ChangeManagementOn Population AdministrationRoadmap Penataan Administrasi Kependudukan

F.1

F.2

F.3F.4

F.5

INISIALISASI

MOBILISASI

KONSEPTUALISASI

KONSOLIDASI

IMPLEMENTASI

5 FASE PROSES MANAJEMEN PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Pedoman Manajemen Penataan Administrasi Kependudukan[change management]

1. Komitmen politik2. PembentukanTPK

1. Ruang lingkupPenataan

2. Perencanaan danPengorganisasian

3. Penganggaran

1. Menentukan Visidan Misi Dinas

2. Internalisasi konsepPenataan

1. ImplementasiModul-ModulPenataan

2. Implementasiprogram kerja

1. Monitoring danEvaluasi

2. Pelaporan Hasil-hasil Penataan

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Peran Penting Tim Penataan Kelembagaan [TPK]

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Bidang Kerja Tim Penataan Kelembagaan [ TPK]

SumberDaya

Manusia

DasarHukum

Kelembagaandan

Mekanisme

- Mereview dasar hukum Kelembagaan- Fasilitasi pembahasan draft penyempurnaan

dasar hukum- Melakukan sosialisasi terhadap perubahan dasar

hukum kepada masyarakat dan pihak-pihakterkait

- Menata Nomenklatur dan Struktur Organisasisesuai UU Administrasi Kependudukan

- Mendiskusikan, menyusun TUPOKSI , disesuaikandengan SOP Dinas

- Sosialisasi TUPOKSI dan SOP kepada seluruh staff Dinas

- Monitoring dan Evaluasi penerapan mekanismekerja

- Analisa kebutuhan dan kualifikasi SDM yang diperlukan Dinas

- Memberikan rekomendasi penataan SDM kepadaBupati/Walikota

Bidang Dasar Hukum

Bidang Kelembagaan dan Mekanisme Kerja

Bidang Sumber Daya Manusia

Langkah-langkah pada Fase INISIALISASI

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Membentuk

TPKInternal Dinas,

Bagian Organisasi, Bagian Hukum

MenentukanRuang

Lingkup

Penataan

Menentukan Estimasi

Biaya Total (Jangka

Panjang & Pertahun)

PersetujuanAnggaran & Komitmen

Menata Adminduk

Memastikanadanya Regulasi/

PeraturanDaerah tentang

PelaksanaanAdministrasi

Kependudukan

Fase Inisialisasi yaitu fase awal untuk mempersiapkan komponen mendasar sebagai penentu keberhasilan pelaksanaan Penataan Administrasi Kependudukan

Tugas Utama TPK:1. Membuat rencana kerja2. Menentukan prioritas ruang

lingkup Penataan3. Menentukan komponen

biaya pelaksanaan Penataan

Alat: Assessment Framework

Berdasarkan prioritas, urgensi kebutuhansetiap daerah

- StrukturKelembagaan- SK penugasan TPK- SK Pelaksanaan SOP

Langkah-langkah pada Fase KONSEPTUALISASI

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Fase Inisialisasi yaitu fase dimana TPK secara rinci menyusun konsep dan perencanaan secara komprehensif kegiatan Penataan Adminduk dengan ketentuan target waktu yang realistis.

MenentukanRencana Kerjatahunan yang

realistis pada setiapRuang Lingkup

Pembagian dandelegasi

tanggungjawab dantugas pada setiap

anggota TPK

Membuat draft Konsep Peraturan

Daerah tentangPelaksanaan

pelayanan Adminduk

- SK tentang pelayanankeliling

- SK tentang PetugasRegistrasi

- Anggota TPK tidak dipindahtugaskan- Menentukan dan menyepakati Jadwal

Progress Meeting regular- Menentukan rencana kerja individual

setiap anggota TPK

Langkah-langkah pada Fase MOBILISASI

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Fase Mobilisasi yaitu proses dimana Kepala Dinas bersama TPK melakukan Kick-off, arahan, motivasi kepada staff lain internal Dinas dalam menyepakati Visi dan Misi untuk melakukan Penataan Adminduk.

Menentukanmekanisme Kick-Off

Pengarahan dankordinasi internal Dinas

yang efektif

Memastikan seluruh staff Dinas mendapatkan

pengarahan/training yang tepat terkait tugasnya

dalam Penataan Adminduk

Mendorong kelancaranproses Penataan dan

melakukan upayaminimalisasi sejak awal

hambatan-hambatan yang mungkin terjadi

- Mengkomunikasikan danmencari solusi bersamasetiapkemajuan/hambatanyang terjadi

- Memastikan seluruh staf dilibatkandan mendapat informasi yang jelas(ownership terhadap Penataan)

- Memberikan pelatihan-pelatihan yang relevan untuk staff Dinas

- Memaparkan argumen pentingnya Penataan pada ruang lingkup penataan tertentu

- Manfaat Penataan adminduk bagistakeholder

Langkah-langkah pada Fase IMPLEMENTASI

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Fase Implementasi adalah saat dimana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mulai melakukan Penataan administrasi kependudukan sesuai rencana kerja yang telah disepakati pada fase Inisialisasi berdasarkan prioritas ruang lingkup Penataan.

PENATAAN ARSIP

DATABASE KEPENDUDUKAN

PENINGKATAN KESADARAN

MASYARAKAT

STATISTIK KEPENDUDUKAN

OUTLET PEAYANAN

NOMENKLATUR DAN STRUKTUR

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

PENINGKATAN KUALITAS

PELAYANAN

KONSEP FRONT BACK OFFICE

PELAYANAN KELILING [UP3SK]

PETUGAS REGISTRASI

PERATURANDAERAH YANG BARU

PERATURANDAERAH YANG LAMA Penataan Regulasi / Peraturan tentang Implementasi

Administrasi Kependudukan

Penataan Penyelenggaraan

Pelayanan AdministrasiKependudukan kepada

Masyarakat

Langkah-langkah pada Fase KONSOLIDASI

PENATAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Fase Konsolidasi yaitu proses dilakukannya monitoring dan evaluasi secara regular, dan menentukan upaya tindaklanjut berkesinambungan terhadap hasil hasil Penataan yang dicapai.

Monitoring danEvaluasi setiap

Kegiatan PelaksanaanPenataan Administrasi

Kependudukan

Evaluasi Hasil-HasilPenataan Adminduk

(*misalnya Prosedur PenerbitanDokumen yang baru)

MenentukanTindaklanjut / tahapan / prioritas Ruang Lingkup

Penataan berikutnya

- Menyusun laporan secara berkala mengenaikemajuan proses Penataan setiap lingkuparea Penataan.

- Identifikasi issue strategis yang sekiranyaperlu keputusan Bupati/Walikota

TERIMAKASIH

Slide Number 1Slide Number 2Slide Number 3Slide Number 4Slide Number 5Slide Number 6Slide Number 7Slide Number 8Slide Number 9