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補充教材辦公室應用軟體

「在簡報會場中如坐針氈，恨不得趕快結束。」這恐怕是很多人都曾經

有過的經驗。當我們自己站在台上演說或簡報時，自然不想讓別人也成為受

害者，要避免這些不愉快的經驗，最好的辦法就是抓住簡報的技巧。以下面

介紹的是一般人比較沒有注意到的簡報要領，若做得好的話，應該能大幅改

善簡報的效果。

一、基本要領、基本要領基本要領

簡報時要注意穿著、儀

態、音調、手勢、表情與呼

吸，這些外在的表現當我們站

上講台時就已經成為大家的焦

點，越這麼想總是會讓人越緊

張，不過瞭解這些關鍵之後，

不妨想出一些自處之道。

穿著以適合簡報的場合

為宜，儀態自然，避免過度緊

張，畢竟簡報是表現自己的大好機會，要先有這種正面的想法，假如不能說

服自己，更談不上說服別人了！有了好的第一印象之後，接下來就要開始報

告了，講話時音調很重要，一定要咬字清楚、速度適中，讓聽眾沒有負擔。

透過語言與音調可以表達出事實、情緒、疑問、命令等效果，再加上

適度的停頓，吸引聽眾的特別注意，會讓我們想傳達的概念更有效地烙印在

聽眾的腦海中。手勢和表情可以進一步地輔助口語的表達，加上精準的時間

成功的簡報所需要的元素

/ 顏春煌顏春煌

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控制，至少整個簡報已經成功了一半。當然，另外一半就取決於精彩的內容

了！

二、演講越短越好的原則、演講越短越好的原則演講越短越好的原則

大多數人都不喜歡冗長的演說，除了真的對內容很感興趣，或是演說

者表現得實在很精彩。所以有機會上台演講，最好還是把握住越短越好的原

則，但是一場簡報的時間通常都已經約定好了，總不能1分鐘就鞠躬下台吧！1分鐘就鞠躬下台吧！分鐘就鞠躬下台吧！

既然這樣，就讓我們試著以最短的時間達到簡報的目標，把所有的目標都列

出來，若每個目標大約講3分鐘，累積起來3分鐘，累積起來分鐘，累積起來

可能剛好就是簡報的預定長度。當然，目標

的確立是重點，答應演說邀約時就應該瞭解

對方想知道的主題與內容。

其實以上的作法只是把整場簡報分段而

已，一場精彩的演說還是需要一個主軸，所

以各目標之間應該會有清楚的關聯與順序。

假如簡報的分割成功了，我們只要試著讓每

一段都有效而簡短地達成目標就可以了。

以下的技巧可以用來縮減每一段小簡報的長

度：

1.迅速而簡潔地談到重點，清楚地揭示目標。迅速而簡潔地談到重點，清楚地揭示目標。

2.運用視覺化的設計來強化重點，圖多則文字就少了。運用視覺化的設計來強化重點，圖多則文字就少了。

3.建立各段簡報之間的聯結，要能承先啟後，把聽眾迅速導入下一小段的建立各段簡報之間的聯結，要能承先啟後，把聽眾迅速導入下一小段的

簡報。

三、看的比說的來得容易、看的比說的來得容易看的比說的來得容易

前面提到可以運用視覺化的設計來強化重點，因為研究顯示，人類對於

圖形化資料的吸引程度與處理的效果較佳，在聽演說的過程中，聽眾的視覺

也一直在作用中。通常簡報在設計上最大的特點是綱舉目張，條列式的說明

是一般簡報的特色，有的人習慣把一大段文字放入簡報中，如此會衍生出很

多缺點：

1.聽眾分心讀大段落的文字，反而沒聽解說。聽眾分心讀大段落的文字，反而沒聽解說。

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2.從文字中無法迅速抓住重點。從文字中無法迅速抓住重點。

3.撰寫大段落的文字會多出很多連結或撰寫大段落的文字會多出很多連結或

轉折的字眼，對於內容本身沒有實質的幫

助。

條列式的說明在設計上也是需要一些技

巧的，除了要凸顯出重點之外，文字標題可

以採用活潑具創意的方式加以設計，讓聽眾

讀起來更有趣味性。簡報的視覺化是簡報設

計中相當重要的一環，可以分為兩大部分來

思考：

（一）與簡報內容無關的視覺化設計

簡報的背景、簡報頁面空間的配置、簡報頁面的裝飾、簡報的播放動畫

等都算是與簡報內容無關的視覺化設計，但是都有可能影響簡報的效果。

（二）與簡報內容有關的視覺化設計

概念圖、流程圖、觀念動畫、相關的視訊等，算是與簡報內容有關的視

覺化設計。

圖形本來就是資訊呈現的另外一種方式，而且圖形本身使用的顏色、運

用的符號、在空間中的位置等，都有可能對聽眾產生一些額外的效果，讓人

「感覺起來很不一樣」。

四、高潮迭起、高潮迭起高潮迭起

前面提到簡報簡短的好處，不過很多個小簡報湊起來一樣變成一個大簡

報，頂多是節奏快一點而已，還是需要針對內容精

心設計。運用簡報的技巧是站在演說者的立場來思

考，設計簡報的內容應該要從聽眾的角度來想像，

要達到簡報的效果必須讓聽眾真正把內容聽進去，

先決條件是持續地吸引注意力，達成這個目標的好

方法是放入一些設計好的簡報高潮，讓聽眾不會感

到不耐或厭倦。

簡報本身原來就有一些聽眾特別感到興趣的內

容，例如大公司開法人說明會，提出財務報告的數

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字與未來營運的展望，或是頒獎典禮中揭開得獎人名單，除了這些引人入勝

的內容之外，聽眾也會對一些資訊感到興趣，例如同樣是對時局進行一段評

論，有的人可能會從頭說到尾，有的人則可能會時常針對一些議題做現場的

意見調查，相形之下，後者會衍生出一些有趣的資訊，聽眾會體驗到部分的

參與感。

五、表現的藝術、表現的藝術表現的藝術

一場簡報就像一場表演一樣，不過差別是簡報的劇本可沒有那麼固定，

演說者跟聽眾之間會有即時的互動，這種互動多半包括一些非預期中的狀

況，簡報者的反應要快，在互動的過程中達

到原來預期達到的目標，例如加深聽眾的印

象、增加說服聽眾的效果、讓聽眾產生更清

楚的認知等。

以演員來說，除了要先瞭解劇情、背誦

劇本台詞之外，有時候也需要把自己的感情

融入劇中，才容易表現得更自然。所以對於

聽眾來說，簡報時若能把聽眾也帶到簡報的

內容中，自然大家的體驗會更深刻。所以在

演說的用詞上越平易近人越好，所舉的例子最好能與聽眾的背景結合，有時

候演說的地點、天氣、文化、風俗等都有可能可以套用起來做文章，讓聽眾

有更貼切的感受。

後記

「辦公室應用軟體」的課程已經實施多年，學會PowerPoint軟體來製作簡PowerPoint軟體來製作簡軟體來製作簡

報以後，似乎對於實際簡報的效果沒有顯著的改善，這大概是許多同學的心

聲，好像總是少了那麼一點點該知道的東西，這學期的兩篇補充教材試著填

補這一段空缺，希望能讓上台演說變成一種享受而不是負擔。

（作者為本科目學科委員）

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