00. 00. 2015.

Ciljevi kontrolinga u HŽ Putničkom prijevozu

Siniša Balent, član UpraveZagreb, 24. svibnja 2016.

HŽ Putnički prijevoz d.o.o.

HŽPP osnivač i jedini član: Republika Hrvatska

Skupština: ministar nadležan za promet

djelatnost: prijevoz putnika u unutarnjem i međunarodnom prometu

jedini željeznički prijevoznik u Republici Hrvatskoj

O nama

716 vlakova dnevno• 657 u domaćem prometu• 59 u međunarodnom prometu

Prihodi od prijevoza 276 mil. kuna

PSO448 mil. kuna

Broj zaposlenih1929

Putnički kilometri 870 mil.

Vlak kilometri15 mil.

Vozni red 2015/16

Vozni park

40 električnih lokomotiva

20 dizel lokomotiva

10 manevarskih lokomotiva

235 vagona

70 DMV

42 EMV

Regionalne jedinice

Organigram

Služba za infrastrukturne servise i podršku Logistici i 

izvršenju prijevoza

UPRAVA

Ured Uprave Tajništvo Uprave Informatika Kontroling Sigurnost i zaštita Ured za internu reviziju

Služba za informacijsku sigurnost i podršku prodaji

Služba za tiskarsku djelatnost

Centar za osposobljavanje 

strojovođa

Korporativni poslovi

PJ ProdajaSlužba za 

tehnologijuSlužba za financije Služba nabave Služba za ljudske 

potencijale

Prodaja i marketing Logistika i izvršenje prijevozaFinancije i 

računovodstvoPoslovi nabave i 

skladišnog poslovanjaLjudski potencijali i 

pravi poslovi

Regionalne jedinice: Jadran, Varaždin, Vinkovci, Zagreb

Služba za računovodstvoSlužba za skladišno 

materijalno poslovanjePravna služba

PJ MarketingSlužba za 

željeznička vozila Služba kontrole prihoda

Kontroling – zatečeno stanje 2013.

pasivan u davanju pravodobnih i transparentnih informacija

nedovoljna i nepravodobna komunikacija s ostalim organizacijskim jedinicama

proces planiranja nedovoljno promišljen i opterećen nasljeđem

Kontroling – zatečeno stanje 2013.

zatrpan operativno-tehničkim zahtjevima

fokus na izradi izvješća o prošlim događajima

velik broj segmentiranih izvještaja bez jasne sinteze važnih informacija

nedostatan softver za kvalitetno menadžersko izvještavanje

Kontroling – plan razvoja

1. redefiniranje postojećih procesa i izvješća u cilju poboljšanja učinkovitosti i

postavljanja Kontrolinga ključnim izvorom informacija u poduzeću

2. analiza postojeće te izrada/unaprjeđenje nove arhitekture Kontrolinga –

uspostava troškovnih i profitnih centara te kontinuirano praćenje uspješnosti

poslovanja na razini nositelja poslovnih aktivnosti

3. investicije u razvoj alata (DWH i BI softver) za daljnje unaprjeđenje

menadžerskog izvještavanja

Kontroling – prva faza

izrada aktivnosti za svakog zaposlenika Kontrolinga s definiranim zadacima i rokovima

podjela odgovornosti za komunikaciju s određenim organizacijskim i regionalnim jedinicama (naglasak na kontroli troškova i razumijevanju poslovnih procesa)

sve organizacijske jedinice mjesečno šalju informacije o svojim poslovnim aktivnostima

izrada novoga mjesečnog menadžerskog izvještaja koji obuhvaća sve relevantne informacije

Kontroling – prva faza

poboljšanje procesa planiranja – svi nositelji troškovnih centara nakon dostave

inputa moraju obaviti razgovor s Upravom i Kontrolingom

uvedena mjesečna dinamika plana radi kvalitetnije usporedbe s ostvarenjem tekuće

i prošle godine na mjesečnoj razini

uvedeni interni procesi prognoze RDG-a na kvartalnoj razini s mjesečnom

dinamikom (KPD 1, KPD 2 i KPD 3)

sveobuhvatnije rezervacije troškova na mjesečnoj razini pri zatvaranju mjeseca

prve investicije u softver (e-računi, Zebra BI, modul za planiranje u SAP-u)

Kontroling – druga faza projekt: Učinkovitost sustava izvještavanja

izvoditelj: Outcome Management Consulting

ugovor sklopljen 17. ožujka 2016.

ciljevi projekta:

1. omogućiti praćenje uspjeha poslovanja na razini definirane osnovne jedinice praćenja uspjeha – VLAK

2. uskladiti arhitekturu Kontrolinga s jasnim top-down ciljevima i zahtjevima svih organizacijskih razina

3. izraditi mjere poboljšanja sustava menadžerskog izvještavanja

Kontroling – druga faza

definirati PROFITNE i TROŠKOVNE centre

analiza strukture troškova i prihoda s aspekta alokacije na PROFITNE

CENTRE - utvrđivanje i definicija ključeva za alokaciju troškova i prihoda

definirati ciljana izvješća po razinama upravljačkih odgovornosti

izrada akcijskog plana za uspostavu sustava menadžerskog izvještavanja

Kontroling – druga faza

Metodika provedbe:

analiza podataka

intervjui

radionice u sklopu jedne organizacijske jedinice

interdisciplinarne i interorganizacijske radionice u cilju što veće uključenosti

stručnjaka i upravljačkog kadra u provedbu projekta (najmanje 2 radionice

koje uključuju sve razine upravljačkog kadra)

Kontroling – druga fazaDo sada napravljeno:

analiza svih prihoda i rashoda po svim elementima knjiženja VLAK je osnovna jedinica praćenja uspjeha poslovanja

Kontroling – druga fazaDo sada napravljeno:

definiran jasan matematički model za alokaciju troškova na razinu profitnog ili troškovnog centra

Kontroling – druga faza

Kontroling – druga fazaDo sada napravljeno:

izrada upitnika o ciljevima na razini profitnih centara i troškovnih centara (KPI) u smislu optimizacije sadržaja menadžerskih izvještaja

Kontroling – druga fazaU tijeku:

„čišćenje“ i definiranje logike baze matičnih podataka glavne knjige HŽPP-a

promjena modela i izvještaja troškovne kalkulacije Kontrolinga i kreiranje

nove troškovne kalkulacije kompatibilne s novim načinom internog

izvještavanja

usuglašavanje funkcionalnosti novog sustava za planiranje s logikom

projekta novog sustava za izvještavanje Kontrolinga

izrada dizajna izvještaja za interno izvještavanje

Kontroling – druga fazaSlijede ostale aktivnosti:

radionice u nazočnosti direktora i šefova vezane uz optimizaciju sadržaja i

razvoj strukturirane izvještajne piramide

kreiranje i strukturiranje modela baze podataka potrebne za izradu novih

izvještaja u cilju harmonizacije podataka iz različitih izvora te automatizacija i

optimizacija prezentacije izvještaja

Kontroling – druga faza

Kontroling – treća faza

po završetku druge faze i definiranja svih procesa pristupit će se nabavi DWH i

BI softvera

sredstva za nabavu tih alata osigurana su zajmom Svjetske banke koji je

potpisan 2015. u iznosu od 325 milijuna kuna

za IT projekte predviđen je maksimalni iznos od 50 milijuna kuna

Zaključak

kvalitetno praćenje uspjeha poslovanja na razini osnovne jedinice VLAK

harmonizacija svih baza podataka za pružanje relevantnih podataka za

donošenje poslovnih odluka

uspostavljanje indikatora uspješnosti za svaku razinu upravljanja, kao i

odgovornosti koja mora biti integrirana u sustav kontrole

proaktivno djelovanje Kontrolinga na donošenje budućih poslovnih odluka na

svim razinama upravljanja

HVALA NA POZORNOSTI!