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Capítulo VII. Personal Administrativo 174

CAPÍTULO VII

PERSONAL ADMINISTRATIVO

Miembros del Comité

Líder de Oficinas Corporativas

Lic. Janeth Guadalupe Vásquez Mendoza Coordinadora de Recursos Humanos Lic. Alejandro Becerra Rodríguez Coordinador de Licenciatura del Plantel León C.P. Mario Rodríguez Sandoval Contralor de la Región 2

LÍDER DE REGIÓN LÍDER DE CAPÍTULO

Lic. Araceli Yáñez Santamaría Directora del Plantel Tlalpan

Lic. Miguel Ángel Uribe González Director del Plantel Chalco

Lic. Rosa Ma. Casillas Andrade Directora del Plantel Viaducto

Lic. Luis Manuel Cendejas Bustos Director del Plantel Cuautitlán

Lic. José Alejandro Rivero de la Fuente Director del Plantel León

Lic. Guadalupe Guzmán Bautista Coordinadora de Licenciatura del Plantel León Lic. Alberto Porrero Montiel Director Administrativo del Plantel León

Mtro. Luis Vera Vargas Director del Plantel Vía Morelos

Mtro. Carlos Enrique Hernández Espinosa Director del Plantel Tlalnepantla

C.P. Adriana Acevedo Lara Directora del Plantel Norte

Lic. Germán Romo Moreno Director del Plantel Toreo


PRESENTACIÓN

Un personal administrativo capacitado, calificado y motivado contribuye con el buen desempeño y organización institucional, lo cual asegura el cumplimiento de su Misión. Para que esto se lleve a cabo, se necesita del apoyo de las instancias administrativas, que cumplen su función al desarrollar una adecuada planeación, organización y coordinación de las actividades relacionadas con los procesos de contratación, promoción y evaluación del personal administrativo, garantizando con ello el cumplimiento adecuado de la Misión Institucional. El presente capítulo incluye una descripción de dichos procesos, así como la revisión de la normatividad aplicada al reclutamiento, selección, contratación, evaluación de desempeño, promoción, remuneración y remoción del Personal Administrativo, los cuales están contenidos en los Manuales y Reglamentos de la Universidad. También se describen los procesos administrativos requeridos para la buena operación de los Planteles e instalaciones del Corporativo de la Institución, así como las acciones de evaluación y las encuestas de satisfacción destinadas a detectar áreas de oportunidad, con el fin de garantizar la calidad en el servicio, instalaciones y desempeño del personal directivo y operativo de los planteles. Por último, se muestran los procesos de información del personal administrativo a través de la existencia de expedientes y bases de datos actualizados.


Criterio 7.1 La institución demostrará la existencia de reglamentos, políticas y procedimientos tendientes al aseguramiento en cuanto a cantidad y calidad de personal administrativo con las características y competencias adecuadas, para cumplir con la Misión Institucional.

El personal administrativo en la Universidad Insurgentes tiene un papel fundamental para el logro de los objetivos y la Misión Institucional; sus labores garantizan que se cuenta con las condiciones necesarias para llevar a cabo el proceso educativo, tales como el buen funcionamiento de las instalaciones, el mantenimiento, el manejo de los equipos y demás recursos necesarios para la buena operación de los Planteles e instalaciones del Corporativo de la Institución. Dentro de este rubro se incluyen los recursos humanos que no tienen una actividad académica dentro de la Universidad, es decir, todo el personal de apoyo y operación que realiza funciones específicas para mantener el funcionamiento de la institución. En el Capítulo III “Estructura, Artículo Décimo Cuarto, del Estatuto General(1) se indica que el personal administrativo se integra por las personas que realizan para la Universidad Insurgentes actividades no académicas”. En el Reglamento General del Personal Administrativo(2) se expresa, en el Artículo Décimo Primero que “El personal administrativo de la Universidad Insurgentes es todo aquel personal que se integra por los funcionarios y empleados que desarrollan actividades distintas a las académicas o de investigación”. En el Artículo Décimo Segundo, del mismo reglamento, se establece que “El Personal Administrativo se integra por los siguientes funcionarios y empleados:

I. Personal de confianza: son aquéllos que desempeñan funciones de dirección; administración, fiscalización o vigilancia de las actividades administrativas de la Universidad, así como los que integran el personal de las Secretarías y ayudantías de las autoridades y de los altos funcionarios de la Universidad Insurgentes;

II. Personal contratado por tiempo indeterminado: son aquéllos que desempeñan actividades de carácter permanente en el desarrollo de las actividades propias de la Universidad;

III. Personal contratado por tiempo determinado, temporal o eventual: son aquéllos

que desempeñan actividades sujetas a un término o evento y

IV. Personal contratado por obra determinada: son aquéllos contratados para la realización de una obra en particular, desempeñando su servicio sólo por el tiempo necesario para su ejecución”.


La organización corporativa(3), bajo la cual se rigen los planteles y áreas, se apoya en cuatro Secretarías Generales: la Académica, la Administrativa, la Ejecutiva y la de Investigación y Vinculación Universitaria; en las dos primeras se diseñan y promueven directrices y acciones que intervienen en las actividades de los Planteles para unificar los procesos centrales del servicio educativo y los Planteles asumen la responsabilidad de la observancia y aplicación de éstos, enriqueciéndolos al ajustarlos a las circunstancias específicas de cada plantel. En la tercera se generan los procesos administrativos que dan soporte a los servicios educativos de cada una de las Áreas Corporativas y Planteles y la cuarta orienta sus líneas de trabajo hacia otros sectores productivos y el entorno universitario mediante modelos educativos no tradicionales. De acuerdo a lo expresado anteriormente, la Secretaría General Administrativa es la responsable de generar los procesos administrativos que dan soporte a los servicios educativos de cada una de las Áreas Corporativas y de los Planteles, en el Manual de Organización(4) se define que su misión es: “Proporcionar los recursos necesarios en forma, cantidad y oportunidad para cumplir con la Misión Institucional, a través de la planeación, organización, dirección y control de las actividades administrativas institucionales”. Para realizar las actividades encomendadas a esta Secretaría y cumplir con su misión se cuenta con las áreas de apoyo necesarias en el Corporativo, cuyos puestos y perfiles se describen en el Manual de Organización; dichas áreas son: Dirección General Administrativa, Coordinación de Pagos de Servicios, Coordinación de Planeación y Procedimientos, Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Contador General, Coordinación de Presupuestos, Coordinación de Sistemas, Supervisión de Caja, Coordinación de Compras, Coordinación de Recursos Humanos y Coordinación de Efectividad Institucional(5). De acuerdo con la base de datos que genera el Área de Nóminas, al ciclo escolar 2013-1 el personal administrativo sumaba 936 colaboradores, distribuidos en los Planteles y las Áreas del Corporativo, como se muestra a continuación:

PLANTEL PERSONAL

Álamos 27

Corporativo 147

Coruña 18

Iztapalapa 22

Sur 66

Viaducto 42

Xola 55

Ermita 31

Centro 32


San Ángel 53

Tlalpan 60

León 35

Cuautitlán 21

Toluca 17

Tlalnepantla 48

Toreo 57

Norte 52

Tláhuac 35

Vía Morelos 41

Ciudad Azteca 52

Chalco 25

Total 936

Actualmente la Universidad Insurgentes cuenta con los siguientes puestos para atender las necesidades administrativas: En las Áreas del Corporativo

PUESTO NÚMERO DE

PLAZAS

Rector 1

Abogado General 1

Secretaría General Académica 1

Secretaría General Ejecutiva 1

Secretaría General Administrativa 1

Dirección General Administrativa 1

Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas 1

Contador General 1

Coordinaciones de Áreas Corporativas 20

Asistentes de Coordinaciones Corporativas 95

Jefe de Mantenimiento e Intendencia 1

Auxiliar de Intendencia 4

Secretarias 8

Mensajero 4

Chofer 6


Vigilante 1

Total 147

En los Planteles

PUESTO NÚMERO DE

PLAZAS

Dirección de Plantel 22

Subdirección/Coordinación Administrativa 14

Subdirección/Coordinación Académica 6

Coordinación Académica de Programa 92

Coordinación de Ventas 19

Ejecutivas de Ventas 66

Jefe de Servicios Escolares 19

Responsable de Sistema Escolar 6

Registro y Control Docente 17

Coordinación de Prácticas 1

Prefectura 66

Cajeros 29

Auxiliar de Cobranza 7

Recepcionistas 16

Secretarias 14

Mensajería 17

Vigilancia 37

Velador 7

Jefatura de Mantenimiento e Intendencia 15

Auxiliar de Intendencia 98

Auxiliar de Mantenimiento 21

Orientador Educativo 19

Bibliotecarios 20

Auxiliar de Biblioteca 23

Jefe de Sistemas 18

Auxiliar de Sistemas 14

Médico/Enfermero 4

Coordinador de Ventas 17


Auxiliar de Servicios Escolares 53

Auxiliar Administrativo 17

Asistente de Coordinación 3

Laboratoristas 5

Instructor de Actividades Extracurriculares 4

Asesor de Desarrollo Humano 1

Total 789

En el Manual de Organización se encuentra definido el perfil y las funciones de cada uno de los puestos de trabajo, tanto de los Planteles como de las oficinas del Corporativo. En el Corporativo, la Coordinación de Recursos Humanos es el área responsable de la integración, desarrollo y evaluación del personal administrativo y se enlaza con los Planteles a través de las funciones de la Subdirección, la Coordinación o el Auxiliar Administrativo(6) según la estructura de cada Plantel. Su misión es “Proveer y mantener en activo el personal administrativo calificado en la Universidad Insurgentes de conformidad con la descripción y objetivos del puesto que la misma establece, para cumplir con sus funciones satisfactoriamente garantizando que cada persona ejecute de manera efectiva y eficiente las actividades establecidas en beneficio de la Universidad”. Esta instancia define las políticas y los procedimientos aplicables al personal administrativo en todos los Planteles; las cuales se describen en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo(7), y cuyo propósito es responder a los cambios en el contexto laboral, con el fin de optimizar la calidad en el servicio. La difusión del Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo se realiza a través de:

1. Envío a las Direcciones de Plantel y Subdirecciones o Coordinaciones Administrativas(8);

2. Publicación en la página Web del personal administrativo www.administrativosuin.mx;

3. Entrega del Manual de Bienvenida al Personal Administrativo de nuevo ingreso(9), en el que se incluye información relevante para el personal contratado y

4. Realización del Curso de Inducción Institucional(10), en que se abordan temas importantes contenidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo

Para la aplicación y seguimiento de los procesos definidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo los Planteles han sido agrupados en regiones y cuentan con personal responsable de la operación a fin de cumplir con las políticas emanadas de la Coordinación de Recursos Humanos del Corporativo, dichas regiones son:


REGIÓN 1 REGIÓN 2 REGIÓN 3

Álamos San Ángel León

Centro Sur

Chalco Toluca

Corporativo Toreo

Coruña

Cuautitlán

Ecatepec-Ciudad Azteca

Ermita

Iztapalapa

Norte

Tláhuac

Tlalnepantla

Tlalpan

Vía Morelos

Viaducto

Xola

Para asegurar que el personal administrativo reúne las características y competencias que permitan cumplir con la misión institucional, los responsables del reclutamiento y selección en cada una de las regiones aplican las políticas y procedimientos expresados en el Manual.

Reclutamiento Respecto al reclutamiento se considera lo siguiente: Cuando existe una plaza vacante o un puesto de nueva creación el reclutamiento puede ser interno o externo. El reclutamiento interno se realiza como política institucional buscando entre el propio personal a candidatos que cumplan con los requisitos y cubran el perfil de la plaza vacante o el puesto de nueva creación, con el propósito de promover mejoras laborales; si no existen candidatos, se recurre al reclutamiento externo mediante la publicación en diversos medios de las plazas vacantes, tales como:

Página Web Administrativos;

Bolsas de trabajo en Internet (computrabajo, empleo.gob);

Programa de Capacitación en la Práctica Laboral y

Recomendación


Selección Sobre la selección del personal administrativo el procedimiento consiste en(11):

Entrega de solicitud de empleo y curriculum vitae a la Coordinación de Recursos Humanos en la región que corresponda por parte del interesado para integrar la terna;

Programación de fecha para la aplicación de pruebas, para lo cual se tienen ya seleccionadas las baterías que se aplican de acuerdo a los diferentes niveles de puesto, conformadas por test que evalúan la inteligencia y la personalidad;

Si los resultados de las pruebas son satisfactorios se programa la entrevista directamente en Recursos Humanos y, si fuera el caso, en el Plantel o Área del Corporativo y

Con los resultados de las pruebas y las entrevistas se realiza el reporte en el que se determina cuál es el candidato que cumple con el perfil y los requisitos para el puesto y se recomienda su contratación.

Contratación El procedimiento de contratación se realiza en la Coordinación de Recursos Humanos que corresponda en donde se elaboran los contratos y se procede a la firma correspondiente. Una vez incorporado el nuevo colaborador se inicia un periodo de prueba con contratos mensuales y la contratación definitiva se realiza al término de este periodo siempre y cuando la evaluación del jefe inmediato haya sido favorable(12).

Inducción Una vez que se integra el personal de nuevo ingreso, a la firma del contrato laboral recibe el Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y posteriormente, con el objetivo de reafirmar la información del Manual, se convoca a un curso de inducción. La Coordinación de Recursos Humanos o el responsable en cada región, realizan esta actividad de acuerdo con la política correspondiente. En el curso de inducción se familiariza al nuevo colaborador con la institución; para ello se cuenta con los siguientes materiales(13):

Presentación en power point;

Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y

Cuestionario de evaluación del curso de inducción para el personal administrativo.

En dicho curso se incluyen temas como:

Historia de la Universidad Insurgentes;

Marco Filosófico; incluye Misión, Principios y Valores;

Normatividad;


Estructura organizacional del corporativo;

Información sobre los planteles;

Prestaciones;

Causas de rescisión de contrato y

Capacitación y evaluación del personal. De acuerdo con el reporte de la Coordinación de Recursos Humanos, de enero a agosto de 2012 de 326 nuevos colaboradores que ingresaron en este periodo, el 100% recibió una breve inducción a la institución; durante la firma del contrato, le fue entregado el Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y finalmente se le convocó a cursos de inducción realizados algunas semanas después, a los que asistió el 85% de los nuevos colaboradores(14). La inducción al puesto la realiza el jefe inmediato una vez que el colaborador se incorpora al área de trabajo. Para verificar que se realiza este proceso la Coordinación de Recursos Humanos incluye una pregunta en el Cuestionario de Evaluación del Curso de Inducción para el Personal Administrativo.

Evaluación La evaluación al desempeño del personal administrativo se realiza a través de cuatro mecanismos y fuentes de información:

Formato de Evaluación del Empleado(15);

Evaluación de Desempeño 360º(16);

Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la Universidad Insurgentes 2011(17) y,

Modelo de Creación de Valor(18). La Coordinación de Recursos Humanos es la responsable de dar seguimiento a la aplicación de la evaluación del desempeño mediante el Formato de Evaluación del Empleado con una frecuencia anual en el mes de febrero; en el instrumento se incluyen preguntas que permiten conocer el desempeño de cada colaborador en su área de trabajo, así como el compromiso hacia la Institución. El reporte de la Coordinación de Recursos Humanos(19) del ciclo escolar 2012-3 sobre la aplicación de evaluación al desempeño de los colaboradores y su compromiso hacia la institución arrojó los resultados que se muestran a continuación, considerando las siguientes preguntas incluidas en la evaluación:

1. Con relación al desempeño de los colaboradores en su área de trabajo

NÚMERO PREGUNTA

21 ¿Produce trabajo de buena calidad?

22 ¿Observa cuidadosamente las normas y reglamentos?


2. Con relación al compromiso de los colaboradores hacia la Institución

NÚMERO PREGUNTA

4 ¿Acepta gustosamente nuevas responsabilidades?

12 ¿Colabora espontáneamente en situaciones urgentes?

20 ¿Está dispuesto (a) a dedicar un poco más de tiempo si es necesario?

24 ¿Tiene un récord de asistencia ininterrumpida?

Resultados 1. El total de personal administrativo es de 936 y la evaluación se aplicó a 656

(70.08%); 2. El porcentaje de colaboradores con un desempeño laboral favorable es el 91% y, 3. El porcentaje de colaboradores que manifiesta su compromiso hacia la Institución

es 86%.

Adicionalmente, el compromiso de los colaboradores se observa con su participación en actividades institucionales que se desarrollan de manera continua en todos los planteles, algunas de estas actividades son: la Gran Fiesta Mexicana, semanas académicas, ceremonias de entrega de títulos, diplomas y grados, convenciones de estudiantes, prácticas o visitas de campo, ceremonias de entrega de diplomas de generación, eventos culturales, sociales, deportivos y de integración (20).

En el caso del personal que ocupa el puesto de Dirección en Plantel, a iniciativa de la Rectoría, a partir de diciembre de 2011, se aplica la Evaluación de Desempeño 360º a través de un despacho externo de consultoría. Los aspectos evaluados en el desempeño de cada uno de los directivos fueron:

1. Competencias de gestión; 2. Calidad administrativa; 3. Trabajo en equipo; 4. Trabajo con otras áreas, departamento u organizaciones; 5. Responsabilidad del costo-beneficio; 6. Toma de decisiones y solución de problemas; 7. Compromiso de servicio; 8. Enfoque programático; 9. Destrezas y Habilidades; 10. Iniciativa y excelencia; 11. Integridad; 12. Comunicación en todos los niveles; 13. Supervisión/acompañamiento y 14. Apertura para el cambio.

Al mes de noviembre de 2012 se concluirá la aplicación a todos los directores y se realizará la retroalimentación en cada caso; en esa sesión se identifican las áreas de


Actitud de serv icio del encargado de caj a

370 9.0

344 8.3

571 13.8

723 17.5

1003 24.3

874 21.2

243 5.9

4128 100.0

Pésimo

Malo

Regular

Bueno

Muy bueno

Excelente

N/C

Total

Frecuencia Porcentaje

31.1%

63.0

0.0

10.0

20.0

30.0

40.0

50.0

60.0

70.0

Pésimo a Regular Bueno a Excelente

Actitud de servicio del personal de caja

Recuento

184 293 551 877 799 263 40 3007

2 1 8 16 17 8 0 52

28 22 64 81 59 34 3 291

23 25 67 62 61 13 3 254

21 25 54 67 55 15 9 246

17 14 35 61 43 16 92 278

275 380 779 1164 1034 349 147 4128

Inscripción o

reinscripción

Certificación

Constancia de estudios

Corrección de calificación

Otro

No contestó

Trámite más

reciente en

servicios

escolares

Total

Pésimo Regular Malo Bueno Muy bueno Excelente N/C

Actitud de servicio del personal de servicios escolares

Total

Recuento

155 663 1419 734 36 3007

2 12 18 19 1 52

21 67 124 74 5 291

29 79 105 39 2 254

22 59 112 43 10 246

23 36 80 41 98 278

252 916 1858 950 152 4128

Inscripción o

reinscripción

Certificación

Constancia de estudios

Corrección de calificación

Otro

No contestó

Trámite más

reciente en

servicios

escolares

Total

Nada Poco Algo Mucho N/C

Resolución de dudas

Total

oportunidad y se presentan propuestas de mejora, a través de un plan de acción específico para cada uno(21). Por su parte, la Coordinación de Efectividad Institucional aplica la Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la UIN 2011, con el objetivo de proporcionar un panorama sobre el quehacer de cada uno de los planteles para facilitar la detección de áreas de oportunidad. Esta encuesta tiene una periodicidad anual y se aplica en el mes de noviembre; en el año 2011 participaron 4,128 estudiantes emitiendo su opinión sobre áreas de servicio, instalaciones y personal directivo y operativo de los Planteles. Algunos resultados se muestran a continuación:

Servicios Escolares: seis de cada diez alumnos consideran que la atención que

recibieron fue oportuna y eficiente

Caja: La opinión de los estudiantes sobre el servicio y atención es de buena a excelente en un 63% de la población encuestada.


Recuento

183 17 25 48 108 50 1 15 447

151 162 146 307 355 63 5 64 1253

11 175 58 74 22 5 0 14 359

17 130 12 9 1 3 0 8 180

0 0 0 0 0 0 1579 1 1580

8 41 28 9 10 3 1 10 110

1 3 2 1 1 0 2 189 199

371 528 271 448 497 124 1588 301 4128

Inmediatamente

Esperas un tiempo

razonable, pues se

encuentra ocupado

Te pide regreses más

tarde u otro día

Niega la atención bajo

cualquier circunstancia

Nunca has acudido con

el director

Otro

N/C

Atención

por parte

del

director

Total

Totalmente

insatisfecho Insatisfecho

No estoy

seguro

Algo

satisfecho Satisfecho

Totalmente

satisfecho

No he

acudido con

el director(a) N/C

Satisfacción hacia el tiempo de respuesta de tu petición

Total

Actitud de serv icio del prefecto

202 4.9

90 2.2

171 4.1

331 8.0

742 18.0

1240 30.0

1352 32.8

4128 100.0

Pésimo

Malo

Regular

Bueno

Muy bueno

Excelente

N/C

Total

Frecuencia Porcentaje

Dirección de Plantel: Se obtuvo información sobre el nivel de satisfacción de los

estudiantes en el tiempo de respuesta a diversas peticiones Prefectos: La medición realizada se enfocó a conocer la opinión de los estudiantes sobre la actitud de servicio que muestra el personal de prefectura. El resultado indica que el 83.32% de los estudiantes que dieron respuesta, manifiestan que el servicio que prestan

los prefectos está entre bueno y excelente. Mediante la aplicación del Modelo de Creación de Valor se obtiene información valiosa sobre la percepción que los estudiantes tienen sobre los servicios educativos, aplicando encuestas a estudiantes sobre el grado de satisfacción en el servicio; entre los servicios que evalúa se contemplan áreas y personal administrativo como son: caja, servicios escolares, así como Directores de Plantel y Coordinadores de carrera. La puesta en operación de este modelo fue en diciembre de 2008 con una prueba piloto aplicada en los Planteles Ecatepec-Ciudad Azteca, Tlalpan, Norte, Sur y Viaducto a una muestra de 90 alumnos por Plantel inscritos en diferentes grados de avance y programas académicos del nivel superior.


Con los resultados se identificaron áreas de oportunidad en: atención del personal académico, planta de maestros, Director de Plantel, manejo de quejas, comunicación, Coordinador de Carrera, atención del personal de caja, atención del personal de servicios escolares y atención del personal en biblioteca. Considerando los resultados de la Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la UIN 2011, y los del Modelo de Creación de Valor se instrumentaron acciones de mejora consistentes en:

Impartición del Diplomado en Desarrollo de Habilidades de Liderazgo Activo para el personal directivo(22);

Curso de Habilidades de Liderazgo para Mandos Medios(23);

Creación de la Coordinación de Servicios Escolares(24);

Creación de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas(25);

Creación del Área de Supervisión de Caja(26);

Elaboración de procesos administrativos básicos de atención al cliente desde su calidad de aspirante, su trayectoria escolar, hasta la certificación y obtención del título, diploma o grado académico(27);

Apertura del curso Mejora en la Calidad del Servicio en los Planteles Tlalpan y Tlalnepantla(28);

Procedimiento de quejas con utilización del buzón en página Web y su seguimiento(29);

Aplicación del clima laboral en diferentes planteles(30) y

Atención de necesidades para la apertura de nuevos ciclos escolares (recursos materiales y humanos), a través de sesiones de trabajo con la Rectoría, la Secretaría General Administrativa y las Direcciones de Plantel(31).

En el mes de mayo de 2012 se aplicó por segunda ocasión el Modelo de Creación de Valor a los Planteles evaluados en el 2008, el propósito fue conocer las mejoras comparando los resultados obtenidos en 2009 y los del 2012. Se observó una mejora importante en la percepción de los estudiantes sobre la atención del Director de Plantel, la atención de los Coordinadores de Carrera, sobre el servicio en la biblioteca, la atención en la caja, respecto a la atención del personal académico, de la plantilla de profesores y de la atención en Servicios Escolares. Este segundo ejercicio incorporó a los Planteles Xola, Tlalnepantla, Vía Morelos, Toreo, Ermita, Álamos, Iztapalapa, Chalco, Centro, Tláhuac, Cuautitlán, Toluca y San Ángel. Para concluir la segunda aplicación, en el Plantel León se llevará a cabo la evaluación en el mes febrero de 2013.

Desarrollo En el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo se incluye la sección relativa al Plan de Desarrollo del Personal en la Universidad Insurgentes, que consiste en:

1. Otorgar becas para realizar estudios en cualquier nivel educativo que imparta la Universidad Insurgentes, incluyendo educación continua;


2. Apoyo económico para realizar estudios en otras instituciones; 3. Ofrecer precios especiales para estudiar idiomas en el Centro de Idiomas de la

Universidad Insurgentes; 4. Promoción por cambio de puesto; 5. Capacitación externa a través de la asistencia a cursos, congresos, talleres,

entre otras actividades y, 6. Capacitación interna con la instrumentación de cursos presenciales y en línea

sobre diferentes tópicos.

En relación con el otorgamiento de becas para realizar estudios, al ciclo escolar 2013-1 se tienen los siguientes resultados(32):

PANTEL/ÁREA NÚMERO DE

COLABORADORES BACHILLERATO LICENCIATURA ESPECIALIDAD MAESTRÍA

Álamos 1 1

Centro 1 1

Corporativo 11 11

Cuautitlán 5 4 1

Ecatepec-Ciudad Azteca

11 9 2

Ermita 2 2

Iztapalapa 2 2

León 14 2 9 3

San Ángel 4 1 3

Sur 6 2 4

Tláhuac 18 2 16

Tlalnepantla 15 10 5

Toluca 1 1

Toreo 6 6

Vía Morelos 20 6 14

Viaducto 8 5 1 2

Xola 5 5

Total 130 14 52 18 46

Ocho colaboradores del Corporativo han utilizado el beneficio de apoyo económico para realizar estudios de Maestría en otras instituciones(33). Al ciclo escolar 2013-1 se tienen 63 colaboradores cursando estudios en el Centro de Idiomas(34):


PLANTEL/ ÁREA NÚMERO DE

COLABORADORES IDIOMA

Corporativo 5 Inglés

Álamos 9 Inglés

Centro 8 Inglés

Tláhuac 1 Inglés

Tlalpan 1 Inglés

Norte 9 Inglés

San Ángel 8 Inglés

Sur 11 Inglés

Vía Morelos 9 Inglés

Viaducto 1 Inglés

Xola 1 Inglés

Total 63

Promoción La promoción por cambio de puesto entre el personal tiene como propósito estimular el desarrollo profesional de los colaboradores, por lo que en las vacantes se dará prioridad en las contrataciones al personal en activo que reúna los perfiles y que se destaque por su desempeño laboral. A la fecha 46 colaboradores se han visto beneficiados con esta estrategia(35).

Formación El apoyo al personal para su asistencia a cursos, talleres, congresos, etc., es importante pues asegura un mejor desempeño en las funciones encomendadas; hasta el ciclo 2013-1 se tiene lo siguiente(36):

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN NÚMERO DE

COLABORADORES

Asociación de Responsables de Servicios Escolares y Estudiantiles

42

Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior

4

Alianza para la Educación Superior 7

Asociación Nacional de Facultades y Escuelas de Derecho

1

Consorcio para la Colaboración de la Educación Superior en América del Norte

1

Unión de Universidades de América Latina 2


Capacitación Sobre la capacitación, la Universidad Insurgentes cuenta con programas internos orientados a desarrollar habilidades, conocimientos y actitudes que permitan un desempeño adecuado de sus funciones. Entre estos mencionamos los siguientes(37):

NOMBRE DEL CURSO NÚMERO DE COLABORADORES

PARTICIPANTES

Procesos UNAM 34

Calidad en el Servicio 77

Redes Sociales 24

Autenticación con Holograma 67

Licenciaturas MAX 117

Liderazgo para Mandos Medios 94

Servoescolar para Orientadores Educativos 16

Remuneración, Prestaciones e Incentivos En la Universidad Insurgentes la remuneración al personal administrativo se realiza con base en el tabulador(38) que determina la Secretaría General Administrativa dependiendo del puesto; también se otorgan las siguientes prestaciones:

1. Seguro Social; 2. INFONAVIT; 3. FONACOT; 4. Convenios de descuentos; 5. Seguro de retiro; 6. Apoyo para continuar su formación académica; 7. Aguinaldo; 8. Prima vacacional; 9. Subsidios por incapacidad y 10. Apoyo del 50% para compra de uniforme.

Adicionalmente se aplica un programa de incentivos denominado Programa de Incentivos por Calidad y Eficiencia 2012-2013(39) que consiste en:

NOMBRE DEL PROGRAMA

PARTICIPANTES METAS A ALCANZAR % DEL BONO O MONTO DEL

INCENTIVO

Crecimiento de Matrícula

Todos los colaboradores administrativos del Plantel

15% o mayor crecimiento en el ciclo escolar 2013-1 comparado con el ciclo 2012-1

30 días de sueldo

Retención de alumnos

Todos los colaboradores administrativos del Plantel

Mantener la retención en al menos el 90%

30 días de sueldo


Control de Cartera Vencida (sólo Planteles con más de 500 estudiantes)

Director, Subdirector o Coordinador Administrativo, cajero, encargado de cobranza (en su caso)

Mantener un % de cartera vencida no mayor al 10% al final de cada mes

Cajero: $1,000.00 Encargado de cobranza: $1.000.00 Director/Subdirector/ Coordinador Administrativo: $2,000.00

Captación de nuevos alumnos

Personal de promoción educativa

Alumnos registrados para el ciclo escolar 2013-1

Por inscripciones realizadas para el ciclo escolar 2013-1

Hasta el 70% (inscripciones 2012-1)

$80.00

Del 71% al 100%

$100.00

Más del 100% $150.00

Ingresos Adicionales

Área o persona que organiza

Cursos adicionales con costo al alumno, registrado en la caja-Servoescolar del Plantel

50% de la utilidad

Corporativo Personal directivo que labora en el corporativo

Cuando al menos 7 de los planteles logren el cumplimiento del crecimiento de la matrícula y la retención de alumnos

30 días de sueldo

Los Planteles de la Región 2, adicionalmente, cuentan con un incentivo por asistencia y puntualidad(40).

En el caso del Plantel León los incentivos incluyen bonos de productividad y puntualidad equivalentes al 5% del sueldo(41).

Hasta el ciclo escolar 2013-1 se ha aplicado el programa de incentivos en los casos siguientes(42):

Incentivo por crecimiento de matrícula: se otorgaron incentivos en 2010 a los Planteles Álamos, Norte, Tlalnepantla y Centro y en 2011 a los Planteles Norte, Tlalnepantla y San Ángel;

Incentivo por captación de nuevos alumnos: entregado a los Planteles Norte, Centro, Tlalnepantla, Tláhuac, Cuautitlán, Ecatepec-Ciudad Azteca, Xola, Tlalpan, Viaducto, Iztapalapa, Sur, San Ángel y Toreo y

Recuperación de cartera vencida: Planteles Álamos, Centro, Vía Morelos, Cuautitlán, Sur, San Ángel y Toreo.

Rescisión Las causas por las que es posible rescindir el contrato de un colaborador se difunden en el Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y en los cursos de inducción.


Entre las causas de rescisión, se destacan las siguientes:

Presentar certificados falsos o referencias en los que se le atribuyan capacidades, aptitudes o facultades de los que carezca;

Incurrir durante sus labores en faltas de probidad u honradez, en actos de violencia, amagos, injurias, malos tratos en contra de su jefe, familiares o del personal de la institución, ocasionando que se altere la disciplina del lugar de trabajo;

Ocasionar de manera intencional perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o con motivo de ellas, en los edificios, obras, maquinaria, instrumentos, materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo; o bien actos sin dolo, pero con negligencia tal que sea la causa única del perjuicio y

Comprometer, por imprudencia o descuido inexcusable, la seguridad de la institución o de las personas que se encuentren en ella.

Para la Universidad Insurgentes el personal administrativo contratado tiene el perfil y cualidades óptimas porque cumple con los requisitos establecidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo y con los perfiles descritos en el Manual de Organización. La cantidad de personal administrativo en los planteles y áreas es suficiente y cuenta con las competencias adecuadas. En el documento denominado Manual para la Apertura y Administración de Planteles en la Universidad Insurgentes(43) la Secretaría General Administrativa tiene definidos los lineamientos para garantizar una estructura básica de personal administrativo que debe tener el plantel para iniciar operaciones, la cual es:

Dirección de Plantel;

Jefatura de Servicios Escolares;

Caja;

Promoción Educativa;

Mantenimiento/Intendencia;

Velador;

Portería;

Prefectura;

Orientación Educativa;

Bibliotecario;

Laboratorista de Cómputo;

Coordinador;

Control Docente;

Mensajero y

Asistente Administrativo.

Esta estructura mínima inicial se modifica en función del incremento de la matrícula, de la ampliación de la oferta educativa y/o de la expansión de la planta física; el procedimiento a seguir para solicitar nuevas plazas consiste en la solicitud oficial presentada en las reuniones de trabajo entre las Direcciones de Plantel, la Rectoría y la Secretaría General


Administrativa que realizan cada cuatrimestre, previo al inicio del nuevo ciclo escolar, a fin de garantizar los recursos humanos necesarios para la operación. En el Plan de Desarrollo Institucional 2009-2014(44) se incluye la Línea número 8 denominada Administración y Gobierno, en la cual se definen estrategias sobre los Recursos Humanos y se establecen las metas correspondientes. En la tabla siguiente se describen las metas y los logros que se tienen a la fecha:

META LOGROS

Contar con las políticas y procedimientos para el Desarrollo del Personal administrativo.

Se cuenta con las políticas y procedimientos incluidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo y se aplican desde el 2009.

Contar con políticas y procedimientos para realizar la Inducción a la Universidad y al puesto de trabajo.

Se cuenta con las políticas y procedimientos incluidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo y se aplican desde el 2009.

Actualizar el Manual de Organización. En septiembre de 2012 se inició la actualización del Manual de Organización (45).

Contar con un modelo de evaluación para medir la calidad en el servicio de las áreas administrativas.

Elaboración y aplicación del Modelo de Creación de Valor a partir del 2008 y aplicación anual de la Encuesta Institucional de opinión del alumno sobre la calidad en el servicio en los Planteles de la UIN

Por lo anteriormente expuesto la Universidad Insurgentes cumple con el criterio 7.1


Criterio 7.2 La Institución demostrará que organiza la información del personal administrativo y que cuenta con expedientes actualizados que lo demuestren.

La Universidad Insurgentes cuenta con la política en la que se define la información que deben contener los expedientes del personal administrativo, la cual se encuentra en el “Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo”(7). Dichos lineamientos establecen que los expedientes deben integrar lo siguiente(46):

Solicitud de empleo;

Curriculum vitae;

Acta de nacimiento;

Comprobante de domicilio;

Identificación oficial;

Comprobante de afiliación al IMSS;

CURP;

Comprobante de estudios;

Dos cartas de recomendación;

Constancia de RFC;

Comprobante de AFORE (si es el caso;

Croquis del domicilio;

Contrato laboral;

Constancia de retenciones (formato 37-a) (si es el caso);

Carta de autorización de pago por depósito;

Aviso para presentación de declaración anual (si es el caso) y

Número de cuenta del banco (si es el caso).

Las políticas que la Universidad Insurgentes tiene definidas para el resguardo de los expedientes del personal administrativo también se indican en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo, las cuales señalan:

Los expedientes del personal administrativo de la región 1 quedarán resguardados en la Oficina del Abogado General; los de la región 2 en la Oficina del Contralor y los correspondientes a la región 3 en el Archivo General del Plantel León bajo la responsabilidad del Contador General;

Los expedientes serán de acceso restringido y únicamente podrán ser solicitados por el Director, el Subdirector o Coordinador Administrativo del Plantel y, en el caso del Corporativo, por la Rectoría, las Secretarías Generales y la Coordinación de Recursos Humanos;

Los expedientes del personal administrativo se actualizan cada año en el mes de febrero(47), en caso de que el personal tenga cambio de domicilio o haya realizado estudios posteriores a las constancias presentadas deberá enviar copia al área de Recursos Humanos que corresponda para anexarlo al expediente y

Cumplir con las disposiciones emanadas de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares; para tal efecto la Oficina del Abogado General incluyó, en el contrato laboral, la cláusula de confidencialidad de la información del personal administrativo.


La Universidad Insurgentes cuenta con una base de datos del personal administrativo que contiene información relativa a:

Nombre;

Clave del colaborador;

RFC;

Puesto;

Plantel o área de adscripción;

Salario;

CURP;

Número de afiliación al IMSS y

Fecha de alta.

En congruencia con la meta establecida en el Plan de Desarrollo Institucional 2009-2014(44), relativa a la ampliación de la base de datos del personal administrativo, a partir del mes de agosto de 2012 se iniciaron los trabajos que permitirán contar con una base de datos con mayor información pues se añade un módulo complementario que contiene(48):

Dirección;

Teléfono;

Cursos realizados y

Nivel académico. Al mes de octubre de 2012 se tiene un avance del 80% en la construcción de la base general. Por lo mencionado se cumple con el criterio 7.2


FORTALEZAS Y DEBILIDADES Fortalezas 7.1 La Universidad Insurgentes cuenta con reglamentos, políticas y procedimientos que permiten garantizar que el personal administrativo sea suficiente y con las competencias requeridas para el desarrollo de las actividades. 7.2 La Universidad Insurgentes cuenta con procesos que le permiten organizar la información del personal administrativo y con expedientes actualizados. Debilidades Ninguna


EVIDENCIAS

1. Estatuto General 2. Reglamento General del Personal Administrativo 3. Organigrama General de la Universidad Insurgentes 4. Manual de Organización 5. Organigrama de la Secretaría General Administrativa 6. Organigramas de Plantel 7. Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo 8. Acuses de recibo del Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del

Personal Administrativo 9. Manual de Bienvenida al Personal Administrativo 10. Ejemplos de cursos de inducción al personal administrativo 11. Ejemplos del proceso de selección de candidatos, en resguardo de la

Coordinación de Recursos Humanos para los Planteles de la Región 1; en la oficina del Contralor General del Plantel Sur para los Planteles de la Región 2 y en el archivo general a cargo del Contador General del Plantel León

12. Formatos de evaluación al empleado en los que se solicita la contratación por tiempo indeterminado

13. Presentación en power point de los cursos de inducción, Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y cuestionario de evaluación del curso de inducción para el personal administrativo

14. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre la Inducción, periodo enero-agosto 2012 y documentos probatorios

15. Ejemplos del “Formato de Evaluación del Empleado” 16. Aplicación de la Evaluación de Desempeño 360º a los Directores de Plantel,

información confidencial para consulta en la Oficina de la Rectoría 17. Reporte de la Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en

el Servicio en los Planteles de la UIN 2011 18. Reportes del Modelo de Creación de Valor correspondientes al 2009 y 2012 19. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre la evaluación al

empleado 2012-3 20. Relación de colaboradores que participan en actividades institucionales

adicionales por Plantel 21. Programa de Desarrollo Gerencial propuesto en base a los resultados obtenidos

del proyecto de evaluaciones de desempeño de 360º aplicadas a los Directores de los Planteles de la Universidad Insurgentes

22. Ejemplos de diplomas entregados por conclusión del Diplomado en Desarrollo de Habilidades de Liderazgo Activo, fotografías, listas de asistencia, temario

23. Evidencias de la impartición del curso de Habilidades de Liderazgo para Mandos Medios

24. Nombramiento para la Coordinación de Servicios Escolares 25. Nombramiento para la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas 26. Nombramiento para el Área de Supervisión de Caja 27. Procesos Básicos en el Modelo de Creación de Valor 2009 28. Lista de asistencia, fotografías, temario, diplomas del curso Mejora en la

Calidad del Servicio


29. Página www.universidadinsurgentes.edu.mx, evidencias del seguimiento de quejas

30. Resultados de la aplicación de clima laboral, información confidencial para consulta en la oficina de Rectoría

31. Ejemplos de formatos de requerimiento para el ciclo escolar 32. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre colaboradores con

beca para realizar estudios en la Universidad Insurgentes 33. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre colaboradores con

beca para realizar estudios de Maestría en otra Institución 34. Reporte de colaboradores que realizan estudios en el Centro de Idiomas 35. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre promoción al personal

administrativo 36. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre asistencias de

personal administrativo a cursos, talleres, congresos, etc. 37. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre capacitación al

personal administrativo 38. Tabulador del Personal Administrativo 2012 39. Programa de Incentivos al Personal Administrativo por Calidad y Eficiencia

2012-2013 40. Reporte de los incentivos aplicados a los Planteles de la Región 2 41. Reporte de los incentivos aplicados al Plantel de la Región 3 42. Evidencias de la aplicación del Programa de Incentivos de la Región 1 43. Manual para la Apertura y Administración de Planteles en la Universidad

Insurgentes y evidencias de su aplicación en planteles nuevos 44. Plan de Desarrollo Institucional 2009-2014 45. Reporte de la Coordinación de Planeación y Procedimientos sobre el avance en

la actualización del Manual de Organización 46. Ejemplos de expedientes de personal administrativo 47. Comunicados para la actualización de expedientes del año 2012 48. Base de datos del personal administrativo

http://www.universidadinsurgentes.edu.mx/

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CAPÍTULO VII PERSONAL ADMINISTRATIVO - … Fimpes UIN... · Auxiliar de Intendencia 98 ... en el que se incluye información relevante para el personal contratado y 4. Realización