25e Forum de la communication publique et territoriale La Rochelle 10, 11 & 12 décembre

25e Forum de la communication publique et territoriale La Rochelle 10, 11 & 12 décembre

Atelier méthodologique n°12

Revisiter les cérémonies internes

ANIMÉ(E)(S) PAR

NADÈGE FRANCH

ISABELLE KNAFOU

CÉDRIC ROUÉ

Vœux du Maire au personnel

DE LA GALETTE À LA SOIRÉE À THÈME CO-ORGANISÉE

Faire évoluer les traditions

Ateliers méthodologiquesRevisiter les cérémonies internes

- 2ème Ville de Haute-Garonne - 35000 hab. - Evolution

démographique rapide (+30000 en 40 ans)

- 1100 agents permanents + 400 non-permanents (gestion

en régie privilégiée + nombreux sites éclatés sur le

territoire)

- Equipe municipale stable depuis de nombreux mandats

- Fort attachement général à la ville (+de 65% d’agents

columérins…)

- 2007 : création d’un poste de chargée de Com’Interne

Mairie de ColomiersLe contexte

- Jusqu’en 2008 : Discours protocolaire du Maire autour d’une galette des rois et d’un verre de cidre.-Lieu : Hall de l’Hôtel de Ville-En continuité des horaires de travail (17h)-Entre 250 participants dont de nombreux retraités et possibilité de venir accompagné

Les vœux au personnelUne évolution crescendo

- 2008 : Année électorale. Mandat renouvelé pour l’équipe en place.

- Le Maire et son équipe décident d’organiser des vœux 2009 à caractère exceptionnel pour :

- Remercier le personnel municipal de son investissement- Remobiliser l’administration autour des enjeux du nouveau

mandat et donner du sens à l’action municipale pour les six ans à venir.

- Accompagner la dynamique interne inaugurée début 2007, avec la création d’un poste dédié de chargée de Communication interne.

Les vœux au personnelUne évolution crescendo

- 2009 : 1ère édition des vœux « nouvelle version » - Censée

à ce moment-là ne pas être réitérée.

- Timing très serré – Collaboration avec une agence

- Objectif : transformer la cérémonie protocolaire en

moment fort de convivialité, une vraie récréation après

une journée de travail.

- Lieu : le Hall Comminges (salle des fêtes grande capacité à

aménager en totalité)

- Moment : Un jeudi soir à partir de 19h

- Invités : Tous les agents + retraités sans les conjoints.

- Contrainte : Aucun agent hormis les organisateurs ne doit

travailler.

Les vœux au personnelUne évolution crescendo

Points clés :Un nom connoté columérin « Colum’Barrio » associé à l’évènementUn thème fédérateur : la guinguetteUne communication basée sur le teasing pour attiser la curiosité des agents.

Les vœux au personnel « Nouvelle version »1ère année – La guinguette

Les vœux au personnel « Nouvelle version »1ère année – La guinguette

Dès le lendemain matin… plus de 80 mails spontanés de

remerciements adressés au Maire et aux organisateurs.

Les vœux au personnel « Nouvelle version »1ère année – La guinguette

Simplicité, brassage et convivialité

Un seul mot : TOPISSIME !

Bonne humeur, ambiance collective, cadre superbe, que demander de plus ?

Innovant, simple festif et très chaleureux ! Cela change, c’était très surprenant et très réussi !

Merci pour cette soirée si sympathique et originale !

BRAVO ! … Un bon moment !

Un moment unique de qualité, de convivialité et d’évasion !

A renouveler absolument !

Ces moments trop rares permettent à toutes et tous de réguler nos relations et de se côtoyer dans un espace et moment plus chaleureux !

Colum’Barrio est le concept même de la convivialité transversale.

Fou-rires, histoires, blagues, anecdotes et pour une fois pas de bla bla boulot.

MERCI.

On recommence l’an prochain ?

On remet çà quand ?

Thématique : Disco Changement de lieu : le bowling de la ville Organisation entièrement gérée en interne =

Budget divisé de moitié Mobilisation en amont des agents via des

teasings les incitant à se déguiser, pour casser encore plus les barrières.

Nouveau succès : le concept devient annuel.

Les vœux au personnel « Nouvelle version »2ème édition – Thématique disco

Principale évolution : Constitution d’un comité d’organisation composé de

15 agents bénévoles travaillant sur :

animations, décors, « émulation » collective avant-soirée, accueil…

Mobilisation en amont des services techniques sur la création de décors en

bois, des décos florales… + associations pour animations et prêt gracieux de

matériel

Organisation d’un flashmob surprise / + de 100 participants / 4 répétitions /

animé par une prof de danse du Conservatoire municipal

Les vœux au personnel « Nouvelle version »3ème édition – Thématique farwest

Les vœux au personnel « Nouvelle version »4ème édition – Thématique Cinéma

Quelques chiffres :

730 agents présents

18 agents au comité d’organisation / 6 commissions thématiques

Une centaine d’agents participant au flashmob / 6 répétitions

7 parodies de films tournées en internes avec 25 agents acteurs (coût = 0€)

1 cérémonie surprise de remise de la palme d’or

7 services mobilisés sur la préparation (com, festivités, bâtiments, conservatoire, cinéma…)

1 site-web créé en interne dédié à l’évènement

35 000€ de budget

Des dizaines et dizaines d’heures suppl. pour le comité…

Les vœux au personnel « Nouvelle version »4ème édition – Thématique Cinéma

Les vœux au personnel « Nouvelle version »5ème édition – Thématique Retour en enfance

Les vœux au personnel « Nouvelle version »6ème édition – Thématique Autour du monde

Les leviers qui ont permis cette réussite :

•La volonté politique de créer cet évènement et la stabilité

des équipes en place, tant politiques que managériales

•Le positionnement de la Com interne (à la croisée des

chemins : Cab, Com, DGS) : confiance et autonomie.

•Un changement radical mais des évolutions amenées

crescendo… Rome ne s’est pas faite en 1 jour.

•Un nom « le Colum’Barrio » qui a permis de dissocier

l’évènement des traditionnels « Vœux du Maire » et permettre

une meilleure appropriation

•La simplicité, le caractère populaire et festif des thèmes choisis

(intergénérationnels, fédérateurs…)

Revisiter les vœux au personnelLeviers / Freins

• Des animations participatives et collectives > Agents acteurs

et non spectateurs.

• L’utilisation du teasing, des effets de surprise, et du bouche-

à-oreille « sous contrôle »

• L’utilisation de l’humour et de l’autodérision

• L’implication du comité et des services dans la préparation

(reconnaissance, utilisation et mise en valeur des savoir-faire…)

• L’horaire : en semaine, en continuité du temps de travail

• L’invitation individuelle : pas de conjoints

• Et surtout : PAS D’AUTOCENSURE dans les propositions !

Revisiter les vœux au personnelLeviers / Freins

Les freins rencontrés :

•Le contexte global : « C’est la crise ! »

•La demande de la DG de mobiliser le comité d’organisation hors

temps de travail

•L’horaire : en semaine en continuité du temps de travail

•L’invitation individuelle : pas de conjoints

•Les revendications individuelles

•Les problématiques managériales dans certains services

•Le côté chronophage d’un tel évènement pour les organisateurs

•Le fantasme collectif sur le budget représenté par un tel évènement.

Revisiter les vœux au personnelLeviers / Freins

Revisiter les vœux au personnelTeasings et animations avant-soirée

Revisiter les vœux au personnelTeasings et animations avant-soirée