Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB II
LANDASAN TEORI
Di dalam bab ini akan penulis kemukakan berbagai teori yang
berhubungan dengan permasalahan yang dialami oleh penisahaan, yaitu teori-
teori yang berhubungan dengan pengendalian persediaan bahan baku dengan
maksud untuk memudahkan serta mengarahkan analisa dalam usaha mencari
pedoman untuk menentukan langkah-langkah berikutnya serta pemecahan
masalah
2.1. Pengertian Pengendalian Persediaais
2.1.1. Pengertian Pengendalian
Di dalam membahas pengertian pengendalian maka tidak akan teriepas
dari tindakan pengawasan atau kontrol Oleh karena pengendaiian adalah suatu
jenis pengawasan yang dapat disertai dengan tindakan korektif atau perbaikan
Menurut J.M.A. Tahuteru :
Didalam suatu perusahaan, pengendalian dan penelitian terdiri darimemeriksa apakah segala sesuatu terjadi sesuai dengan rencana yangdiadaptasikan, instruksi-instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsipyang ditetapkan. Tujuan menunjukkan kelemahan dan kesalahantersebut supaya dapat memperbaiki dan menjaga agar janganterulang lagi. ( J.M.A Tahuteru, 1980 :115 )
Menurut pendapat Panglaykim dan Hazil:
Kontrol tidaklah berarti hanya mengontrol saja, ia meliputi pula aspek-aspek penelitian, apakah yang dicapai itu sesuai dan sejalan dengantujuan yang telah ditetapkan lengkap dengan rencana kebijaksanaan
10
program dan sebagai hasil yang dicapai itu sesuai dengan standard yangditetapkan. ( Panglaykim dan Hazil, 1977 : 175 )
Berdasarkan pendapat kedua ahli di atas, maka pengendalian itu bersifat
preventive dan corrective
- Preventive berarti mengadakan pencegahan sebelum terjadi kesalahan
- Corrective berarti mengadakan koreksi setelah terjadi kesalahan
Disamping pengendalian mempunyai sifat seperti tersebut di atas maka
pengendalian juga mempunyai unsur tindakan antara lain :
- Membandingkan standard dengan hasil pek«rjaan
- Membandingkan rencana dengan hasil yang didapat
- Menyelidiki kelemahan-kelemahan yang timbul
- Menunjukkan kekurangan - kekurangan yaitu dengan maksud untuk
menciptakan atau pengembangan sistem baru
- Mengukur aktivitas yang dijalankan
2.1.2. Pengertian Persediaan
Menurut Sofyan Assauri :
Persediaan ialah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milikperusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usahayang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalampengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yangmenunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. ( SofyanAssauri, 1980 : 175 )
12
Menurut Gozali yang dimaksud persediaan meliputi :
"-Bahan mentah, yaitu segala sesuatu yang beliim dikeijakan sesudah
diterima.
- Bahan-bahan yang sedang dikeijakan, yaitu segala bahan-bahan yang
telah meninggalkan gudang dan sedang dikeijakan didalam pabrik,
jadi berpindah dari mesin yang satu ke mesin yang lain
- Barang jadi atau barang yang sudah dikeijakan, yaitu barang yang
sudah rampung dan siap untuk dikirimkan kepada pembeli
- Bahan-bahan pembantu yaitu bahan-bahan yang digunakan untuk
memperlancar pekerjaan. Bahan-bahan ini biasanya habis atau tidak
dapat digunakan lagi sesudah pemakaiannya. ( Gozali, 1980 : 176 )
Berdasarkan pendapat mengenai pengertian persediaan seperti tersebut
di atas, maka secara umum yang dimaksud dengan persediaan adalah
menyangkut bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi dan bahan-bahan
pembantu. Pengendalian persediaan pada pokoknya membahas pengendalian
dan penelitian dari pada persediaan bahan mentah, bahan pembantu, barang
setengah jadi dan barang jadi agar tujuan perusahaan tercapai
Menurut Sofyan Assauri :
" Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk menentukan
komposisi dari pada persediaan parts, bahan baku dan barang jadi,
sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan
penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan
efektif dan efisien". ( Sofyan Assauri, 1980 : 185 )
13
Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengendalian
persediaan bahan baku adalah:
Suatu proses pengawasan yang ditujukan terhadap persediaan bahan
baku dalam suatu perusahaan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi
dan menciptakan ongkos minimal serta menghindari penanaman modal yang
berlebihan
2.2. Tuiuan dan Fungsi Pengendalian Persediaan
2.2.1. Tujuan Pengendalian Persediaan
Didalam kenyataannya dapat dikatakan bahwa pengendalian persediaan
sangat diperlukan oleh setiap perusahaan. Menurut Sofyan Assauri, tujuan
pengendalian persediaan adalah
- Usaha untuk menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan
sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatar. produksi.
- Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak
terlalu besar atau berlebihan sehingga biaya-biaya yang timbu! dari
persediaan tidak terlalu besar
- Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini
berakibat biaya pemesanan menjadi besar. ( Sofyan Assauri, 1980 :
186)
14
2.2.2. Fungsi-fungsiTersediaan
Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena
berbagai fungsi penting persediaan. Menurut T. Hani Handoko fungsi-fungsi
persediaan sebagai berikut :
- Fungsi Declouping
- Fungsi Economic Lot Sizing
- Fungsi Antlsipasi
ad i Fungsi Declouping
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi perusahaan internal
dan ekstemai mempunyai "kebebasan" (independence ) Persediaan declouping
ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa
tergantung pada supplier
ad 2 Fungsi Economic Lot Sizing
Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan
membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi
biaya per unit. Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan-
penghematan ( potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah
dan sebagainya ) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang
timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gudang, resiko, investasi dan
Iain-lain )
15
ad.3. Fungsi Antisipasi
Sering pemsahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan
berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.
Dalam hal ini perusahaan dapaj mengadakan persediaan musiman Disamping
itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidak pastian mengenai jangka waktu
pengiriman dan permintaan akan barang, sehingga memerlukan kuantitas
persediaan pengaman atau safety inventories Persediaan antisipasi ini penting
agar kelancaran proses produksi tidak terganggu ( T. Hani Handoko, 1984 :
335)
Berdasarkan uraian tersebut d: atas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-
fungsi persediaan adalah :
- Untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen
- Untuk menjamin kelancaran proses produksi agar tidak terganggu.
2.3. Faktor-faktor vang mempengaruhi Pengendalian Persediaan
Didalam pelaksanaan pengendalian persediaan, kebutuhan bahan baku
merupakan suatu keperluan untuk proses produksi perusahaan yang harus
ditentukan dengan benar. Dengan diketahuinya jumlah kebutuhan bahan baku,
bukan berarti perusahaan harus membeli kebutuhan tersebut dalam satu kali
pembelian. Akan tetapi dalam melaksanakan pembelian, sedapat mungkin
perusahaan menentukan jumlah yang paling optimal dalam arti kebutuhan bahan
perusahaan dapat dipenuhi secara baik dengan biaya persediaan yang paling
minimal.
16
Didalam setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah )
persediaan, biaya-bfaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan, yaitu :
* Biaya pemesanan ( ordering cost atau procurement cost)
Adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan pemesanan bahan dan biaya ini
berubah-ubah sesuai dengan fiskwensi pemesanan. Biaya pemesanan ini akan
semakin kecil apabila kwantitas bahan baku yang dibeli semakin banyak
Contoh biaya pemesanan antara lain
- Biaya telepon
- Pengeluaran surat menyurat
- Biaya ekspedisi dan administrasi
* Biaya penyimpanan ( carrying cost / holding cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang harus dikekiarkan sehubungan dengan
diadakannya persediaan yang disimpan dalam perusahaan dan biaya ini berubah-
ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Oleh karena itu penyimpanan yang
terjadi didasarkan atas pemesanan yang udak sekaligus dalam satu periode,
begitu pula penggunaannya, maka penentuan besarnya carrying cost didasarkan
pada average inventory ( persediaan rata-rata ).
Biaya penyimpanan ini semakin banyak, apabila kwantitas bahan baku yang
dibeli semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi.
Contoh biaya penyimpanan, yaitu :
- Biaya gudang atau sewa ruangan untuk gudang
- Biaya asuransi
17
- Biaya kerusakan bahan pada waktu disimpan.
- Bunga, dan sebagainya
2.4. Cara Pengendalian Persediaan Bahan
Pada prinsipnya pengendalian bahan baku dilakukan dengan , 3 ( tiga ) cara,
yaitu :
a Kepala gudang atau administrasi persediaan melaporkan kepada bagian
pembelian apabila kebutuhan bahan baku telah mendekati tingkat minimum,
kemudian bagian pembelian membicarakan dengan bagian produksi untuk
menentukan besarnya bahan yang harus dibeli
b Kepala gudang atau administrasi persediaan melaporkan kepada bagian
produksi bahwa kebutuhan bahan baku telah mendekati minimum, kemudian
bagian produksi menyampaikan pesanan tersebut pada bagian pembelian
c. Kepala gudang atau administrasi persediaan diberi wewenang oleh bagian
produksi. untuk mengadakan pesanan secara langsung kepada bagian
pembelian apabila kebutuhan bahan baku yang tersedia telah menunjukkan
tingkat minimum
Setelah bahan-bahan tersebut dibeli oleh bagian pembelian, tindakan
selanjutnya adalah menyerahkan bahan tersebut kepada bagian administrasi
persediaan untuk dicatat. Apabila ada permintaan dari bagian produksi oleh
kepala gudang dilaporkan atas pengeluaran tersebut kepada administrasi
persediaan untuk dicatat
18
Dengan demikian cara pengendalian bahan seperti tersebut di atas akan
dapat memperkecil kemungkihan kemacetan jalannya proses produksi akibat
adanya kekurangan bahan atau keterlambatan dalam penenmaan bahan
Disamping perusahaan menetapkan suatu kebijaksanaan mengenai
pengendalian bahan dalam jumlah pembelian dan kwalitas yang tepat,
pemsahaan perlu juga menetapkan biaya persediaan yang serendah-rendahnya
Dengan memperhitungkan biaya-biaya yang serendah-rendahnya maka
perusahaan harus mempergunakan suatu cara agar pengadaan tersebut dapat
terlaksana dengan baik, untuk itu dapat menggunakan suatu konsepsi dasar
penentuan persediaan sebagai berikut :
- pemesanan yang dilakukan pada suatu persediaan yang telah mencapai suatu
tingkat ( order point system ) yaitu pemesanan yang dilakukan apabila jumlah
persediaan telah ditentukan yang merupakan batas waktu dilakukan
pemesanan.
- Pemesanan yang dilakukan dengan memperhitungkan waktu yang telah
ditentukan ( order periode circle system ), yaitu jarak waktu yang digunakan
pemesanan bahan adalah tetap, misalnya setiap bulan, setiap triwulan, setiap
minggu
Besarnya bahan yang dipesan ditetapkan sebesar selisih persediaan maksimum
yang telah ditentukan dengan sisa persediaan yang ada Ukuran pembelian
( pemesanan ) tersebut dihitung sebagai suatu kwantum yang seandainya tidak
ada lead time akan menaikkan kesatuan tingkat persediaan maksimum
19
2.5. Menentukan Jumlah Pemesanan dan Biava Paling Ekonomis
Berdasarkan pada jumlah pemesanan yang paling ekonomis berarti menentukan
jumlah pemesanan bahan dengan biaya yang paling rendah. Untuk itu perlu
sekali meninjau kembali kedua macam biaya yang ditimbulkan dan keduanya
mempunyai sifat yang saling bertentangan
Di satu pihak pemesanan menghendaki dilakukan dalam jumlah besar,
sedangkan di lain pihak biaya penyimpanan menghendaki pesanan dilakukan
dalam jumlah kecil Jumlah pemesanan yang paling ekonomis adalah pada saat
kedua biaya ( biaya pemesanan dan biaya penyimpanan ) adalah paling rendah
Untuk menentukan kebijaksanaan penyediaan bahan baku yang tepat dalam arti
proses produksi dapat berjalan lancar dan biaya yang ditanggung seminima!
mungkin, dapat digunakan metode yang disebut Economic Order Quantity
( EOQ )
2.5.1. Teknik Penentuan EOQ
Menurut Drs. Zainal Mustafa El Qodri dan Drs. Supardi, bahwa :
"Dalam pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan EOQ
dipengaruhi oleh 2 ( dua ) jenis biaya yang terjadi pada usaha pengadaan
tersebut. Biaya-biaya yang dimakdud adalah : Biaya pemesanan ( set up
cost/order cost ) dan biaya penyimpanan/penggudangan ( carrying cost )". (
Drs.Zainal Mustafa El Qodri dan Drs Supardi, 1985 : 105 )
20
Kedua biaya tersebut apabila kita rumuskan dalam bentuk akan nampak sebagai
berikut :
SRBiaya pesan =
qBiaya simpan = x C
di mana :
q = Jumlah bahan baku yang dipesan dalam sekali pembelian/pengadaan
C = biaya penyimpanan ( simpan ) per unit/periode penyimpanan.
S = biaya pesan setiap kali pesan.
R = Kebutuhan bahan baku satu periode
Jumiah antara biaya pesan dengan biaya simpan disebut sebagai total biaya
persediaan bahan baku
Total biaya persediaan minimal terjadi jika biaya simpan sama dengan biaya
pesan dan pada saat itulah EOQ terjadi
Dengan demikian dengan menggunakan analisa matematik, EOQ dapat
diformulasikan sebagai berikut :
Biaya simpan = Biaya pesan
q.C = SR
21
Untuk menghilangkan penyebut dari kedua biaya persediaan tersebut, rnaka
dikalikan dengan 2q, sehingga menghasilkan :
qJC = 2.S.R
q2 = 2.S.R
2.S.R
di sini C dapat juga dirumuskan sebagai : P x I
di mana :
P = harga pembelian per unit yang dibayar
I = carrying cost yang dinyatakan daiam prosentase dari nilai rata-rata dalam
rupiah dari persediaan
Jadi dengan demikian EOQ, diformulasikan :
EOQ = /2.R.S
atau
EOQ = /2.R.S
P.I
Analisa EOQ di atas dapat diterapkan bila anggapan-anggapan berikut ini
dipenuhi :
1 Permintaan akan produk adalah konstan, seragam dan diketahui (
deterministik )
22
2 I larga per unit produk adalah konstan
3. F*iaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstati
4. Biaya,pcmcsanan per pesanan adalah konstan
5 Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-baiang dilcrima ( lead time )
adalah konstan
6 Tidnk tcrjadi kekurangan barang atau "Hack Orders"
Pcngganibaian sccara grafis tcntang fbrmiilasi biaya-biaya serin F.OQ di alas
dapal (iilihat pada gambnr I(iambar I
Situasi Biaya Persediaan Halian Bnku
biava
Total biciya petsedinan
l>iayn sinipaii
biava pcsan
0 (] jumlah barnng
Biaya penyimpanan semakin meningkat apabila iiimlah persediaan
semakin besar sebaliknya biaya pemesanan akan meningkat bila pemcsanaii
dilakukan dalam kuantitas kecil karena pemesanan dilakukan bcmlang kali
Kurva biaya total rclatif dalar sepanjang selang kuantitas ukuran lot Hal ini
23
berarti tidak perlu dilakukan spesifikasi ukuran lot yang ekonomis secara tepat
untuk mendapatkan bia°ya yang cukup rendah
Untuk menjaga agar kelancaran proses produksi tidak terganggu yang
disebabkan keterlambatan pesanan tiba, diperlukan adanya "Safety Stock"
( persediaan pengaman ). Disamging itu sebelum bahan dasar habis terpakai,
hams sudah dilakukan pesanan kembali yang maksudnya agar pada saat
pesanan datang, persediaan bahan dasar masih berada atau tepat di atas safety
stock Titik di mana harus dilakukan kembali pesanan, disebut Re-Order Point
(R.O.P).
2.6. Meneniukan Safety Stock dan Reorder Point
2.6.1. Safety Stock
Ketidak pastian dalam dunia usaha mempengaruhi pemakaian bahan
baku, yang bisa menyebabkan terjadinya kekurangan atau kehabisan persediaan
untuk kelancaran proses produksi Oleh karena itu perusahaan harus
menetapkan berapa besarnya safety stock untuk mengatasi kekurangan atau
kehabisan bahan
Safety stock atau Buffer Stock adalah persediaan tambahan yang diadakan
untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan
( stock out)
Safety stock perlu diadakan sebab :
- Adanya ketidak pastian tentang datangnya barang yang dipesan atau adanya
keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan
24
- Adanya ketidak pastian dalam proses produksi, sehingga penggunaan bahan
baku dalam proses produksi tidak sama dengan perkiraan sebelumnya.
Besar kecilnya persediaan pengaman atau safety stock pada setiap
perusahaan adalah tidak sama, relatif tergantung pada situasi dan kondisi dari
masing-masing perusahaan. Adapun faktor-faktor yang menentukan besarnya
safety stock adalah :
1 Penggunaan bahan baku rata-rata.
2. Faktor waktu (lead time )
Untuk menentukan besarnya safety stock, di sini penulis menggunakan metode
"Level of Service" yaitu suatu ukuran untuk tingkat pelayanan sampai seberapa
besarnya safety stock yang harus ditentukan agar tidak terjadi stock out, karena
kegoncangan atau fluktuasi lead time
Di smi penulis kemukakan pendapat Sofyan A yang secara matematis
safety stock dapat ditentukan dengan rumus :
Safety Stock = K / L (SD )2 + ( D )2 (SL f
Keterangan :
K = Policy factor level of service
L = Lead time rata-rata
D = Pemakaian rata-rata
SD = Deviasi standard pemakaian
SL = Deviasi standard lead time
25
Tabel 1
Policy Factors ( k ) Pada Frequency Level of Service
Frequency Level of Service ( % )506070758085909597,59999,599,9
k00,250,520,670,841,041,281,641,962,332,583,10
( Sofyan Assauri, 1980 : 206 )
Menurut Roger G. schroeder ada beberapa cara untuk menyatakan service
level, yaitu
3 Service level adalah probabilitas di mana seluruh pesanan akan dapat
dipenuhi oleh persediaan selama lead time
2 Service level adalah prosentase permintaan yang dipenuhi oleh persediaan
selama periode waktu yang diberikan ( misalnya 1 tahun )
3. Service level adalah prosentase waktu di mana suatu sistem memiliki
persediaan. ( Roger G. schroeder, 1981 : 374 )
26
2.6.2. Reorder Point ( saat pemesanan kembali)
Menentukan waktu yang tepat untuk mengadakan pemesanan adalah
merupakan masalah yang penting bagi perusahaan. Hal tersebut dikatakan
penting sebab bila terjadi kesalahan dalam menetapkan datangnya persediaan
maka perusahaan akan mengalami :
1 Bila tibanya persediaan di gudang lebih awal atau terlalu cepat, maka terjadi
penimbunan bahan baku
2. Datangnya persediaan terlambat maka akan menyakibatkan kemacetan
proses produksi, hal ini disebabkan bahan baku teiah habis sebelum pesanan
tiba.
Pada waktu menentukan reorder point harus memperhatikan faktor-
faktor :
1. Penggunaan bahan selama"Procurement Lead Time" ( waktu di mana
meliputi saat dimulainya usaha pemesanan bahan sampai bahan ditenma )
2 Besarnya safety stock
Dengan dernikian EOQ berhubungan erat dengan Safety Stock dan
R.O.P.
Hubungan ini dapat digambarkan dalam gambar 2
Gambar 2
l l u b u n g a n a n l a r a H O Q , S a f e t y S l o c k d a n K O I '
Unit
\
Safely Slock
Waklu"
Lend time adalah waktti yang dibutuhkan sejak meniesan baiang sarnpai barang
yang tcisebut datang Sedangkan R O P dapat ditenlukar, dengan cm a :
Mencntukan juinlah penggunaan selama lead lime dan ditambah dengan
besamya safely stock
Scbagai contoli dapat dilakukan dengan data sebagai beiikut :
Kcbultibau baban selinp (alum ( 320 ban clcklil ) sebanyak 6/100 unit dengan
liaiga Rp. 50 per unit. Dalatn rangka pcmbelian iciscbut dibutuhkan biaya-biaya
sebagai beiikut
- biaya pengiriman pesanan Rp 10 per unit
- biaya administrasi Rp 20 per unit
28
- biaya untuk menyelesaikan pesanan Rp 20 per unit
- biaya penyfmpanan di gudang sebesar Rp 1 per unit per tahun
Dari data tersebut, maka dapat ditentukan jumlah pemesanan yang paling
ekonomis, yaitu :
Penyelesaian :
R = 6.400 unit
S - Rp 10 + Rp. 20 + Rp. 20
= Rp. 50
C - Rp 1
6.400 x 50EOQ
1
/640.000= J 640 000 = 800 unit
Penggunaan I tahun = 6.400 unit
Penggunaan 1 hari = 6.400 : 320 -- 20 unit
Penggunaan selama lead time = 6 x 20 unit r-~ 120 unit
Safety Stock = 500 unit
J a d i R O P -- 120 + 500 = 620 unit
Frekwensi pembelian selama 1 tahun = 6 400 : 800
= 8 kali
atau ( 320 : 8 ) hari = 40 hari sekali