Beginning August 1, 2010 the University will obtain all of the vehicles used by the faculty and staff from local vehicle rental agencies.   

  We partnered with two local rental agencies who will be able to meet all of our customers’ vehicle rental needs.  The two local agencies we will be using are Budget Rent‐a‐Car and Enterprise Rent‐a‐Car.  As in the past, timely trip planning will help make your trip more economical.  Our local rental agencies work on a “first come, first served” basis.  The more time you give the rental agency to locate a vehicle for your use the better your options will be.  

  The types of vehicles available to all of our customers will be the same from our vendors as our present vehicles so the transition to the vendors will be as smooth as possible.  The vehicle reservation process, the departmental chargeback process, and the vehicle pick‐up and return process is basically the same for most of our customers.  The primary difference is our customers will no longer be driving USI owned vehicles.   

  The implementation date for this rental vehicle change is August 1, 2010.  If you already have reservations placed for vehicles past August 1st we will be contacting you to help facilitate the changes with you.  If you have any questions about your future reservations please contact the Vehicle Reservation Line at extension 1700 so we can make sure you have your reservation.    

A listing of the rental vehicle charges beginning August 1, 2010 is attached below: 

Enterprise Rent‐A‐Car: 

Category  Daily  Weekly  Monthly Compact  $30.99 $185.94 $681.78Intermediate  $32.99 $197.94 $725.78Standard  $32.99 $197.94 $725.78Full size  $37.99 $227.94 $835.78Premium  $45.99 $275.94 $1011.78Medium SUV  $45.99 $275.94 $1011.78

Large SUV  $72.99 $437.94 $1605.78

Cargo Van  $45.99 $275.94 $1011.78Large Pickup  $45.99 $275.94 $1011.78Minivan  $47.99 $287.94 $1055.78All daily and weekly rates include unlimited mileage. Monthly rate will incur additional charges after 3,000 miles.  

Budget Rental Cars: 

Category  Daily  Weekly  Monthly 

Compact  $30.00 $150.00 $565.00Mid Size  $32.00 $160.00 $600.00Full Size  $34.00 $170.00 $650.00Minivan  $59.00 $295.00 $995.00All daily, weekly, and monthly rates include unlimited mileage.  

 

 

 

Frequently Asked Questions: 

  How do I make a vehicle reservation?  For most of our customers the vehicles will be reserved as they were last year.  Reservations can be made by using the same online reservation form as in the past.  The online reservation form is located at https://www.usi.edu/phyplant and look for the vehicle request tab.  Prior arrangements have already been made with some of our larger customers (such as Athletics) to help make this transition as easy as possible for everyone involved.  If you have any questions, please contact us at 464‐1700. 

  Where do I pick up the keys for my vehicle?  Most of our customers will pick up the keys for their rental vehicle from the Physical Plant just like they do it now.  The Physical Plant Control Room is open 24 hours a day.  If it is more convenient our customers now have the option of picking up their vehicle from one of the rental agency satellite locations.         

  Where will the rental vehicles be parked?  The first bay (west end) of Parking Lot K will be set aside for the pick‐up and return of the rental vehicles.  The “fleet lot” that used to be located in the back of Parking Lot G will soon be turned into general parking for everyone’s use. 

  What happens if I have vehicle troubles while I am on my trip?  Unfortunately mechanical problems occur occasionally.  We have selected two of the best vehicle rental agencies in the business to help minimize the mechanical incidents.  If something should happen while you are out on the road contact the rental agency and they will help take care of your problem.  The appropriate paperwork will be included with your vehicle rental agreement packet. 

How much fuel will be in the tank when I pick up my vehicle?  Our vehicle rental agencies will deliver the vehicles to us with a full tank.  They request that we return their vehicles with the same amount of fuel in them as when they leave the USI property.   

How do I pay for fuel?  We will have fuel credit cards available for people using the vehicles and request they return the vehicles with the proper amount of fuel in them.  The rental agencies will charge us back for any vehicles returned with low fuel levels.  These charges will then be passed back on to the end user.   

  How do I pay for my vehicle?  At the end of each month’s billing cycle a departmental chargeback will be processed.  This is the same way each department has been paying for their monthly vehicle use for many years. 

   Do the rental agencies have age restrictions for the drivers of their vehicles?  Yes, the drivers are subject to the rental agreement set by the rental agencies.  The minimum age for a driver of a vehicle provided by both of our rental agencies is 21. 

  What about vehicle insurance?  The University is underwriting the cost for the insurance with the rental agencies.  You do not need to purchase the additional insurance they might offer.