BÀI 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần II)eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/PSD102/Giao trinh/06_PSD102_Bai4_v2... · Bài 4: Kỹ năng thuyết trình (Phần II) 62 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Bài 4: Kỹ năng thuyết trình (Phần II)

PSD102_Bai4_v2.0013106207 61

BÀI 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần II)

Mục tiêu

Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình;

Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công một vấn đề cụ thể;

Giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông.

Nội dung Thời lượng

Tiến hành thuyết trình

o Trình bày nội dung bài thuyết trình;

o Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả.

Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình

o Kỹ năng nói;

o Ngôn ngữ cơ thể;

o Kỹ năng nghe;

o Kỹ năng thuyết phục.

15 tiết


62 PSD102_Bai4_v2.0013106207

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Tình huống: 3S cho một buổi thuyết trình ấn tượng

Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy của nghệ thuật thuyết trình. Trên sân khấu, ông thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Ông thành công nhờ cách kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa. Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể luyện tập. Nếu bạn nghiêm túc tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình hiệu quả như Steve Jobs.

Story – Một câu chuyện thuyết phục

Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt hơn là những lời nói suông. Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình của bạn như một câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả.

Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề (headline). Tựa đề của bài diễn thuyết của bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu chuyện.

Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một câu vừa vặn với một post của Twitter (140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị nó là “the world’s thinnest notebook.” – notebook mỏng nhất thế giới. Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook Air của ông. Ngắn, đơn giản và ấn tượng!

Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính. Những thông điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng. Ngoài ra, trước khi trình bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình. Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn thiện kỹ năng thuyết trình, hôm nay tôi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn. Với mỗi ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn.

Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe.

Slides – Những slide đơn giản

Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt. Tuy nhiên, bộ não chúng ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể vừa nghe vừa đọc cùng một lúc. Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng bắt họ đọc chữ trên slide.

Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản. Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngôn từ. Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất lượng cao. Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn không nên sử dụng hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990. Khi cần thiết, bạn nên xen kẽ hình ảnh và


PSD102_Bai4_v2.0013106207 63

âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở nên sinh động hơn.Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng một slide. Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides.

Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker.

Speaker – Người thuyết trình thu hút

Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ.

Đầu tiên là trang phục. Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng).

Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp.

Tránh xa bục phát biểu. Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do.

Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu công bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người nào đó.

Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật nào đó như bút, giấy hay tà áo. Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh.

Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý. Khi nói chậm và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn. Khi ngừng đúng chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe.

Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn. Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối.

Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ông thành những show diễn thật sự. Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 1/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?” Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó không tốt hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tôi đã tạo ra sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó là iPad.” Những tràng vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và ấn tượng khó quên.

Chris Harvey, CEO VietnamWorks.

Câu hỏi

Bạn học được điều gì từ câu chuyện trên?


64 PSD102_Bai4_v2.0013106207

4.1. Tiến hành thuyết trình

Trong phần I của bài Kỹ năng thuyết trình chúng ta đã được tìm hiểu về khái niệm, vai trò và các giai đoạn của một buổi thuyết trình. Bài học cũng đã hướng dẫn chi tiết các công việc cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình. Trong phần II của bài này chúng tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách thức tiến hành thuyết trình, cách xử trí các tình huống khi trả lờì câu hỏi của khán giả và vận dụng các kỹ năng cần thiết để thuyết trình thành công.

4.1.1. Trình bày nội dung bài thuyết trình

4.1.1.1. Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình

Một bài thuyết trình thường có ba phần mở bài, thân

bài và kết luận. Trong đó, câu mở đầu và câu kết

luận của bài thuyết trình cần phải rất chú trọng.

Mở đầu bài thuyết trình thành công đã đem lại

thắng lợi 50% cho bài thuyết trình. Phần mở đầu

cần gây ấn tượng mạnh mẽ và đầy sức thuyết phục.

Trên thực tế, điều này phụ thuộc khá nhiều vào kinh

nghiệm của những người thuyết trình chuyên nghiệp.

Để thu hút được sự chú ý của khán giả, người thuyết trình cần có cách tiếp cận bài

bản, có sự khống chế về thời gian, đặc biệt cần phải tạo hiệu ứng để truyền cảm hứng

đến người nghe. Người thuyết trình sẽ dễ tiếp cận với người nghe hơn khi họ cảm thấy

nội dung đang nghe là cần thiết và hấp dẫn. Như đã đề cập ở mục chuẩn bị thuyết trình

– phần cấu trúc của một bài thuyết trình, phần mở đầu thường bao gồm các nội dung:

Chào những người tham dự và giới thiệu về mình: mục đích là để cung cấp thông

tin và xác định rõ vai trò của bạn với bài thuyết trình.

Ví dụ: Chào những người tham dự

o Xin chào tất cả các bạn, tôi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sáng ngày hôm nay…

o Xin chào tất cả các bạn tôi rất vinh dự được có mặt ở đây ngày hôm nay. Xin tự giới thiệu tên tôi là…

o Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà. Tên tôi là… và tôi đang là…

o Xin chào tất cả mọi người. Tôi là … và tôi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về… đến các bạn.

o Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay. Tên tôi là… và tôi đến từ…

Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình: chủ đề chính và mục đích của bài thuyết trình,

giới thiệu ngắn gọn cấu trúc của bài thuyết trình.

Ví dụ: Trong đó, tôi chia bài thuyết trình thành 3 phần: tôi sẽ đề cập với các bạn ba

phần chính: Điều đầu tiên, tôi đề cập đến... sau đó, tôi sẽ đi vào phần… và cuối

cùng, tôi sẽ nói cho các bạn…


PSD102_Bai4_v2.0013106207 65

Thông báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thông báo thời gian thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.

Ví dụ: Bài thuyết trình của tôi sẽ diễn ra trong vòng….

Hoặc tôi sẽ dùng khoảng thời gian là… cho bài thuyết trình của mình.

Ví dụ: Nếu các bạn có câu hỏi, xin các bạn vui lòng dành nó đến cuối bài thuyết trình hoặc tôi sẽ trả lời câu hỏi của các bạn khi bài thuyết trình này kết thúc

Những điều nên và không nên khi mở đầu một bài thuyết trình:

Nên Không nên

Đưa ra một thông báo hoặc thống kê;

Chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với khán giả;

Đưa ra những trích dẫn, minh họa phù hợp;

Trích dẫn danh ngôn nổi tiếng;

Thuật lại câu chuyện có liên quan;

Sử dụng tình huống gây sốc;

Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu hỏi bất ngờ.

Bắt đầu bằng một lời xin lỗi;

Sử dụng câu hỏi thăm dò;

Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ;

Đi quá xa chủ đề;

Không biết cách đi lên bục thuyết trình;

Lúng túng không biết sử dụng các thiết bị hỗ trợ.

Ví dụ 1: Mở bài bằng một tình huống gây sốc.

Trong một buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm của một công ty kinh doanh theo mạng. Thay vì vào đề một cách thông thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó đã tặng cho 3 người tham gia mỗi người một phong bì chứa 100 ngàn.

Tất cả mọi người đều bất ngờ và không hiểu điều gì đang xảy ra. Người thuyết trình viên chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ như 3 vị khách vừa rồi? Và ngày hôm nay tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiếm tiền nhanh hơn và nhiều hơn cho bạn.

Mở đầu bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức bạn có thể sử dụng trong bài thuyết trình của mình. Những tình huống gây sốc sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị thu hút vào bài nói của bạn, tuy nhiên bạn cũng cần chú ý không nên sử dụng những tình huống quá sốc hoặc gây phản cảm cho người nghe.

Ví dụ 2: Mở đầu bằng cách chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với khán giả

Larry King, một trong những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng của đài CNN thường sử dụng phương pháp này. Trong nhiều cuộc thuyết trình, thay vì một tác phong trang trọng ông lại bắt đầu bằng cách nói lên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những chia sẻ chân tình của ông thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt.

Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng.

Ví dụ 3: Mở đầu bằng cách sử dụng câu hỏi bất ngờ

Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà

nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe.


66 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Những câu hỏi đơn giản: Hôm nay quý vị cảm thấy thời tiết như thế nào? Trên thị

trường có các sản phẩm nào tích hợp tính năng 3 trong 1, quý vị có biết không ạ?...

Ví dụ: Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu hỏi bất ngờ

Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 1/2010, Steve Jobs đã khơi gợi sự tò mò của khán giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử? Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó không tốt hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tôi đã tạo ra sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó là iPad.”

4.1.1.2. Trình bày phần thân bài

Trong phần mở đầu người thuyết trình đã giới thiệu những nội dung chính của bài thuyết trình và thính giả đã bước đầu được tiếp cận với những nội dung đó. Trong phần thân bài người thuyết trình cần bám chắc vào các nội dung đã giới thiệu. Khi trình bày phần thân bài cần phải rõ ràng, mạch lạc, các ý chính liên kết với nhau, có logic chặt chẽ. Đặc biệt cần chú ý cách dẫn dắt, chuyển tiếp giữa các vấn đề. Người thuyết trình cần phải tạo ra một sự gắn kết, liền mạch xuyên suốt bài thuyết trình. Khi trình bày phần nội dung cần chú ý đến những vấn đề sau:

Phát triển nội dung các ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe không hiểu.

Trình bày với ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi.

Giới hạn thời gian phát biểu: thông báo trước thời gian dự kiến thuyết trình để cử tọa biết họ cần tập trung trong bao lâu. Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta chỉ có 20 phút, vì vậy cho phép tôi được đi thẳng vào vấn đề…”. Sau đó, bạn nhắc lại với cử toạ rằng thời gian thuyết trình diễn ra đúng dự kiến như: “Chúng ta còn khoảng 5 phút nữa. Vậy để tóm tắt, cho phép tôi nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý của bài thuyết trình. Nếu khán giả muốn đặt câu hỏi hoặc tỏ ra không đồng tình với quan điểm bạn trình bày, bạn có thể nói với họ sẽ trả lời sau và tiếp tục thuyết trình cho hết bài.

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác, sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn.

Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị… Các phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ. Các câu thể hiện trên slide màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu được ra các ý chính. Mỗi trang


PSD102_Bai4_v2.0013106207 67

thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu. Các câu thể hiện trên slide giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát nội dung theo cách logic nhất và giúp người nghe tiện theo dõi.

Qua tình huống dấn nhập ở phần đầu các bạn có thể thấy: Steve Job thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Bên cạnh đó là cách kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa.

Cần có sự chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang đưa ra thông qua bài thuyết trình có thể là thông tin mới đối với khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài thuyết trình. Vì vậy, bạn nên cho khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một ý mới. Điều đó sẽ giúp khán giả tiện theo dõi và sẵn sàng nghe ý mới. Việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung và không bị bỏ sót ý.

Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp từ ý này sang ý khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa.

Cần có sự giao lưu khán giả: giao lưu được thể hiện qua những câu hỏi mở với khán giả xem kẽ trong lúc thuyết trình. Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu.

Hoặc đôi lúc đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.

Ví dụ 1: Để tỏ sự quan tâm tới người nghe, thuyết trình viên có thể hỏi: “Tôi nói các bạn có nghe rõ không?” hay “các bạn có nghe được tôi nói không?”

Ví dụ 2: khi đang thuyết trình đến sự phát triển của nền kinh tế, bạn có thể hỏi thêm câu hỏi liên quan đến nội dung như “Có ai biết GDP của Việt nam năm nay là bao nhiêu không ?”

4.1.1.3. Trình bày phần kết luận

Phần kết luận cần phải gây ấn tượng để lưu lại dấu ấn trong lòng khán giả. Để có phần kết luận tốt và ấn tượng, bạn cần lưu ý:

Nhắc lại các vấn đề chính bạn đã đề cập trong bài thuyết trình để khán giả ghi nhớ nội dung bài thuyết trình của bạn. Với những bài nói dài và phức tạp cần có một bản tóm tắt trước khi kết thúc bài thuyết trình.

Kết thúc bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề, bạn sẽ có thể lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo.

Bạn cũng có thể đưa ra lời thách đố hay lời kêu gọi tới thính giả. Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe.

Kết thúc bài thuyết trình của bạn ở cao trào bằng cách điểm lại lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ủng hộ ý tưởng của bạn.


68 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Trước khi kết thúc bài thuyết trình bạn nên bước lên phía trước, vị trí gần khán giả nhất để khán giả có thể thấy bạn rõ hơn. Giữ dáng vẻ tự tin, thân thiện đưa ra những câu kết luận dứt khoát.

Bạn phải nhớ rằng một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng luôn là yếu tố quyết định sự thành công của bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo và kết hợp các gợi ý sau khi trình bày phần phần kết thúc:

o Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu, ngắn gọn.

o Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm, ngắt nhịp sau những từ, cụm từ trọng tâm để tăng thêm sự quan trọng của chúng.

o Sử dụng điệp âm, lặp lại vài từ để nhấn mạnh.

Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi việc. Đặc biệt với những buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng.

Ví dụ: Bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của hãng. Công việc sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì? Đó là:

Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó không chỉ cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới khâu thực hiện

Có thể cung cấp cho người tham dự một số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình hoặc tạo một hình ảnh trong trí nhớ của họ về sản phẩm.

Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng tiềm năng cho lần sau.

Vậy các điều cần làm sau một buổi thuyết trình là:

o Thống kê đánh giá của người tham gia;

o Cung cấp tài liệu hay quà tặng;

o Giữ liên lạc với những người tham gia.

4.1.2. Đặt và trả lời câu hỏi đối với khán giả

Đã có rất nhiều buổi thuyết trình thất bại do thuyết trình viên xử lý các câu hỏi của khán giả một cách không thỏa đáng. Do đó, trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, bạn nên học cách xử lý các dạng câu hỏi khó và rắc rối để rèn luyện sự tự tin khi đứng trước những câu hỏi của những khán giả khó tính hoặc đối nghịch.

4.1.2.1. Chuẩn bị kỹ phần hỏi đáp

Bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời câu hỏi của khán giả là điều rất quan trọng. Chìa khóa thành công cho vấn đề này là ở chỗ công tác nghiên cứu, xây dựng và soạn bản thảo phải được chuẩn bị và tiến hành kỹ lưỡng. Sau khi hoàn tất bản dự thảo, bạn hãy đọc lại nhiều lần và lưu ý tìm lời giải đáp cho các vấn đề chưa được nhắc đến.

Sau đó, bạn hãy thử trình bày bài thuyết trình của mình cho bạn bè hoặc đồng nghiệp nghe và yêu cầu họ đặt câu hỏi. Hãy cố gắng trả lời các câu hỏi đó và nếu cần bổ sung


PSD102_Bai4_v2.0013106207 69

thêm thông tin vào bài thuyết trình. Tuy nhiên, bạn hãy lường trước mọi khả năng, mặc dù bài thuyết trình rất tốt, nhưng người nghe vẫn có thể đặt ra những câu hỏi phức tạp mà bạn chưa nghĩ tới.

Dự đoán các câu hỏi của khán giả

o Nên nghĩ đến những câu hỏi mà khán giả có thể hỏi bạn ngay từ khi bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình.

o Trong giai đoạn luyện tập, hãy khuyến khích những người trong nhóm đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt.

Luyện tập cách trả lời câu hỏi

Qua cách một thuyết trình viên trả lời câu hỏi của khán giả người ta sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp và độ khéo léo của thuyết trình viên đó. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuyết trình sẽ giúp bạn tự tin trả lời câu hỏi. Bạn cần có sự chuẩn bị, luyện tập cách trả lời câu hỏi trước khi thuyết trình bằng cách:

o Nhờ bạn bè nghe mình thuyết trình rồi đặt câu hỏi;

o Ghi âm câu trả lời rồi nghe lại, tự điều chỉnh cho hợp lý.

4.1.2.2. Ứng xử với câu hỏi của khán giả

Thông báo về cách thức và thời điểm khán giả có thể đặt câu hỏi

Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.

Khi nhận được câu hỏi của khán giả, bạn cần lưu ý:

Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực:

Khán giả bao giờ cũng có những phản ứng khác nhau trước những thông tin bài thuyết trình đưa ra. Phản ứng đó có thể là tích cực và cũng có thể là tiêu cực. Cho dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí, gay gắt, bạn cũng nên cố gắng giữ bình tĩnh và tạo sự ôn hòa.

Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của khán giả

Để trả lời tốt và đúng vấn đề, điều đầu tiên là bạn phải lắng nghe câu hỏi cẩn thận. Bạn cần chú ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ, không nhìn quanh khán phòng, nhìn xuống sàn hay nhìn lên trần nhà. Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè hay căng thẳng, bạn hãy khích lệ hoặc động viên họ nói rõ hơn. Nếu vẫn không hiểu câu hỏi của khán giả, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như: “Theo tôi hiểu, bạn đang hỏi về…” “có phải bạn hỏi là…”, “tôi hiểu câu hỏi của bạn là…., có đúng không”?

Bạn cũng có thể yêu cầu người hỏi nhắc lại hoặc đưa ra ví dụ về ý cần hỏi.

Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả

Sử dụng nguyên tắc 25%-75%. Sử dụng khoảng 25% sự giao tiếp bằng mắt với người đặt câu hỏi và 75% sự giao tiếp bằng mắt với những người nghe trong khán phòng.


70 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Khi bạn nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi nhưng khi trả lời câu hỏi bạn cần hướng đến tất cả khán giả. Bạn cũng nên nhắc lại câu hỏi trước khi trả lời trước toàn bộ khán giả để chắc chắn rằng bạn hiểu đúng và trả lời thẳng vào vấn đề.

Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt ra cho thuyết trình viên

Hầu hết các câu hỏi của cử tọa đều có mục đích chung, chứ không có mục đích cá nhân.

Câu hỏi tóm tắt: “Tóm lại, những gì anh/ chị trình bày là…Tôi nói như thế đúng không?”. Người hỏi muốn tóm lược lại những gì diễn giả vừa trình bày.

Câu hỏi trực tiếp: “Anh/chị làm ơn cho tôi biết về dịch vụ mà công ty cung cấp ở nước X?”. Người hỏi trực tiếp đề nghị cung cấp thêm thông tin.

Câu hỏi Tôi và của Tôi: “Khi mẹ tôi thử nghiệm những gì bạn nói, bà thấy hoàn toàn ngược lại. Anh/ chị giải thích điều này như thế nào?”. Người hỏi dùng kinh nghiệm cá nhân để đặt ra câu hỏi.

Câu hỏi gặng: “Làm thế nào mà Anh/chị nói X, nhưng sau đó lại khăng khăng là Y?”. Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả.

Câu hỏi thiếu thiện chí: “Khi nào thì công ty anh/chị trở lại mức của năm 1995?”. Người hỏi có dụng ý không tốt.

Câu chuyện khoe khoang: “Anh/chị đã nói chuyện này với người bạn thân của tôi ở X chưa?”. Người hỏi muốn chứng tỏ khả năng gây ảnh hưởng của mình.

Cố gắng trả lời nhanh và thẳng vào vấn đề

Bạn có thể suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi nhưng không nên quá lâu. Với câu hỏi đơn giản bạn chỉ nên suy nghĩ ít hơn 10 giây. Với câu hỏi khó hơn bạn có thể suy nghĩ lâu hơn nhưng không nên quá 1 phút. Nếu bạn suy nghĩ quá lâu khán giả sẽ cảm thấy ghi ngờ về sự hiểu biết của bạn. Khi trả lời bạn cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề tránh dài dòng lan man. Câu trả lời cần phải có đủ ý để bao quát cả vấn đề nhưng cũng cần ngắn gọn để người nghe dễ hiểu. Cuối phần trả lời bạn nên cảm ơn với người đặt câu hỏi. Vì vậy, việc dự đoán câu hỏi và luyện tập trả lời câu hỏi trước khi thuyết trình là rất quan trọng.

Thái độ chân thành và thẳng thắn khi gặp câu hỏi khó trả lời

Thỉnh thoảng, bạn sẽ gặp những câu hỏi khó của khán giả mà ngay lúc đó bạn không trả lời được. Điều này là rất bình thường, bạn hãy tỏ ra thẳng thắn và trung thực với khán giả. Nếu bạn không nắm rõ thông tin, dữ kiện để trả lời câu hỏi, thì hãy thẳng thắn thừa nhận với họ, đừng cố trình bày vòng vo, tránh né câu hỏi của họ. Điều đó chỉ làm khán giả nghi ngờ tính xác thực toàn bộ phần trình bày của bạn. Bạn cũng có quyền từ chối trả lời câu hỏi hoặc hẹn sẽ trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình (khi bạn có thời gian để tìm câu trả lời). Trong trường hợp bạn biết chắc chắn một người trong khán phòng có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó trả lời thay bạn.

Ứng phó với những câu hỏi không thể trả lời ngay được

Trong những trường hợp câu hỏi khó, bạn không biết câu trả lời, hoặc chỉ có thể nghiên cứu kỹ mới trả lời được, thì hãy cố gắng thể hiện cho chủ tọa thấy bạn không phớt lờ câu hỏi đó, hãy mạnh dạn nói những câu sau đây:

“Hiện tôi không có câu trả lời, nhưng tôi có thể tìm hiểu giúp ông. Xin vui lòng cho tôi địa chỉ tôi sẽ liên lạc với ông sau.”


PSD102_Bai4_v2.0013106207 71

“Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi tiếp theo.”

“Tôi không biết chắc là mình biết rõ câu trả lời. Có lẽ, chúng ta hãy thảo luận thêm về vấn đề này vào cuối buổi thuyết trình.”

“Thực sự không có câu trả lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi cho rằng…”

Cố gắng kiểm soát thời gian

Trong phần hỏi đáp, có lúc bạn sẽ gặp một số tình huống như một người hỏi quá nhiều hay hai hay nhiều người nói cùng một lúc. Với trường hợp một người hỏi quá nhiều, bạn chỉ nên trả lời hai câu của người đó và dành thời gian cho người khác. Nếu người kia vẫn muốn trao đổi thêm, bạn có thể hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình.

Bạn đừng bao giờ để hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu không tình hình rất dễ vượt tầm kiểm soát. Bạn hãy thông báo rõ chỉ có thể trả lời từng câu hỏi, ví dụ: “Trước tiên, xin được nghe câu hỏi của ông X, sau đó tôi sẽ quay trở lại câu hỏi của bà Y…”. Bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những cuộc tranh luận dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng nếu mọi người quan tâm đến vấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu còn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận.

Phân tích câu hỏi trước khi trả lời

Khi tiếp nhận một câu hỏi, bạn chỉ có một khoảnh khắc rất ngắn để phân tích bản chất của nó. Đó có thể là lời đề nghị bạn tóm lược lại bài thuyết trình, hay đơn giản là đề nghị bạn cung cấp thêm thông tin, nhưng đều ẩn chứa nguy cơ người hỏi đang dụ bạn sập bẫy của họ. Hoặc có khi người hỏi chỉ muốn qua câu hỏi để nói lên chính kiến của mình về vấn đề thuyết trình; nếu ý kiến đó tích cực và bổ sung cho lập luận của bạn, thì hãy tỏ ra lịch sự và ghi nhận nó. Còn nếu ý kiến đó không phù hợp, bạn cũng cần cảm ơn người hỏi và chuyển sang câu hỏi tiếp theo.

4.1.2.3. Ứng phó với sự chống đối của khán giả

Bài thuyết trình có thể khiến một số khán giả có cảm xúc tích cực mạnh mẽ nhưng bên cạnh đó có thể có một số khán giả lên tiếng phản đối quyết liệt với diễn giả. Để ứng phó với những trường hợp này, bạn phải rèn khả năng vừa ứng phó hữu hiệu với những ý kiến “đối nghịch” công khai, vừa xử lý tốt những ý kiến đồng tình nhưng thầm lặng.

Khán giả tỏ thái độ đối nghịch với bài thuyết trình của thuyết trình viên có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Ví dụ họ không đồng tình với những đánh giá được nêu trong bài thuyết trình, họ bực bội với diễn giả trước đó hay chỉ vì họ phải ngồi nghe bài thuyết trình của bạn trong khi mục đích của họ đến đây chỉ muốn nghe bài thuyết trình của người khác…Một số kinh nghiệm bạn có thể vận dụng để xử lý thái độ chống đối của khán giả là:

Hãy chấp nhận sự chống đối bằng thái độ chân thành cởi mở của bạn. Bạn nên đề nghị khán giả có thái độ công bằng và không phán xét gì trong khi bạn đang thuyết trình.


72 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Cố gắng giữ bình tĩnh khi đối mặt với thái độ chống đối của khán giả. Điều này sẽ giúp bạn ngăn chặn được tình trạng căng thẳng trong buổi thuyết trình.

Trả lời thật ngắn gọn câu hỏi.

Nhờ một số bạn bè hay đồng nghiệp của bạn làm khán giả và khai mào cuộc thảo luận bằng những câu hỏi đã chuẩn bị sẵn. Những người này cũng có thể đưa ra một số câu hỏi phức tạp và bạn trả lời một cách trôi chảy, mạnh mẽ. Điều này có thể rất có sức thuyết phục đối với những khán giả đang chống đối bạn.

Dưới đây là một số hình thức đối nghịch và cách xử lý:

Sự đối nghịch của khán giả Cách xử lý

Khán giả đưa những nhận xét tiêu cực hay ngắt lời diễn giả đang trình bày

Trả lời lịch sự và kiên quyết.

Cần sự khéo léo và tế nhị.

Khán giả bác bỏ những điều diễn giả trình bày Tránh tranh cãi.

Đưa ra các dữ kiện, bằng chứng để làm sáng tỏ vấn đề.

Các khán giả xảy ra bất đồng khiến buổi thuyết trình bị gián đoạn

Bạn phải đóng vai trò hòa giải. Nhắc lại mọi người nhớ lại mục đích của buổi thuyết trình. Cố gắng giảm bớt sự căng thẳng, đảm bảo mọi người ai cũng được phát biểu.

Khán giả đặt câu hỏi không liên quan tới bài thuyết trình hoặc câu hỏi được chuẩn bị sẵn sàng để vạch ra những điểm yếu trong lập luận, nhằm làm khó diễn giả và hạ thấp giá trị bài thuyết trình

Bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lời để né tránh như: “Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề…”, hay: “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với vấn đề thuyết trình và bây giờ tôi không có thời gian để thảo luận nó…”.

Khán giả im lặng không hưởng ứng với bài thuyết trình

Suy đoán nguyên nhân và tự khắc phục. Có thể nguyên nhân là do bài thuyết trình không tạo hứng thú và không đem lại hiệu quả hoặc có thể do cử tọa thuộc tuýp người như vậy.

Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle

Rút kinh nghiệm cho bản thân Để xử lý hiệu quả khi gặp phải những câu hỏi phức tạp hay thái độ chống đối của khán giả trong lúc thuyết trình, thuyết trình viên cần phải rèn luyện, học hỏi một số kỹ năng cần thiết. Bạn hãy rút kinh nghiệm từ những sai lầm của bản thân, từ những tình huống cụ thể trong cuộc sống. Bạn hãy ứng phó những tình huống xấu như thế nào? Bạn có suy nghĩ kỹ về tình huống đó trước khi ứng phó không? Điều gì sẽ xảy ra khi cử tọa phát ra một tràng cười chế giễu nhằm hạ thấp uy tín của bạn? Giải pháp tốt nhất đối với trường hợp này là vận dụng óc hài hước của bạn, tuyệt đối không trả đũa cử tọa, nếu không tình trạng sẽ càng tồi tệ hơn.

4.1.2.4. Đánh giá kết quả bài thuyết trình

Ngày nay, sau mỗi sự kiện lớn các nhà tổ chức thường thu thập thông tin đánh giá của người tham dự để có thể rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Việc đánh giá kết quả bài thuyết trình cũng là khâu quan trọng. Thuyết trình viên cần tìm mọi cách để đánh giá kết quả của buổi thuyết trình, có thể tự đánh giá hoặc phát phiếu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm để họ đánh dấu hoặc cho điểm … Sau đó, thuyết trình viên cần tổng hợp kết quả đánh giá, ghi nhận và rút kinh nghiệm.


PSD102_Bai4_v2.0013106207 73

Khi đánh giá buổi thuyết trình, bạn nên đánh giá tổng thể các yếu tố cả người thuyết trình, khán giả và nội dung bài thuyết trình.

Các tiêu chí tự đánh giá của thuyết trình viên Có Không

Diễn giả □ □

Bạn có lập được mối quan hệ tốt với thính giả □ □

Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ □ □

Bạn có nhất quán và theo một mục tiêu chính □ □

Bạn có hài lòng với cách mở đầu □ □

Bạn có hài lòng với cách kết luận □ □

Bạn có hài lòng với kết quả □ □

Thính giả

Bạn có bị mắc phải sai lầm ngớ ngẩn □ □

Kỳ vọng của thính giả có được đáp ứng □ □

Bạn có nhận được phản hồi từ khán giả □ □

Bạn có chắc chắn rằng khán giả hiểu được thông điệp của bạn □ □

Thông điệp

Bạn có nói rõ ràng và nhất quán thông điệp của mình □ □

Lập luận của bạn có được liên kết □ □

Bạn có cập nhật thông tin mới nhất □ □

Thông điệp đã đưa ra có thể ngắn hơn □ □

4.2. Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình

4.2.1. Kỹ năng nói

Giọng điệu và âm lượng giọng nói có tác động đặc biệt đến bài thuyết trình. Bạn cần chú ý kiểm soát và điều chỉnh giọng nói để góp phần quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Ví dụ những người dẫn chương trình truyền hình phải là những người có giọng nói truyền cảm, rõ ràng, có điểm nhấn và tạo sự lôi cuốn.

Giọng nói/âm lượng

o Trong khi thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói sao cho truyền cảm rõ ràng, có điểm nhấn và tạo sự lôi cuốn.

o Tránh âm lượng quá to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng quá nhỏ làm cho khán giả phải căng tai ra khi muốn nghe những gì bạn nói.

o Cách phát âm cần rõ ràng mạch lạc, “tròn vành rõ chữ”. Cách phát âm của bạn sẽ là rào cản cho bạn nếu có những vấn đề như:

Âm từ địa phương;

Nói ngọng, nói lắp;

Không diễn đạt được từ;

Dùng quá nhiều những âm từ: ừ, à, ờ.

Các vấn đề về âm lượng có thể giải quyết thông qua luyện tập. Bạn cần luôn ý thức được mức độ âm lượng của mình. Khi thuyết trình bạn có thể hỏi những người ngồi cuối phòng xem họ có nghe rõ bạn nói rõ không? Khán giả sẽ dễ dàng thông cảm nếu được bạn quan tâm như vậy.

Nếu giọng đọc của bạn khá nhỏ, bạn có thể luyện tập và điều tiết âm lượng bằng cách: bạn đến phòng họp có kích thước lớn hơn hai lần so với phòng bạn sẽ thuyết trình.


74 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Nhờ 2 người bạn giúp đỡ, một người ngồi ở hàng ghế đầu phòng và một người ngồi ở hàng ghế cuối phòng. Bạn hãy thuyết trình và nhờ người ngồi ở hàng ghế cuối ra hiệu khi họ nghe rõ đồng thời ghi chú lại mức âm lượng đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm tra âm lượng đối người ngồi ở hàng ghế đầu để chắc rằng giọng của bạn không quá lớn.

Nếu giọng đọc của bạn quá to cũng sẽ gây khó khăn cho người nghe khi tiếp nhận thông tin. Bạn có thể sử dụng bài tập giống ở trên nhưng lần này người ngồi ở hàng ghế đầu sẽ ra hiệu cho bạn hạ giọng và sau đó sẽ kiểm tra người ngồi ở hàng ghế cuối có nghe rõ không.

Nhịp điệu/tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói sẽ nhấn mạnh được ý mà người thuyết trình cần trình bày. Trong quá trình thuyết trình, người thuyết trình cần phải điều chỉnh tốc độ nói, nhịp độ nói, đôi lúc còn có thể dừng lại 2-3 giây hoặc nói nhanh, nói liền mạch để thay đổi ngữ điệu, màu sắc bài thuyết trình để bài thuyết trình không bị nhàm chán.

o Nên căn cứ vào từng đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói. Nếu khán giả có trình độ cao hoặc đang chăm chú lắng nghe thì có thể nói tốc độ nhanh. Ngược lại khán giả có kiến thức hạn chế thì cần nói chậm.

o Cần quan sát thái độ của khán giả để nói

Tránh nói nhanh làm khán giả không kịp tiếp nhận;

Tránh nói chậm, đều đều gây buồn ngủ, nhạt nhẽo;

Tránh những tiếng đệm: ừ, à, ờ;

Tránh lặp lại một từ quá nhiều lần.

Nói đều đều: Đa số những người giọng đọc đều đều là do sự lo lắng. Khi người nói cảm thấy hồi hộp các cơ ở ngực và cổ họng trở nên ít linh hoạt hơn và không khí khó lưu thông. Dẫn đến giọng nói mất đi tính linh hoạt tự nhiên như nói chuyện và giọng đọc đều đều. Để khắc phục tình trạng này bạn cần thả lỏng và giảm bớt tình trạng căng thẳng bằng cách thực hiện các động tác đơn giản như siết tay, đẩy cổ, kéo căng cơ thể hoặc kéo căng xương sống.

Nói quá nhanh: Mức độ nói trung bình khi giao tiếp là 125 từ/phút. Khi bạn lo lắng bạn cũng sẽ bị nói quá nhanh. Nói quá nhanh còn xảy ra khi bạn bị nói vấp. Khi điều này xảy ra bạn nên nói chậm lại và nghỉ hơi khi nói hết 1 câu rồi mới chuyển sang câu khác.

4.2.2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể (Body Language) trong thuyết trình

Bên cạnh giọng nói, con người giao tiếp, biểu đạt tình cảm hoặc truyền thông tin cho nhau đa phần là qua những dấu hiệu phi ngôn ngữ. Giao tiếp phi ngôn ngữ là một công cụ quan trọng để biểu đạt tâm trạng, tình cảm, cảm xúc của con người. Vận dụng tốt các phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ trong thuyết trình sẽ giúp bạn thành công. Khi sử dụng giao tiếp phi ngôn từ bạn phải chú ý tới văn hóa của từng quốc gia, từng dân tộc nơi mà bạn sẽ thuyết trình. Bạn cần nghiên cứu và thích ứng với văn hóa từng quốc gia đồng thời vận dụng nó vào bài thuyết trình tại quốc gia đó.


PSD102_Bai4_v2.0013106207 75

4.2.2.1. Giao tiếp bằng mắt trong khi thuyết trình

Việc giao tiếp tốt bằng mắt sẽ mở ra một kênh truyền đạt thông tin giữa người với người. Nó giúp xác lập và xây dựng mối quan hệ đồng thời giúp thu hút sự chú ý khán giả vào bài thuyết trình không cho họ có cơ hội lơ là hay làm việc khác. Giao tiếp bằng mắt còn khiến không khí của buổi thuyết trình trở nên thân thiện hơn, ngay cả với các buổi thuyết trình mang tính chất long trọng.

Quy tắc của giao tiếp bằng mắt là hãy nhìn một người trong khoảng thời gian từ một đến ba giây.

Để đạt hiệu quả cao, khi giao tiếp bằng mắt bạn cần chú ý:

Bắt đầu bằng việc đưa ánh mắt trìu mến quan sát xung quanh phòng để lôi cuốn sự chú ý của khán giả.

Đưa ánh mắt chú ý đến một nhóm khán giả khi bạn nói câu nói đầu tiên. Khi bạn tạo được thiện cảm tốt với thính giả và chú ý quan sát họ bạn sẽ tăng sự tự tin và tạo cảm hứng cho bài thuyết trình.

Trong khi nói, hãy di chuyển ánh mắt đến tất cả khán giả đang có mặt trong buổi thuyết trình. Khán giả sẽ cảm thấy bạn đang quan tâm tới tất cả mọi người.

Không nên nhìn chằm chằm vào khán giả mà hãy quan sát họ, tìm kiếm từng cá nhân đang chú ý lắng nghe bạn.

Không nên nhìn liên tục vào tài liệu, màn chiếu hoặc chớp mắt liên tục.

Để rèn luyện việc giao tiếp bằng mắt, bạn nên dành 90% thời gian nói chuyện hoặc nhiều hơn để nhìn thẳng vào mắt của người cùng trò chuyện hoặc có thể ghi hình lại những buổi thuyết trình của mình và xem lại để rút kinh nghiệm

4.2.2.2. Cử chỉ

Nếu các bạn đã được nghe bất kỳ bài thuyết trình nào của tổng thống Mỹ Obama hay của giám đốc điều hành Macworld -Steve Job hoặc tỷ phú Bill Gate, bạn sẽ nhận thấy phong cách khi thuyết trình của họ rất chuyên nghiệp. Đặc biệt là các cử chỉ rất tự nhiên của họ. Họ thường xuyên có các cử chỉ vung tay, nhún vai, lắc đầu giơ những ngón tay và đếm để nhấn mạnh ý, truyền tải thông tin cần truyền đạt và để khuấy động khán giả.

Các cử chỉ được hình thành theo thói quen của con người. Qua quá trình tập luyện và đúc kết những kinh nghiệm sẽ làm người thuyết trình chủ động hơn khi sử dụng các cử chỉ của mình. Bên cạnh đó các cử chỉ còn phụ thuộc vào mức độ nhiệt huyết của khán giả. Nhiệt huyết của khán giá sẽ tác động gián tiếp, kích thích hoặc hạn chế người thuyết trình thể hiện cử chỉ.

Các cử chỉ tự nhiên sẽ làm bạn giảm bớt sự lo lắng và hồi hộp. Các cử chỉ được diễn giả sử dụng để nhấn mạnh các ý kiến nhưng cũng phải biết kiểm soát các cử chỉ của mình trước đám đông. Các cử chỉ cần tự nhiên, kết hợp với lời diễn đạt phù hợp với cử chỉ. Bạn cũng có thể kết hợp cùng một lúc nhiều cử chỉ.


76 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Trong bài thuyết trình nếu không có cử chỉ sẽ gây nhàm chán, không truyền đạt được trọn vẹn thông điệp đến khán giả. Tuy nhiên nếu sử dụng cử chỉ không đúng cách và sử dụng quá nhiều cũng sẽ gây phản cảm với khán giả. Vậy người thuyết trình cần tránh các cử chỉ:

Nhún vai quá nhiều;

Lắc lư đầu và vung tay quá nhiều;

Trỏ tay, chắp tay sau lưng;

Khoanh tay, để tay trong túi;

Siết tay, tay chống hông;

Rụi mắt, mân mê đồ vật.

Muốn trở thành người thuyết trình chuyên nghiệp, cử chỉ tự nhiên và kiểm soát được cử chỉ trước đám đông, bạn phải luyện tập, tập đi tập lại nhiều lần để tạo thói quen. Bạn sẽ tạo được sự tự tin trong bất kỳ hoàn cảnh nào.

4.2.2.3. Dáng điệu, tư thế, phong thái

Dáng điệu

Bạn cần tạo ấn tượng tốt đẹp với khán giả. Ấn tượng ban đầu thường rất mạnh mẽ và khó thay đổi. Lần đầu gặp một người, ngay lập tức trong đầu chúng ta sẽ hình thành những đánh giá về người đó, thông qua cách ăn mặc và cách đi đứng của họ. Tương tự như thế, khi bạn bước lên bục phát biểu, trong đầu khán giả sẽ hình thành những đánh giá về bạn dựa trên những hình ảnh về bạn mà họ vừa nhìn thấy. Do đó, chọn lựa và quyết định chuyển tải hình ảnh như thế nào về bản thân mình đến khán giả qua cái nhìn đầu tiên có ý nghĩa rất quan trọng. Đôi khi việc tạo được ấn tượng ban đầu đóng vai trò thiết yếu đối với sự thành công của bài thuyết trình. Do đó, bạn hãy chọn trang phục phù hợp và đi đứng, trình bày 1 cách tự tin để tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với khán giả. Trong trường hợp bạn thấy có khó khăn với việc lựa chọn trang phục hãy tham khảo ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp hoặc người thân của bạn.

Tư thế, phong thái

Tư thế là cách mà bạn giữ khung xương của mình.

Khi thuyết trình trước khán giả, để gây ấn tượng tốt, bạn cần giữ tư thế ngay ngắn:

Đứng thẳng hơi hướng về phía trước để tạo sự gần gũi, cởi mở với khán giả;

Thẳng đầu, ánh mắt nhìn về phía khán giả;

Lưng, bụng và chân thẳng, tạo sự tự nhiên.

Tạo thế đứng vững chắc bằng các đặt hai mũi bàn chân đứng hính chữ V;

Lực dồn đều về hai bàn chân.

Tư thế tốt nhất để bắt đầu bài thuyết trình là đứng thẳng, hai chân hơi mở rộng sang hai bên và trọng lượng cơ thể dồn đều xuống cả hai chân.

Khi thuyết trình, bạn cần tránh:

Lắc lư đầu quá nhiều, trùng chân, dựa vào bàn hoặc điểm tựa nào đó;

Không giao tiếp bằng mắt và cúi mặt xuống làm giảm âm lượng giọng nói;


PSD102_Bai4_v2.0013106207 77

Đứng che khuất tầm nhìn hoặc quay lưng về phía khán giả.

Bạn có thể khắc phục những thói quen xấu khi thuyết trình bằng cách:

Luyện tập trước một nhóm khán giả là bạn bè hoặc những người tự nguyện và nhờ họ góp ý.

Luyện tập thường xuyên trước gương, tự sửa những tư thế không phù hợp. Bạn cần kiên trì tập đi tập lại nhiều lần cho đến khi thuần thục.

Ghi lại những hình ảnh trong quá trình tập luyện hoặc trong các buổi thuyết trình của bạn, xem lại và rút kinh nghiệm.

Ghi nhớ những tư thế đẹp nhất của bạn đồng thời quan sát và học hỏi kinh nghiệp của những chuyên gia thuyết trình mà bạn yêu thích.

Tư thế đứng của thuyết trình viên

Các cơ bắp trên cơ thể có chức năng giữ cho khung xương đứng thẳng. Khi cơ thể đi đứng đúng tư thế, nó sẽ thể hiện ý nghĩa: “Tôi là một người biết giữ thăng bằng và tự tin”. Nếu bạn thả lỏng cơ bắp quá mức, thì cơ thể sẽ có dấu hiện buông thõng. Để tư thế được hoàn chỉnh, bạn hãy tập đứng thẳng lưng cho đến khi cảm thấy tự tin và tư thế này trông thật tự nhiên và thoải mái. Để đạt được và duy trì tư thế này, bạn có thể tưởng tượng mình cao hơn những lúc bình thường và cơ thể bạn đang được nhẹ nhàng dựng thẳng lên bằng một sợi dây vô hình bắt nguồn từ đỉnh đầu xuống đến chân.

4.2.2.4. Di chuyển

Một bài thuyết trình sẽ rất tẻ nhạt nếu người thuyết trình cứ đứng một vị trí, nói đều đều, không chịu di chuyển. Việc di chuyển của người thuyết trình sẽ tạo sự gần gũi với khán giả. Di chuyển cũng giúp người thuyết trình giảm bớt căng thẳng. Bạn có thể bước qua lại hoặc tiến về phía người nghe hoặc đưa tay lên xuống phù hợp với lời thuyết trình. Khi đứng nói trên bục bạn có thể đi quanh bục hoặc có thể đi qua đi lại.

Người thuyết trình luôn có một không gian để chủ động trong việc di chuyển. Việc di chuyển và sử dụng không gian đó thế nào cho hợp lý?

Di chuyển hợp lý khi:

Di chuyển nhẹ nhàng kết hợp việc hướng ánh mắt về phía khán giả, vào bảng biểu minh họa đồng thời việc thuyết trình vẫn phải liên tục;

Chỉ nên di chuyển đến khoảng cách 1m với khán giả;

Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác nhau, tạo sự bất ngờ với nhiều đối tượng.

Di chuyển không hợp lý khi:

Di chuyển quá nhanh và liên tục: Lúc này khán giả có thể cho là bạn đang bị ảnh hưởng bởi tâm lý căng thẳng.

Di chuyển đến quá gần khán giả: Lúc này khán giả có thể lại đánh giá bạn quá suồng sã, nếu là người khác giới thì có thể họ phải né tránh bạn.

Tránh sự va chạm vào khán giả: Khi di chuyển bạn cần phải chú ý không va vào khán giả, việc va chạm có thể làm gián đoán bài thuyết trình làm bạn mất tự tin.

4.2.3. Kỹ năng lắng nghe

Bên cạnh kỹ năng nói và sử dụng ngôn ngữ cơ thể, một kỹ năng cũng rất quan trọng góp phần tạo nên thành công cho buổi thuyết trình là kỹ năng lắng nghe.


78 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Lắng nghe một cách chủ động:

Lắng nghe là tập trung nghe một cách cẩn thận và có cảm nhận về những gì mà bạn có thể nghe thấy.

Trong quá trình thuyết trình, không chỉ có khán giả nghe, mà người thuyết trình cũng phải lắng nghe. Người thuyết trình vừa phải trình bày vừa phải lắng nghe ý kiến phản hồi của thính giả thông qua các câu hỏi của khán giả đặt ra và các âm thanh phát ra xung quanh khán phòng.

Để nghe chủ động, bạn cần khắc phục một số vấn đề sau:

o Nghe không tập trung: Thuyết trình viên quá tập trung vào bài thuyết trình không để ý đến những sự việc xung quanh. Nghĩ đến vấn đề khác khi nghe câu hỏi khán giả. Để khắc phục việc nghe không tập trung bạn cần đặt mình vào vai trò của người khác. Kiên nhẫn nghe người khác chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi.

o Nghe quá khó: Bạn khó nghe và khó phán đoán nội dung câu hỏi vì khán giả đặt câu hỏi lan man đồng thời trong khán phòng có nhiều tạp âm. Đối với những câu hỏi lan man, bạn nên chọn ra một ý chính, có thể hỏi lại trực tiếp khán giả để khẳng định ý khán giả muốn hỏi.

o Đưa ra những kết luận vội vàng: khi bạn quá tự tin là vấn đề không có gì để nói bạn sẽ dễ đưa ra các kết luận không phù hợp với diễn biến sự việc xảy ra. Bạn cần tôn trọng người nghe, tập trung nghe và xử lý các thông tin, phân tích các dữ liệu.

Lắng nghe có phân tích:

Việc lắng nghe có phân tích không chỉ liên quan đến tai nghe mà còn liên quan đến bộ não và đôi mắt của bạn. Để trả lời chính xác, bạn phải nghe những gì mà khán giả nói, đọc được ngôn ngữ cơ thể của họ và xử lý tốt tình huống xảy ra.

4.2.4. Kỹ năng thuyết phục

Thuyết phục là một hoạt động tâm lý xảy ra khi có nhiều quan điểm về một vấn đề cùng tồn tại và người này muốn quan điểm của mình có ảnh hưởng đối với người khác. Hiểu đơn giản hơn thuyết phục là đưa ra những tình tiết, sự kiện để phân tích giải thích làm cho người khác cảm thấy đúng, thấy hay và tin theo, làm theo.

Trong kinh doanh, hoạt động xã hội cũng như cuộc sống hàng ngày, hoạt động thuyết phục thường xuyên diễn ra.

Ví dụ thuyết phục trong hoạt động kinh doanh: Thuyết phục để huy động được nguồn vốn cho công ty, phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng thiết lập mối quan hệ làm ăn với đối tác hoặc việc tuyển dụng và quyết định đầu tư....

Ví dụ thuyết phục trong hoạt động xã hội: Thuyết phục vì muốn mọi người ủng hộ mình, để tạo sự gần gũi, quan tâm chia sẻ băn khoăn của mọi người hay tạo uy tín và sự tin tưởng trước mọi người


PSD102_Bai4_v2.0013106207 79

Thuyết trình trước đám đông cũng cần kỹ năng thuyết phục để đưa ra những luận điểm làm thay đổi chính kiến, quan điểm của người nghe về một vấn đề nào đó. Mục đích là để bảo vệ ý kiến của mình, từ chối ý kiến đối lập hay có thể là hối thúc một ai đó làm theo ý kiến của mình.

Công việc của một số nhóm người như luật sư, người bán hàng, người cố vấn, nhà quản lý phụ thuộc khá nhiều vào khả năng thuyết trình và thuyết phụ người khác chấp nhận ý kiến của họ.

Để thuyết phục người nghe bạn cần chú ý:

Đưa ra những bằng chứng xác đáng để minh họa thông tin mình đưa ra là thực tế. Bằng chứng đó có thể là những con số, bài báo, tin tức được tổng hợp và đăng tải bởi các đơn vị có uy tín hoặc là ảnh minh họa thực tế.

Ví dụ về việc đưa ra các con số thực tế làm bằng chứng: Bạn phải thuyết trình bảo vệ bản kế hoạch đầu tư cho quảng cáo, bạn muốn thuyết phục ban giám đốc về lợi ích của quảng cáo, bạn không nên nói chung chung quảng cáo rất quan trọng, rất cần thiết mà phải đưa được những dẫn chứng cụ thể như: năm 2011 công ty BJ đã đầu tư 800 cho quảng cáo hoặc công ty AX đã chi 2 tỷ cho vấn đề này. Kết quả là doanh số bán hàng của công ty BJ tăng 1,5 lần còn công ty AX doanh thu tăng gấp 4 lần.

Thuyết phục là một nghệ thuật, không phải bạn có lý lẽ là người khác sẽ nghe bạn. Ngoài lý lẽ vững chắc bạn cần biết lúc nào thích hợp để đưa lý lẽ của mình vào và thể hiện chúng ra sao cho hiệu quả. Muốn vậy bạn phải hiểu tâm lý của người nghe tìm hiểu về đối tượng khán giả.

Lời lẽ khi thuyết phục phải dứt khoát, tự tin đồng thời cũng phải biết kết hợp với việc biểu cảm phi ngôn từ như ánh mắt, nét mặt, động tác, tư thế, vị trí ......

Để thuyết phục tốt bạn cần trang bị thêm một số kỹ năng khác như kỹ năng đưa ra thông tin. Cách truyền đạt thông tin rất quan trọng trong vấn đề thuyết phục. Những thông tin đưa ra phải xúc tích, dễ xử lý thì mới có thể tăng tính hiệu quả của sự thuyết phục, trực tiếp ảnh hưởng đến người nghe khiến họ tin tưởng vào hành động hay lời nói của mình.

Ví dụ: Thuyết phục đầu tư máy móc nâng cao hiệu suất lao động, bạn có thể truyền đạt như “Chúng ta sẽ xây dựng thêm cơ sở hạ tầng, trang bị thêm máy móc, công nghệ, khoa học kỹ thuật tiên tiến nhất hiện nay....trên cơ sở đó sử dụng máy móc thay thế cho sức lao động, giảm bớt lỗi sản phẩm, kiểm soát chất lượng sản phẩm, tăng hiệu suất sản xuất“

Cần chuẩn bị tâm lý đối mặt với một thực tế là “dù bạn có chuẩn bị bài thuyết trình tốt đến đâu thì bạn cũng khó có thể thuyết phục được toàn bộ người nghe”. Sẽ có một số ý kiến đối lập với bạn mà bạn thực sự không thể thay đổi quan điểm của họ. Vậy bạn hãy tập trung vào những đối tượng đang nghe bạn nói, nhưng không có nghĩa là bạn lơ là những người còn lại. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình để tăng độ tự tin và hướng vào đa số khán giả nghe bạn.


80 PSD102_Bai4_v2.0013106207

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Bài giảng được biên soạn nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức chung về thuyết trình và các kỹ năng bổ trợ thực hiện các buổi thuyết trình thành công. Để đem lại sự thành công của bài thuyết trình, người thuyết trình không chỉ cần tập trung vào nội dung bài thuyết trình mà còn chú ý đến cách trả lời câu hỏi của khán giả, chú ý vận dụng những kỹ năng của bản thân như kỹ năng nói, kỹ năng nghe, kỹ năng thuyết phục và đặc biệt là phải biết cách kết hợp với các cử chỉ, dáng điệu, ánh mắt, cách di chuyển trong khi thuyết trình.

Bài giảng Kỹ năng thuyết trình (phần 2) gồm 2 nội dung tiếp theo của phần 1: Tiến hành thuyết trình và cách thức vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình.

Tiến hành thuyết trình

Trình bày nội dung bài thuyết trình

Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả

Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình

Kỹ năng nói

Ngôn ngữ cơ thể

Kỹ năng nghe

Kỹ năng thuyết phục

Thuyết trình là một hoạt động không khó! Bạn có thể trở thành một thuyết trình viên xuất sắc nếu bạn biết học hỏi kiến thức, kinh nghiệm và dày công chuẩn bị, tập luyện.

Chúc các bạn thuyết trình thành công!


PSD102_Bai4_v2.0013106207 81

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Đánh giá kỹ năng thuyết trình của bản thân.

Nếu bạn thương xuyên luyện tập, kỹ năng thuyết trình của bạn sẽ ngày càng hoàn thiện hơn. Bạn có thể đánh giá năng lực thuyết trình của bản thân bằng cách trả lời bảng câu hỏi sau với các lựa chọn:

1. Không bao giờ

2. Thỉnh thoảng

3. Thường xuyên

4. Luôn luôn

Stt Nội dung Thang điểm

1 Tôi dành ra đủ thời gian để tiến hành các công việc nghiên cứu và chuẩn bị một cách kỹ lưỡng

1 2 3 4

2 Tôi sắp xếp các tư liệu theo những ý chính của bài thuyết trình 1 2 3 4

3 Sau khi luyện tập một vài lần, bài thuyết trình vẫn tỏ ra mới mẻ đối với tôi

1 2 3 4

4 Tôi sử dụng các thiết bị để hỗ trợ hình ảnh mình họa để tăng sức thuyết phục cho các ý chính trong bài thuyết trình

1 2 3 4

5 Tôi đến địa điểm thuyết trình sớm để nghe các bài phát biểu trước đó 1 2 3 4

6 Khi bắt đầu bài thuyết trình, tôi đã thu hút được ngay sự chú ý của cử tọa

1 2 3 4

7 Tôi phát biểu với giọng nói và nhịp điệu phù hợp với cử tọa 1 2 3 4

8 Tôi phát biểu lưu loát và tự tin trong suốt buổi thuyết trình 1 2 3 4

9 Khi thuyết trình, tôi có giao tiếp bằng mắt với cử tọa ngồi ở các vị trí khác nhau

1 2 3 4

10 Bài thuyết trình của tôi khiến cử tọa thấy hứng thú và họ đặt nhiều câu hỏi

1 2 3 4

11 Tôi vẫn giữ được bình tĩnh khi ứng xử với những người chống đối hay gây rắc rối

1 2 3 4

12 Câu trả lời của tôi luôn đi thẳng vào ý chính và giữ được sự quan tâm của cử tọa.

1 2 3 4

Phân tích, đánh giá:

Sau khi hoàn thành bài tự đánh giá, hãy tổng kết số điểm bạn có được và so sánh với bảng phân tích dưới đây. Dù bạn đã đạt tới thành công ở mức nào đi nữa, vẫn luôn có những lĩnh vực cần cải thiện thêm. Xác định những mặt còn yếu và xem lại những phần liên quan trong bài giảng để có được những lời khuyên, chỉ dẫn bổ ích, từ đó tự mình tạo dựng và rèn luyện các kỹ

năng cần thiết.

Nếu điểm của bạn là 12-24: Bạn hãy tận dụng mọi cơ hội học hỏi từ những sai lầm của mình,

dành nhiều thời gian hơn vào việc chuẩn bị và luyện tập cho các buổi thuyết trình về sau

Nếu điểm của bạn là 25-36: Bạn có kỹ năng thuyết trình tốt, nhưng vẫn còn có 1 số điểm cần

cải thiện.

Nếu điểm của bạn là 37-48: bạn có kỹ năng thuyết trình tốt, nhưng đừng tự mãn. Tiếp tục chuẩn bị và luyện tập kỹ trước mỗi buổi thuyết trình.


82 PSD102_Bai4_v2.0013106207

Bài 2:

Bạn được mời tham dự buổi thuyết trình của các diễn giả nổi tiếng. Để rút kinh nghiệm cho bản thân mình, bạn hãy ghi lại những nhận xét về bài thuyết trình của họ vào phiếu nhận xét với các tiêu chí sau:

Tiêu chí Điểm mạnh Điểm yếu

Cấu trúc

Mở đầu

Thân bài

Kết luận

Cách trả lời câu hỏi

Giọng nói

Dáng, cử chỉ

Trang phục

Mặt

Mắt

Tay

Di chuyển

Khoảng cách

Sự tham gia của khán giả

Quản lý thời gian

Documents

BÀI 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần II)eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/PSD102/Giao trinh/06_PSD102_Bai4_v2... · Bài 4: Kỹ năng thuyết trình (Phần II) 62 PSD102_Bai4_v2.0013106207