CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN

EDWARD GERLEY IZAO LOZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIDADES DE INFORMACIÓN

TULUÁ

2012

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CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN

EDWARD GERLEY IZAO LOZANO

TUTORA

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIDADES DE INFORMACIÓN

TULUÁ

2012

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………. 4

“CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN”…………...………………... 5

BIBLIOTECA COMFANDI ALFONSO POTES ROLDÁN………………………... 6

Colecciones………………………………………………………………….…. 6

Organización de las colecciones………………………..…………………….. 7

Procesos automatizados………………………………………………………… 7

Sistema de clasificación decimal Dewey…………………………..……….…..8

Usuarios………………………………………………………………….…………8

PROCESOS FÍSICOS EN RECURSOS IMPRESOS Y AUDIOVISUALES……....10

SERVICIOS ……………………………………………………………………………...15

DOCUMENTOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS Y TERCIARIOS……………..…..18

FOTOGRAFÍAS RELEVANTES EN LA VISITA A LA BIBLIOTECA ALFONSO

POTES ROLDÁN………………………………………………………………………..19

CONCLUSIONES ……………………………………………………………………. 21

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………... 22

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INTRODUCCIÓN

Las unidades de información comprenden esos centros del conocimiento cuyo

valor social retoma el intercambio y entrega de saberes sin importar las diferencias

generacionales, religiosas, culturales, de género y raciales. Por sí solas

representan una figura organizacional que motiva a sus usuarios a seguir sus

líneas o cánones. Cada vez que nos acercamos a una Biblioteca o centro de

documentación nos dejamos llevar por su carácter simbólico y adoptamos lo mejor

de estos, el silencio, la premura, el orden, son apenas pequeñas cualidades que

los hacen grandes.

Para conocer mejor las unidades de información haremos un recorrido por una de

ellas que nos permita observar detenidamente su organización y funcionamiento

así como también el trato que se le da a la información con cada uno de sus

documentos sean primarios, secundarios o terciarios.

En la primera parte la organización de las colecciones, su forma de catalogación y

clasificación, y los usuarios que atiende y por último en la segunda parte sus

servicios.

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“CONOCIENDO UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN”

Biblioteca Alfonso Potes Roldán

Dirección: Carrera 37 N° 28 - 48

Barrio: Panamericano

Teléfono: 2258176

Bibliotecastulua@comfandi.com.co

Bibliotecaria: Janelly Torres

Amaya

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BIBLIOTECA COMFANDI ALFONSO POTES ROLDÁN

Colecciones

La Biblioteca Publica infantil y juvenil de Comfandi Regional Tuluá Alfonso Potes

Roldán, Sede principal, cuenta una colección amplia en la que predomina la

literatura infantil y juvenil.

Cabe aclarar que esta biblioteca es la sede central de la unidad de tres con las

que cuenta la ciudad y que sus colecciones pueden fácilmente ser consultadas y

prestadas a domicilio a solo 20 minutos en la distancia, es decir, una sola

colección distribuida en tres Bibliotecas.

En la sede central se cuenta con una colección abierta, distribuida en áreas del

conocimiento, en el segundo piso del edificio las colecciones general, referencia,

etc. y en el tercero la colección de literatura infantil y juvenil únicamente.

Las colecciones con que cuenta esta Biblioteca son:

Colección de referencia

Colección general

Colección Colombia

Colección audiovisual

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Colección hemeroteca

Colección Infantil y juvenil.

ORGANIZACIÓN DE LAS COLECCIONES

Sus estanterías se encuentran organizadas consecutivamente en áreas del

conocimiento de izquierda a derechas y de arriba hacía abajo, desde el 000 hasta

el 999 y en vitrinas o estanterías abiertas el material audiovisual o sonoro

debidamente etiquetado y consultable en Siabuc. Las PP (Publicaciones

Periódicas) se encuentran en un área especial acomodadas por fechas.

PROCESOS AUTOMATIZADOS

Catalogación con Siabuc 9: En esta Biblioteca se cuenta con este sistema que

casi que administra en la totalidad la Biblioteca. Dicho sistema posee varios

módulos:

1. Servidor

2. Análisis

3. Préstamos

4. Adquisiciones

5. Consulta

6. Inventario

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De los anteriores solo en esta Biblioteca se administran 3 que son: Préstamos,

Consulta e inventario, los demás se operan desde la ciudad de Cali pero son de

conocimiento también desde Tuluá.

Recaudo de dinero proveniente afiliaciones, multas, internet, talleres y

espacios: Comfandi cuenta con un sistema integrado de recaudo llamado

Siempre educando que es de suma importancia para la Biblioteca y que permite

administrar los dineros que circulan en ella.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY

La Biblioteca Alfonso Potes Roldán al igual que toda la unidad de Bibliotecas de

Comfandi usa DDC (Clasificación Decimal Dewey).

USUARIOS

La Biblioteca atiende usuarios del centro de educación Alfonso Potes Roldán

(Colegio sede primaria, educación superior y arte y cultura usuarios de Comfandi)

y público en general de la ciudad de Tuluá, que tiende a distinguirse por ser

grupos de estudiantes en todos los niveles de escolaridad y autosuficientes,

producto de una formación constante por parte de los auxiliares y profesionales

de la Biblioteca, entendidos del funcionamiento de la base de datos y las

herramientas de SB (Servicio Bibliotecario) en Siabuc 9, que se comunican de

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manera directa y adquieren en espacios tan ordenados buena conducta y buenos

hábitos.

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PROCESOS FÍSICOS EN RECURSOS IMPRESOS Y AUDIOVISUALES.

Hace varios años esta Biblioteca pertenecía a la Caja de compensación familiar

“Comfamiliar Tuluá”, los procesos físicos eran llevados en la misma ciudad y con

Siabuc 8 se podía desarrollar todo tipo de tareas con el fin de buscar eficacia y

calidad en nuestros servicios. Desde el año 2011 y después de haberse fusionado

con Comfamiliar andi “Comfandi” la Biblioteca de la ahora Regional Tuluá

evolucionó hacia una visión orientada a los servicios.

En la actualidad se cuenta con la última versión de Siabuc, la número 9 que ofrece

un software más potente y renovado con una arquitectura orientada a los servicios

como lo dice su página web y lo confirman los hechos.

En la ciudad de Cali donde se encuentra la Biblioteca central de Comfandi se

llevan procesos en el modulo de análisis y adquisiciones y los materiales llegan

listos para ser forrados, etiquetados y organizados en las estanterías. En la misma

ciudad un grupo de personas realiza labores de digitalización y especialistas para

la administración de la red y configuración de servidores brindan confiabilidad y

soporte a más de 15 Bibliotecas que integran la Unidad de Bibliotecas de

Comfandi desde el modulo de servidor. En la ciudad de Tuluá la Biblioteca Alfonso

Potes Roldan lidera un grupo de tres Bibliotecas entre las que se encuentran:

Biblioteca Chiminangos y Biblioteca El Lago. Desde allí y con ayuda del personal

de las tres Bibliotecas se hace proceso de selección de materiales, se revisan

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costos, se hacen pedidos, presupuestos, atienden sugerencias de usuarios y se

vela porque las colecciones se mantengan al día, tal cual como si se tuviera

acceso a los módulos de análisis y adquisiciones, pues se conserva autonomía en

decisiones y gastos. Las políticas de selección y descarte son las mismas en toda

la unidad de Bibliotecas de Comfandi.

Para acercarnos mejor a estos procesos cito una situación de la vida real que

conozco a la perfección y fue mencionada por la Bibliotecaria que atendió mi

visita:

Todos los días los usuarios de las Bibliotecas de Comfandi se encuentran con

“una mano amiga”, así lo dice el slogan de esta caja de compensación y es el día

a día de sus trabajadores en todas sus dependencias, supermercados, IPS,

subsidio, educación y cultura, etc. Una mañana una usuaria de 16 años llega a la

Biblioteca con la idea de que quiere leer el último libro de la saga de “Crepusculo”

de Stephenie Meyer, La segunda vida de Bree Tanner, ella es conocedora de que

puede hacer la sugerencia de compra a través de Siabuc 9 desde el módulo de

consulta como lo ha explicado alguna vez la Bibliotecaria. La chica hace la

sugerencia pero aun así se dirige hacia el mostrador de una de las auxiliares de la

Biblioteca y hace extensiva su solicitud.

Antes de referirse a la auxiliar se indagó si el ejemplar existía en otra de las

Bibliotecas de Comfandi y busco en la base de datos en la opción todas las

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escuelas. Desafortunadamente no obtuvo resultados, de haberlos tenido el libro no

habría tardado más de dos día en llegar hasta Tuluá.

En otro momento una persona desde la ciudad de Cali esta atenta de las

sugerencias de compra hechas desde “Consulta”, se pondrá en contacto con

Biblioteca Tuluá y revisarán juntos si hay presupuesto para comprar el ejemplar, si

puede ser de interés a varios usuarios, si comprar el ultimo libro de una saga

como esta puede marcar un impacto en el préstamo y se mirará posteriormente el

historial de préstamos de esa saga.

Son casi nulas las veces en que no se hace compra de libros por sugerencias,

pues con una colección tan grande distribuida en el valle del cauca en los

municipios de Cartago, Tuluá, Buga, Yumbo, Jamundí, Cali y Buenaventura se

agotan las posibilidades de no tener un ejemplar o capacidad de suplir las

necesidades de los usuarios. La solicitud es aprobada y se busca con las

editoriales el libro que llega siempre al poco tiempo de ser pedido. Se gestiona a

través de Adquisición el pago de facturas desde las fuentes de financiamiento

hasta el control de pagos, inmediatamente el libro llega hasta uno de los analistas

que lo digitaliza por lo general en un tiempo no mayor a 15 minutos, esto incluye

elaborar una nueva ficha o importarla, digitar las etiquetas Marc e informar para

que desde cada Biblioteca se impriman códigos de barra y respaldo. El libro es

enviado a la Biblioteca donde fue adquirido el mismo día o al siguiente, se le hace

todo el proceso de forrado o empastado, etiquetado y sellado y se reporta por

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correo electrónico o telefónicamente para que la usuaria tenga en sus manos el

libro: La segunda vida de Bree Tanner.

La anterior situación aplica para libros, aunque el proceso es similar en

publicaciones seriadas y recursos audiovisuales. Cabe enfatizar que Siabuc 9

integra PP (Publicaciones Periódicas) y audiovisuales en el mismo módulo de

análisis con el que se catalogan libros, folletos, tesis, etc. Aquí lo que varía es que

estos últimos dos tienen un proceso de selección y sugerencia de compra o

afiliación por cantidad de usuarios que reporten en sugerencias consulta desde

siabuc 9, que debe ser alto.

El proceso de selección y mantenimiento de las colecciones ha asegurado que los

materiales se encuentren siempre en buen estado y que las políticas de descarte

sean tomadas cada año o rara vez salvo de situaciones particulares donde los

usuarios hacen mal uso de los materiales. En el caso la información

desactualizada, poco uso, desgaste en la hojas, des encuadernación o mutilación,

cd´s rayados, videos VHS con baja calidad de audio o imagen, etc. Estos son

apartados de la colección hasta que el comité de descarte se reúna y decida si

descartarlos definitivamente o repararlos.

Los inventarios son realizados de forma automatizada cada año con Siabuc 9,

cada colección es inventariada por aparte y se hacen reparaciones, se forra y

corrigen errores de clasificación si los hay. Todos los funcionarios de la Biblioteca

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toman parte en el proceso y se hace de manera controlada evitando fallas y

errores. Con la última versión del Siabuc se garantiza un inventario impecable a

diferencia del 8 con el que había muchas veces fugas o fichas que no eran leídas

por el lector de códigos de barras.

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SERVICIOS

APOYOS PEDAGÓGICOS

Visitas escolares

Refuerzo escolar

Orientación de tareas

Bebetecas

FOMENTO A LA LECTURA Y LA INVESTIGACIÓN

Club de lectura “Rayuela”

Club de lectura fácil (Para personas en situación de discapacidad)

Talleres y Jornadas de promoción lectora:

Hora del cuento

Vacaciones formativas

Carnaval del libro

Lectudivirtiendo (Talleres para maestros)

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Proyectos de extensión Bibliotecaria.

Cajas viajeras (En instituciones educativas)

Bibliotecas viajeras (En barrios, veredas y corregimientos de la

ciudad)

Fomento y divulgación cultural

Cine club infantil

Cine infantil “Abre los ojos”

APOYO A PROGRAMAS ESPECIALES Y COMPLEMENTARIOS

Talleres empresariales

Crezco como maestro

J.E.C.: Apoyo Pedagógico (Clubes juveniles y Refuerzo escolar)

A.I.N.: Apoyo pedagógico

ADEMÁS CUENTA CON LOS SERVICIOS DE:

Sala de consulta

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Sala de lectura infantil

Internet

Hemeroteca

Fonoteca

Videoteca

Sala de audiovisuales

Consulta en la base de datos Siabuc 9

Consulta en el OPAC (Catalogo en línea)

Reprografía

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DOCUMENTOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS Y TERCIARIOS.

Los documentos tienen un rango de importancia de acuerdo a la calidad, validez y

tiempo de publicación. Estos están clasificados en tres categorías: Documentos

primarios, secundarios y terciarios. Los primeros son los que poseen información

de primera mano y sirven como soporte a un área del conocimiento hasta llegar a

los que contienen información recopilada de los anteriores.

Un ejemplo de estos tres tipos de documentos es el siguiente.

Documento primario

El coronel no tiene quien le escriba

Autor: Gabriel García Márquez, Colombia; Norma, 2002

Documento secundario.

Análisis de: el coronel no tiene quien le escriba

Autor: Miguel Ángel Flórez, Colombia; Panamericana.

Documento terciario

Diccionario de literatura colombiana en el cine

Autor: Jaime García Saucedo, Colombia; Panamericana, 2003

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FOTOGRAFÍAS RELEVANTES EN LA VISITA A LA BIBLIOTECA ALFONSO

POTES ROLDÁN.

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CONCLUSIONES

Se identifico cada una de las etapas en el proceso de la información en una

unidad de información (Biblioteca Alfonso Potes Roldán) teniendo como resultado

un detallado análisis de sus procesos organizacionales que le permiten día a día

tener un buen posicionamiento en la ciudad de Tuluá.

Se ha analizado cada una de las actividades que giran en torno a las unidades de

información comprendiendo de forma simple como deben moverse para que la

información beneficie a los usuarios de esta.

Con este trabajo nos podemos detener en ante los dos principios básicos de su

estructura organizacional como lo son los procesos técnicos y los servicios al

usuario que son la razón de ser de estos espacios.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Sobre la Biblioteca central de Comfandi:

http://www.comfandi.com.co/centro_cultural_comfandi.php

Para conocer más acerca de Siabuc 9,

http://siabuc.ucol.mx/siabuc9/apFlash/index.html

Documentos consultados en la Biblioteca para este trabajo:

El coronel no tiene quien le escriba, García Márquez, Gabriel. Colombia;

Norma, 2002

Análisis de: el coronel no tiene quien le escriba, Flórez, Miguel Ángel.

Colombia; Panamericana.

Diccionario de literatura colombiana en el cine, Saucedo, Jaime García.

Colombia; Panamericana, 2003

Enlace para ir al documento en calaméo: