16

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran tentang

proses bisnis berdasarkan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi yang ada

di perusahaan PT. Primafood International.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Pada tahun 1997 PT. Primafood International mengembangkan bisnis di

bidang industri pengolahan makanan berbahan baku ayam dengan membuka pabrik

di daerah Cikande, Serang. Yang merupakan salah satu pabrik pengolahan ayam

termodern di Indonesia. PT. Primafood International memiliki standar pengolahan

produk dengan standar internasional antara lain :

1. Pengawasan quality control (QC) yang ketat.

2. Menerapkan sistem ISO 9001:2008, HACCP (Hazard Analytical Critical

Control Point), dan FSSC 22000 (ISO 22000:2005 dan PAS 220:2008).

3. Diproses dalam suhu terkontrol.

4. Diproses dengan mesin pengolahan makanan high technology yang canggih

dan modern.

5. Higienis, dengan minimalisasi peran tangan karyawan selama proses.

Produk matang dibekukan dengan sempurna.

6. Suhu kondisi penyimpanan dan pendistribusian selalu dalam keadaan yang

beku.

17

7. Menggunakan daging ayam pilihan dan bahan lainnya.

8. Diolah dengan bumbu - bumbu pilihan.

9. Fasilitas laboratorium berteknologi tinggi yang memadai.

PT. Primafood International berkomitmen menghasilkan produk produk

berkualitas, maka produk- produk yang dihasilkan sudah memiliki sertifikat dan

terdaftar pada :

1. Sertifikat ISO 9001 versi 2008 & HACCP versi CODEX

2. Sertifikat Halal dari MUI

3. Terdaftar di BPOM ( Badan Pengawasan Obat dan Makanan )

4. Nomor KVS (Kontrol Veteriner Slaughter) & nomor TPD (Tempat

Pengolahan Daging dari Departemen Pertanian)

PT. Primafood International salah satu perusahaan di bawah naungan PT.

Charoen Pokphand Indonesia, yang memiliki kantor cabang di Medan, Palembang,

Banten, Jakarta, Bandung, Semarang, dan Surabaya. Dengan kualitas produk yang

baik, produk Golden Fiesta, Fiesta, Champ, dan Okey. Yang layak dijadikan

makanan pilihan keluarga. PT. Charoen Pokphand Indonesia dengan brand Fiesta

dan Champ telah memperoleh penghargaan Top Brand, yaitu TOP BRAND (2008,

2009, 2010) dan TOP BRAND KIDS (2009, 2010).

3.1.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan salah satu kelengkapan penting di di dalam

sebuah perusahaan yeng menggabarkan tingkat tanggung jawab, wewenang dan

18

atau pemisahan fungsi dari jabatan yang di pegang setiap karyawan. Lebih jelasnya

struktur organisasi adalah kerangka penting suatu management dalam pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang di bentuk untuk

melaksanakan tugas-tugas pokok dalam suatu perusahaan. Maka dari itu dibuatnya

struktur organisasi ini adalah untuk mempermudah pembagian tugas sesuai dengan

bidangnya masing-masing.

Berikut adalah gambar dari struktur organisasi yang ada pada PT.

Primafood International Cabang Taman Harapan Baru.

Sumber : PT. Primafood International (2017)

Gambar III.1. Struktur Organisasi

19

3.1.3. Job Description

1. Direktur Utama

Menerima laporan penjualan barang, laporan keuangan, dan memperluas

kerjasama dengan semua perusahaan di seluruh dunia untuk mendekatkan

perusahaan ke pelanggan.

2. General Manager

1. Menerima laporan dari tiap PIC cabang baik itu laporan penjualan,

keuangan, stock barang, dll.

2. Memberikan laporan kepada Direktur Utama

3. Operation Manager

1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan aktivitas produksi dan

distribusi unit operasional

2. Berperan aktif dalam perencanaan dan koordinasi penyusunan

anggaran penghasilan tiap unit operasional secara terukur dan

mengendalikan realisasi anggaran secara efisien dan efektif

3. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan sistem dan

prosedur berkaitan dengan produksi dan distribusi

4. Melakukan analisis proses bisnis secara detail di bidang produksi

dan distribusi unit operasional

5. Berpartisipasi dalam mengembangkan SOP produksi dan distribusi

unit operasional

6. Melakukan evaluasi kompensasi dan memberikan pelatihan proses

produksi dan disribusi

20

7. Mewakili manajemen dalam komunikasi yang konstruktif dengan

pelanggan berkaitan dengan aktivitas produksi dan distribusi unit

operasional

8. Monitoring penerimaan atau pembayaran piutang hasil penjualan

9. Mengevaluasi laporan operasional dan SOP

4. Area Koordinator

1. Menerima laporan penjualan dari tiap cabang

2. Mengawasi tiap cabang agar mencapai target

3. Mengawasi kinerja PIC dan SL tiap cabang

5. Canvasser

1. Bertanggung jawab menjalankan rencana yang sudah diberikan

2. Membuat target prestasi yang ditetapkan oleh atasan serta melakukan

pengembangan Retail Outlet di wilayahnya masing-masing

3. Melakukan edukasi, branding program ke Retail Outlet

4. Bertanggung jawab membuat nota penjualan di Retail Outlet

5. Bertanggung jawab serta memastikan uang setoran sesuai dengan SOP

yang berlaku

6. Mengikuti disiplin waktu yang sudah ditetapkan, penyetoran uang,

penyerahan nota dan perhitungan barang

6. Food Advisor

1. Menjaga Penampilan

2. Kasir

3. Melayani pembeli, berkaitan dengan produk yang dijual

21

4. Menjaga kebersihan dan kerapihan toko

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Proses Permintaan Barang

Admin toko membuat BPB (Bon Permintaan Barang) dan mengajukan

kepada Area Koordinasi (AK) untuk meminta persetujuan, setelah BPB

disetujui oleh AK, kemudian AK mengajukan BPB kepada bagian

Purchasing, dan bagian Purchasing membuat Purchase Order (PO) untuk

dikirim ke gudang.

2. Proses Pengiriman Barang

Setelah PO diterima oleh gudang, gudang akan menyiapkan sejumlah

barang yang diminta oleh pemohon. Pihak Purchasing akan diberikan

konfirmasi perihal jadwal kedatangan barang dan daftar barang yang telah

dipesan. Driver akan mengecek barang yang disiapkan dan mengantar

barang tersebut ke toko tujuan (pemohon).

3. Proses Penerimaan Barang

Proses penerimaan barang dilakukan oleh Admin toko, diawali dengan

kedatangan barang dari gudang yang dibawa oleh Driver. Driver akan

memberikan tanda terima berupa faktur pemesanan (Purchase Order)

kepada pemohon. Setelah barang diterima dan dicek dengan baik,

pemohon akan menandatangani faktur pemesanan tersebut dan melakukan

receive barang yang nantinya akan diberikan kepada Purchasing untuk

dijadikan bukti bahwa barang telah diterima oleh pemohon dengan baik

dan benar.

22

4. Proses Pembuatan Laporan Barang

Setelah menerima barang, admin toko akan menginput data barang

masuk sekaligus menginput data barang keluar ke dalam tabel stok

berdasarkan pembelian konsumen. Dalam pembuatan laporan diawali

dengan admin toko menghitung secara fisik stok barang yang masih

terdapat di store. Setelah menghitung, admin toko akan menyocokkan

data hasil dari penghitungan dengan tabel stok. Jika jumlah fisik barang

tidak sesuai dengan yang ada di tabel stok, maka admin toko akan

melakukan penelusuran sampai jumlah barang sesuai dengan yang ada

di tabel stok. Jika jumlah fisik barang sudah sesuai dengan jumlah yang

ada di tabel stok, maka admin toko akan merekap dan melaporkan data

tersebut kepada Area Koordinator (AK) setiap minggunya.

3.3. Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan

Gambar III.2. Diagram Aktivitas Permintaan Barang

23

Gambar III.3. Diagram Aktivitas Pengiriman Barang

Gambar III.4. Diagram Aktivitas Penerimaan Barang

24

Gambar III.5. Diagram Aktivitas Pembuatan Laporan Barang

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai

bentuk dokumen-dokumen sistem berjalan, yang berperan penting dalam prosedur

sistem persediaan barang pada PT. Primafood International. Bentuk dokumen ini

dapat digolongkan dalam dua bagian, yaitu bentuk dokumen masukan (Input) dan

bentuk dokumen keluaran (Output).

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah dokumen yang dibuat dalam sistem tersebut

untuk kemudian diproses oleh sistem tersebut agar dapat menghasilkan keluaran.

Adapun spesifikasi dokumen masukan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Formulir Bon Permintaan Barang (BPB)

Fungsi : Sebagai media pengadaan barang

25

Sumber : Area Koordinator

Tujuan : Purchasing

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap unit kerja membutuhkan barang

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Faktur Permintaan Barang ke Gudang (PO)

Fungsi : Sebagai media permintaan barang dari unit kerja

Sumber : Purchasing

Tujuan : Admin Gudang

Media : Kertas

Jumlah : 3 Lembar

Frekuensi : Setiap unit kerja membutuhkan barang

Bentuk : Lihat lampiran A2

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan Persediaan barang

Fungsi : Sebagai media untuk mengetahui persediaan barang

Sumber : Admin Toko

26

Tujuan : AK Area Koordinasi

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran barang

Fungsi : Sebagai media untuk mengetahui barang yang keluar

Sumber : Admin Toko

Tujuan : AK Area Koordinasi

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap pendataan barang yang keluar

Bentuk : Lihat lampiran B.1

3.5. Permasalahan Pokok

Permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem berjalan yaitu:

1. Proses pencarian data yang memakan waktu sehingga admin tidak dapat

menyajikan data secara cepat dan akurat.

2. Proses pendataan atau pembuatan laporan barang yang keluar masih

menggunakan kertas yang ditulis tangan yang menyebabkan terjadinya

penumpukan berkas.

3. Sering terjadi kesalahan pencatatan dalam penginputan data sehingga

mengakibatkan data tidak balance antara jumlah fisik barang dengan yang

ada di tabel stok barang.

27

4. Kurangnya keamanan data yang membuat data rusak atau hilang yang

dikarenakan penyimpanan data yang kurang rapih karena belum

terorganisir dalam suatu sistem database sehingga terjadi keterlambatan

dalam proses pembuatan laporan

3.6. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang ada dalam sistem berjalan di PT.

Primafood International agar dapat lebih baik kedepannya maka perlu adanya

perbaikan pada sistem tersebut. Penulis mencoba memberikan alternatif pemecahan

masalah sebagai berikut:

1. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi atau sebuah program aplikasi

persediaan barang penulis berharap sistem tersebut dapat memudahkan

atau meningkatkan kinerja perusahaan agar lebih efisien, lebih cepat dan

akurat dalam proses pencarian data.

2. Proses pembuatan laporan harus menggunakan sebuah program atau

aplikasi agar tidak lagi menimbulkan tumpukan berkas.

3. Sebaiknya pengcekan barang dilakukan secara rutin bukan hanya pada saat

mendata barang yang masuk ataupun keluar.

4. Sebaiknya data-data yang ada disimpan dalam basis data, agar data-data

tersebut terjamin keamanannya dan memudahkan proses pencarian data.