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COORDINACIÓN COMERCIALPROGRAMAS ABIERTOS
30 de junio 2013
Proceso de diseño Enero 15 – Jun 30 de 2013Centro de Consultoría y Educación continua.
Juan Pablo Rodriguez G.Diseñador Gráfico
Objetivo 2013Diseñar, implementar y ejecutar continuamente los procesos de diseño y acciones de mejora que den respuesta a las necesidades publicitarias del CCEC.
Vrs.
Indicadores de procesos
• En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y marzo la mayoría realizados en diciembre.• En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y algunos de marzo subidos a la web por Catalina.
Procesos de diseño – Enero a Junio de 2013
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %Diplomado 4 6 2 0 0 0 12 2%
Seminarios - Cursos 2 1 0 0 2 0 5 1%HTML 8 4 23 33 34 19 121 22%
Ajustes Contenidos Web 0 26 18 35 40 22 141 25%Contenidos Web 3 14 32 26 30 29 134 24%
Banners Web 0 5 4 1 0 11 21 4%Cerrados (Emp.l y estatal) 2 0 0 3 4 2 11 2%
Redes Sociales 0 0 0 2 0 0 2 0%Comunicación 4 9 5 5 4 3 30 5%
Apoyo Proyectos 0 3 1 1 0 1 6 1%Diseño Institucional 0 4 2 4 3 0 13 2%
Apoyo Oficinas 4 11 4 4 18 13 54 10%Revista Cali 0 0 1 1 1 1 4 1%
Procesos por mes 27 83 92 115 136 101 554 100%
Procesos de diseño - Enero a Junio de 2012
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %Diplomado 3 5 9 9 10 5 41 11%
Seminarios - Cursos 2 1 0 10 10 4 27 7%Virtuales 0 0 3 0 0 2 5 1%
JPG Masivos 5 7 9 19 23 1 64 18%HTML masivos 0 0 0 1 1 10 12 3%Avisos Prensa 1 3 3 1 3 0 11 3%
Folletos especiales 1 1 2 5 1 3 13 4%Redes Sociales 0 4 1 1 1 0 7 2%
JPG Redes Sociales 0 7 9 19 22 10 67 19%Comunicación Interna 0 3 2 0 1 1 7 2%
Apoyo cerrado 0 0 0 0 0 1 1 0%Diseño Institucional 2 1 2 1 3 1 10 3%
Corrección Contenidos 2 15 14 25 25 15 96 27%
Procesos por mes 16 47 54 91 100 53 361 100%
Diplomado; 2%
Seminarios - Cursos; 1%
HTML; 22%
Ajustes Contenidos Web; 25%
Contenidos Web; 24%
Banners Web; 4%
Cerrados (Emp.l y es-tatal); 2%
Redes Sociales; 0%
Comunicación ; 5%
Apoyo Proyectos; 1%
Diseño Institucional; 2%Apoyo Oficinas; 10%
Revista Cali; 1%Diplomado11%
Seminarios - Cursos
7%
Virtuales1%
JPG Masivos18%
HTML masivos3%
Avisos Prensa3%
Folletos especiales4%
Redes Sociales 2%
JPG Redes Sociales
19%
Comunicación Interna
2%
Apoyo cerrado0%
Diseño Insti-tucional
3%
Corrección Con-tenidos
27%
%Participación
En diseño
2013
%Participación
En diseño
2012
Participación sub procesos 2012 - 2013Enero – junio
• El proceso de corrección se coordinaba el envío y las correcciones. La corrección es realizada por un proveedor.
• Los nuevos procesos todos son ejecutados in house.
Descripción referencia por proceso
Diplomados• 10 folletos• 1 afiche• 1 plegable
Seminario• 3 folletos• 1 afiche• 1 postal
Html• 92 e-mailing• 21 ajustes e-mailing• 4 revistas Calaméo• 4 Landing page (ajustes)
Contenidos WEB• 134 contenidos
montados cali y oficinas
• 141 ajustes contenidos montados cali y oficinas
Banners• 4 Portal Puj• 5 Pag.WEB CCEC• 12 otros medios
Estatal y empresarial
• 5 e-mailing• 1 campaña fondos• 4 apoyo material pingüinos • 1 sello
Enero – junio
Comunicación
Avisos prensa• 10 Barranquilla• 3 Bucaramanga• 7 Cali Pautas revistas• 1 Revista Semana• 2 Revista Universitas• 1 Revista Ingesocio • 1 Pasto (Elite Nariño)Otros• 2 Junta médica• 3 Material eventos)
Revista Cali• 4 revistas Ref.
• Abril• Mayo• Junio• Julio
Apoyo oficinasPasto• 23 e-mailing• 3 revista Program.• 1 mueble stand
Bucaramanga• 12 e-mailing• 1 revista Program.• 1 mueble stand
Barranquilla• 11 e-mailing• 1 Pendon Institucional• 1 presentación Diap.
Diseño inst.• 13 material inst.
Apoyo Proyectos• 2 ref. museo caña• 3 ref. web Carvajal• 1 Demo Corporativo
Logros• Nuevas plantillas de diseño.• Nuevas piezas publicitarias de interacción y promoción. Revista Interactiva
(calaméo) http://www.calameo.com/read/002204494dce850235884• Aplicación Green Marketing (pie de imprenta certificado). Autorizado por impresor• Imágenes de alta calidad y creación banco de imágenes (suscripción 123RF).• Diseño de landing Page, HTML 5 – Navegación Móviles. Optimización de tiemposhttp://campuscarvajal.javerianacali.edu.co http://portales.puj.edu.co/crmeducon/2013/Prog_segundo_trimestre/Segundo_Trimestre/• Estandarización de tiempos de los procesos ejecutados.• Centralización de los procesos publicitarios (B/quilla, B/manga y Pasto).
• Centroempresa: Señalética e imágenes institucional.(Pte. Visita proveedor)• Fondos institucionales de pantalla para equipos auditorios.(Pte. Autorización CSI)
Lo que falta:
Proceso de comunicación Enero 15 – Junio 30 de 2013Centro de Consultoría y Educación continua.
En proceso de selecciónAsistente de Comunicaciones
Indicadores de procesos
CONEXIÓ
N
RADIO
WEB
CCEC
WEB
PUJ
FREE
PRESS
PRENSA
REVIST
AS
DIGITAL
REDES
SOCIALES
ENTR
EVIST
A/MEN
CIONES
0
5
10
15
20
25
12 11 10 10
14
10
1
6
14
6 7
2522
2 14 4 3
22
5
1 11 2
17
3
9
17 17 17
4 4 4
Programas publicados en medios 1er Semestre 2013
ene feb mar abr may jun
Indicadores de resultados
Sin In
formaci
ón
No Iden
tificado
Pag W
eb Ed
ucon
Referid
os
Pag W
eb PUJ
Oficin
a Educo
n
Busqued
a Web
Folle
to
Prensa
Llamad
a
Charla
Conexión
Llamad
a IVR
Publicidad
Inter
net
Radio
Redes
Socia
les
Revist
as SM
S0
20406080
100120140160180
Efectividad de medio en informaciónPrimer semestre 2013
ene feb mar abr may jun
10%
31%
9%
18%
Indicadores de resultados
Sin In
formaci
ón
No Iden
tificado
Pag W
eb Ed
ucon
Referid
os
Pag W
eb PUJ
Oficin
a Educo
n
Busqued
a Web
Folle
to
Prensa
Llamad
a
Charla
Conexión
Llamad
a IVR
Publicidad
Inter
net
Radio
Redes
Socia
les
Revist
as SM
S0
20406080
100120140160180
Efectividad de medio en inscripcionesPrimer semestre 2013
ene feb mar abr may jun
10%
35%
12%
16%
Medios
E-mail; 14,800,231
Pag Web Educon; 255,208
Pag Web PUJ; 255,208
Folleto; 34,541,033
Prensa; 19,450,258
Radio; 5,226,510
Revistas; 4,616,219 SMS; 291,500 Evento empresa; 90,000 Afiches; 2,396,428
Inversión en Medios
Pag W
eb Ed
ucon
Pag W
eb PUJ
Folle
to
Prensa
Radio
Revist
as SM
S
Even
to empres
a
Afiches
0
5000000
10000000
15000000
20000000
25000000
30000000
35000000
Inversión en medios por mes
junmayabrmarfebene
Proceso comercialEnero 15 – Junio 30 de 2013Centro de Consultoría y Educación continua.
Carmen EscobarAuxiliar Comercial
Adriana CaquimboAuxiliar Comercial
Fabio GarcíaAuxiliar Comercial
Constanza GonzalezCoordinadora Comercial
Indicadores de procesos
TOTAL PROGRAMACION PROGRAMADOS EMERGENTES NO CONCEBIDOS LANZADOS
95 85
10 16
79 79
61
18 10
60
110
91
19 22
88
Comparativo anual programación2011
2012
2013
Indicadores de procesos
CANCELADOS EMERGENTES PROGRAMADOS
26
NA
6
12
-
12
39
5
34
Comparativo Anual Cancelados2011
2012
2013
Indicadores de procesos
REALIZADOS EMERGENTES PROGRAMADOS
53
7
46 41
9
29
49
12
37
Comparativo Anual Realizados
2011
2012
2013
Indicadores de procesosComparativo anual Realizados
DIPLOMADOS SEMINARIOS -
5
10
15
20
25
30 24
29
25
16
30
19
Comparativo Anual por Tipo de Eventos
2011 2012 2013
SUR NORTE VIRTUAL - 5
10 15 20 25 30 35 40
38
14
-
29
12
-
35
14
-
Comparativo Anual por Sede
2011 2012 2013
Indicadores de procesosComparativo anual Realizados
HORAS DOCENCIA 3,400 3,600 3,800 4,000 4,200 4,400 3,979
3,761
4,359
Comparativo Anual por Horas de Docencia
2011 2012 2013
# PARTICIPANTES 830
840
850
860
870
845
862 866
Comparativo Anual por Participantes
2011 2012 2013
Indicador de ResultadosComparativo anual Realizados
INGRESOS ESTIMADOS (menos devoluciones) -
200,000,000
400,000,000
600,000,000
800,000,000
1,000,000,000
1,200,000,000
1,400,000,000 877,481,717
1,237,657,500 1,358,094,311
Comparativo Anual por Ventas
2011
2012
2013
Indicadores de Resultados
Efectividad 2011 2012
Programación 83% 76%
Realizados 67% 68%
Efectividad Comercial Programación
REAL-IZADOS;
49
LANZADOS; 88
PROGRAMADOS TOTALES = 110
Indicador Efectivdad Co-mercial
Programación 80%Realizados 56%
CALI Planeación Anual Planeación Semestral Ejecutado
Programación Total
122 diplomados y 60 seminarios.
58 diplomados y 33 seminarios
67 diplomados y 43 seminarios
Lanzamiento 93 Diplomados y 46 seminarios
44 diplomados y 25 seminarios
51 diplomados y 37 seminarios
Apertura 60 Diplomados: $2.400.000 -
18 participantes30 Seminarios: $500.000 – 16
participantes
30 diplomados: $2.400.000 – 18 participantes y 16
seminarios: $500.000 – 16 participantes
30 diplomados: $2.466.000 – 17 participantes y 19
seminarios: $443.750 – 16 participantes
Ventas Esperadas $2.700.000.000 $1.410.000.000 $1.358.094.311 (96%)
Indicador de Resultados
MATRIZ DE INDICADORES POR PROCESO
Periodo evaluado: Enero a Junio 2013
Fecha de medición: Junio 30 2013
PROCESO: Gestión Comercial de programas abiertos Cálculo y desempeño
# Nombre del indicador Tipo de indicador Formula Unidades Meta del
períodoResultado
del período Ponderac. DesempeñoDesempeño ponderado
1Cumplimiento de la programación abierta EFICACIA
(# de contenidos definidos en el período / total de contenidos programados)*100
% 75% 80% 107% 0%
2Eficacia en la oferta de programas abietos EFICACIA
(# de programas abiertos vendidos / total de programas abiertos ofertados)*100
% 64% 56% 87% 0%
6Cumplimiento del presupuesto de ventas EFICACIA (Ingresos por ventas /
Ventas esperadas)*100 % 100% 96% 96% 0%
Efectividad de los medios EFECTIVIDAD
(# de personas inscritas / total de personas informadas a través de los medios)*100
% 43% #¡DIV/0! #¡DIV/0!
8% Destinación de los ingresos por venta destinado a medios.
EFICIENCIA(Inversión mensual en medios / ingresos por venta de los eventos promovidos)*100
% 10% 6% 60% 0%
9Inversión promedio en medios por persona inscrita
EFICIENCIAInversión mensual en medios / # personas inscritas
$ / personas
104.000,00
$ 77.358,45 74% 0%
10Inversión promedio en medios por persona informada
EFICIENCIAInversión mensual en medios / # personas informada
$ / personas $
33.274,82 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Logros• Mejoramos tiempos en definición de aperturas.
• Mejoramos resultados en ventas.
• Se continua la capacitación a los involucrados en el proceso de atención
comercial de primera línea (secretarias, personal nuevo, call center Serlefin),
a las Coordinadoras de las oficinas. Call Center está reportando todas las
llamadas directamente en el CRM.
• Se incorporó agente de chat a línea de atención por la página web y se
capacitó sobre la información del Centro.
• Se realizaron ajustes al grupo de primera línea que atiende la 8787 y se
incorporaron dos personas en atención de soporte durante los días pico.
Adicionalmente el call center también incoporó un agente de back up a su
primera línea de atención durante las mismas horas pico.
• CRM funciona bajo valiosa normalidad para gestión comercial de abiertos y
cerrados.
Lo que sigue…
• Clasificación de las áreas de interés para el CRM
• Ejecutar estrategia de actualización de base de datos.
• Realizar investigación de mercados en Oficinas.
• Contratar Auxiliar de Comunicaciones
• Seguimientos y mejoras al CRM – Implementación modulo SC
• Ejecución de la estrategia para la publicidad digital
• Ejecución de estrategia para vender diplomados en zonas
alternas (Pereira, Tulua, Popayan)
• Diseñar estrategia para vender seminarios permanentemente
No conformidades
ene feb mar abr may junTotal general
Contenidos con menos de 60 no solicitados por comercial 2 1 1 4
Incumplimiento con tareas asignadas 5 3 8
Incumplimiento Programación 2 1 3
No suministro a tiempo de información comercial 3 1 2 6
Reproceso por cambios en contenidos 1 1 1 1 4
Reproceso por errores en contenidos 6 6 4 2 3 3 24
Retrasos proyectos 3 1 4
Participantes sin pago 1 1
Quejas y reclamos: clientes 3 3 4 8 5 1 24
Falta claridad en proceso 1 1 1 1 4
Solicitudes aplazamiento/recuperación 1 2 7 8 2 1 21
Faltan recursos 1 1
Total general 21 19 24 23 13 6 106