Các bài tập – lập kế hoạch

QUẢN LÝ RỦI RO THIÊN TAI VÀ ỨNG PHÓ VỚI BIẾN ĐỔI KHÍ HẬU

Loại hiểm họa

Khả năng có thể xảy

raCao – thấp (5-1)

Ảnh hưởng

đến con người

Ảnh hưởng đến tài

sản

Ảnh hưởng

đến hoạt động

SXKD

Nguồn lực bên trong

Nguồn lực bên ngoài

Tổng điểm

Ảnh hưởng mạnh - ít ảnh hưởng (5-1)

NL kém - NL mạnh (5-1)

Bão

Lũ, lụt

Lốc, gió xoáy

Lở đất

Nhiệt độ tăng

Nước biển dâng

Các hiện tượng khí hậu cực đoan khác

1. Đánh giá hiểm họa thiên tai (Bài tập 2)

TT Yếu tố Điểm mạnh Điểm yếu Giải pháp khắc phục

1 Về nhân lực, cơ chế tổ chức-Con người (NLĐ)-Cơ chế tổ chức

2 Về tài sản:-Nhà xưởng, kho tàng-Máy móc, thiết bị-Nguyên liệu-Hàng hóa-Dịch vụ-Tài chính.

3 Về đối tác:-Kháchhàng-Nhà cung cấp.-Thị trường

2. Đánh giá điểm yếu/mạnh, phân tích mức độ rủi ro và giải pháp khắc phục

(bài tập 3)

3.1. Mẫu phương án di dời và bảo vệ tài sản tại chỗ

3. Lập kế hoạch chuẩn bị ứng phó trong tình huống thiên tai

Số TT Đối tượng cần di dời/bảo vệ

Điều kiện giả định

Vị tríhiện tại

Vị tríchuyển

đến

Thời điểm TH

Cách thức di dời/bảo

vệ

Các yêu cầu, điều kiện để

thực hiện

Bộ phận thực hiện

Dự kiếnkinh phí (đ)

I Di dời

Loại hình thiên tai,

cấp độ, thời gian kéo dài

1 Máy móc

2 Thiết bị

3 Hàng hóa

4 Nguyên liệu

5 Hồ sơ tài liệu

II Bảo vệ

1 Nhà xưởng, kho tàng

Loại hình thiên tai,

cấp độ, thời gian kéo dài

2 Máy móc

3 Thiết bị

4 Hàng hóa

5 Nguyên liệu

6 Hồ sơ tài liệu

3.2. Mẫu phương án sơ tán NVTT Đối tượng/số

lượngĐịa điểm hiện tại Địa điểm sơ tán đến Phương tiện di

chuyểnNgười/bộ phận

chịu trách nhiệm Kinh phí

1

2

3

TT Hậu cần cho nhân viên tại nơi sơ tán Số lượng Địa điểm cung cấp Phương tiện vận

chuyểnNgười/bộ phận

chịu trách nhiệm Kinh phí

1 Lương thực

2 Nước uống

3 Túi cứu thương

4 Chăn màn

5 …………….

3.3. Phương án đảm bảo cung ứng vật tư sản xuất và thực hiện nghĩa vụ khách hàng

1. Lập danh sách nhà cung cấp và khách hàng chủ yếu có liên quan mật thiết đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Dự trù các tình huống gián đoạn và khó khăn khi thiên tai diễn ra trong việc cung cấp đầu vào và giao hàng đầu ra, bảo đảm hoạt động bình thường khi thiên tai kết thúc

2. Nếu tình huống thiên tai diễn ra có khả năng ảnh hưởng nguồn cung ứng chính thì phải tìm nguồn cung ứng dự phòng

Cân nhắc

• Khả năng có thể cung cấp dịch vụ của các nhà cung cấp trong tình huống thiên tai

• Mức độ có thể bị ảnh hưởng của các nhà cung cấp khi thiên tai xảy ra

• Mức độ tác động đối với hoạt động SXKD của DN

• Dự kiến kinh phí nếu ảnh hưởng

Mẫu phương án khách hàng & nhà cung cấp

TT Tên nhà cung cấp Địa điểm, và chi tiết liên hệ

Khả năng cung ứng (trong tình

huống thiên tai)

Nhà cung cấp dự phòng

(thông tin chi tiết)

Mức độ tác động tới SXKD của DN (nếu nhà cung cấp ảnh hưởng)

Dự kiếnkinh phí

(đ)

I Nhà cung cấp 1

1

2

3

…

…..

3.4. Mẫu phương án hậu cần

TT Nhu cầu/nội dung

ĐVT Số lượng

Thành tiền

Thời gian thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Bộ phận/cá nhân phối hợp thực hiện

1

2

3

4

5

Thế nào là bản kế hoạch chuẩn bị ứng phó với thiên tai tốt?

Một số điểm cần lưu ý:

• Bản kế hoạch phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu

• Bản kế hoạch phải có tính linh hoạt: có thể điều chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng

• Phải kiểm tra lại bản kế hoạch và điều chỉnh, cập nhật thường xuyên (nếu cần)

• Các hoạt động này cần lồng ghép vào các hoạt động thường ngày của DN

• Tất cả các nhân viên trong DN cần nắm rõ các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch

Ví dụ Phương án phòng ngừa & ứng phó bão

Những hoạt động cần chuẩn bị trước khi xảy ra bão từ 4 – 5 ngày:

Trước bão 3 ngày nếu cấp gió <=4; cấp gió từ 5-7 thì cần làm gì và cấp gió trên cấp 8 thì cần làm gì? 

Trong khi xảy ra bão: Chủ yếu tuần tra, bảo vệ tòa nhà, thiết bị, cơ sở vật chất

và báo cáo tình hình diễn biến đến các bên liên quan Ứng cứu những hư hỏng trong điều kiện cho phép, đảm

bảo an toàn tính mạng của các thành viên trong nhóm ứng trực. 

Ví dụ kế hoạch phục hồi sau bão

Sau khi bão tan:

• Các hoạt động cụ thể cần tiến hành

• Dọn dẹp, sửa chữa …

• Chuẩn bị điều kiện phục hồi sản xuất kinh doanh

• Yêu cầu: tất cả những cá nhân liên quan cần nắm chi tiết những việc cần làm và biết cách thực hiện trong thời gian nhanh nhất. Cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết

Một số điểm khác cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch

• Đảm bảo là mọi người đều đang sử dụng bản kế hoạch mới nhất với đầy đủ thông tin được cập nhật (ghi ngày tháng cập nhật)

• Sao chụp và phân phát bản bản kế hoạch cho những người có trách nhiệm liên quan trong bản kế hoạch.

• Những thông tin mật (nếu có) cần đánh dấu và lưu giữ riêng

• Giao cho một số cán bộ chịu trách nhiệm ghi chép lại các hoạt động xảy ra trong tình huống khẩn cấp (cung cấp thông tin và các quyết định cần thiết) để rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch cho các đợt sau

Một số vấn đề cần lưu ý

• DN có người lao động khuyết tật

• Vấn đề giới (có sự tham gia của cả nam và nữ trong quá trình lập kế hoạch, khi tính đến các phương án hậu cần và dự phòng trong các tính huống khẩn cấp, tính đến cả nhu cầu của nam và nữ - rất quan trngj với DN sử dụng nhiều lao động nữ)

Những việc cần làm ngay của DN để ứng phó tốt với thiên tai

1. Lập ban chỉ đạo chỉ huy phòng ngừa và ứng phó khẩn cấp rủi ro thiên tai2. Lập phương án phòng ngừa, ứng phó khẩn cấp với rủi ro thiên tai3. Thành lập các đội ứng phó khẩn cấp làm nhiệm vụ trực phòng chống

trong tình huống thiên tai diễn ra4. Triển khai các hoạt động gia cố, chèn chống nhà xưởng, kê dọn, sắp xếp

bố trí lại vật tư hàng hóa5. Diễn tập và tập huấn, tuyên truyền phổ biến và huấn luyện các kỹ năng

ứng phó khẩn cấp6. Chuẩn bị đủ các điều kiện nhân lực vật lực cho phòng ngừa ứng phó khi

thiên tai diễn ra. Sử dụng phương châm 4 tại chỗ trong phòng ngừa ứng phó khẩn cấp rủi ro thiên tai

Tham khảo website http://ungphothientai.com

Hai nhóm giải pháp

• Giải pháp phi công trình là toàn bộ những biện pháp làm phát huy các khả năng và hạn chế các biểu hiện dễ bị tổn thương của DN trong các lĩnh vực: nhân lực, cơ chế tổ chức, tài chính, nguyên nhiên liệu, sản phẩm, đối tác, mạng lưới, thị trường

• Giải pháp kỹ thuật và công trình tập trung vào việc tạo một môi trường vật lý an toàn nhất cho con người và các tài sản của DN. Nhóm giải pháp này bao gồm tất cả các biện pháp nhằm giảm thiểu các yếu tố dễ bị tổn thương và tăng cường khả năng của DN về cơ sở vật chất, nhà xưởng, kỹ thuật, công nghệ,…

Một số giải pháp phi công trình trong QLRRTT

• Nâng cao kiến thức, nhận thức và kỹ năng của công nhân viên trong DN về phòng ngừa và giảm nhẹ và khắc phục rủi ro thiên tai;

• Bố trí nhân lực đầy đủ với cơ chế tổ chức phù hợp, trách nhiệm rõ ràng để đảm nhận nhiệm vụ ứng phó thiên tai;

• Bố trí nguồn tài chính đầy đủ và ổn định để đảm bảo các hoạt động quản lý rủi ro thiên tai được thực hiện tốt;

• Đa dạng hóa nguồn cung cấp, bố trí nguồn nguyên, nhiên liệu dự phòng để đảm bảo không bị gián đoạn khi có thiên tai xảy ra;

• Bố trí mùa vụ thích hợp, điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ/bảo quản sản phẩm để có nguồn cung ổn định;

• Đa dạng hóa các đối tác, chia sẻ rủi ro, hình thành mạng lưới tương trợ, hợp tác khi có thiên tai xảy ra;

• Có tính đến yếu tố thiên tai khi lập kế hoạch phát triển thị trường nhằm đảm bảo tiêu thụ ổn định.

Một số giải pháp kỹ thuật và công trình

• Lựa chọn vị trí, địa hình an toàn cho các công trình xây dựng như nhà xưởng, của hàng, kho bãi, văn phòng điều hành, trạm y tế, trạm điện và khu ký túc xá công nhân....

• Thiết kế các hệ thống sản xuất, các công nghệ hiện đại để làm tăng độ an toàn và bảo dưỡng cho các công trình xây dựng: văn phòng, nhà xưởng, kho tàng...

• Có hệ thống cảnh báo với thiết kế phù hợp và được bảo dưỡng thường xuyên

• Hệ thống thông tin liên lạc có thể vận hành thông suốt trước, trong và sau thiên tai

• Hệ thống bảo quản, tạm trữ nguyên liệu, bảo quản, dự trữ sản phẩm• Hệ thống phương tiện vận chuyển đồng bộ và có phương tiện dự phòng• Chuẩn bị sẵn sàng các trang thiết bị cứu trợ, cứu nạn• Áp dụng những nguyên tắc xây dựng phòng chống thiên tai • Có quy hoạch về sử dụng đất và tài nguyên hợp lý.• Tránh những nơi tập trung các yếu tố chịu rủi ro cao.

Mẫu Phương án phòng chống bão lụt

Mẫu sơ đồ tổ chức phòng chống bão

TRUNG TÂM GIÁO DỤC VÀ PHÁT TRIỂN

Website:  http://ced.edu.vn/Tel: (84-4) 3562 7494Fax: (84-4) 3540 1991E-mail: cedhanoi@ced.edu.vn

Website ứng phó thiên tai: http://ungphothientai.com/