditurile instituţiilor financiare.

INDRUMARE

Înţelegerea activităţilor de spălare a banilor

Vom prezenta mai jos câteva dintre cele mai importante componente generale ale activităţilor de spălare a banilor. Echipele desemnat angajamentelor de audit trebuie să fie atente la aceste tipuri de tranzacţii. Este dificil să se facă o descriere generală a acestor tipuri de activităţi/aranjamente utilizate întrucât pot fi multe şi variate şi se pot dezvolta sau modifica în mod constant.

(a) Activităţi de import/export în care sunt implicate un lanţ de entităţi inclusiv producători şi/sau bănci ruseşti, entităţi comerciale şi/sau intermediari localizaţi offshore sau în zone fără reglementări clare şi utilizatori ai produselor finite din Europa de Vest sau America de Nord;

(b) Activităţi care utilizează instrumente financiare comericale obişnuite care pot lua forma scrisorilor de ganarţie bancară, creditelor, sau a unei varietăţi de scrisori de scontare a efectelor sau a unor scrisori de facilităţi de credit.

(c) Utilizarea unor mecanisme de stabilire a preţurilor de transfer fie prin preţul mărfurilor sau produselor, fie prin intermediul tranzacţiilor cu devize.

(d) Emiterea de împrumuturi garantate numai cu bani cash, urmate de neîndeplinirea obligaţiilor de plată, care poate fi luată drept primirea unor depuneri de către instituţia financiară

(e) Prime asigurări plătite prin diverse scheme de asigurare care presupun plătirea daunelor prin transfer de fonduri dintr-un cont în altul etc.

Echipele de audit trebuie să înţeleagă substanţă comercială a tranzacţiilor şi care sunt instrumentele utilizate şi trebuie să urmărească (care presupune detectarea şi verificarea) banii în numerar de la începutul tranzacţiilor până la finalul acestora. Este important să ţină cont şi de faptul că în mod normal, aceste aranjamente se desfăşoară cu ştiinţa unor persoane din interiorul instituţiei cu ajutorul căreia se spală aceste fonduri.

Membrii echipei trebuie să îl înştiinţeze pe partenerul de angajament imediat după identificarea sau suspectarea oricărei activităţi potenţiale de spălarea banilor.

84

Partenerilor de angajament li se reaminteşte să se consulte cu Partenerul responsabil cu managementul riscurilor, cu responsabilul cu domeniul respectiv de activitate, cu directorul regional de practică profesională sau cu partenerul regional responsabil cu managementul riscurilor.

Declaraţiile conducerii

Este important să se obţină o declaraţie a conducerii în care îşi asumă responsabilitatea pentru respectarea legilor şi reglementărilor, precum şi pentru identificarea posibilelor încălcări ale acestora. În general, trebuie să obţinem următoarea declaraţie în privinţa acestor aspecte:

Nu există încălcări clare sau posibile ale legile sau reglementărilor aplicabile companiei, ale căror efecte ar trebui prezentate în situaţiile financiare sau care ar trebui luate în considerare pentru înregistrarea unei datorii/pierderi contingente.

Dacă o instituţie financiară sau o bancă internaţională nu respectă cerinţele cap. III al Actului, riscă să piardă relaţiile „corespondente” din piaţă americană, ceea ce poate avea un impact negativ semnificativ asupra operaţiunilor entităţilor respective. Orice încălcare cunoscută a cap. III al Actului, precum şi posibilele implicaţii trebuie prezentate în situaţiile financiare sau, în caz contrar, se va considera că acele situaţii financiare sunt eronate şi că nu respectă Standardele Internaţionale de Contabilitate.

Data emiterii raportului nostru de audit trebuie să ţină cont de data intrării în vigoare a prevederilor cap. III al Actului. In caz de nerespectare a procedurilor necesare, acest lucru va fi considerat un eveniment ulterior care trebuie prezentat în situaţiile financiare, de la data intrării în vigoare a prevederilor legale. Cu alte cuvinte, dacă emitem raportul in august 2002 şi prevederiler cap. III intră în vigoare in iulie 2002, avem un eveniment ulterior care trebuie prezentat, şi de asemenea, trebuie să evaluăm impactul pe care nerespectarea acestor prevederi de către o entitate îl va avea asupra capacităţii entităţii de a-şi desfăşura activitatea pe principiul continuităţii.

In consecinţă, următoarea declaraţie trebuie inclusă în scrisoarea de reprezentare din partea mangementului pentru toate auditurile instituţiilor bancare ale căror rapoarte vor fi emise după iulie 2002:

Nu există încălcări clare sau posibile ale legilor, inclusiv a pervederilor cap. III din Actul Patriot al USA cu privire la activităţile de spălare a banilor din cadrul instituţiilor financiare inetrnaţionale, sau a reglementărilor aplicabile companiei ale ale căror efecte ar trebui prezentate în situaţiile financiare sau care ar trebui luate în considerare pentru înregistrarea unei datorii/pierderi contingente.

Ca în cazul tuturor declaraţiilor conducerii, nu ne putem baza pe declaraţiile cu privire la aspecte despre care ştim că managementul nu are cunoştinţe sau capacitatea de a le cunoaşte în detaliu. De aceea, procedurile noastre legate de revizuirea politicilor, procedurilor şi controalelor privind spălarea banilor, trebuie să ne sustină în încrederea pe care o putem acorda declaraţiilor conducerii. Dacă în urma acestor revizuiri ale noastre, considerăm că entitatea nu are politici şi proceduri adecvate şi suficiente pentru a respecta prevederile cap. III, trebuie să ne

85

punem întrebări cu privire la gradul de încredere pe care îl vom avea în declaraţiile managementului.

Comunicare cu clienţii

Din cauza faptului că acest Act a fost emis de curând, mulţi clienţi ai noştri nu sunt la curent cu implicaţiile acestuia asupra afacerii lor şi nu cunosc cerinţele acetuia cu privire la dezvoltarea unui sistem de controale interne care trebuie să conţină proceduri împotriva spălării banilor. Astfel, îndrumările din Anexa B pot fi folosite pentru a iniţia comunicarea cu clienţii şi pentru a ne îmbunătăţi capacitatea de a îi ajuta în evaluarea sistemelor lor de controale interne şi pentru a identifica modificările necesare respectării acestui Act.

In acest moment nu trebuie să oferim nici un fel de asigurare cu privire la cât de adecvate sunt controalele clienţilor pentru detectarea spălării banilor. Dacă vi se solicită orice fel de certificare sau opinie cu privire la aceste controale, trebuie să vă consultaţi cu partenerul responsabil cu managementul riscurilor.

Tipurile de servicii pe care putem şi pe care le vom oferi trebuie să ţină cont de implicaţiile legate de independenţă precum şi de riscurile angajamentului, astfel încât, dacă clientul vă solicită orice fel de asistenţă înainte de emiterea unor îndrumări cu privire la spălarea banilor, trebuie să contactaţi partenerul responsabil cu managementul riscurilor înainte de a vă angaja să oferiţi orice fel de servicii.

Scrisorile de recomandări adresate conducerii

Anexa C conţine un model de comentariu din scrisoarea generală de recomandări pentru conducere care poate fi modificat, după caz, şi inclus în majoritatea scrisorilor de recomandări emise pentru instituţiile financiare regionale. Foaia de lucru din Anexa A poate fi folosită pentru identificarea zonelor supuse erorilor. Asa cum reiese din comentariu, politicile şi procedurile adecvate de prevenire şi detectare a spălării banilor, precum şi pregătirea profesională a angajaţilor privind aceste politici şi proceduri sunt importanet pentru imaginea şi integritatea instituţiilor financiare în cadrul pieţei.

In toate cazurile, totuşi, trebuie să ne asigurăm că scrisorile de recomandări nu oferă nici un fel de asigurare (positivă sau negativă) cu privire la gradul de adecvare al politicilor şi procedurilor clientului cu privire la activităţile de spălare a banilor.

86

Anexa A

Foaie de lucru – spalarea banilor

Step(a) Obţineţi o întelegere clară a cadrului legislativ din juridisdicţia clientului.

(b) Obţineţi o înţelegere clară a responsabilităţilor băncilor comerciale potrivit reglementărilor emise de Banca Centrală.Documentaţi activitatea de cunoaştere a cerinţelor minime pe care trebuie să le respecte o bancă comercială conform acestor reglementări.

(c) Discutaţi cu conducerea superioară (şi anume cu reprezentantul consiliului de administraţie care este responsabil cu respectarea în cadrul băncii a reglementărilor relevante cu privire la spălarea banilor) despre modalităţile in care banca se asigură de respectarea acestor reglementări.

(d) Obţineţi o descriere a politicilor şi mecanismelor interne dezvoltate de bancă pentru respectarea legilor şi reglementărilor cu privire la spălarea banilor. (Obţineţi copii ale acestor politici, dacă este adecvat acest lucru).Aceste politici şi mecanisme sunt în conformitate cu prevederile legale?

(e) Documentaţi care este modalitatea şi frecvenţa verificărilor pentru a determina dacă politicile şi mecanismele interne ale Bancii sunt respectate.Ce departament este responsabil cu aceste verificări?

(f) Documentaţi care este frecvenţa şi perioada de raportare a tranzacţiilor suspecte către membrii relevanţi din conducerea superioară a Băncii.

87

Ce măsuri ia Banca şi cât de oportune sunt acestea în ceea ce priveşte tranzacţiile care trebuie raportate?Aceste măsuri respectă cerinţele reglementărilor legale, precum şi ale politicilor şi procedurilor interne al Băncii?

(g) Analizaţi posibilitatea de a include în testarea provenienţei depunerilor de numerar şi testarea modalităţii în care Banca respectă legislaţia relevantă.

88

Anexa B

Stimate.....

Reglementări cu privire la spălarea banilor

Am dori să vă informăm cu privire la modificările semnificative apărute în legislaţia internaţională privind spălarea banilor care vor avea un impact direct asupra afacerii dumneavoastră. La finele lunii octombrie 2001, SUA a aprobat legea privind lupta impotriva terorismului. Această lege prevede acordarea unor puteri sporite agenţiilor de verificare a respectării legilor şi serviciilor de informaţii pentru a putea evalua ameninţările provocate de terorism. Cap. III al aceste legi este „Actul privind activităţile de spălare a banilor şi de luptă împotriva terorismului financiar”.

Acest Act oferă legiuitorilor din serviciile financiare şi agenţiilor de verificare a respectării legilor, instrumente suplimentare pentru combaterea activităţilor de spălare a banilor şi de terorism. De asemenea, prin acest act, va creşte nevoia instituţiilor financiare de a avea programe de conformitate cu reglementările, precum şi nevoia de a beneficia de relaţii de lucru mai apropiate cu agenţiile de reglementare şi respectare a legilor pentru a putea să reacţioneze eficient la activităţile suspicioase sau potenţialele activităţi de spălare a banilor. Multe cerinţe ale noii legi vor fi clarificate prin reglementări ce vor fi emise de Ministrul de Finanţe din SUA în urma consultărilor cu legiuitorii financiari.

Rolul acestui Act este prezentat pe scurt mai jos: Să imbunatateasca masurile luate de SUA pentru prevenirea, detectarea şi

lichidarea activităţilor internaţionale de spălare a banilor şî finanţare a terorismului. Să mandateze serviciile naţionale pentru acuzarea acelor jurisdicţii străine,

instituţii financiare care operează în afara SUA şi a acelor clase de tranzacţii internaţionale care ofera oportunitati speciale şi identificabile de încălcare a legilor;

Să ofere îndrumare pentru instituţiile financiare naţionale cu privire la relaţiile cu jurisdicţiile străine, instituţiile financiare care operează în afara SUA şi cu privire la tranzacţiile internaţionale care pot să presupună activităţi de spălare a banilor, aceasta fiind principala grijă a guvernului american; şî

Să întărească autoritatea Ministerului de a emite şi administra ordine pe criterii geografice, şî de a clarifica faptul că încălcarea acestor ordine sau a altor cerinţe poate duce la pedepse/amenzi penale sau civile.

SUA implementează măsurile de detectare a activităţilor jurisdicţiilor străine şi a instituţiilor financiare străine şi le penalizează în cazul în care acestea nu respectă cerinţele Actului sau alte cerinţe de control sau raportare din SUA. Pană la mijlocul anului 2002 vor fi necesare politici şi proceduri de control imbunatatite.

Ataşam acestei scrisori o scurtă descriere a aspectelor de o importanţă mare conţinute de Act. SUA se aşteaptă ca instituţiile financiare, indeferent de jurisdicţia din care fac parte, să poată demostra faptul că respectă cele mai bune practici în privinţa spălării banilor pentru a putea să îşi păstreze relaţiile de afaceri. Cele mai bune practici pot fi mai stricte decât legislaţia naţională privind spălarea banilor.

Impactul potenţial al acestor cerinţe nu trebuie subestimat. Răspunsul dumneavoastră va necesita cel mai probabil o evaluarea relaţiilor cu alte bănci, a

89

documentaţiei şi controalelor efectuate asupra tranzacţiilor şi a clienţilor externi, precum şi o evaluare a posibilelor conflicte cu legislaţia şi reglementările locale.

Ne-ar face plăcere să discutăm aceste aspecte mai detaliat cu dumneavoastră, atunci când consideraţi convenabil. Vă rugăm să nu ezitaţi să ne contactaţi la sediul nostru.

90

Prezentarea principalelor implicaţii

Actul Internaţional privind spălarea banilor şi finanţarea terorismului emis în 2001

1. Înregistrarea în contabilitate şi raportarea tranzacţiilor financiare

Instituţiilor financiare din SUA li se va solicita să ţină înregistrări şi rapoarte privind tranzacţiile financiare individuale cu alte instituţii financiare din afara SUA. Aceste înregistrări şi rapoarte trebuie să conţină: identitatea şi adresă participanţilor la o tranzacţie financiară, inclusiv a persoanei care a iniţiat transferul de fonduri, capacitatea legală a participanţilor, şi identitatea beneficiarului fondurilor. Acest lucru va impune băncilor din afara SUA nişte cerinţe suplimentare de raportare pentru oferirea acestui nivel de documente şi informaţii băncilor din SUA cu care au relaţii bancare.

2. Conturi corespondente şi de plată

Instituţiilor financiare din SUA li se va solicita să se asigure că procedurile de deschidere a unui cont corespondent sau de plată vor include proceduri de identificare a fiecărui client al unei instituţii financiare din afara SUA care are permisiunea de a utiliza acel cont şi de obţinere a informaţiilor despre acel client care să fie asemănătoare cu cele pe care o instituţie financiară le obţine în cursul desfăşurării activităţii obişnuite cu privire la clienţii săi din SUA. Astfel băncilor din afara SUA li se vor impune cerinţe suplimentare de a obţine informaţii despre clienţii lor care să fie asemanătoare cu cele cerute de băncile din SUA şi acestor bănci li se va solicita să comunice aceste informaţii băncilor corespondente din SUA.

3. Cerinţe suplimentare pentru conturi corespondente

In anumite circumstanţe, insitutiilor financiare li se poate solicita să efectueze proceduri suplimentare asupra conturilor corespondente pentru a se proteja împotriva spălării banilor şi pentru a verifica dacă o anume bancă străină oferă conturi corespondente altor bănci străine şi, în acest caz, trebuie să afle identitatea acelor bănci şi să efectueze proceduri suplimentare. Acest lucru presupune ca instituţiile financiare din afara SUA să efecuteze proceduri suplimentare asupra altor instituţii financiare din afara SUA şi să prezinte aceste proceduri instituţiilor financiare din SUA la care are conturi corespondente.

4. Cooperarea dintre instituţiile financiare, autorităţile de reglementare şi autorităţile care verifică respectare legilor

Instituţiilor financiare din afara SUA li se paote solicita să coopereze cu autorităţile de reglementare şi autorităţile care verifică respectare legilor din toată lumea şi să ofere informaţii despre clienţii lor şi despre tranzacţiile acestora.

5. Compentenţa juridică extinsă asupra străinilor care desfăşoară activităţi de spălare a banilor

91

Toate instituţiile financiare din afara SUA vor intra sub jurisdicţia tribunalelor din SUA dacă vor încălca acest Act prin tranzacţii financiare care pot avea loc în SUA. Instituţiilor financiare din SUA li se va solicita să ofere informaţii şi documente agenţiilor de reglementare sau de respectare a legilor din SUA în termen de 120 de ore de la primirea unei solicitări oficiale.

6. Somaţii sau citaţii cu privire la documentaţii

Legiuitorii din SUA pot să emită citaţii sau somaţii către orice instituţie financiară din afara SUA care are un cont corespndent în SUA şi să le solicite, in termen de 7 zile, sa prezinte documente cu privire la acel cont corespondent, inclusiv inregistrari păstrate in afara SUA legate de depuneri de fonduri in instituţia financiara din afara SUA,

7. Verificarea datelor de identificare

Vior fi emise reglementări care să stipuleze cerinţele de documentare privind standardele minime de păstrare a informaţiilor cu privire la identitatea clientilor. Acest lucru va implica si consultarea listelor cu teroristi cunoscuti sau suspecti. Aceste proceduri cerute ar putea fi mai stricte decât cele pe care le aplica institutiile financiare din afara SUA şi pot avea un impact direct asupra procesului de deschidere de conturi şi de monitorizare a informaţiilor legate de aceste conturi.

Concluzie

Am prezentat pe scurt un număr de aspecte importante ale Actului. Aceste aspecte indică faptul că procedurile şi politicile de control intern al instituţiilor financiare din afara SUA vor trebuie aduse la zi, se va solicita documentatie suplimentara si va fi necesara implementarea de proceduri suficiente si adecvate de control. Acest Act stipuleaza clar faptul ca bancile din afara SUA care doresc sa efectueze tranzactii financiare cu institutiile financiare din SUA trebuie sa ofere informatii documentate referitoare la tranzactiile financiare atunci cand li se solicita acest lucru. Impactul asupra operatiunilor acestor institutii nu trebuie subestimat.

92

Anexa C

Model de comentariu/paragraf din scrisoare de recomandari

(Aspectele scrise cu litere italice trebuie adaptate fiecarui client in parte, pe baza revizuirii politicilor, procedurilor si controalelor care sunt aplicate pentru prevenirea si detectarea spalarii banilor.)

Aspecte identificate

Scopul unui număr mare de acte ilegale este să genereze profit pentru persoana sau grupul care desfăşoară activitatea ilegală. Atunci cand activitatea ilegala genereaza profituri substantiale, persoana sau grupul implicat trebuie sa gaseasca o modalitate de a contriola aceste fonduri fara sa atraga atentia asupra activitatii desfasurate. Spalarea banilor reprezinta prelucrarea fondurilor prin tainuirea surselor, schimbarea formei si mutarea fondurilor intr-un loc unde este cel mai putin probabil sa atraga atentia.

Spalarea banilor reprezinta un risc sporit pentru banci pentru ca cei care desfasoara stfel de activitati in general cauta domenii unde exista un risc scazut de detectare din cauza programelor slabe sau ineficiente de detectare a spalarii banilor. Din cauza acestui risc sporit, conducerea trebuie sa inteleaga foarte clar ce inseamna spalarea banilor, cum se pot desfasura aceste tipuri de activitati si trebuie sa implementeze sisteme avansate de control pentru detectarea si prevenirea spalarii banilor si trebuie sa monitorizeze eficacitatea si gradul de adecvare al controalelor implementate. (In prezent, bancile au dezvoltat politici si proceduri de spalare a banilor dar nu este sigur faptul ca personalul bancii este pregatit adecvat cu privire la aplicarea procedurilor pentru a intelege care este importanta acestor proceduri şi nu se stie daca acestea sunt implementate complet si eficient in operatiunile zilnice.)

Recomandare

Intrucât integritatea seviciilor financiare si bancare depinde foarte mult de perceptia potrivit careia functioneaza conform unor inalte standarde legale, profesionale si etice, este important ca bancile sa aplice politici si proceduri adecvate de detectare si prevenire a spalarii banilor.

(Conducerea superioara trebuie sa evalueze politicile si procedurile curente pentru a determina daca sunt adecvate si in concordanta cu reglementarile si recomandarile internationale. Managementul trebuie sa ia in considerare si utilizarea unui audit intern pentru o evaluare initiala a politicilor si procedurilor. Apoi trebuie sa verifice daca este necesara implementarea altor controale suplimentare si programe de pregatire profesionala pentru detectarea si prevenirea spalarii banilor. De exemplu, conducerea poate dori sa monitorizeze activitatile de depuneri si sa efectueze analize electronice de date pentru conturile de depuneri acolo unde apar prea multe tranzactii. Este important ca tot personalul bancii sa inteleaga ce

93

reprezinta spalarea banilor, cum poate avea loc si cum se poate detecta sau preveni. Programele de pregatire profesionala pentru ca personalul sa inteleaga politicile si procedurile de spalare a banilor trebuie sa fie dezvoltate de Managementul superior.

II. Scurt istoric (Romania)

Exemple de tranzactii suspecte

I. Domeniul bancar.

A) Spalarea banilor folosind tranzactiile in numerar (cash):

Depozite neobisnuit de mari in numerar facute de o persoana fizica sau o companie ale carei activitati curente de afaceri ar fi in mod normal generate prin cecuri sau alte instrumente de finantare;

Cresteri substantiale de depozite in numerar ale unei persoane fizice sau ale unei societati fara o cauza aparenta, in special daca asemenea depozite sunt dupa aceea transferate intr-o perioada scurta de timp din cont si/sau catre o destinatie care nu poate fi asociata in mod normal cu clientul;

Clienti care depun numerar prin numeroase formulare de depozit in asa fel incat suma fiecarui depozit este "nesemnificativa", dar totalul tuturor depunerilor este important;

Conturi ale companiilor ale caror tranzactii - atat depuneri, cat si retrageri - sunt efectuate mai degraba in numerar decat prin forme de debit si credit asociate in mod normal cu operatiuni comerciale (de exemplu, cecuri, acreditive, cambii etc.);

Clienti care, in mod constant, varsa sau depun numerar pentru a acoperi trate bancare, transferuri de bani sau alte instrumente de plata negociabile si usor vandabile;

Clienti care cer sa schimbe o mare cantitate de bancnote cu valoare nominala mica pentru cele cu valoare nominala mai mare;

Frecvente schimburi de numerar in alte valute;

Sucursale care efectueaza mult mai multe tranzactii in numerar decat in mod obisnuit (statisticile bancii centrale detecteaza aberatii in tranzactiile cu numerar);

Clienti ale caror depuneri contin bancnote false sau instrumente contrafacute;

Clienti care transfera mari sume de bani in sau din strainatate cu instructiuni de plata in numerar;

94

Depuneri mari in numerar folosind dispozitive de depunere a banilor, evitand in felul acesta contactul direct cu banca.

B) Spalarea banilor folosind conturile bancilor

Clienti care vor sa mentina un numar de conturi personale sau conturi administrate de banca, care nu par sa fie compatibile cu genul activitatii lor, inclusiv tranzactii care implica persoane nominalizate;

Clienti care au numeroase conturi si le alimenteaza cu numerar, in situatia in care totalul depunerilor constituie o mare suma de bani;

Orice persoana fizica sau companie al carei cont nu indica desfasurarea unor activitati normale in operatiile bancare personale sau de afaceri, ci este utilizat pentru incasari sau plati de sume mari de bani care nu au nici un scop sau legatura evidenta cu detinatorul contului si/sau afacerile sale (de exemplu, o crestere substantiala a rulajului unui cent);

Evitarea furnizarii de informatii normale cand se deschide un cont, furnizarea de informatii minime sau fictive sau, cand se cere deschiderea unui cont, furnizarea unor informatii care sunt greu de verificat de catre institutia financiara sau necesita prea multi bani pentru a fi verificate;

Clienti care par sa aiba conturi in cateva institutii financiare din aceeasi localitate, in special cand banca este constienta de existenta unui proces de consolidare regulata a acestor conturi, anterior unei cereri pentru transmiterea progresiva de fonduri;

Concordanta dintre iesirile si intrarile de numerar in aceeasi zi sau in ziua anterioara;

Alimentarea contului prin cecuri emise de terti in sume mari andosate in favoarea clientului;

Retrageri mari de numerar dintr-un cont inactiv in prealabil sau dintr-un cont care tocmai a primit neasteptat o importanta suma din strainatate;

Clienti care, impreuna si simultan, folosesc ghisee diferite pentru a efectua mari tranzactii in numerar sau tranzactii in valuta;

Folosirea pe scara mai mare a dispozitivelor de pastrare a banilor,

Amplificarea operatiunilor efectuate de persoanele fizice. Folosirea pachetelor sigilate depozitate si retrase;

Reprezentantii companiei evita contacte cu sucursala;

Cresteri substantiale de depuneri in numerar sau de instrumente negociabile (cecuri, polite etc.) ale unei firme sau o companie specializata, folosind conturile clientilor sau conturile interne sau conturile de imputernicire, in special daca depozitele sunt transferate rapid intre conturi de imputernicire si ale clientilor;

95

Clienti care refuza sa furnizeze informatii care, in conditii normale, i-ar califica pentru obtinerea de credite sau de alte servicii bancare ce ar putea fi considerate importante;

Folosirea insuficienta a facilitatilor bancare normale, de exemplu, evitarea acordarii de dobanzi mari pentru solduri mari;

Un mare numar de persoane fizice care efectueaza plati in cadrul aceluiasi cont, fara o explicatie adecvata.

C) Spalarea banilor folosind tranzactii de investitii:

Cumpararea de hartii de valoare pentru a fi pastrate in custodie la institutia financiara, cand acest fapt nu pare potrivit cu standingul clientului;

Tranzactii de depozit/imprumut "back to back", cu subsidiare sau afiliate ale institutiilor financiare din strainatate, cunoscute ca facand parte din aria traficului de droguri;

.Cereri ale clientilor pentru servicii manageriale de investitii (fie in valuta, fie in hartii de valoare) unde sursa fondurilor este neclara sau nu este potrivita cu standingul clientului;

Plata in sume neobisnuit de mari in cash a hartiilor de valoare;

Cumpararea sau vanzarea unei hartii de valoare care nu are un scop perceptibil sau in circumstante care par a fi neobisnuite.

D) Spalarea banilor prin activitati internationale offshore;

Client recomandat de o sucursala din strainatate, filiala sau alta banca deschisa in tari unde productia de droguri sau traficul de droguri pot fi predominante;

Folosirea de acreditive si alte metode de finantare a comertului pentru a face sa circule bani intre tari unde asemenea comert nu este compatibil cu afacerile obisnuite ale clientului;

Clienti care fac plati regulate si importante, inclusiv tranzactii transmise telegrafic, care nu pot fi identificate clar ca tranzactii bona fidae sau primesc plati frecvente si importante din tari care sunt in mod obisnuit asociate cu producerea, prelucrarea sau desfacerea drogurilor; organizatii teroriste interzise (tari paradis fiscal);

Constituirea de solduri mari, nepotrivite cu rulajul cunoscut al afacerii clientului, si transferuri ulterioare catre conturi tinute in strainatate;

Transferuri electronice de fonduri, fara explicatii, efectuate de clienti sub forma de intrari si iesiri sau fara a fi trecute printr-un cont;

Cereri frecvente de cecuri de calatorie, trate in valuta si alte instrumente negociabile care urmeaza a fi emise;

96

Frecvente plati de cecuri de calatorie sau trate in valuta, in mod special daca provin din strainatate.

E) Spalarea banilor implicand agenti si functionari ai institutiilor financiare:

Schimbari in caracteristicile functionarului, de exemplu, stil de viata risipitor sau evitarea plecarii in vacanta;

Schimbari in performantele agentului sau functionarului, de exemplu, vanzatorul care vinde contra numerar are rezultate remarcabile sau neasteptat de mari;

Orice afacere cu un agent unde identitatea beneficiarului final sau a contrapartidei este necunoscuta, contrara procedurii normale pentru felul respectiv de afacere,

F) Spalarea banilor prin imprumuturi asigurate sau neasigurate:

Clienti care ramburseaza" credite slab performante in mod neasteptat;

Cererea de a imprumuta bani, avand ca garantie active tinute de o institutie financiara sau o terta persoana, unde originea activelor este necunoscuta sau activele sunt incompatibile cu bonitatea clientului;

Cererea unui client catre o institutie financiara pentru a procura sau aranja o finantare, unde sursa contributiei financiare a clientului la afacere este neclara, in mod special unde este implicata o proprietate.

II.Tranzactii suspecte specifice altor domenii decat cel bancar

1. Domeniul pietei de capital

Utilizarea numerarului pentru achizitionarea de valori mobiliare sau pentru plata celor vandute, in locul decontarilor fara numerar (virament), mai ales cand se vehiculeaza sume importante. Aceasta, deoarece actorii pietei de capital nu sunt simpli cetateni, care isi efectueaza platile in numerar, ci investitori care detin importante capitaluri;

97

Valorificarea actiunilor la o valoare in neconcordanta cu valoarea de piata ori cu valoarea nominala. Au existat cazuri cand tranzactionarea unor actiuni s-a facut la un pret de peste 1000 de ori fata de pretul nominal sau chiar de pe piata;

Achizitionarea unor valori mobiliare de catre entitati situate in paradisuri fiscale, urmata imediat de vanzarea pachetului achizitionat unei alte firme offshore, de multe ori revanzarea facandu-se in pierdere;

Vanzarea actiunilor unei persoane la pret foarte ridicat (de cateva zeci de ori) in raport cu pretul pietei, unei persoane juridice la care asociat unic sau majoritar este chiar persoana fizica vanzatoare. Scopul il reprezinta diminuarea impozitului pe profit si pe dividende in cazul persoanei juridice;

Folosirea aceluiasi pachet de actiuni, prin vanzare repetata, in vederea justificarii sumelor compensatorii acordate de la buget persoanelor disponibilizate colectiv. In felul acesta s-au incasat de la buget zeci de miliarde de lei, in timp ce infuzia de capital pe piata a fost numai de zeci de milioane de lei.

2. Domeniul pietei imobiliare:

Utilizarea numerarului in tranzactiile imobiliare in locul instrumentelor de decontare bancara (conturi bancare);

Achizitionarea unor terenuri sau cladiri la preturi mici, urmata de vanzarea lor imediata, dar la preturi cu mult mai mari. Diferenta este utilizata pentru spalarea unor bani murdari;

Achizitionarea unor imobile care se afla intr-o situatie precara si punerea lor la punct, folosind sume ilicite, urmata de revanzarea la un pret superior. Diferenta se justifica ca fiind pretul manoperei proprii si al unor materiale refolosibile ori achizitionate in timp (la preturi mici);

Elementele de suspiciune specifice pietei imobiliare pot fi avute in vedere si in cazul tranzactiilor cu bunuri mobile de valoare mare, precum: autoturisme, iahturi, tablouri, colectii artistice si numismatice, antichitati etc.

3. Domeniul jocurilor de noroc (cazinouri):

Utilizarea unei mari sume in numerar pentru achizitionarea de jetoane pentru joc, dupa care se returneaza jetoanele si se solicita plata acestora utilizand alta modalitate decat numerarul, precum: cecuri de casa, cecuri de calatorie, mandate de plata, ordine de plata, transferuri electronice etc.;

Depozitarea numerarului la casa cazinoului, dupa care se solicita restituirea sumei prin alte instrumente de plata;

Solicitarea unor chitante pentru a justifica sumele castigate;

98

Achizitionarea unor bilete nenominale iesite castigatoare la diferite sisteme de joc de noroc sau case de pariuri.

4. Domeniul asigurarilor:

Achizitionarea de polite de asigurare de viata de mare valoare, utilizand numerarul, si nu platile prin virament;

Folosirea unor polite de asigurare de mare valoare ca garantie sau colateral pentru obtinerea unui imprumut;

Achizitionarea unei polite de asigurare de mare valoare cu ajutorul numerarului, urmata de rascumpararea acesteia, solicitandu-se alte instrumente de plata;

Plata unor sume cu titlu de asigurari catre societati de asigurari captive (care apartin asiguratului) situate in tari considerate paradisuri fiscale;

Provocarea unor accidente asupra unor bunuri asigurate la o valoare ridicata, urmata de incasarea contravalorii despagubirilor aferente.

5. Domeniul financiar:

Creditarea firmei proprii de catre asociati sau actionari cu sume importante in numerar, care se introduc fie in contul bancar, fie in casa societatii comerciale. Acest procedeu este repetat, in conditiile in care firma functioneaza constant in pierdere. Urmeaza apoi restituirea creditului, uneori insotit de dobanzi;

Solicitarea restituirii unor impozite si taxe de la buget (accize si TVA cel mai adesea) pentru operatiuni de export care nu s-au efectuat ori exportul a fost supraevaluat in mod fictiv. La fel se solicita rambursarea de la buget a taxei pe valoarea adaugata in cazul in care produsele achizitionate se vand in mod constant in pierdere;

Solicitarea de scutiri sau reesalonari la bugetul de stat, in conditii in care se solicita certificate fiscale pentru a putea participa la licitatii organizate in vederea cumpararii de active sau actiuni, in cadrul procesului de privatizare;

Desi o societate comerciala achizitioneaza in mod constant documente cu regim special, ea nu depune bilanturi si declaratii privind obligatiile fiscale (lunare sau trimestriale);

Depunerea unor declaratii fiscale nereale sau false, in discordanta cu activitatea anterioara a agentului economic sau care rezulta din alte informatii, ca de exemplu, cele de natura vamala.

6. Domeniul vamal:

Utilizarea unor facturi de export subevaluate pentru a repatria o parte din pret, diferenta depunandu-se in conturi offshore, sau supraevaluate pentru a se putea introduce in tara bani iliciti din strainatate;

99

Utilizarea unor facturi de import subevaluate pentru a se plati taxe vamale cat mai mici sau supraevaluate pentru a se transfera in strainatate sumele ilicite produse in Romania.

7. Domeniul valutar:

Folosirea cu precadere a platilor in avans, in mod repetat, fara ca acestea sa mai fie justificate prin import sau prin restituire;

Platile in avans sunt preferate acreditivului, modalitate mai sigura si mai eficienta pentru garantarea realizarii importurilor;

Plata unor facturi reprezentand contravaloarea unor servicii de valoare mare si fara prezentarea certificatului fiscal eliberat de autoritatea fiscala din tara beneficiarului platii;

Inchiderea unor DIV-uri (declaratii de incasare valutara) cu sume in numerar, platite de diverse persoane, in locul inchiderii acestora prin transferuri bancare din strainatate.

Conform Hotararii CAFR nr 91/26 06 2007(privind aplicarea legislatiei specifice privind combaterea si prevenirea operatiunilor de spalare a banilor si/sau de finantare a actelor de terorism de catre auditorii financiari), auditorii financiari trebuie sa intocmeasca urmatoarele proceduri specifice:

1. Documentarea faptului daca auditorul financiar inspectat – persoana fizica sau juridica- in temeiul obligatiilor stabilite prin Hotararea Consiliului CAFR nr 91/26 06 2007, a adoptat proceduri specifice de audit, care sa ofere probe privind posibilitatea ca societatile comerciale carora le-a prestat servicii in calitate de auditor, sa fi avut contacte cu persoane suspecte de acte de terorism sau, prin intermediul lor, sa fi avut loc operatiuni de spalare a banilorsi/sau de finantare de acte de terorism, astfel cum sunt acestea definite prin Legea nr 656/2002;

2. Documentarea faptului daca, in perioada supusa inspectiei, ca urmare a procedurilor de audit aplicate, auditorul financiar a identificat cazuri de natura celor

100

descrise la pct 1 de mai sus, iar in caz afirmativ, daca a informat operativ asupra acestor fapte organismele abilitate, conform Legii nr 656/2002 si Camera Auditorilor financiari din Romania.

NOTA:

1. RAPORTAREA UNOR ASEMENEA FAPTE NU ESTE CONSIDERATA O INCALCARE A CODULUI DE CONDUITA ETICA ( IN SPETA INCALCAREA CONFIDENTIALITATII ), DACA AUDITORUL FINANCIAR ARE SUFICIENTE PROBE ADUNATE IN ACEST SENS.

2. AUDITORUL FINANCIAR ARE OBLIGATIA DE A INFORMA IN 5 ZILE LUCRATOARE CAFR DE FAPTUL CA A IDENTIFICAT SI A ADUS LA CUNOSTINTA ORGANISMELOR ABILITATE PRECIZAND DATA NOTIFICARII.

12. MONITORIZAREA

Responsabilităţi de supraveghere şi raportare & Controlul de calitate în cadrul firmei

GeneralităţiControlul calităţiiConsultări şi revizuiri "la cafd"

FormulareResponsabilităţile partenerului şi personaluluiînregistrarea consultanţilor interniînregistrarea cosultanţilor externfPlan de selectare a dosarelor de revizuireRevizuirea conformităţii audituluiListă de verificare a dosarelor de revizuirePlan de acţiune Raport anual de revizuire a calităţii

101

RESPONSABILITĂŢI DE SUPRAVEGHERE Şl RAPORTARE &CONTROLUL CALITĂŢII ÎN CADRUL FIRMEI

Generalităţi

1. La angajarea în firmă sau la promovarea unui angajat, acesta va ft înştiinţat cine este şeful sau supraveghetorul său. Aceasta este persoana care în mod noi mal va controla şi îndruma angajatul în îndeplinirea sarcinilor sale. De asemenea, aceasta este persoana la care în mod normal angajatul se va duce în primul rând în cazul apariţiei vreunei probleme, cereri sau reclamaţii. In toate situaţiile partenerii firmei deţin responsabilitatea generală pentru angajaţii acesteia.

2. Anumitor persoane, în special angajaţilor de nivel superior cu experienţă, li se poate da o copie a modului de organizare curentă a firmei împreună cu orice alte modificări ce au loc ulterior, în general situaţia organizării firmei are caracter confidenţial.Cu toate acestea, angajaţii vor fi informaţi de responsabilităţile funcţionale ale partenerilor şi angajaţilor de nivel superior cu experienţă ai firmei.

3. Schema de organizare a firmei va arăta:

Denumirile serviciilorPersoanele numite în serviciile respectiveLiniile de raportareNivelele sau funcţiile superioare

Schema de organizare poate arăta de asemenea mecanismul de decizie sau nivelele autoritare, deşi firma poate decide să întocmească acestea ca un document separat.

4. O descriere completă a serviciului, a sarcinilo şi obligaţiilor care vor fi îndeplinite de fiecare angajat (sau de funcţiile înalte) va fi elaborată şi va fi pusă la dispoziţia angajaţilor. Aceasta poate fi cuprinsă în termenii şi condiţiile de angajare sau în scrisoarea de ofertă de lucru.'

5. Nevoile de educaţie, pregătire şi dezvoltare pentru fiecare partener şi angajat vor ft identificate în timpul procesului de evaluare.

6. Orice problemă de natură politică care afectează angajaţii va fi pusă în circulaţie prompt cu aprobarea anterioară a partenerului care conduce.

7. Instrucţiuni generale de natură procedurală legate de activitatea zilnică a biroului vor fi puse în circulaţie cu aprobarea premergătoare a unui partener.

102

8. Un avizier va fi- pus la dispoziţia angajaţilor ce doresc să prezinte anunţuri legate de sport, activităţi sociale şi domestice.

Controlul calităţii

l. Pentru a asigura faptul că firma menţine cele mai înalte strandarde în permanenţă, copii ale procedurilor de control ale firmei vor fi furnizate tuturor partenerilor şi personalului, în plus, orice altă a treia parte implicată inactivitatea de audit cum ar fi subcontractorii şi consultanţii va pMmi copii ale procedurilor. Noilor angajaţi li se vor da cate o copie a procedurilor la şedinţa de iniţiere a lor. Toate părţile sunt responsabile pentru familiarizarea lor cu procedurile şi pentru implementarea celor mai importante dintre ele.

2. Orice schimbări ale procedurilor vor fi aduse Ia cunoştinţă de către partenerul desemnat responsabil pentru controlul calităţii, de exemplu partenerul responsabil de conformitatea auditului.

3. Firma aşteaptă ca persoanele responsabile pentru orice angajament nou sau existent să considere, anterior începerii acelui angajament dacă este adecvat să accepte investirea sau reinvestirea ca auditor. Decizia trebuie luată ţinând cont de procedurile prezentate în Secţiunea 2.

4. In scopul de a menţine cele mai ridicate standarde de integritate şi independenţă profesională în cadrul firmei, toate părţile, fie parteneri, angajaţi sau alte părţi vor adera la procedurile pentru confidenţialitate şi obiectivitate, independenţă şi integritate conţinute în secţiunile l şi 2.5. Pentru a asigura că standardele firmei sunt menţinute atunci când activitatea de audit este delegată altor părţi decât partenerilor şi angajaţilor, trebuie parcurse etapele corespunzătoare pentru a asigura faptul că persoanele au independenţa, integritatea şi competenţa necesară. Va fi necesară încheierea unui acord oficial între firmă şi cea de-a treia parte care îşi asumă responsabilităţile respective ale ambelor părţi, detaliile financiare "ale contractului, poziţia privind asigurarea profesională, cerinţa de semnare a declaraţiilor de păstrare a confidenţialităţii, independenţei şi corectitudinii şi de aderare ia procedurile firmei privind aspectele de mai sus şi acordurile de pregătire şi evaluare finale. Acolo unde a treia parte este un alt auditor autorizat, atunci acordul nu va fi atât de'oneros ca cel cu un contabil necalificat. O firmă autorizată de audit va avea obligaţia de a menţine nivelul propriu de independenţă, integritate şi competenţă pentru a-şi păstra autorizaţia. Totuşi, acest lucru nu evită nevoia pentru firmă de a se satisface ea însăşi de cerinţe atunci când repartizează activitatea.

6. Conform politicii firmei fiecare partener sau angajat va fi subiectul unei revizuiri efectuată de către o altă persoană, în cazul unui angajat, aceasta va fi o persoană suficient de experimentată şi competentă.

7. Conform politicii firmei, toate auditele indiferent de mărime trebuie să fie realizate folosind abordarea standard a firmei având în vedere orice ajustări pentru orice cerinţe speciale. Este responsabilitatea persoanei responsabile de a asigura că abordarea este conformă cu standardele de audit şi că este

103

actualizată în sensul noilor cerinţe profesionale şi legale.

8. Firma aşteaptă din partea tuturor partenerilor" şi personalului ca aceştia să-şj îndeplinească întotdeauna sarcinile la cel mai înalt standard Orice problemă care poate afecta standardele căruţe de activitate trebuie să fie aduse îi atenţia firmei imediat pentru ca acţiunile cele mai potrivite să fie întreprinse. Pentru a ajutaprobleme tehnice cât şi în cel al procedurilor proprii ale firmei (Secţiunea 6). Performanţa va fi monitorizată continuu ca parte a procesului de evaluare (Secţiunea 5). Firma ve recruta numai persoane ale căror cunoştinţe, calităţi şi aptitudini au fost apreciate în comparaţie cu cerinţele firmei (Secţiunea 4).

9. Pentru a asigura faptul că firma menţine cele mai înalte standarde, conform politicii firmei aceasta va monitoriza efectivitatea controalelor care sunt efectuate asupra angajamentelor de audit individuale şi asupra firmei ca întreg.

10. Pentru a asigura faptul că cele mat înalte standarde sunt menţinute în cadrul firmei, toţi . partenerii şi personalul vor adera la procedurile " de consultaţii cu un partener independent în privinţa problemelor de raţionament profesional şi a celor de natură tehnică sau etică.

Consultări şi revizuiri "la cald"

Standardele de audit cer firmei să se consulte în probleme tehnice, etice şi de raţionament profesional. Nivelul constatărilor -va fi înfimcţie de natura problemei identificate.

1. Conform politicii firmei, acolo unde este identificată o problemă de către un membru al personalului, aceasta va fi discutată în primul rând cu persoana responsabilă.

2. Acolo unde problema nu poate fi rezolvată în cadrul echipei de audit, ea trebuie discutată cu specialiştii firmei în acel domeniu sau cu oricare alţi parteneri ai firmei.

3. Acolo unde problema nu poate fi rezolvată în cadrul firmei, ea trebuie discutată cu un consultant extern.

4. Pentru toate consultările trebuie întocmit un document care să cuprindă problema, conţinutul discuţiilor, recomandările şi concluziile.

5. Conform politicii firmei anumite dosare trebuie verificatede fiecare persoană în menţinerea standardelor cerute, firma va asigura pregătirea şi supravegherea corespunzătoare. Angajamentele de audit cu un risc ridicat vor face subiectul unei revizuiri "la cald" de către a doua persoană responsabilă înainte de semnarea raportului de audit.

Circumstanţele piecise în care poate fi cerută o revizuire "la cald" nu pot fi identificate, dar pot include:

orice client acolo unde a fost identificată o problemă de independenţă;

104

clienţii obişnuiţi;

orice client care este considerat a fi cu un risc ridicat pentru firmă. Aceştia pot fi de exemplu, un client foarte cunoscut sau unul al cărui audit necesită un grad mai mare de abilitate tehnică.Unele calificări ale rapoartelor de audit sau acolo unde calificările anterioare ale rapoartelor de audit sunt schimbate.

Decizia asupra necesităţii unei revizuiri "la cald" trebuie discutată cu partenerul care asigură conformitatea firmei cu standardele, care va păstra un registru al revizuirilor "la cald".

6. Conform politicii firmei, trebuie elaborată o scrisoare oficială de acord cu consultanţii externi. Aceasta trebuie să cuprindă responsabilităţile respective ale ambelor părţi, detalii financiare, garantarea Imunităţii profesionale, cerinţa pentru declararea independenţei, confidenţialitatea şi competenţa.

Responsabilităţile partenerului şi ale personalului

PARTENERUL/INDIVIDUL RESPONSABIL

Aceste îndrumări vor trebui să fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice, în particular, denumirea serviciului şi responsabilităţile funcţionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structura practică.

Partenerul poartă responsabilitatea finală pentru asigurarea faptului că activitatea realizată sprijină în mod adecvat opinia de audit a firmei şi este conformă cu standardele firmei şi alte cerinţe profesionale şi de reglementare.

Partenerul trebuie să păstreze corespondenţa între realizările importante care afectează activitatea clientului şi domeniul în care activează de-a lungul exerciţiului financiar. Contactul periodic cu oficialii clientului va îmbunătăţi calitatea activităţii şi serviciilor oferite.

Partenerul trebuie să fie prezent la toate şedinţele în care sunt discutate probleme legate de finalizarea" conturilor.

O mare parte din activitate poate fi repartizată, precum şi o parte importantă din supravegherea angajamentului. Anumite aspecte necesită atenţia particulară a partenerului, fte din cauza.importanţei lor, fie datorită nivelului ridicat de experienţă cerut în clarificarea lor.

Partenerul trebuie să fie satisfăcut de faptul că: s-a căzut de acord cu clientul asupra ariei de aplicabilitate a seviciului oferit; clientului i se oferă un serviciu de calitate pe care în mod rezonabil îl aştepta; activitatea este planificată adecvat; personalul posedă experienţa şi calificarea necesară; activitatea este supravegheată adecvat şi notele de lucru sunt revizuite; consultările cu alţii (de exemplu, specialişti sau instituţii) sunt făcute

105

conform cerinţelor procedurilor firmei, atunci când problemele întâlnite necesită asemenea acţiuni; înainte de a fi semnat raportul de audit există suficiente probe care să sprijine opinia de audit dată; procedurile de revizuire au fost încheiate; problemele apărute la revizuire au fost clarificate şi toate aspectele semnificative care au apărut în timpul activităţii au fost rezolvate; raportul de audit sau cel al contabililor se conformează cu cerinţele firmei şi cu cele profesionale şi de reglementare aplicabile; partenerul a revizuit pioblemele semnificative şi neobişnuite de contabilitate şi raportare, notele de lucru cheie incluzând notele de lucru şi păi ţi relevante din programul activităţii relative la domenii critice ca once tabel al erorilor neajustate, oiice alte documente de lucru ce nu sunt încă revizuite (de exemplu, acelea întocmite de manager), aspecte în atenţia parteneiului sau managerului, conturi şi note conexe.

extensia revizuirii partenerului în alte domenii decât cele critice este o problemă pe care partenerul trebuie să o decidă în funcţie de apiecierea nivelului de experienţă al personalului implicat.

problemele importante care apar din revizuirea partenerului a notelor de lucru, trebuie să fie înregistrate şi fie păstiate la dosar, fie înregistrate în programul corespunzător. Toate astfel de probleme tiebuie să fie clarificate prompt şi notat cum a fost rezolvat fiecare punct. aprobă decizia de numire a firmei ca auditor.


MANAGERUL

Aceste îndrumări vor trebui să fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice, în particular, denumirea serviciului şi responsabilităţile funcţionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structură practică.

Un manager va avea în genei al un număr de clienţi pentru care el sau ea sunt responsabili.

Atribuţiunile managerului sunt de a ajuta partenerul la completarea situaţiei contabile, de audit şi de impozitare, în particular managerul este implicat în planificarea, aprobarea sau întocmirea programelor de lucru, a supravegherii şi revizuirii şi în mod normal trebuie să :

asigure faptul că activitatea este planificată corespunzător, că personalul corespunzător este repartizat şi că există acordul clientului pentru timpul alocat lucrării;

asigure faptul că este considerată o abordare corespunzătoare înainte de înmceperea activităţii;

106

asigure faptul că angajamentul este planificat corespunzător şi este aprobat în avans de către partener;

supravegheze elaborarea şi aprobarea programului de lucru;

monitorizeze performanţa în comparaţie cu planul şi să considere daca planul sau programul de lucru necesită revizuiri pe măsură ce activitatea se desfăşoară; managerul trebuie să menţină un contact regulat atât cu conducerea cât şi cu clientul pentru a urmări desfăşurarea activităţii şi a da îndrumările necesare personalului;

asigure faptul că nu se efectuează activităţi suplimentare care nusunt necesare, verifice costurile şi să se asigura că abordarea este şi rămâne cea mai puţin costisitoare;

rezolve problemele sau întrebările care I se supun atenţiei şi atunci când consideră necesar să le discute cu partenerii, cu specialiştii firmei sau cu amândoi;

revizuiască notele de lucru, situaţiile financiare şi rapoartele de audit sau ale contabililor. Notele de lucru revizuite de manager, include în mod normal cele întocmite de către conducere;

să fie atent la şi să raporteze partenerului, aspecte particulare ale activităţii care pot fi benefice pentru client;

elaboreze un program pentiu întâlnirea finală a partenerului cu clientul la sfârşitul activităţii;

asigure faptul că problemele apărute în urma revizuirii de către conducere a notelor de lucru, probleme care trebuie aduse în atenţia partenerului, sunt înregistrate în mod corespunzător în dosarul notelor de lucru;

ofere îndrumări partenerului pentru finalizarea satisfăcătoare a tuturor etapelor activităţii şt să aprobe raportul în fază de proiect a! auditorului sau contabilului;

asigure faptul că şi cheltuielile activităţii în desfăşurare sunt revizuite regulat şi onorariile sunt crescute în mod corespunzător;

ajute în orice problemă administrativă ca delegat al partenerului;

asigura faptul că este întocmită , revizuită şi tipărită situaţia impozitelor;

107

proceseze prompt toată coiespondenţa legată de activitatea clientului;

In plus, pentru a sprijini partenerul în îndeplinirea sarcinilor de mai sus, managarul este de asemenea solicitat să ajute la: planificarea personalului şi a programului de lucru recrutarea şi evaluarea personalului; infuzia de personal nou; monitorizarea graficelor de timp; autorizarea personalului care pleacă; asiguraiea faptului că personalul primeşte cursuri de pregătire adecvate; păstraţi un loc de muncă curat.


SUPRAVEGHETORUL

Aceste îndrumări vor trebui să fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice, în particular, denumirea serviciului şi responsabilităţile funcţionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structură practică,

Un supraveghetor este o persoană experimentată care este capabilă să îndeplinească diferite roluri, depinzând de complexitatea angajamentului.

Supraveghetorul poate avea un număr mic de clienţi şi rolul său în fiecare angajament va fi stabilit la începutul angajamentului de către partener;

Supraveghetorului I se poate cere să joace rolul de persoană cu exeperienţă în cele mai complexe angajamente ale biroului;

Pentru angajamente decomplexitate moderată pot fi alocaţi un supraveghetor şi o persoană cu experienţă. Rolul supraveghetorului va fi de a sfătui şi de a pregăti persoanele cu experienţă după necesităţi, de a revizui toate notele de lucru şi schiţele contabile şi de a asigura faptul că notele de lucru sunt corect completate;

Pentru angajamente de complexitate scăzută un supraveghetor poate fi solicitat să joace rolul de manager, raportând direct partenerului.

108


PERSOANA CU EXPERIENŢĂ

Aceste îndrumări vor trebui să fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice. In particular, denumirea serviciului şi responsabilităţile funcţionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structură practică.

Superiorul cu experienţă este responsabil de conducerea angajamentului în teren şi în mod normal lucrează cu personalul la sediile clientului sau în birou şi participă în activitatea detaliată pentru extensia corespunzătoare.

Responsabilităţile specifice ale acestuia includ:

Ajută la elaborarea planului general de activitate;

întocmiţi documentele pentru planificare şi prognozele şi împreună cu manegerul costurile de control;

Asigurarea faptului că toate scrisorile de confirmare au fost trimise Ia o etapă corespunzătoare;

Alocarea de sarcini personalului şt conduce îndeplinirea zilnică a planului;

Supraveghează activitatea personalului asigurându-se că ei au înţeles obiectivele şi implicaţiile activităţii pe care o desfăşoară şi că depun o activitate adecvată;

Revizuiţi documentele de lucru întocmite de personal şi urmăriţi orice chestiuni nerezolvate apărute sau aspecje în curs sau determinaţi faptul că a fost efectuată o revizuire adecvată de către un alt individ corespunzător;

Asigurarea faptului că notele de lucru-ale personalului sprijină corespunzător obiectivele;

Identificarea problemelor contabile şi de audit şi discutarea acetora cu conducerea;

Asigurarea faptului că notele de revizuire (legate de activitatea făcută sau supravegheată de acesta) si toate celelalte-articole importante sunt clarificate în mod satisfăcător;Indicaţi satisfacţia generală privind gradul de adecvare al documentelor de lucru pentru a susţine raportul ce trebuie emis;

Revizuirea situaţiilor financiare şi schiţarea raportului de audit sau contabil;

Schiţarea scrisorii către conducere (dacă acest lucru este adecvat);

109

Să fie atent la şi să raporteze managerului, aspectele specifice ale activităţii care pot fi benefice pentru client;

Informarea conducerii privind nevoile de completare a personalului, inclusiv cu specialişti;

Participarea la procedurile de finalizare şi emitere a conturilor.

Responsabilităţile partenerului şi ale conducerii

ASISTENT

Aceste îndrumări vor trebui să fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice. In particular, denumirea serviciului şi responsabilităţile funcţionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structură practică.

Asistentul va ajuta în efectuarea auditului şi va raporta superiorului.Toţi asistenţii sunt lesponsabiii pentru: Efectuarea procedurilor care le-au fost repartizate; Gradul de adecvare al notelor de lucru; Informarea senior despre problemele contabile şi de audit întâlnite; Identificarea şi raportarea cătte senior a carenţelor controlului intern.

Responsabilităţile partenerului şi ale personaluluiASISTENT CONTABIL

Aceste îndrumări vor trebui să fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice. In particular, denumirea serviciului şi responsabilităţile funcţionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structură practică,

Asistentul pe probleme de conturi va fi responsabil de verificarea întocmirii acestora. Sarcinile asistentului contabil sunt:

Să întocmească documentele de planificare pentru revizuirea de către partener;

Să certifice în mod corespunzător activitatea realizată;

Să analizeze înregistrările contabile primite de la client şi să documenteze analizele după necesităţi, păstrând note detaliate ale tuturor greşelilor găsite şi care trebuie să fie corectate de către client;

Să se asigure că orice informaţie care lipseşte şi care este necesară pentru completarea situaţiilor contabile, este cerută şi primită de la client;

110

Să documenteze în totalitate orice probleme majore sau domenii care necesită informaţii de la client şi să Ie clarifice direct cu clientul cât mai curând posibil;

Să întocmească note în atenţia partenerului cuprinzând domenii de importanţă majoră sau contencioase cerând o considerare mai amănunţită a acestora;

întocmiţi un calcul fiscal schiţă;

Să întocmească o schiţă contabilă bună pentru revizuire;

Asiguraţi-vă că există o explicaţie clară a schiţelor conturilor în documentele de lucru în avans de revizuirea efectuată de partener;

Clarificaţi orice revizuire efectuată de manager sau partener, în totalitate şi periodic;

Să frecventeze, dacă este posibil, şedinţele clientului pentru discutarea finalizării conturilor;

Actualizaţi conturile schiţă ca rezultat al întâlnirii şi întocmiţi raportul asupra acestora.

Cu aprobarea partenerului, întocmiţi conturile pentru client.

REGISTRU DE CONSULTANŢI INTERNI

Subiectul Partener/membru ai personalului

Număr de telefon

Instrucţiuni de completare

Acolo unde orice persoană din firmă are o specializare excesivă sau responsabilitate directă pentru un anumit domeniu, o intrare poate fi inclusă în formularul de mai sus.

Registru trebuie actualizat şi modificările anunţate personalului în mod regulat.

REGISTRU DE CONSULTANŢI EXTERNI

Subiectul:

Nume de contact:

111

Numele şi adresa firmei:

Număr de telefon

Instrucţiuni de completare

Acolo unde o firmă are orice fet de legături cu alte firme, acestea trebuie înregistrate în registru.

Firmele vor avea reguli diferite privind care membru al personalului are autoritatea de a contacta consultanţi externi şi acest lucru trebuie stabilit clar când se emit aceste informaţii.

Orice schimbări de proceduri sau de consultanţi trebuie să fie actualizate în registru şi aduse la cunoştinţa personalului imediat.

PLANUL DE SELECTARE AL DOSARELOR

PARTENER TOTALClienţi pentru audit Risc ridicat/Audite "specializate"Enumerate.Organizaţii de binefacere.Bănci AsigurăriAlte instituţii financiarş Clienţi noi.Alţii Ridicat Mediu ScăzutAlţi factori care trebuie consideraţi

Echipa de revizuire

Ţinând cont de cele de mai sus, revizuirile "la cald" ale dosarelor va fi făcută după cum urmează:Persoana responsabilă:

112

Tipul specific de dosar din dosarele care vor fi revizuite:

Revizor propus:

Durata propusă:

Partener de audit:

Data:

REVIZUIREA CONFORMITĂŢII AUDITULUI

FIRMA :

PARTENER DE AUDIT PENTRU:

REVIZOR:

DATA REVIZUIRII:

Comentarii/referinţe:

PLANIFICAREA

113

Consideraţi revizuirea conformităţii de audit anterioare a firmei şi notaţi orice acţiune planificată ce nu a avut loc.

Adaptaţi această listă de verificare pentru orice probleme suplimentare pe care vreţi să le testaţi cum ar fi schimbările din noile proceduri.

ELIGIBILITATEA AUTORIZĂRII/ASIGURAREA PROFESIONALA

Confirmaţi faptul că majoritatea drepturilor de vot ale parteneriatului sunt deţinute de persoane calificate.

2. Confirmaţi faptul că toate persoanele responsabile sunt calificate.

3. Confirmaţi faptul că a fost completat un formular adecvat pentru firmă şi că nu există factori care afectează statutul firmei ca auditor autorizat.

4. Acolo unde au apărut orice fel de modificări care afectează înregistrarea firmei, confirmaţi că acestea au fost aduse la cunoştinţa departamentului de autorizare profesională din cadrul Camerei.

114

5. Revizuiţi corespondenţa cu Institutul, inclusiv raportul annual pentru a vă asigura că acesta este în ordine şi că toate aspectele apărute au fost tratate la timp.

6. Stabiliţi dacă firma a primit orice fel de reclamaţii privind activitatea de audit şi confirmaţi că acestea au fost tratate corespunzător precum şi oriceimplicaţii reflectate în auditele viitoare.

Confirmaţi dacă există o asigurare profesională adecvată, ţinând cont de cerinţele de acoperire minime ale institutului şi de clienţii firmei.

Consideraţi orice reclamaţii potenţiale sau actuale care au fost făcute şi implicaţiile lor asupra înregistrării auditului.

PROCEDURI SCRISE

Confirmaţi faptul că firma are proceduri scrise pentru asigurarea conformităţii cu regulile de audit şi că ele sunt disponibile pentru tot personalul de audit.

Confirmaţi dacă documentaţia firmei a fost revizuită de la ultima revizuire a conformităţii pentru a asigura că aceasta este relevantă şi actualizată şi există probe ale revizuirii.

INDEPENDENŢA Şl INTEGRITATEA

1. Persoanele

Revizuiţi procedurile firmei pentru asigurarea independenţei, confidenţialităţii şi confirmaţi confirmaţi că procedurile sunt adecvate pentru scopurile reglementării auditului.

115

Având în vedere procedurile firmei, confirmaţi că pentru tot personalul, subcontractorii, consultanţii şi partenerii, declaraţiile de independenţă,conformitate şi confidenţialitate au fost semnate, (formularele de independenţă şi conformitate trebuie reînnoite annual). Dacă au fost identificate orice fel de probleme, asiguraţi faptul că acestea au fost prelucrate într-o manieră corespunzătoare cu acţiuni întreprinse complet documentate.

Pentru personalul, subcontractorii, consultanţii şi partenerii noi, verificaţi dacă declaraţiile de independenţă, conformitate şi confidenţialitate au fost semnate la începutul activităţii cu firma.

Firma Revizuiţi procedurile pentru a asigurarea faptului că independenţa firmei este menţinută şi confirmaţi că acestea sunt adecvate scopului de reglementare a auditului. (Trebuie făcute referiri la toate cerinţele Codului etic în afară de domeniile de interes ce include nivelurile onorariilor de la clienţi, rotaţia auditorului, relaţiile de afaceri şi cele de personal şi influenţa necuvenită a ondivizilor necalificaţi.)

Pentru un eşantion de noi clienţi de audit verificaţi dacă există probe documentare adecvate în sprijinirea acceptării angajamentului. Trebuie considerate aspecte cum ar fî independenţa firmei, disponibilitatea de resurse şi calificări necesare pentru realizarea angajamentului şi dezirabilitatea clientului.

Pentru un eşantion de noi clienţi de audit verificaţi dacă există probe documentare adecvate în sprijinirea acceptării angajamentului. Trebuie considerate aspecte cum ar fî independenţa firmei, disponibilitatea de resurse şi calificări necesare pentru realizarea angajamentului şi dezirabilitatea clientului.

Confirmaţi dacă, ca şi parte procedurilor de audit ale firmei, decizia de acceptare a redesemnării este considerată la nivelul de planificare şi finalizare a audltulufşl că nu există probe din revizuirile "la rece" sau din altă parte că aceste proceduri nu au fost efectuate.

116

CALIFICARI SI COMPETENTE:

Revizuiţi procedurile firmei pentru recrutare, evaluare, pregătire şi disciplină pentru a vă asigura că ele sunt adecvate pentru scopurile de reglementare ale auditului.

Pentru nou angajaţi confirmaţi dacă au fost urmate procedurile de recrutare adecvate

Asiguraţi-vă că pentru toţi subcontractorii există un acord oficial privind . confidenţialitatea, conformitatea şi independenţa.

Confirmaţi că au fost efectuate evaluări pentru tot personalul de audit în anulcurent şi asiguraţi-vă că toate punctele identificate ca cerând acţfuni au fostprelucrate:

5. Revizuiţi înregistrările de pregătire ale firmei şi confirmaţi că înregistrările individuale sunt complete pentru toţi-cei implicaţi în activitatea de audit.

Confirmaţi dacă personalul a îndeplinit:

cerinţele de pregătire profesională continuă

cerinţe de competenţă suplimentare pentru reglementarea activităţilor

cerinţele proprii ale firmei incluzând pregătirea în domenii specializate

6. Confirmaţi dacă firma deţine o bibliotecă tehnică adecvată şi dacă este disponibilă pentru toţi partenerii şi angajaţii. .

Asiguraţi-vă de exemplu, că ea conţine copii ale hotărârilor profesionale curente, Acte,.informaţii despre auditele specializate, reviste contabile şi de audit,. manualul de audit al firmei şi manualul de proceduri reglementare de audit al firmei.

A fost actualizată documentaţia standard de audit pentru a reflecta schimbările în

117

standardele profesionale şi cerinţele de prezentare?

CONSULTAREA

Consideraţi procedurile pentru consultare ale firmei în privinţa problemelor etice, tehnice şi alte probleme semnificative şi confirmaţi dacă ele sunt adecvate.

Confirmaţi dacă există acorduri oficiale pentru consultanţii externi şi că acestea satisfac confidenţialitatea şi independenta în mod corespunzător, precum şi conflictele potenţiale de interes şi termenii acordului.

Confirmaţi dacă acolo unde a avut Ioc o consultare aceasta a fost prinsă în dosar.

Consideraţi procedurile firmei pentru revizuirile "la cald" şi confirmaţi dacă acestea sunt adecvate.

Confirmaţi dacă procedurile de revizuire "la cald" au fost urmate corespunzător şi au fost păstrate înregistrări.

ASIGURAREA CALITĂŢII

Consideraţi sistemele firmei de efectuare a revizuirilor "la cald" a dosarelor pentru a vă asigura că acestea sunt adecvate, ţinând cont de natura şi volumul auditelor şi persoanele implicate în activitatea de audit

118

Asiguraţi faptul că au fost efectuate numărul convenit de revizuiri "la rece", au fost sintetizate rezultatele şi communicate întregului personal.

Confirmaţi dacă acolo unde au fost identificate probleme care cereau acţiuni, acestea au fost urmărite

ACŢIUNI CERUTE

Enumeraţi carenţele identificate şi acţiunile propuse pentru considerarea şi aprobrea lor de către parteneri.

Data:

Semnatura:

LISTĂ DE VERIFICARE A REVIZURII DOSARULUI

Numele clientului:

Persoana responsabilă:

Nr Detaliile clientului

119

- Specificul activităţii

- Cerinţe specifice

- Sfârşitulperioadei

- Cifra de afaceri

- Profit/(Pierdere) înaintea impozitării

- Active/datorii nete

- Data aprobării conturilor

- Raprtul de audit Necalificat/calificat în privinţa

- Data raportului de Audit

REVIZORDATA REVIZUIRII

Nr Da/Nu Ref ComentariiPLANIFICAREA AUDITULUI1 Au fost considerate şi documentate

independenţa firmei şi abilitatea de a efectua auditul, înainte de acceptarea/reacceptareaauditului.

2. Există o scrisoare curentă de audit şi au fost consideraţi termenii angajamentului în timpul procesului de planificare?

3. A fost făcută o evaluare şi o înregistrare la zi a sistemului contabil şi de control intern al clientului ?

.

120

4. A fost actualizat dosarul permanent pentru a ţine cont de schimbările intervenite de anul trecut?'

5. A fost aprobat planul de audit de către Rl înaintea începerii activităţii?

6. Au fost folosite procedurile de revizuire analitică în etapa de planificare? - _

7. A fost fixat pragul de semnificaţie în etapa de planificare?

8 . . A fost f acută o evaluare adecvată a riscurilor generale şi specifice şi acolo unde riscurile au fost identificate au fost făcute amendamentele necesare asupra procedurilor documentate de audit?

9 Există probe ale considerării riscurilor de greşeli semnificative în situaţiile inanciare ca urmare a fraudei, erorii şi neconformităţii cu legile şi regulamentele în vigoare?

10. Există probe ale considerării riscului ca tranzacţii semnificative neprezentate ale părţilor conexe să poată exista?

11. Acolo unde se impune folosirea unui expert sau a altui auditor, au fost documentate corespunzător aria de aplicabilitate â activităţii lor, împreună cu o apreciere a obiectivitătii lor, a calificării profesionale, a experienţelor şi resurselor?

12 Există o considerare adecvată a nivelului de eşantionare, a selecţiei mostrelor şi a nivelului de erori aşteptate şi acceptabile?

13 Dacă este posibil, exista probe ale planificării unei întâlniri între Rl şi personal?

14 Au fost selecţionaţi membrii echipei de audit, având în vedere competenţa în îndeplinirea activităţii repartizate?

15 Există probe la dosar care să arate

121

că auditul a fost planificat corespunzător, având în vedere situaţia clientului incluzând orice aspecte specifice de regulament aplicabile?

Nr Da/Nu Ref ComentariiPROBE DE AUDIT1 Pentru toate secţiunile dosarului de

audit a) tabelele principale sunt conforme cu înregistrările contabile?b) vin aceste tabele în sprijinul tabelelor principale?c) a fost adaptat programul de audit corespunzător cu situaţia clientului?d) este programul de audit completat în totalitate?e) acolo unde testele din programul de audit nu au fost realizate sau au fost amendate, au fost date suficiente explicaţii?f) înregistrează în mod adecvat notele de lucru natura şi extensia activităţii de audit şi rezultatele şi concluziile la care s-a ajuns?g) acolo unde încrederea a fost pusă ia încercare, au fost obţinute probe adecvate care să sprijine riscul de control fixat iniţial?h) au fost obţinute suficiente probe prin proceduri esenţiale (şi teste de control, unde est'e cazul) care să sprijine prezentările situaţiilor financiare?Consideraţi existenţa, drepturile şi obligaţiile, exhaustivitatea, evaluarea, comensurarea şi prezentarea. Consideraţi dacă este realizată o acoperire adecvată.

Nr Da/nu Ref Comentarii

PROBE DE AUDIT (continuare)2 Au fost obţinute suficiente probe de

audit că deschidera soldurilor este

122

corecta şi a fost continuată corespunzător şi nu există declaraţii eronate semnificative?

3. Au fost aplicate în mod consecvent politicile contabile şi dacă nu au fost luate în considerare şi prezentate modificările?

4. Au fost obţinute suficiente probe privind evaluarea gradului de rezonabilitate al estimărilor contabile?

5. Acolo unde s-a pus bază pe activitatea unui expert, au fost evaluate probele privind gradul de adecvare al acesteia şi concluziile au fost documentate?

6. A fost considerat gradul de adecvare a! principiului de continuitate al activităţii şi a fost documentat cu cu declarţii scrise acolo unde era necesar?

7. Au fost făcute suficiente cercetări pentru a identifica cazurile posibile de neconformitate cu legile şt regulamentele care sunt principale pentru abilitatea de a conduce activitatea? Dacă da, sunt acestea documentate şi acolo unde este adecvat au fost obţinute declaraţii scrise?

8 Există suficiente şi adecvate a faptului că există prezentări adecvate ale tranzacţiilor părţilor conexe şi ale controlului entităţii în contabilitate?

•

9 Acolo unde este posibil, au avut loc consultări şi dacă da au fost înregistrate corespunzător?

Nr Da/Nu Ref ComentariiÎNCHEIEREA AUDITULUi1. Există probe că persoana

responsabilă ( dacă este cazul managerul) a revizuit şi supravegheat activitatea ?

2. Afost revizuită şi revăzută planificarea, incluzând riscul de audit şi pragul de semnificaţie în timpul şi în etapa de finalizare a auditului?

.

3. Există o înregistrare a greşelilor

123

necorectate identificate în timpul auditului şi probe că impactul erorilor a fost evaluat?

4. Există probe că toate punctele de revizuire şi aspectele contencioase au fost rezolvate?

5. A fost efectuată revizuirea analitică a situaţiilor financiare şi explicaţiile pentru diferenţele semnificative documentate în dosar?

6. A fost făcută o revizuire generală asupra situaţiilor financiare pentru asigurarea faptului că ele sunt conforme cu cunoaşterea activităţii de către firmă şi cu rezultatele procedurilor de audit?

7. A fost făcută revizuirea evenimentelor ulterioare pentru a asigura faptul că toate evenimentele ulterioare semnificative de după data raportului care necesită ajustări sau prezentări au fost făcute? Dacă da, a fost documentată adecvat natura, extensia şi durata activităţii?

8 A fost documentată corespunzător întâlnirea cu directorii?

Nr Da/Nu Ref ComentariiÎNCHEIEREA AUDITULUI (continuare)9 Au fost urmate procedurile firmei de

revizuire "Ia cald" ?10 Acolo unde au fost identificate

carenţe in sistemele contabile şi de control ntern, a fost emisă o scrisoare adecvată către conducere?

11 A fost emisă o scrisoare de declaraţie discutată cu clientul corespunzătoare-circumstanţelor?

124

Dacă da, data acesteia coincide cu data raportului de audit?

12 A fost utilizată o listă de verificare a situaţiilor financiare sau o altă procedură adecvată pentru asigurarea conformităţii cu cerinţele statutare pentru a se asigura că situaţiile financiare au fost întocmite în conformitate cu standardele contabile, legislaţia şi alte regulamente * aplicabife?

13 Afost întocmit un set de situaţii contabile restrânse şi dacă da, sunt ele în conformitate cu situaţiile financiare complete?

14 Privind raportul de audit: a) există suficiente probe care să sprijine opinia de audit exprimată?b) raportul este în conformitate cu standardele de audit aprobate şi cu cerinţele statutare?c) este în numele firmei în conformitate cu Registrul Auditorilor şi urmat de cuvintele "auditor înregistrat"?

15 A considerat firma dacă are independenţa, resursele şi competenţa pentru a realiza angajamentul în anul următor?

16 A fost auditul efectuat în conformitate cu standardele şi îndrumările de audit cu cerinţele statutare şi cu procedurile firmei7

PLANUL DE ACŢIUNE

CARENŢE IDENTIFICATE/ACŢIUNI CARE TREBUIE ÎNTREPRINSE

ACŢIUNI CERUTE DE ACŢIUNI ÎNTREPRINSE DE CĂTRE

Persoana Data Persoana Data

125

Aprobat de:

Partenerul de audit:

Data:

RAPORTUL ANUAL DE REVIZUIRE A CALITATIINumel firmei .

Adresa inclusiv aşezarea geografica

126

Telefon Fax E-mail

Numele partenerilor Calificări înregistrat la ......

1. Lista celor mai mari zece clienţi

Numele clienţilor:

Onorarii din audit încasate ca procent din veniturile totale din audit:

2. Păstraţi dosare personale? Da/Nu

Dacă da, povestiţi pe scurt informaţiile pe care le păstraţi:

127

Defalcarea onorariilor totale din audit şi venitul din serviciile conexe pentru ultimile 12 luni de activitate:

FISA ANGAJATULUI:

Numele angajatului

Calificari

Norma intreaga/

Redusa/

temporar

Personalul care lucreaza/sustinator

128

3.Independenţa auditului

Cum este informat personalul calificat al firmei dvs despre regulile de independenţă?

Cum sunt regulile de independenţă urmărite de către firmă?

Cine este responsabil pentru rezolvarea problemelor de independenţă?

Aţi cerut ajutorul unor părţi externe pentru rezolvarea problemelor de independenţă?

A fost firma dvs. implicată într-o situaţie care să pună la îndoială independenţa auditului? Da/Nu.

Dacă da, explicaţi.

4. Evaluarea noilor clienţi

Ce proceduri aplică firma dvs. în evaluarea noilor clienţi? Vă rugăm să explicaţi clar acest lucru.

129

5. Repartizarea personalului la angajamenteFirma dvs. întocmeşte scrisori către conducere? Da/NuCine este responsabil pentru repartizarea personalului la angajamente?

Descrieţi criteriile pe care le foloseşte firma pentru repartizarea personalului la angajamente incluzând ce tip de informaţii sunt furnizate membrilor personalului responsabil cu repartizarea.

Firma dvs. foloseşte procedura de rotaţie a personalului !a angajamentele de audit? Da/Nu

Spuneţi numărul maxim de ani în care un membru al personalului este lăsat să realizeze angajamente în aceeaşi postură.

6 . Planificarea şi supravegherea

Firma foloseşte proceduri documentate pentru planificarea activităţii de audit şi aangajamentelor contabile?- Da/nu

Dacă da, descrieţi pe scurt procedurile:

Dacă răspunsul este nu, descrieţi pe scurt procedurile pe care le urmăreşte firma în planificarea auditului şi a angajamentelor contabile:

Ce proceduri foloseşte firma dvs. pentru a obţine probe de audit?

Suplimentar sau în locul folosirii de tabele sau chestionare, ce alte proceduri, dacă există, sunt folosite pentru a asigura documentarea corectă a procedurilor de audit şi în întâmpinarea problemelor contabile?

Firma are un sistem prin care activitatea de audit efectuată la un nivel al personalului este recepţionată la nivelele superioare? Da/nu

Dacă da, descrieţi numărul nivelelor de verificare:

130

A dezvoltat firma un sistem de supraveghere a sistemelor interne de control al calităţii? Da/Nu

Dacă da, ce cuprinde acesta?

7 . Păstrarea înregistrărilorCe proceduri a stabilit firma pentru păstrarea dosarelor?

8 . Recrutarea, pregătirea şi dezvoltarea personalului

Care este politica firmei dvs. privind recrutarea, pregătirea personalului calificat?

Spuneţi numărul membrilor personalului care sunt în procesul de pregătire pentru a deveni contabili sau auditori.Firma evaluează în mod regulat personalul? Da/Nu Dacă da, ce cuprinde acest lucru?

9. Dezvoltarea profesională

Cum este personalul calificat pus la curent cu dezvoltarea profesională ?Cum este înştiinţat personalul calificat de schimbările în standardele contabile şi de audit?

Participă personalul dvs. calificat la programul.........de pregătire CPE? Da/Nu

Dacă da, prezentaţi numele lor şi numărul de înregistrare şi programul CPE

131

pe care l-au frecventat pe perioada aflată în revizuire.

Completată pentru şi în numele [Numele firmei]Numele partenerului SemnăturaData

Monitorizarea perioadei de timp în care un partener este responsabil cu auditul sau în care o persoană revizuieşte angajamentul

Analiza portofoliului current de clienţi pentru identificarea clienţilor pentru care este necesară rotirea partenerului angajamentului de audit sau al persoanei care revizuieşte angajamentul pentru asigurarea calităţii se face anual de directorul regional de practică profesională regional. Informaţiile se prezintă în listele responsabililor cu revizuirea angajamentelor care sunt transmise de firmele de audit directorului regional.

Arhivarea literaturii de specialitate

Toate firmele de audit din Europa Centrală trebuie să arhiveze o copie a tuturor manualelor folosite pentru auditurile statutare şi elaborate prin practicile ţării respective, iar această copie trebuie păstrată pe aceeaşi perioadă de timp cat sunt păstrate şi foile de lucru elaborate în concordanţă cu aceste manuale.

132

Documents

AUDIT Proceduri Conform Isa 220 (1)