BAB II LANDASAN TEORI

1. PENGERTIAN SISTEH DAN PROSEDURKebutuhan informasi keuangan sangat dibutuhkan

oleh berbagai pihak yang, berkepentingan, baik pihak

luar maupun dalam perusahaan. Pihak - pihak luar

perusahaan seperti, kreditur, calon investor dan

kantor pajak. Sedangkan pihak intern yaitu manajemen

juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui,

mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan untuk

men.j alankan perusahaan.

Berikut ini akan dikemukakan beberapa pengertian

sistem dan prosedur.

Dalam bukunya, Drs. Zaki Baridwan, MSc menuliskan :

Menurut W. Gerald Cole :Sistem : suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang inenyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama di perusahaan.

Prosedur : suatu urut - urutan pekerjaan kerani ( clerical ) biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,' disusun untuk menja- min adanya perlakuan yang seragam terhadap trans- aksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.( 1990 : 3 )

R. Soemita Adikusumah, dalam bukunya menuliskan :

Menurut Richard F. Neuchel ;

Sistem : suatu .jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan, yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola ( rencana ) guna' melaksanakan aktivitas utama perusahaan.

14

Prosedur : operasi tu 1 is-menu 1 is yang berurutan., yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna men.jamin keseragaman pelaksanaan suaLu ti-ansaksi perusahaan yang beru- 1 ang--u 1 ang ,( 1985 : 2 )

oedangkan Hadori Yunus dalam bukunya inenu-

liskan ;

Menurut Cecil Gillespie :Sistem : suatu rangkaian daripada prosedur yang saling berhubungan, yang secara bersama-sama memberikan suatu struktur atau susunan yang sudah terintegrasikan guna menyelenggarakan suatu tujuan pokok daripada perusahaan. Misal, penjualan, pembelian, pembuatan barang dan lain-lain.

Prosedur : sekelompok pekerjaan pencatatan yang erat sekali hubungannya, yang meliputi suatu sub fungsi dari suatu sistem penjualan, sistem peneri- maan uang dan lain sebagainya.( 1981 : 2 )

Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan

di atas, maka dapat dikatakan bahwa, setiap sistem

merupakan suatu rangkaian beberapa prosedur yang

saling berhubungan, sehingga merupakan suatu struktur

yang terpadu guna melaksanakan suatu tujuan dasar

tertentu suatu perusahaan, misal : penjualan, pembe­

lian dan produksi.

Prosedur yang membentuk sistem penjualan terdiri

dari prosedur-prosedur sebagai berikut :

1. Prosedur pesanan penjualan, di mana penjual menulis

pesanan dan menyampaikan kepada bagian pesanan.

2. Prosedur perintah pengiriman, di mana bagian

pesanan menulis perintah pengiriman kepada bagian

gudang untuk barang yang bersangkutan dan bagian

ekspedisi inembungkusnya dan mengirimkannya kepada

yang bersangkutan.

3. Prosedur penagihan, di mana dibuat faktur dan

tembusannya yang kemudian d.ikirimkan kepada

d e b i t u r . ,

4. Prosedur distribusi penjualan, di mana berbagai

macam laporan penjualan disusun dari tembusan

faktur dan dilakukan pencatatan penjualan dalam

buku jurnal.

5. Prosedur piutang, di mana diselenggarakan buku

besar untuk setxap pelanggan. Rekening ini didebet

bila terjadi trasaksi penjualan dan dikredit

bila mereka melakukan pelunasan terhadap hutangnya.

6. Prosedur penerimaan kas, di mana uang yang diteri-

ma, dicatat dan disetorkan' ke Bank.

Jadi agar perusahaan dapat melaksanakan kegiatan

utamanya dengan baik maka perusahaan harus mempunyai

sistem dan prosedur yang memadai. Tujuan umum penyu-

sunan sistem ini :

1. Untuk raemperbaiki informasi yang dihasilkan oleh

suatu sistem baik ku.alitas, ketepatan waktunya

ataupun struktur dari informasi tersebut.

2. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan internal

check, yang bera'rti memperbaiki daya andal informa­

si akuntansi dan menyediakan catatan lengkap seba-

gai pertanggungjawaban dalam melindungi kekayaan

perusahaan.

15

3. Untuk menurunkan biaya administrasi di dalam

menyelenggarakan proses pencatatan akuntansi.

( Drs. Sugiarto, MAcc, Ak dan Drs Placidus Sudibyo, Ak, 1985 ; 33 )

Dalam rangka pengawasan atau pengendalian in­

tern, sistem dan prosedur dapat memberikan bantuan

da]am memberikan informasi tentang data keuangan

perusahaan yang sebenarnya. Berdasar pemikiran terse-

but maka Sistem Akuntansi menurut Hadori Yunus diarti- kan sebagai berikut :

Suatu alat yang dipakai untuk mengorganisir atau menyusun, mengumpulkan dan mengikhtisarkan keterangan-keterangan yang raenyangkut seluruh transaksi-transaksi perusahaan, di mana para pegawai, kegiatan-kegiatan, bahan*-bahan dan mesin- mesin dapat disatupadukan sedemikian rupa sehingga pengawasan ( baik oleh pimpinan perusahaan lang- sung maupun oleh pihak-pihak lain yang berkepen- tingan secara tidak langsung ) dapat dijalankan sebaik-baiknya.( 1976 : 4 )

16

Sedangkan Drs. Zaki Baridwan raenuliskan dalam

bukunya

Menurut Howard F. Stettler,Sistem Akuntansi adalah formulir - formulir, catatan-catatan dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekono- mis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak- pihak lain yang berkepentingan seperti, pemegang 2saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.( 1990 : 4 >

Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa sistem dan prosedur mempunyai peranan yang cukup

besar sebagai peinbantu bagi pimpinan perusahaah dalam

menj^ilankan tugas-tugasnya yaitu untuk memimpin dan

mengendalikan perusahaannya.

2. PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERN

Suatu perusahaan yang telah berjklan harus

selalu memonitor kegiatan dan hasil dari perusa­

haannya, Pimpinan perusahaan harus mempunyai pandangan

dan sikap yang profesional untuk dapat memajukan atau

meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya.

Artinya, pimpinan harus selalu melihat, meneliti,

menganalisa dan mengambil keputusan atas laporan-

laporan yang telah sampai 'kepada mereka. Laporah

tersebut yang digunakan sebagai dasar untuk pengam-

bilan keputusan karena laporan tersebut merupakan

ringkasan kejadian yang terjadi dan kondisi perusa­

haan. I.aporan tersebut juga mempunyai arti untuk

menilai apakah kebijakan perusahaan telah ditentukan

dan d ij a 1ankan.

Mengingat demikian pentingnya laporan bagi

' pimpinan maka harus dilakukan pemeriksaan yang

terus berkesinambungan dan menganalisa laporan terse­

but. Pemeriksaan terus-menerus dan analisa laporan

tersebut yang disebut Sistem Pengendalian Intern.

i. /

IS

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Norma Pemeriksaan Akuntan, Sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan keten- tuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, mening- katkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya •kebijakan manajemen yang telah digariskan.

Sehingga tujuan diterapkannya Sistem Pengendalian

Intern bagi perusahaan adalah :

t. Untuk menyediakan data yang dapat dipercaya.,

2. Untuk melindungi harta kekayaan perusahaan.

3. Meningkatkan efisiensi usaha.

4. Mendorong ditaatinya kebijakan yang telah

d igariskan.

2.1. Unsur - unsur Sistem Pengendalian InternUnsur - unsur pokok pengendalian intern ;

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang meberikan per 1indungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabya.( Mulyadi, 1992 : 87 )

1. Struktur organisasi yang meaisahkan tanggung

jawab fungsional.

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam

organisasi didasarkan pada prinsip-prins ip :

19

a. Harus dipisahkan fungsi - fungsi otorisasi

transaksi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

b. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan

secara lengkap hanya oleh satu fungsi.

2. Sistea wewenang dan prosedur pencatatan

Slstem otorisasi dan prosedur pencatatan meliputi ;

a. Susunan dan kode rekening yang sedemikian rupa

sehingga sesuai. dengan tanggung jawab masing-

masing penanggungjawab, yang akan membantu

mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan

dan laporan-laporan lainnya secara ekonomis.

b. Petunjuk rekening yang menerangkan apa yang

harus dan tidak harus dimasukkan dalam rekening-

rekening tertentu, di samping pemberian nama

yang jelas dan pemberian kode yang sesuai agar

dapat dihindari kesalahan-kesalahan klasifikasi

dan distribusi.

c. Suatu rencana' keuangan yang baik.

d. Dokumen - dokumen dan formulir-formu1ir yang

dirancang dengan baik yang dapat membantu suatu

fungsi yang berguna dalam hal hubungannya dengan

prosedur-prosedur yang telah direncanakan untuk

melaksanakan tujuan manajemen.

20

3. Praktik yang sehat

Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh

perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat :

- Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang

pemakaiannya harus dipertanggungjawahkan oleh

yang berwenang.

- Pemeriksaan mendadak.

- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari

awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit

organisasi tanpa ada campur tangan dari orang

atau unit organisasi lain.

- Perputaran .jabatan.

- Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang

berhak.

- Secara periodik diadakan pencocokan fisik ke-

kayaan dengan catatannya.

- Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk

tnengeoek efektivitas unsur-unsur struktur pengen-

dalian intern yang lain.

- Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan.

- Kekayaan perusahaan harus diasuransikan dari

kerugian yang mungkin timbul.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung

jawabnya

Untuk mendapatkan karyawan yang mutunya

sesuai dengan tanggungjawabnya, maka biasanya cara-

oara yang ditempuh bleh perusahaan :

a. Seleksi ca].on karyawan berdasarkan persyaratan

yang dituntut oleh pekerjaannya.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi

karyawan perusahaan sesuai dengan perkembangan

tuntutan pekerjaannya.

Maka bila dilihat dari unsur-unsur pokok

yang membentuknya, sistem pengendalian intern yang

baik terdiri dari :

It. Pegawai yang oakap dan dapat' d ipercaya.

2. Bagan organisasi yang memisahkan tanggung

jawab dan wewenang yang jelas.

3. Frosedur otorisasi dan pembukuan yang cukup.

4. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang

cukup.

•5. Pengawasan fisik yang cukup terhadap harta

kekayaan dan catatan-catatan.

6. Pemeriksaan terhadap pelaksanaan tugas.

2.2. Faktor-faktor penghaubat Pengendalian InternSecara teoritis, suatu sistem pengendalian

intern yang sempurna memang dikehendaki, tetapi

secara praktisnya, sistem pengendalian intern yang

sempurna sangat sulit dicapai. Hal ini disebabkan

oleh adanya faktor-faktor yang membatasi bekerjanya

suatu sistem pengendalian intern, antara lain :

1. Persengkongkolan ( collusion )Dengan adanya persengkongkolan, pemisahan tugas

seperti yang terdapat dalam rencana dan prosedur

perusahaan hanyalah inerupakan tulisan belaka.

Hal ini akan menghancurkan sistem pengendalian

intern yang bagaimanapun baiknya.

2. BiayaPengendalian juga harus mempertimbangkan biaya

dan kegunaannya. Biaya untuk mengendalikan hal-

hal tertentu mungkin melebihi kegunaannya. Hal-

hal semacain inilah yang, perlu untuk dipertim-

bangkan ,]ebih Ian jut agar pengendalian intern

dapat dicapai dengan memuaskan dan cukup ekono-

mis pula bagi perusahaan.

3. Kelemahan mannsiaOrang-orang pelaksana pengendalian intern

mempunyai kelemahan manusiawi yang ineinang selalu

ada pada setiap orang dan memang sangat' sulit

untuk dihilangkan. Mi.salnya,, orang-orang yang

harus memeriksa kebenaran prosedur yang dilaksa-

nakan., sering inembubuhkan parafnya .secara rutin

dan otomatis tanpa benar-benar melakukan

pemer i k.saan . Hal seitiaoam in i .sudah cukup bagi

seset^rang untuk melakukan kecurangan tanpa

disengaja.

23

3. SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALANPen.jual.an merupakan sumber penghasilan yang

utama dalam perusahaan, karena itu sangat diperlukan

pengurusan dan pengawasan yang baik yang hanya dapat

diperoleh dengan menyusun suatu sistem dan prosedur

yang mengatur aktivitas penjua].an secara efektif dan

efisien.

3.1. Bagian-bagian yang terlibatProsedur penjualan melibatkan beberapa

bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjua-

lan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-

bagian yang terlibat :

1. Bagian pesanan penjualan

2. Bagian kred it

3. Bagian gudang

4. Bagian pengiriman

5. Bagian billing ( peinbuatan faktur )

3.2. Fungsi, tugas dan wewenang bagian-bagian yang terlibatBagian pesanan penjualan

Pada pengaturan sistem dan prosedur

penjualan dalam suatu perusahaan, masalah utama

yang perlu mendapat perhatian adalah tentang

pelaksanaan dari pesanan-pesanan penjualan. Oleh

karena itu, daJam mengatur sistem dan prosedur

pesanan pen.iualan perlu diperhatikan tentang penyu-

sunan dokumen-ciokumen yang tepat dan sederhana

sehingga dapat menjamin terciptanya suatu pengenda-

lian intern yang efektif, kelancaran pelaksanaan

serta penekanan biaya.

Bagian pesanan penjualan inenurut Zaki Baridwan inempunyai fungsi sebagai taerikut ;

1. Mengawasi semua pesanan yang diterima.2. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari

langganan atau salesman dan melengkapi infor- masi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriraan.

3. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.

4. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gu- dangnya lebih dari satu menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman.

b. Membuat surat perintah pengiriman ( shipping order ) dan back order beserta tembusan- tembusannya.

6. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana ■ yang belum dipenuhi.

7. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memori­al ( journal voucher ) untuk bagian piutang.

8. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk c o n t o h .( 1981 : 61 )

Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi bagian

pesanan penjualan pada umumnya. Untuk perusahaan

j.ndustri misalnya, selain dari fungsi-fungsi terse­

but diatas, bagian pesanan juga harus menentukan

apakah pesanan tersebut dapat langsung dipenuhi

dari gudang atau masih harus diproduksi lebiii dulu.

Semua itu juga tergantung pada apakah produksi

dilaksanakan setelah ada pesanan atau persediaan

selalu tersedi.a banyak di gudang.

Bagi an Kred.it

Dalain prosedur penjualan, setiap pengiriman

barang untuk memenuhi pesanan pembeli harus menda-

patkan persetujuan dari bagian,kredit. Catatan yang

dibuat bagian piutang untuk tiap-tiap langganan

inengenai sejarali kreditnya, jumlah maksimum dan

ketepatan waktu peinbayaran dapat digunakan oleh

bagian kredit untuk dapat memberikan persetujuan.

Persetujuan dari bagian kredit biasanya

ditunjukkan dalam formulir Surat Perintah

Pengiriman yang diterima dari bagian pesanan pen-

jtialan. Radang kala terjadi, surat perintah

pengiriman dari bagian pesanan penjualan langsung

didistribusikan pada masing-masing bagian yang

bersangkutan sedangkan bagian kredit menerima satu

lembar kemudi.an menandatangan i untuk disetujui

atau tidaknya pesanan. Kalau pesanan tidak disetu­

jui oJeh bagian kredit maka bagian pesanan pen­

jualan memberitahu bagian pengiriman agar barang-

barangnya tidak jadi dikirim. Prosedur ini biasanya

dilakukan untuk menyingkat waktu dan untuk lang­

ganan ]ama. BiJ.a pembeli merupakan langganan baru,

maka semua lembar surat perintah pengiriman dari

bagian pesanan penjualan diserahkan ke bagian

25

26

kredit, hil.a disetu.iui bnru d i d is tr ibusi kan pada

i i i ; i : i n li- I i n : ) i ; i.ii)-l I 'h j. ; i . h i .

Bagian gudang

Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan

barang seperti yang tercantum dalam surat perintah

pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian

pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke

pembe 1 i.

Bagian Pengiriman

Dalam sistem penjualan kredit, bagian ini

berfungsi untuk menyerahkan barang atas dasar surat

order pengiriman yang diterima dari bagian pesanan

penjualan. Bagian ini bartanggungjawab untuk menja-

min bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusa-

haan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

Dalam sistem penjualan tunai, bagian ini

berfungsi unti.ik menyerahkan barang kepada pembeli

yang telah melunasi harga barang. Bagian ini juga

berfungsi untuk mengirimkan kembali barang yang

telah dibeli perusahaan kepada pemasok dalam

transaksi retur pembelian.

Bagian billing ( pembuatan faktur )

Tugas dari bagian pembuatan faktur

lain :

1. Membuat dan menerbitkan faktur penjualan dan

tembusan-tembusannya ( kadang-kadang tidak

membuat faktur tapi melengkapi data harga dan

perkalian dalara faktur ).

2. Menghitung biaya kirim penjualan dan pajak

pejualan yang dibebankan pada pembeli.

3. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-

perhitungan dalam faktur.

3.3. Fungsi FormulirFungsi utama formulir adalah :

1. Llntuk meningkatkan tanggung jawab otorisasi, pencatatan atau penyelesaian suatu transaksi perusahaan atau organisasi.

2. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan tu1is-menu1 is.

3. Untuk menyampaikan inforraasi penting dari seseorang ke orang- lain balk dalam satu organisasi maupun antar organisasi.

4. Untuk menoatat transaksi yang telah terjadi.( Drs. Sugiarto dan Drs. Placidus Sudibyo, 1985 : 90 )

Agar fungsi-fungsi formulir dapat dipero-

leh, maka formulir-formulir tersebut harus

mempunyai informasi dasar yang diperlukan oleh

perusahaan. Informasi dasar tersebut antara lain :

1. Untuk kepentingan ekstern, formulir harus

mencantumkan nama dan aJamat perusahaan.

2. Setiap formulir harus mempunyai judul untuk

identif ikasi.

3. Setiap formulir harus mempunyai nomor identi-

fikasi.

23

4. Setiap formulir harus menyediakan tempat untuk

tangga], paling tidak satu kali.

.5. Bila formulir diisi dengan tangan, garis-garis

harus tampak jelas.

6. Isi dari formulir harus disusun secara logis

dan sistematis.

7. Formulir harus diberi nomor urut tercetak.

3.4. Formulir yang digunakanFormulir yang digunakan dalam prosedur

pesanan penjualan adalah Surat Perintah Pengiriman ( Shipping Order ) dengan beberapa tembusan yang

masing-masing mempunyai fungsi tersendiri. Sadang-

kan formulir yang digunakan dalam prosedur pem-

buatan faktur adalah Faktur ( Invoice ) beserta

t.ombusan-tembusannya.

Surat perintah pengiriman ( shipping order )

Beberapa tembusan surat perintah pengiriman

yang biasanya digunakan sebagai berikut :

1.Tembusan Pengiriman ( Shipping Copy atau Stock Request Copy )Yaitu tembusan yang dikirimkan ke bagian gudang

agar disiapkan barang-barang yang akan dikirim.

Barang-barang dan tembusan ini kemudian diserah-

kan ke bagian pengiriman.

29

2.Tembusan Kredit ( Credit Copy )Yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit

untuk meminta persetujuan penjualan kredit.

3.Tembusan Pemberitahuan ( Advice atau Ac­knowledgment Copy )Yaitu tembusan yang dikirimkan pada pembeli

sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah

diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.

4. Tembusan Surat Pengangkutan ( Bill of Lading Copy )Yaitu tembusan yang berisi informasi yang sama

dengan surat perintah pengiriman. Bill of lading

ini biasanya dibuat rangkap 3, yang dua lembar

diserahkan pada pengangkut, yang satu .lembar

dimintakan tanda tangan pada pengangkut sebagai

tanda terima barang.

5. Tembusan Barang ( Packing Slip )Yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan

barang yang dikirim pada pembeli.

6 . Tembusan untuk Arsip ( Journal atau Register Copy )Yaitu tembusan yang disimpan urut sesuai no-

mornya. Arsip ini disimpan sampai tembusan

pengiriman diterima kembali dari bagian

pengi r iman.

0

7. Tembiisan untuk mongawasi pesanan-pesanan yang belum dipennhi ( Unfilled Order Copy )Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad naina

. pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk

inengetahui pesanan yang belum dapat dipenuhi.

Kadang-kadang dalam perusahaan kecil, surat

pesanan dari pembeli digunakan sebagai Surat

Perintsh Pengiriman. Dalam keadaan seperti ini,

hi la data surat pesanan tarsebut datanya kurang

lengkap, maka bagian pesanan yang akan meleng-

kapinya. Pada prosedur ini, berarti tidak ada

tembusan yang dibuat sehingga bagian-bagian yang

terlibat dalam penjualan tidak dapat bekerja pada

waktu yang sama.

Gambar 2.1SURAT PERINTAH PENGIRIMAN

SURAT PERINTAH PENGIRIHAN

Dikiri® kepada : Via :

NoterTanggal : No. Pesanan: Salesnan

NO JUHLAHDIPESAN

JUMLAHDIKIRIK

URAIAN HARGASATUAN

JUKLAH

12345678

DIKIRIM TflNSSAL : Bagian pengirinan

( )

Faktur ( Invoice )

Faktui' penjualan adalah surat pemberita-

huan yang dikirimkan kepada langganan mengenai

barang yang telah dikirimkan dan tentang hutang

yang hai’us dibayarnya kepada perusahaan yang

mengirinikan faktur penjualan.

Faktur biasanya dibuat dengan beberapa

tembusan :

1. Tembusan unt.uk langganan ( customer's copy )Yaitu lembar yang dikirim kepada pembeli. Jumlah

leinbar faktur yang dikirim kepada pembeli ter-

gantung dari permintaan pembeli.

2. Tembusan piutang ( account receivable copy ) Yaitu tembusan faktur penjualan yang dirimkan ke

bagian piutang sebagai dasar untuk mencatat

piutang ke dalam kartu piutang.

3. Tembusan distribusiYaitu tembusan yang digunakan untuk mengkredit

rekening penjualan yang diperinci sesuai dengan

klasifikasinya, menghitung harga pokok penjualan

dan menghitung komisi salesman.

4. Tembusan pemberitahuan ( Advice copy )Yaitu tembusan yang diberi.kan kepada salesman

sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim

sehingga salesman dapat menghitung berapa komisi

yang akan diterimanya.

Gambar 2.2 FAKTUR

FAKTUR

Kepada Yth. : Noiner «1

Tangga!1 : ■No. Pesanan:Salesnan :

NO JUMLAH JUKLAH URAIAN HAR3A JUHLAHDIPESAN DIKIRIK SATUAN

12345.b78

■ :;-4

3.5. Kombinasi prosedur pesanan dan prosedur pembuatan faktur

Ada beberapa kombinasi yang dapat digunakan

uratuk penyusunan prosedur pesanan dan pembuatan

faktur, yaitu :

1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang

terpisah.

2. Prosedur prebilling ;

a. complete pre billing

b. incomplete pre billing

3. Unit shipping order procedures.

E rM s^ .d iL c .^ ^ s ff.n a iL ^m i...p e m tm a J :.m i.J sL k tu r y ^ n g t e r p i s a h

Pada prosedur ini, pembuatan surat perintah

pengiriman dan tembusan-tembusannya dipisahkan dari

pembuatan faktur dan tembusan-tembusannya. Pertama

kali dibuat dulu surat perintah pengiriman dan

tembusan-tembusannya, setelah barangnya dikirim,

lalu dibuatkan faktur dengan tembusan-tembusannya.

Prosedur ini biasanya digunakan apabila

terdapat keadaan-keadaan sebagai berikut :

1. Sering terjadi adan.ya back order, yaitu dalam

hal pesanan tidak dapat dipenuhi seluruhnya,

sehingga memerlukan pengiriman lebih lanjut.

2. Perusahaan menjual barang-barang yang mempunyai

spesifikasi yang rumit, di mana spesifikasi ini

perlu ditunjukkan dalam surat perintah

pengiriman dengan lengkap, tetapi tidak diingin-

kan menunjukkannya dalam faktur.

Ens_MlULlaM-

Metode pre billing iala'h faktur dibuat

sekaligus' bersainaan dengan surat perintah

pengiriman. Surat perintah pengiriman dibuat

dalam beberapa tembusan, di mana lembar pertama

( asli ) merupakan faktur.

Dalam prosedur ini, faktur dibuat bersamaan

dengan surat perintah pengiriman. Prosedur ini

digunakan apabila dalam keadaan :

- Semua keterangan yang berhubungan dengan

pesanan itu sudah harus diketahui pada waktu

membuat surat perintah pengiriman, seperti

harga, cara pengiriman, berat barang dan

lain-lain.

- Persediaan barang , memungkinkan untuk

memenuhi pesanan - pesanan sehingga tidak

terjadi back order.

Pada complete pre billing, faktur sudah dibuat

lengkap sedangkan dalam incomplete pre billing,

faktur yang dibuat masih belum lengkap, karena

semua informasi yang diperlukan masih belum

dapat diketahui. Baru setelah barang dikirim,

35

faktur dilengkapi oleh bagian billing dan

dikirimkan pada langganan.

Unit shipping order prj2a&cluj-.es

Prosedur ini hampir sama dengan prosedur

pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah, tetapi

untuk tiap jenis barang dibuatkan surat perintah

pengiriman. Prosedur ini digunakan bila dalam

keadaan :

- bagian yang berhubungan dengan jenis barang

tersebut menginginkan satu unit shipping yang

terpisah.

- tanggal pengiriman dari tiap jenis barang

berbeda.

- sering terjadi back order.

- ingin mempermudah analisa pesanan yang diteri-

ma .

3.B. Pengendalxan Intern terhadap penjualanProsedur pengendalian intern dalam prosedur

penjualan biasanya dilakukan langkah-langkah seba-

gai berikut :

g. Order dari langganan yang diteriraa harus segera

diproses. Penjual menu 1 is■ order penjualan di

hadapan pembeli.

b, Harus digunakan formulir yang nomor urutnya

sudah dicetak terlebih dulu. Tiap hari bagian

36

pesanan penjualan memeriksa bahwa nomor urut

order penjualan tersebut sudah benar, tidak ada

yang kelewatan.

c. Setiap data yang terdapat pada order penjualan

harus diperiksa dengan teliti baik mengenai

jumlah barang, kualitas maupun harganya.

d. Mengadakan pemeriksaan jumlah persediaan yang

ada di gudang bila ada pesanan.

e. Untuk penjualan kredit, sebelum barang dikirini

harus diperiksa terlebih dulu apakah jumlah

piutangnya sudah melanipaui batas kredit yang

d i ten tu kan.

f. Harus diadakan pemisahan tanggung jawab secara

jelas antara bagian penerimaan order, bagian

pencatatan, bagian penyimpanan barang dan bagian

perabukuan.

g. Pengiriman barang dagangan kepada pembeli harus

mendapat otorisasi dari petugas yang berwenang.

h. Semua piutang dagang yang timbul dari penjualan

kredit harus dibukukan dengan teliti.

i. Pengembalian barang dari retur penjualan harus

mendapat persetujuan dari pejabat yang berwe­

nang .

j. Semua piutang dagang yang sudah jatuh tempo

harus segera ditagih.

37