Embed Size (px)
Citation preview
60
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bidang bahan bangunan dengan produknya
berupa keramik. Perusahaan ini didirikan oleh Ir. Aki Setiawan pada tanggal 24
oktober 1977, yang berlokasi di Jl. Raya Daan Mogot Km.18, Kalideres, Jakarta
Barat, dan menempati area seluas 25 ha. sampai oktober 2005, tercatat 616
pegawai bekerja di PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES.
Sama seperti perusahaan-perusahaan besar maupun kecil lainnya, PT.
SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES juga tidak luput dari hukum
pasang surut, sehingga membuat para pemimpinnya melakukan usaha perbaikan
ke arah yang lebih baik lagi. Usaha perbaikan ini juga diharapkan dapat
meningkatkan kualitas kerja di dalam PT. SERINCO DJAYA MARMER
INDUSTRIES.
Pada awal mulanya PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
hanya dapat memproduksi keramik tanpa corak yang berwarna putih tetapi
dengan semakin berkembangnya teknologi yang digunakan untuk menghasilkan
keramik, sekarang perusahaan ini dapat menghasilkan berbagai macam corak
keramik dengan berbagai warna sehingga perusahaan ini dapat tetap bersaing
dengan perusahaan sejenis.
61
Saat ini keramik-keramik yang dihasilkan oleh PT. SERINCO DJAYA
MARMER INDUSTRIES dapat dengan mudah didapatkan di daerah-daerah
karena perusahaan ini telah mendirikan cabang-cabang pembantu untuk
mendistribusikan keramik yang telah dihasilkan ke masyarakat di sekitar cabang-
cabang pembantu PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES. Hingga
saat ini telah tercatat 15 cabang-cabang pembantu yang telah tersebar di berbagai
daerah di Indonesia.
3.2 Struktur Organisasi
Dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan menyatukan berbagai
kepentingan personalitas maka dibentuklah suatu bentuk struktur organisasi
dalam suatu perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdapat di
PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES :
62
CEO
Divisi Pembelian Divisi Finance danAccounting
Divisi product,Development,R&D centre,
Business Plann
Local Buyer INon Stock dan
Umum
Local Buyer 2Stock Item dan
ProyekCost Accounting Task General
Divisi Administrasi
HRD General Affair Security
Divisi ITDivisiManufacturing
Production EnginerringPPIC QA R&D
OFT FWTGudangBahan Baku
GudangSparepart Gudang Umum
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES Sumber PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
63
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing
bagian dalam struktur organisasi :
1. CEO
a. Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan
b. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Serinco
Djaya Marmer Industries
c. Memeriksa dan menyetujui rencana kerja dan anggaran perusahaan
secara keseluruhan
d. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang
ditetapkan
2. Divisi Pembelian
Divisi pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Pembelian yang
bertanggung jawab mengenai pembelian kepada CEO.
Secara umum tugas divisi pembelian mempunyai wewenang :
a. Bertanggung jawab atas pembelian barang yang dibutuhkan perusahaan
b. Mengatur kegiatan pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok
c. Mencari dan mendata nama-nama pemasok baru
d. Mengeluarkan PO
e. Mengadakan pemantauan harga
f. Membuat laporan secara berkala segala transaksi pembelian yang terjadi
di perusahaan
64
Pada divisi pembelian secara khusus terdapat 2 bagian yaitu :
a. Local Buyer 1 (non stock dan umum) memiliki tugas dan wewenang
sebagai berikut :
Mengurusi pembelian barang-barang yang berhubungan dengan
barang-barang non stock item dan umum (barang-barang yang tidak
sekali pakai habis dan menjadi aset perusahaan).
b. Local Buyer 2 (stock item dan proyek) memiliki tugas dan wewenang
sebagai berikut :
Mengurusi pembelian barang-barang yang berhubungan dengan
stock item dan proyek (barang-barang yang merupakan consumeable
part, non asset, berhubungan dengan maintenance dan produksi)
3. Divisi finance dan accounting
Divisi pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian finance dan
accounting yang bertanggung jawab mengenai finance dan accounting
kepada CEO.
Secara umum divisi finance dan accounting mempunyai tugas dan
wewenang :
a. Membuat laporan keuangan dalam bentuk laporan rugi-laba, jurnal dan
neraca
b. Menetapkan anggaran bulanan dan tahunan
c. Mengontrol sistem keuangan yang berlaku
d. Menyusun anggaran serta laporan yang berhubungan dengan pembukuan
perusahaan
65
e. Bertugas dalam mengatur cash flow keuangan perusahaan secara
keseluruhan
Pada divisi finance dan accounting secara khusus dibagi menjadi 3
bagian yaitu :
a. Cost accounting memiliki tugas dan wewenang :
1) Mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan
perusahaan.
2) Membuat laporan, termasuk rugi laba dan neraca.
3) Menyediakan laporan yang tepat waktu dan akurat.
b. Tax memiliki tugas dan wewenang untuk :
1) Menangani pajak perusahaan
2) Bertanggung jawab kepada kepala divisi finance dan accounting
c. General memiliki tugas dan wewenang :
1) Mengatur besarnya pengeluaran
2) Mengatur arus keuangan perusahaan
3) Mencatat segala pengeluaran kas perusahaan
4) Membuat laporan keuangan
5) Membuat kas kecil
4. Divisi product, development, business plan, R&D center
Divisi product, development, business plan, R&D center dipimpin oleh
seorang Kepala Bagian product, development, business plan, R&D center
yang bertanggung jawab mengenai product, development, business plan,
R&D center kepada CEO.
66
Secara umum divisi product, development, business plan, R&D center
mempunyai tugas dan wewenang :
a. Menentukan jenis produk yang dihasilkan berdasarkan atas trend yang
berkembang di pasar
b. Merencanakan strategi-strategi bisnis perusahaan
c. Mencari formula untuk membuat jenis keramik baru
d. Mengembangkan jenis keramik yang sudah ada agar lebih baik
e. Memberikan presentase bahan-bahan yang dibutuhkan untuk membuat
suatu jenis keramik tertentu ke bagian production
f. Memberikan informasi kepada customer mengenai produk baru
5. Divisi administrasi
Divisi administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian administrasi
yang bertanggung jawab mengenai administrasi perusahaan kepada CEO.
Pada divisi administrasi secara khusus dibagi menjadi 3 bagian yaitu :
a. HRD memiliki tugas dan wewenang untuk :
1) Memecat karyawan
2) Melakukan training kepada karyawan yang baru masuk
3) Melakukan wawancara untuk pelamar yang ingin bekerja di PT.
Serinco Djaya Marmer Industries
4) Menilai presentasi kerja karyawan
5) Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan kalsium sosial
karyawan
6) Membina pengembangan dan pengelolaan dalam bidang sumber daya
manusia
67
b. General affair memiliki tugas dan wewenang untuk :
1) Memelihara kebersihan lingkungan di dalam maupun di luar
perusahaan
2) Menyediakan makanan ke seluruh karyawan
3) Memeriksa kondisi AC di setiap ruangan
c. Security memiliki tugas dan wewenang untuk :
1) Menjaga kemanan dan ketertiban perusahaan
2) Mendata setiap harinya tamu yang datang
6. Divisi IT
Divisi IT dipimpin oleh seorang Kepala Bagian IT yang bertanggung
jawab terhadap perkembangan IT di perusahaan tersebut dan bertanggung
secara langsung kepada CEO.
Secara umum divisi IT mempunyai tugas dan wewenang :
a. Memberikan laporan bulanan ke CEO
b. Melakukan pengembangan aplikasi kantor baik hardware maupun
software
c. Melakukan update software yang dirasa penting demi keamanan server
d. Melakukan pemeriksaan rutin dan perbaikan terhadap hardware dan
instalasi serta pengembangannya
e. Membuat user baru terhadap pengaksesan file dan server
68
7. Divisi manufacturing
Divisi manufacturing dipimpin oleh seorang Kepala Bagian
manufacturing yang bertanggung jawab mengenai manufacturing kepada
CEO.
Secara umum tugas divisi manufacturing mempunyai wewenang :
1. Mengawasi siklus produksi keramik
2. Menjamin mesin-mesin yang digunakan berjalan dengan baik
3. Menjamin keramik yang dihasilkan harus sesuai dengan target
Pada divisi manufacturing secara khusus terdapat 6 bagian yaitu :
a. Production
Production memiliki tugas dan wewenang untuk :
1) Memasukan bahan-bahan yang diperlukan untuk pembuatan suatu
jenis keramik ke dalam mesin
2) Memastikan bahan-bahan yang digunakan untuk suatu jenis keramik
tertentu sesuai dengan ukuran yang diterima dari R&D centre
Pada bagian production secara lebih khusus lagi dibagi menjadi 2
bagian yaitu :
1) OFT
OFT memiliki tugas dan wewenang untuk :
a) Mengurusi pembuatan keramik dimana pada bagian ini dilakukan
pembakaran hanya 1x.
b) Bagian ini dikenal sebagai One Firing Tile
69
2) FWT
FWT memiliki tugas dan wewenang untuk :
a) Mengurusi pembuatan keramik dimana pada bagian ini dilakukan
pembakaran keramik sebanyak 2x.
b) Bagian ini dikenal sebagai Firing Wall Tile
b. R&D
R&D memiliki tugas dan wewenang untuk : Meneliti dan
mengembangkan formula-formula terbaru dalam membuat keramik
c. QA (Quality Asurance)
QA memiliki tugas dan wewenang untuk :
a) Memeriksa kualitas barang atau bahan baku dari sample yang didapat
dari supplier
b) Mengeluarkan surat setuju atau tolak
d. PPIC
PPIC memiliki tugas dan wewenang untuk :
a) Melakukan pencatatan terhadap barang keluar dan masuk gudang
b) Membuat permintaan pembelian barang apabila barang habis atau
sudah minimum stock
c) Mengontrol persediaan barang yang ada di gudang
Pada bagian PPIC dibagi menjadi 3 bagian yaitu :
a) Gudang Bahan baku
Bertugas mengontrol persediaan bahan baku yang dibutuhkan
untuk proses produksi keramik.
70
b) Gudang Sparepart
Bertugas mengontrol persediaan barang-barang sparepart.
c) Gudang Umum
Bertugas mengontrol persediaan barang-barang umum seperti
sapu, oli, karton, dll yang dibutuhkan perusahaan.
e. Engineering
Engineering memiliki tugas dan wewenang untuk :
a) Memperbaiki mesin-mesin yang rusak
b) Memeriksa sparepart dari mesin apakah masih dapat digunakan
c) Melapor ke bagian PPIC apabila ada sparepart yang rusak dan harus
dibeli
d) Menjamin keadaan mesin dalam keadaan baik untuk produksi
e) Melapor ke bagian PPIC apabila barang yang dibutuhkan untuk
memelihara mesin seperti: oli, gemuk, dll sudah dalam batas
minimum jumlahnya
71
3.4 Sistem Pembelian dan Persediaan
3.4.1 Data Flow Diagram
1. Diagram Konteks
Sistem Pembelian danPersediaan Bahan Baku
pada PT. SERINCODJAYA MARMER
INDUSTRIES
GudangAdministrasi
PPIC
DivisiPembelian
Supplier
Manager
Finance andAccounting
Kantor Pusat
Pene
rimaa
n_B
BLa
pora
n_Pe
mbe
lian
Penerimaan_BB
Penerimaan_BBBukti_Pembayaran
Payment_Approvement_List
Bukti_Pembayaran
TTMM
TTMMPO
HUT
Surat_JalanFaktur
ProduksiPermintaan_BBPengeluaran_BB
HUT
Surat_Jalan_Terparaf
Lapo
ran_
Pers
edia
anLa
pora
n_P
emba
yara
n
PR
TTS
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
2. Diagram Nol
72
Produksi1.0Cek
Persediaan
Permintaan_BB
Sura
t_Ja
lan
Pengeluaran_BB
Pengeluaran_BB
Stock_Card
2.0Permintaan
Bahan_Baku
BB_Sudah_Min_Stock 3.0Pembelian
Bahan_Baku
PR PO
Supplier
SupplierPO
4.0Pengecekan
barang supplier
HU
T
HUT
Surat_Jalan
5.0Pengecekan
Kualitas
TTM
M
TTMM
Gudang
6.0Penerimaan
BB
Surat_Jalan_Terparaf
Penerimaan_BB
DivisiPembelian
AdministrasiPPIC
7.0Pembuatan
Tanda TerimaSementara
TTS
Faktur
Faktur
8.0Pembayaran
PAL
Kantor_PusatPAL
Finance_&Accounting
9.0Penerimaan
Bukti_Pembayaran
Bukti_Pembayaran
Bukti_Pembayaran
10.0Pembuatan
Laporan
Direktur
Lapo
ran_
Pem
belia
n
Lapo
ran_
Per
sedi
aan
Lapo
ran_
Pem
baya
ran
Sura
t_Ja
lan_
Inva
lid
Buk
ti_P
emba
yara
n
Penerimaan_BB
Penerimaan_BB
Pen
erim
aan_
BB
PR
TTMMHUT
Bahan_Baku Permintaan_BB
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
73
3.4.2 Prosedur Pembelian dan Persediaan Yang Sedang Berjalan
Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem informasi
pembelian dan persediaan bahan baku pada PT. SERINCO DJAYA
MARMER INDUSTRIES adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Permintaan Bahan Baku
Pertama-tama divisi produksi mengeluarkan permintaan bahan
baku yang ditujukan untuk gudang bahan baku. Selanjutnya gudang
bahan baku membuat pengeluaran bahan baku dan mengupdate stock
card, lalu bahan baku yang diminta dikirim ke divisi produksi.
Pengeluaran Bahan Baku yang dibuat memiliki dua rangkap :
Lembar 1 : Disimpan untuk diarsip
Lembar 2 : Ditujukan untuk divisi produksi
b. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Gudang bahan baku melakukan pengecekan pada tiap stock card
bahan baku, dan jika jumlah bahan baku pada suatu stock card lebih
kecil atau telah mencapai minimum stock, maka gudang bahan baku
akan melakukan permintaan pembelian bahan baku kepada divisi
pembelian. Permintaan pembelian tersebut dimulai dengan pembuatan
PR (Purchase Request) oleh divisi adminsitrasi PPIC. PR yang
dihasilkan memiliki empat rangkap :
Lembar 1 : Ditujukan untuk divisi pembelian
Lembar 2 : Ditujukan untuk gudang bahan baku
Lembar 3 : Disimpan untuk dijadikan arsip
Lembar 4 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting
74
c. Prosedur Pelaksanaan Pembelian
PR Lembar ke-1 yang diterima oleh divisi pembelian dari
administrasi PPIC, selanjutnya akan digunakan sebagai dasar
pengecekan oleh divisi pembelian, apakah PR tersebut merupakan
repeat order atau bukan. Jika merupakan repeat order, maka divisi
pembelian akan langsung membuat PO (purchase order). Jika bukan
merupakan repeat order, maka divisi pembelian pertama-tama akan
menghubungi beberapa supplier, sesuai dengan daftar supplier yang
ada, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis dan negosiasi
penawaran harga dengan beberapa supplier tersebut. Setelah
menganalisis dan negosiasi, divisi pembelian akan menentukan
supplier yang paling memenuhi persyaratan, baru kemudian membuat
PO. PO yang dibuat memiliki empat rangkap :
Lembar 1 : Ditujukan kepada supplier
Lembar 2 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting
Lembar 3 : Disimpan untuk diarsip
Lembar 4 : Ditujukan untuk gudang bahan baku
d. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
PO Lembar ke-1 diterima oleh supplier, kemudian supplier akan
membuat surat jalan yang dibuat dua rangkap, yang keduanya akan
dikirim ke gudang bahan baku.
Kemudian staff gudang bahan baku mencocokan surat jalan
dengan PO lembar ke-4 yang diarsip oleh bagian gudang bahan baku
apakah bahan baku yang dikirim sesuai dengan yang dipesan oleh
75
bagian gudang bahan baku atau tidak. Apabila bahan baku yang
dikirim tidak sesuai maka staff gudang bahan baku akan
mengembalikan surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 beserta dengan
bahan baku yang dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan.
Kemudian bahan baku yang dikirimkan oleh supplier diukur dan
ditimbang oleh staff gudang bahan baku dan mengeluarkan hasil ukur
dan timbang yang dibuat dua rangkap:
Lembar 1 : Ditujukan kepada Supplier
Lembar 2 : Disimpan untuk diarsip
Staff gudang bahan baku kemudian menyerahkan lampiran surat
jalan lembar ke-1 dan surat jalan lembar ke-2 ke Divisi QA dan
dilakukan cek kualitas terhadap bahan baku yang dikirim supplier
apakah sesuai dengan standar kualitas bahan baku yang ditentukan
oleh perusahaan atau tidak. Jika tidak memenuhi, bagian QA akan
langsung menolak bahan baku yang dikirim supplier dan membuat
TTMM (Tanda Terima Material Masuk) tolak yang dibuat tiga
rangkap :
Lembar 1 : Ditujukan kepada supplier
Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip
Lembar 3 : Ditujukan ke bagian gudang bahan baku
TTMM (Tanda Terima Material Masuk) tolak tersebut dibuat
beserta dengan alasan-alasan penolakan bahan baku yang dikirim dan
juga mengembalikan surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 kepada
supplier. Jika standar kualitas bahan baku yang dikirim supplier
76
sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan, maka
bagian QA akan membuat TTMM (Tanda Terima Material Masuk)
terima yang dibuat tiga rangkap :
Lembar 1 : Ditujukan kepada supplier
Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip
Lembar 3 : Ditujukan kepada bagian gudang bahan baku
TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima lembar ke-3 disertai
surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 diberikan kepada gudang bahan
baku.
Selanjutnya gudang bahan baku menerima TTMM (Tanda Terima
Material Masuk) terima lembar ke-3 berserta lampiran surat jalan
lembar ke-1 dan ke-2 dari Divisi QA, dan bahan baku yang dikirim
supplier akan diterima di bagian gudang bahan baku, kemudian surat
jalan lembar ke-1 ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku,
bahwa bahan baku telah diterima, yang kemudian surat jalan lembar
ke-1 itu akan dibawa oleh supir dari pihak supplier untuk diketahui
oleh pihak supplier bahwa barang telah diterima oleh gudang bahan
baku, dan surat jalan lembar ke-2 ditandatangani oleh bagian gudang
bahan baku untuk diberikan ke divisi Pembelian. Setelah itu bagian
gudang bahan baku yang bersangkutan akan membuat penerimaan
bahan baku dan kemudian dicatat pada stock card. Penerimaan bahan
baku memiliki empat rangkap :
Lembar 1 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting
Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip
77
Lembar 3 : Ditujukan untuk administrasi PPIC
Lembar 4 : Ditujukan untuk divisi pembelian
e. Prosedur Pembayaran Bahan Baku
Setelah supplier menerima surat jalan lembar ke-1 yang telah
ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku sebagai
pemberitahuan bahwa barang telah diterima oleh bagian gudang
bahan baku, supplier mengeluarkan faktur yang kemudian dikirimkan
ke Divisi Pembelian. Pada Divisi Pembelian surat jalan lembar ke-2
dan PO lembar ke-3 yang diarsip oleh divisi pembelian dikeluarkan
kembali untuk melakukan pengecekan apakah faktur yang diterima
sesuai dengan surat jalan lembar ke-2 dan PO lembar ke-3, apabila
tidak sesuai maka Divisi Pembelian akan mengembalikan faktur
tersebut ke supplier yang bersangkutan. Jika sesuai maka Divisi
Pembelian akan mengeluarkan TTS (Tanda Terima Sementara), yang
memiliki dua rangkap:
Lembar 1 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting
Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip
Selanjutnya surat tanda terima lembar ke-1, faktur, dan surat jalan
lembar ke-2 akan dikirim ke divisi finance dan accounting. Pada
divisi finance dan accounting surat tanda terima lembar ke-1, faktur,
dan surat jalan lembar ke-2 dijadikan dasar pembuatan PAL
(Payment Approvement List), dan PAL (Payment Approvement List)
berserta dengan TTS (Tanda Terima Sementara) lembar ke-1, faktur,
surat jalan lembar ke-2, PR lembar ke-4, dan PO lembar ke-2
78
dikirimkan ke kantor pusat untuk diolah. Setelah kantor pusat selesai
melakukan pengolahan terhadap data-data yang dikirimkan tersebut,
kemudian kantor pusat mengembalikan Bukti pembayaran dan data-
data tersebut ke Divisi finance dan accounting untuk diarsip.
3.4.3 Diagram Alir Dokumen Yang Sedang Berjalan
79
Mulai
MembuatPengeluaran BB
dan catat stock card
2
PengeluaranBB
Gudang Bahan Baku Administrasii PPIC
MembuatPR
4 3
N3 2
PR
Divisi Pembelian
3
1PR
Cekreapetorder
Kontak beberapasupplier untuk
penawaran harga
Tidak
Ya
Analisis dan negosiasipenawaran hargadengan supplier
Pilihbeberapasupplier
MembuatPO
4 3
2 1
po
5
4po
N
5
1PO
Membuatsurat jalan
Supplier
2Surat jalan 1
7
1TTMM
(Terima)
QA
Cek kualitasbarang yang dikirim
sesuai dengan standaryang ditentukan
Tolak barangyang dikirim
MembuatTTMM
MembuatTTMM
Beserta alasanpenolakan
N
Sesuai
TidakSesuai
2Surat Jalan 1
Finance & Accounting
6
6
2po
2
2Surat jalan 1
Mengukur danmenimbangbarang dari
supplier
7
2Surat jalan 1
2
N
8
8
3 2
TTMM(Terima)
1TTMM(Tolak) N
10
9
1PR 4
4PR
4
N
N N
1HUT
1HUT
Produksi
MembuatPermintaan BB
1Permintaan BB
1Permintaan BB
1
1
N
Kirim BBke
Produksi
StockCard
TerimaBB
Cek apakahbarang sesuai
dengan pesananSesuai
Barang danSurat Jalan
dikembalikan
2Surat jalan 1 2
Surat jalan 1
2Surat jalan 1
1TTMM
(Terima)
2Surat Jalan 1
3 2
TTMM(Terima)
1TTMM(Tolak)
2Surat jalan 1
Tidak Sesuai
1Pengeluaran
BB
2Pengeluaran
BB
Mulai
Cek StockCard UntukMin Stock
YaStop
2
2
Tidak
Gambar 3.4 Diagram Alir Data yang Sedang Berjalan Pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
80
10
Gudang Bahan Baku AdministrasiiPPIC
Divisi Pembelian Supplier QA
Barang diterimadi bagian gudang
Mencatatstock card
Membuat laporanpenerimaan bb
dan paraf surat jalan
Stock card
4 3
2 1
Penerimaan BB
11 N
N
Membuat TTS(Tanda Terima
Sementara)
Surat Jalan 2Faktur
N
14
N
Finance & Accounting
N
11149
2Surat jalan 1
3TTMM
(Terima)
3TTMM(Tolak)
N
4po
2 1
Surat jalan
3Penerimaan
BB
4Penerimaan
BB
Surat jalan 2
N
12
12
Surat 1jalan 1
PenerimaanBB
Membuat PAL(Payment Approvement
list)
PAL
2PO
4PR
Dikirim ke kantorpusat untuk diolah
Menerima kembali data yangtelah diolah dari kantor pusat
beserta bukti pembayaran
PALBukti
pembayaran
N
N
NN
2
Membuatfaktur
faktur
13
13
Faktur
1TTS
Surat Jalan 2Faktur
1TTS
Surat Jalan 2Faktur
1TTS
Surat Jalan 2Faktur
1TTS
2PO
4PR
N
3po
Produksi
Mencocokkandengan PO
Sesuai
Faktur
Tidak
FakturDikembalikan
1PO
Gambar 3.4 Diagram Alir Data yang Sedang Berjalan Pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES (Lanjutan)
81
3.5 Permasalahan Yang Dihadapi
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT.
SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES, permasalahan yang dihadapi
antara lain :
1. Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi mengenai
persediaan dan pembelian, karena harus mencari dari banyak berkas yang
disimpan terpisah dan kurang terorganisasi yang masih menggunakan proses
manual dalam pendataannya
2. Proses pembelian bahan baku yang sampai saat ini masih manual dan belum
mengunakan sistem komputerisasi sehingga memakan waktu yang cukup
lama.
3. Belum adanya database yang terintegrasi.
3.6 Analisis Kebutuhan Informasi
1. Daftar laporan yang dihasilkan :
a. Laporan pembelian
b. Laporan persediaan bahan baku
c. Laporan pembayaran
d. Laporan penerimaan bahan baku
e. Laporan pengeluaran bahan baku
82
2. Daftar Entitas
Tabel 3.1 Daftar Entitas
Stock_Card Adalah entitas yang berisikan
informasi mengenai persediaan bahan
baku.
Supplier Adalah entitas yang memberikan
informasi data supplier.
PR Adalah entitas yang memberikan
informasi tentang permintaan
pembelian bahan baku.
PO Adalah entitas yang memberikan
informasi mengenai pemesanan
pembelian bahan baku.
Pengeluaran_BB (Bahan Baku) Adalah entitas yang memberikan
informasi mengenai bahan baku yang
digunakan oleh Divisi Produksi.
HUT
(Hasil_Ukur_Timbang)
Adalah entitas yang berisikan
informasi mengenai hasil pengukuran
dan penimbangan bahan baku yang
dikirim supplier.
TTMM
(Tanda Terima Material Masuk)
Adalah entitas yang berisikan
informasi mengenai penerimaan atau
penolakan terhadap bahan baku yang
83
dikirimkan supplier.
Penerimaan_BB (Bahan Baku) Adalah entitas yang berisikan
informasi tentang bahan baku yang
diterima di gudang
Faktur Adalah entitas yang berisikan
informasi tentang tagihan dari supplier
TTS (Tanda Terima Sementara) Adalah entitas yang berisikan
informasi tentang penerimaan faktur
atau kwitansi.
PAL
(Payment Approvement List)
Adalah entitas yang berisikan
informasi tentang daftar persetujuan
pembayaran terhadap bahan baku
yang dibeli
Bukti_Pembayaran Adalah entitas yang berisikan
infomasi tentang bukti dari
pembayaran
Surat_Jalan Adalah entitas yang berisikan
informasi tentang surat jalan dari
supplier
Bahan_Baku Adalah entitas yang berisikan
informasi tentang bahan baku yang
digunakan untuk produksi
Permintaan_BB Adalah entatas yang berisikan
84
informasi tentang permintaan terhadap
bahan baku yang tersedia
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT SERINCO DJAYA MARMER
INDUSTRIES, maka pemecahan masalah yang diusulkan antara lain :
1. Merancang dan membuat basis data dan aplikasi persediaan dan pembelian
yang terintegrasi satu sama lain sehingga transaksi pembelian dan
pengontrolan persediaan dapat dilakukan secara terkomputerisasi, yang dapat
meningkatkan produktivitas kerja agar dapat lebih efektif dan efisien
2. Hilangkan budaya untuk pencatatan transaksi dengan manual
3. Membuat laporan – laporan yaitu laporan pembelian, laporan pembayaran,
laporan persediaan bahan baku, laporan penerimaan bahan baku, dan laporan
pengeluaran bahan baku yang dibutuhkan oleh manager untuk dapat
menganalisis transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan
persediaan serta mengetahui perkembangan perusahaan.
