Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Brugere og Grupper i Aula
Version 1.2 – (28.08.2019)
Dette dokument giver et indblik i hvilke brugere og grupper, der
importeres i Aula
Da dette er under endelige afklaring i projektet og med leverandører
vil dokumentet derfor blive løbende uddybet
Import af brugere i Aula- Hvordan importeres brugere til Aula
- Eksempler på brugere med flere roller
- Manuel indlæsning af brugere
Hvordan importeres brugere til Aula
I de elevadministrative systemer (TEA/KMD ELEV) tildeles brugerne roller ud fra titlerne ”Lærer”, ”Leder”, ”Pædagog” etc.
Her kan en bruger tildeles flere roller som eks. ”Lærer” og ”Leder”.
TEA/
KMD
ELEV
STIL/
UNI-
Login
Oplysninger sendes til UNI-Login
via ws10.
AULA
Profiltyperne matcher de oplysninger, som Aula
modtager fra UNI-Logins eksportformat ws17fuld.
I Aula mappes rollerne til profiltyper ud fra
følgende rangordning:
Leder
Ledelse
Lærer
Pædagog
Vikar
Konsulent
TAP
Dvs.; har en bruger i de administrative systemer
fået tildelt flere roller som eks, ”Lærer” og ”Leder”,
vil brugeren oprettes med profiltypen ”Leder” i
Aula i overensstemmelse med ovenstående
rangordning. Profiltypernes rangordning
bestemmer således, hvilke dashboards en bruger
får (se næste slide).
Eksempler på brugere med flere roller
Rolle i
TEA/
KMD
ELEV
Rolle i
Aula
Dash-
board
i Aula
Lærer+Pædagog+Leder
Pædagog+Lærer
TAP
Administrativ, TAP
Leder+Lærer+Pædagog
Leder
Lærer
Medarbejder
Medarbejder
Leder
Leder
Pædagogisk personale
(Skole)
Øvrige
Øvrige
Leder
Manuel indlæsning af brugere
Det anbefales, at brugere så vidt muligt oprettes og håndteres i de personale- og elevadministrative systemer. På den måde vil al administration af brugere alene skulle håndteres her og vil sikre en automatisk opdatering af brugere i Aula.
Medarbejdere tilknyttet kommuneinstitutionen vil dog skulle oprettes direkte i STILs brugeradministration via ws17.
Et vigtigt opmærksomhedspunkt her, er at når brugere oprettes direkte i STIL, vil stamdata og relationer ikke hentes ind i Aula. Brugere vil således her alene fremgå med fornavn og efternavn.
STIL/
UNI-Login
Medarbejder
Forældre og elever
Hvem vises brugerdata for
Brugerdata i Aula
Oversigt over brugerdata i Aula
Navn*
Adresse
Mobil/arbejdsnummer
Fødselsdag
Adresse, mobil/arbejdsnummer, email og fødselsdag findes i
Aula, hvis disse informationer er tilføjet i det
brugeradministrative system.
Email og telefonnumre bliver dog ikke synlige i Aula, førend de
er bekræftet ifm. første login i Aula.
Bemærk dog, at forældre godt kan vælge ikke at angive email
og telefonnumre.
Visning af kontaktoplysninger er afhængig af samtykker til
deling af kontaktoplysninger
*Se mere om navne- og adressebeskyttelse i unilogin faq
Opdatering: Opdateres kontaktoplysninger af brugeren i Aula
overføres dette pt. ikke de til brugeradministrative systemer. De
brugeradministrative systemer overskriver dog heller ikke de
nye kontaktoplysninger i Aula.
Forældre og børn kan fremsøge kontaktoplysninger på forældre
og børn inden for egen institution.
Hvad de kan se afhænger af, hvad der er givet samtykke for. Det
betyder, at visning af kontaktoplysninger for andre forældre og
elever først kan tilgås efter forældres første login og er
afhængigt af graden af det, der er givet samtykke for.
Medarbejdere har adgang til andre brugeres kontaktoplysninger
uanset samtykker. Det vil sige at adressen altid kan ses, mens e-
mail og telefonnumre først kan ses, når forældrene er logget ind.
Medarbejdere kan dermed fremsøge kontaktoplysninger på
forældre og børn herunder samtykker, eventuelle tilladelser og
supplerende stamdata for børn inden for egen institution.
Medarbejdere kan endvidere se, hvornår børn og forældre på
egen institution sidst har logget ind i Aula.
Medarbejdere kan endvidere fremsøge kontaktoplysninger på
andre medarbejdere inden for de institutioner, de selv er
tilknyttet. De kontaktoplysninger som vil være synlige er navn
samt arbejdsnummer, hvis dette er angivet.
Grupper i Aula- Grupper fra KMD Elev
- Grupper fra TEA
- Klasser og hold
- Grupper oprettet i Aula
- Anbefalinger og obs.punkter
Grupper fra KMD Elev
KMD Elev
Uni-
Login
Aula
Særligt om*
Teams
Teams oprettet i KMD Elev overføres til UNI-Login.
KMD arbejder på en løsning ift. at overføre teams
fra Educa Personale. Forventet release i foråret.
SFO (forventet ultimo april)
Elevers institutionstilknytning findes i KMD Elev via
integration til KMD Institution, I2 og IST. Eleven
tilknyttes derfor et hold af typen SFO i
overensstemmelse med den SFO, der er registreret
på eleven. Dette hold importeres til Aula via UNI-
Login. Derudover kan SFO-personale tillknyttes en
særlig gruppe af typen SFO i KMD Elev, der
importeres til Aula via UNI-Login.
Landsbyordninger (forventet primo april)
Indskevne elever vil blive tilknyttet et hold på
samme måde som alm. SFO-børn. Se ovenfor.
Børnehavebørn er ikke indskrevet i en klasse og
derfor oprettes der et klasse (hovedgruppe) til disse
børn, så de samles i en gruppe i ovensstemmelse
med den landsbyordning, der er registreret på
barnet i KMD Elev. Dette hold importeres til Aula via
UNI-Login.
Grupper, der importeres til Aula
Aula importerer automatisk følgende grupper fra UNI-
Login
- Klasser (Hovedgruppe)
- Hold
- Teams
- SFO
Institutionen kan selv ændre navn på klasser og hold i
KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal
indsendes til UNI-login.
Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så
navnet på gruppen og medlemmerne kan udelukkende
opdateres i de brugeradministrative systemer.
Rettigheder til at eksempelvis skrive til gruppen eller
dele et opslag håndteres i Aula.
*Beskrivelsen er leveret af KMD
Grupper fra TEASærligt om*
Teams
P.T. oprettes teams i AULA baseret på personaletype – fx
lærere, pædagoger, ledere mv.
Med TEA’s nye teamfunktion kan man derudover
gruppere personalet i egne definerede teams – fx alle
dansklærere, indskolingen mv.
SFO (forventet primo juni 2019)
SFO Admin er et tilkøb til TEA, som fletter data med TEA
og sender SFO børn, - personale og - grupper til Aula.
SFO Admin er altid opdateret i forhold til indmeldelser i
SFO, og ved tilkøb får eksisterende brugere af Tabulex
Børn (komme/gå) automatisk importeret deres data.
SFO Admin består af følgende moduler:
• Institutionen: Værktøj til at oprette, redigere og
gruppere børn og personale
• Forvaltningen: Oprettelse og redigering af personale
på tværs af institutionerne i kommunen
• Forældrene: Mulighed for at give andre
kontaktpersoner adgang til Aula.
Landsbyordninger
Børn i dagtilbud tilknyttet landsbyordninger kan gruppes
manuelt som en klasse, hvorefter de overføres til Aula.
Grupper, der importeres til Aula
Aula importerer automatisk følgende grupper fra UNI-Login:
- Klasser (Hovedgrupper)
- Hold
- Teams
- SFO.
Institutionen kan selv ændre navn på klasser og hold i TEA
samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til
UNI-login.
Grupper importeret fra TEA er lukkede i Aula, så navnet på
gruppen og medlemmerne kan udelukkende opdateres i de
brugeradministrative systemer.
Rettigheder til eksempelvis at skrive til gruppen eller dele et
opslag håndteres i Aula.
*Beskrivelsen er leveret af IST
TEA
Uni-
Login
Aula
TEA
Særligt om klasser og hold
KMD Elev
Uni-
Login
Hovedgruppe/klasse - Elever
- Medarbejdere
Hovedgruppe/klasse
1.B
Hold- Elever
- Medarbejdere
Hold (eks. Fransk)
Fransk
Import
synkroniseres
hver nat
UNI-Login er en
distributionsmekanisme,
hvorfra Aula og andre it-
løsninger kan modtage
grupper
1.B Elever
1.B Medarbejdere
1.B Forældre
Fransk Elever
Fransk Medarbejdere Aula
I Aula tilknyttes forældre automatisk til klasser.
Klasser bliver desuden automatisk oprettet med
en indholdsside og vil herefter være synlige for
brugerne i gruppeoversigten
I Aula tilknyttes forældre automatisk til hold
Hold bliver ikke oprettet med en indholdsside
Fransk Forældre
Grupper oprettet i Aula
Aula grupper
Grupper baseret uni-grupper- Årgangsgrupper (eks. 9. klasserne)
- Hele skolen
- Forældregrupper på tværs af klasser og årgange
- ?
Medlemmerne i grupper baseret på uni-grupper
opdateres automatisk, hvis et medlem tilføjes eller
fjernes fra uni-gruppen
Ser mere om oprettelse af afledte grupper i
administratorvejledningen afsnit 4.2.
Grupper til netværk og samarbejde- Fagteams
- Kontaktforældre
- Skolebestyrelsen
- ?
En fælles konsensus omkring navngivning af grupper på tværs af institutioner i kommunen anbefales.
Eks: ”Alle medarbejdere på <skolenavn>” eller ”Indskoling på <skolenavn>”
Tips fra piloterne ifm. oprettelse af Aula-grupper
God syntaks = godt overblik og nem fremsøgning
Anbefaling og obs.punkterGrupper i Aula
Anbefaling
Aula er designet til, at den primære information foregår i
automatisk oprettede grupper (Klasser og Hold bestående
af medarbejdere, forældre og elever).
Disse grupper kan filtreres når der f.eks. skal afsendes en
besked kun til 2.B forældre eller 2.B Elever. Der er derfor
ikke behov for at oprette tre forskellige grupper for
henholdsvis forældre, elever og medarbejdere.
I arbejdet med grupper bør I derfor starte med grupperne
fra KMD Elev og TEA (som i Aula suppleres af forældre).
Når i har afdækket mulighederne for brug af disse
anbefaler vi at i undersøger hvilke Aula grupper der er
behov for udover.
Det er i forbindelse med oprettelse af Aula grupper vigtigt
at have for øje, at jo flere grupper oprettet direkte i Aula,
jo mere vedligehold ved årsskifte og lignende.
Skal grupper oprettes i Aula eller i de
brugeradministrative systemer?
Visse gruppertype kan både oprettes i Aula og i de
brugeradministrative systemer (Eksempelvis SFO og
fagteams).
Fordele ved oprettelse i de brugeradministrative
systemer
• Vedligeholdelsen af grupperne foregår i det
brugeradministrative system
• Grupperne bliver synlige for andre løsninger end Aula.
Fordele ved oprettelse i Aula
• Flere brugere forventes at have eller kan få rettigheder
til at oprette og vedligeholde grupperne, da dette
foregår direkte i Aula.