BAB ILANDASAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1) Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu .(Mulyadi)

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mempermudah pengelolaan perusahaan. Mulyadi (2001:3)

Sistem Terdiri dari beberapa sub sistem. Sub system melakukan fungsi khusus yang bertujuan mendukung system dimana sub system berada. (Marshall & Steinbart)

SIA = Merupakan rangkaian dua atau lebih komponen- komponen/ subsistem yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar dimana sub sistem itu berada.

Sistem informasi Akuntans-(SIA ) menurut James A. Hall terdiri dari 3 Sub System :1. Sistem pemprosesan transaksi (transaction processing system-TPS),yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna diseluruh lini perusahaan.2. Sistem buku besar/pelaporan keuangan(general ledger/Financial Reporting System-GL/FRS), yang menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba-rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan yang disyaratkan hukum.3. Sistem pelaporan manajemen (manajemen reporting system-MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus seperti : anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggung jawaban.

Unsur dalam sistem akuntansi pokok (Mulyadi), adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu dan laporan.

Formulir, merupakan dokumen untuk merekam terjadinya transaksi sering disebut juga Dokumen. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek.Faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber pencatatan jurnal berasal dari formulir . setelah penjurnalan dilakukan kemudian di-posting ke rekening/akun yang bersangkutan dalam buku besar.

Buku besar ( General Ledger) terdiri dari akun-akun/rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal.Buku pembantu (subsisiary ledger) merupakan perincian dari akun atau rekening tertentu dalam buku besar seperti perincian akun piutang dagang. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akhir (book of final entry) akuntansi.

Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi berupa neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi,dll.

2. Sistem dan Prosedursistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah kegiatan klerikal, yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang bertujuan menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari defenisi sistem dan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan kegiatan klerikal(clerical operation).Kegiatan klerikal dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, member kode, mendaftar, memilih(mensortasi),memindah dan membandingkan.

Contoh kegiatan klerikal dalam sistem penjualan tunai sbb :

Bagian Order Penjualan

Mulai

Menerima order pembeli

Mengisi FPT

3

2

N1

Diserahkan kpdPembeli utkbersama dgn

12Pembayaranpenyerahan barangke bag.Kasake bag.pembungkusan

Gambar : Sistem Penjualan Tunai pada Toko Buku

Bagian Kasa

1

Menyetorkan ke bankFPT 1

Setiap hari

Menerima uang & mengoperasikan register kas

Bukti Setor

5

Membubuhkan cap Lunas pd FPT

Pita register kas

FPT 1

Diserahkan ke pembeliUtk pengambilan

3barang

Gambar : Sistem Penjualan Tunai pada Toko Buku

Bagian Pembungkusan

23

Via Pembeli

Pita RegisterFPT 2

FPT 1

Membungkus BarangMembubuhkan Cap sudah diambil pd FPT LB2

Menyerahkan barang Pd Pembeli

Membandingkan FPT LB.1 dan LB.2

Pita Register

1

FPT 2

BersamaanDgnPenyerahanBarang

4KepadaPembeli

Gambar : Sistem Penjualan Tunai pada Toko Buku

Bagian Akuntansi

54

Pita registerKas

1Bukti Setor

1FPT

Membandingkan bukti setor dg jumlah rupiah FPTMencatat FPT

N

T

JurnalPenerimaanKasJurnalPenjualan

Selesai

Gambar : Sistem Penjualan Tunai pada Toko Buku

3) Komponen Sistem informasi

Komponen sistem informasi akuntansi (SIA) menurut Romney & Steinbart (2004:3) terdiri dari :

1. Orang-orang, yang mengoperasikan system tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.2. Prosedur-prosedur, baik Manual maupun yang terotomatisasi yang dilibat dalam mengumpulkan, memproses, dan penyimpanan data tentang aktivitas organisasi/perusahaan.3. Data,tentang proses-proses bisnis organisasi.4. Software, yang dipakai untuk memproses data organisasi.5. infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Ke-5 komponen tersebut diatas secara bersama-sama memungkinkan SIA memenuhi tiga fungsi penting/fungsi dasar Sistem informasi akuntansi (SIA) dalam organisasi :

1) mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak menajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.

4) Kerangka kerja sistem Sistem Informasi

Kerangka Kerja Sistem Informasi

Sistem Informasi

SistemInformasiManajemen (SIM)SitemInformasiAkuntansi (SIA)Sistem Pelaporan Manajemen (MRS)

Buku Besar/ Sistem Pelaporn Keuangan (GL/FRS)Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)Sistem ProduksiSistem Sumber Daya ManusiaSistem PemasaranSistem Manajemen Keuangan

Siklus KonversiSiklus PengeluaranSiklus Pendapatan

Sistem PembelianSistem Akuntansi BiayaSistem Pemprosesan Penjualan

Sistem Pengeluaran KasSistem Penerimaan kasSistem Perencanaan Pemintaan Bahan Baku

Sistem Pemprosesan Penggajian

Sistem Aktiva Tetap

Sub system SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan non-keuangan yang secara langsung memengaruhi pemprosesan transaksi keuangan.

Sistem informasi manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang dibutuhkan pihak manajemen yang berkaitan dengan informasi untuk perencanaan dan pengendalian produksi, perkiraan penjualan, perencanaan gudang persediaan, riset pasar,dll.

KeputusanPenggunaTransaksi

SistemInformasi keuangan

Transaksi Nonkeuangan

Transaksi = adalah kegiatan yang memengaruhi atau merupakan kepentingan dari perusahaan serta Diproses oleh system informasinya sebagai unit pekerjaan.

Transaksi Keuangan = adalah kegiatan ekonomi yang memengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, Dan yang dicerminkan dalam berbagai akun, serta diukur dalam berbagai Ukuran keuangan.

5) Evolusi Model Sistem Informasi Sistem informasi akuntansi menggunakan pendekatan atau model yang berbeda. Model yang baru muncul menggantikan model yang lama karena adanya kelemahan pada pendekatan atau model-model yang digunakan terdahulu. Beberapa model atau pendekatan yang akan kita pelajari secara garis besar diantaranya seperti : proses manual, sistem file datar, pendekatan basis data, model REA,dan sistem ERP. Model-model tersebut digunakan bertujuan untuk menghasilkan informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna informasi.

a. Model Proses ManualModel proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan, sumber daya, dan personel fisik yang merupakan cirri proses bisnis seperti : pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan dan sebagainya.Proses manual penting untuk dipelajari karena 1. Membantu pembentukan hubungan antara mata kuliah SIA dengan berbagai mata kuliah akuntansi laninya.2. Secara logika proses bisnis mudah dipahami jika tidak tersembunyi dibalik teknologi.3. Prosedur manual memfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervisi, verifikasi independen, jejak audit serta pengendalian akses.

b. Model File DatarModel file datar berupa sistem main frame yang diimplementasikan pada akhir tahun 1960 sampai dengan 1980-an. Model file datar menjelaskan lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna kahir dalam lingkungan dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya, pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.Model file datar ini kemudian digantikan dengan sistem manajemen basis data.

c. Model basis dataModel basis data menggambarkan pendekatan dengan memusatkan data perusahaan kedalam satu basis data bersama yang dibagi dengan semua pengguna. Semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data-DBMS.DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data yang sesuai dengan penggunanya dan hak untuk mengakses. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan tersebut akan ditolak.

d. Model REAREA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources(sumber daya), Events(Kegiatan), dan Agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya.Model REA mensyaratkan agar fenomena akuntansi dikarakterisasikan dalam cara yang konsisten dengan pengembangan berbagai tampilan untuk pengguna.

6) Sistem Akuntansi Perusahaan ManufakturKegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari:a. desain dan pengembangan produk,b. pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, c. penjualan produk jadi kepada pembeli.

Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufaktur umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari :

Sistem akuntansi pokok Sistem akuntansi piutang Sistem akuntansi utang Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Sistem akuntansi biaya Sistem akuntansi persediaan Sistem akuntansi aktiva tetap

Sistem akuntansi pokok, merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan.sistem akuntansi pokok pada perusahaan manufaktur terdiri atas formulir atau dokumen(business papers), jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan.Unsur-unsur sistem akuntansi pokok digambarkan sebagai berikut :

Dokumen pendukung

Laporan keuanganBuku besar

Jurnal

Dokumen sumber

Buku pembantu

Gambar Unsur Sistem Akuntansi pokok

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu). Sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen dokumen yang menguatkan data dokumen sumber.Baik dokumen sumber maupun dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dan merupakan keluaran berbagai sistem seperti : Sistem akuntansi piutang, Sistem akuntansi utang, Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan dan sistem akuntansi aktiva tetap.

sistem akuntansi piutang(Account Receivable system), dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang.Terjadinya piutang berasal dari transaksi penjualan kredit dan berkurangnya piutang berasal dari transaksi return penjualan dan penerimaan kas dari piutang.Sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya piutang terdiri dari jaringan prosedur sbb:

Prosedur order penjualan Prosedur persetujuan kredit Prosedur pengiriman barang Prosedur penagihan Prosedur pencatatan piutang Prosedur distribusi penjualan.

Kegiatan return penjualan dimulai dari diterimanya pengembalian barang dari pelanggan sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang karena return penjualan terdiri dari jaringan prosedur sbb: Prosedur penerimaan return penjualan Prosedur pembuatan memo kredit Prosedur penerimaan barang Prosedur pencatatan return penjualan Prosedur pencatatan berkurangnya piutang Prosedur distribusi penjualan.Sistem Akuntansi Utang(Account Payable system) dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang. Terjadinya utang berasal dari transaksi pembelian secara kredit dan berkurangnya utang berasal dari transaksi return pembelian dan pelunasan utang.Sistem akuntansi utang terdiri dari jaringan prosedur : Prosedur permintaan pembelian Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Prosedur order pembelian Prosedur penerimaan barang Prosedur pencatatan bertambahnya utang Prosedur distribusi pembelian.

Kegiatan return pembelian dimulai dengan pembuatan memo debit oleh fungsi pembelian. Sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya utang karena return pembelian terdiri dari jaringan prosedur : Prosedur pembuatan memo debit Prosedur pengiriman barang Prosedur pencatatan berkurangnya utang Prosedur distribusi pembelian.

Sistem Akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Jaringan prosedur sistem akuntansi penggajian dan pengupahan : Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

Sistem Akuntansi biaya, sistem akuntansi biaya dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut : Prosedur order produksi Prosedur pengumpulan biaya produksi dan non produksi

Sistem akuntansi kas, sistem ini dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut : Prosedur penerimaan kas Prosedur pengeluaran kas Prosedur dana kas kecil

Sistem akuntansi persediaan, sistem ini dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan digudang. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut : Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dijual Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli Prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan pemasok Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang Prosedur perhitungan fisik persediaan.

Sistem akuntansi aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap.sistem akuntansi aktiva tetap terdiri dari jaringan prosedur berikut : Prosedur pengadaan aktiva tetap Prosedur penghentian pemakaian aktiva tetap Prosedur depresiasi aktiva tetap Prosedur penempatan aktiva tetap.

Berbagai sistem tersebut diatas menghasilkan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam catatan akuntansi yang dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem Penyusunan anggaranUmpan Balik

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem Akuntansi Piutang

Sistem Akuntansi PembelianSistem Akuntansi Pokok

Sistem Akuntansi Utang

JurnalBuku BesarBuku Pembantu

Dokumen PendukungSistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Laporan Keuangan

Dokumen SumberSistem Akuntansi Biaya

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Sistem Akuntansi Persediaan

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Gambar: Rerangka Sistem Akuntansi

BAB I-Landasan Konseptual SIA ( SIA )Page 1