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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ELABORADO POR
CARGO
COORDINADOR DE CALIDAD
NOMBRE EMERSON FRANCISCO GONZÁLEZ
FIRMA
FECHA
VERSIÓN No
FECHA DE APROBACIÓN
00
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
ELABORADO POR
REVISADO POR
R DE ASESOR DESARROLLO ORGANIZACIONAL
EMERSON FRANCISCO SELMIRA ESTUPIÑÁN FLOR ALICIA
CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE
APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
GUÍA PARA LA PLANEACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE LA TECNOLOGÍA
: GD.GD.M.P-001
Página 1 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
APROBADO POR
GERENTE
FLOR ALICIA CÁRDENAS PINEDA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
GUÍA PARA LA PLANEACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE LA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ESE, HOSPITAL REGIONAL DE DUITAMA
Plan Institucional de Archivos
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
ESE, HOSPITAL REGIONAL DE DUITAMA
Plan Institucional de Archivos
PINAR
FLOR ALICIA CÁRDENAS
Gerente
Diciembre ,2016
: GD.GD.M.P-001
Página 2 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
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INTRODUCCIÓN
La ESE, Hospital Regional de Duitama, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y Decretos reglamentarios, 2609, artículo 8 “INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS”, implícito en el Decreto Único de la Cultura, 1080 de 26 de mayo de 2015, ha previsto para la vigencia 2016- 2020 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en las encuestas aplicadas a los funcionarios en cada etapa del ciclo vital del documento,es decir archivo de gestión, archivo central e histórico e igualmente, el archivo de historias clínicas y los factores físicos visuales por mejorar.
Esta herramienta se articulará al Plan de Desarrollo del ente hospitalario y demás planes que esté adelantando la entidad y será el instrumento de referencia para la planeación y el desarrollo de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.
Es fundamental elaborar y dar cumplimiento al Plan Institucional de Archivo y garantizar los recursos para su desarrollo pues se debe tener presente el Decreto 103 de enero de 2015, que reglamenta la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho a la Información, y exige a los servidores públicos mantener organizada la documentación física y sistemática que por razones de funciones propias debe estar dispuesta como fuente de información primaria y potencialmente como patrimonio documental.
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Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
La ESE, Hospital Regional de Duitama, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y Decretos reglamentarios, 2609, artículo 8 “INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS”, implícito en el Decreto Único de la Cultura, 1080 de 26 de mayo de 2015, ha previsto para la vigencia
2020 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en las encuestas aplicadas a los funcionarios en cada etapa del ciclo vital del documento,es decir archivo de gestión, archivo central e histórico e igualmente, el archivo de historias clínicas y los factores físicos visuales por mejorar.
Esta herramienta se articulará al Plan de Desarrollo del ente hospitalario y demás planes ntando la entidad y será el instrumento de referencia para la planeación y
el desarrollo de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.
Es fundamental elaborar y dar cumplimiento al Plan Institucional de Archivo y garantizar los recursos para su desarrollo pues se debe tener presente el Decreto 103 de enero de 2015, que reglamenta la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho a la nformación, y exige a los servidores públicos mantener organizada la documentación física y sistemática que por razones de funciones propias debe estar dispuesta como fuente de información primaria y potencialmente como patrimonio documental.
: GD.GD.M.P-001
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La ESE, Hospital Regional de Duitama, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y Decretos reglamentarios, 2609, artículo 8 “INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS”, implícito en el Decreto Único de la Cultura, 1080 de 26 de mayo de 2015, ha previsto para la vigencia
2020 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en las encuestas aplicadas a los funcionarios en cada etapa del ciclo vital del documento, es decir archivo de gestión, archivo central e histórico e igualmente, el archivo de
Esta herramienta se articulará al Plan de Desarrollo del ente hospitalario y demás planes ntando la entidad y será el instrumento de referencia para la planeación y
el desarrollo de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.
Es fundamental elaborar y dar cumplimiento al Plan Institucional de Archivo y garantizar los recursos para su desarrollo pues se debe tener presente el Decreto 103 de enero de 2015, que reglamenta la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho a la nformación, y exige a los servidores públicos mantener organizada la documentación física y sistemática que por razones de funciones propias debe estar dispuesta como fuente de información primaria y potencialmente como patrimonio documental.
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1. Metodología
La metodología utilizada para la elaboración del Plan Institucional de Archivos fue la diseñada por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en país, ya que el hospital no cuenta con procedimientos que soporten su e
2. Antecedentes
Para identificar los aspectos críticos de la gestión documental del hospital, nos basamos en la aplicación de las encuestas a los funcionarios de diferentes dependencias teniendo presente 4 fases vitales en los archivos: Gestión,Igualmente, en un diagnóstico visual soportado con fotografías que nos ayudaron a elaborar con más precisión esta herramienta estratégica.
La ESE Hospital Regional de Duitama, ha venido desarrollandogestión documental, los cuales ha documentado en el Sistema de Gestión de Calidad, y viene implementándolos en el Archivo de Gestión, en la unidad de correspondencia y en el Archivo Central.
En el año 2012 se adecuó el espacio físichospital y funcionamiento del archivo central. Dicho depósito cuenta con las especificaciones básicas contempladas en el Acuerdo 037 de 2002 respecto a ubicación, estantería, almacenamiento y condiciones ambient
Se evidencia el avance de procesos archivísticos en gran parte en el archivo de Gestión y se continúa con la intervención de los fondos acumulados que a la fecha se aproxima a los 100 metros lineales.
El Archivo de Historias Clínicas, se encuentra eadministrativo. Está dotado de archivo rodante pero su capacidad no es suficiente para el número de HC que allí reposan, sobrepasando el tope de cada entrepaño y dificultando la manipulación de las mismas. Actualmente se cue
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dología
La metodología utilizada para la elaboración del Plan Institucional de Archivos fue la diseñada por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en país, ya que el hospital no cuenta con procedimientos que soporten su e
Antecedentes
Para identificar los aspectos críticos de la gestión documental del hospital, nos basamos en la aplicación de las encuestas a los funcionarios de diferentes dependencias teniendo presente 4 fases vitales en los archivos: Gestión, Central, histórico e Historias Clínicas. Igualmente, en un diagnóstico visual soportado con fotografías que nos ayudaron a elaborar con más precisión esta herramienta estratégica.
La ESE Hospital Regional de Duitama, ha venido desarrollando diferentes procesos de gestión documental, los cuales ha documentado en el Sistema de Gestión de Calidad, y viene implementándolos en el Archivo de Gestión, en la unidad de correspondencia y en
En el año 2012 se adecuó el espacio físico de almacenamiento de la documentación del hospital y funcionamiento del archivo central. Dicho depósito cuenta con las especificaciones básicas contempladas en el Acuerdo 037 de 2002 respecto a ubicación, estantería, almacenamiento y condiciones ambientales.
Se evidencia el avance de procesos archivísticos en gran parte en el archivo de Gestión y se continúa con la intervención de los fondos acumulados que a la fecha se aproxima a los 100 metros lineales.
El Archivo de Historias Clínicas, se encuentra en un espacio aparte del archivo administrativo. Está dotado de archivo rodante pero su capacidad no es suficiente para el número de HC que allí reposan, sobrepasando el tope de cada entrepaño y dificultando la manipulación de las mismas. Actualmente se cuenta con 3 depósitos de
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La metodología utilizada para la elaboración del Plan Institucional de Archivos fue la diseñada por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en país, ya que el hospital no cuenta con procedimientos que soporten su elaboración.
Para identificar los aspectos críticos de la gestión documental del hospital, nos basamos en la aplicación de las encuestas a los funcionarios de diferentes dependencias teniendo
Central, histórico e Historias Clínicas. Igualmente, en un diagnóstico visual soportado con fotografías que nos ayudaron a
diferentes procesos de gestión documental, los cuales ha documentado en el Sistema de Gestión de Calidad, y viene implementándolos en el Archivo de Gestión, en la unidad de correspondencia y en
o de almacenamiento de la documentación del hospital y funcionamiento del archivo central. Dicho depósito cuenta con las especificaciones básicas contempladas en el Acuerdo 037 de 2002 respecto a ubicación,
Se evidencia el avance de procesos archivísticos en gran parte en el archivo de Gestión y se continúa con la intervención de los fondos acumulados que a la fecha se aproxima a
n un espacio aparte del archivo administrativo. Está dotado de archivo rodante pero su capacidad no es suficiente para el número de HC que allí reposan, sobrepasando el tope de cada entrepaño y
nta con 3 depósitos de
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archivo los cuales se pueden considerar fondos acumulados, ya que actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada.
A través del Sistema de Gestión de Calidad, se ha documentado parte de los procesos de gestión documental desde la producción, control de entrada y salida de las comunicaciones oficiales hasta la disposición final del mismo.
2.1 Situación Actual: Para apoyar el diagnóstico visual, aplicamos tres tipos encuestas así: Una (1) para archivo de gestión con una muestraCentral con una muestra de 2 funcionarias Tres (3) para Archivo de Historias Clínicas con una muestra de 2 funcionarias. La encuesta se aplicó aquellos funcionarios que por dependencia son responsables del manejo dedocumentación y responsables de ejecutar procesos de Gestión Documental en cada fase del ciclo vital del documento.
A continuación presentamos el resultado de la encuesta que se dio al tabular y procesar la información recolectada.
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archivo los cuales se pueden considerar fondos acumulados, ya que actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada.
A través del Sistema de Gestión de Calidad, se ha documentado parte de los procesos de desde la producción, control de entrada y salida de las
comunicaciones oficiales hasta la disposición final del mismo.
Situación Actual:
Para apoyar el diagnóstico visual, aplicamos tres tipos encuestas así: Una (1) para archivo de gestión con una muestra de 27 funcionarios Dos (2) para Archivo Central con una muestra de 2 funcionarias Tres (3) para Archivo de Historias Clínicas con una muestra de 2 funcionarias. La encuesta se aplicó aquellos funcionarios que por dependencia son responsables del manejo dedocumentación y responsables de ejecutar procesos de Gestión Documental en cada fase del ciclo vital del documento.
A continuación presentamos el resultado de la encuesta que se dio al tabular y procesar la información recolectada.
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archivo los cuales se pueden considerar fondos acumulados, ya que actualmente la
A través del Sistema de Gestión de Calidad, se ha documentado parte de los procesos de desde la producción, control de entrada y salida de las
Para apoyar el diagnóstico visual, aplicamos tres tipos encuestas así: Una (1) de 27 funcionarios Dos (2) para Archivo
Central con una muestra de 2 funcionarias Tres (3) para Archivo de Historias Clínicas con una muestra de 2 funcionarias. La encuesta se aplicó aquellos funcionarios que por dependencia son responsables del manejo de la documentación y responsables de ejecutar procesos de Gestión Documental en
A continuación presentamos el resultado de la encuesta que se dio al tabular y procesar
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# DE PREGUNTA
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1 ¿Conoce la normatividad archivística?
2 ¿Conoce la Tabla de Retención Documental?
3 ¿Aplica la tabla de Retención Documental?
4 ¿ La Tabla de Retenciónoficina de acuerdo con sus funciones, procesos y procedimientos?
5
¿Recibe continua capacitación y apoyo en los procesos de Gestión documental que usted como funcionario debe adelantar?
6 ¿Cuenta con los inventarios respectivos de Archivo de Gestión?
7 ¿Cada expediente cuenta con la hoja de control o lista de chequeo?
8 ¿La documentación se encuentra en el mobiliario adecuado y debidamente marcado?
9 ¿La ubicación física de la documentación se encuentra ubicada en el orden establecido en la TRD?
10 ¿La documentación se encuentra sin material abrasivo, ni copias, ni documentos que no pertenecen a la serie documental?
11 ¿Los documentos organizados dentro del expediente se encuentran también en otras oficinas?
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ARCHIVO DE GESTIÓN Pregunta
¿Conoce la normatividad archivística?
¿Conoce la Tabla de Retención Documental?
¿Aplica la tabla de Retención Documental?
La Tabla de Retención aplica a los documentos que genera la oficina de acuerdo con sus funciones, procesos y
Recibe continua capacitación y apoyo en los procesos de Gestión documental que usted como funcionario debe
con los inventarios respectivos de Archivo de Gestión?
¿Cada expediente cuenta con la hoja de control o lista de
documentación se encuentra en el mobiliario adecuado y debidamente marcado?
ubicación física de la documentación se encuentra ubicada en el orden establecido en la TRD?
documentación se encuentra sin material abrasivo, ni copias, ni documentos que no pertenecen a la serie
¿Los documentos organizados dentro del expediente se encuentran también en otras oficinas?
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12 ¿La documentación se encuentra sin rasgaduras y material abrasivo o adhesivo?
13 ¿Las carpetas están rotuladas y marcadas de acuerdo conTRD?
14 ¿Cuenta con el mobiliario suficiente para la producción anual de la documentación generada en la dependencia?
15
¿Organiza usted el expediente hasta cuando termina el Trámite?
16
¿Cuenta usted con los inventarios de las transferencias documentales que ha efectuado con su respectivo recibo a satisfacción y ubicación topográfica por parte del archivo central?
17 ¿ Lleva un control de la información en medios magnéticos producida o recibida?
18 ¿Cuenta con unidades de conservación adecuadas para la preservación y conservación de los medios magnéticos?
19 ¿Produce y maneja archivos digitales?
20 ¿ Si produce y maneja archivos digitales, estos están contemplados en la TRD?
21 ¿Digitaliza usted los documentos producidos en la dependencia por cada serie documental y arma los expedientes digitales de acuerdo con la TRD?
22 ¿Recibe en la oficina comunicaciones oficiales?
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¿La documentación se encuentra sin rasgaduras y material abrasivo o adhesivo?
¿Las carpetas están rotuladas y marcadas de acuerdo con la
¿Cuenta con el mobiliario suficiente para la producción anual de la documentación generada en la dependencia?
usted el expediente hasta cuando termina el
usted con los inventarios de las transferencias documentales que ha efectuado con su respectivo recibo a satisfacción y ubicación topográfica por parte del archivo
Lleva un control de la información en medios magnéticos producida o recibida?
¿Cuenta con unidades de conservación adecuadas para la preservación y conservación de los medios magnéticos?
¿Produce y maneja archivos digitales?
¿ Si produce y maneja archivos digitales, estos están contemplados en la TRD?
¿Digitaliza usted los documentos producidos en la dependencia por cada serie documental y arma los expedientes digitales de acuerdo con la TRD?
¿Recibe en la oficina comunicaciones oficiales?
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23 ¿Transfiere al archivo central el material de apoyo?
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¿Transfiere al archivo central el material de apoyo?
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# DE PREGUNTA
Archivo Central
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1 ¿Los depósitos de archivo cumplen con los requerimientos básicos para la conservación y preservación de la información?
2 ¿El archivo central está ubicado dentro de la estructura orgánica de la entidad?
3
¿El depósito de archivo está ubicado lejos de cualquier peligro como inundaciones, o cerca de alguna instalación eléctrica que pueda poner en peligro la información?
4 ¿El archivo central está dotado del mobiliario adecuado para la preservación y información?
5 ¿El mobiliario es suficiente para almacenar la documentación organizada del fondo acumulado y recibir las transferencias documentales?
6
¿El archivo central está dotado de los elementos de seguridad, como extintores CO2, termómetros para medir la temperatura y detector o sensores para roedores?
7 El archivo central realiza su aseo diario y cuenta con una aspiradora para la limpieza de documentos almacenados?
8 ¿Anualmente se lleva a cabo la fumigación de los archivos almacenados en los depósitos?
9 ¿La entidad cuenta con fondos acumulados?
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ARCHIVO CENTRAL
PREGUNTA SI
depósitos de archivo cumplen con los requerimientos básicos para la conservación y preservación de la información?
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archivo central está ubicado dentro de la estructura orgánica de la entidad?
2
depósito de archivo está ubicado lejos de cualquier peligro como inundaciones, o cerca de alguna instalación eléctrica que pueda poner en peligro la información?
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¿El archivo central está dotado del mobiliario adecuado para la preservación y conservación de la 2
mobiliario es suficiente para almacenar la documentación organizada del fondo acumulado y recibir las transferencias documentales?
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archivo central está dotado de los elementos de seguridad, como extintores CO2, termómetros para medir la temperatura y detector o sensores para
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El archivo central realiza su aseo diario y cuenta con una aspiradora para la limpieza de los documentos almacenados?
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¿Anualmente se lleva a cabo la fumigación de los archivos almacenados en los depósitos?
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10 ¿La entidad cuenta con un sistema integrado de conservación de documentos?
11 ¿La entidad cuenta con algún medio sistemático permita la consulta de los documentos del archivo central?
12 ¿La entidad cuenta con Tablas de Valoración Documental?
13 ¿El archivo central está dotado de los inventarios documentales de fondo acumulado y transferencias documentales?
14 ¿La documentación en el Archivo central está ubicado de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad, tanto para el fondo acumulado por cada época como para las transferencias
15 ¿Utiliza para el control el testigo documental?
16 ¿Facilita oportunamente la información requerida por el personal del hospital y personas
17 ¿La entidad cuenta con más de dos depósitos de fondo acumulado?
18 ¿El Archivo central adelanta procesos de digitalización teniendo como prioridad los documentos históricos?
19 ¿El archivo central está dotado de una sala de consulta que evite la salida exterior de los documentos?
20
¿Los suministros deespecificaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación para la preservación y conservación de los documentos?
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¿El diseño de los rótulos de las unidades de conservación cumpleclaras para su marcación que permite identificar el asunto o detalle de cada expediente?
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¿La entidad cuenta con un sistema integrado de documentos?
0
¿La entidad cuenta con algún medio sistemático permita la consulta de los documentos del archivo 1 1
¿La entidad cuenta con Tablas de Valoración 0 2
¿El archivo central está dotado de los inventarios documentales de fondo acumulado y transferencias 2 0
¿La documentación en el Archivo central está ubicado de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad, tanto para el fondo acumulado por cada época como para las transferencias primarias?
1 1
¿Utiliza para el control el testigo documental? 0 2
¿Facilita oportunamente la información requerida por el personal del hospital y personas externas?
2 0
¿La entidad cuenta con más de dos depósitos de fondo acumulado?
2 0
¿El Archivo central adelanta procesos de digitalización teniendo como prioridad los documentos históricos?
0 2
¿El archivo central está dotado de una sala de consulta que evite la salida exterior de los 0 2
¿Los suministros de archivo cumplen con las especificaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación para la preservación y conservación de los documentos?
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¿El diseño de los rótulos de las unidades de cumple con las especificaciones
claras para su marcación que permite identificar el asunto o detalle de cada expediente?
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# DE PREGUNTA
ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
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ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
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1 ¿Conoce la normatividad manejo de las historias clínicas?
2 ¿Conoce la Tabla de Retención Documental del HRD?
3 ¿En la TRD del HRD se encuentra la serie de historias clínicas?
4 ¿Organiza la historia clínica de acuerdo con establecido en la TRD del HRD?
5 ¿El archivo de historias clínicas está clasificado en archivo de gestión, archivo central y archivo histórico?
6
¿La ubicación física de las historias clínicas se encuentra en un área restringida con acceso limitado al personal de salud autorizado, que garantice las condiciones de integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información, de acuerd1995 de 1999 emanados del Ministerio de Salud?
7 El HRD tiene conformado el Comité de Historias Clínicas?
8 ¿Se ha realizado depuración de Historias Clínicas de acuerdo con lo estipulado en la Resolución
9 ¿La organización interna de la Historia Clínica la realiza cronológicamente?
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ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
PREGUNTAS SI
¿Conoce la normatividad archivística para la organización y manejo de las historias clínicas?
2
¿Conoce la Tabla de Retención Documental del HRD? 1
¿En la TRD del HRD se encuentra la serie de historias 0
¿Organiza la historia clínica de acuerdo con el orden establecido en la TRD del HRD?
0
¿El archivo de historias clínicas está clasificado en archivo de gestión, archivo central y archivo histórico?
2
¿La ubicación física de las historias clínicas se encuentra en un área restringida con acceso limitado al personal de salud autorizado, que garantice las condiciones de integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información, de acuerdo con lo estipulado en la resolución 1995 de 1999 emanados del Ministerio de Salud?
1
El HRD tiene conformado el Comité de Historias Clínicas? 2
¿Se ha realizado depuración de Historias Clínicas de acuerdo con lo estipulado en la Resolución 1995 de 1999?
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¿La organización interna de la Historia Clínica la realiza cronológicamente?
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10 ¿Después de cinco años transcurridos desde la última vez en que el paciente estuvo en consulta, ha trasferido estas historias clínicas al archivo
11
Después de 20 años de permanencia de la Historia Clínica en el Archivo Central, tomado como tiempo precaucional, tiempo en el que la entidad asegura la disponibilidad de la información para el paciente, familiares o responsables, para estudios o investigaciones epidemiológicas, como soporte de investigaciones o procesos jurisdiccionales, se ha llevado a cabo el proceso de selección para la disposición final que garantice una muestra representativa de consulta para la historia, la cienci
12 En el proceso archivístico de ordenación se ha llevado a cabo la limpieza del expediente? Es decir retiro de copias, material abrasivo,
13 Las HC están foliadas, rotuladas y la TRD?
14 Se encuentra inventario de recuperación de la información?
15 Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas?
16 Cuenta con el mobiliario adecuado y suficiente para la ubicación física de ladiaria de las mismas?
17 Archiva las HC en las carpetas adecuadas de acuerdo con la normatividad archivística?
18 La Historia Clínica es una sola, por paciente están unidas las de atención clínica médica y odontológica o sicológica?
19 Se ha llevado a cabo el proceso de digitalización para las historias clínicas de más de 25 años en el que el paciente asistió a cita médica por última vez?
20 Se encuentran inventario de información?
21 Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas?
22 Actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada?
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¿Después de cinco años transcurridos desde la última vez en que el paciente estuvo en consulta, ha trasferido estas historias clínicas al archivo central?
1
Después de 20 años de permanencia de la Historia Clínica en el Archivo Central, tomado como tiempo precaucional, tiempo en el que la entidad asegura la disponibilidad de la información para el paciente, familiares o responsables,
estudios o investigaciones epidemiológicas, como soporte de investigaciones o procesos jurisdiccionales, se ha llevado a cabo el proceso de selección para la disposición final que garantice una muestra representativa de consulta para la historia, la ciencia y la investigación?
0
En el proceso archivístico de ordenación se ha llevado a cabo la limpieza del expediente? Es decir retiro de copias, material abrasivo, sin rasgaduras o material adhesivo.
0
Las HC están foliadas, rotuladas y marcadas de acuerdo con 0
Se encuentra inventario de recuperación de la información? 0
Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas? 0
Cuenta con el mobiliario adecuado y suficiente para la ubicación física de la serie que facilite la manipulación diaria de las mismas?
0
Archiva las HC en las carpetas adecuadas de acuerdo con la normatividad archivística?
0
La Historia Clínica es una sola, por paciente están unidas las de atención clínica médica y atención clínica odontológica o sicológica?
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Se ha llevado a cabo el proceso de digitalización para las historias clínicas de más de 25 años en el que el paciente asistió a cita médica por última vez?
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Se encuentran inventario de recuperación de la 0
Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas? 0
Actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada? 2
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23 La Historia Clínica si está sistematizada, cuenta con un sistema de seguridad que garantice la reserva e inviolabilidad de los datos del paciente?
El resultado de la encuesta y el diagnóstico visual, nos arrojó la situación actual de los procesos de gestión documental en cada fase del ciclo vital del documento incluido el proceso de las Historias Clínicas, teniendo presente los procesos de Gestión Docomo lo son las medidas de preservación , conservación físicas, y estructurales.
ARCHIVO DE GESTIÓN
En esta fase del ciclo vital del documento, se evidenció que el hospital cuenta con:
� Programa de Gestión Documental, PGD� Tablas de Retención � Procesos documentados de Gestión Documental� Implementación de TRD� Personal capacitado en el tema� Suministros básicos de archivo adecuados para guardar la documentación� Se realizan transferencias documentales� Se maneja correo institucional para e
comunicaciones oficiales� Se evidencia que se ha dado inicio al uso racional del papel dando aplicabilidad a la
Directiva presidencial 04 de abril de 2012 del CERO PAPEL. “Bases del Plan NacionaNacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en lpapel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto iadministrativa.”
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La Historia Clínica si está sistematizada, cuenta con un seguridad que garantice la reserva e
inviolabilidad de los datos del paciente?
2
El resultado de la encuesta y el diagnóstico visual, nos arrojó la situación actual de los procesos de gestión documental en cada fase del ciclo vital del documento incluido el proceso de las Historias Clínicas, teniendo presente los procesos de Gestión Docomo lo son las medidas de preservación , conservación físicas, y estructurales.
En esta fase del ciclo vital del documento, se evidenció que el hospital cuenta con:
Programa de Gestión Documental, PGD Tablas de Retención Documental Procesos documentados de Gestión Documental Implementación de TRD Personal capacitado en el tema Suministros básicos de archivo adecuados para guardar la documentaciónSe realizan transferencias documentales Se maneja correo institucional para el control de la entrada y salida de las comunicaciones oficiales Se evidencia que se ha dado inicio al uso racional del papel dando aplicabilidad a la Directiva presidencial 04 de abril de 2012 del CERO PAPEL. “De conformidad con las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia
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El resultado de la encuesta y el diagnóstico visual, nos arrojó la situación actual de los procesos de gestión documental en cada fase del ciclo vital del documento incluido el proceso de las Historias Clínicas, teniendo presente los procesos de Gestión Documental, como lo son las medidas de preservación , conservación físicas, y estructurales.
En esta fase del ciclo vital del documento, se evidenció que el hospital cuenta con:
Suministros básicos de archivo adecuados para guardar la documentación
l control de la entrada y salida de las
Se evidencia que se ha dado inicio al uso racional del papel dando aplicabilidad a la De conformidad con las
2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la
a sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de
ncrementar la eficiencia
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� Falta documentar los procesos y procedimientos para dar total cumplimiento al la
directriz presidencial del CERO PAPEL.� Se está trabajando en la aplicación de procesos de Gobierno en línea para dar
cumplimiento a la Ley 1712 de 2015 respecto a la Ley de transparencia y anticorrupción .
� Falta documentar el proceso de Gobierno en línea.� No se evidencian soportes adecuados para guardar los medios magnéticos y copias de
seguridad. ARCHIVO CENTRAL
� Cuenta con un depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN acuerdo 037 de 2002l
� El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentales� Está dotado de mobiliario rodante que permite aprovechar el espacio y ubicació
la documentación organizada y recibo de transferencias documentales� Su ubicación es un sitio equidistante al área administrativa� Falta una adecuada ubicación topográfica de la documentación� Se han adelantado procesos archivísticos de clasificación,
documental del fondo acumulado en un 40% aproximadamente.� Se cuenta con inventarios documentales de la documentación organizada del fondo
acumulado � No se ha elaborado tabla de valoración documental� No se cuenta con testigos documen� Se lleva control para el préstamo de los documentos de archivo central� No cuenta con sala de consulta y atención al usuario� No existen áreas suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos.
ARCHIVO HISTÓRICO
� No cuenta con clasificaci ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS
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Falta documentar los procesos y procedimientos para dar total cumplimiento al la directriz presidencial del CERO PAPEL. Se está trabajando en la aplicación de procesos de Gobierno en línea para dar
a Ley 1712 de 2015 respecto a la Ley de transparencia y
Falta documentar el proceso de Gobierno en línea. No se evidencian soportes adecuados para guardar los medios magnéticos y copias de
depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN acuerdo 037 de 2002l El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentalesEstá dotado de mobiliario rodante que permite aprovechar el espacio y ubicacióla documentación organizada y recibo de transferencias documentalesSu ubicación es un sitio equidistante al área administrativa Falta una adecuada ubicación topográfica de la documentación Se han adelantado procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción documental del fondo acumulado en un 40% aproximadamente. Se cuenta con inventarios documentales de la documentación organizada del fondo
No se ha elaborado tabla de valoración documental No se cuenta con testigos documentales Se lleva control para el préstamo de los documentos de archivo centralNo cuenta con sala de consulta y atención al usuario No existen áreas suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos.
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No cuenta con clasificación de documentos con valores secundarios.
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Falta documentar los procesos y procedimientos para dar total cumplimiento al la
Se está trabajando en la aplicación de procesos de Gobierno en línea para dar a Ley 1712 de 2015 respecto a la Ley de transparencia y
No se evidencian soportes adecuados para guardar los medios magnéticos y copias de
depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN
El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentales Está dotado de mobiliario rodante que permite aprovechar el espacio y ubicación de la documentación organizada y recibo de transferencias documentales
ordenación y descripción
Se cuenta con inventarios documentales de la documentación organizada del fondo
Se lleva control para el préstamo de los documentos de archivo central
No existen áreas suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos.
ón de documentos con valores secundarios.
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� Existe 3 depósitos de archivo de Historias Clínicas. Uno es de gestión y 2
corresponden a fondos acumulados de historias Clínicas de más de 20 años en las que el paciente estuvo por últfinal.
� La HC se encuentran ubicadas físicamente por número de identificación como lo dice la norma.
� Las historias Clínicas internamente no cuenta con procesos de sistemas de ordenación.
� El personal para atender los procesos de organización no es suficiente por el número
creciente de HC
� La estantería rodante no es recomendable para la ubicación física de las HC por el continuo acceso a ellas.
� Gran parte de las carpetas de las HC se encuentran deteriorada� En los depósitos de fondo acumulado de HC, el represamiento de HC y cajas en el
piso, causa deterioro a las unidades de almacenamiento y a la documentación almacenada, por la cantidad de polvo, roedores, insectos y diferentes microorganismos que se alm
� El represamiento de HC dificulta la búsqueda de la información� Mobiliario insuficiente para la ubicación de todas las historias clínicas de los tres
depósitos � Actualmente se encuentra sistematizada la Historia clínica
3. Contexto Estratégico
El contexto estratégico que le da soporte y en el que se basaHospital Regional de Duitama
3.1 Misión
Nos comprometemos con la atención humanizada y segura de nuestros usuarios,
buscamos la comprensión de su dolor, la respuesta oportuna a
reconocemos al usuario y su familia como parte de nuestro compromiso
institucional, promoviendo el desarrollo integral de nuestros colaboradores.
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Existe 3 depósitos de archivo de Historias Clínicas. Uno es de gestión y 2 corresponden a fondos acumulados de historias Clínicas de más de 20 años en las que el paciente estuvo por última vez en consulta pero que no se ha dado disposición
La HC se encuentran ubicadas físicamente por número de identificación como lo dice
Las historias Clínicas internamente no cuenta con procesos de sistemas de
a atender los procesos de organización no es suficiente por el número
La estantería rodante no es recomendable para la ubicación física de las HC por el continuo acceso a ellas. Gran parte de las carpetas de las HC se encuentran deterioradas En los depósitos de fondo acumulado de HC, el represamiento de HC y cajas en el piso, causa deterioro a las unidades de almacenamiento y a la documentación almacenada, por la cantidad de polvo, roedores, insectos y diferentes microorganismos que se almacenan. El represamiento de HC dificulta la búsqueda de la información Mobiliario insuficiente para la ubicación de todas las historias clínicas de los tres
Actualmente se encuentra sistematizada la Historia clínica
Contexto Estratégico
contexto estratégico que le da soporte y en el que se basa el PINAR de la ESE Hospital Regional de Duitama es:
Nos comprometemos con la atención humanizada y segura de nuestros usuarios,
buscamos la comprensión de su dolor, la respuesta oportuna a
reconocemos al usuario y su familia como parte de nuestro compromiso
institucional, promoviendo el desarrollo integral de nuestros colaboradores.
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Existe 3 depósitos de archivo de Historias Clínicas. Uno es de gestión y 2 corresponden a fondos acumulados de historias Clínicas de más de 20 años en las que
ima vez en consulta pero que no se ha dado disposición
La HC se encuentran ubicadas físicamente por número de identificación como lo dice
Las historias Clínicas internamente no cuenta con procesos de sistemas de
a atender los procesos de organización no es suficiente por el número
La estantería rodante no es recomendable para la ubicación física de las HC por el
En los depósitos de fondo acumulado de HC, el represamiento de HC y cajas en el piso, causa deterioro a las unidades de almacenamiento y a la documentación almacenada, por la cantidad de polvo, roedores, insectos y diferentes
Mobiliario insuficiente para la ubicación de todas las historias clínicas de los tres
el PINAR de la ESE
Nos comprometemos con la atención humanizada y segura de nuestros usuarios,
buscamos la comprensión de su dolor, la respuesta oportuna a sus necesidades y
reconocemos al usuario y su familia como parte de nuestro compromiso
institucional, promoviendo el desarrollo integral de nuestros colaboradores.
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3.2. Visión
Seremos reconocidos en los próximos cinco años por ser la mejor entidad
prestadora de servicios de salud del Departamento de Boyacá, por nuestra
atención humanizada, bajo criterios de sostenibilidad financiera, apuntando a la
competitividad y excelencia.
3.3 Principios y valores
• Calidad: es una doctrina institucional que busca
atención asistencial y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.
• Seguridad en la atenciónocurrencia de situaciones que afecten la seguridad eventos adversos y a la vez generamos confianza entre nuestros usuarios. Consideramos que la seguridad del paciente prevalece sobre todasadministrativas.
• Humanismo: Concebida como la valorsu familia, con humildad y sin discriminación.
• Vocación del servicio:mejoramiento de las condiciones de salud y/o calidad de vidatodo caso brindando apoyo cuando la ciencia o la tecnología no permitan ofrecer más.
• Trabajo en equipo: Es el actuar sinérgico del talento humano para el logro de propósitos y fines comunes.
• Responsabilidad social:parte, atendiendo las necesidades de nuestros usuarios con la prestación de mejores servicios que generen impacto positivo en la salud de
4. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos
Para el año 2020 la ESE Hospital Regional de Duitama,corto plazo, el desarrollo de los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital del documento físico y digital, garantizando la preservación y conservación de los
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Seremos reconocidos en los próximos cinco años por ser la mejor entidad
ora de servicios de salud del Departamento de Boyacá, por nuestra
atención humanizada, bajo criterios de sostenibilidad financiera, apuntando a la
competitividad y excelencia.
valores
es una doctrina institucional que busca alcanzar estándares superiores de atención asistencial y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.
atención del paciente: atendemos bajo la premisa de prevenir la ocurrencia de situaciones que afecten la seguridad del paciente, procuramos reducir los eventos adversos y a la vez generamos confianza entre nuestros usuarios. Consideramos que la seguridad del paciente prevalece sobre todas las acciones asistenciales y
Concebida como la valoración y comprensión de la condición del usuario y su familia, con humildad y sin discriminación.
servicio: Es el convencimiento de que nuestra misión está orientada al mejoramiento de las condiciones de salud y/o calidad de vida de los pacientodo caso brindando apoyo cuando la ciencia o la tecnología no permitan ofrecer más.
Es el actuar sinérgico del talento humano para el logro de propósitos y fines comunes.
social: Es contribuir al desarrollo de la comunidad de la cual hacemos parte, atendiendo las necesidades de nuestros usuarios con la prestación de mejores servicios que generen impacto positivo en la salud de la población.
Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos- PINAR.
año 2020 la ESE Hospital Regional de Duitama, garantizará a largo, mediano y corto plazo, el desarrollo de los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital del documento físico y digital, garantizando la preservación y conservación de los
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Seremos reconocidos en los próximos cinco años por ser la mejor entidad
ora de servicios de salud del Departamento de Boyacá, por nuestra
atención humanizada, bajo criterios de sostenibilidad financiera, apuntando a la
alcanzar estándares superiores de atención asistencial y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.
atendemos bajo la premisa de prevenir la del paciente, procuramos reducir los
eventos adversos y a la vez generamos confianza entre nuestros usuarios. Consideramos las acciones asistenciales y
ación y comprensión de la condición del usuario y
Es el convencimiento de que nuestra misión está orientada al de los pacientes y en
todo caso brindando apoyo cuando la ciencia o la tecnología no permitan ofrecer más.
Es el actuar sinérgico del talento humano para el logro de
la comunidad de la cual hacemos parte, atendiendo las necesidades de nuestros usuarios con la prestación de mejores
garantizará a largo, mediano y corto plazo, el desarrollo de los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital del documento físico y digital, garantizando la preservación y conservación de los
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documentos y brindará un mejor servicio de información física y digital al usuario de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales.
4.1 Objetivos:
1. Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función archivística
2. Conservar el patrimonio cultural y documental 3. Prestar adecuadamente el servicio de consulta y reproducción de los
documentos 4. Documentar el Sistema Integr
descripción de documentos vitales5. Racionalizar los costos de insumos destinados al almacenamiento, custodia y
conservación de documentos en cualquier soporte.6. Garantizar la conservación y preservación de la 7. Crear los mecanismos archivísticos y tecnológicos que garanticen la
conservación de los documentos históricos del hospital en el largo plazo.8. Propender porque los documentos electrónicos de archivo cumplan con los
requisitos de preservación y conservación, tomando en cuenta los parámetros establecidos por la normatividad vigente.
9. Asegurar la conservación del patrimonio documental de la Entidad, tomando en consideración quel departamento y la Nación.
10. Valorar los documentos que aún tienen valores primarios y secundarios que se encuentran en el fondo acumulado
11. Eliminar los documentos que no poseen valores secundariosprocedimiento de acuerdo con la normatividad vigente.
12. Dotar al Archivo Central de los elementos tecnológicos para implementar el proceso de digitalización de las Historias Clínicas y documentos con valores secundarios
5. Aspectos Críticos
Para identificar los aspectos críticos de gestión documental que tiene elhospital, nos basamos las encuestas aplicadas al personal y el diagnóstico visual de archivo en cada fase del ciclo vital incluidas las Historias Clínicas, que nos da a conocer las fortalezas y debilidades en materia de Gestión Documental.
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ocumentos y brindará un mejor servicio de información física y digital al usuario de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales.
Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función archivística Conservar el patrimonio cultural y documental Prestar adecuadamente el servicio de consulta y reproducción de los
Documentar el Sistema Integrado de Conservación, Reprografía, Conservación y descripción de documentos vitales Racionalizar los costos de insumos destinados al almacenamiento, custodia y conservación de documentos en cualquier soporte. Garantizar la conservación y preservación de la información electrónicaCrear los mecanismos archivísticos y tecnológicos que garanticen la conservación de los documentos históricos del hospital en el largo plazo.Propender porque los documentos electrónicos de archivo cumplan con los requisitos de autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación, tomando en cuenta los parámetros establecidos por la normatividad vigente. Asegurar la conservación del patrimonio documental de la Entidad, tomando en consideración que éste hace parte del patrimonio documental del municipio, el departamento y la Nación. Valorar los documentos que aún tienen valores primarios y secundarios que se encuentran en el fondo acumulado Eliminar los documentos que no poseen valores secundariosprocedimiento de acuerdo con la normatividad vigente. Dotar al Archivo Central de los elementos tecnológicos para implementar el proceso de digitalización de las Historias Clínicas y documentos con valores
Aspectos Críticos
identificar los aspectos críticos de gestión documental que tiene elhospital, nos basamos las encuestas aplicadas al personal y el diagnóstico visual de archivo en cada fase del ciclo vital incluidas las Historias Clínicas, que nos da a conocer las
zas y debilidades en materia de Gestión Documental.
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ocumentos y brindará un mejor servicio de información física y digital al usuario de
Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la
Prestar adecuadamente el servicio de consulta y reproducción de los
ado de Conservación, Reprografía, Conservación y
Racionalizar los costos de insumos destinados al almacenamiento, custodia y
información electrónica Crear los mecanismos archivísticos y tecnológicos que garanticen la conservación de los documentos históricos del hospital en el largo plazo. Propender porque los documentos electrónicos de archivo cumplan con los
autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación, tomando en cuenta los parámetros establecidos
Asegurar la conservación del patrimonio documental de la Entidad, tomando en e éste hace parte del patrimonio documental del municipio,
Valorar los documentos que aún tienen valores primarios y secundarios que se
Eliminar los documentos que no poseen valores secundarios siguiendo el
Dotar al Archivo Central de los elementos tecnológicos para implementar el proceso de digitalización de las Historias Clínicas y documentos con valores
identificar los aspectos críticos de gestión documental que tiene elhospital, nos basamos las encuestas aplicadas al personal y el diagnóstico visual de archivo en cada fase del ciclo vital incluidas las Historias Clínicas, que nos da a conocer las
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La siguiente tabla es una relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores dados por el Archivo General de la Nación para la medición de las prioridades de acuerdo con los aspectos críticos deteprocesos de Gestión Documental.
ASPECTOS CRÍTICOS
1. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.
2. REVISAR Y AJUSTAR LAS LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN, PROCESOS E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON LA TRD.
3.ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO ACUMULADO
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La siguiente tabla es una relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores dados por el Archivo General de la Nación para la medición de las prioridades de acuerdo con los aspectos críticos detectados como avances y faltantes en los procesos de Gestión Documental.
CRÍTICOS RIESGO
EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL
.FALTA DE COMPROMISO Y DESINTERÉSFUNCIONARIO -EL FUNCIONARIO NO APLICA LOS PROCESOS DADOS EN LAS CAPACITACIONES.EL FUNCIONARIO ESPERA QUE OTROS LE IMPLEMENTEN LOS PROCESOS.-EL FUNCIONARIO APLICA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL A CRITERIO PROPIO.
Y AJUSTAR LAS LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN, PROCESOS E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON LA TRD.
-NO SE LLEVE EL CONTROL ADECUADO EN LAS LISTAS DE CHEQUEO -EL FUNCIONARIO NO ALIMENTA LA LISTA DE CHEQUEO -SE DILIGENCIA MAL LA LISTA DE CHEQUEO
3.ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO NO RESCATAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL PÉRDIDA DE LA DOCUMENTACIÓNDUPLICIDAD DE DOCUMENTOSINADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
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La siguiente tabla es una relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores dados por el Archivo General de la Nación para la medición de las prioridades de
ctados como avances y faltantes en los
.FALTA DE COMPROMISO Y DESINTERÉS DEL
EL FUNCIONARIO NO APLICA LOS PROCESOS DADOS EN LAS CAPACITACIONES .EL FUNCIONARIO ESPERA QUE OTROS LE IMPLEMENTEN LOS PROCESOS. EL FUNCIONARIO APLICA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL A CRITERIO PROPIO. NO SE LLEVE EL CONTROL ADECUADO EN LAS
EL FUNCIONARIO NO ALIMENTA LA LISTA DE
STA DE CHEQUEO NO RESCATAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL PÉRDIDA DE LA DOCUMENTACIÓN DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS INADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
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4. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
5.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
6. DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
7.ADECUACIÓN DE ESPACIO LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS
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INFORMACIÓN -DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN. -ELABORAR INADECUADAMENTE EL INVENTARIO DOCUMENTAL -FALTA DE SEÑALIZACIÓN DE LA UBICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA
ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
-ORGANIZACIÓN INADECUADA DEL FONDO ACUMULADO -DESORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS-PÉRDIDA DE DOCUMENTOS
5.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA
-EL COMITÉ CIENTÍFICO NO REUNE PARA APROBAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS HC PARA CONSERVAR Y ELIMINAR DE ACUERDO CON LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCIÓN 1995 DE 1999.-NO SE CUENTA CON PERSONAL SUFICIENTE IDÓNEO PARA REALIZAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS HC. -PÉRDIDA DE HISTORIA CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS.
DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
NO SE CUENTA CON LOS ELEMENTOS REQUERIDOS PARA IMPLEMENTAR PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN PASAR AL INFORMACIÓN A OTROS FORMATOS.-NO SE CUENTA CON EL PERSONAL IDÓNEO PARA ADELANTAR LOS PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN DE FORMA ADECUADA LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. -NO SE ESTABLECEN LOS CONTROLES PARA LA CONSULTA DE LA INFORMACIÓN TECNOLÓGICA.
-NO SE ELABORA Y DOCUMENTA EL SINTEGRADO DE CONSERVACIÓN.
7.ADECUACIÓN DE ESPACIO FÍSICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS
-
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DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE LA
INADECUADAMENTE EL INVENTARIO
FALTA DE SEÑALIZACIÓN DE LA UBICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA ORGANIZACIÓN INADECUADA DEL FONDO
DESORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
NTÍFICO NO REUNE PARA APROBAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS HC PARA
DE ACUERDO CON LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCIÓN 1995 DE 1999. NO SE CUENTA CON PERSONAL SUFICIENTE IDÓNEO PARA REALIZAR LA CLASIFICACIÓN DE
PÉRDIDA DE HISTORIA CLÍNICAS CON VALORES
NO SE CUENTA CON LOS ELEMENTOS REQUERIDOS PARA IMPLEMENTAR PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN PASAR AL INFORMACIÓN A OTROS FORMATOS. NO SE CUENTA CON EL PERSONAL IDÓNEO PARA ADELANTAR LOS PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN DE FORMA ADECUADA LA RECUPERACIÓN DE LA
NO SE ESTABLECEN LOS CONTROLES PARA LA CIÓN TECNOLÓGICA.
NO SE ELABORA Y DOCUMENTA EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN.
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CLÍNICAS
8. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL. 9. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS.
6. Prioridades
Las prioridades hacen referencia a los criterios críticos que se han identificado y que de acuerdo con los valores que se le dan en cada eje articulador: Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnolarticulación. De acuerdo con cada valor la entidad desarrollará cada plan o proyecto según la prioridad establecida que incidirá en el presupuesto a corto, mediano y largo
plazo.
ASPECTO CRITICO
1. CAPACITAR EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.
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SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL.
-
AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS
Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.
-
Las prioridades hacen referencia a los criterios críticos que se han identificado y que de acuerdo con los valores que se le dan en cada eje articulador: Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y de seguridad, fortalecimiento y
De acuerdo con cada valor la entidad desarrollará cada plan o proyecto según la prioridad establecida que incidirá en el presupuesto a corto, mediano y largo
EJES ARTICULADORES
Administración de
archivos
Acceso a la
información
Preservación de la
información
Aspectos tecnológic
os y de seguridad
Fortalecimiento y articulaci
5 3 3 2
: GD.GD.M.P-001
Página 22 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
Las prioridades hacen referencia a los criterios críticos que se han identificado y que de acuerdo con los valores que se le dan en cada eje articulador: Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la
ógicos y de seguridad, fortalecimiento y
De acuerdo con cada valor la entidad desarrollará cada plan o proyecto según la prioridad establecida que incidirá en el presupuesto a corto, mediano y largo
Fortalecimiento y articulaci
ón
TOTAL Ʃ
4 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
2. NORMALIZAR E IMPLEMENTAR LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.
3. ORGANIZAR TODO EL FONDO ACUMULADO
4. ELABORAR TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
5. CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
6. DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
7. ADECUAR ESPACIO FÍSICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
7 4 3 2
7 6 5 5
7 6 5 4
8 7 5 5
8 6 5 7
9 5 3 4
: GD.GD.M.P-001
Página 23 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
5
21
3 28
3 25
4 29
3
29
5 25
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
Se anexa tabla de priorización de
7. Resultado de la matriz de prioridades
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores,
según la sumatoria del impacto.
ASPECTOS CRÍTICOS
1. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.
2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA
8. COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL.
9. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.
TOTAL Ʃ
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
de aspectos críticos y ejes articulares
Resultado de la matriz de prioridades
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores,
según la sumatoria del impacto.
CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES
AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES
32 ASPECTOS TECNOLÓGICOSSEGURIDAD
2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA
29 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
4 2 6 2
7 5 7 8
55 42 28 33
: GD.GD.M.P-001
Página 24 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, de mayor a menor
EJES ARTICULADORES VALOR
TECNOLÓGICOS Y DE 8
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 8
3 17
5 32
34 231
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
3. DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
4. ORGANIZAR TODO EL FONDO ACUMULADO
5. ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
6. .ADECUAR EL ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS
7. NORMALIZAR E IMPLEMENTALISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.
8. CAPACITAR EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.
9. COMPRAR SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL.
8. Visión estratégica:
La ESE Hospital Regional de Duitama, dará cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales, documentos en cada fase del ciclo vital del documento y así garantizar a los usuarios internos y externos el servicio eficiente y eficaz de la información. Igualmente, implementará medidas tecnológicalos documentos con valores secundarios.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR
29 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
EL FONDO 28 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
25 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE
25 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
MPLEMENTAR LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS
TRATACIÓN ACUERDO CON LA TRD.
21 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.
17 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA
17 PRESERVAR Y CONSERVAR
Visión estratégica:
La ESE Hospital Regional de Duitama, dará cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales, para garantizar la preservación y conservación de los documentos en cada fase del ciclo vital del documento y así garantizar a los usuarios internos y externos el servicio eficiente y eficaz de la información. Igualmente, implementará medidas tecnológicas que garanticen la preservación y conservación de los documentos con valores secundarios.
: GD.GD.M.P-001
Página 25 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 8
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 7
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 7
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 9
DE ARCHIVOS 7
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 5
PRESERVAR Y 7
La ESE Hospital Regional de Duitama, dará cumplimiento a la normatividad vigente y para garantizar la preservación y conservación de los
documentos en cada fase del ciclo vital del documento y así garantizar a los usuarios internos y externos el servicio eficiente y eficaz de la información. Igualmente,
s que garanticen la preservación y conservación de
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
9. Formulación de objetivos
Para la formulación de los objetivos, se tuvieron en cuenta los aspectos críticos y ejes articuladores, los cuales son 9 en total y se decidarle la prioridad en el tiempo ya que ellos consolidan gran parte de la situación crítica de la entidad. Pues todo obedece a que muchos de estos procesos se iniciaron pero no se culminaron y algunos no han iniciamayor a menor según el resultado de la matriz.
ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES
1. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.
2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
3. DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
Formulación de objetivos
Para la formulación de los objetivos, se tuvieron en cuenta los aspectos críticos y ejes articuladores, los cuales son 9 en total y se decidió incluir todos los aspectos críticos y darle la prioridad en el tiempo ya que ellos consolidan gran parte de la situación crítica de la entidad. Pues todo obedece a que muchos de estos procesos se iniciaron pero no se culminaron y algunos no han iniciado. Por tal motivo, se dejan los más críticos de mayor a menor según el resultado de la matriz.
ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES
OBJETIVOS
DOTAR AL ARCHIVO
DIGITALIZACIÓN DE LAS
VALORES SECUNDARIOS.
-Recepcionar, estudiar y presentar lpropuestas sobre tecnología adecuada qpermita cumplirlos Objetivos del sistema de Gestión Documenpara su adquisición. -Establecer medidas tecnológicas que permitan al personal de archivo desarrollar procesos sistemáticos para dar cumplimientoa la normatividad vigente y políticas institucionales encaminados a la preservación y conservación de los documentos con valor secundario. -Tomar medidas preventivas antes de eliminar documentación.
PARA LA HISTORIA, LA
-Aplicar la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud - Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta -Valorar las historias clínicas seleccionadas por parte del Comité científico para ser eliminadas y de conservación total Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y
: GD.GD.M.P-001
Página 26 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
Para la formulación de los objetivos, se tuvieron en cuenta los aspectos críticos y ejes dió incluir todos los aspectos críticos y
darle la prioridad en el tiempo ya que ellos consolidan gran parte de la situación crítica de la entidad. Pues todo obedece a que muchos de estos procesos se iniciaron pero no
do. Por tal motivo, se dejan los más críticos de
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
entar las que
ntal
Establecer medidas tecnológicas que permitan al personal de archivo desarrollar
cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales encaminados a la preservación y conservación de los documentos con valor
Tomar medidas preventivas antes de
PLAN DE COMPRAS
del
Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última
Valorar las historias clínicas seleccionadas por parte del Comité científico para ser
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias
las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y
PROGRAMA GESTIÓN
DOCUMENTAL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
4.ORGANIZAR TODO EL FONDO ACUMULADO
5.ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
6. ADECUAR EL ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
eficaz.
4.ORGANIZAR TODO EL
-Recuperar la documentación la cual es fundamental para ser consultada. -Identificar los documentos teniendo en cuenta el principio de procedencia y orden original. -Garantizar un orden y control de los documentos organizados.
TABLAS DE VALORACIÓN
-Crear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados -Valorar los documentos con valores primarios y secundarios dentro del fondo acumulado. -Aplicar la TVD al fondo acumulado para liberar espacio físico de almacenamiento.
ADECUAR EL ESPACIO
LAS HISTORIAS CLINICAS
-Optimizar la infraestructura de depósitos de archivo existentes. -Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su preservación y Conservación. -Concentrar todas las HC en un sólo depósito.-Centralizar el Archivo General del Hospital sin mezclar el archivo Administrativo con el de Historias Clínicas.
: GD.GD.M.P-001
Página 27 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
Recuperar la documentación la cual es
Identificar los documentos teniendo en el principio de procedencia y orden
Garantizar un orden y control de los
PGD
Crear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos
Valorar los documentos con valores primarios y secundarios dentro del fondo
Aplicar la TVD al fondo acumulado para
PGD
a de los
Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen
Concentrar todas las HC en un sólo depósito. Archivo General del Hospital
sin mezclar el archivo Administrativo con el
MANTENIMIENTO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
7. NORMALIZAR E IMPLEMENTAR LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN E DE ACUERDO CON LA TRD.
8. CAPACITAR EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.
9. COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.
10. PLANES ASOCIADOS A LOS OBJETIVOS
Los planes se formularon de acuerdo con las necesidades priorizadas en la matriz de aspectos críticos y ejes articulados, lo que facilita a que facilitará el desarrollo de cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
IMPLEMENTAR LISTAS DE
ACUERDO CON LA TRD.
-Elaborar un instrumento de control para los expedientes de mayor consulta y requeridos por la Contraloría y la Procuraduría. -Diseñar un instrumento que permita al funcionario hacer seguimiento a las unidades documentales que debe contener el expediente de acuerdo con lo establecido en la TRD. -Construir e implementar las herramientnecesarias que exige la gestión documentpara el control y recuperación de información.
CAPACITAR EN
ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL
Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e implementación. -Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su cargo.
COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.
-Comprar los suministros de archivo y mobiliario requerido para la organización y ubicación física de la documentación organizada en el archivo central e historias clínicas-Prever los suministros de archivo suficientes para la ejecución de procesos técnicos requeridos en cada fase del ciclo vital del documento. -Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre suministros de archivo(cajas, carpetas y ganchos y demás elementos requeridos para la ejecución de procesos técnico-operativo de la función archivística en cada fase del ciclo vital del documento.
PLANES ASOCIADOS A LOS OBJETIVOS
Los planes se formularon de acuerdo con las necesidades priorizadas en la matriz de aspectos críticos y ejes articulados, lo que facilita a la entidad una planeación ordenada que facilitará el desarrollo de cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.
: GD.GD.M.P-001
Página 28 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
para los expedientes de mayor consulta y requeridos
Diseñar un instrumento que permita al funcionario hacer seguimiento a las unidades documentales que debe contener el expediente de acuerdo con lo establecido en
tas tal
la
SIG
Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad
ario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los
PROGRAMA DE EDUCACIÓN
los suministros de archivo y mobiliario requerido para la organización y ubicación física de la documentación organizada en el archivo central e historias
Prever los suministros de archivo suficientes para la ejecución de procesos
idos en cada fase del ciclo
Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre suministros de archivo (cajas, carpetas y ganchos y demás elementos requeridos para la ejecución de
función archivística en cada fase del ciclo vital del
PLAN DE COMPRAS
Los planes se formularon de acuerdo con las necesidades priorizadas en la matriz de la entidad una planeación ordenada
que facilitará el desarrollo de cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
Nombre: 1. COMPRA DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNObjetivo: Recepcionar, estudiarcumplir los objetivos del sistema de
Alcance: Involucra la Gerencia y Subgerencia Administrativa
Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
ACTIVIDAD Responsable
DEFINIR LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS PARA LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS REQUERIDOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
RESERVA PRESUPUESTAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
COMPRA DE ESCÁNER PARA EL ARCHIVO CENTRAL CON GRAN CAPACIDAD
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
INDICADORES
INDICADOR
COMPRA ESCÁNER
INSTALACIÓNPUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LOS ESCÁNERARCHIVO CENTRAL
TIPO CARACTERISTICAS
HUMANO
TRES AUXILIARES O ASISTENTES DE ARCHIVO CON EXPERIENCIA EN EL ÁREA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS
udiar y presentar las propuestas sobre tecnología dema de Gestión Documental para su adquisición.
Alcance: Involucra la Gerencia y Subgerencia Administrativa
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
GESTIÓN DOCUMENTAL
2016 2016 FICHA TÉCNICA
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
2016 2017 CDP
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
2017 2017 ESCANER
INDICADORES
INDICE SENTIDO META INSTALACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE
ESCÁNER EN EL ARCHIVO CENTRAL
CRECIENTE
100%
RECURSOS
CARACTERISTICAS OBSERVACIONES
TRES AUXILIARES O ASISTENTES DE ARCHIVO CON EXPERIENCIA EN EL
DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES
: GD.GD.M.P-001
Página 29 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE
de cuada que permita
Entregable Observaciones
FICHA TÉCNICA
Se debe dejar presupuestado para el año 2017.
Los escáner deben ser de gran tecnología que garantice la preservación, conservación y posterior consulta clara y eficaz del documento.
DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
NOMBRE: 2. CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
Objetivo: Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta.
Alcance: 3000 historias Clínicas para la vigencia del 2017 a 2020
Responsable del Plan: HOSPITAL
ACTIVIDAD Responsable
CLASIFICAR 3000 HISTORIAS CLÍNICAS
COORDINADOR PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALCOMITÉ CIENTÍFICA
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE
750 HISTORIAS CLÍNICAS CLASIFICADAS POR AÑO 2017, 2018,2019,2020
PORCENTAJE CLASIFICADO POR AÑO
TIPO CARACTERÍSTICAS
HUMANO Y FINANCIERO
1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL ÁREA COMO COORDINADOR DE PROYECTO-TRES ASISTENTES EXPERTOS EN EL ÁREA. PRESUPUESTO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN
Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta.
3000 historias Clínicas para la vigencia del 2017 a 2020
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
COORDINADOR PROCESO DE
DOCUMENTAL CIENTÍFICA
2017 2020
-PARA EL 2017, 2018, 2019, 2020, POR CADA AÑO, SE ENTREGARÁN CLASIFICADAS 750 HISTORIAS CLÍNICAS.
INDICADORES
ÍNDICE SENTIDO META
PORCENTAJE CLASIFICADO POR CRECIENTE 100%
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL
COMO COORDINADOR DE PROYECTO
ASISTENTES EXPERTOS EN EL
PRESUPUESTO
DE ACUERDO A LAS NECESIDADES. SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA AÑO.
: GD.GD.M.P-001
Página 30 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA
Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta.
Entregable Observaci
ones
PARA EL 2017, 2018, 2019, 2020, POR CADA AÑO, SE ENTREGARÁN CLASIFICADAS 750 HISTORIAS CLÍNICAS.
SE EJECUTARÁ DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
NOMBRE: 3. DIGITALIZACIÓN DE 3000 HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN
Objetivo: Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y eficaz.
Alcance: Digitalización de 3000 historias
Responsable del Plan: HOSPITAL
ACTIVIDAD Responsable
RESERVA PRESUPUESTAL
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
CLASIFICAR ORDENAR Y DESCRIBIR
COORDINADOR PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE
3000 HISTORIAS CLÍNICAS DIGITALIZADAS
750 ANUAL HISTORIA CLÍNICAS DIGITALIZADAS
TIPO CARACTERÍSTICAS
HUMANO Y FINANCIERO
1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL COMO COORDINADOR DE PROYECTO-DOS ASISTENTES
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
DIGITALIZACIÓN DE 3000 HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA DOCUMENTACIÓN.
Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y eficaz.
Digitalización de 3000 historias clínicas.
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
SUBGERENCIA ADMINISTRATIV 2017 2020 CDP PRESUPUESTO
COORDINADOR PROCESO DE
DOCUMENTAL
2017 2020
-PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL
FONDO 0 DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO-100 METROS DE FONDO
DOCUMENTAL ACUMULADO ORGANIZADO
(CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE
RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SIGNATURA
TOPOGRÁFICA
INDICADORES
ÍNDICE SENTIDO META
ANUAL DE HISTORIA CLÍNICAS DIGITALIZADAS
CRECIENTE 100%
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES 1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL ÁREA COMO COORDINADOR DE PROYECTO DOS ASISTENTES
DE ACUERDO A LAS NECESIDADES.SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA AÑO.
: GD.GD.M.P-001
Página 31 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
DIGITALIZACIÓN DE 3000 HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA
Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar
Entregable Observaciones
CDP PRESUPUESTO
SE EJECUTARÁ DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL
0 DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO 100 METROS DE FONDO
DOCUMENTAL ACUMULADO ORGANIZADO
(CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE
RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SIGNATURA
TOPOGRÁFICA
SE EJECUTARÁ DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
NECESIDADES.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
EXPERTOS EN EL ÁREA.
NOMBRE: 4. ORGANIZACIÓN 100 METROS LINEALES DE FONDO ACUMULADO
Objetivo: Formular políticas para la organización, preservación y conservación del fondo acumulado de la entidad y determinar herramientas tecnológica para la gestión documental
Alcance: Garantizar el acceso oportuno a la información, la preservación y conservación de los documentos del fondo acumulado del hospital
Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y
ACTIVIDAD Responsable
CLASIFICAR ORDENAR Y DESCRIBIR
COORDINADOR PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INDICADORES
INDICADOR INDICÉ
20 METROS DE FONDO DOCUMENTAL ORGANIZADO POR AÑO
PORCENTAJE DE ORGANIZACIÓN ANUAL DE FONDO ACUMULADO
TIPO CARACTERÍSTICAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
EXPERTOS EN EL ÁREA.
ORGANIZACIÓN 100 METROS LINEALES DE FONDO ACUMULADO
ormular políticas para la organización, preservación y conservación del fondo acumulado de la herramientas tecnológica para la gestión documental
Garantizar el acceso oportuno a la información, la preservación y conservación de los documentos del
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
COORDINADOR PROCESO DE
DOCUMENTAL
2017 2020
-PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL FONDO DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO-40 METROS DE FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO ORGANIZADO (CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SIGNATURA TOPOGRÁFICA
INDICADORES
INDICÉ SENTIDO META PORCENTAJE DE ORGANIZACIÓN ANUAL DE FONDO ACUMULADO
CRECIENTE 100%
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
: GD.GD.M.P-001
Página 32 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
ormular políticas para la organización, preservación y conservación del fondo acumulado de la
Garantizar el acceso oportuno a la información, la preservación y conservación de los documentos del
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
Entregable Observaciones
PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL FONDO DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO 40 METROS DE FONDO
(CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y
SE EJECUTARÁ DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
HUMANO Y FINANCIERO
1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL ÁREACOORDINADOR DE PROYECTO-DOS ASISTENTES EXPERTOS EN EL ÁREA
Nombre: 5. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Objetivo: Crear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados
Alcance: ELABORAR DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA IMPLEMENTARLAS EN EL FONDO ACUMULADO
Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD
ACTIVIDAD Responsable
-RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -ELABORAR LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -APROBACIÓN DE LA TVD POR PARTE DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL HOSPITAL
-SUBGEREADMINISTRATIVA,
GESTIÓN DOCUMENTAL-COMITÉ DE ARCHIVO
INDICADORES
INDICADOR
PROYECTO DE TVD
TVD APROBADA POR EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Y ENVIADA AL CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA
ÁREA COMO COORDINADOR DE PROYECTO
ASISTENTES EXPERTOS EN EL
DE ACUERDO A LAS NECESIDADES. SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA AÑO.
ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
rear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados
ELABORAR DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA IMPLEMENTARLAS EN EL FONDO
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA,
GESTIÓN CUMENTAL COMITÉ DE ARCHIVO
ENERO 2017
MAYO 2017
PROYECTO DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBAN LAS TVD
INDICADORES
INDICÉ SENTIDO META TVD APROBADA POR EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Y ENVIADA AL CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO
CRECIENTE 100%
: GD.GD.M.P-001
Página 33 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE
rear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados
ELABORAR DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA IMPLEMENTARLAS EN EL FONDO
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD
Observaciones
VALORACIÓN
DEL CUAL SE
SU IMPLEMENTACIÓN SERÁ DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
TIPO CARACTERÍSTICAS
FINANCIEROS Y HUMANOS -1 PROFESIONAL EN EL ÁREA -PRESUPUESTO
Nombre: 6. ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS Objetivo: -Optimizar la in-Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su Conservación.
Alcance: AMPLIAR Y ADECUAR EL ESPACIO EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL PARA UBICAR EL FONDO DE LAS HISTORIAS CLINICAS CON ESPACIOS INDEPENDIENTES DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, GESTIÓN DOCUMENTAL, CALIDAD
ACTIVIDAD Responsable
-CONTRATAR EL DISEÑO Y EJECUCIÓN DE OBRA PARA LA AMPLIACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS ESPACIOS FÍSICOS EN EL ARCHIVO CENTRAL
GERENCIASUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
INDICADORES
INDICADOR
CULMINACIÓN Y ENTREGA DE LA OBRA
OBRA CON RECIBO A SATISFACCIÓN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
1 PROFESIONAL EN EL ÁREA PRESUPUESTO
COMPROMISO ADMINISTRATIVO
ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS
nfraestructura de los depósitos de archivo existeCrear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su
AMPLIAR Y ADECUAR EL ESPACIO EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL PARA UBICAR EL FONDO DE LAS HISTORIAS CLINICAS CON ESPACIOS INDEPENDIENTES DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, GESTIÓN DOCUMENTAL, CALIDAD
Responsable
Fecha de Inicio
Fecha Final
Entregable
GERENCIA SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA 2016 2016
OBRA CULMINADA DE LA APLICACIÓN Y ADECUACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL.
INDICADORES
INDICÉ SENTIDO META OBRA CON RECIBO A SATISFACCIÓN
CRECIENTE 100%
: GD.GD.M.P-001
Página 34 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS
entes. Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su preservación y
AMPLIAR Y ADECUAR EL ESPACIO EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL PARA UBICAR EL FONDO DE LAS HISTORIAS CLINICAS CON ESPACIOS INDEPENDIENTES DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, GESTIÓN DOCUMENTAL, CALIDAD
Observaciones
ADECUACIÓN DEL ARCHIVO
La ampliación debe quedar con espacios independientes uno para almacenar las historias clínicas y otro para el archivo administrativo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
TIPO
FINANCIEROS Y HUMANOS
PRESUPUESTO YHUMANO
Nombre: 7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.Objetivos: -ELABORAR UN INSTRUMENTO DE CONTROL QUE PERMITA A LOS FUNCIONARIOS ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.Alcance: Aplica para todas las dependencias de la entidad y funcionarios involucrados en los procesos administrativos y financieros
Responsable del Plan: Todos los funcionarios de HOSPITAL
ACTIVIDAD Responsable
DISEÑAR LISTAS DE CHEQUEO DE ACUERDO CON LA TRD.
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
CALIDADGESTIÓN
DOCUMENTAL
INDICADORES
INDICADOR
Se hará seguimiento mensual a la aplicación de las listas de chequeo
Listas de chequeo aplicadas
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
PRESUPUESTO Y CAPITAL HUMANO
COMPROMISO ADMINISTRATIVO
7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.
ELABORAR UN INSTRUMENTO DE CONTROL QUE PERMITA A LOS FUNCIONARIOS DEL HOSPITAL INTERVENIR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.
Aplica para todas las dependencias de la entidad y funcionarios involucrados en los procesos
Todos los funcionarios de HOSPITAL
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
CALIDAD GESTIÓN
DOCUMENTAL
2016 MAYO2017
LISTA DE CHEQUEO PARA LA SERIES: CONTRATOS
INDICADORES
INDICÉ SENTIDO META
Listas de chequeo aplicadas
CRECIENTE
100%
: GD.GD.M.P-001
Página 35 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE
DEL HOSPITAL INTERVENIR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.
Aplica para todas las dependencias de la entidad y funcionarios involucrados en los procesos
Observaciones
CHEQUEO PARA Se hará seguimiento mensual a la aplicación de las listas de chequeo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
TIPO CARACTERÍS
HUMANOS RECURSO HUMANO
Nombre: 8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL Objetivos: -Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e implementación. -Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su cargo.
Alcance: Funcionarios nuevos del hospital de planta y contratistas.
Responsable del Plan: Todos los funcionarios de HOSPITAL
ACTIVIDAD Responsable
CAPACITACIÓN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA, TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL E IMPLEMENTACIÓN -PLANTEAR INDUCCIÓN Y RE INDUCCIÓN
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DOCUMENTAL
INDICADORES
INDICADOR
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
RECURSO HUMANO COMPROMISO ADMINISTRATIVO
8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL
Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e
Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su
Funcionarios nuevos del hospital de planta y contratistas.
Todos los funcionarios de HOSPITAL
Responsable Fecha
de Inicio Fecha Final
Entregable
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DOCUMENTAL
MARZO 2017
MARZO2020
LISTA DE ASISTENCIA A LAS CAPACITACIONES
INDICADORES
INDICÉ SENTIDO MET
A
: GD.GD.M.P-001
Página 36 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
COMPROMISO ADMINISTRATIVO
8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL,
Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e
Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su
Observaciones
Sujeto al plan de capacitaciones de la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
Se hará seguimiento al cumplimiento y asistencia a la capacitación
Control lista de asistencia
TIPO
HUMANOS RECURSO HUMANO
Nombre: 9. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITALY MOBILIARIO FALTANTE EN EL ARCHIVO CENTRAL.Objetivo: COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO Y MOBILIARIO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN Y UBICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORIAS CLÍNICAS
Alcance: Aplica para el Archivo Central, Archivo Historias Clínicas.
Responsable del Plan: Subgerencia administrativa, Compras
ACTIVIDAD Responsable
-Elabora plan de Compras. -Solicitar disponibilidad presupuestal. - Realizar las compras de los suministros y mobiliario requerido.
GERENCIASUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA-GESTIÓN
DOCUMENTAL
INDICADORES
INDICADOR
-Plan de compras Seguimiento uso
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
Control lista de asistencia
CRECIENTE 100%
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
RECURSO HUMANO COMPROMISO ADMINISTRATIVO
SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITALY MOBILIARIO FALTANTE EN EL ARCHIVO CENTRAL.
COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO Y MOBILIARIO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORIAS CLÍNICAS
Aplica para el Archivo Central, Archivo Historias Clínicas.
ubgerencia administrativa, Compras
Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final
Entregable
GERENCIA SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA GESTIÓN
DOCUMENTAL
2016 2020 Entrega de suministros y mobiliario
INDICADORES
ÍNDICE SENTIDO META
Seguimiento uso CRECIENTE 80%
: GD.GD.M.P-001
Página 37 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL
COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO Y MOBILIARIO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORIAS CLÍNICAS
Observaciones
Se verificará el buen uso de los suministros y mobiliario.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
-Acta de entrega de suministros
de suministros y mobiliario
TIPO CARACTERÍSTICAS
FINANCIEROS Y HUMANOS
PRESUPUESTO Y CAPITAL HUMANO
11. Mapa de Ruta Los planes establecidos para desarrollar el PINAR
1. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS. 2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN 3. DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN
Plan o Proyecto
Tiempo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
de suministros y mobiliario
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
PRESUPUESTO Y CAPITAL HUMANO
COMPROMISO ADMINISTRATIVO
Los planes establecidos para desarrollar el PINAR
Corto plazo
(1 año)
Mediano plazo (1 a 4 años)
2016 2017 2018 2019 2020 2021DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS
EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON
2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA
DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS
CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
Tiempo
: GD.GD.M.P-001
Página 38 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
Largo plazo (4 años en adelante)
2021 2022 2023 2024 2025
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
4. ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO ACUMULADO
5.ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
6. ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS 7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON LA TRD. 8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL. 9. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.
12. Herramienta de seguimiento:
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
INDICADORES
1. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.
COMPRA DE
TRES ESCÁNER
2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE
3000 HISTORIAS CLASIFICADAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO
5.ELABORACIÓN DE TABLAS DE
ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA
LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS
7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE QUEO PARA LOS
EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON
CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD
ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO
ARCHIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO
Herramienta de seguimiento:
INDICADORES META
ANUAL
Medición anual
1
2
3 4 5
COMPRA DE ESCÁNER
2017-2018
50% 50%
100%
3000 HISTORIAS CLASIFICADAS
2017-2020
25% 25% 25% 25% 100%
: GD.GD.M.P-001
Página 39 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
OBSERVACIONES GRÁFICA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN 3. DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
3000 HISTORIAS CLÍNICAS
DIGITALIZADAS
4.ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO ACUMULADO
100 METROS DE FONDO
DOCUMENTAL ORGANIZADO
5.ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
PROYECTO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
6. ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS
RECIBO A SATISFACCIÓN DE LA OBRA DE ADECUACIÓN
7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.
LISTAS DE CHEQUEO PARA LA SERIE CONTRATOS Y LISTA DE CHEQUEO PARA HISTORIAS LABORALES
8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.
LISTA DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓN
9. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
PLAN DE COMPRAS -ACTA DE
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
3000 HISTORIAS
DIGITALIZADAS
2017-2020
25% 25% 25% 25% 100%
100 METROS DE
DOCUMENTAL ORGANIZADO
2017-2020
25% 25% 25% 25% 100%
PROYECTO DE
2017-2017
100% 100%
SATISFACCIÓN DE LA OBRA DE
2016-2016
100% 100%
CHEQUEO PARA
CONTRATOS Y
CHEQUEO PARA
2016-2017
50% 50% 100%
ASISTENCIA A CAPACITACIÓN
2017-2020
25%
25%
25%
25% 100%
2017-2020
25%
100%
: GD.GD.M.P-001
Página 40 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.
ENTREGA DE SUMINISTROS Y MOBILIARIO
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia: Editorial, ZAPATA CÁRDENAS CARLOS A. et al.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico para PGD y PINAR AGN 2014
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p. 1. Articulo 3
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. URI:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
SUMINISTROS Y
25%
25%
25%
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS-WEBGRAFÍA
GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia: Editorial, ZAPATA CÁRDENAS
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico para PGD y
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. URI: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab
: GD.GD.M.P-001
Página 41 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017
GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia: Editorial, ZAPATA CÁRDENAS
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico para PGD y
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p.
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ANEXOS
ANEXO 1 HERRAMIENTA ENCUESTA
ANEXO 2 REGISTRO FOTOGRÁFICO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CALIDAD
MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO PINAR
Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017
ANEXO 1 HERRAMIENTA ENCUESTA
NEXO 2 REGISTRO FOTOGRÁFICO
: GD.GD.M.P-001
Página 42 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017