Capítulo O início - Paulistaprogramas de treinamento nas empresas em que trabalham. Eu, por exem-plo, além de minhas funções habituais, ministrava palestras semanais para as demais

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O inícioCapítulo 1

Aos 14 anos, mesmo sem neces-sidade financeira, resolvi largar a infância e, de uma hora para outra, contei aos meus pais que estava decidida a estudar à noite e trabalhar fora.

Na época, minha irmã Lú, um ano mais velha, pensava apenas em continuar os es-tudos. Talvez meus pais no início tenham interpretado minha atitude como um lapso de adolescente.

Provei que estava de-terminada. Quando mi-nha tia Lili me apresentou

18 A arte de secretariar

a uma empresa na qual havia uma vaga para mensageiro, ou seja, office girl – imaginem, eu jamais havia sequer tomado um ônibus sozinha –, decidi encarar o desafio e pedi para que minha irmã me acompanhasse em minha primeira entrevista.

Apesar de saber que o entrevistador era amigo de minha tia e que, para a contratação, a entrevista seria mera formalidade, naquele instante conheci o medo de não possuir as características necessárias e, pela primeira vez, enfrentei a insegurança de estar diante daquele que poderia mudar o meu futuro profissional. Naquele momento, ele era o “mediador”, a pessoa com o poder de me contratar ou me fazer escutar a tão temível palavra que me faria sentir insegura pelo resto da vida.

Ao entrar pela primeira vez em uma sala de entrevista, senti-me pequena e, quando me entregaram uma ficha para ser preenchida, gelei. Minha irmã, porém, mantinha-se calma. Ela estava ali apenas me acompanhando e, “por embalo”, resolveu preencher uma ficha também. Enquanto completávamos os nossos dados, o “mediador” ficava ali, nos observando todo o tempo. Ao terminar, fomos chamadas separadamente para a intimidante entrevista.

Acho que por ser a mais velha, chamaram primeiramente minha irmã. Eu estava nervosa, mas ela continuava calma, com o semblante tranqüilo. Tentei me controlar, contudo os minutos que ela passou lá dentro foram uma eternidade.

Quando chegou a minha vez, ao me levantar, senti o nervosismo por todo o meu corpo. Tremia enquanto caminhava em direção à sala “assombrada”.

Ao entrar, o “mediador” continuava com o mesmo olhar: imparcial, porém simpático. Ele conversou comigo por alguns minutos e tentou me acalmar. Estava na cara que era a minha primeira entrevista de emprego e a insegurança me dominava.

De repente, a tão temível palavra. Tentei disfarçar, mas foi impossível. Naquele momento muitas coisas passaram pela minha tão inexperiente cabeça. Talvez devido à idade, ou quem sabe devido à segurança e tranqüi-lidade que, mesmo sem ela perceber, conseguiu transmitir: eles escolheram minha irmã.

19Capítulo 1 • O início 19

No caminho de volta para casa, não conseguia esconder minha decepção. O que será que havia acontecido? Eu estava tão pronta para iniciar minha primeira jornada de trabalho! Onde será que eu errei? Apesar da decepção, fiquei feliz por ela e, a partir daquele momento, não descansei enquanto não consegui meu primeiro emprego.

Hoje sei que foi ali que tudo começou. Foi naquele instante em que jurei a mim mesma jamais ser rejeitada em uma entrevista de emprego novamente. E assim aconteceu.

Mesmo sem experiência alguma, comecei a trabalhar como ajudante geral em uma grande e respeitada oficina que confeccionava roupas mas-culinas. Após quatro meses de trabalho, aos quinze anos, fui promovida para auxiliar de gerente geral. No entanto, esse não era o meu objetivo. Eu queria muito mais.

Todas as vezes que tinha necessidade de retirar um documento no depar-tamento pessoal, ficava fascinada com a máquina de escrever. Admirava as meninas que atendiam o telefone e anotavam recados e me maravilhava com as pilhas de documentos em cima das mesas. Em uma daquelas ocasiões, decidi o que queria ser: secretária.

Depois de quase dois anos, senti-me segura para buscar emprego nos classificados dos jornais. E não desisti diante dos primeiros obstáculos, que exigiam experiências anteriores, exímia datilografia e, acima de tudo, conhecimentos gerais na área administrativa. Eu não tinha qualquer desses requisitos, mas resolvi ligar e agendar uma entrevista.

Consegui! Entrevista agendada, agora precisava apenas me preparar para o tão esperado momento e, para isso, restavam-me somente cinco dias. Pensei então que, se tivesse pelo menos uma das exigências, seria mais fácil impressionar o “mediador”.

Pedi demissão do emprego e, com o dinheiro, matriculei-me em um curso relâmpago de datilografia. Entrava às 8 h e só ia embora quando a escola fechava, por volta das 17 h. Minha força de vontade e dedicação me possibilitaram ser aprovada com louvor. Em apenas uma semana, já podia dizer a todos que sabia datilografar.


Durante todo o tempo que antecedeu o grande dia, eu me preparei. Con-siderava o “mediador” como um “trampolim”; decidi que ele seria aquele que me abriria as portas para um novo caminho.

Apesar da idade e de ter apenas um dos requisitos básicos, inspirei-me em grandes profissionais que havia observado em filmes ou em revistas femininas e me vesti como se fosse uma secretária experiente. Lembrei-me do andar calmo e tranqüilo da minha irmã e fui me sentindo segura.

No caminho até o local determinado, mentalizei meu andar, minha fala e, principalmente, a frase que seria a cartada decisiva para impressionar o meu “mediador”.

Ao chegar lá, percebi que era uma agência de empregos e, pela primeira vez, não havia somente uma concorrente, como no caso com a minha irmã, mas várias candidatas à vaga. Talvez eu fosse a menos experiente, mas acreditava em meu potencial e me julgava ser a mais capacitada para impressionar.

Entrou uma, depois outra e logo em seguida outra. À medida que minha hora chegava, minha expectativa de descobrir um novo mundo foi tomando conta de mim.

De repente, minha vez. Levantei-me e, com andar seguro, dirigi-me até a sala “assombrada”. Ao entrar, cumprimentei o “mediador” e sentei-me. Man-tive uma posição ereta e respondi calma e serenamente a todas as perguntas. Ao ser questionada sobre experiências anteriores, fui clara e concisa: disse que não as tinha, mas estava disposta a trabalhar pela metade do salário só para adquirir essas tão valiosas experiências. Ele então me encaminhou para outra sala, onde algumas já estavam terminando o teste de datilografia.

Na minha vez, dei tudo de mim e, apesar de estar competindo com pes-soas bem mais experientes, não me senti acuada. Terminei o teste no tempo esperado. Depois de quase uma hora de espera, restaram apenas três de nós. Eles nos deram uma carta lacrada e um endereço, ao qual deveríamos nos dirigir para a próxima etapa.

Ao chegar lá, senti-me importante por saber que havia sido encaminhada para entrevista em uma grande empresa de artigos esportivos, presidida, na época, pelo vice-presidente do Corinthians: Alberto Dualib.


Em silêncio, fomos encaminhadas ao departamento pessoal e lá passamos por mais entrevistas.

Na sala do “mediador”, voltei a repetir minhas palavras e pude perceber a mudança em seu olhar. Ele me disse que a vaga era para substituir tempo-rariamente a secretária do presidente da empresa e, devido a minha pouca experiência, ele não poderia me contratar. Contudo, ele havia gostado do meu perfil e propôs uma vaga de recepcionista, também temporária. Não era bem isso o que eu queria, mas sabia que precisava apenas de uma chance para mostrar do que era capaz.

Durante aqueles três meses me esforcei ao máximo, fiz amizades com pessoas de outros departamentos e sempre me colocava à disposição para organizar e datilografar documentos. Após o término desse período, ofe-receram-me mais três meses em outro departamento, agora no pessoal. Não pensei duas vezes. Lá eu teria a oportunidade de saber quando e onde abririam uma vaga para ser efetivada. A empresa era de grande porte e, de-pois do período no departamento pessoal, eu não era mais aquela menina inexperiente – agora eu estava capacitada a enfrentar algo maior.

Quando faltavam apenas duas semanas para terminar meu contrato, fui surpreendida pelo pedido de demissão da secretária do presidente da empresa, que, por motivos de saúde, teve de se afastar. Estava determinada a conseguir aquela vaga e não hesitei: pedi uma chance para o gerente do departamento pessoal.

Ele já conhecia minha capacidade e só não me efetivaria em seu depar-tamento, porque as vagas já estavam completas. Foi então que ele se propôs a me ajudar, dizendo ao presidente que eu ficaria secretariando-o, enquanto recrutavam uma nova profissional. Aceita pelo presidente, agora começava a realização de um sonho, o início de uma carreira que me tornaria uma grande executiva.

Depois de cinco anos, aprendendo com erros e me aperfeiçoando com cursos, fui em busca de novos horizontes e novamente fui aceita por outra grande empresa, na qual permaneci por mais três anos.

Por não ter mais como crescer dentro daquela empresa, parti em busca de outra, que seria a minha última. Durante os oito anos dentro dela, também


me dediquei ao máximo e adquiri não somente experiência administrativa, financeira e logística, como também experiência em lidar com diversas personalidades, algumas invejáveis e outras nem tanto.

Tomei iniciativa e, com a autorização do presidente da empresa, comecei a ministrar palestras mensais para as secretárias do Grupo Renascer, ati-vidade com a qual desenvolvi a arte de falar em público. Ao compartilhar experiências, percebi que ajudei a melhorar o desempenho das participantes, que se identificavam com o que era dito e aprendiam a buscar soluções para cada problema.

Estudei, me aperfeiçoei e, durante esses 16 anos de prática, aprimorei o dom de servir. Hoje me sinto orgulhosa por ter trabalhado ao lado desses grandes executivos.

Agora estou pronta para compartilhar a arte de secretariar.

1.1 Requisitos básicos – o novo perfil da secretáriaQuando iniciei minha carreira, as tarefas básicas eram: cuidar da agenda, barrar telefonemas indesejáveis, arquivar documentos, cuidar das corres-pondências e digitar as cartas ditadas pelo chefe. E, por incrível que possa parecer, muitas vezes me sentia estafada com essas atividades.

No entanto, os anos foram passando e, com a era da informática e da globalização, foi-se o tempo em que fazíamos apenas isso. Atualmente, na maioria das empresas, seja qual for o porte dela ou a área de atuação, a se-cretária ocupa uma função cada vez mais estratégica.

Muitas, além de suas funções básicas, são responsáveis também pelo atendimento ao cliente, negociações com fornecedores, gerenciamento de informações e compras de mercadorias diversas (até mesmo de itens pessoais do chefe). Isso se torna cada vez mais comum em nosso dia-a-dia, obrigando-nos a uma mudança no perfil profissional.


Tais mudanças nos levaram a desenvolver novas habilidades. Para desem-penhar a função com eficiência, precisamos ter uma visão geral da empresa – e não apenas do departamento – e iniciativa para solucionar pequenos problemas do cotidiano, com polidez e conhecimento básico de normas de etiqueta profissional.

Segundo pesquisa da International Association of Administrative Profes-sionals (IAAP), entidade que congrega secretárias de todo o mundo, 32% das profissionais têm alguma função de supervisão e 48,5% já cuidam dos programas de treinamento nas empresas em que trabalham. Eu, por exem-plo, além de minhas funções habituais, ministrava palestras semanais para as demais secretárias.

Se antes a datilografia era um item indispensável na função de secretária, hoje é exigido o domínio de vários softwares, como Word, Excel, PowerPoint e, em alguns casos, programas específicos de apoio à gestão. Tudo isso, além de um segundo idioma, é claro.

Outra característica da nova secretária é tratar a informação de maneira estratégica, fornecendo o suporte necessário para a decisão empresarial, tendo inclusive abertura para interagir em algumas reuniões. E, para que possamos ter condições de atuar com sucesso, muitos executivos já nos concedem maior autonomia para tomar decisões e delegar tarefas.

Domínio da comunicação escrita, com redação própria, e amplo conheci-mento de textos empresariais são exigências da profissão em qualquer área.

Muitos executivos quase nunca têm tempo disponível para férias, o que muitas vezes nos leva a acompanhá-los em sua estressante rotina. Para su-portar isso com bom humor, é necessário que você goste da sua profissão – aliás, não só para exercer a profissão de secretária, como para qualquer outra, é necessário amor.

Jogo de cintura e flexibilidade também são indispensáveis em nossa função, pois, em nosso dia-a-dia, somos obrigadas a fazer várias coisas ao mesmo tempo. Saber delegar com responsabilidade sem autoritarismo também faz parte do perfil.


Além de tudo, devemos estar sempre abertas a aprender novas tecnologias e formas de organizar as informações. Hoje em dia, quase tudo é feito pelo computador, precisamos aceitar essa realidade.

Apesar de muitos profissionais não saberem diferenciar uma boa pro-fissional de uma profissional “boa”, a tendência é valorizar cada vez mais o profissionalismo. Com a conscientização e nossa ajuda para transformar essa mentalidade, a beleza será apenas um acréscimo. E vale lembrar tam-bém que o cuidado com a aparência é item fundamental para a carreira em questão.

Por último, mas talvez o mais importante: jamais deixe de se interessar por diversos assuntos, inclusive o que está acontecendo ao redor do mundo. A leitura habitual de jornais, livros e revistas amplia seu vocabulário, aumenta sua criatividade e a capacita a participar de conversas, independentemente de nível social. Aquisição e leitura freqüente de livros ligados à área também são fundamentais para quem quer crescer neste campo de trabalho.


1.2 Formação do currículoCurrículo! Antes mesmo de pensar na entrevista, o currículo deve ser sua principal peça de marketing. É ele que mostrará um pouco da sua persona-lidade e despertará no entrevistador o desejo de conhecê-la.

Segundo minha experiência, acredito que não mais que 5% dos currí-culos fazem com que o candidato seja chamado para a entrevista. Poucos serão arquivados e a maior parte é simplesmente descartada. Dessa forma, o primeiro objetivo é enquadrar-se nas expectativas da vaga e se destacar de alguma forma.

Não estamos falando de cores, detalhes e desenhos. Isso, na verdade, não garante a entrevista, e pode até denegrir sua imagem. Esqueça também os currículos padronizados. O currículo ideal é aquele de apresentação discreta, elegante e sóbria.

Nome, data de nascimento, estado civil, endereço, informações funcionais, telefone com código de área, e-mail e formação acadêmica são dados obri-gatórios; já o estado civil só deve ser mencionado se solicitado. Infelizmente, as empresas têm preferência por mulheres solteiras e homens casados.

Muito cuidado ao inserir informações falsas. Tudo será checado depois.

Procure personalizar um currículo para cada empresa – é um trabalho que valerá a pena. O currículo também pode ser acompanhado de uma carta, com a qual você poderá se destacar de forma objetiva e despertar o interesse em ser chamada para a entrevista.

Via de regra, atividades profissionais devem ser mencionadas somente se acrescentarem algo ao cargo em questão. O mesmo vale para os cursos, inclusive pós-graduação e MBA. Ao citá-los, não deixe de enfatizar a impor-tância de cada um para seu desempenho profissional e o que cada experiência agregou de aprendizado.

A seguir, dicas importantes de como preparar seu currículo. Lembre-se: não existe qualquer fórmula mágica que faça você ser selecionada para uma entrevista. O que vale mesmo, além de suas experiências e formação, são a clareza e a objetividade usadas para redigir seu currículo, bem como uma boa carta de apresentação.


Neste espaço centralizado, coloque seu nomeAbaixo do nome, insira sua profissão

1. INTRODUÇÃOSão as primeiras informações que devem aparecer em um currículo. Nada de escrever “curriculum vitae” na parte superior do currículo, pois isso já caiu em desuso há um bom tempo. Nome, endereço, telefone, e-mail, nacionalidade e idade são os dados necessários; estado civil, apenas se solicitado. O e-mail é imprescindível. Certifique-se de que seus dados estejam corretos, principalmente telefone e e-mail. Não coloque número de documentos (RG, CPF, título de eleitor).

2. OBJETIVOVocê deve colocar a área em que pretende atuar. Lembre-se: os títulos das funções e sua carga de responsabilidade podem variar de acordo com a empresa contratante. Determinar exatamente o objetivo demonstrará o quanto você é focada e valorizará sua experiência.

3. FORMAÇÃO ACADÊMICATítulos, títulos da carreira universitária, certificados de cursos (inclusive de pós-graduação e MBA) e diplomas de cursos relacionados à área (cursos não relacionados à profissão não são interessantes).

4. RESUMO DAS QUALIFICAÇÕESEssa relação das suas habilidades mais desenvolvidas atrai o profissional de recursos humanos e oferece a ele um resumo de suas características profissionais. Seja breve e tenha muito cuidado para não se auto-elogiar, nem colocar características subjetivas. Este espaço deve conter informações como: “15 anos de experiência no setor financeiro, inclusive em análises financeiras e fusões”.

5. EXPERIÊNCIAS PROFISSIONAISComece sempre da empresa mais atual para a mais antiga. Faça uma descrição breve da empresa (uma linha basta) e coloque o cargo ocupado, o tempo de trabalho e as atividades realizadas (não deixe de citar números e porcentagens, além de resultados alcançados, pois realizações desse tipo fazem diferença). Se tiver uma relação muito extensa de companhias, selecione as mais recentes e relevantes.


Agora, de currículo pronto, não pense que a procura por emprego se restringe somente nas agências especializadas ou nos jornais. Estamos vi-vendo na era da informatização e, pensando nisso, por que não aproveitá-la até mesmo na busca de um emprego? Saiba que pela Internet você já pode enviar currículos a diversas empresas, garimpar vagas e se cadastrar em diversas empresas especializadas nesse tipo de envio, os chamados serviços de networking online – agências virtuais que se oferecem como elo entre empregado e empregador.

Outra tendência é a utilização do Orkut, rede de relacionamentos que inicialmente servia para fazer amigos ou arranjar encontros. Hoje há co-munidades dirigidas a profissões específicas (como “designers do Brasil” ou “fisioterapeutas”), nas quais os participantes trocam experiências e, muitas vezes, divulgam oportunidades profissionais.

A grande polêmica em torno da utilização da ferramenta com esse propósito é o fato de as empresas terem começado a pesquisar a vida, os hábitos e outras particularidades de seus candidatos. Tal procedimento pode comprometer a escolha de um candidato se, por exemplo, ele estiver cadastrado em uma comunidade como “Chego sempre atrasado”, “Um dia vou ser o chefe”, entre outras.

Portanto, muito cuidado ao participar de comunidades que possam de-negrir sua imagem e fuja daquelas que falem mal do chefe ou da empresa. Também não vale tentar vender algo que você não é. Independentemente da forma como seu currículo for selecionado, você ainda passará por uma entre-vista e, normalmente nessas horas, toda a verdade poderá ser descoberta.

Não tenha medo da informatização: utilize-a a seu favor. Para ajudá-la nessa busca, sugiro que “xerete” alguns sites interessantes. Verifique os en-dereços úteis relacionados no Anexo C. Agora, o que você está esperando? Mãos à obra e boa sorte!


1.2.1 Carta de apresentação

Como já mencionado, ela será a primeira impressão que a empresa terá a seu respeito. Veja algumas dicas de como elaborar a sua:

• Como estruturar: a carta de apresentação deve ser breve e simples. Por norma, deve ser escrita à mão, mas hoje em dia já se utiliza o computador. Esta carta deve, juntamente com o currículo, convencer o empregador a chamá-la para uma entrevista. Em uma estruturação básica, primeiramente coloque seu nome e dados para contato (ali-nhados à esquerda). A ordem dos outros elementos pode variar, mas são essenciais: dados da pessoa a qual a carta se destina, o texto da carta em si, a data e sua assinatura.

• Dirija a carta à pessoa certa: endereçar a carta à pessoa certa é prova de que você teve o cuidado de pesquisar quem é o responsável pela contratação dentro da empresa. É importante também que você faça menção sobre o assunto antes de iniciar seu texto.

• Escreva uma boa frase de abertura: a intenção é se destacar. Portanto, procure não usar frases como: “Venho por meio desta, candidatar-me...”. Linguagem estandardizada ou expressões clássicas devem ser evitadas. Elabore uma frase de abertura personalizada, original e cheia de entusiasmo.

• Não use: palavras demasiadamente modestas. “Talvez”, “eventualmen-te” e “acho” são expressões a se evitar. Procure um intermédio. Não seja arrogante, dizendo que é a pessoa ideal para o cargo. Aproveite a oportunidade para apresentar uma qualidade sua que faz diferença. Banalidades e frases feitas estão terminantemente proibidas. Lembre-se de que a última impressão é tão importante quanto a primeira.

• Explique por que se candidata: comente o que a atrai na empresa, na função, no setor. Aproveite para mostrar entusiasmo.

• Não escreva demais: a carta deve ter uma página, no máximo. Transmita a mensagem em frases curtas e dinâmicas, com muitos verbos ativos.


• Não mencione sua inexperiência: se não tiver a experiência ou a formação exigidas, não as cite. Escreva antes sobre sua capacidade de aprender depressa. Seja sempre positiva sobre si mesma.

• Salário: não se menciona este item na carta. Isso pode criar uma imagem negativa a seu respeito.

A seguir, alguns modelos que poderão ajudá-la na elaboração da carta de apresentação.

Modelo 1

Ana Maria XXXXXX XXXXXX Avenida XXXXXX XX XXXXXX, 120 – 3º andar CEP XXXXX-XXX – São Paulo/SP Tel.: (11) XXXX-XXXX

Exm.º Senhor XXXXXXXX Diretor de Recursos Humanos da Internacional XXXXXX XXX

Rua Pio XI, XX CEP XXXXX-XXX – São Paulo/SP

Gostaria de me candidatar à vaga de secretária que vossa empresa anunciou no Jornal XXXXXX, na edição do dia 30 de janeiro.Incluo meu currículo, que apresenta minha formação acadêmica, bem como a experiência prática adquirida durante os 15 anos em que atuei como secretária, trabalhando principalmente com diretores de grandes empresas, o que me capacitou a lidar com diversas personalidades. Apreciaria muito que dispensasse alguns minutos de seu tempo a mim, para que eu possa aprofundar melhor as razões de minha candidatura. Na esperança de que V.Ex.a atenderá meu pedido, queira aceitar meus melhores cumprimentos.

São Paulo, 5 de fevereiro de 2006.

Anexo: Currículo.(Assinatura)


Modelo 2

Manoela XXXX XXXXX Rua da XXXXXX, 50 CEP XXXXX-XXX – São Paulo/SP Tel.: (11) XXXX-XXXX

Exm.o Sr. XXXXXX Diretor de Recursos Humanos

da Construtora XXXXXXX Rua da Portuguesa, 100 - 6º andar CEP XXXXX-XXX – São Paulo/SP

Em resposta ao vosso anúncio, publicado no Jornal XXXX, no dia 26 de junho de 2006, no qual se anuncia uma vaga de secretária júnior, venho apresentar a minha candidatura.Tenho 23 anos e terminei há um ano o curso de Técnico em Secretariado da XXXXXXXX XXXXX. No presente momento, estagio numa empresa de construção civil, secretariando o departamento comercial, o que tem me permitido adquirir uma experiência prática apreciável. Sou uma pessoa consciente, capaz de trabalhar em grupo e de maneira organizada. Nas atividades com as quais tenho ocupado meu tempo, dei provas de flexibilidade e iniciativa. Estou disponível para uma entrevista e agradeço o interesse que a minha candidatura possa lhe oferecer. Na esperança de ver V.Ex.a em breve, aceite a expressão dos meus respeitosos cumprimentos.

São Paulo, 30 de junho de 2006.

Anexo: Currículo.(Assinatura)


Modelo 3

Maria Fernanda XXXXXX Rua dos XXXXXXXX, 432, apto. 44 CEP XXXXX-XXX – São Paulo/SP Tel.: (11) XXXX-XXXX

São Paulo, 21 de janeiro de 2006.

Exm.º Sr. Diretor de Recursos Humanos,acabo de receber meu diploma de Secretária, da Faculdade XXXXXXX XXXXXXX.Tenho conhecimento de que a vossa empresa faz parte das cem melhores no ramo em que atua, o que me dá garantias de ser o melhor local para poder desenvolver as competências adquiridas na minha formação.Gostaria de uma entrevista pessoal, para poder prestar outras informações que penso serem de muito interesse.Subscrevo-me, com a mais elevada consideração.

(Assinatura)

Anexo: Currículo.

Modelo 4

Joaquina XXXX XXXXXX Rua dos Prazeres, 7 CEP XXXXX-XXX – São Paulo/SP Tel.: (11) XXXX-XXXX

São Paulo, 14 de fevereiro de 2006.

Exm.º Sr. Diretor,tenho conhecimento de que a vossa empresa se encontra em franca expansão.Minha experiência profissional na área administrativa é diversificada, pois trabalhei durante 8 anos com excelentes profissionais. Como penso que a minha experiência poderá ser enriquecedora para a vossa empresa, espero ter a oportunidade de, numa entrevista próxima, poder fornecer informações mais pormenorizadas.Subscrevo-me com grande consideração.

(Assinatura)

Anexo: Currículo.


1.2.2 Referências pessoaisHoje em dia, muitas empresas não realizam mais contratações baseadas em cartas de referência; afinal, credenciais impressionantes nem sempre resultam em ótimo desempenho e em boa adaptação. Por isso, elas estão cada vez mais raras. Devido a processos trabalhistas contra as empresas, por precaução, elas cedem a carta de referência indiscriminadamente a qualquer ex-funcionário que a solicite. Por tal motivo, os contratantes estão buscando informações por outros meios e a entrevista é a forma mais direta de se avaliar o can-didato. Contudo, as regras das entrevistas mudaram nas últimas décadas. Nos Estados Unidos, por exemplo, é proibido ao entrevistador perguntar ao candidato sobre idade, peso, religião, posição política, origem étnica, estado civil, preferência sexual ou status financeiro. Além disso, eles possuem um site que oferece um decodificador do número do seguro social, cujos três primeiros dígitos já possibilitam, por exemplo, saber onde o candidato vivia quando lhe foi concedido o seguro social, e ainda muitas outras informações. Infelizmente, estamos muito distantes disso. Por essa razão, somos exami-nadas criteriosamente a partir de várias perspectivas.

Portanto, caso não tenha referências pessoais, não se preocupe. Prepare-se para a entrevista e mostre seu verdadeiro valor.

1.3 Como se vestir para a entrevistaToda profissão tem um código de vestimenta. Sabemos, por exemplo, que vestir-se de branco é característico de profissionais ligados à saúde ou, ain-da, à estética. Assim também é a profissão da secretária, que deve se vestir discretamente e estar sempre bem alinhada.

Você jamais verá um grande executivo com gravatas de bichinhos e sa-patos gastos ou sujos. O ideal para homens é o terno escuro – azul marinho ou cinza grafite. O marrom envelhece e é rechaçado por muitos.

Para nós, mulheres, tailleur de cores neutras e saia de comprimento dis-creto ainda são as melhores opções. Pouca maquiagem e mínimas bijuterias. As bolsas também devem ser discretas e bem arrumadas. Unhas e cabelos devem estar em perfeita ordem.


Roupas com manchas, golas amareladas ou de tecidos que cheiram mal indicam falta de higiene básica.

É errado pensarmos que seremos contratadas devido a nossas vestimentas. Todavia, devemos ter a convicção de que seremos aceitas e respeitadas por um todo – e por que não buscar ajuda também com as vestimentas?

Estampas e cores vibrantes devem ser reservadas para festas sociais, ocasiões especiais ou jantares. É claro que, usando o bom senso, uma vez ou outra poderá se fazer uma exceção. Tenha sempre em mente que cores escuras e tons pastéis são os mais indicados para a nossa profissão.

Mentalize a seguinte situação: há uma vaga para secretária executiva na empresa em que você trabalha. Além de secretariar o presidente da empresa, ela deverá acompanhá-lo nas viagens de negócios e, muitas vezes, represen-tá-lo sozinha em determinadas reuniões. Você é a responsável pela seleção e já conhece um pouco do gosto desse executivo. Depois de vários dias de seleção, você está diante de duas candidatadas:

• Primeira: uma jovem senhora, com terno escuro, camisa branca, sa-patos de salto médio, perfume suave e postura elegante. Além disso, possui excelente currículo e boas referências.

• Segunda: uma jovem senhora, com terno vermelho, camisa estam-pada, sapatos plataforma, brincos gigantescos e bom perfume, porém um tanto forte. Além de currículo excepcional, também possui boas referências.

Ambas estão empatadas, resta apenas saber por qual delas optar. Fica claro que a primeira será a escolhida. Nesse caso, a vestimenta fez a diferença.

Outro cuidado importante com a aparência são os sapatos, que devem estar sempre limpos. Não é à toa que dizem que somos analisadas “dos pés à cabeça”. Saltos plataforma, dependendo do tipo de terno ou calça, destoarão do seu perfil. Eles são mais adequados para os finais de semana. Opte sem-pre por sapatos discretos e confortáveis e dê preferência aos saltos médios. Quanto às sandálias, poderão ser usadas no verão, mesmo ao vestir um terno. Atenção, porém, aos cuidados com a aparência dos pés: eles serão alvo de atenção, e você não gostaria de que fossem feitos comentários negativos a respeito deles.


Já sabemos que não somente nosso comportamento, nossas atitudes e nosso corpo, mas também nossas vestimentas revelam nossa personalidade. Isso as torna item importantíssimo em nossas carreiras, representam um aliado na conquista do sucesso. Pessoas elegantes adotam estilo próprio que combinam com sua personalidade, idade e seu tipo físico, sem perder jamais o equilíbrio.

Antes de escolher suas vestimentas e formar um estilo próprio, pondere seu biótipo, analise seu perfil, veja o que melhor lhe veste. Nem sempre o que fica bom em determinadas pessoas ficará bem em você. Procure usar o espelho a seu favor, seja sua própria crítica. Ao se vestir, mentalize a reação das pessoas sob um aspecto profissional. A sensualidade e a sexualidade não devem ser demonstradas no seu jeito de vestir. Elas podem e devem ser deixadas para as horas apropriadas – não há nada mais vulgar do que tentar chamar a atenção por meio de decotes e fendas.

Observe nas revistas femininas, em novelas e filmes a vestimenta das per-sonagens quando interpretam alguém ligado a negócios. Analise friamente se, nesse caso, você serviria de exemplo. Se a resposta for negativa, procure mudar seu guarda-roupa.

De qualquer forma, seja você mesma. Não adianta se “embonecar toda” no dia da entrevista e depois não conseguir manter o mesmo nível no co-tidiano. Vista-se discretamente: decotes, roupas justas e muito estampadas são itens proibidos, pois são considerados vulgares, principalmente pelas empresas mais conservadoras.

Use um perfume sutil e não abuse dos acessórios. Na hora da maquiagem, evite o estilo “cara-lavada”, mas maquie-se com moderação. Não use também sombras coloridas, que só ficam bem à noite.

Quanto aos cabelos, eles devem estar sempre limpos, de preferência presos. Rabos de cavalo sem franja ou um corte curto são as melhores alter-nativas para passar uma boa imagem. Caso tenha cabelos longos, mantenha-os limpos e bem penteados. Franjas longas, caindo nos olhos, não são um bom sinal. As unhas devem estar sempre bem limpas e lixadas, sendo que tamanhos desiguais representam sinal de relaxo. Para saber se está fazendo bonito, o bom senso ainda é a melhor balança.

Essas dicas não valem somente para o momento da entrevista, mas para o dia-a-dia de toda sua carreira.


1.4 Preparação para a entrevistaAssim como relato no início deste livro, determinação, calma e segurança para alcançar a tão esperada vaga serão itens fundamentais para que você atinja seu objetivo.

Em primeiro lugar, assuma o controle da entrevista de emprego e cuidado quando procurar impressionar as pessoas com palavras: quanto mais você fala, menos ponderada aparenta ser. Com apenas uma frase você pode con-seguir ou perder de vez a chance de ser admitida. Ao ministrar palestras para as secretárias, antes de me apresentar, estudo bem o que vou falar, pesquiso sobre a empresa onde discursarei e, na véspera, exercito-me diante do espelho. Falo, gesticulo, penso em cada respiração e, se no caminho cometo alguma falha, começo tudo outra vez. Com esse exercício adquiro confiança.

Em segundo lugar, analise os principais itens que os contratantes esperam de você. Caso perceba que algum esteja defasado, procure desenvolvê-lo:

1. Atualização: atualize-se não só com as técnicas secretariais, mas tam-bém com o que está acontecendo no Brasil e no mundo. Busque novos sites (ver Anexo C): existem muitos voltados à secretária, com ferra-mentas que auxiliam nosso trabalho. Informe-se sobre as novidades tecnológicas e consulte o suporte técnico da empresa, pois ele costuma estar sempre atualizado com as inovações no ramo da informática.

2. Pró-atividade: não tente fazer apenas o que lhe é delegado. Esteja aberta a ajudar outras pessoas, seja com um relatório ou até mesmo com a solução de um problema que, para elas, possa parecer impos-sível de ser resolvido. Muitas vezes alguém que não esteja envolvido com certa situação enxerga outras possibilidades.

3. Excelente gramática: por se tratar de uma profissão que exige muito da escrita, este é um fator fundamental para a função. Você pode se aprimorar com leituras, não apenas de revistas femininas, mas de jornais e livros literários. Tal prática enriquecerá seu vocabulário. Se surgir alguma dúvida ao escrever, não hesite: consulte sempre um bom dicionário.


4. Domínio de outros idiomas, principalmente o inglês: é possível ser uma excelente secretária com domínio somente do português, mas uma segunda língua irá ajudá-la ao pleitear novos cargos dentro da empresa ou uma nova colocação e, acima de tudo, a tornará mais valiosa. Hoje, muitas empresas, mesmo não sendo multinacionais, exigem do candidato uma segunda língua.

5. Criatividade: ela ajuda a revolver problemas de forma inovadora. Em uma entrevista, você sempre será analisada por sua criativida-de ao resolver problemas e responder perguntas básicas. Cuidado com as perguntas-pegadinha, como por exemplo: “Se você fosse um animal, qual você seria?”. Muitas pessoas pensam rapidamente e acabam escolhendo um animal pela beleza e pelo porte físico. No entanto, entre o leão e o cavalo, um entrevistador iria preferir que você optasse pelo cavalo, pois se trata de um animal forte, trabalhador e que responde bem às ordens que lhe são impostas, enquanto o leão é um animal dominador, que dificilmente recebe ordens. Portanto, pense bem antes de responder.

6. Otimismo: muitas empresas sabem que é muito mais fácil melhorar o conhecimento ou as habilidades do funcionário, do que mudar as atitudes dele. Seja otimista. Pessoas otimistas transmitem segurança e confiança; elas jamais desanimam diante de obstáculos. Em uma entrevista, o(a) entrevistador(a) saberá distinguir um otimista sim-plesmente pelas respostas.

1.4.1 Na hora da entrevista

Não a encare como um teste. Veja-a como um aprendizado, a melhor opor-tunidade para se diferenciar e transmitir não apenas o que você é, mas o que fez para se aprimorar.

Nada de respostas óbvias como: “O que me difere das outras secretárias são a organização, a lealdade e a responsabilidade”. Se você estiver pro-curando um cargo de secretária, esses itens não são diferenciais, mas sim requisitos fundamentais para a função. Você poderá dizer que é pró-ativa ou que tem facilidade em antever o que pode dar errado, por exemplo. No


entanto, antes de responder a essa questão, pare e reflita. Busque em você o verdadeiro diferencial. Exponha seus pontos fracos e diga como pretende aperfeiçoá-los.

Venda seu perfil! Ao ser questionada, não fique na defensiva. Muitas vezes o que está sendo analisado não é a resposta em si, mas a forma como respondemos. Falar lenta e fluentemente indica que a pessoa se sente segura e à vontade; falar com pressa e sorrir nas horas erradas revelam nervosismo.

Você deve olhar diretamente nos olhos do entrevistador e, ao se apresen-tar, usar um aperto de mão firme, mas não excessivo. Sabemos que é muito difícil estar diante de alguém que pode definir nosso futuro profissional, mas controle o nervosismo. A técnica do espelho também poderá lhe ajudar – pratique um dia antes.

Ninguém é punido por falar a verdade. Ao desconhecer um assunto, assuma. Cuidado com opiniões deslocadas; muitas vezes o silêncio pode parecer mais ético. Atenção também ao assumir ideais e conhecimentos que não são de seu domínio. Profissionais, na ânsia de conseguir o cargo, mentem a respeito do grau de instrução, ou até mesmo de cursos superio-res. Tais profissionais, além de não conseguirem segurar o cargo por muito tempo, acabam vivendo sob tensão, com medo de que, a qualquer momento, alguém possa descobrir seus verdadeiros “dons”.

Uma amiga minha, ao ser questionada sobre seu conhecimento em outra língua, em vez de dizer que tinha apenas conhecimentos básicos, disse ser do nível intermediário/avançado. No primeiro dia de serviço, foi colocada em uma sala de reunião e, além de participar, ficou responsável pela ata da reunião. Evidentemente, ela não conseguiu concluir nenhuma das tarefas que lhe foram impostas e foi desligada da empresa na mesma semana. Esse posicionamento afetou sua moral, o que a comprometeu mais tarde em outras entrevistas.

No entanto, você não precisa desistir do cargo tão sonhado somente por não possuir algum dos requisitos. Exponha ao entrevistador seus talentos, procure valorizar seus pontos fortes. Diga que sabe a importância do tal “requisito” e que já está tomando providências para isso. Mostre sua garra e o seu empenho em trabalhar ali, deixe bem claro que a companhia ganhará muito mais com você do que com outra pessoa que possua o perfil completo,


mas que pode se acomodar na situação. Faça seu ponto fraco transformar-se em um diferencial. Lembre-se: você somente conseguirá dar o seu recado se sua auto-estima estiver em alta.

Fixe-se no que lhe é questionado. Procure não ser muito sucinta: res-postas muito curtas dizem pouco de você. Tente transmitir seu conteúdo sem falar demais, sem exagero. Nesse caso, seu bom senso lhe ajudará a ser concisa. Seja clara e objetiva. Perguntas sobre filhos servem para descobrir que peso a profissão tem na sua vida – machismo, sim, mas é uma barreira que precisa ser enfrentada. Portanto, ao ser questionada sobre família, não entre em detalhes.

Não seja prolixa, caso contrário você cansará o entrevistador, que perderá a concentração no conteúdo da conversa. Ao perguntarem sobre o motivo da sua saída da empresa anterior, contenha toda a insatisfação com o antigo chefe e jamais faça comentários maliciosos. Seja sincera, mas não precisa entrar em detalhes.

Nunca, jamais, em hipótese alguma chegue atrasada. Toda sua entrevista pode ir “por água abaixo” se você se atrasar. Ao chegar cedo, além de provar responsabilidade, você terá tempo para se preparar psicologicamente antes de entrar na sala para a entrevista.

Seja educada: desligue o celular, não masque chicletes, evite gírias e jamais mexa nos objetos sobre a mesa do entrevistador. Procure não demonstrar ansiedade, balançando os pés ou espremendo os dedos das mãos.

Faça o dever de casa: pesquise na Internet o site da empresa, conheça seus produtos, concorrentes e sua posição no mercado. Sutilmente você poderá ser questionada a respeito.

O comprometimento é um dom: se aliado ao talento e à força de vontade, você poderá utilizar isso como um grande diferencial. Portanto, mostre-se comprometida.

Atenção à postura! Ela comunica mais do que palavras. Um bom entrevis-tador terá intuição para ler sinais corporais. Olhar nos olhos, por exemplo, transmite o desejo de transmitir e receber informações. A maioria das pes-soas, ao falar, fixam o olhar por alguns segundos em intervalos regulares. O


olhar é um dos aspectos mais importantes da linguagem corporal. A partir dele, podemos distinguir o tímido do destemido e, se nos aprofundarmos mais, poderemos saber se a pessoa está falando ou não a verdade. Portanto, esteja alerta. Sinais cruciais podem durar apenas um segundo.

A seguir, algumas leituras corporais que deverão ser evitadas ou utilizadas, além de ajudarem-na a conduzir a entrevista:

• Mostrando contrariedade:

• escorar-se para trás denota hostilidade. Evite.

• cruzar os braços demonstra desconfiança. É um movimento que também deve ser evitado.

• Mostrando interesse:

• ombros ligeiramente inclinado sugerem atenção.

• sobrancelhas ligeiramente arqueadas expressam interesse pelo que está ocorrendo.

• Mostrando falta de interesse:

• olhar perdido denuncia falta de concentração.

• brincar com a caneta ou objetos sobre a mesa confirma o pensa-mento ausente.

• Tomando decisão:

• olhar diretamente nos olhos sinaliza pensamentos afirmativos.

• mão sobre o queixo revela introspecção.

• Mantendo-se neutro:

• braços abertos demonstram indecisão.

• olhos arregalados e expressão cordial indicam disposição à persuasão.


• Encerrando a entrevista:

Isso será feito pelo entrevistador. Você deve se despedir sempre sor-rindo, agradecendo pela oportunidade. Este é um bom momento, senão o único, para se perguntar qual será a próxima etapa: se deverá aguardar ou fazer contato. Uma boa oportunidade para se destacar é enviar um cartão de agradecimento, enquanto aguarda o novo contato. Quanto ao salário, é a última parte a ser abordada, mas a faça com objetividade. Donald Trump relata, em seu livro Trump: Como ficar rico, um posicionamento audacioso que o levou à contratação de sua secretária. Segue na íntegra seu relato:

“(...) não estava muito convencido a respeito dela depois da primeira entrevista. Minhas dúvidas não tinham nada a ver com suas habilidades. Mas ela parecia muito certinha, como se fosse a personagem bem-comportada de um seriado de TV. Não achava que ela se adaptaria à organização, nem que se enquadraria ao meu estilo.

Norma persistiu, como se tivesse previsto antes de mim que nos daríamos bem. Na época, ainda não me dera conta de como as primeiras impressões podem ser enganosas. Norma, na verdade, estava muito longe de ser empolada. Então, pensei: OK, quem sabe. Suas qualificações eram superiores às de qualquer outro candidato. Telefonei para ela no mesmo dia em que sua mãe morrera, mas Norma apresentou-me uma proposta que não pude recusar: trabalharia para mim, durante um mês, com um salário baixo, para ver se nos encaixávamos. Sem qualquer compromisso.”

Donald nos revela, em sua narração, uma particularidade de uma verdadeira secretária, que já citei no início do livro: antever o futuro. A candidata à vaga em questão, Norma, tinha convicção de seus talentos e sabia que era questão de tempo para que ele percebesse. Ela sabia que aquela poderia ser a oportunidade da sua vida e não pensou duas vezes em aceitar um salário menor por um determinado tempo. Se este for o seu caso, pondere os prós e contras e, ao aceitar o valor, verifique a possibilidade de alterá-lo no futuro. E lembre que trato é trato. Não adianta você aceitar um salário menor e reclamar diariamente. Tenha consciência das suas decisões.


1.5 Um pouco de história: o surgimento da profissão**

Séculos 4 e 5. Em várias civilizações antigas (egípcia, mesopotâmica, judaica etc.) encontramos referências aos escribas: eles dominavam a escrita, faziam cartas, classificavam arquivos, redigiam as ordens e eram encarregados de sua execução. Portanto, a função de secretariar começou nessas civilizações.

Nos remotos dias de Alexandre Magno, um secretário era “realmente” um secretário. Para levar a cabo tal encargo, em cerca de 300 a.C., você passaria a noite em claro, entalhando uma tabuinha de cera com a espátula, e todo o dia seguinte retalhando o inimigo com uma espada. Era uma posição de prestígio, porém perigosa, e Alexandre Magno, unicamente em sua campanha na Ásia, perdeu 43 secretários.

Quando o Império Romano atingiu seu ápice, os secretários trocaram as espadas pelos deveres de simples escribas. Eles, porém, em sua maioria, eram escravos e suas condições de trabalho estavam longe de serem ideais. Na Idade Média, viram-se os secretários novamente obrigados a lidar tanto com a espada como com a pena. No entanto, um grupo de escribas começou a combater astuciosamente esse sistema, adotando o hábito de monges. Assim sendo, em meados do século 14, 70% da classe secretarial se originou dos monastérios, fato nada surpreendente, pois, naquela época, os secretários eram todos homens.

As mulheres só surgiram no cenário como secretárias quando Napoleão Bonaparte levou uma a fim de registrar os detalhes das batalhas, em cada uma de suas campanhas. Contudo, Josefina, mais que depressa, objetou e, finalmen-te, Napoleão contratou um homem quando de sua fatal invasão à Rússia.

** Dados obtidos no site do Sindicato das Secretárias do Rio de Janeiro.


1.5.1 Dia Nacional da Secretária***

Durante a segunda fase da Revolução Industrial, iniciada em 1860, Chris-topher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha, Lilian Sholes, testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina de escrever em público.

Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do cente-nário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquina de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a me-lhor datilógrafa. Esses concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam deles, o dia passou a ser conhecido como o Dia das Secretárias.

Com o surgimento das associações da classe de secretárias no Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimento da profissão. Dentre as atividades das associações, uma delas foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como o Dia da Secretária. Em alguns estados brasileiros, o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por exemplo, a lei nº 1.421, de 26 de outubro de 1997, reconhece e oficializa 30 de setembro como o Dia da Secretária.

Há também o Dia Internacional da Secretária, comemorado na última quarta feira do mês de abril.

E você, Secretária, qual a sua atitude neste dia? Que tal fazer dele um dia de reflexão, de auto-análise pessoal e profissional?

*** Dados obtidos na apostila de Maria Liana Natalense.

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Capítulo O início - Paulistaprogramas de treinamento nas empresas em que trabalham. Eu, por exem-plo, além de minhas funções habituais, ministrava palestras semanais para as demais