Upload
vuongthuan
View
220
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Business case
Patiëntveiligheid en efficiency in de OK Business case GS1 traceerbaarheid
Inhoud
1 Managementsamenvatting 3
2 Inleiding 5
2.1 Wat is traceerbaarheid? 5 2.2 Dé standaard voor de zorg 6 2.3 Scope 6 2.4 Met dank aan 7
3 Achtergrond 8
3.1 Organisatorische context 8 3.2 Huidige situatie 9 3.3 Wettelijke verplichtingen 11 3.4 Internationale ontwikkelingen 11
4 Huidige werkwijze 13
4.1 Leverancier 13 4.2 Ziekenhuis 15 4.3 Verbeterpunten in de huidige situatie 18
5 Gewenste situatie 19
5.1 Doelstellingen 19 5.2 GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? 20 5.3 Nieuwe werkwijze ziekenhuis 22 5.4 Stappenplan 26 5.5 Checklist 27 5.6 Afspraken in de sector 28
6 Baten, lasten en risico's 29
6.1 Kosten en baten voor het ziekenhuis 29 6.2 Kosten en baten voor de leverancier 32 6.3 Terugverdienmodel ziekenhuizen (ROI) 34 6.4 Risico's 35
7 Conclusies en aanbevelingen 36
7.1 Conclusies 36 7.2 Aanbevelingen 36
Bijlage I 38
Bijlage II 42
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 3
1 Managementsamenvatting
GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. Als neutrale, non profit,
partij dragen we oplossingen aan, verkrijgen we commitment bij de betrokken
partijen en verzorgen we de dienstverlening die voor een succesvolle
implementatie nodig is.
Vanuit de overheid wordt steeds meer aangestuurd op enerzijds
kwaliteitsverbetering - de patiëntveiligheid moet omhoog – en anderzijds op
kostenverlaging binnen de gezondheidszorg. Deze business case toont aan dat
het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare bijdraagt
aan het verwezenlijken van deze doelstellingen. Om de business case
overzichtelijk te houden, is ervoor gekozen de scope te richten op medische
hulpmiddelen (exclusief kapitaalgoederen) die worden gebruikt in operatie- en
behandelkamers.
Huidige werkwijze
De huidige werkwijze biedt ruimte voor verbetering. Zo is het inzicht in en de
aansturing van de voorraad niet optimaal, de kostenberekening van een operatie
kan beter en completer en de registratie van gebruikte producten bij patiënten
is nog niet geautomatiseerd. Dit laatste leidt tot onnodige fouten en een
arbeidsintensieve recall-procedure.
Gewenste situatie
Op het gebied van patiëntveiligheid is een geautomatiseerde recall-procedure
wenselijk, evenals 100% zekerheid over product/patiëntregistratie. Daarnaast is
het belangrijk dat voorraden op orde en inzichtelijk zijn. Dit zorgt er onder
andere voor dat derving kan worden verlaagd, operaties niet afgelast hoeven te
worden omdat producten niet op voorraad zijn, de voorraadhoogte verlaagd kan
worden en consignatie optimaal kan worden ingezet. Door ook administratieve
processen te digitaliseren kan bovendien efficiënter worden gewerkt. Wanneer
het proces van bestellen, leveren en factureren eenvoudiger en sneller verloopt,
neemt het aantal fouten af en ontstaat beter inzicht in de kosten.
GS1 Traceerbaarheid
Om deze gewenste situatie te realiseren biedt GS1 de ‘GS1 Global Traceability
Standard for Healthcare’ (GTSH) als oplossing. Wanneer leverancier en
ziekenhuis beide over een goede IT-infrastructuur beschikken, kan hier gebruik
van worden gemaakt om producten door de gehele logistieke keten te volgen
en te traceren.
De GTSH zorgt ervoor dat elk product wordt herkend en elke verplaatsing van
de ene naar de andere locatie wordt bijgehouden. Dit gebeurt doordat het
artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en of serienummer door een
leverancier in een barcode wordt vastgelegd. Wanneer het ziekenhuis deze code
scant, worden de gegevens opgeslagen in het systeem. De locatie van een
product wordt vastgelegd via een GS1-adrescode. Als deze informatie in het
ERP (de software die bedrijfsprocessen ondersteunt) wordt gekoppeld, is altijd
duidelijk welk product zich op welke locatie bevindt. De gegevens kunnen
bovendien worden gekoppeld aan de patiënt, bijvoorbeeld door middel van een
barcode op een polsbandje, en aan een medewerker waarbij een barcode op
de medewerkerpas is aangebracht. Zo is te allen tijde duidelijk welk product bij
welke patiënt is toegepast en wie daar verantwoordelijk voor is.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 4
Baten en lasten
Zowel ziekenhuizen als leveranciers moeten bereid zijn om investeringen te doen
op het gebied van hard- en software en personeelskosten. Daar staan echter
diverse voordelen en besparingen tegenover. Het aantal fouten wordt
gereduceerd, zodat de patiëntveiligheid verbetert. Door het verkregen inzicht in
de logistieke keten kunnen operaties beter worden gepland en kunnen recall-
procedures sneller (en beter) worden uitgevoerd, wat de patiënt ten goede
komt. Daarnaast kan sneller en efficiënter worden gewerkt en verbetert het
inzicht in de aansturing van de voorraden. Dat brengt een aanzienlijke
kostenbesparing met zich mee. Ziekenhuizen kunnen in totaal jaarlijks tussen de
€ 106 en € 168 miljoen besparen.
Aan de slag!
Verhoging van de patiëntveiligheid en een enorm besparingspotentieel: redenen
genoeg om aan de slag te gaan met traceerbaarheid. Hier is commitment voor
nodig op alle niveaus, zeker om ook een aantal knelpunten weg te nemen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ontbreken van draagvlak voor logistiek binnen
een aantal ziekenhuizen, onvoldoende koppeling tussen verschillende IT-
systemen in een ziekenhuis en onbekendheid met GS1 Nederland. Voorbeelden
uit het buitenland laten zien dat wet- en regelgeving een versnelling van de
implementatie kan realiseren. GS1 Nederland pleit er daarom voor om ook in
ons land wetgeving op te stellen over traceerbaarheid.
Om 100% traceerbaarheid te realiseren moeten leveranciers en ziekenhuizen
duidelijke afspraken maken. De GS1 focusgroep Traceability kan en wil het
maken van deze afspraken faciliteren.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 5
2 Inleiding
Patiëntveiligheid heeft op dit moment de hoogste prioriteit in de
gezondheidszorg. Vragen als “Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen?” en
“Is het juiste materiaal beschikbaar op het moment dat de operatie begint?” zijn
aan de orde van de dag. Helaas is het beantwoorden van deze vragen niet
altijd eenvoudig. Hiervoor is inzicht nodig in de voorraden en de gebruikte
middelen. Patiëntveiligheid en logistiek zijn dus nauw met elkaar verbonden.
Naast patiëntveiligheid ligt de focus binnen ziekenhuizen steeds meer op
efficiency. De hoogte van de aanwezige voorraden en de hoge (verborgen)
kosten die het beheren van deze voorraden met zich meebrengen, krijgen
steeds meer aandacht. Logistieke en administratieve processen moeten worden
geoptimaliseerd om zodoende de kostprijs naar beneden te brengen en
gegevens eenvoudig en snel te kunnen uitwisselen.
De directe aanleiding voor deze business case is de behoefte om de
patiëntveiligheid te verhogen door 100% traceerbaarheid van de gebruikte
producten bij de patiënt te waarborgen. Hierdoor kunnen ziekenhuizen ook de
recall-procedure verbeteren. 100% traceerbaarheid zorgt bovendien voor meer
efficiency en aanzienlijke kostenbesparingen. Om dit gewenste scenario mogelijk
te maken, is het noodzakelijk dat de logistieke processen goed op orde zijn.
GS1 Nederland realiseert verbeteringen in de keten. We brengen organisaties
binnen de sector bij elkaar om gezamenlijk te bepalen waar de prioriteiten voor
ketenverbetering liggen. Als neutrale, non profit, partij organiseren en
coördineren wij het overleg en de daaruit voortkomende projecten. We dragen
oplossingen aan, verkrijgen committment bij de betrokken partijen en verzorgen
de dienstverlening die voor een succesvolle implementatie nodig is.
GS1 Nederland is onderdeel van de wereldwijde GS1-organisatie,
vertegenwoordigd in meer dan 100 landen. GS1 heeft meer dan 30 jaar ervaring
is het ontwikkelen van wereldwijde standaards, diensten en oplossingen in
verschillende sectoren. Zeker voor de gezondheidszorg is de internationale
component belangrijk omdat veel producenten van geneesmiddelen
multinationals zijn. GS1 Healthcare is een wereldwijde organisaties die alle
betrokkenen samenbrengt op internationaal niveau.
2.1 Wat is traceerbaarheid? Onder traceerbaarheid verstaan we het volgen (to track) en herleiden (to trace)
van artikelen, vanaf het moment van productie tot en met de beëindiging van
de levensduur (door gebruik of vernietiging). De internationale term is
‘traceability’. De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) maakt
traceerbaarheid mogelijk.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 6
2.2 Dé standaard voor de zorg Ziekenhuisorganisaties als de Nederlandse Federatie van Universitair Medische
Centra (NFU), de Vereniging van ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse
Vereniging van Ziekenhuisapothekers (NVZA) hebben uitgesproken dat zij de
GS1-standaard als dé standaard voor de zorg zien. Zij willen daarom met
behulp van deze standaard de patiëntveiligheid verhogen en tegelijkertijd de
kosten in de keten verlagen.
Uitspraak van de NFU, NVZ en NVZA op 27 januari 2011 tijdens het congres
‘Samen zorgen voor de keten van morgen’:
Doelstelling Eind 2012 zijn alle primaire en secundaire verpakkingen voorzien van GS1 codering (GTIN, batch- en/of serienummer, expiratiedatum), bij voorkeur in een GS1 DataMatrix.
Doelstellingen
De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare draagt bij aan de realisatie
van een viertal doelstellingen. Deze gelden voor zowel leveranciers als afnemers
van medische hulpmiddelen:
- Patiëntveiligheid verhogen, door 100% traceerbaarheid naar de patiënt te
realiseren en daardoor de recall-procedure te verbeteren.
- Logistieke efficiency verbeteren. Zorgpartijen willen 100% inzicht in de
voorraad, efficiënt beheer van de voorraad en vereenvoudiging van de
logistieke processen.
- Minder administratieve handelingen. Door barcodescanning kan een aantal
processen, dat nu nog handmatig wordt uitgevoerd, worden
geautomatiseerd.
- Derving tegengaan. Door expiratiedata inzichtelijk te hebben, is het
mogelijk om onnodige verspilling te voorkomen. Producten waarvan de
expiratiedatum bijna verloopt, worden eerder gebruikt.
2.3 Scope In deze business case beschrijven we de kosten en de baten van het invoeren
van traceerbaarheid met behulp van de GS1 Global Traceability Standard for
Healthcare op medische hulpmiddelen die worden gebruikt in de operatie- en
behandelkamers. Onder medische hulpmiddelen valt een grote groep producten,
zoals instrumenten, toestellen, apparaten of andere artikelen die worden ingezet
bij diagnose en behandeling van ziekte of beperking bij een mens. Voorbeelden
hiervan zijn implantaten (kunstknie, kunstheup, pacemaker), disposables, stents,
incontinentiemateriaal en chirurgische instrumenten.
Zaken als röntgenapparatuur, MRI-scanners en software vallen buiten de scope.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 7
We richten ons op de kosten en baten die te maken hebben met het logistieke
proces en met de vastlegging van het gebruikte product bij de patiënt.
De focusgroep Traceability heeft ervoor gekozen om de scope te richten op medische hulpmiddelen die worden gebruikt in de operatie- en behandelkamers, exclusief de kapitaalgoederen. Deze keuze is gemaakt om de business case overzichtelijk te houden. In de toekomst kan de scope worden verbreed naar andere toepassingen binnen de ziekenhuizen.
Buiten de scope
De aspecten die te maken hebben met het zorginhoudelijke proces vallen buiten
de scope van deze business case. Hieronder verstaan we bijvoorbeeld
klaarzetprotocollen en regels voor het medische proces die vanuit de Inspectie
voor de Gezondheidszorg worden opgelegd. Ook de financiële gevolgen van
fouten die worden gemaakt naar de patiënt toe vallen buiten de scope. Deze
kosten zijn lastig te kwantificeren en hangen nauw samen met de manier van
archiveren die per ziekenhuis kan verschillen. Tot slot valt ook de
traceerbaarheid van geneesmiddelen buiten de scope van deze business case.
Aanpak
Voor het tot stand komen van deze business case zijn onderstaande activiteiten
ondernomen:
- Beschrijving van de huidige situatie.
- Beschrijving van de ideale situatie.
- Interviews met twee leveranciers en twee ziekenhuizen.
- Bespreken van tussenversies en nieuwe input leveren tijdens
bijeenkomsten van de GS1 focusgroep Traceability.
2.4 Met dank aan
Naam Organisatie
Tom Pereboom UMC Utrecht
Menno Manschot St. Antonius Ziekenhuis
Justin Bitter UMC Nijmegen
Jan Vink Zorgsupply
Henri Wijers Ziekenhuisgroep Twente
Harry Kappert Kappert Consultancy
Stephan Roos Synthes
Hans Lunenborg GS1 Nederland
Sarina Pielaat GS1 Nederland
Esther Peelen GS1 Nederland
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 8
3 Achtergrond
3.1 Organisatorische context Deze business case is uitgewerkt op initiatief van de focusgroep Traceability in
de gezondheidszorg. Hierin zijn leveranciers, ziekenhuizen, solution providers en
GS1 Nederland vertegenwoordigd. De focusgroep Traceability is een van de
focusgroepen onder de ‘GS1 Healthcare Taskforce’, die als volgt samenhangt:
De Business Council bepaalt het beleid. De stuurgroep zorgt ervoor dat de
focusgroepen de daaruit voortvloeiende acties uitvoeren. Tevens zorgt de
stuurgroep ervoor dat de focusgroepen op de hoogte blijven van elkaars
werkzaamheden en ontwikkelingen. In de stuurgroep zitten de voorzitters van de
focusgroepen en de projectleiders van GS1 Nederland.
Focusgroepen
- Focusgroep Elektronische Berichten Ontwikkeling, beheer en implementatie van elektronische berichten (EDI)
ter ondersteuning van de logistieke processen. Er zijn bijvoorbeeld
richtlijnen beschikbaar voor commerciële voorwaarden, vraag- en
aanbodsignalen, levering en ontvangst en financiële afhandeling.
- Focusgroep AIDC Ontwikkeling, beheer en implementatie van richtlijnen over GS1-barcodes.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 9
- Focusgroep Traceability Toetsing en ontwikkeling van richtlijnen voor traceerbaarheid. De groep is
ook een platform voor het uitwisselen van ervaringen met traceability-
projecten.
- Focusgroep Datasynchronisatie Ontwikkeling, beheer en implementatie van GDSN/G-Standaard Logic.
Meer informatie over GS1 Nederland, onze oplossingen en projecten is te
vinden op www.gs1.nl/samenzorgen
Internationale samenhang
GS1 Nederland en een aantal deelnemers uit de verschillende focusgroepen
nemen deel aan internationale werkgroepen van GS1 Healthcare. Deze
internationale organisatie heeft als missie om de patiëntveiligheid te verhogen en
de logistieke efficiency te verbeteren door de inzet van GS1-standaards en
oplossingen. Stakeholders uit de zorg, afkomstig uit de hele wereld, zijn bij GS1
Healthcare betrokken. Meer informatie: www.gs1.org/healthcare
GS1 Nederland is betrokken bij onderstaande werkgroepen:
- Traceability in Healthcare II
- AIDC Healthcare Implementation Guide Work Group
- AIDC Healthcare II
- GS1 Healthcare GDSN Implementation
- GSMP Patient and Care Giver ID Work Group
- GSMP Multiple BarCodes Work Group
- GS1 Healthcare Public Policy Work Group
- GS1 Healthcare Provider Advisory Council
- GDSN Level Below the Each
3.2 Huidige situatie Bedrijfsleven Internationaal hebben onder andere de volgende leveranciers van medische
hulpmiddelen ervoor gekozen om hun producten aan de hand van de GS1-
standaards te identificeren: Johnson & Johnson MD, B.Braun, Nutricia MD, 3M,
Abbott, Alcon Laboratories, Baxter, Cook, Covidien, Medtronic en St. Jude.
Ook op de nationale markt zetten diverse leveranciers van medische
hulpmiddelen al GS1-standaards in voor productidentificatie: 3M, ABBOTT BV,
Alcon, Baxter, Biomet, Synthes, Becton-Dickinson BV, B.Braun, Boehringer
Ingelheim BV, Coloplast, Covidien, EV3, J&J BV, Kimberley Clark, Koninklijke
Utermohlen NV, Medeco, Medtronic, Nutricia, Spruyt-Hillen en Van Straaten
Medical.
Het aantal leveranciers dat in ons land kiest voor de GS1-standaards neemt
toe, omdat:
- De Nederlandse zorgverleners (NFU,NVZ, NVZA en KNMP) hier inmiddels
voor hebben gekozen.
- Het verbeteren van de patiëntveiligheid hoog in het vaandel staat.
- Efficiëntieverbetering bij zowel de interne processen als bij het uitwisselen
van de informatie tussen leverancier en afnemer gewenst is.
- Toonaangevende leveranciers de trend zetten en de anderen niet willen
achterblijven.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 10
Ziekenhuizen
De Nederlandse zorgsector (NFU, NVZ, NVZA, KNMP, Z-index, NefeMED en
ZorgDAS) steunt het gebruik van barcodes, maar gebruikt deze in de praktijk
nog nauwelijks. Dit komt onder andere door het gefragmenteerde karakter van
de zorg en het feit dat er eerst geïnvesteerd moet worden alvorens de sector
er vruchten van kan plukken.
Nog maar de helft van de fabrikanten zet een barcode op producten.
Ziekenhuizen hebben vaak wel een eigen verpakafdeling waar codering wordt
aangebracht, wat erg arbeidsintensief is. Veel ziekenhuizen en zorgverleners
doen dat bovendien op hun eigen manier. Het gebruik van veelal ouderwetse,
handmatige systemen bij het toedienen van geneesmiddelen en bij het gebruik
van medische hulpmiddelen is foutgevoelig, inefficiënt en zeker niet
kostenbesparend.
Overheden en politiek
Vanuit de overheid worden bezuinigingen opgelegd aan de
gezondheidszorgsector als geheel. Mede door de vergrijzing van de Nederlandse
bevolking en de toegenomen mogelijkheden voor behandeling, stijgen de
overheidsuitgaven en kost de zorg meer dan voorheen. Daarnaast dreigen er in
de toekomst forse personeelstekorten in de zorg. Om de kostenverhoging en de
personeelstekorten tegen te gaan, wil de overheid dat de sector efficiënter gaat
werken.
De overheid wil tegelijkertijd dat de patiëntveiligheid wordt verhoogd. Uit het
Nivel-onderzoek ‘Monitor zorggerelateerde schade 2008’ blijkt dat er in de
Nederlandse ziekenhuizen ruimte is voor verbetering die de patiëntveiligheid ten
goede komt. In bijna 40% van de gevallen waarbij sprake was van vermijdbare
onbedoelde schade bij een patiënt, was deze schade waarschijnlijk te
voorkomen geweest. Ziekenhuizen zijn daarom bezig met de ontwikkeling van
een veiligheidsmanagementsysteem. Ontbrekende, onduidelijke of een overdosis
aan informatie tijdens de behandeling is een van de oorzaken van onbedoelde
gebeurtenissen en schade bij patiënten.
Zorgverzekeraars
Onder regie van de overheid krijgen zorgverzekeraars steeds meer invloed op
de gezondheidszorg. Een voorbeeld hiervan is de Diagnose Behandeling
Combinatie (DBC) die in 2005 is ingevoerd. Een DBC is een weergave van alle
activiteiten en verrichtingen die een patiënt in het ziekenhuis doorloopt
gedurende een vastgestelde periode. Er is dus sprake van één declarabel
product - de DBC - die het geheel aan ziekenhuisactiviteiten van een patiënt in
het kader van een bepaalde zorgvraag omvat. Op deze manier zou efficiënt
werken gestimuleerd worden: een ziekenhuis ontvangt een vast (gemiddeld)
bedrag per behandeling en ook de medisch specialist ontvangt een vast
uurtarief. Hiermee wordt beoogd dat ziekenhuizen en medisch specialisten
efficiënter werken waardoor marktwerking in de gezondheidszorg ontstaat.
Voor ziekenhuizen is het van groot belang inzicht te hebben in de werkelijke
kosten van de behandeling, zodat zij beter met de zorgverzekeraars kunnen
onderhandelen over de te declareren behandelingen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 11
3.3 Wettelijke verplichtingen Volgens de Nederlandse wet is een fabrikant van medische hulpmiddelen
verplicht om de volgende incidenten bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg
te melden:
- Elke slechte werking of aantasting van de kenmerken of prestaties van
medische hulpmiddelen en elke ontoereikendheid van de etikettering of
van de gebruiksaanwijzing die de dood of een ernstige achteruitgang van
de gezondheidstoestand van een patiënt of een gebruiker kan of heeft
kunnen teweegbrengen.
- Elke technische of medische reden in verband met de kenmerken of de
prestaties van hulpmiddelen die, als gevolg van bij het eerste punt
genoemde omstandigheden, ertoe heeft geleid dat de fabrikant
systematisch hulpmiddelen van hetzelfde type uit de handel heeft
genomen (recall).
Om aan de wet te kunnen voldoen is het van belang de medische
hulpmiddelen te identificeren en deze door de hele logistieke keten te volgen.
GS1 pleit voor wetgeving over traceerbaarheid
Het wettelijk verplicht stellen van het gebruik van barcodes voor
geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in de gehele zorgsector is nodig om
de eerder genoemde doelstellingen te realiseren. Voorbeelden uit het buitenland
laten zien dat wetgeving een versnelling van de implementatie kan realiseren.
Reden voor landen als Groot-Brittannië, Frankrijk, Zwitserland en Turkije om
wetgeving op te stellen. Ook landen als Amerika en Canada zijn in
samenwerking met de Food and Drug Administration (FDA) bezig met het
creëren van een wettelijke basis voor het gebruik van barcodes in de zorg. GS1
Nederland pleit ervoor dat traceerbaarheid ook in Nederland wettelijk verplicht
wordt gesteld.
Een wettelijke verplichting zal de patiëntveiligheid verbeteren en tevens de logistieke zorgkosten omlaag brengen. Het is een win-win-winsituatie voor de patiënt, de zorgverlener en de rijksoverheid.
3.4 Internationale ontwikkelingen Zoals hierboven al gemeld, heeft de overheid in verschillende landen het
gebruik van GS1-codes reeds verplicht gesteld. Vaak gaat dit om
geneesmiddelen, waarbij soms ook eisen worden gesteld aan het type barcode:
de GS1 DataMatrix. Er is nu een tendens te zien waarbij overheden en
wetgevingsinstanties zich ook meer gaan richten op wet- en regelgeving voor
medische hulpmiddelen. Zo heeft de Food and Drug Administration (FDA)
nieuwe wet- en regelgeving opgesteld die in 2012 van kracht gaat. In deze wet
wordt verplicht gesteld dat medische hulpmiddelen zijn voorzien van een Unique
Device Identifier (UDI), een unieke machine leesbare identificatie, in de vorm van
bijvoorbeeld een barcode. Eind 2012 moeten alle klasse 3 medische
hulpmiddelen voorzien zijn van zo’n UDI en daarna volgen de klassen 2 en 1.
De Europese Commissie heeft aangegeven deze wetgeving over te nemen voor
Europa.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 12
Onderstaande figuur geeft aan in welke landen er eisen worden gesteld aan
medische hulpmiddelen. Dit kan zijn via wettelijke verplichtingen,
contractafspraken of andere ontwikkelingen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 13
4 Huidige werkwijze
Voor deze business case hebben we in kaart gebracht hoe het huidige proces
over het algemeen verloopt. Het is mogelijk dat het proces voor een aantal
leveranciers en/of ziekenhuizen hier enigszins van afwijkt.
Twee figuren geven de logistieke keten van medische hulpmiddelen weer voor
zowel de leverancier als het ziekenhuis. Ze laten zien welke schakels de
goederen in de keten passeren. Dit inzicht is nodig omdat de gegevens die van
belang zijn voor traceerbaarheid in elke schakel beschikbaar moeten zijn, of in
ieder geval een referentie naar die gegevens.
De logistieke keten start bij het aanleveren van ruw materiaal of grondstof en
eindigt bij het gebruik van het product bij de patiënt.
4.1 Leverancier De leverancier ontvangt grondstoffen ter vervaardiging van het eind- of
tussenproduct van de toeleverancier. Bij deze grondstoffen ontvangt de
leverancier gegevens over onder andere materiaalsoort, batchnummer en
expiratiedatum. Ook het ordernummer van de leverancier wordt vermeld. Deze
gegevens blijven tot aan de levering aan het ziekenhuis bij het product
beschikbaar.
Het figuur op de volgende bladzijde laat de logistieke keten van goederen zien
vanaf de toeleverancier. Hierbij is aangegeven welke gegevens van belang zijn
voor het volgen en traceren van producten. Deze moeten worden uitgewisseld
met de volgende schakel in de keten.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 14
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 15
4.2 Ziekenhuis Het ziekenhuis ontvangt medische hulpmiddelen van de leverancier. De daarbij
behorende informatie wordt aangeleverd via de begeleidende pakbon
(elektronisch of op papier) of via de barcode op de verpakking. Na de
ontvangst van de producten worden deze verder gedistribueerd in het
ziekenhuis, naar de locaties waar ze nodig zijn.
Onderstaand figuur geeft de logistieke keten van medische hulpmiddelen binnen
een ziekenhuis weer. Ook hier is weer aangegeven welke gegevens – artikel-,
batch- en/of serienummer en expiratiedatum - van belang zijn voor
traceerbaarheid. Deze gegevens dienen in elke stap van de logistieke keten
beschikbaar te zijn.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 16
Barcodering
Van alle medische hulpmiddelen (binnen de scope van deze business case) die
het ziekenhuis ontvangt, heeft ongeveer 80% één of meer barcodes. Dit houdt
in dat de meeste producten kunnen worden gescand en elektronisch
geregistreerd. Het overige deel moet handmatig worden geregistreerd.
Het lastige hierbij is dat er (nog) geen standaard barcode wordt gehanteerd. De
barcodes op de verpakking zijn van verschillende types: GS1, HIBC of
andersoortige code. Ook is er geen standaard voor de plaats van de barcode
op de verpakking en er is geen standaard voor de gegevens in de barcode. Zo
kan het voorkomen dat er meer dan één barcode op de verpakking staat voor
de verschillende soorten gegevens (artikelnummer, batch- en/of serienummer en
expiratiedatum).
Op dit moment maakt ongeveer 10% van de Nederlandse ziekenhuizen gebruik
van de barcodes op de verpakking voor registratie van medische hulpmiddelen.
Dit aantal is wel groeiende.
Distributie binnen het ziekenhuis
Bij ontvangst van de producten wordt de bestelling gecontroleerd en vervolgens
gedistribueerd in het ziekenhuis. De distributiewijze verschilt per ziekenhuis.
Soms worden de ontvangen levereenheden in originele verpakking direct naar
het volgende punt gebracht. Soms worden de geleverde eenheden gesplitst en
samengevoegd met andere goederen en pas daarna naar het volgende punt
gebracht.
Steriele goederenstroom
Steriele producten vereisen een andere wijze van logistieke afhandeling en
moeten onder speciale condities worden bewaard en gebruikt, zodat de
steriliteit gewaarborgd blijft. In de meeste ziekenhuizen is daarom een
afzonderlijke, geconditioneerde opslagfaciliteit gecreëerd nabij de OK’s. In
sommige ziekenhuizen gaan de steriele producten direct naar de OK-
voorraadpunten en in andere gaan de steriele producten eerst naar een centraal
steriel magazijn.
Geen voorraadregistratie
Wanneer de medische hulpmiddelen aankomen op een van de OK-locaties
(steriele opslag OK, steriele voorraadkamers vlakbij de OK’s, of de OK zelf),
worden deze in de meeste ziekenhuizen niet geregistreerd in een
voorraadsysteem. De OK-afdeling weet zodoende niet precies welke en hoeveel
medische hulpmiddelen op de verschillende voorraadpunten liggen.
Het gebruik van een medisch hulpmiddel bij een patiënt wordt in de regel op
twee manieren vastgelegd:
1 De sticker met informatie over het product (artikelnummer, batchnummer,
expiratiedatum) wordt in het papieren dossier geplakt.
2 De informatie wordt van de verpakking overgenomen door deze
handmatig in te typen in het Elektronisch Patiëntendossier.
In enkele gevallen wordt de barcode gescand die op de verpakking van het
product aanwezig is.
Er vindt geen terugkoppeling plaats naar de Enterprise Resource Planning
software (ERP, zie ook begrippenlijst), zoals bijvoorbeeld Oracle of SAP.
Hierdoor worden de gebruikte producten niet van de voorraad afgeboekt en
worden deze dus niet automatisch besteld om de voorraad op peil te houden.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 17
Van gebruikte producten worden, onder andere op basis van telling, handmatig
nieuwe exemplaren besteld bij de leverancier. Dit gebeurt via de website, per
fax of telefonisch.
Omdat misgrijpen (‘out-of-stock’) op de OK’s zeer onwenselijk is en zelfs
levensbedreigend kan zijn, hebben OK-medewerkers de neiging extra voorraden
aan te leggen. De voorraden zijn hierdoor vaak onnodig hoog, wat de kosten
van de voorraad opdrijft. Daarnaast zorgt dit ervoor dat het controleren van de
voorraad veel tijd kost, zeker omdat dit in veel gevallen nog handmatig gebeurt.
Over het algemeen weet de afdeling inkoop precies welke producten zijn
besteld en geleverd, maar heeft het ziekenhuis vervolgens beperkt inzicht in
verbruik en in de voorraadhoogte.
Derving
De actualiteit van de voorraad is in de huidige situatie niet altijd even
betrouwbaar doordat deze visueel en handmatig wordt vastgesteld. Regelmatig
controleert een medewerker de expiratiedata op de verpakkingen en zorgt
ervoor dat de verpakkingen met de vroegste expiratiedata vooraan staan, First
Expired First Out (FEFO). De expiratiedata worden doorgaans niet geregistreerd
in een voorraadsysteem.
Kostenberekening operatie
Doordat geen geautomatiseerde terugkoppeling van gebruikte producten
plaatsvindt naar het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) of naar het ERP, is het
lastig de exacte kosten van een operatie te berekenen. Het is immers niet
precies bekend welke producten bij een operatie zijn gebruikt. De
kostenberekening vindt plaats op basis van een inschatting. De meeste
ziekenhuizen zijn hierdoor niet in staat een goede vergelijking te maken tussen
de kostprijs van een behandeling en de vergoeding.
Recall
Een leverancier weet in de meeste gevallen aan de hand van de geregistreerde
informatie over product-, batch- en/of serienummer en de expiratiedatum, welke
productbatch aan welk ziekenhuis is geleverd. Binnen het ziekenhuis wordt
echter niet geregistreerd op welke voorraadpunten de ontvangen producten zijn
terechtgekomen. In het geval van een terugroepactie kan dan ook niet gericht
worden gezocht. Op alle potentiële voorraadpunten moet fysiek worden
nagekeken of het product er misschien ligt. Om te achterhalen of het product
gebruikt is bij een patiënt, moeten de (papieren) patiëntendossiers worden
doorzocht. Dit is een tijdrovende activiteit, die soms wel een aantal dagen kan
duren en vaak door meer dan één persoon wordt uitgevoerd.
Dit heeft ook gevolgen voor de patiëntveiligheid: het ziekenhuis is meestal niet
in staat om voor 100% te achterhalen welke patiënten welk product (implantaat)
hebben gekregen. In het geval van kwaliteitsproblemen met het product kan dit
vervelende gevolgen hebben voor de patiënt.
Consignatie
Bij consignatie (zie begrippenlijst) legt de leverancier een voorraad aan bij het
ziekenhuis. Deze service van de leverancier kan het ziekenhuis kosten besparen,
doordat het voorraadbeheer over de consignatiegoederen dan wordt uitbesteed
aan de leverancier. Omdat het verbruik van producten binnen ziekenhuizen niet
voldoende wordt geregistreerd, kan consignatie echter nog niet optimaal worden
toegepast. De verbruiksregistratie moet eerst op orde zijn, voordat een
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 18
ziekenhuis kan bepalen voor welke en hoeveel producten consignatie rendabel
is.
Courante voorraad Binnen de ziekenhuizen is onvoldoende informatie bekend over de courante
voorraad. Zo is op dit moment niet van elk product duidelijk of het nog kan
worden toegepast bij een operatie of dat dit – bijvoorbeeld omdat het type
verouderd is – niet meer mogelijk is. Ook kan het management bij de keuze
van nieuw assortiment geen gebruikmaken van verbruiksanalyses en is er
onvoldoende inzicht in het nog aanwezige assortiment.
4.3 Verbeterpunten in de huidige situatie In de huidige situatie zien we een aantal aanknopingspunten voor verbetering.
- Er zijn in de keten onvoldoende afspraken gemaakt over het gebruik van
unieke identificatie en elektronische uitwisseling voor de logistieke en
administratieve processen.
- Onvoldoende inzicht in waar het product zich binnen het ziekenhuis
bevindt.
- Vastlegging van gebruikte producten bij de patiënt gebeurt vaak nog
handmatig, waardoor lastig is te achterhalen welke producten zijn
ingebracht/gebruikt. Handmatige registratie is bovendien foutgevoelig.
Beide factoren zijn nadelig voor zowel de patiënt als het ziekenhuis.
- De processen - van het bestellen van een medisch hulpmiddel tot en met
de ontvangst op de OK - sluiten niet goed op elkaar aan omdat de
verschillende IT-systemen niet aan elkaar zijn gekoppeld.
- De voorraden worden op inefficiënte wijze aangevuld. Bestellen betreft
veel handmatige handelingen.
- Het inzicht in de voorraad is niet optimaal. Dit heeft een aantal gevolgen:
- Er zijn te veel producten op voorraad en dat leidt tot (te) hoge
kosten.
- Onzekere planning. Wanneer benodigde producten niet aanwezig zijn
op het moment van een geplande operatie, kan een ingreep soms
geen doorgang vinden op het geplande tijdstip.
- Afhankelijkheid van personeel. Personeelsleden zijn op de hoogte
van de aanwezigheid van producten, maar dit ligt niet vast in een
IT-systeem.
- Het inzicht in expiratiedata van producten is niet optimaal. Dit leidt tot
onnodige derving.
- Kostenberekening van gebruikte producten gebeurt niet exact genoeg,
waardoor er verschil kan ontstaan tussen de kostprijs van een
behandeling en de vergoeding door de zorgverzekeraar (DBC en DOT).
- Recalls kunnen niet voor 100% worden teruggehaald en zijn zeer
arbeidsintensief doordat de procedure nu veelal handmatig wordt
uitgevoerd.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 19
5 Gewenste situatie
In dit hoofdstuk beschrijven we de gewenste situatie, die veel voordeel kan
opleveren voor zowel ziekenhuizen als leveranciers, en de manier waarop dit
kan worden gerealiseerd. Wij zijn ervan overtuigd dat er door het inzetten van
de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) veel kan worden
bereikt, zowel op het gebied van patiëntveiligheid als op het gebied van
logistieke efficiency.
5.1 Doelstellingen
Doelstellingen patiëntveiligheid
In de gewenste situatie is op het gebied van patiëntveiligheid het volgende
bereikt:
- Geautomatiseerde recall-procedure. Met één druk op de knop is
inzichtelijk welke patiënt welk implantaat heeft gekregen.
- 100% zekerheid over product/patiëntregistratie. De producten die tijdens
een operatie zijn gebruikt, zijn via EPD en ZIS geheel te achterhalen.
- Operaties vinden altijd doorgang. Aanwezigheid van producten is
afgestemd met de planning.
Doelstellingen logistieke efficiency
In de gewenste situatie zijn onderstaande logistieke voordelen behaald.
- Er is 100% inzicht in de voorraad van het ziekenhuis, waardoor:
- De derving met circa 80% kan worden verlaagd.
- Consignatie optimaal kan worden ingezet.
- De voorraad volledig kan worden aangestuurd (FEFO, planning).
- Er volledig inzicht is in waar het product zich binnen het ziekenhuis
bevindt.
- Er minder spoedorders worden geplaatst.
- De voorraadhoogte is verlaagd.
- Administratieve processen zijn gedigitaliseerd, waardoor:
- Bestellen van producten sneller gaat en er minder fouten worden
gemaakt.
- Producten automatisch worden bijbesteld. Zodra het aantal onder
een bepaald minimum komt, maakt het systeem een order aan.
- Leverancier en ziekenhuis minder tijd kwijt zijn aan assortiment- en
artikelbeheer.
- Inboeken van ontvangst sneller gaat.
- Kostenberekening completer en met minder fouten gebeurt (voor
DBC en DOT).
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 20
5.2 GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het? De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) wordt ingezet om
traceerbaarheid te realiseren. Hoe dit precies werkt, van processen tot en met
de registratie bij de patiënt, is uitgebreid beschreven in Bijlage I. In deze
paragraaf geven we een beknopte weergave van de inzet van de GTSH.
Randvoorwaarden
We gaan voor deze business case uit van onderstaande randvoorwaarden:
- Cruciaal is dat zowel de leverancier als de afnemer (ziekenhuis) beschikt
over een goede IT-infrastructuur. Deze bestaat ten minste uit:
- ERP-pakket.
- Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS).
- Elektronisch Patiënt Dossier (EPD). Hiermee bedoelen we geen
landelijk EPD.
- Hardware, zoals PC’s, printers en scanners.
- Traceerbaarheid loopt van toeleverancier tot en met de patiënt, dus door
de hele logistieke keten van medische hulpmiddelen.
- Traceerbaarheid wordt gerealiseerd op basis van de GS1 Global
Traceability Standard for Healthcare (GTSH).
De ‘harde’ meetpunten in deze business case hebben voornamelijk betrekking
op de efficiency. De ‘zachte’ meetpunten hebben betrekking op patiëntveiligheid.
Verschillende niveaus van traceerbaarheid
Een omdoos, een krat, een operatiekit, een los product (schroefje, plaatje,
chirurgisch instrument): het zijn allemaal ‘vormen’ die gevolgd moeten kunnen
worden. We noemen zo’n vorm een traceerbaar product. Voor de
gebruiksgoederen op de OK’s zijn de volgende niveaus relevant:
Productniveau Omschrijving
Logistieke eenheid Een verpakking die meerdere producten bevat.
Bijvoorbeeld een doos, krat, kit op operatienet met
(verschillende) artikelen.
Batchniveau Alle producten die in dezelfde batch zijn
geproduceerd. Bijvoorbeeld 1.000 schroefjes met
hetzelfde batchnummer.
Los product Alle producten van een bepaald type. Bijvoorbeeld
hechtdraad of schaar.
Uniek specifiek
exemplaar van een los
product
Bijvoorbeeld een knieprothese.
Een recall vindt meestal plaats op batchniveau: de leverancier roept alle
producten die in een productierun zijn geproduceerd uit de markt terug. Het
batchnummer van het product is hierbij bepalend.
Risico gebaseerde traceerbaarheid
Ziekenhuizen en leveranciers bepalen gezamenlijk op welke producten zij
traceerbaarheid willen toepassen. Een bepalende factor hierbij is of het om een
product gaat dat risico voor de patiënt met zich meebrengt (zoals bijvoorbeeld
implantaten) en of het product relevant is voor de financiële afhandeling (DBC
en DOT registratie).
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 21
GS1-identificatie
Om de producten door de hele logistieke keten te kunnen volgen en traceren,
is het nodig de producten te herkennen. Ook is het nodig de verplaatsingen
van de producten van de ene naar de andere locatie in de keten te registreren,
zodat er inzicht is in waar de producten zich in de keten bevinden. Voor het
gebruik van de producten bij de patiënt ten slotte, is het nodig de patiënt te
identificeren evenals de medewerker die het medisch hulpmiddel gebruikt en/of
inbrengt bij de patiënt.
Voor de identificatie heeft GS1 onderstaande oplossingen:
Te identificeren item Internationaal Nederlands
Logistieke eenheid Serial Shipping Container
Code* (SSCC)
GS1-verzendcode
Medisch hulpmiddel Global Trade Item Number*
(GTIN)
GS1-artikelcode
Partij/locatie Global Location Number*
(GLN)
GS1-adrescode
Ziekenhuismedewerker Global Service Relation
Number* (GSRN)
GS1-relatienummer
Patiënt Global Service Relation
Number* (GSRN)
GS1-relatienummer
* Deze identificerende nummers noemen we ook wel ‘GS1-keys’.
Uitwisseling van stamgegevens
Ziekenhuizen en leveranciers wisselen artikel- en adresgegevens, ook wel
stamgegevens genoemd, uit. Om dit zo efficiënt mogelijk te kunnen doen, biedt
GS1 Nederland diverse oplossingen die zijn gebaseerd op de GS1-keys. De key
wordt tussen verschillende partijen uitgewisseld en de bijbehorende gegevens
staan in het systeem. Zo wordt de hoeveelheid uit te wisselen gegevens enorm
beperkt.
Het ziekenhuis kan de gegevens over een medisch hulpmiddel verkrijgen via
een bilateraal bestand of via een datapool, waarbij de leverancier de gegevens
invult en deze toegankelijk maakt voor het ziekenhuis.
Voor het uitwisselen van artikelgegevens is het GS1 Global Datasynchronisation
Network (GDSN) beschikbaar. Voor het uitwisselen van adresgegevens het GS1-
adrescodeboek.
Uitwisselen elektronische berichten (GS1 eCom)
Om de logistieke en administratieve processen te ondersteunen kunnen
onderstaande GS1 eCom implementatierichtlijnen worden ingezet:
- Vraag- en aanbodsignalen
- Levering en ontvangst
- Financiële afhandeling
Voor traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen is met name de richtlijn
voor levering en ontvangst van belang. Omdat we in deze business case ook
letten op de logistieke voordelen van elektronisch bestellen en factureren,
benoemen we ook de andere richtlijnen.
Meer informatie over onze oplossingen vindt u op www.gs1.nl/samenzorgen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 22
5.3 Nieuwe werkwijze ziekenhuis Wanneer de leverancier een logistieke eenheid aan het ziekenhuis heeft
geleverd, zijn er twee werkwijzen mogelijk:
- De logistieke eenheid blijft intact en wordt vervoerd naar de OK-afdeling.
- De logistieke eenheid wordt na levering uit elkaar gehaald en de
producten worden verzameld per afdeling.
Om traceerbaarheid te realiseren zijn onderstaande locaties in het ziekenhuis
relevant voor het registreren van de traceerbare producten in het ERP (zie ook
het figuur in hoofdstuk 3: logistieke keten ziekenhuis).
- Aankomst en inboeken centraal magazijn
- Aankomst en inboeken steriele opslag OK
- Aankomst en inboeken voorraadpunten bij OK’s
- Aankomst en inboeken OK
- Gebruik bij de patiënt
Op het niveau van de logistieke eenheid
Wanneer de logistieke eenheid intact blijft tot aan de OK is de werkwijze als
volgt: de verzendcode van de logistieke eenheid wordt bij elke verplaatsing
binnen het ziekenhuis geregistreerd door het scannen van de barcode op een
doos, krat of kit. De locaties zijn geïdentificeerd met een GS1-adrescode (GLN).
Bij elke verplaatsing van de eenheid wordt de barcode gescand en vastgelegd
bij de GLN. Zo wordt zichtbaar dat de logistieke eenheid van GLN1 naar GLN2
wordt gedistribueerd.
Op elk moment is nu duidelijk waar een logistieke eenheid zich binnen het
ziekenhuis bevindt. In de verschillende voorraadpunten bij de OK’s wordt de
eenheid uitgepakt en op de schappen gelegd. De logistieke eenheid houdt hier
op te bestaan en vanaf hier worden de losse producten geregistreerd, al dan
niet als uniek product.
Op het niveau van het product
Onder traceerbaarheid op productniveau verstaan we het volgen van individuele
producten. Het is hierbij niet relevant of het product zich binnen een logistieke
eenheid bevindt of ‘los’ in de keten voorkomt. Wat wel uitmaakt is of het om
een uniek exemplaar van een product gaat of niet.
Het artikelnummer, de expiratiedatum en het batch- en/of serienummer die bij
de producten horen, worden vastgelegd in het systeem door de barcode(s) op
het product te scannen. Hierdoor kan First Expired First Out (FEFO) worden
toegepast om derving tegen te gaan. Daarnaast is, door het vastleggen van een
serienummer, te allen tijde te achterhalen waar dit specifieke product zich in de
keten bevindt.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 23
Naast het scannen van de barcode op het product, wordt de locatie vastgelegd
via een GS1-adrescode (GLN). Door de GS1-artikelcode (GTIN) en de GLN aan
elkaar te koppelen in het ERP, is bekend welk product zich op welke locatie
bevindt.
Het is mogelijk om ook de schappen of rekken in de verschillende OK-
voorraadpunten te voorzien van een GLN. Zo is in het systeem exact bekend
welk product waar te vinden is. Onderstaand figuur geeft aan hoe de
vastlegging van een product op de diverse locaties gebeurt.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 24
Registratie bij de patiënt
In deze business case gaan we ervan uit dat alle secundaire verpakkingen (zie
begrippenlijst) zoals op het onderstaande voorbeeld zijn voorzien van één of
meer barcodes met hierin een artikelnummer, batch- en/of serienummer en
expiratiedatum.
Het gebruikte product wordt gescand en de artikelcode, het batch- en/of
serienummer en de expiratiedatum worden vastgelegd in het EPD. Door de
aangebrachte identificatie op het polsbandje van de patiënt te lezen, worden
deze gegevens aan de patiënt gekoppeld. Ook de gegevens van de
medewerker worden hierbij vastgelegd door de barcode op het
medewerkerpasje te scannen.
Door het product op het moment van gebruik bij de patiënt één keer te
scannen, worden GS1-artikelcode (GTIN), expiratiedatum en batch- en/of
serienummer geregistreerd in EPD, ZIS en ERP.
Onderstaand figuur laat zien hoe productgegevens worden gekoppeld aan een
patiënt en de medewerker die een product inbrengt of toepast.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 25
In het EPD wordt vastgelegd welk product bij een patiënt is gebruikt en door
welke medewerker. Daarnaast wordt de informatie uit de barcode vastgelegd in
het ZIS en het ERP. Hierdoor kunnen de kosten van de gebruikte producten
worden berekend en worden de gebruikte producten direct afgeboekt van de
voorraad. De gebruikte producten worden vervolgens automatisch bijbesteld bij
de leverancier.
Elektronisch bestellen, ontvangen en factureren
Het ERP van het ziekenhuis maakt automatisch een order aan wanneer het
aantal producten op voorraad een bepaald minimum heeft bereikt. De order
wordt verstuurd naar de leverancier. Deze verzamelt vervolgens de gevraagde
goederen en stuurt deze, samen met een verzendbericht, naar het ziekenhuis.
Het ziekenhuis ontvangt de goederen en controleert deze. Hierna stuurt de
leverancier een elektronische factuur aan het ziekenhuis voor de bestelde, en
inmiddels geleverde, producten.
Doordat in de communicatie tussen ziekenhuis en leverancier gebruik wordt
gemaakt van dezelfde GS1-keys (GTIN, GLN, SSCC) voor het identificeren van
producten en locaties, is het eenvoudig de logistieke en administratieve
processen op elkaar te laten aansluiten. Het gehele proces van bestellen,
leveren, gebruiken en factureren verloopt zo veel efficiënter.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 26
5.4 Stappenplan Om traceerbaarheid met GS1-standaards in te voeren, moet een aantal stappen
worden genomen. Het figuur hieronder laat dit zien.
Voor meer informatie en toelichting op het stappenplan, zie GS1 Global
Traceability Standard for Healthcare.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 27
5.5 Checklist In de gewenste situatie moet aan onderstaande punten zijn voldaan.
- Hoofdprocessen zijn geautomatiseerd via ZIS en ERP.
- Patiëntinformatie is aanwezig in Elektronisch Patiëntdossier (EPD).
- Elk afzonderlijk product heeft een GS1-artikelcode (GTIN), expiratiedatum
en batch- en/of serienummer, weergegeven in een GS1-barcode*.
- De locaties waar een logistieke eenheid terechtkomt, zijn geïdentificeerd
met een GS1-adrescode (GLN).
- Elke logistieke eenheid heeft een identificatie. Dit kan een GS1-
verzendcode (SSCC) zijn.
- Elke patiënt heeft een unieke identificatie (GSRN of eigen code, bijv.
BSN), bijvoorbeeld weergegeven in een GS1-barcode* op een polsbandje.
- Elke ziekenhuismedewerker heeft een unieke identificatie (GSRN of eigen
code), bijvoorbeeld weergegeven in een GS1-barcode* op een
medewerkerpasje.
- Leverancier en ziekenhuis registreren elektronisch, via het scannen van de
barcode, het artikelnummer, de expiratiedatum, het batchnummer en
indien nodig ook het serienummer van het product. Uitgangspunt: deze
gegevens staan in één GS1-barcode*.
- Productinformatie (productnaam, afmetingen, leverancier, e.d.) wordt
elektronisch uitgewisseld tussen leverancier en ziekenhuis, bilateraal of via
een door GS1 gecertificeerde GDSN-datapool.
- Elektronische registratie van een gebruikt product bij een patiënt door het
scannen van de productidentificatie (GTIN) in de barcode op de
verpakking, de patiëntidentificatie in een barcode en de
medewerkeridentificatie in een barcode.
- De gebruikte producten op de OK worden geregistreerd in het EPD van
de patiënt.
- De gebruikte producten worden geregistreerd in het ERP om deze af te
boeken van de voorraad. Dit kan leiden tot een automatische bijbestelling.
- De gebruikte producten op de OK worden geregistreerd in het ERP en
ZIS ten behoeve van de kostenberekening (DBC/DOT).
- Het ziekenhuis stuurt een elektronische GS1-order naar de leverancier. - De leverancier stuurt een GS1-verzendbericht (elektronische pakbon) naar
het ziekenhuis. - Bij consignatie verstuurt het ziekenhuis een elektronische
verbruiksrapportage naar de leverancier. - Leverancier stuurt een elektronische GS1-factuur naar het ziekenhuis.
* Het is ook mogelijk de gegevens in een RFID-tag op te nemen. In deze business case richten we ons alleen op de barcodetoepassing. Op deze manier voorkomen we dat er teveel verschillende aspecten meespelen en invloed hebben op de uitkomst.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 28
5.6 Afspraken in de sector Om tot een goede implementatie van GS1 Traceerbaarheid te komen, is het
nodig dat de betrokken partijen, leveranciers en ziekenhuizen, duidelijke
afspraken maken. Alleen dan zijn optimale voordelen voor beide partijen te
behalen.
Gegevens in de informatiedrager
Het is belangrijk om goede afspraken te maken over de gegevens in de
informatiedrager (barcode of RFID-tag). In de huidige situatie staat de informatie
(meestal) verspreid over verschillende barcodes. Ziekenhuizen hebben behoefte
aan duidelijkheid over wat ze moeten scannen. De NFU, NVZ en de NVZA
hebben de wens geuit het artikelnummer, batch- en/of serienummer en de
expiratiedatum in één barcode op te nemen, en wel in de vorm van de GS1
DataMatrix. Dit geldt voor de zogeheten consumenteneenheden en niet voor de
logistieke eenheden. Hier blijft het advies de gegevens op te nemen in een
GS1-128 symbool.
Plaats van de informatiedrager
Voor ziekenhuizen en leveranciers is het tevens belangrijk om afspraken te
maken over de plaats van de informatiedrager. Doordat dit nu niet het geval is,
komt het voor dat de barcodesymbolen de ene keer op de onderkant van de
verpakking staan, een andere keer op de zijkant of bovenkant. Dit leidt tot
vertraging in het scanproces, omdat de eindgebruiker moet zoeken naar de
barcode. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk dat de informatiedrager, of
het nu een GS1-128 barcode, een GS1-DataMatrix of een RFID-tag betreft,
altijd op dezelfde plaats op de verpakking of het product zelf staat. Voor de
gebruikers is het zo direct duidelijk waar ze de informatiedrager kunnen vinden
en dat bevordert het product-registratieproces.
Gebruik van serienummers
Voor elk kritisch product dat bij de patiënt wordt toegepast, adviseert de
focusgroep een serienummer aan te brengen. Voorbeelden van dit soort
producten zijn knie-, en heupprothesen, laparoscopische disposables, stents en
rugimplantaten. Leveranciers brengen het serienummer aan op de primaire
verpakking of op de hogere verpakkingslagen en ziekenhuizen leggen dit
serienummer vast bij de patiëntgegevens. Op deze manier is exact bekend
welke patiënt welk specifiek product heeft gekregen.
Knelpunten
Bij het invoeren van traceerbaarheid in de gezondheidszorg volgens de GS1
Global Traceability Standard (GTSH) voorzien we een aantal knelpunten.
- Het draagvlak voor logistiek is binnen de ziekenhuizen niet altijd aanwezig.
- Leveranciers hebben te maken met een versnipperde vraag van
artikelcodes (HIBC, GS1, anders) van afnemers.
- Er is onvoldoende koppeling tussen verschillende IT-systemen in een
ziekenhuis: ZIS, EPD, ERP.
- Grote diversiteit in hardware bij ziekenhuizen voor automatische registratie
van binnenkomende goederen (laser scanners, optische scanners, e.d.).
- Niet alle ziekenhuizen zijn bekend met GS1 Nederland, waardoor niet
altijd rekening wordt gehouden met de GS1-standaards als oplossing.
- Groot aantal leveranciers.
- Uiteenlopende regelgeving in verschillende landen en regio’s.
- Ziekenhuizen wachten op leveranciers en andersom in plaats van te
beginnen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 29
6 Baten, lasten en risico's
Investeren in GS1 traceerbaarheid levert voordelen op voor de patiëntveiligheid
én leidt tot logistieke efficiency. De ‘harde’ meetpunten in deze business case
hebben voornamelijk betrekking op de efficiency. De ‘zachte’ meetpunten
hebben betrekking op de patiëntveiligheid.
6.1 Kosten en baten voor het ziekenhuis
Baten
In hoofdstuk 5 is omschreven op welke wijze traceerbaarheid gerealiseerd kan
worden. Hieronder werken we de voordelen en besparingen uit die deze
methode kan opleveren.
Voordelen op het gebied van patiëntveiligheid:
- Operaties kunnen volgens planning doorgang vinden. Het inzicht in de
voorraad is optimaal, zodat het personeel zeker weet dat de benodigde
producten aanwezig zijn.
- Verbeterde recall-procedure. Producten worden door de hele logistieke
keten heen geregistreerd, waardoor deze eenvoudig in het systeem zijn
terug te vinden. Het maakt hierbij niet uit of ze nog bij de leverancier
aanwezig zijn, in een voorraadpunt van het ziekenhuis of al zijn gebruikt
bij een patiënt.
- Betere informatie bij vervanging van een implantaat. Als een implantaat,
bijvoorbeeld vanwege beëindiging van de levensduur, moet worden
vervangen, is het noodzakelijk te weten welk implantaat bij welke patiënt
is gebruikt. Doordat de registratie product/patiënt 100% sluitend is,
kunnen de patiënt en het product dat is toegepast eenvoudig worden
teruggevonden in het systeem.
- Minder fouten bij automatische registratie product/patiënt via
barcodescanning. Er is geen handmatige handeling meer nodig wat het
aantal fouten reduceert. Er is onderzoek gedaan naar het effect van
barcodering bij toediening van geneesmiddelen. Dit toonde aan dat het
aantal fouten door de registratie product/patiënt met circa 40% is
gedaald. Voor medische hulpmiddelen is een dergelijk onderzoek (nog)
niet beschikbaar, maar men mag aannemen dat de reductie in
foutpercentage vergelijkbaar zal zijn (onderzoek Poon ea, zie paragraaf
Bronnen en referenties.)
Logistieke voordelen
Op basis van de ervaringen en bevindingen van het UMC Nijmegen, UMC
Utrecht, Ziekenhuisgroep Twente en het St. Antonius ziekenhuis en op basis
van vergelijking tussen jaarverslagen van diverse andere ziekenhuizen (UMC’s en
verschillende kleine en grote algemene ziekenhuizen), hebben we een aantal
voordelen gekwantificeerd.
Doordat de traceerbare producten worden geregistreerd op alle relevante punten
in de logistieke keten, is volledig inzicht in de voorraad mogelijk. Hierdoor kan:
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 30
- De voorraadhoogte met circa 20% worden verlaagd.
- Derving met circa 80% worden teruggebracht.
- Door automatisch bijbestellen tijd en geld worden bespaard*.
- Door inzet van de elektronische pakbon tijd en geld worden bespaard*.
- Door inzet van elektronisch factureren tijd en geld worden bespaard*.
- Een recall-procedure sneller worden uitgevoerd. Ziekenhuispersoneel hoeft
niet meer fysiek te zoeken in papieren dossiers en in voorraadpunten,
doordat de informatie in de relevante systemen aanwezig is. De tijdswinst
kan oplopen van een paar uur tot enkele dagen.
- Consignatie optimaal worden toegepast.
*Er zijn bij ons geen gegevens bekend om de besparingen te kwantificeren. Hiervoor is nader onderzoek vereist. Bovengenoemde ziekenhuizen schatten in dat derving in de Nederlandse
ziekenhuizen tussen de 5 en 8% ligt. Daarnaast geven zij aan dat de derving
met circa 80% verminderd kan worden door automatische registratie van
expiratiedata.
Mogelijke besparingen
We hebben vastgesteld dat de voorraadwaarde van medische hulpmiddelen in
Nederland in totaal circa 200 miljoen euro bedraagt.
Volgens cijfers van de NVZ bedraagt de totale omzet van medische
hulpmiddelen, exclusief kapitaalgoederen, 2,4 miljard euro.
Deze bedragen hebben we als uitgangspunt genomen om de mogelijke
besparingen te berekenen voor de ziekenhuizen gezamenlijk, zie onderstaande
tabel:
Kengetallen
ziekenhuisbranche
Conservatief scenario Optimistisch scenario
Voorraadwaarde naar balans € 200 miljoen € 200 miljoen
Omzet goederen exclusief
apotheek*
€ 2,4 miljard € 2,4 miljard
Reduceren balans voorraad 20% 30%
Waste percentage 5% 8%
Reduceren waste 80% 80%
Handelingskosten op peil
houden voorraad
25% 25%
Besparingen
Potentieel waste reductie € 96 miljoen € 153 miljoen
Lagere handelingskosten
over nieuw voorraadniveau
€ 10 miljoen € 15 miljoen
Totaal besparingen € 106 miljoen € 168 miljoen
*Bron: NVZ
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 31
Naast genoemde besparingen is er ook een reductie van de voorraad op de
balans ten gunste van de winst- en verliesrekening van het ziekenhuis. Dit
voordeel ligt tussen de 40 (conservatief) en 60 (optimistisch) miljoen euro.
Kosten per ziekenhuis
Om traceerbaarheid volgens de GTSH te realiseren is het noodzakelijk dat
ziekenhuizen bereid zijn om te investeren. Hieronder brengen we in kaart met
welke kosten een ziekenhuis te maken krijgt. Uiteraard zijn deze kosten
afhankelijk van de mate van reeds ingerichte systemen en processen.
Investeringen ziekenhuis Eenmalig Jaarlijks terugkerend
Hard- en software
Aanschaf scanners
- Afschrijvingen
€ 21.200,-
€ 4.500,-
Aanschaf software
- Licentiekosten
€ 50.000,-
€ 7.500,-
Inrichten systemen € 50.000,-
Artikeldatapool € 2.000,-
Deelnemerschap GS1 Nederland
- Bedrijfsnummer/adrescode
- Basispakket eCom
€ 2.000,-
€ 2.500,- € 2.000,-
Subtotaal € 123.200,- € 18.500,-
Personeelskosten
Eenmalige opleidingen € 50.000,-
Plaatsen barcodes € 100.000,-
Onderhoud IT-systemen € 100.000,-
Subtotaal € 50.000,- € 200.000,-
Totale investeringen
€ 173.200,-
€ 218.500,-
Hard- en software
Om barcodes op alle producten te kunnen scannen heeft het ziekenhuis
optische scanners nodig op alle relevante locaties. Een voorbeeld: per OK is
een robuuste scanner nodig voor het lezen van barcodes in lastige
omstandigheden zoals weinig licht en veel reflectie op chirurgische instrumenten.
De kosten hiervoor bedragen € 2.000,-. Per voorraadlocatie zijn twee scanners
Nodig, deze kosten € 600,- per stuk. Voor een gemiddeld ziekenhuis met tien
OK’s, een centraal magazijn en één OK-voorraadpunt, komen de investeringen
op € 21.200,-. De afschrijving gaat over 5 jaar.
Voor zover van toepassing: aanpassen van de administratieve software voor het
automatisch bestellen en het ontvangen van elektronische pakbonnen en
facturen. Geschatte kosten zijn € 50.000,- per ziekenhuis. De licentiekosten zijn 15% van de aanschaf per jaar.
Geschatte kosten voor het inrichten van ziekenhuissystemen zijn € 50.000,- per ziekenhuis.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 32
Deelnemer worden van een Artikeldatapool. Afhankelijk van de gekozen
oplossing is dat voor een gemiddeld ziekenhuis € 2.000,- per jaar.
Deelnemerschap GS1 Nederland voor adrescodes, bedrijfsnummer en het
afnemen eCom (tarieven zijn afhankelijk van het aantal bedden per ziekenhuis).
Voor een gemiddeld ziekenhuis (400 bedden – categorie H) geldt voor:
- Deelname GS1 Nederland (adrescodes en bedrijfsnummer) eenmalig €
2.000,- en daarnaast € 2.500,- per jaar.
- Basispakket GS1 eCom: € 2.000,- per jaar.
Personeelskosten
Eenmalige kosten voor het opleiden van personeel in de gewijzigde procedures
zijn € 50.000,-.
Als de leverancier geen barcodes op de producten heeft geplaatst, dan moeten
deze bij goederenontvangst worden geprint en op de betreffende artikelen
geplakt. (We gaan ervan uit dat het zelf aanbrengen van barcodes steeds
minder nodig is omdat er steeds meer leveranciers hun producten gaan
voorzien van GS1-barcodes.) Geschatte kosten 2 FTE: € 100.000,- per jaar, af te bouwen in 3 jaar.
Onderhoud IT-systemen € 100.000,- per jaar.
6.2 Kosten en baten voor de leverancier In deze business case richten we ons met name op de ziekenhuizen, maar
uiteraard levert het werken met deze methode (zoals beschreven in hoofdstuk 5)
ook de nodige voordelen op voor de leverancier. We hebben de kosten en
baten voor leveranciers iets minder uitgebreid uitgewerkt dan bij het ziekenhuis.
Baten
Het terugbrengen van verschillende soorten van identificatie en barcodes naar
één uniforme codering, leidt tot forse besparingen. Door elektronische
orderverwerking in combinatie met beter beheer van artikelgegevens, kan het
bestelproces worden geoptimaliseerd.
- Een gecentraliseerde datapool leidt tot beter beheer van artikelgegevens
en verhoogt de kwaliteit ervan. Hierdoor ontstaan minder fouten in het
bestel- en leveringsproces.
Potentiële besparing van 1 tot 3 FTE’s door geautomatiseerd
bestelproces: €€50.000 tot €€150.000,- per jaar per leverancier.
- Minder last van piek-orders doordat ziekenhuizen beter zicht hebben op
voorraden.
Beter voorraadbeheer met mogelijke voorraadverlaging van 10-20%.
Geschatte voorraad medische hulpmiddelen in Nederland 400 miljoen
euro, dus voor de hele markt is er een besparing van 40 tot 80 miljoen
euro mogelijk.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 33
Door de verbeterde recall-procedure tot en met de patiënt, heeft de leverancier
meer grip op het aansturen van eventuele terugroep-acties in tegenstelling tot
de huidige situatie.
Hierdoor heeft de leverancier ook meer grip op zijn eventuele aansprakelijkheid.
Kosten per leverancier
Om traceerbaarheid volgens de GTSH te realiseren is het nodig dat ook de
leverancier bereid is om te investeren. Hieronder geven we aan met welke
kosten een leverancier te maken krijgt. Ook hier geldt dat deze kosten
afhankelijk zijn van de mate van reeds ingerichte systemen en processen.
Hard- en software
- Alle producten van een GS1-artikelnummer en barcode voorzien
- Voor de producten waarbij naast een artikelcode ook een batch- en/of
serienummer en de expiratiedatum nodig zijn. Moet er geïnvesteerd
worden in printers en verifiers die GS1 DataMatrix kunnen printen en
controleren tijdens het productieproces.
Geschatte investering € 50.000,- tot € 100.000,- per productielijn. Dit
betreft kosten die worden gemaakt door de productie-unit die op basis
van een gestandaardiseerde toepassing deze kosten kan verdelen over de
verschillende afnemende landen.
- Voor zover van toepassing: aanpassen van de administratieve software ten
behoeve van elektronische orderverwerking, genereren van elektronische
pakbonnen en facturen.
Geschatte kosten €€50.000,-.
- Deelnemer GS1 Nederland voor bedrijfsnummer/adrescodes.
Deelname: eenmalig € 1.000,- en daarna gemiddeld € 1.000,- per jaar.
Basispakket GS1 eCom: ongeveer € 2.000,- per jaar.
- Deelnemer worden van een Artikel Datapool.
Gemiddeld € 2.000,- per jaar.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 34
6.3 Terugverdienmodel ziekenhuizen (ROI)
Conservatief scenario
Kosten in euro Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3
Totale opbrengsten €106 miljoen €106 miljoen €106 miljoen
Eenmalige kosten*
Aanschaf hard- en software € 12,3 miljoen - -
Personeelskosten € 5 miljoen - -
Totaal eenmalige kosten € 17,3 miljoen - -
Structurele kosten*
Afschrijvingen hardware € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-
Licentiekosten software € 750.000,- € 750.000,- € 750.000,-
Aansluiting datapool € 200.000,- € 200.000,- € 200.000,-
Deelname GS1 Nederland € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-
Personeelskosten € 20 miljoen € 15 miljoen € 10 miljoen
Totaal structurele kosten € 21,9 miljoen € 16,9 miljoen € 11,9 miljoen
ROI ziekenhuizen + € 66,8 miljoen + € 155,9 miljoen + € 250 miljoen
* Voor de berekening van de kosten gaan we uit van 100 ziekenhuizen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 35
Optimistisch scenario
Kosten in euro Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3
Totale opbrengsten € 168 miljoen € 168 miljoen € 168 miljoen
Eenmalige kosten*
Aanschaf hard- en software € 12,3 miljoen
Personeelskosten € 5 miljoen
Totaal eenmalige kosten € 17,3 miljoen - -
Structurele kosten*
Afschrijvingen hardware € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-
Licentiekosten software € 750.000,- € 750.000,- € 750.000,-
Aansluiting datapool € 200.000,- € 200.000,- € 200.000,-
Deelname GS1 Nederland € 450.000,- € 450.000,- € 450.000,-
Personeelskosten € 20 miljoen € 15 miljoen € 10 miljoen
Totaal structurele kosten € 21,9 miljoen € 16,9 miljoen € 11,9 miljoen
ROI ziekenhuizen +€ 128,8 miljoen +€ 279,9 miljoen +€ 436 miljoen
* Voor de berekening van de kosten gaan we uit van 100 ziekenhuizen.
6.4 Risico's In de huidige situatie zijn nog niet alle producten van GS1-identificatie en/of
barcodes voorzien. Dit is een risico bij de invoering van de voorgestelde
methode. Ongeveer 60% van de producten is echter al wel van de juiste codes
voorzien en het aantal leveranciers dat de GS1-codering als uitgangspunt
neemt, groeit.
Een ander risico is dat er op ziekenhuizen een grote kostendruk wordt
uitgeoefend. Dit kan belemmerend werken voor het doen van investeringen in
IT-infrastructuur. Deze investering is echter wel noodzakelijk om de GS1 Global
Traceability Standard for Healthcare in te voeren.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 36
7 Conclusies en aanbevelingen
7.1 Conclusies
“Welke patiënt heeft welke hartklep gekregen?” en “Is het juiste materiaal
beschikbaar op het moment dat de operatie begint?” deze vragen uit de
inleiding zijn door het inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for
Healthcare te allen tijde goed te beantwoorden.
Vanuit de overheid wordt in de gezondheidszorg steeds meer aangestuurd op
enerzijds kwaliteitsverbetering - de patiëntveiligheid moet omhoog – en
anderzijds moeten de kosten van de zorg omlaag.
In de huidige situatie hebben we een aantal punten voor verbetering
gesignaleerd. Het inzicht in en de aansturing van de voorraad is niet optimaal
en de registratie van gebruikte producten bij de patiënt is nog niet
geautomatiseerd. Dit laatste leidt tot onnodige fouten en een arbeidsintensieve,
tijdrovende recall-procedure. Ook de kostenberekening van een operatie kan
beter en completer.
In deze business case hebben we aangetoond dat de patiëntveiligheid door het
inzetten van de GS1 Global Traceability Standard for Healthcare wordt
verbeterd, doordat inzichtelijk wordt bij welke patiënt welk medisch hulpmiddel
wordt gebruikt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Hierdoor kunnen recalls
eenvoudiger worden uitgevoerd. Ook leidt de toepassing van de GS1-standaard
tot zekerheid over de planning van operaties: het juiste materiaal is beschikbaar.
Daarnaast kunnen de kosten per operatie voor DBC en DOT nauwkeuriger
worden berekend.
Doordat het inzicht in en de aansturing van de voorraden is verbeterd, kunnen
de kosten worden verlaagd. Ziekenhuizen kunnen hierdoor in totaal jaarlijks
tussen de 106 en 168 miljoen euro besparen.
7.2 Aanbevelingen
Aan de slag!
Aangezien het besparingspotentieel voor ziekenhuizen zeer hoog is en de inzet
van GS1 Global Traceability Standard for Healthcare tevens leidt tot een
verhoging van de patiëntveiligheid, is het advies van de focusgroep
Traceability: begin met het invoeren van de GS1 Global Traceability Standard
for Healthcare.
Het motto luidt: Ga aan de slag, begin! Ga echter wel van start met projecten
die passen bij de organisatie en voer traceerbaarheid stap voor stap in. Maak
gebruik van de ervaringen van collega-ziekenhuizen. Begin bijvoorbeeld, zoals
het UMCU, UMCN en St. Antonius hebben gedaan, met één afdeling en breidt
van daar uit naar de andere afdelingen.
Vorm een projectteam en ga aan de slag met het stappenplan uit hoofdstuk 5.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 37
Doe het samen!
Commitment is noodzakelijk op alle niveaus binnen de organisatie, zowel bij
leveranciers als ziekenhuizen. Om de GS1-standaards in te bedden in de hele
sector gezondheidszorg, is het van belang dat ook op directieniveau de invoer
van GS1 Traceerbaarheid wordt ondersteund.
Om ervoor te zorgen dat de richtlijnen uit de GS1 Global Traceability Standard
for Healthcare goed aansluiten op de processen binnen de Nederlandse
gezondheidszorg, is het nodig dat leveranciers en ziekenhuizen duidelijke
afspraken maken. Deze afspraken betreffen de plaats van de barcode, de
gegevens die per type product nodig zijn en op welke verpakkingslaag
(secundaire of primaire verpakking, of direct op het product).
De GS1 focusgroep Traceability kan en wil het maken van deze afspraken
faciliteren.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 38
Bijlage I
GS1 Traceerbaarheid: hoe werkt het?
De GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) wordt ingezet om
traceerbaarheid te realiseren. Hoe dit precies werkt, in de verschillende
processen tot en met de registratie bij de patiënt, wordt hier uitgebreid
beschreven.
Verschillende niveaus van traceerbaarheid
Traceerbaarheid kan op verschillende niveaus wenselijk zijn. Wanneer producten
worden getransporteerd van leverancier naar ziekenhuis, gebeurt dit doorgaans
in een doos, krat of pallet met verschillende producten. We noemen dit een
logistieke eenheid. Het is noodzakelijk om zo’n logistieke eenheid te volgen. Op
het moment dat deze bij het ziekenhuis wordt afgeleverd en intern verder wordt
gedistribueerd, kan het nodig zijn de producten afzonderlijk te volgen. Denk
bijvoorbeeld aan een prothese die voor een specifieke patiënt is besteld en die
op een bepaalde tijd in de voorraad van de OK aanwezig moet zijn, omdat een
operatie is ingepland.
GS1-identificatie van de traceerbare producten
Het gewenste traceerbaarheidsniveau bepaalt welke gegevens en welke GS1-
identifier moet worden gebruikt. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke
GS1-identifier geschikt is voor welk niveau. Deze richtlijn is gebaseerd op
internationale afspraken.
Traceerbaarheid
Level
GS1-identifier
(Nederlands)
GS1-identifier (Engels) Afkorting
Logistieke eenheid GS1-verzendcode Serial Shipping
Container Code
SSCC
Batch GS1-artikelcode +
Batchnummer
Global Trade Item
Number +
Batchnumber
GTIN + Batchnr.
Los product GS1-artikelcode Global Trade Item
Number
GTIN
Uniek product GS1-artikelcode +
Serienummer
Global Trade Item
Number + Serial
Number
GTIN + Serial nr.
Volgens de GS1-specificaties kent de leverancier aan elk traceerbaar product
een GS1-nummer (GTIN of SSCC) toe. Dit nummer wordt weergegeven in een
GS1-barcode (GS1 DataMatrix, EAN-13, GS1-128 of anders).
Naast de GS1-artikelcode is voor de meeste medische hulpmiddelen ook de
expiratiedatum en het batchnummer relevant voor kwaliteitsbewaking. Indien
deze gegevens nodig zijn, worden deze ook opgenomen in een GS1-barcode.
Dit is mogelijk in een GS1-128 of in een GS1 DataMatrix, afhankelijk van het
proces, het traceerbaarheidsniveau en de verpakking van het product.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 39
GS1 heeft op internationaal niveau een advies geformuleerd voor leveranciers
over de aan te brengen GS1-codering, zie bijlage II. Voor meer informatie over
het advies en de toepassing, kunt u uiteraard altijd terecht bij GS1 Nederland.
Minder fouten
De leverancier brengt de gegevens aan, waarna verschillende partijen in de
logistieke keten deze gebruiken en opslaan in hun systeem. Dat betekent
bijvoorbeeld dat de GS1-barcode(s) wordt gescand door de verschillende
afdelingen binnen het ziekenhuis en de gegevens uit de barcode worden
opgeslagen in het relevante systeem: ZIS, ERP of EPD. Op die manier heeft
elke partij de beschikking over de juiste gegevens van een product. Omdat elke
partij gebruikmaakt van dezelfde gegevens ontstaan er minder fouten in de
communicatie over de producten.
GS1-Identificatie van de ketenpartijen
Voor het herkennen van elke partij in de keten, is het nodig ook deze te
identificeren. Dit kan met een GS1-adrescode ofwel Global Location Number
(GLN). Deze wordt gebruikt in de elektronische communicatie (EDI) bij onder
andere bestellen, leveren en factureren. De GLN is ook het referentiepunt voor
verplaatsingen van goederen in de keten, zoals het onderstaande diagram laat
zien.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 40
Voor het registreren en raadplegen van adrescodes biedt GS1 het
adrescodeboek. Deze tool is toegankelijk voor alle zorgpartijen en het gebruik
ervan is tariefvrij.
GS1-identificatie van patiënten en medewerkers
Voor het herkennen van elke service relatie in de keten is het nodig ook deze
te identificeren. Dit kan met een GS1-servicenummer ofwel Global Service
Relation Number (GSRN).
Een patiënt wordt geïdentificeerd als de partij die de service ontvangt en een
medewerker als de partij die de service verleent. Zo is het mogelijk elektronisch
vast te leggen welke patiënt welk product heeft gekregen en van wie. Een
GSRN ondersteunt ook het controleproces: juiste product bij de juiste patiënt
door de juiste medewerker.
Uitwisselen elektronische berichten (GS1 eCom)
Voor de traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen is met name het
verzendbericht van belang. De leverancier levert de bestelde artikelen aan het
ziekenhuis als een logistieke eenheid. Dit kan bijvoorbeeld een omdoos, krat, kit
of andere verpakkingsvorm zijn. De leverancier kent een unieke code toe aan
de logistieke eenheid: een verzendcode, of Serial Shipping Container Code
(SSCC). Synoniemen: batchnummer, logistieke code. De SSCC maakt
traceerbaarheid van de logistieke eenheid mogelijk.
De verzendcode wordt weergegeven in een barcode (meestal een GS1-128
symbool) en de barcode wordt op een label op de logistieke eenheid geplaatst:
Het ziekenhuis scant bij binnenkomst de verzendcode die op de verzendeenheid
is aangebracht in een GS1-128 barcode.
De leverancier stuurt na verzending van de goederen een verzendbericht
(elektronische pakbon) aan het ziekenhuis. Hierin worden de verzendcodes
vermeld met de artikelen die zich in de logistieke eenheid bevinden: de inhoud
van een omdoos, krat of kit. Bijvoorbeeld: SSCC1 bevat 10x GTIN1, 5x GTIN2
en 2x GTIN3.
Het ziekenhuis leest het verzendbericht in zijn ERP in en wanneer de
verzendcode (SSCC) op de goederen zelf wordt gescand, geeft het ERP aan
welke artikelen in de logistieke eenheid zitten. Wanneer de leverancier ook de
expiratiedatum en het batch- en/of serienummer van de producten heeft
vermeld in het bericht, kunnen deze gegevens ook direct in het ERP worden
opgeslagen.
Wanneer de logistieke eenheid binnen het ziekenhuis intact blijft tijdens de
verdere distributie, dan kan het ziekenhuis de verzendcode overnemen in zijn
ERP. Wanneer de logistieke eenheid bij ontvangst uit elkaar wordt gehaald, is
een andere werkwijze nodig. Het centraal magazijn kan bijvoorbeeld besluiten
om de goederen uit verschillende orders per afleverpunt te verzamelen. Het
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 41
ziekenhuis kent dan een eigen nummer (verzendcode) toe aan de nieuwe
samengestelde eenheid.
Voor elektronisch bestellen kan de GS1-order en orderbevestiging worden
ingezet. Voor de financiële afhandeling is er een GS1-factuur en
betalingsspecificatie beschikbaar.
Voor meer informatie, zie www.gs1.nl/samenzorgen
Uitwisselen artikelinformatie
Omdat in de barcode op een product alleen de GS1-artikelcode (GTIN) is
opgenomen en eventueel aanvullende gegevens zoals batchnummer en
expiratiedatum, is ook een bestand nodig waarin wordt vermeld om welk artikel
het gaat, bijvoorbeeld door de naam van het product te vermelden. Ook andere
gegevens over het artikel zijn van belang: afmetingen, gewicht, toedieningwijze,
producentnaam, specifieke productkenmerken, informatie over gevaarlijke stoffen,
etc. Het uitwisselen van deze artikelinformatie kan op verschillende manieren
gebeuren: bilateraal tussen leverancier en ziekenhuis of via een datapool. Dit
laatste houdt in dat de leverancier de gegevens invoert op een centrale plaats
waar ook het ziekenhuis de gegevens kan raadplegen. Op die manier
beschikken alle partijen in de keten over dezelfde gegevens wat de kwaliteit
van de gegevens natuurlijk ten goede komt.
Schematische weergave van uitwisseling artikelgegevens via datapool:
GS1 Nederland beschikt over een internationale standaard voor het uitwisselen
van artikelinformatie: GS1 Global Data Synchronisation. Er zijn diverse
leveranciers van datapools in de markt die voldoen aan deze standaard en
aangesloten zijn op het internationale Global Data Synchronisation Network
(GDSN).
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 42
Bijlage II
GS1 heeft op internationaal niveau een advies voor leveranciers geformuleerd
over de aan te brengen GS1-codering. Bij de totstandkoming van dit advies zijn
zowel leveranciers als ziekenhuizen betrokken. Het advies is als volgt:
Wanneer alleen een GTIN voor het product nodig is, en er is voldoende ruimte
op de verpakking: een EAN-13 barcode:
Wanneer een GTIN en aanvullende informatie (expiratiedatum, batchnummer,
serienummer) nodig is én er is voldoende ruimte op de verpakking: een GS1-
128 barcode:
Wanneer een GTIN en aanvullende informatie nodig is en er is niet voldoende
ruimte op de verpakking, dan een GS1 DataMatrix:
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 43
Appendix Begrippenlijst
AIDC Automatic Identification and Data Capture. Het geheel aan technologieën en systemen om goederen, partijen, locaties en mensen automatisch te identificeren en om de informatie die zo verzameld wordt, beschikbaar te maken voor systemen.
Batch Een batch is een beheersbare groep goederen die binnen één processtap tegelijkertijd wordt geproduceerd. Synoniem: lot.
Consignatie Bij consignatie legt de leverancier een voorraad aan in het ziekenhuis. Zodra een product uit de consignatievoorraad wordt gebruikt, meldt het ziekenhuis dit aan de leverancier. De leverancier factureert het product en vult de voorraad weer aan.
DBC Diagnose Behandeling Combinatie. De DBC typeert het geheel van (zorg)activiteiten van ziekenhuis en medisch specialist voortvloeiend uit de zorgvraag waarmee de patiënt de specialist van het ziekenhuis consulteert. De DBC is de declarabele prestatie.
DOT DBC’s Op weg naar Transparantie (DOT). Een plan dat DBC-zorgproducten introduceert, die de huidige DBC’s opvolgen. Zorgproducten zijn beter medisch herkenbaar, kostenhomogener en zijn specialisme-overstijgend. In de totstandkoming van DOT werken het Ministerie van VWS, de NZa, brancheorganisaties, zorgaanbieders, zorgverzekeraars, ICT-leveranciers en DBC-Onderhoud nauw samen.
Electronic Data
Interchange (EDI)
Op elektronische wijze gestandaardiseerde handelsberichten uitwisselen. Bijvoorbeeld order, verzendbericht of factuur.
ERP Enterprise Resource Planning. Software ter ondersteuning van bedrijfsprocessen, zoals financiële administratie, voorraadbeheer, inkoop etc.
Expiratiedatum De uiterste datum voor consumptie of gebruik. Het is een aanduiding voor veilig gebruik.
Global
Datasynchron-
isation Network
(GDSN)
Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) voorziet in de behoefte om internationaal artikel stamgegevens uit te wisselen. Dit gebeurt via een netwerk van databases, verspreid over de hele wereld maar met eenduidige artikelgegevens.
Global Location
Number (GLN)
Nederlands: GS1-adrescode. Een GS1-identificatienummer (of GS1-key) voor het identificeren van een fysieke locatie of een partij.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 44
GS1 eCom Met GS1 eCom kan uw computersysteem gegevens uitwisselen met de computers van uw handelspartners. Het is een set van afspraken voor elektronische communicatie tussen fabrikanten, afnemers en logistiek dienstverleners. De formaten van de standaards zijn GS1 EANCOM en GS1 XML.
GS1 DataMatrix Een tweedimensionaal symbool dat de datastructuur van het GS1-systeem ondersteunt. Bij dit zeer flexibele symbool worden elementreeksen gecodeerd met behulp van zogeheten Application Identifiers.
Global Trade Item
Number (GTIN)
Nederlands: GS1-artikelcode. Een GS1-identificatienummer voor het uniek identificeren van producten.
GS1-factuur Standaard factuurbericht dat de leverancier aan de afnemer stuurt om afgenomen producten en diensten te betalen. Engels: Invoice.
GS1-order Standaard orderbericht waarmee de afnemer - via EDI - een bestelling kan plaatsen bij de leverancier. Engels: Order.
GS1-
orderbevestiging
Standaard orderbevestigingbericht waarmee de leverancier - via EDI - een terugkoppeling kan geven aan de afnemer over een eerder geplaatste order. Engels: Order Response.
GS1-verzendbericht Met het GS1-verzendbericht geeft de leverancier of logistiek dienstverlener - via EDI - aan de afnemer door wanneer welke producten worden afgeleverd. Engels: Despatch Advice. Synoniem: elektronische pakbon.
GS1 GTSH GS1 Global Traceability Standard for Healthcare. De GS1-standaard die traceerbaarheid ondersteunt.
Logistieke eenheid Elke verzameling goederen die niet ´vast´ is verbonden aan andere goederen en die door de gehele logistieke keten afzonderlijk tussen afzender en ontvanger te volgen is. Dit kunnen bijvoorbeeld dozen, kratten, pallets of containers zijn.
Medisch hulpmiddel Engels: Medical Device. Elk instrument, toestel of apparaat, software, stof of andersoortig artikel dat of die alleen of in combinatie wordt gebruikt, met inbegrip van de software die door de fabrikant speciaal is bestemd om te worden gebruikt voor diagnostische en/of therapeutische doeleinden en voor de goede werking ervan benodigd is, door de fabrikant bestemd om bij de mens te worden aangewend voor: - Diagnose, preventie, bewaking, behandeling of verlichting van ziekten. - Diagnose, bewaking, behandeling, verlichting of compensatie van verwondingen of een handicap. - Onderzoek naar of vervanging of wijziging van de anatome of van een fysiologisch proces. - Beheersing van de bevruchting waarbij de belangrijke beoogde werking in of aan het menselijk lichaam niet met farmacologische of immunologische middelen of metabolisme wordt bereikt, maar wel door dergelijke middelen kan worden ondersteund. Bron: Richtlijn medische hulpmiddelen
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 45
Primaire verpakking Het eerste niveau van verpakking dat in rechtstreeks contact met het product staat en gemarkeerd is met een datadrager op de verpakking of met een label dat op de verpakking is geplakt. Kan bestaan uit één enkel artikel of een groep artikelen voor één enkele therapie zoals een kit. Voor verpakkingsconfiguraties die een consumentenartikel bevatten, is het primaire verpakkingsniveau een niveau onder dat van het consumentenartikel.
Secundaire
verpakking
Een niveau van verpakking dat is gemarkeerd met een AIDC-datadrager die een of meer primaire verpakkingen of een groep primaire verpakkingen met één enkel artikel kan bevatten.
Serial Shipping
Container Code
(SSCC)
Deze GS1-verzendcode wordt gebruikt om verzendeenheden te identificeren. De SSCC bestaat uit een uitbreidingsnummer, GS1-bedrijfsnummer, volgnummer en controlecijfer.
Traceerbaarheid De mogelijkheid om de historie, toepassing of locatie van een artikel te traceren.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 46
Appendix Bronnen en referenties
GS1 Standards Document – GS1 Global Traceability Standard
for Healthcare
GS 1 Healthcare 2009
GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) -
Impementation Guide
GS 1 Healthcare 2009.
www.swissmedic.ch/rueckrufe_medizinprodukte/archiv/index.
html?lang=en
Swissmedic 2011
GLN in Healthcare Implementation Guide GS 1 Healthcare 2010
Handboek GS1-codesysteem GS1 Nederland 2007
Invoeringsconventies gezondheidszorg voor de elektronische
berichten, order, orderbevestiging, verzendbericht en factuur
GS1 Nederland vanaf 1993
AIDC in Healthcare Implementation Guide GS 1 Healthcare 2010
AIDC in de gezondheidszorg Implementatierichtlijn (vertaling
van bovenstaande publicatie)
GS 1 Healthcare 2011
Monitor Zorggerelateerde Schade 2008
www.onderzoekpatientveiligheid.nl
Nivel 2010
Inventory Management for the OR at the UMCU:
Are there efficiency opportunities?
Tom Pereboom 2010
Effect of Bar-code Technology on the Safety of Medication
Administration. By Eric G. Poon e.a.
New England Journal of Medicines
2010
Kwestie van meten – voorraadoptimalisatie door integratie en
registratie
UMC Nijmegen 2010
Onderzoek kwaliteit van barcodes op steriele implantaten GS 1 Nederland i.s.m. Erasmus MC
2011
www.igz.nl IGZ 2011
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 47
Contact
Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze business case meer informatie
willen, kijk voor meer informatie op www.gs1.nl/samenzorgen.
U kunt ook contact opnemen met GS1 Nederland via de mail: [email protected] of
bel naar: 020-5113820.
GS1 Nederland is al meer dan 30 jaar de drijvende kracht achter de realisatie van verbeteringen in de keten. Onze aandachtsgebieden zijn samen werken aan een passend aanbod voor de consument, vernieuwende logistiek en het delen van informatie. Met en voor het bedrijfsleven maken wij afspraken en vertalen deze naar concrete oplossingen voor diverse sectoren.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 2011 48
Deze business case beschrijft de kosten en de baten die zijn gemoeid bij het invoeren van traceerbaarheid van medische hulpmiddelen tot en met de patiënt, met behulp van GS1-standaards.