Juan Ricardo López

Consultas y Relaciones en Access

Consultas:

En una consulta podemos recuperar información de la base de datos y eventualmente

las presenta en la pantalla

Tipos de consulta:

De selección: Selecciona y presenta registros en formato patrón

De Referencias cruzadas: Selecciona y presenta registros en formato de planilla

De acción: Altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas Seleccionar informaciones vía criterios Mostrar las informaciones en varios órdenes Obtener datos de varias tablas simultáneamente Calcular totales Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.

Una nueva consulta esta echa a partir de una nueva base de datos seleccionando

consultas y picando en la opción nuevo, en respuesta aparecerá un cuadro de dialogo

el cual uno mismo puede montar la consulta o por vista diseño

Clasificación de los datos presentados

Primero tenemos que especificar el orden de clasificación Creciente o decreciente , en

ocasiones es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla

original.

Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o más veces como campo en la planilla QBE. Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el campo en la llave de clasificación (donde su posición es fija) desactivando su presentación en la línea Mostrar la segunda versión del campo es exhibida en la posición deseada por el usuario. El mismo efecto puede ser utilizado en conjunto con campos de la planilla QBE oriundos de asterisco. Como no es posible usar criterios de

selección y clasificación para campos asterisco (*), basta incluir un duplicado de los campos necesarios. Para esos campos duplicados son establecidos los criterios de clasificación y selección concomitantemente con la desactivación de su presentación en la línea Mostrar de la planilla QBE.

Relaciones:

Es un mecanismo el cual Access establece una relación entre dos tablas, al obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas Uno a uno, uno a varios y varios a varios

Relaciones uno a uno

Estas relaciones uno a uno ocurre cuando un registe de la tabla a posee como máximo un registro asociado con la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro de la tabla A

Esta relación está presente en el número de gerente y el número de empleado, entre el y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada número de gerente identificamos apenas un registro en el PADRÓN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento

Relaciones uno a varios

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de un registro asociado en la tabla B mientras que un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A

Relaciones varios a varios

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de

un registro asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede

tener más de un registro asociado en la tabla A

Borrado de relaciones

Para borrar una relación basta seleccionar la línea de unión y accionar la tecla DEL ,

para borrar una tabla también seleccionamos y hundimos la tecla DEL.

Sin embargo la eliminación de una tabla no borra las relaciones

Por lo tanto, para borrar una relación es necesario seleccionar la relación explícitamente y

accionar DEL, enseguida se borra la tabla.

Para borrar todo el contenido de la tabla de las relaciones Para eso, basta en el

menú Edición accionar Borrar diseño. Pero esto no borra las relaciones registradas

Internamente. Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar el botón de la barra de

herramientas. Mostrar todas relaciones directas para exhibir apenas las relaciones

directamente asociadas a la tabla. Para exhibir todo, accione el botón Mostrar todas

las relaciones.