C H A P T E R

1排版達人Word 2010

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排版達人W

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1.1 認識Word 2010工作環境

1.1.1 啟動Word 2010

這本書撰寫時的工作環境是在Windows 7旗艦版之下，所以，您的Word 2010啟動畫面，如果跟此書介紹的畫面略有不同，都屬正常情況。

1 點按螢幕左下方的開始按鈕，滑鼠指標指向所有程式。

2 在彈出的程式選單中，點按 Microsoft Word 2010。

如果覺得每次都得這樣啟動Word 2010實在有點麻煩，您可以將程式選單中的Microsoft Word 2010選項化身成為一個圖示，放在工作列上，以後只有點按這個圖示，就可以啟動Word 2010了。做法是這樣的：

Tip

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工作環境

1.1

1.1.2 Word 2010操作介面

Word 2010的操作介面和Word 2007比較起來，第一個最明顯的差別，就是Word 2007最左上方的 Office按鈕不見了，取而代之的是檔案索引標籤。難道又回到Word 2003時代的檔案功能表了嗎？沒錯，Microsoft一向從善如流，所以又改回到大家熟悉的檔案索引標籤啦！但是，裡面的內涵可是大不相同的，

例如，Word 2010工作環境的右上方，多了一個最小化功能區的按鈕，讓您隨時可以關閉或開啟功能區。

在彈出的程式選單中的 Microsoft Word 2010選項上，點按滑鼠右鍵，點選快顯功能表中的釘選到工作列。

在Windows的工作列上，出現了Word程式的圖示。

Tip

展開功能區最小化功能區

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1.1.3 自訂索引標籤

早期的Word 2007並沒有提供自訂索引標籤的功能。所以，除了快速存取工具列之外，您無法將常用的工具按鈕，置於同一個索引標籤或群組之下。

Word 2010可以讓您自行設定索引標籤和群組，將一些常用的指令，置於同一個索引標籤之下的不同群組之中。

█ 自訂索引標籤

例如，我們要新增加一個名叫「排版專用」的索引標籤；在此索引標籤之下，

包含兩個群組，分別叫作「排版基本工具」與「常用段落樣式」，而且各放 3個指令按鈕到這兩個群組當中。

設定步驟如下：

►► Step►1

進入Word之後，點按檔案索引標籤 /選項。

快速存取工具列 索引標籤 標題列及檔案名稱 最大化 /最小化 /關閉鈕

縮放滑桿錄製巨集狀態列 檢視模式切換鈕

功能區

尺規開關鈕

垂直捲軸

選取瀏覽物件鈕

最小化功能區及說明鈕

群組名稱

垂直尺規

指令按鈕 水平尺規

對話方塊啟動器

文件邊界

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工作環境

1.1

►► Step►2

在Word選項對話方塊中，點選自訂功能區。

►► Step►3

點按Word選項對話方塊中的新增索引標籤鈕。

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►► Step►4

在自訂功能區清單中，多出了新增索引標籤（自訂）和其下的新增群組（自

訂）兩個項目；點按重新命名鈕，在重新命名對話方塊中輸入「排版專用」

四個字，再點按確定。

►► Step►5

在自訂功能區清單中，點選新增群組（自訂）；點按重新命名鈕，在重新命

名對話方塊中輸入「排版基本工具」，再點按確定。

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工作環境

1.1►► Step►6

點按新增群組，接著點按重新命名；在重新命名對話方塊中輸入「常用段落

樣式」，再點按確定。

►► Step►7

新的索引標籤和群組設定完畢之後的結果，如下圖所示。

►► Step►8

點選排版基本工具群組名稱，選取常用命令清單中的字型指令，點擊新增來

將字型指令加入到排版基本工具群組之中。

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►► Step►9

在排版基本工具群組名稱之下，看到了字型指令。

►► Step►10

使用前述相同的方法，依序將字型大小和字型色彩兩個指令，也加入到

排版基本工具群組名稱之下。接著，點選常用段落樣式（自訂）群組名

稱，點選左邊窗格常用命令清單中的快速樣式，再點按新增。

►► Step►11

使用前述相同的方法，依序將行距與段落間距和複製格式兩個指令，也加入

到排版基本工具群組名稱之下。

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工作環境

1.1

►► Step►12

新的排版專用索引標籤；其下的兩個群組「排版基本工具」、「常用段落樣

式」以及其中的指令按鈕，完整的呈現在功能區之中。

█ 隱藏或刪移除索引標籤

要將自訂的索引標籤暫時隱藏起來，不讓其顯示在功能區中；或者徹底的將

自訂的索引標籤刪除掉，請依下列步驟處理：

►► Step►1

在排版專用索引標籤上，按一下滑鼠右鍵，點選自訂功能區。

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►► Step►2

若只是暫時性的隱藏索引標籤，只要取消被勾選的排版專用索引標籤即可；

如果要刪除此一索引標籤，在點選標籤名稱之後，點按移除鈕，再點按確定

即可。

1.2 Word 2010新功能簡介

1.2.1 加強的文字效果

Word 2010可以直接套用特殊效果在文字上，更可以加上陰影、反射、光暈等文字效果。

1.2.2 OneType印刷樣式

Word 2010提供的 OpenType印刷樣式字型，可讓您輕鬆的為文字增添新的風貌，使其看起來更專業而精緻。這些特色包括了：連接字、樣式集，以及交替

數字格式及數字間距（Alternate Number Forms and Number Spacing）。

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1.2有關 OpenType印刷樣式的設定，您可以在常用索引標籤 /字型群組中，點按對話方塊啟動器，並在字型對話方塊的進階標籤之下，設定 OpenType功能中的項目即可。

1.2.3 加強的 SmartArt圖形

Word 2010提供了更多元化的 SmartArt圖形，共分為九大類 185種圖形，各種專業精美的圖形，垂手可得。

點按插入索引標籤 /圖例群組 /插入 SmartArt圖形，即可取得需要的圖形。

對話方塊啟動器

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1.2.4 強化通訊效率、立即共用文件

當您與他人協同合作共同編輯文件時，您可以使用「智慧標籤」來檢視其他人

目前的狀態。同時可在不需切換應用程式的情況之下，開啟一個交談。

但是，您必須將文件存到 SharePoint Server 2010網站，或是Windows Live，然後邀請其他人開啟這份文件，進行共同編輯的動作。

要注意的是，此項功能還必須搭配 Office Communicator 2007 R2以及 Office Communications Server 2007 R2才能運作。

如果您使用 Hotmail、Messenger 或 Xbox Live，則您已經有 Windows Live ID，否則您要先去申請一個 ID，才能進行文件的上傳與共用；上傳的位置將會是Windows Live 的 SkyDrive共用資料夾。

1.2.5 更專業的圖片編輯

現在您可以在Word 2010中直接編輯圖片，並做出圖片的各種特效，而不再需要使用到其他的圖片編輯軟體。超酷的圖片移除背景的功能，以及新的圖片版

面配置，能讓您做出更好的圖文整合效果。

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1.21.2.6 螢幕擷取畫面

這是一個非常棒的抓圖工具，可讓您在不離開Word的狀態之下，隨時擷取螢幕上的畫面成為圖片，並自動貼到目前編輯的文件中，從此再也不需要借助其

他的抓圖程式來擷取畫面了。

點按插入索引標籤 /圖例群組 /螢幕擷取畫面，即可啟動此項工具。

█ 如果要擷取並貼上已開啟軟體的整個視窗畫面，請點選可用視窗中的軟體縮

圖，這樣的做法是不能自行選擇某一範圍。

█ 點選畫面剪輯，就只能擷取並貼上目前正在編輯的 Word文件畫面，但是，這樣的做法是可以自行選擇某一範圍的。

1.2.7 後台檢視

每一個 Office 2010應用程式，都有後台檢視（Back Stage）的功能，後台檢視除了提供了極詳盡的文件摘要資訊之外，Word 2010所有主要的功能和工作環境的設定，也都是在從後台檢視的環境之下執行。點按檔案索引標籤，即可

進入後台檢視的畫面。

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1.2.8 導覽窗格

在Word早期的版本，您可以透過文件導引模式的檢視方式，將文章中的章、節標題或重點段落摘錄出來，置於文件引導模式窗格之中，以方便您快速的移

到標題或段落的位置。

在Word 2010中，則將文件引導模式窗格稱之為導覽窗格，除了能以乾淨俐落的方式來呈現章、節標題之外，還能夠讓您直接在功能窗格中移動整個章、節

的位置或者進行段落昇階、降階的操作。

在導覽窗格中，除了依然保有瀏覽文件大網或文件縮圖的功能之外，更新增了

搜尋文件的功能。Word 2010在強大的全文檢索能力之下，還可以讓我們搜尋圖片和表格，使得我們瀏覽文件內容變得更加方便。

勾選檢視索引標籤 /顯示群組中的功能窗格，即可透過導覽窗格，輕鬆地瀏覽文件內容。

1.2.9 資料搜尋經驗

在導覽窗格中，輸入要搜尋的關鍵字「Word 2010」，Word便會將文件中所有找到的關鍵字「Word 2010」，以黃色的醒目提示標示出來，同時也將功能窗格中的章節摘要加上淡黃的底色，表示在這些段落中也都含有相同的關鍵字。您

可以按下搜尋文字方塊下方的下拉式箭頭，繼續往下找尋。

如要找尋圖形或表格，請按下搜尋文字方塊右邊的下拉式箭頭，即可選擇要找

尋的目標。

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新功能

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1.2.10 關連式拼字檢查

當一個單字拼字正確，但是在一個句子中的用法錯誤時，能辨識內文的拼字檢

查（context-sensitive spellig），以及「文法螢幕閱讀工具」（grammar screen reader）已經可以修正更多這方面的拼字錯誤。

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1.2.11 貼上預覽

Word 2010的即時預覽（Live Preview），提供了三種不同的「貼上選項」，可讓我們在不同的應用程式之間貼上相同的內容。

在常用索引標籤 /剪貼簿群組中，按下位於貼上鈕下方的箭頭，便可看到貼上選項之下的三種選擇：「保持來源格式設定」、「合併格式設定」以及「只保留

文字」。

當您選用其中一種方式貼上文字之後，如果不滿意，還可以打開貼上文字右下

方的智慧標籤，切換到另一種的貼上方式。

如果您想預先設定好貼上的方式，請點按前圖下方的設定預設貼上，就可以在

檔案索引標籤 /選項 /進階之下進行設定。

1.2.12 語言工具

Word 2010使用獨立的「工具提示」、「說明」，以及「顯示語言設定」，同時可以自訂您的多國語言使用經驗。

只要在Word 2010中修正語言設定，其他的 Office 2010應用程式，也會跟著一併修正其語言設定。

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1.2點按檔案索引標籤 /選項 /語言，即可在下圖中選擇編輯文件的語言。

1.2.13 加強的翻譯工具

使Word 2010的翻譯工具，包括了三種功能：

█ 在瀏覽器中執行機器翻譯。

█ 在參考資料工作窗格中執行本機與線上翻譯。

█ 透過迷你翻譯工具作文字或段落的隨選翻譯。

Word 2010還提供了「英語協助」以及Windows英文「文字讀稿」功能。

點按校閱標籤 /語言群組 /翻譯 /迷你翻譯工具，移動滑鼠指標到字串上，即可隱約看到迷你翻譯工具的對話方塊和翻譯的內容。

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當您指向迷你翻譯工具對話方塊中的任何位置，即可清楚地看到翻譯的內容。

您可以選取整個句子或整段文字，再透過迷你翻譯工具來翻譯。

1.2.14 Word Web App

Office Web Apps 提供您熟悉的 Microsoft Office 操作介面，讓您隨時隨地都能透過Web完成工作。只要網際網路連線成功，就能輕鬆存取、共用文件，並且能使用您的 Windows Live ID，將文件儲存到 Windows Live 上，隨時透過電腦或手機存取。企業應用和個人應用的方式是不同的：

█ 企業應用─Word Web應用程式必須在Microsoft SharePoint 2010上執行。

█ 個人應用─Word Web應用程式可以搭配Windows Live services來使用。

1.3 大幅提昇輸入的效率

1.3.1 快速輸入資料的技巧

文件的建置，第一關要過的就是「輸入文字」，企業中打字快的員工只是少數，

如何將一份緊急的文件快速打完，是大部份員工頭痛的問題。文字部份不先搞

定，如何能進行後續的編排工作？

Word 2010提供了自動校正以及建置組塊的功能來協助我們解決此一問題。自動校正和建置組塊能讓我們將常用的專有名詞、Logo、法令規章、各式表單、圖片甚至整本規範存到Word系統之中，爾後在編輯文件時，就可以直接使用這些存在Word系統中的自動校正項目，不必再重新輸入，或者花時間到處去找舊檔案中的圖片和表格，導至浪費人力和工時成本。由於在先前的Word版本中，就提供了此項功能，因此，不再贅述。

以下圖中的文件為例，我們來看看，如何將其中的文字、圖片或表格，設定成

建置組塊的內容，以及如何管理這些物件。

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大幅提昇輸入的效率

1.3

犀利的建置組塊

相較於自動校正，建置組塊的彈性就更大了。它可以將您選定的文字、圖片、

表格、文件封面、浮水印以及頁首頁尾等內容，儲存在「快速組件庫」、「文

字方塊庫」、「表格庫」、「頁首庫」、「頁尾庫」、「頁碼庫」、「封面頁庫」、「浮 水印庫」或「自動圖文集庫」之中，讓我們得以更有系統地將常用的資料存放

在特定的位置，以便將來可以快速的找到並插入這些資料。

建置組塊的優點在於：不必像自動校正一樣，必需要取一個代碼，建置組塊完

全是以所見即所得的方式，讓我們直接選用。

█ 設定「文字」建置組塊

文字性質的建置組塊，其內容可以是專有名詞、提醒事項、一個句子、一段

文字或整份文件。設定文字建置組塊的操作步驟如下：

►► Step►1

開啟光碟「Word」資料夾中的範例檔案「1-1 建立建置組塊 1.docx」。

►► Step►2

選取標題之下的第一段文字，點擊插入索引標籤 /文字群組 /快速組件 /儲存選取項目至快速組件庫。

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►► Step►3

在建立新建置組塊對話方塊中，在描述文字方塊中輸入「數位簽章的用途說

明」，其他設定全部採用預設值，設定完畢之後，點擊確定。

以下是針對建立新建置組塊對話方塊中，各項設定的說明：

● 名稱：是指建置組塊的名稱，針對文字性質的建置組塊，Word會自動擷取選取範圍的最前面 10個字，來當作預設的名稱；您也可以自行輸入其他的名稱。如果選取的文字最前面 10個字，中間含有標點符號，那麼Word只會擷取標點符號之前的字串，當作名稱的內容，而不會擷取到 10個字的長度。例如，上圖中的名稱「值得信賴的簽章」只有 7個字長度，就是這個原因（第 8個字剛好是標點符號）。

● 圖庫：是指建置組塊存放的位置，此處採用預設值「快速組件」。

● 類別：「一般」是預設選項，您也可以自訂類別，做法如下：

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