Embed Size (px)
Citation preview
52
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Depo Sriwijaya Bekasi didirikan pada tahun 2005 yang berada di bawah
naungan PD Sriwijaya Jakarta. Depo ini didirikan dengan tujuan untuk
mempermudah distribusi lampu di daerah Bekasi yang pada saat itu masih dikelola
oleh PD Sriwijaya Jakarta. Maka dari itu, dalam proses bisnis yang dilakukan
Depo Sriwijaya Bekasi masih bergantung kepada pusat seperti pemesanan barang.
Seiring dengan perkembangan yang pesat dilihat dari penjualan setiap
bulannya, maka diputuskan bahwa pada kota Bekasi harus ada distributor resmi
yang berdiri sendiri. Pada bulan Januari 2009, dibentuklah JBR8 (kode distributor
resmi dari PT Philips Indonesia) yang dikenal dengan PD Sriwijaya Bekasi.
Perusahaan ini berlokasi di Jalan Taman Cendana V Blok P5 No. 26 Perum
Taman Galaxy Indah, Bekasi Selatan.
Perusahaan ini khusus mendistribusikan lampu merek Philips yang dibeli dari
PT Philips Indonesia (sebagai supplier tunggal) di daerah Bekasi. Perusahaan ini
sekarang secara penuh memiliki otoritas sendiri tanpa terikat lagi dengan PD
Sriwijaya Jakarta. Dalam proses yang terjadi pada PD Sriwijaya Bekasi,
perusahaan ini langsung bertanggung jawab penuh kepada PT Philips Indonesia.
53
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur organisasi PD Sriwijaya Bekasi
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
3.3.1 General Manager
Tugas dan wewenang dari general manager yaitu:
a. Bertugas membuat keputusan untuk keseluruhan perusahaan.
b. Memimpin jalannya perusahaan.
c. Meminta laporan dari bagian di bawahnya.
3.3.2 Operational Manager
Tugas dan wewenang dari operational manager yaitu:
a. Mengontrol operasional perusahaan dan bagian yang berada di
bawahnya.
b. Membuat laporan untuk diberikan kepada general manager setiap
bulannya.
c. Menentukan jumlah barang yang akan dipesan.
d. Melakukan hubungan dengan pelanggan untuk menjaga hubungan baik.
e. Memutuskan segala sesuatu hal yang berhubungan dengan operasional
perusahaan.
54
f. Membuat laporan piutang perusahaan untuk diserahkan kepada general
manager.
3.3.3 Bagian Penjualan
Tugas dan wewenang dari bagian penjualan yaitu:
a. Mendatangi pelanggan untuk menanyakan pesanan.
b. Membuat dan memberikan penawaran kepada calon pelanggan
c. Menagih pembayaran kepada pelanggan.
d. Mencari toko-toko yang belum menjadi pelanggan.
e. Menyerahkan pemesanan yang sudah dicatat kepada bagian
administrasi dan keuangan.
f. Menyerahkan tanda terima kepada pelanggan.
g. Melakukan transaksi penjualan.
3.3.4 Bagian Gudang
Tugas dan wewenang dari bagian gudang yaitu:
a. Bertanggung jawab atas gudang.
b. Mengeluarkan dan memasukkan barang dari dan ke gudang.
c. Bekerja sama dengan bagian administrasi dan keuangan dalam
melakukan pengecekan kesesuaian jumlah stok fisik dengan yang ada
pada komputer.
d. Mengecek keadaan barang saat datang dan menyusunnya ke dalam
gudang.
e. Mencatat stok barang pada kartu stok.
3.3.5 Bagian Administrasi dan Keuangan
Tugas dan wewenang dari bagian administrasi dan keuangan yaitu:
55
a. Memasukkan data ke dalam komputer.
b. Menerima pesanan barang dari pelanggan melalui telepon.
c. Menerima pemesanan dari bagian penjualan dan membuatkan faktur
penjualan.
d. Bertanggung jawab atas kas perusahaan.
e. Bertanggung jawab membuat PO (Purchase Order) dan
mengirimkannya kepada supplier.
f. Mengurus pembayaran kepada supplier.
g. Membuat laporan-laporan penjualan dan pembelian
3.3.6 Bagian Pengiriman
Tugas dan wewenang dari bagian pengiriman yaitu:
a. Mengirimkan barang kepada pelanggan
b. Menerima barang retur dari pelanggan
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan
3.4.1 Proses bisnis
Barang memiliki jenis barang di mana jenis barang tersebut
terkumpul dalam suatu kategori. Karyawan yang bekerja pada perusahaan
terbagi dalam beberapa bagian yaitu bagian pembelian, bagian penjualan,
bagian pengiriman, bagian gudang, bagian administrasi dan keuangan, dan
operational manager. Bagian memiliki kode bagian dan nama bagian di
mana karyawan tersebut bekerja. Data karyawan meliputi kode karyawan,
nomor KTP karyawan, nama karyawan, jenis kelamin karyawan, nama
bagian, alamat tempat tinggal karyawan, kota tempat tinggal, kode pos
56
tempat tinggal, tanggal lahir, kota tempat lahir, nomor telepon karyawan,
nomor telepon genggam karyawan, dan tanggal awal di mana karyawan
bekerja di perusahaan.
a. Prosedur pembelian
Terdapat dua jenis pemesanan, yaitu pemesanan bulanan dan
pemesanan biasa.
- Pemesanan bulanan
Pemesanan bulanan dilakukan pada setiap akhir bulan dan
pemesanan yang dilakukan tersebut merupakan pemesanan untuk
dua bulan berikutnya. Misalnya pemesanan dilakukan pada akhir
bulan Mei, maka pemesanan tersebut dilakukan untuk bulan Juli.
Pada jenis pemesanan ini, dapat ditentukan pada tanggal berapa
barang mau dikirimkan, setiap jenis barang yang berbeda dapat
berbeda pula tanggal pengirimannya.
Pemesanan bulanan bersifat tidak dapat dibatalkan. Apabila
pada bulan di mana barang tersebut harusnya dikirim namun stok
kosong di pihak supplier (dalam hal ini adalah PT Philips
Indonesia), maka barang tersebut akan diantar secepatnya saat stok
telah tersedia. Jika sampai akhir bulan barang tidak dikirim, maka
pihak supplier akan mengirimkan surat yang berisi daftar barang-
barang yang belum dikirim dan jumlah barang-barang tersebut
dihitung sebagai tambahan stok pada stok akhir bulan perusahaan
dalam rencana pembelian.
Proses pemesanan bulanan:
57
Operational manager melihat perhitungan rencana pembelian
untuk memperkirakan jumlah barang yang sebaiknya dipesan untuk
setiap jenis barang. Setelah itu, PO (Purchase Order) dibuat oleh
bagian administrasi dan keuangan yang berisi kode PO, nama
perusahaan, alamat perusahaan, tanggal pembuatan PO, daftar kode
barang yang mau dipesan, jumlah masing-masing barang yang
dipesan, harga satuan barang, jumlah harga barang yang dipesan,
tanggal berapa barang tersebut mau dikirim, total keseluruhan harga
barang, kemudian nama pembuat PO tersebut. PO pada tiap
bulannya hanya dibuat satu, barang yang dipesan untuk PO tersebut
lebih dari satu.
- Pemesanan biasa
Pemesanan biasa adalah jenis pemesanan yang dilakukan
secara mendadak apabila ada jumlah barang yang sudah berada di
bawah stok minimal atau stok barang habis.
Proses pemesanan biasa:
Bagian gudang mengecek kartu stok, apabila ada jumlah
barang yang sudah mendekati atau mencapai stok minimum, maka
bagian gudang membuat daftar barang-barang yang mau dipesan
beserta jumlah stok yang ada pada saat itu kepada operational
manager.
Operational manager menghubungi pihak supplier untuk
menanyakan keberadaan stok barang yang mau dipesan di pihak
supplier. Besarnya jumlah masing-masing jenis barang yang akan
58
dipesan bergantung kepada keputusan operational manager.
Sebelumnya, operational manager melihat data penjualan untuk
melihat apakah jenis barang tersebut laku atau tidak. Apabila laku,
maka jumlah pemesanan untuk jenis barang tersebut semakin besar.
Apabila barang yang akan dipesan tersebut ada, maka
dibuatlah CO (Customer Order) oleh bagian administrasi dan
keuangan. CO ini berisi kode CO, nama perusahaan, alamat
perusahaan, jenis pembayaran secara COD (Cash On Delivery) atau
kredit (jatuh tempo tiga hari), tanggal dibuatnya CO, daftar kode
barang yang mau dipesan beserta jumlahnya, harga satuan barang,
total keseluruhan harga barang, serta nama pembuat CO tersebut.
Dalam satu bulan, CO dapat tidak dibuat atau lebih dari satu.
Barang yang dipesan di CO lebih dari satu.
Setelah selesai membuat PO atau CO, PO atau CO tersebut dikirim
kepada pihak supplier dengan menggunakan email. Pada saat hari
pengiriman tiba, pihak supplier mempersiapkan barang dan surat jalan
rangkap dua. Surat jalan tersebut berisi nomor surat, tanggal dibuatnya
surat, pengirim, tujuan, kode barang, jumlah barang, tanda pengiriman
barang, keterangan, angkutan yang mengirim, nomor kendaraan
pengantar, tanda tangan, dan nama kepala gudang serta penerima.
Saat barang diterima oleh pihak perusahaan, barang tersebut
diperiksa oleh bagian administrasi dan keuangan dengan bantuan
bagian gudang. Apabila terdapat barang yang rusak, maka bagian
administrasi dan keuangan membuat nota retur pembelian atas barang-
59
barang yang rusak tersebut yang berisi kode PO atau CO, tanggal
dibuatnya nota, nama perusahaan, alamat perusahaan, daftar kode
barang yang rusak, jumlah barang, daftar kode barang yang diinginkan,
jumlah dari barang yang diinginkan, alasan retur dan nama pembuat
nota tersebut. Apabila barang yang diterima sudah benar, surat jalan
ditandatangani dan salinan surat jalan disimpan oleh bagian
administrasi dan keuangan. Barang tersebut akan dimasukkan ke dalam
gudang oleh bagian gudang. Bagian administrasi dan keuangan
memasukkan stok ke dalam komputer.
Tagihan atas barang-barang yang dipesan oleh perusahaan akan
dikirimkan lewat email oleh supplier. Batas waktu pembayaran atas
barang-barang yang dipesan maksimal tiga hari setelah pengantaran
barang. Jumlah yang harus dibayarkan kepada supplier adalah sejumlah
barang yang telah diterima oleh pihak perusahaan dikurangi credit nota
apabila terdapat retur barang cacat. Pembayaran dilakukan secara
transfer. Setelah pembayaran dikonfirmasi oleh pihak supplier, maka
bukti pembayaran dikirimkan kepada pihak perusahaan.
60
Flowchart prosedur pembelian :
Mencapai batas minimum
stok?
Prosedur Pembelian
Bagian Gudang Bagian Administrasi dan Keuangan SupplierOperational Manager
Mulai
Kartu stok gudang
Selesai
T
Daftar barang yang akan dipesan
Membuat daftar barang yang akan dipesan
Membuat PO
Memperkirakan jumlah barang yang dipesan
PO
Keberadaan barang?
2
Selesai
ada
tidak ada
Pemesanan biasa atau bulanan
Pemesanan biasa
Pemesanan bulanan
Y
Membuat CO
CO
Rencana pembelian bulanan
Kartu stok gudang
Menghitung rencana
pembelian
Rencana pembelian biasa
61
Prosedur Pembelian
SupplierBagian Administrasi dan KeuanganBagian GudangOperational Manager
Membayar tagihan
Tagihan
T
Nota retur
Surat jalan 1Tanda tangan surat jalan
Y Membuatnota retur
Memasukkan stok ke dalam
komputer
Membuat tagihan
Barang cacat?
Surat jalan 2
2
Membuat bukti pembayaran
Menyimpan bukti
pembayaran
Selesai
Bukti pembayaran
Menyiapkan barang dan surat jalan
Surat jalan 12
Bukti pembayaran
1-3 hari
Gambar 3.2 Flowchart prosedur pembelian
62
b. Prosedur penjualan
Proses penjualan dimulai dari bagian penjualan mendatangi
pelanggan (sesuai dengan daerah operasional yang sudah ditetapkan
untuk masing-masing bagian penjualan, setiap karyawan yang bekerja
pada bagian penjualan ditugaskan pada beberapa daerah operasional
dan tidak ada bagian penjualan yang memiliki daerah operasional yang
sama) untuk menanyakan barang-barang yang mau dipesan oleh
pelanggan. Pesanan tersebut dicatat dan keesokan harinya diserahkan
kepada bagian administrasi dan keuangan untuk dibuatkan faktur
penjualan yang berisi kode faktur, nama pelanggan, alamat pelanggan,
tanggal faktur, kode dari salesman, tanggal jatuh tempo, nama barang,
jumlah barang, harga satuan barang, harga jumlah barang, total harga
keseluruhan, diskon, tanda tangan penerima, dan cap perusahaan.
Faktur penjualan dibuat oleh satu karyawan. Dalam satu hari, bisa saja
tidak ada pelanggan yang melakukan pemesanan, namun bisa juga
terjadi lebih dari satu pemesanan. Faktur ini dicetak rangkap tiga yaitu
untuk pelanggan, untuk bagian gudang yang akan dijadikan arsip, dan
faktur asli untuk disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan yang
akan digunakan untuk menagih. Faktur asli tersebut juga akan diberikan
kepada pelanggan sebagai tanda terima pembayaran oleh pelanggan
apabila pelanggan telah melakukan pembayaran atas semua barang
yang dibeli oleh pelanggan.
Berdasarkan barang-barang yang akan keluar pada hari tersebut
yang terdiri dari barang-barang yang tercantum pada faktur penjualan,
63
penggantian retur barang cacat berdasarkan nota klaim, dan barang
booking order yang telah dapat dipenuhi, DO (Delivery Order) dibuat
oleh bagian administrasi dan keuangan. DO berisi kode DO, tanggal
dibuat DO, daftar barang yang keluar beserta jumlahnya, tanda tangan
dan nama dari bagian pengantaran yang akan mengantarkan barang
tersebut, pembuat DO, bagian gudang yang mengeluarkan barang
tersebut, serta nama pengesah. DO dapat dikeluarkan lebih dari satu di
mana satu DO dapat berisi lebih dari satu barang. Jumlah DO yang
dibuat sesuai dengan jumlah salesman yang melakukan penjualan. DO
digunakan untuk mencocokan jumlah barang dari seluruh faktur yang
dibuat saat itu dengan jumlah barang secara fisik yang akan dikeluarkan
dari gudang. Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian gudang.
Setelah dilakukan pemeriksaan DO dengan barang yang keluar,
maka bagian pengiriman mengirimkan barang ke pelanggan dengan
membawa faktur asli dan faktur salinan yang diperuntukkan kepada
pelanggan. Setelah diperiksa kecocokannya, maka barang-barang
tersebut dimuat ke dalam mobil untuk dikirim oleh bagian pengiriman
dengan menggunakan mobil box. Sesampainya di tempat pelanggan,
barang pesanan tersebut diperiksa oleh pelanggan, kemudian pelanggan
menandatangani faktur penjualan, kemudian melakukan persetujuan
pembayaran dengan cash atau giro.
Apabila stok dari barang yang dipesan oleh pelanggan tidak
mencukupi pemesanan yang telah dilakukan, maka pada faktur tetap
dicantumkan pemesanan yang dilakukan, dan kekurangan stok yang
64
dipesan tersebut dicatat dalam catatan utang barang yang berisi kode
faktur, kode barang, dan jumlah. Saat sampai di tempat pelanggan,
pelanggan akan ditanya apakah tetap mau membeli barang yang tidak
ready stock tersebut dengan ketentuan tetap membayar barang dan
barang akan dikirimkan setelah barang tersebut ada (booking order)
atau pelanggan mengganti pemesanan yang dilakukan. Apabila terjadi
pergantian pemesanan, maka bagian pengiriman akan mengganti
jumlah barang pada faktur sesuai dengan jumlah yang diterima oleh
pelanggan. Hal ini dapat tidak terjadi atau dapat terjadi lebih dari satu
kali. Baik jumlah barang pada faktur diganti atau tidak, pelanggan tetap
menandatangani faktur dan mengembalikan faktur asli kepada bagian
pengiriman sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Jika jumlah
barang diganti, pelanggan akan mencoret jumlah barang pada faktur
yang diperuntukkan kepada pelanggan dan menggantinya sendiri
sehingga dapat memperhitungkan jumlah yang nantinya harus dibayar.
Setelah itu, bagian pengiriman menyerahkan faktur penjualan
tersebut kepada bagian administrasi dan keuangan. Apabila terdapat
pergantian jumlah atau pembatalan pesanan, catatan utang barang yang
sebelumnya dibuat dihapus. Kemudian faktur yang lama diganti dengan
faktur revisi (dengan isi yang sama dengan faktur lama, namun dengan
pembenaran barang yang dipesan) dengan lampiran faktur lama yang
sudah ditandatangani oleh pelanggan. Faktur ini dibuat rangkap tiga.
Faktur tersebut diberikan kepada bagian gudang, pelanggan (diberikan
saat melakukan penagihan), dan disimpan oleh bagian administrasi dan
65
keuangan untuk kemudian dijadikan tanda terima pembayaran untuk
pelanggan.
Pelanggan juga dapat melakukan pemesanan melalui telepon.
Telepon tersebut diterima oleh bagian administrasi dan keuangan.
Bagian administrasi dan keuangan melakukan pengecekan stok yang
ada di dalam komputer mengenai barang yang dipesan. Apabila stok
kurang atau habis, maka pelanggan dapat memutuskan untuk tetap
memesan barang tersebut dengan ketentuan booking order seperti yang
sudah dijelaskan di atas, memesan barang tersebut sesuai dengan stok
yang ada, atau tidak jadi memesan.
Apabila terjadi salah pencatatan saat pemesanan barang (barang
yang tercatat di dalam faktur bukan barang yang dimaksud oleh
pelanggan), maka nama barang yang salah pada faktur tersebut akan
dicoret. Faktur tetap ditandatangani oleh pelanggan dan faktur asli yang
sudah dicoret dikembalikan kepada bagian pengiriman. Faktur tersebut
diberikan kepada bagian administrasi dan keuangan untuk dibuatkan
faktur revisi.
Namun, untuk barang yang salah pencatatan akan dibuatkan
faktur baru. Apabila keperluan pelanggan akan barang tersebut tidak
mendesak, maka barang akan diantarkan pada pemesanan berikutnya.
Namun bila mendesak, maka faktur akan langsung dibuat dan barang
tersebut akan diantarkan secepatnya.
Mengenai diskon, perusahaan memberikan diskon 1.5% kepada
pelanggan yang melakukan pembelian dengan nilai diantara satu juta
66
rupiah sampai sepuluh juta rupiah, apabila pembelian bernilai di atas
sepuluh juta rupiah, maka pelanggan akan diberikan diskon sebesar 3%.
Untuk pembayaran, pelanggan dapat memilih untuk melakukan
pembayaran langsung (cash-off) ataupun kredit. Di mana sistem
pembayaran kredit dapat dilakukan secara cash ataupun giro dengan
batas waktu maksimal 28 hari setelah pengiriman barang. Apabila
dilakukan secara cash, prosedurnya adalah bagian administrasi dan
keuangan membuat daftar penagihan untuk menagih pelanggan yang
fakturnya jatuh tempo pada hari itu yang berisi informasi nama bagian
penjualan yang bertugas menagih, kode faktur, nama pelanggan, dan
nilai dari faktur yang jatuh tempo pada hari itu. Daftar ini dibuat
rangkap dua, yaitu untuk dibawa oleh bagian penjualan dan satu lagi
disimpan oleh bagian administrasi dan keuangan. Bagian penjualan
juga membawa faktur asli yang nantinya akan diberikan kepada
pelanggan sebagai bukti pembayaran untuk melakukan penagihan
terhadap pelanggan. Apabila pelanggan membayar tagihan tersebut,
maka faktur asli diserahkan kepada pelanggan. Khusus untuk pelanggan
yang baru pertama kali membeli barang, sistem pembayaran yang
dilakukan haruslah cash-off.
Setelah itu, bagian penjualan memberikan uang pembayaran
kepada bagian administrasi dan keuangan beserta dengan faktur asli
dari pelanggan yang belum membayar. Lalu, bagian administrasi dan
keuangan memeriksa pelanggan mana saja yang belum membayar dan
yang sudah membayar berdasarkan faktur asli yang dikembalikan oleh
67
bagian penjualan. Sejumlah tagihan yang belum lunas tersebut akan
dimasukkan ke dalam laporan piutang perusahaan. Penagihan untuk
pelanggan yang belum membayar akan dilakukan saat kunjungan dari
bagian penjualan berikutnya.
Apabila pembayaran dilakukan secara giro, prosedurnya adalah
pada saat pengantaran barang dilakukan, pelanggan dapat mengambil
faktur asli dan menukarkannya dengan tanda terima dari pelanggan
yang menyatakan akan membayar secara giro. Saat jatuh tempo, bagian
penjualan datang kepada pelanggan tersebut dan menukarkan tanda
terima dari pelanggan dengan giro. Tetapi apabila terdapat pergantian
jumlah atau pembatalan pesanan, maka faktur asli tetap dibawa oleh
bagian pengiriman sesuai prosedur. Faktur revisi untuk pelanggan,
faktur revisi yang asli (dengan lampiran faktur lama asli), dan tanda
terima dari toko akan dibawa saat melakukan penagihan untuk
ditukarkan dengan giro.
Sedangkan untuk pembayaran langsung (cash-off), prosedurnya
adalah faktur asli langsung diberikan kepada pelanggan dan bagian
pengiriman menerima uang pembayaran atau giro dari pelanggan.
68
Flowchart prosedur penjualan:
Prosedur Penjualan
Bagian Administrasi dan Keuangan PelangganBagian GudangBagian Pengiriman Bagian Penjualan
Selesai
Membuat DO
Y
Mulai
Tetap memesan
Pesanan
Membuat faktur
Pesan lewat telepon
Cek stok barang di komputer
Pesanan dicatat
Y
T
Mencatat pesanan
T
Tersedia Tidak Tersedia
Faktur Penjualan
12
Mengirim barang
bersamaan faktur
Faktur Penjualan
2
3
1
Mencatat utang
barang
Faktur penjualan12
3
Catatan utang barang
8
DO
69
Prosedur Penjualan
Bagian Administrasi dan Keuangan Bagian Pengiriman Bagian GudangPelangganBagian Penjualan
Tanda tangan faktur
Apakah terjadi perubahan faktur
4
Bayar dengan giro atau cash
Tanda terima
2
Faktur Penjualan1
Y
T
Membuat tanda terima
Membuat daftar pelanggan yang fakturnya sudah
jatuh tempo
Faktur Penjualan1
cash
giro
5
Pembayaran secara cash-off
atau kredit
kredit
Cash-off
7
3
Faktur Penjualan1
Sampai jatuh tempo
(28 hari)
Sampai jatuh tempo
(28 hari)
Daftar penagihan
12
70
Prosedur Penjualan
Bagian Administrasi dan Keuangan
Faktur Penjualan
Bagian PengirimanBagian GudangPelangganBagian Penjualan
Pembayaran giro atau cash
cash
Mencatat pelunasan
Selesai
Melunasi pembayaran
atau tidak
Y T
1
Mencatat pembayaran yang belum
lunas
Penagihan kepada
pelanggan
5
Catatan Piutang
giro
Sekitar 3-4 hari
Faktur Penjualan1
Tanda terima 1
Catatan pelunasan
pembayaran
71
Prosedur Penjualan
Bagian PengirimanBagian GudangBagian Administrasi dan KeuanganPelangganBagian Penjualan
Tidak mau booking order
Terjadi kesalahan pencatatan faktur
Membenarkan salinan faktur
untuk pelanggan
Penyebab perubahan
faktur
Mengubah jumlah barang sesuai dengan yang diterima
pelanggan
Mencoret barang yang
salah dan menuliskan yang benar
Membuat faktur revisi
Faktur penjualan1
Faktur Penjualan2
Faktur penjualan 1
6
4
8
Menghapus catatan utang berdasarkan
faktur
Catatan utang barang
Untuk barang yang benar
72
73
Gambar 3.3 Flowchart prosedur penjualan
c. Prosedur retur barang cacat
Apabila terdapat barang yang rusak, maka pelanggan berhak
melakukan klaim terhadap perusahaan dengan mengembalikan barang
yang rusak tersebut walaupun dalam transaksi-transaksi sebelumnya,
pelanggan tersebut tidak pernah membeli barang tersebut kepada
perusahaan. Namun dengan adanya pertimbangan bahwa pelanggan
tersebut sudah menjadi atau akan menjadi pelanggan tetap dari
perusahaan dan syarat lampu yang dikembalikan tidak dalam keadaan
pecah. Dalam satu bulan, klaim mungkin saja tidak terjadi jika tidak
ada pelanggan yang melakukan retur namun bisa saja terjadi lebih dari
satu klaim.
Prosedurnya adalah pelanggan membuat tanda terima rangkap dua
yang umumnya berisi nama pelanggan, alamat pelanggan, tanggal
dibuat tanda terima, barang-barang yang rusak beserta jumlahnya, dan
74
cap atau tanda tangan dari pelanggan. Tanda terima yang asli dipegang
oleh pelanggan, salinannya diberikan kepada bagian pengiriman yang
juga menerima barang cacat tersebut. Tanda terima tersebut diserahkan
kepada bagian administrasi dan keuangan. Kemudian bagian
administrasi dan keuangan mengisi nota klaim barang cacat yang berisi
nomor formulir, nama toko, alamat, nomor telepon, nama barang serta
kerusakannya, nama karyawan yang mengisi, serta tanda tangan dan
cap toko yang akan ditandatangani saat barang diantar ke toko tersebut.
Tanda terima yang diberikan pelanggan kepada bagian pengiriman juga
dikembalikan lagi kepada pelanggan saat barang diantar ke toko.
Nota klaim dibuat rangkap tiga, yaitu untuk disimpan oleh bagian
administrasi dan keuangan, diberikan kepada pelanggan, dan diberikan
kepada supplier untuk klaim. Barang akan ditukar dengan barang yang
jenisnya sama dan diantar pada saat pengiriman pesanan berikutnya
oleh bagian pengiriman. Dalam satu bulan, tanda terima dapat dibuat
lebih dari satu kali oleh pelanggan atau tidak sama sekali.
Bagian administrasi dan keuangan akan membuat DO untuk
barang yang diretur dan barang-barang lain yang akan keluar pada hari
tersebut. Setelah pelanggan menerima penggantian barang yang diretur,
maka pelanggan menandatangani nota klaim yang telah dibuat oleh
bagian administrasi dan keuangan.
Pihak supplier memberikan batas bagi perusahaan untuk menukar
barang yang cacat tersebut kepada supplier dengan hitungan harga total
barang yang akan dikembalikan maksimal sebesar 0.6% dari pembelian
75
yang dilakukan oleh perusahaan kepada supplier pada bulan tersebut.
Nilai ini tidak akan dikembalikan dalam bentuk uang ataupun barang,
namun berupa potongan harga (Credit Nota) sesuai dengan jumlah
nominal barang yang dikembalikan. Potongan tersebut berlaku untuk
pemesanan pada bulan berikutnya.
Untuk melakukan retur barang cacat tersebut ke supplier, bagian
administrasi dan keuangan membuat laporan bulanan yang berisi nomor
laporan, tanggal dibuatnya laporan, jenis barang yang cacat, jumlah
barang sesuai jenisnya, nilai nominal dari barang yang cacat tersebut
berdasarkan jenisnya, jumlah nominal keseluruhan, nama karyawan
yang membuat laporan tersebut. Setelah laporan dibuat, laporan
tersebut dikirimkan kepada supplier melalui email. Laporan dibuat pada
setiap akhir bulan, apabila pada bulan tersebut terdapat klaim retur
barang cacat dari pelanggan. Saat pengantaran barang dari supplier
kepada perusahaan, kumpulan nota klaim selama sebulan yang sudah
ditandatangani oleh pelanggan diberikan kepada supplier.
76
Flowchart prosedur retur barang yang cacat:
Prosedur Retur Barang yang Cacat
Bagian Administrasi dan KeuanganBagian Pengiriman Bagian GudangPelanggan
Mulai
Selesai
Surat tanda terima1
Mencatat nota klaim
berdasarkan surat tanda
terima
Menyediakan barang yang akan diganti
Barang rusak?Y
T
Surat tanda terima1
2
Membuat surat tanda terima
Menandatangani nota klaim
Nota Klaim 12
3
Nota Klaim 12
3
Nota Klaim 2
Nota Klaim 13
Gambar 3.4 Flowchart sistem retur barang yang cacat
77
3.4.2 Kondisi aktual
Berdasarkan wawancara yang dilakukan kepada operational manager,
diperoleh data sebagai berikut:
a. Pembelian
Pembelian bulanan hanya dilakukan satu kali yaitu pada akhir
bulan. Rata-rata banyak jumlah barang yang dibeli pada saat melakukan
pembelian bulanan adalah 55.000 pieces barang. Jenis barang yang
dibeli sekitar 100 jenis barang.
Pada pembelian biasa, biasanya dilakukan sebanyak satu sampai
tiga kali dalam satu bulan. Banyak barang yang dibeli sekitar 150
pieces barang dan rata-rata jenis barang yang dibeli adalah lima jenis.
b. Penjualan
Transaksi penjualan dalam satu hari dapat mencapai sekitar
delapan transaksi. Satu transaksi yang dilakukan oleh pelanggan
mencapai 150 pieces barang dan rata-rata jenis barang yang dijual
adalah enam jenis barang dalam satu transaksi. Saat ini jumlah
pelanggan dari perusahaan adalah sekitar 250 pelanggan.
c. Retur
Dalam satu bulan, dapat terjadi sekitar 8 retur oleh pelanggan.
Total jumlah barang yang diretur dalam sebulan sekitar 120 pieces
barang dan jenis barang yang diretur sekitar enam jenis barang.
78
3.4.3 Infrastruktur teknologi informasi
Infrastruktur teknologi informasi yang sudah ada di dalam perusahaan
adalah sebagai berikut:
a. Terdapat 2 buah CPU dengan spesifikasi sama,yaitu sebagai berikut:
− Sistem operasi: Windows XP Professional Edition Version 2002
Service Pack 3
− Prosesor: Intel(R) Atom(TM) CPU [email protected]
− RAM (Random Access Memory) 0.99GB
− Harddisk 80GB
b. Terdapat 1 buah laptop yang digunakan oleh operational manager
dengan merek Lennovo T400 dengan spesifikasi sebagai berikut:
− Sistem operasi: Windows XP Service Pack 2
− Prosesor: Intel Core2duo 2.4 GHz
− RAM 1.00GB
− Harddisk 160GB
c. Jaringan yang digunakan dalam perusahaan adalah Telkom Speedy
dengan modem Aztech dan router wi-fi Cisco untuk digunakan oleh
laptop.
d. Printer yang digunakan adalah Canon Pixma ip1800.
e. Belum terdapat DBMS, Microsoft Excel yang dijadikan basis data
untuk menampung data penjualan dan persediaan barang.
f. Terdapat aplikasi penjualan menggunakan Visual Basic yang digunakan
untuk memasukkan data ke Microsoft Excel.
79
3.5 Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil wawancara, diperoleh beberapa kebutuhan informasi
perusahaan sebagai berikut:
Kebutuhan Informasi Penyedia Informasi Pengguna Informasi Lama Pembuatan
Laporan pembelian barang per bulan
Bagian administrasi dan keuangan
General manager, operational manager
2 jam
Laporan pembayaran pembelian barang per bulan
Bagian administrasi dan keuangan
Operational manager 1 jam
Informasi pelanggan
Bagian administrasi dan keuangan
Bagian penjualan, operational manager
15 menit
Informasi stok barang Bagian administrasi dan keuangan
Bagian gudang, operational manager
15 menit
Informasi harga barang Bagian administrasi dan keuangan
Bagian penjualan, Pelanggan
15 menit
Laporan penjualan barang per bulan
Bagian administrasi dan keuangan
General manager, operational manager
1 jam
Laporan pembayaran penjualan barang per bulan
Bagian administrasi dan keuangan
Operational manager 1 hari
Laporan retur barang cacat/rusak per bulan
Bagian administrasi dan keuangan
Operational manager, supplier
30 menit
Laporan pelanggan yang membeli selama 1 bulan
Bagian administrasi dan keuangan
Operational manager 2 jam
Laporan barang yang terjual selama 1 bulan
Bagian administrasi dan keuangan
Operational manager 2 jam
Tabel 3.1 Kebutuhan informasi informasi PD Sriwijaya Bekasi
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, tedapat beberapa
permasalahan yang terjadi yaitu sebagai berikut:
a. Pada proses pembelian
− Pembuatan laporan pembelian barang per bulan memakan waktu yang
cukup lama yaitu dua jam dan dapat terjadi kesalahan dalam pembuatan
80
laporan. Hal ini disebabkan karena PO dan CO dibuat dalam bentuk file
Excel yang disimpan secara manual dalam folder yang sudah ditentukan.
Hal ini menyebabkan perhitungan untuk pembuatan laporan harus
membuka file satu per satu dan hal ini memakan waktu yang lama.
− Kadang terjadi salah pencatatan kode barang dalam pembuatan order
pembelian.
− Surat jalan tidak disimpan dalam komputer, hanya diarsipkan. Sehingga
ada kemungkinan untuk surat tersebut hilang atau rusak.
− Sering terjadi kesalahan dalam memasukkan jumlah stok setelah
penerimaan barang ke dalam komputer karena terjadi salah perhitungan.
− Data yang tersimpan pada proses ini dapat diakses oleh siapa pun.
Sehingga ada besar kemungkinan terjadinya pencurian atau perusakan
terhadap data.
b. Pada proses penjualan
− Pencarian data masih dilakukan secara manual dengan penelusuran data
pada Microsoft Excel yang dilakukan oleh bagian administrasi dan
keuangan. Hal ini menyebabkan pembuatan laporan penjualan memakan
waktu yang cukup lama yaitu satu jam dan dapat terjadi kesalahan dalam
pembuatan laporan.
− Status pembayaran dari pelanggan yang belum membayar lunas agak sulit
ditelusuri. Hal ini disebabkan karena data yang tersimpan hanya yang
telah dibayarkan oleh pelanggan. Untuk mengetahui pelanggan yang
belum membayar lunas, dilihat dari pembukuan.
81
− Data yang tersimpan pada proses ini dapat diakses oleh siapa pun.
Sehingga ada besar kemungkinan terjadinya pencurian atau perusakan
terhadap data.
c. Pada proses retur barang cacat
− Pencarian data masih dilakukan secara manual dengan penelusuran data
pada Microsoft Excel yang dilakukan oleh bagian administrasi dan
keuangan. Hal ini menyebabkan pembuatan laporan retur barang cacat
atau rusak per bulan yaitu sekitar 30 menit dan dapat terjadi kesalahan
dalam pembuatan laporan.
− Data yang tersimpan pada proses ini dapat diakses oleh siapa pun.
Sehingga ada besar kemungkinan terjadinya pencurian atau perusakan
terhadap data.
Dari permasalahan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang
terjadi antara lain :
a. Laporan transaksi masih dilakukan secara manual menyebabkan waktu
terbuang hanya untuk melakukan input dan pengecekan data pada transaksi
penjualan, pembelian, dan retur barang cacat. Selain itu, hal ini menyebabkan
dalam pembuatan laporan masih sering terjadi kesalahan, yang dapat berakibat
pada kesalahan pengambilan keputusan oleh general manager atau
operational manager.
b. Sering terjadi kesalahan dalam memasukkan data, sehingga data tidak akurat.
c. Ada kemungkinan terjadi kehilangan atau kerusakan data akibat dari perbuatan
orang yang tidak bertanggung jawab.
82
3.7 Pemecahan Masalah yang Diusulkan
Berdasarkan permasalahan yang terjadi di atas, maka kami mengusulkan
pemecahan masalah sebagai berikut:
a. Merancang dan membangun basis data yang telah terintegrasi dengan baik
sesuai dengan kebutuhan user serta dapat menampung data dalam jumlah
banyak dalam jangka waktu yang panjang, sehingga data untuk pembuatan
laporan akurat.
b. Merancang dan membangun aplikasi yang akan mengintegrasikan proses
pembelian, persediaan, penjualan, dan retur barang cacat, sehingga
meminimalisasi kesalahan dalam pemasukkan data.
c. Akses dari aplikasi dan basis data akan terproteksi dengan password. Hak
untuk mengakses bergantung pada privileges yang diberikan kepada tiap user
berdasarkan posisi yang diberikan pada perusahaan.
Berdasarkan poin-poin di atas, maka pemecahan masalah yang diusulkan
adalah dengan merancangan dan membangun basis data untuk menggantikan
sistem yang sedang berjalan. Basis data yang dibuat digunakan untuk menampung
data pembelian, persediaan, dan penjualan.
Aplikasi dibuat untuk mengakses, memanipulasi, dan mengolah data yang
terdapat pada basis data yang telah dibuat untuk digunakan oleh user yang telah
diberi hak untuk mengakses. Aplikasi ini diharapkan dapat mendukung proses
pembelian, persediaan, dan penjualan pada perusahaan. Aplikasi ini akan
menggunakan validasi input sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dalam
memasukkan data. Aplikasi ini juga mampu untuk mengolah data yang terdapat
83
pada basis data untuk menjadi informasi dalam bentuk laporan pembelian,
persediaan, penjualan, dan retur barang cacat.
