Universitatea “Dunarea De Jos” GalatiFacultatea de Stiinte Juridice, Sociale si Politice Specializarea : Administratie Publica Disciplina : Comunicare in Administratie publica

REFERAT

Tema : Comunicarea la nivelul administratiei

publice locale

Student : Anul : 2

Grupa : 2

CUPRINS :

1.NOTIUNI GENERALE.............................................................................4

2.COMUNICAREA IN INSTITUTII PUBLICE LOCALE.....................5

3. COMUNICAREA INSTITUTIILOR PUBLICE CU CETATENII.....8

4.Comunicarea intre functionarul public si cetatean.....................................12

2

1. Notiuni generale

In Romania, organizarea si functionarea administratiei publice locale este reglementata in principal prin Legea Nr. 215/2001 modificate in februarie 2007 a administratiei publice locale si Legea Nr. 67/2004 privind alegerea autoritatilor administratiei publice.

Confrom Legii 215/2001 art. 2 alin.1 administratia publica in unitatile administrative teritoriale se organizeaza si functioneaza in temeiul principiilor descentralizarii, autonomiei locale, deconcentrarii serviciilor publice, eligibilitatii.

Autoritatile administratiei publice prin care se realizeaza autonomia locala in commune, orase si municipii sunt consiliile locale, comunale, orasenesti si municipale, ca autoritati deliberative si primarii, ca autoritati executive. Consiliile locale si primarii se aleg in conditiile prevazute de Legea Nr. 67/2004 pentru alegerea autoritatilor publice locale.

Alesii locali sunt primarul, consilierii locali si consilierii judeteni. In asigurarea liberului exercitiu al mandatului lor, acestia indeplinesc o functie de autoritate publica, beneficiind de dispozitiile legii penale cu privire la persoanele care indeplinesc o functie ce implica exercitiul autoritatii de stat.

Consiliul local are initiative si hotaraste, in conditiile legii, in toate problemele de interes local, cu exceptia celor care sunt date prin lege in competenta altor autoritati ale administratiei publice locale sau centrale.

Primarul orasului, conducatorul Administratiei Publice Locale, raspunde in fata Consiliului Local de buna functionare a acesteia si reprezinta orasul in relatiile cu persoanele fizice sau juridice din tara si strainatate, precum si in justitie, in conformitate cu prevederile Legii nr.215/2001 privind administratia publica locala.

Comunicarea este un process interpersonal de transmitere si receptie de simboluri care au intelesuri atasate. Comunicarea publica se refera atat la schimbul si impartasirea de informatii de utilitate publica, cat si mentinerea liantului social.

3

2. Comunicarea in institutii publice locale

Comunicarea in institutii este un process bilateral ce presupune atat transmiterea ordinelor, informatiilor si sfaturilor la un centru de decizii, cat si transmiterea deciziilor luate de la acest centru in alte parti ale institutiei.

Canalele de comunicare in institutiile publice pot fi de doua feluri: formale si informale.

Prin canalele formale se transmit fluxurile informationale oficiale. In acest caz comunicarea poate fi de mai multe tipuri:

Comunicarea verticala descendenta se manifesta de la manageri spre subordonati si se concretizeaza prin decizii, instructiuni, proceduri, memorii oficiale, reglementari interne, norme, rapoarte etc.

Figura nr. 1: Comunicarea verticala descendenta

SECRETAR

Comunicarea verticala ascendenta se stabileste intre conducere si subordonati, fiind caracterizata de fluxuri de informatii orientate de jos in sus, fiind astfel furnizate informatii pentru control si fundamentarea deciziilor.

PRIMAR

COMPARTIMENTUL JURIDIC-CONTENCIOS

COMPARTIMENTULADMINISTRATIE

LOCALASERVICIUL JURIDIC-CONTENCIOS, ADM.

PUBLICA,AUTORITATETUTELARA, RESURSE

UMANECOMPARTIMENTUL RESURSE UMANE

4

Figura nr. 2: Comunicarea verticala ascendenta

Comunicarea orizontala apare intre persoane ce ocupa posturi situate la acelasi nivel ierarhic intre care exista relatii de cooperare. Exemplul provine din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor, subordonat Consiliului Local al orasului:

Figura nr. 3: Comunicarea orizontala

COMPARTIMENTULSTARE CIVILA

PRIMAR

SECRETAR

SERVICIUL INFORMARE SI

RELATII PUBLICE, SPORT SI TURISM

COMPARTIMENTUL REGISTRATURARELATII CU PUBLICUL

COMPARTIMENTULINFORMATICA

COMPARTIMENTULEVIDENTA

A POPULATIEI

5

Comunicarea oblica apare intre personane ce ocupa posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fara ca intre acestea sa existe relatii de autoritate de tip ierarhic.

Acest tip de comunicare poate fi exemplificata prin exemplul obtinerii unei autorizatii de constructie. Astfel, SERVICIUL URBANISM, AMENAJAREA TERITORIULUI, CADASTRU, subordonat in mod direct primarului, intra in legatura cu Compartimetul Registratura - Relatii cu Publicul din cadrul SERVICIULUI INFORMARE SI RELATII PUBLICE, SPORT SI TURISM, subordonat secretarului, precum si cu Compartimentul Juridic Contencios, componenta a Serviciului Juridic Contencios, Administratie Publica, Autoritate Tutelara, Resurse Umane, subordonat de asemenea secretarului.

Figura nr . 4:Comunicarea oblica

Comunicarea informala se stabileste intre persoane din grupurile informale, formate din angajati care au interese commune. Informatiile

PRIMAR

SECRETAR

SERVICIUL URBANISM, AMENAJAREA TERITORIULUI,

CADASTRU

SERVICIUL JURIDIC-CONTENCIOS, ADM.

PUBLICA,AUTORITATETUTELARA, RESURSE

UMANE

SERVICIUL INFORMARE SI

RELATII PUBLICE, SPORT SI TURISM

COMPARTIMENTUL JURIDIC-CONTENCIOS

COMPARTIMENTULREGISTRATURA

RELATII CU PUBLICUL

6

transmise prin aceste canale sunt neoficiale si au un character personal sau general, ele nefiind verificate.

Pentru realizarea obiectivelor sale, managerul public se bazeaza pe urmatoarele functii ale comunicarii:

1) Functia de informare : institutiile publice au nevoie de interactiuni in mediul exterior in care functioneaza si in mediul interior intre partile ei componente; managerul este pus in fata monitorizarii la doua feluri de informatii: informatia externa-trimisa si primita prin intermediul activitatilor de marketing, reclama, aprovizionarea, relatii publice etc. si informatia interna-care circula prin canalele formale si neformale de comunicare.

2) Functia de comanda si instruire - aceasta functie a comunicarii se refera la modalitatile prin care managerii se asigura ca oamenii si departamentele actioneaza continuu in directia obiectivelor organizatiei.

3) Functia de influentare si convingere, indrumare si sfatuire - prin aceasta functie se realizeaza moduri specifice de control asupra informatiei si asupra comportarii membrilor organizatiei.

4) Functia de integrare si mentinere - functie ce trebuie privita sub urmatoarele aspecte:

-pastrarea oragnizatiei in stare operationala prin cursivitatea informatiei;

-folosirea corecta a canalelor de comunicare pentru a evita incarcarea cu informatie inutila ;

-sortarea si verificarea datelor; integrarea partilor in intreg prin raportarea lor la acesta si la contextual in care partile trebuie sa functioneze.

3. Comunicarea institutiilor publice cu cetatenii

In cadrul Primariei intalnim mai multe modalitati de comunicare cu cetatenii:

a) comunicare orala;b) comunicare scrisa;c) comunicare nonverbala.

a) Comunicarea orala se realizeaza sub mai multe forme. 1) Comunicarea fata in fata are loc in cadrul tuturor departamentelor intre functionari, de asemenea si intre functionari si cetateni.

7

In cadrul Compartimentului de Registratura Relatii cu Publicul, se discuta si ofera informatii cu precadere in urmatoarele domenii de interes public :

hotarari ale Consiliului Local; dispozitii cu caracter normativ emise de Primar;

informatii diverse privind starea economica si sociala a orasului (strategii si programe privind dezvoltarea social-economica a orasului);

repartizarea spatiilor cu destinatia de locuinta; informatii privind actele necesare in vederea acordarii unor

drepturi; modalitati de contestare a unor acte normative; structura organizatorica a Primariei orasului, statul de functii,

atributiile diferitelor servicii de specialitate, program de functionare si de audiente, datele de identificare a persoanelor din conducerea institutiei etc.;

informatii privind achizitiile publice; acte normative care reglementeaza organizarea si functionarea

institutiei sau alte domenii de activitate. 2) Comunicarea interpersonala este foarte importanta in cadrul

institutiei in special in Departamentul Resurse Umane in care are loc evaluarea performantei activitatii functionarilor.

3) Comunicarea manageriala in grup ajuta la definirea grupului, sprijina procesul de implementare a deciziilor.

O forma a comunicarii orale o reprezinta si intrunirile Consiliului Local. La sedintele publice ale Consiliului Local poate participa orice persoana interesata, reprezentantii mass-media si reprezentantii oricaror asociatii civice, sindicale sau patronale care manifestata interes pentru domeniile de interes public supuse dezbaterii. Astfel, se incerca sa se aplice regula transparentei, cu exceptia interventiei unor situatii exceptionale, cand actul normativ este adoptat in procedura de urgenta.

Anunturile referitoare la elaborarea actelor normative sunt afisate la sediul institutiei, publicate pe pagina proprie de Internet, si sunt transmise catre mass-media locala .

Una dintre cele mai utilizate modalitati ale comunicarii orale este cea prin telefon care are ca aspect distinctiv lipsa din mesaj a elementelor de natura nonverbala, generand o distanta psiholigica fata de interlocutor.

In ultima perioada s-au dezvoltat si canalele de comunicare cu lumea de afaceri oferind avantaje atat mediului public cat si celui privat (contribuabili, firme private, cetateni, grupuri de interese).

8

Formele principale prin care se concretizeaza acest tip particular de comunicare sunt:

publicitatea – prin mass-media sau prin propriile materiale publicitare (comunicate de presa, conferinte de presa)

sponsorizarile – finantarea activitatilor culturale sau sportive; mecenatul – ajutor financiar sau logistic acordat artistilor,

organizatiilor umanitare sau non-profit; articole care prezinta organizatia in publicatiile de specialitate. organizarea de standuri la targuri si forumuri ; organizarea de zile ale portilor deschise ; actiuni de consiliere si ajutorare a altor instituti i similare.

b) Comunicarea in scrisComunicarea in scris se bazeaza pe conceperea si transmiterea

mesajului. In cadrul Primariei comunicarea scrisa apare sub forma corespondentei care se diferentiaza in functie de sursa ei de provenienta. Astfel se poate vorbi de corespondenta interna, in cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei institutii si de corespondenta externa, reprezentata de documentele care sunt emise de compartimentele unei institutii catre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.

Notele de informare reprezinta comunicatele in cadrul unei institutii pe orizontala sau pe verticala, caz in care se pot asimila rapoartelor. Exista posibilitatea folosirii notelor de informare si in exteriorul unei autoritati publice numai atunci cand ele au ca destinatar un for ierarhic superior.

Continutul lor consta in prezentarea unei singure situatii concrete sau a unei sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative intreprinse. Continutul mai poate viza si sesizarea unor situatii materiale care afecteaza, determina sau sprijina desfasurarea curenta a activitatii. Tot in categoria notelor de informare intra si notele verbale, care prezinta aceeasi forma, insa continutul se refera la rezultatul unor convorbiri sau actiuni premergatoare contactelor oficiale ale unui decident.

Scrisoarea insotitoare de acte are o larga utilizare, atat in corespondenta interna, cat si in cea externa si este poate cea mai clasica forma de corespondenta; are un caracter intern cand insoteste lucrari redirectionate intre compartimentele aceleasi institutii sau in cazul transmiterii de la un compartiment la altul, in cadrul unei proceduri de avizare in etape: ea pastreaza forma unei adrese obisnuite, cu mentionarea, in formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte.

Astfel se trimit acte:

9

- periodic (in cazul in care exista un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. inaintarea la termene dinainte stabilite a situatiilor statistice, darile de seama etc). In acest caz formula de introducere este: ,, va inaintam (trimitem) alaturat”;

- la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al administratiei de stat.

Procesul-verbal – este documentul prin care se consemneaza cu exactitate fapte, actiuni, discutii si hotarari ale unei adunari constituite, poate cuprinde solutii sau masuri. Exista mai multe tipuri:

- proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);- proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni; (este folosit cu

precadere in Compartimetul de Registratura Relatii cu publicul cand se face aprovizionarea cu materiale necesare functionarii.)

- proces-verbal de consemnare a unei sedinte.(se intocmeste dupa fiecare sedinta a consiliului local consemnadu-se pe scurt din luarile de cuvant si concluziile pe puncte din ordinea de zi, mentiuni cu privire la hotararile luate);

Raportul - poate fi utilizat atat in exteriorul primariei pe cale ierarhica, de la nivel inferior spre nivelul superior, cat si in interiorul acesteia. Se prezinta sub forma scrisa si nu necesita in mod obligatoriu raspuns sau aprobare. Cerinta majora, pentru a se asigura eficienta rapoartelor, este de a le prezenta intr-o forma clara, cu continut edificator, bazat pe cunoasterea temeinica a problemei, cu concluzii convingatoare, argumentate.

Petitiile – reprezinta un element exclusiv al corespondentei externe si sunt cererile petentilor (persoane fizice sau juridice) adresate administratiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. De cele mai multe ori chiar si in cadrul primariei se face confuzie intre petitie si plangere. In timp ce petitia reprezinta o cerere adresata administratiei, plangerea reprezinta prezentarea unei situatii de fapt care lezeaza interesele unei persoane.

In Legea Administratiei Publice, se prevede obligatia administratiei de a raspunde in termen de 30 de zile la petitii, indiferent daca raspunsul este negativ sau afirmativ.

Comunicarea publica reprezinta forma de comunicare ce insoteste activitatea primariei in vederea satisfacerii interesului general. Mesajele transmise cuprind informatii de utilitate publica. Prin comunicarea publica se urmareste sa se faca cunoscute cetatenilor modul de functionare si atributiile acestei institutii, legalitatea si oportunitatea deciziilor adoptate.

10

Totodata, prin comunicarea publica se urmareste cunoasterea nevoilor si dorintelor populatiei pentru ca institutiile publice, prin rolul si atributiile pe care le detin, sa vina in intampinarea acestora, realizand astfel un interes general.

Comunicarii publice ii revine rolul de a convinge, ca prin politicile institutionale realizate, precum si prin deciziile publice adoptate, se urmareste un interes general, obtinandu-se astfel adeziunea cetatenilor.

Cetateanul trebuie sa fie informat cu privire la existenta si modul de functionare a serviciilor publice, trebuie ascultat cand isi exprima nemultumirea, trebuie sa-i fie luate in considerare dorintele si nevoile.

4. Comunicarea intre functionarul public si cetatean In procesul comunicarii, relatia functionar public-cetateni constituie

substanta a actului de administratie publica.Unitatile comunicationale, respectiv functionarul public (ca emitator) si cetateanul (ca receptor de mesaje) au obiective clare: emitatorul isi propune sa informeze, sa convinga, sa indrume, sa capteze interesul, sa fie eficient, iar receptorul se va stradui sa fie atent, sa inteleaga, sa retina.

Comunicarea cu cetatenii se realizeaza prin: expuneri, activitati de informare, dezbateri, sesiuni de comunicari, programe de investigare, activitati cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicatii proprii, afisiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informatii diverse spre si dinspre structurile de conducere si de specialitate ale institutiilor de administratie publica;

Liderii din administratia publica trebuie sa acorde o atentie deosebita antrenarii functionarilor publici in facilitarea comunicarii dintre acestia si cetateni. In acest sens, putem identifica urmatoarele sarcini:

diagnosticarea problemelor; culegerea, verificarea si diseminarea informatiilor; trasmiterea rezultatelor evaluarii informatiilor; rezolvarea conflictelor.

Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute in vedere urmatoarele cai de rezolvare:

ascultarea activa; stimularea autoanalizarii problemelor; controlul tonului vocii; cultivarea intelegerii si tolerantei;

11

detensionarea atmosferei. Parteneriatul interactiv functionar public-cetatean presupune

circulatia informatiei in ambele sensuri. Dincolo de aspectele oficiale, institutionale, relatia functionar public-cetatean trebuie sa contina o anumita doza de informatii.

Comunicarea este absolut esentiala pentru organizare. Este evident ca

fara comunicare nu poate fi organizare, caci atunci nu exista posibilitatea ca grupul sa influenteze comportamentul individului. Pe langa aceasta, disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare va determina, in mare parte, modul in care functiile de luare a deciziilor pot si trebuie distribuite in institutie.

12