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Auditoría Operacional
El término auditoría operacional se refiere al análisis integral de una unidad operativa o
de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según
se miden en función de los objetivos de la administración.
La auditoría operacional es diferente a la auditoría financiera, la auditoría financiera
se centra en la medición de la posición financiera, de los resultados de las operaciones y
de los flujos de efectivos de una entidad, una auditoría operacional se centra en la
eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones. El auditor operacional evalúa
los controles operativos de la administración y de los sistemas sobre actividades tan
diversas como las compras, procesamiento de datos, recepción, envió, servicios de
oficina, publicidad, entre otros.
Las auditorías operacionales con frecuencia son realizadas por auditores internos para
sus organizaciones. Los usuarios principales de los informes de auditoría operacional
son los gerentes de distintos niveles, incluyendo el consejo de administración. La
administración de alto nivel requiere de informaciones en cuanto a que todos los
componentes de la organización están trabajando para lograr las metas de la misma.
Objetivos de la Auditoria Operacional
La auditoria operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante
modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva desarrolla la
habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican síntomas
adversos evidente en la eficiente administración.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de Costos,
mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y
de apoyo a las necesidades examinadas.
La auditoria operativa determina si la función o actividad bajo examen podría operar de
manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el
de determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas;
en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos que así como
también los Estados Financieros.
La auditoria operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de
política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.
La auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado
durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la
empresa.
Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad,
calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado.
Información que suministra la auditoria operacional
La auditoría operacional podrá informar a la gerencia de los siguientes aspectos:
1- Evaluaciones del desempeño de la unidad con relación a los objetivos u otros criterios
convenientes.
2- Opinión en cuanto a que los planes (según se enuncian en declaraciones de objetivos,
programas, presupuestos y lineamientos) son integrales, consistentes y atendidos en los
niveles operativos.
3- Información objetiva con relación a qué tan bien se están llevando a cabo los planes y
políticas en todas las áreas de operaciones y acerca de oportunidades para el
mejoramiento en cuanto a la eficacia, eficiencia y economía.
4- Información acerca de las debilidades en los controles operativos, sobre todo a
posibles fuentes de dispendio.
5- Opinión reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de operaciones
como una base para la acción.
Necesidad de la Auditoría Operativa
La auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria
teniendo en cuenta los siguientes factores:
Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial
debe hacerse una auditoria más específica para que pueda ubicar o detectar sus
habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor
indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y
sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus
necesidades individuales.
Por alta dirección empresarial; teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad
de determina áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las
operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de
los objetivos empresariales.
La auditoría operativa es en particular aplicable a programas gubernamentales en los
cuales no es posible evaluar la eficacia de los programas en términos de utilidades;
tienen que evaluarse midiendo elementos tales como el número de familias reubicadas,
el número de individuos rehabilitados y la medida del mejoramiento de la condiciones
ambientales. Además de los de los auditores internos y gubernamentales, los despachos
contables efectúan auditorías operacionales para clientes a través de sus departamentos
de servicios de consultoría.
Pasos a seguir en la auditoría Operacional
En muchos aspectos, el trabajo del auditor al efectuar una auditoría operacional es
similar al de una auditoría de estados financieros, pero existen algunas diferencias
significativas. Los pasos a seguir pueden enunciarse en los términos siguientes:
1- Definición del propósito
2- Familiarización
3- Estudio preliminar
4- Desarrollo de un programa
5- Trabajo de campo
6- Formulación de un informe acerca de los hallazgos
7- Seguimiento
1-Definición del propósito
El extenso y amplio de una auditoría operacional incluye por lo regular, la intención de
valorar el desempeño de una organización, una función o un conjunto de actividades en
lo particular. Este extenso enunciado, tiene que expandirse para especificar de manera
precisa el alcance de la auditoría y la naturaleza del informe. Los auditores tienen que
determinar qué políticas y procedimientos en lo específico van a evaluarse y cómo se
relacionan con los objetivos específicos de la organización.
2- Familiarización
Antes de iniciar una auditoría operacional, los auditores tienen que obtener un
conocimiento integral de los objetivos, de la estructura organizacional y de las
características operativas de la entidad que se está auditando. Este proceso de
familiarización puede empezar por un estudio de las actas constitutivas organizaciones,
de las actas constitutivas organizacionales, de los enunciados de las funciones y
responsabilidades asignadas, de las políticas y lineamientos administrativos y de las
políticas y procedimientos operativos.
En resumen, los auditores intentan familiarizarse con el mayor grado de detalle posible
con la función que se está desempeñando, en particular desde el punto de vista de la
responsabilidad y el control administrativos. El nivel de conocimiento que logre el
auditor respecto a la organización, se documenta con cuestionarios, diagramas de flujo,
y narraciones por escrito.
3- Estudios Preliminares
Las conclusiones preliminares de los auditores acerca de los aspectos críticos de las
operaciones y áreas problemáticas potenciales se resumen como el estudio preliminar de
los auditores. Este sirve de guía para el desarrollo del programa de auditoría.
4-Desarrollo del programa
El programa de la auditoría operacional se hace a la medida del compromiso particular,
contiene todas las pruebas y los análisis que los auditores consideran necesarios para
evaluar las operaciones de la organización. Con base en la naturaleza y el grado de
dificultad del trabajo de auditoría, se asignará el personal al compromiso y se
programará el trabajo.
5-Trabajo de Campo
La etapa de trabajo de campo implica ejecutar el programa de auditoría operacional. Los
auditores seleccionan los rubros que se van a revisar para determinar la suficiencia de
los procedimientos y que también se siguen. El análisis es otra parte importante del
trabajo de campo. El desempeño real de la organización se compara con diversos
criterios como presupuestos, metas de productividad o el desempeño de unidades
similares. Este análisis ofrece una base para las recomendaciones que formulan los
auditores con relación al mejoramiento de la eficacia, la eficiencia y la economía.
A lo largo del trabajo de campo, los auditores documentaran la planeación, las
evidencias recabadas, el análisis, la interpretación y los hallazgos en sus documentos de
trabajo. Los documentos de trabajos de auditoría deben sustentarse por sí solo y
respaldar el informe de los auditores.
6- Formulación de un informe acerca de los hallazgos
Al momento de la conclusión final de la auditoría, los auditores deben de resumir sus
hallazgos relacionados con los propósitos fundamentales de la auditoria. El informe se
incluirá mejoramientos sugeridos en las políticas y procedimientos operacionales de la
entidad auditada, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento con las
políticas y procedimiento existentes no es el adecuado.
Una vez terminado en el informe acerca de los hallazgos, se deberá hacer los arreglos
necesarios para realizar una reunión final con el objetivo de revisar los hallazgos junto
con todas las personas involucradas en las operaciones auditadas.
7-Seguimiento
La etapa final en el trabajo de una auditoria operacional es la acción de seguimiento a
fin de asegurar cualesquiera deficiencias que se haya revelado en el informe de auditoría
sea corregida. Esta responsabilidad de seguimiento puede asignársele a una
organización de línea o equipo, pero a menudo se considera que es responsabilidad del
equipo de auditoría
2.2.1 Diagnóstico de Auditoría Operacional
De la anterior definición se desprende que el desarrollo de una auditoría operacional implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalúan, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia.
2.2.2 Pronóstico de Auditoría operacional
Una vez establecido el diagnóstico sobre la eficacia, economía y eficiencia, la auditoría operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estén afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pública o a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se están realizando.
2.3 Utilidad o Beneficio De La Auditoria Operacional
La auditoría operacional puede entenderse y practicarse de una manera específica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor rendimiento de una auditoría operacional la evaluación
debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobación y análisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economía y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. A continuación nos referiremos por separado a la auditoría de eficacia, a la auditoría de economía y a la auditoría de eficiencia, así como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicación o práctica.
2.3.1 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficacia o Efectividad
La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pública auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), también con criterio independiente, una evaluación de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encaminó hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.
2.3.2 Beneficios de la Auditoría Operacional de Economía o Economicidad
La auditoría operacional de economía es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditoría operacional de economía proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pública o titular de la entidad le proporciona una evaluación sobre los costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.
2.3.3 Beneficios de la Auditoría Operacional de Eficiencia
La auditoría operacional de eficiencia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y formular recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel óptimo.
2.4 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo.
2.4.1 Objetivos a Corto Plazo
Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.
2.4.2 Objetivos a Mediano y Largo Plazo
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).
2.4.3 Alcance de la Auditoria Operacional
El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.
Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.
2.5 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL
El enfoque inicial de una auditoría operacional está dirigido hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o ineficientes. Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditoría Operacional" que se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.
2.6 ÁREA CRITICA O DÉBIL
Es el área que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En una área critica se supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de que sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como críticas o débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia las mas importantes de la organización. En general, un razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debería asumir máximo el
examen de dos áreas críticas o débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo también razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.
2.7 DIFERENCIAS BÁSICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
La auditoría, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditoría operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denominó a la auditoría tradicional como auditoría de estados financieros o auditoría financiera, la cual con respecto a la auditoría operacional presenta múltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientación, los parámetros o criterios de medición, el método, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluación del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras. En el Cuadro Nº1 que se presenta a continuación, se relacionan las diez diferencias mencionadas.
CUADRO Nº 1
DIFERENCIAS BÁSICAS ENTRE LA AUDITORIA FINANCIERA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
En Cuanto a: Financiera Operacional
Objetivo
Emitir opinión o dictamen sobre la razonabilidad de la situación financiera de una entidad a una fecha dada, así como sobre el resultado de sus operaciones financieras y el flujo de fondos para el periodo que termina en dicha fecha.Proporcionar un grado de confiabilidad de dichos estados para usarlos en la toma de decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de dar cuenta de la gestión.
Determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones para corregir deficiencias o para mejorar dicho grado de eficacia, economía y eficiencia.
Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la empresa o entidad.
AlcanceLimitado a las operaciones financieras
Ilimitado. Puede cubrir todas las operaciones o actividades que realiza un organismo, entidad o empresa.
Orientación
Hacia la situación financiera y resultados de las operaciones de la entidad desde un punto de vista retrospectivo.
Hacia las operaciones o actividades de la entidad en el presente con proyección el futuro.
MediciónPrincipios de contabilidad generalmente aceptados.
No existen aún criterios de medición de aceptación general.
MétodoLas normas de auditoría generalmente aceptadas.
No existen todavía normas de auditoría operacional generalmente aceptadas. El método se determina de acuerdo al criterio del auditor operacional. Pueden adaptarse normas de auditoría financiera generalmente aceptadas.
Interesados Principalmente externos: Accionistas, Gobierno, Bancos; Entidades de Crédito e Inversiones potenciales.
Desde el punto de vista interno: la alta dirección. Desde el punto de vista externo los accionistas y el gobierno y la comunidad
cuando se trata de una entidad del sector público.
Quienes la EjecutanLos contadores públicos con personal de apoyo de la misma profesión
Contadores públicos con participación del personal de la misma profesión y de profesionales de otras disciplinas.
Contenido del InformeSu contenido esta exclusivamente relacionado con los estados financieros
Su contenido esta relacionado con cualquier aspecto de importancia de la administración o de las operaciones de la entidad, organismo o empresa pública.
Objetivo de la Evaluación del control Interno
Determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría financiera a emplear.
Determinar las áreas débiles o críticas más importantes para hacia ellas orientar todos los esfuerzos de auditoría operacional.
Historia Larga existenciaReciente. Aún se encuentra es su etapa de formulación teórica y de experimentación.
Auditoría Operacional de Compras:
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.
La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener información histórica de estos artículos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las propias de su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los artículos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.
13. Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesoreríavos.
La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener información histórica de estos artículos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las propias de su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los artículos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.
13. Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería
Objetivo de la Auditoría Operacional de Compras:
El objetivo de la auditoría operacional de compras es examinar las actividades que la integran (párrafo 11 al 23) con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.
Metodología:
La metodología general para el examen de las operaciones dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo la Auditoría Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuación deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular.
Familiarización:
1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de la operaciones.
2. Estudiar los expedientes de auditorías e Informes y cortos de recomendaciones. Visita a las Instalaciones:
3. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.
INVESTIGACION Y ANALISIS
Análisis financiero y de información operativa.
4. Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno Como externo.
Deberá analizarse si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artículos por áreas geográficas, por clase de proveedor, etc.
5. Estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
6. Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externos, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precio de algunos artículos, etc.
7. Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza la operación de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecución de las compras y verificar la aplicación de las políticas en esa área.
Examen de las documentaciones e investigaciones específicas:
8. Estudiar los diversos registros, formas archivos, relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos significativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos la verificación de que existe el número suficiente de proveedores para cada artículo que s haga una
investigación de nuevos proveedores, periódicamente, que no hayan surtido en los últimos meses el artículo que se estudie.
9. Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditoría interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para detectar áreas en que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que el tipo de relación y control que exista en el trato con los Agentes Aduanales para el caso de compras de importación asegure un procedimiento eficiente en las compras del exterior.
10. Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse memorando descriptivos de la operación para su estudio y análisis. Por último se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean éstos almacenes centrales o unidades de consumo (de fabricación o de venta). Si los términos de entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados por la empresa o si resulta más recomendable contratar entregas que incluyan fletes pagados.
11. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales, y en los métodos de compra; Compras de volumen, determinación del lote económico de compra, alternativas de comprar o fabricar, etc.
Investigar si la empresa opera con base el algún presupuesto de compras en cuyo caso deberá estudiarse éste; analizar sus variaciones principales y obtener una
Explicación sobre los mismos.
12. Conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el volumen de las compras permita esta práctica. Asimismo deberá investigarse si se tiene una adecuada supervisión del personal que efectúa directamente las compras. Estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en función del volumen de operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad.
Analizar si es el caso, si se cumple con las políticas establecidas por el Departamento de Ventas cuando el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada artículo.
13. Revisar los métodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operación de compras.
Resumen y discusión previa de los problemas detectados:
14. Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operación de compras.
15. Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado.
16. Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participación y afinar la interpretación del auditor.
Elaboración del Informe:
17. Elaborar los informes:
Informe:
A continuación se insertan algunos aspectos concretos sobre los que pude informarse en una Auditoría Operacional de Compras.
¨ Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las mismas.
¨ Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de compras.
¨ Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de compras.
¨ Falta de definición de líneas de autoridad o fallas en la organización del personal que atiende las compras.
¨ Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.
¨ Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún artículo (archivos de proveedores).
¨ Inadecuado control de personal de compras.
La gran responsabilidad que significa la auditoría operacional para la profesión, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de la urgente
unificación profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.
AUDITORIA DE VENTAS
-Este boletín señala la metodología que podría utilizarse para efectuar la auditoria operacional de ventas.
-Este da orientaciones acerca de algunos instrumentos, técnicas y procedimientos de que puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional de ventas. Con el fin de promover la eficiencia en las operaciones.
-Nos señala la manera en que se puede informar los resultados obtenidos de
dicha auditoria operacional de ventas.
Concepto y alcance de la operación de ventas:
Se dice que las ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos.
La operación de Ventas comprende las siguientes actividades
1.-Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Estas políticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zona, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2-Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y h humanos con que cuenta la empresa en el departamento de ventas y así mismo proponerlos cambios pertinentes.
3.- Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.
4.-Identificar las necesidades de los clientes en el campo de acción de la Compañía y coordinar con los demás departamentos. Involucrados la posibilidadde satisfacerlas adecuadamente. Para lograr esto se debe aprovechar el resultado de investigaciones de mercadeo efectuado para conocer sus preferencias y las condiciones de dicho mercado.
5.-Estar enterados de las características de sus competidores y como también las condiciones de venta que estos ofrecen a los clientes.
6.-Participar en el establecimiento de las listas de precios de los productos.
7.-Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar sucumplimiento.
8.-Verificar la correcta secuencia de la venta, desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del articulo en cuestión, con oportunidad y satisfacción del interesado. Dicha secuencia incluye la distribución física de los productos y la selección de los canales mas adecuados de entrega.
9.-Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para incrementar la efectividad de ambas funciones.
10. Otra cosa que es muy importante para alcanzar los objetivos es la de realizar promociones de ventas.
11. Llevar registros de clientes que incluyan la historia, las necesidades presentes y potenciales y otras características convenientes.
12.- Otro punto importante es la elaboración del pronostico de ventas.
13.-Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se hayan suscitado en el transcurso de su ejecución. Estas explicaciones pertinentes nos permitirán tomar medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeación de ventas.
14.-Se deben establecer las estadísticas necesarias por zonas, líneas, artículos, agentes u otros criterios de clasificación, para poder contar con información oportuna y suficiente que nos permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.
15.- De debe tomar en cuenta también el tiempo que se utilizara para el adiestramiento del personal de ventas para la obtención de sus objetivos, cumpliendo las políticas de comercialización, crédito y su respectiva aplicación.
En resumen, la operación de ventas consiste en el conjunto de actividades que previa investigación y análisis del mercado, permite la adaptación de las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artículos y
servicios que produce la empresa, en las cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactoria, obteniendo con eso el rendimiento deseado.
Objetivo de la Auditoria Operacional de Ventas
Su objetivo radica en examinar aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas, esto con el propósito de detectar y corregir problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realización misma de las operaciones, de cuya solución pueden surgir disminución de costos y/o aumentos de la eficiencia operacional.
Metodología
Familiarización
-Se debe tener una familiarización general con el entorno económico, polito, social y legal, en el que actúa la empresa y con la operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus políticas, su estructura orgánica, que permita la ubicación de ventas en el flujo de las operaciones.
-Mas específicamente, la familiarización puede llevarse a cabo investigando, entre otros, las características y la estratificación de los siguientes aspectos.
a)Los productos que vende de la empresa; los mercados a los que vende su producto, sus competidores, la parte del mercado que absorbe; sus canales de distribución, el promedio de clientes a los que les vende su producto. Etc.
b) Las características de los productos : Artículos de Primera necesidad o de lujo; de la demanda permanente, estacional o de “ Moda “ etc.
c) La política para la determinación de precios: Para saber sin son predeterminados, sin son negociables o si se calculan en cada ocasión, al recibir una solicitud de cotización. En su caso, se debe de contar con la lista de precios autorizada y vigente.
d) La política de crédito que se tenga establecida.
e) La o las políticas de mercadeo que se estén empleando para dar a conocer los productos servicios que presta la empresa.
f) Los clientes importantes que se tengan y , en su caso el grado de dependencia de la empresa de alguno o algunos de estos clientes.
Visitas a las instalaciones
Se debe de haber una inspección de las instalaciones del departamento de ventas y de los demás departamentos que estén directamente vinculados con ventas.( compras, producción, publicidad, facturación, almacenaje, distribución, créditos y cobranzas. )
Investigación y análisis
Análisis financiero y de información Operativa
Se debe de hacer un análisis a la información existente, tanto de carácter Interno como externo, relativo a la ventas, con en fin de evaluar su importancia en el conjunto de
operaciones de la empresa, comparación de las ventas con las efectuadas con años anteriores, debiendo apreciar la tendencia y aplicación de razones financieras.
Los análisis más convenientes a considerar son:
a) por el tipo de productos, en unidades, precios y contribución a la utilidad;
b) Por áreas (departamentales, regionales)
c) Por lo canales de distribución;
d) Por el tipo de clientes;
e) Por la clase de consumidor, mayoristas, detallistas, grandes almacenes, clientes especiales, etc.
f) El análisis del costo directo de distribución y su comparación contra el precio de venta por tipos de artículos.
Entrevistas:
Se deben de elaborar guías de entrevistas y cuestionarios que permitirán conocer como se realiza la operación de ventas, tendientes a investigar si le efectúan eficientemente.
También es muy conveniente tomar en cuenta la elaboración de diagramas de flujo que muestren gráficamente la secuencia de la operación., los cuales pueden complementarse con memorándum descriptivos de ella.
Deben de realizarse entrevistas con los responsables de la ejecución de las ventas y con los departamentos relacionados con del departamento de ventas, verificando el cumplimiento de las políticas que la empresa tenga establecidas. En algunas ocasiones es conveniente realizar encuestas o celebrar entrevistas con algunos clientes, comisionistas, agencias de publicidad y demás elementos externos que estén relacionados con las ventas.
Examen de la Documentación
a) Se deben realizar estudios de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su funcionabilidad.
b) Revisar o examinar si los responsables de las operaciones de ventas tienen claros y presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la dirección. La responsabilidad de su logro deber ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operación de ventas. Es necesaria su coordinación con los presupuestos.
c) Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los principales artículos, que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. Dichos presupuestos deben de estar basados en el estudio de mercado que se hayan elaborado, en la experiencia de los responsables directos de esta función de ventas y como requisito primordial deben de estar de acuerdo con los objetivos fijados por la admón..
d) Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos les informen sobre las causas de desviaciones, objetivos les informen sobre las causas de desviaciones y su justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto para la solución de problemas que se hayan suscitado en la ejecución de la labor de ventas.
e) Selección de los productos o servicios mas importantes de la empresa y determinar:
1.-Si su mercado, su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos, así como el canal de distribución previsto.
2.-Su penetración en el mercado, su posición frente a la competencia.
3.-Se debe tomar en cuenta a los productos que den una tendencia descenderte en ventas, la previsión de artículos sustitutos, de diversificación y/o simplificación.
4.-Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinación del precio y los factores que se consideraron para fijarlos; las disposiciones legales, competencia, costos de producción, distribución, inversión en inventarios, en cuentas por cobrar, etc.
5.- Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de las ventas de los productos.
6.-La forma como interviene el departamento de ventas en la determinación de los niveles de inventarios y en el impulso de la realización de productos de lento movimiento y obsoletos. Determinación del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los principales artículos que las provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa por impedirlos.
Revisión de los costos de los canales de distribución, en comparación con los volúmenes de ventas de cada uno; determinación de si tales costos se han fijado con base en estudios formales, comprendiendo el aspecto motivacional, de los sistemas de remuneración a la fuerza de ventas.
Conocimiento de la preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. Aun cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditoria operacional son precisamente las operaciones mas que las personas que ejecutan las funciones de ventas.
Otra cosa muy importante es conocer si hay una adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones, de acuerdo con la capacidad del personal de ventas.
CASO PRÁCTICO
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS
Concepto y alcance en la operación de compras
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa. La operación de compras comprende:
• Proponer objetivos, políticas y metas de compras.
• Formular el plan general de compras
• Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que
• integran la operación de compras
• Establecer y actualizar los registros de precios
• Recibir y tramitar solicitudes para adquirir los artículos.
• Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa
• Obtener cotizaciones de diversos proveedores
• Vigilar que los pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades
• Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago de proveedores
• Coordinar sus actividades con áreas relacionadas con producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.
Metodología
Los procedimientos que se describen a continuación deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular
Familiarización
El auditor deberá familiarizarse en lo particular con la operación de compras.
Vista a las instalaciones
Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.
Investigación y análisis
1. Análisis financiero y de información operativa
• Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo
• Unidades como en valores
• Comparar los datos de compra con las de ejercicios anteriores y de ser posible con las empresas similares.
2. Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza la operación en compras Examen de documentación e investigaciones específicas.
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, estadísticas, análisis de casos significativos.
• Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas
• Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación
• Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de compra
• Convienen investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el volumen de las compras permita esta practica
• Revisar los métodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operación de compras.
3. Resumen y discusión previa de problemas detectados
• Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operación de compras.
• Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado
• Discutir las recomendaciones con los interesados
4. Elaboración del informe
A continuación se presentan algunos aspectos que pueden ser informados en una auditoría Operacional de compras:
• Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las mismas
• Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de compras.
• Falta de coordinación con los departamentos directamente relacionados con la operación de compras
• Falta de definición de líneas de autoridad o fallas en la organización del personal que atiende las compras.
• Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de artículos que se compren.
• Ausencia de registros para control de alternativas de abastecimiento de algún artículo.
• Inadecuado control de personal de compras.
CASO PRÁCTICO
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Concepto y alcance de la administración de los recursos humanos:
Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de la remuneración más adecuada s.
Los recursos humanos abarcan, por lo menos las siguientes actividades:
• Contratación y despido de personal
• Administración de sueldos y salarios
• Relaciones industriales
• Organización, capacitación y desarrollo
• Servicio a empleados
• Vigilancia del régimen legal
Objetivo de la auditoría operacional de la administración de recursos humanos:
El objetivo es examinar críticamente las actividades y sub-actividades indicadas en el apartado, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizados la eficiencia de su manejo
Metodología:
El método que se describe enseguida deberá adecuarse a las características de cada caso.
Familiarización:
El auditor deberá familiarizarse con la administración de Recursos humanos de la empresa que está examinado a través del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura específica establecida para la administración de los recursos humanos (planeación, organización, dirección y control) y (3) antecedentes respecto de deficiencias habidas, a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.
Enseguida algunos lineamientos para familiarizarse:
A. Estudio Ambiental:
Los principales aspectos a investigar en esta parte son los siguientes:
• La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa
• Los resultados obtenidos en el manejo de personal
• Programas establecidos, formales e informales, relativos a selección, etc.
• Las políticas fijadas para alta gerencia, tanto explícita como implícitamente para la administración de los recursos
• La filosofía que la gerencia tiene en materia de administración de recursos humanos
• La reglamentación federal, estatal y municipal
• La forma en que la competencia resuelve sus problemas de administración de recursos humanos
B. Planeación:
El auditor deberá estudiar los siguientes problemas:
• Previsión de las necesidades de personal a corto y mediano plazo (obrero, ejecutivo, etc.)
• Planeación coordinada de la administración de sueldos con las otras actividades (finanzas, producción, etc.)
• Previsión de problemas con el sindicato y el personal de confianza
• Anticipación de las necesidades de desarrollo de personal
• Programas de entrenamiento
• Anticipación de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones, etc.
C. Organización:
Aspectos a estudiar en materia de organización:
• Estructura de la organización del departamento de recursos humanos
• Líneas de autoridad y responsabilidad de las actividades clave
• Coordinación entre el departamento de recursos humanos y los departamentos de operación en cuanto a planeación y programación de las necesidades de la fuerza de trabajo
• Niveles jerárquicos
D. Dirección:
Indicios de la calidad:
• Ejecución de las subactividades básicas en cuanto a oportunidad y eficacia
• Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos
E. Control
Permite compara lo planeado con lo ejecutado:
• Procedimiento de definición de políticas de personal
• Procedimientos para establecer: niveles de remuneración, escalas de sueldos, sistema de pago de incentivos, etc.
• Programas de simplificación y distribución de cargas de trabajo
• Valor que tiene como control el contenido de los informes claves tales come: Análisis de costos de nómina, rotación de empleados, necesidades y disponibilidades de la fuerza de trabajo.
Visita a lugares en que labora el personal:
En empresas de gran magnitud, deberá visitarse por lo menos, las instalaciones en que trabaja la mayoría de los obreros y observarse lo siguiente:
• Métodos de seguridad, luz, ventilación, instrumentos de trabajo, etc.
• Relaciones entre los jefes y subordinados y de estos entre sí, etc.
Análisis de información cuantitativa y examen de la documentación:
El auditor deberá asegurarse que las estadísticas sobre las que se basará sus conclusiones están elaboradas correctamente.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
• Entrevistas con el personal
• Revisión de expedientes de personal
• Investigaciones en las cámaras de comercio
Entrevistas
En esta fase, deberá cuidarse:
• Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución
práctica de las políticas
• Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más apropiada
• Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades
Recapitulación de hallazgos
El auditor deberá alejarse del detalle y, con base en loa hallazgos específicos, ensayar en resumen de los de mayor relevancia.
Discusión del borrador con los involucrados
Discutir:
• Asegurarse que se trata de hallazgos reales
• Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador
