BÀI GIẢNG - lrc.quangbinhuni.edu.vn:8181

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

Biên soạn: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp

Khoa Quản trị Kinh doanh 1

Hà Nội, Năm 2013

PTIT

Bài giảng HTTTQL

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 1

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành

tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản

xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò

quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ

yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này

có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức.

Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến

hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý

cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh

doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà

quản trị kinh doanh trong các tổ chức.

Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương:

Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý

Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý

Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý

Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý

Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin

quản lý chức năng

Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ

trợ điều hành.

Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn:

- Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý.

- Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi

các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức.

- Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang

được các tổ chức sử dụng khá phổ biến.

Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài

giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc,

sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng

chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các

bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này.

Hà Nội, tháng 11 năm 2013

ThS. Lê Thị Ngọc Diệp

PTIT

Bài giảng HTTTQL


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .......6

1.1 THÔNG TIN .............................................................................................6

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin .....................................................6

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức ................................................6

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức .......................................................8

1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ...............................................9

1.2.1 Hệ thống ...........................................................................................9

1.2.2 Hệ thống thông tin ............................................................................9

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin ................................................................ 10

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ....................................................... 13

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ............................................. 13

1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý ......................................... 13

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý ................................ 19

1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý ........................ 20

CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ...... 23

2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG ............................................................. 23

2.1.1 Cấu trúc của máy tính ..................................................................... 23

2.1.2 Các dạng máy tính .......................................................................... 26

2.1.3 Lựa chọn phần cứng ....................................................................... 27

2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG ............................................................... 27

2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông ....................... 28

2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông ........................................... 29

2.2.3 Phân loại mạng máy tính ................................................................ 29

2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM ............................................................... 32

2.3.1 Phần mềm hệ thống ........................................................................ 32

2.3.2 Phần mềm ứng dụng ....................................................................... 33

2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC ................................................................ 33

2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực ........................................................ 33

2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực ............................................... 34

2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU .................................................................... 34

2.5.1 Hệ quản trị CSDL ........................................................................... 34

2.5.2 Mô hình CSDL ............................................................................... 35

2.5.3 Thiết kế CSDL ............................................................................... 38

PTIT

Bài giảng HTTTQL


CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ............................................... 40

3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ..... 40

3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40

3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống ....................................................... 40

3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa ................ 41

3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc ................................... 41

3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN .............................. 41

3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích ...................................... 42

3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46

3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) ..................... 49

3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin ........................................ 58

CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................................ 61

4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................ 61

4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ .................................................................. 61

4.2.1 Xây dựng các thực thể .................................................................... 62

4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể .......................................... 66

4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

............................................................................................................... 73

4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) ........... 73

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể ......................... 75

4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU ......................................................................... 80

4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu .......................................................... 80

4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm ............................................................... 81

4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa .......................................... 82

4.4.4 Trộn các bảng thực thể ................................................................... 87

4.5 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ ............................... 88

4.5.1 Thiết kế phần mềm mới .................................................................. 88

4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường ................................................ 93

4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY .................................................. 95

4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện .............................................. 96

4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy .......................................... 99

CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .. 104

5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG ........................................................................... 104

5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG .................................................................. 104

5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống ................................. 104

5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống ......................................... 107

5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG ....................................................... 110

PTIT

Bài giảng HTTTQL


5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện .......................... 110

5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện ........................................... 110

5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG .............................................................................. 111

5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG .......................................................................... 111

5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH ............ 112

5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống ............................................................ 112

5.6.2 Quản lý cấu hình........................................................................... 113

CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG .................................... 115

6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG .............................. 115

6.1.1 Khái niệm ..................................................................................... 115

6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 116

6.1.3 Các chức năng cơ bản ................................................................... 117

6.1.4 Công nghệ văn phòng ................................................................... 119

6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng ................................................ 121

6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH ..................................... 123

6.2.1 Khái niệm ..................................................................................... 123

6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch .............................................................. 124

6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến ......................................... 127

6.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT .................................. 128

6.3.1 Khái niệm ..................................................................................... 128


6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất .................................................. 130

6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất .................................................... 136

6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN ............................... 137

6.4.1 Khái niệm ..................................................................................... 137


6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán ............................................. 140

6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán ................................................ 145

6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING ............................................... 149

6.5.1 Khái niệm ..................................................................................... 149


6.5.3 Phân loại HTTT Marketing ........................................................... 151

6.5.4 Các phần mềm Marketing ............................................................. 156

6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ............................... 157

6.6.1 Khái niệm ..................................................................................... 157


6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực ................................................. 159

6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực ................................................... 163

PTIT

Bài giảng HTTTQL


CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ

TRỢ ĐIỀU HÀNH ............................................................................................ 169

7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH ......................... 169

7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức...................................... 169

7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định ............................................................ 170

7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm .......................................... 173

7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH ................................. 174

7.2.1 Khái niệm ..................................................................................... 174

7.2.2 Mô hình hệ thống ......................................................................... 175

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 178

PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL


CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Thông tin và

các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức.

Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh

tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan

đến HTTTQL nói riêng.

1.1 THÔNG TIN

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin

Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của

chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các

thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền

tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Để chuyển tải được thông tin cần

có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối

lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội

dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin. Có những

thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả

xã hội.

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Không có

thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định

trong môi trường.

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần

thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn

tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức

hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất

kinh doanh của tổ chức. Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử

lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và

truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động,

từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết

vấn đề.

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô

cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý.

Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và

doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng,

chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm

PTIT



ẩn… của các tổ chức.

Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt

mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các

nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn

lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ

cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những

người quản lý trong tổ chức.

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực

hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán,

nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử

dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ

mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn

dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại:

- Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ

của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ

chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch

Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách.

- Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ,

những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban

hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương

tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực

cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra

các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý

này. Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng

Tổ chức, phòng Cung ứng... nằm ở mức quản lý này.

- Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người

chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu

quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức

nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông

coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất... thuộc mức quản lý này.

Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm

quyết định nêu trên, đó là:

- Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là

mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan đến việc

lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển

trong tương lai. Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình

quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh

nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các

PTIT



chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các

thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính.

- Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn

(như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối

quan tâm của các phòng ban quản lý. Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích

số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng

thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một

quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác.

- Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công

việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại

mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông

tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường

đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời.

Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức

Đặc trưng Thông tin tác nghiệp Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược

Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ,

đều đặn

Sau từng thời kỳ dài,

hoặc trong trường hợp

đặc biệt

Tính độc lập

của kết quả

Dự đoán trước được Dự đoán sơ bộ; một số

không dự đoán được

Chủ yếu là không dự

đoán trước được

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Chủ yếu từ bên ngoài

tổ chức

Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc,

một số phi cấu trúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính xác Rất chính xác Một số có tính chủ quan Tính chủ quan cao

Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai

là chính

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức

Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin

bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức.

- Nguồn thông tin bên ngoài:

+ Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi

thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáo dục và

đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên.

PTIT



+ Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin

về thị trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan

trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức.

Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp

trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên

nghiệp.

- Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu,

sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức.

1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.2.1 Hệ thống

Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệ

với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp

hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động

để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong

một quá trình xử lý có tổ chức.

Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:

- Các yếu tố đầu vào (Inputs)

- Xử lý, chế biến (Processing)

- Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm

khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);

- Hệ thống con của hệ thống;

- Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu

nó có quan hệ với môi trường…

1.2.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền

thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin.

Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó

cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

- Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ

nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.

- Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà

quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và

hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.

- Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không

nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin

PTIT



không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.

- Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải

được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu

an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

- Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn

nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.

Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên

dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.

Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin.

- Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến

đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ

liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng

thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàng nào đó sẽ sinh ra các

dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình

thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và

chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục

đích khác nhau.

- Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như sản phẩm

hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó

thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội có

thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các

doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong

một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …).

Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Làm thế nào để có

một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản

lý hiện đại nào.

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các

dòng thông tin kết quả. Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy

trình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đó

việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và

truyền đạt thông tin.

a/ Thu thập thông tin

- Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm

bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức.

- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền

thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…

PTIT



- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần

thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…). Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập

các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập

(thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)…

b/ Xử lý thông tin

- Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp

xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ

tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình

phát triển của tổ chức.

- Bao gồm 2 bộ phận:

+ Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý

(nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống

quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu

xuất kho). Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp

cho người quản lý ra quyết định đúng.

+ Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần

mềm). Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức.

c/ Lưu trữ thông tin

- Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài.

- Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu.

- Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể

lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.

d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng

có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để

báo cáo cấp trên hoặc thông báo).

Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trị

kinh doanh. Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và

cán bộ quản lý để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả.

Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin đã qua 6 giai đoạn tương ứng với

việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao.

Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu

Trong giai đoạn này máy tính được đưa vào tổ chức. Công việc xử lý dữ liệu được

thực hiện bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu. Xử lý dữ

liệu thường gắn liền với những nghiệp vụ được xác định rõ ràng, làm việc với một tập hợp các

quy tắc nhất định, các lao động giản đơn, đơn điệu và lặp lại. Đây là tiền đề cho tự động hoá

và những bài toán trong kế toán tài chính thường được áp dụng máy tính đầu tiên. Giai đoạn

này đã kết thúc.

Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng

PTIT



Các thao tác để xử lý dữ liệu đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng đã

thấy hứng thú hơn với công nghệ mới. Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh. Giai đoạn

này cán bộ xử lý dữ liệu tự động đánh giá các khả năng của máy tính. Các nhà quản lý chấp

nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý. Tuy nhiên cũng có nhiều người

sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không

có kiểm soát những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động.

Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng

Việc có quá nhiều yêu cầu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu đáo về CNTT và thiếu

kinh nghiệm đã làm cho nhiều ứng dụng vượt chi phí cho phép và hệ thống xử lý làm việc

không tốt. Chúng không đáp ứng được sự mong đợi của các nhà quản lý cấp cao khi họ xem

xét về lượng tiền đã chi ra và lợi nhuận thu được. Do đó các nhà quản lý dữ liệu tự động bắt

đầu xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu về tự động hoá xử lý dữ liệu và bắt đầu suy nghĩ theo nghĩa

kinh doanh. Trách nhiệm của người sử dụng các nguồn lực thông tin đã được đặt ra trong tổ

chức.

Một loại nhân viên mới ra đời - cán bộ có khả năng về CNTT. Vì nhân viên xử lý dữ

liệu và người yêu cầu phải tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận cho các ứng dụng, do đó cán

bộ xử lý dữ liệu tự động phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT.

Điều này có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt động kinh doanh và các dự án mà họ đề xuất.

Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp

Trong những năm 90, công nghệ máy tính tăng trưởng nhanh. Một số người cho rằng

công nghệ mới đưa vào có thể đủ thay thế cho 10 năm sử dụng có hiệu quả những gì đã có.

Công nghệ phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ 4 đã cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng

quản lý kinh doanh và xử lý dữ liệu tự động, kết quả trực tiếp là sự tập trung quản lý thông tin

trong một cấu trúc đơn giản.

Trong giai đoạn này người sử dụng không còn phải chờ đợi để đề nghị ưu tiên cho vấn

đề của họ. Họ tự làm những công việc của chính họ trên máy tính. Giá cả của máy tính và

phần mềm giảm xuống thấp phù hợp với nguồn lực tài chính của người sử dụng. Bộ phận

chuyên trách về xử lý dữ liệu tự động tập trung những hoạt động của mình vào những công

việc dịch vụ, cung cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng.

Giai đoạn V: Giai đoạn quản trị dữ liệu

Đây là giai đoạn hiện nay của các HTTT. Bộ phận quản lý HTTT đã nhận ra rằng

thông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng. Chính vì thế

thông tin phải được quản lý một cách thích hợp. Dữ liệu phải được lưu trữ và duy trì sao cho

mọi người sử dụng có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và vì vậy mô hình

dữ liệu phải được xây dựng độc lập với các ứng dụng. Tư tưởng này cho phép người sử dụng

phát triển ứng dụng của mình để sử dụng dữ liệu chung đó.

Giai đoạn này đặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà bây giờ có trách

nhiệm chính đối với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức.

Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi

Ở giai đoạn này có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt

động của tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống. Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của đội

PTIT



ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thác CNTT

cho việc dành lợi thế cạnh tranh.

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ

và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra

quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức.

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin

nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và

chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa. Do đó, chúng ta sẽ tập trung

nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ

chức, doanh nghiệp.

1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có rất

nhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức. Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các

HTTTQL trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông

tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống.

1.3.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng

Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia

và tác nghiệp.

Hình 1.1. Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng

HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản

đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt

động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục

đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng

giao dịch của tổ chức. Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên,

đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng. Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ

PTIT



làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM;

HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…

HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu

và các lao động dữ liệu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức

phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc

hàng ngày trong tổ chức.

HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và

tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian. Các hệ thống này thường

cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm)

hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm

việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí

của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được

các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép.

HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các

quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn. Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức

có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường. HTTT hỗ trợ các nhà quản

lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên

sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?...

1.3.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thống

trợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia.

a) Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)

Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện

hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức.

Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như:

Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…

Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý

tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắc

quản lý và phát sinh các báo cáo thống kê. Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngay

khi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hành theo

định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…).

Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp

lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ

liệu) về các tác vụ đã thực hiện. Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho

các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định.

Hệ thống TPS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự cố của

TPS trong vài giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho tổ chức và ảnh hưởng tiêu cực đến

các tổ chức có liên quan.

Hình 1.2 mô tả một hệ thống phân phối – bán hàng là một hệ thống TPS. Dữ liệu từ

khách hàng như yêu cầu đặt hàng (tên, địa chỉ, tên hàng, số lượng, ngày) được kiểm tra tính

PTIT



hợp lệ và làm cơ sở cho các hoạt động xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền. Dữ liệu phát sinh ở

các xử lý quan trọng (xuất kho, thu tiền) được đưa vào CSDL tương ứng (công nợ, tồn kho)

để lập báo cáo quản lý.

Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các đặc tính chung như sau:

- Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn. Các xử lý tự động của TPS chỉ

thực sự hiệu quả khi chúng đã được tối ưu hóa và thống nhất trong tổ chức. Do đó, các xử lý

này cần phải dựa trên quy tắc và quy trình đã ban hành trong tổ chức, hoặc ngược lại, các quy

tắc và quy trình phải được thiết kế để tối ưu hóa cho các xử lý này.

- Thao tác trên dữ liệu chi tiết. Các mẩu tin được tạo ra từ TPS cần phải mô tả các hoạt

động của tổ chức một cách chi tiết để giúp tổ chức nhận thức được đầy đủ những gì đã diễn ra

và qua đó tổ chức có thể phát hiện và xác định vấn đề đang tồn tại.

- Dữ liệu trong TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra, không dự báo hoặc khuyến nghị.

- Chỉ cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản, như tổng doanh thu trong tháng, mức

tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc. Các thông tin này được tạo ra từ các

công thức biến đổi dữ liệu đơn giản để tất cả mọi người dễ dàng hiểu và sử dụng đúng.

b) Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS)

HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến

lược. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ

các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định

Khách hàng

Người quản lý

Nhà kho 1.0

Nhận yêu cầu

Yêu cầu đặt hàng

2.0 Xuất kho

3.0 Lập

hóa đơn

4.0 Thu tiền

Yêu cầu bị từ chối

Hó

a đ

ơn T

iền trả

Hóa đơn

5.0 Lập

báo cáo

Yêu cầu hợp lệ

Dữ liệu hàng xuất

Yêu

cầu

x

uất

kh

o Dữ

liệu

hàn

g x

uất

(Hàn

g)

(Hàng) (Hàng)

(Hàn

g)

Công nợ Tồn kho

Tiền nợ, tiền trả

Số lượng hàng xuất

Doanh thu bán hàng

Trị giá hàng xuất

Báo cáo bán hàng

Hình 1.2. Hệ thống phân phối bán hàng

PTIT



kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này

thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự

kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.

Vì các HTTT phục vụ quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh ra từ các hệ xử lý

giao dịch, do đó chất lượng thông tin mà chúng cho phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt

hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo

dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường... là các HTTT phục

vụ quản lý.

MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử

dụng thông tin của tổ chức.

Hình 1.3 mô tả một hệ thống MIS tổng hợp và lập báo cáo về các hoạt động cơ bản

trong tổ chức dựa trên các kênh thông tin hình thức. Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho MIS

là từ các hệ thống TPS. Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS được đưa vào

CSDL của MIS, và được chuyển đổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết cho người

quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn.

c) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)

DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra

quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ

ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một

phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho

phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ban hành. Thêm

vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.

Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử

dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưng

giữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau:

Hình 1.3. Mô hình cấu trúc HTTT phục vụ quản lý trong nội bộ tổ chức

Hệ TPS bán hàng

Hệ TPS kho vật tư

Hệ TPS thu chi

Hồ sơ yêu cầu

Hồ sơ sản phẩm

Hồ sơ chứng từ

Dữ liệu bán hàng

Dữ liệu sản phẩm

Dữ liệu thu chi

Phân tích, tổng hợ

p thông tin

Báo cáo

Các hệ thống TPS Hệ thống MIS

Truy vấn

PTIT



- DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ

thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý. Vấn đề mà DSS giải

quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức

vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết là trợ

giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị,..).

- DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết

vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án.

- DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhận thức

vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh.

- DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán bán cấu trúc, còn MIS giải quyết nhu

cầu sử dụng thông tin cho tất cả các loại bài toán.

d) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS)

Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp

bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu bên ngoài

(như các quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng

hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những

dữ liệu chủ chốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất.

ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất. Chúng thường sử dụng các

phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các

nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh

nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?...

ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức

mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng

lực của các nhà cung cấp. ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên

trong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thông tin

tổng quát.

Ví dụ: CEO sử dụng ESS để xem lướt qua các hoạt động buôn bán theo sản phẩm, khu

vực, tháng, thị trường của tổ chức lẫn các đối thủ cạnh tranh. Nếu phát hiện có vấn đề, CEO

sẽ dùng công cụ “Data drill down” (khai khoáng dữ liệu) để tìm hiểu chi tiết hơn. Dựa vào

phương tiện này, các vấn đề phát hiện ở mức khái quát sẽ được làm sáng tỏ dần ở từng mức

quản lý thấp hơn, giúp CEO xác định chính xác những vấn đề cụ thể nào cần phải giải quyết ở

từng mức quản lý. Khác với DSS, ESS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO định vị chính xác

những vấn đề cần giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn mà không cần đưa ra giải pháp

chi tiết cho vấn đề.

Các đặc điểm chung của các hệ thống ESS là:

- Được sử dụng trực tiếp bởi các CEO.

- Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao).

- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.

- Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản

lý cao xuống mức quản lý thấp.

PTIT



e) Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES)

ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo.

Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một

chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ

và một động cơ suy diễn.

ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối với

hoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những

nhà điều hành cấp cao nhất (CEO).

Một số hệ thống chuyên gia như:

- Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao động tri

thức (là những nhân công có trình độ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin và kiến thức

mới). Các hệ thống KWS có thể kể đến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí

(AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm…

- Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System - OAS) giúp ích cho lao

động dữ liệu. Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các

công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng, liên kết các lao động tri thức, các đơn vị và

bộ phận chức năng. Chúng giúp quản lý văn bản thông qua các chức năng xử lý văn bản, chế

bản điện tử, quản lý tập tin; quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử và giúp liên lạc

thông qua thư điện tử hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng…

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for

Competitive Advantage, ISCA) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường

khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có

thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành

công nghiệp... Khác với các hệ thống khác có mục đích trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ

chức, hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh cung cấp những công cụ thực hiện các ý đồ chiến

lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối

đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp

cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành.

Hình 1.4. Mối liên hệ giữa các hệ thống.

ESSESS

DSSDSS

TPSTPS

MISMIS

ISCAISCAKWS, OAS, ISCA

PTIT



Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển HTTT trình bày trong bài giảng tập

trung vào HTTT phục vụ quản lý nhưng chúng cũng thường được dùng trong việc nghiên cứu

các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết định. Riêng đối với hệ

chuyên gia vì những đặc trưng riêng có nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng.

1.3.2.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ

Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo

nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chức

năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược.

Bảng 1.2. Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp

HTTT

Tài chính

Kế toán

chiến lược

HTTT

Marketing

chiến lược

HTTT

Quản trị

Nhân lực

chiến lược

HTTT

Sản xuất

Kinh doanh

chiến lược

HTTT

Văn

phòng

HTTT

Tài chính

Kế toán

chiến thuật

HTTT

Marketing

chiến thuật

HTTT

Quản trị

Nhân lực

chiến thuật

HTTT

Sản xuất

Kinh doanh

chiến thuật

HTTT

Tài chính

Kế toán

tác nghiệp

HTTT

Marketing

tác nghiệp

HTTT

Quản trị

Nhân lực

tác nghiệp

HTTT

Sản xuất

Kinh doanh

tác nghiệp

HTTT xử lý giao dịch

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần

cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng

mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức.

HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp quá

trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn,

thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện

quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể

đến như:

- Tách rời công việc với vị trí làm việc. Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công

việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên. Làm việc từ

xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp

PTIT



toàn cầu. Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu được chuyển trực

tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu.

- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian. Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý

kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều

cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát sinh

từ cấp quản lý thấp nhất). Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân và

tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được giao.

Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả

năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp

quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn. Trong cấu trúc này,

người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và giải

quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn.

- Tổ chức lại các luồng công việc. Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các

xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong

các quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện.

- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức. Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm

nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm đặc thù

của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiều năng lực

hơn thực hiện (outsourcing).

- Cải tiến các hoạt động kinh doanh. HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý

định vị được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến. Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ

chức làm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số

hóa” 24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử (e-

commerce).

- Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. HTTT giúp

việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.

1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý

Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy

mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác điều hành hoạt động SXKD. HTTTQL tin học hóa

đang dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan

khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp tham

gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích to

lớn của các HTTTQL trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế nhằm

nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiều tổ chức, doanh

nghiệp Việt Nam đã bắt đầu quan tâm đến việc tự động hoá công tác quản lý và điều khiển

sản xuất; đồng thời hướng đến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9000.

PTIT



CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

1. Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức.

2. Khái niệm HTTT quản lý. Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ liệu của

một HTTT?

3. Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng.

4. Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

5. Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì?

6. Vai trò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức là gì?

7. Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì? Hãy

cho biết các thành phần cơ bản của DSS. Thành phần nào có vai trò quan trọng nhất?

8. MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ?

9. DSS khác với ESS ở những điểm nào?

10. Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS.

11. Lợi ích cơ bản của các HTTT quản lý đối với tổ chức là gì? Để giảm bớt các cấp quản lý

trung gian nhưng vẫn thỏa mãn yêu cầu quản lý, tổ chức cần phải làm những việc gì?

Case study 1: UPS (United Parcel Service) cạnh tranh toàn cầu bằng CNTT.

“Dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất” là công thức được UPS sử dụng thành công

trong hơn 90 năm qua. Ngày nay UPS giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng và bưu phẩm mỗi

ngày tại Hoa kỳ và hơn 200 quốc gia khác. Hãng đã duy trì vị trí hàng đầu trong dịch vụ

chuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express bằng cách đầu

tư lớn vào CNTT. Hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỉ USD mỗi năm để nâng cấp dịch

vụ khách hàng trong khi vẫn duy trì chi phí ở mức thấp.

Sử dụng máy tính cầm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device),

những tài xế vận chuyển hàng cho UPS ghi nhận thông tin của khách hàng cùng với thông tin

về thời gian giao hoặc nhận vào máy, sau đó họ đặt máy vào thiết bị giao tiếp trên xe tải - là

một thiết bị truyền tin trên mạng điện thoại di động. Thông tin về chuyến hàng được chuyển

đến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý trên các máy chủ ở Mahwah, bang New

Jersey và Alpharetta, bang Georgia. Từ đó, thông tin có thể được truy xuất trên khắp thế giới

về các kiện hàng đã được giao hoặc nhận.

Qua hệ thống theo vết kiện hàng tự động, UPS có thể giám sát các gói xuyên suốt quá

trình giao hàng. Ở các điểm giao nhận khác nhau trên lộ trình từ người gửi đến người nhận, máy

đọc mã vạch quét thông tin vận chuyển hàng trên nhãn kiện hàng; thông tin sau đó được nạp

vào máy chủ. Những người nhân viên giao dịch với khách hàng có thể kiểm tra tình trạng của

bất kỳ gói hàng nào từ máy tính để bàn nối mạng với UPS. Khách hàng của UPS cũng có thể

truy xuất thông tin này từ website của công ty bằng máy tính hoặc điện thoại di động của họ.

Những khách hàng có kiện hàng cần chuyển đi có thể vào Website của UPS để biết lộ

trình, tính toán chi phí vận chuyển, xác định thời điểm giao hàng và lập kế hoạch giao nhận.

PTIT



Các doanh nghiệp có thể dùng Website để dàn xếp các chuyến hàng và thanh toán chi phí với

UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng. Dữ liệu từ Website được chuyển đến máy chủ xử lý và

thông tin sẽ quay về khách hàng sau khi xử lý. UPS cũng thiết lập dịch vụ chuyển tài liệu qua

mạng Internet. Dịch vụ này cung cấp khả năng bảo mật cao lẫn khả năng theo vết cho các tài

liệu quan trọng.

Các đầu vào, xử lý, đầu ra của hệ thống này là gì? Những công nghệ nào được sử

dụng? Những công nghệ này liên hệ thế nào đến chiến lược kinh doanh của UPS ?

Case study 2: HTTT của Cisco.

Có trụ sở chính tại San Jose, California, Cisco vượt trội các đối thủ trong lĩnh vực kinh

doanh thiết bị định tuyến (router) và chuyển mạch cho mạng Internet/Intranet. Chìa khóa cho

sự thành công của Cisco là sử dụng mạng Internet tối đa: các hoạt động của Cisco hầu như

được thực hiện trên mạng Internet.

Khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và những đối tác khác làm việc với Cisco

chủ yếu là trên Website của nó: Hơn 90 % hợp đồng mua bán được thực hiện trên Internet, và

3/4 số sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng thực. Khách hàng vào Website để

cấu hình cho hệ thống mà họ mong muốn và đặt hàng với Cisco. Đơn đặt hàng được chuyển

trực tiếp đến các hãng sản xuất cho Cisco như Flextronics International ở Singapore, làm ra

sản phẩm và trực tiếp gửi cho khách hàng. Website của Cisco liên kết với Website của

Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có thể theo dõi trực tiếp các chuyến

hàng đã gửi. Với phương pháp này, Cisco cắt giảm 70% thời gian chuyển giao nhờ giảm bớt

kho vật tư của riêng nó.

Dịch vụ khách hàng cũng được thực hiện trên mạng, tiếp nhận khoảng 800.000 lượt

truy vấn mỗi tháng, và 85% số đó được khách hàng hài lòng, chi phí giảm được khoảng 600

triệu USD trong năm 2000. Cisco cũng cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24 giờ mỗi

ngày, nhờ vậy mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng cao.

Đối với chức năng tài chính kế toán, các máy tính cập nhật các giao dịch thanh toán

tiền 3 lần trong ngày và số liệu được cung cấp đầy đủ cho các nhà quản lý tùy theo yêu cầu.

Giám đốc điều hành có thể xem tổng thu nhập, lợi nhuận, các đơn đặt hàng và các chi phí. Vì

dùng Internet để nhận và lưu số liệu, công ty có thể khóa sổ (kết toán) trong vòng 24 giờ vào

cuối mỗi quý.

Tương tự, chức năng quản lý nhân lực cũng được thực hiện trên mạng. Cisco nhận

được khoảng 25.000 đơn xin việc mỗi tháng từ Website. Nhân viên của Cisco sử dụng

Website để báo cáo chi phí hoặc đề nghị thay đổi các tiện nghi cho phù hợp. Công ty cũng

chuyển 80% nội dung huấn luyện nhân viên lên Website và rất hài lòng về điều này. Cisco

cũng giúp cho nhân viên yên tâm về con cái của họ khi đang làm việc: các bậc phụ huynh có

thể theo dõi con cái của họ qua mạng máy tính và camera được gắn ở trung tâm giữ trẻ.

Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào?

PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 2. Các thành phần của HTTTQL


CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

HTTT quản lý gồm có các thành phần chính mà người ta gọi là các tài nguyên của hệ

thống, đó là: tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông, tài nguyên về phần mềm, tài

nguyên về nhân lực và tài nguyên về dữ liệu.

Hình 2.1. Các thành phần của HTTT quản lý

2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG

Tài nguyên về phần cứng của một HTTTQL là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ

cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. Đó là hệ thống máy tính điện tử.

Máy tính điện tử là thiết bị xử lý thông tin một cách tự động hóa: nhập và lưu trữ dữ

liệu đầu vào, chuyển đổi các dữ liệu theo các lệnh và chỉ dẫn cần thiết, xuất và lưu trữ thông

tin đã được xử lý.

2.1.1 Cấu trúc của máy tính

Một máy tính bao gồm các bộ phận: Bộ xử lý trung tâm (CPU), Bộ nhớ (Memory), Bộ

vào (Input Device) và Bộ ra (Output Device). Cấu hình chuẩn của một máy vi tính bao gồm

các bộ phận: màn hình, bàn phím, bộ vi xử lý (Microproceser), máy in (Printer), chuột

(Mouse), ổ đĩa mềm (Driver), ổ đĩa CD và ổ USB.

- Bộ xử lý trung tâm (CPU – Central Processing Unit) là thành phần quan trọng nhất

của máy tính, giúp xử lý các biểu tượng, chữ số, chữ cái,… đồng thời điều khiển các bộ phận

khác của hệ thống. CPU chứa hai bộ phận chính:

Tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông

Tài nguyên về phần mềm

Tài

nguyên

về dữ

liệu

Nguồn

Thu thập

dữ liệu

Xử lý

thông

tin

Lưu trữ

Truyền đạt

thông tin

Tài

nguyên

về

nhân

lực

Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế

PTIT



+ Bộ số học và logic (ALU – Arithmetic Logic Unit) thực hiện các phép tính số học

và logic cơ bản của máy tính như cộng, trừ, nhân, chia, xác định giá trị lớn hơn, nhỏ hơn…

ALU có thể thực hiện các phép tính logic trên cả chữ số và chữ cái.

+ Bộ điều khiển (CU – Control Unit) không trực tiếp thực hiện các chương trình mà

chứa các chỉ lệnh nhằm phối hợp và điều khiển các thành phần khác của hệ thống và phát tín

hiệu để thực hiện chúng.

Ngoài ra, CPU còn có thêm một số bộ phận khác như thanh ghi (Register) và bộ nhớ

truy cập nhanh (Cache):

+ Thanh ghi là vùng nhớ đặc biệt được CPU sử dụng để lưu trữ tạm thời các lệnh

và dữ liệu đang được xử lý. Việc truy cập đến thanh ghi được thực hiện với tốc độ rất nhanh.

+ Bộ nhớ truy cập nhanh đóng vai trò trung gian giữa bộ nhớ và các thanh ghi. Tốc

độ truy cập đến bộ nhớ này khá nhanh, chỉ sau tốc độ thanh ghi.

- Bộ nhớ trong (hay còn gọi là Bộ nhớ chính – Main Memory) là nơi chương trình

được đưa vào để thực hiện và nơi lưu trữ dữ liệu đang được xử lý. Bộ nhớ trong gồm hai

phần:

+ Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM – Random Access Memory) là nơi cất giữ

tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý. RAM có ba chức năng: chứa một phần

hoặc toàn bộ các phần mềm cần thiết; lưu các chương trình hệ điều hành quản lý hoạt động

của máy tính; chứa các dữ liệu chương trình đang sử dụng (chỉ lưu tạm thời dữ liệu hoặc chỉ

lệnh chương trình, không giữ được nội dung khi tắt máy tính).

+ Bộ nhớ chỉ đọc (ROM – Read Only Memory) chứa một số chương trình hệ thống

được hãng sản xuất cài đặt sẵn để thực hiện việc kiểm tra các thiết bị và tạo sự giao tiếp ban

Thiết bị vào: - Bàn phím - Nguồn dữ liệu tự động truy cập - Chuột vi tính - Màn hình cảm ứng - Thiết bị quét số…

Các tuyến bus

Bộ nhớ ngoài: - Đĩa từ - Đĩa quang - USB…

Thiết bị ra: - Màn hình - Máy in - Máy vẽ - Loa…

Hình 2.2. Cấu trúc của một máy tính

Bộ xử lý trung tâm

Bộ nhớ trong

PTIT



đầu của máy với các chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động. Khi tắt máy tính dữ

liệu trong ROM không bị mất đi. Nó được dùng để chứa những chương trình quan trọng hoặc

thường dùng.

Các đặc tính của CPU và RAM rất quan trọng trong việc xác định tốc độ và năng lực

xử lý của máy tính.

- Bộ nhớ ngoài (hay còn gọi là bộ nhớ thứ cấp – Secondary Memory) dùng để lưu trữ

dữ liệu tương đối lâu dài bên ngoài CPU, ngay cả khi đã tắt máy tính. Những phương tiện lưu

trữ thứ cấp thường là đĩa từ (đĩa cứng, đĩa mềm), đĩa quang (đĩa CD, đĩa DVD) và thiết bị nhớ

flash. Để truy cập dữ liệu trên đĩa, máy tính có các ổ đĩa mềm, đĩa cứng, ổ đĩa CD, cổng giao

tiếp USB.

+ Đĩa cứng thường được gắn sẵn trong ổ đĩa cứng (Hard Disk Driver - HDD). Loại

đĩa này có dung lượng lớn và tốc độ đọc/ghi rất nhanh. Ngày nay, với các chuẩn giao tiếp

ngoài như USB và FireWire, ổ đĩa cứng lắp ngoài cũng đã trở nên khá phổ biến và thông dụng

với người dùng.

+ Đĩa mềm thường được sử dụng trước đây, còn ngày nay ít được sử dụng do một

số nhược điểm: kích thước lớn, dung lượng lưu trữ thấp và dễ bị hư hỏng theo thời gian (chỉ

dùng đối với một số máy tính đời cũ).

+ Đĩa CD (Compact Disk) sử dụng công nghệ laser lưu trữ dung lượng dữ liệu lớn

dưới dạng nén, thích hợp cho các ứng dụng cần lưu trữ dữ liệu không đổi có dung lượng lớn

hoặc ứng dụng có phối hợp văn bản, âm thanh và hình ảnh. Đĩa CD-R cho phép ghi dữ liệu

một lần và đọc nhiều lần, còn CD-RW cho phép ghi đè dữ liệu lên nhiều lần.

+ Đĩa DVD (Digital Video Disk) cũng tương tự CD nhưng có khả năng chứa dữ

liệu nhiều hơn hẳn CD. DVD cũng có nhiều loại như DVD-ROM (có dữ liệu chỉ có thể đọc

mà không thể ghi), DVD-R (có thể ghi một lần, sau đó có chức năng như DVD-ROM), DVD-

RW (chứa dữ liệu có thể xóa và ghi lại nhiều lần)…

+ Thiết bị nhớ flash sử dụng cổng giao tiếp USB nên thường được gọi là USB.

Chúng có nhiều ưu điểm hơn hẳn các thiết bị lưu trữ khác như nhỏ gọn, dung lượng lưu trữ rất

lớn (hiện nay lên đến 256GB) và khá tin cậy nên ổ USB hoàn toàn thay thế cho các ổ đĩa mềm

cho các máy tính cá nhân được sản xuất trong những năm gần đây.

Ngoài ra, một số công ty lớn đang hướng tới các cơ sở hạ tầng lưu trữ mới bằng

phương pháp nối mạng lưu trữ. Nối mạng lưu trữ (SAN – Storage Area Network) lắp đặt

nhiều thiết bị lưu trữ vào một mạng tốc độ cao riêng biệt dành cho mục đích lưu trữ. SAN tạo

ra một khu vực lưu trữ chung cho nhiều máy chủ giúp người sử dụng có thể nhanh chóng chia

sẻ hoặc truy cập dữ liệu qua SAN. Phương pháp này khá tốn kém và khó quản lý nhưng rất có

ích cho các công ty cần chia sẻ thông tin ở mức độ cao.

Việc tổ chức dữ liệu ở bộ nhớ ngoài và việc trao đổi dữ liệu ở bộ nhớ ngoài với bộ nhớ

trong được thực hiện ở hệ điều hành.

- Thiết bị vào và thiết bị ra giúp người sử dụng tương tác với hệ thống máy tính. Thiết

bị vào tập trung dữ liệu và chuyển đổi chúng thành dạng điện tử để máy tính xử lý, còn thiết

PTIT



bị ra hiển thị dữ liệu từ máy tính sau khi chúng đã được xử lý.

+ Thiết bị vào (Input Device) bao gồm: bàn phím (Key board – được sử dụng nhiều

nhất để nhập dữ liệu); chuột vi tính (Computer mouse – dùng định vị con trỏ với chọn lệnh);

màn hình cảm ứng (Touch screen – nhập dữ liệu bằng cách chạm ngón tay hoặc con trỏ vào

màn hình); nhận dạng ký tự quang (công cụ chuyển đổi những ký tự, mã số, dấu hiệu đặc biệt

thành dạng số hoá, ví dụ như mã vạch); máy quét hình kỹ thuật số (Digital scanner – tiến hành

số hoá những văn bản và hình ảnh); thiết bị xử lý âm thanh (như micro – số hoá âm thanh để

xử lý trên máy tính); webcam (camera kỹ thuật số - thu và truyền trực tuyến hình ảnh qua

mạng); cảm biến (Sensor – thu thập dữ liệu trực tiếp từ môi trường để nhập vào máy tính. Ví

dụ trong nông nghiệp có thể giám sát độ ẩm và tưới nước khi cần thiết); xác minh tần số video

(Radio Frequency Identification – sử dụng các thẻ có gắn vi mạch để truyền thông tin về một

vật và vị trí của nó. Ứng dụng trong giám sát giao thông và vật nuôi…).

+ Thiết bị ra (Output Device) bao gồm màn hình (Screen – hiển thị nội dung thông

tin cần thiết để người sử dụng xem được); máy in (Printer – in văn bản hoặc các hình ảnh ra

giấy); đầu ra âm thanh (Audio output – Thiết bị chuyển dữ liệu số thành âm thanh, ví dụ như

loa); máy chiếu (Projector – dùng để hiển thị nội dung màn hình máy tính lên màn ảnh rộng).

- Các tuyến bus cung cấp đường truyền dữ liệu và tín hiệu giữa CPU, bộ nhớ trong, bộ

nhớ ngoài và các thiết bị khác của máy tính.

2.1.2 Các dạng máy tính

Có nhiều cách thức phân loại máy tính, tuy nhiên người ta thường sử dụng kích thước

và tốc độ xử lý của các máy tính để phân loại chúng thành máy tính lớn, máy tính mini, máy

vi tính và máy trạm.

- Siêu máy tính (Supercomputer) là máy tính vượt trội trong khả năng và tốc độ xử lý.

Siêu máy tính hiện nay có tốc độ xử lý hàng nghìn teraflop (một teraflop tương đương với tốc

độ một nghìn tỷ phép tính/giây) và bằng tổng hiệu suất của khoảng 6000 chiếc máy tính hiện

đại nhất hiện nay gộp lại. Có thể hiểu siêu máy tính là hệ thống những máy tính làm việc song

song.

- Máy tính lớn (Mainframe) là loại máy tính có kích thước lớn cho nhiều người dùng,

được thiết kế để thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô lớn. Chúng được sử dụng

chủ yếu bởi các công ty lớn như các ngân hàng, các hãng bảo hiểm... để chạy các ứng dụng

lớn và xử lý khối lượng lớn dữ liệu như kết quả điều tra dân số, thống kê khách hàng và

doanh nghiệp và xử lý các giao tác thương mại. Hiện nay thị trường máy tính lớn chủ yếu là

của IBM. Ví dụ máy IBM Z9 (2008) có thể được cài 20 processor, đáp ứng 8 tỉ lệnh/giây và

có thể hoạt động 24/24 giờ mỗi ngày, 7/7 ngày mỗi tuần, 365/365 ngày không ngừng.

- Máy chủ doanh nghiệp: là một hệ thống máy tính chủ yếu dùng để phục vụ cho một

doanh nghiệp lớn. Ví dụ các loại máy chủ như máy chủ web, máy chủ in ấn, và máy chủ cơ sở

dữ liệu. Tính chất chủ yếu để phân biệt một máy chủ doanh nghiệp là ở tính ổn định vì ngay

cả một sự cố ngắn hạn cũng có thể gây thiệt hại hơn cả việc mua mới và cài đặt mới hệ thống.

- Máy tính mini (Mini computer) là loại máy tính nhiều người dùng, được thiết kế để

thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô nhỏ.

PTIT



- Máy trạm (Workstation) dùng để chạy các chương trình ứng dụng trong một mạng

cục bộ và đóng vai trò là một điểm để truy cập vào mạng.

- Máy tính cá nhân (Personal computer) được thiết kế gọn nhẹ cho một người dùng.

Máy tính cá nhân xuất hiện lần đầu tiên vào cuối những năm 70 của thế kỷ 20. Một số loại

máy tính cá nhân:

+ Máy tính để bàn (Desktop) được thiết kế lần đầu bởi IBM vào năm 1979-1980.

+ Máy tính xách tay (Laptop hay Notebook) thường được thiết kế gọn, nhẹ, có thể

mang xách được; xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1981.

+ Máy tính bảng (Tablet) là một loại thiết bị máy tính tất cả trong một với màn

hình cảm ứng, sử dụng bút điện tử hay ngón tay để nhập dữ liệu thay cho bàn phím và chuột

máy tính. Là loại thiết bị di động thứ ba, không phải smartphone hay laptop mà là giao thoa

giữa hai loại thiết bị này. Nó có thể có bàn phím hay chuột đi kèm, tùy model và tùy theo

hãng sản xuất. Nhược điểm của loại này là thường thiếu các phần mềm doanh nghiệp.

Ngày nay, việc phân loại trở nên khó khăn hơn do dự phát triển mạnh mẽ của các loại

máy tính.

2.1.3 Lựa chọn phần cứng

Khi trang bị thêm thiết bị phần cứng cần chú ý đến sự phù hợp với các thiết bị phần

cứng sẵn có trong tổ chức nhằm đảm bảo sự đồng bộ cho toàn hệ thống. Cần lưu ý một số

nguyên tắc sau đây:

- Sự tương thích (Compatibility): các thiết bị mới và cũ phải làm việc được với nhau.

Nếu không thì tổ chức phải mua thêm một số phần mềm hoặc phần cứng khác dùng cho việc

chuyển đổi.

- Khả năng mở rộng và nâng cấp (Extendable): giúp tổ chức không phải trang bị mới

hoàn toàn các thiết bị khi cần phát triển hệ thống máy tính. Ngày nay, các tổ chức thường định

kỳ mở rộng và nâng cấp hệ thống do nhu cầu về năng lực máy tính trong các tổ chức liên tục

tăng lên, hơn nữa do sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực công nghệ thông tin (thường

xuyên xuất hiện các phần cứng và phần mềm mới hiệu quả hơn).

- Độ tin cậy (Reliability): cần lưu ý tìm hiểu các lỗi kỹ thuật của các phần cứng mới để

đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp. Các thông tin này có thể tham khảo trên các ấn phẩm

chuyên về công nghệ thông tin.

2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG

Truyền thông là truyền thông tin từ nơi này đến nơi khác nhờ phương tiện điện tử. Hệ

thống truyền thông là một tập hợp thiết bị được nối với nhau bằng các kênh cho phép gửi,

truyền và nhận thông tin. Nó cho phép chia sẻ các tài nguyên của mạng như cơ sở dữ liệu,

máy in…; làm tăng độ tin cậy của hệ thống và cung cấp các dịch vụ thông tin phong phú.

Mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và

thiết bị nhận tin.

PTIT



2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông

Có một số phương thức truyền thông chủ yếu sau:

- Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission) sử dụng các tín hiệu số, chỉ truyền hai

dạng tín hiệu giống như tắt và mở.

- Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission) truyền các tin tức thành dãy

các ký tự đơn lẻ. Mỗi ký tự được truyền một cách riêng rẽ như một đơn vị truyền bao gồm

một bít bắt đầu, các bít mã hoá ký tự, bít chẵn lẻ để kiểm tra sự đúng đắn của việc truyền và

một bít kết thúc. Như vậy, để truyền một ký tự ta phải mất thêm chi phí cho việc truyền một

số bít ngoài tin tức.

- Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission) cho phép truyền từng khối gồm rất

nhiều ký tự. Đầu khối và cuối khối cũng phải thêm một số bít để thiết bị nhân biết khối được

truyền. Tỷ lệ số bít phụ cho một ký tự nhỏ hơn nhiều so với truyền không đồng bộ, tuy nhiên

máy gửi và nhận phải tối tân hơn và phải đồng bộ về đồng hồ đếm thời gian để nhận các tín

hiệu.

Một số mạng có các kênh chỉ truyền thông tin theo một chiều (simplex) hoặc hai chiều

luân phiên (half duplex); một số khác có các kênh truyền hai chiều đồng thời (full duplex).

Ngày nay, nhiều hãng truyền thông có cả ba loại đường truyền trên.

Có hai nhóm kênh truyền thông chính:

- Kênh truyền thông hữu tuyến sử dụng các đường cáp để truyền thông tin. Các loại

cáp có thể là:

+ Cáp đồng:

Dây dẫn xoắn đôi (Twister pair wiring) thường được sử dụng cho các hệ thống

điện thoại trong văn phòng, giá rẻ và dễ lắp đặt. Thông thường kênh này được sử dụng để

truyền âm thanh và dữ liệu văn bản. Tốc độ đường truyền qua kênh này có thể đạt đến 100

Mbps và phụ thuộc vào phần cứng và các phần mềm quản lý quá trình truyền thông.

Cáp đồng trục (coaxial cable) thường được sử dụng làm dây anten, nối các

máy vi tính với nhau trong một ngôi nhà lớn hay vài toà nhà trong một khuôn viên (chính là

các mạng cục bộ). Cáp đồng trục có khả năng truyền thông tin với tốc độ nhanh hơn và có thể

truyền được nhiều dạng thông tin một cách hiệu quả….

+ Cáp quang (Fiber – optic) là dạng kênh truyền thông hữu tuyến hiện đại nhất sử

dụng ánh sáng như một chất tải thông tin số. Do tốc độ truyền thông tin lớn, chi phí sản xuất,

thiết lập và bảo trì thấp hơn các loại dây dẫn khác nên hiện nay cáp quang được sử dụng khá

phổ biến.

- Kênh truyền thông vô tuyến: không cần sử dụng bất cứ một loại dây dẫn nào để liên

kết giữa các thiết bị thu phát thông tin.

+ Sóng viba (Microwave): sử dụng các tín hiệu radio tần số cao để truyền dữ liệu

trong không trung. Tín hiệu vi sóng có thể được truyền đi với sự hỗ trợ của các trạm phát tín

PTIT



hiệu trên mặt đất hoặc các vệ tinh truyền thông. Khoảng cách giữa các trạm phát tín hiệu là

khoảng 30 dặm.

+ Vệ tinh (Satelliters): là phương pháp hiệu quả để truyền thông tin giữa các

khoảng cách lớn, được thực hiện từ trạm này đến trạm khác thông qua vệ tinh.

+ Tia hồng ngoại (Infrared): truyền thông nhờ tia hồng ngoại dựa vào một bộ

truyền và nhận kết hợp trong khoảng cách gần (khoảng 200m) với điều kiện các máy thu phát

được đặt ở những vị trí có thể thấy nhau được.

+ Sóng radio: sử dụng như điện thoại di động. Các thông tin được gửi và nhận khi

nó được thu và phát trên cùng một dải tần.

+ Bluetooth: sử dụng tần số radio thấp cho phép các thiết bị điện tử tự kết nối với

các thiết bị khác trong khoảng cách gần mà không cần nối dây dẫn. Ưu điểm của công nghệ

này là cho phép các kết nối không bị ngăn cản bởi các bức tường và giá khá rẻ so với các

dạng truyền thông khác.

2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông

Các thiết bị truyền thông có chức năng truyền và nhận dữ liệu trong mạng truyền

thông, bao gồm các loại sau đây:

- Bộ tiền xử lý (Front-end Processor) là một máy tính chuyên dụng cho quản lý truyền

thông và được gắn với máy chủ. Nó thực hiện các chức năng như kiểm soát lỗi, giám sát, chỉ

hướng, định dạng, chỉnh sửa, chuyển đổi tín hiệu…

- Bộ tập trung tín hiệu (Concentrator) là một máy tính truyền thông dùng để thu thập

và lưu trữ tạm thời các thông điệp từ thiết bị cuối cho tới khi tập trung đủ số lượng để gửi theo

lô.

- Bộ điều khiển (Controller) là một máy tính chuyên dụng giám sát khả năng truyền tải

thông điệp giữa CPU và các thiết bị ngoại vi.

- Bộ dồn tín hiệu (Multiplexer) là thiết bị hỗ trợ kênh truyền thông đơn thực hiện

truyền dữ liệu đồng thời từ nhiều nguồn. Nó có chức năng phân chia kênh truyền thông để các

thiết bị truyền thông có thể dùng chung một kênh.

Các phần mềm truyền thông cần phải giám sát và hỗ trợ hoạt động mạng với các chức

năng cụ thể như điều khiển mạng, kiểm soát truy cập, giám sát sự truyền tín hiệu, phát hiện và

sửa chữa lỗi, bảo mật.

2.2.3 Phân loại mạng máy tính

Mạng máy tính phát sinh từ nhu cầu muốn chia sẻ và dùng chung dữ liệu và các tài

nguyên phần cứng khác. Mạng máy tính dù phức tạp đến đâu thì cũng dựa trên nền tảng kết

nối hai máy tính với nhau bằng các kênh truyền thông sao cho chúng có thể thực hiện mục

đích này.

Một số phương pháp phân loại mạng máy tính cơ bản:

PTIT



2.2.3.1 Phân loại mạng máy tính theo cấu trúc liên kết mạng

Cấu trúc liên kết mạng (Network Topology) là cấu trúc hình học không gian của mạng

mà thực chất là cách bố trí các phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng với nhau. Có

dạng cấu trúc cơ bản là mạng sao, mạng bus và mạng vòng.

- Cấu trúc liên kết mạng bus là phương pháp nối mạng vi tính đơn giản và phổ biến

nhất, bao gồm một dây cáp đơn lẻ nối tất cả máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng chung và các

máy chủ trong mạng theo một hàng.

Hình 2.3. Cấu trúc liên kết mạng bus

Máy tính trên mạng bus giao tiếp bằng cách gửi dữ liệu đến một máy tính xác định và

đưa dữ liệu đó lên cáp dưới dạng tín hiệu điện tử. Số lượng máy trên bus càng nhiều thì số

máy tính chờ đưa dữ liệu lên bus càng tăng và mạng thi hành càng chậm.

Ưu điểm của mạng này là khi một nút bị hỏng thì không làm ngưng các nút khác trong

mạng; việc phát triển mạng bus đơn giản, chỉ cần kéo dài bus và bổ sung thêm các nút cho

đến số lượng cực đại có thể. Cách thiết kế này thích hợp với mạng nhỏ, thiết kế cho một

phòng máy trong phạm vi không lớn lắm.

- Cấu trúc liên kết mạng sao (Star): các máy tính được nối cáp vào một thiết bị gọi là

HUB (tức đầu nối trung tâm). Tín hiệu được truyền từ máy tính gửi dữ liệu qua HUB để đến

tất cả các máy tính trên mạng. Cấu trúc liên kết này bắt nguồn từ thời kỳ đầu, khi việc tính

toán dựa trên hệ thống các máy tính nối vào một máy trung tâm.

Hình 2.4. Cấu trúc liên kết mạng sao

Mạng sao cung cấp tài nguyên và chế độ quản lý tập trung. Tuy nhiên, do mỗi máy

tính nối vào một trung tâm điểm, nên cấu trúc liên kết này cần rất nhiều cáp nếu cài đặt mạng

ở quy mô lớn. Ngoài ra, nếu trung tâm bị hỏng thì toàn bộ mạng cũng bị đứt. Trường hợp một

PTIT



máy tính hoặc đoạn cáp nối máy tính đó với HUB bị hỏng thì chỉ máy tính đó mới không còn

có thể gửi hay nhận dữ liệu mạng. Các máy tính còn lại trên mạng vẫn hoạt động bình thường.

Loại mạng này thường có chi phí ghép nối cao hơn các loại khác, vì mỗi trạm đòi hỏi

có đường cáp nối với máy xử lý trung tâm. Loại cấu trúc mày thường được sử dụng trong

trường hợp thông tin trên mạng cần được xử lý tập trung và một vài nút trên mạng cần được

làm việc độc lập.

- Cấu trúc liên kết mạng vòng (Ring) nối các máy tính trên một vòng cáp, không có

đầu nào bị hở. Tín hiệu truyền đi theo một chiều và đi qua từng máy tính. Khác với cấu trúc

liên kết bus thụ động, mỗi máy tính đóng vai trò như một bộ chuyển tiếp khuếch đại tín hiệu

và gửi nó tới máy tính tiếp theo. Do tín hiệu đi qua từng máy nên sự hỏng hóc của một máy có

thể ảnh hưởng đến toàn mạng.

Hình 2.5. Cấu trúc liên kết mạng vòng

Tuy nhiên với những sơ đồ chấp nhận hỏng được phát minh gần đây đã cho phép

mạng vòng tiếp tục hoạt động ngay trong trường hợp một hay nhiều nút hỏng.

2.2.3.2 Phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý

Mạng máy tính có thể phân bổ trên một vùng lãnh thổ nhất định và có thể phân bổ

trong phạm vi một quốc gia hay quốc tế. Dựa vào phạm vi phân bổ của mạng người ta có thể

phân ra các loại mạng như sau:

- Mạng Internet là mạng của các mạng có phạm vi toàn cầu, sử dụng nhiều loại

phương tiện truyền thông khác nhau để cung cấp nhiều loại dịch vụ trên mạng. Mạng Internet

không có chủ nhân riêng mà có nhiều chủ nhân, mỗi chủ nhân làm chủ một phần của mạng.

- Mạng GAN (Global Area Network) kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau.

Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh.

- Mạng WAN (Wide Area Network) – Mạng diện rộng, kết nối máy tính trong nội bộ

các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục. Thông thường kết nối này được

thực hiện thông qua mạng viễn thông. Khi một công ty hoặc một tổ chức lớn, hoạt động trên

phạm vi đa quốc gia có nhu cầu liên kết các trang dữ liệu trên diện rộng thì họ thường sử dụng

hình thức này để thiết lập đường truyền riêng.

- Mạng MAN (Metropolitan Area Network) kết nối các máy tính trong phạm vi một

thành phố. Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao (50-

PTIT



100 Mbps). Mạng MAN không được thiết kế với các đường điện thoại, người ta thường sử

dụng cáp quang để thiết kế mạng này.

- LAN (Local Area Network) – Mạng cục bộ, kết nối các máy tính trong một khu vực

bán kính hẹp thông thường khoảng vài trăm mét, trong một tòa nhà hoặc vài tòa nhà rất gần

nhau. Kết nối được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao ví dụ cáp

đồng trục hay cáp quang. LAN thường được sử dụng trong nội bộ một cơ quan/tổ chức… Các

LAN có thể được kết nối với nhau thành WAN.

2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM

Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng của

HTTT quản lý.

2.3.1 Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lý, điều hành hoạt

động của các thiết bị phần cứng (máy tính, máy in, máy fax, thiết bị nhớ…). Nó như một bộ

phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện.

Có hai nhóm phần mềm hệ thống:

- Hệ điều hành quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung cấp một

giao diện để người sử dụng có thể sử dụng được các nguồn lực của hệ thống (DOS,

WINDOWS, UNIX,…). Nó có chức năng lên kế hoạch cho các chương trình của máy tính,

phân phối tài nguyên và giám sát các hoạt động của máy tính; cụ thể là:

+ Cung cấp chỗ trong bộ nhớ sơ cấp cho dữ liệu và các chương trình; kiểm tra các

thiết bị ra, vào.

+ Phối hợp hoạt động giữa các khu vực của máy tính để đảm bảo cho người sử

dụng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nhau.

+ Giám sát các hoạt động của máy tính, người sử dụng máy tính và bất kỳ sự xâm

nhập trái phép vào hệ thống.

Một số hệ điều hành đã và đang được sử dụng là DOS, Windows, UNIX, LINUX…

Các hệ điều hành hiện đại như Windows của Microsoft sử dụng giao diện đồ hoạ với các biểu

tượng, nút bấm, thanh công cụ sắp xếp dễ hiểu, thao tác thực hiện khá dễ dàng. Ban đầu là các

phiên bản như Windows 98, Windows 2000; hiện nay các phiên bản Windows XP, Windows

7 và Windows 8 rất mạnh, đáng tin cậy và được sử dụng phổ biến nhất.

- Các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích

+ Các chương trình dịch thuật ngôn ngữ đặc biệt nhằm biến đổi các chương trình

viết bằng ngôn ngữ thuật toán (như COBOL, FOTRAN, C…) sang ngôn ngữ máy để máy tính

có thể thực thi được.

+ Các phần mềm tiện ích thực hiện các nhiệm vụ thông thường và có tính lặp như

sao chép, sắp xếp phân loại, tính toán, xoá bộ nhớ sơ cấp… Chúng có thể được chia sẻ bởi tất

cả mọi người sử dụng cũng như có thể dùng trong nhiều ứng dụng khi được yêu cầu.

PTIT



2.3.2 Phần mềm ứng dụng

Phần mềm ứng dụng thường là đã được viết hoàn chỉnh và đóng gói để phân phối đến

các đối tượng người sử dụng khác nhau, tập trung chủ yếu vào việc hoàn thành nhiệm vụ của

người dùng cuối. Có thể phân thành hai nhóm: phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng.

- Phần mềm đa năng:

+ Phần mềm xử lý văn bản (Word processing) cho phép thực hiện các chức năng

như soạn thảo văn bản, chèn biểu tượng, kẻ bảng biểu, lưu trữ và chỉnh sửa văn bản…

Microsoft Word và Word Perfect là hai gói phần mềm xử lý văn bản phổ biến.

+ Phần mềm bảng tính (Spreadsheet) cho phép thiết lập bảng tính (hiển thị dữ liệu

trong các hàng và cột) và thực hiện các phép tính toán, vẽ đồ thị… trên các dữ liệu đó. Phổ

biến nhất là Microsoft Excel, Lotus 1-2-3.

+ Các Hệ quản trị CSDL (Database Management System) như FOXPRO,

ACCESS… cho phép lập ra và xử lý các danh sách, tạo tệp tin và cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ

liệu, từ đó có thể tổng hợp thông tin từ nhiều tệp tin để làm báo cáo.

+ Phần mềm đồ hoạ, trình diễn văn bản (Presentation graphics) dùng để tạo ra văn

bản trình bày chuyên nghiệp, chất lượng cao với các biểu đồ, đồ thị, âm thanh, hình ảnh động,

trích đoạn video… Phổ biến nhất là Microsoft PowerPoint.

+ Ngoài ra, còn có các phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo (AutoCAD); Thư

điện tử; Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi chép,

danh thiếp, nhật ký…); Phần mềm đa phương tiện (trợ giúp kết nối dữ liệu dạng văn bản, hình

ảnh và âm thanh trên các thiết bị video và audio); Phần mềm tự động hoá văn phòng.

- Phần mềm chuyên dụng: bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc chuyên

biệt, như phần mềm kế toán, phần mềm ngân hàng, phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần

mềm marketing…

2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC

Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.

2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực

Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm:

- Nhóm thứ nhất là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày như các

nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban. Họ có trách nhiệm thiết lập các mục tiêu, xác

định nhiệm vụ, tạo các quyết định, phục vụ khách hàng…

- Nhóm thứ hai là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL như các phân tích viên

hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy… Họ có trách nhiệm cung cấp một môi trường

công nghệ thông tin ổn định và tin cậy cho tổ chức.

Tài nguyên về nhân lực là thành phần quan trọng của HTTTQL do chính họ là người

thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo

thì hệ thống có được thiết kế tốt đến đâu thì cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong

PTIT



sản xuất và kinh doanh.

Bộ máy nhân sự công nghệ thông tin trong các tổ chức thường bao gồm:

- Quản trị viên hệ thống (System Administrator)

- Lập trình viên (Programmer)

- Nhà thiết kế hệ thống (System Designer)

- Nhà phân tích hệ thống (System Analyst)

- Trưởng phòng công nghệ thông tin

- Giám đốc phụ trách CNTT (Chief Information Officer – CIO)

2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực

Có hai vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm đối với tài nguyên về nhân lực:

- Sự hiểu biết về công nghệ thông tin: Các tổ chức cần phải có nguồn nhân lực có kiến

thức về công nghệ và thông tin. Một nhân công có kiến thức về công nghệ là người biết rõ

cách thức ứng dụng và khi nào ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là việc chúng ta nên mua

những công nghệ nào, làm thế nào để khai thác hiệu quả các phần mềm ứng dụng và các cơ sở

kỹ thuật nào là cần thiết để cho tổ chức có thể kết nối với các tổ chức khác. Một nhân công có

kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tin nào là cần thiết, biết cách

để có được thông tin đó và biết cách hành động hợp lý dựa vào thông tin nhận được để đem

lại lợi ích tối đa cho tổ chức.

- Trách nhiệm đạo đức đối với xã hội: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và hệ thống

thông tin, khái niệm đạo đức trở nên quan trọng. Do với sự phát triển của công nghệ thông tin,

con người nhận được rất nhiều thông tin. Việc xử lý và sử dụng những thông tin đó như thế

nào để có thể làm lợi cho tổ chức của mình mà không gây ra những hoạt động phi đạo đức đối

với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công có trách nhiệm đạo đức đối với xã hội.

2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU

Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL - Database). CSDL là tổng thể

các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu

trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng và nhanh

chóng. CSDL lưu trữ tất cả các dữ liệu liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất.

Các CSDL trong quản lý bao gồm: CSDL quản trị nhân lực, CSDL tài chính, CSDL

kế toán, CSDL công nghệ, CSDL kinh doanh…

2.5.1 Hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL là phần mềm hay chương trình thiết kế để quản trị một CSDL. Các

chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong

một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy

tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính.

Mỗi CSDL cần có một hệ quản trị CSDL. Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt

dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị

PTIT



CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau:

- Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm :

+ Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, các mối

liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó.

+ Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu

(thêm/sửa/xoá).

+ Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: cho phép người sử dụng truy vấn các thông tin cần

thiết trong CSDL.

+ Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi

cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL

cho người sử dụng.,…

- Từ điển dữ liệu: ghi các thành phần cấu trúc của CSDL, chứa định nghĩa các phần

tử dữ liệu (hay trường dữ liệu) và đặc điểm dữ liệu, dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, các

chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,…

- Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài

đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây thường được sử

dụng: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân

chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,…

- Cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Sau một

thời gian nhất định, hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL. Tuy nhiên cách

này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn.

Các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE.

2.5.2 Mô hình CSDL

Mô hình CSDL là tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để mô tả cấu trúc dữ liệu và

các mối quan hệ giữa các dữ liệu trong một CSDL. Về cơ bản có thể chia mô hình CSDL

thành hai nhóm: các mô hình khái niệm và các mô hình thực hiện.

- Mô hình khái niệm: tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu. Nó chỉ

quan tâm đến cái gì được biểu diễn trong CSDL hơn là làm thế nào để biểu diễn. Mô hình

khái niệm gồm ba dạng quan hệ mô tả sự liên hệ giữa các dữ liệu, đó là quan hệ một – một,

một – nhiều và nhiều – nhiều.

Hộ gia đình

Chủ hộ

1

1

Khách hàng

Đơn đặt hàng

1

N

Sinh viên

Môn học

N

N

Hình 2.6. Ví dụ các dạng quan hệ của mô hình khái niệm

PTIT



- Mô hình thực hiện: khác với mô hình khái niệm, mô hình này quan tấm đến vấn đề

làm thế nào để biểu diễn dữ liệu trong một CSDL. Mô hình thực hiện có ba loại: mô hình dữ

liệu thứ bậc, mô hình dữ liệu mạng lưới và mô hình dữ liệu quan hệ.

+ Mô hình CSDL thứ bậc: ra đời vào năm 1969 do nhu cầu quản lý dữ liệu thuộc dự

án Apollo của Công ty North Americal Rockwell. Đây là mô hình đầu tiên có tính thương mại

dành cho một CSDL lớn.

CSDL thứ bậc được xây dựng như một cây từ trên xuống dưới với các nút là các báo

cáo khác nhau của doanh nghiệp. Nút đầu tiên là nút mẹ, các nút ở tầng trên sinh ra các nút ở

tầng dưới. Để tìm một nút nào đó, cây quan hệ sẽ thiết lập một đường dẫn tới nút đó.

Những mối quan hệ trong dạng cấu trúc này là: một nút mẹ có nhiều nút con; mỗi nút

con chỉ có một nút mẹ và duy nhất một nút mẹ mà thôi. Đây chính là mối liên hệ kiểu một –

nhiều và thường gặp trong các tổ chức. Ví dụ một tổ chức có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban

có nhiều bộ phận…

Các mô hình dữ liệu thứ bậc có một số ưu điểm cơ bản sau đây: tạo mối liên hệ chặt

chẽ giữa các nút mẹ và các nút con và nhờ đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu từ trên xuống

dưới; phù hợp với CSDL chứa một lượng lớn dữ liệu có quan hệ một – nhiều và khi tổ chức

có một số lượng lớn các giao dịch sử dụng những mối quan hệ cố định trong một thời gian dài

(ví dụ như các ngân hàng); CSDL được thiết lập từ đầu là rất lớn nên người lập trình có khả

năng thiết lập các chương trình một cách có hiệu quả hơn…

Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng sử dụng mô hình này do nó có một số nhược

điểm sau đây: việc thiết kế CSDL rất phức tạp; CSDL khó quản lý, không linh hoạt; bất cứ

thay đổi nào trong cấu trúc dữ liệu (như thiết lập lại các mô đun) đều đỏi hỏi thay đổi tất cả

các chương trình ứng dụng; không phù hợp với những mối quan hệ nhiều - nhiều…

+ Mô hình CSDL mạng: được thiết lập để biểu thị những mối quan hệ phức tạp

hơn mô hình CSDL thứ bậc. Chế độ báo cáo ở mô hình này được thiết lập từ nhiều nguồn,

nghĩa là có nhiều nút mẹ tới một nút con.

A

B C

D E F G H

I K L

Tầng gốc

Tầng con thứ nhất

Tầng con thứ hai

Tầng con thứ ba

Hình 2.7. Cấu trúc của CSDL thứ bậc PTIT



Mô hình CSDL mạng có một số ưu điểm giúp nó khắc phục được những nhược điểm

của CSDL thứ bậc: có thể dễ dàng biểu diễn các mối quan hệ nhiều – nhiều; việc truy cập dữ

liệu và độ linh hoạt của CSDL cao hơn; cho phép nâng cao tính bảo toàn dữ liệu do người sử

dụng buộc khai báo cáo chủ trước rồi mới đến báo cáo thành phần. Mô hình CSDL mạng đảm

bảo tính độc lập của các dữ liệu một cách cao nhất, một sự thay đổi ở dữ liệu này không ảnh

hưởng đến các dữ liệu khác nên các chương trình ứng dụng cũng không phải thay đổi theo.

Một số nhược điểm của mô hình này: khó thiết kế và sử dụng (người sử dụng phải

nắm vững và quen thuộc với cấu trúc dữ liệu mới tận dụng được hết những ưu thế của hệ

thống); khó có thể thay đổi trong CSDL (mặc dù có sự độc lập về dữ liệu nhưng nó lại không

tạo ra sự độc lập về cấu trúc); môi trường truy cập phải theo một dòng thống nhất (ví dụ muốn

đi từ biểu ghi A đến biểu ghi E trong dãy biểu ghi A, B, C, D, E, F thì phải đi qua B, C, D).

Nhìn chung, mô hình CSDL mạng chỉ thích hợp với những người lập trình và các nhà

quản lý mà không tạo được hệ thống tiện ích cho người sử dụng nói chung. Do đó, mô hình

này ít được sử dụng.

+ Mô hình CSDL quan hệ: do E.F. Codd phát minh vào năm 1970, đã khắc phục

được những nhược điểm của CSDL mạng, tạo một bước ngoặt cho cuộc cách mạng về CSDL.

Mô hình CSDL quan hệ được thực hiện thông qua một hệ thống CSDL quan hệ như

một tập hợp các bảng biểu lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng là một ma trận gồm các hàng và các cột,

các bảng có thể liên kết với nhau bởi một tính chất chung nào đó. Dữ liệu ở các bảng hoàn

toàn độc lập với nhau nhưng chúng ta vẫn có thể dễ dàng liên kết dữ liệu giữa các bảng với

nhau. Mô hình CSDL quan hệ loại bỏ được hầu hết sự trùng lặp dữ liệu giữa các bảng khác

nhau mà hệ thống các tệp thường mắc phải.

Ưu điểm của mô hình này: CSDL quan hệ là một kho dữ liệu riêng biệt. Khác với

CSDL thứ bậc và CSDL mạng, trong hệ CSDL quan hệ, người thiết kế và người sử dụng hoàn

toàn không phải quan tâm đến cấu trúc CSDL – tức khía cạnh vật lý của CSDL, mà chỉ cần

tập trung quan tâm đến khía cạnh logic của CSDL. Hệ CSDL quan hệ có khả năng linh hoạt

Phòng Bán hàng Khách hàng

Chuỗi đơn đặt hàng

Hình 2.8. Ví dụ về CSDL mạng

Phòng Kế toán

Đơn đặt hàng Hoá đơn thanh toán Sản phẩm

PTIT



rất cao và dễ tạo ra một giao diện thích hợp với người sử dụng hơn các CSDL khác.

Tuy nhiên, hệ CSDL này gần như che hết toàn bộ cấu trúc vật lý của CSDL nên đòi

hỏi phải có hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo đối với người sử dụng. Hiện nay, khi hệ

thống máy tính ngày càng phát triển thì các yêu cầu này được đáp ứng.

2.5.3 Thiết kế CSDL

Trong một HTTT lớn thì CSDL thường được xây dựng thông qua một quá trình liên

tục có lặp lại gọi là vòng đời của CSDL – với các bước cơ bản như sau:

- Nghiên cứu ban đầu về CSDL: bao gồm phân tích tình trạng của tổ chức, xác định

các vấn đề tồn tại, mục tiêu cơ bản, phạm vi thực hiện… Việc xác định chính xác những

thông tin này sẽ cho phép chúng ta thiết lập một CSDL hợp lý và hiệu quả trong công việc.

- Thiết kế CSDL: cần tập trung phân tích những tính chất cơ bản của dữ liệu tạo nên

CSDL. Các bước thiết kế CSDL:

+ Thiết kế khái niệm: nhằm tạo ra một cấu trúc CSDL ngắn gọn giới thiệu những

đối tượng thực sự cần quản lý và cần đảm bảo rằng các dữ liệu đưa vào CSDL là cần thiết.

Các công việc cần thực hiện: phân tích dữ liệu và nhu cầu thông tin, mô hình hoá và tiêu

chuẩn hoá các mối quan hệ giữa các thực thể; kiểm tra mô hình dữ liệu (kiểm tra các quá trình

chính, các giao diện, tính toàn vẹn dữ liệu…); thiết kế CSDL (xác định vị trí các bảng, nhu

cầu truy cập…).

+ Lựa chọn phần mềm quản lý CSDL: nghiên cứu những ưu nhược điểm của các

phần mềm; các chi phí liên quan (chi phí mua bán, duy trì, điều hành, thiết lập, đào tạo và chi

phí chuyển giao); các công cụ và các đặc điểm của hệ quản trị CSDL; mô hình CSDL.

+ Thiết kế logic: chuyển đổi từ thiết kế khái niệm thành mô hình bên trong của hệ

thống quản lý CSDL được lựa chọn. Đối với hệ thống quản lý CSDL quan hệ, thiết kế logic

bao gồm thiết kế các bảng, các chỉ số, các giao diện, các chuyển đổi, các thủ tục truy cập

thông tin…

+ Thiết kế vật lý: là quá trình lựa chọn việc lưu trữ dữ liệu và các tính chất của dữ

liệu được cập nhật trong CSDL.

- Thực hiện CSDL: đòi hỏi thiết lập các nhóm lưu trữ, các bảng và khoảng cách giữa

các bảng. Sau khi đã tạo ra CSDL thì việc tiếp theo là đưa dữ liệu vào CSDL đó. Nếu dữ liệu

đã được lưu trữ dưới dạng khác với dạng trong CSDL thì cần phải chuyển đổi cho phù hợp

trước khi cập nhật vào CSDL.

- Kiểm tra và đánh giá: Ngay khi dữ liệu được nạp vào CSDL thì hệ điều hành CSDL

sẽ nhanh chóng kiểm tra khả năng thực hiện, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy cập đồng

thời và độ an toàn dữ liệu.

- Vận hành CSDL: cần dựa trên quan điểm vận hành CSDL của người quản lý, người

sử dụng. Khi người sử dụng đã thực sự tham gia vào quá trình truy cập dữ liệu, cần lưu ý các

sai sót xuất hiện để có hướng sửa chữa và nâng cấp.

- Duy trì và phát triển CSDL: các hoạt động duy trì bao gồm bảo quản phòng ngừa,

PTIT



bảo quản để hiệu chỉnh, bảo quản để thích ứng, tạo báo cáo thống kê trên dữ liệu… Trong quá

trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhu cầu về các dạng báo cáo mới, các ứng dụng mới,

các thay đổi nhỏ trong cấu trúc và nội dung dữ liệu sẽ xuất hiện nên cần định kỳ xem xét phát

triển CSDL.


1. Trình bày tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý.

2. Trình bày tổng thể về phần mềm của hệ thống thông tin quản lý.

3. Trình bày tổng thể nguồn tài nguyên về nhân lực của hệ thống thông tin quản lý.

4. Trình bày tổng thể về hệ thống truyền thông của hệ thống thông tin quản lý.

5. Hãy trình bày về mô hình cơ sở dữ liệu. Hiện nay người ta thường sử dụng các dạng mô

hình cơ sở dữ liệu nào?

6. So sánh các dạng mô hình CSDL thứ bậc, mô hình CSDL mạng và mô hình CSDL quan

hệ? Cho ví dụ về mỗi loại mô hình?

7. Nêu quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu.

PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 3. Phân tích HTTT


CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Toàn bộ quá trình xây dựng một HTTT quản lý trải qua 3 giai đoạn lớn được trình bày

tương ứng với 3 chương sau đây:

- Chương 3 - Phân tích HTTT: đánh giá thực trạng HTTT hiện tại, xác định HTTT hợp

lý nhất để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt việc xây dựng HTTT quản lý mới.

- Chương 4 - Thiết kế HTTT quản lý: dựa trên các căn cứ thu được từ giai đoạn phân

tích HTTT ở trên, tiến hành thiết kế HTTT quản lý theo yêu cầu của tổ chức.

- Chương 5 - Cài đặt và triển khai HTTT quản lý: là bước cuối cùng của quá trình xây

dựng HTTT quản lý. Đây là giai đoạn thay thế HTTT quản lý cũ bằng HTTT quản lý mới và

tổ chức triển khai áp dụng HTTT quản lý mới trong toàn bộ tổ chức.

Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình thiết kế một HTTT quản lý. Nó có

ý nghĩa lý thuyết và thực hành quan trọng. Trong Chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các

nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng

kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa

HTTT tiêu biểu.

3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT

hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu của việc phân tích HTTT là nhằm tìm ra được ưu khuyết

điểm của HTTT hiện có để từ đó đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới, loại bỏ hoặc

thay thế các xử lý không còn phù hợp.

Vì chất lượng của các hoạt động phân tích hệ thống phụ thuộc vào 2 nhân tố chính: kiến

thức tổ chức, quản lý và công nghệ của những người phân tích, và hiện trạng của hệ thống

trong tổ chức, nên việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm phân tích viên

hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, trong đó phải có người am hiểu về

tổ chức hiện tại.

3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Trong quá trình phân tích HTTT, người ta phải vận dụng một số phương pháp luận cơ

bản nhằm bảo đảm cho hệ thống sẽ được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả

kinh tế thiết thực.

3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống

Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu các

vấn đề kinh tế và xã hội. Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống

trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các

mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.

Trong một hệ thống phức tạp và nhiều mối quan hệ như hệ thống kinh tế, việc xem xét

một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác, việc tối ưu hóa một số bộ phận mà bỏ qua mối

liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho toàn bộ hệ thống. Do đó

PTIT



khi phân tích HTTT, trước hết phải xem xét tổ chức là một hệ thống thống nhất về mặt kinh

tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức. Sau đó, trong từng lĩnh vực chia thành các vấn đề cụ thể, cứ

tiếp tục ngày càng chi tiết hơn. Đây chính là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể

(Top Down) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.

3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa

Nguyên tắc này đòi hỏi việc phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự khoa

học, đó là tiến hành từng bước từ phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông

tin đến mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như mô hình chức năng kinh doanh, mô hình

luồng dữ liệu, mô hình thông tin ma trận…

Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở quan trọng để tổ chức đưa ra quyết định có nên

thiết kế HTTT quản lý hay không. Nếu có thì tài liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết

kế hệ thống.

Mô hình hóa: Để nhận thức rõ về bản chất của hiện trạng và làm rõ các bài toán trong

giai đoạn phân tích, người ta thường sử dụng các mô hình (models) để diễn đạt nội dung thay

cho các phát biểu mô tả chi tiết. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên

kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình

hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng (ở đâu, bằng công cụ

gì, vào lúc nào...). Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:

- Ngữ nghĩa (semantics): nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc

- Mô tả (presentation) là hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc

- Ngữ cảnh (context) là kiến thức hiểu biết cần thiết được quy ước trước giữa người

đọc và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình.

Mô hình có 2 đặc tính quan trọng: tính hoàn chỉnh (completeness) và tính nhất quán

(consistency). Mô hình có tính hoàn chỉnh nếu các đối tượng (thành phần) liên kết trong mô

hình được mô tả đầy đủ. Mô hình có tính nhất quán chỉ khi không có sự mất cân đối hoặc

chênh lệch… còn hiện diện trong mô hình.

3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc

Trong quá trình phân tích HTTT, nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ có

cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, tức là tiếp cận với nguyên tắc phân tích hệ thống có

cấu trúc. Một số các mô hình được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống có cấu trúc:

- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)

- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)

- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)

- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)

3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:

- Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT

PTIT



- Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

- Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

- Lập báo cáo phân tích HTTT

Chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu chi tiết từng công đoạn của quá trình phân tích HTTT.

3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông

tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Nếu chúng ta

biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động, làm việc của một tổ chức thì càng dễ thành

công trong việc phân tích hệ thống.

3.3.1.1 Nội dung thông tin cần thu thập

Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm:

♦ Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại:

- Các thông tin chung về môi trường bên ngoài nói chung, về ngành mà tổ chức

đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ…

- Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm:

Môi trường tổ chức:

+ Lịch sử hình thành và phát triển; Mô hình tổ chức.

+ Quan hệ giữa các phòng ban; Khối lượng công việc, những khó khăn trong

công việc của từng phòng ban.

+ Chức năng của hệ thống (sản xuất hay cung cấp dịch vụ), quy mô hoạt động.

+ Yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…)

+ Chính sách dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động

+ Nguồn nhân lực của tổ chức trong hệ thống quản lý…

+ Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản…

Môi trường vật lý:

+ Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý

+ Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống

Môi trường kỹ thuật:

+ Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin

+ Các trang thiết bị kỹ thuật khác

+ Các CSDL đang sử dụng

+ Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ sư,

lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…)

♦ Các thành phần của HTTT hiện tại:

- Hoạt động của hệ thống;

- Thông tin vào của hệ thống;

PTIT



- Thông tin ra của hệ thống;

- Các cơ sở dữ liệu của hệ thống;

- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống.

3.3.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin

Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như:

a) Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

Là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng đầu tiên nhằm thu nhận các

thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ

thống. Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.

Cách tổ chức nghiên cứu:

- Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo trình tự

nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai…)

- Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận…

Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT:

b) Quan sát hệ thống (Observational research)

Phương pháp này thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những

thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác: không có trong tài liệu lưu

trữ, phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi.

Đề án: ………………………………………………………………………….

BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG

Người thực hiện: ………………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………

Thời gian: ……………………… Địa điểm: …………………………………

Mục tiêu nghiên cứu: ………………………………………………………….

Nội dung nghiên cứu:

- Hoạt động của hệ thống: ……………………………………………….

- Thông tin vào của hệ thống: ……………………………………………

- Thông tin ra của hệ thống: ………………………………………………

- Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………….

- Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……………………………………………..

- …

Tóm tắt chung: …………………………………………………………………

Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………….

Ngày … tháng … năm …

PTIT



Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết họ thường phải làm những công việc gì và thực hiện

công việc như thế nào; đồng thời đánh giá được mức độ hiệu quả của các chuẩn và các công

cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.

Ưu điểm:

- Biết được tính chất của mỗi công việc. Qua quan sát, người ta nhận thấy rằng công

việc của người quản lý thường hay bị gián đoạn do họ phải giải quyết nhiều công việc xử lý

tình huống được phát sinh ngẫu nhiên (như vậy, HTTT quản lý cần có khả năng trợ giúp

người quản lý “tạm ngưng” và “làm tiếp” công việc đang dở dang).

- Đánh giá được cường độ làm việc (workload) của người nhân viên trong thực tế.

Nhược điểm: người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc hàng ngày;

tốn thời gian ngồi quan sát.

Kết thúc quá trình, chúng ta cần lập báo cáo kết quả quan sát hệ thống.

c) Phỏng vấn (Interview)

Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là

hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được

phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.

Những điều lưu ý khi phỏng vấn:

- Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn, tỏ ra quan tâm đến ý kiến của người được phỏng vấn

chứ không phải là để khẳng định ý kiến của mình. Nên quan tâm đến cả nét mặt, cử chỉ, dáng

điệu của người đối diện để đoán được những điều họ có thể không muốn nói ra.

- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.

- Cố gắng hòa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể mà

chúng ta cần phỏng vấn.

- Cố gắng tìm hiểu công việc của người được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong phạm

vi công việc của họ.

- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích

đến cho người phân tích viên. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở - open questions, tùy ý trả lời

và dạng đóng - closed questions, chọn lựa câu trả lời đã có sẵn) một cách linh hoạt nhưng cần

phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. Câu hỏi mở trợ giúp khám phá thêm những điều chưa biết,

câu hỏi đóng là để khẳng định chính xác những gì đã dự kiến trước.

Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong

câu trả lời.

Ưu điểm: Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm về những gì vừa mới biết; biết

được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.

Nhược điểm: Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn;

tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều.

Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người chủ chốt cùng một lúc qua cuộc họp, hội

thảo; người phân tích viên sẽ đặt câu hỏi chung cho mọi người.

Ưu điểm:

PTIT



- Gia tăng sự trao đổi thảo luận về những gì vừa mới được phát hiện ra;

- Hạn chế bớt quan điểm cá nhân và hạn chế bớt mâu thuẫn giữa các câu trả lời;

- Ít tốn thời gian hơn phỏng vấn cá nhân.

Nhược điểm:

- Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn do có sự tham gia của nhiều người tại cùng một

thời gian và địa điểm;

- Có hạn chế chung của các cuộc họp: khi người quản lý cấp cao đã nêu ý kiến, những

cán bộ cấp dưới sẽ không muốn đưa ra ý kiến ngược lại; và một người nào đó có thể nói rất

lâu chiếm hết thời gian phát biểu của những người khác.

d) Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)

Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học. Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều

tra chọn mẫu. Trong trường hợp phân tích HTTT, người ta thường áp dụng phương pháp điều

tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, các cán bộ

quản lý, các nhân viên trong bộ máy quản lý, các cán bộ tin học trong hệ thống.

Việc thiết kế phiếu điều tra có vai trò quyết định và cần đảm bảo được các yêu cầu sau

đây: - Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết

- Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời đối với đa số người được hỏi. Để dễ

thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng (như trắc nghiệm).

Phiếu điều tra thường có các phần sau:

- Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác

trả lời đầy đủ các câu hỏi trong phiếu điều tra để cuộc điều tra có kết quả tốt đẹp

- Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra

như tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…

- Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần

thu thập (cơ cấu tổ chức cơ quan, quy trình xử lý thông tin trong hệ thống, việc sử dụng thông

tin trong hệ thống, đánh giá về ưu, khuyết điểm của hệ thống…)

- Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì

cuộc điều tra.

Ưu điểm: Ít tốn chi phí hơn các loại phỏng vấn khác; nếu có nhiều phiếu thăm dò quay

về, người phân tích viên có thể nhận được thông tin tương đối khách quan.

Nhược điểm: Không có cơ hội để hỏi thêm; không chắc chắn ai là tác giả, và mức độ

thông tin (trả lời) chính xác đến cỡ nào; số phiếu quay về có thể rất thấp và có thể mâu thuẫn

nhau.

e) Phương pháp thảo luận theo chuyên đề JAD (Joint Application Design)

Tương tự như phỏng vấn nhóm, nhưng các cuộc họp được tổ chức chuyên sâu (thảo

luận tường tận nhiều chuyên đề), có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao

đổi ý kiến, demo, ghi chú) và thực hiện có cấu trúc:

- Trình tự thảo luận từng chuyên đề: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận.

- Thiết lập nhiều vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký.

PTIT



- Có nhiều chuyên viên tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát

triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả).

Mục đích chính của JAD là làm gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để

đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết. Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát

biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng

text trên màn chiếu trong cuộc họp. Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc

truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo

dài và số lượng người tham dự đông.

f) Phương pháp làm mẫu (Prototyping)

Bằng cách sử dụng mẫu (như chương trình “demo”), người sử dụng có thể “hiểu

được” cách xử lý các công việc trong hệ thống sẽ xây dựng và nhờ đó, họ có thể góp ý để sửa

lại “cho đúng”. Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu

rõ mong muốn của người sử dụng, bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn

toàn mong muốn của người sử dụng.

Ưu điểm:

- Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng.

- Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng. Qua tương tác với

bản demo, họ có cơ hội hòa nhập với “hệ thống” ngay từ đầu và có cơ hội tham gia xây dựng

hệ thống nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng.

Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống.

3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)

3.3.2.1 Khái niệm

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) là mô hình

mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực

hiện), các mối quan hệ giữa các chức năng đó.

Với sơ đồ BFD, chúng ta xác định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà

chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện cũng như các phương tiện được sử dụng để thực

hiện chúng (nhân lực, máy móc, trang thiết bị…). Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức

năng hành chính với chức năng quản lý; tất cả chúng đều quan trọng và cần được xử lý như

một phần của HTTT quản lý.

Ý nghĩa của sơ đồ BFD:

- Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu của một tổ chức.

- Qua sơ đồ, ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh dư thừa

và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống.

- Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các

chương trình quản lý của hệ thống.

3.3.2.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh

- Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với các

PTIT



thành phần: tên chức năng, mô tả chức năng, dữ liệu đầu vào; dữ liệu đầu ra của chức năng.

- Bước 2: Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản.

- Bước 3: Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD.

Trong từng bước, sơ đồ BFD được xây dựng xuất phát từ mô hình nghiệp vụ -

Business Model (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là thực hiện phân rã chức

năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu

trúc hình cây). Việc phân rã sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có

thể đi từ tổng quát đến cụ thể, trên cơ sở đó có thể lập kế hoạch chi tiết cho mỗi nhóm phụ

trách phân tích một mức nào đó.

♦ Các nguyên tắc phân rã chức năng:

- Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự

tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó.

- Nguyên tắc “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải

đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.

Lưu ý: - Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau. Sự

phân rã chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết.

- Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ

dàng phân biệt với các chức năng khác. Tên chức năng thường được đặt bằng động từ (hoặc

tính từ) kèm theo bổ ngữ.

♦ Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:

- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng,

- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng.

Ví dụ 1. Với chức năng “Quản lý tài chính” của một đơn vị có thể phân rã thành 3

chức năng con theo sơ đồ sau:

Quản lý tài chính

Quản lý vốn đầu tư

Phân bổ vốn đầu tư

Quản lý các dự án

Lập kế hoạch ngân sách

Quản lý ngân sách

Kế hoạch dài hạn

Kế hoạch ngắn hạn

Phân bổ ngân sách

Sử dụng ngân sách

Hình 3.1 Sơ đồ chức năng quản lý tài chính

PTIT



Ví dụ 2. Cho một bản mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng như sau:

“Phòng tín dụng của Ngân hàng X có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ.

Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng,

sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ

phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho

vay và ghi vào Sổ nợ.

Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả

cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài

hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ”.

Sơ đồ BFD quản lý tín dụng của Ngân hàng trên được mô tả trong hình 3.2. Chức

năng quản lý tín dụng được phân rã thành 2 chức năng “Cho vay” và “Thu nợ”. Để thực hiện

chức năng “Cho vay” phải thực hiện 4 chức năng “Nhận đơn”, “Duyệt vay”, “Trả lời” và

“Ghi sổ nợ”. Để thực hiện chức năng “Thu nợ” phải thực hiện các chức năng “Xác định kỳ

hạn”, “Xử lý trong hạn”, “Xử lý ngoài hạn” và “Ghi sổ nợ”.

Ví dụ 3. Cho một bản mô tả như sau:

“Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử -

điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản

lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công

ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.

Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho

khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Đối với khách hàng có nhu

cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai

bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ

bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng”.

Quản lý tín dụng

2. Thu nợ

2.1. Xác định kỳ hạn

Hình 3.2 Sơ đồ BFD quản lý tín dụng tại Ngân hàng X

2.2. Xử lý trong hạn

2.3. Xử lý ngoài hạn

2.4. Ghi sổ nợ

1. Cho vay

1.1. Nhận đơn

1.2. Duyệt vay

1.3. Trả lời

1.4. Ghi sổ nợ PTIT



Từ đó ta có sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X ở hình 3.3.

3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)

Sau khi xem xét HTTT theo quan điểm “chức năng” thuần túy, bước tiếp theo trong

quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức

năng đã được nêu. Công cụ mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu.


Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả

dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức

năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó

chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình và thông tin nào thu

được sau khi thực hiện tiến trình đó.

Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho

người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ

thống đó.

Tuy nhiên, sơ đồ DFD có một số tồn tại sau:

- Không bao hàm yếu tố thời gian – không chỉ được thời gian thông tin cần để chuyển

từ quá trình này sang quá trình khác.

- Chỉ xác định một phần trật tự thực hiện các chức năng dựa vào việc chức năng này

phải được thực hiện dựa trên dữ liệu đầu ra từ chức năng khác.

- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu liên quan như khối lượng, xu

hướng…; những thông tin là thành phần cơ bản trong quá trình phân tích.

Do đó người ta phải bổ sung các công cụ khác như mô hình thông tin ma trận.

Quản lý bán hàng

Tìm kiếm thị trường

Quảng cáo sản phẩm

Giới thiệu sản phẩm

Ký kết hợp đồng

Giao hàng

Thỏa thuận PT thanh toán

Thỏa thuận PT giao hàng

Vận chuyển hàng

Thu tiền

Hình 3.3 Sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X

Xác định nhu cầu về sản phẩm

PTIT



3.3.3.2 Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu

DFD sử dụng 4 ký hiệu của Chris Gane và Trish Sarson (1972):

Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc

một hành động thao tác trên dữ liệu (biến đổi dữ liệu ở đầu vào thành dữ

liệu/thông tin ở đầu ra). Khi mô hình hóa một xử lý, chúng ta không quan

tâm nó được thực hiện như thế nào.

- Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. Mỗi xử lý có

một số định danh duy nhất trong toàn bộ sơ đồ. Ví dụ: “1.2.3” là xử lý thứ

3 trong sơ đồ DFD 1.2.

- Phần bên dưới của xử lý ghi tên của nó. Tên của xử lý bắt đầu bằng một

động từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt cho các

chức năng trong sơ đồ BFD.

Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng

có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép,

một tập tin, hay một CSDL,… Lưu ý điều mà chúng ta quan tâm ở đây

chính là thông tin chứa trong nó.

Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”.

Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ.

Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký

hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ

liệu (sink) bên ngoài hệ thống (đang xét), có thể nó là:

+ Một tổ chức, bộ phận như “Nhà cung cấp”, “Phòng Tổ chức”…

+ Một con người như “Khách hàng”, “Người quản lý”…

Tương tự như Data store, tên của Source/Sink phải là một danh từ.

Trong trường hợp dữ liệu được truyền giữa các tiến trình trên các trang

khác nhau của sơ đồ DFD thì nguồn và đích là một chức năng hoặc quá

trình bên trong hệ thống (còn gọi là tác nhân trong). Khi đó tên của chúng

có dạng động từ - bổ ngữ.

Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của

dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình).

Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả cho nội dung dữ liệu đang

chuyển đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn”. Những thông tin có trải qua

một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn đã kiểm tra”.

Tên của các dòng dữ liệu khác nhau cần phải mang các tên khác nhau.

Tuy nhiên cùng một dòng dữ liệu có thể đi vào một số tiến trình, khi đó

trong sơ đồ sẽ xuất hiện một số dòng dữ liệu có tên trùng nhau.

Trong một số trường hợp đặc biệt như đối với các dòng dữ liệu vào– ra

các kho dữ liệu… thì có thể vẽ một dòng dữ liệu với mũi tên ở hai đầu và

không cần gắn tên cho chúng.

Data

PTIT



Hình 3.4 Phân rã DFD

Xử lý i ở level n

DFD level n+1 cho Xử lý i

3.3.3.3 Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu

Quy tắc vẽ DFD:

- Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn nó phải là source. Tương tự, nếu một

đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink.

- Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. Không có xử lý nào chỉ có inputs mà không

có outputs, hoặc ngược lại.

- Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi đến của

dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải

được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau).

- Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những

đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử

lý của hệ thống.

- Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung

dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau.

- Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không

cần gửi dữ liệu cho chính nó).

Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:

Sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu thông thường rất phức tạp

và không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được nên ta cần dùng tới các kỹ thuật phân rã

(Exploision) theo thứ bậc để phân chia sơ đồ ra một số mức.

Việc phân rã DFD dựa trên kỹ thuật phân tích thiết kế hướng cấu trúc (SADT,

Structured Analysis Design Technique); mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ

tổng quát đến chi tiết”. Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các

dòng dữ liệu đi ra. Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ

liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn

(hình 3.4). PTIT



Sơ đồ bao quát cho toàn hệ thống là Sơ đồ ngữ cảnh (context diagram). Sơ đồ ngữ cảnh

chỉ có một xử lý duy nhất đại diện cho toàn bộ hệ thống (có số định danh là 0), các source, sink

và các dòng dữ liệu vào ra của hệ thống.

Sơ đồ phân rã toàn bộ hệ thống là sơ đồ DFD mức 0 (ký hiệu là DFD-0), gồm có nhiều

xử lý cơ bản bên trong hệ thống (được đánh số 1.0, 2.0, 3.0,…), các data store, source, sink và

các dòng dữ liệu.

Mỗi một xử lý trong DFD-0 có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD

cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn như minh họa trên hình 3.4. Sơ đồ này có số định danh là số

của xử lý được phân rã, ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0.

Công việc được lặp lại cho đến khi toàn bộ hệ thống được vẽ xong. Sơ đồ ở mức chi

tiết nhất là DFD cơ bản (primitive DFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ thống

các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết.

Trong khi phân rã các sơ đồ, chúng ta cần chú ý bảo toàn (cân bằng) cho các nội dung

dữ liệu vào ra giữa các mức (không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát, hoặc không sinh

ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết), như mô tả trong hình 3.5. Trong trường hợp chia nhỏ dữ

liệu (splitting), sơ đồ cần bổ sung thêm từ điển dữ liệu (được giải thích trong phần sau) để liên

kết dữ liệu tổng hợp với dữ liệu được chia nhỏ.

3.3.3.4 Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

a) Xây dựng các sơ đồ luồng dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết

Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ chức năng kinh doanh

BFD (sơ đồ phân rã chức năng) trên nguyên tắc mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình,

mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0,

mức 1…

♦ Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ

gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra. Các xử lý bên trong hệ thống không được vẽ.

Mục đích của lược đồ là để chúng ta hiểu được chính xác giá trị của hệ thống đối với môi

trường. Các dòng dữ liệu đi ra cho chúng ta biết hệ thống cung cấp những gì cho môi trường;

các dòng dữ liệu đi vào cho chúng ta biết nó cần gì từ môi trường và nơi nào (hoặc bộ phận

nào) cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu của hệ thống. Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý

mang số 0.

H

H

K

X

X

Level n

Level n+1

X

a) Balancing (cân bằng)

A, B

A

B

X

Level n

Level

n+1

b) Splitting (chia nhỏ)

Hình 3.5 Cân bằng các dòng dữ liệu và chia nhỏ dữ liệu. PTIT



♦ Sơ đồ DFD-0, DFD-1,…: được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh. Trong quá trình phân rã,

cần lưu ý:

- Trước hết, dựa vào các chức năng ở sơ đồ BFD để xác định các tiến trình tương ứng ở

sơ đồ DFD, cứ mỗi chức năng ở sơ đồ BFD sẽ tương ứng với một tiến trình ở sơ đồ DFD.

- Tiếp theo, phải xét đến tính cân bằng của sơ đồ: vị trí của các tác nhân, các luồng dữ

liệu, các kho dữ liệu (nếu có) ở mức trước sẽ có vị trí tương ứng ở các mức sau sao cho đảm

bảo tính logic của vấn đề, phù hợp với mô tả của bài toán.

Ví dụ 1. Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức năng “Quản lý tín dụng” ở hình

3.2, ta vẽ được sơ đồ ngữ cảnh như hình 3.7. Đây là sơ đồ DFD mức cao nhất, tương ứng với

mức cao nhất trong sơ đồ BFD. Trong sơ đồ ngữ cảnh có 4 luồng dữ liệu: “Đơn vay” đi từ

khách hàng vào hệ thống, “Tiền vay” đi từ hệ thống đến khách hàng; “Nội dung trả lời” đi từ

hệ thống đến khách hàng và “Tiền trả” đi từ khách hàng vào hệ thống.

Lưu ý: với các luồng dữ liệu: “Đơn vay”, “Tiền vay”; “Nội dung trả lời” và “Tiền trả” –

chúng ta quan tâm đến nội dung thông tin chưa đựng trong nó.

Tiếp theo, dựa vào văn bản mô tả và sơ đồ phân rã chức năng BFD, ta vẽ sơ đồ DFD

mức 0 của “Quản lý tín dụng” như ở hình 3.8.

ND trả lời về

tiền vay, tiền trả

Tiền trả

Tiền vay

Đơn vay

Khách hàng

0

Quản lý tín dụng

Khách hàng

Hình 3.7. Sơ đồ ngữ cảnh Quản lý tín dụng

Sơ đồ ngữ cảnh

(Process 0)

DFD-0

(Process 1.0, 2.0)

DFD-1.0

(Process 1.1, 1.2, 1.3)

DFD-2.0

(Process 2.1, 2.2, 2.3)

Mức 0

Mức 1

Hình 3.6. Ví dụ hệ thống các sơ đồ DFD

PTIT



Theo bản mô tả và sơ đồ BFD, chức năng “Cho vay” được phân rã thành 4 chức năng

gồm: “Nhận đơn”, “Duyệt vay”, “Trả lời” và “Ghi sổ nợ”. Từ đó, ta vẽ được sơ đồ mức 1 của

xử lý 1.0 như hình 3.9:

Tương tự, chức năng “Thu nợ” được phân rã thành 4 chức năng gồm: “Xác định kỳ

hạn”, “Xử lý trong hạn”, “Xử lý ngoài hạn” và “Ghi sổ nợ”. Từ đó, ta vẽ được sơ đồ mức 1

của xử lý 2.0 như hình 3.10:

Hóa đơn

tiền vay

Đơn đã

kiểm tra

ND trả lời về tiền vay

Tiền vay Thông tin tiền vay

Đơn đã duyệt

Đơn vay Khách

hàng

1.1

Nhận đơn

Hình 3.9. Sơ đồ mức 1 của xử lý 1.0 (DFD-1.0)

1.2

Duyệt vay

Khách hàng D1 Sổ nợ

1.3

Trả lời

1.4

Ghi sổ nợ

Tiền còn nợ Thông tin đối chiếu Thông tin

tiền vay

ND trả lời

về tiền trả Tiền vay Đơn vay

Khách hàng

1.0

Cho vay

Khách hàng

Hình 3.8. Sơ đồ Quản lý tín dụng mức 0 “DFD-0”

2.0

Thu nợ

Khách hàng D1 Sổ nợ

Tiền trả

ND trả lời

về tiền vay

PTIT



Nhìn vào 2 sơ đồ mức 1, ta thấy được các tiến trình xử lý và sự di chuyển của các

luồng dữ liệu. Nhờ đó mà ta có thể phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn.

b) Sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung

Tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc mà mỗi xử lý phải tuân theo một

vài quy tắc quản lý đã thiết lập sẵn.

Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường không thể diễn tả được

đầy đủ chi tiết xử lý. Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung cho các

xử lý trong DFD, như ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language), cây quyết định

(Decision Tree), hay bảng quyết định (Decision Table) và sử dụng từ điển dữ liệu (Data

Dictionary).

Ví dụ 2. Sơ đồ DFD diễn tả dòng dữ liệu tính lương trong tổ chức.

Hình 3.11. Dòng dữ liệu tính lương trong tổ chức

Tên LoạiHĐ Tuổi Số giờ công/tuần

Smith H 25 44 Dữ liệu trên dòng dữ liệu

Bảng chấm công

Bảng chấm công

1.1

Lập bảng chấm công

Lưu bảng chấm công

Tính lương

1.2 1.3 Bảng lương

Tiền còn nợ

Thông tin đối chiếu

Thông tin nợ

ngoài hạn

Thông tin nợ

trong hạn

Nợ trong hạn Nợ ngoài hạn

Tiền trả

Khách hàng

2.1

Xác định kỳ hạn

Hình 3.10. Sơ đồ mức 1 của xử lý 2.0 (DFD-2.0)

2.3

Xử lý ngoài hạn

D1 Sổ nợ

2.4

Ghi sổ nợ

2.2

Xử lý trong hạn

ND trả lời

về tiền trả

PTIT



Quy tắc quản lý trong quy trình tính lương tại một tổ chức:

- Dữ liệu mô tả mức độ làm việc của từng người ở các bộ phận được ghi nhận mỗi tuần

để lập ra bảng chấm công (gồm tên nhân viên, loại hợp đồng lao động, tuổi, và số giờ công).

- Bảng chấm công được chuyển về phòng Tổ chức để lưu trữ và theo dõi.

- Cuối tháng, phòng Tổ chức tập hợp các bảng chấm công chuyển cho phòng Kế toán để

tính và phát lương cho từng người như sau:

+ Nếu hợp đồng là loại trả lương tháng (S): trả lương theo mức thỏa thuận trên hợp đồng.

+ Nếu hợp đồng là loại trả công theo giờ (H): tiền công = mức trả cho 1 giờ * 40

giờ/tuần + số giờ vượt trội hơn 40 giờ/tuần * mức trả cho 1 giờ chuẩn * 1.5 (hệ số phụ trội).

♦ Ngôn ngữ có cấu trúc giản lược: mô tả ngắn gọn về các quy tắc xử lý của mỗi xử lý

ở mức cơ sở (không phân rã nữa) bằng ngôn ngữ tự nhiên. Trong nội dung mô tả, người ta

thường chỉ rõ nơi thực hiện xử lý, sự kiện kích hoạt, ai hoặc chức danh nào thực hiện và thực

hiện như thế nào.

Hình 3.12 là ví dụ sử dụng ngôn ngữ có cấu trúc giản lược để mô tả thêm cho dòng dữ

liệu tính lương trong ví dụ trên.

♦ Cây quyết định: Sử dụng hình vẽ (cây) diễn tả các trường hợp xử lý rẽ nhánh, để tiện

theo dõi.

2

Trả công In báo cáo vắng mặt

Trả công

Trả công và Trả phụ trội

Trả lương tháng ‘S’

< 40

Chú thích:

(1): Loại hợp đồng

(2): Số giờ công

1

‘H’

= 40

> 40

Hình 3.13 Sử dụng cây quyết định bổ sung cho DFD

Hình 3.12 Sử dụng ngôn ngữ cấu trúc giản lược bổ sung cho DFD

Process logic 1.3 Nơi: P.Kế toán Xử lý: Cuối tháng IF Giờ > 40 & HĐ = ‘H’ THEN Trả = 40 * mức + (Giờ - 40)*mức*1.5 ELSE Trả = Giờ * mức …

Process logic 1.2 Nơi: P.Tổ chức Xử lý: Nhận BCC, tập họp và chuyển cho P.Kế toán vào cuối tháng

Process logic 1.1 Nơi: Tổ sản xuất Xử lý: Cuối tuần Ghi số giờ làm của mỗi người vào bảng chấm công (BCC) nộp P.Tổ chức

Bảng chấm công

1.1

Lập bảng chấm công

Lưu bảng chấm công

Tính lương

1.2 1.3 Bảng chấm

công

PTIT



♦ Bảng quyết định: Thay thế cho ngôn ngữ cấu trúc giản lược để diễn tả các xử lý

phức tạp. Bảng gồm có 3 phần: các điều kiện phân lập từng trường hợp (conditions), các quy

tắc xử lý cho từng trường hợp (rules), và các hành động chi tiết (actions).

Bảng 3.1

Các điều kiện Quy tắc áp dụng

Loại hợp đồng S H H H

Số giờ công - < 40 40 > 40

Các hành động xử lý

Trả lương tháng

Trả công

Trả phụ trội

In báo cáo vắng mặt

♦ Từ điển dữ liệu: Là một bảng mô tả cho từng phần tử dữ liệu được dùng trong hệ

thống. Thông thường, từ điển dữ liệu được lập thành một bảng gồm các cột như sau:

Bảng 3.2

Tên gọi Ý nghĩa Cấu trúc dữ liệu Nguồn gốc

Bảng chấm công Ghi số giờ công của từng người

Tên, tuổi, số giờ công trong tuần

Xử lý 1.1

Tiền lương Tiền công theo giờ công trong tháng

Mức chuẩn + phụ trội Xử lý 1.3

Mức chuẩn Mức lương trả trong định mức 40 giờ/tuần

Giờ công trong định mức * giá định mức

Xử lý 1.3

Phụ trội Mức trả vượt định mức 40 giờ/tuần

Giờ công vượt trội * giá định mức * 1.5

Xử lý 1.3

3.3.3.5 Các mức DFD được sử dụng để mô hình hóa hệ thống

Cho hiện tại Cho tương lai

Mức luận lý (2) DFD mức luận lý mô tả hiện

trạng của hệ thống

(3) DFD mức luận lý mô tả hệ thống

mong muốn trong tương lai.

Mức vật lý (1) DFD mức vật lý mô tả hiện

trạng của hệ thống

(4) DFD mức vật lý mô tả hệ thống

trong tương lai

(1) DFD mức vật lý mô tả hiện trạng (current phisical DFD). Tên của các xử lý trong

DFD gồm cả tên của người thực hiện xử lý, hoặc chức danh công việc, hoặc tên của hệ thống

máy tính, để mô tả tính chất “công nghệ” của xử lý. Tương tự như trên, data flow và data

PTIT



store có thể mang tên của thiết bị vật lý lưu trữ dữ liệu (sổ ghi chép, ổ đĩa). Mục đích của loại

DFD này là để làm tăng tính trung thực (liên kết thực tế với mô hình) của các mô tả, đồng thời

diễn tả rõ hơn khả năng của nguồn lực (kể cả công nghệ) đã được hoạch định cho các xử lý.

(2) DFD mức luận lý mô tả hiện trạng (current logical DFD): tập trung mô tả khái

quát các chức năng của hệ thống, loại bỏ bớt các loại thông tin mô tả tính chất vật lý nhằm

xác định các chức năng cơ bản bên trong hệ thống hiện tại.

(3) DFD mức luận lý mô tả hệ thống mới (new logical DFD). Mô hình này dựa trên mô

hình DFD mức luận lý mô tả hiện trạng để xác định rõ những thay đổi cần thiết trong các

chức năng hiện tại nhằm khẳng định hệ thống mới cần phải làm những gì.

(4) DFD mức vật lý mô tả hệ thống mới (new physical DFD). Tương tự sơ đồ DFD mức

vật lý mô tả hệ thống hiện tại, sơ đồ này mô tả chi tiết vật lý cho hệ thống mới sẽ được triển

khai, ví dụ như xử lý tự động hay nhân công, ai thực hiện,…

3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin

Soạn thảo báo cáo là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống. Các nội

dung chính của báo cáo bao gồm:

♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ thống

♦ Mục lục: Các phần nội dung chính của báo cáo

1. Phương pháp luận phân tích HTTT

2. Phân tích chức năng trong HTTT

3. Sơ đồ chức năng công việc

4. Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra theo bảng câu hỏi…

5. Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ thống

6. Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống

♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, giới hạn của người viết đối

với mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận.

♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đề đặt ra và các kết quả thu được.

♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống.

♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng biểu, minh họa, các sơ đồ

luồng dữ liệu…

PTIT



CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3

1. Trình bày nội dung chính của các phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích

HTTT, cụ thể:

a) Phương pháp nghiên cứu tài liệu.

b) Phương pháp quan sát hệ thống.

c) Phương pháp phỏng vấn.

d) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.

e) Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên đề.

f) Phương pháp làm mẫu.

2. Trình bày phương pháp phân tích chức năng và lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD. Cho

ví dụ cụ thể.

3. Trình bày khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các ký pháp, quy tắc vẽ và phương pháp xây

dựng DFD.

4. Trình bày các nội dung chính của báo cáo giai đoạn phân tích HTTT.

5. Một cửa hàng bán quần áo muốn thiết lập một hệ thống giám sát bán hàng. Cửa hàng sử

dụng bản copy của các biên lai thu tiền được giao khách hàng để cập nhật hồ sơ hàng đã bán,

hồ sơ hàng tồn kho và hồ sơ doanh thu. Cửa hàng sử dụng các hồ sơ này để phát sinh báo cáo

đặt mua thêm hàng cho nhà kho và báo cáo cho người quản lý.

a) Hãy lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD.

b) Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh và DFD mức 0 của hệ thống.

6. Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện

lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước.

Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được

khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.

Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho

khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Đối với khách hàng có nhu

cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai

bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao

gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng.

Hãy vẽ sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ

thống quản lý bán hàng thuộc Công ty X nói trên.

7. Một siêu thị có nhiều kho hàng đặt ở các vị trí khác nhau. Nhiệm vụ chính của các kho

hàng là Nhập hàng và Xuất hàng.

PTIT



Để nhập hàng, khi nhà cung cấp xuất trình phiếu nhập hàng, người ta phải kiểm tra

tính hợp lệ của phiếu. Nếu không hợp lệ thì trả lời cho nhà cung cấp. Nếu phiếu hợp lệ thì

kiểm tra hàng nhập về chủng loại và số lượng theo nội dung ghi trong phiếu. Nếu đúng thì cho

nhập hàng vào kho, viết phiếu trả tiền cho nhà cung cấp, ghi sổ xuất nhập. Nếu sai thì thông

tin lại cho nhà cung cấp.

Khi xuất hàng, sau khi nhận được phiếu xuất từ khách hàng, người ta phải kiểm tra

xem phiếu có hợp lệ hay không. Nếu không thì thông tin lại cho khách hàng; nếu hợp lệ thì

kiểm tra lượng hàng trong kho còn đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng không. Nếu đủ thì

xuất hàng, viết phiếu thu tiền của khách hàng và ghi vào sổ xuất nhập. Nếu không thì thông

báo cho khách hàng và bộ phận nhập hàng đăng ký với nhà cung cấp.

a) Hãy vẽ sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý kho hàng

b) Hãy vẽ sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh, mức 0 (DFD-0) và mức 1 (DFD-1) của hệ

thống quản lý kho hàng nói trên.

PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 4. Thiết kế HTTTQL


CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Sau khi nghiên cứu Báo cáo phân tích HTTT – kết quả của giai đoạn đầu tiên, các cấp

lãnh đạo có thẩm quyền của tổ chức sẽ đưa ra quyết định có triển khai tiếp dự án xây dựng

HTTT quản lý (mới) hay không. Nếu được sự phê duyệt của Lãnh đạo, các nhóm công tác

liên quan sẽ thực hiện bước tiếp theo – thiết kế HTTT quản lý. Đây là một vấn đề có ý nghĩa

lý thuyết và thực hành cực kỳ quan trọng. Trong chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các

nguyên tắc và quy trình thiết kế HTTT quản lý .

4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Trong trường hợp tổng quát, quy trình thiết kế một HTTT quản lý gồm các giai đoạn:

- Mô hình hóa thực thể

- Xây dựng sơ đồ Quan hệ - Thực thể và thiết kế CSDL

- Chuẩn hoá dữ liệu

- Thiết kế phần mềm

- Thiết kế giao diện người - máy

Để tiến hành thiết kế HTTT quản lý, người ta sử dụng hệ thống các tài liệu đã thu được

trong quá trình phân tích HTTT (Chương 2), các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD và sơ đồ

luồng dữ liệu DFD.

4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ

Trong chương 3, chúng ta đã xem xét việc phân tích hệ thống theo cách tiếp cận từ sơ

đồ chức năng kinh doanh BFD đến sơ đồ luồng dữ liệu DFD. Sơ đồ DFD chỉ ra làm thế nào, ở

đâu và khi nào dữ liệu được biến đổi từ đầu vào thành đầu ra, nhưng nó không định nghĩa cấu

trúc và các quan hệ giữa các thành tố dữ liệu. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một cách

tiếp cận thứ hai hoàn toàn khác với các tên gọi khác nhau như: Mô hình hóa thực thể, Mô hình

hóa dữ liệu hoặc Phân tích dữ liệu logic. Phương pháp luận dùng để mô hình hóa dữ liệu bao

gồm các kỹ thuật phân tích dữ liệu và các kỹ thuật phân tích quá trình.

Mô hình hoá thực thể hay phân tích dữ liệu là phương pháp xác định các đơn vị thông

tin cơ sở có ích cho hệ thống, được gọi là các thực thể (Entity) và định rõ mối quan hệ bên

trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng. Mọi thành phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu

trữ một lần trong toàn bộ HTTT của tổ chức và có thể truy nhập được từ bất kỳ chương trình

nào. Nói một cách ngắn gọn thì trong HTTT phải có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ đều phải ở

đúng chỗ của nó.

Phân tích dữ liệu logic là cách xem xét dữ liệu hoặc thông tin được sử dụng theo quan

điểm trừu tượng thuần túy mà không tính đến chức năng kinh doanh thực tại của nó, không

tính đến người sử dụng nó, nơi nó được dùng hoặc khuôn dạng vật lý, tệp hoặc tài liệu chứa

nó. Đây là phương pháp thâu tóm cấu trúc tự nhiên sẵn có của thông tin. Phân tích dữ liệu

logic là xem xét chính các thực thể và cơ chế vận hành của chúng, tìm kiếm phương pháp tốt

nhất để lưu trữ chúng và tạo điều kiện truy cập thuận lợi nhất cho mọi người có nhu cầu trong

toàn bộ hệ thống.

PTIT



Trong mỗi tổ chức, giữa các bộ phận trong HTTT có mối quan hệ chằng chịt với nhau

nên không thể tránh khỏi sự trùng lắp và dư thừa thông tin (Hình 4.1).

Hiện nay tại nhiều tổ chức, mô hình được cải tiến bằng cách thiết lập một CSDL

chung cho toàn bộ hệ thống. Các bộ phận trong guồng máy quản lý không liên hệ trực tiếp

như trước mà thông qua CSDL chung (Hình 4.2).

4.2.1 Xây dựng các thực thể


Mô hình hoá thực thể hay mô hình dữ liệu logic (còn được gọi là Sơ đồ tiêu chuẩn)

được xây dựng bằng bốn kiểu khối tương ứng với bốn khái niệm logic chính:

- Thực thể (Entity)

- Cá thể (Instance)

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Tổ chức Cán bộ

Phòng Kế hoạch Phòng Kế toán -

Tài chính

Phòng Đầu tư - XDCB

Phòng Kinh doanh – Tiếp thị

Cơ sở dữ liệu

Hình 4.2. Mô hình CSDL trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Tổ chức Cán bộ

Phòng Kế hoạch Phòng Kế toán - Tài chính

Phòng Đầu tư - XDCB

Phòng Kinh doanh – Tiếp thị

Hình 4.1. Các dòng thông tin trong một tổ chức

PTIT



- Thuộc tính (Attribute)

- Quan hệ (Relation)

♦ Thực thể là một khái niệm dùng để chỉ một lớp các đối tượng có cùng đặc tính

chung mà người ta muốn quản lý thông tin về nó. Mỗi thực thể có một tên duy nhất, không

được trùng lặp với tên của các thực thể khác trong toàn bộ hệ thống.

Ví dụ: thực thể “Nhân viên” dùng để chỉ những người nhân viên làm việc trong tổ chức,

họ có các đặc tính chung cần quản lý là mã nhân viên, tên gọi, ngày sinh, công việc chuyên

môn, trình độ, thâm niên công tác…; thực thể “Sinh viên” dùng để chỉ những người đang theo

học và nghiên cứu ở các trường đại học với thông tin cần quản lý là mã sinh viên, họ và tên,

ngày sinh, địa chỉ, chuyên ngành học, khóa học, lớp…

Trong thực tế có rất nhiều loại thực thể khác nhau như:

- Thực thể xác thực: mô tả cho các đối tượng hữu hình như xe đạp, nhà, máy tính…

- Thực thể chức năng: mô tả cho mục đích, chức năng, hoặc nhiệm vụ của con người,

thiết bị trong hệ thống hoặc tổ chức như sinh viên, nhân viên, khách hàng …

- Thực thể sự kiện: mô tả cho sự kiện hoặc biến cố, như biên bản, biên lai, chứng từ

kho, hóa đơn…

- Thực thể quan hệ: mô tả quan hệ giữa các đối tượng như kết hôn, hợp đồng, chuyến

hàng… Đây là một thực thể chứa mối quan hệ giữa các cá thể thuộc các thực thể khác nhau

(thường có thêm dữ liệu riêng từ mối quan hệ đó).

♦ Cá thể: là một đối tượng cụ thể trong thực thể.

Ví dụ: Nguyễn Văn A là một cá thể của thực thể “Sinh viên”; Tivi Sony là một cá thể

của thực thể “Hàng hóa”…

♦ Thuộc tính: là các đặc trưng riêng của các đối tượng trong thực thể. Mỗi thuộc tính có

một tên riêng, không trùng lặp với tên của các thuộc tính khác trong cùng một thực thể.

Ví dụ: thực thể “Sinh viên” có các thuộc tính là Mã sinh viên, Họ và tên sinh viên,

Ngày sinh, Địa chỉ, Trường, Khoa, Khóa học, Lớp học… Thực thể “Hàng hóa” có các thuộc

tính là Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá…

Các loại thuộc tính phổ biến:

- Thuộc tính định danh (Identifer) (hay còn gọi là khóa): là một hay tổ hợp của một số

thuộc tính mà giá trị của nó được xác định một cách duy nhất đối với mỗi cá thể của một thực

thể. Giá trị của các trường này không thể trùng nhau đối với các cá thể khác nhau.

+ Khi chỉ một thuộc tính là thuộc tính định danh: khoá đơn

+ Khi một số thuộc tính là thuộc tính định danh: khoá kép

Ví dụ: “số chứng minh nhân dân”, “mã nhân viên”, “mã hàng hóa”, “số hiệu khách

hàng”… là các khoá đơn. Bộ hai thuộc tính “mã sinh viên, mã môn học” là khoá kép để xác

định thuộc tính mô tả là “điểm thi”.

- Thuộc tính mô tả (Description): để làm rõ tính chất và cung cấp thông tin về các cá

thể của thực thể. Giá trị của các thuộc tính này có thể trùng nhau với các cá thể khác nhau của

cùng một thực thể.

PTIT



Ví dụ:

+ Các thuộc tính mô tả của thực thể “Nhân viên” như Họ và tên, Năm sinh, Giới

tính, Nghề nghiệp, Địa chỉ… ;

+ Các thuộc tính mô tả của thực thể “Sinh viên”: Họ và tên, Năm sinh, Giới tính,

Trường học, Lớp học …

+ Các thuộc tính mô tả của thực thể “Hàng hóa”: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn

giá, xuất xứ,…

- Thuộc tính quan hệ (Relation): là những thuộc tính mà giá trị của nó cho phép xác

định mối quan hệ giữa cá thể trong cùng một thực thể hoặc của thực thể này với cá thể của

thực thể kia.

+ Nếu xét mối quan hệ giữa cá thể trong cùng một thực thể, thì thuộc tính quan hệ

của một cá thể sẽ nhận giá trị ứng với giá trị thuộc tính định danh của cá thể mà nó có quan hệ.

+ Nếu xét mối quan hệ giữa cá thể của hai thực thể, thuộc tính này rất giống với

thuộc tính mô tả thông thường trong bản thân thực thể chứa nó nhưng ở trong một thực thể

khác thì nó là một thuộc tính định danh.

Ví dụ: Trong thực thể “Hóa đơn” chứa thuộc tính “Mã khách hàng” – cho ta biết ai là

người đặt hàng. Thuộc tính này đồng thời xuất hiện trong thực thể “Khách hàng” với tư cách

là thuộc tính định danh. Tóm lại, thuộc tính “Mã khách hàng” chỉ ra mối quan hệ giữa một

khách hàng với một hóa đơn. Điều này cũng nói lên không cần lưu giữ các thông tin khác của

khách hàng trong bảng thực thể “Hóa đơn”, nếu muốn biết các thông tin chi tiết về khách

hàng, chỉ cần dùng “Mã khách hàng” để dò tiếp trong bảng thực thể “Khách hàng”.

Số hóa đơn

Mã khách hàng

Mã hàng hóa

Số lượng

Thành tiền

Tổng tiền

Bằng chữ

Ph.thức th.toán

Mã khách hàng

Họ và tên

Địa chỉ

Số tài khoản

Mã số thuế

Mã hàng hóa

Tên hàng hóa

Đơn vị tính

Đơn giá

Thuộc tính định danh

Thuộc tính quan hệ

Thuộc tính mô tả

Th.tính thứ sinh

Thuộc tính lặp

Thực thể Hóa đơn

Thực thể Khách hàng

Thực thể Hàng hóa

Hình 4.3. Các dạng thuộc tính của thực thể

PTIT



- Thuộc tính lặp (Repeatable) là những thuộc tính có thể nhận nhiều hơn một giá trị.

Ví dụ: Kỹ năng là một thuộc tính lặp vì mỗi nhân viên có thể có nhiều kỹ năng như

soạn thảo văn bản, lái xe, ca hát… Trong hóa đơn bán hàng, thuộc tính “Tên hàng hóa” là một

thuộc tính lặp vì trong một hóa đơn có thể ghi nhiều tên hàng hóa.

- Thuộc tính thứ sinh (Secondary): là những thuộc tính mà giá trị của nó có thể tính

toán hoặc suy luận từ các thuộc tính khác.

Ví dụ: thuộc tính “Thành tiền” trong hóa đơn bán hàng là thuộc tính thứ sinh vì nó

được tính bằng số lượng nhân với đơn giá hoặc thuộc tính “Viết bằng chữ” cũng là thuộc tính

thứ sinh vì nó được suy ra từ tổng số tiền phải trả.

4.2.1.2 Các phương pháp biểu diễn thực thể

♦ Biểu diễn thực thể trên sơ đồ: bằng cách dùng các ký pháp ở hình 4.4.

Mỗi ký pháp tương

ứng với một khái

niệm: thực thể, thuộc

tính mô tả, thuộc

tính định danh

(khóa), thuộc tính

quan hệ và thuộc

tính lặp.

Ví dụ, thực thể “Nhân viên”

được vẽ như hình bên. Mỗi

nhân viên có một mã nhân

viên dùng để phân biệt nhau.

Tổ chức chỉ quan tâm quản lý

Họ và tên nhân viên, địa chỉ

nhà riêng, các kỹ năng và

phòng công tác của nhân viên.

Cùng với khái niệm thuộc tính lặp còn có nhóm lặp lại: là nhóm gồm nhiều thuộc tính

lặp của một thực thể liên quan nhau về ý nghĩa.

Ví dụ: {Họ và tên người thân, Tuổi, Quan hệ} là tập các thuộc tính đa trị phụ thuộc

vào mỗi nhân viên: mỗi nhân viên có một vài người thân (có thể là cha, mẹ, vợ/chồng, con),

mỗi người thân có họ và tên, tuổi và mối quan hệ với người nhân viên (cha/mẹ/vợ/,…).

Họ và tên người thân, Tuổi, Quan hệ

#Mã NV

Họ và tên Địa chỉ NR

Kỹ năng

NHÂN VIÊN

Hình 4.6. Thực thể Nhân viên

Thực thể Thuộc tính mô tả

Th.tính định danh

Th.tính lặp

Hình 4.4. Các ký pháp biểu diễn thực thể

# ...

Th.tính quan hệ

...

#Mã nhân viên

Họ và tên Địa chỉ NR

Kỹ năng

NHÂN VIÊN

Hình 4.5. Thực thể Nhân viên

Mã Phòng CT PTIT



♦ Biểu diễn thực thể dưới dạng bảng:

Bảng thực thể là một cấu trúc đơn giản gồm cột và hàng:

- Mỗi cột của bảng thực thể tương ứng với một thuộc tính của thực thể,

- Mỗi hàng của bảng quan hệ tương ứng với một cá thể trong thực thể.

Các bảng thực thể của một hệ thống phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Mỗi bảng chỉ có một tên duy nhất trong toàn bộ hệ thống.

- Các giá trị của các cột đều là nguyên tố (không chứa nhiều thành phần nhỏ hơn).

Mỗi phần tử của bảng là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất được hệ thống lưu trữ và đọc ra. Như vậy,

nếu thực thể khách hàng có thuộc tính “địa chỉ” gồm “số nhà”, “đường”, “phường”, “quận”

mà hệ thống cần phải phân biệt trên từng thành tố này (ví dụ: để đếm số lượng khách hàng có

trong một quận), thì bảng thực thể tương ứng sẽ phải có các trường “số nhà”, “đường”,

“phường”, “quận” thay vì chỉ có 1 trường “địa chỉ”.

- Mỗi dòng là duy nhất, không thể có 2 dòng hoàn toàn giống nhau trong một bảng.

Tương tự như vậy giá trị khóa của bảng không được rỗng và phải là duy nhất trong bảng.

Khóa của bảng tương ứng với khóa của thực thể.

- Mỗi cột có một tên duy nhất trong bảng để phân biệt với các cột khác của bảng. Thứ

tự của các cột trong bảng không quan trọng.

Chúng ta không quan tâm đến cấu trúc lưu trữ vật lý (kiểu, loại) của bảng thực thể.

Ngoài việc bảo vệ toàn vẹn dữ liệu, chúng ta cần quan tâm hạn chế tối đa sự trùng lặp dữ liệu

ở các dòng, vì khó bảo toàn được tính nhất quán cho dữ liệu khi chúng được cập nhật (thêm,

xóa, sửa) và sẽ gây lãng phí không gian lưu trữ vật lý khi cài đặt bảng trên CSDL.

Ví dụ:

Bảng 4.1. Bảng thực thể “NHÂN VIÊN”

4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Trong thực tế, các thực thể không thể tồn tại độc lập mà chúng luôn luôn có quan hệ

mật thiết với nhau. Quan hệ ở đây là mối liên kết giữa một hoặc nhiều thực thể để chỉ ra sự

liên quan về nội dung và ý nghĩa giữa các cá thể trong các thực thể.

Ví dụ như mối quan hệ giữa thực thể “khách hàng” và thực thể “hóa đơn” (khách hàng

mua hàng được liệt kê trong hóa đơn, trong mỗi hóa đơn có tên một khách hàng), mối quan hệ

giữa thực thể “sản phẩm” và thực thể “nhà cung cấp” (một sản phẩm được cung cấp bởi một

#Mã NV Họ và tên Ngày sinh Địa chỉ Kỹ năng 1 Kỹ năng 2

VP01 Nguyễn Văn An … … …

VP02 Lê Thanh Bình … … …

TCCB04 Trần Thu Hà … … …

KT12 Vũ Ngọc Hoa … … …

… … … … … …

PTIT



số nhà cung cấp và một nhà cung cấp sẽ cung cấp một số loại sản phẩm nào đó). Quan hệ

“Mỗi sinh viên học nhiều môn học, mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia” thể hiện sự liên

kết ý nghĩa của thực thể “Sinh viên” và thực thể “Môn học”.

Khi xác định một quan hệ giữa các cá thể của cùng một thực thể hoặc của hai thực thể

thì tất cả các cá thể trong thực thể đều được xét đến quan hệ này (có thể có hoặc không có

quan hệ này). Giữa chúng có thể có nhiều quan hệ khác nhau, ví dụ giữa hai thực thể “Nhân

viên” và “Công việc” có quan hệ “Thực hiện”, “Phân công”, “Kiểm tra”… Do đó, việc xác

định quan hệ giữa các cá thể của cùng một thực thể hoặc của các thực thể mang tính chọn

lọc, chỉ nên quan tâm đến quan hệ nào cần sử dụng trong hệ thống.

Những mối quan hệ như vậy được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng hình thoi, bên

trong ghi tên quan hệ, các đoạn thẳng nối từ hình thoi với các hình chữ nhật ghi tên các thực

thể.

♦ Có hai khái niệm liên quan đến các mối quan hệ giữa các thực thể, đó là bậc quan hệ

và kiểu quan hệ.

- Bậc của quan hệ chỉ số lượng thực thể tham gia vào quan hệ đó, cụ thể là:

+ Quan hệ bậc 1 là quan hệ của một cá thể với các cá thể khác thuộc cùng một thực thể.

+ Quan hệ bậc 2 là quan hệ giữa 2 thực thể. Đây là quan hệ thường gặp trong thực tế.

+ Quan hệ bậc 3 trở lên được gọi quan hệ bậc cao. Người ta đã chứng minh được

rằng mọi quan hệ bậc cao đều biến đổi được về quan hệ bậc 2.

- Kiểu quan hệ liên quan tới mỗi cá thể của một thực thể không liên kết hoặc có liên

kết với một hoặc nhiều cá thể của chính nó hoặc của các thực thể khác. Có ba kiểu quan hệ

chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của Mô hình thực thể:

+ Kiểu quan hệ Một – Một (1-1)

+ Kiểu quan hệ Một – Nhiều (1-N)

+ Kiểu quan hệ Nhiều – Nhiều (N-N)

Trong mỗi bậc quan hệ đều tồn tại các kiểu quan hệ nêu trên.

4.2.2.1 Quan hệ bậc 1

♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 1: một cá thể không có quan hệ hoặc chỉ quan hệ

với một cá thể khác thuộc cùng một thực thể.

A B R A, B: Hai thực thể

R : Quan hệ giữa A&B

X, Y: Kiểu quan hệ giữa A&B X

Hình 4.7. Biểu diễn mối quan hệ giữa hai thực thể

Y

PTIT



♦ Kiểu quan hệ 1-N của quan hệ bậc 1:

Trong cùng một thực thể, có hai loại cá thể, loại thứ nhất: mỗi cá thể có quan hệ với

nhiều cá thể, loại thứ hai: mỗi cá thể chỉ có quan hệ với duy nhất một cá thể khác mà thôi.

♦ Kiểu quan hệ N-N của quan hệ bậc 1: một cá thể đều có quan hệ với nhiều cá thể

khác thuộc cùng một thực thể.


Có hai thực thể tham gia mối quan hệ.

♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 2

Người ta nói thực thể A có quan hệ 1-1 với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A

hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ một cá thể của thực thể B và ngược lại, mỗi cá thể

của thực thể B hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ một cá thể của thực thể A.

Có 2 cách biểu diễn quan hệ 1-1 được trình bày ở hình 4.11.

Nhân viên

Hình 4.9. Quan hệ phụ trách trong thực thể “Nhân viên”

Ví dụ: Xét thực thể là “Nhân viên” của một

cơ quan. Một nhân viên có thể phụ trách

nhiều nhân viên khác, nhưng tại một thời

điểm, một nhân viên chỉ chịu sự phụ trách

của một nhân viên – là người phụ trách -

khác mà thôi.

Phụ trách

1

N

Được cấu thành

Sản phẩm

Hình 4.10. Quan hệ “Được cấu thành” trong thực thể “Sản phẩm”

Ví dụ: Xét thực thể là Sản phẩm, trong đó

một sản phẩm được cấu thành từ một số sản

phẩm và nó cũng có thể là thành phần của

nhiều sản phẩm khác.

N

N

Nhân dân

Hình 4.8. Quan hệ kết hôn trong xã hội

Ví dụ: Tình trạng hôn nhân của mỗi người có

thể là độc thân hoặc đã kết hôn.

Nếu người đó đã kết hôn thì chỉ được kết hôn

với duy nhất một người khác.

Kết hôn

1

1

PTIT



Ví dụ 1. Để quản lý một chung cư, người ta xây dựng hai thực thể “Hộ gia đình” và

“Căn hộ”. Giả sử rằng: mỗi hộ gia đình chỉ sống tại một căn hộ, mỗi căn hộ có thể chưa có hộ

gia đình nào sống hoặc nếu có thì chỉ có duy nhất một hộ sống tại đó mà thôi.

Ví dụ 2. Xét hai hai thực thể “Phòng công tác”, “Lãnh đạo phòng” và quan hệ 1-1:

“Một Phòng công tác bao giờ cũng có một Lãnh đạo phòng (Trưởng phòng hoặc Q.Trưởng

phòng hoặc Phó phòng – Phụ trách phòng). Một Lãnh đạo phòng thì chắc chắn lãnh đạo một

Phòng công tác và chỉ một mà thôi”.

Ví dụ 3. Cho hai thực thể “Nhân viên” và “Name card”. Mỗi nhân viên có (duy nhất)

một bộ Name card và mỗi bộ Name card tương ứng với (duy nhất) một nhân viên.

Lãnh đạo phòng Phòng công tác Lãnh đạo 1

Hình 4.13. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Lãnh đạo phòng” và “Phòng công tác”

1

Hộ gia đình Căn hộ Sống tại 1

Hình 4.12. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Hộ gia đình” và “Căn hộ”

1

A B R

A, B: Hai thực thể

R: Quan hệ 1-1 giữa A&B

1

Hình 4.11. Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể A&B

1

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với tối đa là một cá thể

của B

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với tối đa là một cá thể

của A

A

B

Hình 4.11.b Hình 4.11.a

Hình 4.14. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Nhân viên” và “Name card”

Name card Nhân viên Có 1 1

PTIT



♦ Kiểu quan hệ 1-N của quan hệ bậc 2

Người ta nói thực thể A có quan hệ 1-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A

liên kết với một hoặc nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cá thể của thực thể B chỉ liên kết với

một cá thể của thực thể A.

Ngoài cách biểu diễn như hình 4.15.a, quan hệ Một – Nhiều còn được vẽ trong mô

hình thực thể bằng một đường có hình tam giác ở một đầu, ứng với nhiều dòng của một bảng

(thực thể B), còn đầu kia ứng với một dòng ở bảng kia (thực thể A) (Hình 4.15.b).

Ví dụ 1. Xét mối quan hệ giữa 2 thực thể “Khách hàng” và “Hóa đơn”. Một khách hàng

có thể có nhiều hóa đơn mua hàng, nhưng trên mỗi hóa đơn chỉ ghi tên của một khách hàng.

Ví dụ 2. Xét mối quan hệ giữa thực thể “Lớp học” và thực thể “Sinh viên”. Một lớp

học có nhiều sinh viên, nhưng mỗi sinh viên chỉ thuộc một lớp học.

♦ Kiểu quan hệ N-N của quan hệ bậc 2

Người ta nói thực thể A có quan hệ N-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A

liên kết với nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cá thể của thực thể B liên kết với nhiều cá thể

của thực thể A.

Lớp học Sinh viên Có 1

Hình 4.17. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Lớp học” và “Sinh viên”

N

Lớp học

Sinh viên

Khách hàng Hóa đơn Có 1

Hình 4.16. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Khách hàng” và “Hóa đơn”

N

Khách hàng

Hóa đơn

A B R 1

Hình 4.15. Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể A&B

N

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với một cá thể của A

A

B

Hình 4.15.a Hình 4.15.b

PTIT



Khái niệm “nhiều cá thể” ở đây có thể là 0, 1 hay nhiều cá thể, có nghĩa là: mỗi cá thể

của thực thể A liên kết với 0, 1 hay nhiều cá thể của thực thể B và ngược lại, mỗi cá thể của

thực thể B liên kết với 0, 1 hay nhiều cá thể của thực thể A.

Ví dụ 1. Xét mối quan hệ giữa thực thể “Sinh viên” và thực thể “Môn học”. Một sinh

viên học nhiều môn học và mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia học tập.

Ví dụ 2. Xét mối quan hệ giữa thực thể “Hóa đơn” và thực thể “Hàng hóa”. Trong một

hóa đơn dùng để thanh toán cho một hoặc nhiều hàng hóa và mỗi một hàng hóa có thể có mặt

trong nhiều hóa đơn.


Ta xét 3 thực thể là “Nhà cung cấp”, “Hàng hóa” và “Siêu thị”. Quan hệ được xét là

nhà cung cấp cung cấp hàng hóa cho các siêu thị.

Hóa đơn Hàng hóa Chứa N

Hình 4.20. Mối quan hệ giữa hai thực thể Hóa đơn và Hàng hóa

N

Hóa đơn

Hàng hóa

Sinh viên Môn học Học N

Hình 4.19. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Sinh viên” và “Môn học”

N

Sinh viên

Môn học

A B R N

Hình 4.18. Biểu diễn mối quan hệ N-N giữa hai thực thể A&B

N

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với nhiều cá thể của A

A

B

Hình 4.18.a Hình 4.18.b

PTIT



Ta có thể biến đổi quan hệ bậc 3 thành các quan hệ bậc 2 bằng cách thay thế quan hệ

bậc 3 bằng một thực thể ảo – “Kho hàng” – và xét quan hệ đã có với quan hệ này.

Ta có bảng biến đổi như hình 4.22 sau đây:

♦ Việc mô tả các mối quan hệ giữa các cá thể của cùng một thực thể hoặc của các

thực thể khác nhau phụ thuộc vào kiểu quan hệ.

- Đối với kiểu quan hệ 1-1 và 1-N: Chúng có thể được mô tả bằng một thuộc tính

quan hệ ở một thực thể, thuộc tính này là thuộc tính định danh của chính thực thể đó hoặc

của thực thể kia.

Ví dụ. “Mỗi sinh viên thuộc một lớp học”. Có hai thực thể “Sinh viên”, “Lớp học” và

mối quan hệ “Thuộc” được xét đến trong phát biểu trên. Để biểu diễn quan hệ “Thuộc”, ta sử

dụng thuộc tính quan hệ “Mã Lớp học” như sau:

Thực thể “Lớp học” có các thuộc tính: #Mã Lớp học, Khóa học, Ngành học, …

Thực thể “Sinh viên” có các thuộc tính: #Mã Sinh viên, Họ và tên, …, Mã Lớp học

Qua đó, chúng ta sẽ biết một sinh viên thuộc lớp học nào.

Nhà cung cấp

Hàng hóa Chứa N N

Hình 4.22. Biến đổi quan hệ bậc 3 thành quan hệ bậc 2

Kho hàng

Gửi hàng

N

Siêu thị

Chuyển đến

N

N

N

Nhà cung cấp Hàng hóa

Siêu thị

Cung cấp N

N N

N

Hình 4.21. Quan hệ bậc 3 giữa “Nhà cung cấp”, “Hàng hóa” và “Siêu thị”

PTIT



- Đối với kiểu quan hệ N-N: cần xây dựng một thực thể quan hệ. Thực thể này thường

có những thuộc tính riêng (trong một số ít trường hợp có thể không có thuộc tính riêng).

Ví dụ 1. “Mỗi sinh viên sau mỗi lần thi một môn học sẽ có một điểm xác định cho lần

thi đó”. Có 2 thực thể “Sinh viên” và “Môn học” được đề cập trong phát biểu; quan hệ “Thi”

liên kết 2 thực thể này. “Lần thi” và “Điểm” là dữ liệu phát sinh sau khi thi nên chúng là

thuộc tính của quan hệ Thi, không phải là thuộc tính của sinh viên hoặc môn học. Vì một sinh

viên S có thể thi nhiều lần đối với một môn học M, nên quan hệ “Thi” cần có nhiều bộ dữ liệu

(lần thi, điểm) để mô tả cho mối liên kết (S, M) trong quan hệ “Thi”. Như vậy “Thi” là một

thực thể quan hệ, được vẽ trong hình sau:

Ví dụ 2. Có 2 thực thể “Giảng viên” và “Môn học”. Chúng ta muốn xác định “Danh

sách các môn đã giảng dạy của giảng viên”. Khi đó cần xây dựng thực thể quan hệ “Giảng

viên – Môn học” với hai thuộc tính quan hệ “Mã giảng viên” và “Mã môn học”. Trong trường

hợp này, thực thể quan hệ có thể không chứa các thuộc tính mô tả riêng. Tuy nhiên, giữa

giảng viên và môn học có thể quản lý một số thông tin như “Số năm đã dạy”, “Chất lượng

giảng dạy” môn học đó…

4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD)

Sơ đồ Quan hệ - Thực thể là sơ đồ biểu diễn tất cả các thực thể mà tổ chức cần quản lý

và các mối quan hệ giữa chúng.

Sau khi đã nghiên cứu các thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể, chúng ta có thể

xây dựng Sơ đồ Quan hệ - Thực thể ERD. Các bước xây dựng Sơ đồ ERD:

1. Xác định các thực thể dựa trên vai trò, ý nghĩa của thực thể đối với hệ thống:

- Đặt tên cho thực thể. Nên chọn danh từ để đặt tên cho thực thể, ví dụ như “Sinh viên”,

“Môn học”, … Mỗi thực thể có một tên duy nhất trong toàn bộ hệ thống.

- Xác định các thuộc tính của thực thể. Cần xác định đầy đủ (không thừa, không thiếu)

các thuộc tính tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi tổ chức. Thêm thuộc tính để tăng tính mô tả,

hoặc để có thêm dữ liệu phân biệt các cá thể; bỏ bớt thuộc tính nếu chúng dư thừa hoặc không

liên quan đến vai trò, ý nghĩa của thực thể trong hệ thống. Tên các thuộc tính thường là danh

từ. Cần xác định cụ thể và sử dụng thêm các ký hiệu để biểu diễn:

+ Thuộc tính định danh (Khóa): “#Tên thuộc tính định danh”

Sinh viên Môn học

Lần thi

THI

Điểm

1 1 NN

Hình 4.23. Thực thể quan hệ “Thi”

Mã SV Mã MH

PTIT



+ Thuộc tính mô tả: “Tên thuộc tính mô tả”

- Lập bảng các thuộc tính của thực thể.

2. Xác định quan hệ giữa các thực thể, bao gồm mối quan hệ, bậc quan hệ, các kiểu

quan hệ.

Lưu ý: Trong quá trình xác định các mối quan hệ, cần xác định các quan hệ tiêu biểu mà

tổ chức cần quản lý. Tên của các quan hệ thường được diễn tả bằng động từ hoặc tính từ để

chỉ các hành động, sự kiện liên kết các thể hiện trong các thực thể có quan hệ nhau, ví dụ như

“Có”, “Thi”, “Học”, …

3. Vẽ sơ đồ Quan hệ - Thực thể.

Ví dụ. Cho bản mô tả một hoạt động quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau:

Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức khảo sát các trường Đại học. Mỗi trường Đại học có

nhiều Khoa, mỗi Khoa có nhiều Bộ môn, mỗi Bộ môn có nhiều Giảng viên.

Để nâng cao chất lượng đào tạo, các trường quy định mỗi giảng viên chỉ giảng một

môn học, mỗi môn học chỉ do một giảng viên phụ trách. Tại các trường, mỗi Khoa đều quản

lý nhiều lớp, mỗi lớp có nhiều Sinh viên. Trong suốt các năm học tại trường, mỗi sinh viên

phải học nhiều môn học, mỗi Môn học có nhiều Sinh viên tham gia.

Hãy vẽ sơ đồ Quan hệ - Thực thể (ERD) để làm cơ sở thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu

nhằm quản lý trường đại học.

Để xây dựng sơ đồ Quan hệ - Thực thể, chúng ta thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Xác định các thực thể: Trường, Khoa, Bộ môn, Giảng viên, Môn học, Lớp,

Sinh viên. Xác định các thuộc tính của các thực thể và lập bảng sau:

Bảng 4.2. Danh sách các thực thể và các thuộc tính

Thực thể Thuộc tính

Trường #Mã trường, Tên trường

Khoa #Mã khoa, Tên khoa, …

Bộ môn #Mã bộ môn, Tên bộ môn, …

Giảng viên #Mã giảng viên, Họ và tên GV, Ngày sinh, Địa chỉ, …

Môn học #Mã môn học, Tên môn học, Số ĐVHT,…

Lớp #Mã lớp, Tên lớp

Sinh viên #Mã sinh viên, Họ và tên SV, Ngày sinh, Địa chỉ, …

Bước 2: Dựa vào nội dung của báo cáo khảo sát để xác định được các mối quan hệ giữa

các thực thể:

- Mối quan hệ giữa Trường và Khoa là quan hệ bậc 2, kiểu 1-N.

- Mối quan hệ giữa Khoa và Bộ môn là quan hệ bậc 2, kiểu 1-N.

- …

PTIT



- Riêng mối quan hệ giữa Sinh viên và Môn học là quan hệ bậc 2, kiểu N-N (với những

thuộc tính riêng là “Lần thi”, “Điểm thi”).

Bước 3: Vẽ sơ đồ Quan hệ - Thực thể như sau:

Sự tương quan giữa DFD và ERD

Cả hai sơ đồ đều dùng để mô hình hóa cho một HTTT. DFD được dùng để chỉ ra các xử

lý trên dữ liệu, ERD dùng để mô tả nội dung của dữ liệu. Trong các sơ đồ này, nội dung xử lý

và nội dung dữ liệu phải phù hợp nhau, đó là:

- Nội dung dữ liệu từ tất cả các dòng dữ liệu cập nhật cho tất cả các kho dữ liệu của hệ

thống phải đủ để diễn tả dữ liệu (thuộc tính của thực thể) trong sơ đồ Quan hệ - Thực thể.

- Nội dung dữ liệu được lấy ra từ tất cả các kho dữ liệu phải nằm trong sơ đồ Quan

hệ - Thực thể.

Các ràng buộc này làm tăng tính nhất quán trong hệ thống và bỏ qua các loại dữ liệu

thuộc về cấu hình của hệ thống (các loại dữ liệu mô tả cho các tùy biến làm tăng tính tiện nghi

của hệ thống, như dữ liệu quy ước hiển thị màu sắc, hình dạng của các khuôn mẫu nhập/xuất

dữ liệu, các quy ước báo lỗi trong chương trình…).

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể


Trong phạm vi nội dung môn học, chúng ta sẽ nghiên cứu mô hình CSDL quan hệ.

Việc thiết kế CSDL trong trường hợp này thực chất là xác định các tệp dữ liệu có liên quan

đến nhau để phục vụ cho công tác quản lý của một HTTT quản lý. Xác định mỗi tệp dữ liệu là

tìm xem trong mỗi tệp có các trường dữ liệu nào, trường nào là trường khóa chính, trường mô

tả, trường quan hệ… Việc xác định các tệp dữ liệu này cần xuất phát từ sơ đồ Quan hệ - Thực

thể ERD (với các thực thể đã được chuẩn hoá).

Trường dữ liệu (Field): Mỗi trường dữ liệu lưu trữ thông tin tương ứng với một thuộc

tính của thực thể.

Bản ghi (Record): Tập hợp bộ giá trị của các trường tương ứng với một cá thể của

thực thể.

Bảng dữ liệu (Table) hay chính là tệp dữ liệu: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin

Bộ môn Giảng viên

Trường ĐH Khoa

Sinh viên Lớp

Môn học

1

1

1

1

1

1

N

N

1

N

N

N

Hình 4.24. Sơ đồ Quan hệ - Thực thể quản lý trường đại học

N

N

PTIT



cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường dữ

liệu. Bảng dữ liệu tương ứng với bảng thực thể.

Trong phần này, chúng ta không đi sâu nghiên cứu lý thuyết về cách tạo lập các tệp dữ

liệu mà chúng ta chỉ nghiên cứu thủ tục xây dựng các tệp dữ liệu nhằm đảm bảo tính chuẩn

hóa theo nghĩa thông tin không thiếu, không thừa, không được trùng lặp…

Bảng 4.3. Sự khác nhau về tên gọi các thành phần tương ứng giữa thực thể và tệp dữ liệu

Thực thể Tệp dữ liệu Ký hiệu/ Ví dụ

Thuộc tính (Attribute) Trường (Field)

Tên các thuộc tính có thể

viết bằng tiếng Việt, có

dấu

Tên các trường viết bằng

tiếng Việt, không dấu hoặc

bằng tiếng Anh

Thuộc tính “Họ và tên”

Trường dữ liệu “Hovaten”

Thuộc tính định danh (1a) Trường khóa chính (1b) Dấu # và gạch chân dưới tên

(1a) #Mã hàng hóa

(1b) #Mahanghoa

Thuộc tính mô tả (2a) Trường mô tả (2b) (2a) Tên hàng hóa

(2b) Tenhanghoa

Thuộc tính quan hệ (3a) Trường quan hệ (3b) Gạch chân dưới tên

(3a) Mã vợ chồng

(3b) Mavochong

Lưu ý: Khi nói đến thực thể, ta có các thuộc tính, nhưng khi nói đến các tệp dữ liệu, ta

có các trường tương ứng. Khi viết tên các thực thể và thuộc tính của nó, ta có thể viết bằng

tiếng Việt có dấu nhưng khi viết tên tệp dữ liệu và các trường tương ứng ta chỉ được viết tiếng

Việt không có dấu hoặc dùng tiếng Anh.

4.3.2.2 Phương pháp thiết lập CSDL từ sơ đồ ERD

♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 1: tạo một tệp dữ liệu duy nhất, xác định trường

khóa chính, trường mô tả và trường quan hệ. Nếu cá thể X có quan hệ với cá thể Y thì giá trị

trường quan hệ của X được xác định duy nhất bằng giá trị của trường khóa chính của Y (Các

giá trị của trường quan hệ không trùng nhau và có thể là rỗng).

Ví dụ. Xét thực thể “Cán bộ” với quan hệ “Là vợ/chồng”. Ta tạo một tệp “Canbo” với

trường khóa chính là #Macanbo, các trường mô tả là Hovaten, Ngaysinh, Diachi, …; trường

quan hệ Mavochong.

Bảng 4.4. Tệp dữ liệu Cán bộ và quan hệ Vợ/Chồng

#Macanbo Hovaten Ngaysinh Diachi … Mavochong

A001 Nguyễn Văn A 10/01/1980 … … B005

… … … … … …

B005 Lê Thị B 20/5/1982 … … A001

… … … … … …

PTIT



Nhìn vào bảng trên, ta biết được Nguyễn Văn A có vợ là Lê Thị B, Lê Thị B có chồng

là Nguyễn Văn A.

♦ Kiểu quan hệ 1-N của quan hệ bậc 1: tạo một tệp dữ liệu duy nhất, xác định trường

khóa chính, trường mô tả và trường quan hệ. Giá trị của trường quan hệ được xác định không

duy nhất từ giá trị của trường khóa chính.

Ví dụ. Xét thực thể “Nhân viên” với quan hệ “Phụ trách”. Ta tạo một tệp “Nhanvien”

với trường khóa chính là #Manhanvien, các trường mô tả là Hovaten, Ngaysinh, Diachi, …;

trường quan hệ Maphutrach.

Bảng 4.5. Tệp dữ liệu Nhân viên và quan hệ Phụ trách

#Manhanvien Hovaten Ngaysinh Diachi … Maphutrach

A001 Nguyễn Văn An … … …

B002 Lê Thanh Bình … … … H004

H004 Trần Thu Hà … … … A001

H012 Vũ Ngọc Hoa … … … H004

… … … … … …

Nhìn vào bảng trên, ta biết được Nguyễn Văn An là người phụ trách của Trần Thu Hà,

còn Trần thu Hà lại là người phụ trách của Lê Thanh Bình và Vũ Ngọc Hoa.

♦ Kiểu quan hệ N-N của quan hệ bậc 1: tạo hai tệp dữ liệu, một tệp mô tả thực thể,

một tệp mô tả quan hệ.

- Đối với tệp thực thể: xác định trường khóa chính, trường mô tả.

- Đối với tệp quan hệ: xác định trường quan hệ, trường mô tả. Giá trị của trường quan

hệ được xác định không duy nhất từ giá trị của trường khóa chính của tệp thực thể.

Ví dụ: Xét thực thể “Sản phẩm” với quan hệ “Được cấu thành từ”. Ta tạo hai tệp:

- Tệp “Sanpham” với trường khóa chính là #MaSP, các trường mô tả là TenSP,

Donvitinh, Dongia.

- Tệp “Quanhe” với các trường quan hệ là MaSP, MaSPNL; trường mô tả là Soluong.

Bảng 4.6. Các tệp Sanpham và tệp Quanhe

#MaSP TenSP Donvitinh Dongia

Lm02 Lúa mạch … …

Bm01 Bột mỳ … …

Ba05 Bánh mỳ … …

… … … …

PTIT



♦ Kiểu quan hệ 1-1 của quan hệ bậc 2: tạo hai tệp dữ liệu mô tả hai thực thể. Xác định

trường khóa chính, trường mô tả cho mỗi tệp. Trường quan hệ có thể thuộc tệp này hoặc tệp

kia. Cả hai trường hợp thông tin thu được đều như nhau.

Ví dụ. Xét hai thực thể là “Trưởng phòng” và “Phòng công tác” với quan hệ “Lãnh

đạo”. Ta tạo hai tệp theo hai trường hợp sau:

- Trường hợp 1:

+ Tệp “Truongphong” với trường khóa chính là #MaTP, các trường mô tả như

HovatenTP…

+ Tệp “Phongcongtac” với trường khóa chính là #MaphongCT, các trường mô tả

như TenphongCT…, trường quan hệ là MaTP

- Trường hợp 2:

#MaTP HovatenTP … MaphongCT

QL01 Đỗ Văn An … PCT02

QL02 Vũ Ngọc Thu … PCT01

QL03 Lê Xuân Hà … PCT03

… … … …

#MaphongCT TenphongCT …

PCT01 Tổ chức CB …

PCT02 Kế toán …

PCT03 Kế hoạch-

ĐT

…

… … …

Bảng 4.7.b. Các tệp dữ liệu Truongphong và Phongcongtac (Trường hợp 2)

#MaTP HovatenTP …

QL01 Đỗ Văn An …

QL02 Vũ Ngọc Thu …

QL03 Lê Xuân Hà …

… … …

#MaphongCT TenphongCT … MaTP

PCT01 Tổ chức CB … QL02

PCT02 Kế toán … QL01

PCT03 Kế hoạch- ĐT … QL03

… … … …

Bảng 4.7.a. Các tệp dữ liệu Truongphong và Phongcongtac (Trường hợp 1)

MaSP MaSPNL Soluong ...

Bm01 Lm02 5 …

Ba05 Bm01 1 …

… … … …

PTIT



+ Tệp “Truongphong” với trường khóa chính là #MaTP, các trường mô tả như

HovatenTP…, trường quan hệ là MaphongCT

+ Tệp “Phongcongtac” với trường khóa chính là #MaphongCT, các trường mô tả

như TenphongCT…

Trong cả hai trường hợp, ta đều có ông Đỗ Văn An là Trưởng phòng Kế toán, Bà Vũ

Ngọc Thu là Trưởng phòng Tổ chức CB, ông Lê Xuân Hà là Trưởng phòng Kế hoạch – ĐT.

♦ Kiểu quan hệ 1 – N của quan hệ bậc 2: ta tạo hai tệp dữ liệu mô tả hai thực thể.

Xác định trường khóa chính, trường mô tả cho mỗi tệp. Trường quan hệ bắt buộc phải thuộc

tệp tương ứng với thực thể đầu “Nhiều”, giá trị của nó được xác định từ các giá trị của trường

khóa chính của tệp tương ứng với thực thể đầu “Một”.

Ví dụ. Xét hai thực thể là “Lớp học” và “Sinh viên” với quan hệ “Có/ Thuộc”. Ta tạo

hai tệp dữ liệu sau:

- Tệp “Lophoc” với trường khóa chính là #MaLH, các trường mô tả như TenLH…

- Tệp “Sinhvien” với trường khóa chính là #MaSV, các trường mô tả như

HovatenSV…, trường quan hệ là MaLH.

♦ Kiểu quan hệ N – N của quan hệ bậc 2: ta tạo ba tệp dữ liệu, hai tệp mô tả hai thực

thể, tệp thứ ba mô tả quan hệ giữa hai thực thể đó.

- Đối với hai tệp tương ứng với hai thực thể: xác định trường khóa chính, trường mô tả.

- Đối với tệp thứ ba – tệp quan hệ: Hai trường quan hệ được xác định từ giá trị của hai

trường khóa chính tương ứng với hai tệp thực thể. Tổ hợp của cả hai trường quan hệ này sẽ là

trường khóa chính của tệp quan hệ. Sau đó xác định các trường mô tả của tệp quan hệ này.

Ví dụ. Xét hai thực thể “Sinh viên”, “Môn học” và quan hệ “Thi”. Quan hệ này là quan

hệ N-N với các thuộc tính riêng là lần thi và điểm thi. Từ đó, ta tạo 3 tệp dữ liệu:

- Tệp Sinhvien với trường khóa chính là #MaSV, các trường mô tả là Hovaten, …

- Tệp Monhoc với trường khóa chính là #MaMH, các trường mô tả là TenMH, …

#MaLH TenLH …

D07QT1 D07QTKD1 …

D07QT2 D07QTKD2 …

C08QT C08QTKD …

… … …

#MaSV HovatenSV … MaLH

QT0015 Lê Thu Hà … D07QT1

QT0037 Vũ Văn Nam … D07QT1

QT0174 Trần Đình Chiến … D07QT2

QT0185 Nguyễn Thu Thanh … D07QT2

QT0291 Trần Thanh Bình … C08QT

… … … …

Bảng 4.8. Các tệp dữ liệu Lophoc và Sinhvien

PTIT



- Tệp SVMH với trường khóa chính là tổ hợp của 2 trường quan hệ: MaSV, MaMH; các

trường mô tả là Lanthi, Diemthi.

Chú ý:

- Những vị trí các dấu “…” là các trường mô tả. Tùy theo yêu cầu của công tác quản

lý, chúng ta sẽ cần các trường mô tả cụ thể.

Ví dụ về quản lý trường đại học, nếu cần thống kê số lượng GS, PGS, Tiến sỹ, Thạc sỹ

đang giảng dạy tại trường thì trong tệp “Giangvien” cần bổ sung trường mô tả là Hocham,

Hocvi (Học hàm, Học vị); cần thống kê và phân loại kết quả học tập của sinh viên thì trong

tệp “Monhoc” cần bổ sung trường mô tả là SoDVHT (Số đơn vị học trình), trong tệp SVMH

cần bổ sung thêm trường mô tả là DiemTP (Điểm thành phần)…

- Đối với các trường hợp có 2 tệp trùng nhau (trường khóa chính trùng nhau) thì ta

phải tổ hợp chúng lại thành một tệp bao gồm tất cả các trường mô tả của cả 2 tệp.

4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU

4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu

Chuẩn hóa dữ liệu là quá trình rà soát tất cả các danh sách thuộc tính của các thực thể,

áp dụng một tập các quy tắc phân tích để chuyển chúng thành dạng sao cho:

MaSV MaMH Lanthi Diemthi …

QT0015 CB01 1 8 …

QT0037 CB01 1 9 …

QT0174 CB12 2 6 …

QT0185 QT05 1 9 …

… … …

Bảng 4.9.b Tệp dữ liệu SVMH

Qua 3 bảng, chúng ta biết được

SV Lê Thu Hà thi Toán cao cấp

lần đầu được 8 điểm, SV Trần

Đình Chiến thi Lịch sử Đảng lần

2 được 6 điểm…

Khóa chính của tệp SVMH được

tổ hợp từ MaSV và MaMH.

#MaSV HovatenSV …

QT0015 Lê Thu Hà …

QT0037 Vũ Văn Nam …

QT0174 Trần Đình Chiến …

QT0185 Nguyễn Thu Thanh …

… … …

Bảng 4.9.a. Các tệp dữ liệu Sinhvien và Monhoc

#MaMH TenMH …

CB01 Toán cao cấp …

QT05 Kinh tế vi mô …

CB12 Lịch sử Đảng …

… … …

PTIT



- Tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa thông tin. Tình trạng một thuộc tính có mặt ở

nhiều bảng thực thể chỉ xuất hiện đối với các thuộc tính định danh kết nối và là cần thiết để

thể hiện các mối quan hệ.

- Loại bỏ các trường hợp cùng một thuộc tính lại có tên khác nhau ở các bảng thực thể

khác nhau. Ví dụ như thuộc tính “Mã sinh viên” và “Số hiệu sinh viên”.

- Không để xảy ra tình trạng một thuộc tính chưa được hiểu rõ hoặc hiểu theo nhiều

nghĩa khác nhau trong tình huống có nhiều người sử dụng thông tin. Ví dụ như thuộc tính

“Địa chỉ” ở thực thể “Sinh viên” có thể hiểu là địa chỉ tạm trú hiện tại của sinh viên hay địa

chỉ của gia đình (ở quê).

Quá trình chuẩn hóa buộc người ta phải xem xét rất cẩn thận về ý nghĩa của từng

thuộc tính, từ đó sẽ xây dựng mô hình quan hệ khi đã hiểu rõ tất cả các thuộc tính liên quan.

Quá trình chuẩn hóa được thực hiện dựa trên khái niệm “phụ thuộc hàm” và mô hình

được chuẩn hóa đầy đủ, lý tưởng là mô hình mà ở đấy, mỗi thuộc tính trong mỗi bảng thực

thể đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào toàn bộ các thuộc tính khóa của bảng.

4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm

Khái niệm phụ thuộc hàm giữa hai thuộc tính A và B được phát biểu như sau: “Thuộc

tính B phụ thuộc hàm vào thuộc tính A, viết là A → B nếu với mỗi giá trị của A tương ứng với

một giá trị duy nhất của B”. Nói cách khác là tồn tại một ánh xạ từ tập hợp các giá trị của A

đến tập hợp các giá trị của B.

Trong một thực thể, mỗi thuộc tính đều phụ thuộc hàm vào khóa - một thuộc tính duy

nhất hoặc hai hay nhiều hơn nữa các thuộc tính khác (tạo thành bộ khóa).

Ví dụ: Xét thực thể “Hóa đơn” với các thuộc tính Số hóa đơn, Tên khách hàng, Tên

hàng hóa, Tiền mua hàng.

Ta thấy có các sự phụ thuộc hàm sau đây: <Số hóa đơn> → <Tên khách hàng>

<Số hóa đơn> và <Tên hàng hóa> → <Tiền mua hàng>

Đối với các thực thể, bao giờ cũng phải xác định được ít nhất một thuộc tính là thuộc

tính khóa. Ứng với mỗi giá trị của khóa, chúng ta xác định được một bộ giá trị duy nhất của

các thuộc tính còn lại.

Ví dụ: Trong bảng thực thể “Khách hàng” (#Mã KH, Tên KH, Địa chỉ KH), khách

hàng có thể thay đổi địa chỉ của mình, nhưng vào mọi lúc, với một giá trị của khóa đã cho là

Mã KH, ta có thể nói rằng có một bộ giá trị “Tên KH” và “Địa chỉ KH” duy nhất và luôn luôn

xác định được.

Nếu một thuộc tính không phụ thuộc hàm vào khóa thì nó phải thuộc một bảng thực

thể khác. Ví dụ như thực thể “Sinh viên” không thể chứa thuộc tính “Điểm thi” vì thuộc tính

này không phụ thuộc hàm vào khóa là “Mã SV” (một giá trị “Mã SV” ứng với nhiều điểm thi

của các môn khác nhau, lần thi khác nhau).

PTIT



4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa

Ta coi danh sách các thuộc tính của một bảng thực thể là “Chưa được chuẩn hóa” nếu

nó chưa được xét trong quá trình chuẩn hóa. Quá trình “Chuẩn hóa” bao gồm việc áp dụng ba

quy tắc kiểm tra liên tiếp nhau.

Nếu danh sách các thuộc tính của thực thể đã qua quy tắc kiểm tra thứ nhất thì nó

được gọi là có “Dạng chuẩn 1” (1NF), nếu qua quy tắc kiểm tra thứ hai thì nó được gọi là có

“Dạng chuẩn 2” (2NF), nếu qua quy tắc kiểm tra thứ ba thì nó được gọi là có “Dạng chuẩn 3”

(3NF) và được xem như đã được chuẩn hóa đầy đủ.

Lưu ý là trước khi thực hiện việc chuẩn hóa, chúng ta cần rà soát và loại khỏi danh

sách các thuộc tính thứ sinh (do giá trị của các thuộc tính này có thể tính toán hoặc suy luận từ

giá trị của các thuộc tính khác) và các thuộc tính không quan trọng (không cần quản lý).

Dạng chuẩn 1 (1NF- The First Normal Form) – Quy tắc kiểm tra thứ nhất: Một thực

thể hay một quan hệ được gọi là có dạng chuẩn 1 nếu nó không chứa các thuộc tính lặp. Hay

nói cách khác là tất cả giá trị các thuộc tính của nó là sơ cấp.

Nếu trong danh sách thuộc tính của thực thể có chứa các thuộc tính lặp thì phải tách

chúng ra thành danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh, kết

hợp với thuộc tính định danh của danh sách gốc tạo thành một bộ khóa.

Dạng chuẩn 2 (2NF- The Second Normal Form) – Quy tắc kiểm tra thứ hai: Một thực

thể hay một quan hệ 1NF được coi là dạng chuẩn 2NF nếu tất cả các thuộc tính không phải là

khóa đều phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chính (chứ không phải chỉ là một phần của khóa).

Nếu có một số thuộc tính chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa, ta phải tách chúng

thành danh sách mới, lấy bộ phận của khóa đó làm thuộc tính định danh cho danh sách mới,

gán cho nó một cái tên phù hợp với nội dung mà nó phản ánh.

Dạng chuẩn 3 (3NF- The Thirst Normal Form) – Quy tắc kiểm tra thứ ba: Một thực

thể đã là 2NF được xem là có dạng chuẩn 3NF nếu tất cả các phụ thuộc hàm giữa khóa chính

và các thuộc tính khác của nó đều là trực tiếp (tức là không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các

thuộc tính).

Trong một thực thể không cho phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Giả

sử có thuộc tính A phụ thuộc vào thuộc tính B, thuộc tính B phụ thuộc vào thuộc tính C thì

chúng ta phải tách chúng ra làm 2 thực thể: thực thể thứ nhất chứa quan hệ A và B, thực thể

thứ hai chứa quan hệ B và C.

Ví dụ 1. Sau đây là một thực thể chưa có dạng chuẩn:

Bảng 4.10. Thực thể “Nhân viên – Khóa học”

Mã NV Họ và tên NV Phòng CT Mức

lương Khóa học ngắn hạn

Ngày

hoàn thành

100 Nguyễn Văn An Marketing 42,000 Quan hệ công chúng 19/06/2009

100 Nguyễn Văn An Marketing 42,000 Thương hiệu 07/10/2008

PTIT



150 Phạm Ngọc Hoa Marketing 38,500 Quan hệ công chúng 19/06/2009

150 Phạm Ngọc Hoa Marketing 38,500 Nghiên cứu thị trường 12/08/2007

190 Vũ Minh Hà Finance 38,000 Kế toán quản trị 07/05/1999

Hãy thực hiện chuẩn hóa thực thể trên.

Hướng dẫn làm bài:

- Thực thể không chứa các thuộc tính thứ sinh hay thuộc tính không quan trọng.

- Phân tích mối quan hệ phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính:

Trong bảng trên, các thuộc tính không phải là khóa như “Họ và tên NV”, “Phòng CT”

và “Mức lương” chỉ phụ thuộc hàm vào “Mã NV”, trong khi đó “Ngày hoàn thành” lại phụ

thuộc hàm vào bộ thuộc tính “Mã NV” và “Khóa học ngắn hạn”.

Biểu diễn mối quan hệ phụ thuộc hàm như sau:

Từ đó ta xác định bộ khóa chính của thực thể gồm hai thuộc tính là “Mã NV” và

“Khóa học ngắn hạn”.

- Thực hiện quá trình chuẩn hóa theo 3 bước:

Bước 1. Thực thể này không chức các thuộc tính lặp nên đã có dạng chuẩn 1.

Tuy nhiên, bảng thực thể có nhiều dữ liệu bị trùng lặp giữa các dòng. Trong ví dụ trên,

dữ liệu trong các cột “Mã NV”, “Họ và tên NV”, “Phòng CT” và “Mức lương” bị lặp lại khi

một nhân viên học nhiều hơn một khóa học (như Nguyễn Văn An, Phạm Ngọc Hoa).

Bước 2. Do các thuộc tính không phải là khóa như “Họ và tên NV”, “Phòng CT” và

“Mức lương” chỉ phụ thuộc hàm vào một phần của bộ khóa chính là “Mã NV” nên thực thể

chưa có dạng chuẩn 2.

Để chuẩn hóa thực thể “Nhân viên – Khóa học” dạng chuẩn 1 thành dạng chuẩn 2,

chúng ta thực hiện 3 bước sau:

- Thiết lập thực thể chỉ chứa các thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vào bộ

khóa (hay gọi là khóa chính). Trong bảng “Nhân viên – Khóa học” chỉ có thuộc tính “Ngày

hoàn thành” phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa chính “Mã NV” và “Khóa học ngắn hạn”, như

vậy ta có bảng quan hệ R1(Mã NV, Khóa học ngắn hạn, Ngày hoàn thành) là một bảng ở dạng

chuẩn 2.

- Thiết lập (các) thực thể chỉ chứa các thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm vào từng

phần của khóa. Trong bảng “Nhân viên – Khóa học” có các thuộc tính không khóa “Họ và tên

NV”, “Phòng CT” và “Mức lương” chỉ phụ thuộc hàm vào “Mã NV”, như vậy ta thiết lập

Mã NV Khóa học ng.hạn Họ tên NV Phòng CT Mức lương Ngày hoàn thành

Hình 4.25. Các phụ thuộc hàm trong bảng thực thể “Nhân viên – Khóa học”

PTIT



được bảng quan hệ R2(#Mã NV, Họ và tên NV, Phòng CT, Mức lương) là bảng thuộc dạng

chuẩn 2.

- Mối quan hệ giữa bảng R1 và bảng R2 sẽ được thể hiện bằng “Mã NV”.

Sau 3 bước trên ta có thực thể như hình vẽ dưới đây. Các bảng R1 và R2 đều ở dạng

chuẩn 2. Chúng cũng có dạng chuẩn 3NF do tất cả các phụ thuộc hàm giữa khóa chính và các

thuộc tính khác của nó đều là trực tiếp.

Ví dụ 2. Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà có hệ thống đại lý ở các quận trên địa

bàn Thành phố Hà Nội. Mỗi quận có một đại lý, mỗi đại lý có duy nhất một người phụ trách

bán hàng và ngược lại mỗi người bán hàng chỉ phụ trách duy nhất một đại lý. Mỗi khách

hàng bán lẻ lấy hàng ở một đại lý.

Nếu chúng ta xây dựng thực thể “Khách hàng – Người phụ trách” như bảng 4.11 thì sẽ

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính:

(1) Mã KH → Họ tên KH, Họ tên người bán hàng, Đại lý (phụ thuộc hàm vào khóa)

(2) Đại lý → Họ tên người bán hàng (phụ thuộc hàm từ quy tắc)

Như vậy thực thể có chứa phụ thuộc hàm bắc cầu: Mã KH → Đại lý → Họ tên người

bán hàng.

Bảng 4.11. Thực thể “Khách hàng – Người phụ trách”

#Mã KH Họ tên KH Họ tên người bán hàng Đại lý

231 Trần Đình Chiến Lê Ngọc Hà Đống Đa

179 Nguyễn Mai Hoa Lê Ngọc Hà Đống Đa

167 Lê Kim Nhung Nguyễn Văn Nam Cầu Giấy

106 Vũ Thúy Hòa Nguyễn Văn Nam Cầu Giấy

370 Phan Thu Thủy Hoàng Văn Hải Hai Bà Trưng

… … … …

#Mã NV Họ tên NV Phòng CT Mức lương

Mã NV Khóa học ng.hạn Ngày hoàn thành R1

R2

Hình 4.26. Thực thể “Nhân viên” (R2) và thực thể “Nhân viên – Khóa học” (R1)

ở dạng chuẩn 3

PTIT



Vì thực thể “Khách hàng – Người phụ trách” có chứa phụ thuộc hàm bắc cầu nên sẽ

có một số khuyết điểm như sau:

- Nếu một người bán hàng mới được giao nhiệm vụ phụ trách đại lý mới, hệ thống

không thể nhập dữ liệu cho đến khi người đó tìm được một khách hàng nào đó (vì khóa “Mã

KH” cần phải có giá trị không rỗng).

- Giả sử đại lý “Hai Bà Trưng” chỉ có một khách hàng 370, nếu xóa khách hàng 370 ra

khỏi bảng, chúng ta sẽ bị mất thông tin về người phụ trách bán hàng “Hoàng Văn Hải” đang

phụ trách đại lý “Hai Bà Trưng”.

- Nếu người phụ trách bán hàng “Lê Ngọc Hà” chuyển sang phụ trách khu vực khác,

nhiều dòng sẽ phải cập nhật lại...

Để xóa bỏ phụ thuộc hàm bắc cầu, chúng ta chia bảng thành 2 bảng nhỏ tương ứng với

hai thực thể “Khách hàng – Đại lý” và “Đại lý - Người phụ trách” (bảng 3.12.a, b). Hai thực

thể mới không có các thuộc tính bắc cầu nên đều ở dạng chuẩn 3.

Ví dụ 3. Để thiết kế các tệp dữ liệu quản lý các hóa đơn bán hàng (hình 4.27), chúng

ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Xác định các thông tin liên quan như danh sách khách hàng, danh mục hàng

hóa, phiếu xuất kho…

Bước 2: Liệt kê tất cả các thuộc tính liên quan đến hóa đơn bán hàng, xác định các

thuộc tính lặp (R) và thuộc tính thứ sinh (S). Đặt tên cho thực thể ban đầu là “Hóa đơn (1)”

với các thuộc tính sau:

Số hóa đơn, Liên số, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số tài khoản, Mã số thuế,

Phương thức thanh toán, Stt (R), Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng

(R), Thành tiền (R) & (S), Tổng cộng (S), Thuế VAT (S), Tổng tiền thanh toán (S), Viết bằng

chữ (S), Ngày bán, Người bán, Người mua.

#Mã KH

Họ tên KH Đại lý

231 Trần Đình Chiến Đống Đa

179 Nguyễn Mai Hoa Đống Đa

167 Lê Kim Nhung Cầu Giấy

106 Vũ Thúy Hòa Cầu Giấy

370 Phan Thu Thủy Hai Bà Trưng

… … …

# Đại lý Họ tên người

bán hàng

Đống Đa Lê Ngọc Hà

Đống Đa Lê Ngọc Hà

Cầu Giấy Nguyễn Văn Nam

Cầu Giấy Nguyễn Văn Nam

Hai Bà Trưng Hoàng Văn Hải

… …

Bảng 4.12.a. Thực thể

“Khách hàng – Đại lý”

Bảng 4.12.b. Thực thể

“Đại lý - Người phụ trách”

PTIT



Vì “Số hoá đơn” đủ để phân biệt hoá đơn này với hoá đơn khác nên khoá chính của thực

thể này là “Số hoá đơn”.

Hình 4.27. Ví dụ về hóa đơn bán hàng

Bước 3: Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính ít có ý nghĩa trong quản lý

(Liên số, Stt), thực thể “Hoá đơn (1)” còn lại các thuộc tính sau:

#Số hóa đơn, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương

thức thanh toán, Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng (R), Ngày bán,

Người bán, Người mua.

Bước 4:

a) Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1NF). Theo yêu cầu của chuẩn hóa mức 1, thực thể

“Hoá đơn (1)” chứa các thuộc tính lặp là “Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số

lượng (R)” nên phải tách chúng ra thành danh sách con, gán cho nó một tên là “Hàng mua

(1)” với thuộc tính định danh mới là “Mã hàng hoá”, kết hợp với thuộc tính định danh của

danh sách gốc “Số hoá đơn” tạo thành một bộ khóa.

Sau khi chuẩn hóa mức 1, ta được 2 thực thể:

Hóa đơn (2) Hàng mua (1)

#Số hóa đơn, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ

KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương thức

thanh toán, Ngày bán, Người bán, Người mua.

Số hóa đơn, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa,

Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Số: 123/HĐ Liên số: 2

Mã khách hàng: A045 Họ và tên khách hàng: Nguyễn Văn Anh

Địa chỉ khách hàng: Học viện Công nghệ BCVT

Số tài khoản: 011001432 Mã số thuế: 0100684378082

Phương thức thanh toán: Tiền mặt

Stt Tên hàng hóa Đơn vị

tính Đơn giá

Số lượng

Thành tiền

1 Máy in Laser Chiếc 4500000 1 4500000

2 Máy in HP Chiếc 2350000 3 7050000

… … … … …

Tổng cộng: 11.550.000 đồng Thuế VAT: 1.155.000 đồng

Tổng tiền thanh toán: 12.705.000 đồng

Viết bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm linh năm nghìn đồng./.

Ngày 18 tháng 5 năm 2009

Người mua Người bán

V.Anh K.Liên

PTIT



b) Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2NF). Theo yêu cầu của chuẩn hóa mức 2, trong mỗi

thực thể, các thuộc tính không phải là khóa phải phụ thuộc toàn bộ vào khóa. Nếu có thuộc

tính chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa, ta phải tách chúng thành danh sách mới, lấy bộ

phận của khóa đó làm thuộc tính định danh cho danh sách mới, gán cho nó một cái tên phù

hợp với nội dung mà nó phản ánh.

Thực thể “Hoá đơn (2)” đã có dạng chuẩn 2 do mọi thuộc tính đều phụ thuộc vào “Số

hoá đơn”.

Trong thực thể “Hàng mua (1)”, ta thấy thuộc tính “Số lượng” phụ thuộc toàn bộ vào

khóa “Số hóa đơn” và “Mã hàng hóa”, còn các thuộc tính “Tên hàng hóa”, “Đơn vị tính”,

“Đơn giá” chỉ phụ thuộc vào “Mã hàng hóa”. Chúng ta tách thực thể “Hàng mua (1)” thành

hai thực thể “Hàng mua” và “Hàng hoá” có dạng chuẩn 2:

Hàng mua Hàng hoá

Số hóa đơn, Mã hàng hóa, Số lượng #Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá

c) Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF). Theo yêu cầu của chuẩn hóa mức 3, trong các

danh sách không được tồn tại sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính.

Hai thực thể “Hàng mua” và “Hàng hoá” có dạng chuẩn 3.

Trong thực thể “Hóa đơn (2)” tồn tại sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính: từ “Mã

KH” có thể suy ra “Họ và tên KH”, “Địa chỉ KH”, “Số tài khoản”, “Mã số thuế”. Do đó, ta

phải tách từ thực thể “Hoá đơn (2)” một thực thể mới là “Khách hàng” và được 2 thực thể:

“Hoá đơn” và “Khách hàng”. Trong thực thể “Hoá đơn”, thuộc tính “Mã KH” là thuộc tính

quan hệ.

Hóa đơn Khách hàng

#Số hóa đơn, Mã KH, Phương thức thanh toán,

Ngày bán, Người bán, Người mua.

#Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số

tài khoản, Mã số thuế.

Tóm lại, sau khi thực hiện chuẩn hoá mức 3, chúng ta thu được 4 thực thể có dạng

chuẩn hoàn toàn sau đây:

Bảng 4.13. Các thực thể đã được chuẩn hóa

Hóa đơn Khách hàng Hàng mua Hàng hóa

Số hóa đơn

Mã KH

Ph.thức thanh toán

Ngày bán

Người bán

Người mua

#Mã KH

Họ và tên KH

Địa chỉ KH

Số tài khoản

Mã số thuế

Số hóa đơn

Mã hàng hóa

Số lượng

#Mã hàng hóa

Tên hàng hóa

Đơn vị tính

Đơn giá

4.4.4 Trộn các bảng thực thể

Sau khi thực hiện chuẩn hóa, một số thực thể có thể bị thừa vì cùng mô tả cho một đối

tượng giống nhau. Trộn các bảng thực thể (hay còn gọi là bảng quan hệ) là gộp các loại dữ

PTIT



liệu cùng chung chức năng mô tả cho một đối tượng nào đó vào trong một bảng, để truy cập

dữ liệu mức vật lý được nhanh hơn vì hệ thống không cần phải ghép chúng lại với nhau.

Ví dụ ta có 2 bảng thực thể sau:

GIANGVIEN1(#MaGV, Hovaten, Namsinh, Quequan, Diachithuongtru)

GIANGVIEN2(#MaGV, TrinhdoCM, TrinhdoNN, Hocham, Hocvi)

“Hovaten, Namsinh, Quequan, Diachithuongtru” và “TrinhdoCM, TrinhdoNN,

Hocham, Hocvi” đều là các thuộc tính mô tả cho thực thể “GIANGVIEN”, nhưng lại được

lưu trữ ở 2 bảng khác nhau. Chúng ta có thể gộp 2 bảng này lại thành 1 bảng GIANGVIEN:

GIANGVIEN(#MaGV, Hovaten, Namsinh, Quequan, Diachithuongtru, TrinhdoCM,

TrinhdoNN, Hocham, Hocvi)

Tuy nhiên, việc trộn các bảng thực thể cần phải bảo toàn ý nghĩa của dữ liệu, đó là

tránh các trường hợp thiếu sót do đồng nghĩa, sai sót do đồng âm khác nghĩa và phải loại bỏ

phụ thuộc bắc cầu nếu có xuất hiện.

4.5 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ

Công đoạn cuối cùng và không thể thiếu được trong phần thiết kế HTTT quản lý là phải

thiết kế phần mềm (mới) hoặc trong một số trường hợp - mua các phần mềm có sẵn trên thị

trường cho tổ chức.

4.5.1 Thiết kế phần mềm mới

Mỗi sản phẩm phần mềm là một công trình của sáng tạo và kỹ thuật. Nó là sản phẩm

của các nhà phân tích viên hệ thống và các nhà lập trình. Đây là công đoạn không cần nhiều

chi phí tài chính lớn và lao động nhưng lại cần một đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên cấp cao,

am hiểu lĩnh vực quản lý và thông thạo các kỹ thuật sáng chế phần mềm.

4.5.1.1 Các bước thiết kế phần mềm

Quy trình thiết kế phần mềm gồm 6 bước sau đây:

- Xác định mục đích, yêu cầu của phần mềm

- Thiết kế giải thuật

- Chọn ngôn ngữ lập trình

- Viết chương trình

- Thử nghiệm chương trình

- Biên soạn tài liệu hướng dẫn

Xây dựng phần mềm là một quá trình phức tạp. Nó được coi là một nghệ thuật vì đòi hỏi

trí tưởng tượng tốt, óc sáng tạo và sự khéo léo, đồng thời cũng là một khoa học vì cần áp dụng

các kỹ thuật và phương pháp tiêu chuẩn liên quan đến công nghệ phần mềm (Software

Engineering). Trước mỗi bài toán đặt ra, người lập trình phải biết lựa chọn cấu trúc dữ liệu phù

hợp, trên cơ sở đó tiến hành một giải thuật hiệu quả nhất. Với một cấu hình máy tính đã được

chọn, phải xác định được cách tổ chức lưu trữ dữ liệu và truy nhập tương ứng.

PTIT



4.5.1.2 Các phương pháp thiết kế giải thuật

Một phần mềm tổng thể bao gồm nhiều “module con” (program) để giải quyết các vấn

đề cụ thể nhằm thực hiện các chức năng đã được xác định đối với HTTT quản lý của tổ chức.

Các module thường tương ứng với các tiến trình (hoặc xử lý) trong sơ đồ DFD, tuy nhiên số

mudule bao giờ cũng nhiều hơn số process trên DFD vì một số module phải xử lý các vấn đề

không thuộc chức năng (Non Functional) như sửa lỗi, tối ưu hóa hệ thống hay phân quyền…

Các mdule không hoạt động riêng lẽ mà thường liên kết với nhau theo cách nào đó để thực

hiện chức năng chung của hệ thống. Thiết kế giải thuật có chức năng xác định các module, vị

trí và mối quan hệ giữa chúng trong toàn bộ HTTT quản lý cần thiết kế.

Chúng ta sẽ xem xét hai phương pháp thiết kế giải thuật cơ bản của trường phái lập

trình cấu trúc: phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống và phương pháp thiết kế từ dưới lên. Trong

thực tiễn, tùy thuộc từng bài toán cụ thể, người lập trình sẽ chọn một trong hai phương pháp

hoặc kết hợp cả hai phương pháp với mục đích cuối cùng là thiết kế được các giải thuật chất

lượng, tối ưu và hiệu quả.

a) Phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống (Top down design)

Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hóa. Nội dung của

phương pháp thiết kế này như sau: Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà

bài toán yêu cầu, sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn,

tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới.

Để minh họa cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ tin học quản lý

hóa đơn bán hàng (như ví dụ 3, phần 4.3.3) cho một công ty thương mại.

- Số liệu ban đầu của các hóa đơn:

Số hóa đơn, Mã KH, Họ và tên KH, Địa chỉ KH, Số tài khoản, Mã số thuế, Phương

thức thanh toán, Tên hàng hóa (R), Đơn vị tính (R), Đơn giá (R), Số lượng (R), Ngày bán,

Người bán, Người mua.

- Các phép toán cần xử lý: nhập số liệu cho tệp hóa đơn (cập nhật), xử lý (tìm kiếm) và

lập các báo cáo tổng hợp.

Ta có các nội dung chính của bài toán đặt ra:

Quản lý hóa đơn

1. Cập nhật 2. Tìm kiếm 3. Tổng hợp

Hình 4.28 Các module quản lý hóa đơn

PTIT



b) Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)

Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp thiết kế từ trên

xuống và bao gồm các ý chính sau đây:

Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ

tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán, người ta gộp chúng

lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên cho đến module chính. Tiếp đến, người ta sẽ

thiết kế thêm một số chương trình còn khuyết nhằm làm đầy đủ hơn chức năng của các phân

hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ

chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.

Ví dụ: Giả sử trong một doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học trong quản lý đã được

triển khai ở các bộ phận khác nhau từ các thời điểm khác nhau. Kết quả là người ta đã thiết kế

và đưa vào sử dụng một số chương trình quản lý tại các phòng ban (Phòng Tổ chức cán bộ,

Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Vật tư,…). Danh sách các chương trình như sau:

Program 1: Nhập số liệu cho tệp hồ sơ cán bộ (NhapHSCB)

Program 2: Sửa chữa, bổ sung, cập nhật hồ sơ (CapnhatHSCB)

Program 3: Tính lương cho cán bộ (LuongCB)

Program 4: Nhập số liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ (DaotaoCB)

Program 5: Nhập số liệu nguyên vật liệu nhập kho (NhapNVL)

Program 6: Nhập số liệu hóa đơn bán sản phẩm (NhapHD)

Program 7: Nhập số liệu nguyên vật liệu xuất kho (XuatNVL)

Program 8: Lập bảng tính giá trị sản phẩm bán ra (GiatriSP)

Tuy các chương trình này đang hoạt động ổn định nhưng có tính đơn lẻ, rời rạc ở từng

bộ phận. Do đó các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế một hệ chương trình thống

nhất để phục vụ tốt hơn cho việc quản lý doanh nghiệp. Trong trường hợp này, chúng ta vận

dụng phương pháp thiết kế từ dưới lên theo các bước sau đây:

Quản lý hóa đơn

Hình 4.29 Chi tiết hóa các module quản lý hóa đơn

1. Cập nhật

1.1. Nhập dữ liệu

1.2. Xem dữ liệu

1.3. Sửa dữ liệu

3. Tổng hợp

3.1. Theo tháng

3.2. Theo quý

3.3. Theo năm

2. Tìm kiếm

2.1. Theo mã KH

2.2. Theo mã HH

2.3. Theo PTTT

PTIT



Bước 1: a) Gộp các program 1, 2 thành module “Quản lý hồ sơ cán bộ”, sau đó gộp

module này với các program 3, 4 thành phân hệ “Quản lý nhân sự”.

b) Gộp các program 5, 7 thành phân hệ “Quản lý kho hàng”

c) Gộp các module 6, 8 thành phân hệ “Quản lý bán hàng”

Bước 2: Trên cơ sở chức năng của các phân hệ trên đây, chúng ta có thể tiến hành thiết

kế thêm một số chương trình để bổ sung thêm những nội dung còn thiếu nhằm thực hiện đầy

đủ các chức năng, ví dụ như:

- Bổ sung Program 9 “Lập bảng tổng hợp hàng tồn kho” (TonghopHTK) vào phân hệ

“Quản lý kho hàng”.

- Bổ sung Program 10 “Dự báo mức tiêu thụ” (DubaoTT) vào phân hệ “Quản lý bán

hàng”.

Quản lý bán hàng

Prog6

NhapHD

Prog8

GiatriSP

Hình 4.30.c. Phân hệ Quản lý bán hàng

Quản lý kho hàng

Prog5

NhapNVL

Prog7

XuatNVL

Hình43.30.b. Phân hệ Quản lý kho hàng

Quản lý nhân sự

Prog1

NhapHSCB

Prog2

CapnhatHSCB

Prog3

LuongCB

Prog4

DaotaoCB

Hình 4.30.a. Phân hệ Quản lý nhân sự

QuanlyHSCB

PTIT



Ngoài hai chương trình trên, chúng ta có thể bổ sung nhiều chương trình khác cho mỗi

phân hệ. Tuy nhiên cần lưu ý: các chương trình được thiết kế bổ sung phải phù hợp về mặt

chức năng và phải tương thích với các chương trình đã được thiết kế.

Bước 3: Gộp ba phân hệ vừa thiết kế thành một HTTT quản lý thống nhất của doanh

nghiệp như hình vẽ sau đây.

4.5.1.3 Các ngôn ngữ thiết kế phần mềm

Khi lựa chọn ngôn ngữ lập trình, người ta thường căn cứ vào một số tiêu chuẩn như

lĩnh vực ứng dụng tổng quát, môi trường hoạt động của phần mềm, độ phức tạp của thuật toán

và của cấu trúc chương trình, tri thức của cán bộ phát triển phần mềm.

Các ngôn ngữ lập trình được phân loại khái quát thành 3 thế hệ:

Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất: tiêu biểu nhất của dạng này là hợp ngữ. Các ngôn ngữ thế

hệ thứ nhất có đặc điểm là phụ thuộc mạnh vào từng loại máy tính điện tử cụ thể và mức độ

trừu tượng của các chương trình thường rất thấp.

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai: được phát triển vào cuối những năm 50, đầu những năm 60.

Các ngôn ngữ thế hệ thứ hai được đặc trưng bởi một thư viện các chương trình phần mềm liên

quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau.

FORTRAN là ngôn ngữ thế hệ thứ hai được áp dụng phổ biến trong việc giải quyết

các bài toán khoa học và kỹ thuật. COBOL là ngôn ngữ thế hệ thứ hai có khả năng định nghĩa

dữ liệu rất tốt nên đến nay vẫn được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực thương mại và kinh tế.

BASIC là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc. Khi xuất hiện mày tính cá nhân IBM PC, ngôn ngữ

BASIC lại được phát triển rất mạnh với nhiều bản khác nhau như QBASIC, GWBASIC,

BASICA.

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba: là ngôn ngữ lập trình hiện đại với khả năng cấu trúc rất

phong phú và các thủ tục mạnh. Các ngôn ngữ thế hệ thứ ba có thể chia thành ba nhóm:

Quản lý doanh nghiệp

Prog1

Nhap

HSCB

Prog2

Capnhat

HSCB

Prog3

Luong

CB

Prog4

Daotao

CB

Hình 4.31. HTTT quản lý doanh nghiệp

Quản lý nhân sự

Quản lý

HSCB

Quản lý kho hàng Quản lý bán hàng

Prog5

Nhap

NVL

Prog7

Xuat

NVL

Prog9

Thop

HTK

Prog6

Nhap

HD

Prog8

Giatri

SP

Prog10

Dubao

TT

PTIT



- Ngôn ngữ cấp cao vạn năng như: ALGOL với khả năng đưa ra các kết cấu thủ tục và

định kiểu dữ liệu. Trên cơ sở ALGOL, người ta đã sáng tạo ra các ngôn ngữ lập trình vạn

năng khác như PL/1, PASCAL, MODULA – 2, C và ADA.

- Ngôn ngữ cấp cao hướng đối tượng: được xây dựng trên các khái niệm đối tượng và

các thuộc tính, lớp và thành phần, toàn thể và bộ phận. Các ngôn ngữ cấp cao hướng đối

tượng tiêu biểu là C++, Object Pascal, Eiffel.

- Ngôn ngữ chuyên dụng.

4.5.1.4 Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm là khâu cuối cùng của giai đoạn thiết

kế phần mềm. Một tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu sẽ làm tăng đáng kể chất lượng của

phần mềm.

Ngoài các trang nhan đề và mục lục, các nội dung chính của tài liệu bao gồm:

- Tóm tắt hệ thống: trình bày một cách ngắn gọn các vấn đề chủ yếu của phần mềm

(quy trình thao tác, tài liệu đầu vào, tài liệu ra, thiết kế giao diện màn hình…)

- Dữ liệu vào: nguồn gốc dữ liệu vào, các thủ tục kiểm tra dữ liệu, nơi nhập dữ liệu…

- Tài liệu ra (các báo cáo ở đầu ra): mô tả xuất xứ, đặc điểm kỹ thuật của tài liệu, chế

độ in, nơi nhận tài liệu, các tệp dữ liệu, giải thích các trường dữ liệu, các thủ tục bảo vệ an

toàn, thủ tục khôi phục…

- Các lưu đồ hệ thống, các sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển thuật ngữ…

- Các tiến trình máy tính và tài nguyên máy tính.

4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường

Chúng ta đã đề cập đến việc thiết kế phần mềm cho HTTT quản lý. Tuy nhiên, không

phải bất cứ lúc nào, việc xây dựng HTTT quản lý đều dẫn đến việc phát triển phần mềm.

Trong nhiều trường hợp, chúng ta chỉ cần xem xét tính thích hợp của các phần mềm có sẵn

trên thị trường để lựa chọn cho HTTT quản lý của mình. Tất nhiên không có một phần mềm

nào là hoàn toàn phù hợp với hệ thống vì nó chỉ giải quyết các vấn đề tổng quát chứ chưa tính

đến nét đặc trưng cho mỗi hệ thống cụ thể. Trong thực tế, người ta có thể lựa chọn một phần

mềm có sẵn nếu nó đáp ứng khoảng 80% khối lượng công việc đã được tổ chức đề ra.

Các tổ chức thường mua các gói phần mềm trong một số trường hợp sau:

- Chỉ cần áp dụng đối với các chức năng phổ biến của tổ chức như kế toán, quản trị

nhân sự…

- Khi tổ chức không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế HTTT: không đủ nhân

lực để thực hiện các dự án phát triển hệ thống, thiếu khả năng về tài chính…

- Khi các ứng dụng trên máy vi tính được phát triển theo định hướng người sử dụng thì

rất nhiều phần mềm được thiết kế sẵn cho máy vi tính là nguồn trợ giúp cho các doanh nghiệp

với chi phí thấp.

Các bộ phần mềm có sẵn trên thị trường thường có những lợi ích sau đây:

PTIT



- Giúp doanh nghiệp giảm bớt được thời gian thiết kế, tổ chức các tệp dữ liệu, xử lý

các mối quan hệ và xây dựng các báo cáo…

- Giá thành thấp hơn so với thiết kế phần mềm mới.

- Có thể cài đặt vào các phần cứng khác nhau.

- Có độ tin cậy tương đối cao do các gói phần mềm thường đã được kiểm tra trước khi

đưa ra thị trường và thường đã được một số tổ chức khác sử dụng.

Tuy nhiên việc sử dụng các phần mềm đó có một số điều bất lợi như sau:

- Không có tính mềm dẻo, khó bảo hành. Các chương trình thương mại hoá không thể

đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho các công việc đa dạng khác nhau.

Thông thường các chương trình thường được thiết kế để thực hiện tốt một chức năng nào đó

hơn là tạo một hệ thống với một lượng lớn các chức năng phức tạp.

- Các gói phần mềm có thể không đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của tổ chức. Chúng

thường được thiết kế phù hợp với những yêu cầu chung nhất của các tổ chức khác nhau.

- Đôi khi, các gói phần mềm gây khó khăn cho việc phát triển do chi phí chuyển đổi

quá cao.

Để lựa chọn được một gói phần mềm hợp lý, tổ chức cần lập ra một danh sách chi tiết

các câu hỏi liên quan đến các vấn đề sau:

- Các chức năng đa dạng đã được thiết kế trong phần mềm:

+ Có bao nhiêu chức năng cần thiết được đáp ứng bởi gói phần mềm đó?

+ Có bao nhiêu chức năng trong số đó đã được chuẩn hoá, có bao nhiêu chức năng

có thể sử dụng nhờ việc sửa lại mã phần mềm?

+ Những chức năng nào phần mềm không đáp ứng được?

- Tính linh hoạt:

+ Phần mềm có dễ sửa chữa không?

+ Những đặc điểm nào có thể thay đổi được theo yêu cầu của người sử dụng?

+ Liệu nhà cung cấp có sẵn sàng sửa chữa phần mềm theo yêu cầu của người sử

dụng hay không?

- Tính tiện tích cho người sử dụng:

+ Phần mềm có dễ sử dụng bởi những người không có kiến thức về CNTT không?

+ Yêu cầu về đào tạo để sử dụng được phần mềm có nhiều không?

+ Phần mềm cho phép người sử dụng kiểm soát tới mức độ nào?

- Các đặc điểm của CSDL:

+ Phần mềm sử dụng cấu trúc dữ liệu gì?

+ Liệu CSDL có đáp ứng yêu cầu khôi phục dữ liệu và xử lý dữ liệu không?

PTIT



- Các nỗ lực thiết lập hệ thống:

+ Phần mềm có đòi hỏi nhiều thay đổi về thủ tục không?

+ Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có khó khăn không?

- Bảo trì:

+ Liệu nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ bảo trì và cập nhật mới cho phần mềm không?

+ Số lượng nhân viên tối thiểu cần có để bảo trì hệ thống là bao nhiêu?

- Hệ thống tài liệu hỗ trợ:

+ Những tài liệu nào được trang bị cho phần mềm?

+ Chúng có dễ hiểu và dễ sử dụng không?

+ Mức độ hoàn thiện của các tài liệu này?

- Chất lượng nhà cung cấp:

+ Nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng những hệ thống phần

mềm này không?

+ Nhà cung cấp có tiếp tục cung cấp và hoàn thiện các phần mềm trọn gói đó không?

- Chi phí mua phần mềm:

+ Giá mua phần mềm có bao gồm các mô đun phụ trợ, các phương tiện khôi phục

dữ liệu, thời gian cố vấn, đào tạo và hỗ trợ thiết lập hệ thống không?

+ Chi phí để sửa chữa phần mềm theo yêu cầu của người sử dụng là bao nhiêu?

+ Liệu có tồn tại chi phí bảo trì và các hợp đồng bảo trì hệ thống không?

+ Chi phí điều hành hàng năm cho khối lượng các công việc được xử lý bởi phần

mềm này là bao nhiêu?

Tóm lại, nếu tồn tại một gói phần mềm phù hợp với yêu cầu của tổ chức thì hoàn toàn

có thể loại bỏ nhu cầu viết các chương trình phần mềm cần thiết và giảm được một khối lượng

lớn việc thiết kế, kiểm tra, thiết lập và bảo trì.

4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY

Thiết kế giao diện người – máy nhằm tạo ra một sự giao tiếp thân thiện giữa người sử

dụng và máy tính, phù hợp với các yêu cầu đã được đặt ra.

Các yêu cầu của thiết kế giao diện là:

- Dễ sử dụng: giao diện dễ hiểu, dễ sử dụng ngay cả với những người ít kinh nghiệm sử

dụng nhất; các lệnh dễ học, dễ dàng được người sử dụng tiếp thu và ghi nhớ.

- Tốc độ thao tác đảm bảo đủ nhanh

- Có độ chính xác cao và phân biệt rõ phạm vi của các chức năng

- Dễ kiểm soát: Người sử dụng kiểm soát được hệ thống

PTIT



- Dễ phát triển: tạo điều kiện dễ dàng phát triển trong tương lai

Các giao diện người - máy là phương tiện để trao đổi thông tin giữa hệ thống với môi

trường. Giá trị sử dụng của hệ thống được quyết định bằng các giao diện này; sự truyền tải

thông tin không phù hợp nhu cầu của cả hệ thống lẫn môi trường đều là nguyên nhân làm cho

hệ thống mất đi giá trị của nó. Do đó mà người ta đặc biệt chú ý thiết kế các giao diện trong

hệ thống trước khi cài đặt các xử lý bên trong.

Trong tất cả các hệ thống thông tin, các giao diện có 6 chức năng quan trọng:

- Giữ an ninh, bảo vệ cho hệ thống tránh khỏi các yếu tố nguy hiểm từ môi trường.

- Lọc bỏ dữ liệu không cần thiết cho cả hệ thống (dữ liệu đi vào) lẫn môi trường (dữ liệu

đi ra).

- Mã hóa và giải mã các thông điệp vào và ra khỏi hệ thống.

- Phát hiện và sửa lỗi trong các tương tác giữa hệ thống và môi trường.

- Lưu trữ tạm thời dữ liệu để hệ thống và môi trường ít phụ thuộc nhau trong các tương tác.

- Chuyển đổi dữ liệu sang khuôn mẫu cần thiết cho hệ thống hoặc môi trường.

4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện

Nội dung thông tin các giao diện thể hiện qua các mẫu nhập liệu (Forms), các báo cáo

(Reports) và các thông tin trợ giúp trong quá trình tương tác người - máy.

Mẫu nhập liệu (Forms) là tài liệu của tổ chức chứa đựng một số dữ liệu đã được xác

định trước và các chỗ trống để điền thêm dữ liệu vào đó. Hầu hết các forms đều theo mẫu do

các cơ quan quản lý nhà nước (Cục Thuế…), cơ quan chủ quản (Bộ GD&ĐT, Tập đoàn

BCVTVN…) hay do chính tổ chức quyết định. Ví dụ: Hóa đơn GTGT, mẫu phiếu đặt hàng,

đơn xin việc, phiếu đăng ký hội nghị… Hầu hết các mẫu nhập liệu truyền thống đều ở dạng

giấy, nhưng ngày nay các mẫu nhập liệu được áp dụng ngay trên màn hình nhập liệu của máy

tính do tính tiện dụng của phương thức nhập liệu này (ví dụ: form để đăng ký sử dụng Google

mail, Yahoo mail).

Báo cáo (Reports) là tài liệu của tổ chức chứa dữ liệu đã được xác định sẵn; chúng là

tài liệu thụ động dùng để xem. Ví dụ: hóa đơn, báo cáo kế toán doanh thu cuối kỳ, hoặc biểu

đồ phân tích thị phần… Chúng ta thường nghĩ các reports đều được in ra giấy, nhưng chúng

còn có thể được in ra file, ra màn hình hay kết xuất thành dạng tài liệu phổ biến trên mạng

Internet: trang Web. Thông thường các reports gồm các dòng và cột, nhưng chúng cũng có

nhiều dạng khác như hình vẽ (nhãn hàng hóa, logo công ty,...), biểu đồ,…

Sự khác nhau cơ bản giữa forms và reports là ở mục đích sử dụng đối với hệ thống:

forms được dùng để đưa dữ liệu thuộc tính của thực thể vào trong hệ thống, reports dùng để

đưa thông tin của hệ thống đến cho người đọc.

Việc thiết kế forms và reports phụ thuộc nhiều vào người sử dụng chúng. Hiểu biết về

người sử dụng, chúng ta sẽ hiểu được rõ hơn nội dung thông tin trên các forms và reports phải

được tổ chức như thế nào để có hiệu quả tốt nhất. Để hiểu về những sẽ người sử dụng forms

và reports đang được thiết kế, chúng ta cần trả lời các câu hỏi như:

- Ai là người sử dụng forms và reports ?

- Họ sử dụng forms và reports với mục đích gì ?

PTIT



- Khi nào thì forms và reports được sử dụng ?

- Nơi nào cần gửi forms và reports đến ?

- Có bao nhiêu người cần sử dụng chúng?

Khi trả lời các câu hỏi trên chúng ta sẽ biết thêm nhiều thông tin hữu ích về cách sử

dụng các forms và reports để thiết kế các loại tài liệu trong tổ chức. Các tổ chức thường sử

dụng các loại tài liệu theo 3 cách sau:

- Tài liệu nội bộ là các tài liệu mang thông tin nội bộ. Thông tin nội bộ được thu thập,

phát sinh hoặc sử dụng bên trong tổ chức, như các báo cáo kết quả hoạt động của tổ chức,

năng lực sản xuất, diễn biến sức tiêu thụ sản phẩm, dự báo xu hướng phát triển, hoặc đơn giản

chỉ là các báo cáo kết quả công việc cho người quản lý.

- Tài liệu bên ngoài là tài liệu mang nội dung thông tin được thu thập hoặc tạo ra cho

khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư hoặc chính phủ, như biên lai, hóa đơn, phiếu mua hàng,

công bố vốn điều lệ, mô tả sản phẩm... Cũng giống như các tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài

được chuyển giao trên nhiều thiết bị ghi tin và khuôn mẫu khác nhau, như máy rút tiền tự

động (ATM) in thông tin về tài khoản trên màn hình hoặc giấy in. Các tổ chức thường sử

dụng thống nhất một khuôn mẫu chung cho các tài liệu phát hành ra ngoài, như sử dụng hệ

thống nhận diện thương hiệu (logo, kiểu chữ, kích cỡ giấy in và màu sắc…) nhằm tạo ra ấn

tượng tốt cho khách hàng.

- Tài liệu xoay vòng (turnaround document) là tài liệu mang thông tin chuyển đến

khách hàng (outputs) mà sau đó chúng có thể quay về để cung cấp thêm thông tin mới (inputs)

cho tổ chức. Đây là một dạng tài liệu kết hợp giữa tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài. Ví dụ

điển hình là các loại tài liệu sử dụng bar-code (như nhãn hàng hóa trong siêu thị), hoặc thẻ rút

tiền ATM cho các giao dịch tiền tệ. Hình thức sử dụng tài liệu xoay vòng thường trợ giúp tự

động hóa nhập liệu, không những cải thiện tốc độ mà còn làm giảm sai sót thủ công một cách

đáng kể.

Forms và reports liên quan đến nhiều sơ đồ được lập ra trong quá trình phân tích hệ

thống. Ví dụ, mỗi form nhập liệu liên kết với một bộ dữ liệu trên các dòng dữ liệu đi vào một

xử lý (hoặc hệ thống) trong sơ đồ DFD, mỗi report tương ứng với một bộ dữ liệu trên các

dòng dữ liệu đi ra khỏi xử lý. Điều đó có nghĩa là nội dung của forms và report tương ứng với

các thành tố dữ liệu trên các dòng dữ liệu vào và ra. Hơn nữa, dữ liệu trên các forms và

reports phải chứa các thành tố dữ liệu lưu trong các datastore hoặc được tính toán từ các thành

tố dữ liệu này. Như vậy, các sơ đồ DFD, từ điển dữ liệu và Processing Logic là các tài liệu

đầu vào để thiết kế cho forms và reports.

Tương tự như thiết kế các bảng quan hệ trước khi thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý, các

form layout và report layout là những phác thảo sơ lược về cách bố trí nội dung trong các

forms và reports sẽ được cài đặt thực tế. Hình 4.32.a và 4.32.b diễn tả sự tương quan giữa

form layout và form được cài đặt trên máy.

PTIT



Hình 4.32.a Forms trên giấy cho báo cáo hoạt

động bán hàng (công ty Pine Valley

Furniture).

Hình 4.32.b Form trên máy tính để in báo cáo

hoạt động bán hàng (công ty Pine Valley

Furniture).

Thứ tự thể hiện các mục dữ liệu trên máy tính giống với form trên giấy. Hình thức

trình bày của các form nhập liệu cũng tương tự như trên, các ô dữ liệu được dùng để nhập dữ

liệu vào từ bàn phím.

Để tạo ra các giao diện form/report phù hợp với công việc của người sử dụng, chúng

ta cần xác định rõ khi nào thì các bộ dữ liệu cần thiết đã sẵn sàng để đưa vào forms hoặc kết

xuất ra reports. Điều này phụ thuộc vào cách mà người sử dụng tương tác với hệ thống:

- Tương tác trực tuyến (online processing). Là xử lý trên thông tin/dữ liệu một cách

tức thời (không có trì hoãn) đối với người sử dụng. Đăng ký dịch vụ e-mail trên Internet là

một ví dụ điển hình: một yêu cầu phát sinh bất kỳ lúc nào cũng đều được hệ thống đáp ứng

ngay mà không cần phải chờ đợi lâu.

- Tương tác dạng gói (batch processing). Ngược với tương tác trực tuyến, thông tin/dữ

liệu được xử lý có định kỳ hoặc theo trình tự từng bước, mỗi bước cần một khoảng thời gian

nhất định để thực hiện, như các báo cáo tổng hợp vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng...

Thông tin được tạo ra trong chuỗi các xử lý dạng gói có thể bị lạc hậu so với yêu cầu sử dụng

chúng; do đó các tài liệu mang nội dung này cần phải cho biết thêm thời điểm tạo ra chúng.

Trong quá trình tương tác người – máy, sự trợ giúp của máy tính bằng tiện ích trợ

giúp, chức năng trợ giúp (help), thông báo gợi ý cho từng tình huống, phát hiện và sửa lỗi…

rất quan trọng. Đối với các trợ giúp trên máy, có 5 yêu cầu cơ bản như sau:

- Có tính sẵn sàng. Người sử dụng cần trợ giúp bất cứ lúc nào trong suốt thời gian

tương tác với hệ thống. Vì vậy, chức năng trợ giúp cần được kích hoạt bằng nhiều cách khác

nhau vào bất cứ lúc nào như: sử dụng phím nóng, bấm phím chuột phải (dùng “context popup

menus”), hoặc chương trình thường trú (giống như “Office Assistant” trong MS Office).

- Có tính nhất quán. Tính nhất quán được hiểu là các chỉ dẫn về nội dung nhập liệu

hoặc xử lý (nút lệnh, thực đơn liên kết với mã máy) phải liên kết hoàn toàn chính xác với nội

Order No: 913-A36 Today: 11-oct-98

Customer No : 1273 Name: Contemporary Designs Address: 123 City: Austin State: TX Zip: 28384

Ordered Amount: 4,800.00 5 % Discount: 240.00 Total Amount : 4,560.00

Customer Order Report

Product Number

Description Quantity Ordered

Unit Price

Total Price

M128 B381 B210 G200

Bookcase Cabinet Table Delux chair

4 2 1 8

200.00 150.00 500.00 400.00

800.00 300.00 500.00

3,200.00

Help Print Select customer Exit

PINE VALLEY FURNITURE INVOICE No: ____ Date: ___________

Sales Invoice SOLD TO Customer Number: _____________ Name: ________________________________ Address: ________________________________ City: _______ State: ________ Zip:________ Phone: ________________________________ SOLD BY:_______________________________

Product No

Description Quantity Ordered

Unit Price

Total Price

Ordered Amount: _______ Discount ___%_________ Total Amount : _________

Customer Signature: ________________ Date:____________

PTIT



dung dữ liệu hoặc nội dung xử lý trong máy. Như vậy một nội dung dữ liệu chỉ có một tên gọi

duy nhất trên tất cả các forms và reports. Tính nhất quán giúp hạn chế tối đa sai sót do hiểu lầm.

- Có tính chính xác và đầy đủ. Các nội dung trợ giúp phải phù hợp với vấn đề mà

người sử dụng cần được giúp đỡ, chẳng hạn như phần mềm có thể giúp được gì cho họ và

ngược lại, bài toán của họ được giải quyết bằng cách nào trên máy. Phần mềm sẽ trở thành

gánh nặng khó chấp nhận được nếu nhìn qua các giao diện, người sử dụng không thể biết

được làm cách nào để sử dụng nó. Hơn nữa, các phần mềm thường được phát triển nhiều

version mới, có cách thực hiện không giống như người sử dụng đã từng biết, do đó các hướng

dẫn cũng phải chỉ ra chính xác sự khác biệt này để cho người sử dụng tránh được các sai sót

chủ quan.

- Có tính uyển chuyển (linh hoạt). Vì phức tạp trong kỹ thuật cài đặt các giao diện, nên

đa số giao diện rất khó thực hiện được yêu cầu tùy biến (đa dạng hóa) các giao tiếp tùy theo ý

thích của mỗi người sử dụng. Nhưng đây là một yêu cầu thực sự cần thiết để hệ thống thân

thiện với người sử dụng (“user frendliness”). Một hệ thống trợ giúp linh hoạt sẽ cho phép

người sử dụng khai thác được tối đa năng lực của hệ thống nhờ vào việc họ được giải thoát

khỏi những quy ước cứng ngắt và nhàm chán của các giao tiếp người – máy.

- Có độ tin cậy cao. Trong các giao tiếp người – máy, điều quan trọng nhất là hệ thống

cần phát hiện lỗi và trợ giúp sửa lỗi cho người sử dụng, qua các thông báo lỗi và gợi ý các

phương án sửa lỗi. Nhờ cơ chế này, người sử dụng có thể yên tâm làm việc với hệ thống.

4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy

4.6.2.1 Thiết kế đối thoại

Thiết kế đối thoại (hay là thiết kế hỏi – đáp) tạo điều kiện dễ dàng cho người sử dụng

vì trên màn hình có các hướng dẫn cụ thể, thích hợp với nhiều đối tượng sử dụng. Theo cách

này, trên màn hình sẽ xuất hiện các câu hỏi (hoặc các dấu nhắc) để người sử dụng điền vào.

Ví dụ: Khi chạy chương trình trên màn hình hiện dòng chữ: “Nhập giá trị cho n: _”.

Hình 4.33 là một đối thoại đơn giản để nhập mã kho, mã hàng trong hệ thống quản lý kho:

Hệ thống quản lý kho

Mã kho: …………………………………………….

Mã hàng: …………………………………………...

Chọn một trong các nhóm sau đây:

DM: Hàng dệt may

TP: Hàng thực phẩm

VPP: Văn phòng phẩm

Chọn một trong các chức năng sau đây:

N: Nhập mới

S: Sửa dữ liệu

E: Kết thúc

Hình 4.33. Một đối thoại trong hệ thống quản lý kho

PTIT



4.6.2.2 Thiết kế thực đơn

Thiết kế giao diện kiểu thực đơn là một trường hợp riêng của thiết kế đối thoại. Khi

khởi động hệ thống, trên màn hình sẽ xuất hiện một bảng liệt kê (gọi là thực đơn) các chức năng

của hệ thống hoặc các phương án (câu trả lời) ứng với mỗi vấn đề để người sử dụng tùy chọn.

Hình 4.34. Một thực đơn thuộc HTTT quản lý của VNPT

Mỗi thực đơn được giới hạn bởi số lượng chức năng hay phương án xuất hiện trên

màn hình. Nếu số phương án này quá nhiều sẽ làm chậm khả năng lựa chọn của người sử

dụng nên trong một số trường hợp, người ta thiết kế thực đơn theo cấu trúc phân cấp. Khi

chọn một phương án trong thực đơn chính, lập tức xuất hiện một thực đơn con với các

phương án chi tiết hơn để người sử dụng tiếp tục chọn.

4.6.2.3 Thiết kế các biểu tượng

Đây là một kiểu thiết kế giao diện tương tự như thiết kế thực đơn, trong đó các chức

năng của hệ thống được biểu diễn bằng các biểu tượng tương tự như các biểu tượng trên thanh

công cụ trong các chế độ soạn thảo văn bản, bảng tính… Để chọn một chức năng nào đó,

người sử dụng nháy chuột vào biểu tượng tương ứng. Hạn chế của việc thiết kế các biểu

tượng là cần dùng thêm các phần mềm chuyên dụng.

Hình 4.35. Các biểu tượng trong Windows

PTIT



4.6.2.4 Thiết kế kiểu điền mẫu

Hình 4.36. Giao diện kiểu điền mẫu để đăng nhập vào Hệ thống VRS của VNPT

Đây là một kiểu thiết kế giao diện được dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và cũng

được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Trong quy cách thiết kế này, trên màn hình hiện

lên hình dạng của biểu mẫu, có tên biểu mẫu, thông tin về các trường dữ liệu, các thông báo

hướng dẫn sử dụng, các phần trống để nhập dữ liệu… Con trỏ chuột là công cụ để di chuyển

giữa các trường của biểu mẫu một cách nhanh chóng và thuận lợi. Phương pháp này rất gần

gũi và dễ hiểu với người sử dụng.

4.6.2.5 Thiết kế màn hình

Các kiểu màn hình sau đây là các kiểu thiết kế tiện dụng và phù hợp với mọi người sử dụng:

- Màn hình nhập liệu (với nguồn số liệu sẵn có hoặc chưa có – nhập mới), cần có khả

năng sửa sai ngay khi nhập dữ liệu.

- Màn hình đối thoại: cần sử dụng các thông báo ngắn, có ý nghĩa; tại mỗi thời điểm

chỉ đề cập đến một khái niệm, tránh gây hiểu nhầm; có sự phân biệt thông báo cho người sử

dung và thông báo cho hệ thống.

- Màn hình thực đơn: thực đơn phải được phân cấp từ cao đến thấp, sử dụng thực đơn

một cách nhất quán, không nên thiết kế quá nhiều chức năng trên một thực đơn, có thể thoát

ra bất cứ chỗ nào, cho phép truy nhập nhanh chóng và dễ dàng.

Yêu cầu thiết kế:

- Màn hình rõ ràng, không lộn xộn; có thể dùng màu sắc để tạo thêm vẻ sinh động nhưng

cần đảm bảo sự hài hòa, không nên sử dụng quá nhiều màu gây rối mắt cho người sử dụng.

- Từ khóa phải đơn giản, dễ hiểu

- Xác định rõ chức năng, diễn đạt rõ cần thực hiện nội dung gì và cách thực hiện

- Định vị nơi nhập thông tin một cách chính xác

- Cung cấp khả năng lưu thông tin và thoát ra dễ dàng khi cần thiết

- Cung cấp khả năng trợ giúp (Help) một cách rõ ràng.

PTIT



CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3

1. Mô tả chi tiết các bước của quy trình thiết kế HTTT quản lý.

2. Khái niệm thực thể và các loại thuộc tính. Cho ví dụ cụ thể. Dùng các ký pháp để biểu diễn

thực thể và các thuộc tính theo ví dụ.

3. Phân biệt khái niệm kiểu quan hệ và bậc quan hệ. Nêu các kiểu quan hệ và bậc quan hệ,

cho ví dụ cụ thể và biểu diễn bằng sơ đồ với từng trường hợp.

4. Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu.

5. Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa dữ liệu. Cho ví dụ minh họa.

6. So sánh sơ đồ quan hệ - thực thể (ERD) với sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) và sơ đồ

luồng dữ liệu (DFD).

7. Các bước xây dựng sơ đồ ERD.

8. So sánh khái niệm thực thể và tệp dữ liệu.

9. Nêu phương pháp thiết lập CSDL từ sơ đồ ERD.

10. Ưu và nhược điểm của việc thiết kế phần mềm mới và mua phần mềm có sẵn trên thị

trường.

11. So sánh phương pháp thiết kế phần mềm từ đỉnh xuống và từ dưới lên. Cho ví dụ.

12. Trình bày các phương pháp thiết kế giao diện người – máy và cho ví dụ.

13. Dựa vào các phân tích sơ bộ dưới đây, hãy xây dựng sơ đồ quan hệ - thực thể (ERD), trên

cơ sở đó thiết kế các tệp dữ liệu cho mỗi bài toán quản lý sau:

a. QUẢN LÝ SỐ LƯỢNG NGÀY CÔNG CỦA CÁC NHÂN VIÊN

Để quản lý việc phân công các nhân viên tham gia vào xây dựng các công trình. Công

ty xây dựng ABC tổ chức quản lý như sau:

Cùng lúc công ty có thể tham gia xây dựng nhiều công trình, mỗi công trình có một

mã số công trình duy nhất (MACT), mỗi mã số công trình xác định các thông tin như: Tên gọi

công trình (TENCT), địa điểm (ĐIAĐIEM), ngày công trình được cấp giấy phép xây dựng

(NGAYCP), ngày khởi công (NGAYKC), ngày hoàn thành (NGAYHT).

Mỗi nhân viên của công ty ABC có một mã số nhân viên (MANV) duy nhất, một mã

số nhân viên xác định các thông tin như: Họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), giới

tính (GIOITINH), địa chỉ (ĐIACHI).

Công ty phân công các nhân viên tham gia vào các công trình, mỗi công trình có thể

được phân cho nhiều nhân viên và mỗi nhân viên cùng lúc cũng có thể tham gia vào nhiều

công trình. Với mỗi công trình một nhân viên có một số lượng ngày công (SLNGAYCONG)

đã tham gia vào công trình đó.

Công ty có nhiều phòng ban (Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Phòng Kinh doanh,

Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức, Phòng chuyên môn, Phòng Tổng hợp). Mỗi phòng ban có

một mã số phòng ban (MAPB) duy nhất, mỗi mã phòng ban ứng với một tên phòng ban

PTIT



(TENPB). Mỗi phòng ban quản lý nhiều nhân viên, mỗi nhân viên thuộc sự quản lý của một

phòng ban.

b. QUẢN LÝ VIỆC MƯỢN/TRẢ SÁCH Ở MỘT THƯ VIỆN

Một thư viện tổ chức việc cho mượn sách như sau:

Mỗi quyển sách được đánh một mã sách (MASACH) dùng để phân biệt với các quyển

sách khác (giả sử nếu một tác phẩm có nhiều bản giống nhau hoặc có nhiều tập thì cũng xem

là có mã sách khác nhau), mỗi mã sách xác định các thông tin khác gồm: tên sách

(TENSACH), tên tác giả (TACGIA), nhà xuất bản (NHAXB), năm xuất bản (NAMXB).

Mỗi độc giả được thư viện cấp cho một thẻ thư viện, trong đó có ghi rõ mã độc giả

(MADG), cùng với các thông tin khác như: họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), địa

chỉ (ĐIACHI), nghề nghiệp (NGHENGHIEP), điện thoại liên hệ (SODT).

Cứ mỗi lượt mượn sách, độc giả phải đăng ký các quyển sách cần mượn vào một

phiếu mượn, mỗi phiếu mượn có một số phiếu mượn (SOPM) khác nhau, mỗi phiếu mượn

xác định các thông tin như: tên độc giả, mã độc giả, ngày mượn sách (NGAYMUON), tên

sách (R), mã sách (R), ngày trả sách (NGAYTRA) (R).

Thư viện viên căn cứ vào phiếu mượn để vào kho lấy sách cho độc giả. Thư viện viên

ghi mã sách vào phiếu mượn, chuyển sách cho độc giả cho độc giả và đưa độc giả ký vào

phiếu mượn. Khi độc giả trả sách, thư viện viên tìm phiếu mượn, ghi ngày trả của tên sách

tương ứng và ký nhận vào phiếu mượn.

Các quyển sách trong cùng một phiếu mượn không nhất thiết phải trả trong một lần.

Mỗi quyển sách có thể thuộc nhiều phiếu mượn khác nhau (tất nhiên là tại các thời điểm khác

nhau).

PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 5. Cài đặt và khai thác HTTTQL


CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Cài đặt và khai thác hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu để xây

dựng một HTTT quản lý. Nội dung của giai đoạn này là thay thế HTTT quản lý cũ bằng

HTTT quản lý mới và tổ chức triển khai sử dụng nó. Để đảm bảo không gây ra biến động lớn

trong toàn bộ hệ thống quản lý, chúng ta cần xây dựng một kế hoạch cài đặt và chuyển giao

thận trọng và tỉ mỉ.

5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG

Cài đặt hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm

việc được trong hệ thống. Việc cài đặt hệ thống phụ thuộc vào hiện trạng thực tế của hệ thống,

như cấu hình của các thiết bị, nơi làm việc của người sử dụng, chế độ vận hành của hệ thống.

Nội dung chính của việc cài đặt hệ thống gồm:

a/ Cài đặt phần mềm ứng dụng. Phần mềm ứng dụng thường được cài đặt chung với các

phần mềm khác, đặc biệt là nó được cài đặt trên một hệ điều hành cụ thể, do đó các phần mềm

phải có khả năng hoạt động chung với nhau. Nhiệm vụ của người cài đặt phần mềm sẽ là giải

quyết các xung khắc giữa các phần mềm nếu nó xảy ra, giải quyết sự không tương thích giữa

phần mềm và lớp nền hệ điều hành hay các phần mềm hỗ trợ, như bộ gõ phím tiếng Việt.

b/ Thiết lập thông số cấu hình của hệ thống để hệ thống hoạt động tốt nhất và phù hợp

với nhu cầu của người sử dụng. Các thông số này quy định các tính chất xử lý của phần mềm,

cơ sở dữ liệu, hệ điều hành và các trình điều khiển thiết bị, máy tính, mạng máy tính và các

thiết bị ngoại vi.

c/ Thiết lập quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho người sử dụng.

d/ Lập hồ sơ về các thông số cấu hình cho hệ thống, gồm vị trí đặt thiết bị, thông số cấu

hình, phiên bản cài đặt và các thông tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền sử dụng.

5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG

Hầu hết các HTTT quản lý mới đều cần phải qua giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ

sang hệ thống mới, cho dù hệ thống cũ có được thực hiện bằng máy tính hay không. Chuyển

đổi hệ thống là công việc chuyển tất cả các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện

trên hệ thống cũ sang hệ thống mới và cần bảo đảm rằng tất cả các hoạt động của tổ chức

không bị gián đoạn hoặc ách tắc do hệ thống mới. Các tác nghiệp trong tổ chức liên quan rất

nhiều đến các nguồn lực thực hiện, trong đó có nội dung thông tin, quy trình thực hiện, con

người và các phương tiện mà họ dùng để làm việc như phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu…

Những người nhân viên của tổ chức, với vai trò là đối tượng thụ hưởng thành quả của hệ

thống mới, không phải là đối tượng cần chuyển đổi (thay bằng người nhân viên khác), nhưng

họ cũng cần được huấn luyện để làm việc trên hệ thống mới.

5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống

Vì tổ chức không thể duy trì song hành hai HTTT cùng chức năng (nhưng có thể tạm

thời vận hành hai hệ thống trong thời gian chuyển đổi), nên việc chuyển đổi hệ thống luôn

PTIT



luôn đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị trước cho nội dung cần chuyển đổi và trình tự chuyển đổi

hệ thống.

Hình 5.1 Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới

Quá trình chuyển đổi cần bao quát tất cả các lĩnh vực của HTTT quản lý, đó là:

a/ Chuyển đổi phần cứng của hệ thống, bao gồm các loại máy tính và thiết bị, nếu

như chúng không còn tương thích với hệ thống mới hoặc năng lực xử lý thấp hơn yêu cầu.

b/ Chuyển đổi phần mềm của hệ thống: các phần mềm, hệ điều hành. Các phần

mềm của hệ thống mới thường được viết ra để sử dụng lâu dài, nên nó cũng thường đòi hỏi hệ

điều hành tương ứng (ví dụ, thay hệ điều hành Windows 98 bằng Windows XP để bảo mật tốt

hơn cho các ứng dụng).

c/ Chuyển đổi các biểu mẫu (form/report). Tất cả các HTTT đều cần có các biểu mẫu

để định khuôn cho dữ liệu hoặc thông tin của hệ thống, do đó cũng giống như quy trình, các

biểu mẫu mới cho hệ thống mới cũng cần phải được phổ biến trước khi thay thế các biểu mẫu

cũ.

d/ Chuyển đổi công nghệ quản lý thông tin: chuyển đổi phương pháp truyền đạt

thông tin trong hệ thống và phương thức lưu trữ thông tin.

Hệ thống thông tin quản lý cũ

Phần cứng

phần mềm

Công nghệ

quản lý

Các biểu

mẫu

Quy trình

nghiệp vụ

Con

người

Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu

Hệ thống thông tin quản lý mới

Phần cứng

phần mềm

Công nghệ

quản lý

Các biểu

mẫu

Quy trình

nghiệp vụ

Con

người

CSDL

PTIT



e/ Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, trong đó quy định vai trò, trách nhiệm của

từng người sử dụng trên hệ thống mới và mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (đặc biệt

là sự khác nhau giữa cách xử lý công việc). Việc ban hành quy trình nghiệp vụ mới có ấn định

thời điểm bắt đầu có hiệu lực để cho tất cả mọi người trong tổ chức ý thức được cách phối

hợp thực hiện công việc trên hệ thống mới mà không bị lúng túng khi chuyển đổi.

f/ Chuyển đổi các yếu tố con người: chuyển đổi tác phong làm việc của lãnh đạo và

các nhân viên, tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng hệ thống cho tất cả các đối tượng liên quan.

Trong tất cả các nội dung cần chuyển đổi nêu trên thì việc chuyển đổi kỹ thuật lại

tương đối nhanh chóng và chuẩn mực hơn cả vì nó liên quan đến việc lắp đặt, thay thế các

trang thiết bị, mạng máy tính, các phương tiện truyền thông thông tin… Còn việc chuyển đổi

có liên quan đến yếu tố con người lại tương đối kéo dài và phức tạp hơn. Về cơ bản là cũng

những con người đó với các thói quen, tác phong làm việc cũ, nay lại phải chuyển sang môi

trường làm việc mới với những thay đổi cơ bản. Đó là một thách thức lớn, cần có thời gian để

thích nghi.

Các nhà tin học quản lý đưa ra khái niệm “hàng rào tâm lý” khi chuyển đổi từ hệ

thống cũ sang hệ thống mới. Đó là việc các cán bộ quản lý cũ thường e ngại khi chuyển sang

hệ thống mới, vị trí và quyền lợi của họ có thể bị ảnh hưởng. Trong nhiều tổ chức, các nhà

quản lý thường có thâm niên công tác lâu năm, khả năng thích ứng với ứng dụng công nghệ

mới không cao bằng đội ngũ cán bộ trẻ tuổi. Khi sang hệ thống mới, họ lại phải thích nghi lại

từ đầu, phải cố gắng học hỏi để làm chủ được các trang thiết bị của hệ thống và công nghệ

quản lý mới. Đây thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và

các nhà quản lý trong bộ máy lãnh đạo nói riêng vì nếu không tạo được sự nhất trí, ủng hộ cao

trong tập thể thì dù hệ thống mới có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể phát

huy được hiệu quả to lớn vốn có của nó.

g/ Chuyển đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Các loại dữ liệu được lưu trữ đều có chu

kỳ sống xác định và được dùng để xử lý nhiều công việc của tổ chức. Để tránh ách tắc công

việc khi hệ thống mới chưa có dữ liệu, các nội dung dữ liệu trong CSDL cũ cũng được chuyển

sang CSDL mới, theo cấu trúc mới.

Như chúng ta đã biết, dữ liệu có thể coi là mạch máu của các HTTT quản lý. Do đó

việc biến đổi dữ liệu một vấn đề vô cùng quan trọng trong khi cài đặt HTTT quản lý. Nếu việc

này làm không tốt thì quá trình cài đặt có thể bị thất bại.

Trong mọi trường hợp, dữ liệu trong HTTT quản lý cũ dù có được lưu trữ thủ công

hay không thì khi cài đặt hệ thống mới, các dữ liệu ấy đều cần có cách giữ lại để sử dụng.

Nhưng dữ liệu trong hai hệ thống thường không tương thích với nhau về hình thức, phương

thức lưu trữ cũng như cách truy cập nên các thao tác biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao

và phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới.

Các nội dung cần thực hiện trong quá trình biến đổi dữ liệu:

- Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi (thường là tương ứng với các tệp dữ liệu

đã được thiết kế trong HTTT quản lý mới), xác định bộ phận chức năng quản lý hoặc lưu trữ

dữ liệu.

PTIT



- Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm chuyển đổi các nội dung dữ liệu cụ

thể (thường là thuộc bộ phận chức năng quản lý và lưu trữ các dữ liệu đó)

- Xác định khối lượng và chất lượng của dữ liệu (độ chính xác, tính đầy đủ và thứ tự,

dữ liệu có thể được lưu trữ thủ công hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính).

Việc chuyển một tài liệu được ghi chép trên sổ sách, giấy tờ thành một tệp dữ liệu trên máy

tính thường cần một kế hoạch chu đáo và đòi hỏi nhiều thời gian hơn cả thời gian thiết kế hệ

thống mới. Cần xác định được chính xác khối lượng dữ liệu cần xử lý và chất lượng của các

dữ liệu đó, từ đó mới ước lượng được thời gian, chi phí và nhân công tham gia quá trình

chuyển đổi.

- Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu.

- Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống nhất. Quá trình và kết

quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ một cách riêng biệt.

- Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu được đưa vào CSDL của HTTT

quản lý mới.

- Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu. Nếu trong hệ thống quản lý

cũ đã có các tệp dữ liệu trên máy tính thì tốt nhất là tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước,

sau đó mới đến các tệp mới chuyển từ phương pháp thủ công.

- Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các tệp dữ liệu đã biến

đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý mới.

Cần lưu ý là cùng một nội dung thông tin có thể xuất hiện ở nhiều văn bản khác nhau,

cùng một văn bản lại được gửi đến nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Riêng đối với các

văn bản đến tổ chức và văn bản được tổ chức phát hành thường được lưu trữ đầy đủ ở bộ phận

quản lý công văn của đơn vị (bộ phận văn thư). Do đó không nên đơn thuần đếm số lượng văn

bản khi đã biết văn bản đó đã được phân công cập nhật và chuyển đổi ở bộ phận khác.

5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống

Trình tự thực hiện các công việc chuyển đổi hệ thống cũ bằng hệ thống mới phụ thuộc

vào các phương pháp chuyển đổi.

Một cách tổng quát, có 4 phương pháp chuyển đổi hệ thống phổ biến minh họa trên

Hình 5.2. Các phương pháp đó là: chuyển đổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi

theo giai đoạn (từng bước thí điểm) và chuyển đổi thăm dò (bộ phận). Mỗi phương pháp đều

có những ưu nhược điểm riêng. Tùy từng trường hợp và điều kiện cụ thể, các tổ chức cần

quyết định sử dụng phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất.

5.2.2.1 Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)

Nội dung của phương pháp này là dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ

thống mới vào sử dụng.

Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém nhất trong số bốn phương pháp. Nó cho phép

thu được hai bức tranh để so sánh hiệu quả xử lý thông tin kinh tế của HTTT quản lý mới so

với HTTT quản lý cũ.

PTIT



Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro, nếu hệ thống mới có sai sót, bị hư

hỏng, ngừng hoạt động (vì thực tế là nó thường chưa hoàn chỉnh hẳn), toàn bộ công việc sẽ bị

ách tắc.

Phương pháp này nên áp dụng trong trường hợp thực sự cần thiết và trong trường hợp

đó, cần tiến hành các thao tác sau đây:

- Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ

- Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu

- Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ

công dự phòng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống.

- Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống

- Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như máy phát điện, đĩa từ, máy

in…

Thường thì phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với

độ phức tạp vừa phải. Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống

thì phương pháp này là lựa chọn duy nhất. Ví dụ như các hệ thống kiểm tra chất lượng sản

phẩm; hệ thống bán hàng tự động; hệ thống đặt vé máy bay, tàu hoả…

Hình 5.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống

5.2.2.2 Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion)

Nội dung của phương pháp: thay vì dừng hẳn hệ thống cũ như chuyển đổi trực tiếp, hệ

thống cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt hệ thống mới cho đến khi hệ thống mới

đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức.

Tuy được vận hành song song, nhưng chỉ có một trong hai hệ thống được sử dụng

chính thức. Khi hệ thống mới có sự cố hoặc bị hư hỏng, công việc được tạm thời thực hiện

Thời gian

Chuyển đổi

trực tiếp HTTTQL cũ HTTTQL mới

Chuyển đổi

song song

HTTTQL cũ

HTTTQL mới

Chuyển đổi

theo giai đoạn

HTTTQL cũ

HTTTQL mới

Chuyển đổi

thăm dò

HTTTQL cũ HTTTQL mới

HTTTQL mới

HTTTQL mới HTTTQL mới HTTTQL mới

HTTTQL cũ

HTTTQL cũ HTTTQL cũ

PTIT



trên hệ thống cũ cho đến khi sự cố của hệ thống mới được khắc phục.

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép so sánh cả hai hệ thống mới và cũ; an toàn hơn,

thích hợp với những người sử dụng chưa quen với hệ thống mới. Trong khi lỗi của hệ thống

mới sẽ được khoanh vùng để xử lý thì các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ sẽ hỗ trợ để

đảm bảo các hoạt động chức năng của tổ chức không bị gián đoạn.

Nhược điểm: cũng khá tốn kém do khối lượng công việc tăng gấp đôi trong thời gian

chuyển đổi. Ngoài ra, khi cùng một lúc tồn tại cả hai hệ thống sẽ gây phân tán đối với người sử

dụng. Phương pháp này đòi hỏi một thời gian đáng kể để chuyển đổi và hiệu chỉnh hệ thống.

Để áp dụng phương pháp này cần tiến hành các công việc sau đây:

- Xác định thời gian hoạt động song song. Thời gian vận hành song song hai hệ thống

không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất.

- Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được

cập nhật vào Hệ thống mới.

- Bố trí nhân sự chịu trách nhiệm tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ.

Thường thì lượng công việc của mỗi nhân viên sẽ phải tăng lên trong thời gian hai hệ thống

cùng hoạt động.

5.2.2.3 Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion)

Phương pháp này có thể coi như phương pháp trung gian của hai phương pháp trên và

còn được gọi là phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm. Phương pháp này chỉ thực hiện

chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo giai đoạn, ở mỗi giai đoạn thực hiện

chuyển đổi trực tiếp hoặc song song tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống.

Khác với chuyển đổi song song, trong phương pháp này cả hai hệ thống đều được sử

dụng chính thức tại các giai đoạn chuyển đổi.

Ưu điểm: hạn chế bớt việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. Phương pháp này ít gây biến

động lớn trên hệ thống, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố vì phạm vi áp dụng hẹp; số lỗi trong

mỗi giai đoạn không nhiều và có thể khắc phục được trong khi hệ thống đang hoạt động. Các

vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác.

Nhược điểm: hai hệ thống phải được làm cho tương thích nhau hoàn toàn; quản lý

phức tạp hơn do tồn tại hai hệ thống cùng một lúc ở các bộ phận đang được cài đặt; khó khăn

trong việc chia sẻ dữ liệu.

Để áp dụng phương pháp này, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây:

- Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới

theo phương thức trực tiếp hay song song.

- Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có hoạt động ổn định

không, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục không…

- Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện

- Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác.

PTIT



5.2.2.4 Phương pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion)

Nếu như tổ chức có nhiều chi nhánh xử lý công việc giống nhau (như các bưu cục), thì

chuyển đổi bằng cách thăm dò sẽ rất phù hợp: một trong các chi nhánh của tổ chức (gọi là

“pilot site”) sẽ được chuyển đổi trực tiếp. Nếu như hệ thống bị sự cố, các giao dịch được

chuyển sang các chi nhánh khác trong khi chờ cho sự cố được khắc phục. Sau một thời gian,

nếu hệ thống mới đã hoạt động ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt.

Ưu điểm: Hạn chế thấp nhất các rủi ro vì nếu có chúng cũng được phân tán theo thời

gian và không gian, tận dụng được một số lợi thế của hệ thống mới trước khi nó hoàn chỉnh.

Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu. Phương pháp này chỉ

thực hiện được với điều kiện hệ thống mới và cũ phải tương thích.

5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG

5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện

Mục tiêu của công tác huấn luyện là giúp những người sử dụng và những người bảo trì

hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho

họ để họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất.

Các hệ thống mới thường đưa ra nhiều chức năng, tiện ích mà người sử dụng cần phải

sẵn sàng để làm việc với nó, nhận biết được nó làm được gì cho họ, làm như thế nào và họ đã

có đủ tự tin để làm việc với nó hay chưa. Trong khi đó, đa số các nhà quản lý, các nhân viên

của tổ chức là các người sử dụng lại chưa được tiếp cận với hệ thống mới mà chỉ quen làm

việc trong hệ thống cũ. Chính vì vậy, việc huấn luyện đặc biệt cần thiết khi thiết lập hệ thống

mới.

Công tác huấn luyện giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian bố trí cho các cán bộ nhân

viên đi học các khóa học chính quy về các vấn đề liên quan; tối thiểu hóa các giám sát cần

phải có; tăng tính năng động và mức độ thích nghi của người sử dụng, cung cấp các kỹ năng,

kỹ xảo sử dụng hệ thống; đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn và hiệu quả trong quá trình

vận hành.

5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện

Có nhiều nội dung huấn luyện cần xem xét để thực hiện tùy theo tính chất của hệ

thống và năng lực của người sử dụng như các kiến thức cơ bản về máy tính và HTTT quản lý,

kiến thức quản lý, các kỹ năng, kỹ xảo cần có… Mỗi nội dung huấn luyện được thực hiện

theo nhiều cách khác nhau như: hướng dẫn từng người, tổ chức lớp tập huấn, thực tập trên

phần mềm dùng để huấn luyện.

Các nội dung huấn luyện cụ thể là:

a/ Nhận thức về máy tính: giới thiệu các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc, thiết

bị; làm quen với các máy tính cá nhân, các khả năng của máy tính…

b/ Nhận thức về hệ thống: giới thiệu các chức năng của hệ thống, hệ thống có khả

năng thực hiện được những công việc gì, dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, các hệ thống mẫu

biểu, những khía cạnh quản lý có tác động đến hệ thống và ngược lại, hệ thống tác động đến

PTIT



những khía cạnh quản lý nào… Phân định rõ trách nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ

thống (từ các nhà quản lý các cấp đến từng cán bộ, nhân viên).

c/ Huấn luyện kỹ xảo: đối với từng vị trí trong toàn bộ HTTT, sau khi giới thiệu chức

năng liên quan của hệ thống, các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữ liệu, kết

xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin…; cần bố trí cho họ trực tiếp thao tác,

giao tiếp với hệ thống một cách nhuần nhuyễn vào các thời điểm khác nhau để bản thân họ

phát hiện ra được những vướng mắc, cách xử lý các sự cố…

Phương châm của công tác huấn luyện là:

- Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế

- Huấn luyện mọi vấn đề liên quan đến hệ thống

- Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng hệ thống

- Huấn luyện liên tục trong suốt quá trình đưa hệ thống mới vào sử dụng.

- Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện.

Quá trình tổ chức huấn luyện bao gồm các bước:

- Lập kế hoạch các nhu cầu: ai cần được huấn luyện, họ cần được huấn luyện vấn đề

gì, khi nào cần huấn luyện và mức độ hoàn thiện cần đạt tới.

- Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng: huấn luyện từng người tại

nơi làm việc hay tổ chức lớp tập huấn.

- Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và chương trình huấn luyện

tương ứng: chuẩn bị các chuyên đề, bố trí giảng viên, lập thời khóa biểu huấn luyện.

- Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành)

- Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện.

5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG

Mặc dù sau khi được huấn luyện, người sử dụng có thể an tâm làm việc trên hệ thống

mới, nhưng họ có thể không xử lý được các tình huống khó khăn, như có thêm công việc chưa

từng làm trên máy, bị hỏng dữ liệu, quên password, hay máy tính bị trục trặc…

Những tình huống khó khăn này phát sinh vào bất cứ lúc nào tại bất cứ nơi nào trong

trong hệ thống và chúng cần được trợ giúp từ những người hiểu biết để tháo gỡ. Chúng được

xếp vào loại “rủi ro” và hỗ trợ sử dụng là một dạng xử lý rủi ro của tổ chức. Vì vậy, các kênh

hỗ trợ sử dụng được thiết lập cho phù hợp với việc khắc phục các tình huống khó khăn, hoặc

gây nguy hại đến hệ thống và phải luôn luôn sẵn sàng. Tuy nhiên, việc khắc phục khó khăn do

sự cố không phải lúc nào cũng thành công và thường tốn kém (vì phải duy trì thường xuyên

nguồn nhân lực hỗ trợ). Do đó, xây dựng các biện pháp phòng tránh sẽ tốt hơn là chỉ quan tâm

đến khắc phục sự cố.

5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG

Sau khi được triển khai và ứng dụng, các tổ chức thường mong muốn kéo dài thời gian

PTIT



sống của hệ thống bằng cách cải tiến hệ thống, bởi vì thay thế hệ thống sẽ rất tốn kém. Cải

tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu

công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức. Việc cải tiến hệ thống được thực hiện tuần

tự theo 4 bước:

a/ Nhận thức các yêu cầu thay đổi. Đây là một công việc quản lý cấu hình của hệ

thống và được thực hiện bằng cơ chế giám sát, theo dõi của các nhà quản lý.

b/ Phân tích tác dụng của các thay đổi đối với hệ thống. Việc phân tích yêu cầu thay

đổi dựa trên cân nhắc giữa mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng (lợi ích)

của chúng đối với tổ chức và thường đưa đến các trường hợp được xếp theo thứ tự ưu tiên giải

quyết như sau:

- Sửa lỗi cho hệ thống (ưu tiên cao nhất).

- Thay đổi hệ thống cho phù hợp với môi trường mà hệ thống hoặc tổ chức đang vận

hành (đáp ứng cho nhu cầu thích nghi).

- Cải tiến hệ thống để nó có khả năng giải quyết thêm các vấn đề sẽ phát sinh trong

tương lai (theo nhận thức của các nhà quản lý).

c/ Thiết kế giải pháp giải quyết các yêu cầu như thành lập dự án mới, sử dụng nhóm

bảo trì sẵn có hoặc thuê mướn các công ty khác thực hiện.

d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống, trong đó các tài liệu cấu hình cần phải cập

nhật lại cho phù hợp với thực tế, đặc biệt là các version/release của phần mềm.

5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH

5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống

Việc biên soạn tài liệu hệ thống có vai trò rất quan trọng và là trách nhiệm của người

thiết kế hệ thống. Tài liệu của hệ thống gồm hai loại chính:

Tài liệu mô tả hệ thống, là các tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu

cấu hình. Các loại tài liệu này có thể chia thành hai nhóm: tài liệu bên trong hệ thống (chủ yếu

là mô tả chương trình và cấu trúc dữ liệu) và tài liệu bên ngoài hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu,

như DFD, ERD và cấu hình hệ thống). Các loại tài liệu của hệ thống được cập nhật suốt quá

trình sử dụng và phát triển hệ thống để phản ánh đúng thực tế, làm cơ sở cho việc quản lý hệ

thống. Các thay đổi trong tài liệu được kiểm soát trên từng phiên bản, gồm số phiên bản, thời

điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng

và các thay đổi so với phiên bản trước.

Tài liệu sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai

thác, vận hành và quản lý hệ thống cho

người sử dụng. Đối với người sử dụng, tài

liệu sử dụng là cầu nối giữa các chức năng

của hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ

thống, hình thành từ công việc và trách

nhiệm của người sử dụng. Các nhu cầu này Hình 5.3 Hướng dẫn sử dụng theo vai trò

Vai trò

1

Vai trò

2

Chức

năng 1

Chức

năng 2

Chức

năng 3

Chức

năng 4

NSD 1 NSD 2

PTIT



được diễn tả thành các vai trò xử lý trên hệ thống, ví dụ: vai trò giám sát kho cần các chức

năng tính số lượng hàng tồn kho, nhận hàng, xuất hàng; ngoài ra, một số nhân viên có thể đảm

nhận nhiều vai trò như vừa giám sát kho, vừa kết toán kho. Do đó, tài liệu này cần phải mô tả

từng vai trò và liên kết nó với các chức năng hỗ trợ của hệ thống. Bằng cách này tài liệu sẽ

hữu dụng vì theo sát với thực tế.

Các nội dung và yêu cầu chi tiết của tài liệu hệ thống:

a/ Phần mục lục: cung cấp thông tin cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát các nội

dung một cách dễ dàng. Các nội dung cần được liệt kê theo cái nhìn của nhà quản lý chứ

không phải theo cách nhìn của người thiết kế hệ thống.

b/ Trang nhan đề: Tên hệ thống, tên tác giả, nơi làm việc của tác giả, ngày xuất bản;

tên và địa chỉ, số điện thoại liên hệ của người có thể giải đáp các thắc mắc khi cần thiết; tên

và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về cập nhật thông tin của hệ thống.

c/ Tóm tắt hệ thống: phần này nên ngắn gọn, dùng ngôn ngữ phi kỹ thuật bao gồm các

nội dung:

- Quy trình thao tác của hệ thống

- Mô tả toàn bộ hệ thống; mô tả hoạt động cho mỗi phần hoặc mỗi vị trí liên quan

- Lập thời gian biểu cho những hoạt động bị báo động về thời gian (ngày, tuần,

năm…)

d/ Các tài liệu/dữ liệu đầu vào cho máy tính: nguồn gốc của các dữ liệu vào; mô tả

cách sử dụng các biểu mẫu; quy tắc cập nhật (tần suất, thời gian, số lượng…), kiểm tra dữ liệu

vào; nơi nhận và có trách nhiệm nhập dữ liệu vào; cách hoàn chỉnh các trường dữ liệu, cách

sửa chữa dữ liệu khi bị nhầm lẫn; giải thích các thông báo lỗi…

e/ Các tài liệu/dữ liệu đầu ra từ hệ thống: mô tả xuất xứ các bản báo cáo, các mẫu báo

cáo, giải thích nội dung các trường dữ liệu, cách xem và in các báo cáo, chế độ in (tức thời

hay không tức thời), nơi nhận tài liệu, các thông báo lỗi…

f/ Cơ sở dữ liệu: danh sách các tệp dữ liệu với mô tả ngắn gọn; danh sách các thông tin

liên quan đến mỗi tệp dữ liệu; mô tả từng trường dữ liệu.

g/ Các sơ đồ luồng dữ liệu và lưu đồ hệ thống; từ điển thuật ngữ; giải thích các thuật

ngữ kỹ thuật cần thiết, tên các quá trình trong máy tính

h/ Các tiến trình/ xử lý trên máy tính: Mô tả tiến trình, tham khảo dữ liệu input và

output, tham khảo các chương trình, giải thích các thông báo đối với mỗi tiến trình.

i/ Tài nguyên máy tính: Dung lượng bộ nhớ, khối lượng (đầu vào, đầu ra, lưu trữ),

phân cấp các mức ưu tiên…

5.6.2 Quản lý cấu hình

Quản lý cấu hình là các xử lý bảo đảm rằng chỉ có những thay đổi có kiểm soát mới

được chấp nhận trong hệ thống. Điều này rất quan trọng trong các hệ thống quản lý có chất

lượng (ISO, CMM, TQM,…), vì các thay đổi (thường liên quan đến nhiều công việc khác

PTIT



nhau, hoặc nhiều người) phải được nhận thức (hoặc kiểm soát) từ góc độ của tổ chức chứ

không phải từ một nhóm cá nhân. Ví dụ, một sự thay đổi trên phần mềm đã được thực hiện

trên máy tính của người sử dụng (chức năng xử lý đã thay đổi) sẽ làm cho những người hỗ trợ

sử dụng bị lúng túng nếu họ không biết về thay đổi này. Để quản lý cấu hình, thì tất cả các

thông số cấu hình hệ thống (bao gồm cả version của chương trình, phân quyền sử dụng và quy

trình khai thác) đều phải được ghi vết trong tài liệu quản lý cấu hình sau khi hệ thống được cài

đặt hoặc cải tiến; và các yêu cầu thay đổi được giải quyết theo quy trình đã ban hành, hoặc

theo cách nào đó mà tổ chức có thể kiểm soát được.


1. Trình bày các nội dung chính của quá trình cài đặt HTTT quản lý.

2. Nêu các bước cần thực hiện để biến đổi dữ liệu từ HTTT cũ sang HTTT mới.

3. Trình bày nội dung và yêu cầu của các phương pháp chuyển đổi HTTT. Nêu ưu điểm và

nhược điểm của mỗi phương pháp.

4. Vì sao phải huấn luyện người sử dụng? Hãy nêu nội dung và phương pháp tổ chức huấn

luyện người sử dụng.

5. Nêu nội dung chính của các tài liệu hướng dẫn người sử dụng.

PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 6. Các HTTTQL cơ bản


CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA

VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG

Sau khi nghiên cứu các nội dung có tính phương pháp luận trong quá trình thiết kế và

cài đặt một HTTT quản lý, chúng ta sẽ tìm hiểu mô hình tổng quát của các HTTT quản lý

đang được áp dụng phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức). Các mô

hình này là cơ sở quan trọng để xây dựng các HTTT quản lý ứng dụng trong thực tiễn.

Trong chương 6, chúng ta sẽ được giới thiệu các mô hình HTTT quản lý cấp chuyên gia

và các HTTT quản lý chức năng của các tổ chức, cụ thể là:

- HTTT quản lý văn phòng có chức năng quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức;

- HTTT xử lý giao dịch - giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày

cần thiết cho hoạt động SXKD;

- Các HTTT quản lý chức năng được thiết kế để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

theo chức năng, hỗ trợ các quá trình ra các quyết định theo chức năng, bao gồm: HTTT Tài

chính – Kế toán, HTTT quản lý sản xuất – kinh doanh, HTTT Marketing và HTTT quản trị

nhân sự.

6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

6.1.1 Khái niệm

HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở

hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được

thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát.

Tính hiệu lực thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho

công việc. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành

cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành.

Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí

cho chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các

mục tiêu đã hoạch định của tổ chức. Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định

nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả

cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như

cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu.

Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái

diễn biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách

xử lý các báo cáo của người quản lý.

Sơ đồ tổng quát về cơ chế hoạt động của HTTT quản lý văn phòng được biểu diễn

trong hình vẽ 6.1.

Trong xu thế phát triển và giao lưu kinh tế, mối liên hệ giữa các tổ chức kinh tế diễn ra

trên phạm vi ngày càng rộng. Nhu cầu quản lý, trao đổi thông tin, tài liệu giữa các văn phòng

PTIT



của các tổ chức là một tất yếu khách quan. HTTT quản lý văn phòng đóng vai trò quan trọng

trong lĩnh vực này. Nó có khả năng làm tăng năng suất của bộ máy quản lý và cho phép bộ

máy này tiếp nhận một cách đáng kể các thông tin về kinh tế, thương mại…

Hình 6.1. Sơ đồ tổng quát HTTT quản lý văn phòng

6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra

Các nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý văn phòng bao gồm tất cả các tài liệu,

thư từ, văn bản, các yêu cầu… đến tổ chức (qua bộ phận văn phòng / văn thư của tổ chức).

Nơi xuất phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài tổ chức, cũng có

thể từ các bộ phận, cá nhân bên trong tổ chức. Các nguồn dữ liệu đầu ra từ HTTT quản lý văn

phòng bao gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, thống kê, trả lời các yêu cầu…

Hình 6.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT quản lý văn phòng

Ví dụ như đối với chức năng quản lý công việc (theo dõi tình hình thực hiện công việc

của các đơn vị, cá nhân) của hệ thống này, các dữ liệu đầu vào là các thông tin giao việc của

HTTT

VĂN PHÒNG

- Văn bản đến

- Tài liệu, thư từ…

- Đăng ký phương tiện

đi lại; đăng ký lịch họp,

hội thảo, hội nghị…

- Thông tin giao việc

Thông tin vào

- Văn bản đi

- Báo cáo tổng hợp,

thống kê…

- Trả lời các yêu cầu

- Lịch công tác

- Giấy mời họp…

CSDL Văn phòng

Thông tin ra

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

Các chức năng

xử lý và

kiểm tra

- Bàn phím - Máy đọc âm thanh - Máy quét…

Input Output

Lưu trữ

- Màn hình - Máy in - Máy phát âm thanh…

PTIT



lãnh đạo (nội dung công việc, thời điểm hoàn thành, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp…); các

dữ liệu đầu ra là các báo cáo kết quả công việc, báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc

của các đơn vị (theo tuần, tháng, quí, năm…).

6.1.3 Các chức năng cơ bản

HTTT quản lý văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu,

thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng nói…) trong hệ thống quản

lý. Hệ thống này còn có chức năng quản lý công việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ… Cụ thể, các

chức năng của HTTT quản lý Văn phòng là:

- Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)

- Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ…

- Quản lý tình hình thực hiện công việc

- Quản lý hồ sơ công việc

- Quản lý quy trình làm việc

- Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, quí, năm)

- Xây dựng lịch công tác của đơn vị, lãnh đạo đơn vị (tuần, tháng, quí, năm)

- Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân

- Quản lý văn phòng phẩm

- Quản lý phương tiện đi lại…

Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây:

6.1.3.1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức

Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi

hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.

a. Các kênh thông tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà quản

lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ

phận thừa hành. Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết định,

phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tố sau:

- Phương tiện truyền tin, thường là hệ thống lưu chuyển văn thư (bằng giấy) để truyền

đạt nội dung thông tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là mạng máy tính, thư điện tử, điện

thoại, hoặc cuộc họp có biên bản. Tùy theo tính chất yêu cầu của công việc (“bình thường”,

“khẩn”, “mật”,…), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu cầu này.

- Khuôn mẫu cho thông tin. Mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bày

thích hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các công việc

lặp đi lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tổng hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể

hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn, nội dung tóm tắt,

nơi phát hành và người ký.

PTIT



- Trách nhiệm xử lý thông tin. Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thông tin

là để tăng cường tính chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thông tin

hình thức. Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý

thông tin, người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả theo định kỳ

hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi ro.

- Quy trình xử lý. Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của

công việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một

cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho

các công việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thể kiểm soát trạng thái diễn biến của công

việc và cải tiến quy trình.

b. Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội

nghị hoặc các buổi họp không có biên bản. Mục đích của các kênh thông tin này là để giúp

người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hệ

thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham

khảo trước.

6.1.3.2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử

Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên của HTTT quản lý văn

phòng, nó cũng là lĩnh vực ứng dụng rộng rãi nhất. Soạn thảo văn bản là quá trình sử dụng

máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo ra các văn bản thường dùng trong hệ

thống quản lý, lưu trữ và in ấn các văn bản này.

Chế bản điện tử cũng là một ứng dụng rộng rãi của hệ thống này. Người ta có thể sử

dụng phương tiện này để in ấn các tài liệu, các ấn phẩm, báo cáo của các công trình nghiên

cứu… Quy trình chế bản điện tử yêu cầu các phần cứng và phần mềm tối thiểu sau đây: máy

vi tính, máy in, máy photocopy…

6.1.3.3 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu

Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức – các

tài liệu cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu).

Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát

hành bằng nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy). Thông tin, tài liệu là tài

sản của tổ chức, do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm của người nhận

thông tin, nên các tài liệu phải được phân phối có kiểm soát - chỉ những người có trách nhiệm

mới được phép đọc. Tài liệu đôi khi cần phải được chuyển giao gấp để giải quyết công việc

cấp bách, do đó việc phân phối tài liệu thường gắn kèm với các quy định chuyển giao như

khẩn, mật.

6.1.3.4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu

Thông tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, không chỉ để tham

khảo), do đó đối với các loại tài liệu mang tính “bị kiểm soát” (như quy trình, văn bản đang

trong thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phòng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của

các loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành. Nếu một tài liệu hết hiệu lực, nó cần

PTIT



phải được thu hồi, đồng thời thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm cho những người đang

hoặc sẽ sử dụng.

6.1.3.5 Theo dõi kết quả xử lý công việc

Các kênh thông tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý. Kết quả xử lý

một yêu cầu đôi khi sẽ phát sinh một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai, tạo

thành một chuỗi công việc cần thực hiện để hoàn thiện yêu cầu ban đầu. Do đó, việc theo dõi

kết quả thực hiện công việc là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc

trong tổ chức để đưa ra các biện pháp phù hợp.

6.1.3.6 Lưu trữ thông tin, tài liệu

Hầu hết các loại thông tin (hình thức lẫn phi hình thức) có giá trị sử dụng lâu dài trong

tổ chức đều cần phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hồ sơ giấy, tập tin, CSDL trên máy và

đựợc quản lý theo thời gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ. Các phương

pháp lưu trữ có cùng nguyên tắc chung là phải tìm được nội dung thông tin đang được lưu trữ

một cách nhanh chóng khi cần, và mỗi phương pháp lưu trữ thông tin phải có phương pháp

phục hồi thông tin tương ứng.

6.1.4 Công nghệ văn phòng

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các HTTT quản lý văn phòng

được tích hợp các công nghệ văn phòng hiện đại nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động quản lý văn

phòng. Hệ thống được liên kết với các máy in, máy photo thông minh, thiết bị quét quang

học, máy fax, các hệ thống điện thoại, hội họp qua cầu truyền hình…

6.1.4.1 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa

In ấn, sao chụp là một nhu cầu không thể thiếu được trong công tác văn phòng. Đó là

quá trình tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu, kể cả những tài liệu đầu ra của quá trình soạn

thảo văn bản hay quá trình xử lý số liệu.

- Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp, trong trường hợp số bản cần in không nhiều

hoặc trong trường hợp cần tạo hàng loạt những văn bản có nội dung gần giống nhau, chỉ khác

nhau ở một số thông tin liên quan đến số liệu cá nhân (khi này, người ta sẽ sử dụng tính năng

trộn văn bản của hệ soạn thảo văn bản).

- Trong trường hợp số lượng bản in nhiều và tốc độ là vấn đề cần quan tâm thì có thể

chọn phương pháp sao chụp như máy fotocopy. Thiết bị sao chụp tỏ ra ưu việt hơn cả là máy

sao chụp thông minh. Các máy sao chụp này là những thiết bị điều khiển bằng máy tính có

khả năng truyền thông với các máy tính khác hay các máy sao chụp thông minh khác.

Vi đồ họa là quá trình thu nhỏ văn bản giấy tờ trên giấy và lưu chúng trên film. Kỹ thuật

vi đồ hoạ thường được sử dụng để giảm không gian lưu trữ một lượng lớn giấy tờ sổ sách có

tỷ lệ tìm kiếm thấp.

6.1.4.2 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh

Các hệ thống số hoá chuyển đổi các văn bản, sơ đồ và hình ảnh thành một chuỗi các

điểm và chuyển các điểm này lên đĩa hay bộ nhớ nhưng không hiểu nó quét nội dung gì.

PTIT



Fax là một dạng thiết bị số hoá đã được sử dụng từ lâu. Đó là một thiết bị quét quang

học, có tác dụng “thu nhỏ” văn bản và hình ảnh đồ hoạ trên giấy thành các xung điện, có thể

truyền tải tới các thiết bị fax tương thích thông qua đường điện thoại hoặc nối mạng khác. Các

máy fax tốc độ cao có thể được trang bị bộ chọn tự động và nạp giấy tự động, vậy nên có thể

thực hiện được việc nhận và gửi fax một cách tự động. Chúng có thể được sử dụng hỗn hợp

với các hệ thống hội nghị viễn thông để thực hiện việc chia sẻ các tài liệu và gửi nhanh tới các

địa điểm tham gia hội nghị.

Các hệ thống nhận dạng quang học gồm các thiết bị và phần mềm nhận dạng ký tự

quang học (OCR - Optical Character Recognition) hay thiết bị và phần mềm nhận dạng ký

hiệu. Thiết bị OCR không chỉ quét dữ liệu và văn bản mà còn “hiểu” những gì nó quét. Nó có

thể quét văn bản trên giấy, chuyển đổi văn bản thành thông tin số và thực hiện lưu trữ chúng

trên đĩa ở dạng các số và ký tự. Và một khi thông tin đã được lưu trên đĩa thì có thể dùng các

bộ xử lý dữ liệu và văn bản để hiệu chỉnh và tiến hành những thao tác xử lý khác.

Thiết bị OCR có thể được sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn bản thủ công

sang hệ thống điện tử và từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác. Đối với các tổ chức phải xử

lý một lượng lớn giấy tờ sổ sách được đánh máy hoặc in ra bằng máy tính thì các máy quét

quang học tỏ ra rất kinh tế.

6.1.4.3 Các hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử

Với các hệ thống thư điện tử dựa trên máy tính, người dùng có thể truyền thư tín tới một

hay tất cả mọi người sử dụng trên mạng mà không cần đến thư giấy. Người sử dụng có thể

thực hiện truyền thư, xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh hoặc xoá thư và các bản thông báo mà

không cần đến máy in.

Một hệ thống thư điện tử cần phải có một mạng máy tính, một dung lượng đĩa nhất định

và phần mềm quản trị và kiểm soát hệ thống thư. Mỗi người sử dụng phải có một thiết bị đầu

cuối (như một máy tính cá nhân) có hoà vào một mạng cục bộ. Mỗi người sử dụng được phân

một phần dung lượng đĩa và được gán một mã số E - Mail, giúp người sử dụng và các cá nhân

khác định danh địa chỉ hộp thư của người đó.

Nhiều hệ thống thư điện tử còn cho phép người dùng gắn kèm các tệp tin nên người

dùng có thể truyền tài liệu cùng các tệp tin kèm theo nội dung thư. Với những hệ thống thư

điện tử tân tiến hơn, người ta còn có thể gắn kèm những nội dung âm thanh điện tử vào thư

điện tử để gửi đi, như vậy khi nhận thư điện tử, người nhận còn được nghe một yêu cầu hay

lời nhắc của người gửi thư như “Yêu cầu gửi ngay báo cáo bán hàng tháng 1!” và để trả lời

thư điện tử, người nhận có thể chỉ cần nói một câu ngắn gọn “Tôi sẽ gửi ngay báo cáo trong

ngày hôm nay” mà không cần soạn nội dung thư.

Một trong những ưu điểm chính của thư điện tử là tránh được tình huống hay gặp phải

khi sử dụng điện thoại để liên lạc, đó là khi gọi điện thoại mà máy bị bận hay người được gọi

không có mặt.

Các hệ thống điện thoại điện tử thường sử dụng phần mềm chạy trên thiết bị PBX –

Private Branch Exchange, ví dụ như phần mềm Audix của AT&T hay phần mềm CINDI của

tổ hợp điện tử Genessis, hay Phone Mail của tổ hợp Rolm. Những hệ thống kiểu này rất giống

PTIT



với hệ thống thư điện tử, chỉ khác một điểm là thay vì một thông báo ở dạng văn bản là một

thông báo ở dạng âm thanh.

Các hệ thống điện thoại điện tử yêu cầu phải có một máy tính, bộ nhớ trên đĩa và các

hộp thư như trong hệ thống điện thoại điện tử. Thiết bị gửi và nhận thông báo là một chiếc

điện thoại. Các cuộc gọi đã số hoá có thể mở ra nghe lại, hoặc gửi cho một/ một nhóm hay tất

cả các địa chỉ; có thể được lưu lại hoặc xoá đi như các thư điện tử. Người sử dụng có thể truy

nhập vào hộp thư của mình bằng cách quay số từ một điện thoại bất kỳ và sử dụng các phím

bấm điện thoại để nghe lại một cuộc gọi trong hộp điện thoại điện tử.

6.1.4.4 Các hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử

Hội thảo điện tử cho phép tiến hành các hội nghị mà các thành viên tham dự không cần

đến những chuyến đi để gặp nhau tại địa điểm hội nghị như truyền thống. Có ba kiểu hội nghị

điện tử khác nhau: điện thoại hội nghị, cầu truyền hình và hội nghị Internet.

Điện thoại hội nghị: Sử dụng điện thoại để giao tiếp giữa ba người hoặc nhiều hơn ở ít

nhất hai địa điểm. Tuy vậy sẽ rất khó khăn khi số người tham gia đông vào cầu điện thoại.

Cầu truyền hình: Cho phép người tham gia gặp nhau trực diện nhưng không phải đi đến

cùng một địa điểm, loại trừ được lãng phí thời gian và công sức.

Hội nghị Internet: Là sự trao đổi điện tử các tài liệu ở dạng các bản viết được đưa vào

máy tính ở các địa điểm khác nhau để thảo luận về một vấn đề nào đó.

6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng

6.1.5.1 Các phần mềm chung

Các phần mềm soạn thảo ngày nay có những tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn

bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thông, thư điện tử…

Các phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp - gọi là chế bản điện tử - đã được kết hợp với

các máy in chất lượng cao như laser, màn hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang

học nhằm tạo ra các hệ thống xử lý tài liệu cho phép nhận, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình

hoạ trên một trang của tài liệu… chỉ bằng cách sử dụng một máy vi tính. Máy quét cho phép

số hoá văn bản, hình ảnh, sơ đồ, các hình vẽ và chèn chúng vào các tài liệu, còn màn hình và

máy in với độ phân giải cao đảm bảo một tài liệu có chất lượng cao.

Ngoài ra còn có những phần mềm cho phép chuyển đổi tài liệu được soạn thảo bởi hệ

soạn thảo khác.

6.1.5.2 Các phần mềm chuyên dụng

Các phần mềm chuyên dụng được thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn

phòng như quản lý công văn, hồ sơ công việc, quản lý tình hình thực hiện công việc; quản lý

việc lập lịch công tác; sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất (phòng họp, phương tiện đi lại,

văn phòng phẩm…); quản lý các loại thông tin khác của tổ chức…

Hiện tại, nhiều công ty phần mềm đã thiết kế và chào bán các phần mềm quản lý văn

phòng và các phần mềm này cũng đã được nhiều tổ chức sử dụng. Ví dụ như:

♦ Phần mềm PORTAL OFFICE (trước đây là S-OFFICE) của Công ty Giải pháp

Phần mềm Việt (VSS), là một hệ thống để chia sẻ thông tin nội bộ, một hệ thống xử lý trung

PTIT



tâm, hỗ trợ không giới hạn người dùng và là một sản phẩm thuần Việt cùng với những giao

diện thân thiện với người sử dụng. Phiên bản mới, PORTAL OFFICE 2009, ngoài việc nâng

cấp các chức năng có sẵn còn được bổ sung nhiều tính năng mới nhằm mang lại nhiều tiện ích

cho doanh nghiệp trong việc tin học hóa các hoạt động quản lý và xây dựng hệ thống ISO

điện tử.

Sử dụng PORTAL OFFICE sẽ mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích thiết thực như:

- Hỗ trợ cấp quản lý điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.

- Tạo một văn phòng ảo, một cổng thông tin truyền thông, cộng tác kết nối các thành

viên, phòng ban, chi nhánh.

- Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc, văn bản tài

liệu, hồ sơ công việc,... Thông qua đó cung cấp thông tin cho đúng người cần, đúng thời điểm

làm tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, điện thoại, in ấn, đi lại.

- Giải quyết được vấn đề có quá nhiều ứng dụng chồng chéo và không thống nhất, gây

khó khăn cho việc sử dụng và tốn kém chi phí đầu tư.

Giải pháp này đã được triển khai ứng dụng cho hơn 300 khách hàng với khoảng 5000

thành viên sử dụng mỗi ngày, trong đó có nhiều khách hàng lớn như: Ngân hàng TMCP

EXIMBANK, Tập đoàn Đại Dương, Ngân hàng Việt Á, Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn,

Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Chế biến Dầu khí (PVPro), Công ty Cổ phần Đầu tư

Khoan Dầu khí - PVD Invest và hàng trăm doanh nghiệp khác.

♦ HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN) với

các tính năng nổi bật như sau:

- Số hoá và lưu trữ mọi loại thông tin: công văn đến, công văn đi, báo cáo, tài liệu, hình

ảnh, âm thanh …; Thống kê công văn, tài liệu theo nhiều tiêu chí; Cung cấp công cụ tra cứu

công văn, tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.

- Chuẩn hoá việc quản lý văn bản theo quy định của Nhà nước

- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc từng ngày, tuần, tháng …

- Tự động lập báo cáo theo các mẫu chuẩn, giảm thiểu thời gian tổng hợp thông tin.

- Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành, quản lý công việc; Hỗ trợ các

chuyên viên xử lý thông tin chính xác, kịp thời.

- Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên

- Xây dựng quy trình lưu chuyển thông tin tới người có trách nhiệm một cách chính

xác, an toàn.

- Kết hợp chặt chẽ với hệ thống MS Office: MS Word, MS Excel, Acrobat Reader …

AIS không chỉ là một hệ thống quản lý văn bản thông thường, AIS còn hỗ trợ các lãnh

đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ động về mặt thời gian

hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu. AIS là một công cụ cần thiết cho bất cứ doanh

nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả CNTT vào công tác điều hành SXKD.

PTIT



♦ Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC, là hệ thống

quản lý tài liệu và quản lý quy trình công việc được xây dựng trên các công nghệ tiên tiến, có

khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ dàng triển khai trên nhiều

mô hình tổ chức khác nhau. Hệ thống cho phép quản lý, lưu trữ, tra cứu toàn bộ tài liệu của tổ

chức trong một CSDL duy nhất. Việc tổ chức phân phối và lưu chuyển tài liệu trong tổ chức

cũng được theo dõi và lưu trữ trong CSDL và được tập hợp thành các hồ sơ công việc. Các

ứng dụng được xây dựng trên eDocman bao gồm: Quản lý điều hành tác nghiệp, quản lý hành

chính, công văn giấy tờ, lưu trữ thông tin tài liệu, quản lý hồ sơ nghiệp vụ, hồ sơ khách hàng,

ISO, khiếu nại tố cáo, đề tài nghiên cứu khoa học, quản lý quy trình thiết kế báo điện tử và

nhiều ứng dụng theo yêu cầu...

Trong số các phân hệ của eDocman, phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ sơ công

việc” trợ giúp trực tiếp cho chức năng quản lý văn phòng với các tính năng chính như:

- Quản lý quy trình xử lý công việc

- Quản lý công văn, hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ

- Tra cứu tìm kiếm công văn, hồ sơ

- Kết xuất báo cáo

- Nhắc việc tự động…

Điểm nổi bật của sản phẩm:

- Tổ chức quy trình động - Cung cấp khả năng tự định nghĩa quy trình xử lý văn bản,

công việc, tài liệu liên quan tới hồ sơ công việc sao cho phù hợp với tổ chức;

- Dễ dàng thay đổi cấu trúc tài liệu;

- Tích hợp với nhiều loại thiết bị ngoại vi như nhiều loại máy quét, máy fax;

- Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng Web-based: chỉ cần một máy tính được kết nối

mạng internet bạn hoàn toàn có thể đăng nhập vào chương trình và kiểm soát tất cả các hoạt

động trong tổ chức của mình;

- Tính mở - Đó là khả năng tích hợp với trang thông tin Portal của một tổ chức, khả

năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như eBanking, ERP, CRM…

6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

6.2.1 Khái niệm

HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và

lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Đây là HTTT

tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các

lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.

Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT

quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính

kế toán, HTTT marketing…

PTIT



6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch

Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 6.3.

Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Thu thập số liệu

Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo, phân phối thông tin

Hình 6.3. Quy trình xử lý giao dịch

Bước 1: Thu thập số liệu

Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu, tiếp theo đó là biến

đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường áp dụng

phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước

HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

Xử lý: - Theo lô - Theo thời gian thực

Thu thập

số liệu

CSDL HTTT xử lý giao dịch

Phân phối

Lập báo cáo

PTIT



đây. Trong phương pháp này, các Terminal (thiết bị đầu cuối, gồm một bàn phím và màn hình

để liên lạc với bộ xử lý trung tâm trong hệ thống máy tính) được bố trí tại các điểm xuất hiện

thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý.

Phương pháp này có các ưu điểm sau đây:

- Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện

nhờ có các Terminal được thiết lập ở các điểm bán hàng.

- Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu. Những

người bán hàng tại các điểm có bố trí terminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách

trực tiếp tại ngay quầy hàng.

- Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên máy

tính như thẻ tín dụng, băng từ…

Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu

điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi tài liệu tin

học hóa là qua hệ thống viễn thông, chúng được truyền giữa máy tính của các đối tác thương

mại (giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…). Những tài liệu thương mại khác

nhau như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng… được truyền đi trên mạng

thông tin điện tử.

Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm:

- Giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua

bưu chính.

- Tăng năng suất phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.

Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này làm giảm từ 20% đến 50% thời gian

chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa

qua mạng viễn thông, ở Mỹ hàng năm có thể tiết kiệm được 300 triệu đô la trong ngành công

nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đô la trong ngành công nghiệp dệt.

Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu

Bước tiếp theo của quá trình xử lý giao dịch là giai đoạn xử lý các thông tin đã thu

thập được trong giai đoạn thứ nhất và cập nhật CSDL. Người ta thường áp dụng hai phương

pháp là: xử lý theo lô và xử lý theo thời gian thực.

♦ Phương pháp xử lý theo lô

Trong phương pháp này, các số liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời

gian nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lô bao gồm các bước sau đây:

- Tích lũy theo từng nhóm (gọi là lô) các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao dịch

thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu học phí…

- Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ

- Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (First– In– First–

Out) theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch.

PTIT



- Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ xử lý

các thông tin này.

Xử lý theo lô là một phương pháp hiệu quả khi người ta cần xử lý một số lượng lớn

các giao dịch. Nhược điểm của phương pháp này là người ta không thể nhận được câu trả lời

ngay lập tức tại thời điểm giao dịch.

♦ Phương pháp xử lý theo thời gian thực

Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử lý

ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ chế này

mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.

Hình vẽ 6.4 dưới đây biểu diễn quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại

bằng phương pháp xử lý theo thời gian thực.

Hình 6.4. Hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực tại một trung tâm thương mại

Các hệ thống xử lý theo thời gian thực bao gồm:

Hệ thống thông tin tra cứu: hoạt động trên cơ sở tìm kiếm theo điều kiện từ một cơ sở

dữ liệu nguồn. Chẳng hạn các hệ thống cung cấp thông tin cho khách hàng khi họ muốn có tỷ

giá hối đoái trong ngày, giá vàng hiện tại, một phương thức thanh toán cho đơn đặt hàng…

Hệ thống thông tin thu thập số liệu: có chức năng thu thập và tích lũy số liệu một cách

nhanh chóng nhằm xử lý các thông tin này một cách kịp thời. Trong lĩnh vực thương mại,

người ta thường thực hiện việc thu thập số liệu về các hoạt động bán hàng hàng ngày, ghi lên

đĩa và sau đó xử lý ngay.

Hệ thống xử lý tệp: Các hệ thống này đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của hệ thống xử lý

giao dịch, trừ việc đưa ra kết quả. Chẳng hạn chúng ta có thể cập nhật ngay lập tức tệp khách

hàng nhờ vào công cụ Terminal được thiết lập tại các điểm bán hàng và in ra hóa đơn, tài

khoản khách hàng…

Hệ thống cập nhật CSDL: là một trong những hoạt động chủ yếu của hệ thống xử lý

giao dịch. Trong hoạt động kinh tế và thương mại, người ta cần phải thường xuyên cập nhật

HTTT XỬ LÝ GIAO DỊCH THEO THỜI GIAN THỰC

Xử lý giao dịch

Cập nhật CSDL

Số liệu

bán hàng

CSDL về khách hàng

Lập BC

Hỏi-Đáp

CSDL về hàng hóa

CSDL về bán hàng

PTIT



CSDL để có thể theo dõi đầy đủ và chính xác quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đang

diễn ra trong doanh nghiệp.

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và lập báo cáo

Giai đoạn cuối cùng của quy trình xử lý giao dịch là soạn thảo các tài liệu và báo cáo

tổng kết, bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Thông báo nhận đơn đặt hàng

- Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng

- Xác định mẫu mã sản phẩm

- Giấy thông báo gửi hàng

- Hóa đơn bán hàng

- Séc trả tiền của khách hàng

- Hóa đơn liên 2 giao khách hàng…

6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến

Một số hệ thống xử lý giao dịch bên trong tổ chức như: Hệ thống quản lý giờ công của

nhân viên, Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống quản lý tiền mặt, Hệ thống kiểm soát máy

móc, Hệ thống vận chuyển vật tư,…

Một số hệ thống xử lý giao dịch với khách hàng bên ngoài tổ chức như: Hệ thống theo

dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phòng khách sạn, Hệ thống mua bán chứng khoán, Hệ thống

thu ngân ở siêu thị, Hệ thống tính cước các dịch vụ viễn thông…

Một số ví dụ về các HTTT xử lý giao dịch:

♦ Hệ thống quản lý tiền lương

Đây là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thông thường có ở hầu hết các tổ chức,

giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên.

Hình 6.5 Mô hình hệ thống quản lý tiền lương (payroll system)

PTIT



Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rạc (như tên, địa chỉ, mã số

nhân viên…) được gọi là các thành tố dữ liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng

hợp theo nhiều cách để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản

lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên.

♦ Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng Bruxel – Lambert

Đây là một Ngân hàng lớn có vốn hoạt động lên tới gần 70 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng có

một hệ thống xử lý giao dịch hoàn chỉnh với các thành phần sau đây:

- TeleLink – Hệ thống thanh toán trên mạng viễn thông. Có khoảng 6000 khách hàng

trên thế giới thường xuyên sử dụng TeleLink.

- TeleFin – Hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính

- Home Bank – Hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng tại nhà.

Ngân hàng có khoảng 50.000 khách hàng. Mỗi khách hàng có thể truy cập vào mạng máy tính

từ máy tính cá nhân của mình.

- Office Bank – Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng. Hệ thống này xử lý khoảng

400.000 giao dịch ngân hàng mỗi tháng.

♦ Hệ thống xử lý giao dịch của hãng WearGuard Mỹ

Hãng WearGuard ra đời từ những năm 50, kinh doanh các mặt hàng quần áo trong một

vũng lãnh thổ gồm 10 bang Đông Bắc của nước Mỹ. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch của

hãng bao gồm 6 máy tính IBM và 300 máy IBM PC với một CSDL thống nhất. Hệ thống có

khả năng ghi nhận 2 triệu các yêu cầu khác nhau của khách hàng. Cũng nhờ hệ thống này,

hãng luôn đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng trong phạm vi tối đa là 48 giờ.

6.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT

6.3.1 Khái niệm

Sản xuất là hoạt động của các tổ chức nhằm biến nguyên vật liệu, trí tuệ và năng

lượng thành sản phẩm cung cấp cho thị trường nhằm mục đích thu lợi nhuận.

Các hoạt động sản xuất bao gồm hai nhóm chính:

- Các hoạt động cần thiết để chuẩn bị cho quá trình sản xuất như:

+ Thiết kế và xây dựng nhà máy sản xuất;

+ Đánh giá và lựa chọn địa điểm sản xuất;

+ Đánh giá và lập kế hoạch phát triển công nghệ;

+ Xác định tiến trình sản xuất, quy trình thiết kế sản phẩm;

+ Đặt ra các mục tiêu sản xuất để đáp ứng các yêu cầu dự báo bán hàng do bộ phận

Marketing đặt ra.

- Các hoạt động sản xuất ra các sản phẩm mà hệ thống Marketing dự định đưa vào kinh

doanh, cụ thể là:

+ Mua sắm, lưu trữ và đảm bảo sẵn sàng nguyên vật liệu cũng như các yếu tố sản xuất

cần thiết khác cho quá trình sản xuất.

PTIT



+ Lên kế hoạch cho các thiết bị, điều kiện sản xuất và lược lượng lao động cần thiết

để biển đổi các nguyên vật liệu thành sản phẩm, sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh của bộ

phận Marketing.

+ Thiết kế và kiểm nghiệm các sản phẩm.

+ Sản xuất đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng trong khuôn khổ chi phí ngân sách

theo dự toán vào đúng thời điểm như mục tiêu sản xuất đã đặt ra.

Sản xuất là một dây chuyền gồm nhiều công đoạn, mà sau mỗi công đoạn giá trị sử

dụng được cộng thêm cho sản phẩm. Một cách tổng quát, dây chuyền sản xuất bao gồm các

nhóm hoạt động cơ bản sau:

- Mua nguyên vật liệu. Hoạt động này nhằm tìm kiếm và mua nguyên vật liệu và thiết

bị cần thiết để làm ra sản phẩm. Số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần mua phụ thuộc

vào yêu cầu để làm sản phẩm và mức tồn kho. Việc mua hàng thường kèm theo các hoạt động

đặt hàng, thanh toán tiền, kiểm kê và kiểm tra chất lượng của các loại nguyên vật liệu và thiết

bị trước khi nhập kho.

- Dự trữ. Mục đích chính của dự trữ là đảm bảo nguồn nguyên liệu nhằm đáp ứng cho

dây chuyền sản xuất trong điều kiện không chắc chắn về mức độ sử dụng chúng. Tuy mức độ

dự trữ càng nhiều thì dây chuyền càng ổn định, nhưng chi phí dự trữ sẽ cao. Do đó, hoạt động

này chủ yếu là hoạch định và duy trì mức độ dự trữ nguyên liệu hợp lý cho từng công đoạn

sản xuất.

- Sản xuất. Sản xuất là hoạt động cơ bản để biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm cung

cấp cho thị trường, bao gồm thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm dựa trên

việc xem xét năng suất, nguồn lực, chất lượng sản phẩm và trang thiết bị dùng để sản xuất.

Vấn đề chính của các HTTT quản lý sản xuất là sản xuất sản phẩm có chất lượng và số lượng

thỏa mãn thị trường nhưng với thời gian và chi phí chấp nhận được.

- Phân phối, bao gồm các hoạt động nhập hoặc xuất hàng từ nơi mua nguyên liệu đến

nơi lưu trữ, từ kho lưu trữ đến nơi sản xuất và từ nơi sản xuất đến nơi bán hàng. Do đó vấn đề

cần quan tâm là phải tối ưu về thời gian và chi phí vận chuyển.

Các HTTT quản lý sản xuất cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức

thực hiện, điều hành và quản lý sản xuất. Hệ thống này kiểm soát gần như toàn bộ các giai

đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện để tổ chức sản xuất và quá trình biến đổi nguyên vật

liệu thành sản phẩm. Với HTTT quản lý sản xuất tốt, người quản lý có thể quyết định cách

thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý

nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… Từ đó, tổ chức sẽ có được sản phẩm với chất

lượng và chi phí hợp lý nhất.

Các chức năng cơ bản:

HTTT quản lý sản xuất cung cấp các thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định

quản lý sản xuất và gồm các chức năng cơ bản như sau:

- Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất;

- Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng;

PTIT



- Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất, các điều kiện sản xuất;

- Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất;

- Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ;

- Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh;

- Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất;

- Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất;

- Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình sản xuất…


Hình 6.6 Tổng quan về HTTT quản lý sản xuất

Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý sản xuất bao gồm:

- Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp,

- Các dữ liệu đầu ra từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống nhận và kiểm tra

nguyên vật liệu, xử lý đơn đặt hàng, công nợ phải trả, công nợ phải thu, …

- Các dữ liệu từ bên ngoài như thông tin về dây chuyền, công nghệ sản xuất mới; các

kỹ thuật thiết kế mới…

Các thông tin đầu ra của HTTT quản lý sản xuất bao gồm các báo cáo như báo cáo kế

hoạch nguyên vật liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, lịch sản xuất, mẫu sản

phẩm,…; các quyết định chiến lược về sản xuất (phương án xây dựng nhà máy sản xuất, lựa

chọn địa điểm sản xuất, công nghệ sản xuất…).

6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất

Dưới góc độ quản lý, các HTTT quản lý sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp được

chia thành 3 mức: mức chiến lược, mức chiến thuật và mức tác nghiệp.

- Kế hoạch chiến lược

- Chính sách kinh doanh

- Dữ liệu về sản xuất

- Các dữ liệu từ bên

ngoài về dây chuyền,

công nghệ SX mới…

Thông tin vào

- Báo cáo kiểm tra

chất lượng

- Kế hoạch NVL

- Lịch sản xuất

- Mẫu thiết kế SP

- Công nghệ SX…

CSDL SXKD

Thông tin ra HTTT QUẢN LÝ

SẢN XUẤT

PTIT



- Ở mức tác nghiệp là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các công việc trên dây

chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng).

- Ở mức chiến thuật là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các nhà quản lý điều khiển

và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho sản

xuất.

- Ở mức chiến lược là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp xác định kế hoạch sản xuất

dài hạn, nơi đặt mặt bằng sản xuất, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện sản xuất mới, đầu tư

vào công nghệ sản xuất mới…

Các HTTT quản lý sản xuất về cơ bản thuộc mức tác nghiệp và chiến thuật, cung cấp

thông tin để điều khiển và kiểm soát việc sản xuất ra sản phẩm cũng như phân bổ các nguồn

lực để hoàn thiện các tiến trình sản xuất. Ngược lại, các HTTT quản lý sản xuất ở mức chiến

lược nhằm trợ giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược với sự ràng buộc

một lượng lớn vốn và các nguồn lực khác trong một thời gian dài.

6.3.3.1 Các HTTT sản xuất mức tác nghiệp

Có nhiều HTTT tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất như phân hệ mua hàng, giao

hàng, quản lý chất lượng…

a) HTTT mua hàng

Để có được hàng hóa đầy đủ và đều đặn phục vụ quá trình sản xuất, HTTT quản lý

mua hàng cần thực hiện các chức năng cụ thể sau:

- Quản lý mua hàng, bao gồm mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất và các loại phụ

kiện, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bảo trì, sửa chữa và vận hành. Quá trình mua sắm bao

gồm quyết định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp... Nội dung mua

sắm bao gồm chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa chỉ giao hàng, phương

thức thanh toán và các khoản tiền trả. Đây là những loại dữ liệu quan trọng mô tả chi tiết cho

quá trình mua sắm mà HTTT cần phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời.

+ Phân hệ mua hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo về mọi giai đoạn của

quá trình mua hàng với các tệp dữ liệu như tệp các đơn hàng, hàng mua, tệp nguyên vật liệu,

tệp các nhà cung cấp…

+ Phân hệ nhận hàng: duy trì dữ liệu và cung cấp các báo cáo nhận hàng với đầy đủ

thông tin về ngày nhận hàng, mã và tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng hàng đặt và hàng

thực nhận…

- Quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu. HTTT cần trợ giúp giám sát và phát hiện ra

mức tiêu thụ bất thường trong từng công đoạn sản xuất và ở từng bộ phận để tìm nguyên nhân

giải quyết trước khi đưa ra quyết định mua.

- Chọn nhà cung cấp. Các hoạt động mua sắm thường phục vụ cho kế hoạch sản xuất

dài hạn của tổ chức nên tổ chức cần quan tâm đến chính sách giá, chất lượng hàng hóa, dịch

vụ, mức độ hỗ trợ kỹ thuật và năng lực cung cấp hàng của các nhà cung cấp. Vì vậy, HTTT

cần có khả năng tìm kiếm và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp

phù hợp nhất.

PTIT



- Đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng. Khi thực hiện mua hàng, hợp đồng

mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán về giá cả, chất lượng hàng hóa, các đợt

chuyển hàng, phương thức thanh toán... HTTT cần phải lưu vết đầy đủ, chi tiết các điều khoản

đã được thỏa thuận giữa các bên để làm cơ sở cho quá trình thực hiện hợp đồng. HTTT cần

theo dõi suốt quá trình thực hiện hợp đồng để phòng ngừa rủi ro hoặc điều chỉnh các điều

khoản kịp thời.

b) HTTT giao hàng

Mắt xích cuối cùng của quá trình sản xuất là nhập thành phẩm vào kho hàng hoặc giao

trực tiếp cho khách hàng. HTTT giao hàng sẽ cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng

tồn kho và công nợ phải thu.

c) HTTT quản lý chất lượng

Chất lượng trong hệ thống sản xuất bao gồm hai loại:

- Chất lượng sản phẩm thể hiện trên các đặc tính cố hữu của sản phẩm được đo theo các

tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp thông tin về chất lượng từ dạng nguyên vật liệu đến

sản phẩm dở dang và cho tới sản phẩm nhập kho.

- Chất lượng của các tiến trình sản xuất được đánh giá dựa trên thời gian thực hiện,

mức độ tiêu tốn nguồn lực và mức độ hoàn thiện của kết quả so với những chỉ tiêu về thời

gian, kinh phí, kết quả đã được hoạch định cho công việc.

HTTT quản lý chất lượng hoạt động song hành với các tiến trình sản xuất và có 3 chức

năng cơ bản là hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng. Các thông

tin kiểm tra chất lượng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:

- Có thể được hệ thống phát triển và thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định các đặc

điểm thực tế cho một sản phẩm đang trong quá trình phát triển.

- Cần thiết cho bộ phận mua hàng để đánh giá chất lượng những hàng hoá đặt mua.

- Giúp các nhà quản lý xác định các yếu điểm của máy móc và con người tham gia sản

xuất, những nhân lực không đủ năng lực cần thiết đối với công việc được giao.

6.3.3.2 Các HTTT sản xuất mức chiến thuật

Các HTTT quản lý sản xuất ở mức chiến thuật trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và

kiểm soát quá trình sản xuất. Đó là các hệ thống:

a) HTTT quản lý hàng dự trữ (hay quản lý hàng tồn kho)

Hệ thống này sử dụng thông tin của các HTTT tác nghiệp như hệ thống mua hàng,

giao hàng và hệ thống xử lý đơn đặt hàng của người mua.

Mục tiêu của quản lý hàng dự trữ là để giảm tối đa chi phí trong khi vẫn duy trì được

tồn kho đủ để đáp ứng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu có thành phẩm để

bán. Duy trì mức tồn kho hợp lý sẽ tránh được tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu nguyên liệu

hoặc mất doanh thu vì thiếu thành phẩm để bán. Mức độ tồn kho phụ thuộc vào số lượng và

số lần nhập và xuất vật tư. Nếu nhập hàng nhiều lần với số lượng ít thì tổ chức sẽ tốn chi phí

PTIT



đặt hàng nhưng mức tồn kho ít; ngược lại mức tồn kho cao sẽ phát sinh chi phí tồn kho cao

(do tốn chi phí cho mặt bằng, vật tư giảm giá hoặc hư hỏng).

Có hai cách cơ bản để quản lý hàng dự trữ:

- Xác định mức tồn kho an toàn

(hay mức đặt hàng lại RL- Reorder

Level) là mức tồn kho tối thiểu thỏa

mãn nhu cầu sử dụng vật tư trong

khoảng thời gian giữa hai lần đặt

hàng. Phương pháp này làm giảm

số lần đặt hàng với số lượng ít.

- Xác định mức đặt hàng kinh tế

(Economic Order Quantity hay

EOQ) là mức đặt hàng có chi phí tối

ưu nhất, là điểm cân bằng giữa chi

phí lưu kho và chi phí đặt hàng

(hình 6.7).

Hình 6.8 Thông tin đầu vào, đầu ra của mô hình RL và EOQ

ĐẦU VÀO

- Nhu cầu hàng năm về

một loại hàng dự trữ

- Giá một đơn vị hàng

- Chi phí đặt hàng trên

một đơn hàng

- Chi phí dự trữ trung bình

trên một đơn vị dự trữ

trong năm

- Thời gian đặt hàng

ĐẦU RA

- Lượng hàng đặt tối

ưu mỗi lần

- Số lượng đơn hàng

- Khoảng cách giữa

hai lần đặt hàng

- Tổng chi phí dự trữ

Phương

pháp

Economic

Order

Quantity

ĐẦU VÀO

- Nhu cầu hàng năm về

một loại hàng dự trữ

- Số ngày sản xuất trong

năm

- Thời gian vận chuyển

một đơn hàng

ĐẦU RA

Mức đặt hàng lại

(RL) hay

mức tồn kho

an toàn

Phương

pháp

Reorder

Level

Lượng hàng mua

Chi phí đặt hàng

Chi phí lưu kho

Tổng chi phí

EOQ

Ch

i p

hí

Hình 6.7. Điểm đặt hàng tối ưu trong EOQ

PTIT



Hầu hết các hệ thống quản lý sản xuất đều có hệ thống quản lý hàng dự trữ. Số lượng

tiêu dùng hoặc nhập kho của mỗi nguyên vật liệu được hệ thống theo dõi để từ đó tính được

số lượng tồn kho và để biết khi nào cần mua thêm.

Có một số HTTT giúp giải quyết triệt để vấn đề quản lý hàng dự trữ như:

♦ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning)

giúp xác định chính xác mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời

gian cần thiết để có thể nhận được hàng từ nhà cung cấp, tính toán lượng hàng đặt với một chi

phí hợp lý nhất, sau đó tiến hành đặt mua tại một thời điểm thích hợp nhất để chắc chắn có

chúng đúng lúc cần đến.

♦ HTTT dự trữ đúng thời điểm JIT (Just – In – Time). Phương châm của JIT là các

hoạt động chỉ xảy ra đúng vào lúc cần thiết để duy trì lịch sản xuất. Để quản lý hàng dự trữ

trong hệ thống JIT, cần thiết lập một chế độ kiểm soát sản xuất hiệu quả và duy trì sự phối

hợp chặt chẽ với nhà cung cấp thông qua mạng truyền dữ liệu điện tử. Nhà cung cấp có thể

theo dõi được mức hàng dự trữ của tổ chức và họ chỉ gửi nguyên vật liệu vừa đủ thỏa mãn

nhu cầu sản xuất của tổ chức mà thôi.

b) HTTT lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là kế hoạch cấp phát nguồn lực có sẵn (công cụ, nhân lực và máy

móc) cho các công việc cần thực hiện, để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. HTTT

lập kế hoạch sản xuất (hay điều độ sản xuất) sẽ hỗ trợ quá trình sắp xếp các công việc cần

thực hiện theo trình tự hợp lý, có xác định rõ ai/ bộ phận nào làm, thời điểm bắt đầu và kết

thúc, ước lượng mức độ nguồn lực và thời gian cần thiết để thực hiện tất cả các công việc theo

yêu cầu.

Một phương pháp lập kế hoạch thực hiện công việc phổ biến là sơ đồ PERT (Program

Evaluation and Review Technique). Nó cho biết các công việc cần phải được thực hiện trong

thời gian bao lâu và những công việc nào không được phép trễ tiến độ (nằm trên đường găng).

Từ sơ đồ PERT AON (Action – On – Node), sơ đồ Gantt được dùng để diễn tả chi tiết liên

kết giữa công việc, thời gian và nguồn lực; phân tích cách sử dụng nguồn lực cho công việc

(mức độ hiệu quả, phân bổ các loại nguồn lực cho công việc…).

c) HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm

Các tổ chức thường áp dụng hai hướng chính để phát triển và thiết kế sản phẩm:

- Các nhà thiết kế có thể sử dụng máy tính để thiết kế sản phẩm mới một cách chủ

động và sáng tạo. Tuy nhiên, bộ phận thiết kế thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu

được từ quá trình khảo sát khách hàng hoặc HTTT nghiên cứu thị trường; từ đó xác định sản

phẩm và các đặc tính của sản phẩm dựa trên mong muốn của người tiêu dùng. Để thực hiện

được việc này, các HTTT cần cung cấp phương tiện để khách hàng có thể đặt ra yêu cầu về

sản phẩm mà họ mong muốn.

- Nhìn từ quan điểm thiết kế, sản phẩm là một cấu trúc nhiều thành phần liên kết với

nhau. Theo xu hướng công nghiệp hóa, mỗi thành phần của sản phẩm ngày càng được chuẩn

hóa và được nhiều nhà sản xuất cung cấp với giá cạnh tranh, do đó việc thiết kế sản phẩm

PTIT



ngày nay có xu hướng lắp ráp từ các mô-đun đã được chuẩn hóa. Điều này giúp cho tổ chức

giảm nhiều chi phí. Quản lý việc thiết kế sản phẩm sẽ gồm các công việc phân tích xu hướng

chuẩn hoá các sản phẩm và công nghệ, phân tích khả năng sử dụng các mô-đun chuẩn hóa

đang bán trên thị trường cho từng sản phẩm, định hướng thiết kế sản phẩm theo các công

nghệ chuẩn, quản lý các dòng sản phẩm...

6.3.3.3 Các HTTT sản xuất mức chiến lược

Các HTTT này nhằm trợ giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược như:

a) HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm sản xuất

Hệ thống này dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức.

- Nguồn thông tin bên ngoài bao gồm các CSDL trên CD - Rom, các nguồn thư viện

truyền thống hay các CSDL trực tuyến duy trì bởi các cơ quan chính phủ, các tổ hợp công

nghiệp, các nhóm nghiên cứu tư nhân hay các tổ chức tư vấn.

Một số thông tin bên ngoài tương đối khách quan và có thể định lượng được như tính

sẵn có và chi phí nhân công có tay nghề; phương tiện cùng chi phí vận chuyển hàng hóa; tính

sẵn có của các vị trí mặt bằng, giá cả đất đai; sự thuận tiện trong vấn đề mua sắm nguyên vật

liệu cũng như tiêu thụ sản phẩm; cơ sở hạ tầng, giá cả năng lượng…

Một số thông tin khác mang tính chủ quan và định tính như thái độ cộng đồng đối với tổ

chức, chất lượng các dịch vụ cộng đồng…

- Các nguồn thông tin bên trong bao gồm các HTTT nhân lực, các HTTT tổ chức kế

toán và các HTTT sản xuất.

b) HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ

Các HTTT đánh giá công nghệ cung cấp thông tin về các công nghệ sản xuất mới, có

chức năng giúp các nhà quản lý xác định các công nghệ mới và đánh giá lợi thế chiến lược

của các công nghệ đó, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn công nghệ sản xuất cho tổ chức.

c) HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm

Một doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu, sản xuất các phụ kiện, lắp ráp các phụ

kiện thành các bộ phận, sau đó lắp ráp các bộ phận thành thành phẩm hoặc có thể quyết định

mua các phụ kiện, các bộ phận từ một nhà cung cấp khác và chỉ giới hạn quy trình thiết kế ở

khâu lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm. HTTT này sẽ xử lý các lượng thông tin khổng lồ

từ nhiều HTTT bên trong và bên ngoài tổ chức và giúp nhà quản lý đưa ra quyết định cuối cùng.

d) HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp

Để thiết kế một doanh nghiệp mới, tổ chức cần những thông tin về công nghệ sản xuất

sẽ áp dụng, số lượng nhân công dự kiến cùng kế hoạch phân công lao động, bố trí sản xuất; hệ

thống giao thông trong vùng; giá cả điện, nước và các nguồn năng lượng khác; giá cả và tính

sẵn có của nguyên vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu đầu vào; giá cả vận chuyển hàng hóa;

chi phí mặt bằng… Các thông tin này có thể có được từ các HTTT lập kế hoạch và lựa chọn

địa điểm kinh doanh, đánh giá công nghệ hoặc quá trình thiết kế sản phẩm và công nghệ.

PTIT



6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất


Các phần mềm chung như phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê

và phần mềm quản lý dự án thường được các nhà quản lý sản xuất sử dụng để hỗ trợ và cải

tiến quá trình ra quyết định của họ.

a) Phần mềm cơ sở dữ liệu

Phần mềm CSDL sử dụng cho HTTT kế toán của một tổ chức thường xử lý rất nhiều dữ

liệu được sử dụng trong các HTTT sản xuất, như hoá đơn, báo cáo và dữ liệu đầu ra khác, gắn

liền với hệ thống mua hàng, nhận/ giao hàng; phân hệ hàng tồn kho...

Các gói phần mềm ngôn ngữ hỏi và sinh báo cáo cho phép các nhà quản lý truy nhập

CSDL để chuẩn bị các báo cáo đột xuất và để thu thập thông tin hữu ích cho quá trình lập kế

hoạch chiến thuật và chiến lược.

b) Phần mềm bảng tính

Phần mềm bảng tính cũng được sử dụng để hỗ trợ cho các nhà quản lý sản xuất: chuẩn

bị và kiểm tra ngân sách, đánh giá các quyết định đầu tư bằng cách sử dụng giá trị hiện tại

thuần, tỷ suất hoàn vốn nội bộ, các phương pháp khấu hao và hoàn thành các hoạt động quản

lý sản xuất khác.

c) Phần mềm thống kê

Phần mềm thống kê thường được sử dụng trong kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phần

mềm thống kê thường cho phép các nhà quản lý lựa chọn dạng hiển thị kết quả khác nhau và

phong phú (như các dạng bảng hoặc đồ thị với nhiều kiểu khác nhau).

d) Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án thường được sử dụng để tạo các sơ đồ Gantt và Pert. Bằng

cách tạo ra một cách dễ dàng và nhanh chóng các sơ đồ này, các phần mềm quản lý dự án cho

phép người sử dụng dùng mô phỏng nhiều quyết định sách lược với dữ liệu trong các sơ đồ.

Các sơ đồ Pert thường yêu cầu nhiều tính toán và nhiều thời gian để vẽ nếu thực hiện thủ

công. Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án, sơ đồ Pert có thể được thay đổi dễ dàng

khi có sự thay đổi của các điều kiện đối với dự án.


Có rất nhiều gói phần mềm khác nhau được thiết kế dành cho những chức năng sản xuất

chuyên biệt như phần mềm quản lý danh mục vật tư cần thiết để sản xuất ra sản phẩm, phần

mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm lên kế hoạch về năng lực sản xuất, phần mềm lập tiến

độ sản xuất... Phần mềm quản lý SXKD hiện nay chạy được trên hầu hết các loại máy tính, từ

máy vi tính tới máy tính lớn. Sau đây là một số phần mềm điển hình thường được sử dụng

trong quản lý SXKD:

a) Phần mềm kiểm tra chất lượng

Phần mềm kiểm tra chất lượng thường gồm các phần mềm thống kê chuyên dùng cho

việc kiểm tra chất lượng. Chúng có khả năng cung cấp các sơ đồ kiểm tra và các biểu đồ

PTIT



Pareto, trợ giúp các quản trị viên chất lượng. Sơ đồ kiểm tra là những công cụ đồ hoạ đo độ

biến thiên xảy ra trong quá trình sản xuất một sản phẩm hay một dịch vụ.

Các biểu đồ khác như: đồ thị tán xạ (phản ánh mối quan hệ giữa các đặc tính tạo nên

chất lượng), biểu đồ phân bố (mô tả tổng quan về biến động dữ liệu), biểu đồ kiểm soát… đều

có thể dễ dàng vẽ được với sự trợ giúp của phần mềm máy tính.

b) Phần mềm thiết kế sản phẩm

Phổ biến nhất là các phần mềm trợ giúp thiết kế bằng máy tính CAD. Chúng được chia

làm hai loại:

- Loại trợ giúp các kỹ sư cơ khí và các kiến trúc sư, được dùng để sửa đổi, hoàn thiện các

bản vẽ, bản thiết kế, các sơ đồ một cách dễ dàng và nhanh chóng như phần mềm Auto Cad.

- Loại dành cho các kỹ sư điện hoàn thiện một cách dễ dàng và nhanh chóng các sơ đồ

mạch điện. Ví dụ như phần mềm EE Designer của Visionics Corporation.

Cả hai loại phần mềm CAD đều đòi hỏi hệ thống máy tính phải được trang bị các thiết

bị đầu cuối và máy in đồ họa. Chúng cho phép các kỹ sư thực hiện những mô phỏng đối với

sản phẩm (từ mô phỏng thiết kế cho tới mô phỏng sử dụng sản phẩm), cho phép tiết kiệm rất

nhiều chi phí phát triển sản phẩm, giúp tổ chức mau chóng đưa sản phẩm được ra thị trường.

c) Các phần mềm sản xuất khác

- Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư.

- Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực sản xuất.

- Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer – intergrated Manufacturing).

6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

6.4.1 Khái niệm

HTTT tài chính kế toán là một HTTT phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động

thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức thông qua một số phương

pháp tính gắn liền với việc sử dụng 3 loại thước đo: tiền, hiện vật và thời gian, trong đó thước

đo bằng tiền là chủ yếu. Hệ thống tài chính kế toán chịu trách nhiệm trả lời cho các câu hỏi

như: giá trị tài sản hiện nay của tổ chức là bao nhiêu; mức độ lãi lỗ sau một khoảng thời gian

hoạt động là bao nhiêu, các chứng từ thu tiền, ghi nợ, khấu hao, đầu tư từ nguồn vốn của tổ

chức là gì…, để giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn

trong tổ chức. Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác.

HTTT tài chính kế toán bao gồm hai phân hệ: phân hệ tài chính và phân hệ kế toán.

Hai phân hệ này có mối liên hệ rất chặt chẽ với nhau.


6.4.2.1 Phân hệ thông tin tài chính

Phân hệ thông tin tài chính bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động

tài chính trong mỗi tổ chức với các chức năng chính sau đây:

- Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp liên quan đến hoạt

PTIT



động tài chính vào một HTTT duy nhất.

- Cung cấp dữ liệu một cách kịp thời phục vụ nhu cầu phân tích tài chính, tạo khả năng

truy xuất dữ liệu cho nhiều đối tượng người sử dụng khác nhau

- Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: theo thời gian, theo sản phẩm, khách

hàng, vùng địa lý…

- Phân tích các hoạt động tài chính trong quá khứ và dự báo trong tương lai; dự báo

các dòng tiền trong tương lai; theo dõi và kiểm soát việc sử dụng các quỹ của tổ chức.

Mô hình tổng quát của phân hệ này được biểu diễn ở hình 6.9.

Hình 6.9 Tổng quan về HTTT Tài chính

Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT tài chính cần các dữ liệu và thông tin đa

dạng. Các dữ liệu đầu vào chủ yếu là: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ

chức, dữ liệu từ các HTTT xử lý giao dịch (hệ thống quản lý tiền lương, hàng tồn kho…) và

các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức (các chính sách về thuế, thu nhập của người lao động,

thông tin về đối thủ cạnh tranh,…). Đầu ra chủ yếu là các báo cáo tài chính, thống kê tài chính

và các dự báo về tài chính.

6.4.2.2 Phân hệ thông tin kế toán

Các loại tài sản mà tổ chức sở hữu (như tiền vốn, công cụ, nguyên liệu, thành phẩm…)

thường xuyên biến động (tăng, giảm) theo các hoạt động SXKD của tổ chức, ví dụ: trích tiền

vốn mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp hoặc ngược lại, bán sản phẩm và thu được

doanh thu. Đối tượng theo dõi, đo lường và giám sát của HTTT kế toán là tài sản sở hữu và sự

biến động tài sản đó của tổ chức.

Sự biến động tài sản của tổ chức phần lớn được diễn ra theo chu kỳ, ví dụ: tiền vốn–

chi phí sản xuất – thành phẩm – hàng hóa – doanh thu – tiền vốn. Thước đo chung của chúng

là giá trị được tính bằng tiền. Tiền là thước đo kết quả của các hoạt động SXKD của tổ chức



- Dữ liệu giao dịch tài

chính của tổ chức

- Dữ liệu từ bên ngoài về

công tác tài chính

Thông tin vào

- Dự báo tài chính

- Báo cáo tài chính

- Thống kê tài chính

về ngân sách, nhu

cầu vốn bằng tiền…

CSDL Tài chính

Thông tin ra HTTT QUẢN LÝ

TÀI CHÍNH

PTIT



và được phản ánh trong các hoạt động kế toán cơ bản như sau:

Kế toán chi tiết phản ánh chi tiết từng loại tài khoản sát với thực tế phát sinh các

nghiệp vụ kinh tế. Mỗi chứng từ đã được lập ra là đầu vào cho kế toán chi tiết phân tích, định

khoản trên các tài khoản và để đối chiếu với các nghiệp vụ thực tế tại mỗi thời điểm kiểm tra,

nhằm bảo đảm cho việc phản ánh hoạt động thực tế được trung thực, chính xác.

- Lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế

tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ đều có tên gọi,

số và ngày phát sinh ra chứng từ, tên và chữ ký của người có liên quan, nội dung của nghiệp

vụ mà trong đó có thể hiện rõ các số đo (số lượng, giá tiền…) cho các đối tượng kế toán phát

sinh trong nghiệp vụ để đưa chúng vào các tài khoản kế toán tương ứng.

- Lập và theo dõi biến động trên các tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là một cấu

trúc diễn tả mối quan hệ đối ứng về giá trị tiền giữa các đối tượng kế toán trong trạng thái vận

động. Mỗi tài khoản được mở cho từng đối tượng kế toán cần phải theo dõi thường xuyên qua

số liệu đầu kỳ, phát sinh và cuối kỳ. Số hiệu của tài khoản được quy định thống nhất theo luật

kế toán. Nội dung của tài khoản được lấy từ các chứng từ kế toán.

- Ghi sổ kép. Ghi sổ kép là cách để ghi vết các biến động về giá trị tiền trên các tài

khoản liên quan với mỗi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, để làm cơ sở phản ánh sự biến đổi giá

trị tiền giữa các loại tài sản. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan đến ít nhất hai

tài khoản kế toán. Việc xác định một (hoặc nhiều) tài khoản đối ứng và giá trị đối ứng được

gọi là định khoản.

Kế toán tổng hợp. Kế toán chi tiết cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. Yêu cầu

tổng hợp các sổ kế toán chi tiết thành hệ thống các chỉ tiêu tổng hợp là vấn đề có ý nghĩa quan

trọng về mặt quản lý tài chính. Các thông tin tổng hợp được gọi là các thông tin tài chính. Kế

toán tổng hợp có 2 công việc quan trọng:

- Lập bảng cân đối kế toán. Cân đối kế toán dựa trên nguyên tắc cân bằng giữa các giá

trị tiền phản ánh trong các tài khoản kế toán qua phương pháp ghi sổ kép: với mỗi bút toán kế

toán, ghi nợ luôn đi đôi với ghi có mà kết quả là tổng số tiền ghi nợ trên một tài khoản và tổng

số tiền ghi có trên các tài khoản đối ứng là bằng nhau. Kết quả của việc cân đối kế toán là bảng

cân đối kế toán; nó phản ánh một cách tổng quát kết cấu của tài sản và nguồn vốn hình thành

nên tài sản tính đến thời điểm báo cáo.

Dưới đây trình bày ví dụ về một bảng cân đối kế toán.

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 30/6/2013

Đơn vị tính: 1.000 đồng

Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền

Loại A: Tài sản lưu động

1. Tiền mặt

2. Tiền gửi ngân hàng

1.500.000

40.000

800.000

Loại A: Nợ phải trả

1. Vay ngắn hạn

2. Phải trả cho người bán

850.000

600.000

200.000

PTIT



3. Nguyên vật liệu

4. Công cụ, dụng cụ

5. Thành phẩm

Loại B: Tài sản cố định

- Tài sản cố định hữu hình

TỔNG CỘNG TÀI SẢN

500.000

60.000

100.000

5.000.000

5.000.000

6.500.000

3. Phải trả khác

Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu

1. Nguồn vốn kinh doanh

2. Quỹ đầu tư phát triển

TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN

50.000

5.650.000

5.600.000

50.000

6.500.000

Hình 6.10. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là bảng

tổng hợp cân đối được sử dụng để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả lời lỗ của doanh

nghiệp trong một chu kỳ nhất định. Tính chất tổng hợp biểu hiện ở việc xác định các chỉ tiêu

cần báo cáo – là những chỉ tiêu phản ánh kết quả và chi phí của các loại hoạt động khác nhau.

Báo cáo kết quả kinh doanh là thông tin tài chính quan trọng để đánh giá và phân tích tình

hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán

6.4.3.1 Các HTTT kế toán mức tác nghiệp

Các HTTT kế toán ở mức tác nghiệp là các HTTT xử lý giao dịch cho phép ghi chép,

theo dõi, đo lường và giám sát mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức. Các hệ

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các chứng từ kế toán

Các tệp số liệu chi tiết

Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ

(tuần, tháng, quí, năm...)

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Lập chứng từ

Cập nhật chứng từ vào máy

Tổng hợp số liệu định kỳ

Lập báo cáo

PTIT



thống này cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết

định mức chiến thuật và lập kế hoạch chiến lược.

a) HTTT kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương là giá trị tiền mà tổ chức dùng để trả cho người lao động để tái tạo lại sức

lao động, đồng thời nó còn góp phần vào việc định giá thành sản phẩm.

Hệ thống này có chức năng tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh

toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân… Với hệ thống lương riêng biệt

cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương, thuế thu nhập và tổng hợp nó trong

báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát các tốt hơn các nghiệp vụ lương.

Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làm việc theo giờ) hoặc hợp đồng lao động (đối với

nhân viên hưởng lương), thẻ đếm sản phẩm và các bút toán kế toán tính lương, bút toán chi

tiền khi phát hành séc thanh toán.

Báo cáo: Ghi chép lương (danh sách các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng lương, các

khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm tra séc phát hành và báo

cáo thu nhập.

Sổ sách: ghi chép lương (ghi những tính toán cho tổng lương, các khoản trừ và tiền

lương thực chi).

b) HTTT kế toán tài sản cố định

Tài sản cố định (TSCĐ) là những tài sản sở hữu của tổ chức có hình thái vật chất cụ thể

hoặc có thể tồn tại dưới hình thái giá trị sử dụng để thực hiện một vài chức năng nhất định

trong quá trình hoạt động của tổ chức. TSCĐ có đặc điểm là chắc chắn thu được lợi ích kinh

tế trong tương lai từ việc sử dụng nó, nguyên giá tài sản được xác định một cách đáng tin cậy

và có thời hạn sử dụng lâu (thường từ 1 năm trở lên).

HTTT kế toán TSCĐ có chức năng ghi chép chính xác về tất cả các tài sản, các khoản

khấu hao thường kỳ hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này.

Các kiểu nghiệp vụ: tăng TSCĐ, khấu hao và thanh lý TSCĐ.

Các chứng từ: mua tài sản, khấu hao, thanh lý TSCĐ.

Các báo cáo: Báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ.

Các sổ sách kế toán: sổ chi tiết TSCĐ.

c) HTTT kế toán hàng tồn kho

HTTT kế toán hàng tồn kho có chức năng ghi chép kế toán về hàng tồn kho và quản trị

hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu).

Chứng từ: các chứng từ trong chu trình mua và bán hàng, yêu cầu nguyên vật liệu (xuất

cho sản xuất).

Báo cáo: báo cáo tình trạng hàng tồn kho, báo cáo hàng cần bổ sung (các mặt hàng có

mức tồn kho thấp hơn mức cho phép) và báo cáo số lượng hàng tồn kho.

Sổ sách: sổ chi tiết hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên).

d) HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

PTIT



Chi phí sản xuất là chi phí cần thiết để tạo ra sản phẩm bao gồm nhiều khoản khác nhau

như chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ… Giá thành sản phẩm là một đại

lượng tương quan giữa chi phí sản xuất đã bỏ ra và kết quả sản xuất đạt được (Giá thành sản

phẩm = chi phí sản xuất / kết quả sản xuất).

HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm kiểm soát việc sử dụng vốn đầu

tư cho sản xuất sao cho có hiệu quả nhất, tiết kiệm và tránh lãng phí.

Chức năng: tính toán và ghi chép kế toán chi phí tạo thành phẩm.

Nghiệp vụ: tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung tạo sản

phẩm và chuyển chi phí sản xuất thành giá trị thành phẩm.

Chứng từ: yêu cầu nguyên vật liệu (lập cho mỗi lệnh sản xuất), thẻ thời gian theo công

việc, thẻ thời gian theo nhân viên, lệnh sản xuất đã hoàn thành.

Báo cáo: các loại báo cáo chi phí sản xuất.

Sổ sách: sổ chi tiết chi phí sản phẩm.

e) HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm

Tiêu thụ sản phẩm là cung cấp cho bên ngoài các sản phẩm (thành phẩm hoặc bán thành

phẩm) mà tổ chức làm ra.

HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm phản ánh các hoạt động tiêu thụ sản phẩm thể

hiện qua doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng, trị giá hàng hư hỏng bị

trả về hoặc các loại thuế có liên quan (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu,…),

để xác định chính xác doanh thu thuần bán hàng và lời lỗ.

f) HTTT kế toán quá trình kinh doanh

Bán hàng hóa hoặc dịch vụ là hoạt động cơ bản của tất cả các tổ chức nhằm thực hiện

chức năng liên kết giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động bán hàng, dự trữ hàng, trao đổi hàng

được gọi chung là lưu chuyển hàng hóa nhằm tạo ra lợi nhuận cho tổ chức.

HTTT kế toán quá trình kinh doanh phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hóa về mặt giá

trị và hiện vật (nhập kho, xuất kho và tiêu thụ) và xác định kết quả kinh doanh.

g) HTTT kế toán đầu tư - xây dựng cơ bản

Đầu tư xây dựng cơ bản (ĐT-XDCB) là quá trình chuyển một phần nguồn vốn của tổ

chức thành TSCĐ (cửa hàng, mặt bằng, văn phòng…) bằng các dự án đầu tư để tạo ra năng

lực sản xuất mới cần thiết cho hoạt động SXKD hoặc phục vụ cho đời sống của người nhân

viên trong tổ chức.

HTTT kế toán ĐT-XDCB phản ánh vốn ĐT-XDCB và quyết toán vốn đầu tư khi dự án,

công trình đã được nghiệm thu, bàn giao.

h) HTTT kế toán các loại nguồn vốn

Bất cứ tổ chức nào khi muốn tiến hành hoạt động SXKD cũng đều cần phải có tài sản.

Tài sản được tạo ra từ nguồn vốn của tổ chức. Tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn

tạo ra tài sản chỉ là sự thể hiện trên hai mặt khác nhau của một lượng tài sản duy nhất của tổ

PTIT



chức (được thể hiện bằng nhau trên bảng cân đối). Nguồn vốn được hình thành từ nhiều cách

khác nhau như vay tiền ngân hàng, phát hành trái phiếu, hay vốn chủ sở hữu. Mỗi loại hình

vốn có chi phí sử dụng khác nhau (vay ngắn hạn, vay dài hạn đều phải trả tiền lãi).

HTTT kế toán các loại nguồn vốn hỗ trợ việc phân bổ tỉ lệ của mỗi loại nguồn vốn như

thế nào để đạt hiệu quả đầu tư cao nhất.

6.4.3.2 Các HTTT tài chính mức chiến thuật

Các HTTT tài chính chiến thuật cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo định kỳ, đột

xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến thuật trong lĩnh vực tài chính kế toán. Các hệ thống

này đặt trọng tâm vào vấn đề phân phối các nguồn lực của tổ chức, tăng cường khả năng kiểm

soát của các nhà quản lý về các nguồn tài chính của một bộ phận hay toàn tổ chức. Điển hình

là các HTTT ngân sách, quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản trị

đầu tư. Các hệ thống này thường sử dụng thông tin thu được từ các HTTT kế toán.

a) HTTT quản lý ngân sách

HTTT quản lý ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thực thu, thực chi và so

sánh chúng với các mức thu, chi theo kế hoạch; cho phép so sánh ngân sách của kỳ hiện tại

với ngân sách của các kỳ tài chính trước đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng

ban với nhau… Từ đó, các nhà quản lý có thể xác định được cách thức sử dụng các nguồn lực

như thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Hệ thống sổ cái chung của HTTT kế toán tự động hoá thường cho phép cập nhật các số

liệu/ quy mô ngân sách thông qua số hiệu tài khoản, từ đó định kỳ xây dựng các báo cáo như:

- Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục.

- Độ biến động của ngân sách (chênh lệch giữa dự toán và thực tế) theo khoản mục.

- Phân bổ ngân sách hiện nay so với phân bổ năm trước.

- Thu nhập và chi phí hiện tại so với thu nhập và chi phí năm trước.

- Thu thập và chi phí hiện tại của các đơn vị hay bộ phận khác nhau…

Phần mềm bảng tính trợ giúp rất hiệu quả cho các nhà quản lý trong những câu hỏi dạng

“What – If” về ngân sách, trên cơ sở đó có thể tạo ra nhiều tình huống phân bổ ngân sách

khác nhau.

b) HTTT quản lý vốn bằng tiền

HTTT quản lý vốn bằng tiền đảm bảo cho tổ chức có đủ vốn bằng tiền để trang trải các

khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư hoặc vay vốn để thỏa mãn nhu cầu tiền vốn

trong những kỳ không đủ dòng tiền. Thông tin cung cấp bởi dự báo về dòng tiền vào/ ra sẽ trợ

giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm và vay tiền.

Nếu thông tin được lưu trữ trên các bảng tính điện tử, các nhà quản lý có thể mô phỏng

hàng loạt tình huống kinh doanh có thể xảy ra, nhờ đó có thể ra các quyết định mang tính

thông tin nhiều hơn về việc sử dụng vốn hay nhu cầu vốn cho các hạng mục cụ thể.

c) Các HTTT dự toán vốn

HTTT dự toán vốn cung cấp thông tin về dự toán mua sắm hay bán, chuyển nhượng tài

PTIT



sản cố định trong năm tài chính. Nhà quản lý có thể thực hiện so sánh nhiều kế hoạch đầu tư

vốn khác nhau bằng ba công cụ đánh giá chủ yếu:

(1) Giá trị hiện tại thuần - NPV (Net Present Value)

(2) Tỉ lệ thu thập trong kì của đầu tư - IRR (Internal rate of return)

(3) Thời hạn khấu hao hay hoàn vốn - PP (Payback Period).

Sử dụng ba tiêu chuẩn đánh giá trên, nhà quản lý tài chính có thể ra các quyết định

mang tính thông tin trong việc sử dụng các tài sản mua sắm được cũng như trong việc xác

định cách thức đầu tư tốt nhất cho việc mua sắm tài sản. Các công cụ phần mềm như bảng

tính điện tử và phần mềm phân tích tài chính hỗ trợ các nhà quản lý hoàn thiện các chức năng

này một cách nhanh chóng. Họ có thể tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi dạng “What – if”

bằng cách sử dụng phần mềm máy tính.

d) Các HTTT quản trị đầu tư

Theo dõi các khoản đầu tư của tổ chức cho cổ phiếu, trái phiếu và các chứng khoán

khác là một phần quan trọng của quản lý tiền vốn.

Các HTTT quản trị đầu tư cung cấp các cách thức thống nhất để quản lý các khoản đầu

tư. Chúng bao gồm việc sử dụng các CSDL trực tuyến, cập nhật tức thời giá cổ phiếu, trái

phiếu và thông tin về lịch sử của mỗi khoản đầu tư; sử dụng các công cụ phân tích đầu tư khác

nhằm trợ giúp cho nhà quản lý đầu tư của tổ chức.

6.4.3.3 Các HTTT tài chính mức chiến lược

Ngược lại với các HTTT nêu trên, các HTTT tài chính mức chiến lược liên quan đến

việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức. Các HTTT này thường liên

quan đến nhiều loại dòng thông tin khác nhau:

- Thông tin nội bộ phân tích điều kiện, tình hình tài chính của tổ chức.

- Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương lai

của tổ chức.

- Các dự báo về tương lai của tổ chức trong môi trường xác định.

Kết quả chủ yếu của HTTT tài chính chiến lược là các mục tiêu và phương hướng tài

chính của tổ chức, bao gồm việc xác định các cơ hội đầu tư mới hoặc kết hợp các nguồn vốn

để đầu tư cho tổ chức.

a) HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Thực chất của việc phân tích tài chính của tổ chức là phân tích báo cáo tài chính. Những

báo cáo như vậy thường được cung cấp bởi các hệ thống kế toán dựa trên máy tính. Ngoài ra

hệ thống còn sử dụng các thông tin từ các CSDL trực tuyến để phân tích tình hình tài chính

của các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, khách hàng và các tổ chức khác.

Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường tình hình tài

chính hiện tại của một tổ chức và cho phép tìm ra cách thức để cải thiện tình hình tài chính.

Sau đây là ví dụ một phần bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp trong tháng

của một đơn vị do một phần mềm kế toán cung cấp:

PTIT



Phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Từ ngày: 01/01/2013 đến 31/01/2013

Chỉ tiêu Công thức tính Kết quả

Tỉ lệ hiện hành = Tài sản lưu động/ Nợ ngắn hạn 2,542 (lần)

Chu kì thu hồi trung bình = Các khoản phải thu/ Doanh số bán hàng

trung bình 1 ngày

55,251 (ngày)

Vòng quay hàng hoá Nguyên giá hàng bán/ Giá trị kho hàng 5,487 (lần/năm)

Khả năng sinh lời của

tài sản

= Lợi nhuận kinh doanh trước thuế/ Tổng

tài sản có

9,101%

................. ...............

b) HTTT dự báo tình hình tài chính dài hạn

Các nhà hoạch định chiến lược cần đến các dự báo về nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến tổ

chức. Ví dụ, dữ liệu về doanh thu trong quá khứ có thể được sử dụng để dự báo doanh thu

trong tương lai. Một số dự báo lại dựa trên việc sử dụng dữ liệu phát sinh từ bên ngoài tổ chức

hay cả hai nguồn dữ liệu này. Ví dụ, dự báo các chỉ tiêu kinh tế sẽ giúp cho các nhà hoạch

định hình dung được môi trường kinh tế mà tổ chức sẽ tồn tại và hoạt động trong tương lai.

HTTT dự báo tình hình tài chính của tổ chức thông qua các đánh giá tài chính dài hạn sẽ

cung cấp cho nhà hoạch định nhiều cơ hội để xem xét các hoạt động giúp cho tổ chức vượt

qua được những thời kỳ khó khăn hoặc tận dụng được các ưu thế của môi trường tương lai.

Thông tin sử dụng trong dự báo môi trường tương lai bao gồm việc mô tả các hoạt động

trong quá khứ của tổ chức, dữ liệu kinh tế hiện tại và dự báo kinh tế trong tương lai, thông tin

về nhân khẩu học, cấu trúc nhân khẩu học hiện tại, các dự báo về cấu trúc nhân khẩu học, cấu

trúc xã hội và đạo đức xã hội trong tương lai...

6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán

Hàng loạt sản phẩm phần mềm đã được tung ra thị trường nhằm cung cấp cho các nhà

quản lý khả năng quản lý hoạt động tài chính - kế toán. Chúng được phân thành 2 loại: Phần

mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng. Các sản phẩm phần mềm đa năng được thiết kế để

sử dụng chung cho nhiều đối tượng, ngược lại phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng cho

các nhà quản lý tài chính, kế toán.

6.4.4.1 Các phần mềm đa năng

Phần mềm máy tính điện tử hữu ích cho các nhà quản lý tài chính - kế toán là phần

mềm bảng tính, phần mềm thống kê và dự báo, phần mềm quản trị CSDL.

a) Phần mềm bảng tính

Phần mềm bảng tính cung cấp một công cụ đa năng, toàn diện cho các nhà quản lý tài

chính – kế toán. Một trong số đó là phần mềm bảng tính Excel hiện đang được sử dụng khá

phổ biến.

PTIT



- Các phần mềm này cho phép các nhà quản lý phát triển từng phần các bảng hay các

mẫu đồng bộ, gọi là các "Templates”. Các mẫu này chứa các tiêu đề, tên của các mục trong

bảng tính, các công thức được sử dụng để tính các tổng cột hay tổng dòng, trung bình dòng

hay trung bình cột và các đại lượng thống kê khác trên CSDL được đưa vào Templates. Một

khi template này đã được lưu lại thì có thể được sử dụng bởi các nhà quản lý thường xuyên và

tất cả những gì cần làm chỉ còn là động tác nhập dữ liệu cho các mục và hiệu chỉnh ngày cho

đúng mà thôi.

- Phần mềm bảng tính có thể được sử dụng một cách có hiệu quả cho nhiều chức năng

tài chính, không chỉ để thực hiện phân tích ngân sách mà còn so sánh nhiều kế hoạch mua

sắm tài sản; so sánh nhiều phương án đầu tư khác nhau; dự toán dòng tiền cho một tổ chức...

Quan trọng là việc xác định được kiểu phân tích tài chính mà nhà quản lý muốn thực hiện.

- Nếu ngân sách cần chuẩn bị hay cần thao tác là kết quả của việc tập hợp nhiều ngân

sách khác nhau, thì việc sử dụng bảng tính điện tử cũng rất thuận tiện. Nó cung cấp khả năng

hợp nhất nhiều ngân sách được xây dựng riêng biệt và tổ chức một ngân sách duy nhất một

cách tự động.

- Nếu Templates yêu cầu một lượng lớn dữ liệu đã có sẵn trong CSDL của tổ chức, lúc

đó nên chọn phần mềm bảng tính có khả năng "Nhập" dữ liệu từ CSDL sẵn có của doanh

nghiệp. Cách thức này giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu và cũng đảm bảo rằng, dữ liệu

trong bảng tính luôn được cập nhật lại cho phù hợp với dữ liệu trong CSDL chung của tổ

chức, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

- Phần mềm bảng tính cũng cung cấp khả năng đồ hoạ rất mạnh. Người dùng có thể vẽ

các biểu đồ với nhiều kiểu dáng khác nhau, từ dạng bánh, dạng cột chồng hay dạng đường mô

tả dữ liệu trong các bảng tính. Biểu diễn kết quả thu được trên bảng tính điện tử bằng các biểu

đồ làm thông tin trở nên dễ đọc, dễ hiểu và hấp dẫn hơn.

Nhiều Công ty phần mềm cung cấp các Templates khác nhau cho phép thực hiện các

phân tích tài chính. Các templates này là các bảng tính trắng, chứa các tiêu đề, tên, nhãn và

các công thức. Các templates thương mại được sử dụng cho các phân tích ngân sách, dự báo

ngân sách, phân tích đầu tư và phân tích tài sản cố định. Ví dụ, phần mềm "Cashflow

Sensitivity Analysis - Business Planning Software for Lotus Symphony” cung cấp khả

năng tính lợi tức đầu tư và các Templates phục vụ các phần khác của thị trường. Nó cũng bao

gồm các biểu đồ để biểu diễn kết quả ở dạng đồ hoạ. Phần mềm "Budget express” cung cấp

các Templates có thể được sử dụng để kiểm soát mục tiêu và hợp nhất nhiều bảng tính; phần

mềm "Forecast! for 1-2-3” cho phép sử dụng rất dễ dàng các templates dành cho phân tích

kiểu chuỗi thời gian và phân tích hồi quy.

b) Phần mềm thống kê và dự báo

Nhiều phân tích tài chính thực hiện lập dự báo cho các sự kiện trong tương lai và đòi

hỏi đến những công cụ thống kê (như kiểm định giả thuyết, hồi quy, phân tích chuỗi thời gian,

trung bình động...). Cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu ứng dụng, trước khi lựa chọn phần mềm

dự báo và thống kê để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở mức chiến thuật và chiến lược.

Phần mềm được lựa chọn cần phải có:

- Các thủ tục hoặc các phương pháp dự báo cần thiết.

PTIT



- Mô tả các thủ tục và phương pháp ở một mức độ phù hợp với trình độ về thống kê và

dự báo của người sử dụng.

Có một số phần mềm được thiết kế dành cho những người không có kiến thức về thống

kê. Chúng thường sử dụng giao diện kiểu thực đơn và dấu nhắc, cho phép người sử dụng chưa

có kinh nghiệm chọn lựa các thủ tục và nhập dữ liệu một cách dễ dàng. Nhưng đối với những

người sử dụng có kinh nghiệm thì chúng lại tỏ ra không phù hợp do tốc độ nhập dữ liệu và tốc

độ đạt đến kết quả thấp hơn nhiều.

c) Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo

Nếu hệ quản trị CSDL có chứa ngôn ngữ truy vấn tin hay sinh báo cáo hoặc cả hai thì

có thể sử dụng các công cụ này để rà soát dữ liệu trong khắp CSDL nhằm tìm ra những thông

tin có ích cho những câu hỏi đặc biệt, đột xuất về quản lý tài chính.

Một bộ sinh báo cáo là một công cụ phần mềm cho phép xác định những mục dữ liệu

nào trong một bản ghi cần được liệt kê trên một báo cáo và cho phép định dạng lại báo cáo.

Nói cách khác, với bộ sinh báo cáo người dùng có thể thực hiện trích rút dữ liệu từ CSDL và

định dạng chúng theo một cách sao cho có giá trị sử dụng đối với họ. Tất cả những gì cần làm

chỉ là động tác chọn thực đơn và dấu nhắc do phần mềm sinh báo cáo cung cấp.

d) Các phần mềm kiểm toán và an toàn tự động hoá

Có rất nhiều chương trình kiểm toán tự động hoá có thể trợ giúp cho các nhà kiểm toán

trong quá trình đánh giá hay theo dõi hệ thống kế toán tự động hoá. Các phần mềm kiểm toán

chung cung cấp khả năng thâm nhập vào các tệp máy tính, cho phép các nhà kiểm toán xử lý

dữ liệu điện tử tạo các tệp kiểm toán, trích rút dữ liệu và tiến hành phân tích thống kê các dữ

liệu; sẵp xếp, tóm tắt và lấy mẫu dữ liệu, sinh các báo cáo.

Phần mềm kiểm toán chung còn cung cấp cho các nhà kiểm toán xử lý dữ liệu điện tử

các bảng liệt kê các mục cần kiểm tra và các nhắc nhở khác để kiểm tra tính an toàn của trung

tâm xử lý dữ liệu, bao gồm an toàn vật lý của trung tâm và an toàn các thủ tục được sử dụng

bởi các nhân viên của trung tâm.

Các hệ thống kế toán tài chính được bảo vệ bởi hàng loạt phần mềm an toàn khác nhau.

Một số phần mềm cho phép truy cập tự động vào hệ thống kế toán tài chính thông qua việc

nhận diện và kiểm tra đối tượng truy cập hệ thống. Nó duy trì việc ghi nhận mọi ý đồ truy

cập, được phép hay không được phép. Nó cũng cho phép mã hoá hoặc giải mã dữ liệu được

chuyển tới hay chuyển đi từ CSDL kế toán tài chính.

Một phần mềm bổ sung thường được sử dụng để cung cấp tính năng tắt hệ thống an

toàn trong trường hợp có sự cố về điện hoặc các sự cố khác. Restart and recovery software

được sử dụng để khôi phục lại hệ thống và cứu lại tối đa dữ liệu được nhập vào trước đó.

Thêm vào đó cũng cần bảo vệ hệ thống trước nguy cơ virus, có thể làm hỏng hay xoá

sạch dữ liệu, thậm chí định dạng lại toàn bộ đĩa cứng chứa dữ liệu. Các biện pháp đề phòng là

sử dụng các chương trình chống virus, những chương trình có khả năng phát hiện sự có mặt

của virus, đồng thời bảo vệ hệ thống trước nguy cơ bị virus thâm nhập, diệt virus hiện hữu và

kiểm soát được tác hại mà virus có thể gây nên.

PTIT




a) Phần mềm tài chính chuyên dụng

Có nhiều phần mềm thương mại khác nhau có khả năng cung cấp cho các nhà quản lý

các công cụ phân tích và lập kế hoạch tài chính. Các sản phẩm phần mềm này thường hạn chế

trong một phạm vi ứng dụng nhất định. Ví dụ, có những phần mềm chỉ để hỗ trợ các nhà quản

lý tài chính trong việc phát triển và phân tích lập ngân sách vốn trong tổ chức. Một số phần

mềm khác lại hỗ trợ việc theo dõi và phân tích vốn đầu tư của tổ chức hay hỗ trợ quản lý dòng

tiền của tổ chức.

Ví dụ như với sự trợ giúp của phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning

System), các nhà quản lý tài chính có thể xây dựng các mô hình tài chính và xử lý chúng

nhằm mô phỏng các tình huống kinh doanh khác nhau. Sản phẩm phần mềm này chứa nhiều

hàm tài chính, thống kê và toán học để hỗ trợ nhà quản lý trong nhiều tính huống nghiệp vụ

khác nhau. Một trong những điểm mạnh của sản phẩm này là cho phép nhà quản lý tối ưu

hoá, cho phép phát triển những mô hình và mô phỏng nhiều tình huống "What - if" khác nhau.

IFPS cũng cho phép các nhà quản lý đặt mục tiêu cho một số yếu tố nhất định.

Nhiều gói phần mềm cũng được phát triển để giúp các cá nhân và công ty nhỏ quản lý

tiền của mình. Một chương trình rất nổi tiếng trong số đó là “Managing your money” -

MYM của Andrew Tobia - cho phép người dùng ghi nhận lại các nghiệp vụ tài chính của

mình trong một số kiểm tra, in séc, xây dựng một ngân sách gắn liền với số kiểm tra và ước

tính các khoản thuế. Nó có thể trợ giúp người dùng quản lý được các khoản đầu tư của mình,

thực hiện các thanh toán điện tử... Đối với hoạt động kinh doanh quy mô nhỏ, phần mềm cung

cấp khả năng quản lý công nợ phải thu, phải trả với hạn thanh toán, dự báo ngân sách, tiền

vốn và thuế, đánh giá mua, bán, cho thuê, in ấn hoá đơn, quản lý tài khoản chi phí và in ra các

báo cáo tài chính…

b) Phần mềm kế toán chuyên dụng

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy tính.

Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và

chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu.

Các công việc trên có thể thực hiện trên phần mềm bảng tính MS-Excel hay một hệ

quản trị CSDL như Visual FoxPro hay MS Access. Tuy nhiên, với Excel đòi hỏi kế toán viên

cần có một trình độ tin học tương đối để có thể tự thiết kế và quản trị các bảng tính chứa dữ

liệu. Ngược lại, với một phần mềm kế toán chuyên nghiệp (thường được viết trên nền một hệ

quản trị CSDL), công việc của các kế toán viên chỉ đơn giản là:

- Nhập dữ liệu kế toán và lên báo cáo quản trị

- Nhập dữ liệu kế toán và thực hiện bút toán cuối kỳ, sau đó lên báo cáo quản trị hoặc

báo cáo tài chính.

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau,

phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt

động SXKD của các tổ chức, doanh nghiệp. Chúng hầu hết được viết bằng một ngôn ngữ

CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất

PTIT



của công tác kế toán. Bản thân các phần mềm thường được xây dựng mềm dẻo, cho phép

người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ công tác kế toán của tổ chức, doanh

nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Sau đây là một số phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam:

Phần mềm Fast Accounting: Đây là sản phẩm của Công ty phần mềm tài chính kế

toán Fast, được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997. Phần mềm này có thể đáp ứng

nhu cầu quản lý đa dạng về quy mô, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu với ba dòng sản

phẩm chính:

- Fast Start – dành cho doanh nghiệp nhỏ;

- Fast Advanced – dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa;

- Fast Enterprise – dành cho các doanh nghiệp lớn.

Phần mềm Effect: Đây là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của Trung

tâm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, được đưa vào sử dụng chính thức từ năm 1997.

Effect mang tính động, đáp ứng yêu cầu biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng

như trong quản lý của Nhà nước. Nó bao gồm tất cả các phân hệ kế toán và nghiệp vụ kế toán

cần thiết, có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu tài chính

cơ bản.

Phần mềm Misa: MISA là phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp với đầy đủ các

phân hệ kê toán điển hình như kế toán theo dõi hạn mức kinh phí; kế toán tiền mặt, tiền gửi;

kế toán nguồn kinh phí vốn, quỹ; kế toán các dự án; kế toán tiền lương, công nợ…

Phần mềm AccNetiZ: là phần mềm kế toán mới của Lạc Việt – một công ty tích hợp

giải pháp (mạng, phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam. AccNet là một phần mềm

dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản như quản lý vốn bằng tiền, quản

lý mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản phải thu, quản lý kho và kế toán

tổng hợp. Bên cạnh đó, Lạc Việt còn thiết kế các phần thực hành bổ sung như kế toán TSCĐ,

giá thành, lương… theo nhu cầu riêng của từng đơn vị.

6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING

6.5.1 Khái niệm

Chức năng marketing có trong hầu hết các tổ chức, dù là tổ chức sản xuất hay kinh

doanh thương mại, tổ chức có mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận hay không có mục tiêu tìm kiếm

lợi nhuận.

Mục tiêu chủ yếu của Marketing là thoả mãn nhu cầu và ý muốn của khách hàng. Chức

năng Marketing bao gồm một phạm vi rộng lớn các hoạt động cần thực hiện để xác định rõ

khách hàng hiện nay là ai? Ai sẽ là khách hàng trong tương lai? Các khách hàng này cần và

muốn những gì? Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để đáp ứng được

các nhu cầu đó; Định giá cho sản phẩm và dịch vụ, quảng cáo khuyến mãi cho các sản phẩm

và dịch vụ, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ này tới khách hàng. Kết quả của các hoạt động

trên là một sự kết hợp hài hoà giữa sản phẩm và dịch vụ, quảng cáo, khuyến mãi, giá cả và

hình thức cung cấp sản phẩm tới khách hàng của tổ chức và được gọi là Marketing hỗn hợp.

PTIT



Quan điểm của các nhà quản lý về chức năng Marketing cũng dần thay đổi theo thời

gian. Ngày nay, nhiều tổ chức đặt trọng tâm vào việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của

khách hàng trong tất cả các khía cạnh kinh doanh từ lập kế hoạch, phát triển, sản xuất đến

phân phối sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Một tổ chức như vậy thường xác định rằng, thành

công nằm ở chỗ thoả mãn nhu cầu và ý muốn của khách hàng và được gọi là những “tổ chức

hướng Marketing”.

Các HTTT Marketing có tác dụng hỗ trợ chức năng Marketing. Chúng thu thập dữ

liệu mô tả các hoạt động marketing, xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin marketing sẵn

sàng cho các nhà quản lý, trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định.

Các hệ thống này hỗ trợ các nhà quản lý tổ chức nói chung và các nhà quản lý

Marketing nói riêng trong các hoạt động sau:

- Xác định khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng;

- Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới;

- Định giá cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ;

- Xúc tiến bán hàng;

- Phân phối sản phẩm hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng…


Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT Marketing cần các dữ liệu và thông tin đa

dạng. Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống này bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách

kinh doanh của tổ chức, dữ liệu từ các HTTT xử lý giao dịch và các dữ liệu từ bên ngoài (các

thông tin về đối thủ cạnh tranh, thông tin thị trường, khách hàng…). Các dữ liệu đầu ra chủ

yếu là các báo cáo bán hàng, phân phối và phát triển sản phẩm…

Hình 6.11. Tổng quan về HTTT Marketing



- Dữ liệu giao dịch

marketing

- Dữ liệu từ bên ngoài

Thông tin vào

- Nghiên cứu Marketing

- Báo cáo bán hàng

- Chính sách phân phối

- Chính sách phát triển

sản phẩm, giá cả…

CSDL Marketing

Thông tin ra HTTT

MARKETING

PTIT



6.5.3 Phân loại HTTT Marketing

Các HTTT Marketing được phân thành 3 mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược.

HTTT Marketing cũng như các HTTT khác, sẽ không có sự phân chia ranh giới rõ rệt giữa

các mức quản lý. Các quyết định của các HTTT Marketing là một sự nối tiếp liên tục, các

thông tin ở mức tác nghiệp có thể được sử dụng ở mức chiến thuật, các thông tin ở mức chiến

thuật có thể được sử dụng cả ở mức chiến lược.

Một số HTTT Marketing như HTTT nghiên cứu thị trường và HTTT theo dõi các đối

thủ cạnh tranh hỗ trợ cả ở mức chiến thuật và chiến lược.

6.5.3.1 Các HTTT Marketing mức tác nghiệp

Các HTTT Marketing tác nghiệp gồm các hệ thống hỗ trợ bán hàng hoá và dịch vụ của

tổ chức như: HTTT khách hàng tương lai, HTTT liên hệ khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa,

theo dõi bán hàng, HTTT thư trực tiếp, hệ thống quảng cáo sản phẩm… Nhiều HTTT tài

chính tác nghiệp có vai trò hỗ trợ quan trọng đối với HTTT Marketing như HTTT xử lý đơn

hàng, hệ thống hàng tồn kho và hệ thống tín dụng.

a) HTTT khách hàng tương lai

Xác định các khách hàng tương lai thường là một công việc tốn nhiều thời gian và công

sức. Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lai thường rất khác

nhau: thông tin trên báo chí, danh bạ điện thoại, từ các phiếu thăm dò khách hàng… Các

CSDL trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai. Các CSDL kiểu này cho

phép tìm kiếm bằng phần mềm truy vấn hoặc phần mềm bản đồ và cho phép khoanh vùng

khách hàng tương lai theo các vùng địa lý và hiển thị chúng lên trên bản đồ các vùng này.

Khi tệp khách hàng tương lai được lưu trữ trên đĩa từ, các nhân viên bán hàng rất dễ tìm

kiếm hoặc tổng hợp thông tin về họ. Như vậy đầu ra của HTTT khách hàng tương lai có thể

gồm các danh mục các khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu gộp

hoặc theo các chỉ tiêu khác có tầm quan trọng đối với các nhà quản lý bán hàng.

b) HTTT liên hệ khách hàng

Hệ thống này cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về khách hàng, về sở thích các

sản phẩm của họ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Khi thông tin đã

được lưu trữ trong CSDL, các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả những

khách hàng ưa chuộng các kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khách hàng nào có thể sẵn sàng

mua thêm hàng đã mua lần trước; khách hàng nào đang ở tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ

sung thêm…

c) HTTT hỏi đáp/ khiếu nại

Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc về các sản phẩm của thì các khiếu nại đó cần

được ghi nhận, xử lý và lưu trữ lại phục vụ phân tích quản lý hoặc liên hệ kinh doanh. Cần

lưu ý rằng, các khiếu nại cần được lưu trữ trên một phương tiện sao cho có thể dễ dàng tiến

hành phân tích sau này. Khả năng này cho phép các nhà quản lý marketing phân tích yêu cầu

của khách hàng, nhằm xác định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện có,

thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

PTIT



Một HTTT hỏi đáp có thể gồm hàng loạt các thư trả lời khách hàng, cung cấp thông tin

cho khách hàng về các sản phẩm, có thể mua chúng ở đâu, hay các trả lời khiếu nại, hỏi đáp

thông qua điện thoại.

d) HTTT quảng cáo gửi thư trực tiếp

Nhiều tổ chức nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách gửi các cuốn sách nhỏ và các

catalog hàng hóa và dịch vụ trực tiếp tới khách hàng, bằng cách sử dụng hệ thống quảng cáo

gửi thư trực tiếp. Để có thể phân phối tài liệu kinh doanh tới một số lượng lớn khách hàng

tiềm năng một cách nhanh chóng, đa phần các phòng kinh doanh đều duy trì danh sách, địa

chỉ khách hàng và thực hiện gửi tài liệu hàng loạt trên cơ sở danh sách đó. Danh sách này có

thể có được từ các tệp khách hàng, các bản ghi công nợ phải thu của khách, các tệp khách

hàng tương lai hoặc các CSDL thương mại. Danh sách này cũng có thể mua lại từ các tổ chức,

doanh nghiệp khác.

e) HTTT theo dõi bán hàng

HTTT này cung cấp khả năng theo dõi đường đi của hàng hóa và dịch vụ thông qua hệ

thống phân phối nhằm xác định và sửa chữa những sai sót trong phân phối và làm giảm thời

gian phân phối. Một trong những tiêu chí dịch vụ khách hàng quan trọng đối với một tổ chức

là tốc độ và độ an toàn trong phân phối hàng hóa và dịch vụ tới tay khách hàng.

f) Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ

Chức năng Marketing sử dụng rất nhiều dữ liệu được cung cấp bởi 3 HTTT tài chính tác

nghiệp: hệ thống xử lý đơn đặt hàng, HTTT hàng tồn kho và HTTT tín dụng.

- Hệ thống xử lý đơn đặt hàng: cung cấp cho nhà quản lý marketing dữ liệu ban đầu

phục vụ việc lập báo cáo về tình hình đặt hàng của khách theo thời kì, theo người bán, theo

sản phẩm và theo địa điểm. Thông tin này có thể được sử dụng để ra nhiều quyết định

marketing ở các mức khác nhau như các dự báo bán hàng.

Hệ thống POS (Point – of – Sale) thu thập dữ liệu về đơn hàng ngay tại thời điểm hàng

được bán ra. Thông tin ra từ hệ thống POS sẽ là dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán tài

chính, sau đó chúng được cung cấp tiếp cho HTTT marketing.

- HTTT hàng tồn kho: cung cấp thông tin về mức tồn kho, về tình hình xuất-nhập-tồn,

về hàng hư hỏng... Nhân viên bán hàng có thể kiểm tra lại lượng hàng còn tồn trong kho trước

khi bán hàng cho khách. Như vậy, HTTT hàng tồn kho cung cấp cho hệ thống xử lý đơn hàng

các dữ liệu quan trọng về mức tồn kho để có hướng điều chỉnh phương thức bán hàng, ví dụ

nếu có mặt hàng nào không đủ cung cấp ngay tức thời, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho

khách hàng và thỏa thuận thời gian giao hàng hợp lý.

- HTTT tín dụng: cung cấp cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lý tín dụng

thông tin về tín dụng tối đa cho phép đối với một khách hàng. Thông thường, thông tin của hệ

thống này được tích hợp với hệ thống xử lý đơn đặt hàng.

Thực hiện tự động hoá các HTTT kể trên cho phép các nhân viên bán hàng tăng năng

suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng và mang lại những lợi

ích khác cho tổ chức.

PTIT



6.5.3.2 Các HTTT Marketing mức chiến thuật

Các HTTT marketing chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý marketing trong việc quản lý

và kiểm tra lực lượng bán hàng, các chiến dịch bán hàng, quảng cáo và khuyến mại, giá cả,

phân phối và cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Các nhà quản lý thường đưa ra các quyết định

chiến thuật khi họ chuẩn bị và triển khai các kế hoạch Marketing nhằm đạt được mục tiêu

kinh doanh và lợi nhuận do mức chiến lược đề ra. Các HTTT marketing chiến thuật còn cho

phép tạo các báo cáo đặc biệt, cung cấp các thông tin tổng hợp. Chúng sử dụng các nguồn dữ

liệu bên trong và cả các nguồn dữ liệu bên ngoài tổ chức.

Sau đây là một số HTTT Marketing chiến thuật điển hình.

a) HTTT quản lý bán hàng

HTTT quản lý bán hàng cung cấp một lượng lớn dữ liệu về lịch sử bán hàng của mỗi

nhân viên bán hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi đoạn thị trường, từ đó

cung cấp các báo cáo phân tích hoạt động bán hàng để hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình

ra quyết định đối với các nhân viên bán hàng, các sản phẩm và khách hàng cũng như trả lời

các câu hỏi như:

- Nên sắp xếp các điểm kinh doanh như thế nào?

- Bộ phận bán hàng cần được phân bố như thế nào trên các địa điểm này?

- Có điểm gì cần chú ý về các sản phẩm được chào bán cũng như về các khách hàng cần

phục vụ?

- Nên thưởng cho nhân viên bán hàng như thế nào để nâng cao hiệu quả bán hàng?

- Đoạn thị trường nào cần nhấn mạnh để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh tốt nhất?

- Những sản phẩm và dịch vụ nào phù hợp nhất cho mỗi đoạn?...

b) HTTT xây dựng kế hoạch khuyến mãi và quảng cáo

Các HTTT xây dựng kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi hỗ trợ các nhà quản lý

marketing phát triển các chiến thuật quảng cáo và khuyến mãi, quyết định xem nên sử dụng

phương tiện quảng cáo và hình thức khuyến mãi như thế nào để có thể giành được thị trường

đã chọn, để đạt được kết quả kinh doanh đã đề ra. Khi đó, các nhà quản lý marketing cần đến

những thông tin về lịch sử của thị trường, hiệu quả của các nỗ lực quảng cáo và khuyến mãi

trước đó trên thị trường, lịch sử kinh doanh các sản phẩm trên thị trường...

Các báo cáo dựa trên hệ thống xử lý đơn hàng có thể sử dụng để quyết định xem sản

phẩm hay dịch vụ nào cần tới sự giúp đỡ của quảng cáo và khuyến mãi. Các nhà quản lý có

thể lập ra các kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi nhằm lấp khoảng trống giữa doanh thu thực

tế và doanh thu theo kế hoạch, hoặc để mở rộng kinh doanh các sản phẩm bán chạy hơn so

với dự tính... Các báo cáo chiến thuật dựa trên dữ liệu của hệ thống xử lý đơn hàng có thể

cung cấp cho các nhà quản lý quảng cáo và khuyến mãi thông tin về tính hiệu quả của các

chiến dịch quảng cáo và hình thức khuyến mãi hiện thời và như vậy, có thể tiến hành những

sửa đổi kịp thời nếu cần thiết.

c) HTTT định giá sản phẩm

Các hệ thống này trợ giúp các nhà quản lý trong việc định giá cho sản phẩm. Điều này

rất quan trọng vì giá của một sản phẩm ảnh hưởng đến doanh số và lợi nhuận của tổ chức. Để

PTIT



có thể ra quyết định về giá, nhà quản lý marketing cần ước đoán được nhu cầu đối với sản

phẩm đó hay sản phẩm tương tự, lợi nhuận biên cần đạt được, chi phí sản xuất và kinh doanh

dịch vụ, giá của những sản phẩm cạnh tranh…

Giá của một sản phẩm cũng là một hàm của các chiến thuật về giá cả mà tổ chức áp

dụng như:

- Xác định chi phí của sản phẩm rồi cộng thêm một lượng vào chi phí để có thể mang lại

lợi nhuận như mong muốn, gọi là "Giá cộng lãi vào chi phí".

- Định giá cho các sản phẩm trên cơ sở giá trị mà họ tin rằng khách hàng chấp nhận, gọi

là "Giá cầu".

- Áp dụng "Giá hớt ngọn" – là giá cao hơn cả chi phí cho sản phẩm và phần cộng thêm,

đặc biệt đối với các sản phẩm mới cải tiến, không có đối thủ thực sự hay các sản phẩm tương

tự và tổ chức hy vọng thu được lợi nhuận tối đa từ sản phẩm. Khi các sản phẩm tương tự xuất

hiện, tổ chức sẽ thực hiện giảm giá để duy trì thị phần của mình.

- Giá cả cũng có thể phụ thuộc vào các mục tiêu khác của tổ chức. Một tổ chức có thể

lựa chọn mục tiêu tăng thị phần bằng cách đặt giá thấp hơn rất nhiều so với giá của các đối

thủ cạnh tranh. Khi tổ chức đã đạt được một thị phần đủ lớn, họ có thể thực hiện tăng giá dần

dần theo giá của các đối thủ cạnh tranh của mình. Giá này được gọi là "Giá bám chắc thị

trường".

Để giúp các nhà quản lý Marketing định giá cho sản phẩm và dịch vụ, một số tổ chức đã

phát triển một mô hình giá cho phép các nhà quản lý nhập dữ liệu về nhiều yếu tố ảnh hưởng

đến giá như giá cạnh tranh dự đoán, chỉ số giá tiêu dùng dự đoán, thu nhập người tiêu dùng,

lượng sản phẩm xuất ra, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí cho quảng cáo

theo dự đoán. Mô hình sẽ sử dụng thuật toán mô tả giả thiết của tổ chức về mối quan hệ giữa

các yếu tố đó, cho phép các nhà quản lý thay đổi các dữ liệu đầu vào sao cho có thể xác định

được giá hợp lý nhất cho một sản phẩm trong số nhiều phương án có thể xảy ra.

d) HTTT thiết lập kênh phân phối

HTTT này có thể hỗ trợ các nhà quản lý marketing ban hành các quyết định mang tính

chiến thuật khác là sản phẩm của tổ chức được đưa như thế nào đến tay người tiêu dùng? Tự

tổ chức lực lượng bán hàng hay dựa vào lực lượng trung gian khác như nhà bán buôn, nhà bán

lẻ, đại lý, môi giới hoặc nhà phân phối? Hay kết hợp các hình thức đó? Nếu bán lẻ trực tiếp

thì cần lựa chọn hình thức bán lẻ nào?...

Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin về chi phí của việc sử dụng các kênh

phân phối khác nhau, thông tin về mức độ tin cậy của các kênh khác nhau trong việc phân

phối sản phẩm và dịch vụ, sự bão hoà của đoạn thị trường do các kênh cung cấp. Hệ thống trợ

giúp ra quyết định thiết lập kênh phân phối cũng theo dõi nhu cầu và tồn kho ở mọi mức của

các kênh phân phối, sao cho nhà quản lý có thể dự tính trước được tồn kho trên mức tối đa và

dưới mức tối thiểu để có được các điều chỉnh kịp thời.

6.5.3.3 Các HTTT Marketing mức chiến lược

Các HTTT Marketing chiến lược hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhất, bao gồm:

- Phân đoạn thị trường thành những nhóm các khách hàng tiềm năng dựa trên các đặc

PTIT



điểm hay nhu cầu, ý muốn của họ; Lựa chọn thị trường mục tiêu.

- Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm mới để có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng.

- Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm.

a) HTTT dự báo bán hàng

Đối với các tổ chức, dự báo bán hàng mức chiến lược thường gồm: dự báo bán hàng cho

cả tổ chức, dự báo cho một loại sản phẩm hiện tại, dự báo bán hàng cho một sản phẩm mới.

Kết quả của những dự báo này thường được phân nhóm theo địa điểm kinh doanh và theo bộ

phận bán hàng. Các dự báo bán hàng không chỉ dựa trên các dữ liệu lịch sử mà dựa trên cả

các giả định về các hoạt động của các đối thủ, phản ứng của chính phủ, sự dịch chuyển cầu

của người tiêu dùng, xu thế nhân khẩu và hàng loạt các yếu tố liên quan khác (như mùa vụ,

thời tiết, môi trường…).

Xây dựng dự báo bán hàng cho năm tiếp theo là một công việc rất quan trọng đối với

các tổ chức, là cơ sở ra các quyết định chiến thuật của các chức năng khác. Dựa trên dự báo

bán hàng, nhà quản lý có thể ra quyết định giữ lại hay loại bỏ sản phẩm ra khỏi marketing mix

hiện tại của tổ chức, lên kế hoạch phát triển các sản phẩm mới, phân bổ lại nhân viên bán

hàng, phân chia địa điểm kinh doanh, lên kế hoạch cho các chiến dịch quảng cáo và khuyến

mãi… Còn các nhà quản lý sản xuất sẽ phân bổ việc sử dụng các phương tiện nhà xưởng, lên

kế hoạch mua nguyên vật liệu; xác định quy mô, thành phần và phân bổ lực lượng làm việc.

Các nhà quản lý tài chính sẽ huy động vốn hay dự trữ vốn cần thiết để hỗ trợ các mức sản

xuất và kinh doanh theo dự tính, dự báo lợi nhuận cho năm tài chính và lên kế hoạch cho việc

sử dụng các dòng tiền của tổ chức…

Dĩ nhiên trong các dự báo bao giờ cũng có sai số nhất định và nó sẽ ảnh hưởng đến hầu

hết các khía cạnh của tổ chức. Chu kỳ dự báo càng dài thì sai số trong dự báo càng lớn.

b) HTTT phát triển sản phẩm mới

Các HTTT phát triển sản phẩm mới sử dụng dữ liệu về sự ưa chuộng của khách hàng

thu được từ HTTT nghiên cứu thị trường cho việc phát triển các sản phẩm mới. Đầu ra quan

trọng nhất của hệ thống này là một bộ các đặc tả của sản phẩm mới. Trong một tổ chức sản

xuất, các đặc tả này sẽ được chuyển tới phòng thiết kế, nơi có nhiệm vụ thiết kế một sản phẩm

mang các đặc tính cần thiết. Trong các tổ chức cung cấp dịch vụ cũng xảy ra các hoạt động

tương tự. Sau khi đã phát triển sản phẩm mới, cần tiến hành các thủ tục hợp pháp hoá sản

phẩm mới.

6.5.3.4 Các HTTT Marketing mức chiến thuật và chiến lược

Có hai hệ thống cung cấp các thông tin quan trọng, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở

cả hai mức chiến thuật và chiến lược: HTTT nghiên cứu thị trường và HTTT theo dõi các đối

thủ cạnh tranh.

a) HTTT nghiên cứu thị trường

Đầu vào của HTTT nghiên cứu thị trường phần lớn là các nguồn dữ liệu bên ngoài tổ

chức như: dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, dữ liệu từ các cuộc điều

tra về kinh tế, dữ liệu về môi trường, dữ liệu về khoa học và công nghệ… Các dữ liệu này có

thể thu được thông qua các công cụ như khảo sát trực tiếp các khách hàng, phỏng vấn các

PTIT



khách hàng thông qua điện thoại, truy tìm ở thư viện, các báo cáo công nghiệp hay nghiên cứu

các CSDL bên ngoài và các báo cáo được tập hợp bởi nhân viên bán hàng.

HTTT nghiên cứu thị trường sử dụng các phương pháp thống kê trong việc phân tích dữ

liệu thu thập được cũng như tổng hợp báo cáo cho tổ chức. Tính tổng, đếm, tính trung bình,

tìm hiểu tương quan giữa các đặc điểm xã hội và kinh tế của khách hàng với thực tế mua hàng

của họ, tiến hành các phân tích kiểu chuỗi thời gian của bán hàng trong quá khứ để lập dự báo

bán hàng cho một sản phẩm và thực hiện các giả định về phản ứng của khách hàng trước

những bao bì sản phẩm khác nhau… là một số trong các thủ tục thống kê được dùng để phân

tích thông tin dành cho các nhà nghiên cứu thị trường.

Sau đây là một số chức năng đặc trưng của HTTT nghiên cứu thị trường:

- Phân tích xu hướng bán các sản phẩm cùng loại hoặc tương tự sản phẩm mà tổ chức

chào bán, nhằm xác định các sản phẩm đang có chiều hướng tăng hoặc giảm.

- Phân tích dân cư và các đặc điểm của nhóm khách hàng mục tiêu, đặc biệt là các xu

thế hay sự thay đổi có thể ảnh hưởng đến việc bán hàng của doanh nghiệp.

- Phân tích và xác định sở thích của khách hàng về sản phẩm. Xác định sự hài lòng của

khách hàng đối với các sản phẩm hiện có của tổ chức.

- Ước đoán thị phần đối với các sản phẩm được chào bán.

b) HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh

HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh thu thập và phân tích thông tin về giá cả, sản

phẩm, hoạt động bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi… của các đối thủ cạnh tranh.

Thông tin về các đối thủ cạnh tranh có thể thu thập từ các báo cáo và tạp chí thương

mại, như thông tin về các ngành công nghiệp, các loại sản phẩm và dịch vụ của các công ty

khác nhau, những sản phẩm đang trong giai đoạn phát triển của một đối thủ… Hoặc thậm chí

việc thay đổi công ty quảng cáo của đối thủ cũng mang một dấu hiệu về nội dung quảng cáo

mới. Thông tin về hoạt động của đối thủ cạnh tranh cũng có thể thu được từ những cuộc nói

chuyện với nhân viên của đối thủ trong các hội nghị. Nhân viên bán hàng trong đa phần các tổ

chức có nhiệm vụ thông báo phản hồi về các hoạt động của đối thủ. Thông tin về đối thủ có

thể thu được một cách hệ thống hơn bằng cách tra cứu theo từ khoá trên các CSDL trực tuyến,

gồm các CSDL chung hoặc các CSDL marketing.

6.5.4 Các phần mềm Marketing

Các nhà quản lý marketing có thể sử dụng các phần mềm máy tính chung để hỗ trợ

trong quá trình ra quyết định như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm chế bản điện tử,

phần mềm quản trị tệp, phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm đồ hoạ,

các hệ thống đa phương tiện, phần mềm thống kê, phần mềm CSDL trực tuyến, phần mềm

thư điện thoại và phần mềm thư điện tử.

Bên cạnh đó, có một số loại phần mềm chuyên dụng được phát triển riêng cho chức

năng marketing như: phần mềm trợ giúp nhân viên bán hàng, phần mềm trợ giúp người quản

lý bán hàng, phần mềm trợ giúp bán hàng từ xa, phần mềm hỗ trợ khách hàng và phần mềm

chuyên dụng tích hợp của các loại phần mềm trên.

PTIT



Hiện nay, trên thị trường sẵn có rất nhiều phần mềm marketing hỗ trợ đa dạng các

chức năng marketing và hướng đến nhiều loại hình tổ chức khác nhau.

Ví dụ như Phần mềm Vpar CRM của Công ty cổ phần phần mềm BSC. Đây là phần

mềm quản lý quan hệ khách hàng.

Điều lớn nhất mà Vpar đã làm được là: Những người dùng hiểu công việc kinh doanh

của mình hoàn toàn có thể tự sử dụng Vpar thông qua bộ dữ liệu mẫu, thông qua hướng dẫn

sử dụng theo tình huống. Ngoài ra, Vpar được thiết kế để bộ phận tư vấn luôn kề bên người sử

dụng, luôn online, ngay trên Vpar.

Với sự trợ giúp của một chương trình Vpar CRM, các tổ chức có thể:

- Cung cấp cho khách hàng các dịnh vụ tốt hơn, nâng cao hiệu quả của trung tâm hỗ

trợ khách hàng

- Trợ giúp nhân viên bán hàng thực hiện đơn hàng một cách nhanh nhất

- Đơn giản hoá tiến trình tiếp thị và bán hàng

- Phát hiện các khách hàng mới

VPAR CRM hỗ trợ một giải pháp toàn diện cho các tổ chức với các nội dung sau:

- Quy trình bán hàng được theo dõi chặt chẽ, cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi

nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo và các bảng chỉ số.

- Cho phép quản trị các phản hồi từ khách hàng, các hợp đồng dịch vụ, quản lý các

cuộc gọi và mọi hoạt động tương tác với khách hàng.

- Quản lý việc lập các kế hoạch marketing mọi hoạt động tương tác với khách hàng.

Thực hiện marketing phân loại - tập trung vào việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ đặc trưng tới

từng nhóm đối tượng khách hàng.

- Tạo lập và phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn

công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu

trách nhiệm…

Phần mềm Marketing Plan Pro là phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ lập các kế hoạch

marketing của Công ty Palo Alto Software. Marketing Plan Pro cung cấp các hướng dẫn cụ

thể để người sử dụng dễ dàng xây dựng một bản kế hoạch marketing theo định dạng chuẩn.

Ưu điểm: dễ sử dụng, tích hợp các mục tiêu và hoạt động marketing, đo được sự thành công,

có thể tạo ra một kế hoạch cơ bản trong thời gian nhanh nhất.

6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

6.6.1 Khái niệm

Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai

hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự

động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có

vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…).

Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có

PTIT



nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh

tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.

HTTT quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về

quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân

viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả

những người lao động cho tổ chức. Các HTTT quản trị nhân lực không những trợ giúp cho bộ

phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ… mà còn

thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để

mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực

khác. Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực là:

- Tuyển chọn người lao động.

- Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức.

- Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.

- Đào tạo và phát triển người lao động.

- Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.

- Phân tích và thiết kế công việc.

- Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu

- Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.

HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và

toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao

gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong

tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như HTTT kế

toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing.




- Dữ liệu về NNL của tổ chức

- Các dữ liệu từ bên ngoài có

liên quan đến công tác quản

trị NNL

Thông tin vào

- Báo cáo lương, thưởng, các

khoản phúc lợi, bảo hiểm…

- Kế hoạch nhu cầu nhân lực

- Hồ sơ, lý lịch nhân sự

- Báo cáo kỹ năng làm việc

- Báo cáo thi đua khen thưởng…

CSDL Quản trị Nhân lực

Thông tin ra HTTT

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Hình 6.12. Tổng quan về HTTT quản trị nhân lực

PTIT



Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lược và

chính sách kinh doanh của tổ chức; các thông tin từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống

lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức (bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng

chỉ, bằng khen… của nhân viên); các dữ liệu từ bên ngoài tổ chức liên quan đến công tác quản

trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan

quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức

khác…).

Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo

tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận; tổng hợp về lương, thưởng…; báo

cáo kế hoạch nguồn nhân lực; các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các

tiêu chí cần thiết…

6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực

Cũng như các HTTT quản lý chức năng khác, dưới góc độ quản lý, HTTT quản trị nhân

lực cũng được phân làm 3 mức: mức tác nghiệp, mức chiến thuật và mức chiến lược.

6.6.3.1 Các HTTT quản trị nhân lực mức tác nghiệp

Các HTTT nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự,

hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Các hệ thống

này còn chứa các chính sách, quy định của Chính phủ về người lao động.

a) HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương

HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương quản lý các dữ liệu liên quan đến

cách tính lương và các khoản trích theo lương của tổ chức. Các dữ liệu này phụ thuộc vào quy

chế phân phối thu nhập của mỗi tổ chức (ví dụ như mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương,

hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng công tác tháng, mức

đóng bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn phí…).

HTTT này cung cấp các báo cáo cho phân hệ quản lý lương thuộc HTTT kế toán để

thực hiện việc tính toán lương và các khoản trích theo lương, sau đó thanh toán cho người lao

động trong tổ chức. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động -

những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định.

Nhờ có hệ quản trị CSDL nên dữ liệu giữa hai hệ thống quản lý lương thuộc chức năng

kế toán và chức năng quản trị nhân sự sẽ không bị trùng lắp, đảm bảo sự tương thích và khả

năng cung cấp các báo cáo tầm chiến thuật từ dữ liệu của hai hệ thống này.

b) HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc

Đánh giá tình hình thực hiện công việc (hay còn được gọi là đánh giá chất lượng công

tác tháng, quí, năm) là quá trình so sánh kết quả thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối

với công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực

hiện định mức lao động, chất lượng sản phẩm... Đối với các cán bộ quản lý, việc đánh giá có

phần phức tạp và khó khăn hơn.

Mỗi tổ chức sẽ xây dựng một bộ tiêu chuẩn với các mẫu biểu cụ thể để đánh giá tình

hình thực hiện công việc cho các nhóm đối tượng khác nhau. Dữ liệu phục vụ cho các đánh

giá được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người

PTIT



lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là phát

tới các khách hàng.

Thông tin đầu ra từ hệ thống này là kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc và sẽ

là dữ liệu đầu vào cho một số phân hệ khác như HTTT quản lý lương, HTTT tuyển chọn nhân

viên và sắp xếp công việc...

c) HTTT quản lý người lao động

HTTT quản lý người lao động duy trì thông tin cá nhân về nhân sự của tổ chức để phục

vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau.

Ví dụ phân hệ thông tin này sẽ quản lý tệp nhân sự chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự

và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học

vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, quá trình làm việc trong tổ chức... Một tệp khác có thể kể đến

là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc,

điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này

có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của từng người lao động và

sắp xếp đúng người, đúng việc để đảm bảo hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục

này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động nhằm

kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm.

d) HTTT quản lý vị trí làm việc

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một tổ

chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động.

Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ

chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.

Định kỳ, phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí

lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu

cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân lực. Những danh mục liệt kê

các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự

trong việc ra quyết định tuyển người. Phân hệ này cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp

cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết

định chiến thuật phù hợp.

e) HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Sau khi đã xác định vị trí các công việc và yêu cầu đối với người lao động ở những vị trí

công việc đó, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý tiến

hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào

các vị trí làm việc còn trống. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp

nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều

luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.

f) HTTT báo cáo lên cấp trên

Dữ liệu của các phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và đánh giá

tình hình thực hiện công việc… có thể được sử dụng để lập các báo cáo theo yêu cầu của luật

định và quy định của các cơ quan quản lý cấp trên.

PTIT



Ví dụ, phân hệ sẽ cung cấp các báo cáo về tình trạng sức khoẻ của mỗi người lao động,

những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp… Các nhà quản lý cũng

có thể sử dụng thông tin này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn tổ chức,

cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án; xác định các địa điểm, các ngành

nghề hay các người phụ trách liên đới đến một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung

bình; trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những

người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các

thông tin thu nhận được theo nhóm tại nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể

dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao

đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay

đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc.

6.6.3.2 Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật

Các HTTT mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan

đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở

mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc,

quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quỹ lương, thưởng

và trợ cấp cho người lao động.

a) HTTT phân tích và thiết kế công việc

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một

tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc

đó. Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc.

Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao

động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách

nhiệm này. Bản đặc tả công việc nêu các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần

thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả.

- Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các

cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn. Thông

tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví

dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.

- Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc.

Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định chiến thuật như:

+ Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ

chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức.

+ Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ. Nếu nhà quản lý phát hiện

một số công việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để

tinh giảm cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự

giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc; đơn giản hoá các hoạt

động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc.

+ Kết nối với HTTT quản lý vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí

làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ

và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kỹ năng và loại

PTIT



nhân lực cần tuyển dụng.

+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động.

HTTT phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức

năng quản trị nhân lực.

b) HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực

HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác

nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống; danh sách những người lao

động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; thông tin về kỹ năng và sở

trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động… Việc lập kế

hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức

và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động.

HTTT này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động

tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với

các vị trí công việc còn trống..

c) HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp

HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các kế

hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm…). Hệ thống này sử dụng các

thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược SXKD chung của tổ chức để cung cấp các thông

tin đầu ra là quỹ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên. Dựa

vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động.

d) HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Dựa vào thông tin thu được từ HTTT quản lý vị trí làm việc và HTTT phân tích và thiết

kế công việc, HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lý và cung cấp

kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động

nhằm thoả mãn yêu cầu công việc.

6.6.3.3 HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược

HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược.

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình xác định các thông tin có tầm chiến lược về

nhân lực (số lượng và chất lượng người lao động), về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng

nhân lực trong dài hạn để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.

Thông tin đầu vào của HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến

lược trung hạn và dài hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy, mở các

văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa một sản phẩm mới vào SXKD…; thông tin về số

lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có. HTTT này sẽ dự báo nguồn nhân lực cần để

thực hiện các mục tiêu của tổ chức được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, bao gồm dự báo

đặc điểm, số lượng và chi phí cho nguồn nhân lực.

Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu

hỏi về kế hoạch hóa sau:

- Nguồn nhân lực của tổ chức phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược?

PTIT



Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì?

- Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã

nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc?

- Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu

về nhân lực của kế hoạch chiến lược?

- Còn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược?

Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình

dự báo cầu nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài

tổ chức gọi là dự báo cung nhân lực.

6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực

Rất nhiều phần mềm đã được thương mại hoá dùng cho hoạt động quản trị nhân lực.

Các phần mềm này được chia làm hai loại: phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng được

phát triển để phục vụ nhu cầu quản trị nhân lực.


Đó là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác

như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê.

a) Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Với sự trợ giúp của hệ quản trị CSDL, có thể tiến hành lập các tệp dữ liệu mô tả công

việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc… Với những tệp dữ

liệu này, các nhà quản lý có thể tiến hành vô số các phân tích kiểu What - If cho các mục tiêu

lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng.

Các tệp dữ liệu có thể được phát triển hàng loạt trong một CSDL nhưng khi đó, tổ chức

thường cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tin học quản lý. Một khi các tệp đã được hình

thành và triển khai, các nhà quản lý có thể tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực trong

một thời gian ngắn.

Có thể thiết kế các tệp dữ liệu riêng cho các phòng quản trị nhân lực trên các máy vi

tính có sử dụng phần mềm quản trị CSDL. Phương pháp này cho phép bộ phận quản trị nhân

lực phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống đó, tuy nhiên đòi hỏi

một trình độ quản trị CSDL nhất định của nhân viên quản trị nhân lực. Cách tiếp cận này cũng

có nhược điểm là các tệp dữ liệu không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở các bộ phận

chức năng khác ngoài bộ phận quản trị nhân lực.

b) Các cơ sở dữ liệu trực tuyến

Các CSDL trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các

thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh

tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính

phủ về người lao động…

c) Phần mềm bảng tính

Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm bảng tính để lập ngân sách nói

chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề

PTIT



nguồn nhân lực khác nhau. Quản trị viên nhân lực có thể tiến hành lập các biểu mẫu thống kê

số lượng và tỷ lệ lao động trong các ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh

tật, tử vong hay số lượng và tỉ lệ nhân lực theo các nhóm tuổi khác nhau…

d) Phần mềm thống kê

Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục

đích khác nhau. Ví dụ như:

- Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, trình độ…; số lượng nhân viên trong các

phòng ban, bộ phận; xác định xem vị trí công việc vào sắp rơi vào tình trạng thiếu người đảm

nhận vì lý do hưu trí của lao động hiện tại, trên cơ sở đó để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao

động.

- Xác định được mối tương quan giữa các nhóm ngành công việc với tai nạn và bệnh tật.

Từ đó tìm ra các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cũng cho phép, các nhóm

ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường…

- Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi

phí lương trong tương lai của tổ chức…


Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là:

- Phần mềm thông tin nhân lực thông minh. Trong phần mềm này, tất cả các tệp quản

trị nhân lực thiết kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm

quản trị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay từ tất

cả các tệp đó.

- Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự

động hoá một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như

Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý,

đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào

tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện.

Tin học hoá chức năng quản trị nhân lực là một việc hết sức cần thiết, vì một lượng rất

lớn các dữ liệu về các vị trí công việc và về các nhân viên cần được duy trì một cách chính

xác và vì nhu cầu truy nhập dữ liệu thường xuyên để lên các báo cáo quản trị định kỳ và các

báo cáo dành cho các cơ quan quản lý một cách kịp thời.

Hiện nay trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực chuyên

dụng như Phần mềm VnResource, Phần mềm SINNOVA-HRMS…

Ví dụ về HTTT quản trị nhân lực:

Để quản lý nhân sự trong một đơn vị tổ chức, người ta cần tiến hành phát triển một

HTTT với đầy đủ các yếu tố cấu thành: phần cứng, phần mềm, hệ thống truyền thông, CSDL

nhân sự, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin.

CSDL nhân sự sẽ bao gồm nhiều bảng/tệp dữ liệu có quan hệ với nhau. Quy mô, đặc

điểm nhân sự và yêu cầu quản lý nhân sự của tổ chức sẽ quyết định quy mô và mức độ phức

tạp của CSDL đó. Về cơ bản, CSDL nhân sự cũng chứa 3 loại bảng/tệp dữ liệu sau:

PTIT



- Bảng/tệp dữ liệu mô tả: danh mục đơn vị công tác, danh mục tôn giáo, danh mục

chuyên môn, danh mục dân tộc…

- Bảng/tệp dữ liệu chính chứa các dữ liệu phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau như:

lý lịch nhân viên, trình độ ngoại ngữ, đào tạo bổ sung hay kỷ luật, khen thưởng…

- Bảng/tệp báo cáo: chứa thông tin kết xuất từ CSDL nhân sự như báo cáo tổng hợp

lương, báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá …

Hình 6.13. Luồng thông tin vào/ra của một HTTT quản trị nhân sự

Hệ thống danh mục trong CSDL nhân sự:

Cũng như các CSDL tác nghiệp khác, việc xây dựng hệ thống danh mục nhân sự trong

HTTT quản lý nhân sự là hết sức quan trọng và cần được tiến hành một cách thận trọng trước

khi bắt đầu quá trình cập nhật hồ sơ nhân sự. Số lượng danh mục có thể khác nhau giữa tổ

chức với những đặc thù nghiệp vụ khác nhau.

Sau đây là những danh mục nhân sự thường có trong một CSDL nhân sự:

- Danh mục đơn vị công tác: dùng để quản lý các đơn vị, phòng ban khác nhau trong tổ

chức. Mỗi đơn vị được nhận diện thông qua mã của nó (mã đơn vị) và được mô tả chi tiết

thêm thông qua các thuộc tính sau: Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, …

- Danh mục dân tộc: dùng để quản lý các dân tộc. Mỗi dân tộc được gán một mã duy

nhất và mô tả chi tiết thông qua tên của nó (tên dân tộc).

- Danh mục giới tính: dùng để quản lý giới tính của nhân viên. Bảng danh mục này tuy

gồm hai danh điểm tương ứng với hai giới: nam và nữ, nhưng mỗi danh điểm vẫn cần được

gán một mã riêng.

- Danh mục tôn giáo: dùng để quản lý tôn giáo của các nhân viên. Mỗi loại tôn giáo

được gán một mã riêng và mã này được sử dụng để khai báo tôn giáo của một nhân viên trong

hồ sơ của nhân viên đó.

- Danh mục trình độ văn hoá: dùng để quản lý trình độ văn hoá của các nhân viên. Mỗi

loại trình độ văn hoá được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và nhờ tính duy nhất này

người ta có thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá, khi có nhu cầu.

- Danh mục trình độ chính trị: dùng để quản lý các loại trình độ chính trị của các nhân

viên. Mỗi loại trình độ chính trị được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và người ta có

HỆ

THỐNG

THÔNG

TIN

QUẢN TRỊ

NHÂN

LỰC

Hồ sơ nhân sự

Danh mục đơn vị Danh mục chức vụ Danh mục chuyên môn Danh mục dân tộc Danh mục trình độ VH… Lý lịch cá nhân Quyết định phân công,

thuyên chuyển…

Báo cáo nhân sự

Danh sách nhân viên theo đơn vị.

Báo cáo tổng hợp lương.

Báo cáo tổng hợp trình độ văn hoá...

PTIT



thể tiến hành lập các báo cáo tổng hợp theo trình độ chính trị khi có nhu cầu.

- Danh mục chức vụ: dùng để quản lý các loại chức vụ mà các nhân viên đảm trách.

Mỗi loại chức vụ được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó và có thể được mô tả chi tiết

thêm thông qua các thuộc tính: Tên chức vụ, Phụ cấp chức vụ, …

Hình 6.14 Hệ thống các tệp dữ liệu trong CSDL quản lý nhân sự

- Danh mục ngạch công chức: dùng để quản lý các mức ngạch công chức trong quy

định. Mỗi ngạch công chức được gán một mã hiệu riêng. Danh mục này cùng với các danh

điểm của nó được dùng để theo dõi ngạch và quá trình chuyển ngạch của cán bộ, công chức.

- Danh mục chuyên môn: dùng để quản lý chuyên môn mà các nhân viên được đào tạo

hoặc đang đảm trách. Mỗi loại chuyên môn được gán một mã riêng. Mã này sẽ được dùng để

khai báo chuyên môn của một nhân viên trong hồ sơ của người đó và thông tin này sẽ rất cần

thiết trong việc sắp xếp hoặc thuyên chuyển vị trí làm việc cho các nhân viên.

- Danh mục ngoại ngữ: dùng để quản lý các loại ngoại ngữ mà các nhân viên biết hoặc

thông thạo ở những mức độ khác nhau. Danh mục này chỉ thực sự cần thiết khi muốn quản lý

trình độ ngoại ngữ của các nhân viên. Mỗi ngoại ngữ được gán một mã duy nhất và người ta

dùng mã này để kết hợp với mã của một nhân viên để mô tả trình độ ngoại ngữ này của nhân

viên đó.

DANH MỤC ĐƠN VỊ

#Mã đơn vị Tên đơn vị

…..

DANH MỤC GIỚI TÍNH

#Mã giới tính Tên giới tính

…..

DANH MỤC DÂN TỘC

#Mã dân tộc Tên dân tộc

…..

DANH MỤC TÔN GIÁO

#Mã tôn giáo Tên tôn giáo

…..

HỒ SƠ NHÂN VIÊN

#Mã nhân viên

Họ và tên đệm

Tên

Mã giới tính

Ngày sinh

Nơi sinh

Quê quán

Ngày vào làm việc

Mã đơn vị

Mã dân tộc

Mã tôn giáo

Mã chuyên môn

Mã chức vụ

…..

D.MỤC CHUYÊN MÔN

#Mã chuyên môn Tên chuyên môn

…..

DANH MỤC CHỨC VỤ

#Mã chức vụ Tên chức vụ

…..

TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ

Mã nhân viên

Mã ngoại ngữ

Trình độ

DANH MỤC NG.NGỮ

#Mã ngoại ngữ

Tên ngoại ngữ

…..

KẾT QUẢ TĐKT

Mã nhân viên

Mã danh hiệu

Ngày khen thưởng

DANH HIỆU

KHEN THƯỞNG

#Mã danh hiệu

Tên danh hiệu ….. …..

HÌNH THỨC KỶ LUẬT

#Mã hình thức KL Tên hình thức KL

…..

PTIT



- Danh mục khen thưởng: dùng để quản lý các hình thức khen thưởng có áp dụng trong

tổ chức. Danh mục này cần thiết khi nhu cầu theo dõi tình hình khen thưởng được nhận diện

duy nhất thông qua mã của nó.

- Danh mục kỷ luật: dùng để quản lý các hình thức kỷ luật được áp dụng trong tổ chức.

Danh mục này chỉ cần thiết khi có nhu cầu theo dõi tình hình kỷ luật đối với từng nhân viên

trong tổ chức. Mỗi hình thức kỷ thuật được nhận diện duy nhất thông qua mã của nó.

Tuỳ đặc điểm nghiệp vụ của từng tổ chức (hành chính sự nghiệp, kinh doanh thương

mại hoặc sản xuất) mà hệ thống danh mục này được mở rộng thêm hoặc biến đổi phù hợp cho

phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự cụ thể.

Các bảng/tệp dữ liệu chính trong CSDL nhân sự:

Chúng ta biết rằng, đối tượng quản lý chính của HTTT quản lý nhân sự chính là hồ sơ

của các nhân viên. Về nguyên tắc, sau khi xây dựng một cách có hệ thống bộ danh mục từ

điển nhân sự như trên, có thể tiến hành cập nhật hồ sơ cho các nhân viên, trên cơ sở sử dụng

bộ danh mục đã có theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu.

♦ Tuỳ nhu cầu quản lý nhân sự của mỗi tổ chức: bảng/tệp “Hồ sơ nhân viên” có thể có ít

hay nhiều các thuộc tính. Nhưng về nguyên tắc, để phân biệt các nhân viên một cách duy

nhất, cần phải gán cho mỗi nhân viên một mã riêng (gọi là Mã nhân viên), ngoài ra mỗi nhân

viên có thể được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau:

Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính (*), Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Dân tộc (*), Tôn giáo

(*), Chức vụ (*), Biên chế, Ngày vào biên chế, Trình độ văn hoá (*), Trình độ chính trị (*),

Trình độ chuyên môn (*), Mã ngạch công chức (*), Ngày hưởng mã ngạch, Mức lương, Ngày

xếp lương,…

Trong đó các thuộc tính (*) là những thuộc tính mã đã được khai báo trong các bảng/tệp

danh mục tương ứng và khi sử dụng phải dùng đúng mã như đã khai báo. Tuy thuộc vào mức

độ chi tiết của nhu cầu quản lý nhân sự, có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính mô tả so với liệt

kê đã nêu ở trên.

♦ Để quản lý trình độ ngoại ngữ của các nhân viên có thể dùng bảng/ tệp dữ liệu “Trình độ

ngoại ngữ” với các thuộc tính sau: Mã nhân viên (*), Loại ngoại ngữ (*), Trình độ.

♦ Bằng cách sử dụng bảng/tệp “Kỷ luật/khen thưởng” có thể theo dõi được hình thức

khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên. Bảng/ tệp này có các thuộc tính sau: Mã nhân

viên (*), Loại kỷ luật (*), Ngày kỷ luật, Loại khen thưởng (*), Ngày khen thưởng, …

Các báo cáo đặc trưng trong HTTT quản trị nhân sự:

Để ban hành những quyết định về nhân sự, những người làm công tác quản lý thực sự

cần có thông tin hỗ trợ. Những thông tin đó nằm chủ yếu trong các loại báo cáo khác nhau, do

HTTT quản lý nhân sự cung cấp, ví dụ:

- Trích ngang về một nhân viên.

- Danh sách nhân viên theo đơn vị.

- Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá.

- Báo cáo tổng hợp theo dân tộc.

- Danh sách nhân viên đã nghỉ hưu hoặc buộc thôi việc…

PTIT




1. Giới thiệu các HTTT quản lý cơ bản được ứng dụng trong thực tế.

2. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT quản lý văn phòng.

3. Trình bày khái niệm và các chức năng chính của HTTT xử lý giao dịch. Giới thiệu một số HTTT xử lý giao dịch mà theo bạn là cần thiết đối với tổ chức.

4. Thế nào là các HTTT quản lý chức năng. Hãy giới thiệu khái quát về các HTTT quản lý chức năng mà bạn biết. Xác định các nguồn chính cung cấp thông tin đầu vào cho các HTTT quản lý chức năng.

5. Hãy phân loại các HTTT Tài chính – Kế toán theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:

- Các HTTT Tài chính hoặc Kế toán cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

- Các thông tin vào và thông tin ra đối với mỗi hệ thống này.

6. Hãy phân loại các HTTT quản lý SXKD theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:

- Các HTTT quản lý SXKD cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp.


7. Hãy phân loại các HTTT quản trị nhân lực theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:

- Các HTTT quản trị nhân lực cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp.


8. Hãy phân loại các HTTT marketing theo các mức quản lý. Trong số các HTTT đó, hãy xác định:

- Các HTTT marketing cụ thể mà theo bạn là cần thiết nhất đối với các tổ chức, doanh nghiệp.


PTIT

Bài giảng HTTTQL Chương 7. Các HTTTQL hỗ trợ ra quyết định


CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ

HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH

Các HTTT hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ điều hành được thiết kế để hỗ trợ trực tiếp cho

các nhà quản lý trong quá trình ban hành các quyết định phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Các

HTTT hỗ trợ ra quyết định cung cấp các mô hình để giải quyết các bài toán cụ thể của các nhà

quản lý, ngược lại các HTTT hỗ trợ điều hành chỉ cung cấp các thông tin tổng quát, thông tin

tầm chiến lược trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa

ra một giải pháp chi tiết cho các vấn đề đó.

7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

Kể từ những năm 1970, một số tổ chức đã bắt đầu phát triển các HTTT thực sự khác

biệt với các HTTT quản lý truyền thống. Chúng có thể tác động qua lại và được thiết kế giúp

đỡ người sử dụng khai thác dữ liệu và các mô hình hỗ trợ cho việc ban hành các quyết định

không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Vào những năm 1980, các hệ thống này đã nhanh chóng

phát triển và nâng lên mức hỗ trợ tạo quyết định của các cá nhân, các nhóm và thậm chí toàn

bộ tổ chức. Đó chính là các HTTT hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ ra quyết định theo nhóm.

7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức

Trong các tổ chức, vai trò của các nhà quản lý thể hiện qua chính các hoạt động mà họ

thường thực hiện và thường được chia thành 3 nhóm chính: vai trò giữa các cá nhân với nhau,

vai trò mang tính thông tin và vai trò có tính quyết định.

- Vai trò có tính cá nhân xuất hiện khi nhà quản lý hành động như một người đại diện

của tổ chức ở môi trường bên ngoài tổ chức, hoặc với tư cách là nhà lãnh đạo chỉ bảo, khuyến

khích và hỗ trợ cho những người làm việc dưới quyền.

- Vai trò mang tính thông tin: khi nhà quản lý đóng vai trò trung tâm tiếp nhận thông

tin mới nhất, chính xác nhất và phân phối những thông tin đó đến những nhân viên cần phải

biết về nó.

- Vai trò có tính quyết định: khi nhà quản lý ban hành các quyết định, từ đó các đơn vị,

cá nhân trong tổ chức sẽ phải thực hiện các quyết định đó.

Theo các lý thuyết quản lý hiện đại, việc ra quyết định quản lý không hẳn là trung tâm

của các hoạt động quản lý, tuy nhiên nó rất quan trọng và mang tính thách thức lớn nhất đối

với các nhà quản lý.

Các quyết định quản lý có thể được phân thành 3 mức: chiến lược, chiến thuật và tác

nghiệp. Trong mỗi mức, các quyết định còn được phân loại theo dạng có cấu trúc (có thể lập

trình được), dạng không có cấu trúc (không lập trình được) và dạng bán cấu trúc.

- Các quyết định không có cấu trúc là các quyết định mà các nhà ra quyết định phải tự

đánh giá và hiểu rõ vấn đề được đặt ra. Những quyết định này thường quan trọng, mới lạ,

không theo nguyên tắc và không có một quá trình nào có thể tạo ra chúng. Ví dụ các quyết

định bổ nhiệm cán bộ, quyết định mở ngành đào tạo mới, thiết lập một dây chuyền sản xuất

PTIT



mới…

- Các quyết định có cấu trúc được ban hành theo một quy trình gồm một chuỗi các thủ

tục đã được xác lập trước, có tính lặp đi lặp lại và theo thông lệ. Ví dụ các quyết định số tiền

thưởng theo doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng, quyết định khen thưởng sinh viên

xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm…

- Các quyết định bán cấu trúc là giao thoa của 2 dạng trên. Các nhà quản lý ra quyết

định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, một phần dựa vào những thủ tục đã thiết lặp sẵn;

các quyết định ít có tính lặp lại. Ví dụ như các quyết định mức chi khen thưởng cho cán bộ có

thành tích công tác tốt, cho sinh viên đạt kết quả học tập cao…

Nhìn chung, quá trình ra quyết định được tiến hành qua 4 bước:

- Thu thập thông tin: tìm kiếm các thông tin từ các CSDL bên ngoài và bên trong tổ

chức liên quan đến các vấn đề mà nhà quản lý cần ra quyết định. HTTT sẽ rà soát toàn bộ các

dữ liệu trong quá khứ của tổ chức cũng như các dữ liệu từ môi trường bên ngoài liên quan đến

chính sách, pháp luật của nhà nước, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp… Những

thông tin thu được từ các HTTT sẽ giúp nhà quản lý nhận thức được các vấn đề thách thức

hay các cơ hội đang xuất hiện với tổ chức của họ.

- Thực hiện các hoạt động thiết kế: tùy thuộc vào đặc điểm của vấn đề cần giải quyết,

các nhà quản lý sẽ xác định các quyết định ban hành có dạng cấu trúc hay phi cấu trúc. Đối

với dạng quyết định có cấu trúc, cần chỉ rõ các bước cần thực hiện với những phương án cụ

thể. Khi đó, các kỹ sư viết phần mềm dễ dàng lập trình để hỗ trợ việc ban hành các quyết định

có cấu trúc. Ngược lại với các quyết định phi cấu trúc, do phần lớn các bước tiếp theo sau một

hành động được lựa chọn là khó xác định trước, các kỹ sư viết phần mềm rất khó lập trình và

chỉ có thể xây dựng một số tình huống dạng “Nếu – Thì”…

- Lựa chọn một nhóm các quyết định cụ thể. Để có thể giúp cho nhà quản lý lựa chọn

một quyết định nào đó, HTTT thường phải thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết

và có một tập sẵn có các quyết định cùng các cân nhắc cần lựa chọn. Các nhà quản lý sẽ lựa

chọn các quyết định trong một trạng thái “hợp lý có giới hạn”. Nói chung, HTTT thường giúp

các nhà quản lý bằng cách đưa ra một số các nhận xét, trong đó nhấn mạnh những điểm cần

cân nhắc với mỗi một phương án nào đó.

- Thực hiện các quyết định đã được lựa chọn. Ở bước này HTTT cung cấp cho các nhà

quản lý các báo cáo điều hành về các hoạt động đang được thực hiện bởi các quyết định đã

được lựa chọn, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh quyết định nếu thấy cần thiết.

7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định


HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System) là HTTT cho phép tổng

hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định

dạng không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc.

Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản lý trong

suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý. Các nhà quản lý có thể tìm

PTIT



những dữ liệu thích hợp, lựa chọn và sử dụng các mô hình thích hợp, điều khiển quá trình

thực hiện nhờ những phương tiện có tính chuyên nghiệp.

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của các tổ

chức. Trước đây, các HTTT trợ giúp ra quyết định hướng đến các nhà quản lý cấp cao, còn

ngày nay bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung. Một HTTT hỗ trợ ra quyết

định được tổ chức hiệu quả nếu có khả năng phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau:

- Đối với các nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến lược nhằm

xác định mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của tổ chức trong dài hạn. Vấn đề quan

trọng ở đây là dự đoán được tương lai của tổ chức và môi trường mà tổ chức đang hoạt động

trong đó.

- Đối với các nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến thuật để

giải quyết các vấn đề như phân bổ hiệu quả các nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực

hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Việc điều khiển quá trình này đòi hỏi mối liên hệ chặt

chẽ với những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó của tổ chức.

- Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá các sáng kiến về sản phẩm, dịch vụ mới,

cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu quả trong tổ chức…

- Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo ra các quyết định liên quan đến các hoạt động cụ thể

như xác định bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn

sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt được…

Một số ví dụ về các hệ thống DSS:

- Hệ thống xác định giá và tuyến bay của của các hãng hàng không (American Airlines,

Vietnam Airlines…)

- Hệ thống điều khiển tàu và tuyến đi của Southern Railway

- Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phòng Mỹ

- Hệ thống định giá bán sản phẩm của Kmart…

7.1.2.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống

Mô hình tổng quát của HTTT hỗ trợ ra quyết định được biểu diễn trong hình 7.1.

Một HTTT hỗ trợ ra quyết định bao gồm 5 thành phần cơ bản:

- Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể

trao đổi các mô hình phần mềm và các số liệu với các hệ thống hỗ trợ ra quyết định khác.

- Nhân lực: bao gồm các nhà quản lý sử dụng hệ thống, các lập trình viên và các kỹ

thuật viên quản lý hệ thống.

- CSDL: bao gồm dữ liệu (hiện tại hoặc quá khứ) từ CSDL của các tổ chức kinh tế,

ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Hệ thống DSS bảo đảm

tính toàn vẹn của dữ liệu, bản thân nó không tạo ra hoặc cập nhật dữ liệu mà chỉ tổ chức dữ

liệu lại theo cách mà từng cá nhân hoặc từng nhóm nhận thấy là phù hợp để tạo quyết định

dựa trên tình trạng thực tế. CSDL của mô hình này thường đã được tổng hợp và lưu trữ đặc

PTIT



Nhà quản lý

Thông tin

quyết định

HTTT HỖ TRỢ

RA QUYẾT ĐỊNH

Xử lý

các mô hình

Xử lý hội thoại

Hệ quản trị

CSDL

Các mô hình

CSDL

biệt cho mục đích sử dụng riêng của hệ thống DSS do hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ

CSDL của tổ chức, chống sự phá hoại từ những thay đổi đột ngột hoặc không thích hợp; nếu

tự rà soát CSDL lớn của tổ chức thì đó sẽ là một quá trình chậm chạp và tốn kém.

Hình 7.1. HTTT hỗ trợ ra quyết định

- Mô hình: tổng thể các mô hình phân tích và toán học sử dụng trong quá trình ra quyết

định như mô hình thống kê, mô hình dự báo, mô hình điều hành, mô hình lập kế hoạch.

Mỗi mô hình là một sự mô tả các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào

đó, ví dụ như mô hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm

hoà vốn, mô hình bài toán quy hoạch tuyến tính… Mỗi hệ thống DSS được xây dựng cho một

tập hợp các mục đích khác nhau và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ thuộc theo mục

đích mà nó hướng tới.

- Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình thông qua quyết định

và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống phần mềm DSS cho phép

người sử dụng có thể can thiệp vào CSDL và cơ sở mô hình của hệ thống một cách dễ dàng.

Hệ thống phần mềm DSS cung cấp các biểu đồ dễ sử dụng và các giao diện linh hoạt, cho

phép cả các nhà quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ

thống một cách dễ dàng.

7.1.2.3 Phương pháp xây dựng hệ thống

Do hệ thống DSS được tạo ra để phục vụ cho nhu cầu đặc biệt của nhà quản lý và

chuyên dùng cho một lớp các quyết định nào đó nên trong quá trình xây dựng hệ thống DSS

cần có sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nhất. Hệ thống này chỉ sử dụng một số

lượng nhất định các dữ liệu liên quan, không cần việc trao đổi các dữ liệu một cách trực tiếp

và có xu hướng sử dụng những mô hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác.

Quy trình xây dựng các hệ thống DSS thường có các bước sau:

PTIT



- Phân tích: nhằm xác định các vấn đề và các khả năng mà nhà quản lý có thể cho là

hữu ích trong việc dẫn dắt tới các quyết định liên quan tới vấn đề đó. Các bước cần tiến hành

để thực hiện việc phân tích đạt kết quả cao:

- Thiết kế: không giống như một chu trình thiết kế HTTT truyền thống, việc thiết kế hệ

thống DSS được thực hiện theo các bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm. Người ta thiết kế hệ

thống, đưa vào dùng thử, phát hiện các sai sót hoặc bất hợp lý, thực hiện điều chỉnh…; cứ thế

lặp đi lặp lại cho tới khi có được một sản phẩm được coi là “phù hợp”.

- Thực hiện: Không giống như các HTTT quản lý khác, việc thiết kế HTTT DSS

không bao gồm việc thực hiện một cách riêng rẽ mà việc phát triển hệ thống sẽ được thực

hiện một cách liên tục. Trong quá trình sử dụng hệ thống, các nhà quản lý sẽ đánh giá hệ

thống và liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu cầu quản lý của tổ chức.

7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm

Do cách làm việc theo nhóm ngày càng gia tăng trong các tổ chức nên vào cuối những

năm 1980, những người phát triển hệ thống bắt đầu quan tâm đến việc phát triển các HTTT có

khả năng hỗ trợ tạo quyết định theo nhóm.

HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System) được

phát triển để giải quyết các vấn đề không có cấu trúc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả

của những cuộc gặp theo nhóm. Nhờ các hệ thống này, số lượng các cuộc gặp gỡ của các nhà

ra quyết định tăng lên, thời gian họp cũng được kéo dài hơn và gia tăng số ý kiến tham gia để

giải quyết các vấn đề của tổ chức.

Việc tạo ra các quyết định theo nhóm có đặc thù riêng và khác với việc ra những quyết

định của mỗi cá nhân. Sự thành công của hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo nhóm phụ thuộc

vào những yếu tố sau:

- Các đặc điểm của mỗi nhóm: số người trong nhóm, kinh nghiệm của từng người…

- Đặc điểm tổ chức mà nhóm đang làm việc: quy mô, lĩnh vực hoạt động…

- Đặc điểm của nhiệm vụ mà nhóm triển khai: chức năng hoạt động, nội dung nhiệm vụ,

độ phức tạp, thời gian triển khai…

- Việc sử dụng CNTT như hệ thống gặp mặt điện tử, truyền hình hội nghị…

- Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhóm đang sử dụng…

Hệ thống GDSS có khả năng giúp giải quyết các vấn đề của các cuộc họp bằng cách

như sau:

- Phát triển các kế hoạch định trước để tạo cho cuộc gặp gỡ có hiệu quả hơn và thu

được kết quả tốt hơn. Các bảng câu hỏi tự động, một số phần mềm trên máy PC có khả năng

cấu trúc lại các kế hoạch và do đó, phát triển những kế hoạch này.

- Tăng khả năng tham gia. Hệ thống này khiến cho tất cả các thành viên đều có khả

năng tham gia đầy đủ ngay cả khi số thành viên là khá lớn. Các thành viên có thể tham gia ý

kiến đồng thời hơn vào cùng một thời điểm và do đó tạo hiệu quả cho các cuộc gặp gỡ.

PTIT



- Tạo không khí cởi mở và hợp tác trong các cuộc họp có sự tham gia của các cấp quản

lý khác nhau. Các thành viên ở cấp quản lý thấp có thể tham gia ý kiến mà không sợ bị các

cấp quản lý cao chỉ trích. Các thành viên ở cấp quản lý cao tham gia cuộc họp mà cũng không

lo rằng sự có mặt của họ sẽ điều khiển các luồng ý kiến và từ đó không thu được kết quả như

mong đợi. Những người tham gia đều cảm nhận rằng với sự trợ giúp của hệ thống GDSS, việc

đóng góp ý kiến trở nên tự do hơn, cởi mở hơn và từ đó sẽ có trách nhiệm cao hơn trong cuộc

họp.

- Nhằm mục tiêu đánh giá: người tham gia sẽ tập trung đánh giá chính xác các vấn đề

được đặt ra. Người đưa ra ý kiến có cơ hội tách biệt bản thân họ với ý kiến của họ để có một

cái nhìn khách quan hơn. Việc đánh giá trong bầu không khí không xưng danh như vậy làm

tăng độ chính xác của các ý kiến phản hồi.

- Tổ chức và đánh giá các ý kiến: Các công cụ của hệ thống này được cấu trúc và dựa

trên một phương pháp cụ thể, cho phép các cá nhân tự tổ chức và nộp những kết quả theo

nhóm mà không cần xưng danh. Sau đó từng nhóm sẽ tổng hợp lại và phát triển các ý kiến đã

được tổ chức này cho tới khi hoàn thiện được các tài liệu.

- Tạo tài liệu của cuộc gặp: các thành viên có thể sử dụng dữ liệu của cuộc họp để tranh

luận sau cuộc họp hoặc cung cấp với những ai không tham gia cuộc họp, thậm chí có thể tạo

ra các bản trình bày từ những dữ liệu đó. Một số công cụ của hệ thống GDSS cho phép người

sử dụng nghiên cứu từng vấn đề một cách chi tiết hơn, đầy đủ hơn; cho phép những người

không tham gia cuộc họp có cơ hội tìm kiếm được các thông tin cần thiết sau cuộc họp…

Hệ thống GDSS có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên nó khá phức tạp; tính hiệu quả của các

công cụ được sử dụng phụ thuộc phần nào vào các thiết bị phần cứng, chất lượng của các kế

hoạch, sự hợp tác của các thành viên…; chi phí cho những hệ thống này khá đắt nên thực tế

việc đưa các hệ thống này vào sử dụng vẫn còn hạn chế.

7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH

7.2.1 Khái niệm

HTTT hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) là một HTTT có khả năng

tương tác cao, cho phép các cấp lãnh đạo trong bộ máy quản lý truy cập thông tin cần thiết

một cách kịp thời, chính xác để hỗ trợ việc ban hành các quyết định quản lý.

Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin và được thiết kế để tổng hợp

thông tin từ bên ngoài (môi trường vĩ mô, vi mô) và thông tin từ các HTTT nội bộ MIS, DSS

của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và đưa ra những thông tin chiến lược quan trọng, cần

thiết, trợ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. Tuy

nhiên, việc tìm kiếm thông tin từ hệ thống này không có quy trình cụ thể mà đòi hỏi các nhà

quản lý phải có khả năng đánh giá, suy xét, chọn lựa các thông tin cần thiết cho mình.

ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải quyết các vấn

đề không có cấu trúc ở mức chiến lược. Hệ thống chỉ cung cấp các thông tin trợ giúp nhà quản

lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cho vấn

đề đó.

PTIT



Lãnh đạo

Thông tin

chiến lược

HTTT HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH

Phần mềm

cung cấp thông tin

Hệ quản trị

CSDL

Phần mềm

viễn thông

Ngân hàng

dữ liệu

CSDL

Khai thác

CSDL

Quản lý

Hình 7.2. HTTT hỗ trợ điều hành

Các đặc điểm chính của các hệ thống ESS là:

- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.

- Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản

lý cao xuống mức quản lý thấp.

- Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của các nhà quản lý cấp cao (CEO – Chief

Executive Officer)

- Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao).

7.2.2 Mô hình hệ thống

ESS hoạt động trên cơ sở các phần mềm cung cấp thông tin, một hệ quản trị CSDL và

một phần mềm viễn thông. Nó cho phép truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các

CSDL nội bộ và một số CSDL bên ngoài tổ chức. Nhờ thế, các cán bộ lãnh đạo luôn luôn

được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.

Mô hình của HTTT hỗ trợ điều hành được biểu diễn trong hình 7.2.

Một HTTT hỗ trợ điều hành bao gồm các thành phần cơ bản:

- Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể

kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các CSDL.

Các HTTT này đòi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng để đáp ứng tốc độ xử lý một

khối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ thống siêu thị có thể

cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động doanh thu theo tháng của 5 loại mặt

hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển

sinh để chuẩn bị cho một bản báo cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông

tin thị trường tổng quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm

mới cho tổ chức của mình…

PTIT



- CSDL: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên

ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý.

Các nhà quản lý có thể cần tìm kiếm thông tin ở các bài báo, các tạp chí được lưu trữ

trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một thư viện nào đó. Họ cũng có thể liên hệ

qua e-mail với một chuyên gia bên ngoài tổ chức hoặc với một vài đồng nghiệp cùng tổ chức

nhưng ở nhiều nước trên thế giới… Do đó, HTTT hỗ trợ điều hành phải liên hệ được với

nhiều nguồn thông tin bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác.

Đối với nguồn dữ liệu bên trong, ệ thống ESS chủ yếu sử dụng thông tin từ các HTTT

nội bộ có tính tổng hợp cao hơn như MIS, DSS của tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin

chiến lược được thực hiện một cách nhanh chóng.

- Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình cung cấp thông tin và

các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống.

Hệ thống này đòi hỏi các phần mềm có khả năng phân tích, quản lý, kết xuất dữ liệu

tổng quát một cách linh hoạt giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin.

Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều

biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. Hệ thống phần

mềm cung cấp các giao diện linh hoạt, dễ sử dụng, cho phép cả các nhà quản lý không có kinh

nghiệm sử dụng máy tính cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng.

Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite được giới thiệu ở hình 7.3.

Hình 7.3. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite

PTIT




1. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ ra quyết định.

2. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm.

3. Hãy trình bày sự hiểu biết về HTTT hỗ trợ điều hành.

4. Nêu điểm giống và khác nhau giữa HTTT trợ giúp ra quyết định và HTTT hỗ trợ điều hành.

5.

PTIT

Bài giảng HTTTQL Tài liệu tham khảo


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. PGS. TS. Hàn Viết Thuận

Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý.

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008.

2. TS. Phạm Thị Thanh Hồng (Chủ biên), ThS. Phạm Minh Tuấn

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý.

Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, năm 2007.

3. TS. Trần Thị Song Minh

Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý.


4. TS. Vũ Trọng Phong


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, năm 2009.

5. ThS. Ao Thu Hoài


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, năm 2001.

6. PGS. TS. Hàn Viết Thuận

Giáo trình Tin học ứng dụng.


7. Vũ Đức Thi

Cơ sở dữ liệu: Kiến thức và thực hành.

Nhà xuất bản Thống kê, năm 1997.

8. Robin Sims

Phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý.

Viện Tin học, năm 1993.

9. Các website giới thiệu các phần mềm quản lý.

PTIT

Documents

BÀI GIẢNG - lrc.quangbinhuni.edu.vn:8181