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Creación y modificación de una
ficha de trámite
Última actualización: 28/06/2022
¿Cómo se accede y se estructura el gestor de trámites? ................................. 3
¿Cómo se crea una ficha de trámite? ................................................................ 6
Información básica ......................................................................................... 7
Tramitación ................................................................................................... 11
Resultados .................................................................................................... 18
Contenido relacionado ................................................................................. 19
Clasificación ................................................................................................. 20
Publicación ................................................................................................... 22
¿Cómo se previsualiza un trámite? ................................................................. 25
¿Cómo se suben y adjuntan archivos a un trámite? ....................................... 26
¿Cómo se suben los archivos? ..................................................................... 26
¿Cómo se adjuntan los archivos? ................................................................ 27
¿Cómo se modifican los archivos? .............................................................. 28
¿Cuándo se envían notificaciones al correo electrónico de los
suscriptores/as?............................................................................................... 30
¿Cómo se crea la versión en euskera? ............................................................ 30
¿Cómo se modifica un trámite? ....................................................................... 32
Otras acciones que se pueden hacer con el trámite ....................................... 32
Vista previa ................................................................................................... 33
2
Ver sin modificar ........................................................................................... 33
Ver histórico .................................................................................................. 33
Mover ............................................................................................................ 34
Activar vista desplegada .............................................................................. 35
Copiar ............................................................................................................ 35
Caducar ......................................................................................................... 36
Enviar a la papelera ...................................................................................... 36
Anexo ................................................................................................................ 36
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¿Cómo se accede y se estructura el gestor de
trámites?
Se debe acceder con Firefox o Chrome. Explorer da problemas.
La dirección es https://www.navarra.es/c/portal/login
Hay que identificarse con nombre de usuario y contraseña, los mismos que se
usan para entrar en el ordenador de la oficina.
Se accede a una página de inicio. Para llegar a trámites, se debe hacer lo
siguiente:
1. Si el menú está plegado, pulsar sobre el cuadro de la banda negra que
aparece en la parte superior o inferior de la pantalla.
2. En el menú vertical de la izquierda, seleccionar las opciones navarra.es
-> Contenido -> Trámites.
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Aparece un listado de carpetas, que contienen las fichas de trámite. Hay una
carpeta por tema, y cada editor/a solo puede ver y acceder a las carpetas para
las que tiene permiso.
Al acceder a las carpetas, aparece un listado con los trámites del tema
correspondiente. Se informa de los siguientes aspectos:
- Título
- Versión: se muestra la última versión del trámite. Se crea una nueva
versión la primera vez que se entra a editar una versión publicada. A
las versiones anteriores se puede acceder desde Ver histórico, que
se explica más adelante.
- Autor: nombre y apellidos del último editor/a.
- Plazo: todos, pendiente de convocar, en plazo, en resolución y
finalizado. Para saber más sobre el plazo, consultad el apartado
¿Cómo se crea una ficha de trámite? -> Tramitación.
- Estado del trámite: todos, borrador, pendiente, aprobado, planificado,
denegado, expirado. Para saber más sobre los estados, consultad el
documento “El flujo de aprobación de una ficha de trámite”.
- Fecha de modificación: fecha de última modificación.
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Como se ve en la imagen anterior, el gestor ofrece varias opciones para
facilitar la búsqueda de una ficha.
- Estado del trámite
- Plazo
- Autor
- Caja de búsqueda, para hacer la búsqueda por palabras.
Se pueden hacer búsquedas combinadas, pulsando la lupa de la caja de
búsqueda.
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¿Cómo se crea una ficha de trámite?
Hay que hacer clic sobre la carpeta en la que se quiere guardar el trámite y
pulsar el botón inferior +.
Aparece un formulario estructurado en pestañas: información básica,
tramitación, resultados, contenido relacionado, clasificación y publicación.
Solo hay que rellenar la información necesaria. Los campos que no se rellenen,
no se verán en la ficha en internet.
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El contenido se guarda automáticamente al cambiar de pestaña.
Información básica
Contiene la información básica del trámite y está visible mientras la ficha está
publicada en internet.
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Título:
Resume la idea principal del trámite e incluye las palabras clave. Por ejemplo:
“ayudas para…”, “registro de…”, “autorización para…”, “oposición para el puesto
de…”, etc. Debe ser lo más conciso posible.
Se debe rellenar en primer lugar y pulsar, seguidamente, “Validar título”. Si no,
no se pueden rellenar el resto de campos.
Esta acción tiene un doble efecto:
1. Se genera automáticamente la URL del trámite. Si se modifica el título,
cambia también la URL, siempre que la ficha no esté publicada. Si se
hace después, se mantiene la URL original, salvo que se pida al equipo
de aprobadores que la modifique. En cualquier caso, no es
recomendable cambiar la URL de una ya ficha publicada, porque dará
error en todos los lugares en los que haya sido enlazada.
2. Se crea una carpeta con el mismo nombre para almacenar los archivos
que se van a adjuntar en la ficha de trámite. Si se modifica el título,
cambia también el nombre de la carpeta, esté o no publicada la ficha.
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Se recomienda subir, en la medida de lo posible, todos los archivos
antes de rellenar los campos del formulario. Para saber cómo se hace,
consultad el apartado ¿Cómo se suben y adjuntan archivos a un
trámite?
Subtítulo:
Debe completar el título o aportar algún otro dato destacado, nunca repetir la
misma idea. Si eso, es mejor no rellenar.
El objetivo es que los usuarios/as del portal puedan saber si les interesa o no
el trámite leyendo tan solo el título y el subtítulo.
Dirigido a:
Se especifica a quién va dirigido, con indicación de los requisitos que deben
cumplir. No hace falta rellenarlo si está dirigido al público general.
Descripción:
Contiene toda aquella información relevante que no se ha podido incluir ni en
el título ni en el subtítulo (y que no tiene cabida en ninguno del resto de los
campos habilitados). Por ejemplo, la explicación sobre las distintas
modalidades de la ayuda, la información sobre cómo funciona el servicio, el
funcionamiento del procedimiento, etc.
No hace falta rellenarlo si el título y el subtítulo son lo suficientemente
descriptivos y no se va a añadir información adicional.
Documentación a presentar:
Incluye únicamente la documentación que hay que presentar para la solicitud,
inscripción, etc. No aquellos documentos que se consideren de interés, que
deben adjuntarse en el campo Descripción o donde corresponda (un manual
de uso de una aplicación se incluirá, por ejemplo, en las instrucciones de una
acción de tramitación, en la pestaña Tramitación).
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Normativa:
Debe introducirse únicamente la normativa que aplica directamente al trámite.
Incluir normativa relacionada (por ejemplo, la ley de subvenciones) lejos de
facilitar, dificulta la experiencia de usuario. Si se incluye, debe ir en segundo
lugar y hay que indicar qué artículo concreto de esa norma le afecta.
Contacto:
Se incluye el contacto funcional, de la unidad convocante. La idea es facilitar
un contacto al que los destinatarios/as puedan dirigirse si tienen alguna duda
respecto a la ficha.
No hay que incluir el contacto técnico general para resolver problemas
informáticos, porque va en un faldón inferior, que es común a todos los
trámites. Solo cuando es específico.
Procedimiento:
Debe rellenarse si el trámite está asociado a un procedimiento administrativo.
De esta manera, en el trámite se enlaza la ficha que existe en el catálogo de
procedimientos, en el siguiente enlace: https://adele.admon-
cfnavarra.es/CatalogoProcedimientos/BuscadorProcesos.aspx. Para más
información sobre este catálogo, escribid a
Se puede introducir el código, si se conoce, o hacer una búsqueda por palabra.
Al seleccionar el procedimiento correspondiente, se rellena automáticamente
tanto el código como el nombre del procedimiento.
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Mostrar advertencia legal:
Es el texto que aparece en el pie de todos los trámites para advertir a los
usuarios/as de que el contenido de la ficha tiene un carácter meramente
informativo, y que lo realmente vinculante es la normativa.
Está clicado por defecto, porque aplica a casi todos los trámites. Hay que
desclicarlo si se quiere que no aparezca.
Tramitación
Se crean tantas acciones de tramitación como se pueden realizar. Por ejemplo,
darse de alta, de baja y modificar los datos de un registro; solicitar una ayuda,
subsanarla y presentar la documentación justificativa, o inscribirse a una
convocatoria de empleo público y presentar alegaciones a los resultados
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provisionales. Cada una de estas acciones es un apartado del bloque de
Tramitación, con su correspondiente botón de llamada a la acción.
Cada acción es independiente de las demás y se muestra únicamente si el
plazo de la acción está abierto.
Es importante no eliminar ninguna acción, porque el estado del trámite se
calcula en función de la primera acción (en el caso de una ayuda, por ejemplo,
la solicitud, y en el caso de empleo público, la inscripción). Existen los
siguientes estados:
- Pendiente de convocar: si no hay una acción de tramitación creada o si
el plazo de la primera acción no ha empezado.
- En plazo: si la primera acción está “Abierta todo el año” o el plazo (fecha
inicio – fecha fin) está vigente.
- En resolución: si el plazo de la primera acción ha vencido.
- Finalizado: si el campo “Estado del trámite finalizado” de la pestaña
Publicación está clicado. Este estado prevalece, y no se calcula en
función de la primera acción. El trámite se sigue viendo en internet, pero
con estado Finalizado. Más información en la pestaña Publicación.
Las acciones se pueden ordenar, arrastrándose de arriba abajo, pero se debe
tener en cuenta, en todo caso, que el estado del trámite se calcula en función
de la primera acción.
¿Cómo se crea una acción de tramitación?
Se debe pulsar en “Nueva acción” y rellenar los campos del formulario que se
despliega.
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Título de la acción: debe ser lo suficientemente descriptivo como para que el
destinatario/a sepa qué va a hacer al pulsar en él. Por ejemplo: presentación
de solicitudes, inscripción, subsanación, pago, etc.
Plazo: debe indicarse si está abierto todo el año o tiene fecha de inicio y fin. Es
obligatorio marcar alguna de las dos opciones. Permite, además, incluir un
comentario al plazo (por ejemplo, si el plazo se cierra a una hora concreta).
Este comentario no debe utilizarse para repetir las fechas.
Instrucciones: sirve para dar instrucciones concretas sobre cómo tramitar. Por
ejemplo, para incluir un manual de uso sobre la aplicación, explicar los
requisitos técnicos para acceder al servicio o indicar el orden de las acciones
(si para inscribirse a una convocatoria de empleo público primero se debe
pagar, en la inscripción se indicará que previamente debe hacerse el pago).
No se incluye en este campo la información sobre las credenciales genéricas
para tramitar (certificado digital, cl@ve, etc.).
Mostrar la guía de ayuda para la tramitación electrónica: si se selecciona, se
dará acceso desde la ficha a la guía de ayuda para la tramitación electrónica.
Nombre del botón: debe llamar a la acción. Por ejemplo: inscribirse, subsanar,
pagar, presentar, etc.
Tipo de tramitación: sirve para indicar por qué vía se tramita. Por ejemplo: el
Registro General Electrónico, extr@, una aplicación específica o un correo
electrónico.
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Si se tramita a través del Registro General Electrónico, el editor puede
crear la instancia directamente pulsando la casilla Por RGE (Registro
General Electrónico). Se desplegará un nuevo formulario con los
siguientes campos:
Destino: sirve para indicar a dónde debe llegar la instancia. Para
ello, se debe proporcionar al menos el código del departamento;
el código de la unidad orgánica es opcional. Se puede introducir
el código directamente o realizar una búsqueda por palabras.
Asunto de la instancia: se rellena automáticamente con el título
de la ficha del trámite, pero el texto se puede modificar.
Documentación a presentar: la información que se incluye aquí se
muestra en el tercer paso de la instancia, cuando el interesado/a
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va a adjuntar la documentación a la instancia. El Registro no
permite descargar la documentación del trámite, de forma que
este campo solo sirve de recordatorio. Por tanto, basta con
redactar el texto, sin enlace a los documentos.
Identificación de la instancia: no se rellena, porque se calcula
automáticamente al guardar la acción.
Si el CAU nos proporciona una URL o se tramita a través de una app o
un correo electrónico, basta con introducir la URL o el correo electrónico
(mailto:[email protected]) en el campo Con URL aplicativo o correo
electrónico. Esta opción se deshabilita si se marca la casilla Por RGE.
Código CAR: es un código que hay que introducir para que en la ficha
aparezca la información sobre las credenciales con las que se puede
tramitar (cl@ve, certificado digital, etc.). Es importante introducir este
dato, porque permite actualizar la información automáticamente cuando
se añade o elimina una credencial.
Si se tramita Por RGE, el código es rge.
Si se tramita Con URL aplicativo, el código varía. En este caso,
se debe pedir el código a los gestores/as de proyecto
departamentales.
Otras formas de tramitar: se incluyen otras vías de tramitación alternativas a
la telemática, como el teléfono o las oficinas.
Incluir todos los lugares de presentación: si se marca, se incluye en la ficha un
enlace a la guía en la que se detalla la relación de todas las oficinas en las que
se puede presentar la documentación, de acuerdo con la Ley 39/2015, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Finalmente, hay que pulsar Guardar.
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Una vez creada, la acción puede ser editada, duplicada o eliminada, pero hay
que tener mucho cuidado con esta última opción (eliminar), porque el estado
se calcula en función de la primera acción de tramitación.
Motivos por los que da error al guardar una acción de tramitación
No reconoce el código de la unidad orgánica (en la tramitación vía RGE): el
sistema solo reconoce las unidades que están dadas de alta en Registra y
tienen una persona asociada para recibir las instancias. Para darse de alta (o
de baja) en Registra, hay que ponerse en contacto con el Negociado de
Información al Público y Registro General.
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Resultados
Este bloque se muestra cuando hay resultados. Por ejemplo, la concesión de
una ayuda, la publicación de la lista de personas admitidas a una convocatoria
de empleo público o los resultados de las pruebas.
Los resultados se ordenan por fases, de manera que primero hay que crear una
fase. Para ello, hay que pulsar Nueva fase. Se despliega un formulario, con los
siguientes campos:
Título de la fase: se puede seleccionar un título predefinido o escribir uno si no
sirve ninguna de las opciones dadas. Al seleccionar un título predefinido, se
rellenará el campo de manera automática. Por ejemplo: concesión de la ayuda,
fase de oposición, fase de concurso, etc.
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Resultados de la fase: se incluyen los resultados de cada fase, por ejemplo, la
resolución de concesión de la ayuda, las plantillas de respuesta de las
pruebas, la relación de personas que han aprobado y suspendido, etc. Cada
fase puede incluir un resultado o varios.
Finalmente se hace clic en Guardar.
Cada fase se puede editar y eliminar. Y, además, se pueden ordenar
arrastrando de arriba abajo.
Contenido relacionado
Este bloque permite poner enlaces a otros contenidos de navarra.es que están
estrechamente relacionados con la ficha de trámite. Por ejemplo, una guía u
otro trámite relacionado. No sirve para incluir enlaces a portadas de webs
temáticas u otras webs extensas, ni tampoco adjuntos. Estos últimos se deben
incluir en la propia ficha de trámite.
Para crear un contenido relacionado, hay que hacer lo siguiente:
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- Pulsar Nuevo enlace.
- Rellenar los campos Nombre (texto que se muestra en la ficha de
trámite) y URL (dirección web a la que apunta el contenido relacionado).
- Seleccionar Abrir en ventana nueva si debe abrirse en nueva ventana.
Rara vez, porque son contenidos de navarra.es y estos se abren en la
misma ventana.
- Guardar.
Al igual que las fases de resultados, cada contenido relacionado se puede
editar, eliminar y ordenar.
La información introducida se ve de la siguiente forma en internet:
Clasificación
Es importante la correcta clasificación de los trámites, porque afecta
directamente a las búsquedas que los y las usuarias realizan aplicando filtros,
así como a los listados filtrados que se publican en los distintos lugares del
portal (por ejemplo: todas las ayudas de innovación o todas las autorizaciones
ambientales).
La clasificación incluye las siguientes categorías:
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Tipo de trámite: sirve para saber si el trámite es una ayuda, una autorización,
un impuesto, un recurso, etc. Solo se puede seleccionar una opción.
Si se selecciona empleo público, se despliegan nuevos campos para rellenar,
por ejemplo, el centro gestor (Administración Núcleo, Salud o Educación), la
OPE y el nivel del puesto de trabajo (A, B, C, D o E).
Los tipos de trámite que existen se explican en el documento “Definición y
alcance del catálogo de trámites”, apartado “Tipos de trámite”.
Tema/subtema: es una clasificación general para todo navarra.es.
Cuando haya subtemas, hay que seleccionar tanto el tema como el subtema.
Al pulsar el subtema, se selecciona automáticamente el tema.
La selección es múltiple, pero es importante seleccionar únicamente aquellos
que aplican directamente al trámite. Si no, el trámite se muestra en portadas y
listados que no le corresponden, perjudicando así la experiencia de los
usuarios/as del portal.
Público destinatario: permite filtrar, por ejemplo, los trámites que están
dirigidos a empresas y profesionales.
Etiquetas: son palabras clave que ayudan a filtrar trámites cuando las
categorías anteriores no son suficientes. Se utilizan únicamente en casos
excepcionales.
Hay que tener en cuenta que la creación de etiquetas genera una colección de
etiquetas que puede ser utilizada por todos los editores, de manera que en los
filtros que se hagan pueden aparecer trámites no deseados. Por ello, antes de
usar etiquetas es recomendable hablar con el equipo de aprobadores.
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Publicación
En esta pestaña se indica si el trámite tiene alguna novedad, se programa su
publicación y/o despublicación, se pasa el trámite a estado finalizado y se
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elige si se incluye o no el faldón inferior común para todos los trámites, con la
información sobre los servicios de administración electrónica.
Novedad
Marcar para que el trámite se muestre en el apartado “Lo más nuevo”: si
se marca esta opción, el trámite aparecerá en el listado de “Lo más
nuevo” de navarra.es durante un periodo determinado por configuración
(en principio, 5 días).
Se marca cuando se abre el plazo de solicitud o de inscripción, no cada
vez que se incorpora un contenido nuevo al trámite (por ejemplo, un
resultado).
Si se marca, es necesario introducir un aviso y un rango de fechas para
el aviso. Sin embargo, no hay por qué marcar el trámite como novedad
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para poner un aviso, ya que el trámite puede mostrar un aviso sin
aparecer en “Lo más nuevo”.
¿Desea enviar una notificación de este trámite a los usuarios suscritos
al mismo?: si se marca esta opción, se envía una notificación al correo
electrónico de las personas que se han suscrito al trámite, indicando
que la ficha ha sido modificada. Para que los destinatarios/as
identifiquen rápidamente la novedad, hay que rellenar el aviso. Solo hay
que marcar esta casilla cuando la modificación y/o actualización es
sustancial. Por tanto, hay que valorar cada vez que se modifica el
trámite si se clica o no esta opción, porque, si no, se puede llegar a
saturar a los y las suscriptoras.
Más información en el apartado ¿Cuándo se envían notificaciones al
correo electrónico de los suscriptores/as?
Programación
Fecha y hora de publicación: se rellena únicamente si se quiere
programar la publicación de la ficha para más adelante. Si no se rellena,
se publica inmediatamente.
Fecha y hora de expiración: se rellena para que la ficha deje de verse en
internet. Una vez que termina su vida útil, debe expirarse o caducarse,
porque la ficha tiene sentido solo mientras la gente puede hacer algo
con ella.
Estado del trámite finalizado. Puede haber ocasiones en las que tenga sentido
que un trámite resuelto (y, por tanto, con su ciclo de vida finalizado)
permanezca visible en internet. En estos casos, hay que marcar esta casilla
para que se publiquen con el estado finalizado.
Incluir el faldón con los servicios de administración electrónica: está marcada
por defecto, porque es un faldón con los servicios esenciales que son de
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interés para quienes tramitan por internet. Desclicar solo en ocasiones
excepcionales.
Solicitar publicación: al pulsar este botón, el sistema permite redactar un
comentario, que llega a los aprobadores/as junto con la notificación de que la
ficha ha sido enviada para su revisión y, en su caso, publicación.
Para saber más sobre el flujo, consultad el documento “El flujo de aprobación
de una ficha de trámite”.
¿Cómo se previsualiza un trámite?
A medida que se rellenan los campos, se puede visualizar cómo se verá el
trámite en internet. Para ello, hay que pulsar el botón Previsualizar que hay en
la parte superior del editor.
La imagen se abre en nueva pestaña.
Hay que tener en cuenta que solo se visualiza aquello que está guardado. Por
tanto, para ver los cambios realizados hay que cambiar de pestaña o darle a
guardar en aquellos apartados que lo requieran.
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¿Cómo se suben y adjuntan archivos a un trámite?
Al rellenar el campo Título y pulsar Validar título, se crea automáticamente una
carpeta con el mismo nombre, en la que se deben incluir todos los archivos
que se quieren adjuntar en la ficha.
A esta carpeta se puede acceder directamente desde la parte superior de la
ficha del trámite, haciendo clic en el botón “Documentación del trámite”.
¿Cómo se suben los archivos?
Hay dos maneras:
1. Pulsando +, que aparece en la parte superior derecha al mover el ratón
por la página. Se desplegarán varias opciones:
a. Si se quiere subir un único documento, pulsar Subir archivo,
seleccionar el archivo y dar a Publicar.
b. Si se quieren subir varios archivos, pulsar Carga múltiple de
archivos, seleccionar los archivos y dar a Publicar.
2. Arrastrando directamente los documentos a la carpeta desde el
ordenador.
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¿Cómo se adjuntan los archivos?
Hay que situarse donde se quiere adjuntar el archivo y pulsar Insertar vínculo
(visualmente, ∞), que está en la barra superior de cada campo de texto.
Se abre una ventana con varias pestañas:
En Información de vínculo
- Rellenar Display text, con el texto que debe aparecer en la ficha.
- Pulsar Ver Servidor y seleccionar el archivo. Por lo general, se abre
directamente la carpeta con la documentación del trámite, pero si
por algún motivo se abre el directorio con todas las carpetas, se
debe navegar hasta la carpeta del trámite. La ruta es Trámites ->
Tema -> Carpeta con los documentos del trámite.
En el caso de archivos comunes a todos los trámites (por ejemplo, la
instancia general o la solicitud de abono por transferencia), se debe
hacer clic en las migas en la palabra Trámites y seleccionar la
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carpeta Documentos de uso general. Esta carpeta es alimentada por
el equipo de aprobadores y los archivos que hay ahí se pueden
consultar desde el botón Documentación general, que está en la
parte superior derecha del formulario, junto a la carpeta
Documentación del trámite.
En Destino, marcar Nueva ventana (_blank) para que el documento se abra en
nueva ventana (se debe hacer por motivos de accesibilidad).
Pulsar Aceptar.
Una vez insertado el archivo, se puede modificar el texto del enlace desde el
propio editor de texto, sin tener que entrar a Insertar vínculo.
¿Cómo se modifican los archivos?
Con el fin de no romper el enlace generado al insertar el archivo, no es
recomendable subir el documento actualizado como nuevo archivo, sino
sustituir el anterior.
Para ello, no es necesario editar el trámite, sino que se puede ver el trámite sin
modificar e ir directamente a la carpeta de la Documentación de trámite. De
esta manera, no se genera una nueva versión del trámite.
Una vez en la carpeta, hay que seguir los siguientes pasos:
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Situarse sobre el archivo que se quiere sustituir.
Pulsar los 3 puntos verticales.
Hacer clic sobre la opción Editar.
Seleccionar el archivo actualizado.
Pulsar Publicar.
No se debe cambiar el texto del campo Título, porque si no la URL del archivo
cambiará y dejará de verse en internet.
El archivo se actualiza automáticamente, sin tener que solicitar la publicación
del trámite al equipo de aprobadores. Se puede comprobar accediendo a la
ficha desde internet.
Como se ve en la imagen anterior, también se puede Enviar un archivo a la
papelera cuando ya no es útil.
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¿Cuándo se envían notificaciones al correo
electrónico de los suscriptores/as?
Dado que la tendencia es que la población se entere por esta vía de las
actualizaciones que se hacen en un trámite, se enviarán con carácter general:
Cuando se abre el plazo de una acción de tramitación. Especial atención
al
o Plazo de inscripción
o Plazo de presentación de solicitudes
Cuando se publica un resultado. Especial atención a
o La concesión de la ayuda
o En empleo público, la publicación de la lista provisional y
definitiva de personas admitidas, así como a los resultados de
las pruebas y la configuración de la lista / adjudicación de las
plazas
Cualquier otra actualización que se considere importante. Por ejemplo:
o La sustitución de las fechas de tramitación o la
ampliación/interrupción de plazos
o La incorporación de un aviso/información importante que afecte
a la tramitación.
No obstante, se debe valorar en cada revisión para no ser spam. Por ejemplo:
si a primera hora de la mañana o el día anterior se ha enviado una notificación
con una actualización importante y se vuelve a publicar la ficha con la
corrección de una errata, no se debe volver a enviar una notificación.
¿Cómo se crea la versión en euskera?
Si el trámite no tiene creada una versión en euskera, en internet se visualizará
el contenido en castellano, también cuando se navegue en euskera. Si el
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contenido se modifica, estará actualizado en internet tanto en la versión de
castellano como en la de euskera.
Pero se puede crear una versión en euskera. Para ello, hay que pulsar Añadir
traducción y seleccionar Vasco.
El formulario está en castellano. Se sabe que se está en la versión de euskera,
porque en la parte superior izquierda aparece la palabra Vasco recuadrado en
azul.
Hay que ir sustituyendo los textos que están en castellano por los de euskera.
Algunos campos, que son comunes a las dos versiones, solo se pueden editar
en la versión en castellano. Por ejemplo, la clasificación o el asunto de la
instancia en las acciones de tramitación que van por Registro General
Electrónico (RGE).
Para volver a la versión de castellano solo hay que pulsar Español. Aparecerá
recuadrado en azul. Y haciendo lo propio con Vasco, se puede cambiar de un
idioma a otro.
No hay por qué crear la versión de euskera desde el principio. Pero una vez
creada, se debe actualizar cada vez que se realiza un cambio en la versión de
castellano. Si no, el contenido no estará actualizado cuando se navegue en
euskera.
Se puede eliminar la versión de euskera pulsando el aspa (x) que hay junto a
Vasco.
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¿Cómo se modifica un trámite?
Hay que buscar el trámite que se quiere modificar, pulsar los 3 puntos que
aparecen en la columna de la derecha y seleccionar la opción Editar.
Se realizan las modificaciones oportunas y, si se quieren publicar, se vuelve a
enviar a aprobar, pulsando Solicitar publicación en la pestaña Publicación.
Hay que tener en cuenta que con la opción Editar se crea una nueva versión del
trámite, aunque no se hagan modificaciones. Para ver el contenido de los
campos sin crear una nueva versión, hay que pulsar la opción Ver sin
modificar, que se explica más adelante.
Otras acciones que se pueden hacer con el trámite
Al pulsar sobre los 3 puntos de la columna derecha de un trámite, aparecen
otras acciones, además de Editar. No siempre aparecen todas las opciones;
depende de los permisos que tenga cada usuario, así como del estado en el
que se encuentra el trámite (borrador, pendiente, aprobado, etc.). Para más
información sobre estos estados, consultad el documento “El flujo de
aprobación de una ficha de trámite”.
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Vista previa
Para visualizar cómo se ve o verá el trámite en internet. La imagen se abre en
nueva pestaña.
Ver sin modificar
Para acceder al formulario en modo lectura, es decir, sin poder hacer
modificaciones. A diferencia de la opción Editar, permite ver el contenido de
los campos, pero sin crear una nueva versión del trámite.
Ver histórico
Para consultar las versiones anteriores del trámite y compararlas. Para ello,
hay que pulsar los 3 puntos que aparecen en la columna de la derecha de la
versión que nos interesa y seleccionar la opción Comparar versiones.
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Aparece un listado con todas las versiones y hay que seleccionar aquella con
la que se quiere comparar. Lo añadido aparece en verde; lo eliminado, en rojo,
y los cambios de formato, subrayados con puntos azules.
Sirve también para eliminar una versión. Para ello, hay que seleccionar la
opción Eliminar versión. Hay que usarla con precaución, porque si se elimina la
última versión (la publicada), la ficha deja de verse en internet y, por tanto, hay
que entrar a editar la versión anterior y solicitar su publicación para que se
siga viendo.
Mover
Para mover un trámite de una carpeta a otra. Hay que seleccionar la carpeta a
la que se quiere mover y pulsar Mover.
También se pueden mover varios trámites a la vez. Para ello, hay que
seleccionar los trámites que se quieren mover y pulsar el icono Mover que
aparece arriba a la derecha.
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Igual que se hace con un trámite, hay que seleccionar la carpeta a la que se
quieren mover y pulsar Mover.
Automáticamente, se moverá(n) también la(s) carpeta(s) que contiene(n) la
documentación del trámite para que coincida la ruta, tanto del trámite como de
la documentación asociada.
Activar vista desplegada
Opción solo disponible para aprobadores y aprobadoras; no para editores.
Sirve para mostrar el trámite en internet con toda la información desplegada;
no solo los títulos de cada apartado, como ocurre con el comportamiento
estándar. Se activa únicamente en fichas con muy poca información.
Al activar esta vista, el sistema da la opción de desactivarla, desde el mismo
lugar.
Copiar
Se crea un nuevo trámite con el contenido de la ficha copiada y, sobre esa
base, permite hacer las modificaciones oportunas, sin tener que empezar de
cero. Es una funcionalidad similar a duplicar una ficha.
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Caducar
Para que un trámite se deje de ver en internet.
Enviar a la papelera
Para eliminar un trámite. Al pulsar esta opción, se eliminan todas las versiones
del trámite, así como la carpeta que contiene los archivos que se adjuntan.
La eliminación no es automática. El trámite y sus documentos se guardan
durante un mes en una papelera antes de su eliminación definitiva. Durante
este periodo, se pueden restaurar.
Anexo
Vídeo sobre cómo crear una ficha de trámite: https://youtu.be/yKngYnCWh6I
(14:31)
Vídeo sobre cómo modificar una ficha de trámite:
https://youtu.be/udRvlZWC3Ls (4:32)
