Conceptul de Total Cost of Ownership

(TCO)

Universitatea Dunarea de Jos din GalatiFacultatea de Economie si Administrarea afacerilor

Strategii si politici manageriale

INDRUMATOR STIINTIFIC: prof. BLEOJU GEANITA

Masterand: Niculcea Stefan

Conceptul de Total Cost of Ownership (TCO)Studiu de caz:

Calculul (TCO) pentru achizitia unui ERP

Conceptul Conceptul Total Cost of Ownership Total Cost of Ownership (TCO)(TCO)

Popularizat intens de către cabinetul de analiză Gartner începând din anii ’80, conceptul Total Cost of Ownership (TCO – tradus parţial exact prin „cost total de deţinere“) are rădăcini mai adânci, datând din primele decenii ale secolului trecut.

Modelul TCO a fost iniţial conceput pentru analiza proiectelor IT (şi apoi extins şi în alte domenii, prin dezvoltarea de metodologii specifice), oferind o perspectivă directă a impactului financiar al unei tehnologii informatice pe parcursul întregului ciclu de viaţă al respectivei tehnologii.

Principalul beneficiu oferit de această metrică rezidă în faptul că evidenţiază factorii adiţionali care adaugă costuri suplimentare după achiziţie.

AAvantajele unui sistem integrat de tip vantajele unui sistem integrat de tip ERPERP

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) sunt capabile să proceseze un volum foarte mare de date şi informaţii agregate în scopul optimizării şi eficientizării proceselor.

Avantajele unui sistem integrat de tip ERP sunt:

Strângerea relaţiilor cu clienţii şi furnizorii, prin realizarea unui lanţ eficient;

Reducerea costurilor producţiei şi stocurilor;

Planificarea integrală a resurselor întreprinderii;

Îmbunătăţirea globală a productivităţii; Maximizarea profitului, prin flexibilitate

şi şi reactivitate sporită la cerinţele pieţei;

Producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-o companie producătoare, iar calitatea şi competitivitatea pe piaţă a produselor rezultate din procesul de producţie este esenţială. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esenţială eficienţa sistemului informatic de gestiune a activităţii.

Calculul costului total de proprietate (TCO)Calculul costului total de proprietate (TCO)Total cost of ownershipTotal cost of ownership

Conform unui studiu Aberdeen Group realizat în 2006, TCO este al doilea criteriu de selecţie în alegerea unei soluţii ERP în cazul companiilor cu activităţi în zona de producţie.

Studiul citat subliniază, în afara importanţei acordate acestei metrici, încă un aspect interesant –TCO, considerat îndeobşte un factor de evaluare utilizat cu precădere de companiile mici şi mediii, reprezintă un criteriu foarte important şi pentru marile companii, fiind în directă legătură cu mult-discutatul RoI. (Legătura dintre randamentul investiţiei şi costul total de deţinere este una directă: TCO este o componentă-cheie în „I“-ul din acronimul RoI.)

Definiţia Gartner simplificată a costului total de deţinere a unei aplicaţii IT ar suna astfel: TCO este suma totală a costurilor pe care le implică achiziţionarea, implementarea şi utilizarea respectivei soluţii software pe parcursul duratei de viaţă a acesteia (deşi se vorbeşte de „life cycle“, specialiştii recomandă evaluarea TCO pentru o perioadă de 3-5 ani, în acest caz fiind mai adecvată utilizarea termenului de „durată limitată de funcţionare“).

Care sunt costurile ascunse ale unui ERP? Care sunt costurile ascunse ale unui ERP?

1. Instruirea 2. Integrare şi testare – testarea

legăturilor dintre pachetele ERP şi alte programe software ale companiei..

3. Configurarea - aplicaţiile adiţionale sunt doar începutul costurilor cu integrarea ERP.

4. Conversia datelor – din sistemele vechi în noul sistem ERP.

5. Analiza datelor – datele din sistemele ERP trebuie să fie combinate cu date din sisteme externe pentru a fi analizate

6. Consultanţa 7. Echipele de implementare

Calculul costului total de proprietate Calculul costului total de proprietate (TCO)(TCO)Total cost of ownershipTotal cost of ownership

1.Costul licentelor pentru utilizatori 2. Costul serviciilor de implementare 3.Plati unice si periodice: Costul licentelor si implementarii survin inainte ca sistemul ERP sa

fie lansat in productie. Dupa lansarea sistemului daca numarul de utilizatori creste, compania poate avea nevoie sa sa achizitioneze licente suplimentare(ex. Daca isi extinde activitatile, infiinteaza noi departamente, unitati sau filiale.

Dupa ce sistemul este implementat pot surveni cheltuieli suplimentare cu serviciile de consultanta pentru schimbari semnificative in procesele de business.: servicii de consultanta, asistenta si mentenanta

Asistenta de sistem cuprinde un numar de servicii cum ar fi serviciul hot-line, actualizarile sistemuluietc.

Mentenanta sistemului include de obicei un pachet de servicii de consultanta pentru activitatile legate de configurarea rapoartelor sau ajustarea configuratiilor sistemului.

Total Cost of Ownership -structura costurilor

• Cost licente

• Cost servicii de implementare

• Cost servicii de• consultanta, asistenta si mentenanta

Calculul costului licentelor si a asistentei ERPCalculul costului licentelor si a asistentei ERP

Modul de sistem Parametri de calcul

CostFirma Epicor

CostFirmaSausage

Cost FirmaHelp

platforma 25 utilizatori x 600$

15.000$ 16.000$ 16.000$

Financiar: Cartea Mare 10 utilizatori x 1000$

10.000$ 10.000$ 10.000$

Financiar: A/R, A/P (Contabilitate incasari si contabilitate plati)

10 utilizatori x 1000$

10.000$ 10.000$ 10.000$

Financiar: mijloace fixe 2 utilizatori x 350$ 700$ 1000$ 1.500$

Logistica : managementul depozitelor

7 utilizatori x 400$ 3.800$ 3.800$ 3.800$

Logistica : Managementul aprovizionarii

5 utilizator x 300$ 2.500$ 3.000$ 3.000$

Logistica: Managementul vanzarilor 15 utilizatori x 300$

4.500$ 4.500$ 5.000$

Functionalitati de logistica avansate (lant de achizitii)

20 utilizatori x 250$

5.000$ 5.000$ 5.000$

Total 51.500$ 53.300$ 54.300$

Asistenta anuala a sistemului 20% din costul licentelor

10.300$ 10.660$ 10.860$

Costul estimativ al serviciilor de Costul estimativ al serviciilor de implementareimplementare

Etapa perioada Ore de lucru ale consultantului

Ore de lucru ale clientului

CostFirma Epicor

CostFirmaSausage

Cost FirmaHelp

1.Configurarea planului de conturi

20.03.2011-31.03.2009

36 36 3.600$ 3.600$ 3.600$

2.Configurarea directoarelor

01.04.2009-15.04.2009

36 12 3.600$ 3.600$ 3.600$

3. Configurarea monedelor

15.04.2009-20.04.2009

16 20 1.600$ 2.000$ 2.000$

4.Configurarea inregistrarilor pe baza de documente

21.04.2009-30.04.2009

40 24 4.000$ 4.000$ 4.000$

5.Instruirea administratorilor de sistem

20 24 2.000$ 2.000$ 2.000$

Costul estimativ al serviciilor de Costul estimativ al serviciilor de implementareimplementare

Etapa perioada

Ore de lucru ale consultantului

Ore de lucru ale clientului

CostFirma Epicor

CostFirmaSausage

Cost FirmaHelp

6. Configurarea directoarelor

01.06.2009-19.06.2009

36 36 3.600$ 4.000$ 4.000$

7.Configurarea inregistrarilor pe baza de documente

16.06.2009-30.06.2009

40 40 4.000$ 4.000$ 4.000$

8.Configurarea modelului de achizitii publice

01.07.2009-15.07.2009

40 40 4.000$ 4.000$ 4.000$

9.Configurarea modelului de vanzari

15.07.2009-31.07.2009

36 40 3.600$ 3.600$ 4.000$

10. Configurarea rapoartelor

01.08.2009-30.08.2009

100 100 10.000$

10.000$ 10.000$

Costul estimativ al serviciilor de Costul estimativ al serviciilor de implementareimplementare

Etapa perioada

Ore de lucru ale consultantului

Ore de lucru ale clientului

CostCostFirma Epicor

CostFirmaSausage

Cost FirmaHelp

11.Instruirea utilizatorilor

20 24 2.000$ 2.000$ 2.000$

12.Instruireaadministratorului de sistem

20 24 2.000$ 2.000$ 2.000$

Total (logistica):

440 44.000$

44.600$ 45.000$

Total: 560 56.000$

56.600 57.000$

Cheltuieli estimate pentru primul an de Cheltuieli estimate pentru primul an de functionarefunctionare

Cheltuieli estimate pentru primul an de functionareFirma Epicor

2011 2012 2013 2014 2015 Total

licente 51.500 51.500$

asistenta 10.300 10.300 10.300

10.300

10.300

10.300$

hardware 6.000 6.000$

Implementare (consultanta)

56.000 3.000 3.000 3.000 3.000 56.000$

Salariile managerilor de proiect

16.000 16.000$

Salariile administratorului

24.000 24.000 24.000

24.000

24.000

120.000$

Instruire 3.000 3.000 3.000 3.000 12.000$

Total 163.800

40.300 40.300

40.300

40.300

325.000$

Selectare furnizori de ERP prinSelectare furnizori de ERP prinTotal cost of ownershipTotal cost of ownership

Cheltuieli estimate pentru primul an de functionare

Total CostFirma Epicor

Total CostFirmaSausage

Total Cost FirmaHelp

licente 51.500$ 53.300$ 54.300$

asistenta 10.300$ 10.300$ 10.300$

hardware 6.000$ 6.000$ 6.000$

Implementare (consultanta)

56.000$ 56.600 57.000

Salariile managerilor de proiect

16.000$ 16.000 16.000

Salariile administratorului

24.000$ 24.000 24.000

total 163.800 166.200 166.600

Concluzia: Furnizorul Epicor este ales datorită costului

atractiv bazat pe conceptul TCO = 163.800 $

Whole Life CostWhole Life Cost

Unul dintre elementele importante rezultate a fost identificarea distincţiei dintre Life Cycle Cost (LCC), Total Ownership Cost – TCO (costul total de proprietate) şi Whole Life Cost – WLC (costul pe toată durata vieţii). Definirea celor trei categorii de costuri este următoarea:

LCC = Costuri directe + Costuri variabile indirecte, TOC = LCC + Costuri fixe indirecte dependente, WLC = TOC + Costuri fixe indirecte independente. Costurile fixe indirecte dependente se datorează

echipamentului de sprijin, facilităţilor comune, personalului necesar pentru comanda, administrarea, supervizarea, planificarea şi controlul operaţiilor, manipularea combustibililor şi muniţiei.

Costurile fixe indirecte independente pot include facilităţile de cazare ale personalului, serviciile medicale, unităţile de ceremonii, instruirea de bază, costurile de comandament, de recrutare a personalului etc.

Bibliografie

1. Bleoju Gianita, Management strategic, Edit.Universitatii Dunarea de Jos din Galati

2. Caruso, D., Demand-Driven Supply Networks: SCM Done Right, AMR Research, http://www2.cio.com/analyst/report1957.html

3. Ericson, J., The Supply Chain by Piece,http://www.line56.com/articles/default.asp?NewsID=3263

4. Fotache, D., Hurbean, L., Soluţii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor, Editura Economica, Bucureşti, 2004

5. Hamilton, B.A., SCM at 21: the Hard Road to Adulthood, http://www2.cio.com/consultant/report1953.html

6. Kalakota, R., Robindon, M., e-Business 2.0. Roadmap for Success, Addison-Wesley, 2001

7. Kocs, C., The ABCs of Supply Chain Management, http://www.cio.com/research/scm, 2003

8. Mudimigh, Al., Zairi, M., Al-Mashari, M., ERP software implementation: an integrative framework, European Journal of Information Systems, vol. 10, number 4, 2001,pp. 216-226