DOCUMENTACIÓN MERCANTIL2012

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COMPROBANTES DE PAGOORDEN DE PEDIDOORDEN DE COMPRANOTA DE PEDIDOGUÍA DE REMISIÓN

ACOSTA ARROYO, MelanieBRAVO PÉREZ, DorelyCHACALIAZA MENDOZA, María AlejandraCHAPOÑAN MENDOZA, Lesly del PilarHUGO QUISPE, Jannet MabelMANRIQUE REYES, Sharon KimberlyQUISPE SOTO, Marisol

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Agradecemos a todas aquellas

personas y entidades que nos

brindaron su ayuda en la

suministración de datos, dichos

datos permitieron obtener los

objetivos propuestos en nuestro

trabajo y los cuales sin su apoyo

hubiese sido difícil de lograr.

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INTRODUCCIÓN

Los Comprobantes de Pago son todos los documentos extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

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ORDEN DE PEDIDO

Concepto

La orden de pedido es el documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en aquellos casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente. Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una venta exista en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizada. Ahora bien, la legislación no prevé la posibilidad de cancelar la orden de pedido, salvo algunas excepciones: por ejemplo, si se lleva a cabo a distancia o fuera de los establecimientos comerciales (por ejemplo, en una feria, un salón o una exposición). En consecuencia, una vez firmada la orden de pedido, la venta existe y ambas partes quedan sometidas a este contrato.

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ORDEN DE COMPRA

Suele llamarse también en algunas empresas nota de pedido, esto depende de cada una, aunque en el Perú la definición más común es la primera .Una orden de compra es el documento por medio del cual se lleva a cabo una petición o una solicitud, pero de forma escrita, de tal manera que sea más formal la presentación de este documento a un proveedor.

Dicha petición, es realizada con la finalidad de poder solicitar o reclamar artículos, los cuales ya tienen un precio antes convenido, con las condiciones y reglas que se tengan dependiendo del tipo de negocio que se posea o de acuerdo al tipo de negocio con el que se hagan los tratos, dentro de esta solicitud deben de tratar en lo posible estar especificados tanto el día y monto de pago, como lo relacionado a la entrega.

A través y gracias a la orden de compra es posible autorizar al proveedor el poder hacer la entrega de los artículos solicitados, pero esto siempre exigiendo la respectiva factura por el concepto de la compra.

Por lo general cuando una empresa procede a adquirir artículos, debe de hacerlo por medio de una orden de compra, estas órdenes de compra deben de encontrarse necesaria y obligatoriamente enumeradas en forma correlativa y en serie, debido a que esto ayuda a llevar el mejor control de su uso.

Requisitos:

Siempre dentro de la orden de compra deben incluirse los campos siguientes:

Lugar y fecha de emisión.

Nombre y número de orden del comprobante.

Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.

Detalle de las mercaderías solicitadas.

Condición de pago y entrega.

Firma del comprador o encargado de compras.

Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

Generalmente se procede a enviar una solicitud original al proveedor, y se guarda una copia la cual será llevada al área de contabilidad de la empresa o entidad que hace el envió, esto para que el envió pueda ser registrado, una copia extra es enviada al área de compras o almacén.

Formas de emisión

Original: Para el vendedor.

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Duplicado: Para el comprador.

Importancia

Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto

Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado.

Modelo de Orden de Compra

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NOTA DE PEDIDO

ConceptoEs el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido. En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita las mercaderías en calidad de compra.

Rayado

El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las siguientes partes:1. Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de

dirección y teléfono)2. Numeración correlativa3. Lugar y fecha en que se hace el pedido4. Nombre o razón social del cliente5. Dirección del cliente6. Condiciones del pedido7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)8. Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía9. Precio unitario de la mercancía10.Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

Formas de emisión

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o en vía al vendedor.

Uso

Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa proveedora y las copias se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.

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Modelo

GUIA DE REMISIÓN

1. ¿Qué es?

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

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2. Requisitos de una Guía de Remisión

 Los requisitos son los siguientes:1. Membrete o razón social de la casa vendedora2. Numeración correlativa3. Lugar y fecha4. Nombre o razón social de comprador5. Dirección del cliente6. Detalle de los artículos7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)8. Precio unitario y total9. Firma del vendedor10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

3. Importancia

Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.

GUÍA DE REMISIÓN REMITENTE

1. Definición

Es el documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta, y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de bienes, cesión en uso, consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros. Cada guía de remisión de remitente consta de un original y dos copias: para el remitente y otra copia para la SUNAT.

2. ¿Quién emite la guía de remisión del remitente?

El propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, con ocasión de su transferencia, prestación de servicios que involucra o no transformación del bien, cesión en uso, remisión entre establecimientos de una misma empresa y otros.

El consignador, en la entrega al consignatario de los bienes dados en consignación y en la devolución de los bienes no vendidos por el consignatario. El prestador de servicios en casos tales como: mantenimiento, reparación de bienes, servicios de maquila, etc.; sólo si las condiciones contractuales del servicio incluyen el recojo o la entrega de los bienes en los almacenes o en el lugar designado por el propietario o poseedor de los mismos.

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3. Requisitos de la guía de remisión remitente

Información impresa de la guía de remisión remitente:1. Datos de identificación del remitente:

Apellidos y nombres, o denominación o razón social.Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté

localizado el punto de emisión.Número de RUC

2. Denominación del documento: GUÍA DE REMISIÓN DEL REMITENTE.3. Numeración: Serie y número correlativo.4. Motivo del traslado: SE DEBE MARCAR UNA DE LAS OPCIONES SGTES:

Venta Venta sujeta a confirmación del comprador Compra Consignación Devolución. Traslado entre establecimientos de la misma empresa Traslado de bienes para transformación Recojo de bienes. Traslado por emisor itinerante de comprobantes de pago Traslado zona primaria Importación Exportación Venta con entrega a terceros. Otros: DEBE INDICARSE EXPRESAMENTE EL MOTIVO DEL

TRASLADO. Datos de la imprenta. Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el

cual será consignado junto a los datos de la imprenta o empresa gráfica.

Destino del original y copias Dirección del punto de partida, excepto si el mismo coincide con el

punto de emisión del documento. Dirección del punto de llegada. Datos de identificación del destinatario:

Apellidos y nombres o denominación o razón social. Número de RUC, salvo que no esté obligado a tenerlo, en cuyo

caso se deberá consignar el tipo y número de documento de identidad.

Datos de identificación de la unidad de transporte y del conductor: Nº de placa y de la licencia de conducir.Cuando se trate de transporte público, basta consignar el nombre o razón social y el ruc del transportista.

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Datos del bien transportado: Descripción detallada del bien, indicando el nombre y características

tales como la marca del mismo; cantidad, peso total y unidad de medida.

Fecha de inicio del traslado.

4. Ejemplo

Una fábrica de muebles ha efectuado una venta de mesas y sillas a un restaurante y debe enviar dichos bienes en su propio camión o contratando a un camionero, entonces debe emitir una guía de remisión de remitente antes de iniciar el traslado. Entregará al transportista el original (en este caso el restaurante) y la copia para SUNAT y se quedará con la copia que le corresponde como remitente.Durante el traslado de los bienes, el transportista debe llevar consigo el original y la copia para SUNAT, de la guía de remisión que el remitente ha emitido (en este caso la fábrica de muebles). Cada vez que las unidades móviles de SUNAT se lo requieran, deberá mostrar la documentación y entregar la copia para SUNAT si así se lo indican. Cuando llega a su destino entregara el original y la copia para SUNAT al destinatario, es decir, al encargado del restaurante que recibirá las mesas y sillas. En el caso que no cumpla con emitir o llevar la guía de remisión será multada por la SUNAT o se le podrá comisar la mercadería.

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GUÍA DE REMISIÓN TRANSPORTISTA

1. ¿Qué es una guía de remisión de transportista?

Es el documento que emite el transportista para sustentar el traslado de bienes a solicitud de terceros, es decir, cuando se realiza el servicio bajo la modalidad de transporte público.

2. ¿Quién y cuándo se emite la guía de remisión del transportista?

El transportista es quien emite la guía de remisión antes de iniciar el traslado de bienes, por cada remitente y por cada unidad de transporte, inclusive cuando se subcontrate el servicio, para lo cual debe señalarse los datos de la empresa sub-contratante.

3. ¿Con qué documentos se sustenta el traslado de los bienes?

El traslado de bienes, bajo la modalidad de transporte público, se sustenta con los siguientes documentos:

El original Destinatario y copia SUNAT, de la Guía de remisión del remitente o Copia Destinatario y copia SUNAT de la Guía de remisión del transportista.

Dichos documentos deberán portarse durante el traslado de los bienes, y deben quedar en poder del destinatario al término del viaje, salvo que la copia para la SUNAT hubiera sido solicitada y retirada por ésta durante el traslado.

4. ¿Cuándo el transportista no debe solicitar la guía de remisión del remitente?

Sólo cuando se trate de bienes pertenecientes a:

•Consumidores finales.

•Contribuyentes del Nuevo RUS.

•Personas obligadas a emitir recibos por honorarios.

•Personas naturales que no posean RUC pero realizan transacciones con adquirientes que emiten liquidaciones de compra.

5. ¿Qué sanciones se aplican al transportista si incurre en alguna infracción relacionada con el traslado de bienes?

Las sanciones aplicables son multas o internamiento temporal de su vehículo.

6. Modelo de guía de transportista

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CONCLUSIÓN

Todas las personas debemos tomar conciencia de la importancia que resulta exigir comprobantes de pago cuando no son entregados, tenemos que acostumbrarse y enseñar a los menores a solicitar en cada compra de bienes que realicen. Y así formar una mejor cultura tributaria. Es esta una forma tan sencilla de ayudar a reducir la evasión de impuestos en nuestro país.

Es tarea de todos nosotros contribuir con el Estado, reclamando nuestros comprobantes de pago, para que con los impuestos que se paguen, el Estado tenga mayores recursos para financiar los servicios de salud, educación y seguridad.

Al realizar una compra o adquirir un servicio, debemos tomarse unos minutos para reclamar nuestros comprobantes de pago, ya que muchas veces no lo haces por el tiempo, con esta acción tan sencilla estamos contribuyendo al desarrollo de nuestro país.

Exigir los comprobantes de pago es una obligación formal, pero es más importante la responsabilidad social y el compromiso con el bienestar general de todos los que conformamos nuestra sociedad.

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Todos los ciudadanos podemos participar en esta tarea.

INDICE

Introducción........................................................................................................ 3

Orden de pedido..................................................................................................4

Orden de compra.................................................................................................5

Nota de pedido....................................................................................................7

Guía de remisión.................................................................................................8

Guía de remisión remitente.......................................................................8

Guía de remisión transportista................................................................11

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