BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar ...thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2011-2-00366-KA BAB 3.pdf• Surat Ijin Kepolisian ... a. Bank Asing 1. ANZ Bank 2. ... BCA 13

42

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Latar Belakang Perusahaan

3.1.1 Bidang Usaha

PT. Intrias Mandiri Sejati atau yang lebih dikenal dengan

“IMS” adalah perusahaan berkembang yang bergerak di bidang jasa

yaitu, Recruitment, Training, dan Human Resource Management. PT.

IMS mengelola seluruh sumber daya manusia yang dari mulai,

perekrutan sampai kegiatan training yang dilaksanakan untuk

karyawan tertentu lalu karyawan disalurkan ke berbagai klien yang

memerlukan tenaga kerja outsource tersebut.

PT. IMS ini didirikan di Jakarta pada 10 Desember 2001 dengan:

• Pengesahan Menteri Kehakiman – RI

Nomor W7-09248 HT.01.04-YH.2007

• Surat Ijin Operasional sebagai Perusahaan Penyedia Jasa

Tenaga Kerja/Buruh

Nomor 45/IOPJ/JS/III/2008

• Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)

Nomor 01360/1.824.271

• Surat Ijin Kepolisian

Nomor Pol.: S1/3829/IX/2002

43

• Sertifikasi KADIN

No. Reg.: 030623-00004969

• Nomor Anggota KADIN

20203.58862-41/11-04-2003

3.1.2 Produk yang Dihasilkan

Produk jasa yang dihasilkan adalah jasa penyediaan dan

pengolahan tenaga kerja kontrak (outsourcing).

3.1.3 Jumlah Karyawan dan Cabang Perusahaan

Karyawan dalam PT. IMS ini dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Karyawan Eksternal, yaitu karyawan di seluruh cabang yang

melalui PT. IMS disalurkan ke perusahaan klien yang

membutuhkan tenaga kerja. Jumlah karyawan eksternal ini

mencapai 15.000 karyawan di 17 cabang PT. IMS.

2. Karyawan Internal, yaitu karyawan yang mengelola data dari

karyawan eksternal, seperti mengelola proses recruitment,

training, dan payroll. Karyawan internal ini berjumlah sekitar

1000 orang di 17 cabang.

Untuk melayani kebutuhan partner bisnis yang tersebar di

seluruh nusantara, IMS memiliki 17 kantor cabang di kota-kota besar

seperti : Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Malang,

44

Denpasar, Medan, Batam, Pekanbaru, Padang, Palembang, Lampung,

Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Makassar dan Manado.

3.1.4 Daftar Klien

PT. IMS memiliki beberapa klien, yaitu perusahaan yang

selama ini telah bekerja sama dan menggunakan produk jasa dari PT.

IMS. Daftar klien tersebut adalah sebagai berikut:

a. Bank Asing

1. ANZ Bank

2. Standard Chartered Bank

3. DBS Bank

4. China Trust Bank

5. The Bank of Tokyo – Mitsubishi UFJ,Ltd (BOT)

b. Bank Nasional

1. Bank Panin

2. Bank Danamon

3. Bank Permata

4. Bank NISP

5. Bank Bukopin

6. Bank Mega

7. Bank Victoria

8. Bank Syariah Mandiri

9. Bank CIMB NIAGA

10. BII

11. BRI

45

12. BCA

13. BNI

c. Asuransi dan Jasa Keuangan

1. AIA Life Insurance

2. Prudential Life Insurance

3. AXA Financial

4. AXA Insurance

5. AXA Services

6. Astra CMG Life

7. Panin Life

8. Asuransi Multi Artha Guna

9. Insurance Broking Services

10. Caterpillar Finance

11. NISP Sekuritas

12. Bhakti Finance

d. Telekomunikasi

1. PT. TELKOM

2. PT. TELKOMSEL

3. PT. Mobile-8 Telecom

4. Infomedia Nusantara

46

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Struktur Organisasi Secara Umum

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. IMS

47

3.2.2 Struktur Organisasi Bagian HRD

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian HRD PT. IMS

3.2.3 Job Description HRD

1. Manajer HRD

a. Memberikan persetujuan untuk proposal dana iklan yang akan

dikeluarkan oleh bagian Finance dalam proses perekrutan.

b. Melakukan proses pengambilan keputusan terhadap hal-hal

yang berkaitan dengan pengelolaan SDM agar sesuai dengan

rencana dan pencapaian.

c. Mengkoordinasikan bagian-bagian dalam HRD agar setiap

bagian/divisi melaksanakan tugasnya sesuai rencana kerja.

d. Mengontrol kinerja karyawan melalui laporan-laporan yang

diterima dari bagian HRD.

Human Resource Department Manager

Recruitment Payroll Project Management

Assessment Training & Development

48

e. Menetapkan kebijakan dan strategi pengelolaan SDM agar

SDM yang diperoleh dapat sesuai dengan kinerja, kemampuan

dan kompetensi dengan lapangan pekerjaan yang dibutuhkan.

2. Recruitment (Bagian Perekrutan)

Bertanggung jawab atas proses perekrutan karyawan dari

mulai proses:

a. Membuat Proposal Dana Iklan.

b. Memilih dan memasang iklan lowongan pekerjaan.

c. Menerima CV dan membuat jadwal panggilan wawancara

untuk pelamar.

d. Mengisi Form Data Pelamar dan memasukkan data tersebut

dalam database pelamar.

e. Melakukan tes wawancara.

f. Menyeleksi (bersama bagian yang bersangkutan) pelamar

yang akan diterima.

g. Menyerahkan hasil tes wawancara untuk pelamar yang

diterima ke bagian Project Management.

h. Membuat Laporan Perekrutan.

3. Payroll (Bagian Penggajian)

a. Meng-entry daftar gaji ke database penggajian.

49

b. Menerima payment dari bagian Finance.

c. Mentransfer gaji ke karyawan.

d. Membuat slip gaji untuk karyawan.

e. Membuat Laporan Penggajian.

4. Project Management

Bertanggung jawab atas dibuatnya suatu kontrak /

perjanjian di dalam perushaaan, seperti:

a. Membuat suatu deal atau kesepakatan antara PT. IMS dengan

tiap perushaaan klien yang akan memakai jasa PT. IMS.

b. Memasukkan data karyawan baru dalam database karyawan

baru dalam proses perekrutan.

c. Meng-update data karyawan mengenai masa kontrak, jaminan

asuransi tenaga kerja dalam database karyawan.

d. Membuat surat kontrak untuk karyawan baru.

e. Menandatangani surat kontrak untuk karyawan baru.

5. Training and Development

a. Membuat daftar training (sesuai kesepakatan klien) yang

berisi data karyawan yang akan di training dan materi

training.

b. Mencari trainer yang berkompeten dalam bidangnya.

50

c. Membuat Form absensi training.

d. Menentukan materi training yang akan diberikan kepada

karyawan.

e. Membuat Laporan training.

6. Assessment

a. Melakukan penilaian atas kegiatan Training yang dilakukan

b. Membuat dokumen Hasil Training.

c. Memotivasi kemampuan kinerja karyawan agar dapat

meningkatkan kompetensi sesuai jabatan.

d. Melakukan evaluasi training untuk karyawan baru.

3.3 Proses Bisnis Bagian Human Resource yang Sedang Berjalan

3.3.1 Proses Perekrutan Karyawan

1. Pemasangan Iklan

Proses perekrutan karyawan pada PT. IMS dimulai ketika

Bagian Perekrutan membuat Proposal Dana Iklan yang akan

digunakan untuk pemasangan iklan lowongan pekerjaan. Proposal

Dana Iklan tersebut diberikan kepada manajer HRD untuk

diotorisasi dan disetujui. Ketika Proposal Dana Iklan sudah

disetujui, proposal tersebut diberikan oleh Bagian Perekrutan

51

kepada Bagian Finance untuk dilihat tentang jumlah dana yang

harus dikeluarkan untuk membiayai dana iklan. Setelah Bagian

Finance sudah mengeluarkan jumlah dana yang dibutuhkan,

Bagian Perekrutan lalu menghubungi Perusahaan Iklan untuk

memasang iklan melalui perusahaan tersebut.

2. Pengisian Data Pelamar

Pelamar yang akan melamar kerja ke PT. IMS bisa dengan

dua cara, yaitu dengan walk-in interview dimana Pelamar bisa

datang langsung ke PT. IMS dengan membawa CV atau dengan

cara yang kedua, yaitu mengirimkan terlebih dahulu CV lalu

disusul dengan panggilan lamaran kerja via telepon oleh Bagian

Perekrutan. Tetapi cara yang kedua lebih sering digunakan oleh

para Pelamar sampai saat ini. Setelah Bagian Perekrutan

menerima CV Pelamar, Bagian Perekrutan akan memberikan

Form Data Pelamar untuk diisi oleh Pelamar lalu memasukkan

data Pelamar kedalam Database Pelamar.

3. Tes Wawancara

Bagian Perekrutan melakukan tes wawancara dan akhirnya

mendapatkan hasil tes wawancara dari Pelamar. Jika Pelamar

sudah selesai diwawancara oleh Bagian Perekrutan, yang

melakukan wawancara terhadap Pelamar selanjutnya adalah user

atau karyawan ada di bagian bersangkutan yang membutuhkan

Pelamar tersebut. Jika hasil wawancara oleh user selesai dan

52

Pelamar dinyatakan diterima, user atau karyawan ini akan

memberikan konfirmasi dari hasil tes wawancara kepada Bagian

Perekrutan yang selanjutnya akan diberikan lagi kepada Bagian

Project Management beserta data Pelamar yang bersangkutan.

Jika dari hasil tes wawancara ternyata Pelamar tidak diterima,

maka Bagian Perekrutan hanya akan mengirimkan data pelamar

saja, tidak disertai hasil tes wawancara. Data pelamar yang ditolak

tersebut akan tetap disimpan sebagai bank data dalam perusahan.

4. Pembuatan Surat Kontrak

Dari Data Pelamar yang diterima beserta hasil tes

wawancaranya, Bagian Project Management akan membuatkan

Surat Kontrak untuk ditandatangani oleh Pelamar. Setelah Surat

Kontrak sudah ditandatangani, Bagian Perekrutan kembali akan

memberikan Surat Kontrak tersebut kepada Bagian Project

Management agar data pelamar ini akan dimasukkan dalam

Database Karyawan Baru.

5. Pembuatan Laporan Perekrutan

Proses terakhir adalah pembuatan Laporan Perekrutan oleh

Bagian Perekrutan yang akan diberikan kepada Manajer HRD.

53

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Perekrutan Karyawan

3.3.2 Proses Penggajian

1. Pengolahan Gaji

Proses Penggajian karyawan PT. IMS dimulai ketika

Bagian Finance memperoleh data-data karyawan yang

dibutuhkan untuk mengolah gaji setiap karyawannya. Data yang

diperlukan Bagian Finance itu adalah data tentang masa kontrak

karyawan yang didapatkan dari Bagian Project Management

54

yang mengupdate data masa kontrak karyawannya dari Database

Karyawan. Data kedua yang diperlukan adalah data dari Bagian

Administrasi tentang absensi setiap karyawannya. Khusus untuk

karyawan eksternal PT. IMS yang sedang bekerja outsourcing di

perusahaan klien, Laporan tentang absensi karyawannya

didapatkan dari form Timesheet yang diberikan kepada karyawan

eksternal PT. IMS untuk diisi dan diotorisasi oleh supervisor dari

perusahaan klien. Ada juga perusahan klien yang mengirim

absensi karyawan melalui fax kepada Bagian Administrasi,

ataupun juga ada perusahan klien yang memberikan rekapan

softcopy ke Bagian Administrasi. Pengiriman Laporan ini

dilakukan perusahaan klien agar mereka dapat melaporkan

absensi karyawan outsource dari PT. IMS untuk keperluan

penghitungan gaji yang dilakukan oleh PT. IMS. Setelah Bagian

Finance menerima kedua data yang disebutkan diatas, Bagian

Finance lalu mengolah gaji para karyawannya.

2. Pengolahan payment

Bagian Finance kemudian melakukan perhitungan gaji

dengan cara memasukkan data tentang cuti atau lembur kedalam

sistem penggajian dan sistem akan secara otomatis memberikan

perhitungan gaji bersih dari karyawan. Dari perhitungan gaji

yang didapatkan oleh Bagian Finance, dibuat menjadi Payment

yang berisi data-data penting yang terkait tentang data karyawan,

masa kontraknya, jumlah gaji pokok, dan data cuti atau lembur

55

serta tanggal cuti atau lembur tersebut. Payment dicetak oleh

Bagian Finance lalu diberikan kepada Bagian Payroll untuk

proses transfer gaji karyawan melalui bank-bank tertentu.

3. Transfer Gaji

Berdasarkan payment tersebut, Bagian Payroll masuk

kedalam sistem bank tertentu yang mana digunakan untuk

mentransfer para karyawannya. Bagian Payroll lalu mengupload

data payment kepada bank yang bersangkutan untuk permohonan

transfer. Kemudian sistem bank akan memberikan notofikasi atau

pemberitahuan bahwa payment yang diminta untuk transfer dapat

dipenuhi. Gaji di transfer kepada masing-masing nomor rekening

karyawan. Bagian payroll lalu membuat slip gaji untuk

karyawan.

4. Pembuatan Laporan Penggajian

Proses terakhir dalam penggajian adalah pembuatan

Laporan Penggajian oleh Bagian Payroll yang akan diberikan

kepada Manajer HRD.

56

Gambar 3.4 Rich Picture Proses Penggajian

3.3.3 Proses Training

1. Kesepakatan Training

Proses Training untuk para karyawan PT. IMS dimulai

ketika Bagian Project Management membuat kesepakatan kerja

dengan perusahaan klien yang memakai jasa karyawan PT. IMS

mengenai kegiatan Training karyawan yang diperlukan oleh

perusahaan klien. Dari proses inilah Bagian Project Management

tahu karyawan mana saja yang butuh untuk ditraining.

57

2. Pembuatan Daftar Training

Kemudian Bagian Project Management mengirimkan

data karyawan untuk ditraining kepada Bagian Training. Bagian

Training membuat Daftar Training dan memberikannya kepada

Manajer HRD untuk diotorisasi.

3. Pembuatan Jadwal Training

Bagian Training membuat jadwal Training untuk

diberikan kepada Trainer. Trainer yang digunakan bisa Trainer

Internal, yaitu Trainer yang ada sudah ada dalam PT. IMS atau

Trainer Eksternal yang mungkin bisa didatangkan dari luar kota.

4. Pelaksanaan Training

Sebelum proses Training dimulai, Bagian Training akan

terlebih dahulu memberikan Form Absensi Training kepada

Trainee untuk diisi. Lalu dimulailah proses Training.

5. Penilaian Hasil Training

Ketika proses training selesai, trainer akan mendapatkan

hasil training dari para trainee yang kemudian oleh trainer hasil

training itu diberikan kepada Bagian Assessment untuk

dilakukannya penilaian. Setelah Bagian Assessment sudah

melakukan penilaian, hasil training itu akan diberikan kepada

Bagian Training. Sedangkan untuk pengolahan absensi, Form

absensi Training diberikan kepada Bagian Administrasi.

58

6. Pembuatan Laporan Training

Proses terakhir adalah pembuatan Laporan Training yang

dibuat oleh Bagian Training yang diberikan kepada Manajer

HRD beserta hasil training yang sudah diolah oleh Bagian

Assessment.

Gambar 3.5 Rich Picture Proses Training

59

3.4 Aplikasi yang Mendukung Sistem Human Resource yang Sedang

Berjalan

Aplikasi sistem yang digunakan PT. IMS dalam mendukung proses

bisnisnya adalah software Human Resource Information System yang dibeli

sepaket dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic

6.0 dan database SQL Server 2000. HRIS tersebut diimplementasikan oleh

PT. IMS sejak tahun 2007. Microsoft SQL Server 2000 digunakan sebagai

database untuk menyimpan semua data sekaligus menjadi bank data untuk

perusahaan terutama untuk penyimpanan data karyawan-karyawan eksternal

maupun internal.

Dari ruang lingkup pembahasan mengenai perekrutan, penggajian dan

training, hanya proses perekrutan dan penggajian saja yang sudah dilakukan

menggunakan sistem. Sedangkan proses training yang ada dalam perusahaan

ini masih bersifat manual.

Untuk lebih memperjelas bagaimana sistem berjalan mendukung

proses bisnis pada PT. IMS, maka dilakukan pembahasan sebagai berikut:

• Use Case Diagram untuk menggambarkan fungsionalitas sistem dari

perspektif pengguna sistem.

• Use Case Specification untuk menggambarkan interaksi antara aktor

dengan sistem.

60

3.4.1 Use Case Diagram dan Use Case Specification Sistem Perekrutan

• Use Case Diagram

Gambar 3.6 Use Case Diagram Sistem Perekrutan Karyawan

61

• Use Case Specification

Tabel 3.1 Use Case Specification Login

Tabel 3.2 Use Case Specification Pendataan Kandidat Pelamar

Nama Use Case Login

Aktor Bagian Perekrutan

Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Perekrutan memasukkan NIK dan password.

Langkah 2 : Sistem membaca NIK dan password ke dalam database. Jika

NIK dan password benar, sistem akan menampilkan layar Menu. Jika NIK

atau password salah, sistem akan menempilkan pesan peringatan tidak bisa

login.

Nama Use Case Pendataan Kandidat Pelamar


Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu untuk pendataan kandidat

pelamar.

Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Form Data Pelamar.

Langkah 3 : Bagian Perekrutan memasukkan informasi pokok yang wajib

62

Tabel 3.3 Use Case Specification Pendataan Hasil Wawancara

diisi, data keluarga, pendidikan, kemampuan bahasa, dan pengalaman kerja.

Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data pelamar yang diisi. Jika

masih ada kekosongan dalam form tersebut, sistem akan memberikan

menampilkan pesan peringatan untuk melengkapi isi form. Jika form sudah

terisi lengkap, maka sistem akan menyimpan data pelamar tersebut.

Nama Use Case Pendataan Hasil Wawancara


Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu untuk memasukkan data hasil

wawancara.

Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Interview Check List.

Langkah 3 : Bagian perekrutan mengisi data tentang hasil wawancara

seorang pelamar seperti, data pribadi, kemampuan komputer, kemampuan

bahasa inggris, kepercayaan diri, penampilan, rekomendasi posisi, dan lain-

lain.

Langkah 4 : Sistem menyimpan data tentang hasil wawancara yang telah

dimasukkan.

63

Tabel 3.4 Use Case Specification Pendataan Pelamar yang Diterima


Nama Use Case Pendataan Pelamar yang Diterima


Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu untuk pendataan pelamar

yang telah diterima.

Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Document Check List.

Langkah 3 : Bagian perekrutan mengisi data tentang karyawan yang

umumnya mengenai data karyawan itu sendiri dan juga data tentang

penempatan kerja, status, gaji dan tunjangan.

Langkah 4 : Sistem menyimpan data pelamar yang diterima.

Nama Use Case Login

Aktor Bagian Project Management

Deskripsi

64

Tabel 3.6 Use Case Specification Pembuatan Surat Kontrak

Langkah 1 : Bagian Project Management memasukkan NIK dan password.




login.

Nama Use Case Pembuatan Surat Kontrak

Aktor Bagian Project Management

Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Project Management memilih menu untuk pembuatan

surat kontrak.

Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Surat Kontrak.

Langkah 3 : Bagian Project Management mengisi semua data untuk surat

kontrak.

Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data surat kontrak. Jika masih

ada kekosongan dalam Surat Kontrak, sistem akan memberikan

menampilkan pesan peringatan untuk melengkapi data. Jika Surat Kontrak

sudah terisi lengkap, maka sistem akan menyimpan data pelamar tersebut.

65

Tabel 3.7 Use Case Specification Pembuatan Laporan Perekrutan

Nama Use Case Pembuatan Laporan Perekrutan


Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Perekrutan memilih menu Laporan Perekrutan.

Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Laporan Perekrutan.

Langkah 3 : Bagian perekrutan memasukkan periode laporan yang

diinginkan.

Langkah 4 : Sistem membaca dalam database dan menampilkan Laporan

Perekrutan.

66

3.4.2 Use Case Diagram dan Use Case Specification Sistem Penggajian

• Use Case Diagram

Gambar 3.7 Use Case Diagram Sistem Penggajian Karyawan

• Use Case Specification


Nama Use Case Login

Aktor Bagian Finance

Deskripsi

67

Tabel 3.9 Use Case Specification Perhitungan Payment

Langkah 1 : Bagian Finance memasukkan NIK dan password.




login.

Nama Use Case Perhitungan Payment

Aktor Bagian Finance

Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Penggajian memilih menu untuk melakukan

perhitungan gaji.

Langkah 2 : Sistem menampilkan layar form Overtime and Payment.

Langkah 3 : Bagian Penggajian memasukkan absensi berdasarkan form

Timesheet dan SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) dari Bagian Admin.

Langkah 4 : Sistem melakukan perhitungan berdasarkan absensi karyawan

dan gaji pokoknya.

Langkah 5 : Bagian Finance lalu menyimpan data dan mencetak Payment

lalu diberikan kepada Bagian Penggajian.

68

Tabel 3.10 Use Case Specification Pendataan Gaji Kedalam Sistem Bank

Tabel 3.11 Use Case Specification Pembuatan Laporan Penggajian

Nama Use Case Pendataan Gaji Kedalam Sistem

Bank

Aktor Bagian Penggajian

Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Penggajian Login kedalam sistem bank.

Langkah 2 : Sistem bank menampilkan menu untuk mengupload data untuk

transfer daftar gaji

Langkah 3 : Bagian Penggajian mengupload data gaji berdasarkan Payment.

Langkah 4 : Sistem bank menampilkan notifikasi jika transfer gaji berhasil.

Nama Use Case Pembuatan Laporan Penggajian

Aktor Bagian Penggajian

Deskripsi

Langkah 1 : Bagian Penggajian memilih menu Laporan Penggajian.

Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Laporan Penggajian.

Langkah 3 : Bagian Penggajian memasukkan periode laporan yang

diinginkan.

69

Langkah 4 : Sistem membaca database dan menampilkan Laporan

Penggajian.

70

70

3.5 Identifikasi Masalah dan Kebutuhan

3.5.1 Masalah Dalam Proses Bisnis

Tabel 3.12 Masalah Dalam Proses Bisnis Perekrutan

PEREKRUTAN

Aktivitas Masalah Kebutuhan

Pengisian Data Pelamar Belum cukup efektif karena pelamar yang datang

masih harus menulis secara manual terlebih dahulu

dalam form yang harus diisi, baru kemudian Bagian

Perekrutan mengisinya ke dalam sistem.

Perlu untuk disediakan satu sistem berbasis web yang

langsung mendata pelamar.

Tes Wawancara 1. Proses pemanggilan kerja untuk wawancara masih

bersifat manual, malalui telepon.

1. Proses pemanggilan otomatis untuk wawancara

dengan cara yang efektif.

71

71

2. Proses penyeleksian pelamar yang berjalan cukup

memakan waktu, dari satu bagian ke bagian lain

sehingga sangat tidak efektif jika pelamar jumlahnya

banyak.

2. Ada satu sistem yang langsung dapat

membandingkan kebutuhan posisi dengan kualifikasi

yang dimiliki.

Tabel 3.13 Masalah Dalam Proses Bisnis Penggajian

PENGGAJIAN


Transfer Gaji Masih kurangnya pengecekan yang dilakukan untuk

transfer gaji tiap karyawannya.

Diperlukan proses pengecekan yang akurat untuk gaji

karyawan yang akan ditransfer.

72

72

Tabel 3.14 Masalah Dalam Proses Bisnis Training

TRAINING


Kesepakatan Training Bagian Training belum terintegrasi dengan bagian

Project Management , Bagian Assessment, dan Bagian

Administrasi

Bagian Training perlu untuk terintegerasi dengan Bagian

Project Management terkait dengan kesepakatan training

dengan klien, juga terintegerasi dengan Bagian Admin

terkait dengan absensi training.

Pembuatan Daftar

Training

Pembuatan daftar ini masih diketik dan belum

menggunakan template yang pasti. Isi Daftar Training

ini pun belum mendetil.

Daftar Training harus dibuat dengan mendetil terkait

dengan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk

perencanaan kegiatan training.

Pembuatan Jadwal 1. Belum adanya fungsi untuk proses booking dalam 1. Adanya proses untuk menentukan cara melakukan

73

73

Training kegiatan training. booking para trainee dalam suatu kegiatan training.

2. Belum ada prioritas dalam dalam mendaftarkan

trainees di dalam satu kegiatan training

2. Diperlukan fungsi bagaimana cara untuk menentukan

prioritas booking seorang karyawan untuk ikut serta

dalam training.

Pelaksanaan Training Masih dibuat secara manual Form Absensi Training. Diperlukannya integerasi dengan pencatatan absesi

karyawan yang mengikuti training, sehingga tidak perlu

lagi mengisi form absensi.

Penilaian Hasil

Training

1. Hasil Training hanya dinilai ketika memang setelah

diadakannya Training. Belum ada penilaian kinerja

yang dilakukan secara berkelanjutan, khususnya

karyawan eksternal.

1. Diperlukan adanya pemantauan atas penilaian kinerja

karyawan eksternal selama bekerja di perusahaan

klien.

Pembuatan Laporan Laporan Training yang dibuat belum memuat semua data Laporan Training yang mendetil, berisi data tentang

74

74

3.5.2 Masalah Dalam Sistem Berjalan

Tabel 3.15 Masalah Dalam Sistem Berjalan Proses Perekrutan

PEREKRUTAN


Pemasangan Iklan Iklan lowongan belum bisa terintegerasi dengan

aplikasi perekrutan.

Iklan lowongan perlu untuk saling terintegerasi dengan

aplikasi perekrutan agar penerimaan pelamar berjalan

lebih efektif.

Pembuatan Surat Pembuatan surat kontrak harus didahului dengan Data tentang diterimanya seorang pelamar dapat

Training yang diperlukan secara lebih detil.

kehadiran trainee, pelaksanaan training, dan semua

sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan training.

75

75

Kontrak mengecek dahulu ke dalam sistem dan database

apakah seorang pelamar statusnya sudah diterima.

Proses seperti ini cukup memakan waktu.

mendorong pembuatan surat kontrak secara otomatis.

Pembuatan Laporan

Perekrutan

Pembuatan Laporan seringkali terlambat karena

sulitnya membuat laporan dengan karyawan internal

dan eskternal yang begitu banyak yang akhirnya

menyebabkan manajer pun terlambat untuk

mengetahui proses perekrutan dalam suatu periode.

Diperlukan suatu aplikasi yang dapat memungkinkan

manajer untuk melihat dan memantau perkembangan dari

proses perekrutan.

Tabel 3.16 Masalah Dalam Sistem Berjalan Proses Penggajian

PENGGAJIAN


76

76

Pengolahan Gaji 1. Tidak terintegerasinya Bagian Finance yang

mengelola gaji dengan Bagian Administrasi dan

Bagian Project Management, sehingga permintaan

data tentang absensi karyawan dan masa kontrak

karyawan cukup mengulur waktu dalam perhitungan

gaji.

1. Bagian Finance perlu untuk terintegerasi dengan

Bagian Admin dan Bagian Project Management untuk

dapat melihat data masa kontrak dan absensi karyawan

dengan cepat.

2. Tidak ada informasi mendetil dari Payment yang

dibuat jika ingin melihat informasi gaji setiap

karyawan.

2. Isi data yang ada dalam Payment harus sangat mendetil

dengan tampilan yang mudah dilihat.

3. Belum adanya satu fungsi yang dapat

mengelompokkan beberapa karyawan berdasarkan

tanggal penerimaan gaji yang akan diterima.

3. Perlu adanya fungsi untuk mengelompokkan karyawan

berdasarkan tanggal penerimaan gaji mereka untuk

mengurangi kesalahah pengiriman gaji.

4. Setiap karyawan eksternal tidak bisa melihat data 4. Karyawan eksternal juga perlu untuk melihat data

77

77

tentang remunerasi gaji mereka beserta

pengurangannya.

tentang apa yang menjadi pengurangan dalam gaji

mereka.

Pengolahan payment Data tentang remunerasi gaji masih harus diinput oleh

bagian Finance secara manual berdasarkan form

Timesheet.

Data remunerasi karyawan harus secara otomatis terdaftar

dengan lengkap dan akurat karena terkait dengan

perhitungan gaji.

Pembuatan Laporan

Penggajian

Belum bisa menampilkan Laporan Penggajian dalam

bentuk statisktik jika diminta oleh Manajer.

Laporan Penggajian lebih baik bisa ditampilkan secara

statistik bila dibutuhkan oleh manajer.

78

3.6 Analisis Biaya Manfaat Sistem yang Sedang Berjalan

3.6.1 Analisis Biaya Sistem yang Sedang Berjalan

Biaya investasi awal (setup cost) yang dikeluarkan oleh PT.

IMS terdiri dari biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan.

Selain itu juga ada biaya operasional (operational cost) yang terdiri

dari biaya pemeliharaan, gaji staf TI, dan lain – lain. Penjelasan

mengenai biaya-biaya tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Biaya Investasi Awal

• Perangkat keras

1. Komputer

Tabel 3.17 Total Biaya Pengadaan Komputer

Spesifikasi Dell Vostro 560MT E5800 (Intel Dual

Core E5800, 3.2 Ghz, DDR2 2 GB,

HDD 250 GB Sata, DVD-RW, VGA

Intel, Keyboard, Mouse, LCD 14.4”,

DOS)

Kuantitas 18 komputer

Biaya Rp. 3.700.000

Total Biaya Rp. 66.600.000

79

2. Printer

Tabel 3. 18 Total Biaya Pengadaan Printer

Spesifikasi Canon Laserjet LBP 3300

Kuantitas 3 printer

Biaya Rp. 2.185.000


3. Server

Tabel 3.19 Total Biaya Server

Spesifikasi IBM X3650-M3 7945 G2A

Kuantitas 1 server

Biaya Rp. 38.500.000


• Perangkat Lunak

1. Operating System

Tabel 3.20 Total Biaya Operating System

Spesifikasi Windows XP Professional

80

Kuantitas 18 unit untuk komputer

Biaya Rp. 1.000.000


2. Microsoft Office

Tabel 3.21 Total Biaya Ms Office 2007

Spesifikasi Ms Office 2007

Kuantitas 18 unit untuk komputer

Biaya Rp. 900.000


3. Pemrograman

Biaya yang dikeluarkan PT. IMS untuk

pemrograman HRIS sebesar Rp. 330.000.000 yang

merupakan biaya keseluruhan dari paket program

yang dibeli. Paket tersebut sudah termasuk:

o Biaya pembelian Microsoft Visual Basic 6.0

o Biaya pembuatan HRIS

o Biaya pembelian database SQL Server 2000

81

• Perangkat Jaringan

1. LAN

Tabel 3.22 Total Biaya LAN

Spesifikasi LAN/Belden

Kuantitas 100 meter

Biaya Rp. 2.000 per meter

Total Biaya Rp. 200.000

2. Switch

Tabel 3.23 Total Biaya Switch

Spesifikasi Switch/D-Link DES 3550

Kuantitas 1 switch

Biaya Rp. 1.990.000


82

3. UPS (Uninterruptible Power Supply)

Tabel 3.24 Total Biaya UPS

Spesifikasi UPS APC Smart UPS XL 3000 VA

230 V

Kuantitas 1 UPS

Biaya Rp. 12.330.000


Berdasarkan Tabel 3.17 sampai dengan Tabel 3.24 dapat

diketahui keseluruhan total biaya investasi awal PT. IMS yang

dijelaskan dalam tabel berikut:

83

Tabel 3.25 Total Biaya Seluruh Investasi Awal

No Keterangan Jumlah

Unit

Harga Satuan

(Rupiah)

Total

(Rupiah)

1 Komputer 18 3.700.000 66.600.000

2 Printer 3 2.815.000 6.555.000

3 Server 1 38.500.000 38.500.000

A. Total Biaya Perangkat Keras

111.655.000

4 Operating

System

18 1.000.000 18.000.000

5 Ms Office 2007 18 900.000 16.200.000

6 Pemrograman

Sistem&database

1 paket - 330.000.000

B. Total Biaya Perangkat Lunak

364.200.000

7 LAN 500 m 2000 200.000

8 Switch 2 4.950.000 1.990.000

9 UPS 1 12.330.000 12.330.000

C. Total Biaya Perangkat Jaringan

14.520.000

Total Seluruh Investasi Awal (A+B+C) 490.375.000

84

2. Biaya Operasional

Oleh karena HRIS PT. IMS digunakan sejak tahun

2007, biaya operasional yang terdapat pada PT. IMS akan

dijelaskan per tahun 2008 dan tahun 2009.

Tabel 3.26 Biaya Operasional per Tahun 2008

Rincian Biaya Pengeluaran Qty Total

Staff IT Rp 4.000.000/orang 4 orang x

12 bulan

Rp 192.000.000

Maintanance Rp 1.000.000/bulan 12 Bulan Rp 12.000.000

Biaya kertas Rp 500.000/tahun 12 Bulan Rp 6.000.000

Total Rp 210.000.000

Antara tahun 2008 dan 2009, terjadi kenaikan gaji staff TI sebanyak

7%, maka perhitungan biaya operasional tahun 2009 adalah sebagai

berikut:

Tabel 3.27 Biaya Operasional per Tahun 2009

Rincian Biaya Pengeluaran Qty Total

Staff IT Rp 4.280.000/orang 4 orang x

12 bulan

Rp 205.440.000

Maintanance Rp 1.000.000/bulan 12 Bulan Rp 12.000.000

Biaya kertas Rp 420.000/tahun 12 Bulan Rp 5.040.000

Total Rp 222.480.000

85

3.6.2 Analisis Manfaat Sistem yang Sedang Berjalan

Dengan adanya penggunaan HRIS, PT. IMS mendapatkan

benefit yang berupa:

• Peningkatan Kepuasan Klien

Dengan menggunakan HRIS tersebut, PT. IMS telah

merasakan peningkatan pertumbuhan yang cukup tinggi

terhadap penyaluran karyawan eksternal. Dengan begitu,

permintaan tenaga kerja dapat terpenuhi dan meningkatkan

kepuasan klien.

• Customizing Sistem Mudah Dilakukan

HRIS ini menggunakan bahasa pemrograman Visual

Basic yang memungkinkan Staff TI PT. IMS dengan mudah

melakukan customize terhadap perubahan-perubahan sistem

yang diinginkan oleh manajemen, sehingga tidak ada

ketergantungan dengan vendor lain jika ingin melakukan

perubahan.

• Otoritas Sistem Terjaga

Dengan HRIS ini, setiap karyawan yang ingin

mengakses sistem harus melalui proses login, sehingga

wewenang dalam mengakses sistem tetap terjaga.

Documents

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar ...thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2011-2-00366-KA BAB 3.pdf• Surat Ijin Kepolisian ... a. Bank Asing 1. ANZ Bank 2. ... BCA 13