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Jornada «Trabajo en el tercer lugar
y oficinas flexibles. Un nuevo modelo
de trabajo para las organizaciones» Terrassa, 24 de mayo de 2011
Ramon Costa-i-Pujol.
Channel Dev Manager. MICProductivity
Material disponible en el blog www.iproductividad.com
Y en los canales 2.0 del MICProductivity: www.slideshare.net/group/micproductivity
www.twitter.com/micproductivity
www.facebook.com/micproductivity
…
Seguimiento online jornada,
en twitter, con #liveMICProductivity (visible en el blog www.iproductividad.com)
MIC Productivity
¿Cómo obtener más valor de
negocio en las inversiones de TI?
Ayudamos a las organizaciones a
mejorar la productividad de sus
empleados gracias al uso eficiente de
tecnologías de la información y la
aplicación de buenas prácticas en los
procesos de negocio
• Somos un centro orientado al negocio, no a
la tecnología.
• Estamos especializados en la mejora de la
productividad de las personas.
• Es el único centro de estas características
que Microsoft tiene en Europa.
New World of the Work
Agenda
Un nuevo (?)
entorno
Una nuevas
necesidades
Unos nuevos (?)
retos
Una nuevas
competencias
Unos nuevos
espacios de trabajo
Una nuevas (?)
herramientas
Una nueva manera
de trabajar
¿por dónde empiezo?
Recomendaciones
NUEVO MUNDO DEL TRABAJO,
TRABAJO EN EL TERCER
LUGAR Y OFICINA FLEXIBLE
El nuevo mundo del trabajo,
trabajo en el tercer lugar y oficina flexible
Nuevo entorno: Sociedad del Conocimiento
“… aquella sociedad capaz de generar, apropiar y utilizar el conocimiento para
atender las necesidades de su desarrollo y construir el futuro…”
Castells, 1999
Yershova, Khokholov and Shapotchnik, 2008
Tapscott (1998, p. 60-81)
Cambios en el modelo de trabajo
“El reto para los profesionales de IT responsables de dar soporte (o incrementar el rendimiento) de los empleados de valor añadido de la compañía va a
cambiar: del paradigmas de los 80 (Automatización de la Oficina), los 90 (Groupware), y los 2000
(Empresa 2.0), hacia un nuevo mundo caracterizado por una mayor volatilidad, la híper-conectividad, el
trabajo “en enjambre” y otros.
“Watchlist: Continuing Changes in the Nature of Work: 2010- 2020” Tom Austin (Gartner) 2010
Austin, 2010
• Redes Sociales
• Virtualización del
puesto de trabajo
Cambios en el modelo de trabajo
Global
Virtual
Hiperconectado Trabajo y
espacio flexible
Información y conocimiento
Móvil Web 2.0
Trabajo en enjambre
Co-working …..
Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010
El trabajador de la información y la
comunicación y sus necesidades
Comunicación
Colaboración
Reuniones
Documentos
Conocimiento
Proyectos
Movilidad
Decisiones Búsqueda
Múltiples identidades
Muchos desplazamientos
Muchas reuniones presenciales
Trabajo en diferentes lugares y momentos
Ahogados por las comunicaciones
Trabajo en equipo y colaboración
Exceso de información
y documentación mal gestionada
El trabajador de la información y la
comunicación y sus necesidades
Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010
• El trabajo será cada vez menos individual.
• Los grupos de trabajo se crearan de forma espontánea con
personas que tendrán pocos vínculos entre ellas y con integrantes
de dentro y fuera de la organización
• A esta forma de equipo la llamaremos «trabajo en enjambre»
idónea para solventar de forma rápida problemas nuevos mediante
equipos interdisciplinares
• La agilidad en crear estos equipos y sus habilidades para colaborar
de forma efectiva serán determinantes para la competitividad de las
empresas
Nuevos equipos de trabajo
Tokuda, 2009
Oulasvirta, 2007
Haner, 2009
Matson, 2010
Espacios de
colaboración Productividad
móvil Productividad
Individual
Búsqueda
Nuevas
Interfaces
Análisis de la
Información
Gestión de
Procesos /Proyectos
Comunicaciones
eficientes
Redes
Sociales
Gestión de
Clientes
Nuevas tecnologías de trabajo
Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010
• Trabajador móvil (>8h lejos de su escritorio a
la semana)
• Traveling Worker (50%) : Se desplaza con
mucha frecuencia tanto a nivel nacional como
internacional
• Campus Worker ( 30% ) : Se desplaza entre
oficinas, fábricas, almacenes, centros
sanitarios o centros de educación
• Day extender (20% ) : Trabaja en un entorno
de oficina y dedica entre 1 y 2h a trabajar
fuera de su oficina para conseguir una mejor
productividad
• Teletrabajador
• Remote : Más de un 80% desde su casa (
o centro teletrabajo )
• Ad hoc : 2 o 3 días al mes
• Regular : 2 o 3 días a la semana
Trabajador móvil, teletrabajo y trabajo flexible
Trabajo flexible y la oficina flexible
Clake, 2005
Oulasvirta, 2007
Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010
Trabajo en el tercer lugar
Oldenburg, 1989
Austin, 2010
Matson, 2010
«… aquellas ubicaciones donde las
personas trabajamos y socializamos,
diferentes de nuestra casa (primer lugar)
y de la oficina (segunda lugar)…»
Necesidades
• ¿Cuál es el lugar más cercano para
poder trabajar con mi portátil?
• ¿Podré cargar la batería?
• ¿Sería posible encontrar un lugar
donde poder hacer una llamada
con un mínimo silencio?
• ¿Tendré conectividad wifi?
• ¿Puedo hacer una reunión de
trabajo con varias personas?
• ….
TercerLloc.cat / TercerLugar.es
www.tercerlloc.cat
www.tercerlugar.es
www.findthirdplace.com
NUEVAS HERRAMIENTAS
PARA NUEVAS NECESIDADES.
DEMOSTRACIÓN PRÁCTICA
Agenda
Un nuevo (?)
entorno
Una nuevas
necesidades
Unos nuevos (?)
retos
Una nuevas
competencias
Unos nuevos
espacios de trabajo
Una nuevas (?)
herramientas
Una nueva manera
de trabajar
¿por dónde empiezo?
Recomendaciones
Espacios de
colaboración Productividad
móvil Productividad
Individual
Búsqueda
Nuevas
Interfaces
Análisis de la
Información
Gestión de
Procesos /Proyectos
Comunicaciones
eficientes
Redes
Sociales
Gestión de
Clientes
Nuevas tecnologías de trabajo
Costa-i-Pujol i Vilalta, 2010
Siempre comunicados… Dentro y fuera de la empresa
“
¿Con quién y cómo nos comunicamos?
Herramientas de comunicación
Correo electrónico
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita ...
Trabajo en equipo
0
20
40
60
80
100%
2000 2005 2010
Difernte tiempo, diferente lugar
Mismo tiempo, diferente lugar
Mismo tiempo, mismo lugar
Tabaja solo
Estilos de trabajo
Porcentage del trabajo que depende de la colaboración con nuestro equipo
Ya no trabajamos solos
(Source: Gartner - http://www.datapro.com/teleconferences/attributes/attr_103789_115.ppt)
Herramientas colaborativas
Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Espacios colaborativos
Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...
Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Mobilidad
Dispositivos, aplicaciones e información
Acceso a correo, contactos,
calendario, tareas, documentos,
notas, aplicaciones de negocio
Multitud de dispositivos adaptados a
cada tipo de escenario/usuario
Ubicuidad de acceso a la información
Disponibilidad y localización
Trabajo en el tercer lugar
Interfaces para gestionar la información
Nuevas interfaces
Reconocimiento de escritura
Voz
Contacto
Alertas y avisos
Suscripciones
Sistemas de información geográfica
Asistentes digitales
Agenda
Un nuevo (?)
entorno
Una nuevas
necesidades
Unos nuevos (?)
retos
Una nuevas
competencias
Unos nuevos
espacios de trabajo
Una nuevas (?)
herramientas
Una nueva manera
de trabajar
¿por dónde empiezo?
Recomendaciones
LA GESTIÓN DE LOS
HORARIOS EN UN ENTORNO
FLEXIBLE
GESTIÓN DISTRIBUIDA DE
PROYECTOS
Agenda
Un nuevo (?)
entorno
Una nuevas
necesidades
Unos nuevos (?)
retos
Una nuevas
competencias
Unos nuevos
espacios de trabajo
Una nuevas (?)
herramientas
Una nueva manera
de trabajar
¿por dónde empiezo?
Recomendaciones
CÓMO MEJORAR NUESTRA
PRODUCTIVIDAD.
RECOMENDACIONES
¿Cómo aumentar nuestra productividad?
12 propuestas para empezar
1. Uso eficiente del correo
2. Calendarios compartidos
3. Una dosis de tiempo real
4. Reducir desplazamientos
5. Colaboración más efectiva
6. Automatizar procesos básicos
7. Indicadores
8. Acceso más ágil a la información
9. “Movilizados” (+cloud computing)
http://www.youtube.com/MICProductivity#p/f/5/SGan3zaMTa4
10. Aprovechar la web 2.0
11. Formación por roles/actividades
12. Gestionar el cambio
http://www.youtube.com/MICProductivity#p/f/1/yrwnjoSySpw
Agenda
Un nuevo (?)
entorno
Una nuevas
necesidades
Unos nuevos (?)
retos
Una nuevas
competencias
Unos nuevos
espacios de trabajo
Una nuevas (?)
herramientas
Una nueva manera
de trabajar
¿por dónde empiezo?
Recomendaciones
NUEVOS ESPACIOS PARA
NUEVAS NECESIDADES
Oficina flexible: un lugar corporativa
para el encuentro y la reunión
Oficina flexible: espacios abiertos,
compartidos, no asignados,…
http://www.youtube.com/MICProductivity#p/f/20/fpFn6bLJX-A
Un espacio para cada necesidad
Un espacio para cada necesidad
Un espacio para cada necesidad
Un espacio para cada necesidad
Un espacio para cada necesidad
• Tecnológicos: Poer hacer lo mismo en la oficina que dese cualquier punto
con conexión a Internet supone un reto en comuniaciones y seguriad y
requiere de tecnologías clave para la comunicación y colaboración de los
trabajadores
• Personas : Aunque la tecnologia es imprescindible no servirá de nada si no
formamos a nuestros trabajadores en las habilidades necesarias para
aprovecharlas y adaptamos la cultura de la organización
• Espacio : Las oficinas tienen que transformarse en espacios de valor
añadido
Retos de la oficina flexible
Member of:
www.eldiadelaoficinaencasa.com
www.eldiadelaoficinaencasa.com
www.eldiadelaoficinaencasa.com
www.eldiadelaoficinaencasa.com
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www.eldiadelaoficinaencasa.com: calculadora
http://www.facebook.com/diadelaoficinaencasa
#diaofiencasa #22J
http://www.twitter.com/diaofiencasa
http://www.youtube.com/user/diadelaoficinaencasa
http://events.linkedin.com/El-dia-de-la-oficina-en-casa/pub/662845
Referencias • Austin, T., “Watchlist: Continuing changes in the nature of work, 2010-2020”. Gartner. March 20,
2010
• Castells, M., “The Information Age: Economy, Society and Culture”, Wiley-Blackwell, 1999. Pag 42
• Clake, R., “Survey report February 2005. Flexible working: impact and implementation. An employer
survey”. CIPD (www.cipd.co.uk)
• Costa-i-Pujol, R., Vilalta, J., "iProductivitat. Les TIC per incrementar el rendiment de les persones”.
ACC1O (www.acc10.cat).
• Haner U., Kelter, J. Bauer, W. i Rief, S., “Increasing information worker Productivity through
information work infrastructure”. Ergonomics and Healt Aspects, HCII 2009, LNCS 5624, pp. 39-48,
2009
• Lai, E., “8 ways the American information worker remains a Luddite”. Computerworld. October 12,
2009
• Matson, E. i Prusak, L., “Booting the Productivity of knwoledge workers”. McKinsey Quarterly,
september 2010.
• Oldenburgh, R., “The Great Good Place: Cafes, Coffee Shops, Bookstores, Bars, Hair Salons, and
Other Hangouts at the Heart of a Community”. Marlowe & Company. 1989, 1997, 1999
• Oulasvirta, A. I Sumari, L., “Mobile kits and laptop trays: managing múltiple devices in mobile
information work”. CHI 2007, april 28-may3, 2007. San Jose California.
• Pelino, M., “The rise of wannable and maverick mobile workers”. Forrester.com, february 16, 2010
• Tapscott, D., “Growing Up Digital. The Rise of the Net Generation”, New York: McGraw-Hill, 1998
• Tokuda, H. et al. “Working overtime: paterns of smartphone and PC usage in the day of an
Information Worker”. Pervasive 2009, LNCS, pp. 398-405, 2009
• Yershova, T.V., Khokhlov, Yu.Ye., and Shapotchnik, S.B., “Information Society for Everybody Today
and Tomorrow: Cooperation of Stakeholders Aimed at the Implementation of the Strategy for the
Development of Information Society”, Informatsionnoye Obshtchestvo, 2008, nos. 5-6, pag 18
Referencias • Teletrabajo, movilidad, trabajo flexible: Retos y Oportunidades
http://www.slideshare.net/MICProductivity/teletrabajo-y-trabajo-flexible
• Microsoft WorkPlace Advantage
http://ifma.se/LinkClick.aspx?fileticket=QX%2BONUAEyU0%3D&tabid=287
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010
MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010
Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa
Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: [email protected]
Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity
2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity
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