57

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. BIRD (Bandung Inti Graha) merupakan pelopor dalam bidang pengembangan

Apartment Exclusive dengan fasilitas lengkap di Bandung. Dengan visi yang kuat dan

inovasi yang segar. Bandung Inti Graha senantiasa sukses menciptakan lahan Property

yang berkelas dan modern.

PT. BIRD (Bandung Inti Residence) adalah pengelola 3 Apartment yaitu The

Majesty, Grand Setiabudi dan Galeri Ciumbuleuit. The Majesty Hotel & Apartment

mulai berdiri pada tahun 2004 dengan 68 unit kamar, Grand Setiabudi Hotel &

Apartment berdiri pada tahun 2005, Galeri Ciumbuleuit Hotel & Apartment beroperasi

pada akhir tahun 2005. The Majesty Hotel & Apartement merupakan perusahaan yang

bergerak dibidang jasa, yang memberikan pelayanan penyewaan kamar dan penyewaan

untuk tempat tinggal. The Majesty Hotel & Apartement mulai dengan mendukung

program pemerintah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan tempat tinggal.

The Majesty Hotel & Apartment merupakan hunian yang bernuansa apartment

pertama di Bandung dengan gaya Modern Classic. The Majesty mengusung tema the

executice life style. The Majesty memberikan pelayanan exclusive bagi penghuninya.

Fasilitas yang ditawarkan antara lain Resto & Cafe, banquet & Convention hall yang

mampu menampung 300 orang, business centre, laundry, kolam renang, sauna & fitness

centre dan mini market. Sementara setiap ruang hunian disediakan telepon dengan

fasilitas IDD Call, AC dengan kontrol pribadi, TV Cable, refrigerator, in room tea &

58

coffee maker dan sebagainya. Dalam The Majesty hotel & apartement juga area parkir

yang dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para pelanggan / tamu.

Proyek – proyek kami tersebar diseluruh Indonesia, Lampung (1984), Jakarta

(1985), Bandung (1988), Cirebon (1990), Cilacap (1990), Ujung Pandang (1993) dan

Solo (2003). Di Bandung kami memulai pembangunan dari wilayah Bandung Barat untuk

komplek perumahan IPTN. Kami berkembang dengan membangun dari lokasi satu ke

lokasi lain seperti perumahan Exclusive Graha Puspa di Bandung Utara dan kemudian

Perumahan lain di berbagai wilayah Bandung Timur dan Selatan.

3..2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Menjadi perusahaan terdepan dalam menyediakan produk dan jasa dengan

kualitas terbaik didalam memenuhi kebutuhan konsumen dan mempunyai pengaruh

untuk lingkungan.

3.2.2 Misi

1. Menciptakan hubungan bisnis jangka panjang dan saling menguntungkan antara

Owner, Karyawan, Konsumen dan Supplier sebagai partner strategis.

2. Menjadi perusahaan Inovatif dan berkesinambungan sebagai inspirator

dibidangnya serta dikelola oleh SDM unggulan yang bermotivasi tinggi dan

berorientasi kepada kepuasan Konsumen melalui produk dan jasa yang

mempunyai standar mutu tertinggi dan tepat waktu.

59

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan disajikan dalam bentuk hierarki. Struktur

organisasi sangat penting bagi perusahaan. Hal ini mutlak karena untuk mendukung

kegiatan dan prosedur kerja hingga mempunyai arah dalam pencapaian tujuan

perusahaan. Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menggambarkan susunan fungsi

dan tanggung jawab dari fungsi fungsi yang ada dalam suatu perusahaan. Dalam struktur

organisasi yang baik, akan terlihat adanya pemisahan fungsi dan otorisasi secara jelas

sehingga setiap pegawai dapat mengenal kedudukannya dan kepada siapa dia harus

bertanggung jawab.

Berikut ini adalah bagaian struktur organisasi yang diperlukan sebuah perusahaan

dalam rangka pencapaian tujuan atau demi suksesnya kegiatan usaha yang dilakukan.

Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi The Majesty Hotel & Apartement

Sumber : The Majesty hotel & Apartement (2005)

61

3.4 Uraian Jabatan

Dari Struktur Organisasi The Majesty Hotel & Apartement , selanjutnya akan

diuraikan tugas dari masing – masing bagian :

1. Director of Operation

Director of Operation mempunyai tugasnya antara lain :

a) Mengawasi kinerja karyawan.

b) Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.

c) Memastikan kegiatan perusahaan berjalan dengan baik.

d) Menetapkan standar kinerja yang diperlukan.

e) Dan lain sebagainya.

2. Director of HRD Coorp

Bagian HRD secara garis besar mempunyai tugas untuk Memastikan

pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian, secara spesifik tugas HRD

adalah sebagai berikut :

a) Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.

b) Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance,

Incentive & Overtime.

c) Sistem Penilaian Kinerja Karyawan.

d) Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan.

e) Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK.

f) Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL.

g) Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya.

h) Training & Evaluasi.

62

i) Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan.

3. Coorp. Financial Controler

Tugas – tugas dari Financial Controler antara lain :

a) Mengawasi aturan pengunaan keuangan yang ada.

b) Membantu audit tahunan.

c) Memanage Piutang.

d) Memanage Utang.

e) Mengkalkulasi biaya Pekerjaan.

f) Memproses daftar gaji.

g) Menyediakan analisa keuangan.

h) Menyediakan analisa kelemahan pengendalian.

i) Menjaga kebijakan dan prosedur.

j) Memanage fungsi Outsource.

4. Director of Sales & Marketing

Tugas Direktur of sales & marketing

a) Membuat Faktur Penjualan.

b) Membuat Laporan Rekap Penjualan.

c) Meningkatkan Omset Penjualan.

d) Meningkatkan kwalitas layan service pada hotel.

5. General Manager

Tugas General Manager

a) Mengawasi unit – unit organisasi perusahaan secara menyeluruh.

b) Mengatur pembagian tugas yang jelas antara unit – unit terkait.

63

c) Bertanggung jawab terhadap strategi pelaksanaan kebijakan perusahaan.

d) Bertanggung jawab atas arus likuiditas perusahaan.

e) Memilih Manager – manager bagian yang akan dibawahinya.

6. Area Chief Engineer

Tugas Chief Engineer

a) Penanganan working memo / memo order sehubungan dengan kerusakan yang

terjadi pada alat – alat di Front Office Departemen.

b) Pembuatan kunci duplikat (bila hotel masih menggunakan kunci manual).

c) Penanggulangan bahaya kebakaran.

d) Penanggulangan kerusakan masalah AC (penyejuk udara).

e) Masalah transportasi tamu dan karyawan.

f) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

7. Exc. Chief & FB Corp

Tugas Chief & FB Corp

a) Penerangan Daily Buffet sehari – hari di coffee shop (untuk tamu – tamu.

rombongan yang mempergunakan fasilitas Meal Coupon).

b) Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkatan hunian kamar.

c) Untuk pemesanan ‘Complimentary’ / gratis.

d) Penanganan masalah Function Room.

e) Penanganan minuman Selamat datang (welcome drink).

f) Penanganan Meal Coupon.

64

8. Acct. Manager

Tugas Acct Manager

a) Masalah penagihan kredit tamu yang belum terbayar.

b) Masalah Petty Cash.

c) Masalah Safe Deposit Box.

d) Masalah Remittance Of Funds.

e) Penggajian bulanan yang berhubungan dengan over time.

f) Penanganan Night Audit.

g) Penanganan Room Revenue.

9. Receptionis Manager

Tugas Receptionis Manager

a) Mengawasi cara kerja Receptionis.

b) Menanggani keluhan Customer atau pelanggan.

10. Executive Housekeeper

Tugasnya Executive Housekeeper

a) Masalah status room.

b) Masalah room discrepancy (perbedaan status kamar).

c) Masalah perpindahan kamar (tamu biasa dan tamu VIP).

d) Masalah kedatangan dan keberangkatan tamu.

e) Masalah Housekeeping Report.

11. Chief Engineer

Tugas Chief Engineer

65

a) Penanganan Working memo / Memo order sehubungan dengan kerusakan yang

terjadi pada alat – alat di Front Office Departemen.

b) Pembuatan kunci duplikat (bila hotel masih menggunakan kunci manual).

c) Penanggulangan bahaya kebakaran.

d) Penanggulangan kerusakan masalah AC (penyejuk udara).

e) Masalah transportasi tamu dan karyawan.

f) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

12. Asst. HRD

Tugas HRD

a) Membuat lowongan kerja untuk mencari pegawai baru.

b) Penerimaan karyawan baru.

c) Mutasi karyawan (dipindahkan ketempat lain/ daerah lain), promosi dan rotasi

karyawan (dipindahkan tetapi masi dalam gedung yang sama)

d) Melakukan Program orientasi kepada karyawan baru

e) Tour to the hotel

f) Masalah PTER (Payroll, Taxes and Employee Relation) / penggajian , pajak

yang harus dibayar, dan sistem penggajian karyawan.

13. Training Coordinator

Tugas Training Coordinator

a) Penerimaan karyawan baru.

b) Mutasi karyawan (dipindahkan ketempat lain/ daerah lain), promosi dan rotasi

karyawan (dipindahkan tetapi masi dalam gedung yang sama).

c) Program orientasi karyawan baru.

66

14. Duty Manager

Tugasnya Duty Manager

a) Menanggani atau menghandel keluhan customer atau tamu.

b) Mengawasi tugas – tugas supervisor.

15. Asst. Tnc Relation Manager

Tugas Tnc Relation Manager :

a) Mengawasi kinerja HRD.

b) Memberikan pengarahan pada karyawan secara umum.

c) Melakukan Testing sistem dan pengembangan produk.

d) Menangani report tahunan, bulanan dan harian perusahaan.

16. Asst. Housekeeper

Tugas Asst. Housekeeper

a) Masalah status room.

b) Masalah room discrepancy (perbedaan status kamar).

c) Masalah perpindahan kamar (tamu biasa dan tamu VIP).

d) Masalah kedatangan dan keberangkatan tamu.

e) Masalah housekeeping report.

17. Asst. Chief Engineer

Tugas Asst. Chief Engineer

a) Penanganan working memo / memo order sehubungan dengan kerusakan yang

terjadi pada alat – alat di Front Office Departemen.

b) Pembuatan kunci duplikat (bila hotel masih menggunakan kunci manual).

c) Penanggulangan bahaya kebakaran.

67

d) Penanggulangan kerusakan masalah AC (penyejuk udara).

e) Masalah transportasi tamu dan karyawan.

f) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

18. F.O Supervisor

Tugasnya F.O Supervisor

a) Mengawasi cara kerja GSA.

b) Mengawasi Reservation, Bell sevice dan Central Communication.

19. HK Supervisor

Tugas – tugas Hk Supervisor

a) Mengawasi cara kerja house keeping.

b) Mengawasi stock barang di inventory.

20. Mechanic Supervisor

Tugas nya mechanic Supervisor

a) Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

b) Melakukan perbaikan jika ada kerusakan hardware, software & jaringan yang

dapat berpengaruh pada pekerjaan user.

c) Menghubungkan koneksi jaringan antar cabang kantor ke pusat.

d) menghubungkan setiap komputer baru untuk masuk kedalam LAN perusahaan.

21. Electric Supervisor

Tugasnya Electric Supervisor

a) Penanggulangan kerusakan masalah AC (penyejuk udara).

b) Penanggulangan kerusakan –kerusakan yang berhubungan dengan elektronik.

68

22. Secretary

Tugas – tugas Secretary

a) Membantu Direksi dalam tugasnya sehari – hari dan mengkoordinir tugas –

tugas sub bagian.

b) Membuat korespondensi surat menyurat dan memo internal & eksternal.

c) Mengagendakan jadwal atau Kegiatan Pimpinan.

d) Mendata kehadiran Karyawan.

e) Mengkoordinasi Pelaksanaan Event.

23. GSA (Guest Service Area)

Tugas – tugas GSA (Guest Service Area)

a) Memberikan informasi yang ramah dan jelas kepada semua tamu yang bertanya

b) Mencatat / mendaftarkan proses kedatangan tamu dengan cermat dan efisien

c) Menyakinkan permintaan khusus ditangani dengan cermat dan efisien untuk

semua kedatangan tamu tiap harinya.

d) Menghubungi karyawan reservasi, bagian telepon untuk meyakinkan semua

informasi yang diproses secara benar.

e) Menerima tanggung jawab untuk mengurus keuangan dengan cermat.

f) Memastikan semua laporan keuangan tamu yang lengkap, benar dan cermat.

g) Memeriksa transaksi keuangan harian, tempat transaksi dan pembayaran kartu

kredit pada akhir tiap penggantian untuk meyakinkan semua informasi dengan

cermat dan tanpa ketidak sesuaian.

h) Menerima dan memproses reservasi permintaan atau pertanyaan tamu.

i) Menyiapkan laporan evaluasi yang diminta.

69

j) Menyimpan dan menjaga informasi management tentang kejadian – kejadian

yang tidak biasa atau persoalan permintaan perhatian yang sangat cepat.

k) Mengarsipkan laporkan keluhan tamu secara cepat dan akurat.

24. Reservation

Tugas – tugas Reservation

a) Melakukan proses check in dan check out.

b) Menerima dan memproses pemesanan kamar.

c) Menerima & dan mencatat tamu yang dating.

d) Menerima telephone masuk.

25. Room Attendance

Tugasnya Room Attendance

a) Membersihkan kamar para tamu.

b) Memastikan kamar dalam keadaan baik dan kosong ketika tamu check out.

26. P.A Shift Leader

Tugasnya P.A Shift Leader

a) Mengawasi kerja public area, toilet attend.

27. Laundry Attd.

Tugasnya Laundry Attd

a) Mengawasi kerja public area, toilet attend.

28. Order taker / Adm

Tugasnya Order Taker / Atm

a) Menyiapkan barang inventory yang kosong.

70

3.5 Sistem yang berjalan

Pemesanan kamar secara non reservation

Proses bisnis dimulai saat tamu datang dan menginap di hotel Majesty. Metode

pembayaran dapat berupa tunai, kredit / debit maupun bank transfer. Pada saat tamu

datang ke hotel, tamu disambut dengan ramah oleh petugas resepsionis. Lalu resepsionis

akan memberikan daftar harga yang berisi jenis kamar dan harga kamar. Kemudian tamu

memilih dan menentukan kamar yang sesuai dengan pilihan, Tamu akan memberikan

identitas berupa KTP, SIM, maupun Paspor. Setelah itu petugas resepsionis akan melihat

status kamar. Kemudian kunci kamar diberikan. Sebelumnya petugas telah meminta

deposit uang sebesar satu setengah (1 ½) dari harga kamar. Selanjutnya tamu diantar oleh

bellboy menuju kamar.

Pemesanan kamar secara reservation

Tamu bisa melakukan reservasi terlebih dahulu dalam pemesanan kamar melalui

by phone, Fax dan melalui e-mail. Pesanan itu dilakukan sebelum jam 3 pada hari yang

ditentukan, lewat dari itu booking atau pemesanan dinyatakan batal. Booking dapat

dilakukan dengan dua cara, yang pertama tamu melakukan pembayaran lunas dengan

deposit satu setengah kali harga kamar dengan menggunakan kartu kredit atau melalui

bank transfer dan untuk pembayaran lewat bank transfer tidak bisa dilakukan pada hari

jumat, sabtu dan minggu dikarenakan Bank tidak buka, bila dilakukan dengan cara ini

maka booking bisa dilakukan 2 hari sebelum hari yang telah ditentukan dan cara kedua

yaitu tamu tidak membayar lunas tapi melakukan booking atau pemesanan.

71

Apabila tamu batal dalam mem-booking, dengan catatan dia membayar lunas,

maka tamu berhak menerima kembali deposit yang telah disetorkan, kecuali pada saat

high season seperti lebaran atau natal dan tahun baru. Setelah tamu melakukan booking

maka tamu akan mendapatkan kode konfirmasi atau kode booking yang dapat digunakan

pada hari yang ditentukan guna mengkonfirmasi pesanan. Tamu tetap atau Regular

customer mendapatkan diskon antara 40 % - 50 % pada hari biasa, besarnya diskon yang

diberikan ini juga tergantung dari hari misalnya pada hari khusus : lebaran, natal, dan

tahun baru, pelanggan hanya bisa mendapatkan diskon 10%. Diskon ini juga diberikan

kepada pelanggan corporate, grup atau travel agent. Check in dilakukan pada saat jam 2

siang dan Check out dilakukan pada jam 12 siang setiap harinya. Apabila Tamu terlambat

check out pada jam yang di tentukan sebelum jam 6 sore maka pihak hotel akan

mengenakan tarif tambahan sebesar setengah harga kamar, dan jika check out melebihi

jam 6 sore maka akan dikenakan biaya penuh atau full cash.

Pada saat melakukan proses pembayaran, maka kegiatan Front Office pada Hotel

Majesty dimulai dari bagian Front Office kasir yang kemudian mencetak formulir bukti

pembayaran sebanyak 4 rangkap yang berwarna putih, biru, kuning dan merah. Formulir

warna putih diberikan kepada tamu, formulir berwarna biru diarsip di bagian Registrasi,

formulir berwarna kuning akan diberikan kepada night audit officer untuk dicocokkan

yang kemudian diberikan kepada General cashier officer untuk diarsipkan dan

memberikan report ke manajer, sedangkan formulir bewarna merah beserta uang yang

diterima hari itu akan diserahkan front office kasir kepada kebagian Income audit untuk

kemudian diarsip. Bila melakukan pembayaran secara kredit maka akan dibuatkan 2 form

72

bukti pembayaran kuning dan merah, yang berwarna kuning diserahkan kepada tamu dan

yang bewarna merah akan diberikan kasir Front Office ke petugas night audit untuk

dicocokkan, dan selanjutnya akan diserahkan ke Account receivable Officer untuk

diarsipkan. Cash refund akan dikembalikan saat tamu check out dengan syarat bukti harus

ada (formulir pembayaran), apabila tamu menggunakan pelayanan hotel seperti loundry

dan lain sebagainya maka pihak hotel akan mengurangi cash refund dengan biaya yang di

keluarkan di hotel.

Unit Hotel pada The Majesty Hotel & Apartement berjumlah 68 kamar, terdapat berbagai

jenis kamar yang disediakan antara lain :

a) Super Deluxe Crown, 20 Unit.

b) Junior Suite, 25 Unit.

c) Executive Suite, 2 Unit.

d) Family Suite, 8 Unit.

e) Superior Suite, 7 Unit.

f) Grand Suite, 5 Unit.

g) Executive Grand Suite, 1 Unit.

73

3.5 Rich picture

Gambar 3.2 Rich Picture

74

3.7 Activity Diagram

3.7.1 Reservasi

Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Reservasi

75

3.7.2 Mengkorfimasi Reservasi

Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Mengkonfirmasi Reservasi

76

3.7.3 Perubahan Reservasi

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Perubahan Reservasi

77

3.7.4 Membatalkan Reservasi

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Membatalkan Reservasi

78

3.7.5 Check - In

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Check - In

79

3.7.6 Perubahan Kamar

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Perubahan Kamar

80

3.7.7 Chek - Out

Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Chek - Out

81

3.7.8 Guest History

Gambar 3.10 Detail Activity Guest History

82

3.8 Uraian aplikasi yang digunakan

3.8.1 Spesifikasi Hardware

Jumlah komputer yang dugunakan pada The Majesty Hotel & Apartement

adalah 20 unit komputer. Setiap komputer mempunyai spesifikasi sebagai berikut:

a. Processor Intel Pentium IV diatas 2 GHZ

b. Motherboard Intel

c. Memory 256 MB

d. Hard disk serial Ata 40GB

e. Power supply 200 watt

f. Monitor CRT 15”

g. Keyboard Logitech

h. Mouse Scroll Logitech

3.8.2 Spesifikasi Software

a. Operating sistem yang digunakan pada setiap komputer adalah

WINDOWS XP Service pack 2.

b. Software yang digunakan “POWERPRO”.

c. Antivirus yang digunakan adalah Avast home editon 4.8.