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Contabilidad y Tributario
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2011
Ministerio de Finanzas
Subsecretaría de Innovación y
Desarrollo de las Finanzas
Públicas
03/10/2011
eLearning: Módulo de
Contabilidad y Tributario
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1. MÓDULO DE CONTABILIDAD
El módulo de Contabilidad incluye todas las posibilidades de uso contable o contable-
monetario dentro del Sector Público No Financiero, es decir, movimientos financieros,
ajustes, apertura y cierre.
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Reclasificación de Auxiliares
La revisión del taller, empieza con las cuentas por pagar de años anteriores,
específicamente aquellas referentes a Gastos en Personal. Este tipo de cuentas
provienen de la nómina o de terceros de la nómina que no han podido ser pagados, por
lo cual estos valores constarán en el nuevo asiento de apertura en un solo RUC que
será el de la Institución; esto quiere decir que los saldos de todos los auxiliares, con
números de cédula o números de RUC pertenecientes a los registros de la nómina
pasada, se verán, en el inicio del próximo Ejercicio Fiscal, en un solo RUC en forma
asociada con todos sus saldos.
Para poder realizar los pagos de estos saldos se utilizará una figura que se denomina
Reclasificación de auxiliares.
Este tipo de movimiento tiene un código RAUX (relación de una Cuenta por Pagar contra
la misma Cuenta por Pagar) cuya finalidad es utilizar los registros del único RUC en
donde se concentran todos los gastos de personal del año pasado, y transformarlos o
intercambiarlos con el número de cédula o RUC de la persona a la que se va a pagar.
Se ingresa en:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Regulación de Cuentas y
Auxiliares Reclasificación de Auxiliares
Lo primero será presionar la opción Filtros y filtrar la siguiente información en el Auxiliar 2:
A continuación se muestra la pantalla con los datos que esperamos visualizar:
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Las mismas que provienen respectivamente de años pasados. Utilizaremos la cuenta
224.85.51 para el ejemplo; esta cuenta se encuentra en el segundo registro. En la
parte izquierda extrema se aprecia el ícono de Modificar, el cual presionaremos,
haciendo que varios registros cambien en color blanco y con letras de color gris:
Nota: El ícono se transforma a .
Nos desplazaremos hacia el extremo derecho y localizaremos primero el campo Valor
Transacción que tiene un cero de color negro, Auxiliar 2 Destino que tiene el número de
RUC Institucional actual en color negro, también el Auxiliar 3 Destino. Estos Datos los
cambiaremos suprimiendo los valores y remplazándolos por los que se ven a
continuación para el ejemplo.
Presionaremos el botón “Guardar Cambios” y finalmente se presionará el botón
“Grabar” en la barra de herramientas, presionaremos Aceptar y se generará un
movimiento de Reclasificación de Auxiliares:
Al final de este registro en Resultados deberá haber un campo que se denomina
generado y debe tener la palabra OK
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Reclasificación de Cuentas
Este movimiento nos permitirá llevar a cabo el pago particular de la nómina, que se hace
también en el módulo de Contabilidad, en la ruta:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Ajustes y
ReclasificacionesAjustes y Reclasificaciones Corriente-Inversión.
En la pantalla que aparece presionaremos el botón “Crear Formulario” de la barra
de herramientas.
Nota: En Número de Cédula, número de Identificación/RUC insertamos el número de
cédula que acabamos de utilizar (1801814276), daremos un clic hacia la derecha,
veremos el nombre que en este caso es SALAZAR ORTIZ ERNESTO GUSTAVO, y más
abajo el Monto para nuestra transacción que es el mismo valor de la reclasificación de
auxiliares.
La pantalla se muestra vacía de datos otra vez así que presionaremos el botón “Salir”.
Observaremos la cabecera que se acaba de crear. Es importante resaltar el Estado que
está REGISTRADO.
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Seleccionaremos este registro de cabecera del CUR contable, presionaremos el botón
“Detalles de Formulario” únicamente para confirmar que el Detalle dentro de este
tipo de movimientos en Contabilidad no requiere ser llenado pues lo hace
automáticamente mostrando la relación del Asiento Contable.
En este caso una cuenta 224.85.51 al Debe y una cuenta 213.85.51 al Haber es decir
la Reclasificación de Cuentas para el mismo auxiliar,
Presionamos el botón “Nivel anterior” , que nos conduce otra vez a la cabecera,
seleccionamos y presionamos el botón “Solicitar Formulario” , no se necesita
confirmar y ponemos Aceptar en la Leyenda:
Seleccionamos otra vez y presionamos el botón “Aprobar Formulario” , nuevamente
confirmamos con el botón ”Aceptar” y desaparece de la pantalla el registro.
Para poder encontrarlo lo filtraremos, presionaremos “Filtros” con los siguientes datos:
Podemos visualizar la cabecera nuevamente con los campos importantes que se
acaban de llenar: campo de Fecha de Solicitud, Fecha de Aprobación y el número de
CUR Preliminar.
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El número de CUR Preliminar es un número específico que asigna el Sistema de forma
secuencial a cada siguiente asiento (único para el ambiente de capacitación) y que
muestra el número del CUR Contable específico que en nuestro caso se llama CUR
preliminar. Está APROBADO esto quiere decir que podemos preceder con el pago; para
eso entonces vamos a:
Contabilidad Registro Contable Autorizar Pago
Desplegamos la Unidad Ejecutora y ya podemos ver el número de CUR preliminar:
Seleccionaremos y presionaremos el botón “Autorizar Pago” ; este botón nos
permite enviar al Tesoro de la Nación esta solicitud de pago al beneficiario final.
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Ajustes Contables
Se utilizan como regulaciones contables o como parte de la depuración y se hacen en la
siguiente ruta:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Ajustes y
Reclasificaciones Ajustes y Reclasificaciones Corriente-Inversión.
Desplegaremos la Unidad Ejecutora otra vez y presionaremos el botón “Crear
Formulario” , aparece la pantalla anterior, y esta vez ingresaremos los siguientes
datos:
Nota: No deberemos utilizar ni fuente, ni organismo, ni número de préstamo puesto que
se encuentran ineditables y no son convenientes para esta transacción
Como es conocido, al salir hacia la cabecera se puede revisar el detalle, el mismo que
muestra la relación del asiento contable, es decir la 635.04.01 al DEBE y la 125.31.01
al HABER. Llevamos a cabo el proceso anterior, pero no es necesario el pago puesto
que es una contable.
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Recepción y Devolución de
Fondos De Terceros
Los produciremos a través de:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Recaudación y Pago de Cuentas Por Cobrar de Años Anteriores y Fondos de Terceros
1. Recaudación
La Recaudación tiene que ver con la cuenta 212.03 Fondos de Terceros, por lo que
aludiremos al botón “Crear Formulario” . Una vez dentro procedemos como ya
se ha descrito, y llenaremos con los siguientes datos:
Hemos creado un registro muy similar a los anteriores, los detalles son automáticos
como se ha demostrado, así que seleccionamos, solicitamos y aprobamos mediante
el procedimiento conocido. Otra vez podemos filtrar y verificar la información.
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2. Devolución de fondos
Utilizaremos la misma ruta:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Recaudación y
Pagos de Cuentas por cobrar de años anteriores y Fondos de TercerosDevolución de Fondos (La segunda opción).
Para poder utilizar esta transacción es necesario que la Cuenta 212.03 tenga ya un
registro del auxiliar al cual vamos hacer la devolución con un saldo suficiente.
Presionamos el botón “Crear Formulario” . En el formulario que aparece,
llenaremos con los siguientes datos:
Nota: Adicionalmente se dispone de un campo que se denomina (RUC/CI)/Fondos
Entregados por: para nuestro ejemplo, el número de cédula de Carlos Gavidia. La
confirmación de que existe saldo en el auxiliar es que el Saldo Disponible (el siguiente
campo que aparece a continuación) muestra el valor que acabamos de aplicar como
Recaudación; es posible que no se encuentre este valor, que esté en cero, por lo tanto
usted debería revisar en sus saldos del Mayor que el auxiliar tenga el valor
correspondiente, en nuestro caso está bien.
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El detalle es un registro automático que revisándolo arroja el asiento contable
respectivo que es el juego de una cuenta 212.03 contra una 212.50:
Luego de haber aprobado el asiento, presionaremos Solicitar, y luego Aprobar siguiendo
el procedimiento descrito anteriormente.
Lo siguiente es autorizar el pago. Vamos a:
Contabilidad Registro Contable Autorizar Pago
Desplegaremos nuestra Institución, seleccionaremos el RDFT para Carlos Gavidia, y
luego hacemos clic en Autorizar pago.
Terminada la autorización de pago desaparecen los datos de la pantalla. En seguida, el
Tesoro tiene el deber de avocarse al pago, es decir, a continuar con el proceso de
pagos.
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Anticipos de Contratos
Para hacer los anticipos de contratos vamos a la ruta:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Anticipos a Contratistas.
El Anticipo a Contratistas tiene las opciones ya descritas en el curso eSIGEF.
1. Lo primero que haremos es usar Catálogo de Contratos.
Utilizaremos un número de Contrato que administrativamente ya debería estar
constando en el documento original del contrato firmado por las partes, con el que
comenzaremos la introducción de datos.
Primero presionaremos el botón “Crear Contrato” y digitaremos los siguientes datos:
Notas:
Tenemos los campos de fuente, Organismo Financista, y Correlativo, los cuales
no ameritan datos, así que los dejaremos con ceros.
El número del COFIP tendrá que ser introducido de acuerdo a la autorización que
pudiere existir en el Ministerio de Finanzas por parte del Comité de Finanzas
Públicas, pondremos un número secuencial pues aún no podrá disponerse de
tal numeración.
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Está creado el Catálogo, cuyo estado presenta los siguientes cambios:
Los cambios de estado se suceden automáticamente, una vez que se van haciendo
las transacciones que prosiguen, es decir, el compromiso, el anticipo, el pago, el
devengado, y la finalización del contrato, respectivamente.
2. Compromiso para el contrato
Es el siguiente paso en la consecución del anticipo; cabe recalcar que solamente se
puede hacer un anticipo por contrato, sin embargo, se pueden hacer adenda al
contrato, es decir, Contratos Complementarios dentro del sistema que permitirán
hacer otro anticipo más; continuamos entonces en:
Ejecución de Gastos Registro de Ejecución Comprobante de Ejecución de Gastos
Presionaremos el botón “Crear Documento” , y en la pantalla que aparece
llenaremos con los siguientes datos:
Después, como es conocido, seleccionaremos la cabecera, presionaremos el botón
“Detalle” para visualizar el valor de la partida y terminamos ésta partida pues viene
de la Certificación en forma automática.
REGISTRADO APROBADO PAGADO EJECUCIÓN LIQUIDACIÓN
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Revisado que todo esté bien, presionaremos el botón “Salir”, seleccionaremos y
presionaremos el botón “Solicitar” y luego aprobaremos siguiendo el procedimiento
ya conocido.
Confirmando a través de los filtros, se puede ver que el compromiso ya está en
estado Aprobado (que es lo que necesitamos para continuar con el anticipo).
3. Anticipo de Contratos
Nuestro anticipo nos lleva hacia la ruta:
Contabilidad Registro de Operaciones No Presupuestarias Anticipos a
ContratistasSolicitud Anticipo a Contratistas.
Desplegaremos nuestra Unidad Ejecutora y esta vez utilizaremos el botón “Crear
Anticipo” . En RUC ingresaremos es el de Sevilla Martínez.
Haciendo clic hacia abajo, aparecerá el beneficiario, luego en el siguiente campo,
Número del Contrato, se ingresa un número extenso que incluye varios dígitos:
Haremos un clic hacia la derecha y si todo está digitado bien aparecerá la
descripción del Compromiso.
1. El número de la Institución -
2. El número de la Unidad Desconcentrada
- 3. El Número del Contrato -
4. Número del Ejercicio Fiscal
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Presionaremos el botón “Crear Anticipo”, y luego el botón “Salir”.
La cabecera de este anticipo tiene un número de solicitud, el número de RUC, un
monto de USD 6.000 para nuestro ejemplo, el estado Registrado, el número de
contrato, la descripción (campos importantes para las búsquedas futuras que
necesitemos hacer).
Seleccionemos este registro, y presionamos el botón “Detalle Anticipos”: en esta
pantalla escogeremos la fuente de financiamiento y digitaremos el valor de la
transacción del anticipo
Hacia la derecha presionaremos “Crear Detalle”, y botón “Salir”. Seleccionaremos,
solicitaremos y aprobaremos según el procedimiento ya conocido.
La aprobación del Documento de Anticipo nos muestra que ya es posible pagar el
anticipo inicial a la Constructora, por lo tanto, necesitamos autorizar el pago, para
esto iremos hacia:
ContabilidadRegistro ContableAutorizar Pago
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Encontraremos nuestro número de CUR preliminar y presionaremos el botón
“Autorizar Pago”, terminando la parte que corresponde al anticipo del contratista.
En este momento corresponde al Tesoro hacer el pago directamente al
beneficiario, y luego tendremos que esperar a la liquidación inicial o definitiva de las
planillas del contrato, esto en medida del avance de la obra, como es claro.
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Liquidación de planillas
La liquidación de planillas de contratos parte del uso de una factura extendida por la
contratista sobre la que introduciremos los datos a través de la creación de un CUR tipo
DEV basado en el CUR tipo COM original creado para el contrato.
Entraremos por la ruta de acceso:
Ejecución de gastos Registro de EjecuciónComprobante de Ejecución de gastos
Desplegaremos nuestra Unidad Ejecutora y presionaremos el botón “Crear
Documento”, crearemos el devengado con los siguientes datos:
Nota: Cuando se presiona en No. Original, aparecerá automáticamente el No. del
comprobante COM, luego hacemos clic en CARGAR y se llenan todos los campos de la
cabecera.
Implementados los cambios presionaremos el botón “Crear y Salir”. En seguida
presionaremos el botón “Copiar Detalles” .
Seleccionamos el registro inmerso, y para copiar los detalles usamos el ícono: .
Volveremos a presionar el botón “Copiar Detalles” ; concluida la copia, se
presionará el botón “Regresar”; seleccionamos la cabecera y presionamos “Detalles de
Documento”,
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Observaremos la partida creada y nos trasladamos a Comprobante de la ventana
pantalla en la que cumpliremos con los requisitos de ingreso de los datos de la factura,
Terminaremos esta parte presionando “Crear Comprobante” y nos trasladamos hasta
Retenciones y Descuentos, para ingresar los datos de retenciones como lo hicimos en
el módulo de Presupuesto.
Nota: El valor de USD 450 es correspondiente a la amortización del anticipo
Inmediatamente presionamos el botón “Crear Deducción” y podremos continuar
con el procedimiento de solicitud y aprobación que nos lleve a Registro de Ejecución,
Autorizar Pago, con la autorización de pago respectiva, valor que se irá descontando las
retenciones en la fuente del IVA si hubiere lugar, del IR y de la amortización del anticipo.
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Administración de Fondos
Para el manejo de Caja Chica, Anticipo de viáticos, Fondos Rotativos y Fondos Especiales
debe utilizarse el módulo de Administración de Fondos, no obstante esos conceptos
requieren de parametrización inicial en el módulo de Catálogos.
Empezaremos en:
Catálogos Contabilidad, Administración de Fondos Asociación de Partidas Presupuestarias por Entidad y por Clase de Fondo
En la pantalla que aparece presionaremos el botón “Crear”; en un inicio debe
seleccionarse la Clase de Fondo: para nuestro ejemplo, los siguientes datos:
Después, presionaremos el botón “Crear” y saldremos para visualizar el registro de
cabecera, esto es, el tipo de fondo atado al ítem.
A continuación nos dirigimos a:
Catálogos Contabilidad Administración de Fondos Unidades Administrativas
Unidades Gastadoras y Responsables del Fondo.
Pantalla en la que crearemos primero la Unidad Administradora a través del botón
"Crear": ingresaremos los datos necesarios:
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Presionaremos el botón crear y el botón salir.
En el registro de cabecera presionaremos "Crear" nuevamente para introducir los datos
de la Unidad Gastadora estableciendo parámetros similares a la primera Unidad;
terminaremos la inducción con el botón “Crear”.
Después, en el registro de cabecera seleccionaremos la Unidad Gastadora
Y haremos clic en el botón “Responsable” para asignar a tal persona,
presionaremos el botón “Crear”, seguidamente ingresamos el número de cédula de la
persona, haremos un clic hacia la derecha y aparecerán los datos de nombre, cuenta
monetaria y banco,
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Por último confirmamos la creación con el botón “Crear” y “Salir”. Hemos concluido la
parametrización.
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Fondos Globales
Nos dirigimos a:
Administración de Fondos Creación Fondos Globales Creación Fondos Globales
Seleccionamos la Unidad Administradora y en la barra de herramientas seleccionamos
“Siguiente Nivel”, después entramos en el botón "Crear Documento”.
Una vez creado, presionamos “Solicitar Documento” e ingresamos Número de solicitud
y fecha confirmando la solicitud,
Luego presionaremos “Aprobar Documento” y pondremos Numero Documento
Aprobación, concluyendo la creación del fondo.
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En seguida debemos distribuir los fondos internos para posibilitar la continuación de la
creación de la caja chica. Para esto, filtraremos la información mediante Filtros,
Seleccionamos el Fondo y presionaremos el botón "Utilitario Distribución Interna" ,
seleccionamos la Unidad Administradora y presionamos “Siguiente Nivel” , a
continuación seleccionamos y cambiamos el valor asignable al responsable del fondo,
Luego haremos clic en el botón “Distribuir” ; lo siguiente es el botón Nivel Anterior
repetidamente.
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Distribución Interna de Fondos
En este nuevo menú seleccionamos la Unidad Gastadora y presionamos “Siguiente
Nivel” en donde una vez revisados los datos, seleccionaremos el Fondo y
presionaremos el botón “Solicitar Documento” que cambia el Estado de
REGISTRADO a SOLICITADO luego de incluir Número Solicitud y Fecha.
Deberemos aprobar la Distribución Interna del Fondo a través de:
Administración de Fondos Distribución Interna de Fondos Aprobación de Fondos Internos.
Bajamos a través de la Unidad Administradora, seleccionamos el Fondo y presionamos
el botón “Aprobar”, ingresaremos Número Aprobación, Fecha y confirmaremos con el
botón “Aprobar”.
Esta acción produce un asiento contable automático en el módulo de Contabilidad, con
lo cual solo nos resta ir a:
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Contabilidad Registro Contable Autorizar Pago
Para seleccionar y autorizar pago con el fin de erogar el fondo hacia la cuenta del
custodio responsable del fondo.
Los restantes pasos atravesarán Rendición y Reposición o Liquidación conforme se
necesite por cada tipo de Fondo.
Es posible obtener reportes de los Fondos creados en sus distintas fases.
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2. Módulo de Tributación
Este módulo incluye, por el momento, las tareas de registro de los Comprobantes de
Retención y de los Comprobantes anulados.
Lo primero es parametrizar: Catálogos, Tributación y Autorización de Comprobantes, a
través de la ruta:
Catálogos Tributación Autorización de Comprobantes de Retención
Presionaremos el botón “Crear”, lo cual mostrará una pantalla donde podremos
escoger la Modalidad de Impresión, ingresar el Número Autorización y de ser correcto
se activará el Número de establecimiento para escogerlo, y el Punto de Emisión de igual
forma.
Automáticamente se llenan los campos de Dirección Establecimiento Emisor, Válido
Desde, Válido Hasta y Tipo de Establecimiento. En el campo Estado debe elegirse Activo
para poder utilizar el libretín que se parametriza.
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En seguida se presiona el botón “Crear” y se pasa a la pantalla del registro de
Comprobantes, en donde debe seleccionarse la autorización y se presiona el botón
“Asociación de Usuarios”,
En la nueva pantalla se presionará el botón “Asociar” en donde se digitará el
número de cédula de la persona autorizada para esta tarea, se presionará la lista de
valores y se escogerá el usuario correspondiente al número de cédula ingresado, luego
se confirma este cambio con el botón Asociar, culminando esta parametrización inicial.
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Comprobantes de Retención
Utilizando el usuario que se ha autorizado; para lo cambiamos de usuario y atravesamos
la ruta de acceso:
Tributación Comprobantes de Retención Registro de Comprobantes Retención
En la nueva pantalla presionamos el botón “Crear”, e ingresamos los siguientes datos:
Nota: Al ingresar el Número de CUR, y hacer un clic a la derecha, se llenará
automáticamente el campo Descripción CUR y se activará la lista de valores de RUC y
Número de Autorización.
Se termina la labor de pantalla presionando “Crear Comprobante” y “Salir”.
Seguidamente se seleccionará el registro del CUR y se presiona el botón “Siguiente
Nivel”; en esta pantalla presionaremos el botón “Asociar” apareciendo los datos de las
retenciones registradas en el CUR, las mismas que se seleccionan y confirmamos con
el botón “Asociar”.
A continuación presionamos el botón “Regresar”, seleccionamos y haremos clic en
“Aprobar Comprobante”, la pantalla queda vacía de datos terminando esta operación.
Este mismo procedimiento debe repetirse para todos los CURs.
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Comprobantes Anulados
A través de la ruta:
Tributación Comprobantes anulados
Presionamos el botón “Crear” y deberemos ingresar el Año Fiscal y el Mes Fiscal, luego
presionar el botón “Crear”y “Salir”.
Regresamos a la pantalla de creación en donde se selecciona el registro y se presiona
“Detalle”, luego el botón “Crear” lo que nos llevará a la pantalla en donde escogeremos
Tipo de Comprobante, y digitaremos los siguientes datos:
Una vez terminada esta parte presionaremos los botones “Crear” y “Salir”. En la
pantalla que se muestra haremos clic en “Regresar” y utilizaremos el botón “Aprobar”
confirmando la introducción de estos comprobantes anulados.
El comprobante anulado pasa a estado APROBADO, con lo que termina el
procedimiento establecido. Esta operación se repetirá de la misma forma en cuanto se
introduzcan comprobantes anulados al Sistema.
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Además se pueden obtener reportes de CURs no asociados a Comprobantes de
Retención y Reportes por usuario de CUR asociados a comprobantes de retención no
emitidos por el eSIGEF.
