Clios eller Mnemosynes tjänare? De västerländska arkivens

uppfattning om sin uppgift och roll under olika tider

} U HAN I 5 AARENHEIMO

I det finländska arkivverkets nya organisationsschema innehåller den översta lådan en förteckning över arkivverkets kundgrupper. Dessa är den offentliga förvaltningen, medborgarna och forskarna, som lyfts fram som en särskild grupp bland alla medborgare. Schemat ger dagens svar på frågan vilka grupper arkivet vill betjäna. Frågan har under olika tider besvarats på mycket olika sätt och svaren har ofta snarare tagit sig uttryck i attityder och verksamhetsmodeller än i grundligt uttänkta teorier.

Människan började i tiden göra anteckningar och förvara nedtecknad information för att ge informationen vidare dimensioner i tid och rum. Arkivens sätt att fungera har i sista hand dikterats av frågan om vem som använt denna information. Samhället har förändrats och därmed också de grupper som behöver och nyttjar information. Arkivarien måste uppfatta de förändringar som sker och anpassa sig till dem, vilket ofta harvarit en svår och utdragen process. Samhällets styrelseskick har dock alltid definierat ramarna för arkivverksamheten. Den offentliga förvaltningen har utgjort grunden för arkivens verksamhet, även om arkivarien inte alltid obetingat velat medge detta.

De västerländska arkivinstitutionernas uppkomst, den första arkivrevo­lutionen, kan dateras till övergången från medeltiden till nya tiden; vid denna tid började akterna tränga undan de medeltida urkunderna. Den vardande absolutistiska och centraliserade staten behövde ett alltmer diver­sifierat förvaltningsmaskineri, som i sin tur behövde ett dokument av ny typ, akten, som arbetsredskap. Medan urkunden ofta förmedlade ett beslut som var resultatet av en lång funktionell process, och samtidigt utgjorde det enda beviset över att denna process ägt rum, började de nya förvaltnings­organen förvara handlingar som tillkommit under olika skeden av ärende­hanteringen. På detta sätt uppstod serier av akter och parallellt med dem olika diarier och register. I de tyska furstendömena uppstod i början av nya

57

58

tiden registraturer, som skulle ta hand om den ökande mängden handlingar i kanslierna.

TyskenJakob von Rammingen kan betraktas som den första arkivteore­tikern. I verket Vtm de Registratur und j ren Gebäuwen und Regimen ten ... som utkom 1571 angav von Rammingen arkivets uppgifter. Han ansåg att "registraturen var furstens och hans undersåtars, de fattigas och alla grannars hjärta, tröst och skatt".' von Rammingens uppfattning bottnade i den protestantiska synen på förhållandet mellan fursten och hans under­såtar. Fursten skulle också slå vakt om sina undersåtars rättigheter.

Det latinska ordet a r c h i v u m inlemmades i de modernare europeiska språken i början av nya tiden. Med ett arkiv avsågs till en början särskilt utvalda handlingar som förvarades på annan plats än i registraturen och kansliet, och samtidigt också deras förvaringsplats . Avsikten med detta urval var att samla de viktigaste politiska och administrativa handlingarna på ett ställe där de var lättillgängliga. I Tyskland, Österrike, Italien, Spanien och många andra europeiska länder blev dessa separata samlingar med tiden centralarkiv för de regerande furstehusen. Under denna process blev arkivariearbetet ett erkänt yrke som krävde specialinsikter och -färdigheter. I Frankrike förvarade varje förvaltningsmyndighet själv sina handlingar genom århundraden; under l' ancien regime uppstod inget centralarkiv för hela riket. Tresor des Chartes, det arkiv som i slutet av noo-talet grundades för konungarikets urkunder, blev aldrig ett sådant.

Dessa nya centralarkiv betjänade inte historieforskningen, utan enbart förvaltningen. Dokumenten var inte avsedda för forskarna eller folket, vilket von Rammingen tänkt sig, utan som härskarnas juridiska vapen i kampen för tillvaron. De sköttes av jurist-tjänstemän, i Italien och Spanien ofta även av kyrkans män, vars plikt det var att vara lojala mot sin furste och endast tjäna hans intressen. Tysken Johann Stephan Putter publicerade i mitten av 1700-talet en lärobok i praktisk juridik, där han även räknade upp arkivariens uppgifter. Denne borde lära sig ordningen i arkivet, se till att handlingarna blir förvarade, ordna de handlingar som överförts till arkivet, komplettera dokumentförteckningarna, besvara förfrågningar och "noga bevaka sin herres rättigheter". Handlingarna kunde ställas till förfogande på regentens befallning eller med dennes tillstånd, men fick inte i övrigt visas för privata ändamål.' Även om arkivarien förutsattes ha insikter i historia och diplomatik släpptes historikerna inte in i arkiven. Då den store kurfursten av Brandenburg anställde Samuel von Pufendorf som historio-

AdolfBrenneke- Wolfgang Leesch, Archivkunde, Leipzig 1953. ' Gerhard Pfeiffer, Das Berufsbild des wissenschaftlichen Archivars. Dec Arehivar 1967, 37·

graf och öppnade sitt arkiv för honom blev det brandenburgska furstehuset hårt klandrat av de andra hoven för att ha avslöjat sina hemligheter, "vilket kan leda till så mycket ont" . l

Franska revolutionen och de nya andliga strömningarna ledde till följande arkivrevolution. Den franska nationalförsamlingen grundade 1789 ett arkiv för sina egna handlingar som år 1790 blev Frankrikes Nationalarkiv. Genom en lag av år 1794 förklarades den föregående och den dåvarande regeringens handlingar för offentlig egendom; samtidigt stadfästes Natio­nalarkivets ställning som rikets centralarkiv. Den radikalaste förändringen var att samma lag även gav alla medborgare rätt att nyttja arkiven. Vid samma tid förstördes dock mängder av handlingar för att utplåna minnena av slaveriet (kungamakten) och fanatismen (kyrkan). 4 Föregående tidsålder gick i graven och glada folkmassor samlades kring de brinnande dokument­bålen.

Revolutions- och Napoleonkrigen ändrade Europas politiska karta. Flera små furstendömen upphörde att existera, kyrkliga inrättningar sekularisera­des och deras dokument var inre längre nödvändiga för förvaltningen. De hävdvunna privilegierna förlorade i allmänhet sin betydelse och de gamla urkunderna hade huvudsakligen endast historiskt värde. Romantiska ström­ningar som kraftigt betonade det förflutnas och traditionens betydelse spred sig över hela Europa under r8oo-talets första decennier. Romantikens histo­rieskrivning utvecklade en ftlologisk-kritisk metod för granskning av källor­na. Tiden var mogen för en omvärdering av arkivens uppgifter.

I Preussen deltog kansler Hardenberg under r820-talet aktivt i organiser­ingen av landets arkivväsen. Han ansåg att arkiven borde vara allmännyttiga institutioner i den mån som det var förenligt med statens intressen. Hardenberg menade inre att arkiven uteslutande borde betjäna förvaltning­en, utan tycks också ha tänkt på "mänskliga arkivrättigheter" i vidare mening. 5 De av Hardenberg eftersträvade reformerna förverkligades endast delvis och i r8oo-talets arkiv fanns det synnerligen litet utrymme för den medborgerliga allmännyttan. Så var också fallet i Frankrike. Arkiven var nästan enbart förbehållna historieforskningen. Även denna utveckling tog flera decennier i anspråk. I Preussen leddes arkivväsendet ända till r85o-talet av tjänstemän som var jurister. Även efter denna tidpunkt underlättades i synnerhet nyttjandet av Sekreta statsarkivet endast långsamt, stegvis. I Danmark skedde motsvarande förändring för det sekreta arkivets del kring

Franz v. Löher, Archivlehre. Paderborn 1890, 167-. 4 Michael Duchein, The History of European Archives and the Development of the Archival

Profession in Europe. American Archivist 1992, 17-. Brenneke-Lesch ibid., 370.

59

60

år 1850 och i Sverige något tidigare. I flera tyska småstater fick forskarna dock rätt fritt använda arkiven redan under 18oo-talets första decennier.6

Romantikens historieskrivning var särskilt intresserad av medeltiden och fick genom öppnandet av arkiven i Väst- och Mellaneuropa tillgång till ett rikligt källmaterial. På 16oo-talet hade maurinerna lagt grunden för diplomatiken genom att utveckla källkritiska metoder för urkunder, men det var först nu som handlingarna fick en central roll som källmaterial för historieforskningen.

Eftersom intresset i första hand inriktade sig på de medeltida handling­arna måste arkivtjänstemannen vara insatt i paleografi och behärska diplo­matikens arbetsmetoder. Eftersom arkivtjänstemannen nästan alltid själv var historiker motsvarade detta hans egna preferenser. Under senare hälften av det nittonde århundradet hade 18oo-talets arkivman, som Dahm kallar a r k i v a r i e n- p a l e o g r a f e n 7, erövrat s.g.s. alla de stora arkiven i Europa. I Frankrike grundade man år 1821 Ecole des Chartes, en läroanstalt som motsvarade ett universitet. Den var avsedd för utbildning av arkiv- och bibliotekstjänstemän, vilka efter avlagd examen erhöll graden arkivarie­paleograf Inom undervisningen lades tyngdpunkten på medeltida historia, diplomatik och paleografi. Anatole France har i romanen Sylvestre Bon­nards brott förevigat en elev från denna skola, en person som ägnat sig åt lärda studier kring merovingertiden. Han tvingas konstatera att han kan läsa gamla texter, men inte livets bok.

Ännu under 18oo-talets första hälft var man på många håll osäker om arkiven, utöver urkunder, över huvud taget borde bevara akter vars värde ifrågasattes. Dylika åsikter var kanske extrema och mot slutet av 18oo-talet insåg man allmänt att akterna utgjorde ett centralt källmaterial för historie­forskningen kring den nya tiden. 8 Paleografattityden levde dock länge kvar. Då Dahm skildrar den tyske arkivtjänstemannens identitetsutveckling målar han ett ironiskt porträtt av grundtypen för 18oo-talets arkivman, en aristokrat bland historigrafer, som varken kände till eller brydde sig om hur arkivmaterialet skulle mottas, upp bevaras, restaureras, ordnas och förteck­nas och som själv var intresserad nästan enbart av att utge medeltida urkunder och annaler.9

Paul Kehr, Ein Jahrhundert preussischer Archivverwaltung. Archivalische Zeitschriftr925, 9-r8. Helmur Dahm, Die archivische Revolution unserer Zeit. Der Arehivar r8y6, 8-. Wilhelm Rohr, Zur problematik des modeenen Archivwesens. Archivalische Zeitschrift 54 (1958), 74· Dahm, ibid. 9· (I Finland tog statsarkivarie Reinhold Hausen redan under r8oo-talets sista årtionden aktivt ställning till bl. a. gallring av handlingar, arkivbyggandet och de papperskva­liteter som skulle användas i dokumenten.)

Detta intresse för ett avlägset förflutet ledde till att arkiven fjärmades från myndigheterna i vars skugga de så länge levat. Arkivarien-paleografen vände ryggen åt förvaltningen och höll sig till sin egen trygga och slutna värld. Han blev visserligen tvungen att ta emot myndigheternas handlingar, men kände sällan något verkligt intresse för överföringarna. Denna passi­vitet ledde både i Frankrike och Tyskland till att arkivleveranserna upphör­de. Handlingarna började torna sig i ämbetsverken i väntan på det ögonblick då det uppdämda behovet av överföringar inte längre gick att förbise. I Frankrike utfärdades år 1848 en förordning om regelbundna leveranser till Nationalarkivet, utan någon som helst effekt. Ämbetsverken behöll t.o.m. handlingar från tiden före revolutionen, och även efter att Nationalarkivet erhållit vidsträckta fullmakter genom arkivlagen år 1936 visade det sig nästan omöjligt att skapa kontakter till ministerierna. Flera årtionden hann också förflyta innan det år 1838 grundade Public Record Office i England började motta regelbundna arkivleveranser. I Spanien mottog det år 1866 grundade Historiska Centralarkivet endast handlingar från indragna myndigheter.'0

Förutom arkivleveranserna var även utgallringen av överflödiga hand­lingar och väljandet av de handlingar som skulle överföras till arkiven redan på 18oo-talet ett problem som inte kunde lösas utan ett samarbete mellan ämbetsverken och arkiven. Vanligen krävde arkiven att de skulle höras innan handlingarna utgallrades, men i praktiken försökte de sällan realisera sina krav. Under de skenbart stabila årtiondena före första världskriget trodde man att det fanns obegränsad tid. Sålunda behandlades t. ex. i Sverige frågan om utgallringen av länskontorens kassaverifikat i nästan 20 år i början av 1900-talet."

Om arkivariernas intresse för myndighetsarkiven var begränsat under 18oo-talet, kände de ännu mindre intresse för frågan om de bevarade handlingarnas betydelse för den vanliga medborgaren. Detta var fallet t. ex. i Tyskland, men även i Frankrike där denna aspekt av 1794 års lag inte ratt någon bestående praktisk betydelse. En stor del av handlingarna i arkiven var dock så gamla att de inte längre hade någon rättslig giltighet. I grund och botten ansåg arkivmannen att arkiven skulle koncentrera sig på publika­tionsverksamheten och forskarbetjäningen och inte offra tid på mindre värdefulla uppgifter. I många länder kunde man knappast ens tänka sig att arkiven skulle öppnas för allmänheten."

•o Wilhelm Same, Behörden -Akten -Archive. Archivalische Zeitschrift 1958, 92; Guy Dubosq, Les archives francaises. Archivalische Zeitschrift 1956, 183-185; Duchein ibid., 18.

" Rohr ibid., 74; <. Paris 1970, 161-. " Duchein ibid. 21.

61

62

Det fanns dock oliktänkare, t.ex. chefen för Bayerns statsarkiv Franz von Löher. Denne utgav år 1890 en delvis polemisk handbok i arkivlära som dock fick ett kyligt mottagande bland kollegerna. von Löher beklagade att arkivens praktiska aspekt hade fallit i glömska och att man inom arkiven inte kände tillräckligt intresse för tillfredsställande av statens och privatper­soners behov. Han ansåg att arkivarien inte i första hand skulle bekymra sig om vetenskapen, utan om statens och medborgarnas dagliga bröd. Arkiven borde utvecklas till centra för dokumentär information, inte enbart i vetenskapliga utan också i administrativa och rättsliga frågor och återknyta kontakten till det levande livet. von Löher överraskade sina tyska kolleger genom att kritisera dem för att deras enda målsättning var att meritera sig som historiker och utgivare av handlingar. Arkiven borde göra sig av med dylika likgiltiga tjänstemän och ersätta dem med plikttrogna arbetstagare. Enligt von Löher var arkiven en särskilt eftersatt förvaltningsgren, eftersom denna sektor systematiskt försummade sina grundläggande uppgifter.'3

von Löhers ställningstaganden kunde endast väcka ogillande inom fackmannakretsar. Man uppfattade det som nästan självklart att en arkiv­tjänsteman inte var a jour med sin uppgift om han inte var en historiker. Endast Public Records Office i England gick sina egna vägar. Detta ämbetsverk hade grundats för att göra det lättare för medborgarna att erhålla information ur officiella handlingar. Trots att PRO med tiden blev ett centrum för historieforskningen, levde också den ursprungliga grund­iden vidare. Den engelska arkivariens identitet utvecklades i en annan riktning än kollegernas på den europeiska kontinenten. skaparen av den brittiska arkivteorin Hilary Jenkinson ansåg att skillnaden mellan en arkivarie och en historiker var större än skillnaden mellan en arkivarie och en administratör. Arkivarien fick i ingen händelse bedriva historisk forsk­ning eftersom forskningsintresset skulle kunna äventyra hans neutralitet och rikta hans intresse på något annat än arkivens grunduppgift. Jenkinson såg det som arkivens främsta uppgift att skydda handlingarna i fYsiskt och moraliskt hänseende, medan betjäningen av forskare och övriga kunder var en sekundär uppgift. Ännu på 1930-talet upplevde tjänstemännen vid PRO sig i första hand som administratörer (civil servant) , som lika gärna kunde ha varit anställda vid något annat ämbetsverk. Först efter en tids tjänstegö­ring märkte de att de anammat en arkivfacklig kod; de hade blivit arkivarier, med Molieres ord "sans que je n' en susse rien".'4

'' von Löher, 2II-2I4, 225-228. '4 Hilary Jenkinson, A Manual ofArchiveAdministration. Oxford 1922, 15, ro6-ro7; Roger Ellis,

The British Archivist and his Society. J oumal of the Society of Archivists 1965, 43-45.

Då det nya seklet randades började man på den europeiska kontinenten oroasig för arkivarie-paleografens yrkesprofil och dess fortlevnad. Friedrich Meinecke, som till en början var djupt fäst vid sitt arbete, ville senare lämna det. Han skrev 1901 en artikel som belyservarför han ändrade åsikt; artikeln utgavs dock först postumt. Meinecke, som sedermera blev en av Tysklands ledande historiker, klagade över att arkivarien inte kunde tävla med universitetsläraren i vetenskapligt hänseende, eftersom hans yttre förutsätt­ningar inte var lika goda. Detta påverkade de kommande historikernas yrkesval och bidrog till att sänka de professionella arkivariernas standard. '5

Meineckes oro delades av många andra arkivarier i början av 1900-talet och accentuerades under seklets lopp. Det visade sig allt svårare att kombinera arkivtjänstemannens och historikerns roller, i synnerhet om man ville göra en fullödig insats inom bägge områdena. Denna interna konflikt har tvingat alla senare arkivariegenerationer till självrannsakan och bedömning av värden. Det fruktbaraste sättet att lösa detta dilemma vore kanske att inte försöka konkurrera med forskaren vid universitetet; arkivarien kan i stället ange målet för sin forskning utgående från den egna yrkesproftlen. Hos arkivarien kan närheten till källorna väcka frågeställningar som andra sällan ställs inför.

Arkivtjänstemannen ställdes inför allt fler praktiska problem och hade allt mindre tid att ägna sig åt forskning. De första arkivdagarna i Tyskland 1898 visade att arkivarie-paleografidyllen började rämna; under arkivdagar­na behandlades bl.a. fungerande myndigheters arkivbildning och doku­mentrestaureringsteknik Arkivskolorna i Marburg och Miinchen kritise­rades för att_ge inriktat sig på historiska hjälpvetenskaper som redan var bekanta från universitetet, och den tidiga medeltidens paleografi, samtidigt som de försummade undervisningen i organiserad arkivvård och arkivtek­nik Den unga arkivariegenerationen krävde att man på allvar skulle börja dryfta frågan hur mängderna av handlingar i ämbetsverken kunde förädlas till framtida arkivmaterial, vilket uppfattades som något oerhört. Dahm ser detta som ett tecken på att en ny arkivtjänstemannatyp, a r k i v- o r g a­n i s a t o r n uppkommit.'6

Under de första årtiondena av detta sekel kunde knappast ens de arkivtjänstemän som bäst följde med sin tid föreställa sig hur stor den stundande omvälvningen skulle bli. Förändringarna i samhället återspeg­lades redan i ämbetsverkens produktion av handlingar, men dessa föränd-

'' Friedrich Meinecke, Archivberuf und historische Forschung. Der Archivari957, r-; Pfeiffer ibid. , 40.

' 6 Dahm, ibid. n-12.

63

64

ringar uppfattades långsamt i arkiven. Den expanderande förvaltningen ingrep på allt fler sätt i medborgarnas liv genom att skydda, övervaka och hjälpa. Ämbetsverken framstod som veritabla fruktbarhetsgudinnor, åt­minstone med tanke på de kvantiteter av handlingar som alstrades. För arkivens del kan dock perioden från sekelskiftet till mitten av århundradet uppfattas som ett slags inkubationstid. Svårigheterna började redan skön­jas, men arkivarien kunde inte avstå från sina vita handskar och ta sig an ämbetsverkens ökande problem. ~en ålderdomliga konservatismen eller kanske snarare det faktum att man klamrade sig fast vid en trygg tradition, märktes länge på många håll. I Tyskland framstod Preussens huvudarkiv som ett av konservatismens främsta fästen, vars chef Paul Kehr ännu på 1920-talet ansåg att publicerandet av medeltida kejsares handlingar utgjor­de det centrala elementet i hans yrkesutövning. I Kehrs ögon framstod dryftandet av arkivtjänstemannens uppgifter som löjeväckande krogdis­kussioner. Redan hans efterträdare Albert Brackmann, som även hörde till de ledande ryska historikerna, avvisade bryskt 1931 den allmänna uppfatt­ningen om att arkivet bara fanns till för de lärda. Han konstaterade att arkivet i första hand fanns till för förvaltningen, vilket var ett faktum som bottnade i själva arkivets väsen.'7 Politiska omvälvningar gjorde att detta nya synsätt inte heller i Preussen hann mogna till ett målmedvetet verksamhets­program.

Den bristande beredskapen att reagera på förändringarna ute i världen var ett allmänt drag i de europeiska arkiven. I den mån de ryska arkivtjäns­temännen över huvud tog ställning till den ämbetsverksreform som inletts av Weimarrepubliken på 1920-talet, förhöll de sig negativt avvisande. I Tyskland och på övriga håll hade man under århundradenas lopp utvecklat registrerings- och arkiveringssystemen till perfektion. Dessa system upplev­de sin blomstringstid under 18oo-talets först hälft, men kunde inte längre fungera tillfredsställande i de nya förhållandena. Följden var att då man inom arkiven blev tvungen att ta itu med de uppdämda problemen hade de antagit nästan förkrossande proportioner. Genom stadganden på olika nivå skapades dock redan före andra världskriget i flera länder förutsättningar för en modern arkivförvaltning, t.ex. i Holland, Frankrike, Sverige och Fin­land.

Det faktum att insikten om problemen inte ledde till målmedvetna åtgärder berodde på gammal tradition, men också på arkivteoretiska principer. Holländarna Muller, Feith och Fruin utgav 1898 ett verk där de

'7 Dahm ibid., 14; Albert Brackmann, Die deutschen Stadtarchive. Archivalische Zeitschrift 41

(1932) , 299-303.

framförde teroretiska argument för de arkiveringssystem som utvecklats under 18oo-talet. I holländarnas ögon var myndighetsarkivet en levande, organisk helhet som inte fick splittras; arkivarien fick inte heller påverka arkivbildningen. Tysken Brenneke utvecklade några årtionden senare den s.k. fria proveniensprincipen, som betonade att arkivet uppstod stegvis som ett resultat av mänsklig verksamhet och var därmed en ofullständig skapel­se. Brenneke avvisade jämförelserna med biologiska organismer och den determinism som byggde på dylika resonemang. '8 Brennekes arkivteoretis­ka föreläsningar publicerades emellertid först efter andra världskriget. Arkivarierna av den gamla skolan kunde i lugn och ro framföra även teoretiska argument för sin djupt rotade motvilja att befatta sig med 1900-talets dokumentförvaltning vid ämbetsverken.

Andra världskriget utgjorde en klar vattendelare. Krigsekonomin och ransoneringen tvingade statsmakten att i ännu högre grad än tidigare ingripa i samhällets funktioner och de sociala programmen efter kriget utvidgade myndigheternas verksamhetsfält. Flödet av handlingar antog massiva proportioner och ledde till uppkomsten av arkiv vars kvalitet och informationsvärde var i avtagande. Ofta bröts de gamla godakanslitraditio­nerna för gott. I början av 1950-talet var arkiven äntligen beredda att vidta åtgårder. Det franska arkivväsendet chef och förnyare Charles Braibant gick in för en lösning där tjänstemän från Nationalarkivet ( missionaires perma­nentes) överfördes för lång tid till ministerierna för att utreda det kaos som rådde i arkiven. I Tyskland skapade förbundsregeringens och delstaternas arkiv direkta kontakter till arkivbildarna genom att utse kontaktpersoner för ämbetsverken. Kontaktpersonerna skulle bistå myndigheter vars gamla registraturtradition hade brutits och som inte på egen hand klarade av att införa en ny ordning.'9 I de nordiska länderna, där stadgandena gav arkivmyndigheterna större befogenheter än på något annat håll i Västeuro­pa, utvecklades samarbetet mellan arkivväsendena och myndigheterna kraftigt under 1950-talet.

Arkivväsendets inflytande på myndigheternas dokumentförvaltningvar dock starkast inom den federala förvaltningen i Förenta staterna. I USA grundades Nationalarkivet först 1936 och landet saknade till en början helt arkivfacklig tradition. De nya arkivtjänstemännen insåg snabbt hur det i själva verket var fatt med de federala myndigheternas dokumentförvalt­ning. Om en doktor i historia började tjänstgöra vid Nationalarkivet mötte

'8 Muller - Feith -F ruin, Anleitung zum Ordnen und Beschreibung vonArchiven. Leipzig 1905;

Brenneke - Leesch ibid., 85-. ' 9 RudolfScharz, Behördenschriftgut. Boppardan Rhein 1961, 8-; Rohr ibid., 87.

65

66

han en värld som helt avvek från universitetets campus. Ställd inför problem av en helt ny typ hade han mycket litet tid för historieforskning. Med tiden uppfattade han Nationalarkivet som ett federalt ämbetsverk, vars främsta uppgift var att sköta vissa offentliga förpliktelser. 20

Den självständiga amerikanska lösningen, records management, tillkom under åren efter kriget. Uppgiften att utreda och strukturera såväl de federala myndigheternas som delstaternas och med tiden också andra stora organisationers pappersflöde ledde till att en ny yrkeskår, records managers, uppkom. Dessa tjänstemän hade till uppgift att övervaka handlingarnas väg från deras tillkomst ända till utgallringen eller överföringen till centralarki­vet. De avvek från arkivarierna, men stod dem ändå nära. Med tanke på arkivtjänstemannens nya roll var det viktigt att de federala myndigheternas records management 1949 ställdes under en särskild avdelning inom Nationalarkivet, men som en funktion separerad från de egentliga arkiv­uppgifterna. Records management är utan tvivel Förenta staternas viktigas­te bidrag till arkivteorin och den praktiska arkivfunktionen. Det är dock ett faktum att man inte heller inom amerikansk arkivteori har, naturligt nog, kunnat enas om hur långt arkivarien bör ingripa i en myndighets arkivför­valtning.

Det är belysande att den nya arkivteorin tillkom först efter de praktiska lösningarna. Dess viktigaste företrädare var amerikanen T.E. Schellenberg, som utgav sitt huvudverk år 1956. Där angav han varför arkivarien borde anta en ny roll och aktivt påverka myndigheternas arkivbildning. Enligt schellenberg stod detta i samklang såväl med myndigheternas omedelbara behov som de arkivnyttjande medborgarnas framtida behov. Arkivarien borde också delta i den s.k. sekundära värde bedömningen, då det fastställs vilken betydelse handlingarna har för andra nyttjare än myndigheterna själva. Då verket publicerades hade detta synsätt redan allmänt anammats av arkiven i västvärlden. Ännu år 1955 ansåg de engelska arkivens grand old man Sir Hilary Jenkinson att det var farligt om arkivarien deltog i valet av de handlingar som skulle bevaras, eftersom detta i Jenkinsons ögon innebar ett avsteg från neutralitetsprincipen och kunde leda till uppkomsten av konstgjorda samlingar. 21 Griggs-kommittens rapport från 1958ledde dock till förändringar i detta avseende: Public Record Office ålades att välja de handlingar som myndigheterna skulle förvara varaktigt, vilket visade att schellenbergs åsikt hade segrat på alla håll.

"' Christopher Critrenden, The Archivist as a Public Servan t. American Archivist 1949, 5· " T. R Schellenberg, ModernArchives. Chicago 1956, 26-; Felix Hull, TheArchivist and Society.

journal of the Society of Archivists 1979, 127.

Bilden av arkivariens uppgifter hade snabbt förändrats. Vid den interna­tionella arkivkongressen i Haag 1951 ställdes bl.a. frågan om arkivariens uppgifter inskränkte sig till ''conserver, classer, communiquer" (förvara, förteckna och ställa till förfogande) ; svaret blev nekande. Det var arkivens plikt att betjäna såväl forskning som förvaltning och i det praktiska arbetet borde arkivarien kunna kombinera båda dessa aspekter. Men var skulle tyngdpunkten läggas? Detta har sedan 1950-talet varit en grundläggande fråga för de västeuropeiska arkiven. Chefen för statsarkivet i Hessen Wilhelm San te besvarade frågan på ett sätt som torde vara typiskt: arkiven borde i första hand inrikta sig på förvaltningen, eftersom myndigheternas procedurer bestämmer arkivens slutgiltiga struktur och ordning. Även svensken Nils Nilsson har understrukit arkivbildningsskedets avgörande betydelse. I Frankrike riktade man hård kritik mot den laissez-faire­inställning som så länge hade präglat utvecklingen. Manuel d'Archi­vistique, som utgavs 1970, behandlade ingående arkivbildnings- d.v.s. prearkivskedet och framhöll arkivtjänstemannens aktiva roll. 22

Under 1950- och 1960-talet pågick en stor förnyelseprocess i olika länders arkiv. UppfYlld av hopp och optimism gav man sig ut på förvaltningens fält för att lära sig behärska arkivbildningen och skapa arkiv som motsvarar samhällets behov. Man insåg emellertid från första början att svårigheterna var stora framför allt i fråga om volym problemet, som har dryftats intensivt. Redan på 1950-talet kom man i synnerhet i Tyskland och England fram till att uppmärksamheten inte borde koncen­treras på utgallring av onödigt material, utan på väljande av det material som skall bevaras, eftersom resurserna inte medgav något annat. 23 Proble­met var dock inte arkivmaterialets volym utan likgiltigheten bland tjänstemännen inom förvaltningen. Arkivens tjänster uppfattades inte alltid som värdefulla eller ens nödvändiga. Arkivtjänstemannen stötte ofta på en mur av artig likgiltighet och uppfattades snarare som en arkivarie än en expert inom records management. Störst var problemen kanske i Frankrike, där det inte fanns någon liknande institution som registraturen i Tyskland eller det anglosaxiska records management­systemet. Varje byråhade i stället utvecklat egna arkiveringssystem. Enligt Duchein ledde detta till att arkivlägetvar långt ifrån tillfredsställande i sex ämbetsverk av tio och katastrofalt i tre av tio. Förvaltningen har trots

n Wilhelm Same, Archive und Verwaltung - hisrorische Provenienz und Probleme der Gegenwarc. Der Arehivar 1957, 16; Manuel d'Archivistique, 103-126.

" Rohr ibid., 76-77; Hermann Meinert, Von archivarischer Kunst und Verancworcung. Der Archivar1956, 28!.

67

68

Nationalarkivets aktiva linje varit uppenbart ovillig att förbättra sin dokumenthantering. ' 4

Motigheterna inom ämbetsverken och de moderna arkivens ofta usla nivå har ffitt flera arkivarier att fråga sig om de resurser som använts till fältarbete inom förvaltningen verkligen gått till rätt ändamål. Särskilt i Frankrike har man också gett uttryck för djup pessimism. Längst i detta avseende går kanske överinspektören för de franska arkiven Yves Perotin i artikeln Les archivistes et le mepris, vars olika aspekter inte kan sammanfattas kort. Perotin beklagade att arkivens resurser relativt sett minskat och arkivariernas status sjunkit sedan I8oo-talets "guldålder". I likhet med flera av sina landsmän kritiserade han Ecole des chartes för dess oförmåga till förnyelse och för spridandet av s jävtillräcklig chartism, en inställning som överallt bidrog till arkivtjänstemännens alienation. Perotin hoppades att arkivens försämrade ställning endast berodde på arkivtjänstemännens bristande förmåga att anpassa sig till nya förhållanden, eftersom situationen då skulle kunna upphjälpas. Han undrade om roten till det onda eventuellt låg i det faktum att hela vår doktrin har varit baserad på att värna skrifter i ett samhälle där det skriftliga dokumentets betydelse hela tiden minskar. Borde arkivarien bli en minnets väktare, oberoende av vilken metod som används för lagringen av information?'5

En pessimistisk vision ur ett något annorlunda perspektiv har framförts av Bertrand Joly, som ifrågasätter värdet av det arbete som lagts ner på de moderna arkiven. Han anser att man försökt avskaffa de gamla arkivens diktatur genom att gå till den andra ytterligheten, nämligen de nya handlingarnas despotism. I Frankrike har såväl Nationalarkivet som depar­tementsarkiven fyllts med mängder av värdelösa handlingar, som är föremål för blodig drift, inte intresserar forskarna och inte ens kan förtecknas på ett tillfredsställande sätt. Joly kom till samma resultat som tyskarna på 1950-talet: att utgallra är regel, att bevara är undantag. För att inte hamna i en återvändsgränd borde arkivarien avstå från överdrivna ambitioner och nöja sig med litet! 6 Bakom denna diskussion låg rädslan för att ingen kanske skulle behöva arkiv i framtiden.

Under I8oo-talet oroade sig arkivarien sällan över att kundkretsen var begränsad. Med hjälp av tillståndsprocedurer och noggrann kontroll försökte man på många håll tvärtom begränsa denna krets till utvalda historiker. Då

"' Manueld'Archivistique, 127-138; Heinz Boberach, Archivbenutzung und archivarischeA.rbeir im Wandel von Interessen und Merhoden. Der Archivar1975, 21.

'' Yves Perocin, Les archivisres er le mepris. Gazette des Archives 1970, 7-23. ,. Berrand Jo ly, Les archives conrem poraires om-elles un avenir. Gazette des Archivesr986, 185-

193.

utvecklingen inom samhället småningom gick mot allt större öppenhet och offentligheten inom förvaltningen ökade blev dylika begränsningar otidsen­liga. På många håll t.o.m. i Västeuropa förblev de dock i kraft ända till de senaste årtiondena. Först på senare tid har man börjat fråga sig huruvida arkiven endast skall betjäna en liten grupp och om så är fallet, vilken arkivens ställning borde vara i ett öppet samhälle. Forskarna i modern historia utnyttjar i allt högre grad statistiska och övriga officiella publikationer, tidningspress och memoarer. Har pessimisterna rätt då de påstår att den moderna handlingen endast är av sekundärt värde som historisk källa? Är det därför kunskapen om arkivkällorna har minskat på ett hotande sätt bland forskarna vid universiteten, samtidigt som dessa källor nästan tycks fylla den nya forskargenerationen med skräck.

Det faktum att handlingarna efter andra världskriget överallt har fatt allt större betydelse för den enskilda medborgarens rättsskydd har dock uppfat­tats som en motvikt. Allt fler medborgare förefaller att behöva information ur handlingar för inbördes angelägenheter och för administrativa och rättsliga ändamål, men också för att kunna tillfredsställa sin vetgirighet. Amatörfors­karna blir allt fler. På detta sätt vidgas synen på arkivens uppgifter.

Man kan inte längre förutsätta att arkivets kunder har tillräckliga insikter i förvalrningshistoria, arkiveringssystem och de hjälpmedel som behövs för att kunna nyttja arkiv. Man kan också fråga sig om arkivförteckningarna i allmänhet snarare tillfredsställt arkivariens än nyttjarens behov. Då central­arkiven började ta emot svårstrukturerat material från 1900-talet blev det alltmer uppenbart att de traditionella sätten att beskriva arkiv var föråldra­de. Man kan med skäl tala om arkivförteckningens världskris och undrahur arkivens svårutredda proveniens skall kunna förklaras på ett språk som kunden förstår. Agenten bakom denna metamorfos är arkivtjänstemannen. Nyckeln till det nya synsättet är insikten om att arkivförteckningen bör ses som en kontinuerlig process, inte en färdig produkt. Även nyttjarna av arkiv kan delta i denna skapande process, eftersom de kan hitta sådana aspekter i det undersökta materialet som förblivit okända för arkivtjänstemannen.

Varje tidsperiod tolkar det förflutna och delvis också framtiden utgående från sin egen tid. Arkivens paradigm är produkter av sin tid. Det industriella universumets modell var hierarkisk och strukturerad, vilket också avspeg­lades i arkivteorin. I en elektronisk verksamhetsmiljö förmedlas informa­tionen i flera riktningar och från ett system till ett annat. Nätverken och det udokaliserade nyttjandet börjar nå även arkiven. Arkivarien bör därför sätta sig in i såväl handlingarna som själva informationsprocessen.

Arkivariens ökande intresse för informationsvetenskaperna är så nytt att det tillsvidare är svårt att urskilja, men utgör i sig ändå ett tecken på ett nytt

J

i

69

70

slags tänkande, ett paradigmskifte. Det förändrade tänkesättet bottnar kanske i mikrodatorrevolutionen. Strävandena att förbättra information­ens kvalitet tyder på att den befarade marginaliseringen, som pessimisterna påtalat, kan motarbetas. På samma sätt som r8oo-talet fann historien, håller 1900-talet på att ra upp ögonen för den mänskliga kommunikationens styrka och komplexitet. Arkivfunktionens teoretiska grunder bör granskas i ljuset av denna nya insikt.

Det är dock inte tillräckligt att arkivarien uppfattar att han betjänar förvaltningen, forskningen, rättsskyddet och medborgarnas behov av in­formation. För att kunna inse arkivens verkliga betydelse i dagens - och förhoppningsvis också morgondagens- samhälle bör man gå ännu djupare. Vilar arkivens existensberättigande på en fast grund i ett samhälle där såväl tänkandet som handlandet styrs av dagsaktuella behov och den närmaste framtiden, medan det är allt mer sällan någon känner behov av att dryfta utvecklingen sedd ur ett långt tidsperspektiv? Man kan säga att även arkivariens tänkande under de senaste årtiondena i för hög grad styrts av dagsaktuella behov och tidens vånda och att han inte i tillräcklig utsträck­ning dryftat eller offentligt gett uttryck för de grundläggande värdena bakom arkivens existens.

Om folkväldet, demokratin, anses som ett omistligt värde bör man också slå vakt om arkiven. Vad arkivarierna gör har stor betydelse för att det demokratiska samhället skall kunna fortleva. På motsvarande sätt som r6oo-talets furste använde arkivhandlingarna som vapen borde arkiven uppfattas som skyddsmurar för ett rättvist samhälle. De behövs inte enbart för att trygga den enskilda medborgarens rättigheter, utan också för att skydda alla medborgare mot oligarkiska strävanden. Då det gäller att gottgöra individer som lidit en oförrätt behöver man ofta gå till arkiven. Ett färskt och anslående exempel är arkivens roll vid återställan­det av enskilda individers rättigheter, egendom och t.o.m. heder efter partidiktaturernas fall. Naturligtvis förvarar man arkiv också i ett aukto­ritärt samhälle, men i ett dylikt samhälle tjänar de endast de styrandes intressen och rar användas bara på deras villkor. I ett demokratiskt samhälle garanterar arkiven att alla medborgare har rätt till historien och hindrar bearbetning av vårt kollektiva förflutna till renlärig officiell historieskrivning. Bilden av vårt förflutna skapas av arkivarierna, histori­kerna- och de vanliga medborgare som nyttjar arkiv. Denna bild av det förflutna förmedlas också till och anammas av personer som inte själv använder arkiv. Även ett samhälle som värnar om dagsaktuella värden blir då det konfronteras med ångest och förtvivlan tvunget att finnasina rötter på nytt och omvärdera dem.

Under de två senaste årtiondena har man nästan överallt bland personer som arbetar i arkiven stött på en grundläggande osäkerhet om arkivens ställning i dagens värld och i ännu högre grad i framtiden. I vilket yrke som helst finns det en risk att de dagliga svårigheterna, som ofta ter sig oöverkomliga, skymmer alla vidare perspektiv på arbetsprocessen. Detta gäller i synnerhet perioder som präglas av kriser och snabba förändringar. Då kan det vara motiverat att fråga sig vilket grundläggande syfte man arbetar för. Arkivens uppgift är att tidsmässigt vidga tillgängligheten för information i dokumentform. Begreppet dokument/handling uppfattas då i mycket vid mening som all den av offentliga eller privata organisationer och privatpersoner nedtecknade eller producerade information som arki­ven anser vara av betydelse också i framtiden. Denna grundläggande uppgift står fast, men de övriga uppgifterna och sättet att utföra dem är beroende av samhällets strukturer och rådande värderingar.

Arkivarien flr därför aldrig glömma att han är Mnemosynes, minnets gudinnas tjänare. Musan Clio utövade en så stark dragningskraft på det förra seklets arkivarie-paleograf att tjänsten hos modergudinnan föll i glömska. Clio är dock bara en av Mnemosynes nio döttrar. Även om arkivarien själv skulle vara historiker bör han komma ihåg att arkiven fanns till redan före historieforskningen. Arkivverksamhetens linje och etik kan härledas från denna privilegierade och i vårt samhälle exceptionella posi­tion.27

Översättning: Pertti Hakala

17 Franz Jayot, A propos de deontologie. Gazette des Archives 1992., 12.3-12.4.

71

Nationell arkivdatabas (NAD) Resultat och framtidsplaner

G ORAN K RIST IANSSON

Det har nu gått sex år sedanNAD-projektet först presenterades i ASP och det är nu dags att sammanfatta resultat och erfarenheter samt redogöra för framtida planer.

Målsättningen med den NationellaArkivdatabasen (NAD) var och är att i ett sammanhang kunna återsöka arkiv som förvaras på olika arkivinstitu­tioner, bibliotek och museer runt om i landet.

De arkivförvarande institutionerna kan i NAD presentera innehållet i sina arkiv med hjälp av arkivförteckningar, arkivbeskrivningar och genom att lägga upp kompletterande sökingångar i ett särskilt arkivregister. Arkivarien har till uppgift att ge en tillräcklig beskrivning och skapa adekvata sökvägar till arkivet. Därigenom kan informationen återfinnas av allmänhet eller forskare och de kan sedan vägledas till förvarande institu­tion, där de far ta del av handlingarna. Det är ett stort arbete att lägga in relevanta sökingångar till varje arkiv och därför görs den inledande regist­reringen på grund nivå med ett fatal uppgifter. Efterhand kan sedan registreringen fördjupas med prioritering av de arkiv som arkivarierna anser vara mest forskningsintressanta.

I NAD finns sökingångar via t ex arkivets namn, arkivbildarens namn, tidsperiod, kategori (personarkiv, företagsarkiv, yrke etc), namn på geogra­fiskt område, handlingstyper (dagböcker etc), ämnesord, verksamhetsbe­nämning samt institutions- och personnamn som ämne. Genom att ange sökbegrepp i sökbilden, antingen enskilda sökbegrepp eller i kombinatio­ner, och aktivera sökningen f'ar man snabbt fram en lista på arkiv som överensstämmer med det angivna sökkriteriet.

Den sökta informationen kan presenteras som en sida i arkivregisteret, se bilaga I, en arkivförteckning eller i form av SVAR: s mikrofilmsförteckning. Den nuvarande databasen (NAD-96) innehåller uppgifter om drygt 150 ooo olika arkiv, mer än 12 ooo arkivförteckningar och nära 5000 SVAR-för­teckningar. Målsättningen är att göra en sammanställning årligen och den nuvarande cd-skivan är den andra som producerats. NAD skall ses som

Arkiv, samhälle och forskning l991:2, s 47-52.

73

74

resultatet av ett gigantiskt samarbete, med inblandade från ett stort antal institutioner, som utkristalliserats till en gemensam databas lagrad på cd­skiva.

Principen vid sammanställningen av NAD har varit att de förvarande institutionerna själva skall utföra registreringen av sitt material eftersom de kan anses ha bäst kunskap om arkivens innehåll. Endast i de fall institutio­ner av resursskäl inte kunnat utföra registreringen har de erbjudits centralt stöd. Den i detta sammanhang viktiga uppgiften att samordna arbetet, vägleda institutionerna och sammanställa resultatet har ålagts den för ändamålet inrättade NAD-enheten vid Riksarkivet.

För arkivverkets del, dvs Riksarkivet, numera inklusive Krigsarkivet, de sju landsarkiven, Stockholms stadsarkiv och Värmlandsarkiv, har det inom organisationen drivna ALU-1000 projektet varit en förutsättning för digi­talilseringen av stora delar av befintliga manuella arkivförteckningar. För närvarande är det i stort sett endast delar av Krigsarkivets arkivförteckning­ar som återstår. Sammanlagt har omkring 1100 personer varit anvisade ALU-platser i kommuner runt om i landet, med uppgift att förutom arkivförteckningar även digitalisera olika specialregister, såsom t ex 1890 års folkräkning och bilregister.

Dock är det viktigt att poängtera att alla manuella arkivförteckningar inte kunnat datoriseras eftersom vissa har en struktur som inte kan hanteras i arkivverkets arkivinformationssystem (ARKIS) . Dessa måste antingen läggas in som bilder, ordbehandlingsdokument eller omarbetas. Vissa av bristerna i det nuvarandeARKIS kommer dock att åtgärdas, i samband med byggandet av dess efterföljare ARKIS Il, mer om detta nedan.

Fortsättningsvis digitaliseras även kommunala arkivförteckningar och det sker i, den inom Riksarkivet nyinrättade enheten, ARKION:s regi. Alla kommuner i Sverige har fltt erbjudande om kostnadsfri digitalisering av sina arkivförteckningar och de som vill kan sedan presentera resultatet iNAD.

Sammanställningen av nästa års utgåva påbörjas under hösten och sista leveransdag för material, som skall med i NAD-98, är den 30 september. För de institutioner som vill deltaga finns information att hämta på NAD­enhetens websida under adress http://www.ra.se/-RA/nadl/nadl.ktm. NAD-98 kommer att finnas både som Internet- och cd-version och finnas tillgänglig i början av 1998. Förutom uppdatering av befintligt innehåll kommer denna upplaga även att innehålla en arkivbibliografi.

En förutsättning för att informationssammanställningen i NAD skall vara meningsfull är att levererande institutioner följer ett gemensamt regelverk Därför har mycket tid och kraft lagts ner på att ta fram en dataelementkatalog för arkivinformation. Dataelementkatalogen innehål-

ler ett regelverkför vadsom skall registreras och hurdet skall ske, se exempel i bilaga 2 .

Dataelementkatalogen är helt hård- och mjukvaruoberoende och inne­håller bl a regler för hur man anger arkivens namn, arkivbildare, kategori­tillhörighet (personarkiv, företagsarkiv etc.) samt namn på personer och institutioner som har anknytning till arkiven. Denna katalog är inte att betrakta som ett slutgiltigt dokument utan kommer att kompletteras och förbättras efter hand. Regelutvecklingen sker i samklang med det arbete som pågår inom den av International Council on Archives (ICA) tillsatta Commission on Descriptive Standards.

För närvarande pågår en revidering av denna katalog och målsättningen är att innehållet i befintliga dataelementkataloger för kartor, ritningar och fotografier skall integreras i samma dokument. En stor förändring är att arkivredovisningen nu utvidgats och går ner på dokumentnivå. Befintliga dataelementkataloger kan rekvireras från Riksarkivets NAD-enhet.

Det är viktigt att förstå att regelverket är uppbyggt så att man enbart använder de delar man har behov av. Det är alltså inte nödvändigt att använda alla dataelement, något som för övrigt inte låter sig göras eftersom vissa dataelement utesluter varandra, utan man väljer de som motsvarar den nivå man valt att registrera på. Arkivverkets registrering är t ex inledningsvis grund men bred, för att skapa överblick, men skall i nästa skede fördjupas. Samtidigt görs all nyregistrering, i samband med nyförtecknande av levererade arkiv, på en djupare nivå. Detta är ett sätt att dokumentera den kunskap som arkivarien förvärvar vid ordnings- och förteckningsarbeten. En kunskap som därigenom kan överföras till nästa generation arkivarier och alla som har anledning att utnyttja bevarade arkiv.

Vissa institutioner kan ha behov av information och specialtermer som inte tas upp i dataelementkatalogen och därför är det tillåtet att lägga till sk lokala dataelement.

Tidigt insågs problemet med att uppnå den högsta formen av samord­ning, dvs att ra alla institutioner att följa samma registreringsregler och använda samma hård- och mjukvara. Samtidigt blev fördelarna med ett internationellt informationsutbyte uppenbara och därför valde man att ansluta sig till utbytesformatet MARC-AMC (Machine Readab/e Catalo­ging- Arehivat and Manuscripts Contro b, som är arkivens motsvarighet till bibliotekens MARC-format'. Genom att ha ett gemensamt utbytesformat kan man på ett förhållandevis smidigt sätt sammanställa information från

• Se vidare Arkiv, samhälle och jorskningr987, s 179ff och 1988, s 45-56.

75

76

olika datormiljöer, t ex från datorer med operativsystemet UNIX och Maclntosh eller PC-baserade system.

Ett sätt att ytterligare hö j a kvaliteten iNAD är att knyta registrerade arkiv till auktoriserade namnformer på arkivbildare, dvs namn på t ex personer, företag eller institutioner. Visionen är att kunna söka på August Strindberg och ra fram alllitteratur om honom och som är skriven av honom, arkiv som innehåller handlingar med anknytning till honom samt föremål, tavlor etc som han på ett eller annat sätt har en koppling till.

Som ett led i att uppnå detta inleddes ett projektsamarbete med Kungliga Biblioteket som syftar till att skapa ett för arkiv, bibliotek och museer gemensamt auktoritetsregister. Projektet, som stöds av BIBSAM och går under namnet Auktoritetssamarbete mellan arkiv, bibliotek och museer, har sammanställt ett regelverk med gemensamma grundkrav för ett sådant auktoritetsregister. Dvs man har identifierat ett antal dataelement som skall finnas med och kommit överens om hur informationen skall registreras. Detta har gjorts genom att jämföra LIBRIS befintliga regelverk med det som presenterats av ICA i form av standarden ISMR(CPF) 3• De dataele­ment som föreslås bli gemensamma finns presenterade i bilaga 3·

Det praktiska utbytet av auktoritetsinformation föreslås ske i ett MARC­baserat utbytesformat, enligt ISO 2709. Men eftersom både LIBRIS och NAD nu kommer att kunna nås via Internet skulle det även vara möjligt att utbyta information via standarden SGML (Standard Generalized Markup Language), enligt ISO 8879.

Utgångspunkten i det gemensamma auktoritetsregistret tas i LIBRIS befintliga auktoritetsregister och detta kompletteras med arkivbildare som endast förekommer iNAD. Denna balans blir ett första bidrag på förslag till nya auktoriteter. Ett annat sätt att ta fram nya auktoritetsförslag är den påbörjade registreringen av manuella brevskrivareregister inom arkivverket och universitetsbiblioteken. Dettaarbete bedrivs i SVAR:s ochARKION:s regi och kommer att göra befintliga manuella brevskrivareregister tillgäng­liga i en gemensam databas. Därutöver kan auktoritetsregistret komplette­ras med uppgifter ur tryckta yrkesmatriklar och det, på universitetsbiblio­teken förvarade, okatalogiserade trycket, som bl a innehåller uppgifter om företag och föreningar. En NUTEK-finansierad försöksregistrering har redan genomförts när det gäller yrkesmatriklar för lantmätare och arkitek­ter och det finns planer på genomgång och registrering av det okatalogise­rade trycket.

International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Farnilies, ISAAR(CPF). (Ottawa, 1996).

Att ta hand om denna stora mängd förslag och auktorisera dem är ett problem. Därför förslås detta ske i projektform av ett tiotal personer. När deras arbete är slutfört övergår auktoriseringen till en driftsorganisation i likhet med den som finns för LIBRIS idag. För att kunna dra nytta av detta arbete krävs att berörd personal utbildas och projektet strävar efter att ta fram ett pedagogiskt utbildningsmaterial. Projektets slutresultat finns presenterat i en slutrapport som kan rekvireras från NAD-enheten på Riksarkivet.

Principerna i ISAAR kan även användas för konstruktion av ett auktori­tetsregister över namn på territoriella indelningar. En sammanställning av befintliga underlag har gjorts och resultatet finns idag tillgängligtiNAD i form av en preliminärversion benämnd topografidatabasen. Denna version innehåller information Oni gränsförändringar från 1600-talet och framåt med tillhörande kartor. De gränser som finns dokumenterade rör bl a församlingar, fögderier och judiciella indelningar. Dock återstår en del kompletteringar innan registret kan betraktas som auktoriserat.

Förutom NAD planeras även en nationell kart- och ritningsdatabas. Denna skall sammanställas under hösten och kommer att innehålla om­kring 500 ooo kartor och ritningar. Innehållet hämtas bl a från Lantmäte­riverket, Arkitekturmuseet och arkivverket och den sistnämnda delen utgörs till stor del av resultatet från arkivverkets SESAM-satsning på registrering och vård av kartor och ritningar.

När NAD-projektet påbörjades insågs snart behovet av ett för arkivverket gemensamt arkivinformationssystem. Arbetet med arkivinformationssys­temet (ARKIS) tog sin utgångspunkt i det vid Landsarkivet i Lund utvecklade arkivförteckningsprogrammet ARKIA. ARKIA integrerades i ARKIS och systemet fick moduler för arkivregister, kartor och ritningar samt fjärrlånehantering. En rad andra moduler såsom accessionsregister, myndighetsregister och brevskrivareregister var färdigsystemerade och kla­ra att byggas och hela systemet var på väg att lyftas över i Windows-miljö när allt fick skjutas på framtiden pga ALU-1000 projektet. Detta var en medveten omprioritering eftersom alla inblandade insåg vilken enorm möjlighet det var att kunna fylla ARKIS med information.

ALU-1000 projektet påbörjades i april 1994 och innebar att en specialver­sion av arkivförteckningsprogrammet byggdes, rutiner för kvalitetssäkring utarbetades och personal utbildades. De första enheterna startade i augusti och ARKIS-databaserna inom arkivverket fylldes därefter successivt. Pro­jektet satte stor press på arkivorganisationen och arkivverkets personal engagerades i att förse enheterna med underlag samt korrekturläsa och godkänna de levererade resultaten. Om inte denna möjlighet, som ALU-

77

78

woo projektet innebar, utnyttjats hade arkivverket haft ett modernt arkivinformationssystem med sparsamt innehåll. De ursprungliga beräk­ningarna var att det skulle ta mellan IO och 20 år att fylla databaserna med egen personal. Det som nu hänt är att vi har ett något ålderdomligt system som fungerar och är stabilt men fyllt med information. Nästa steg blir att, medan den befintliga informationen bearbetas och kompletteras inom arkivverket, skapa ett nytt arkivinformationssystem, ARKIS II.

ARKIS II är på planeringsstadiet och programmeringen av systemet kommer att påbörjas under året. Det blir ett system som skall tillgodose ICA:s standarder ISAD(G) och ISAAR(CPF), innehålla befintliga och planerade moduler, kunna hantera bl a ordbehandlingsdokument, digitala bilder, ljud och video samt ha koppling till Internet.

Bilaga 1

Exempel hämtat ur NAD:s arkivregister (NAD-96).

CLAREBERGS GiiRDSARKIU

naron SAUE SH 1402020

Arkivnuroroer Arkivbestånd

Handl tidsorofång Huvudsakl tidsorof

Orofång Uillkor Sökroedel Arkivbeskrivning Aronesord: Person Arkivinstitution

GLA/A0576 CLAREBERGS GiiRDSARKIU 1690 - 1956 1690 - 1747 6 volyroer HEJ Arkivförteckning 165/89 Finns inte i arkivförteckning LAGERSTRÖM MAGHUS KOMMERSERliDET Göteborgs landsarkiv

79

80

Bilaga 2

Exempel hämtat ur NAD:s dataelementkatalog (reviderad version).

Datering ***

Alias

ISAD(G)

3.1.3 Dates of creation

Betydelse

Uppgift om äldsta resp. yngsta handlingens tillkomsttid

Regel Numeriskt datumformat enligt SIS 01 02 II "Sätt att ange datum, tidpunkt och tidrymd" ska tillämpas.

Datering anges med den precision som källmaterial tillåter.

I sådana fall endast ett element brukas för datering särskiljs gränstiderna som anger en tidsrymd med två bindestreck intill varandra (eller tankstreck om det är tekniskt möjligt). Se vidare Tillkomsttid: specifikation nedan

Osäkerhet vid tidsangivelse anges genom att "-tal" eller "c: a" tilläggs.

Exempel

Kommentar

Bilaga 3

Förslag på dataelement i ett för arkiv-, bibliotek- och museiområdena gemensamt auktoritetsregister.

Dataelementnamn enligt ISAAR(CPF)

Delområde auktoritetskontall

Identitetskod

Typ av auktoritetspost inom arkivområdet

Auktoriserad form

Ej auktoriserade former

Delområde information

Q) Verksamhetstid och ort( er) (P,F) Levnadstid och ort( er)

m Lokaliseringsort (P,F) Orter och/eller levnadsområden

m Instruktion, funktion och verksamhetsområde

(P,F) Yrke, verksamhetsområde

Q,P) Relationer (F) Relationer med andra familjer,

personer eller juridiska personer.

Q,P,F) Annan viktig information

Delområde anmärkningar

Regler eller konventioner

Tidsangivelse

Syfte

Identifiera den institution som är ansvarig för auktoritetsposten och att identifiera den unika posten.

Ange om formen avser juridisk person, fYsisk person eller familj.

Upprätta en form för en standardiserad åtkomst­punkt för en juridisk eller fYsisk person eller familj.

Till den auktoriserade formen skapa sökmöjlig­heter från de former för namn på juridisk person, fYsisk person eller familj som inte valts som auktoriserad form genom t ex en se-hänvisning.

Beskriva den j uridiska eller fYsiska person eller familj som namnges i den auktoriserade formen.

Identifiera de nationella eller internationella reg­ler eller konventioner som följts vid tillkomsten av auktoritetspostens information. Ange när denna post tillkom.

Anmärkning: Namnen på dataelementen och deras syfte har hämtats ur ISAAR(CPF) och observera att detta endast är en delmängd av de dataelement som finns redovisade där, se bilaga. De i matrisen använda förkortningarna betyder Q)=Juridisk person, (P)=fYsisk

person och (F)=familj.

81

Minnesbilder från 1970-talets terminologiska

standardiseringsarbete

BJöRN HELMFRID

I slutet av 1960-talet tog standardiseringskommissionen i Sverige (SIS) på sitt arbetsprogram för immateriella standarder upp informationshante­ringens terminologi. Uppslaget härtill kom närmast från SIS:s då genom­förda standardiseringsprogram för kontors- och arkivinredning, förva­ringshjälpmedel etc.

I detta arbete hade SIS nära samverkat med bl. a. Näringslivets Arkivråd (NLA), där Åke Kromnow var ordförande och undertecknad vice ordfö­rande, båda tillika ledande personer vid tillkomsten av NLA. Vartefter delförslag kom till inom särskilda arbetsgrupper inom SIS, underställdes dessa NLA för remissyttranden. I detta sammanhang fick undertecknad uppdraget att forma NLA:s yttranden, då det gällde bokhyllor och andra förvaringshjälpmedeL Under detta arbete uppkom ett allt större behov av att kunna knyta an till en fast arkiv- och biblioteksterminologi. Såsom en förberedelse till utarbetandet - eller ännu snarare samlandet - av en arkivterminologi engagerade SIS en språkvetare (nordist) att i olika typer av litteratur spana upp arkivtermer, oavsett om dessa tillämpades inom arkivväsendet eller inom den offentliga förvaltningen, inom kontorsvärl­den eller inom journalistiken. Också skönlitteraturen drogs in i excerpe­ringsarbetet, t.ex. Strindbergs Röda rummet. Lagar, förordningar, instruk­tioner, kontorsteknisk litteratur, romaner- allt, som vette mot arkiv- och biblioteksvärlden togs med i det snabbt växande excerptmaterialet. Detta fyllde till slut en hel garderob i SIS dåvarande lokaler vid Tegnergatan i Stockholm.

Nästa steg, som skulle ha blivit att bearbeta, rensa, precisera, strukturera och komplettera expertmaterialet, orkade vår språkman ej med. Excerpter­na blev alltså liggande i väntan på att något skulle hända.

I mitten av 1960-talet tog SIS kontakt med en av de mest dynamiska bibliotekscheferna i landet, då knuten till Stockholms handelshögskolas bibliotek, strax därpå chef för Universitetsbiblioteket i Lund, Björn Tell. Denne åtog sig att leda ett terminologiskt standardiseringsarbete, gällande

83

84

informationshantering i vid bemärkelse- arkiv-, biblioteks-, ADB-termi­nologi m.fl. specialområden.

Ungefär vid samma tidpunkt hade också undertecknad knutits till SIS:s arbete på informationshanteringens vidsträckta fält. Jag hade fatt uppdra­get att gå igenom det ovannämnda excerptmaterialet från litteraturen och komma med förslag till huru detta skulle kunna nyttiggöras i ett kommande terminologiskt arbete.

När Tell till sig började knyta experter på skilda delområden av informa­tionshantering hamnade jag bland dessa såsom expert på arkivbildning och arkivhantering inom näringslivet.

Från Riksarkivet engagerades den alltför tidigt bortgångne RolfVallerö i den snabbt växande arbetsgruppen. ADB-området företräddes av den förste lektorn vid ett svenskt gymnasium i administrativ databehandling, Lennart Larsson samt en byråchef vid Datainspektionen. Från biblioteks­väsendet kom Mari-Louse Backman, Kungl. Biblioteket. Totalt svällde kommitten till omkring 15 experter. Redan från början anbefalldes samar­bete med Svenska språknämnden- i praktiken med Bertil Malde. SIS hade regeringens bemyndigande att utfärda svenska standarder inom sitt arbets­område. Men förslagen till sådana skulle först godkännas av språknämn­den.

Redan på ett tidigt stadium uppdagades, att Tell visserligen var eminent sakkunnig inom sitt område - biblioteksterminologien. Men - han hade just genom sin sakkunskap på så många områden engagerats också i internationella sammanhang. Han hade ytterst ytterst sällan tid att deltaga i ett helt sammanträde. Av den anledningen kom man att kalla honom "Björn Till och från"! Eftersom undertecknad valts till vice ordförande, föll det på min lott att rycka in, då Telllämnat sammanträdena. Efter en tid avsade sig Tellledamotskapet i kommitten, varpå ordförandeposten över­gick till undertecknad.

Jag delade upp arbetet i delområden med underkommitteer. Dessa hade att utarbeta förslag till definitioner och termer till dessa inom sina delom­råden och underställa dem granskning av den stora kommitten, som vid pienarrnöten accepterade eller återremitterade inkomna förslag.

När vi inom SIS-kommitten arbetat några år, upptog UNESCO - ett organ inom FN- på sitt arbetsprogram projektet Informationshanteringens terminologi. SIS inbjöds att deltaga i detta arbete. Undertecknad fick SIS:s uppdrag att inom den internationella kommitten företräda Sverige. Till mitt biträde fick jag en av SIS:s heltidsanställda sekreterare, Arvid Åhlin.

Eftersom vi inom SIS-kommitten vid ungefär samma tidpunkt nått fram till en svensk standard på det arkivterminologiska området, fick jag och min

medhjälpare uppdraget att leda motsvarande terminologiarbete inom ISO:s (Internationella Standardiserings Organisationen) TC 46, subkom­mine 3·

Inom ISO-kommitten deltog formellt mer än 20 länder i arbetet. De flesta av de~sa, särskilt ett antal U-länder såsom Tanzania och Indien, deltog endast som "observating members", d.v.s. var med mest för att lära sig. Andra länder fanns med utan att någonsin visa sig vid plenarmötena, vilka hölls till ett antal av tre sessioner på två år. Till denna grupp hörde Canada, USA och dåvarande Sovjetunionen.

USA hörde inte av sig ens med remissyttranden. Detta gjorde däremot de båda andra nämnda länderna. Canadas remissyttranden inkom alltid i föreskriven tid till kommittens sekreteriat, beläget i dåvarande Västberlin. Sovjetyttranden kom regelbundet sekretariatet tillhanda ett par veckor efter det att stora kommitten redan tagit ställning till föreliggande förslag. Arbetande länder inom kommitten var - förutom Sverige - Norge, Västtyskland, Holland, Belgien, Frankrike, United Kingdom, Ungern, Italien och Polen.

Standardiseringskommitten arbetade, precis som sin svenska motsvarig­het, med undergrupper, vilka tog sig an de olika specialområdena. Deras arbetsdokument skulle på engelska och franska vara samtliga deltagande staters delegationer tillhanda senast sex veckor före ett plenarmöte.

Sådana möten ägde rum i tur och ordning hos de aktivt deltagande länderna - vanligtvis i deras huvudstäder. Undantagen var dåvarande Västtyskland där sammankomsterna ibland förlades till Frankfurt/M.

Förutom ordförandeskapet inom underkommitten för arkivterminolo­gi, där jag hade den nuvarande nederländska riksarkivarien Eric Ketelaar samt franska riksarkivets utvecklingsman, Chretien Gout såsom medar­betare, var jag menig ledarnot av en underkommine för audivisuella hjälp­medel. Dess ordförande var Pieter Port från den västtyska standardiserings­organisationen.

Många originella personligheter fanns med i TC 46/3. Ordföranden under de första arbetsåren var en västtysk, dr Wersig. Vid sin sida hade han landsmannen Wolfgang Schewe. Dessa båda hade såsom gemensam näm­nare, att de alltid hade en flaska mjölk framför sig på sammanträdesbordet. Också vid de gästabud, som vederbörande regeringar eller standardiserings­organ anordnade under någon av dagarna under plenarmötesveckorna, ägnade de sig åt att dricka mjölk i stället för rhenvin, bourgogne eller andra ädla drycker, som värdnationerna bjöd på. Fransmännen slog alltid på störst. Dess kulturministerium bjöd under onsdagskvällarna i Paris på utsökta middagar i Eiffeltornets restaurant. Där paraderade alltid National-

85

86

gardet med vita byxor, röda jackor och silverglänsande hjälmar. Herrar Wersig och Schewe hade vid dessa tillfällen betydande svårigheter att få fatt i mjölk att fYlla på sina medhavda flaskor med!

Dr Wersig drog sig tillbaka efter något år och efterträddes av rektorn för Norsk Bibliotekshögskola, Tord Henriksen-ett språkgeni och ledarbegåv­ning, som förgäves sökte dölja sig inom väldiga lusekoftor och en yvig kalufs.

Andra originella personligheter rymdes inom den stora kommim!n. Spanska standardiseringskommitten företräddes av en ståtlig spanjorska. Under pienarmörena sade hon aldrig ett ord. Däremot kom hon alltid någon halvtimme för sent- såväl på morgnarna som efter lunch. Orsaken? Hon böt såväl frisyr som kreation - allt för att ständigt förnya sig! Fransyskorna, tre till antalet, av vilka en under ett år hade med sig en nyfödd baby, som hon måste amma ungefär en gång i timmen och hade med i en barnvagn, argumenterade med hela kroppen och var de flitigaste debattdel­tagarna. Detta berodde på att deras dokument alltid var de ordrikaste- vitt avlägsna från kommittens naturliga arbetsprincip: en definition skall vara entydig och ej innehålla ett ord för mycket. En betydande del av p lenarmö­tena gick åt att så att säga vrida överflödsorden ur de franska dokumenten.

Den ungerske och den italienska delegaten hade det gemensamt med Henriksen, att de var språkgeni er. Ungrarens namn med z och ö m.m.lärde jag mig aldrig uttala. Hans var totalt flintskallig, tillika en ytterst skärpt debattör. Italienskan, mme Lubbock, var kommunist av italiensk tappning, god vän med Togliatti och hela det italienska kommunistpartiets ledargar­nityr. Detta återfanns såsom främmande inslag bland gästerna i hennes etagevåning i huset på den plats i Rom, där Cesar mördades. Den övre delen av hennes tvåvåningslägenhet låg på husets platta tak och rymde en vingård. Våra resonemang med hennes utomstående gäster var livliga och visade, att den italienska kommunismen föga liknade den kinesiska eller sovjetiska. Herrarna var i alla händelser glada sällskapsbröder.

Vår medarbetare från United Kingdom var en engelsk gentleman, mr Thomson boende i det lilla samhället "The seven Oaks" någon mil från London. Han löste mången tilltrasslad situation med en förlösande replik. En gång vid ett möte i början av vårt arbete - det var i Bri.issel- hade vi trasslat in oss ordentligt i försöken att klart, lättbegripligt och entydigt definiera en arkivterm. Han begärde ordet och yttrade: "Ladies and gentlemen! This is confusion, bu t confusion on a high level"! Det allmänna skratt, som därpå följde, löste upp knuten. När vi hade p lenarmöte hemma i hans standardiseringsorganisation, vid en liten lugn gata nära Marble Arch, rådde stor upphetsning efter ett !RA-attentat i London. När vi kom till mötena, blev vi praktiskt taget kroppsvisiterade varje dag.

Det mest minnesvärda av våra pienarrnöten i Stockholm ägde rum en marsvecka. Jag och Åhlin var nere vid Stockholms C för att möta delegater­na. När mm e Lubbock kom, rådde full snöstorm i Sverige. Hon kom från ett vårligt Rom, iförd lätta sommarkläder och blev chockad, då hon trädde ut på Vasagatan. Hon hade inga varma kläder med sig. Det blev taxi ut till Lilla Essingen, där ArvidAhlin bodde. Hans hustru lånade ut varma kläder. Trots att dessa var minst ett nummer för stora, fick mme Lubbock i dessa upp erforderlig värme. Men någon vacker uppenbarelse blev det inte.

När jag hade slutmöte med min underkommine för arkivterminologi, det var i H aag, bjöd den nederländska, dåvarande riksarkivarien oss tre på middag på ett av stadens flottaste näringsställen. Vi fick önska oss vad vi ville och som fanns upptaget på den stora matsedeln. Mina ögon föll på en rätt i vilken "kabeljau" ingick. Jag kände ordet från det tidiga 16oo-talets Göteborg där en holländsk invandrarfamilj med detta namn slagit sig ned. Jag hade också en svag aning om att det rörde sig om en fisk. Utan att fråga värden ville jag bekanta mig med rätten. Medgästerna, vilka valde oxfile, höjde ögonbrynen vid mitt val. Detsamma gjorde vår värd, som tyckte, att jag inte behövde välja en så billig rätt, den billigaste på matsedeln. Jag började ana, att jag gjort en s.k. tavla, men ville inte avslöja detta utan framhärdade i mitt val. När rätten kom in fullbordades olyckan! Det rörde sig om kokt torsk på spenatbädd-och i mitt tycke alldeles smaklös. Men medan de övriga i sällskapet gottade sig åt oxfilen med persiljesmör, höll jag god min i elakt spel!

Två delområden visade sig antingen alltför komplicerade eller allt för instabila för att nu lämpa sig för standardisering, d.v.s. fasdåsning vid en viss, klart definierad betydelse. Det ena området var upphovsmannarätts­liga termer. Här borde lämpligen internationellt orienterade jurister kunna göra en insats. Det andra området var ADB, där nyheter oavbrutet strömmade till och där varje företag, som producerade mjukvara eller hårdvara, samtidigt höll sig med en egen terminologi. Detta problem löstes interimistiskt så att vi kom överens om att varje enskilt land skulle samla in alla så att säga spontant uppkomna datatermer till dataordböcker. Så gjordes av svenska SIS.

När ISO:s arbete med informationshanteringens termer avslutades 1981, hade internationella standarder med engelska och franska definitioner utarbetats på bl.a. följande delområden: allmän-na informationstermer, arkivtermer, bibliotekstermer samt termer för audi-visuella hjälpmedel.

Arbetsspråken i ISO-arbetet var engelska och franska. Tyskan ansågs av politiska skäl ännu icke salongsfähig. Vissa resonemang fördes om att dra in också ryska, kinesiska och arabiska språk i terminologiarbetet. Men dessa

87

88

bedömdes skola så avsevärt komplicera arbetet, att risken för ett misslyck­ande tycktes alltför stor. Till en början hade vi vid våra pienarrnöten simultantolkning mellan engelska och franska. Men redan vid tredje pienarrnötet avstod vi från sådan. Då var vi så inne i varandras resonemang, att det inte längre behövdes. Detta sparade mycken tid.

Fransmännen hade den lilla egenheten, att de ej infann sig till plenarmö­ten, om icke alla arbetsdokument minst 6 veckor i förväg kommit dem tillhanda på franska. Också under Pompidous och Mitterands tid svävade De Gaulles anda över dem!

I Norden- med naturligt undantag för Finland- ville vi samarbeta för att så vitt möjligt ra substantiv och verb med samma stam för en och samma definition. Härför tillsattes i samverkan mellan våra nordiska delegationer en särskild, nordisk standardiseringskommitte. Den döptes till INSTA =

Internordisk standardiseringskommitte. Den sammansattes med mig så­som ordförande. Övriga ledamöter var bl.a. Tord Henriksen och en överbibliotekarie från Norges Kungl. Bibliotek. Dessutom deltog- visser­ligen lite sporadiskt - en dansk representant och som observatör en finländska. Sammanträdena ägde rum i Oslo och kombinerades med seminarier för elever och lärare vid Norsk bibliotekshögskola, ledda alter­nerande av mig och Henriksen.

Kostnaderna för det svenska deltagandet i ISO-arbetet, bestående av rese­och traktamentsersättning, betalades av dåvarande Styrelsen för teknisk utveckling, STU. Något arvode kom icke på fråga, helst jag kunde ra räkna mina insatser såsom en del av min rektorstjänst vid ett gymnasium, till vilket försöksverksamhet inför ett nytt ämne, informationsteknik införts. Det ansågs då angeläget, att jag deltog i det bakomliggande informations­terminologiska arbetet. Jag fick dock ingen vikarie, då jag var borta. Mitt arbetsbord på skolan var därför ganska rågat, när jag kom tillbaka från de veckolånga plenarmötena. Av SIS fick jag såsom avskedspresent en chok- · ladkartong, vid pass 1 1!2 m hög. Den måste läggas på takräcket på min bil, då jag återvände från Stockholm efter min sista kontakt med SIS.

Konferenser och studieresor

FIAT liFTA- konferensen i Paris 21-26 september 1996

Detta års konferens inom FIATliFTA - International Federation of Television Archives - innehöll förutom konferensen själv också federation­ens generalförsamling, som .enligt stadgarna skall avhållas vartannat år. Härvid sker val till president och Executive Council men även andra frågor av intresse tas upp. Bland övriga ärenden märktes detta år ett förslag till modernisering av stadgarna innebärande att också radioarkiv, tillhöriga medlemmar som även sänder television, kan upptas i federationen. Detta sker for att möta ett allt vanligare forhållande, att dessa två typer av arkiv bland medlemsföretagen slås samman till en enhet.

Medlemsskapsstrukturen förändras också, i det att t ex en korresponde­rande medlem numera benäms Individual Associate Member. Dessutom förtydligas skillnaden mellan fullvärdigt medlemsskap och associerat för organisationers del: så t ex måste sådana företag, som uppfyller kraven för fullvärdigt medlemsskap, också bli fullvärdiga medlemmar och inte, som ej varit ovanligt tidigare, gå in som associerade medlemmar.

Vidare inrättas en halvtidstjänst som administrativ sekreterare inom FIAT/IFTA, något som varit på tal några år men som man tidigare inte ansett sig ha råd med. Denne skall bl a hålla i löpande korrespondens samt ingå i redaktionen för FIAT Newsletter och stå för det omedelbara insamlandet av material. Som kronan på verket föreslås en höjning av medlemsavgifterna- tidigare tämligen måttliga- med 50%. Dessa förslag antogs.

Som en deltagare uttryckte det i en rapport till det efterföljande Newslet­ter vore ett första intryck av konferensen, att antalet delegater ökat i förhållande till tidigare och likaså intresset för kommissionernas arbete. Dessa har numera öppna sammankomster under konferenserna, vilket uppenbarligen stimulerat till ökat deltagande också utanför själva konfe­rensdagarna.

Bland diskuterade ämnen märktes äganderätten till arkivmaterial i förening med dess bevarande och utnyttjande; är kommersiellt utnyttjande och kulturarvssynpunkter förenliga? Ett annat ämne rörde fenomenet med obsoleta format, i synnerhet vad gäller videomaterial, och hur man skall

89

90

komma till rätta med nödvändigheten att kopiera för att kunna bevara långsiktigt. Detta är ju i själva verket ett mycket ofta återkommande tema närhelst video kommer på tal.

Digitalisering är sannolikt den framtida lösningen. Även de stora film­mängderna i tv-arkiven kräver särskilda överväganden och åtgärder, även om just problemet med föråldrad uppspelningsapparatur knappast är så framträdande som i fråga om video.

Dokumentation och access var andra vitala ämnen liksom frågan om utbildning. I sistnämnda fall pekade man inte minst på att länder med kortare traditioner och erfarenheter har stort behov av utbildningsmaterial och -möjligheter och att FIAT:s Training Commission där har en mission att fYlla.

I en rapport från just Training Commission redovisades intryck från för­kongressen till ICA:s stora kongress i Peking i början av september, där också en representant för FIAT liFTA deltog. I sin rapport vitsordar denne den höga kvaliten på denna för-kongress, i vilken redovisades ett stort intresse för utbildnings- och träningsfrågor. För första gången vid en FIAT l 1FTA-konferens framträdde en delegat från ett afrikanskt land (Nigeria). Denne hade just också deltagit i Pekingkonferensen.

Den s k FIAT liFTA Award till program, som huvudsakligen bygger på tv-arkivmaterial, utdelades 1996 för tredje gången och gick till programmet "The Road to War", producent Norrna Percy, och ingående i BBC:s serie "The Death ofYugoslavia".

Nordiskt miniseminarium

FIAT liFTA vill gärna ra till stånd lokala seminarier, där ämnesområdet begränsas och där språkproblemen minimeras, dvs de skall kunna hållas utan tolkar. Ett sådant seminarium för nordiska deltagare avhölls i mars 1996. Ett nytt hölls i slutet av februari 1997, med deltagande från de flesta nordiska länderna, inkl Färöarna. Programmet i år innehöll visningar av institutioner, bl a ALB, samt olika föredrag, t ex om den digitala världen idag och imorgon och om det europeiska samarbetsprojektet Euromedia, där man söker sammansmälta metoder för indexering och återvinnande av information med integrerad digital teknik och analys och testning av nya telekommunikativa tjänster.

Ett ytterligare sådant miniseminarium i Aten under 1997 avses avrappor­teras vid nästa FIAT liFTA-konferens, i Budapest i september 1997· Dess­utom planeras också ett miniseminarium i Santiago de Chile.

Stellan Norrlander

Översikter och recensioner

Riksarkivets beståndsöversikt del l. Medeltiden, Kungl Maj:ts Kansli och Utrikesförvaltningen mm (Stockholm 1996, ISBN 91-88366-01-4)

Arkivens nytta och nödvändighei

Det är en på flera sätt lycklig dag, när Riksarkivet publicerar del I av sin stora beståndsöversikt. Denna första del handlar om medeltidssamlingen och kvarlåtenskapen av Kungl Maj :ts kansli samt utrikesförvaltningen.

Som representant för avnämarna, de som bedriver historisk forskning, är jag enbart lycklig över händelsen. I den oändligt ringa mån jag hör till producenterna av administrativa handlingar och stadiga utredningar, känner jag någon skuldkänsla: Ha"r jag bidragit till att pappersfloden har blivitstörre än den borde ha varit? I måttliggradhoppas jag, förvad denna översikt först och sist visar är, hur produktionen av handlingar har svällt ut genom tiderna, särskilt i accelererad takt under 1900-talet, och det speglar hur de stadiga organens verksamhet har lagt under sig mer och mer av människornas leverne i kungariket Sverige. Under tidigare år­hundraden befattade sig den stadiga administrationen bara med vissa ur överhetens synpunkt väsentliga aktiviteter: krig, beskattning, under­handlingar med främmande makter, brottsbekämpning, kyrklig verk­samhet. Det dagliga livet låg utanför överhetens synfält, och mestadels ansåg sig den lycklig som kunde leva och dö utan att bli upptäckt av fogdar och krigsbefäL Men överhetens synfält vidgades alltmer, och för två och ett halvt århundrade sedan började man försöka föra demografisk statistik över befolkningen. Av allt att döma var den länge bristfällig med väldiga statistiska mörkertal, men undan för undan fick man allt bättre grepp om den lösa, icke bofasta arbetskraften, och under andra världskriget visade det sig, att det var ett försvinnande litet antal obefintliga som anmälde sig för att få ransoneringskort. Den sociala överblicken var total och den kamerala omutlig. Den stadiga verksamhetens omfattning och speciali­sering har nu vuxit därhän, att den har blivit allt svårare att överblicka och ännu svårare att samordna. Det hör till dagens politiska problem, och det är inte det minsta.

Föredrag hållet vid Riksarkivets presentation av beståndsöversikten den n juni 1996

91

92

Professor Erik Lönn­roth. Porträtt av Ernst Billgren tillhörigt Sta­tens porträttsamlingar på Gripsholms slott. Foto Svenska porträtt­arkivet

Principen för ordnandet av Riksarkivets material är och förblir prove­niensprincipen: akterna ordnas under den myndighet som har producerat dem. Det innebär för den forskare som utnyttjar akterna, att hans utblick binds till den ifrågavarande myndighetens. Är hans intresse inriktat på andra frågor än dem som har intresserat myndigheten, måste han finna på egna system för att utnyttja materialet. Vill han t.ex. ha reda på bebyggelsen under 1500-talet i någon landsdel, räcker det inte att ta tilllandsböckerna och längden för Älvsborgs lösen, de två ordinarie källängderna över skattebetalande undersåtar i riket. Man har också att ta hänsyn till ortnamn, skifteskartor från qoo-talet, topografiska och växtbiologiska faktorer, eventuell t också arkeologiska lämningar. Forskning kan sällan ta sig fram på slentrian i välordnade serier av akter - den kräver oro och misstänksamhet, fantasi - och helst någon rutin i nyttjande av arkivmaterial.

Det första avsnittet av den nu utgivna delen, det som rör medeltiden, har bara i undantagsfall kunnat ordnas och presenteras efter proveniensprinci-

pen. Svenska dokument och brev, skrivna på pergament och papper har sammanförts i kronologisk ordning, vare sig de härrör från någon myndig­het eller från privatpersoner. Beståndet visar med all tydlighet det självklara men sällan påpekade förhållandet, att ingen administration har kunnat finnas förrän man har kunnat lämna skriftliga meddelanden och akter. Kungadömet har enligt samstämmiga uppgifter varit svagt så länge det bara har kunnat ge mundiga befallningar och lita till mundiga överenskommel­ser, kanske från början formulerade med precision men snart glömda i sin precisa ordalydelse. Först när den katolska kyrkan hade kommit ur mis­sionsstadiet och byggt upp en organisation med stift och församlingar, kunde svearikets kung i förbund med kyrkan få ett grepp om sina under­såtar. Alfabetismens födelse har varit statens födelse- kyrkan kom urifrån med en färdig organisation och maktapparat. Runskriften hade bara kunnat användas på monument av sten och på små personliga meddelan­den, bevarade på näverbitar. Kyrkans latin hade ett färdigt ordförråd för administrativa begrepp och ekonomiska transaktioner. Det avsatte så småningom en svensk terminologi. Men först på 12oo-talet med dess starka inflytande från den europeiska kontinenten kunde samhällsgrupper i Sverige tillägna sig europeisk kultur och europeiska beteendemönster och organisera sig i ett privilegiesamhälle. Man kodifierade lagarna i de land­skap som ännu formellt var självständiga enheter under sveakungen, men därutöver fick man skrivna kungliga påbud, påvliga bullor och fördrag bekräftade med de fördragsslutandes sigill. Detta fick folket som normer för sin livsföring, med inslag av främmande kanonisk och romersk lag att rätta sig efter, i den mån de styrande i landet hade makt att driva igenom sina påbud.

Det finns grupper av pergamentsbrev som man kan hänföra till vissa släkter, och det finns kopieböcker, framför allt Vadstena klosters, som ger samlade intryck med utgångspunkt från en gemensam proveniens. Därtill kommer några jordeböcker och räkenskapsböcker i Riksarkivets C-serie, som ger direkta intryck av några högadliga familjers ekonomiska livsföring. Sturearkivet, den yngre Sturefamiljens skriftsamling, erövrades av den danska krigsmakten och bevarades i Köpenhamn tills det återbördades till Sverige genom arkivbyte in på 1900-talet. Det är ett unikt arkiv genom att det ger ett levande intryck av riksföreståndarnas maktutövning, utnyttjan­de av resurser och politiska spel. Det medeltida dokumentmaterialet, som har säker proveniens och utförligare information om agerande personernas liv och verksamhet, härrör från senmedeltiden, framför allt dess slutskede. Det mildrar något men förtar inte intrycket av att det medeltida källmate­rialet utmärks av ofandiga luckor som aldrig kommer att fyllas. Medeltids-

93

94

r

forskarens skyldighet är att erkänna sin okunnighet om det mesta och att sedan med omsorgsfull analys ra ut det mesta möjliga av det lilla som finns.

Från och med Vasatiden finns riksregistraturet i löpande serie, kungliga brev alltifrån 1521, rådsprotokoll från 1621 och framåt, skrivelse till Konung­en och till Kungl. Majestät från och med 1522, och andra löpande serier, fler och fler allteftersom den centrala förvaltningen har vuxit och förgrenats fram till nutidens svåröverblickbara mångfald. Materialet blir allt operson­ligare alltifrån det att GustafVasas oefterhärmliga sätt att uttrycka sig ersätts av formell kanslistil. Rådsprotokoll ger ännu i stram sammanfattning en livlig och spännande debatt med ett uttryck av majestätisk lakonism, som avbryts i några ra års stenografiska protokoll från 1670-talet och 1682, där debatten i stället återges i samtalsspråk, tyvärr nästan omöjligt att återge i tidens egen språkform. Här kunde finnas en unik men svår uppgift för språkforskare att skymta 16oo-talets talspråk.

I avdelningen "ämnessamlingar och miscellanea'' finns en rikhaltig avdelning om lagstiftning och rättstillämpning i äldre tid, en stor avdelning om personhistoria och en mångfald specialavdelningar, från akademier, lärda sällskap och museer till rangvård och spinnhus. I några fall har splittringen varit för stor för att kunna sammanfattas, något som har avsatt rubrikerna "Fragmentsamlingen" och "Oplacerade handlingar". På slutet kommer en avdelning om "Trolldom och annan vidskepelse", som lockar nfikenheten. Trolldomen togs på stort allvar ännu i 1734 års lag, där drakoniska straff utmäts för dess utövande. Den kom snabbt ur bruk under gustaviansk tid, men dess kvarlevande som en del av folklig subkultur är en företeelse som är väl värd seriösa studier.

Rubrikerna i denna beståndsöversikt täcker ett oändligt antal forsknings­områden- jag har bara kunnat ge några antydningar. Men denna mångfald ger också anledning till allvarliga reflexioner. Det latinska språket är så allmänt nyttjat i källmaterialet, att forskning i äldre tids historia före mitten av 1700-talet är så gott som omöjlig för den som inte är latinkunnig. Franskan som dominerande kulturspråk är så allmänt förekommande från 1700-talet och fram över 18oo-talets mitt, att någorlunda kunnighet i detta språk är ett måste för historiska forskare. Historiskt tänkande är ofrånkomligt för alllångsiktig prognostik, all bedömning av framtidens möjligheter, som går utöver konsten att dra det sista strecket på ett diagram en bit över dess högra kant. Nuet är ett ögonblick som för varje sekund förbyts i ett förgånget som fortsätter in i framtiden. Framtiden bestäms av oändligt mycket mera än några nu aktuella ekonomiska tendenser eller nu intressanta tekniska projekt. Den bestäms av människor, som vi inte ännu känner till, och människors beteenden i ständigt föränderliga tidsmiljöer lär vi bara känna i historien.

Det vi möter i arkiv, särskilt i centrala arkiv, är materialet som gör det möjligt att göra exakta iakttagelser om historiska företeelser, så exakta som en allvarligt arbetande människa kan göra. Det är en oändlig och lockande möjlighet för forskare som söker sanning. Det finns i dagens Sverige en tendens att slarva med sanningen, att göra påståenden om lagbundna företeelser, att lansera en aktuell tendens med en eller annan politisk innebörd, eller rentav klatscha till med påståenden om människor och händelser som man antar har underhållningsvärde. Den som söker san­ningen tar avstånd från sådant. Det historiska skeendet bestäms inte av lagar, tendenser föråldras snabbt och är alltid av ondo, och verkligheten ensam har ett bestående underhållningsvärde. Den som forskar i arkivens material kan tröttas, men han eller hon belönas av glädjen att finna spånor av en verklighet. Jag kan vittna om den glädjen med ettlångt livs erfarenhet. Den håller.

Erik Lönnroth

95

96

Recension

Del I av Riksarkivets beståndsöversikt (Skrifter utgivna av Svenska Riksar­kivet, 8:I, band I och 2, I996) handlar som sig bör om Kungl.Maj:ts kanslis arkiv. Delen innehåller också ett inledande avsnitt om hela verket. Här ges bl a kortfattad information om hur arkiv redovisas, inklusive en beskrivning av allmänna arkivschemat. En av verkets förtjänster är att kortfattat, men ändå inträngande beskriva arkivbestånden och deras innehåll. Till detta kommer de uttömmande hänvisningarna till litteratur, förteckningar och otryckta utredningar i Riksarkivet.

En generell fråga som bör diskuteras är om forskarna är mest betjänta av en beskrivning av Riksarkivets bestånd eller av en beskrivning av vissa arkiv. Forskarnas intresse för materialet begränsas sannolikt inte till den del som vid ett visst givet tillfälle förvaras i Riksarkivet. Vad gäller departementen skulle jag ha velat se att redovisningen hade förts fram t o m I974, dvs grundlagsändringen, trots att handlingarna är levererade till RA endast t o m I965. På så sätt hade vi fatt en beskrivning av hela Kungl Maj :ts kanslis arkiv.

Arkiven från Kungl Maj:ts kansli är som bekant historiskt sett kärnan i Riksarkivet. Jag skall därför begränsa min framställning till behandlingen av dessa arkiv. Det är en mäktig uppgift att beskriva detta material inom ett så pass begränsat utrymme. Beståndsöversikten ger en hittills okänd inblick i detta rika material. Jag har själv upplevt svårigheterna att tränga in i materialet. Under mitt avhandlingsarbete kämpade jag med ett antal föråldrade och mycket summariska förteckningar.

En av de mest svåröverskådliga delarna av Riksarkivets bestånd är arkivbestånden från Kungl Maj:ts kansli före I840. Arkivens öden genom århundradena gör att det kan vara mycket svårt att hitta sökta handlingar. Det är därför glädjande att vi nu far en genomgång av de olika serierna i det odelade kansliets och i statsexpeditionernas arkiv och av sökvägarna. Särskilt redovisningen av de inkomna handlingarnas placering är värdefull (se t ex s. 92f)'. I avsnittet om diarierna bör man lägga märke till att de beskrivs som ett hjälpmedel att fastställa vilka handlingar som kommit in och hur ärendenahar handlagts, inte ett hjälpmedel för att hitta de inkomna handlingarna. Detta visar på svårigheterna att tränga in i materialet.

Departementens arkiv är generellt sett mycket lättare att orientera sig i. Detta till trots är det mycket värdefullt med en allmän genomgång om vissa serier i departementsarkiven (I50 ff) . En annan viktig sammanställning

I uppräkningen på sid.92f skulle jag vilja tillägga nedre justierevisionens arkiv (utslagsakter­na), eftersom det i den serien finns handlingar som inte har att göra med domstolsärenden (gäller åtminstone 1770-talet).

gäller ärendenas fördelning på de olika departementen. Kunskap om denna är ju nödvändig för att kunna hitta ett ärende i arkiven.

Ett annat centralt men svårbearbetat arkivmaterial härrör från den högsta dömande makten. Nedre justitierevisionens arkiv har ofta betraktats som "svårt", både för RA:s forskarexpedition och för forskarna. Det gäller inte bara avsaknaden av förteckning. Minst lika viktigt för förståelsen av materialet är kunskap om arkivläggningsprinciper och om handlingarnas öden fram till den nuvarande ordningen. Det faktum att vissa aktserier är rekonstruktioner är t ex en nödvändig kunskap (se s.2 70ff) . Genomgången är därför mycket välgörande.

De värdefulla arkiven från utrikesförvaltningen hör till ett annat område som för många varit svårgenomträngligt. Vi har här visserligen haft Sören Tommas' värdefulla arbete om Diplomatica-samlingarna.2

, men bestånds­översikten är även här mycket välkommen. Framförallt beskrivningen av UD:s och dess föregångares arkiv bör uppmärksammas. Däremot kan man diskutera det kloka i att behandla arkiven från myndigheter under regering­en på UD:s område i denna del i stället för i den del som skall behandla centrala ämbetsverk. Dispositionen kommer här att spegla RA:s organisa­tion mer än statsförvaltningens.

Sammanfattningsvis kan konstateras att del r av beståndsöversikten motsvarar högt ställda krav. Forskarna har här ffitt ett ypperligt hjälpmedel för att förstå och hitta i ett mycket centralt källmaterial till Sveriges historia.

Stajfan Smedberg

1 Tommos, Sören, The Diplomatica Collection in the Swedish National Archives, Skrifter utgivna av Svenska Riksarkivet 5, Scockholm 1980.

97

98

Mare Baldeum - 2000 år av Östersjöns historia

Ulla Ehrensvärd-Pellervo Kokkonen-]uha Nurminen (ISBN 951-1-13993-2)

"Mare Balticurn" är ett stort och präktigt praktverk. Att lyfta upp denna bok och placera den i läsvänlig position är inte alldeles lätt, att bläddra i den går däremot som en dans. Det första intrycket är överväldigande. En slösande rikedorn av illustrationer, inte minst av praktiskt taget perfekt återgivna kartor och sjökort. Men det är inte bara frågan om en magnifik och utförlig kartbilderbok Den som ger sig i kast med texten upptäcker att man även här f'ar sig något alldeles extra till livs, kanske inte riktigt det man förväntat sig av undertiteln- 2 ooo år av Östersjöns historia. Detta är långt ifrån någon konventionell historik över Östersjöområdet utan en mycket speciell. Hu­vudtemat är karteringen av Östersjön. Andra aspekter kornmer i skymundan, även om ett stort antal mycket upplysande faktarutor ger allehanda informa­tion om näringsliv, fartygstyper, hydrografiska förhållanden m m.

Huvudförfattare har varit Ulla Ehrensvärd, professor och f d chef för kartsektionen på Krigsarkivet. H on svarar också för bokens längsta avsnitt, "Mare Balticurn - ett hav av växelverkan", där hennes i sanning enorma kunskaper om kartografins historia kornmer till sin fulla rätt. Hon är noggrann med att hela tiden sätta in den kartografiska utvecklingen i sitt allmänhistoriska sammanhang. Huvudbehållningen av avsnittet är dock den intima växelverkan mellan den exceptionellt informativa texten om karteringens framväxt och mångfalden av synnerligen representativa och talande illustrationer. Detta är självfallet i fortsättningen standardverket på detta område (det bör dock påpekas att den tidigare existerande konkurren­sen inte är stenhård).

Ulla Ehrensvärd för fram berättelsen till och med Petter Geddas atlas från 1690-talet. Utvecklingen därefter beskrivs av fil dr Pellero Kokkonen, specia­list på 1700-talets sjökartering. Han går i sitt avsnitt, "Speculurn Nauticurn -Östersjöns spegel", fram till mitten av r8oo-talet. Även i Kokkonens avsnitt finns samrna utmärkta kvaliteter som i Ehrensvärds, en mycket informativ text och ett utsökt samspel med de excellenta illustartionerna. Hans avsnitt är mindre brett upplagt och koncentrerar sig på sjökortens utveckling, medan Ehrensvärds bredare framställning även tar in andra typer av kartor och överhuvudtaget kunskapen om Östersjön, inte bara i området självt utan även utanför. För Ehrensvärd spelar t ex holländarna en stor roll medan Kokkonen huvudsakligen sysslar med svensk och rysk verksamhet.

Gotlands belägenhet på ett sjökort fordigställt år 1767 (Sjökarteverkets arkiv, Hydrografiska kartor, littera XV!l·5, Krigsarkivet). Foto Bertil Olofsson.

99

100

Faktarutorna är sammanställda av Juha Nurminen, en mycket intressant person. Han är storföretagare, koncernchef för Nurminengruppen, men samtidigt akademiskt utbildad, mycket sjöfartsintresserad i allmänhet och av arktisk upptäcktshistoria i synnerhet och därtill ägare av en stor bok- och kartsarnling, som lämnat åtskilliga spår i "Mare Balticum". Även om flertalet av faktarutorna gäller skepp, handeln och sjöfart i allmänhet är åtskilliga av dem, som är ägnade navigering, nära kopplade till kartmateri­alet och de båda andra författarnas framställningar. Här ges mycket kunskap i lättsmält form. Den som t ex känner sig ha bristande kunskaper i hur man använda loxodromer rekommenderas att söka upp sid 25.

Finns det då bara lovord att strö för detta verk? Nej tyvärr, det är några punkter som lämnar läsaren frågande. Det är t ex inte helt klart vad som menas med Östersjön. Kartan på sid 15, alldeles avgjort, och i viss mån texten på sid 12, definierar Östersjön som inkluderande även Kattegatt, en i sanning generös gränsdragning som skulle göra även förmodligen förvå­nade göteborgare till Östersjökustbor. Längre fram i texten har författarna dock lugnat ned sig och låter Östersjön mer eller mindre tydligt sluta någonstans i Öresund. Den allmänhistoriska texten ger upphov till enstaka frågetecken. Ett kraftigt sådant måste sättas inför uppgiften om var slaget vid Svolder ägde rum. Tidigare uppfattningar har pendlat mellan Öresund och vid en ö i södra Östersjön. Nu uppges som valplats den tidigare okända ön Svolder i Öresund!

Den kraftigaste kritiken måste dock riktas mot de nyproducerade kartorna. Åtskilliga av dem är tyvärr långt ifrån klanderfria. Ett flertal fel och konstigheter kan lätt konstateras, ibland även grova sådana. Ett par exempel från slutet av boken får illustrera detta. Kartsviten "Sveriges kamp om herraväldet över Östersjön" lider av åtskilliga fel, det grövsta förmod­ligen att Svenska Pommern år 1809 inte är markerat som svenskt. I bifogad text anges f ö att "år 1814 erhöll Danmark Pommern", i själva verket överlämnades området år 1815 till Preussen. Även kartan "Sjöstrider" är olyckligt utformad. Ett antal sjöslag har placerats fel, bl a det viktiga vid Fehmern 1644. Lustigast är väl placeringen av slaget på Kolberger Heide samma år. I den beledsagande texten står mycket riktigt att detta ligger i Kielbukten men på kartan har slaget detta obeaktat förlagts till Kolberg i dagens Polen. Även kartan "Index över reproducerade kartor" , i och för sig en utmärkt ide, måste tas med en nypa salt. Några stickprov gjorde mig betänksam. Jag började med en karta, s 54, som jag inte återfann i indexet, tittade därefter på de tre uppgifterna i indexkartans sydöstra hörn. En var helt korrekt, en felaktig, om än inte helt och hållet, och en helt galen. Sedan gav jag upp.

Låt mig sluta med gnället över vad som trots detta är ett fantastiskt arbete och övergå till arkivaspekter, dvs i detta fall varifrån materialet till illustra­tionerna är hämtat. Står möda har lagts ned på att insamla underlag, hela 39 institutioner i tio länder har bidragit. Med tanke på verkets bakgrund är det kanske inte så förvånande att av de totalt cirka 240 illustrationerna 52

är hämtade frånJuha Nurminens stiftelse och privatsamling. Bakgrunden lär nämligen vara att verket från början var tänkt som en presentation av Juha Nurminen-materialet men sedan växte ut till den generella framställ­ning det blivit. Ännu mer av materialet kommer faktiskt från ett annat håll, det svenska Krigsarkivet, som ensamt svarar för en fjärdedel. Orsaken är nog inte bara huvudförfattarens tidigare hemvist där utan även samlingarnas bredd och djup. Totalt härrör drygt fyra femtedelar av materialet från Sverige och Finland, en slagsida som dock inte är så allvarlig som det kan verka, eftersom man, i det flertal fall då det rört sig om icke unika föremål valt att avbilda ett svenskt eller finländskt exemplar.

slutligen är det värt att påpeka att boken har blivit en stor försäljnings­framgång. Totalt 9 ooo exemplar trycktes på fyra språk- finska, svenska, tyska och engelska. Praktiskt taget alla exemplaren är redan sålda. Det torde inte vara en djärv gissning att verket kommer att bli en antikvarisk dyrgrip.

Björn Gäfoert

101

102

"ADB och Arkiv" samt "Redovisning av AD B-upptagningar"

Två småskrifter från Riksarkivet och Krigsarkivet

En äldre kollega berättade följande anekdot. Den stadiga kommitten hade omkring 1970 avslutat sitt arbete och ville leverera sitt arkiv till Riksarkivet. Kommitten önskade nu besked om hur man skulle förfara med det utredningsmaterial som var AD B-baserat. Efter att noga ha övervägt beständighetsproblematiken meddelade Riksarkivet att materialet inför leverans ovillkorligen skulle överföras till ett nytt och oanvänt magnetband.

Jag vet inte i vilken utsträckning historien är sann, men det är ganska oväsentligt. Den ger i alla fall en sann bild av den osäkerhet vi inom arkivväsendet har känt, och i hög utsträckning fortfarande känner inför arkivmaterial på ADB-medier. Även om vi idag har fltt ett regelverk och andra verktyg för att bättre hantera dessa frågor, kan vi nog i denna anekdot lite till mans känna igen våra egna tillkortakommanden och vår egen tafatthet när vi ställs inför frågor om långtidsbevarande av digitalt material.

Det finns således ett stort behov av texter som behandlar ADB ur ett arkivperspektiv. Varje nytt tillskott till det hittills ganska magra utbudet inom detta område är varmt välkommet. Inte minst inom kategorin handböcker finns ett otillfredsställt behov. Det är därför roligt att kunna konstatera att såväl Riksarkivet som Krigsarkivet utkommit med varsin kort skrift av handbokskaraktär, vilka ur olika perspektiv behandlar arkiv och ADB.

Riksarkivet har inlett utgivningen av handböcker, regelkommentarer och liknande texter i en publikationserie med enhetlig grafisk profil. I denna serie har nu utkommit Redovisning av ADB-upptagningar.

Erfarenheterna från SATS-rundan har visat hur eftersatt denna del av arkivredovisningen är vid våra statliga myndigheter. Jag är nog inte den enda tillsynshandläggare som blivit glatt överraskad de ra gånger jag stött på en arkivförteckning där de digitala delarna av myndighetens arkiv varit redovisade. I och för sig är detta inte särskilt förvånande. De för våra förteckningsprinciper så grundläggande begrepp som handling, volym, serie, ja till och med arkivbildare utgår från det traditionella pappersarkivet och låter sig endast med möda överföras till den digitala världen. I en bilaga till Riksarkivets lilla häfte ges exempel på hur detta trots allt kan låta sig

göras. Som klokt poängteras i häftets inledning avser exemplen endast relativt enkla upptagningar av databastyp.

Dagens och den närmaste framtidens komplexa informationssystem kommer att ställa helt nya krav på arkivredovisningen. Även Datalagskom­mitten betänkande (SOU 1997:39) och de förslag som där framförs förebå­dar stora och nödvändiga förändringar i vårt sätt att redovisa och beskriva arkiv. Detta utvecklingsarbete har ju även inletts inom ramen för projektet Info rmationsteknologin hos myndigheterna och dess påverkan på arkivens offentlighet. Det är med stor spänning resultatet av detta arbete emotses.

Riksarkivets broschyr innehåller således inga direkta nyheter vare sig av begreppsmässig, metodisk eller teoretisk natur. Detta vore väl heller in te på sin plats. Broschyrens målgrupp är i första hand de arkivbildande myndig­heterna. Som ett stöd för det praktiska förteckningsarbetet fungerar den säkert utmärkt.

Krigsarkivets lilla skrift ADB och arkiv - En orienteringfor myndigheter som hör till Försvarsdepartementet, tar det befintliga regelverket som ut­gångspunkt, och ger i resonerande ton exempel på hur detta kan tillämpas i praktiken. I inledningen konstaterar man att det finns en rad författningar vilka syftar till att reglera myndigheternas AD B-användning utifrån arkiv­tjänstens krav. Bristande kunskap hos myndighetens ADB-ansvarige om arkivfrågor och lika sto r okunnighet om ADB hos den arkivansvarige, utgör dock ett problem. Författarna menar att det är i detta perspektiv vi ska se Krigsarkivets skrift. "Avsikten med detta häfte är att försöka minska avståndet mellan den ADB-ansvarige och den arkivansvarige".

På en myndighet där jag har goda personliga relationer med såväl den arkivansvarige som AD B-chefen lät j ag båda dessa läsa Krigsarkivets broschyr. Vi träffades sedan alla tre under en kafferast. Det samtal som därefter följde gav knappast näring åt förhoppningen att alla olikheter i tänkesätt och begreppsapparat nu skulle vara överbryggade. ADB-chefen ville inte accep­tera att rensning i systemet skulle benämnas gallring. Gallring var något man gjorde när man ställde av en fil. Denna lektion om begreppens rätta innebörd följdes av den arkivansvariges krav på att myndighetens blankettmallar i fortsättningen skulle sparas i ASCII-format.

Det förvirrade samtalet utmynnande dock i den kloka ståndpunkten att arkivfrågorna måste beaktas redan i systemutvecklingsprocessens inled­ning. Arkivtjänstens krav ska på samma sätt som andra delar av ett ADB­systems funktionalitet lösas när systemet byggs. Arkivfunktionen bör vara en integrerad del av myndighetens informationssystem.

Detta perspektiv saknas i Krigsarkivets häfte. Det hade varit möjligt att exempelvis med utgångspunkt i arkivlagens krav att hänsyn ska tas till

103

104

registreringens betydelse för arkivvården, föra ett resonemang runt system­utveckling och arkivvårdens krav. Ska metoder och verktyg för systemut­veckling förändras i den riktning vi vill, bör arkivvärlden ta varje tillfälle i akt att formulera sina krav.

ADB och Arkiv kommer att finna sina läsare. Även om häftet vänder sig till de arkivbildande myndigheterna är det säkerligen även många av landets arkivarier som med tacksamhet kommer att ta till sig denna - som författarna själva uttrycker det - lägesrapport.

Björn Jordeli

SVENSKA_ ARKIVSAMFUNDET