5

BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung proses manajemen organisasi baik pemerintah maupun swasta. Oleh karena itu pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan kinerja instansi. Surat-surat atau dokumen yang tercipta dari kegiatan sebuah instansi merupakan data yang penting bagi instansi tersebut, maka surat-surat atau dokumen itu perlu dikumpulkan dan disimpan dengan sebaik-baiknya. Sistem penyimpanan arsip sangat diperlukan oleh suatu organisasi, sehingga kegiatan yang dilakukannya dapat berjalan dengan lancar dan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Balai Wilayah Sungai Sumatera III melakukan kegiatan pengarsipan dengan menggunakan buku agenda. Satu buah buku agenda mewakili satu pokok masalah, misalnya kode UM mewakili umum, HK mewakili Hukum, dan KP mewakili kepegawaian. Dalam kegiatan penyimpanan arsip sehari-hari terdapat beberapa permasalahan diantaranya yaitu masih banyak arsip yang disusun tanpa aturan, sebagian ada arsip yang disimpan dimeja pegawai, tidak disimpan lemari arsip (filling cabinet). Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih kurang memadai. Adanya hambatan-hambatan yang terjadi sewaktu mencari arsip, seperti tumpukan buku agenda sehingga memakan waktu yang cukup lama untuk menemukan arsip.Permasalahan diatas dapat diminimalisir dengan menggunakan alat yang dapat mempermudah dalam pengolahan data tersebut yaitu dengan menggunakan komputer. Komputer yang terhubung dengan jaringan internet dapat mengakses dan mengelola sebuah sistem kearsipan yang baik. Menurut Nining Kurniasih (2007:6) Sistem informasi kearsipan disusun berdasarkan analisa terhadap kebutuhan lembaga yang bersangkutan sehingga penggunaannya dapat memberikan solusi dan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya. Sistem yang dirancang yaitu tahapan-tahapan untuk membangun sebuah sistem informasi kearsipan.Menurut Tri Wahyuni Berbagai macam media dapat digunakan sebagai alat penyimpanan arsip. Salah satu cara yaitu dengan mengalih mediakan arsip kertas menjadi arsip elektronik. Dengan demikian arsip dapat digunakan secara efisien dan efektif. Berdasarkan hal tersebut maka diangkatlah penelitian dengan judul SISTEM INFORMASI KEARSIPAN ELEKTRONIK PADA BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III MENGGUNAKAN METODE SEKUENSIAL BERINDEKS.

Metode sekuensial berindeks memiliki kelebihan yaitu dalam hal pengaksesan pada file indeks lebih cepat. Sebuah file yang sangat besar mungkin memiliki beberapa indeks seperti: indeks utama, sub-indeks1, sub-indeks2, dan seterusnya. Indeks tersebut terdiri dari key dan pointer yang memungkinkan untuk melakukan pengaksesan langsung ke record tertentu.1.2. Identifikasi MasalahPermasalahan yang ditemui dalam proses penyimpanan data arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III selama ini adalah:1. Arsip masih diproses menggunakan buku agenda, yang menyebabkan lambatnya informasi yang dihasilkan.

2. Tidak terklasifikasinya arsip-arsip yang ada sehingga menyebabkan penumpukan arsip.

1.3. Batasan Masalah

Agar penulisan lebih terarah dan tidak terlalu meluas serta sesuai dengan tujuan penelitian, maka diterapkan batasan terhadap ruang lingkup permasalahan yaitu :

1. Jenis arsip yang dikelola adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.2. Arsip untuk sampel penelitian dari tahun 2012 sampai 2013 tentang kepegawaian menggunakan metode sekuensial berindeks pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III.1.4. Rumusan Masalah

Perumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana merancang Sistem Informasi Kearsipan Elektronik Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III dapat membantu Balai Wilayah Sungai Sumatera menggunakan metode sekuensial berindeks1.5. Tujuan dan Manfaat Penelitian

A. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah Sistem Informasi Kearsipan Elektronik pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III menggunakan metode sekuensial berindeks dengan berbasis web.B. Manfaat PenelitianAdapun manfaat dari penelitian ini adalah :1. Dapat meningkatkan kinerja dari instansi yang melakukan pengolahan data arsip.2. Dapat membantu meringankan kerja petugas arsip dan petugas gudang pada kantor Balai Wilayah Sungai Sumatera III dalam kegiatan pengarsipan.3. Dapat memberikan kemudahan kepada petugas arsip dalam melakukan monitoring data arsip.1.6 Metode PenelitianAgar permasalahan yang telah dipaparkan dapat ditemukan pemecahan masalahnya maka diperlukan beberapa metode penelitian dari penelitian ini. Metode penelitian yang dimaksud yaitu metode pengumpulan data, analisa sistem, desain sistem, pemrograman, implementasi.a. Metode Pengumpulan Data1. Observasi

Dalam observasi ini yang dilakukan yaitu meliat langsung kondisi tempat penelitian yang dalam hal ini yaitu Balai Wilayah Sungai Sumatera III.

2. WawancaraMewawancarai pihak Balai Wilayah Sungai Sumatera III khususnya bagian pengelolaan arsip.

b. Analisa Sistem

Tujuan dari analisa sistem adalah untuk menentukan masalah dan tujuannya untuk memperbaiki sistem, setelah data dikumpulkan, kemudian dilakukan analisa terhadap sistem yang akan dirancang. Dengan menggunakan metode sekuensial berindeks maka sistem pengarsipan secara elektronik yang dirancang akan memudahkan pengaksesan data arsip yang dicari.c. Desain Sistem

Desain sistem berfungsi untuk menjawab pertanyaan bagaimana permasalahan-permasalahan yang ada dapat dipecahkan dan dapat diterapkan kemudian sistem dirancang dalam perancangan ini dilakukan perancangan sistem secara global yaitu desain Context diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram dan Flowchart., kemudian dilanjutkan dengan perancangan sistem terperinci yaitu desain tabel, desain output, desain input.d. Pemrograman

Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode pogram yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan desain sistem secara rinci. Hasil program yang sesuai dengan desainnya akan menghasilkan program yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem. Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu menggunakan pemrograman PHP dan database MySQL.e. Implementasi

Implementasi merupakan tahap dimana sistem siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya, sehingga akan diketahui apakah sistem yang telah dibuat benar-benar dapat digunakan untuk mengolah data dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan sistem informasi. 1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan skripsi ini sitematika penulisan sangat mempunyai arti, dimana masing-masing bab saling berkaitan antara bab yang satu dengan yang lain dapat dilihat sebagai berikut :BAB I. PENDAHULUANBab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.BAB II TINJAUAN UMUM DAN LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang tinjauan umum instansi, struktur organisasi, tugas masing-masing bagian, penjelasan data administrasi surat, membahas secara singkat mengenai pengertian sistem, pengertian informasi, sistem informasi, pengertian arsip, jenis-jenis aliran data, dan menggunkan bahasa pemrograman PHP.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas sistem yang sedang berjalan (Current System), permasalahan yang dihadapi disertai pemecahannya berupa sistem yang diusulkan dari penelitian, desain input, desain output, perancangan sistem dengan konteks diagram, data flow diagram, Entity Relational Diagram serta perancangan basis datanya.

BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini berisi tentang pengujian dari sistem yang telah dibuat beserta analisisnya.BAB V. PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari seluruh pembahasan skripsi dan saran yang membangun untuk pengembangan skripsi lebih lanjut.DAFTAR PUSTAKA

Berisikan buku-buku referensi atau teori yang menunjang dalam penulisan skripsi.

LAMPIRAN

1