Upload
others
View
13
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
25
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Pada saat ini manfaat komputer sudah dirasakan oleh banyak orang.
Komputer pada umumnya digunakan untuk membantu aktivitas manusia, dalam
bidang bisnis komputer berguna untuk kegiatan transaksi baik rutin maupun
periode. Selain itu dapat menyediakan informasi dengan cepat, tepat dan akurat
komputer juga sangat membantu dalam penyimpanan data.
Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti di Paldam XII/Tpradalah bagian
dari Kodam XII/Tpr yang bertugas memberikan pelayanan pemeliharaan materiil
kendaraan dan senjata daerah dengan tujuanperawatan materiil disatuan jajaran
kodam XII/Tpr yang beralamat di jalan Adi Sucipto km 7,5 Kecamatan Sui
RayaKabupaten Kubu Raya Provinsi Kalimantan Barat. Dalam proses pencatatan
penerimaan dan pengeluaran kas masih menggunakan sistem manual, pada proses
data yang manual ini memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan
resiko yang besar seperti hilang dan rusaknya suatu data, setiap kegiatan yang
terjadi masih disimpan didalam arsip hal ini mengakibatkan lambatnya
pengolahan informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu peran komputer sangat
berpengaruh besar bagi usaha ini karena tanpa adanya komputer kegiatan
pencatatan di koperasi belum berjalan cepat, tepat dan akurat.
26
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan kegiatan akan dijelaskan mengenai sejarah berdirinya
Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti, dan stuktur organisasi serta fungsi-
fungsi dari masing-masing bagian pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Rintisan organisasi TNI di kalbar berawal dari Proklamasi Kemerdekaan
RI 17 Agustus 1945 yang disebut oleh para pejuang Kalbar sejak September 1945
s.d 1949 sudah membentuk perjuangan : dari 10 organisasi tersebut
merupakan wadah kekuatan TNI di Kalbar sampai dengan diresmikan pada 2
Februari 1945 dengan nama Sub Territorium I Kalimantan Barat (STMI Kalbar)
yang berkedudukan di Pontianak dibawah pimpinan Mayor Firmansyah,
selanjutnya mengalami perubahan menjadi Brigade “A” Sub Territorium I kalbar
berubah lagi menjadi Brigade “G”Sub Territorium VI/Tpr. Berdasarkan keputusan
Kasad Nomor KPTS-1857/1958 tanggal 17 juli 1958 Resimen Infanteri 20
Territorium VI/Tanjungpura berubah menjadi Kodam Kalimantan Barat dengan
panglima pertama Letkol Inf Soeharto. Pada tanggal 12 Desember 1960 komando
daerah Militer Kalimantan Barat diubah menjadi Komando Daerah Milliter
XII/Tanjungpura. Kebijakan TNI AD Berdasarkan surat keputusan Kasad Nomor:
Skep/11/XII/1984 TANGGAL 19 Desember 1984 dalam rangka perampingan
organisasi Angkatan Darat, maka Kodam XII/Tpr dilikwidasi menjadi korem
121/Alambhana Wanawai Kalbar kodam VI/Tpr di Kaltim , dimana wilayah
Kalbar di bawah kendali Korem 121/Abw selama 25 tahn mulai tahun 1985 s.d
2010. Pada 2 Juli 2010 pengukuhan Kodam XII/Tpr oleh Kasad Jendral TNI
George Toisutta berdasarkan peraturan kepala staf Angkatan Darat Nomor:
27
Perskasad/17/V/2010 tanggal 27 Mei 2010 tentang pembentukan Kodam
XII/Tanjungpura.
3.2.2. Struktur Organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang yang menyatukan diri untuk
melaksanakan suatu kerjasama guna mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di
tentukan dan di sepakati bersama. Bagi suatu perusahaan, baik perusahaan kecil
maupun perusahaan besar dibutuhkan suatu struktur organisasi sehingga menjadi
jelas apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggotanya,
serta kedudukan masing-masing dalam hubungannya antara satu dengan yang
lainnya.
Dengan adanya pembagian kerja ini akan membantu perusahaan untuk
mempelancarkegiatan pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti, maka
perusahaan perlu menyusun suatu stuktur organisasi. Perusahaan dalam
melaksanakan kegiatannya selalu memerlukan kordinasi yang baik, agar apa yang
menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk mencapai tujuan tersebut,
diperlukan suatu stuktur organisasi yang dapat memberikan suatu pembatasan
terhadap tugas, wewenang, dan tanggung jawab bagi masing-masing individu
maupun kelompok, dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan Gambar
struktur organisasi Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti dapat dilihat sebagai
berikut :
28
Sumber : Koperasi Jasa Kartika DWI CAKTI BHAKTI Paldam XII/TPR ( 2017 )
Gambar III.1 Struktur Organisasi Kepengurusan Koperasi Jasa Kartika
Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada stuktur
organisasi Koperasi Jasa Kartika DWI CAKTI BHAKTI adalah sebagai berikut:
KA.PRIM KOP
SEKERTARIS
UR. NIKKOP UR.USAHA UR. BENDAHARA
UNIT USAHA
29
1. KA. PRIM KOP ( Ketua )
KA. PRIM KOP bertanggung jawab dalam hal :
a. Memimpin,mengatur, mengawasi dan mengendalikan semua usaha,
pekerjaan dan kegiatan koperasi agar sesuai dengan program kerja
dan anggaran.
b. Bertanggung jawab mengendalikan dan meningkatkan keuntungan
koperasi.
c. Meningkatkan kesejahteraan anggota dan peningkatatn modal
koperasi.
2. Sekertaris
Sekertaris memiliki fungsi antara lain :
a. Mencatat surat-surat keluar dan masuk sesuai dengan Minu TNI AD
dan koperasi yang berlaku.
b. Menyusun dan menertibkan arsip-arsip sesuai dengan klasifikasi.
c. Mendistribusikan surat-surat masuk dan keluar kepada instansi
penjabat terkait.
3. UR. BENDAHARA
UR. BENDAHARA memiliki tugas antara lain :
a. Melaksanakan pencatatan terhadap penerimaan dan penyaluran dana
sesuai dengan rencana kerja dan RAPB koperasi.
b. Melaporekan posisi keuangan setiap akhir bulan secara tepat waktu
di lengkapi dengan penjelasan-penjelasan.
c. Menata dan menyimpan arsip dan dokumen yang menyangkut asset
perbendaharaan dan keuangan di atur secara tepat dan aman.
30
4. UR. USAHA ( Toko )
UR. USAHA memiliki fungsi antara lain :
a. Melayani kebutuhan sembako, kebutuhan primer dan sekunder.
b. Melaporkan hasil pendapatan kepada ketua koperasi dan
melampirkan data hasil penerimaan setiap bulannya kepada
bendahara.
5. UR. NIKKOP ( Simpan Pinjam )
UR. NIKKOP memiliki fungsi antara lain :
a. Meyani anggota koperasi khususnya yang memerlukan bantuan uang
tunai dengan jasa sebesar 1,5% perbulan.
b. Melaporkan hasil pendapatan kepada ketua koperasi dan
melampirkan data hasil penerimaan setiap bulannya kepada
bendahara
6. Unit Usaha
Unit Usaha memiliki tanggung jawab antara lain:
a. Memberi setoran setiap bulannya kepada koperasi.
b. Menjaga dan memelihara asset koperasi.
3.3 Proses Bisnis Sistem berjalan
Penulis yang melakukan riset di Koperasi Paldam XII/Tpr membahas
sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada anggota TNI-AD di Paldam XII/Tpr
dengan prosedur sebagai berikut:
31
1. Proses Tansaksi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Anggota koprasi mengisi blangko peminjaman USIPA, setelah itu
diserahkan kepada kaprin (ketua koprasi) dan di setujui oleh kertua koprasi
maka akan dikeluarkan oleh UR.NIKKOP simpan pinjam,setelah disetujui
anggota dapat menerima peminjaman dengan catatan bunga 1,5% dari
yang di pinjam.
2. Proses Pencatatan
Kaprin meyerahkan USIPA kebendahara dan bendahara akan mencatat
dibuku besar.
3. Proses Laporan
Berdasarkan buku besar maka bendahara akan merekap menjadi laporan
dan akan dilaporkan setiap triwulan dan diserahkan kepada kaprin berupa
bentuk laporan peminjaman.
3.3.1.UnifiedModelling Language (UML)
UML (Unified Modeling Language) menurut Rosa dan Shalahudin
(2015:133) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan didunia
industri untuk mendefinisikan requirement, membuat anlisis dan desain, serta
menggambarkan arsitektur dalam pemograman berorientasi objek.
3.3.2. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari
sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.
Diagram aktivitas juga banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut:
a. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan
merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan.
32
b. Urutan atau pengelopokan tampilan dari sistem / user interface dimana
setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan
33
Sumber : Hasil Observasi(2017)
Gambar III.2Activity Diagram Sistem Berjalan Penerimaan dan Pengeluaran
Kas
34
3.4.Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapatkan dokumen yang
digunakan dalam proses pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut dapat meliputi
dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik yang
berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang mana dokumen itu akan
diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Adapun dokumen masukan yang terdapat dalam sistem Perancangan Sistem
Informasi Penerimaan dan pengeluaran kas pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti
Bhakti meliputi hal-hal sebagai berikut:
Nama Dokumen : USIPA
Fungsi : Sumber Informasi Data Peminjaman
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A.1
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen organisasi berupa
dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen
hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran yang terdapat dalam
35
sistem Perancangan Sistem Informasi Peminjaman pada Koperasi Jasa Kartika
Dwi Cakti Bhakti meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Laporan Peminjaman
Fungsi : Melaporkan data peminjaman
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Frekuensi : Setiap triwulan
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Buku besar
Fungsi : Mencatat data transaksi peminjaman
Sumber : Bendahara
Tujuan : Ketua Koperasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Bentuk : Lampiran B.2
3.5.Permasalahan Pokok
Dalam analisa Perancanga Sistem Informasi Peminjaman pada Koperasi
Jasa Kartika Dwi Cakti Bhakti, ada beberapa kendala atau permasalahan yang
dihadapi.
36
1. Pencarian data pada arsip sangat lama dengan memilah-milah tumpukan
arsip ketika ingin digunakan.
2. Masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan pencatatan
buku.
3. Penghitungannya masih menggunakan alat bantu.
3.6 Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang di hadapi pada Koperasi Jasa Kartika Dwi Cakti
Bhaktilebih mendasar dan terletak pada sumber daya manusia serta sistem yang di
jalankan di koperasi tersebut. Sehingga koperasi tersebut harus melakukan efektif
dan juga efesien terhadap permasalahan yang timbul serta dapat mengambil
langkah-langkah yang sesuai dengan menejemen perusahaan agar kedepan
koperasi tersebut dapat lebih maju. Adapun alternatif pemecahan masalah adalah
sebagai berikut :
1. Melakukan analisa terhadap kebutuhan sistem informasi atau pengetahuan
para anggota dapat berkembang menjadi lebih baik.
2. Merancang suatu sistem yang digunakankhususnya dalam sistem
pengeluaran kas masuk dan kas keluar sehingga memudahkan dalam
melakukan pekerjaan
3. Beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi khusunya data
pengeluaran dan penerimaan kas agar efektif dan efesien serta
meminimalisir dari berbagai resiko.
4. Konsistensi data dengan akurat karena data yang di masukan akan selalu
sesuai dengan data yang akan di jadikan laporan
37
5. Pembuatan laporan hanya tinggal cetak tanpa menginnput ulang data per
laporan keuangan.