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SIIGO WINDOWS
Parametrización General
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué son Parámetros?
3. ¿Cuáles son las Rutas para Definir los Parámetros del Modulo de Gestión de
Clientes?
4. ¿Cuáles son los Parámetros que se Pueden Definir en el Modulo de Gestión de
Clientes?
5. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Cada uno
de los Parámetros?
5.1 Parametrizacion General
5.1.1 Campos Parametrizables
5.1.2 Campos Libres
5.2 Parametrizacion de Prospectos
5.2.1 Tipo de Contribuyente
5.2.2 Actividad Económica
5.2.3 Tamaños de Empresa
5.2.4 Calificaciones
5.2.5 Número de Empleados
5.2.6 Zonas
5.2.7 Sectores y Subsectores
5.2.8 Canales
5.2.9 Medios
5.2.10 Tipos de Listas de Precios
5.3 Parametrizacion Adicional de Prospectos
5.3.1 Niveles de Cargos
5.3.2 Cargos del Personal de Ventas
5.3.3 Personal de Ventas
5.4 Parametrizacion de Contactos
5.4.1 Cargos
5.4.2 Departamentos
5.4.3 Profesiones
5.4.4 Idiomas
5.4.5 Hobbies
5.4.6 Roles
5.5 Seguimientos
5.6 Cotizaciones / Ventas
5.7 Administración de Prospectos
Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los parámetros que son necesarios
definir en el software para ser posible la generación de procesos e informes del modulo
Gestión de Clientes.
PARAMETRIZACION GENERAL
¿Qué son Parámetros?
Un parámetro es una condición o un dato que se toma como necesario para analizar,
ejecutar un proceso o valorar una situación. A partir de los parámetros definidos en
una base de datos se realiza una estandarización de la información que se ingresa al
sistema. De esta forma, es posible realizar distintos tipos de consulta y obtener
resultados confiables.
¿Cuáles son las Rutas para Definir los Parámetros del Modulo de Gestión de Clientes?
Las rutas para definir los parámetros del modulo de Gestión de Clientes son:
a. Gestión de Clientes – Parámetros – Allí se despliegan las opciones de
parámetros.
b. Gestión de Clientes – Procesos y allí se encuentran las opciones de
Seguimientos – Cotizaciones / Ventas y Administración de Prospectos
¿Cuáles son los Parámetros que se Pueden Definir en el Modulo de Gestión de Clientes?
En el modulo de Gestión de Clientes se pueden definir los siguientes parámetros:
1. Parametrizacion General
2. Parametrizacion de Prospectos
3. Parametrizacion Adicional de Prospectos
4. Parametrizacion de Contactos
5. Seguimientos
6. Cotizaciones / Ventas
7. Administración de Prospectos
En estas opciones se definen los campos o variables que el sistema solicitara al
momento de crear el catalogo de prospectos, bien sean para el contacto o para el
prospecto; de igual forma en estas opciones se pueden crear los prospectos y asignar
cada uno de los campos que se encuentran previamente definidos.
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Cada uno de los Parámetros?
A continuación se explicaran cada uno de los parámetros que se pueden definir en el
sistema:
1. Parametrizacion General
Dentro de los parámetros generales se encuentran las siguientes opciones:
a. Campos Parametrizables: Al momento de ingresar a esta opción se habilita la
siguiente ventana:
En ella se habilitan alrededor de 17 variables, dando la posibilidad de escoger cuál de
ellas se requiere utilizar en el catalogo de prospectos – contactos; de acuerdo a las
necesidades de cada empresa y adicionalmente si esta variable es obligatoria o no.
Inicialmente todos los campos aparecerán activos; para desactivar alguna variable se
debe: Seleccionar el campo, dar doble clic, desmarcar la caja de chequeo “Usado”.
También se mostraran todos los campos como requeridos u obligatorios para
desactivar un campo se debe desmarcar la caja de chequeo “Requerido” para que el
campo sea opcional.
b. Campos Libres: Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente
ventana:
Importante:
Cuando una variable es obligatoria el sistema no permite crear un
prospecto sin esta información y cuando no lo es, el sistema permite
dejar este campo en blanco.
Adicional a las variables que tiene el sistema (Campos Parametrizables), el software
permite adicionar más campos tanto para Prospectos (12 campos libres), como para
Contactos (12 campos libres); estos campos como su nombre lo indica son campos
adicionales y el usuario decide si hace o no uso de ellos. En estos campos se pueden
incluir variables como:
Barrio
Edad
Acceso a Internet
Cuantos Computadores, etc.
Al realizar la marcación de requerido el sistema NO permite crear un prospecto o un
contacto sin esta información y cuando no lo es, el sistema permite dejar este campo
en blanco.
Importante:
Estos campos se componen de 4 grupos:
3 Campos Numéricos
3 Campos Alfanuméricos
3 Campos de Fechas y 3 Campos Lógicos
2. Parametrización de Prospectos
En esta opción se deben diligenciar o completar las tablas de variables propuestas, ya
que en algunas opciones el sistema trae información básica o parámetros que han sido
definidos previamente; dentro de la parametrizacion de prospectos se encuentran las
siguientes opciones:
a. Tipo de Contribuyente: Es aquella persona Natural o Jurídica con derechos y
obligaciones tributarias a la que puede pertenecer el Prospecto o Contacto que
se está creando.
Para incluir un nuevo Tipo de Contribuyente se habilita la siguiente ventana, en la cual
el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
b. Actividad Económica: Corresponde a las actividades industriales, comerciales
o de servicios que se ejerzan en la jurisdicción municipal, de manera directa o
indirecta, permanente u ocasional, con o sin establecimiento de comercio. Se
denominan actividades de ICA
Importante:
El sistema trae definidos: Gran Contribuyente, Empresa del Estado,
Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para
personas no residentes en el país, No residentes en el país y No
Responsables de IVA.
En esta opción el sistema trae todas las actividades de Industria y Comercio (ICA) que
se hayan creado en el registro de control, para incluir una nueva actividad se habilita
la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se
muestra a continuación:
c. Tamaños de Empresa: Es una clasificación que se puede asignar a las
empresas. El software trae definidas algunas como son: Grande, Mediana,
Pequeña y Pyme.
Para incluir un nuevo tamaño de empresa se habilita la siguiente ventana, en la cual el
sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
d. Calificaciones: Es asignar una categoría al prospecto según la probabilidad de
convertirse en cliente; teniendo en cuenta lo anterior un ejemplo de las
calificaciones a crear pueden ser: Excelente, Bueno etc.
Importante:
Al crear las actividades por esta opción el sistema no solicita ni la tarifa,
ni la cuenta contable
Para incluir una calificación se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema
solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
e. Número de Empleados: Corresponde al número de personas que conforman
la empresa del prospecto; el sistema ya trae definidos algunos rangos
De igual estos pueden ser modificados o incluir rangos diferentes, para ello se habilita
la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción.
f. Zonas: Es un área geográfica que se destina a la comercialización con fines de
conocer estadísticas de ingresos y egresos; teniendo en cuenta lo anterior
deben definir las zonas donde se encuentra ubicado el prospecto ejemplo:
Oriente, Norte etc.
Para incluir una nueva zona se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema
solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
g. Sectores y Subsectores: Comprende las diferentes actividades de la
economía relacionadas con la fabricación, comercialización, prestación de
servicios, etc.; que pueden llegar a manejar los respectivos prospectos
Para incluir un nuevo concepto se habilita la siguiente ventana que solicitara un código
y una descripción primero del sector y luego de creado el sector es posible digitar el
código y descripción del subsector como se muestra a continuación:
h. Canales: Corresponde a los Canales de distribución o medios a través de los
cuales los fabricantes (productores) ponen a disposición de los consumidores
(usuarios finales) los productos para que los adquieran. Teniendo en cuenta lo
anterior se deben definir los canales de distribución que maneja la empresa
ejemplo: Distribuidores, Ventas directas etc.
Importante:
Estas Zonas también se pueden crear por la ruta: Administración –
Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Zonas
Para incluir un canal de distribución se habilita la siguiente ventana, en la cual el
sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
i. Medios: Hace referencia al instrumento o forma de comunicación por medio de
la cual la empresa se da a conocer. Teniendo en cuenta lo anterior debe definir
los medios que maneja la empresa ejemplo: Prensa, Radio, Televisión etc.
Para incluir un medio se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un
código y una descripción como se muestra a continuación:
j. Tipos de Listas de Precios: Son los nombres que se asignan a las listas de
precios asignados a cada canal de distribución. Teniendo en cuenta lo anterior
se debe conocer y asignar un nombre que identifique a cada una de las listas de
precios que maneja la empresa ejemplo: Distribuidor, ventas directas etc.
Para incluir una descripción de una lista de precios se habilita la siguiente ventana, en
la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
3. Parametrización Adicional de Prospectos
Dentro de la parametrización adicional de prospectos se encuentran las siguientes
opciones:
a. Niveles de Cargos: Por esta opción se pueden crear los niveles jerárquicos
que tiene el departamento de ventas en la empresa, en donde se maneja un
máximo de cuatro niveles. Ejemplo: Gerencia, Directores; Agentes, etc.
Para incluir estos niveles se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita
una descripción para cada nivel, como se muestra a continuación:
b. Cargos del Personal de Ventas: Se deben definir los diferentes cargos que
tiene el departamento de ventas en la empresa. Ejemplo: Gerente comercial,
Director Comercial, Agente Empresarial, etc.
Para incluir un cargo se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un
código, una descripción y el nivel al cual pertenece el cargo, como se muestra a
continuación:
c. Personal de Ventas: Allí se debe digitar el nombre de los empleados que
conforman el equipo de trabajo del departamento comercial.
d.
Para incluir el personal de ventas se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema
solicita un código, el nombre del tercero, el cargo y confirmación si es o no empleado.
Importante:
El sistema trae inicialmente los terceros que fueron catalogados como
vendedores por la ruta: Ventas – Parámetros – Apertura de Vendedores
4. Parametrización de Contactos:
En esta opción deben definir o completar las diferentes tablas de variables; ya que en
algunas de ellas el sistema trae información básica, estos campos se habilitaran al
momento de crear el catalogo o definir la ficha de contactos; dentro de esta opción se
encuentran las siguientes opciones:
a. Cargos: Se deben definir todos los cargos que pueden tener todos los
contactos de cada uno de los prospectos que maneje la empresa.
Para incluir los cargos el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código
y una descripción.
b. Departamentos: Son las áreas de la empresa en la las cuales se encuentran
laborando los contactos del prospecto.
Importante:
El sistema trae alrededor de 18 cargos previamente definidos, pero es
posible crear hasta 9999 cargos.
Importante:
El sistema trae alrededor de 16 departamentos previamente definidos,
pero es posible crear hasta 999 áreas.
Para incluir los departamentos el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita
un código y una descripción.
c. Profesiones: Corresponde a los estudios o carreras profesionales o técnicas
que pueden tener los contactos de cada uno de los prospectos que maneja la
empresa.
Para incluir las profesiones el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un
código y una descripción.
d. Idiomas: Corresponde a los diferentes idiomas que pueden manejar los
contactos de cada uno de los prospectos que maneja la empresa; en el sistema
se pueden definir hasta 999.
Importante:
El sistema trae alrededor de 14 profesiones previamente definidas, pero
es posible crear hasta 9999 carreras.
Para incluir los idiomas el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un
código y una descripción.
e. Hobbies: Son las actividades a las cuales se dedican los contactos de cada uno
de los prospectos que maneja la empresa en sus tiempos libres.
Para incluir los hobbies el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un
código y una descripción.
f. Roles: Son las funciones que puede cumplir un contacto dentro de la compañía
de los prospectos que maneja la empresa.
Importante:
El sistema trae alrededor de 29 hobbies previamente definidos, pero es
posible crear hasta 999 actividades.
Importante:
El sistema trae alrededor de 6 roles previamente definidos, pero es
posible crear hasta 999 roles.
Para incluir los roles el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y
una descripción.
5. Seguimientos:
En esta opción se definen los diferentes tipos de compromisos que puedan llegar a
generar un proceso de prospectación. Como ejemplos se pueden citar; Enviar
cotización, realizar llamada, enviar correo electrónico, etc.
Para incluir un seguimiento se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema
solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:
6. Cotizaciones / Ventas:
En esta opción debe modificar, definir o completar en las tablas las variables
correspondientes a Tiempo de decisión – Probabilidad y Competencias; referentes a los
prospectos que maneja la empresa, a continuación se describirán cada una de ellas:
a. Tiempo decisión: Corresponde al tiempo que tarda un prospecto en decidir
tener relaciones comerciales con la empresa.
Para incluir los tiempos de decisión el sistema habilita la siguiente ventana, la cual
solicita un código y una descripción.
b. Probabilidad: Es el tiempo convertido a porcentaje que dura un prospecto de
aceptar recibir una cotización
Para incluir las probabilidades el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita
un código y una descripción.
Importante:
El sistema trae alrededor de 6 parámetros definidos, pero es posible
crear hasta 99.
Importante:
El sistema trae alrededor de 6 parámetros definidos, pero es posible
crear hasta 99.
c. Competencia: Hace referencia los nombres de organizaciones que
comercializan bienes o servicios iguales o similares a los que la empresa le
ofrece en este momento a los prospectos (futuros clientes). Es posible crear
hasta 9999 competencias
Para incluir las competencias el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un
código y una descripción.
7. Administración de Prospectos:
En esta opción se definen todos los diferentes prospectos que maneja la empresa, al
ingresar se habilita la siguiente ventana:
En ella se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:
Numero: Es un consecutivo interno que maneja la empresa
Nit y Digito de Verificación: Corresponde al número de identificación
tributaria que maneja la empresa
Nombre: (Campo 100 posiciones alfanuméricas), corresponde al nombre con el
cual el NIT se ha registrado en la Cámara de Comercio, o con el que se
identifica si es persona natural
Tipo de Documento: Hace referencia a si es Nit o Cedula de Ciudadanía
Fecha de Apertura: Fecha en la que se crea el prospecto
Dirección: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, para asignar la dirección
donde se encuentra ubicada la empresa prospecto.
País – Ciudad: Parámetros que deben estar previamente creados.
Apartado Aéreo - Teléfonos – Fax: Permite digitar el número del Apartado
Aéreo, dos números telefónicos y el Número del Fax del prospecto.
Cumpleaños: Digitar la fecha de nacimiento si es Persona Natural o de
Constitución si es una persona jurídica, (año de cuatro dígitos, mes y día de dos
dígitos seguidos sin separaciones).
Código Postal - E-mail – Pagina Web: Campos informativos
Gerencia – Directores – Agentes – Operativos: Estos campos se habilitan
solo si se han definido previamente los niveles de cargos; los nombres que
aparecen serán los que se dieron en esa opción.
A continuacion se habilita la siguiente ventana en la cual se ingresan datos de los
campos parametrizables que fueron previamente definidos en el software en la opcion
de parametrizacion.
Adicional también permite ingresar algún tipo de observación, luego se habilita la
siguiente ventana:
Importante:
Estos campos se pueden pasar y dejar sin información o pueden ser de
uso obligatorio dependiendo de los parámetros definidos en la opción de
campos parametrizables.
En la cual se ingresan los datos de los campos libres, si estos fueron definidos en los
parámetros generales del modulo de gestión de clientes.
Al terminar de repasar estos conceptos el sistema asigna en forma automática el
número del consecutivo de los prospectos creados.
Por último el sistema confirma si se desean o no crear contactos:
Importante:
Los campos libres pueden ser definidos por el usuario como obligatorios
u opcionales al momento de la creación.
Al momento de crear contactos se habilita la siguiente ventana:
En ella se deben diligenciar los siguientes datos:
Contacto: Es un consecutivo interno que maneja el sistema
Identificación y Nombre: Son datos de la persona que se fija como contacto
Departamento – Profesión – Rol – Cargo – Idiomas - Hobbies: Son
campos que permiten generar informes, el software trae algunas variables
predefinidas para estos campos, las cuales pueden ser modificadas por el
usuario o se pueden incluir más.
E-mail – Dirección – Teléfonos – Extensión – Celular: Son datos que
facilitan o permiten ubicar más fácilmente al contacto
Por último se habilita la siguiente ventana:
Importante:
Solo es posible crear contactos después de haber creado el prospecto.
En la cual se ingresan los datos de los campos libres, solo si estos fueron definidos en
los parámetros generales del modulo de gestión de clientes para los contactos.
NOTA:
Después de creado un prospecto, los contactos se pueden crear, modificar o solamente
consultar ingresando a la administración de prospectos, llamando el Nit y utilizando la
tecla de Función F7 o el icono .
