COMUNICACIÓN INTERNA - Personería de Medellín

CITISE : 20180113484710RE

LMMURILLO Tarea: 6115

C O M U N I C AC I Ó N I N T E R N A

Fecha: 31 de enero de 2018

Para: Dr. Guillermo Durán Uribe

Personero

Dr. Mario Montoya Vanegas

Personero Auxiliar

CC: Jefes de Dependencia

Asunto: Informe Institucional de Gestión por Dependencias 2017

_______________________________________________________________

Respetados Doctores:

La Oficina de Control Interno, atendiendo los lineamientos establecidos en la Circular N° 4

de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, se

permite hacer entrega del Informe Anual Institucional de Gestión de las Dependencias

correspondiente a la vigencia 2017.

Anexo a este comunicado, se encuentra el resultado de la evaluación por cada una de las

dependencias que operan en la Personería de Medellín en formato sugerido por el

Departamento Administrativo de la Función Pública y el cual contiene los siguientes

elementos:

Objetivos Institucionales relacionados a la dependencia / proceso

Compromisos asociados al cumplimiento y su grado de ejecución

Evaluación de la Oficina de Control Interno (En cuanto al cumplimiento del PA-PO, los

compromisos de medición y seguimiento y Planes de Mejora de los procesos

asociados a cada dependencia)

Recomendaciones de mejoramiento de la Oficina de Control Interno

Los principales datos insumo para esta evaluación se obtuvieron de las siguientes

fuentes:

CITISE : 20180113484710RE

LMMURILLO Tarea: 6115

El informe de seguimiento a los planes de acción y planes operativos, brindado por la

Oficina de Planeación con corte a Diciembre 2017

Los registros que a la fecha se encontraban en la intranet (Personet) referente a

indicadores y planes de Mejora.

Informes de auditoría realizados por la OCI durante el año 2017.

Desde la Oficina de Control Interno, esperamos que los resultados de este seguimiento

sean de utilidad para los jefes y líderes, y que estos sean una herramienta que fortalezca

sus actividades de monitoreo, control y mejora continua de los procesos.

Así mismo quedamos atentos a todas las inquietudes, comentarios y sugerencias que

surjan respecto a este informe y que puedan retroalimentar y mejorar la gestión

evaluadora y asesora que corresponde a esta oficina.

Atentamente,

LINA MARÍA MURILLO PÉREZ

Jefe Oficina de Control Interno

5.1.ACTIVIDAD/META 5.2

RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓNRealizar atención preliminar por profesionales

(Abogados) en el filtro, para la respectiva asesoría

frente al servicio solicitado y señalamiento de rutas de

atención

100%

Se planifican 35.000

atenciones y se realizan

39.907

Implementar la atención personalizada por temáticas,

designando los profesionales para ello.100%

Realizar la atención telefónica a los usuarios (Call

Center), designando Abogados que atiendan las líneas

telefónicas que se establezcan para el efecto.

100%

Realizar estudio de tiempos de servicio que incluyan

estrategias que permitan gestionar éste, reduciendo la

causas de insatisfacción de nuestros usuarios externos.

67%Se planifican seis estudios y

solo se ejecutan cuatro.

Implementar en el sistema SIP control de turnos por

temáticas, mediante un software, que posea llamado

de voz audible y visualización en pantalla, supervisión

en tiempo real del estado actual del sistema,

clasifiación, priorización y agendamiento de citas.

100%

Realizar jornadas de estudio y capacitación para los

servidores públicos sobre distintos temas jurídicos que

tocan con los servicios que se prestan en la Unidad de

Atención al Público

83%Se planifican seis jornadas y se

ejecutan cinco.

Suscribir convenios de cooperación con consultorios

jurídicos de Universidades de la Ciudad de Medellín,

debidamente acreditadas, para brindar asesorías

respecto de los temas y competencia que le atañen a

éstos.

100%

EVALUACION DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

1. FECHA DE CORTE DE LA EVALUACIÓN: 31 de diciembre de 2017

2. DEPENDENCIA: Atenciòn al Pùblico

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Guarda y Promoción de los

DDHH/Atenciòn al Pùblico

3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:

* Garantizar e impulsar todos los mecanismos con que cuenta la Entidad, para la protección de los derechos

tanto por parte de los particulares como del Estado y vigilar que las entidades públicas municipales cumplan con

sus misiones contempladas por la normatividad.

* Promover, proteger y defender de manera eficiente y eficaz los derechos humanos.

* Posicionar a la Personería de Medellín, a través de una comunicación que active la participación ciudadana

aplicando nuevas herramientas tecnológicas que mejoren la prestación del servicio y facilite el acercamiento

con la comunidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO

5. MEDICION DE COMPROMISOS

Mejoramiento

Continuo en la

calidad del servicio,

teniendo como

piedra angular el

respeto por el otro,

oportunidad en la

atención y

comunicación

eficiente con el

usuario.

Realizar campaña de sensibilización sobre derechos y

deberes del ciudadano y tiempos de espera en la

atención.

100%

Realizar medición en tiempo real de los tiempos de

espera en la atención al usuario y en general la

creación de alarmas que informen sobre el desarrollo

de la atención

50%Se planifican cuatro estudios y

solo se ejecutan dos.

Realizar seguimiento a las acciones de tutela

impetradas ante los Jueces de la República y

dignosticar los resultados del seguimiento y presentar

los informes a la alta Dirección.

100%

Estructuración de equipos de trabajo mesa de víctimas 100%

Sensibilización, promoción y eleccción de la mesa de

participacion de victimas 2017-2019100%

Reuniones de carácter ordinario y extraordinario, mesa

municipal de participación de víctimas de la secretaría

técnica.

100%

Participaciòn en el plan integral de busqueda de

persona dadas como desaparecidas en el marco del

conflicto armado

100%

Habilitar y socializar el mecanismo de busqueda

urgente100%

informe del diseño del plan de trabajo mesa

departamental sobre desaparicion forzada. 57%

Se establecen como meta

siete informes y solo se

elaboran cuatro

Informe del diseño del plan de trabajo mesa municipal

de participacion de victimas 2017 -2019100%

Informe de implementación, protocolo de participación

niños, niñas y adolescentes víctimas del conflicto

armado (ICBF-Alcaldia de Medellín-Personería de

Medellín- UARIV)

100%

Apoyo a fechas conmemorativas en el marco de los

derechos humanos 100%

Realizar reuniones con actores estratégicos en asuntos

de victimas 100%

Creación de la mesa de infancia municipal de niños,

niñas y adolescentes víctimas del conflicto armado

colombiano

100%

Convocar a los actores estrategicos estatales y a los

NNA para que participen en el proceso de ejecución de

protocolo de participación de NNA.

100%

Capacitar al equipo de trabajo en temas de víctimas y

de población en situación de discapacidad, que les

permita adquirir las competencias necesarias para

realizar una atención con tratamiento y enfoque

diferencial

100%

Se establecen como meta 4

programas de capacitación y

se ejecutan cinco (125%)*.

Convocatoria promoción y elección de la nuevá mesa

de victimas 100%

Mejoramiento

Continuo en la

calidad del servicio,

teniendo como

piedra angular el

respeto por el otro,

oportunidad en la

atención y

comunicación

eficiente con el

usuario.

Proteger y defender

a la población

vulnerable, en

situación de riesgo,

a través de una

atención con

enfoque diferencial,

haciendo presencia

activa en el

Municipio de

Medellín y sus

Corregimientos.

Realización de visitas a la población en situación de

discapacidad severa con alto grado de vulnerabilidad a

través de la Unidad de Discapacidad para realizar su

atención, velar por la protección a sus derechos y

realizar la intervención que se requiera.

100%Se realizan dos visitas (a

solicitud de parte)

Estructuración de equipos de trabajo para la Unidad de

Atención al Público.100%

Prestar los servicios que se tienen contemplados desde

la Unidad de Atención al Público en los Corregimientos

del Municipio de Medellín.

100%

Realizar ofertas institucionales sobre el manejo de la

plataforma virtual para difundir la estrategia y su

utilización.

80%Se establecen diez informes y

se ejecutan ocho

Elaboración de tutelas de salud en línea 100%

Se establecen como meta 350

tutleas y se ejecutan 778

(222%)*. Implementación de nuevos servicios en la Plataforma

virtual100%

Lanzamiento y oferta institucional de los nuevos

servicios en la Plataforma virtual en medios de

comunicación

100%

No se evidencia en el

seguimiento del PA-PO

ejecución de esta actividad

Gestionar acompañamiento profesional del Ministerio

de las TICS y Findeter para proyecto Personería en

Línea, que permita la construcción de aplicaciones web

para la asesoría, acompañamiento y elaboración de

acciones constitucionales y legales a nuestros usuarios.

100%

Realizar las tres etapas de acompañamiento del

concurso "Emprende con datos", (Nivelación,

descubrimiento de negocios y potenciación o

desarrollo del producto) finalizando el proceso en la

forma y requisitos establecidos.

100%

Desarrollar un producto o modelo de negocio acorde

con las características del proyecto "Personería en

línea", una vez culminadas las etapas de

acompañamiento del Ministerio de las TICS y Findeter y

presentar el proyecto a la Alta Dirección.

100%

Posibilitar encuentros para la socialización del proyecto

"Personería en Línea" entre las distintas Personerías del

País y demás entidades del Estado, con el fin de

impulsarlo y poner en marcha o en funcionamiento la

herramienta.

100%

Asesorar jurídicamente a través del Call Center a los

usuarios que lo requieran100%

Se programan 1200 asesorías

y se realizan 1209.

Fortalecer la prestación del servicio de asesoría a los

usuarios a través del correo electrónico INFO, resolver

sus inquietudes de forma oportuna e informar sobre las

rutas de atención.

95%Se programas 1800 asesorías y

se realizan 1714

Proteger y defender

a la población

vulnerable, en

situación de riesgo,

a través de una

atención con

enfoque diferencial,

haciendo presencia

activa en el

Municipio de

Medellín y sus

Corregimientos.

Desconcentrar los

servicios que tiene

a cargo la

Personería de

Medellín, prestando

atención al público

en las comunas y

corregimientos de

Diversificación de

canales

Acompañamiento al Plan Institucional 92%

Se programan 12

acompañamientos y se

realizan 11.

Registro de victima conflicto armado Diligenciar (FUDV) 100%

Se establece como meta 950

registros y se elaboran 1227

(129%)*.

Realizar requerimientos a las entidades que vulneren

de manera constante derechos fundamentales70%

Se planifican 23

requerimientos y se ealizan

16.

Atención a la población en situación de discapacidad 100%Se realizan 3 atenciones (a

solicitud de parte)

Escrito accion de tutela 96%Se programan 12500 tutelas y

se realizan 11993

Impugnacion fallo de tutela 100%


impugnaciones y se ejecutan

84 (120%)*.

Incidente de desacato 95%Se planifican 3800 incidentes

y se ejecutan 3600

Solicitud de cumplimiento de fallo de tutela 65%Se planifican 653 solicitudes y

se realizan 427.

Seguimiento efectividad de la tutela 23%

De 12500 seguimientos

planificados, sólo se ejecutan

2817

Conciliacion extrajudicial en derecho 100%


solicitudes y se ejecutan 2246

(107%)*.

Solicitud Revision proceso penal 90%Se ejecutan 199 de las 220

planificadas

Solicitud revision proceso civil 36%Sólo se ejecutan 9 de 25

planificadas

Revision procesos de restablecimiento de derechos

NNA76%

De 365 revisiones

planificadas, se ejecutan 277

Reclamacion y seguimiento a derechos del consumidor 72%De 140 reclamaciones


Derechos de peticion (Atención personal) 65%Se planifican 2500 peticiones

y se realizan 1632

Acciones de tutela virtual 100%


tutelas y se ejecutan 1238

(516%)*.

Asesorias personalizadas 100%

Se establece como meta

17.600 asesorías y se realizan

20045 (114%)*.

Asesorias telefónicas 80%De 1200 asesorías


Atención a través del sistema INFO 98%Se ejecutan 1761 atenciones

de las 1800 planificadas

Recepción queja 88%De 24 quejas planificadas, se

reciben 21

Actividades

Misionales

Revision debido proceso comisaria de familia 100%


revisiones y se realizan 65

(163%)*.

Recepcion procesos contravencionales Policia 100%


recepciones y se atienden

138 (106%)*.

Solicitud protección de tierras 55%Se atienden 11 solicitudes de

20 planificadas

Vigilancia a los actos de la administracion 53%Se atienden 232 solicitudes de

440 planificadas

Solicitud de asistencia a eventos Interinstitucionales 100%


solicitudes y se atienden 131

(218%)*.

Solicitud Averiguacion Disciplinaria 100%


solicitudes y se atienden 588

(140%)*.

Cancelacion proteccion de tierras. 40%Se atienden 8 solicitudes de

20 planificadas

Declaracion bajo juramento (de temas de vulneracion

de derecho )23%

Se atienden 7 declaraciones

de 30 planificadas

Derecho de peticion interno 84%Se planifican 1250 peticiones

y se atienden 1049

Recurso reposicion y/o apelacion victimas 36%Se planifican 1480 recursos y

se atienden 528

Estudio y/o elaboracion de coadyuvancia acciones

publicas78%

Se realizan 7 estudios de 9

planificados

Estudio y/o elaboracion de accion popular 100%Se realizan 29 estudios de 20

planificados (145%)*

Elaboracion concepto juridico 100%


conceptos y se realizan 74

(114%)*.

Revocatoria directa 100%Se realizan 65 revocatorias (a

solicitud de parte)

Solicitud estudio tutela especial 80%Se atienden 48 solicitudes de

60 que se planificaron

Asesorias convenio Savia salud - EPS 100%


asesorías y se realizan 5662

(133%)*.

Asesorias convenio Cafesalud 100%



(135%)*.

Asesoria convenio coomeva 100%



(422%)*.

Asesorias convenio DSSA. 94%Se realizan 808 asesorías de

las 860 planificadas.

Asesorias facilitador UARIV 100%



(137%)*.

Actividades

Misionales

Realización de Círculos de Calidad 100%Se realizan 6 círculos dutante

el año

Actividades

Misionales

6.2 En cuanto a los compromisos con la medición y seguimiento a los procesos relacionados:

A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del subproceso asociado a esta

dependencia se encuentran actualizados.6.3 En cuanto a los hallazgos de auditoría y los planes de mejora:

Se evidencia respuesta a los 19 hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017, sin embargo cinco

de estos, no contienen una acción correctiva/preventiva clara, orientada a subsanar el riesgo o incumplimiento

(se registran las tareas realizadas en el marco del análisis de causa o se señala otra área o cargo responsable de

resolverlo, más no se establece una adecuado plan de mejora)

No se establecen Planes de Mejora (AC o AP) como respuesta a auditorías diferentes a las de calidad u otras

actividades de control o fuentes de información.

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DE DEPENDENCIA:

6.1 En cuanto al cumplimiento del PA-PO:

* Para efectos de la presente evaluación a la gestión de la dependencia, se establece como

porcentaje máximo de cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas sobreejecuciones no

afecten el cumplimiento general (promedio) de todos los compromisos pactados en el PA-PO.

Así, el porcentaje promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 86%. Frente a

las actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 91%, básicamente por que no se alcanzan

las metas de algunos compromisos relacionados a: estudios de tiempos de servicio y de espera, jornadas de

capacitación a los servidores públicos, reuniones en asuntos de víctimas y oferta de los servicios virtuales.

Si bien dentro de las actividades misionales, se encuentran algunas altamente sobreejecutadas (ejemplo:

acciones de tutela virtuales en 516%, asitencia a eventos interinstitucionales en 218% o Asesorías de Coomeva

en 422%), muchas otras no alcanzan ni el 80% de ejecución según las metas establecidas (solicitudes de

cumplimiento de fallos de tutela, seguimientos a la efectividad de la tutela, solicitudes de revisión de proceso

civil, derechos de petición, solicitud protección de tierras, declaraciones bajo juramento, recursos de reposición

y/o apelación de víctimas, entre otros).

Ponderación

Cumplimiento PA-PO 0,8 89% 0,71

Medición y Seguimiento 0,1 100% 0,10

Planes de Mejora 0,1 85% 0,09

0,89

9.FECHA: 23 de enero de 2018 (corregido 21 de febrero de 2018)

10. FIRMA:



Calificación para la EDL

8. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:

Fortalecer el proceso de Planeación Operativa a fin de que las metas que se se establezcan sean reales,

alcanzables y a la vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto institucional, de los

datos históricos y de la demanda potencial de los servicios y acompañamientos relacionados a esta

Dependencia.

Fortalecer las actividades de mejoramiento continuo dentro de la Dependencia; realizar adecuado análisis de

causas sobre los incumplimientos/riesgos relacionados al subproceso que lidera y establecer acciones conjuntas

y completas involucrando todos los actores (áreas y cargos) que se requieran comprometer para las soluciones

efectivas.

Igualmente se recomienda establecer planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones

provenientes de otras fuentes (ej: Informes de evaluación a la atención de PQRS's, Informes de Satisfacción del

Usuario, Servicio No Conforme, Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, etc)


RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓNCampañas Internas de apropiación (Procesos de

sensibilización que pretendan contribuir a la Cultura

P)

100%


campañas y se realizan 12

(120%)*. Campaña Interna de Viernestar

Escenarios para la socialización de los avances en el

plan estrtegicoatravés de la ludica, el juego y la

diversion.

100%

Apersónate: Pieza de comunicación interna

quincenal que permite socializar los contenidos del

día a día como equipo

100%

Personaton. Estrategia de Movilizacion Ciudadana y

articulacion Institucional que busca descentralizar

los servicios misionales de la Personería de Medellin

y de la Admon Mpal. Para las poblaciones más

vulnerables de la Ciudad de Medellín.

100%

Concursos y campañas DDHH

Concurso interunivesitario + Apoyo a iniciativas de la

sociedad civil que le apunten a nuestro quehacer

misional y contribuyan a empoderar a,la ciudadanía

como actores activos.

100%

VOZ A VOZ. Estrategia de Promoción Social para la

apropiacion ciudadana de La Personería de Medellín

en sus 16 comunas y 5 corregimientos.

100%

Micro videos informativos transmision del especial

de TV de serie en Youtube 100%


videos y se realizan 10

(200%)*.

Redes sociales ( twt, fb, inst, yt) 100%

Pagina web - administracion de nuevos contenidos 100%

Monitoreo de medios e informacion valorada 100%




2. DEPENDENCIA: Comunicaciones

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Gestión de Comunicaciones


* Elevar la competitividad del talento humano y propiciar el mejoramiento de la calidad de vida con programas

de bienestar social en un ambiente de comunicación interna efectiva, apoyado en el sistema de gestión de

calidad



con la comunidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Cultura P

Estrategias de

movilización ciudadana

Estrategia Digital

Posicionamiento y

Publicidad

Comunicados + Boletines + Foto noticias+

(Formatos) 100%

Plan de medios de comunicación (pauta comercial) 100%

Inserto: (informe de gestión) distribuidos como

inserto en 1 periódico local 100%

Unificación de imagen y Diseño- Suministro de

impresos y material publicitario para la Personería

de Medellín. diseño de Plegables, Caratulas,

Campañas internas, Tarjetas; Avisos

publicitarios;Observatorios; Avisos internos

100%

EVENTOS: Acompañamiento y apoyo a los eventos

que se realicen en la Personería100%

Souvenir 100%

Estructuración equipos de trabajo: 100%

Suscripciones a periodicos 100%Otras actividades

Posicionamiento y

Publicidad

6.3 En cuanto a los hallazgos de auditoría y los planes de mejora:

Se evidencia respuesta a los hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017. Se establecieron las

respectivas acciones correctivas/perventivas , sin embargo, a 31 de de diceimbre de 2017, la mayor parte de

estas se encuentran con retrasos en su ejecución.





Así, el porcentaje promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 100%.

Todos los compromisos/actividades del PA-PO se cumplieron de acuerdo a los registros y seguimientos

realizados por la Oficina de Planeación


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del proceso/subproceso asociado a

esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la medición y control del mismo,

se encuentran desactualizados. Los indicadores "Crecimiento de Usuarios de Facebook", "Crecimiento de

Usuarios de Twitter" y "Crecimiento de Usuarios de YouTube" registran su última medición a junio de 2017,

mientras que los indicadores anuales "Noticias Negativas", "Conocimiento Externo" y "EFiciencia Freepress", no

registran medición para la vigencia

Ponderación




0,92

10. FIRMA:





Realizar control permanente de los indicadores y reportar sus resultados a la Oficina de Planeación en las

condiciones definidas por las políticas internas de la Entidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

Dar celeridad a la ejecución de acciones correctivas y preventivas orientadas a solucionar

incumplimientos/riesgos detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer planes de

mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Informes de

evaluación a la atención de PQRS's, Evaluaciones a la gestión de riesgos, , etc)

9.FECHA: 26 de enero de 2018


RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Visitas a centros de conciliaciones virtules 100%

Socializaciòn con la oficina de sistemas el programa de

virtualidad en conciliaciones100%

Encuesta de analisis del entorno con los usuarios del

centro de conciliaciòn 100%

Entrega de documento diagnostico de viabilidad del

centro de conciliaciòn virtual100%

Documento de estudio de diplomado virtual en

conciliaciones100%

Diplomado virtual en conciliaciones para Personeros

muncipales0%

No se ejecuta un

diplomado planificado

para el año

Documento de plan de necesidades para las

conciliaciones en los municipios del departamento

Estrategias de comunicaciòn del servicios

Programaciòn de audiencias para el año

Realización audiencias de conciliaciòn en municipios

Orientacion para la implementacion y creaciòn de centro

de conciliaciones 100%

Orientación y acompañamiento a personeros que

deseen crear centros de conciliaciones en los municipios

o subregiones

0%

Se establece una meta de

22, sin embargo no hay

evidencia de su ejecución

Conciliaciones en la sede central 100%

Se planifican 2000

conciliaciones y se

realizan 2427 (121%)*

Estas actividades, que fueron

establecidas a inicio del año 2017, se

eliminan según resolución N° 120 del 04

de abril de 2017. Dicho cambio solo fue

reportado a final de año, por tanto, en las

evaluaciones de control interno (informes

pormenorizados) que se realizaron hasta

el mes de Octubre, estas actividades se

consideraban y afectaron los porcentajes

de ejecución reportados por esta Oficina

Plan de audiencias

de conciliación en

los Municipios

Acompañamiento en

la creación de

centros de

conciliación en las

Personerías

Actividades

Misionales




2. DEPENDENCIA: Conciliaciones

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Solución Alternativa de Conflictos


* Posicionar la Personería de Medellín a través de nuevas herramientas de comunicación y tecnología,

mejorando la prestación del servicio y su evaluación, facilitando el acercamiento con la comunidad y

cumpliendo sus expectativas.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Virtualidad en

Conciliaciones

Conciliaciones en los corregimientos 76%

De 180 conciliaciones

planificadas, se realizan

136.

Realización de circulos de calidad 100%

Estructuraciòn de equipo de trabajo 100%



* Para efectos de la presente evaluación a la gestión de la dependencia, se establece como porcentaje

máximo de cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas sobreejecuciones no afecten el

cumplimiento general (promedio) de todos los compromisos pactados en el PA-PO.


Frente a las actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 75%, básicamente por que no se

alcanzan las metas de algunos compromisos relacionados a: Diplomado virtual en conciliaciones para

Personeros y Acompañamiento a los Personeros que desean crear Centros de Conciliación.

Si bien la actividad misional de "Conciliaciones en la Sede Central" esta sobreejecutada (121%), el

cumplimiento de la meta para las "Conciliacioens en Corregimientos" no alcanza el 80%.

En el último seguimiento de PA-PO presentado por la Oficina de Planeación, se hace alusión a una resolución

que modifica sustancialmente el Plan de ACción asociado a esta Dependencia. Dicha resolución, la cual figura

con fecha de 30 de abril de 2017 NO fue considerada en los seguimientos periodicos que hizo la Oficina de

Planeación del PA-PO (hasta el mes de Octubre) y que reporta a la Oficina de Control Interno. Por tal

situación, se observará inconsistencia de el presenten informe con respecto a los informes pormenorizados

emitidos por la Oficina de Control Interno en el año 2017, en lo referente a la ejecución de los PA-PO.



esta dependencia y, los cuales se constituyen en herramienta indispensable para la medición y control del

mismo, se encuentran desactualizados. Su última medición registra en el mes de Octubre de 2017.


Se evidencia respuesta a los hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017. Se establecieron

las respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha se encuentran en ejecución.

No se establecen dentro del Plan de Mejoramiento Institucional, otras acciones correctivas o preventivas

como respuesta a auditorías diferentes a las de calidad u otras actividades de control o fuentes de

información.

Actividades

Misionales

Ponderación




0,83Calificación para la EDL





Dependencia.

Garantizar que se reporta de manera oportuna, y cumpliendo los requisitos y normativa interna, cualquier

cambio que afecte el Plan Operativo o Plan de Acción de la Dependencia, a fin de que las Oficinas de

Planeación y Control Interno puedan contar con información fiable en sus actividades de monitoreo,

seguimiento y Auditoría y así evitar la distorsión en los indicadores o estadísticas que se generen.



Establecer planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes

(ej: Informes de evaluación a la atención de PQRS's, Informes de Satisfacción del Usuario, Servicio No

Conforme, Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, etc)


10. FIRMA:




RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Elaboración del Informe Ejecutivo Anual sobre el

Avance del Sistema de Control Interno100%

Se presentar informe

adicional solicitado por el

DAFP según nuevo modelo

MIPEG (200%)*Elaboración del Informe Pormenorizado Control

Interno, Ley 1474 de 2011100%

Evaluación Institucional de Gestión por Dependencias

(DAPF)100%

Informe de Austeridad del Gasto y Eficiencia del

Gasto Pùblico 100%

Seguimiento a las quejas, reclamos, sugerencias y

reconocimientos 100%

Verificación y Seguimiento del "Plan Anticorrupción y

de Atención al ciudadano" y del Mapa de Riesgos de

Corrupción

100%

Informe de legalidad de usos del Software 100%

Articulación del Plan de Mejoramiento resultado

Rendición de Cuenta Contraloría100%

Elaboración de encuesta MECI 100%

Seguimiento a los mapas de riesgo institucional 100%

Revisión y rediseño del procedimiento de

Seguimiento y Monitoreo de Riesgos100%

Seguimiento y Evaluación de Acciones Correctivas y

Preventivas 100%

Seguimiento y Evaluación de todos los Planes de

Mejoramiento establecidos a partir de Auditorías

Internas, Auditorías Externas y recomendaciones

derivadas de las actividade de seguimiento

100%

Elaborar Diagnóstico MECI 100%

Relación con entes

externos.

Evaluaciones e

informes

determinados por

Ley

Seguimiento Mapa

de Riesgos

Evaluación

Independiente -

Seguimiento

4.COMPROMISO

S ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO





2. DEPENDENCIA: Control Interno

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Evaluación Independiente





* Garantizar y promover la cultura del autocontrol, autogestión y autorregulación como elementos

indispensables para el ejercicio de control interno.

Rediseño del proceso de Auditoría: Integración de

Auditorías Internas y reevaluación de periodo del

programa

100%

Definir procedimientos y criterios para evaluación de

Auditores y plan de carrera para promotores100%

Rediseño del Proceso de Mejora Continua: Roles de la

OCI y Planeación. Líneamientos para el tratamiento

de las acciones y su seguimiento. Indicadores

(Conjunto con Planeación)

100%

Realizar Integración de los planes de Mejoramiento

consolidando un PLAN DE MEJORMAIENTO

INSTITUCIONAL

(Conjunto con Planeación)

100%

Taller para auditores sobre levantamiento de

hallazgos (evaluación de requisitos, redacción de

hallazgos y auditoría con valor)

100%

Planeación y Ejecución del Programa integrado de

Auditoría Internas de Calidad (Calidad y Calidad del

Servicio)

100%

Se planifica auditorías para

14 procesos/subprocesos ,

pero se realiza a 18

(129%)*

Auditoria respuestas derechos de Petición 100%

Auditoría cumplimiento Ley de Transparencia-

1712/2014.100%

Seguimiento a la operación del Sistema de

Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 100%

Evaluación de la pertinencia, vigencia y adecuación

de la documentación del SGC100%

Evaluación manejo fondo fijo de caja menor 100%

Evaluación de la normatividad en la contratación y en

las ordenes de pago100%

Revisión actas de liquidación de contratos 100%

Revisión Sistema de Gestión de la Salud y Seguridad

en el Trabajo100%

Auditoria SIP 100%

Evaluar Manual de funciones (Coherencia entre

atribuciones - responsabilidades frente al SGC y

funciones delegadas por ley)

100%

Asesorar a la Oficina de Planeación sobre la

Articulación del sistema de calidad y MECI 100%

Taller Líderes y Promotores en Tratamiento de

acciones correctivas, preventivas y de mejora -

Análisis de Causa Raíz

100%

Se planifica un taller

durante el año, pero se

ejecutan dos (200%)*Formación EXTERNA en Actualización ISO 9001:2015

y articulación con MECI 2014 para el Grupo Auditor,

Líderes y Promotores

100%

Asistencia Comité de Conciliacion 100%

Asistencia e comités, eventos y/o solicitudes de

acompañamiento y Asesoria100%

Evaluación

Independiente -

Seguimiento

Evaluaciones y

Auditorías

Especiales

Acompañamiento y

Asesoría

Taller para el Fortalecimiento principios del SGC

(Enfoque por procesos y orientación a resultados,

Mejora, Coordinación, cooperación y articulación)

100%

Se planifica un taller

durante el año, pero se

ejecutan dos (200%)*

Construcción colectiva del proceso y programa de

"Autoevaluación del Control" (construido

participativamente con los lÍderes y promotores)

100%

Elaboración de Normograma y calendario de

compromisos para la Oficina de Control Interno100%

Semana del Autocontrol, Autogestión y

autoregulación 100%

Noticontrol (boletin originado O.C.I, para socializar

temas) - Fortalcer contro y acercar la OCI100%

Evaluar la efectividad de las campañas realizadas

(Autocontrol)0%

No se realiza evaluación de

la campaña

Realizacion de circulos de calidad 100%


seis círculos al año, pero se

realizan 10 (167%)*

Estructuración de equipo de trabajo 100%

Programa de incentivos para auditores Esta actividad se elimina según resolución

N° 405 del 05/10/2017


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que el indicador del proceso/subproceso asociado a

esta dependencia se encuentra actualizado.

Fometno de la

cultura de

autocontrol

Actividades

Operativas







Si bien se encuentran algunos compromisos del PA-PO sobreejecutados (Talleres, círculos de calidad y

auditorías de calidad), la meta para la actividad "Evaluación de efectividad de las campañas" no se cumple.

Ponderación




0,98


10. FIRMA:






las respectivas acciones correctivas/perventivas y son ejecutas en los tiempos previstos.

No se establecen Planes de Mejora (AC o AP) como respuesta a auditorías diferentes a las de calidad u

otras actividades de control o fuentes de información.


Fortalecer el proceso de Planeación Operativa a fin de que las metas que se se establezcan a comienzo de

año, sean reales, alcanzables y a la vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto

institucional, de los objetivos institucionales y de la capacidad operativa de la Dependencia.

Establecer los planes de mejora a los que haya lugar como respuesta a hallazgos o recomendaciones

provenientes de otras fuentes (ej: Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, Seguimiento

al desempeño del proceso, etc)

5.1.ACTIVIDAD/META 5.2 RESULTADO 5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Actuacion oficiosa en temas de relevancia para la

ciudad.83%

Se establece como meta seis

actividades y se ejecutan cinco

Intervenciones a procesos en las oficinas de control

interno disciplinario de la ciudad de medellin100%

Se planifican 240

intervenciones y se realizan

323 (135%)*

Jornadas para la prevenciòn del acoso laboral

dirigida a entidades publicas como forma de

prevención en reduccir las quejas disciplinarias

100%

Capacitación al equipo de trabajo de Disciplinarios,

en el nuevo codigo disciplinario100%

Informes publicidad de las actuaciones 100%

Actuaciones de fondo: Auto que niega pruebas,

pliegos de cargos, auto de archivo, auto que

resuelve recurso, fallos absolutorios, fallos

sancionatorios, desiciones inhibitorias, autos que

resuelven nulidad, autos de suspension provisional,

audiencias proceso verbal, auto de indagacion y de

apertura

100%Se planifican 762 actuaciones

y se ejecutan 1104 (145%)*

actuaciones de tramite 100%Se planifican 1140 actuaciones


práctica de pruebas a otras entidades 100%

mesas de trabajo en grupos 100%Se planifican 11 mesas y se

realizan a12 (109%)*estructuracion consulta en linea procesos

disciplinarios100%

Actividades

Misionales




2. DEPENDENCIA: Disciplinarios

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Vigilancia de la Conducta Oficial /

Disciplinarios





* Impactar en la prevención de vulneración de derechos a los ciudadanos en el ejercicio de la función

administrativa y de los riesgos de corrupción en la ejecución de las dimensiones estratégicas del plan de

desarrollo municipal.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Liderar la lucha

contra la corrupción

en el municipio de

Medellín Impactando

en la reducción de la

impunidad

disciplinaria.

Realización de circulo de calidad 100%

estructura de equipo 100%

Actividades

Misionales



* Para efectos de la presente evaluación a la gestión de la dependencia , se establece como porcentaje máximo

de cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas sobreejecuciones no afecten el cumplimiento

general (promedio) de todos los compromisos pactados en el PA-PO.


las actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 97% (no se cumple con la meta establecida

en la actividad Actuacion oficiosa en temas de relevancia para la ciudad)

Si bien dentro de las actividades misionales, algunas se encuentran sobreejecutadas (actuaciones de fondo y

actuaciones de trámite), otras no alcanzan las metas establecidas (Estudio de competencias preferentes y

realización de círculos de calidad).



esta dependencia y, los cuales se constituyen en herramienta indispensable para la medición y control del

mismo, se encuentran desactualizados. Solo se registra medición durante el primer semestre de la vigencia.



respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha, la mayor parte de estas, se encuentran en ejecución.

Agunas de las acciones plantedas presentan retrasos en su ejecución.



Ponderación




0,93

9.FECHA: 24 de enero de 2018 (Corregido a 21 de febrero de 2018)






Dependencia.




incumplimientos/riesgos detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer planes de

mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Informes de

evaluación a la atención de PQRS's, Informes de Satisfacción del Usuario, Servicio No Conforme, Evaluaciones a

la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores,etc)

10. FIRMA:




OBSERVACIÓNDocumento final que Desarrolla la política de

prevención del daño antijurídico y defensa técnica

de la entidad

100%

Documento final para el desarrollo de procesos y

procedimientos administrativos 100%

Emitir conceptos jurídicos sobre asuntos materia

de competencia de la Entidad100%

Representación judicial, extrajudicial y

seguimiento a procesos100%

Seguimiento e intervención en procesos y

procedimientos administrativos.100%

Libros 100%

Estructuracion de equipo 100%

Actuación judicial,

extrajudicial y

administrativa

Acciones misionales



El porcentaje promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 100%.






2. DEPENDENCIA: Oficina Asesora Jurídica

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Gestión Jurídica





* Prevenir el daño antijurídico y defender de manera oportuna, eficiente y técnica a la Entidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO




esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para de medición y control del

mismo, se encuentran desactualizados.

Los indicadores "Respuestas oportunasen derechos de petición" y "Respuestas oportunas acciones judiciales" se

encuentran medidos hasta agosto de 2017. Este último indicador presenta un repetido incumplimiento de meta

(los dos primeros cuatrimestres) y sin embargo, no evidencia análisis de causas ni definición de acciones para

corregir el incumplimiento

Los indicadores semestrales "Fallos favorables ante jurisdicción contenciosa" y "Tutelas con fallo favorable"

registran su última medición en Junio de 2017. Estos indicadores también presentan incumplimiento de meta, e

igual que en el caso anterior, no evidencia análisis de causa ni planes de mejora.


En la auditoría de calidad del año 2017 no se presentaron hallazgos al subproceso de Gestión Jurídica, por tanto,

no se establecen acciones correctivas o preventivas en referencia a esta fuente de evaluación.

No se establecen dentro del Plan de Mejoramiento Institucional, otros planes de mejora como respuesta a

auditorías diferentes a las de calidad u otras actividades de control o fuentes de información (ej: Evaluación de

Gestión de Riesgos, Análisis de Indicadores, Auditorías OCI, entre otras)




Realizar análisis de las causas de los incumplimientos de los indicadores con el fin de tomar acciones tempranas

que permitan corregir las desviaciones y así, garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales

relacionados a la Dependencia.


provenientes de otras fuentes diferentes a las de Auditoría Interna (ej: Evaluaciones a la gestión de riesgos,

Análisis de Indicadores, Seguimiento al desempeño del proceso, etc)


10. FIRMA:



Ponderación






RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Planteamiento de hipótesis 100%

Analisis de los estandares nacionales e

internacionales de acceso a agua potable100%

Sistematizaciòn de la informaciòn 100%

Análisis de resultados 100%

Entrega de la investigación 100%

Planteamiento de hipotesis 100%

Análisis de los estandares nacionales vs. Acuerdo

48 de 2014100%

Sistematizaciòn de la informaciòn 100%

Análisis de resultados 100%

Entrega de la investigación 100%

Reforestación en el área urbana de la ciudad de

Medellín100%

Calidad del Aire 100%

Disponibilidad de zonas verde en la ciudad 100%

Seguimiento al plan de manejo de las Areas

Protegidas Urbanas100%

Contaminación visual 100%

Manejo integral de residuos sólidos en la ciudad 100%

Promociòn de los Derechos Colectivos y del

ambiente100%

Apropiación socio ambiental

para la defensa del derecho a un

ambiente sano y de los deberes

para el manejo sostenible de los

recursos naturales de la región

metropolitana

Seguimiento a Problemáticas

Ambientales:

Investigación sobre el

cubrimiento de agua potable en

la ciudad de Medellín y el

mínimo vital del Agua.

(Línea Investigativa)Seguimiento a Problemáticas

Ambientales:

Investigación cuantitativa y

cualitativa del ruido y su

impacto en la urbe (Medellín)

(Línea Investigativa)

Seguimiento a Problemáticas

Ambientales:

Seguimiento de acuerdo con la

La ley 136 de 1994 y la Ley 1551

de 2012

(Línea Operativa)




2. DEPENDENCIA: Observatorio de Medio Ambiente

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Investigaciones DDHH y

observatorios


* Realizar acciones en defensa del derecho a un ambiente sano, del hábitat y la protección de los animales

como seres sintientes, en el Municipio de Medellín, a través de la coadyuvancia en la defensa y protección

ejerciendo las acciones constitucionales y legales correspondientes, con el fin de lograr su efectivo cuidado.

* Realizar seguimiento a problemáticas ambientales de conformidad a Ley y apropiar a la comunidad con

instrumentos de participación para la defensa del derecho a un ambiente sano, y de los deberes para el

manejo sostenible de los recursos naturales.

* Promulgar la protección de los animales como seres sintientes, para prevenir el maltrato, crueldad y

violencia; protegiéndolos contra el sufrimiento y el dolor, en especial, el causado por los humanos.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Seguimiento del Convenio con las entidades

ambientales y organismos de control para aunar

esfuerzos para la defensa del derecho a un

ambiente sano y el seguimiento a la conducta

oficial

100%

Construcción y divulgación de un instrumento de

participaciòn (Directorio con las competencias

ambientales metropolitanas)

100%

Trabajo de campo con grupos objetivos (Mesas

ambientales, JAC, veedurias100%

Se establece como

meta seis

actividades y se

realizan 7 (117%)*. Asistencia a comisiones accidentales 100%

Participación en seguimiento a Políticas Públicas

medioambientales100%

Intervención Persoamiga (Personaje Ambiental),

para promover los derechos y los deberes de los

ciudadanos de un ambiente sano

100%

Diseño y elaboración de un aplicativo móvil para a

la atención y seguimiento de problemáticas

ambientales Metropolitano

100%

Atención, respuesta y seguimiento a las PQRS

ciudadanas en defensa del derecho a un ambiente

sano.

94%Se atienden 47 de 50

programadas

Identificación de alternativas para la resolución de

las problemáticas ambientales de las comunas y

corregimientos por recurso natural, de acuerdo a

la mapificación realizada.

100%

Socialización y entrega de resultados a las

entidades competentes sobre la identificación de

alternativas para la resolución de problemáticas

ambientales de las comunas y corregimientos de

la ciudad de Medellín.

100%

Participación en la personaton a través de las

siguientes metodologias: Personaje ambiental,

atención a la comunidad para recolectar

información de campo

100%

Análisis de información recolectada 100%

Sistematización de la información recolectada 100%

Socialización con los grupos de interés y el

concejo municipal de Medellín la propuesta de

actualización y/o modificación del acuerdo # 22

de 2007

100%

Seguimiento al Convenio de asociación para

Aunar esfuerzos para la proteger los animales a

través de la creación de una cultura ambiental, de

concientización, capacitación e investigación y

vigilancia de la conducta oficial.

100%

Apropiación socio ambiental

para la defensa del derecho a un

ambiente sano y de los deberes

para el manejo sostenible de los

recursos naturales de la región

metropolitana

Protección de los animales a

través de la creación de una

cultura ambiental y vigilancia de

la conducta oficial

(Línea Investigativa)




la conducta oficial

(Línea Operativa)

Sensibilización y prevención del maltrato animal. 100%

estucturacion de equipo 100%



esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la de medición y control del

mismo, se encuentran desactualizados. Los indicadores semestrales "Cumplimiento en la implementación y

desarrollo de las investigaciones en DDHH y observatorios" y "Recursos invertidos en el desarrollo de los

observatorio" registran su última medición a junio de 2017, mientras que los indicadores anuales

"Cumplimiento de investigaciones y observatorios en DDHH" y "Seguimiento a recomendaciones por violacion

de DDHH investigados", no registran medición para la vigencia


Se evidencia respuesta a los hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017 al proceso de

Investigaciones en DDHH y Observatorios. Se establecieron las respectivas acciones correctivas/perventivas y

a la fecha se encuentran en ejecución.



información.





provenientes de otras fuentes (ej: Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, Seguimiento al

desempeño del proceso, etc)


10. FIRMA:











la conducta oficial

(Línea Operativa)

Ponderación






RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓNSeguimiento al desarrollo de la política pública de

Planeación Local y presupuesto participativo -

Escenarios de Participación Ciudadana

100%


actividades y se realizan 14

(117%)*.

Asistencia y/o Acompañamiento a Encuentros

territoriales, escenarios de participación ciudadana100%



realizan 45 (141%)*.

Acompañamiento a Comisiones Accidentales y/o

sesiones del Consejo Relacionadas con PLPP100%




Documentación de las alertas de los riesgos de la

política publica en PP0%

No se evidencia registro de

ejecución de este

compromisoAcompañamiento en los procesos de Rendición de

cuentas100%

Atención, documentación y Tràmite PQRS 100%

Acompañamiento a organizaciones civiles en temas de

mecanismo de participación ciudadana, control social

y presupuesto participativo

100%

Acompañamiento a jornadas de participación

ciudadana y presupuesto participativo (Personatón)100%




Grupo focal de análisis de la política pública de

planeación local y presupuesto participativo 100%

Se planifican cuatro grupos y

se realizan 5 (125%)*.

Acciones de comunicación: Boletínes, actualización

página, publicación de acciones del observatorio 100%


acciones y se ejecutan 13

(118%)*.

Visibilización Observatorio - Articulaciòn con otras

àreas, instituciones100%

Se planifican seis actividades

y se ejecutan 9 (150%)*.

Visitas institucionales para la consecución de

cooperación técnica - Seguimiento convenios100%


visitas y se ejecutan 13

(217%)*.

Lìnea Operativa




2. DEPENDENCIA: Observatorio de Planeaciòn Local y Presupuesto Participativo

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Investigaciones DDHH y observatorios


Realizar seguimiento a problemáticas ambientales de conformidad a Ley y apropiar a la comunidad con

instrumentos de participación para la defensa del derecho a un ambiente sano, y de los deberes para el manejo

sostenible de los recursos naturales.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Evento de Ciudad: Encuentro de Participación

ciudadana y Presupuesto Participativo 100%

Circulos de Calidad 100%

Formulación de líneas de investigación en PLPP 33%De tres líneas planificadas, se

formula una

Acciones para el Levantamiento de información -

Identificar, analizar y sistematizar información de

fuentes primarias y secundarias relativas al desarrollo

del Observatorio de Planeación Local y Presupuesto

Participativo

100%

Socialización de hallazgos y resultados de los estudios

e investigaciones realizadas por el Observatorio67%

De 6 accciones de

soliclización planificadas, se

realizan 4

Publicación de hallazgos y resultados 100%

Atención a Usuarios 100%

Estructuración de equipos de trabajo 100%



* Para efectos de la presente evaluación a la gestión de la dependencia, se establece como porcentaje máximo




Si bien se encuentran algunos compromisos del PA-PO sobreejecutados (ejemplo: Visitas institucionales para la

consecución de cooperación en 217%, Acompañamiento a comisiones accidentales en 244%, Visibilidación de

Observatorio en 150% ), otros no alcanzaron las meta establecida para el año (Documentación de alertas de

riesgos en la PP, Formulación de Líneas de Investigación y Socialización de hallazgos).



Investigaciones en DDHH y Observatorios. Se establecieron las respectivas acciones correctivas/perventivas y a

la fecha se encuentran en ejecución.

No se establecen dentro del Plan de Mejoramiento Institucional, otras acciones correctivas o preventivas como

respuesta a auditorías diferentes a las de calidad u otras actividades de control o fuentes de información.

Lìnea Operativa

Lìnea Investigativa

Ponderación






Fortalecer el proceso de Planeación Operativa a fin de que las metas que se se establezcan a comienzo de año,

sean reales, alcanzables y a la vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto institucional,

de los objetivos institucionales y de la capacidad operativa de la Dependencia.







10. FIRMA:





esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la de medición y control del







RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Designar un representante para hacer parte del

Comité Coordinador del convenio. Deberá asistir y

participar en las reuniones programadas por el

mismo y cada que se convoque.

100%

Se planifica una

actividad y se reportan

como ejecutadas dos

(200%)*.

Poner a disposición el recurso humano requerido

de la Personería de Medellín, según la necesidad y

demanda del desarrollo del objeto del Convenio

interadministrativo N° 4600066103 de 2016

100%

Aportar la información requerida y de utilidad

para el desarrollo del convenio. 100%

Se planifican seis envíos

y se realizan 8 (133%)*.

Participar en las reuniones técnicas que se

programen dentro del convenio.100%

Hacer seguimiento a las actividades realizadas por

la entidad, a través de la supervisión del convenio. 100%

Informar oportunamente cualquier situación que

pueda afectar el adecuado desarrollo de las

actividades

100%

Articular el Observatorio de Reasentamiento

Poblacional en el Municipio de Medellín, con el

proceso de formulación de la Política Pública de

Protección a Moradores, Actividades Económicas

y Productivas.

100%

Responder por el proceso de seguimiento y

control de calidad de todos los procedimientos

durante la ejecución el Convenio.

100%

Articulación

interinstitucional:

Desarrollo e implementación

de la estrategia de

cooperación por parte de la

Personería de Medellín

encaminada aunar esfuerzos

(capacidades y competencias

institucionales), con la

Universidad Nacional, y el

Departamento Administrativo

de Planeación, para el

desarrollo de los objetivos

comunes relacionados con el

desarrollo e implementación

del Observatorio de

Reasentamiento y

Movimientos de Población del

Municipio de Medellín

(Convenio interadministrativo

N° 4600066103 de 2016), en

consonancia con las

directrices del Plan de

Ordenamiento Territorial, y el

Plan de Desarrollo y su

articulación con la formulación

de la Política Pública de

Protección a Moradores para





2. DEPENDENCIA: Observatorio de Reasentamiento

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Investigaciones DDHH y observatorios




sus misiones contempladas por la normatividad

* Identificar y analizar problemáticas de interés público, produciendo resultados que contribuyan al

fortalecimiento de los procesos internos de la Entidad que incidan positivamente en la transformación social

(IDDHHO)

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Atender y ayudar a resolver inquietudes, dudas y

casos de resolución compleja, de manera rápida y

oportuna de tal manera que no se afecten los

cronogramas de ejecución definidos por las

partes.

Las demás que se acuerden específicamente para

el desarrollo y el cumplimiento del objeto

convenido.

100%

Acciones de Gestión para el desarrollo de

convenios de cooperación intermunicipales100%

Se establece como

meta 14 acciones y se


Informes de gestión de convenios

intermunicipales 100%

Acompañamiento a mesas interinstitucionales 100%

Remisión de solicitudes a entidades a partir de

participación en mesas acompañadas. (tareas),

subidas al sistema SIP.

100%

Se establece como

meta 105 solicitudes y


Atención personalizada de personas que acuden a

la personería. 100%

Se planifican dos

informes de atención y


Realización de respuestas, envió y registro en

sistema de información de la Personería (SIP)100%

Se establece como

meta 110 oficios y se

realizan 113 (103%)*.

Sistematización de experiencia: Análisis

casuísticas (tipologías) y geo-referenciación de

experiencias de reasentamiento y movimiento

poblacional sobre situaciones de alto riesgo, obra

pública y desplazamiento, atendidos en la oficina

de atención al público.(Observatorio de

reasentamiento y movimientos de población de

Medellín).

100%

Se planifican dos

sistematizaciones y se

realizan 3 (150%)*.

Construcción de sistema de registro y monitoreo

de noticias100%

Se planifica un sistema

de monitoreo y se

registran 3 como

ejecutados (300%)*.

Rastreo de noticias locales regionales e

internacionales en medios físicos y virtuales.

Escaneo de las noticias en físico y captura de

noticias medios virtuales, para su registro en

sistema de monitoreo de Noticias.

100%

Sistematización sobre hallazgos de las principales

noticias rastreadas en el sistema de monitoreo. 100%

Se planifican dos

sistematizaciones y se

realizan 3 (150%)*.

Articulación

interinstitucional:

Desarrollo e implementación

de la estrategia de

cooperación por parte de la

Personería de Medellín

encaminada aunar esfuerzos

(capacidades y competencias

institucionales), con la

Universidad Nacional, y el

Departamento Administrativo

de Planeación, para el

desarrollo de los objetivos

comunes relacionados con el

desarrollo e implementación

del Observatorio de

Reasentamiento y

Movimientos de Población del

Municipio de Medellín

(Convenio interadministrativo

N° 4600066103 de 2016), en

consonancia con las

directrices del Plan de

Ordenamiento Territorial, y el

Plan de Desarrollo y su

articulación con la formulación

de la Política Pública de

Protección a Moradores para


Articulación Institucional:

Acciones de Gestión convenios

intermunicipales

Articulación Institucional:

Mesas interinstitucionales

Investigación:

Atención al público. Atención

y seguimiento de situaciones

sobre procesos de

reasentamiento y movimientos

de población ocasionados por

alto riesgo, obra pública, o

desplazamiento en la ciudad

de Medellín a partir de los

procesos de reacción

inmediata y atención al

público en las sedes de la

Personería.

Investigación:

Hemeroteca de

reasentamientos y

movimientos de población de

la Personería: Desarrollo de

sistema de registro y proceso

de rastreo de noticias de la

ciudad de Medellín, sobre

situaciones de

reasentamiento, movimiento

poblacional, riesgo o

vulneración de derechos

ocasionados por alto riesgo,

obras públicas, y

desplazamiento.

Investigación:

Disyuntivas en la guarda de

los Derechos humanos en el

contexto normativo de

Medellín frente a los procesos

de reasentamiento de la

Investigación sobre disyuntivas en la guarda de

los Derechos humanos en el contexto normativo

de Medellín frente a los procesos de

reasentamiento de la ciudad

100%

Investigación:

Investigación en

reordenamiento y

afectaciones en POT

Investigación sobre Reordenamiento

poblacionales y afectaciones en el POT caso

Madre Laura.

100%

Recorridos o visitas territoriales 100%

Se establece como

meta 23 recorridos y se


Acompañamiento a Mesas de base comunitaria. 100%

Se establece como

meta 19



Remisión de solicitudes a entidades a partir de

participación en mesas acompañadas, visitas o

recorridos. (tareas), subidas al sistema SIP.

100%

Se establece como

meta 85 oficios y se

realizan 130 (153%)*.

Realización de investigación cualitativa con base

en 5 historias de vida de lideres que hacen parte

de los procesos del observatorio.

100%

Acompañamiento a

Origainzaciones Sociales y

Comisiones Accidentales:

acompañamiento y gestión

institucional a las Comisiones

Accidentales del Concejo de

Medellín, y a los procesos de la

Alcaldía de Medellín

relacionados con el objeto del

Observatorio.

Acompañamiento a Comisiones accidentales

relacionadas con los temas del Observatorio de

Reasentamientos y Movimiento de Población. Y

registro en sistema SIP

100%

Se planifican 25



Acompañamiento a



Sistematizaciòn de

experiencias.

Análisis de procesos organizativos y experiencias

de reasentamiento y movimiento poblacional

sobre situaciones de alto riesgo, obra pública y

desplazamiento, a través de los informes y

oficios/solicitudes que hacen parte de los

encuentros de acompañamientos y comisiones

accidentales.

100%

Elaboración de propuesta de cooperación (ONU,

BID, etc.)100%

Acciones de Gestión para el desarrollo de

convenios de cooperación100%

Sistematización de procesos desde gestión de

convenios de cooperación 100%

Se planifican dos

informes de

sistematización y se

realizan tres (150%)*.

Gestión Pública y Privada:

Acciones de Gestión de

propuestas de Cooperación,

Nacional e internacional

Acompañamiento a



Encuentros de

acompañamiento a

organizaciones y mesas

comunitarias:

Acompañamiento a procesos

desarrollados por

organizaciones sociales

territoriales de cara a los

procesos de reasentamiento o

movimientos poblacionales

originados por alto riesgo,

obra pública o

desplazamientos.

Gestión para el desarrollo de procesos de

articulación con gremios, ONG y la academia para

fortalecer los procesos asociados al observatorio

de reasentamientos y movimientos de población.

100%

Se planifican 6

actividades y se

realizan ocho (133%)*.

Informe de acciones de Gestión con grupos

académicos, ONG, y gremios100%

Se planifican dos

informes y elaboran 3

(150%)*. Sistematización de procesos desde gestión de

convenios de cooperación 100%

Diseño de estructura curricular del curso o

diplomado100%

b. Montaje de contenidos en MOODLE 100%

Inscripción y selección de 150 estudiantes 100%

Inducción de los 150 estudiantes, (auditorio) 100%

Acompañamiento y tutoría virtual de los

estudiantes del diplomado(1) Acompañamiento presenciales a estudiantes

sobre los proyectos de investigación y

multiplicación de los estudiantes del diplomado

virtual sobre procesos de reasentamiento y

movimiento poblacional de la Personería de

Medellín. Certificación y dotación de material a 150

estudiantes diplomado: Desarrollo de procesos de

acompañamiento con material pedagógico,

dotación y certificación de mediadores sociales

graduados del diplomado de reasentamiento y

movimiento de población de la Personería de

Medellín. Informe final sobre proceso de gestión del

diplomado100%

Diseño de contenidos de 3 boletines virtuales (se

requiere acompañamiento de comunicaciones

para montaje de diseño inicial en Dreamweaver).

100%

Envio de boletines a bases de datos de 1000

personas. 100%




de julio de 2017.

Gestión Pública y Privada:

Gremios, académicas y ONG

Participación Investigativa

Comunitaria:

Formulación diplomado.

Aportes a la formulación del

Diplomado virtual sobre

reasentamientos y

movimientos poblacionales de

la Personería de Medellín (en

Moodle) para líderes sociales

en procesos de

Participación Investigativa

Comunitaria:

Primera cohorte de diplomado

virtual. Gestión y

acompañamiento (tutoría) a la

primera cohorte (piloto) del

diplomado virtual sobre

reasentamientos y

movimientos poblacionales de

la Personería de Medellín.

Comunicación Educativa:

Boletín virtual. Desarrollo y

gestión de contenidos de

boletín virtual trimestral sobre

gestión y acompañamiento de

la Personería a los procesos de

reasentamiento y movilización

de población de Medellín


Soportes pedagógicos.

Material didáctico para

investigadores comunitarios.

Desarrollo de soporte pedagógico para el

fortalecimiento de la gestión (multiplicación o

mediación) investigadores comunitarios que

hacen formados en los procesos del Observatorio

de Reasentamiento de Población.

Conferencista Internacional en temas de

reasentamiento y movimiento de Población. (BID,

ONU Hábitat, otro)

b. Desarrollo de encuentro, mediante foro, panel

o seminario u otro tipo sobre los temas que lidere

el Obs. de Reasentamineto y Movimineto de

Poblacion

100%

Análisis, revisión, depuración, sistematización y

consolidación de información de las Actas 1, 3 y 4

destinada a la plataforma virtual.

Adaptación de contenidos pedagógicamente para

su incorporación en la plataforma, mediante la

diagramación de boletines. Rediseño y actualización de plataforma, con

contenidos y georefenciación de información

consolidada. Actas 1, 3 y 4Georefenciación y actualización de contenidos de

la plataforma a partir de los informes de

sistematizaciones desarrolladas durante el año

2017.

Talento Humano:

Contratación con las

competencias que requiere el

observatorio.

Contratación de equipo de trabajo para el

desarrollo de los procesos del Observatorio de

Reasentamiento y Movilidad Poblacional con

competencias en investigación (social, jurídica),

gestión, participación y formación, políticas

publicas, y/o comunicación.

100%

Sistema de gestión de

información online del

observatorio:

Rediseño y actualización de

sistema de información del

observatorio en plataforma

virtual.

Esta actividad se elimina según

resolución N° 260 del 22 de julio de

2017

Esta actividad se elimina según

resolución N° 260 del 22 de julio de

2018




de julio de 2017.


Foro. Encuentro internacional

sobre experiencias de

reasentamiento y movimiento

de población, actualidad de las

estrategias de protección a

moradores. 300 personas



Investigaciones en DDHH y Observatorios. Se establecieron las respectivas acciones correctivas/perventivas y a

la fecha se encuentran en ejecución.





esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la medición y control del









de cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas

sobreejecuciones no afecten el cumplimiento general (promedio) de todos los compromisos pactados en el PA-

PO.


Algunos compromisos del PA-PO sobreejecutados (ejemplo: Acciones de Gestión para el desarrollo de

convenios de cooperación intermunicipales en un 129%, Construcción de sistema de registro y monitoreo en un

300%, Sistematización de experiencias en 150%, Acompañamientos a comisiones accidentales, etc.).

Ponderación







sean reales, alcanzables y a la vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto







9.FECHA: 24 de enero de 2018 (Corregido 21 de febrero de 2018)

10. FIRMA:




RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓNFormulación del problema y diseño de

instrumentos100%

Recolección de información 100%

Depuración de información 100%

Interpretación de datos 100%

Informe 100%

Formulación del problema y diseño de

instrumentos100%


Digitacion y depuración de información 100%


Elaboración de informe 100%

Formulación del problema y diseño de

instrumentos100%


Digitacion y depuración de información 100%


Elaboración de informe 100%

Semillero en saludSemillero en salud en asocio con la U de A. Facultad

de Derecho y Ciencias Políticas.100%

Encuentros Red de Controladores en Salud 100%

verificacion de derechos en salud por parte de la

Red de Controladores en Salud100%

Verificación de Derechos en redes de farmacias

dispensadoras de Medicamentos.100%

Visitas de Verificación en Derechos en Salud

(urgencias)100%

Medellín sin Barreras en Salud 100%




2. DEPENDENCIA: Observatorio de salud


observatorios



tanto por parte de los particulares como del Estado y vigilar que las entidades públicas municipales cumplan

con sus misiones contempladas por la normatividad


fortalecimiento de los procesos internos de la Entidad que incidan positivamente en la transformación social

(IDDHHO)

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Investigación acceso

derechos fundamentales en

salud, tutelas en salud de la

Personería de Medellín y de

la rama judicial una opción

de vida


acceso al servicio de salud

del Centro de Regulación de

Urgencias y Emergencias

Metrosalud, situaciones

criticas

Inspección, vigilancia y/o

control en salud


derecho a la salud.

Analisis y segumiento PQRS en salud interpuestas

en los buzones ubicados en las IPS por la

personeria,

100%

ESTUDIO DEL DFS (sistematización ODFS) 100%

Encuentros Personería, Rama Judicial y EPS 100%

Fortalecimiento y acompañamiento de las

Veedurías en Salud100%

Número de camas disponibles en Medellín 100%

Número de camas requeridas según estandar

universal100%

Valor de la cartera vencida por parte de las

aseguradoras 100%

Número de tutelas en salud realizadas por la

Personería de Medellín100%

Número de incidentes de desacato en salud

realizados por la Personería100%

Número de cumplimientos de fallo en salud

realizados en la Personería100%

Tipo de actor demandado en las acciones de tutela

en salud realizadas por la Personería de Medellín.100%

Número de derechos de petición en salud

realizados por la Personería de Medellín100%

Apoyo a la Personaton 100%

Dialogos en Salud (actores del Sistema General de

Seguridad Social en Salud -SGSSS-100%

Momentos de verdad en Salud (enfermedades de

alta complejidad terapeutica) 100%

Participación y apoyo Mesa de Salud Antioquia 100%Sensibilizaciones a la comunidad en deberes y

derechos en salud 100%

Verificación del derecho fundamental a la salud 100%

Circulo de calidad 100%

Acompañamiento y apoyo a ligas y alianzas de

usuarios en salud 100%

Orientación de rutas en salud de la población

victima en los CAV100%

Visibilización del Observatorio del Derecho

Fundamental a la Salud por medio de redes de

apoyo de las diferentes zonas del municipio de

medellìn

100%

Se proyectan 4

actividades y se

ejecutan 7 (175%)*.

Mesa salud urgencias 91%

Se ejecutan 10 de 11

actividades

programadas

Apoyo a la gestión 80%

Se ejecutan 8 de 10

actividades

programadas

Atención a grupos focales 100%

Mesa Misión salud 83%Se ejecutan 5 de 6

actividades

Asistencia a comisión accidental 100%

Inspección, vigilancia y/o

control en salud

Seguimiento a indicadores

objeto de vigilancia en salud

Redes sociales en defensa

del derecho fundamental a

la salud

Acompañamiento a las organizaciones sociales de

segundo grado en Medellín-jal y asocomunal-83%

Se ejecutan5 de 6

actividades

programadas

Acompañamiento y apoyo al RAIS 90%

Se ejecutan 9 de 10

actividades

programadas

Estructuraciòn de equipo de apoyo 100%

Redes sociales en defensa

del derecho fundamental a

la salud







Si bien se encuentra un compromiso del PA-PO sobreejecutado (Visibilización del Observatorio en un 175%),

otros no alcanzaron las meta establecida para el año (acompañamiento a las organizaciones sociales, mesa

misión salud, entre otras).


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del proceso/subproceso asociado

a esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la medición y control del




"Cumplimiento de investigaciones y observatorios en DDHH" y "Seguimiento a recomendaciones por

violacion de DDHH investigados", no registran medición para la vigencia



las respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha se encuentran en ejecución.



información.

Ponderación




0,93


10. FIRMA:








provenientes de otras fuentes (ej: Informes de evaluación a la atención de PQRS's, Evaluaciones a la gestión

de riesgos, Análisis de Indicadores, etc)


RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Acciones de Gestion tendientes a realizar convenios

con otras instituciones publicas y/o privadas para el

fortalecimiento del observatorio

100%

Participacion en Mesas interinstitucionales y

acompañamiento en las comisiones accidentales

del Concejo de Medellin, y a los procesos de la

Alcaldia de Medellin relacionadas con el objeto del

Observatorio

100%

Se establece como

meta dos actividades y

se realizan tres

(150%)*.

Recolección y depuracion de la información la cual

se traducira en indicadores frente al delito de más

impacto, de acuerdo a la propuesta

83%

Se ejecutan 5

activdades de las seis

planeadas para este

compromiso

Hemeroteca relacionada con la seguridad y la

criminalidad de la ciudad de Medellin que tenga

incidencia en ésta línea de investigación

100%

Socialización de hallazgos y resultados de los

estudios e investigaciones realizadas por el

Observatorio

100%

Formular propuestas tendientes al mejoramiento

de las políticas publicas relacionadas con la

judicializacion de adictos o farmaco-dependientes

que se ven incursos en una investigación penal por

el delito de Tráfico, fabricación o porte de

estupefacientes)

100%

Investigación

sistema penal

acusatorio SPOA -

Policia, Fiscalía,

Juzgados, INPEC.




2. DEPENDENCIA: Observatorio SPOA


observatorios


* Garantizar e impulsar todos los mecanismos con que cuenta la Entidad, para la protección de los

derechos tanto por parte de los particulares como del Estado y vigilar que las entidades públicas

municipales cumplan con sus misiones contempladas por la normatividad


fortalecimiento de los procesos internos de la Entidad que incidan positivamente en la transformación

social (IDDHHO)

4.COMPROMISO

S ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


En virtud del principio de colaboración y

coordinacion Art. 10 Ley 1437/2011 y la Ley 498/98

Art. 6; este observatorio concertará sus actividades

con otras líneas investigativas relacionadas con

Penal y especialmente con cárceles para el

suministro de informacion de interes en ésta

investigación.

100%

Evidenciar la realidad carcelaria en nuestra ciudad 100%

Reuniones con el equipo de trabajo de SPOA 100%

Visitas institucionales (Coordinadores de unidades

de fiscalía, otros)100%

Acompañamiento a brigadas carcelarias 100%

Acciones de comunicación: Boletínes, actualización

página, publicación de acciones del observatorio 100%

Estructuración de equipo 100%

Investigación

sistema penal

acusatorio SPOA -

Policia, Fiscalía,

Juzgados, INPEC.

Línea Operativa

6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DE

DEPENDENCIA:



máximo de cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas sobreejecuciones no

afecten el cumplimiento general (promedio) de todos los compromisos pactados en el PA-PO.


Si bien se encuentra un compromiso del PA-PO sobreejecutado (Participacion en Mesas

interinstitucionales y acompañamiento en las comisiones accidentales), la meta para la actividad

"Recolección y depuracion de la información", no se cumple al 100%


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del proceso/subproceso

asociado a esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la medición

y control del mismo, se encuentran desactualizados. Los indicadores semestrales "Cumplimiento en la

implementación y desarrollo de las investigaciones en DDHH y observatorios" y "Recursos invertidos

en el desarrollo de los observatorio" registran su última medición a junio de 2017, mientras que los

indicadores anuales "Cumplimiento de investigaciones y observatorios en DDHH" y "Seguimiento a

recomendaciones por violacion de DDHH investigados", no registran medición para la vigencia

Ponderación







Investigaciones en DDHH y Observatorios. Se establecieron las respectivas acciones

correctivas/perventivas y a la fecha se encuentran en ejecución.

No se establecen dentro del Plan de Mejoramiento Institucional, otras acciones correctivas o

preventivas como respuesta a auditorías diferentes a las de calidad u otras actividades de control o

fuentes de información.


Realizar control permanente de los indicadores y reportar sus resultados a la Oficina de Planeación en

las condiciones definidas por las políticas internas de la Entidad dentro del Sistema de Gestión de la

Calidad.


provenientes de otras fuentes (ej: Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores,

Seguimiento al desempeño del proceso, etc)


10. FIRMA:




RESULTADO

5.3ANÁLISIS/OBSERVACIÓN

Realizar evento de conocimiento en materia penal. 100%

Diplomado en materia penal 100%

Realizar seguimiento a la situacion de NNA

institucionalizados remitidos por las comisarias como

medida de proteccción

100%

Compartir a los diferentes Personeros de Antioquia,

sobre el manejo del M.P. dentro del desarrollo de su

actividad garantista de los derechos fundamentales.

80%De cinco actividaes programadas,

se ejecutan cuatro

Realizar ponencia para ser presentada en las

conferencias de la Semana de Criminalistica a realice en

Medellin.

100%

Diagnostico de delitos de mayor impacto en la ciudad

de Medellìn (Determinar delitos y analizar posibles

causas)

100%

Estructuración Equipo de Trabajo 100%Realizar acciones en

conjunto con la Fiscalía

General de la Nación para

una justicia pronta y

efectiva

Verificar que el archivo de las investigaciones de la

Fiscalia General de la naciòn se realice conforme lo

demanda la Constituciòn y la ley.

100%

Intervenir ante las

autoridades de nuestra

competencia para tomar

medidas alternativas a la

intramural con los delitos

que así lo permitan

Participar activamente en las audiencias preliminares

de nuestra competencia ante los jueces de control de

garantías, interviniendo proactivamente en respeto del

estado de derecho, de las garantías constitucionales de

las personas privadas de la libertad y víctimas de

delitos, exigiendo en todos los casos el respeto a la

libertad, debido proceso y aplicación debida de los

criterios de razonabilidad, necesidad, proporcionalidad,

utilidad e idoneidad de las medidas que limiten

derechos fundamentales de los ciudadanos

judicializados en el municipio de Medellín

72%De 60 audiencias programadas, se

participa en 43.


2. DEPENDENCIA: Penal

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Guarda y Promoción de los DDHH/Penal


* Garantizar e impulsar todos los mecanismos con que cuenta la Entidad, para la protección de los derechos tanto por parte

de los particulares como del Estado y vigilar que las entidades públicas municipales cumplan con sus misiones contempladas

por la normatividad


Participar proactivamente

con la comunidad

difundiendo el quehacer

constante del área de

penal, velando por la

protección de sus derechos

(4 años)



4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Actividades Misionales:

Audiencias

1.1 Audiencia de legalización de captura, medida de

aseguramiento e imputaciòn de delitos de mayor

impacto en la ciudad de Medellìn.

1.1.1 Audiencias de delitos que involucren como

indiciado o victma a habitante en situaciòn de calle,

poblaciòn LGBTI, adultos mayores, NNA, indigenas y en

general personas en situaciòn manifiesta de

vulnerabilidad.

1.1.2 En caso de no darse los criterios anteriores se

intervendra en las demas audiencia sin distinciòn

alguna

91%De 1.512 audiencias programadas,

se ejecutan 1.376

2.1 Audiencia de Acusacion 100%Se programan 360 audiencias y se

ejecutan 609 (169%)*.

2.2 Audiencia preparatoria 100%Se programan 240 audiencias y se

ejecutan 417 (174%)*.

2.3 Audiencia de juicio oral 100%Se programan 240 audiencias y se

ejecutan 285 (119%)*. 2.4 Audiencia Verificacion de Allanamiento y/o

preacuerdos100%

Se programan 245 audiencias y se

ejecutan 312 (127%)*. 2.5 Audiencia individualizacion de pena y lectura de

fallo100%

Se programan 240 audiencias y se

ejecutan 359 (150%)*.

2.6 Audiencia de preclusion 100%Se programan 60 audiencias y se

ejecutan 223 (372%)*.

2.7. Otras Audiencias-AUMENTO 100%Se programan 252 audiencias y se

ejecutan 267 (106%)*. Actividades Misionales:

Revision debido proceso Revisión del debido proceso 100%

Se programan 168 actividades y se

ejecutan 254 (151%)*. Actividades Misionales:

Actuaciones ante policia

judicial

Reconocimientos en fila y/o fotograficos 100%Se programan 72 actividades y se

ejecutan 328 (456%)*.


Notificacion Decisiones

judiciales(archivo

prescripciones), ley 906 y

600 rebajo 750

Notificacion Decisiones judiciales(archivo

prescripciones), ley 906 y 600 rebajo 750100%

Se programan 18.000

notificaicones y se ejecutan 46.520

(258%)*.


Diligencia de notificación y

destrucción de elementos

Diligencia de destrucción de elementos rebajo 125 100%Se programan 4,512 diligencias y

se ejecutan 25.078 (556%)*.

Intervencion audiencias de conciliacion en comisarias

de Familia 100%

Se programan 96 intervenciones y

se ejecutan 110 (115%)*.

Realizar informe sobre la vulneración de derechos de

NNA mas frecuente33%

De 12 informes programados, se

realizan 4.Revisión Debido proceso administrativo de

restablecimiento de derecho NNA, delegaciòn

Procuradurìa general de la Naciòn

100%Se programan 240 revisiones y se

realizan 256 (107%)*.

Asistencia a comites y mesas de trabajo NNA 56%Se programan 48 asistencias y se

ejecutan 27 (56%)*.

Visitas a instituciones NNA 69%Se programan 48 visitas y se

realizan 33 (69%)*. Actividaes Misionales:

Procedimiento venta de

bienes de incapaz

Procedimiento venta de bienes de incapaz 100%Se programan 12 actividades y se

ejecutan 32 (267%)*.


Intervenciòn audiencia ante

jueces de conocimiento


Grupo Familia, Niñez y

Adolescencia

Circulos de calidad Circulos de calidad 58%

De 12 circulos que debieron ser

realizados durante el año, se

ejecutan 7


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del subproceso asociado a esta dependencia se

encuentran actualizados.


Se evidencia respuesta a los hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017. Se establecieron las respectivas

acciones correctivas/perventivas y a la fecha, la mayor parte de estas, se encuentran en ejecución. Algunas de las acciones

plantedas presentan retrasos en su ejecución.

No se establecen Planes de Mejora (AC o AP) como respuesta a auditorías diferentes a las de calidad u otras actividades de

control o fuentes de información.



* Para efectos de la presente evaluación a la gestión de la dependencia , se establece como porcentaje máximo de

cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas sobreejecuciones no afecten el cumplimiento general

(promedio) de todos los compromisos pactados en el PA-PO.

Así, el porcentaje promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 91%. Frente a las

actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 94%, básicamente por que no se alcanzan las metas de

algunos compromisos relacionados a: actividades de sensibilización a los Personeros de Antioquia sobre el papel de

Ministerio Público y participación en audiencias preliminares.

En referencia al cumplimiento de las actividades misionales, hay evidencia de altas tasas de sobreejecución (en muchos

casos superiores a 200% o 300%) como es el caso de las audiencias ante jueces de conocimientos, actuaciones ante la

policía judicial, notificaciones y diligencias de destrucción. Sin embargo, otras no alcanzan ni el 80% de ejecución según las

metas establecidas (asistencias a comités y mesas de trabajo NNA, visitas instituciones NNA e informes sobre la vulneración

de derechos de NNA)

También se observa incumplimi.ento de algunas metas asociadas a la actividad misional del "Grupo Familia , Niñez y

Adolscencia.

No se realizan el número mínimo de Círculos de Calidad establecidos para el año.

Ponderación





10. FIRMA:




Fortalecer el proceso de Planeación Operativa a fin de que las metas que se se establezcan sean reales, alcanzables y a la

vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto institucional, de los datos históricos y de la demanda

potencial de los servicios y acompañamientos relacionados a esta Dependencia.

Realizar análisis de las causas de los incumplimientos (tanto de indicadores como de actividades misionales o estratégicas)

con el fin de tomar acciones tempranas que permitan corregir las desviaciones y así, garantizar el cumplimiento de los

objetivos institucionales relacionados a la Dependencia.

Garantizar la realización periódica de los Círculos de Calidad involucrando todo el equipo de trabajo, ya que estos

enriquecen la labor de control, gestión y mejoramiento continuo de los procesos asociados a la Dependencia.

Dar celeridad a la ejecución de acciones correctivas y preventivas orientadas a solucionar incumplimientos/riesgos

detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer planes de mejora como respuesta a hallazgos o

recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Informes de evaluación a la atención de PQRS's, Informes de

SAtisfacción del Usuario, Servicio No Conforme, Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, etc)



RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Apliación de las TDR 100%

Espurgo Documental 100%

Capacitación ley 594 de 2000 Dirigida al Personal

de la Personería100%

Avance de actualización de tablas de valoración 100%

Actualizacion de tablas de valoración 100% Recibir diariamente información nueva o de

devolución de las diferentes oficinas de la Entidad

para ser anexados a los diferentes expedientes y

carpetas, de acuerdo con los parámetros

establecidos de foliatura y de organización de

documentos. .

100%

Buscar información en el archivo, requerida por

los funcionarios de la entidad y por los usuarios

externos, para ser entregada de acuerdo a las

normas de la entidad.

100%

Convenio para conseguir practicantes 0%No se ejecuta esta

actividad programada

Plan de Gestión

Documental




2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Archivo

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Recursos Logísticos/Gestión

Documetal





* Garantizar de una manera eficaz, eficiente y efectiva la trazabilidad y disponibilidad de todos los

documentos de la Entidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Programa Cero Papel

Parametrización con las tablas de retención con

las que cuenta la entidad, sistematización con un

panel gestor de permisos y accesos; generar

firmas digitales y electrónicas según los

requerimientos de la ley 527 de 1999, decretos

2364 de 2012 y 333 de 2014; implementar una

propia plataforma de envíos electrónicos

integrada a cada expediente; construir un

módulo de mensajería física; garantizar a la

entidad la habilidad de transferir y utilizar

información de manera uniforme y eficiente entre

varias organizaciones y sistemas de información;

numerando electrónicamente cada expediente y

los folios de los documentos que los constituyen,

e interactuar e intercambiar datos de acuerdo con

un método definido; plementar los mecanismos y

las tecnologías que permiten llevar el índice

electrónico de cada expediente electrónico;

parametrizar y generar los informes que la

Personería de Medellín necesite

0%

Según seguimiento

presentado por la Oficina

de Planeación, este

compromiso no se

ejecutó




De acuerdo a los registros y seguimientos realizados por la Oficina de Planeación, se evidencia la falta de

ejecución de dos de los compromisos planificados en el PA-PO del año 2017 (Programa Cero Papel y

Convenio para conseguir practicantes)


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que dos de los seis indicadores del subproceso

Gestión Documetnal y, los cuales se constituyen en herramienta indispensable para la medición y control

del mismo, se encuentran desactualizados.

El Inidicador "Recepción Comunicaciones Oficiales internas " registra su última medición en el mes de

Noviembre de 2017 y el indicador "Recepción Comunicaciones Externas" en el mes de Octubre de 2017.

Ponderación




0,80

10. FIRMA:






las respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha, la mayor parte de estas, se encuentran en

ejecución. Una de las acciones presenta retraso en su ejecución.


otras actividades de control o fuentes de información.



año, sean reales, alcanzables y a la vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto





incumplimientos/riesgos detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer

planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej:

Auditoría Ley de Transparencia, Análisis de Indicadores, Evaluación de Riesgos Institucionales, etc).



OBSERVACIÓN

Adquisicion archivadores 100%

Hornos microndas 100%

Implementos para el archivo 100%

Sistema de camaras y huellas 100%

Mantenimineto de archivadores rodantes 100%

Recarga de extintores y/o compra 100%

Mantenimiento de chapas 100%

Mantenimiento del aire acondicionado para el

RACK (cuarto de sistemas, correspondencia y

cafetín

100%

Adecuación de modulos (conductores) 100%

Mantenimiento de luz 100%

Custoria del archivo 100%

Abastecimiento de, papeleria y elementos de

oficina general100%

Servicio de correspondencia urbana,

departamental, nacional e internacional100%

Suministros de los insumos de cafeteria y aseo 100%

Jornada 5S 100%

Servicio del personal de aseo 100%

Suministro de llantas para los vehiculos 100%

Matenimiento preventivo y correctivo del parque

automotor 100%

Suministro de combustible 100%

Plan de Adquisición de

bienes

Plan de Mantenimiento

Otras actividades




2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Bienes Administrativos

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Recursos Logísticos / Bienes

Administrativos





* Garantizar la correcta y oportuna disposición de los bienes de la Entidad mediante la identificación,

valoración y protección con el fin de mejorar la prestación del servicio.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Ponderación




0,99

10. FIRMA:







Según los registros de seguimiento del PA-PO presentados por la Oficina de Planeación, todos los

compromisos/actividades del PA-PO asociados a este subproceso se cumplieron.


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del subproceso ase encuentran

actualizados.



las respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha, la mayor parte de estas, se encuentran en

ejecución. Algunas de las acciones presenta retraso en su ejecución.





incumplimientos/riesgos detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer

planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Análisis

de Indicadores, Círculos de Calidad, Evaluación de Riesgos Institucionales, Informe de Austeridad del Gasto,

etc).



RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Libros, en temas contractuales 100%

Elaboracion del plan anual de adquisiciones 100%

Revisar y/o actualizar manual de contratacion 100%

Actualizar manual de supervision e interventoria NA

revision de formatos y procedimientos de la

actividad contractual100%

continuar aplicando las directrices expedidas por

parte de Colombia Compra eficiente relacionadas

con el uso del SECOP,Gestion Trasparente y la

tienda virtual del estado Colombiano

100%

Participacion en la feria de la trasparencia 0%

No se evidencia ejecución

de una actividad

programada

Planeación de la actividad

contractual





ejecución de uno de los compromisos planificados en el PA-PO del año 2017 (Participación en la feria de

transparencia)


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores asociados al subproceso Gestión

Contractual registran su última medición en el mes de noviembre de 2017, faltando el mes de Diciembre.




2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Contratación

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Gestión Contractual


* Asegurar que la programación y ejecución de los recursos financieros refleje los lineamientos estratégicos de

la Entidad y sus políticas.

* Satisfacer las necesidades de manera oportuna con los recursos asignados a la Entidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Ponderación




0,76

9.FECHA: 29 de enero de 201810. FIRMA:





No se establecen dentro del Plan de Mejoramiento Institucional, ningún Plan de Mejora como respuesta a

Auditorías de Calidad, Auditorías OCI u otras fuentes de información (ej: Auditoría a la Contratación )



sean reales, alcanzables y a la vez retantes. Para tal fin, se recomienda realizar análisis del contexto



condiciones definidas por las políticas internas de la Entidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, ya

que estos se constituyen en herrmienta indispensable para la de medición y control del proceso.


provenientes de actividades de Seguimiento y Auditoría y así garantizar los adecuados controles dentro del

proceso y el cumplimiento de los objetivos.


RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Proyección de gastos para la vigencia 2018 100%

Programción de Pac vigencia 2018 100%

Reportes de estado de préstamos y calamidad 100%

Amortización créditos - aplicación normas NIFF 100%

Informes contratos de administración delegada,

convenios100%

Rendición de cuenta - Gestión Transparente 100%

Diseñar e implementar el

plan de austeridad de la

personería de Medellín

para la vigencia 2016 -

2020

Elaboración del proyecto

anual del presupuestal







A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que el indicador del proceso/subproceso GEstión

Financiera "Cumplimiento de Presupuesto" , se encuentra desactualizado. Su última medición registra en

Agosto de 2017 .

Si bien se realiza análisis de causa por incumplimiento del indicador en el segundo cuatrimestre, no se

establece (o no se registra) ningunta acción a fin de corregir la desviación y asegurar el cumplimiento para fin

de año




2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Financiera

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Gestión Financiera


* Asegurar que la programación y ejecución de los recursos financieros refleje los lineamientos estratégicos

de la Entidad y sus políticas.

* Asignar de manera adecuada los recursos para la satisfacción de las necesidades de la Entidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Ponderación




0,87






No se establecen dentro del Plan de Mejoramiento Institucional, ninguna acción, correctiva o preventiva,

como respuesta a Auditorías de Calidad, Auditorías OCI u otras fuentes de información (ej: Seguimiento al

Fondo Fijo Reembolsable, Informe de Austeridad en el Gasto, Análisis de Indicadores)



condiciones definidas por las políticas internas de la Entidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, ya

que estos se constituyen en herrmienta indispensable para la de medición y control del proceso.


provenientes de actividades de Seguimiento y Auditoría y así garantizar los adecuados controles dentro del

proceso y el cumplimiento de los objetivos.


RESULTADO

5.3ANÁLISIS/ OBSERVACIÓN

Inducción 0%

Se planifican a comienzo de año

3 actividades de inducción y no

se presenta evidencia de

ejecución de estas

Plan de Proyectos de apendizaje en

equipo100%

Plan de Proyectos de aprendizaje

individual100%

Capacitación en temas sindicales según

acuerdo laboral100%

Calamidad y urgencia familiar 100%

Convenios empresariales 100%

Promoción del tiempo libre y actividades

saludables100%

Vivienda 100%

Bienestar Laboral -

CulturalTurismo Regional 100%

Caminata ecológica 100%

Vacaciones recreativas 100%

Exaltaciones 100%

Integración familiar 100%

Integración navideña 100%

Asesoría pensional 100%

Retiro laboral asistido 100%

Estimulo a la educación superior 100%

Mejores empleados 100%

Bienestar Laboral -

Protección y Servicios

Sociales

Bienestar Laboral -

Recreativo

Bienestar Laboral -

Social

Bienestar Laboral -

Calidad de vida laboral

Capacitación

Institucional




2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Talento Humano

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Gestión del Talento Humano


* Elevar la competitividad del talento humano y propiciar el mejoramiento de la calidad de vida con

programas de bienestar social en un ambiente de comunicación interna efectiva, apoyado en el sistema de

gestión de calidad

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO




El porcentaje promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 94%


ejecución de uno de los compromisos planificados en el PA-PO del año 2017 (actividades de inducción).

Es de relevancia resaltar, que dentro del PA-PO no fueron incluidos compromisos o actividades de

relevancia para el subproceso de Talento Humano y que dan respuesta a requisitos de Ley o Internos,

entre otros: Acuerdos de Gestión, Evaluación de Desempeño Laboral y programas de entrenamiento y

reinducción.


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que todos los indicadores del subproceso Gestión

del Talento Humano se encuentran actualizados.

Los indicadores "Ausentismo Laboral" y "Cumplimiento del Plan de Bienestar" presentan incumplmientos

en algunos periodos del año y sobre estos no se registra análisis de causas ni se establecen planes de

mejora (acciones correctivas)


Se evidencia respuesta a los hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017. Se

establecieron las respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha se encuentran en ejecución.


otras actividades de control o fuentes de información (ejemplo: Informe de seguimiento al SIGEP,

Evaluación de Riesgos Institucionales, Análisis de Indicadores, Informes pormenorizados de control

interno, Informes de revisión de manual de funciones, entre otros)

Ponderación




0,94

10. FIRMA:






año, sean reales, alcanzables y a la vez retantes.También se recomienda realizar análisis del contexto

institucional, de normativa, de los objetivos institucionales y de la capacidad operativa de la Dependencia

a fin de garantizar que el PA-PO que se establezca, pueda dar respuesta a todos los requisitos internos,

legales y a las necesidades de los servidores ( Ejemplo: Actividades de entrenamiento y reinducción,

Evaluación de Desempeño Laboral)

Si bien se regitra un cumplimiento del 100% frente a los "Planes de Proyecto de Aprendizaje", se evidenció

que el acto administrativo que aprueba el Plan Institucional de Capacitación fue emitido en el último

trimestre del año (Resolución 408 del 11 de octubre de 2017). Se recomienda que dicho Plan sea aprobado

al inicio de la vigencia a fin de que las capacitaciones puedan ser distribuidas durante todo el año

atendiendo las necesidades de las diferentes dependencias y considerando las cargas laborales de los

servidores.

Realizar análisis de las causas de los incumplimientos de indicadores con el fin de tomar acciones

tempranas que permitan corregir las desviaciones y así, garantizar el cumplimiento de los objetivos

institucionales relacionados a este subproceso.

Establecer planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes

(Auditorías e informes OCI, Análisis de Indicadores, Círculos de Calidad, EValuación de Desempeño, etc).



RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Recolectar informacion de cargas de trabajo en cada

unidad100%

Organizar y entregar informe de adelanto documento

final y su presentacion.100%

Revisión documentación del Sistema Gestión Calidad 100%

Seguimiento, evaluación y capacitacion de Mapas de

Riesgo Institucional100%

sequimiento, evaluación y capacitacion de Mapas de

Riesgos en Corrupción 100%

Actualizacion y capacitacion de indicadores por

proceso 100%

revision y ajuste de caracterizaciones de los procesos 100%

Semana de la calidad 100%

Auditoria, inscripcion del ICONTEC (Auditoria de

Procesos de misionales y centro de conciliaciones,

contrato)

100%

Participación en eventos de calidad 100%

Estructuracion de equipos de trabajo 100%

Plan de implementación

del sistema de seguridad y

salud ocupacional

Implementacion y en ejecucion 100%


del sistema de PQRSD

Diagnóstico para el diseño e implementación del

sistema de PQRSD100%

SGC para Personería

categorías 4,5 y 6

Acompañamiento oferta institucional y/o

implementacion SGC100%

Recoger informacion UPDH 100%

Actualizar informacion en las fichas 100%




2. DEPENDENCIA: Planeación

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Planeación Institucional,

Satisfacción de las Partes Interesadas, Mejoramiento Continuo


* Elevar la competitividad del talento humano y propiciar el mejoramiento de la calidad de vida con

programas de bienestar social en un ambiente de comunicación interna efectiva, apoyado en el sistema de

gestión de calidad.

* Implementar y ajustar a la nueva metodología normativa el Sistema de Gestión de la Calidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Estudio de cargas laborales

y distribución

administrativa de la

entidad


norma ISO 9001:2015

Proyecto UPDH para el

Área Metropolitana

Proyecto sede propia para

la Personeria de Medellin

(4 años)

Gestionar la consecucion de recursos para la

adquisicion de una sede propia para la Personeria de

Medellin

100%

Adopcion plan de accion y plan operativo 2017 100%

Seguimiento PA - PO 2017 100%

Informe escrito de seguimiento al cumplimiento P.E. 100%

Revision de seguimiento cumplimiento P.E., con

presentacion al señor personero.100%

Acompañamiento a los Comites de Contratación 100%

Realizar acompañamiento y asesoría a las diferentes

areas en temas relacionados con plan de accion, plan

operativo.

100%


areas en temas relacionados con proyectos estratégicos100%


areas en temas relacionados con programas

estratégicos

100%


areas en temas relacionados con indicadores100%

Informe escrito seguimiento y analisis indicadores de

procesos100%


areas en temas relacionados con riesgos100%


areas en temas relacionados con actualización de

documnetacion del sistema de gestion d ela calidad

100%

Informe de seguimiento a las PQRS 100%

Informe de estado del SGC 100%

Encuestas Satisfacción a usuarios. 100%

Encuestas Satisfacción a partes interesadas 100%

Encuestas Satisfacción a proveedores 100%

Informe Servicios NO Conforme 100%

Circulos de calidad 100%

Informe de revision por la dirección 100%

Actividades Misionales



De acuerdo al registro de seguimiento del PA-PO presentado por la Oficina de Planeación, el porcentaje

promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 100%.


Proceso Planificación Institucional:

A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del subproceso de Planificación

Institucional se encuentran actualizados.

Subproceso Satisfacción de las Partes Interesadas:

El indicador "Oportunidad en la atención de las QRS" se encuentra medido para todo el año 2017, sin

embargo, el resultado de la medición (el cual indica que un 100% de las QRS atendidas se respondieron

dentro de los 10 dias establecidos), no es consistente con los informes de seguimiento y auditoría

presentados por la Oficina de Control Interno en el año 2017. En la evaluacióna a atención de QRSR realizada

en el primer semestre, se evidenció que aproximamente el 25% de las QRS fueron respondidas en tiempos

superiores a los 10 días hábiles y, en el informe del segundo semestre, este porcentaje fue del 10%. Tal

situación sugieren falta de fiabilidad en las cifras que actulamente alimentan el indicador.

Subproceso Mejoramiento Continuo:

Los dos indicadores asociados al subproceso de Mejoramiento Continuo se encuentran desactualizados a la

fecha de elaboración de este informe (Servicio No Conforme y Seguimiento al Plan de Mejoramiento

Institucional)



27 acciones correctivas/preventivas asociadas a los procesos/subprocesos de Planificación Institucional,

Satisfacción de las Partes Interesadas y Mejoramiento Continuo. Doce de estas acciones presentan retrasos

en su ejecución

No se establecen Planes de Mejora (Acorde a los lineamientos del proceso de Mejormiento Contiuo) como

respuesta a auditorías de la OCI diferentes a las de calidad u otras actividades de control o fuentes de

información (Ejemplo: Evaluación de la atención de PQRS, Evaluación al cumplimiento de la Ley de

Transparencia, Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Evaluación de Riesgos

Institucionales, Evaluación a la Documentación del SGC, Análisis de Servicio No Conforme, entre otros)

Ponderación




0,94


Realizar control permanente de los indicadores en las condiciones definidas por las políticas internas de la

Entidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

Revisar y si es del caso ajustar, las fuentes de información y metodología con la cual se alimentan

actualmente los indicadores de los procesos asociados a esta dependencia, a fin de garantizar que la

información se veráz y confiable y que así pueda soportar la toma de decisiones por parte del Líder del

Proceso y la Alta Dirección


incumplimientos/riesgos detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer planes

de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Auditorías OCI,

Análisis de PQRSR y Satisfacción del Usuario, Análisis de Servicio No Conforme)


10. FIRMA:





RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Renovar licencia de Antivirus ESET 100%

Conveenio Bibliotecas virtuales 100%

Mantenimiento, soporte de la página Web todo el

año imageni instutucional, publicacion de Contenido,

modificacion de Home, creacion de menus y nuevos

formularios Online (Observatorios, investigaciones,

Informes, Conceptos Juridicos, Estados y Edictos)

(Web Master)

100%

Custodia de Medios de cintas de backup y medio

mageneticos todo el año100%

Renovar licencia de Server Backup Unlimited (Realizar

Backup archivos Bases de datos, imágenes de

maquinas virtuales)

100%

Renovar licencia de sistema de Filtrado antispam

Fortimail por un año100%

Renovar licencia de sistema de Filtrado de contenido

Fortigate por un año100%

Renovar garantias de Servidores HP por un años CARE

PACK HP AMPLAICION A 1 AÑOS DE GARANTIA

100%

Mantenimiento y desarrollo de reportes a la Medida

para el Sistema de Informacion SIP100%

Levantamiento de requisitos, desrrollo e

implementacion de una nueva intranet coorporativa

100%

Implementar plataforma de Moodle, e-learnig. 100%

Desarrollo de formularios para: Planeacion (PQRS),

Disciplinarios (Consulta de Procesos en linea),

Conciliacion (Servicios en linea para notificaciones),

Atencion al Publico (Atenciones en Linea) y

capacitacion

100%

Plan de TIC - Software




2. DEPENDENCIA: Sistemas

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Planificación

Institucional/Informática







con la comunidad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Kit de Herramientas100%

Una Ponchadora de cables 100%

Cutil profesional 100%

Cables de energia de 15 metros 100%

paquetes conectores Rj 45 100%

Conectores de VGA a HDMI 100%

Servicios Tecnico para la intralacion de puntos de red 100%

Equipo de Trabajo Estructuración de equipo de trabajo 100%


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que todos los indicadores del subproceso Informática

se encuentran actualizados.



las respectivas acciones correctivas/perventivas, sin embargo, a la fecha, la mayor parte de estas presentan

retraso en su ejecución.


actividades de control o fuentes de información (ejemplo: Auditoría Especial SIP, EValuación de Riesgos

Institucionales)



incumplimientos/riesgos detectados en las Auditorías Internas. Igualmente, se recomienda establecer planes

de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Análisis de

Indicadores, Círculos de Calidad, Evaluación de Riesgos Institucionales, Informe de Auditoría OCI, etc)









Plan de TIC -

Hardware

Ponderación






RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓNRealizar una caracterización y

registro de organizaciones sociales, formales y no

formales, para identificar, sus capacidades y

necesidades, como base para el desarrollo

de una política pública o para la modificación de la

misma.

0%

No se evidencia ejecución de

esta actividad en el informe de

seguimiento del PA-PO

A través de los diferentes medios de comunicacion,

se contribuirá al desarrollo y promocion de una

cultura de prevencion incorporando en sus

contenidos valores no discriminatorios y de respeto.

100%

formar y/o capacitar a la fuerza publica en la

promocion, proteccion y defensa de los derechos

humanos.

100%

Se establecen seis Planes de

Capacitación y se ejecutan 12

(200%)*

Brigadas sociojuridicas en Medellin. 100%Se establecen cuatro brigadas


Realizacion por la Personeria de Medellin de

informe de derechos humanos para la ciudad de

Medellin.

100%

Seguimiento y presentacion de recomendaciones a

las politicas publicas en temas de derechos

humanos en el municipio de medellin.

75%Se elaboran tres informes de

cuatro que se planificaron

La Personería de Medellín activara canales de

comunicación con el propósito de recolectar y

procesar información que permita identificar

potenciales situaciones de riesgo que puedan

desembocar en hechos de posible vulneración de

derechos humanos que afecten a la población civil

de la ciudad de medellin.

100%




2. DEPENDENCIA: UPDH

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Guarda y Promoción de los DDHH /

UPDH


*Garantizar e impulsar todos los mecanismos con que cuenta la Entidad, para la protección de los derechos




Aportar a la

implementación y

realizar el seguimiento

al sistema Municipal

en DDHH.


Contribuir al

mejoramiento de las

relaciones con

entidades publico -

privadas para

fortalecer la

promoción, protección

y defensa de los DDHH

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO

Seminario 100%

Conmemoración día Internacional de Derechos

Humanos100%

Foro 100%

Campañas pedagógicas UPDH 100%

Levantar un diagnostico sobre la situacion de

derechos humanos de los internos en los

establecimientos Penitenciarios de Bellavista y

Pedregal.

100%

Proyectar la accion juridica pertienente ante el

organismo nacional o internacional competente

para porteger los derechos de los internos de los

centros penitenciarios de pedregal y bellavista.

100%

Realizar y/o formalizar convenio (s)

interadministrativo (s) o de cooperación,

Internacional Nacional, Departamenal o Local para

la promocion, prevencion y proteccion de los

derechos humanos

100%

Vincular a las universidades públicas y/o privadas, a

través de prácticas profesionales en materia de

derechos humanos y DIH.

100%Se planifican dos convenios y

se ejecutan 4 (200%)*

Presentación de proyectos y propuestas que

postulen la UPDH, en materia de derechos humanos

a nivel Nacional e Internacional.

50%


formulaciones de proyecto y

sólo se realiza uno.

Asesorías 100%Se planifican 12000 asesorías

y se realizan 13902 (116%)*

Registro unico de victima de conflicto armado

Diligenciar (FUDV)90%

Se realizan 4305 registros de

4800 planificados

Proyeccion de acción de tutela 100%Se planifican 1800 y se

realizan 2651 (147%)*

Elaboracion de proyecto de Derecho de petición 100%Se establece como meta 1800


Proyecto recurso de reposicion y/o apelacion

victimas54%


y se ejecutan 588

Poryecto incidente desacato 100%Se planifican 720 y se realizan

1160 (161%)*

Recepción queja 100%Se planifican 120 y se

atienden 188 (157%)*

Declaración bajo la gravedad de juramento 44%Se realizan 16 de las 36

planificadas

Solicitud de cancelación de protección de tierras 42%Se realizan 5 de las 12

planificadasRestablecimiento de derechos entrega niño, niña o

adolescente100%

Se planifican 12 y se realizan

75 (625%)*

Proyecto solicitud protección de tierras 58%Se realizan 7 de las 12

planificadas

Promover las

estrategias formuladas

desde el gobierno

nacional en materia de

prevención y

sensibilización de paz

en el marco del post-

acuerdo

Proyectos de la UPDH

Proyectar y presentar

una medida cautelar

para la protección de

los DDHH de las

personas privadas de

la libertad del

municipio de Medellín


Proyecto de escrito de solicitud calificación de

invalidez100%

Se planifica un escrito y se

realizan 4 (400%)*

Proyecto de solicitud cumplimiento fallo de tutela 100%Se planifican cuatro y se

realizan 18 (450%)*

Proyecto de impugnación fallo tutela 100%Se establece como meta 12 y


Entrega persona desmovilizada 100%

Recorridos de ciudad, reacciones y verificaciones 100%Se planifican 600 y se

ejecutan 684 (114%)*

Proyecto escrito revocatoria directa 100%Se establece como meta 12 y


Realizar acompañamiento a movilizaciones,

plantones, eventos y manifiestaciones que se

realicen en la ciudad.

100%



ejecutan 112 (264%)*.

Analisis de base de datos y de FUD 25%Sólo se realizan 3 informes de

los 12 planificados

Caracterizacion de victima por hecho victimizante 25%Sólo se realizan 3 informes de

los 12 planificados

Estudio y analisis de cada linea de investigacion,

para ello debera cumplir el procedimiento que el

coordinador de investigaciones le señale.

90%Se establece como meta 10

informes y se ejecutan 9

Recorridos de ciudad para analisis en campo a la

situacion de derechos humanos.100%


recorridos y se ejecutan 595

(106%)*.Visitas albergues, centros de atencion a victimas,

centros de atencion habitantes de y en calle,

centros de gerontologia y personas mayores,

centros de atencion ninos, niñas y adolescentes,

instituciones educativas, juntas de remisos y visitas

a carceles, etc,.

90%Se realizan 595 visitas de las

612 programadas

Informe mensual de los avances de cada una de las

investigaciones que se vienen adelantando para

consolidar el informe anual de derechos humanos.

99%

Informe parcial de derechos humanos del 1 de

enero al 30 de noviembre de 2017.100%

Se establece como meta un

informe parcial y se realizan

dos (200%)*.

Informe anual de derechos humanos consolidado al

31 de diciembre de 2017.100%

Se establece como meta un

informe parcial y se realizan

dos (200%)*.

Asesorar y acompañar a las victimas de vulneracion

de derechos que soliciten los servicios en la UPDH.85%

Se realizan 518

acompañamientos de los 612

planificados .

Realizar actividades academicas de DDHH y DIH, de

conformidad con las lineas de investigacion.100%


actividades y se ejecutan 24

(400%)*.

Acompañamiento a brigadas sociojuridicas

programadas por la UPDH.50%

Se realizan 2

acompañamientos de los 4

planificados .

Estructuración de equipo de trabajo profesional 100%

Estructuración de equipo de trabajo de conductores 100%

Realizacion circulos de calidad 0%

Actividades del grupo

de investigaciòn








las actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 89%, básicamente por que no se alcanzan

las metas de algunos compromisos relacionados a: caracterización y registro de organizaciones sociales,

seguimiento y presentación de recomendaciones a políticas públicas y formulación de proyectos para postular a

la UPDH como referente en DDHH.


reestablecimiento de derechos entrega NNA en 625%, solicitud de calificación de i

nvalidez en 400%, solicitud cumplimiento fallo de tutela en 450%, impugnación fallo de tutela en 325% y

acompañamiento a movilizaciones en 264%), muchas otras no alcanzan ni el 60% de ejecución según las metas

establecidas (recursos de reposición y/o apelación de víctimas, declaraciones bajo la gravedad de juramento,

solicitudes referentes a protección de tierras, caracterización de víctimas y análisis de bases de datos y de FUD).

No se evidencia realización de los círculos de calidad.


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que los indicadores del subproceso asociado a esta

dependencia se encuentran actualizados.



respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha, la mayor parte de estas, se encuentran en ejecución.



Ponderación









Dependencia.

Garantizar la realización periódica de los Círculos de Calidad involucrando todo el equipo de trabajo, ya que

estos enriquecen la labor de control, gestión y mejoramiento continuo de los procesos asociados a la

Dependencia.

Establecer planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej:

Informes de evaluación a la atención de PQRS's, Informes de Satisfacción del Usuario, Servicio No Conforme,

Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, etc)


10. FIRMA:




RESULTADO

5.3ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Actividad red de personeros virtuales 100%Se planifica una actividad y

se realizan dos (200%)*

Sensibilización, elección, posesión y rendición de

cuentas de los personeros estudiantiles (Ley 115/94)100%

Conformación y desarrollo de la red de personeros,

expersoneros, representantes estudiantiles y líderes

comunitarios de Medellín y el área metropolitana

89%Se ejecutan 8 actividades de

las 9 planificadas

Mesa de Trabajo Interinstitucional para presentar

proyecto de reestructuración de la normatividad de

los Personeros Estudiantiles

25%Se ejecutan 2 actividades de

las 8 planificadas

Bitácora para la Paz y la Convivencia 100%

Alfabetización en Constitución y Democracia 100%Se planifican tres actividad y

se realizan 8 (267%)*

Campaña: Territorio Verde 90%Se ejecutan 9 actividades de

las 10 planificadasEvento de ciudad: Lanzamiento de la Red

Departamental de Personeros Estudiantiles-Territorio

de Paz

100%Se planifica una actividad y

se realizan dos (200%)*

Escuela Cívica -Reeducando la Familia 0%


las 11 actividades

planificadas

Juguemos a la PAZ y a La Conviencia 100%

Formación con enfoque de género 100%


formaciones y se realizan

nueve (150%)*.

Gobierno escolar y

educación con

enfoque de

participación

Formación con

enfoque diferencial

para la defensa del

ser humano y su

entorno




2. DEPENDENCIA: UPIP

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Protección del Interés Público



tanto por parte de los particulares como del Estado y vigilar que las entidades públicas municipales cumplan

con sus misiones contempladas por la normatividad.

*Empoderar a la población con enfoque diferencial para darle herramientas de protección frente a sus

derechos.

* Fortalecer a la escuela, la familia y las organizaciones sociales como espacios de garantías de derechos de la

mujer, y los Niños, Niñas y Adolescentes (NNA).

* Proteger el interés público para un desarrollo sostenible de la sociedad.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Foro Derechos colectivos, del Ambiente Y Seres

sintientes100%

Alfabetización a la comunidad de los corregimientos

en Derechos Humanos 100%

Se planifican cinco


(180%)*

ABC del Consumidor 50%Se ejecuta una actividad de

las dos planificadas

Evento de Ciudad Para Comunidad Sorda 100%

Diplomado en Género y nuevas Masculinidades 100%

Diplomado en Conciliación extrajudicial (Corporación

U. Americana)100%

Diplomado en Contratación Estatal(Personería y

Aliados)100%

Diplomado Virtual en Reasentamiento y Clausura

(ONU)-Previa puesta en marcha de la plataforma

Virtual Mudol

100%

Diplomado en Participación ciudadana (Corporación

U. Americana)100%

Diplomado en Medio ambiente 100%

Diplomado en Derechos Humanos 100%

Estructuración de equipo de trabajo de formación 100%

Estructuración de equipo de trabajo de apoyo al área 100%

Paz y posacuerdo

Creación de Escuelas de Paz en el Territorio y Registro

de las Lineas: Linea de Gestores de Paz - Línea de

EcoGestores-Linea de Gestor Protector

100%

Se establece como meta tres

informes y se realizan seis

(200%)*.

Participación y asistencia a la política pública de

Infancia y Adolescencia y Familia (Consejo y Comité)100%

Estudio,Conformación y dirección de la Comisión de

Veeduría a la Política Pública de Infancia y

Adolescencia (Acuerdo 84/06)

100%


informes y se realizan 10

(143%)*. Estudio, Participación y seguimiento a la política

pública de Familia 100%

Participación, seguimiento al plan municipal de

atención a víctimas del RUV (Reclutamiento,

utilización y vinculacion de NNA) (Mesa Municipal,

Comisión de Prevención temprana y EAI)

100%Se planifican seis actividades


Participación y seguimiento a la Mesa de registros

pedagógicos100%

Se planifican cinco


(300%)*

Participación y apoyo a las acciones de la Mesa

Intersectorial contra la ESCNNA100%

Se planifican cinco


(200%)*

Participación y seguimiento al Comité Municipal de

Convivencia Escolar y Comisiones de Reglamento100%

Estudio, Participación y seguimiento a la política

pública de juventud (Evidencia 1 Revista)100%

Creación de la Red de Juventudes de Líderes

Estudiantiles100%

Seguimiento a las

políticas públicas de

protección y

promoción de

derechos de la

infancia y

adolescencia,

juventud, mujer y

familia

Formación con

enfoque diferencial

para la defensa del

ser humano y su

entorno

Participación y seguimiento al Comité Municipal y

Departamental para las violencias basadas en Género 100%

Se planifican 9 actividades y

se ejecutan 12 (133%)*

Formación para la protección integral de los NNA en la

escuela, la familia y los territorios100%

Campaña para la protección de la infancia y la

adolescencia 100%

Personeros de Paz- Voluntariado Juveníl

(expersoneros) 100%

Estudio Proyecto de Acuerdo para la Creación de

Equipo Interdisciplinario de Prevención y Portección

de NNA

100%

Foro Política Pública de Infancia y Adolescencia, 10

años de aciertos y desaciertos.100%

2° Encuentro de Entornos Protectores para la Infancia

y la Adolescencia100%

Sensibilización, formación, registro, seguimiento y

acompañamiento a veedurìas ciudadanas 100%

Rendición de cuentas Veedurías ciudadanas 100%

Jornadas de participación ciudadana 90%Se ejecutan 9 actividades de

las 10 planificadasFortalecimiento de las organizaciones sociales y

comunitarias100%

Evento de Ciudad Foro Control Social 100%

Creación, fortalecimiento y formación de Semilleros

de Participación Ciudadana que involucra la Juventud

con espiritu de Liderazgo

100%

Publicación de información de participación

ciudadana de interés a la comunidad 100%

Estudio y/o elaboración de accion de tutelas

especiales100%



(218%)*.

Estudio y/o elaboración de acciones populares 100%



(230%)*.

Estudio y/o elaboración de coadyuvancia en acciones

públicas100%

Se establece como meta tres

informes y se realizan

cuatro (133%)*.

Asistencia audiencia pacto de cumplimiento 100%Se planifica una actividad y

se realizan 2 (200%)*

Verificación de fallos judiciales 100%


cinco verificaciones y se

ejecutan 23 (460%)*.

Estudio y/o Elaboración de Modificación a la Norma

regulatoria de los Personeros Estudiantiles100%

Efectividad al Derecho de Petición 99%

Incidente de desacato a fallo judicial 100%


incidentes y se ejecutan 24

(240%)*.

Estudio y/o elaboración de acciones de cumplimiento 75%Se elaboran 3 de las

4planificadas

Estudio y/o elaboración de acciones de grupo NA NA

Seguimiento a las

políticas públicas de

protección y

promoción de

derechos de la

infancia y

adolescencia,

juventud, mujer y

familia

Construcción de

entornos protectores

y la promoción de la

no Violencia

Participación, control

y vigilancia

ciudadana

Acciones

Constitucionales

Estudio y/o elaboración de accion de

inconstitucionalidad0%


la actividad planificada

Estudio y/o elaboarción de acciones de nulidad 0%No se evidencia ejecución de

la actividad planificada

Estudio, Reclamación y/o Seguimiento derechos del

consumidor100%


seguimientos y se realizan

98 (288%)*.

Asistencia a eventos interinstitucionales 100%

Registro a la plataforma de las juventudes NA NA

Asistencia a sesiones en el Concejo de Medellin 100%Se proyectan 150 asistencias


Asistencia a Comisiones Accidentales del concejo de

Medellín99%

Atención a Usuarios Programas de la UPIP 81%Se realizan 39 atenciones de

las 48 planificadas

Círculos de Calidad 67%Se realicen cuatro círculos de

los 6 planificados




de cumplimiento en cada actividad un 100%, a fin de que las altas sobreejecuciones no afecten el


Así, el porcentaje promedio de ejecución de todos los compromisos de esta dependencia es de un 92%. Frente

a las actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 95%, básicamente por que no se alcanzan

el total de las metas de algunos compromisos relacionados a: Conformación y desarrollo de la red de

personeros, Mesas de trabajo interistitucionales para la reestructuración de la normatividad de los personeros

estudiantiles, Escuela Cívica Reeducando la familia, ABC del consumidor)


Verificación de fallos judiciales en 460%, Seguimientos derechos de consumidor en 288%, Inicidentes de

desacto a fallo judicial en 240%), muchas otras no alcanzan las metas establecidas (acciones de cumplimiento,

acciones de inconstitucionalidad, acciones de nulidad y atención usuarios programas UPIP).

No se realizan el número mínimo de Círculos de Calidad establecidos para el año.

Acciones

Constitucionales



esta dependencia y, los cuales se constituyen en herrmienta indispensable para la medición y control del

mismo, se encuentran desactualizados. Los cinco indicadores de Protección del Interés Público, registran su

última medición a septiembre de 2017.

Ante el incumplimiento persistente del indicador "Calidad de los Ponentes de Formación Ciudadana ", el Líder

del proceso establece como acción correctiva "solicitar la modificación del indicador", sin embargo, a la fecha,

el indicador sigue vigente.





Dependencia.



Garantizar la realización periódica de los Círculos de Calidad involucrando todo el equipo de trabajo, ya que

estos enriquecen la labor de control, gestión y mejoramiento continuo de los procesos asociados a la

Dependencia.

Igualmente se recomienda establecer planes de mejora como respuesta a hallazgos o recomendaciones

provenientes de otras fuentes (ej: Informes de evaluación a la atención de PQRS's, Informes de Satisfacción del

Usuario, Servicio No Conforme, Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de Indicadores, etc)


10. FIRMA:





respectivas acciones correctivas/perventivas y a la fecha se encuentran ejecutadas (a la espera de verificación

de eficacia).



Ponderación






RESULTADO

5.3 ANÁLISIS/

OBSERVACIÓN

Documentar para entrega guia metodologica del

modelo preventivo de vigilancia administrativa100%

Compartir experiencias aplicables al modelo

preventivo de otras entidades de control

(Procuraduría y Contraloria) y realizar los respectivos

ajustes al modelo preventivo de la Personeria

100%

Diseñar y entregar los formatos propios de la entidad

para operar el modelo preventivo100%

Realizar 3 mesas de trabajo con los funcionarios del

area para determinar los temas de vigilancia

administrativa conforme a los planes de desarrollo

de la municipalidad para ejercicio preventivo auditor

(relacionados con sectores de mayor vulnerabilidad,

infraestructura, inversion de recursos y temas de

ciudad que generen impacto)

100%

Se planifican tres mesas de

trabajo para el año y se

realizan 4 (133%)*

Elaborar el plan especifico de vigilancia preventiva,

para las entidades a auditar100%

Se planifican tres planes

para el año y se realizan 4

(133%)*

Realizar las visitas a las entidades para desarrollar

las respectivas vigilancia preventiva especiales100%

Se planifican 12 visitas para

el año y se realizan 29

(242%)*

Elaborar informes preliminares con los resultados de

vigilancia preventiva especiales 100%

Se planifican cuatro

informes para el año y se

realizan 5 (125%)*Elaborar informes definitivos con los resultados de

vigilancia preventiva especiales100%




2. DEPENDENCIA: Vigilancia

2.1 Procesos/subprocesos directamente relacionados a la dependencia: Vigilancia de la Conducta Oficial /

Vigilancia Administrativa





* Impactar en la prevención de vulneración de derechos a los ciudadanos en el ejercicio de la función

administrativa y de los riesgos de corrupción en la ejecución de las dimensiones estratégicas del plan de

desarrollo municipal.

4.COMPROMISOS

ASOCIADOS AL

CUMPLIMIENTO


Estructurar una

metodología de

investigación para la

Personería de

Medellín

Plan de vigilancias

Aportar los insumos necesarios para que la oficina de

comunicaciones realice la divulgacion de los

resultados de las vigilancia preventiva especiales

75%

De cuatro informes

planificados se ejecutan

tres.

Tramitar y rendir informe de las vigilancias

administrativas que se realicen a solicitud de parte93%

Se realizan 245 informes de

los 264 planificados

Revisar y rendir infrome de las revisiones de

procesos contravencionales de policia y comisarias

de familia que involucren mayores de edad, a

peticion de parte.

78%

De 142 informes

planificados se ejecutan

111.

Realizar Notificaciones y Publicación Avisos otras

entidades a peticion de parte84%

Se ejecutan 202 de 240

planificadas

Recibir capacitaciones en temas inherentes a la labor

misional y al modelo preventivo tales como,

contratacion estatal regimen exceptuado,

supervisión e interventoría, evaluación de proyectos,

planeación y presupuesto para entidades públicas.,

actualización de código disciplinario, actualizacion de

codigo de policia

100%

Realizar circulos de calidad 100%

Realizar con el apoyo y con destino a la oficina de

comunicaciones tips con mensajes tendientes a

promover las buenas praticas en el desempeño de

las funciones de los servidores publicos municipales y

descentralizados para actuar conforme a la

normatividad existente

100%

Se planifican doce

actividades para el año y se

realizan 20 (167%)*

estructura de equipo de trabajo 100%

Plan de vigilancias



* Para efectos de la presente evaluación a la gestión de la dependencia , se establece como porcentaje máximo




las actividades de carácter estratégico (PA) este porcentaje es de un 100%.

Si bien dentro de las actividades misionales, algunas se encuentran sobreejecutadas (ejemplo: visitas de

vigilancia, mesas de trabajo, promoción de buenas prácticas con comunicaciones ), otras no alcanzan las metas

establecidas (Divulgaciones de los resultados de las vigilancias, Informe de las revisiones de procesos

contravencionales de policia y comisarías de familia que involucren adultos mayores).


A la fecha de elaboración de este informe se evidencia que el indicador del proceso/subproceso asociado a esta

dependencia se encuentra actualizado.

Ponderación






10. FIRMA:




Se evidencia respuesta a 8 de los 12 hallazgos de auditoría de calidad presentados en el año 2017 y se definen

tres planes de mejora (AC/AP) como respuesta a unos hallazgos que no existen en el informe oficial de Auditoría

Interna 2017 entregado al proceso. Las acciones correctivas/preventivas establecidas se encuentran en

ejecución.







Dependencia.

Fortalecer las actividades de mejoramiento continuo dentro de la Dependencia garantizando el análisis de

causas y definición de acciones (correctivas/preventivas) sobre todos los incumplimientos/riesgos que se

detecten an Auditorías Internas. Igualmente se recomienda establecer planes de mejora como respuesta a

hallazgos o recomendaciones provenientes de otras fuentes (ej: Informes de evaluación a la atención de PQRS's,

Informes de Satisfacción del Usuario, Servicio No Conforme, Evaluaciones a la gestión de riesgos, Análisis de

Indicadores, etc)

27/12/2016

1 de 1

2.0

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO

1 1 2017 31 12 2017

1

2

3

4

5

6

7

8

9

UPIP 9,00Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Oficina Asesora Jurídica 9,50Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Observatorio de Salud 9,30Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Conciliaciones 8,30Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Disciplinarios 9,30Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de

la Dependencia

Vigilancia 9,40Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Comunicaciones 9,20Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Atención al Público 8,90Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de

la Dependencia

UPDH 8,70Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

PERÍODO DE VIGENCIA al

Resultados de la evaluación por áreas o dependencias

N° ÁREA O DEPENDENCIA.CALIFICACIÓN DEL ÁREA O

DEPENDENCIAOBSERVACIONES

COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

FORMATO 5. EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR ÁREAS O DEPENDENCIAS

PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

CÓDIGO: F-ED-006

FECHA EMISIÓN

Página

Versión

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 8,60Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Personería Auxiliar_ Contratación 7,60Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Personería Auxiliar_ Bienes Administrativos 9,90Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Sistemas 9,90Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Personería Auxiliar_ Talento Humano 9,40

En el evento de detectar limitaciones de orden presupuestal o administrativo, se deben describir los aspectos más relevantes que hayan

Personería Auxiliar_ Financiera 8,70Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Personería Auxiliar_ Archivo 8,00Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Control Interno

Observaciones generales:

Nota: Tener en cuenta los siguientes aspectos para efectuar la calificación:

i) La planeación institucional enmarcada en la visión, misión y objetivos del organismo;

ii) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos relacionados y;

iii) Los resultados de la ejecución por dependencias de acuerdo con lo programado en la planeación institucional.

Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Penal 9,20Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Planeación 9,40Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Observatorio Reasentamiento 9,50Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de

la Dependencia

Observatorio Planeación Local y PP 8,70Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Observatorio SPOA 9,30Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Observatorio Medio Ambiente 9,40Ver conclusiones y recomendaciones en el formato de evaluación de la

Dependencia

Documents

COMUNICACIÓN INTERNA - Personería de Medellín